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MANUAL DE USUARIO METACONTRATAS v3 (16-07-2012) - SUBCONTRATISTA

1 MANUAL DE USUARIO 2

1.1 INTRODUCCIN 2
1.1.1 LOS DISTINTOS ROLES DE LA APLICACIN 2
1.1.2 LOS COLORES UTILIZADO EN LOS ELEMENTOS DE LA APLICACIN 4
1.2 CONEXIN A LA APLICACIN 5
1.3 DESCRIPCIN GENERAL DE LA NAVEGACIN 5
1.4 EMPRESAS SUBCONTRATISTAS 7
1.4.1 SUBCONTRATISTAS 7
1.4.2 EMPLEADOS POR SUBCONTRATISTA 8
1.4.2.1 Situaciones Especiales 10
1.4.2.2 Situacin de Documentos Requeridos 10
1.4.3 MQUINAS POR SUBCONTRATISTA 12
1.5 DOCUMENTOS 13
1.5.1 GESTIN DE DOCUMENTOS 13
1.5.1.1 Consulta de Documentos 13
1.5.1.2 Dar de alta un nuevo documento 14
1.5.2 ACCESO A LOS DETALLES DE LOS DOCUMENTOS Y VALIDACIN DE LOS MISMOS 15
1.5.2.1 Detalle del Documento 16
1.5.2.2 Pre visualizacin del Documento 16
1.6 CONSULTAS 19
1.6.1 EMPLEADOS 19
1.6.2 MQUINAS 20
1.6.3 INFORMES GENERALES Y EXPORTACIN DE DOCUMENTOS PARA CLIENTES 21
1.7 CONFIGURACIN 24
1.7.1 USUARIOS 24

2 ANEXO OBTENCIN FICHEROS SEGURIDAD SOCIAL EN PDF 25

2.1 OBTENCIN TC2 DESDE WINSUITE 25


2.2 OBTENCIN INFORME EMPLEADOS ALTA (ITA) DESDE SISTEMA RED 29

Ref.: Manual de Usuario - MetaContratas v3 (16-07-2012) - Subcontratista.doc Pgina 1 / 31


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1 Manual de Usuario

1.1 Introduccin

1.1.1 Los distintos roles de la aplicacin

MetaContratas es una aplicacin para gestionar y permitir de una forma fcil y va web,
el intercambio de documentacin que es necesaria en los casos de subcontratacin entre
empresas Contratistas y Subcontratistas.

La informacin que se gestiona es la relacionada con empresas, empleados y


mquinas subcontratadas

En esta aplicacin existen tres roles o tipos de usuarios bien diferenciados:

Dos de ellos son actores e intervinientes en las relaciones de subcontratacin, segn


sean demandantes o emisores de documentacin.

En la aplicacin se les denomina Contratista y Subcontratista, porque en la mayora de


los casos coincide con estas figuras del mundo real, pero no siempre tiene porque ser as.
Estos son:

- El Contratista de la aplicacin coincide con la entidad que solicita la


documentacin (podra ser un Contratista, en cuyo caso coincide el nombre que
se le da en la aplicacin pero podra ser tambin una institucin pblica que
aunque es la que solicita la documentacin no tendra el tratamiento de Contratista
en el mundo real). Es tambin la empresa para la que se definen los Centros de
Trabajo u Obras.

- El Subcontratista es la empresa que aporta la documentacin e informacin de


su empresa, empleados y mquinas.

Por tanto y resumiendo, si queremos crear una empresa o entidad que solicita
documentacin, la tendremos que crear como Contratista. Si queremos controlar la
documentacin de los empleados y/o mquinas de una empresa, la tendremos que crear como
Subcontratista.

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Se da la paradoja cuando una empresa Contratista quiere controlar la documentacin


de sus propios empleados, que debe ser creada como Contratista (para establecer los
requisitos documentales que exige) y como Subcontratista tambin, para poder crear sus
propios empleados y mquinas para los que aportar documentacin.

