No.31, Abr - Jun.

2008

Sistema de gesto para biblioteca universitria (SGBU):

teoria e aplicao1

Cibele Vasconcelos Dziekaniak

Biblioteca da Faculdade de Direito de Santa Maria - FADISMA (Brasil)
cibelevasconcelos@gmail.com

Resumo

Baseando-se na importncia da Biblioteca Universitria para o processo educacional, e

tendo a sua excelncia administrativa como um dos pressupostos para atender
satisfatoriamente s necessidades dos usurios, a autora pretende fornecer subsdios
que auxiliem na gesto de Bibliotecas Universitrias, por meio de uma proposta
metodolgica denominada Sistema de Gesto para Biblioteca Universitria (SGBU).
Paralelamente ao desenvolvimento do SGBU, foram conduzidas as implementaes em
uma Biblioteca Universitria (estudo de caso) com o intuito de validar o modelo de
Sistema de Gesto proposto, bem como testar a sua real aplicabilidade. No conjunto de
benefcios gerados pelo estudo est a contribuio para com os bibliotecrios
administradores, devido ao seu carter didtico, j que se trata de um Sistema de
Gesto especfico para Bibliotecas Universitrias, o que transpe a mera aplicao de
um sistema pronto, que no preencha a real necessidade de uma (BU). Portanto,
conclui-se que um Sistema de Gesto para Biblioteca Universitria, que compreenda
questes institucionais, gerenciais, operacionais, organizacionais, humano-
comportamentais e ambientais, constitui-se em um efetivo instrumento de suporte
ao administrativa do profissional bibliotecrio.

Palavras-chave

Biblioteconomia. Administrao de Biblioteca Universitria. Sistema de gesto. Meio

ambiente.

Abstract

Basing on the importance of University Library for the educational process, and having
its administrative excellence as one of the requisites to answer satisfactorily the users
necessities, the author intends to provide the bases that help the management of
University Libraries, by a methodological proposition named System of Management
for University Library (SGBU). Together to the development of SGBU, the
implementations were conducted in an University Library (study of case) with the
objective to validate the model of System of Management proposed, as well as to test
its real applicability. In the universe of benefits generated by the study, it is the
contribution for librarian-managers, due to its didactic characteristic, once it is a
specific System of Management for University Libraries, which overpasses the simple

1
O presente artigo corresponde, resumidamente, proposta metodolgica denominada Sistema de Gesto para
Biblioteca Universitria (SGBU), apresentada pela autora em sua dissertao de mestrado, defendida no Programa de
Ps-Graduao em Engenharia de Produo. rea de Qualidade e Produtividade, da Universidade Federal de Santa
Maria (UFSM, RS).
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application of a done system, that doesnt fit to its real necessity. So, it concludes that a
System of Management for University Library, which has institutional, management,
operational, organizational, human-behavioral, environmental questions, constitutes
itself an effective support instrument to the administrative action of librarian.

Keywords

Librarianship; university library management; system of management; environment.

1 Introduo

Aprender a conhecer, aprender a fazer, aprender a viver juntos e aprender a ser.

Estes so os quatro pilares da educao, definidos pela Comisso Internacional sobre
Educao para o Sculo XXI, coordenada por Jacques Delors e que, de acordo com a
UNESCO, precisam ser fortalecidos.

- Aprender a conhecer, combinando uma cultura geral,

suficientemente vasta, com a possibilidade de trabalhar em
profundidade um pequeno nmero de matrias. O que
tambm significa: aprender a aprender, para beneficiar-se das
oportunidades oferecidas pela educao ao longo de toda a
vida. - Aprender a fazer, a fim de adquirir, no somente uma
qualificao profissional mas, de uma maneira mais ampla,
competncias que tornem a pessoa apta a enfrentar numerosas
situaes e a trabalhar em equipe. Mas tambm aprender a
fazer, no mbito das diversas experincias sociais ou de
trabalho que se oferecem aos jovens e adolescentes, quer
espontaneamente, fruto do contexto local ou nacional, quer
formalmente, graas ao desenvolvimento do ensino alternado
com o trabalho. - Aprender a viver juntos desenvolvendo a
compreenso do outro e a percepo das interdependncias -
realizar projetos comuns e preparar-se para gerir conflitos - no
respeito pelos valores do pluralismo, da compreenso mtua e
da paz. - Aprender a ser, para melhor desenvolver a sua
personalidade e estar altura de agir com cada vez maior
capacidade de autonomia, de discernimento e de
responsabilidade pessoal. Para isso, no negligenciar na
educao nenhuma das potencialidades de cada indivduo:
memria, raciocnio, sentido esttico, capacidades fsicas,
aptido para comunicar-se. (DELORS, 1999, p. 102).

Nesse sentido, no se concebe mais educao apenas transmitir conhecimentos,

mas sim, a fornecer subsdios para que cada indivduo construa suas idias e
descubra/desenvolva seu potencial. Diante desse cenrio, cabe biblioteca assumir e
desempenhar seu papel de ator principal no processo educacional, e para que isso
ocorra, uma adequada estrutura condio necessria, e isso envolve uma srie de
requisitos bsicos, tais como, recursos humanos, materiais, financeiros e tecnolgicos

2
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apropriados, alm de uma administrao capacitada, exercida por meio de um

profissional bibliotecrio. Caso contrrio, a biblioteca passa a atuar apenas como ator
coadjuvante, assumindo papel secundrio e, por conseguinte, se distanciando da sua
verdadeira misso e responsabilidade no sistema educativo.
No mbito da educao superior, compete Biblioteca Universitria (BU) assumir
este papel, por ser um importante instrumento que a universidade dispe para exercer
sua funo social e de cidadania e oferecer uma formao global. A evoluo do ensino,
da pesquisa e da extenso nas universidades brasileiras tem contribudo para o
desenvolvimento do pas em todos os nveis (tecnolgico, social, econmico, cultural e
ambiental) e, sendo assim, crescem as exigncias para o desenvolvimento,
aperfeioamento, melhoria contnua e responsabilidade social2 das Bibliotecas
Universitrias.
Todavia, para que a BU cumpra sua funo e responsabilidade com excelncia
necessita, sobretudo, de uma administrao eficaz. Nesse sentido, a administrao da
Biblioteca Universitria tornou-se um dos pontos-chave para a qualidade da educao
e para a obteno de um bom desempenho e sucesso, tanto da prpria biblioteca, como
da IES na qual se encontra inserida. Com isso, se exige dos bibliotecrios
administradores no apenas conhecimento na rea de Biblioteconomia e habilidades
gerenciais, mas tambm conhecimentos aprofundados na rea de Administrao, ou
seja, domnio dos processos, das funes administrativas e financeiras, das teorias, dos
instrumentos e tecnologias de gesto, entre outros.
Ainda que a Administrao esteja sendo abordada e discutida com maior nfase
no mbito biblioteconmico e tenha conquistado cada vez mais a ateno dos
estudiosos, assim como mais espao nas estruturas curriculares dos Cursos de
Biblioteconomia, necessita ser melhor explorada. Para que sejam proporcionados
maiores subsdios aos profissionais bibliotecrios, se torna cada vez mais importante o
desenvolvimento de pesquisas tericas/prticas a respeito de administrao de
bibliotecas, pois alm de haver um nmero reduzido de bibliografias pertinentes a esta
temtica, algumas j se tornaram obsoletas.
Essa comprovao se deu por meio de uma pesquisa realizada pela autora nos
ementrios dos Cursos de Biblioteconomia, no ano de 20033, em que a grande maioria
dos cursos ainda utilizavam bibliografias especficas de administrao de bibliotecas
da dcada de 70 e 80, e talvez isso tenha ocorrido pelo fato de que a produo cientfica
na rea seja escassa, no acompanhando a evoluo tecnolgica e as necessidades
acadmicas.
Para elucidar tal afirmativa, segundo Passos (2005), de acordo com informaes da
Cmara Brasileira do Livro (CBL), no ano de 2002 foram publicados em papel, na rea
de Biblioteconomia, 15 ttulos em primeira edio e 10 ttulos reeditados, j na rea de
Direito foram publicados 920 ttulos em primeira edio e 1250 ttulos reeditados, em
Administrao 280 ttulos em primeira edio e 610 ttulos reeditados. Embora no
tenha sido disponibilizado pela CBL o total de publicaes atuais por reas do
conhecimento, se percebe pela estatstica do ano de 2002 que a oferta de livros
impressos publicados na rea de Biblioteconomia foi limitada, principalmente se
compararmos com a quantidade de publicaes das demais reas. Sendo assim, a

2
Essa responsabilidade social perpassa, inclusive, a questo ambiental. A compreenso, conscientizao e a prpria
ao em prol do meio ambiente dependem efetivamente da concentrao de esforos no meio acadmico, e por ser a
Biblioteca Universitria um instrumento de apoio Instituio de Ensino Superior, pode ser considerada como um
dos meios para se atingir o saber e a sensibilizao ambiental da comunidade acadmica.
3
A referida pesquisa foi publicada na Revista Informao e Sociedade: estudos, Joo Pessoa, v. 13, n. 2. jul./dez.
2003, intitulada A insero de teorias e prticas administrativas nos currculos dos Cursos de Biblioteconomia.

3
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publicao de obras sobre um tema to especfico como Administrao de Bibliotecas

Universitrias, ainda menor.
O avano sistemtico de novas tecnologias, o crescimento informacional nos mais
variados suportes (impresso, digital, eletrnico) e a responsabilidade social que
permeia as Bibliotecas Universitrias demandam uma postura proativa por parte do
bibliotecrio administrador, isto , ter clareza de onde se quer chegar e como se quer
chegar, incluindo a viso do meio instvel em que atua. Para isso, torna-se
imprescindvel o conhecimento e a fundamentao terico-prtica no campo da
administrao de Bibliotecas.
Baseando-se na importncia que a BU tem para a comunidade acadmica e para a
sociedade em geral, e tendo a excelncia administrativa como um dos pressupostos
para atender satisfatoriamente s necessidades dos usurios, a autora pretende
fornecer subsdios que auxiliem na gesto de Bibliotecas Universitrias, por meio de
uma proposta metodolgica denominada Sistema de Gesto para Biblioteca
Universitria (SGBU).
No conjunto de benefcios gerados pelo presente trabalho est a contribuio para
com os bibliotecrios administradores, devido ao seu carter didtico, j que se trata de
um Sistema de Gesto especfico para Bibliotecas Universitrias, o que transpe a mera
aplicao de um sistema pronto, que no preencha a real necessidade de uma BU,
podendo constituir-se num efetivo instrumento de suporte administrao de
Bibliotecas Universitrias.
Acredita-se que o enfoque dado por este estudo ao aspecto administrativo de
Bibliotecas Universitrias proporcione maior fundamentao no construto terico-
prtico da rea, alm de auxiliar na superao da utilizao de prticas obsoletas e
minimizar as dificuldades enfrentadas pelos bibliotecrios administradores, problemas
estes que, de certa forma, acabam comprometendo a eficincia, qualidade,
produtividade e responsabilidade social das Bibliotecas Universitrias e,
conseqentemente, a educao de um modo geral.

2 Sistema de Gesto: instrumento facilitador e de suporte ao administrativa

A tarefa empresarial realizada pela administrao constitui-se em um conjunto

de atividades inter-relacionadas, tendo como funo atingir os resultados
preestabelecidos e atender s expectativas organizacionais. Para cumprir e facilitar seu
papel, a administrao utiliza-se de vrios instrumentos de gesto.

