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1 MANUAL DE USUARIO 2
1.1 INTRODUCCIN 2
1.1.1 LOS DISTINTOS ROLES DE LA APLICACIN 2
1.1.2 LOS COLORES UTILIZADO EN LOS ELEMENTOS DE LA APLICACIN 4
1.2 CONEXIN A LA APLICACIN 5
1.3 DESCRIPCIN GENERAL DE LA NAVEGACIN 5
1.4 EMPRESAS SUBCONTRATISTAS 7
1.4.1 SUBCONTRATISTAS 7
1.4.2 EMPLEADOS POR SUBCONTRATISTA 8
1.4.2.1 Situaciones Especiales 10
1.4.2.2 Situacin de Documentos Requeridos 10
1.4.3 MQUINAS POR SUBCONTRATISTA 12
1.5 DOCUMENTOS 13
1.5.1 GESTIN DE DOCUMENTOS 13
1.5.1.1 Consulta de Documentos 13
1.5.1.2 Dar de alta un nuevo documento 14
1.5.2 ACCESO A LOS DETALLES DE LOS DOCUMENTOS Y VALIDACIN DE LOS MISMOS 15
1.5.2.1 Detalle del Documento 16
1.5.2.2 Pre visualizacin del Documento 16
1.6 CONSULTAS 19
1.6.1 EMPLEADOS 19
1.6.2 MQUINAS 20
1.6.3 INFORMES GENERALES Y EXPORTACIN DE DOCUMENTOS PARA CLIENTES 21
1.7 CONFIGURACIN 24
1.7.1 USUARIOS 24
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1 Manual de Usuario
1.1 Introduccin
MetaContratas es una aplicacin para gestionar y permitir de una forma fcil y va web,
el intercambio de documentacin que es necesaria en los casos de subcontratacin entre
empresas Contratistas y Subcontratistas.
Por tanto y resumiendo, si queremos crear una empresa o entidad que solicita
documentacin, la tendremos que crear como Contratista. Si queremos controlar la
documentacin de los empleados y/o mquinas de una empresa, la tendremos que crear como
Subcontratista.
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Finalmente, el tercer rol o tipo de usuario al que nos referamos est relacionado con
quin realiza las tareas de administracin de la aplicacin y no con quien interviene en las
relaciones de subcontratacin, aunque pueda coincidir con uno de los dos actores Contratista-
Subcontratista.
- El Gestor. Como hemos dicho es quien administra la aplicacin y bien puede ser
una (o unas) persona de una empresa que es Contratista (una empresa principal
que administra sus Subcontratistas), una Subcontratista (una empresa
Subcontratista que adquiere la aplicacin para administrar la informacin que le
piden las distintas Contratistas de sus empleados), o una tercera empresa que
gestiona la documentacin a otras (Coordinadores de Seguridad o SPA, le
gestionan esta documentacin a otras empresas).
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Cada usuario tiene definido un idioma por defecto. Esto quiere decir que siempre
que se conecte, la aplicacin se mostrar en ese idioma. No obstante si un usuario deseara
entrar en un idioma distinto del suyo, puede hacerlo pulsando sobre la bandera
correspondiente al idioma deseado.
Una vez que se ha entrado a la aplicacin, existen las siguientes zonas principales
para la navegacin:
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1.4.1 Subcontratistas
En esta opcin del men, podemos ver la lista de empresas subcontratistas, as como
acceder al Detalle, acceder a los empleados de la misma, acceder a sus mquinas, consultar la
situacin de documentos de empresa requeridos as como acceder a los distintos Centros u
Obras con los que est asociado y ver la situacin de la documentacin concreta para cada
Centro.
Desde esta pantalla ya se puede conocer si una empresa tiene toda su documentacin
Ok (estar en verde) o le falta uno o ms de los documentos requeridos, en cuyo caso estar
en rojo.