Por otro lado, en MetaContratas pueden coexistir muchos Subcontratistas pero


muchos Contratistas tambin y lo que se hace es establecer relaciones entre ellas. En cada
relacin que se establece entre un solo Contratista y un slo Subcontratista, se especifica que
solicita ese Contratista en concreto para esa Subcontratista en concreto, que puede ser lo
mismo que a otra empresa o no.

Finalmente, el tercer rol o tipo de usuario al que nos referamos est relacionado con
quin realiza las tareas de administracin de la aplicacin y no con quien interviene en las
relaciones de subcontratacin, aunque pueda coincidir con uno de los dos actores Contratista-
Subcontratista.

- El Gestor. Como hemos dicho es quien administra la aplicacin y bien puede ser
una (o unas) persona de una empresa que es Contratista (una empresa principal
que administra sus Subcontratistas), una Subcontratista (una empresa
Subcontratista que adquiere la aplicacin para administrar la informacin que le
piden las distintas Contratistas de sus empleados), o una tercera empresa que
gestiona la documentacin a otras (Coordinadores de Seguridad o SPA, le
gestionan esta documentacin a otras empresas).

En el primer escenario el rol de Gestor lo asume la empresa Contratista, en el


segundo la Subcontratista y en el caso de las relaciones mltiples, el rol lo puede asumir la
empresa que contrata la aplicacin y que puede coincidir con uno de los actores
(Contratista/Subcontratista) o bien puede ser una empresa externa dedicada a la gestin de la
peticin y control de toda esta documentacin.

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En relacin con los roles antes especificados, en esta aplicacin se convierte en un


elemento principal de navegacin las listas desplegables existentes en la zona inferior
izquierda de la pantalla (justo debajo del men) y que se explica ms adelante.

1.1.2 Los colores utilizado en los elementos de la aplicacin

La aplicacin utiliza colores para mostrar el estado de los empleados, mquinas y


documentos. Los colores utilizados son:

- Verde.- Puede ser un empleado/mquina o un documento:

o Empleado/mquina. Todos los documentos requeridos para el


empleado y los documentos requeridos a su empresa (Subcontratista)
estn OK (para todos los Contratistas solicitantes).

o Documento. El documento est validado y en vigor para todos los


Contratistas que lo solicitan.

- Naranja.- Puede ser un empleado/mquina o un documento:

o Empleado/mquina. Uno o ms de los documentos requeridos estn


Pendientes de Validar y el resto, si los hubiera, estn Ok. En este estado el
empleado o la mquina, no tienen ningn documento Expirado o en Error.

o Documento.- El documento est pendiente de validar.

- Rojo.- Puede ser un empleado/mquina o un documento:

o Empleado/mquina. Uno o ms de los documentos requeridos estn en


Error, Expirado o simplemente no existe. Tambin estara en este color si
el empleado o la mquina tiene toda la documentacin Ok, pero no as la
empresa Subcontratista a la que pertenecen..

- Documento.- El documento est expirado o se ha validado en Error. Cuando se


valida un documento y ste se ha acreditado de forma errnea, ste se valida en
Error. En las observaciones se pone un texto, que automticamente se enva a la
Subcontratista por correo electrnico, informndole de tal circunstancia.

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Resumiendo, los documentos pueden aparecer en tres colores distintos segn la


situacin en la que se encuentren. En rojo aparecern los documentos que se
encuentran expirados, en amarillo/naranja los que estn pendientes de validar y en
verde los que han sido validados por el gestor.

1.2 Conexin a la aplicacin

Para acceder a la aplicacin se debe conectar a la direccin web


www.metacontratas.es . En funcin del usuario con que se conecte, tendr unos privilegios u
otros.

Cada usuario tiene definido un idioma por defecto. Esto quiere decir que siempre
que se conecte, la aplicacin se mostrar en ese idioma. No obstante si un usuario deseara
entrar en un idioma distinto del suyo, puede hacerlo pulsando sobre la bandera
correspondiente al idioma deseado.

1.3 Descripcin general de la navegacin

Una vez que se ha entrado a la aplicacin, existen las siguientes zonas principales
para la navegacin:

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- Men desplegable a la izquierda.- En funcin de la opcin seleccionada se ir


desplegando el nivel inferior (submen) y una vez seleccionado ste, se irn
mostrando las correspondientes pantallas.