Estes instrumentos so compostos por conceitos e tcnicas que

vm sendo criados, aplicados e aprimorados ao longo da
histria da Administrao e cobrem todas as necessidades da
tarefa empresarial. Eles do suporte s questes institucionais,
gerenciais, operacionais, de organizao, de comunicao, de
informao e ajudam a administrao a criar os estados
futuros, definir os caminhos, conduzir as aes em direo a
esse futuro, assegurar que o desempenho est produzindo os
resultados desejados. Eles auxiliam a administrao tambm
em seus esforos de definir os procedimentos e os mtodos
para a execuo das atividades, a fixar e compartilhar os
papis e as responsabilidades entre a equipe, a promover as
relaes e o entendimento comum. (ARANTES, 1998, p. 86).

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Destarte, os instrumentos de gesto podem ser considerados os meios pelos quais

a administrao alcana os objetivos empresariais e atinge resultados efetivos. A
integrao destes instrumentos, bem como a inter-relao existente entre eles compem
um Sistema de Gesto Empresarial. Compete ao administrador a responsabilidade pelo
desenvolvimento do Sistema de Gesto, isto , cabe a ele participar e contribuir ativa e
diretamente na concepo deste, encarando-o sempre como sendo de sua
responsabilidade.
No campo de Administrao de Empresas a denominao Sistemas de Gesto
Empresarial (SGE) ou Enterprise Systems (ESs), conhecido igualmente por Sistemas
Integrados de Gesto (SIG) ou Enterprise Resource Planning (ERP), tambm tem sido
empregada para conceituar as ferramentas de informtica apropriadas gesto
empresarial. Nesse contexto, Davenport (2002, p. 18) define Sistemas de Gesto
Empresarial como:

pacotes de aplicativos de computador que do suporte

maioria das necessidades de informao de uma empresa (ou
organizao no-lucrativa, universidade ou agncia
governamental). [...] Da contabilidade produo, das
vendas aos servios, os mdulos SGE do suporte a milhares
de atividades de negcios. Alm de aplicativos para a
produtividade pessoal tais como planilhas eletrnicas e
processadores de textos em computadores pessoais, de
sistemas de produo altamente especializados como
controle de processos, e de sistemas para acesso informao
e ao conhecimento baseados na Internet, o SGE pode
constituir o nico sistema de informao de negcios
indispensvel a uma empresa.

O conceito de Sistema de Gesto referido neste estudo nada tem haver com pacotes
de aplicativos de computador e softwares de gesto, e sim, o conjunto de instrumentos
de gesto, vistos de maneira integrada, o qual oferecem suporte ao da
administrao.

3 Uma proposta metodolgica para gesto de Bibliotecas Universitrias

Decidir sobre um Sistema de Gesto para Biblioteca Universitria exige reflexo a

respeito da razo de ser de uma BU, isto , qual o seu papel e contribuio
comunidade acadmica e sociedade em geral, como atende a seus anseios, qual a sua
responsabilidade social, por que e para que existe, qual sua misso, a que se prope,
quais so os seus princpios, quais so as suas atividades fundamentais, como so
executadas, como as pessoas que a integram so e esto mobilizadas para atingirem
resultados, e por ltimo, que resultados se pretende atingir.
No entanto, se considerarmos que a Biblioteca Universitria est vinculada a uma
Instituio de Ensino Superior, todas as questes citadas anteriormente necessitam
estar em pleno acordo com os seus motivos, necessidades e expectativas, assim como
com a sua misso, seus objetivos, estratgias, metas e polticas. Dessa forma, a
integrao entre a Biblioteca Universitria e a IES passa a ser um requisito bsico para
o desenvolvimento de um Sistema Gesto e, principalmente, para a excelncia
administrativa da BU.

5
Dziekaniak - Sistema de gesto para biblioteca

Embora se reconhea a necessidade de um adequado preparo gerencial para se

administrar uma biblioteca, falta para muitos bibliotecrios a compreenso dessa como
uma organizao. Esta falta de viso faz com que no administrem as Bibliotecas
Universitrias a partir dos princpios de gesto aplicados s demais organizaes. Ter a
viso de uma BU como uma organizao passa a ser fundamental para os bibliotecrios
administradores, medida que os auxilia na prpria tarefa de administrar e no
desenvolvimento de instrumentos de gesto especficos para suas bibliotecas.
Para uma Biblioteca Universitria ter um bom desempenho necessita, sobretudo,
de bons instrumentos de gesto, do envolvimento de toda a equipe, bem como de uma
predisposio da direo para, no mnimo, enfrentar as necessidades da comunidade
acadmica e as exigncias dos critrios de avaliao utilizados pelo Ministrio da
Educao (MEC)4. importante ressaltar que para uma IES permanecer atuante,
necessita do reconhecimento dos seus cursos junto ao MEC e, para isso, precisa contar
com a eficcia do seu rgo fundamental de apoio, a Biblioteca, o qual um setor em
destaque a ser avaliado pelas comisses de reconhecimento de cursos.
O Sistema de Gesto para Biblioteca Universitria (SGBU) pretende aliar os
conceitos de Administrao com a aplicao prtica no ambiente das BUs, oferecendo
ao profissional bibliotecrio uma abordagem capaz de ser compreensvel e aplicvel
sua realidade. Mas de nada vale um esforo isolado, ou seja, se a Biblioteca
Universitria no conseguir da IES o devido apoio, incentivo e reconhecimento de sua
importncia para o trinmio ensino, pesquisa e extenso, ou ainda, se o bibliotecrio
administrador no se esforar para mobilizar sua equipe e conquistar este espao. Sem
essa integrao, tornar-se- muito difcil a implantao de um Sistema de Gesto, pois
o mesmo exige envolvimento e comprometimento do bibliotecrio administrador, da
sua equipe e da IES qual a BU se encontra vinculada.
Buscando transcender a tcnica e minimizar estas dificuldades, pretende-se com o
presente estudo oferecer subsdios terico-prticos que auxiliem o bibliotecrio na
gesto de Bibliotecas Universitrias. Todavia, levando-se em considerao que cada BU
possui peculiaridades tcnicas, administrativas, culturais e tecnolgicas, o estudo
desenvolvido pretende ser entendido como uma base conceitual, associada prxis
cotidiana, servindo de orientao administrao de qualquer Biblioteca Universitria,
independente do seu espao fsico, do tamanho do acervo, dos recursos humanos e do
tipo de Instituio de Educao Superior qual pertena (Universidade, Centro
Universitrio, Centro Federal de Educao Tecnolgica (CEFET), Centro de Educao
Tecnolgica (CET), Faculdade Integrada, Faculdade Isolada, Instituto Superior de
Educao - pluridisciplinares, pblicas ou privadas)5 pelo fato de ter assumido uma
tendncia universalista. No entanto, no deve ser aplicado como um modelo pronto.
O conjunto de procedimentos metodolgicos utilizados no presente estudo foram:
- quanto aos objetivos: a pesquisa apresenta um carter exploratrio; - quanto
abordagem: optou-se pela abordagem qualitativa, nesse sentido, foram utilizados
instrumentos alternativos na coleta de dados (entrevista no-estruturada, a observao
assistemtica, observao participante natural, anotaes de campo de natureza
reflexiva e anlise de documentos internos); - quanto aos procedimentos tcnicos:
foram utilizados a pesquisa bibliogrfica, a pesquisa documental e o estudo de caso; -
populao da pesquisa: direo da IES, bibliotecrios e funcionrios da Biblioteca

4
Leitura complementar: DZIEKANIAK, Cibele V. Participao do bibliotecrio nas comisses de
avaliao do Ministrio da Educao (MEC) nos processos de reconhecimento de cursos de graduao.
Revista Biblos, Rio Grande, v. 18, 2006. Disponvel em:
<http://www.seer.furg.br/ojs/index.php/dbh/article/view/90>. Acesso em: 15 dez. 2007.
5
Classificao acadmica das Instituies de Educao Superior apresentada pela Secretaria de Educao
Superior (SESu). Disponvel em: <http://portal.mec.gov.br/sesu >. Acesso em: 01 nov. 2007.

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Universitria X, bem como seus diversos tipos de usurios (docentes, discentes,

funcionrios, ex-alunos e comunidade em geral).
O SGBU foi desenvolvido baseando-se nas tcnicas e conceitos dos principais
autores da literatura temtica, tendo sua estrutura baseada no Sistema de Gesto
Empresarial proposto por Arantes (1998, p. 18), por ser entendido como uma base
conceitual, suportada por experincias prticas, que serve como orientao para a
concepo de Sistemas de Gesto adequados s peculiaridades tcnicas e culturais de
cada situao, bem como no Modelo de Excelncia do Prmio Nacional da Qualidade
(PNQ),

em funo da sua flexibilidade, da simplicidade da

linguagem utilizada e, principalmente por no prescrever
ferramentas e prticas de gesto especficas, o Modelo til
para avaliao, diagnstico e orientao de qualquer tipo de
organizao, no setor pblico ou privado, com ou sem
finalidade de lucro e de porte pequeno, mdio ou grande.
(FUNDAO PARA O PRMIO NACIONAL DA
QUALIDADE, 2002, p. 16).

Paralelamente ao desenvolvimento do SGBU, foram conduzidas as

implementaes na Biblioteca Universitria X, o que permitiu uma interao
dinmica entre o sujeito (bibliotecrios, funcionrios e usurios) e o objeto pesquisado
(Biblioteca Universitria). O Sistema de Gesto para Bibliotecas Universitrias proposto
composto por seis subsistemas: Subsistema Institucional, Subsistema Gerencial,
Subsistema Operacional, Subsistema de Organizao, Subsistema Humano-
Comportamental e Subsistema Ambiental.

4 Sistema de Gesto para Biblioteca Universitria (SGBU)

O Sistema de Gesto para Biblioteca Universitria agrupa o conjunto de conceitos e

tcnicas de gesto em seis subsistemas, conforme esclarecido anteriormente, de acordo
com seus propsitos:
- o Subsistema Institucional proporciona instrumentos que auxiliam no
estabelecimento da razo de ser de uma BU, da sua finalidade bsica, do seu
compromisso com a IES, de acordo com as crenas, valores, convices e
expectativas da mesma, do seu negcio, da sua maneira de pensar e agir bem como
do seu posicionamento e relacionamento com todas as partes que compem seus
ambientes internos e externos;
- o Subsistema Gerencial rene instrumentos que auxiliam o bibliotecrio
administrador a estabelecer os rumos a serem seguidos, os resultados pretendidos,
os objetivos e estratgias, isto , auxiliam a definir o que a BU deve fazer e se o que
est sendo feito est de acordo com seus objetivos;
- o Subsistema Operacional fornece instrumentos para que a direo defina quais as
atividades fundamentais para a BU cumprir suas finalidades e como cada uma
delas ser executada, ou seja, envolve definies dos mtodos, normas, materiais,
nvel de informatizao e instalaes necessrias para a BU cumprir suas
finalidades;
- o Subsistema de Organizao auxilia a administrao a especificar as funes
necessrias para a realizao das atividades da BU, a dividir estas funes em

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Dziekaniak - Sistema de gesto para biblioteca

setores e/ou sees, a delimitar a deciso de cada um, bem como a designar
recursos humanos para a execuo das funes;
- o Subsistema Humano-Comportamental auxilia o bibliotecrio administrador a
motivar, integrar e a ativar a equipe, de acordo com os resultados almejados e com
as finalidades da BU;
- o Subsistema Ambiental proporciona no s um maior envolvimento da BU com a
questo ambiental, como tambm contribui para que a responsabilidade ambiental
da Biblioteca Universitria e do profissional bibliotecrio seja cumprida.