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La fecha de inicio y fin son las fechas previstas de que el empleado est en activo. Si
la fecha actual no est dentro de este perodo el empleado estar en estado Baja y aparecer
en rojo aunque tenga toda su documentacin Ok.
Para localizar un empleado, puede introducir parte del NIF, nombre, primer apellido o
segundo apellido, en el campo indicado con el crculo rojo, y pulsar en el icono que existe
justo a la derecha.
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Tambin existe la posibilidad de subir un nuevo documento desde esta misma pantalla
pulsando el icono . Al subir el documento desde aqu tiene la ventaja de que hay que
introducir menos informacin, ya que ya se conoce el empleado (por ende la empresa) y el Tipo
de Documento. Tan slo habra que informar sobre la fecha y adjuntar el documento en s.
Por otro lado, aclarar que el mismo documento puede estar solicitado por distintos
Contratistas. El documento en s (Tipo de Documento, fichero adjunto, fecha de insercin) es
el mismo y es intrnseco al documento. Sin embargo no ocurre lo mismo con otros atributos
como la Fecha de Caducidad o si Afecta al Acceso o no, ya que esto se puede configurar de
forma distinta para cada Contratista.
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Cuando creemos la Mquina que ser de uno de los Tipos definidos por el Gestor. Al
asociarle ese Tipo, la aplicacin requerir para esa mquina en concreto, la documentacin
definida para su Tipo de Mquina.
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1.5 Documentos
Desde esta opcin se accede a toda la gestin relacionada con los Documentos de la
aplicacin. Tanto a la hora de consultar y buscar documentos, como a la hora de aadir
Documentos nuevos.
La mayora de los campos para criterios de bsqueda son explcitos por s mismos.
Informar quizs que en el campo Cadena a buscar, se puede introducir parte del nombre o nif
de un empleado, del nombre o cif de una subcontrata o del nombre o identificador de una
mquina
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Una vez introducidos los criterios deseados, debemos pulsar el icono , lo que nos
mostrar la pantalla de Resultado con todos los documentos que cumplen esos criterios.
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Por otro lado, hay que decir que cuando se da de alta un nuevo documento, que no es
de procesamiento informatizado, no hay porqu adjuntar obligatoriamente un fichero (PDF,
Word, imagen escaneada). En realidad lo que se introduce es esta informacin y
opcionalmente se puede adjuntar un fichero.
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Vamos a llamar as a esta pantalla que se accede a travs del icono . En esta
pantalla se muestra informacin sobre el detalle del documento (fecha, fecha de expiracin,
fecha de insercin, quin lo insert, quien lo valid, si es de empresa, empleado o mquina, a
que empresa o empleados corresponde, etc.).
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Se pueden pre visualizar la mayora de ellos, pero existen casos que por las
caractersticas del documento (formato, tamao, resolucin), no se podrn pre visualizar. En
este caso, aparecer un mensaje informativo y desde la misma pantalla de pre visualizacin se
puede descargar el documento completo, tal como se hace hasta ahora.
1 Por un lado una imagen de la primera pgina del documento. La mayora de los
documentos suelen tener una sola pgina. Si el documento tiene ms de una
pgina y se quiere mostrar entero, habr que descargrselo.
2 Por otro lado, se muestran los datos de la base de datos que se han vinculado con
el documento:
o Nmero de Documento
o Subcontrata a la que pertenece
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o Tipo de Documento
o Fecha del Documento
o Estado
o Lista de empleados. En caso de que sea un documento de Empleado ,
aqu se muestran hasta 5 empleados. Si el documento contiene ms
empleados, habra que entrar en el detalle para verlos todos.
o Enviar aviso. En caso de Rechazo, para enviar un correo al usuario que
subi el documento, indicndole estos motivos de rechazo.
o Observaciones. Para incluir un texto (vale tanto para cuando se valide
Ok o se rechace).
Para salir de la pantalla se puede pulsar la tecla Esc o la x para cerrar la ventana.