- Listas desplegables de Contratistas y Subcontratistas en la zona inferior


izquierda. Desde estas listas se podr cambiar de Contratista y Subcontratista sin
necesidad de acceder a la correspondiente opcin de men y luego seleccionando
la correspondiente Contratista o Subcontratista. Estas listas se han puesto aqu
con el objetivo de facilitar el acceso al usuario y que pueda cambiar de empresa
ms fcilmente. Estas listas quedarn activadas o desactivadas (o incluso
ocultas), en funcin de si en la pantalla que se muestra tiene sentido o no, el
cambiar de empresa.

El comportamiento de estas listas es el siguiente: si hay un Contratista


seleccionado, en la lista de las subcontratas, al desplegarse slo se mostrarn
aquellas Subcontratistas que previamente hayan sido relacionadas con este
Contratista. Por el contrario, si existe una empresa Subcontratista seleccionada,
en la lista de Contratistas slo se mostrarn aquellas donde la Subcontratista preste
sus servicios. Si no hay ninguna empresa seleccionada en una lista, en la otra se
mostrarn todos los elementos definidos en la aplicacin.

- Zona superior derecha.- En esta zona de la pantalla, adems de informarse del


usuario que est conectado en ese momento, existe la posibilidad de cambiar el
idioma de la aplicacin, pulsando en la bandera correspondiente, o salir de la
aplicacin, pulsando sobre el texto Desconectar.

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1.4 Empresas Subcontratistas

Aqu veremos los datos referidos a nuestra empresa Subcontratista.

1.4.1 Subcontratistas

En esta opcin del men, podemos ver la lista de empresas subcontratistas, as como
acceder al Detalle, acceder a los empleados de la misma, acceder a sus mquinas, consultar la
situacin de documentos de empresa requeridos as como acceder a los distintos Centros u
Obras con los que est asociado y ver la situacin de la documentacin concreta para cada
Centro.

Desde esta pantalla ya se puede conocer si una empresa tiene toda su documentacin
Ok (estar en verde) o le falta uno o ms de los documentos requeridos, en cuyo caso estar
en rojo.

En las columnas de la derecha se informa de los documentos Requeridos, Ok,


Pendientes de Validacin y de aquellos que estn expirados o no se han subido nunca.

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1.4.2 Empleados por Subcontratista

Pulsando el icono , nos aparecern todos los empleados con el nmero de


documentos que se le requieren, especificando cuantos tienen en cada uno de los posibles
estados de un documento.

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Desde esta pantalla se puede acceder al Detalle del Empleado, a la Situacin de


Documentos Requeridos por empleado, a la consulta de la situacin del empleado por Centro
de Trabajo o a la pantalla de consulta/seleccin de Situaciones Especiales.

Desde la pantalla de detalle de empleado es donde se crean o modifican.


Bsicamente se introduce NIF, Nombre, Primer Apellido y Segundo Apellido. Este ltimo es
opcional.

La fecha de inicio y fin son las fechas previstas de que el empleado est en activo. Si
la fecha actual no est dentro de este perodo el empleado estar en estado Baja y aparecer
en rojo aunque tenga toda su documentacin Ok.

Los empleados que estn en estado baja no se incluirn en la reclamacin automtica


de documentacin que se realiza por correos, que es uno de los motivos principales para lo
que se usan estas fechas.

Para localizar un empleado, puede introducir parte del NIF, nombre, primer apellido o
segundo apellido, en el campo indicado con el crculo rojo, y pulsar en el icono que existe
justo a la derecha.

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1.4.2.1 Situaciones Especiales

Las Situaciones Especiales se utilizarn en MetaContratas cuando a un empleado en


concreto, se le quiera solicitar ms o menos documentacin que al resto de compaeros de
su misma empresa.

Pulsando el icono podemos acceder a las distintas Situaciones Especiales


definidas. Si seleccionamos alguna de las situaciones especiales, automticamente se le
exigir tambin el/los documentos asociados con esa Situacin Especial.