4.1 Subsistema Institucional

O Subsistema Institucional torna-se fundamental para a administrao de

Biblioteca Universitria, medida que propicia instrumentos para que o bibliotecrio
administrador oriente suas aes em direo aos resultados pretendidos, tenha clareza
das finalidades internas e externas pelas quais a BU existe e mantida, e conhea a sua
razo de ser, de acordo com as expectativas, crenas, valores e necessidades da IES
qual est vinculada. Responder claramente s questes: por que a Biblioteca
Universitria existe? o que faz? o que quer ser? e no que acredita? constitui a
base para o seu desenvolvimento e aperfeioamento.
O Subsistema Institucional composto pelos seguintes instrumentos: negcio,
misso, viso e princpios. Esse conjunto de instrumentos ser denominado aqui como
Filosofia da Biblioteca, mas tambm conhecido por outras denominaes (quando se
tratam de organizaes como um todo), tais como: Filosofia Empresarial, Identidade
Organizacional, Filosofia Corporativa, Ideologia Central, entre outros.
Para definir o negcio, torna-se necessrio explicitar a rea ou reas nas quais a
Biblioteca Universitria atua ou pretende atuar. De acordo com Arantes (1998, p. 110),
negcio o conjunto de necessidades sociais que a empresa se dispe a atender,
buscando servir a um mercado-alvo, o qual se caracteriza pelas peculiaridades e
necessidades dos seus clientes (VALADARES, 2002). Nas BUs, os clientes/usurios
podem ser os docentes, discentes, alunos egressos, funcionrios, ou at mesmo, a
comunidade externa. Esta definio torna-se importante, porque justifica a razo de ser
da BU, auxiliando no cumprimento da misso.
A definio do negcio precisa ser clara e no deve se centrar somente nos
produtos ou servios oferecidos. Sua viso deve ser ampla, expandindo seu foco de
atuao, ou seja, aumentando a capacidade de enxergar oportunidades e ameaas.
Portanto, torna-se importante centrar sua anlise nos benefcios almejados pelos
usurios, bem como nas suas peculiaridades e necessidades.
A misso a razo de ser da BU, sua finalidade bsica, o compromisso desta com a
IES. Segundo Almeida (2001, p. 28), o conceito de misso est ligado razo de ser,
que pode ser de uma organizao, unidade ou profissional. Sendo que uma unidade
deve ter sintonia com a misso da organizao da qual faz parte, alm de considerar
sua prpria razo de ser, da mesma forma que o profissional. Vale ressaltar que a
formulao da misso de uma Biblioteca Universitria deve estar sempre em
consonncia com a misso da IES a qual pertena.
De acordo com Valadares (2002), a misso funciona como diretriz da organizao.
Seu tempo de durao indeterminado, podendo ficar por longo tempo, ou ser
alterada, de acordo com o comportamento dos consumidores, com as necessidades da
sociedade e com as tecnologias, que se modificam com o passar dos tempos. Deve ser
clara, objetiva, entendida e divulgada por todos os colaboradores da organizao, pois

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no deixa de ser o seu objetivo estratgico, j que todos os recursos sero direcionados
para as reas de atuao que forem estabelecidas.
Desse modo, a misso da BU dever ser trabalhada e divulgada em todos os seus
setores/servios/divises/sees, como por exemplo, aquisio, processamento
tcnico, referncia, circulao, comutao bibliogrfica, peridicos, multimdia, entre
outros, e seu tempo de durao dever ser estabelecido de acordo com as exigncias
dos usurios, com o advento de novas tecnologias e com o comportamento da
sociedade.
Viso, segundo Oliveira (2002), representa o que a empresa quer ser, em outras
palavras, e direcionando para a realidade das BUs, viso a idealizao de um futuro,
a descrio de um sonho bem abrangente, no limitado por tempo. O papel da viso
tambm o de motivar e inspirar a equipe de trabalho, bem como alinhar seus
esforos, a fim de promover sinergia interna, pois ficando claro o estado futuro que a
Biblioteca Universitria deseja, bastar constru-lo. Assim, para que esta sinergia
interna seja promovida, todos os colaboradores precisam tomar conhecimento do que
vem a ser a viso da BU em que atuam, como tambm passar a desej-la, e isto s se
tornar possvel, se houver um bibliotecrio administrador promovendo-a e
concentrando seus esforos na sua concretizao.
Os princpios, segundo Arantes (1998, p. 111), representam a maneira de pensar e
agir da empresa. Eles estabelecem o posicionamento e o relacionamento da empresa
com todas as partes que compem seus ambientes interno e externo. Os princpios tm,
portanto, uma abrangncia ampla. Embora os princpios envolvam vrios aspectos
relevantes de uma BU como, por exemplo, produtos/servios, usurios, fornecedores,
meio ambiente, colaboradores, inovao/mudanas, responsabilidade social, tica
profissional, entre outros, no precisam ser extensos, pois nesse momento, apenas ser
estabelecido o que se acredita como certo e leal, e no o como ser realizado.
De acordo com Valadares (2002), os princpios, ou crenas e valores constituem a
base de convico nas quais os colaboradores acreditam, e sobre as quais agem e
decidem, dando sustentao s aes administrativas. A divulgao desses princpios
perante a equipe de trabalho ir permitir maior compreenso das decises internas,
bem como conduzir a um melhor entendimento das aes e do comportamento
gerencial.
Para que a Filosofia da Biblioteca seja um bom instrumento de gesto, torna-se
necessrio atender a um conjunto de condies como, por exemplo, tomar certos
cuidados em relao a sua concepo (a prtica e as definies da Filosofia devem
caminhar juntas) e com a comunicao e especificao clara (a Filosofia deve ser
conhecida, entendida e aceita por todos os colaboradores). A Filosofia da Biblioteca
tambm se preocupa com as relaes da organizao com os clientes e deve ser
gerenciada por algum responsvel, a fim de garantir sua integridade. No caso das
Bibliotecas Universitrias, compete ao bibliotecrio administrador a responsabilidade
pela Filosofia da Biblioteca, para que se tenha certeza de que a Filosofia est sendo
adequadamente comunicada, entendida, aceita e praticada pelos outros colaboradores.

4.2 Subsistema Gerencial

O Subsistema Gerencial caracteriza-se por ser um tipo de instrumento de gesto

que, segundo Arantes (1998, p. 129), auxilia a administrao a estabelecer com clareza
os resultados a serem atingidos e os caminhos a serem seguidos, em consonncia com a
misso, objetivos e princpios empresariais. Ele tambm auxilia a administrao a

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implementar as aes e verificar se sua execuo est adequada, e a avaliar

permanentemente se os resultados obtidos esto coerentes com os previstos.
Para que o sucesso da BU seja assegurado, torna-se importante definir os produtos
a serem oferecidos aos usurios (livros, e-books, peridicos, peridicos eletrnicos,
mapas, bases de dados, dvds, cd-roms, disquetes, teses, informativos, etc.), e
conseqentemente, as tecnologias a serem utilizadas e o tipo de suporte (impresso,
eletrnico, entre outros), e os usurios a serem atendidos (discentes, docentes,
funcionrios, alunos egressos, alunos do ensino mdio, comunidade em geral etc.).
Estas definies so importantes, uma vez que auxiliam o bibliotecrio
administrador na tarefa de definir os rumos a serem seguidos e os resultados a serem
conseguidos, bem como implementar as aes necessrias, verificar se a execuo
destas esto corretas e avaliar como a BU est indo, isto , se os resultados obtidos
esto de acordo com os planejados.
Portanto, o Subsistema Gerencial proposto no presente estudo seguir o modelo
sugerido por Arantes (1998) que o define como simples e til na prtica. Seus
componentes so: parmetros de resultados, processo gerencial e estilo gerencial:
Parmetros de resultados: por meio dos parmetros de resultados que o
bibliotecrio administrador e sua equipe iro definir os aspectos relevantes para
planejar os resultados e avaliar o desempenho da BU. Segundo Arantes (1998, p. 131),
estes so definidos para cada atividade da tarefa empresarial e podem eleger aspectos
tais como satisfao dos clientes, inovao, conduta, rentabilidade, liquidez,
desenvolvimento da equipe de colaboradores, relaes que a empresa mantm no
ambiente externo e interno, etc, ou seja, so instrumentos que auxiliam a direo a
agir em direo aos resultados pretendidos.
Embora seja importante definir parmetros de resultados para as principais
atividades, no se torna vivel trabalhar com um grande nmero. O fundamental
estabelecer os aspectos relevantes da BU e definir os parmetros de resultados
representativos para sua realidade, estando esses sempre associados Filosofia da
Biblioteca. Desta forma, fica mais fcil divulgar e trabalhar os parmetros com a equipe
de colaboradores.
Para Arantes (1998) a seleo dos parmetros relevantes tambm pode ser feita de
acordo com as fases evolutivas da organizao, refletindo neles os aspectos mais
importantes de cada estgio. No caso das Bibliotecas Universitrias, pode ser que a
Biblioteca Y se encontre num estgio em que a informatizao esteja sendo o fator
mais crtico, em outro estgio pode ser que seja a capacitao da equipe, entre outros.
Logo, cabe selecionar os parmetros mais relevantes para cada estgio e trabalh-los
por etapas.
Aps a definio dos parmetros de resultados, esses devem ser entendidos por
todos os colaboradores da BU, alm de auto-explicativos e de fcil entendimento, para
no darem margens a vrias interpretaes. A clareza dos critrios de medio de cada
parmetro tambm outro fator relevante nesta etapa.
Processo gerencial: tem como funo definir as funes administrativas a serem
utilizadas na Biblioteca Universitria, o que as compem, como sero realizadas, a
forma como sero integradas e os tipos de planos que sero utilizados. O modelo de
processo gerencial proposto no SGBU ser constitudo pelas funes de Planejamento,
Direo e Controle. A funo administrativa Organizao ser tratada como um
subsistema, ou seja, o quarto Subsistema do SGBU (Subsistema de Organizao).
Planejamento
Para a execuo do planejamento adotou-se o processo sugerido por Arantes
(1998), que se constitui de cinco fases: (1) definio dos resultados a alcanar; (2)
avaliao das condies internas e externas que favorecem ou dificultam a consecuo

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 No.31, Abr - Jun. 2008

desses resultados; (3) a formulao de alternativas de ao; (4) a avaliao das

alternativas e a tomada de deciso para escolha da melhor alternativa; (5) o
detalhamento da alternativa escolhida.
A definio clara sobre o que se deseja para o futuro da BU um dos requisitos do
planejamento. Barbalho e Beraquet (1995, p. 11-12) ressaltam que:

Trabalhar com ambiente significa trabalhar com mudanas e,

nessa poca de mudanas, Informao e planejamento so
elementos indispensveis para o sucesso de qualquer
organizao. A Unidade de Informao pode ser o
instrumento que viabiliza a acelerao de mudanas numa
organizao, j que a informao hoje considerada uma
vantagem competitiva que agrega valor aos produtos ou
servios oferecidos. Planejamento, por outro lado, atividade
importante e rotineira tanto para os indivduos (que
planejam seu dia, as suas frias, a compra do carro etc), como
para organizaes (que planejam os seus investimentos, a sua
produo, a sua atuao no mercado etc).

