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ESTRUCTURA DE LA METODOLOGIA Investigación que elabora una empresa cuando ha detectado un problema, con el objetivo de encontrar soluciones y brindar recomendaciones. El desarrollo de un estudio organizacional solo puede realizarse a través del diseño estándar de una metodología. QUE SON LOS ESTUDIOS ORGANIZACIONALES? METODOLOGIA PARA EL DESARROLLO DE ESTUDIOS ORGANIZACIONALES. I.VISION DEL ESTUDIO Primera Etapa mediante la cual se logra identificar atributos, naturaleza y propósito del estudio. Se subdividen en los siguientes pasos: •EVOLUCION DE UNA IDEA • DEPURACION DE LA IDEA •CONSOLIDACION DE UNA IDEA CONSOLIDACION DE LA IDEA: • ESTRUCTURACION: Síntesis de hechos – Interacción de Ideas. • REGISTRO: Borrador con idea central y complementarias. • EXPOSICION: Planteamiento del diseño conceptual estructurado -“Vender idea” a personas que las pueda interesar su puesta en marcha. Consiste en precisar su naturaleza, alcance y requerimientos técnicos, es decir, establecer los “términos de referencia” para orientar su ejecución. DETERMINACION DEL FACTOR DE ESTUDIO Identificación de los elementos que deben estudiarse para que la organización pueda cumplir con su cometido. DEFINICION DEL OBJETIVO DE ESTUDIO Debe ser específico en cuanto a condiciones esperadas por la organización. INVESTIGACION PRELIMINAR • Revisión de la literatura técnica y legal • Posible formulación del factor de estudio desde un enfoque más objetivo • Perfila algunas dificultades que podrían surgir a lo largo de la investigación • Se deben proporcionar datos de gran exactitud AUTORIZACION PARA REALIZAR EL ESTUDIO Aprobación del Titular de la Organización INTEGRACION DEL EQUIPO DE ESTUDIO Designar un Coordinador Formulación del equipo técnico: Conocimiento, relaciones Humanas Capacitación del Equipo Esta fase se debe dirigir hacia acontecimientos que den pauta a conocer y analizar la realidad de la empresa. De lo contrario surgirán interpretaciones erróneas. TECNICAS DE RECOPILACION DE DATOS: Debe estar en función de las características del estudio y puede utilizarse uno o la combinación de las siguientes técnicas: • Investigación documental • Consultas a sistemas información • Entrevista • Cuestionario • Observación directa INTEGRACION DE LA INFORMACION Ordenar y sistematizar los datos de las áreas involucradas en el estudio. Resguardo : Incorporar información a equipos de computo para salvaguardar. Clasificación: • Antecedentes: Evolución o desarrollo de las estructuras organizacionales anteriores, así como los resultados y las condiciones en que se obtuvieron. • Situación actual:Considera aspectos como estructura orgánica, procedimientos y ambiente laboral. En esta etapa los datos se someten a un examen crítico, para precisar la causa del estudio y establecer las posibles soluciones o alternativas de acción. NATURALEZA Y PROPOSITO DEL ANALISIS Separar sus elementos para conocer su naturaleza, sin dejar de lado la interdependencia de los mismos conformando un todo que interactúa con su contexto. El propósito del análisis es establecer fundamentos para desarrollar opciones de solución al factor que se estudia. PROCEDIMIENTO DE ANALISIS Interpretación de hechos, diagnósticos de problemas. Actitud interrogativa – 6 Cuestionamientos fundamentales ¿Qué trabajo se hace? ¿Para qué se hace? ¿Quién lo hace? ¿Cómo se hace? ¿Con qué se hace? ¿Cuándo se hace? TECNICAS E INSTRUMENTACION DE ANALISIS Recursos técnicos para estudiar la información obtenida, ejemplos: • Árbol de decisiones • Estudio de factibilidad • Desarrollo Organizacional • Análisis de series de tiempos • Muestreo FORMULACION DEL DIAGNOSTICO Relación existente entre el origen del estudio y sus consecuencias, para determinar cursos de acción. Concretar las propuestas con un documento pro positivo. TIPOS DE RECOMENDACIONES • De mantenimiento • De eliminación • De adición • De combinación • De fusión • De modificación • De simplificación • De intercambio PRESENTACION DE RESULTADOS DEL ESTUDIO Una vez que el informe se ha estructurado, el responsable