Despus de seleccionar un empleado, pulsando la pestaa de Situaciones Especiales


podemos consulta si el empleado se encuentra sujeto a alguna situacin especial en cuanto a
trminos laborales se refiere, como, por ejemplo, que se trate de un empleado extranjero por lo
que se le tendra que exigir adems de toda la documentacin, el permiso de trabajo; o que en
funcin del puesto de trabajo, pudiera necesitarse algn documento adicional (Ej. Carnet de
Gruista).

Las Situaciones Especiales se pueden utilizar tanto para solicitar documentos


adicionales, como para eximir de ellos. Ej. para el caso de autnomos, se puede estar en una
Situacin Especial que exima del TC2. Si un empleado que pertenece a una empresa
Subcontratista, es autnomo (no viene en el TC2) y a esa empresa se le est solicitando el
TC2, ste se requerir para todos los empleados de la empresa, incluido el autnomo. Si a
ste autnomo se le asocia con esa Situacin Especial, la aplicacin ya no le requerir dicho
documento.

1.4.2.2 Situacin de Documentos Requeridos

Pulsando la pestaa de Situacin de Docs. Requeridos podemos acceder a la


situacin de todos los documentos que se le exigen a cada empleado, incluyendo los
requeridos por Situaciones Especiales en el caso de que existan.

Se puede acceder al detalle del documento y podemos saber a qu empleado/s o


mquina hace referencia, as como datos como fechas, das para su expiracin o quin ha
validado el documento.

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Tambin existe la posibilidad de subir un nuevo documento desde esta misma pantalla
pulsando el icono . Al subir el documento desde aqu tiene la ventaja de que hay que
introducir menos informacin, ya que ya se conoce el empleado (por ende la empresa) y el Tipo
de Documento. Tan slo habra que informar sobre la fecha y adjuntar el documento en s.

Por otro lado, aclarar que el mismo documento puede estar solicitado por distintos
Contratistas. El documento en s (Tipo de Documento, fichero adjunto, fecha de insercin) es
el mismo y es intrnseco al documento. Sin embargo no ocurre lo mismo con otros atributos
como la Fecha de Caducidad o si Afecta al Acceso o no, ya que esto se puede configurar de
forma distinta para cada Contratista.

En estos casos, existir la posibilidad de desglosar la informacin, y se vern estos


atributos de forma separada para cada Contratista.

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1.4.3 Mquinas por Subcontratista

Adems de los empleados tambin se gestiona con MetaContratas y de igual forma, la


documentacin de las Mquinas de los Subcontratistas que prestan sus servicios en Centros
de Trabajo u Obras de los Contratistas.

Cuando creemos la Mquina que ser de uno de los Tipos definidos por el Gestor. Al
asociarle ese Tipo, la aplicacin requerir para esa mquina en concreto, la documentacin
definida para su Tipo de Mquina.

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1.5 Documentos

1.5.1 Gestin de Documentos

Desde esta opcin se accede a toda la gestin relacionada con los Documentos de la
aplicacin. Tanto a la hora de consultar y buscar documentos, como a la hora de aadir
Documentos nuevos.

1.5.1.1 Consulta de Documentos

El acceso nos permite consultar la situacin de los diferentes documentos tanto a


nivel de Subcontratas y Empleados como de Mquinas, pudiendo utilizar para ello mltiples
criterios de bsqueda.

La mayora de los campos para criterios de bsqueda son explcitos por s mismos.
Informar quizs que en el campo Cadena a buscar, se puede introducir parte del nombre o nif
de un empleado, del nombre o cif de una subcontrata o del nombre o identificador de una
mquina

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Una vez introducidos los criterios deseados, debemos pulsar el icono , lo que nos
mostrar la pantalla de Resultado con todos los documentos que cumplen esos criterios.

Como vemos en la imagen, la bsqueda nos proporciona informacin adicional como


la fecha del documento, la subcontratista a la que pertenece, el estado del documento y si es
aplicable a Subcontrata, Empleado o Mquina. Si se desea acceder a un detalle del
documento, se puede hacer pulsando en el icono de Detalle existente junto a l.