Dessa forma, na primeira fase do seu processo - definio dos resultados - que o
bibliotecrio administrador e os supervisores de cada servio ou setor passam a criar o
futuro da BU. Todavia, para se chegar a este futuro almejado preciso vencer etapas,
gradativamente, de acordo com as condies e realidade de cada IES, isto , os
objetivos maiores s sero atingidos, medida que os estgios para se chegar at eles
forem vencidos e para isso, a motivao e perseverana so duas aliadas fundamentais.
Portanto, para fixar os resultados a serem atingidos, o bibliotecrio administrador e os
supervisores devem basear-se nos parmetros de resultados, e estes resultados
precisam ser passveis de execuo, medio e avaliao.
Na segunda fase - avaliao das condies - so identificadas e avaliadas as condies
favorveis, desfavorveis, internas, externas, atuais e futuras que possam interferir na
obteno e no sucesso dos resultados almejados, ou seja, esta avaliao no s
proporciona ao bibliotecrio administrador e aos supervisores um conhecimento dos
pontos fortes e fracos da sua BU, como tambm das suas oportunidades e ameaas.
Na terceira fase do processo de planejamento - formulao de alternativas se define
a ao a ser tomada para alcanar os resultados pretendidos. Torna-se importante
formular alternativas para que as oportunidades e pontos fortes sejam aproveitados e
os pontos fracos e ameaas reduzidos ou mesmo eliminados. Desse modo, considerar
apenas uma alternativa de ao pode ser um fator limitante para se chegar ao melhor
plano.
Na quarta fase - avaliao e escolha - o bibliotecrio administrador e os supervisores
escolhero, dentre as alternativas formuladas na terceira etapa, a que melhor contribuir
para o alcance dos resultados almejados. Nesse sentido, esta fase assume grande
importncia no processo de planejamento, porque definir o curso de ao a ser
seguido.
A ltima fase - detalhamento do plano o oposto da terceira. Neste momento, a
alternativa escolhida deve possuir um alto nvel de detalhamento para que o plano
possa ser implementado e executado corretamente, bem como alocado s divises,
departamentos, sees ou grupos de trabalho de uma BU. Sendo o plano a
conseqncia do planejamento, torna-se importante definir os tipos especficos de
planos a serem abordados (por exemplo: objetivos; polticas; procedimentos; normas;
regulamentos; programas; projetos; oramentos), e o limite de tempo em que essas

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Dziekaniak - Sistema de gesto para biblioteca

decises so vlidas (planos temporrios ou planos permanentes). Tais definies

auxiliam os colaboradores a entenderem os planos e facilitam a tomada de deciso do
bibliotecrio administrador, uma vez que o mesmo poder escolher o plano adequado
para cada tipo de deciso.
Direo
A execuo da funo administrativa direo ser constituda por quatro fases: (1)
designao dos responsveis; (2) comunicao dos planos; (3) desenvolvimento da
equipe; (4) orientao e coordenao (ARANTES, 1998).
Na primeira fase - designao dos responsveis - selecionam-se as pessoas, como as
sees/divises/setores/servios (processamento tcnico, referncia, circulao, entre
outros) necessrios para execuo dos planos e obteno dos resultados, isto , se
delega a parcela de responsabilidade de cada colaborador, de acordo com os nveis de
autoridade, com as funes e com as reas competentes. Portanto, para que a direo
possa cumprir com eficcia esta funo, torna-se necessrio que os planos
desenvolvidos no planejamento sejam bem detalhados e que a estrutura organizacional
da BU seja clara e coerente.
Na segunda fase - comunicao dos planos - comunicam-se os planos s pessoas
responsveis pelas suas execues e resultados. Nesse sentido, tal momento assume
grande importncia no processo de direo, porque depende dele a motivao e
promoo do entendimento correto e uniforme das pessoas quanto aos resultados a
alcanarem, bem como a garantia do comprometimento dessas na execuo dos planos.
Portanto, fazer com que os envolvidos compreendam corretamente o que deve ser feito
e que contribuam para que os resultados estabelecidos sejam alcanados passa a ser o
objetivo desta fase.
A terceira fase - desenvolvimento da equipe tem como objetivo preparar as pessoas
responsveis pela execuo dos planos, isto , promover a capacitao e
desenvolvimento da equipe. Todavia, a identificao dos requisitos e das qualificaes
exigidas para a execuo dos planos j deve ter sido feita no planejamento, medida
que os programas de capacitao necessitam de integrao com os planos. A direo
deve responsabilizar-se apenas pela execuo dos programas de capacitao.
A quarta e ltima fase - orientao e coordenao - tem como objetivo colocar os
planos em prtica, cabendo ao bibliotecrio administrador garantir que sua execuo
seja adequada. As atividades de orientao e coordenao da execuo dos planos
fazem parte desta fase, ou seja, a orientao auxilia a administrao a descobrir se a
equipe est enfrentando algum problema na execuo dos planos, e serve tambm para
realizar eventuais ajustes nos planos decorrentes de algum imprevisto. Os ajustes
devem ser apenas adequaes dos detalhes operacionais. Se forem necessrias maiores
alteraes nos planos, estes devem ser revistos na funo planejamento. A coordenao
serve para garantir a integrao das diversas atividades necessrias para se colocar em
prtica a execuo de um plano, uma vez que se realizam muitas atividades
diversificadas, alm de serem envolvidos colaboradores de diferentes setores.
Controle
Para a execuo da funo administrativa controle, adotaram-se as seguintes fases,
sugeridas por Arantes (1998, p. 171): (1) a avaliao dos resultados reais em relao
aos planejados e identificao de eventuais desvios; (2) a comunicao dos desvios aos
responsveis por sua correo; (3) o acompanhamento dos efeitos das aes corretivas
at que os desvios sejam eliminados.
Na primeira fase - avaliao dos resultados - confrontam-se os resultados previstos
com os realizados, no intuito de verificar se o desempenho est de acordo ou no com
os padres desejados. Se no estiverem de acordo, ser necessrio corrigir os desvios
ocorridos.

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 No.31, Abr - Jun. 2008

Compete segunda fase - comunicao dos desvios - comunicar os desvios ocorridos

aos responsveis por sua correo. Para isso, conforme mencionado na funo direo,
a estrutura organizacional da BU precisa ser clara e coerente, isto , os nveis de
autoridade precisam estar definidos com clareza. Tambm se torna fundamental a
utilizao de bons instrumentos para a comunicao dos desvios (como reunies de
avaliao de desempenho para analisar os relatrios e no simplesmente relatrios
confusos, que possam vir a gerar interpretaes incorretas ou dvidas), para evitar
maus entendidos por parte dos responsveis pelas correes e para proporcionar mais
agilidade na correo dos desvios identificados.
Na ltima fase - acompanhamento das correes acompanham-se os pontos em que
foram detectados os desvios, para que se tenha certeza de que as correes foram bem
executadas e que ficaram de acordo com o desempenho esperado.
Estilo gerencial: significa a forma como o bibliotecrio administrador ir executar
o processo gerencial, isto , o estilo de liderana predominante. Existem vrias formas
de se executar o processo gerencial e sua execuo no se d apenas pelos aspectos
tcnicos, mas tambm pelas questes humano-comportamentais. Para se gerenciar uma
equipe no basta levar em considerao apenas os prs e os contras dos diversos estilos
existentes (autocrticos, democrticos, liberais, centralizados, descentralizados, entre
outros), preciso considerar tambm as variveis de natureza humana.
Todas as funes administrativas - planejar, dirigir e controlar precisam ser
orientadas uniformemente pelo estilo gerencial adotado pelo bibliotecrio
administrador, para que haja coerncia no processo gerencial.
Arantes (1998, p. 180) alerta que no existe apenas um estilo gerencial, ou seja, o
estilo gerencial no esttico. Ele varia conforme as caractersticas do ambiente interno
e externo de uma empresa em particular. [...] Varia tambm em funo do sistema de
valores do gerente e da maturidade da equipe de subordinados. No h, portanto, um
estilo certo ou errado. H um estilo adequado para cada situao especfica.
Portanto, o estilo gerencial se torna um instrumento de auxlio ao bibliotecrio
administrador, pois auxilia na promoo da integrao, motivao e do entusiasmo da
equipe em relao aos resultados pretendidos.

4.3 Subsistema Operacional

O Subsistema Operacional tem a funo de auxiliar o bibliotecrio administrador a

definir quais as atividades indispensveis para a BU cumprir suas finalidades e como
estas devem ser executadas, a fim de assegurar a eficincia e contribuir com os
resultados.
Todavia, para que a eficincia possa ser assegurada de forma global, a direo
necessita incluir no Subsistema Operacional todas as atividades necessrias para a BU
cumprir suas finalidades e no apenas algumas ou as que acharem mais importante,
visto que este Subsistema caracteriza-se pelo conjunto destas atividades, de forma
integrada. Caso contrrio, algumas atividades da Biblioteca Universitria funcionaro
bem e outras no, comprometendo a eficincia global.
Neste subsistema, tambm se torna vivel considerar as atividades externas, ou
seja, aquelas realizadas pelas organizaes que esto fora dos limites da Biblioteca
Universitria como, por exemplo, as atividades realizadas pelos fornecedores de livros,
peridicos, entre outros materiais, ou pelo servio de manuteno e limpeza etc.
Embora estas atividades sejam desempenhadas por terceiros, implicam diretamente na
sua eficincia, j que o comprometimento com os clientes e a responsabilidade com o
produto final ser sempre da BU.