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1.6 Consultas
A esta opcin accedemos pulsando dentro del men principal, la opcin de Consultas.
1.6.1 Empleados
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Con que falte un solo documento obligatorio, el empleado aparecer en rojo. Tambin
aparecer en rojo aunque tenga toda su documentacin, si la Subcontratista a la que pertenece
no tiene aportado todos los documentos a nivel de empresa.
Para acceder al detalle de cada uno de estos documentos, se debe pulsar el icono
1.6.2 Mquinas
Para realizar una consulta de mquinas, como en el caso anterior, existen diversos
criterios de bsqueda. En funcin del elegido obtendremos un resultado u otro.
Proporciona informacin sobre los documentos que se requieren por cada mquina,
con informacin adicional como el estado de dichos documentos, fecha de caducidad, si afecta
o no al acceso, etc.
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Con que falte un solo documento obligatorio, la mquina aparecer en rojo. Tambin
aparecer en rojo aunque tenga toda su documentacin, si la Subcontratista propietaria de la
misma no tiene aportado todos los documentos a nivel de empresa.
Para acceder al detalle de cada uno de estos documentos, se debe pulsar el icono
y desde el mismo, tambin se podr acceder al detalle y al documento en s, como se ha
explicado para otras opciones.
- Por un lado nos muestra una hoja Excel, con una relacin de empleados y
documentos, indicndonos en qu estado estn cada uno, y hasta qu fecha
tienen validez. Una vez los datos en la hoja Excel, podr el usuario utilizar toda la
funcionalidad de esta herramienta para procesar esta informacin o pasrsela a
terceras personas que no tengan acceso a la aplicacin (ej. Empresas clientes,
responsables del acceso a una obra, etc.)
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- Pero adems de la hoja Excel, la aplicacin permite que exporte junto a ella todos
los documentos anexos relacionados. Toda esta informacin se comprime y se
crea en una carpeta. Los documentos incluidos en la carpeta quedarn
vinculados a la hoja Excel, de forma que cuando se pulse en una celda de la hoja,
que hace referencia a un documento, automticamente se abrir el documento
relacionado. Por tanto esto se convierte en una potente herramienta para que las
empresas puedan enviar a sus clientes u otros interesados, de forma fcil, tanto la
informacin del estado de sus empleados, de las fechas de caducidad de los
distintos documentos, as como los documentos en s.
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- Igualmente se puede incluir informacin sobre todos los documentos o slo sobre
aquellos que estn definidos como que afectan al acceso.
- El resultado se puede obtener en formato Tabla, con los empleados en fila y una
columna por Tipo de Documento o en formato Lista, donde aparecer un registro
para cada Empleado/Tipo de Documento (esta ltima opcin est indicada para
cuando se desea imprimir el documento en papel, ya que en formato tabla
normalmente no cabe en el ancho de la hoja.
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1.7 Configuracin
1.7.1 Usuarios
Igualmente desde aqu, se podr cambiar la contrasea. Para ello debemos acceder a
esa opcin pulsando en la pestaa Cambio de Contrasea, que existe en la parte superior.
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Como ltima anotacin, este anexo de cmo obtener los TC2 para su utilizacin en
MetaContratas.
Por esta razn, se detalla a continuacin la forma de obtener dichos ficheros a partir
de la WinSuite.
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Cuando aparezca el TC2 generado, se debe pulsar sobre el icono con un sobre y una
flecha, como indicamos dentro del crculo rojo.
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Una vez en esta pgina seleccione la opcin Acceso Sistema RED on-line (dentro del crculo
rojo), que le llevar a la pgina mostrada a continuacin.
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- OnLine.- Se genera el fichero en ese momento desde la web. Slo vlido para
empresas hasta un nmero determinado de empleados (variable)
Los ficheros obtenidos en formato PDF y sin ninguna manipulacin posterior (imprimirlos,
escanearlos, pasarlos a otro formato) son los que se deben introducir en MetaContratas.