1.5.1.2 Dar de alta un nuevo documento

Para dar de alta un documento en MetaContratas, existen dos caminos bsicos


(adems de MetaBuzon, que es una herramienta complementaria):

1. Pulsando el icono junto a la empresa, empleado o mquina que lo demanda

2. Utilizando esta opcin genrica a la que se accede desde Documentos/Nuevo


Documento

Se deber seleccionar el Tipo de Documento. Esta lista mostrar unos elementos u


otros en funcin de lo seleccionado en las listas anteriores.

En funcin del Tipo de Documento seleccionado, se tendrn disponibles una u otras


opciones, dependiendo de si el Tipo de Documento, contiene informacin de empleados (o de
mquinas) o no y por otro lado si es un Tipo de Documento de procesamiento informatizado o
no.

Si el documento es de procesamiento informatizado, slo hay que seleccionar el


fichero en formato PDF, y pulsar el icono (aplicar cambios). La aplicacin extraer toda la
informacin del documento (fechas, empleados en su caso, etc.) y en algunos casos (TC2)
ocultar tambin la informacin excesiva.

Si no es de procesamiento informatizado y no contiene informacin de empleados, la


nica informacin que queda por introducir es la Fecha del Documento. Si no se introduce
ninguna, tomar la del da.

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Si el documento contiene informacin de empleados, se debern seleccionar los


empleados que van incluidos en el documento. Para ello, se mostrar en la parte inferior de la
pantalla una lista de empleados.

Si en lugar de ser un documento de empleados, fuese un documento para una


mquina, igualmente se mostrara en la parte inferior de la pantalla una lista de mquinas para
que se seleccionasen las relacionadas con el documento que se est introduciendo.

En estas pantallas de seleccin, existe en la parte superior de esta lista un campo de


bsqueda, donde se podr si se quiere, ir introduciendo una cadena (parte de nombre,
apellidos o DNI, segn sean empleados o mquinas), para facilitar la localizacin.

La aplicacin va guardando en memoria todos los empleados seleccionados, aunque


no se estn mostrando en ese momento (por ej. cuando se hacen bsquedas sucesivas de
empleados o paginaciones. El nmero de empleados seleccionados que no se estn
mostrando, se indican con el texto Registros seleccionados no mostrados.

Por otro lado, hay que decir que cuando se da de alta un nuevo documento, que no es
de procesamiento informatizado, no hay porqu adjuntar obligatoriamente un fichero (PDF,
Word, imagen escaneada). En realidad lo que se introduce es esta informacin y
opcionalmente se puede adjuntar un fichero.

En caso que no se adjunte un fichero escaneado, la subcontratista deber hacer llegar


al Contratista o Gestor el documento por otro medio (correo electrnico, fax, correo ordinario,
etc.) con el objetivo de que ste pueda validar que el documento es correcto y coincide con la
informacin introducida en la aplicacin.

1.5.2 Acceso a los detalles de los documentos y validacin de los mismos

MetaContratas dispone de dos formas distintas para acceder al detalle de los


documentos y al adjunto en su caso (no siempre es obligatorio crear un documento con
adjunto). Estas opciones se pueden utilizar para simplemente ver el documento o tambin para
su validacin y son:

- Detalle del Documento.

- Pre visualizacin del Documento

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1.5.2.1 Detalle del Documento

Vamos a llamar as a esta pantalla que se accede a travs del icono . En esta
pantalla se muestra informacin sobre el detalle del documento (fecha, fecha de expiracin,
fecha de insercin, quin lo insert, quien lo valid, si es de empresa, empleado o mquina, a
que empresa o empleados corresponde, etc.).

1.5.2.2 Pre visualizacin del Documento

Esta opcin se incorpor con posterioridad con el objetivo principal de agilizar la


visualizacin de documentos y en su caso, la validacin del mismo.

1.5.2.2.1 Cmo se accede y como se sale de esta pantalla?

Ahora en las pantallas donde se muestran listas de documentos, junto a la lista se ha


incorporado un nuevo icono para poder pre visualizar el documento (sealado en rojo).