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Dziekaniak - Sistema de gesto para biblioteca

De acordo com Arantes (1998, p. 195), o Subsistema Operacional define a

tecnologia utilizada para a produo das coisas tangveis e intangveis necessrias para
que a empresa cumpra suas finalidades. Desse modo, a tecnologia utilizada no
Subsistema Operacional do SGBU envolver os seguintes componentes: mtodos,
normas, materiais, informatizao e instalaes.
Mtodos: so utilizados para definir a seqncia e a maneira como cada atividade
deve ser executada. Um exemplo da utilizao de mtodos em uma BU poderia ser no
processo de aquisio, na qual a atividade solicitao de oramentos dar-se-ia por meio
dos seguintes mtodos: preparar listagem com os ttulos, autores e editoras das obras a
serem oradas; contatar fornecedores; enviar listagem das obras por e-mail ou fax;
avaliar propostas; negociar valores etc.
Normas: determinam as regras para a execuo de cada atividade e auxiliam na
promoo da padronizao. Por exemplo, as normas a serem seguidas na execuo da
atividade solicitao de oramento poderiam ser: receber oramentos somente por e-
mail; entregar as notas fiscais na tesouraria sempre na data de entrega das obras, entre
outras.
Materiais: so os insumos utilizados para a realizao das operaes. Na atividade
solicitao de oramento, por exemplo, poderiam ser utilizados os seguintes materiais:
fax ou computador (para enviar e receber os oramentos; pastas e/ou arquivos (para
armazenar oramentos, notas fiscais), entre outros.
Informatizao: para que os processos possam contribuir efetivamente para a
eficincia da BU, devem ser trabalhados de maneira integrada. Sendo assim, esta
questo tambm precisa ser considerada no momento da aquisio de um software.
Uma forma de assegurar a integrao seria a adoo de softwares integrados de gesto
de bibliotecas, j que estes trabalham as principais funes de uma biblioteca, por meio
de seus diversos mdulos, de forma integrada. Conforme Dziekaniak (2003), estes
softwares de gerenciamento devem apresentar algumas funes bsicas, tais como:
encomenda e aquisio; catalogao; indexao; classificao; acesso Internet
Catlogos em Linha de Acesso Pblico (OPAC); controle de circulao; informaes
gerenciais.
Segundo Crte e Almeida (2000, p. 13), a modernizao das bibliotecas est
diretamente ligada automao de rotinas e servios, com o intuito de implantar uma
infra-estrutura de comunicao para agilizar e ampliar o acesso informao pelo
usurio, tornando-se necessria uma ampla viso da Tecnologia da Informao e sua
aplicao nas organizaes. Contudo, tambm se torna necessrio considerar que as
ineficincias de uma BU no sero solucionadas apenas com a aquisio de um
software de gesto, pois a informatizao veio para contribuir com a eficincia global
da BU, mas o fator principal a ser considerado para a busca da melhoria , sem dvida,
o conhecimento detalhado e aprofundado do seu Subsistema Operacional.
Voltando-se para a realidade das BUs, um bom exemplo para ilustrar a
automatizao das ineficincias poderia ser a questo da informatizao do servio de
aquisio. Se este apresentasse como ineficincia a contnua aquisio de obras j
existentes no acervo, no bastaria apenas automatizar os pedidos com formulrios
eletrnicos e achar que com o servio informatizado, os problemas estariam resolvidos.
Isto seria apenas uma substituio das planilhas em papel por planilhas eletrnicas. O
essencial seria realizar um estudo do servio de aquisio, identificar as ineficincias,
suas possveis causas e por ltimo, as possveis solues, para ento utilizar a
tecnologia de maneira satisfatria, ou seja, primeiramente dominar o processo, para
depois pensar na informatizao, de acordo com suas reais necessidades e de maneira a
agregar valor eficincia operacional como um todo.

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 No.31, Abr - Jun. 2008

Todavia, embora a Tecnologia da Informao (TI) no tenha sido explorada neste

Subsistema como realmente mereceria, torna-se oportuno ressaltar a sua importncia
dentro da Biblioteconomia. Segundo Dziekaniak (2003, p. 204), a TI no deve ser vista
apenas como o conjunto de ferramentas tecnolgicas, uma vez que influencia nas
transformaes de paradigmas e de prticas. Dentro deste enfoque, entende-se que ela
deveria constituir uma nova rea dentro da Automao de Bibliotecas, ou melhor,
substituindo-a, pois a supera.
Instalaes: este componente do Subsistema Operacional envolve no s o espao
fsico (podendo estar adequado ou no ao tamanho do acervo ou precisando ser
expandido, reformado, etc), como o acesso ao acervo (aberto ou fechado), a sinalizao
utilizada (placas, cartazes, cores), a decorao (padro da IES ou diferenciada), o
mobilirio (confortvel, ergonmico, etc) bem como as condies ambientais indicadas
para uma boa conservao do acervo (temperatura adequada, controle da umidade do
ar, luminosidade, etc).
Os componentes do Subsistema Operacional precisam estar interligados, pois uns
dependem dos outros. Um exemplo desta dependncia entre os componentes do
Subsistema Operacional de uma BU poderia ser observado no momento da aquisio
de um sistema de segurana para o acervo. Uma deciso como esta implicaria em
novos mtodos para a execuo das atividades dirias, exigiria mudanas nos
equipamentos, nas normas e at mesmo nas instalaes.
No obstante, para avaliar e conceber o Subsistema Operacional deve-se,
primeiramente, relacion-lo Filosofia da Biblioteca (negcio, misso, viso,
princpios) e, aps, identificar suas partes componentes e o que se espera de cada uma
delas, trabalhando-as sempre de maneira integrada. Segundo Arantes (1998, p. 201-
202), para que possa ser um instrumento efetivamente til, o Subsistema Operacional
deve ser concebido no mximo nvel de detalhe, e este nvel aquele que nos permite
saber como cada atividade executada. Nesse sentido, para cada processo ou
atividade da BU devem ser relacionados os componentes do Subsistema Operacional:
mtodos, normas, materiais, informatizao e instalaes.
Portanto, para um bom funcionamento do Subsistema Operacional, os
componentes devem ser trabalhados de maneira integrada, uma vez que todos esto
interligados entre si. A eficincia e qualidade do produto/servio final, assim como a
satisfao dos clientes dependem desta relao de integrao.

4.4 Subsistema de Organizao

Conforme mencionado anteriormente, a funo administrativa Organizao ser

tratada no SGBU como um subsistema, o Subsistema de Organizao. De acordo com
Arantes (1998, p. 220), a organizao envolve a distribuio da tarefa empresarial em
unidades organizacionais diretorias, divises, departamentos, setores, a definio dos
papis e responsabilidades dessas unidades, seus nveis de autoridade e a designao
de pessoas competentes para executar as funes alocadas a cada uma dessas unidades
organizacionais. [...] Ela define quem faz qu. Desse modo, o Subsistema de
Organizao auxilia o bibliotecrio administrador a organizar a Biblioteca
Universitria internamente, alcanando melhores resultados.
Arantes (1998) recomenda quatro componentes fundamentais para compor o
Subsistema de Organizao, so eles: as funes, a estrutura organizacional, o nvel de
autoridade e as pessoas responsveis pelas funes. Abaixo, estes componentes sero
analisados e detalhados para que se tenha uma melhor compreenso deles, no mbito
das BUs.

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Dziekaniak - Sistema de gesto para biblioteca

Funes: uma vez definidas as atividades que iro compor os processos da BU, por
meio do Subsistema Operacional, torna-se mais fcil definir as funes. Sero estas
atividades que determinaro quais as funes necessrias para integrar a organizao
da BU. Porm, medida que uma BU se expande e cria oportunidades e estratgias, as
novas funes tambm devem ser previstas, caso contrrio, torna-se impossvel atender
satisfatoriamente s necessidades dos usurios.
Segundo Arantes (1998, p. 227), uma das caractersticas das funes a natureza
de seus objetivos: institucionais, gerenciais e operacionais. As funes institucionais de
uma Biblioteca Universitria so destinadas a cuidar dos aspectos relacionados
Filosofia da Biblioteca (negcio, misso, viso e princpios), isto , alm de defini-la e
dissemin-la, tambm devem contribuir para o seu entendimento e prtica,
certificando-se sempre de que os resultados alcanados esto ou no de acordo com
Filosofia da Biblioteca. Estas funes tambm podem ser exercidas pelo diretor da BU e
bibliotecrios que exeram algum tipo de superviso. As funes gerenciais ficam
encarregadas de realizar o planejamento, ou seja, elaborar os planos, implant-los,
acompanh-los e avali-los. Estas funes podem ser exercidas, por exemplo, pelo
diretor da BU e bibliotecrios que exeram algum tipo de superviso. As funes
operacionais executam todas as atividades que integram os processos de uma BU e
devem assegurar a eficincia, produtividade e qualidade. Estas funes so exercidas
por todo o quadro de pessoal da BU, ou seja, desde os bibliotecrios do processamento
tcnico, referncia, aquisio, at os auxiliares.
Porm, a execuo de qualquer funo em uma Biblioteca Universitria exige
diferentes tipos de conhecimentos e especializaes, tais como: formao em
Biblioteconomia (para ocupar as funes de direo, processamento tcnico, referncia,
aquisio, etc.), especializaes em Marketing ou Comunicao Social (para trabalhar a
divulgao dos produtos e servios da BU para a comunidade acadmica), Informtica
(para dominar as ferramentas do software de gesto utilizado),
Conservao/Restaurao (para recuperar obras deterioradas e conservar o acervo),
entre outras. Sendo assim, se os requisitos de conhecimentos no forem
adequadamente identificados, certamente a execuo da funo ser prejudicada,
haver maiores dificuldades na alocao e desenvolvimento das pessoas designadas
para a funo e outras implicaes. (ARANTES, 1998, p. 233). Alm disso, torna-se
necessrio traar os perfis desejados para cada funo.
Outro fator importante a ser considerado na definio das funes so os
resultados esperados de cada uma delas. Esta definio to importante quanto saber
o que dever ser feito por cada uma. Isso faz com que as pessoas realizem suas
atividades de maneira consciente, porque j sabem o tipo de contribuio que a BU
espera delas. Conforme Arantes (1998, p. 245), no h processo de recrutamento e
seleo que consiga ser eficiente sem uma viso clara do porqu de uma funo, das
responsabilidades que envolve e dos requisitos que exige.
Estrutura organizacional: conforme mencionado anteriormente no captulo
Funes Administrativas, a estrutura organizacional deve ser pensada sempre de
maneira flexvel e no como algo fixo, pois uma BU encontra-se inserida em um
ambiente instvel (economicamente, socialmente, culturalmente, tecnologicamente) e,
portanto, propcia a enfrentar ameaas ou mesmo oportunidades. Dessa forma, as
Bibliotecas Universitrias necessitam, sobretudo, de dinamismo, de maneira que a
estrutura organizacional possa ser ajustada e reajustada sempre que necessrio.
O organograma representa graficamente a estrutura organizacional e tem por
objetivo - a diviso do trabalho, mediante o fracionamento da organizao, em
unidades de direo, assessorias, conselhos, gerncias, superintendncias,
departamentos, divises, servios, setores etc.; - a relao superior subordinado, o que

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 No.31, Abr - Jun. 2008

deixa implcito os procedimentos relativos delegao de autoridade e

responsabilidade [...]. (ARAJO, 2001, p. 131).
Existem diversas tcnicas para agrupar as funes que iro integrar uma BU, ou
seja, vrias formas de departamentalizao, sendo que estas tambm podem se
utilizadas de forma combinada, conforme esclarecido no captulo Funes
Administrativas. Nesse sentido, sugere-se no presente estudo a utilizao de duas
tcnicas para agrupar as funes de uma BU, so elas: departamentalizao por
servios; departamentalizao por processos.
Inicialmente, utiliza-se a primeira tcnica para agrupar os servios oferecidos pela
BU. Aps agrupar os servios prestados, utiliza-se a tcnica de departamentalizao
por processos, ou seja, agrupam-se as operaes de cada servio em partes menores,
constituindo processos. Dessa forma, o diretor da BU pode designar um bibliotecrio
supervisor para cada servio, no qual iro exercer funes institucionais e gerenciais,
isto , alm de contriburem para o entendimento e prtica da Filosofia da Biblioteca e
certificarem-se de que os resultados alcanados pelo servio de sua responsabilidade
esto ou no de acordo com ela, tambm devem elaborar os planos, implant-los,
acompanh-los e avali-los, assim como controlar os resultados do servio pelo qual
so encarregados. Isso permite BU um equilbrio entre as funes institucionais,
gerenciais e operacionais e no apenas orientada para as operaes.
Outro requisito importante a ser estabelecido o nvel de autoridade, ou seja, o
grau de autonomia que dado pela IES direo da BU, ou o grau de autonomia que
dado pela direo da BU aos seus colaboradores para tomarem decises, nos mais
diversos aspectos como, por exemplo: seleo ou demisso de pessoal; abono de
multas, modificao nos processos, nos fluxos, nas polticas, nos mtodos, no layout,
entre outros. De acordo com Arantes (1998, p. 242), o nvel de autoridade
usualmente fixado formalmente, atravs de instrumentos gerenciais, principalmente as
polticas e os oramentos. [...] Alm da clareza preciso tambm que haja uma
compreenso clara dessas definies.
O grau de centralizao e descentralizao das decises tambm outro ponto
importante a ser analisado e definido. Inicialmente, o bibliotecrio administrador tem
que respeitar e saber o grau de autoridade para a tomada de deciso que lhe foi
atribudo pela IES, e em um segundo momento, definir o grau de autoridade para a
tomada de deciso da sua equipe. Conforme citado anteriormente no captulo
Funes Administrativas, existem inmeras vantagens e desvantagens a respeito
destes tipos de modelos de decises e a adoo de um ou outro, ou mesmo a variao
de maior centralizao at a mais alta descentralizao depender, de acordo com
Arantes (1998, p. 243),

das crenas e valores do administrador sobre a natureza

humana. Os administradores que acreditam que o homem s
trabalha sob superviso direta, que deve ter seu desempenho
controlado a cada tarefa especfica, tendem a concentrar mais
as decises. Ao contrrio, aqueles que incentivam a iniciativa
e a obteno de resultados do autonomia a sua equipe.