convocará al grupo de trabajo para revisar su contenido; una vez verificado se someterá a una discusión para su modificación o aprobación, ante las siguientes instancias: • Al titular de la Organización • Al órgano de gobierno • A los niveles directivos • A otros niveles jerárquicos • A grupos de filiación, corporativos o sectoriales. ELABORACION DEL INFORME Los resultados del estudio se plasman en un informe, el cual facilita la toma de decisiones de las autoridades y áreas que participaran en su puesta en practica. El informe mínimo debe contener las siguientes secciones: • Análisis de la estructura organizacional • Diagnostico de la situación actual • Propuesta para el mejoramiento de la organización • Estrategia de implantación • Seguimiento, control y evaluación • Apéndices o anexos INTEGRACION DE RECURSOS Reunir recursos humanos, materiales y tecnológicos, calculados para la puesta en práctica; capacitar al personal EJECUCION DEL PROGRAMA DE IMPLANTACION Implantar el estudio con el método seleccionado y realizando las actividades preestablecidas. ACCIONES DE APOYO PARA LA IMPLANTACION Cambios en la cultura administrativa, reuniones de sensibilización, campañas de difusión. METODOS DE IMPLANTACION • Instantáneo • Del proyecto piloto • De implantación en paralelo • De implantación parcial • Combinación de Métodos Constituye el paso clave para incidir efectivamente en la organización, ya que es el momento de transformar los planteamientos y las medidas de mejoramiento administrativo en acciones específicas para cumplir el objetivo del estudio PROGRAMA DE IMPLANTACION Determinar las actividades que deben desarrollarse y la secuencia para su realización. LOS MECANISMOS DE INFORMACION: Se implementan para que existan flujos adecuados de los datos administrativos y así lleguen con claridad y agilidad a las áreas y niveles que los necesiten; se subdividen de la siguiente manera: • Seguimiento de las acciones • Repercusión de las reformas Las acciones de implantancion pueden seguir dos vertientes : • Llevarse a cabo sin contratiempos • Realizarse en forma desfasada Y las alternativas de repuestas pueden ser: • Acciones programadas: Porcentaje de realización • Acciones no programadas: Acciones correctivas MEDICION DE RESULTADOS Análisis cuantitativo y cualitativo del desarrollo global de estudio para precisar los avances logrados luego de su implantancion. Se puede comparar lo planeado con lo realizado. Con esta valoración se obtiene información sobre: • Logro efectivo de los fines propuestos • Repercusiones en la interacción con el medio ambiente. • Análisis de costo – beneficio. Es la traducción de las acciones en indicadores que permiten evaluar las medidas de mejoramiento introducidas. Se debe comprobar el efecto de las innovaciones, mediante el ordenado manejo de datos. PERCEPCION DE LA IDEA: • CONCEPCION: Creatividad – Idea – Punto de partida. • EXAMEN PRELIMINAR: Puntos claves – Localización de la idea principal. • FORMULACION DE PREGUNTAS: Cuestionamientos – Delimitar contexto básico. DEPURACION DE LA IDEA: • ORGANIZACION: Reunion ordenada de todas la ideas. • EXTRAPOLACION: Viabilidad para aplicar las ideas en el contexto. •RETROALIMENTACION: Intercambio de conceptos – Considerar otro enfoque. II. PLANEACION DEL ESTUDIO FUENTES DE ESTUDIO Fuentes Internas • Órganos de Gobierno • Nivel Directivo • Nivel Medio • Área afectada • Otras unidades administrativas • Unidades de Mejoramiento administrativo • Comisiones, comités o grupos de trabajo • Recursos de información Fuentes Externas • Normativas: Organismos Internacionales, Instituciones Oficiales • Competidores • Proveedores • Clientes o Usuarios • Organismos líderes en el campo de trabajo • Organismos de otros campos de trabajo III. RECOPILACION DE DATOS  Requisitos basicos que deben reunir los datos : • Específicos • Complejos • Correctos • Congruentes • Susceptibles de validarse  Actitud del grupo responsable de la recopilación: Sin prejuicios – evitar falsas expectativas. IV. ANALISIS DE DATOS V. PREPARACION DE RECOMENDACIONES VI. IMPLANTACION VII. EVALUACION