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Haciendo click sobre el icono se accede directamente al pre visualizacin del


documento, tanto del fichero adjunto (slo la primera pgina), como de los datos significativos
(subcontratista, NIF y nombre, fecha del documento).

Con el objetivo de agilizar la interoperacin con la aplicacin, se recomienda utilizar


la tecla Esc para salir de esta pantalla (lo que evita tener que pulsar en el botn cerrar).

1.5.2.2.2 Todos los documentos se pueden pre visualizar?

Se pueden pre visualizar la mayora de ellos, pero existen casos que por las
caractersticas del documento (formato, tamao, resolucin), no se podrn pre visualizar. En
este caso, aparecer un mensaje informativo y desde la misma pantalla de pre visualizacin se
puede descargar el documento completo, tal como se hace hasta ahora.

1.5.2.2.3 Qu se muestra en esta nueva pantalla?

Se muestran dos cosas:

1 Por un lado una imagen de la primera pgina del documento. La mayora de los
documentos suelen tener una sola pgina. Si el documento tiene ms de una
pgina y se quiere mostrar entero, habr que descargrselo.

2 Por otro lado, se muestran los datos de la base de datos que se han vinculado con
el documento:

o Nmero de Documento
o Subcontrata a la que pertenece

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o Tipo de Documento
o Fecha del Documento
o Estado
o Lista de empleados. En caso de que sea un documento de Empleado ,
aqu se muestran hasta 5 empleados. Si el documento contiene ms
empleados, habra que entrar en el detalle para verlos todos.
o Enviar aviso. En caso de Rechazo, para enviar un correo al usuario que
subi el documento, indicndole estos motivos de rechazo.
o Observaciones. Para incluir un texto (vale tanto para cuando se valide
Ok o se rechace).

1.5.2.2.4 Una vez en la pantalla de pre visualizacin, Cmo funciona?

Para salir de la pantalla se puede pulsar la tecla Esc o la x para cerrar la ventana.

En el campo observaciones se puede introducir texto que en el caso de rechazo, y


siempre que est activada la casilla Enviar Aviso, enviar un correo al usuario que subi este
documento, indicndole estas circunstancias. El correo contendr el texto escrito en
Observaciones.

En caso de que no se pre visualice el documento o no se vea con suficiente nitidez, se


puede descargar el documento desde el enlace Descargar el Documento

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1.6 Consultas

A esta opcin accedemos pulsando dentro del men principal, la opcin de Consultas.

Podremos realizar consultas sobre Empleados, Mquinas, as como obtener Informes


Generales sobre la situacin en la que se encuentran los empleados y documentos requeridos.

1.6.1 Empleados

En esta pestaa accedemos a la pantalla donde podremos introducir los distintos


criterios de bsqueda para consultar el estado de los empleados. Se pueden introducir
distintos criterios como por ejemplo, fechas del perodo de prestacin del servicio, la
subcontratista a la que pertenecen, el centro donde trabajan, etc.

Incluso seleccionando una situacin especial, nos proporciona la lista de empleados,


de todas las subcontratistas, que pueden estar sujetos a esa situacin en concreto. Tambin se
puede consultar por el estado de los empleados.

Una vez introducidos los criterios y despus de pulsar el botn , obtendremos la


lista de empleados que cumplen esos criterios, indicando en qu situacin estn con respecto
a la documentacin que se les requiere.

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En esta lista se muestra para cada empleado, el nmero de documentos que se le


requieren y el nmero de ellos que tienen Ok, Pendiente de Validar o Expirado (o que no lo ha
aportado an).

Con que falte un solo documento obligatorio, el empleado aparecer en rojo. Tambin
aparecer en rojo aunque tenga toda su documentacin, si la Subcontratista a la que pertenece
no tiene aportado todos los documentos a nivel de empresa.

Para acceder al detalle de cada uno de estos documentos, se debe pulsar el icono

Desde aqu, tambin se podr acceder al detalle y al documento en s, como se ha


explicado para otras opciones.

1.6.2 Mquinas

Para realizar una consulta de mquinas, como en el caso anterior, existen diversos
criterios de bsqueda. En funcin del elegido obtendremos un resultado u otro.