Porm, no se deve confundir os termos centralizao e descentralizao com o

tipo de distribuio das funes s Bibliotecas (centrais e setoriais). Segundo Arantes
(1998, p. 243), ambos os termos esto associados ao grau de autoridade para tomar
decises. Nas BUs, por exemplo, no basta subdividir ou agrupar as funes entre as
bibliotecas setoriais e achar que o Sistema de Bibliotecas descentralizado, se na
verdade, apenas a execuo das funes realizada de maneira descentralizada, mas

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Dziekaniak - Sistema de gesto para biblioteca

a autoridade para tomar decises centralizada na Biblioteca Central. Dessa forma,

uma Biblioteca Universitria poder ser considerada centralizada ou descentralizada,
ou melhor, apresentar uma variao de maior centralizao at a mais alta
descentralizao, de acordo com o grau de autoridade para tomar decises que
implique diretamente nos resultados.
Bons resultados dependem diretamente das pessoas que esto envolvidas nos
processos, pois so elas que iro garantir a eficincia e eficcia de uma BU. A
informatizao facilita inmeras atividades, mas o fator principal a ser considerado
para a busca da qualidade e dos melhores resultados , sem dvida, as pessoas. Por
conseguinte, o desempenho de uma BU tambm depende da sinergia, isto , do
trabalho coordenado e cooperativo. Desta forma, o xito se torna maior do que se cada
componente trabalhasse de forma isolada e sem cooperao. Sendo as pessoas as
responsveis pela execuo das funes e obteno dos resultados, se torna
fundamental a participao, contribuio e envolvimento destas no processo decisrio,
nas mudanas e na melhoria contnua que ocorrem ao longo dos tempos.
Portanto, cabe ao bibliotecrio administrador utilizar-se dos instrumentos que o
Subsistema Organizacional oferece, para que a distribuio das funes e a designao
das pessoas sejam feitas de maneira eficaz, eficiente, integrada e para que sejam
alcanados os melhores resultados.

4.5 Subsistema Humano-Comportamental

Nos subsistemas anteriores se abordou com maior nfase os instrumentos de

gesto de natureza institucional e tcnica. Porm, estes instrumentos no so
suficientes para que uma Biblioteca Universitria atinja seus objetivos. A excelncia de
uma BU depende do equilbrio dos subsistemas tcnicos e humanos.
O componente humano-comportamental torna-se de fundamental importncia
para o SGBU, pois so as pessoas que, conforme Arantes (1998, p.97), criam,
desenvolvem e mantm os empreendimentos; so elas que executam a tarefa
empresarial e delas depende uma parcela significativa do sucesso ou insucesso dos
empreendimentos empresariais. Entretanto, as pessoas que integram uma Biblioteca
Universitria atuam em diferentes nveis organizacionais (diretor, supervisores,
auxiliares) havendo, portanto relaes de influncias. Para Chiavenato (1999), a
influncia est ligada a dois conceitos importantes: poder e autoridade. A autoridade
considerada por alguns autores como um tipo de poder. J o poder nada mais do que
outra forma de influncia, um tanto mais ampla. Segundo Stoner e Freeman (1999, p.
254), poder significa a capacidade de exercer influncia; isto , capacidade de mudar
as atitudes ou o comportamento de indivduos ou grupos.
Nesse contexto, surge a liderana que, de acordo com Chiavenato (1999, p. 555), ,
de uma certa forma, um tipo de poder pessoal. Atravs da liderana, uma pessoa
influencia outras em funo dos relacionamentos existentes. A influncia uma
transao interpessoal, em que uma pessoa age no sentido de modificar ou provocar o
comportamento de uma outra, de maneira intencional. O processo de liderana
muito complexo e envolve diferentes estilos, teorias e explicaes, e segundo o autor
citado, ainda no existe uma abordagem ampla e universalmente aceita a respeito.
Todavia, a liderana passa a ser um dos fatores fundamentais para se atingir a
eficcia nas BUs. O bibliotecrio administrador que exerce a verdadeira liderana age
como uma mola propulsora. Alm de desenvolver novas vises a respeito do que a BU
possa a vir ser e/ou fazer, tambm procura identificar necessidades de mudanas, bem

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 No.31, Abr - Jun. 2008

como trabalha para satisfazer as necessidades e objetivos da organizao e dos

indivduos que as integram.
Desse modo, o Subsistema Humano-Comportamental caracteriza-se por ser um
tipo de instrumento de gesto que serve para auxiliar a administrao neste seu
esforo de mobilizar as pessoas e de buscar a adequao do comportamento individual
e coletivo aos requisitos da tarefa empresarial. Esses instrumentos so dirigidos
motivao, ativao e integrao das pessoas. (ARANTES, 1998, p. 97).
A seguir, os componentes do Subsistema Humano-Comportamental (Integrao,
Motivao e Ativao) sero detalhados, de acordo com sua natureza.
Integrao: vrios instrumentos de integrao compem este componente. Tais
instrumentos, segundo Arantes (1998, p. 364), so destinados a promover o trabalho
coletivo, estimulando a integrao do indivduo com os objetivos da empresa, sua
participao em grupos e a relao entre os grupos. Conforme mencionado
anteriormente, o sucesso de uma BU depende muito da sinergia e do trabalho em
equipe, e para favorecer esta integrao do grupo, o bibliotecrio administrador poder
contar com alguns instrumentos, baseados em Arantes (1998), tais como:
- Filosofia da Biblioteca: medida que a Filosofia da Biblioteca orienta as aes em
direo aos resultados pretendidos, esclarece as finalidades internas e externas pelas
quais a BU existe e mantida e determina a sua razo de ser, exerce um papel muito
importante em relao ao aspecto comportamental da equipe. Por isso, torna-se
fundamental que seja trabalhada com os colaboradores, assim como com novos
integrantes da equipe, para que estes a entendam e tenham uma viso clara a seu
respeito, de maneira que todo o trabalho do grupo esteja voltado para o mesmo foco.
- Recrutamento e Seleo: a Filosofia da Biblioteca necessita ser esclarecida para os
novos colaboradores, no momento da seleo. Isto permite avaliar as habilidades
tcnicas dos entrevistados, suas expectativas quanto ao negcio, misso, princpios da
BU e tambm facilita o processo de adeso e integrao dos novos selecionados.
- Apresentao da Biblioteca e da IES: a apresentao da Biblioteca, isto , dos seus
servios, produtos, programas, manuais de trabalho, instalaes, polticas e
procedimentos tambm se torna um instrumento de integrao, tanto para os novos
integrantes da equipe, quanto para os mais antigos, alm de contribuir para a
atualizao e motivao do grupo. Todavia, sendo a Biblioteca Universitria um rgo
da IES, deve-se trabalhar sempre em sintonia com os objetivos da Instituio. Sugere-se
tambm, no mnimo, um programa institucional de apresentao anual para os novos
integrantes da equipe da Biblioteca, com o intuito de ressaltar a misso, viso,
princpios, finalidades, objetivos, metas e instalaes da IES, o que propiciar, de certa
forma, a integrao dos colaboradores da BU com os outros colaboradores da
instituio. Porm, estes programas de apresentao precisam ser dinmicos, de
maneira que atraiam a ateno dos integrantes e, ao mesmo tempo, motive-os, no
devendo ser impostos como uma obrigao a cumprir, de forma burocrtica e rotineira.
- Programas de Treinamento, Capacitao e Desenvolvimento: este instrumento, alm de
promover a integrao do indivduo com suas atividades atuais, tambm auxilia no
preparo do colaborador para assumir novas tarefas, na formao multidisciplinar e no
desenvolvimento da equipe nos aspectos tcnicos e humanos.
- Rituais Comemorativos e Associao dos Colaboradores: tais rituais como, por
exemplo, comemoraes de aniversrio da prpria BU e dos colaboradores, festas de
Natal e Ano Novo, Pscoa ou at mesmo o Dia do Funcionrio, entre outras, auxiliam
na integrao da equipe e facilitam o encontro dos colaboradores que trabalham em
diferentes turnos. Tambm se torna interessante promover uma Associao dos
Colaboradores, sendo eleita, anualmente, uma diretoria, a qual se encarrega de
organizar os eventos (festas, jogos e lazer em geral) e arrecadar verbas dos associados.