Proporciona informacin sobre los documentos que se requieren por cada mquina,
con informacin adicional como el estado de dichos documentos, fecha de caducidad, si afecta
o no al acceso, etc.

Como en la consulta de empleados, si queremos saber informacin ms detallada del


documento, pulsamos el icono de Detalle de Documento.

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Con que falte un solo documento obligatorio, la mquina aparecer en rojo. Tambin
aparecer en rojo aunque tenga toda su documentacin, si la Subcontratista propietaria de la
misma no tiene aportado todos los documentos a nivel de empresa.

Para acceder al detalle de cada uno de estos documentos, se debe pulsar el icono
y desde el mismo, tambin se podr acceder al detalle y al documento en s, como se ha
explicado para otras opciones.

1.6.3 Informes Generales y exportacin de documentos para Clientes

Esta opcin ofrece dos funcionalidades importantes:

- Por un lado nos muestra una hoja Excel, con una relacin de empleados y
documentos, indicndonos en qu estado estn cada uno, y hasta qu fecha
tienen validez. Una vez los datos en la hoja Excel, podr el usuario utilizar toda la
funcionalidad de esta herramienta para procesar esta informacin o pasrsela a
terceras personas que no tengan acceso a la aplicacin (ej. Empresas clientes,
responsables del acceso a una obra, etc.)

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- Pero adems de la hoja Excel, la aplicacin permite que exporte junto a ella todos
los documentos anexos relacionados. Toda esta informacin se comprime y se
crea en una carpeta. Los documentos incluidos en la carpeta quedarn
vinculados a la hoja Excel, de forma que cuando se pulse en una celda de la hoja,
que hace referencia a un documento, automticamente se abrir el documento
relacionado. Por tanto esto se convierte en una potente herramienta para que las
empresas puedan enviar a sus clientes u otros interesados, de forma fcil, tanto la
informacin del estado de sus empleados, de las fechas de caducidad de los
distintos documentos, as como los documentos en s.

Entre las distintas opciones disponibles podremos elegir:

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- Documentos aplicables a Empresa, Empleados o Mquinas. Debido a que la hoja


tiene generada tiene distinta estructura no se pueden generar todos a la vez.

- El Contratista es obligatorio seleccionarlo, ya que entre otras cosas, un mismo


documento puede tener dos fechas de caducidad distintas en funcin del
Contratista (ya que cada uno le puede dar distinto plazo de validez.

- Una vez seleccionado el Contratista, la seleccin del Centro u Obra es opcional y


se podr generar una sola hoja con informacin para ms de un Centro. Tngase
en cuenta en este caso que si un empleado va a dos obras, la informacin sobre
su documentacin aparecer dos veces.

- Se puede seleccionar un rango de empresas subcontratistas o una sola (o todas si


se quiere.)

- Igualmente se puede incluir informacin sobre todos los documentos o slo sobre
aquellos que estn definidos como que afectan al acceso.

- Si se opta por obtener un informe en funcin de las fechas de caducidad, se


dispone de una opcin muy buena para poder ver documentos caducados en un
perodo de tiempo pasado como en uno futuro (Ej. Documentos que van a caducar
la prxima semana). Aqu se puede optar tambin por incluir los documentos que
nunca se han subido (y por tanto estn caducados) o slo los que se han subido y
van a caducar en el perodo indicado.

- El resultado se puede obtener en formato Tabla, con los empleados en fila y una
columna por Tipo de Documento o en formato Lista, donde aparecer un registro
para cada Empleado/Tipo de Documento (esta ltima opcin est indicada para
cuando se desea imprimir el documento en papel, ya que en formato tabla
normalmente no cabe en el ancho de la hoja.

- Como se ha explicado al principio de este captulo se puede optar tambin por


incluir los documentos adjuntos, en cuyo caso se crear una carpeta que
podremos enviar a otras empresas.

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1.7 Configuracin

1.7.1 Usuarios

En esta opcin accederemos a nuestro usuario y donde podremos consultar datos de


detalle as como tambin modificar algunos (Nombre y Apellidos, correo, idioma, as como si
queremos introducir algn dato adicional.

Igualmente desde aqu, se podr cambiar la contrasea. Para ello debemos acceder a
esa opcin pulsando en la pestaa Cambio de Contrasea, que existe en la parte superior.

Ref.: Manual de Usuario - MetaContratas v3 (16-07-2012) - Subcontratista.doc Pgina 24 / 31


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2 Anexo obtencin ficheros Seguridad Social en PDF

2.1 Obtencin TC2 desde WinSuite

Como ltima anotacin, este anexo de cmo obtener los TC2 para su utilizacin en
MetaContratas.

Una de las grandes ventajas que ofrece MetaContratas, es su capacidad de procesar


y extraer informacin automticamente de los ficheros TC2.

Pero para ello, al ser un procesamiento informatizado, el documento a introducir debe


ser el original obtenido de la Seguridad Social, a travs de la WinSuite y en formato PDF.
Cualquier otro formato no sera vlido.

Adems, nos debemos asegurar que para la obtencin de dicho documento, se


utilizan las opciones ofrecidas por la WinSuite y no otra herramienta alternativa (por ej. podra
no ser un documento vlido si se imprime a travs de una impresora virtual que genera
ficheros PDF).

Por esta razn, se detalla a continuacin la forma de obtener dichos ficheros a partir
de la WinSuite.

Inicialmente, se debe seleccionar la opcin de Impresin en la WinSuite y luego


navegar por las siguientes ventanas.

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Una vez en esta ventana, se debe pulsar el botn Ver/Imprimir.

Cuando aparezca el TC2 generado, se debe pulsar sobre el icono con un sobre y una
flecha, como indicamos dentro del crculo rojo.

Ref.: Manual de Usuario - MetaContratas v3 (16-07-2012) - Subcontratista.doc Pgina 27 / 31


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En la ventana que aparece se puede seleccionar:

Formato: Acrobat Format (PDF) y luego en destino seleccionar Archivo de Disco y


con esto se puede guardar en una carpeta, para luego introducirlo en MetaContratas.

O se puede seleccionar MAPI y aparece una ventana desde donde se puede


mandar directamente por correo, para el caso de que se quiera enviar a otra persona que
ser la encargada de introducirlo en MetaContratas. A continuacin se muestra la ventana
que aparece para envo por correo.

Ref.: Manual de Usuario - MetaContratas v3 (16-07-2012) - Subcontratista.doc Pgina 28 / 31


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2.2 Obtencin Informe Empleados Alta (ITA) desde Sistema Red

Para la obtencin de este Tipo de Documento desde la pgina web de la Seguridad


Social, conctese a esta direccin web : http://www.seg-social.es

Una vez en esta pgina seleccione la opcin Acceso Sistema RED on-line (dentro del crculo
rojo), que le llevar a la pgina mostrada a continuacin.

Ref.: Manual de Usuario - MetaContratas v3 (16-07-2012) - Subcontratista.doc Pgina 29 / 31


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En la imagen anterior debe seleccionar Inscripcin y Afiliacin Online Real y en la pgina


siguiente la opcin tambin sealada en rojo Informe de Afiliados en Alta en un C.C.C

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Finalmente en la pantalla que se muestra a continuacin debe introducir el cdigo de la Cuenta


de Cotizacin y en Tipo de Impresin debe elegir entre:

- OnLine.- Se genera el fichero en ese momento desde la web. Slo vlido para
empresas hasta un nmero determinado de empleados (variable)

- Diferido. Se enviar el fichero a travs del programa WinSuite de la Seguridad


Social. En el caso de que el informe exceda un nmero determinado de
empleados, automticamente slo quedar disponible esta opcin.

Una vez seleccionada esta opcin se debe pulsar el botn Continuar.

Los ficheros obtenidos en formato PDF y sin ninguna manipulacin posterior (imprimirlos,
escanearlos, pasarlos a otro formato) son los que se deben introducir en MetaContratas.

Ref.: Manual de Usuario - MetaContratas v3 (16-07-2012) - Subcontratista.doc Pgina 31 / 31

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