19
Dziekaniak - Sistema de gesto para biblioteca

Portanto, de acordo com Arantes (1998), os novos padres da sociedade moderna

exigem das organizaes a satisfao de diversos nveis de integrao, tais como: da
organizao com a sociedade, dos indivduos com a organizao e com suas atividades,
dos indivduos com os grupos e destes entre si.
Motivao: a motivao pode ser trabalhada de vrias formas em uma BU e, para
isso, h alguns instrumentos de motivao que podem ser utilizados nas organizaes .
Abaixo, cada instrumento proposto por Arantes (1998) ser analisado e adaptado ao
contexto das Bibliotecas Universitrias.
- Remunerao: utilizada em muitas organizaes para motivar os colaboradores, a
remunerao engloba os salrios, comisses, e benefcios tais como: planos de sade,
de alimentao, de educao, seguro de vida, moradia, entre outros. Embora a
remunerao seja considerada como um dos principais instrumentos de motivao em
uma organizao, no consegue atender e satisfazer a todas as necessidades humanas,
limitando-se s necessidades sociais, de auto-estima, auto-realizao. Pela BU estar
vinculada a uma IES, o bibliotecrio administrador depender muito da forma como a
instituio utiliza este instrumento. Mas isso no significa que ele no possa negociar
com a IES novas formas de utilizar a remunerao para motivar os seus colaboradores.
Um exemplo poderia ser a distribuio de cotas de bolsas de estudo anuais para a
equipe da BU, ou mesmo maiores descontos nas mensalidades dos cursos tcnicos, de
graduao ou ps-graduao.
- Meio Ambiente, Ergonomia e Preveno de Acidentes: se houverem esforos, por parte
da direo da BU, para proporcionar maior qualidade de vida e segurana aos seus
colaboradores, j se est contribuindo para a motivao da equipe. Estes esforos
podem ser entendidos como: fornecimento de equipamentos ergonmicos para os
computadores, mobilirios ergonmicos, climatizao, iluminao adequada,
equipamentos de proteo contra poeira, fungos, dedetizaes peridicas etc.
- Assistncia Social: vrias organizaes oferecem a seus colaboradores orientaes
sociais e psicolgicas, complementando os programas educacionais da empresa. No
caso das BUs, o bibliotecrio administrador pode desenvolver programas de apoio aos
colaboradores por meio de convnios com os prprios cursos de graduao, ps-
graduao, tcnicos e de extenso, contando com o auxlio de voluntrios dos cursos de
Servio Social, Psicologia, Direito, entre outros.
- Inovao: este instrumento incentiva os colaboradores a desenvolverem e
aplicarem idias novas capazes de trazer contribuies significativas aos resultados
empresariais e atender s necessidades humanas superiores dos colaboradores.
(ARANTES, 1998, p. 378). Em uma BU, a inovao pode ser estimulada, por exemplo,
com a implementao de um mural interno de sugestes, na qual podem ser analisadas
e votadas por toda a equipe, sendo as que forem aceitas, premiadas de alguma forma.
Deste modo, os bibliotecrios administradores precisam utilizar diferentes tipos de
instrumentos de motivao para satisfazerem as diversas necessidades humanas:
econmicas, fisiolgicas, de segurana, sociais, de auto-estima e de auto-realizao.
Ativao: Para Arantes (1998, p. 381), os esforos de ativao nas empresas so
baseados na relao entre pessoas e dependem fundamentalmente da capacidade de
umas em influenciar o comportamento de outras para a realizao das atividades
requeridas consecuo dos objetivos empresariais. Este componente do Subsistema
Humano-Comportamental pode utilizar-se de diversos instrumentos para influenciar o
comportamento dos indivduos de maneira que seus papis e responsabilidades sejam
assumidos de forma proativa, em relao aos objetivos organizacionais. O autor citado
prope alguns instrumentos de ativao para serem utilizados nas organizaes, tais
como:

20
 No.31, Abr - Jun. 2008

- Filosofia e Viso de Futuro: estes dois instrumentos auxiliam nos esforos de

ativao das pessoas, uma vez que estabelecem o papel que a organizao desempenha
na sociedade, seu modo de agir, a forma como esta pensa, o seu crescimento e a sua
continuidade. Isto funciona como um estmulo para a mobilizao das pessoas, j que
sabem por que a organizao existe, o que faz, no que acredita e qual a sua viso de
futuro.
- Estilo Gerencial: segundo Arantes (1998, p. 382), a forma pela qual as relaes de
influncia acontecem na empresa um importante instrumento para ativar as pessoas a
assumir seus papis e responsabilidades e contribuir efetivamente pra os resultados
empresariais. Todas as funes administrativas devem ser orientadas uniformemente
pelo estilo gerencial adotado, para que haja um padro de comportamento do diretor e,
conseqentemente, coerncia no processo gerencial. Dessa forma, o estilo gerencial
pode ser considerado um instrumento de auxilio ao bibliotecrio administrador,
porque ajuda na promoo da integrao, motivao e ativao das pessoas para
assumirem papis e responsabilidades em relao aos resultados pretendidos.
- Comunicao: para que os integrantes de uma BU assumam seus papis e
responsabilidades, se torna necessrio a existncia de um eficiente processo de
comunicao. No basta apenas informar os papis e responsabilidades da cada um,
preciso fazer com que todos compreendam e aceitem efetivamente seus papis e
responsabilidades. Contudo, deve se tomar cuidado na aplicao destes instrumentos
de ativao, para que ao invs de serem utilizados para ativarem as pessoas a
assumirem seus papis e responsabilidades de forma proativa, no acabem se tornando
instrumentos de desestmulo e desativao.
Portanto, se percebe que o componente humano-comportamental , de fato, um
dos aspectos mais complexos de uma administrao, j que as pessoas possuem
expectativas, necessidades (econmicas, fisiolgicas, de segurana, sociais, de auto-
estima e de auto-realizao), objetivos, sonhos, crenas e valores diferentes umas das
outras. Nesse sentido, no se pode simplesmente consider-las como um tipo de
recurso de que a BU dispe para alcanar seus objetivos, e sim, como o seu principal
componente, o que exige muita ateno, dedicao e esforo do bibliotecrio
administrador a fim de criar o ambiente e as oportunidades capazes de fazer com que
as pessoas executem as atividades em direo aos resultados empresariais e, ao mesmo
tempo, estejam satisfazendo suas necessidades e motivos, ou seja, conseguir a
compatibilizao entre os objetivos empresariais e os individuais. (ARANTES, 1998, p.
97).

4.6 Subsistema Ambiental

A questo ambiental ultrapassou o parcialismo e passou a ser uma preocupao

universal, perpassando todos os campos do conhecimento. A compreenso,
conscientizao e a prpria ao em prol do meio ambiente dependem efetivamente da
concentrao de esforos, isto , do engajamento e da parceria de todos os campos do
conhecimento.
Nesse contexto, surgem as universidades, as quais podem ser consideradas como
um dos meios para se atingir o saber e a sensibilizao ambiental, visto que:

[...] desempenham um papel fundamental nesses processos

de transformao do conhecimento vinculados construo
de uma racionalidade ambiental por sua responsabilidade
social na formao de novos saberes e novos profissionais

21
Dziekaniak - Sistema de gesto para biblioteca

com uma conscincia crtica e uma capacidade para

contribuir com eficcia na resoluo de problemas
socioambientais cada vez mais complexos. (LEFF, 1995, p.
19).

Por outro lado, para que a Universidade cumpra seu papel, ou seja, contribua com
a resoluo da problemtica ambiental, precisa contar com todos os seus rgos de
apoio, inclusive a Biblioteca. Sendo assim, a BU tambm possui sua parcela de
responsabilidade ambiental e, conseqentemente, os bibliotecrios.
Nesse sentido, a problemtica ambiental e a responsabilidade dos profissionais
da informao em relao ao meio ambiente vm ganhando espao e sendo debatida
com maior nfase no mbito biblioteconmico, no s por meio das estruturas
curriculares dos Cursos de Biblioteconomia e das publicaes peridicas
(impressas/on-lines) da rea, mas tambm em jornadas, congressos, simpsios e
painis, como ocorreu na XV Jornada Sul-Rio-Grandense de Biblioteconomia e
Documentao, cujo tema central foi: Meio ambiente: a dimenso da informao. A
afirmao abaixo foi proferida pelos organizadores deste evento:

Os profissionais da informao, neste incio de milnio,

devem assumir a sua parcela de responsabilidade no
processo de formao do conhecimento para a tomada de
decises na rea ambiental. Faz-se necessrio, uma profunda
reflexo sobre o mtodo de transferncia da informao,
desde sua gerao, organizao, recuperao e uso, visando
superao das dificuldades existentes.
(JORNADA SUL-RIO-GRANDENSE DE
BIBLIOTECONOMIA E DOCUMENTAO, 2001).

Este engajamento da Biblioteconomia com a questo ambiental se propagou e

ganhou foras, principalmente, depois da Conferncia das Naes Unidas sobre Meio
Ambiente e Desenvolvimento, celebrada no Rio de Janeiro, de 3 a 14 de junho de
1992, em que foi aprovada a Agenda 216, que dedicou o captulo 40 (Informao para
a Tomada de Decises) para tratar da importncia da informao no
desenvolvimento sustentvel. No captulo 40 da Agenda 21, percebe-se o quo
importante e fundamental a participao do profissional bibliotecrio no
gerenciamento, disseminao, recuperao e democratizao da informao
ambiental para a comunidade em geral, e no caso dos profissionais atuantes em
Bibliotecas Universitrias, para a comunidade acadmica, uma vez que:

no desenvolvimento sustentvel, cada pessoa usurio de

informao, considerada em sentido amplo, o que inclui
dados, informaes, experincias e conhecimentos
adequadamente apresentados. A necessidade de informao
surge em todos os nveis, desde o de tomada de decises

6
A Agenda 21est voltada para os problemas prementes de hoje e tem o objetivo, ainda, de preparar o mundo para
os desafios do prximo sculo. Reflete um consenso mundial e um compromisso poltico no nvel mais alto no que
diz respeito a desenvolvimento e cooperao ambiental. O xito de sua execuo responsabilidade, antes de mais
nada, dos Governos. [...] A Agenda 21 um programa dinmico. Ela ser levada a cabo pelos diversos atores segundo
as diferentes situaes, capacidades e prioridades dos pases e regies e com plena observncia de todos os princpios
contidos na Declarao do Rio sobre Meio Ambiente e Desenvolvimento. (CONFERNCIA DAS NAES
UNIDAS SOBRE MEIO AMBIENTE E DESENVOLVIMENTO, 2001, p. 9-10).

22
 No.31, Abr - Jun. 2008

superiores, nos planos nacional e internacional, ao

comunitrio e individual. (CONFERNCIA DAS NAES
UNIDAS SOBRE MEIO AMBIENTE E
DESENVOLVIMENTO, 2001, p. 575).

Para iniciar este processo de engajamento e contribuio com a resoluo dos

problemas ambientais, as BUs podem, inicialmente, comearem a adotar pequenas
medidas ambientalistas, mas que, no contexto acadmico, acabam por auxiliar na
sensibilizao, conscientizao, responsabilidade e qualidade ambiental.
O Subsistema Ambiental tem a funo de definir as aes ambientalistas da BU.
Por estar vinculada a uma IES, a Biblioteca Universitria deve seguir e ir ao encontro
da sua poltica ambiental. Todavia, se a IES no possuir uma poltica ambiental, a BU
pode criar sua prpria poltica para nortear suas aes ambientais.
Portanto, o Subsistema Ambiental proposto no presente estudo baseia-se na ABNT
NBR ISO 14001 (1996) e ABNT NBR ISO 14004 (1996), e ser composto pelos seguintes
componentes: poltica ambiental, plano de ao, implementao, medio e avaliao, anlise
crtica e melhoria contnua.
Segundo a ABNT NBR ISO 14004 (1996, p. 6), poltica ambiental significa a
declarao da organizao, expondo suas intenes e princpios em relao ao seu
desempenho ambiental global, que prov uma estrutura para a ao e definio de seus
objetivos e metas ambientais. Esta mesma norma recomenda a utilizao de princpios
orientadores7 para auxiliar na definio da amplitude do comprometimento com o
meio ambiente, proporcionando um conjunto de valores comuns, ou seja, estes
princpios orientadores podem servir de base para o desenvolvimento da poltica
ambiental da organizao e, alm disso, tambm recomenda considerar os seguintes
itens na elaborao de uma poltica ambiental:

- misso, viso, valores essenciais e crenas da organizao; -

requisitos das partes interessadas e a comunicao com elas; -
melhoria contnua; - preveno de poluio; - coordenao
com outras polticas organizacionais (tais como qualidade,
sade ocupacional e segurana no trabalho); - condies
locais ou regionais especficas; - conformidade com os
regulamentos, leis e outros critrios ambientais pertinentes
subscritos pela organizao. (ABNT NBR ISO 14004, 1996, p.
9).

Para que a organizao cumpra sua poltica ambiental, a norma ABNT NBR ISO
14004 (1996) recomenda a formulao de um plano. Desse modo, baseando-se nessa
norma, se sugere neste Subsistema a utilizao dos seguintes elementos para
comporem o plano de ao da BU:
Identificao dos aspectos e dos impactos ambientais significativos, associados s
atividades, produtos e servios de uma BU: para identificar os aspectos ambientais e a
avaliao de impactos ambientais associados, a ABNT NBR ISO 14004 (1996) sugere
quatro etapas para realizar este processo, que so:

Etapa 01 - Selecionar um processo, atividade, produto ou servio.

7
Princpios orientadores: so declaraes formais com base nas quais uma poltica pode ser definida e que servem
de base para aes a serem adotadas. (ABNT NBR ISO 14004, 1996, p. 28).

23
Dziekaniak - Sistema de gesto para biblioteca

Etapa 02 - Identificar o maior nmero de aspectos ambientais desta atividade,

produto ou servio selecionado.
Etapa 03 - Identificar o maior nmero de impactos ambientais reais e
potenciais, positivos e negativos, associados a cada aspecto ambiental
identificado.
Etapa 04 - Avaliao da importncia dos impactos.

Para auxiliar a avaliao da importncia dos impactos ambientais, sugere-se uma

classificao quanto severidade do impacto8, conforme o quadro abaixo:

- A percepo da falha possvel por qualquer indivduo.

Baixa
- No ocasiona nenhum tipo de necessidade de tratamento
S=1
hospitalar.
- A percepo da falha possvel por meio de profissionais
Moderada
qualificados.
S=2
- Ferimentos em pessoas com necessidade de tratamento hospitalar.
Crtica - A falha ocorre sem aviso prvio.
S=3 - Envolve morte ou invalidez de pessoas da empresa.
- A falha ocorre sem aviso prvio.
Catastrfica
- Envolve morte ou invalidez permanente de pessoas da empresa
S=4
e/ou externas.

QUADRO 01 - Classificao de Severidade do impacto ambiental.

Tambm se sugere uma classificao quanto freqncia9 com que o impacto

poder ocorrer. O quadro abaixo apresenta a classificao sugerida:

Possvel de se observar pelo menos um evento a cada

Freqente F=1
dia.
Possvel de se observar pelo menos um evento a cada
Provvel F=2
ms.
Possvel de se observar pelo menos um evento a cada
Improvvel F=3
ano.
Possvel de se observar pelo menos um evento a cada 5
Remota F=4
anos.
Possvel de se observar pelo menos um evento a cada 10
Extremamente Remota F=5
anos.

QUADRO 02 - Classificao da Freqncia com que o impacto ambiental poder ocorrer.

Objetivos e Metas Ambientais: para atender poltica ambiental da BU

necessrio estabelecer os objetivos que se pretende atingir. Todavia, para que esses
objetivos se tornem aplicveis, basta quantific-los por meio de metas.
Procedimentos e Mtodos: aps a definio dos objetivos e das metas preciso
estabelecer a maneira como estes sero atingidos, ou seja, descrever os procedimentos e
mtodos a serem utilizados pela BU para atingir seus objetivos ambientais.
Responsveis: indicar sempre uma pessoa da equipe, ou mesmo um pequeno
grupo, para se responsabilizarem pelo cumprimento dos objetivos e metas ambientais
estabelecidos.

8
Adaptao da classificao de severidade utilizada pela empresa Bunge Alimentos.
9
Adaptao da classificao da freqncia utilizada pela empresa Bunge Alimentos.

24
 No.31, Abr - Jun. 2008

Prazo: necessrio estabelecer um prazo, dentro do qual os objetivos e as metas

ambientais devero ser atingidos.
Aps o desenvolvimento do plano, passa-se para a etapa de implementao. Para
isso, o bibliotecrio administrador precisa capacitar sua equipe (treinamento e
conscientizao) e alocar os recursos necessrios (fsicos, financeiros) para atingir os
objetivos de maneira eficaz.
De acordo com a ABNT NBR ISO 14004 (1996), aps a implementao do plano,
fundamental medir e avaliar o desempenho ambiental por meio de indicadores, para
assegurar que as aes propostas estejam de acordo com os objetivos e metas
ambientais traados. Este monitoramento serve para identificar as aes que foram
executadas com xito e as que necessitam de ao corretiva e melhoria.
No entanto, alm de estabelecer a poltica ambiental da BU, desenvolver o plano
de ao, implementar, medir e avaliar seu desempenho, de fundamental importncia
que ocorra tambm o aperfeioamento das aes ambientais, a anlise crtica da direo
da BU com relao a estas aes, isto , comparar os resultados obtidos aps a
implementao do plano de ao com os objetivos e metas traados anteriormente,
analisar a eficcia das aes implementadas e se os resultados obtidos esto de acordo
com a poltica ambiental, e a melhoria contnua.
A ABNT NBR ISO 14004 (1996) recomenda alguns critrios a serem observados no
processo de melhoria contnua, tais como:
- comparar os resultados com os objetivos e metas;
- determinar a causa ou as causas bsicas de no conformidades ou deficincias;
- desenvolver e implementar plano(s) de aes corretivas e preventivas para
abordar a(s) causa(s) bsica(s);
- verificar a eficcia das aes corretivas e preventivas.
Portanto, para que a responsabilidade ambiental da Biblioteca Universitria possa
ser cumprida, caber ao bibliotecrio administrador utilizar da melhor maneira os
instrumentos que o Subsistema Ambiental oferece.

5 Concluses

Apresentam-se aqui os resultados mais significativos do estudo, estando estes

vinculados ao problema de pesquisa, hiptese de investigao, aos objetivos gerais e
especficos, e metodologia de trabalho escolhida para a consecuo de seus
propsitos.
A proposta de trabalho deste estudo foi: estruturar um Sistema de Gesto,
especfico para Biblioteca Universitria, com o intuito de ser um efetivo instrumento de
suporte ao administrativa do profissional bibliotecrio. Entretanto, tinha-se como
problema de pesquisa o como estrutur-lo?.
Portanto, a pesquisa foi realizada baseando-se na hiptese de que um Sistema de
Gesto para Biblioteca Universitria, que compreenda questes institucionais,
gerenciais, operacionais, organizacionais, humano-comportamentais e ambientais
constitui-se em um efetivo instrumento de suporte ao administrativa do
profissional bibliotecrio.
Para validar o sistema proposto, foi selecionada uma Biblioteca Universitria de
porte mdio para implementar o SGBU. A seleo da BU X facilitou
consideravelmente a implementao do Sistema de Gesto desenvolvido, pelo
conhecimento que a autora detinha dos seus processos, produtos e servios; pela
facilidade de acesso s informaes e aos colaboradores; pela autonomia na tomada de

25
Dziekaniak - Sistema de gesto para biblioteca

deciso; e pelo fato da biblioteca estar diretamente ligada Reitoria, o que

proporcionou uma comunicao rpida, e evitou distores.
Outro fator contribuinte para o sucesso do desenvolvimento e implantao do
SGBU foi a metodologia utilizada, porque permitiu ampla liberdade na coleta, anlise e
complementao dos dados, quando necessrio, facilidade esta que uma pesquisa
quantitativa no permitiria, bem como admitiu a efetiva participao dos
colaboradores da BU em questo.
O Sistema de Gesto para Biblioteca Universitria se mostrou aplicvel, uma vez
que foi implementado na BU X em sua totalidade, comprovando a viabilidade
prtica. Dessa forma, verificou-se que o modelo de Sistema de Gesto proposto
constitui-se em um efetivo instrumento de suporte ao do profissional bibliotecrio,
o que confirma a hiptese de investigao da pesquisa, visto que se abordaram
questes relevantes para o gerenciamento de uma BU.
O SGBU mostrou-se til, prtico e apresentou como pontos fortes os seguintes
aspectos:
- permite ao bibliotecrio administrador ser o agente desenvolvedor de seu prprio
mtodo de trabalho, de acordo com sua realidade;
- no apresenta uma estrutura rgida, e pode ser utilizado por qualquer BU, desde que
seja entendido como uma base conceitual associada prxis cotidiana e devidamente
adaptado s diferentes realidades;
- proporciona maior qualidade aos servios prestados pela BU;
- orienta as decises e aes dos diferentes colaboradores (diretor, supervisores,
auxiliares) para os resultados almejados, isto , oferece instrumentos para o
desenvolvimento de padres uniformes que servem para orientar a tomada de deciso,
assegurando o entendimento uniforme de toda a equipe;
- auxilia o bibliotecrio administrador a desempenhar, com eficcia, as funes
administrativas, porque trabalha com um conjunto de mtodos, tcnicas e subsdios
terico-prticos relevantes para a gesto de BU;
- padroniza os processos operacionais;
- prope aes para a melhoria da qualidade de vida dos colaboradores, bem como
aes voltadas para a segurana do trabalho;
- permite a participao efetiva de todos os colaboradores na sua consecuo,
promovendo a integrao, motivao e ativao da equipe;
- oportuniza instrumentos de auxlio para desenvolver a educao continuada, o
desenvolvimento e a capacitao dos colaboradores;
- trabalha a responsabilidade ambiental do profissional da informao e,
conseqentemente, dos colaboradores e da comunidade acadmica.
Embora se tenham abordado aes relevantes para uma gesto de BU, um Sistema
de Gesto algo complexo, visto que envolve um conjunto de funes, tcnicas e
instrumentos administrativos, tornando-se difcil abarcar sua totalidade. Assim, o
sistema proposto tambm apresentou algumas limitaes:
- pouca nfase Tecnologia da Informao (TI);
- o sistema prev pouca interao da BU com o ambiente institucional, sendo
necessria maior explorao da relao Biblioteca Universitria X IES e uma forma
mais clara para a promoo dessa integrao;
- ainda que se tenha reforado a importncia da abordagem sistmica e os requisitos
de integrao dos subsistemas, o SGBU no prev uma forma de apontar as relaes de
cada subsistema, com os demais, dificultando a viso geral destas relaes na hora da
implementao.
Portanto, acredita-se que esta pesquisa apresentou aes relevantes para o
gerenciamento de Biblioteca Universitria, contribuindo para um melhor entendimento

26
 No.31, Abr - Jun. 2008

a respeito da importncia e necessidade do preparo gerencial do bibliotecrio

administrador e, sobretudo, para a melhoria contnua das Bibliotecas Universitrias.

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Dados da autora

Cibele Vasconcelos Dziekaniak

Possui graduao em Biblioteconomia pela Fundao Universidade Federal do Rio

Grande - FURG (1999) e mestrado em Engenharia de Produo - rea Qualidade e
Produtividade pela Universidade Federal de Santa Maria - UFSM (2003).

Atualmente Diretora da Biblioteca da Faculdade de Direito de Santa Maria -

FADISMA e Coordenadora do Curso de Biblioteconomia Bacharelado da Faculdade
Palotina de Santa Maria - FAPAS. Tem experincia na rea de Cincia da Informao,
com nfase em Biblioteconomia, atuando principalmente nos seguintes temas:
administrao de biblioteca universitria, editorao eletrnica e impressa,
normalizao e processos de reconhecimento de cursos de graduao.

cibelevasconcelos@gmail.com

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