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PROCESO F9.P1.

MI 09/12/2016
MEJORA E INNOVACIN

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REUNIN O COMIT

ACTA DE REUNIN O COMIT N


Hora: 2:00 Pm- 5:00pm Fecha: 11 DE ABRIL DE 2017
Lugar: Fundacin Pactos
Centro Zonal Norte Centro Histrico-CESPA /equipo Apoyo al Supervisor de
Dependencia que Convoca:
contrato
Proceso: SRPA
Realizar el seguimiento a las obligaciones contractuales en los componentes
Objetivo: Administrativo, legal y en el Sistema Integrado de Gestin- Modalidad
Internado en Restablecimiento en Administracin de Justicia.

Agenda:

1. Saludo

2. Lectura del Objetivo de la Visita

3. Seguimiento a Obligaciones contractuales

4. Cierre de la Visita

Desarrollo:

Luego de la presentacin, saludo y lectura del objetivo de la visita Se procede a realizar el seguimiento a las obligaciones
contractuales, del contrato No. 855 2016 de la Fundacin Pactos

Modalidad: Internado / Contrato No. 855 de 2016

La visita es atendida por Jean Pierre Beleo (Coordinadora de Calidad)

En el contrato No. 855 de 2016 se establece inicialmente atencin para 45 cupos, a la fecha se estn atendiendo 43
cupos.

Se evidenci en las Obligaciones del Sistema Integrado de Gestin lo siguiente:

CALIDAD

La fundacin Pactos cuenta con un Procedimiento de Reclutamiento, seleccin contratacin e induccin de personal,
planillas de pago de seguridad Social y riesgos laborales y exmenes mdicos ocupacionales.

La entidad cuenta con una lista de chequeo en cada carpeta de las hojas de vida. Los exmenes mdicos son realizados
por Olimpus S.A.S.

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LOS DATOS PROPORCIONADOS SERN TRATADOS DE ACUERDO A LA POLTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES DEL ICBF Y A LA LEY 1581 DE 2012.
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La entidad cuenta con un Proceso de Induccin a travs de un Formato de Induccin Firmado, Cronograma de
Inducciones

La persona encargada del manejo de la informacin al ingreso de los usuarios a la modalidad es Ana Milena Salcedo
(Asistente Administrativo), historias de atencin en archivadores con acceso restringido, se cuenta con puntos
ecolgicos.

Entre las acciones de mejoras preventivas y correctivas evidenciamos que Plan de Capacitacin, ECOTIPS de ahorro
de agua, extintores, puntos ecolgicos, plan de emergencia, punto de evacuacin y ruta de evacuacin y reciclaje de
papel, auditoras internas.

La entidad cuenta con procedimiento para el trmite de peticiones, quejas, reclamos, felicitaciones y sugerencias. No se
evidenci las respuestas a los usuarios. El acta de apertura del buzn de sugerencias y la gestin realizada frente al
anlisis y respuesta a las solicitudes realizadas por los nios, nias y adolescentes no son remitidos al supervisor de
contrato a los 15 das calendario de su apertura.

Se resalta que las encuestas se encuentran tabuladas. Los resultados de la aplicacin de la encuesta y el plan de accin
no se envan al supervisor de contrato a los quince das calendario de la aplicacin de la misma y no se formula un plan
de accin para mejorar el nivel de satisfaccin

La entidad cuenta con un Plan de Saneamiento bsico, ltima Fumigacin en la Unidad de Servicio en fecha 21 de
diciembre de 2016.

La entidad tiene disposicin final y segura para todos los residuos. La entidad cuenta con una empresa para el manejo
de los tneres y residuos electrnicos, Transportamos. Se cuenta con puntos ecolgicos y servicios
de recoleccin de basuras AAA.

Se evidenci un Procedimiento para reporte de accidentes (Reporte en Lnea ARL-AXA Colpatria), Plan de Emergencia

La entidad manifiesta que realiz el envo de la informacin (Matriz de requisitos legales y acuerdo de confidencialidad)

Obligaciones del Componente Administrativo del contrato 855 de 2016, se evidenci en el seguimiento de las siguientes
obligaciones:

Respecto al talento humano en la visita anterior se evidenci que falta por contratar el portero, establecido por la
modalidad.

Como quiera que la persona encargada del talento humano, Margarita Hernndez (Coordinadora de Talento Humano),
no se encuentra en las instalaciones de la Entidad, por encontrarse reunida con la representante legal, segn lo
manifestado. Al no tener acceso a la informacin se les manifiesta que se realizar revisin del Talento Humano en la
Visita que corresponde al mes de Mayo y/o conforme a los tiempos de supervisin se estar visitando durante este mes.
Previa concertacin.

La entidad tiene establecido un Reglamento de Trabajo Interno y cdigo de tica el cual est firmado por el talento
humano.

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La entidad recibe las Visitas del Supervisor y del equipo de apoyo a la supervisin y dems. Tal como se refleja en las
actas de Visita.

A la fecha no se ha suspendido la Atencin a los usuarios ni se han ubicado en otra sede.

A la fecha solo interacta el equipo interdisciplinario con los usuarios. Por lo que no se ha requerido autorizacin de
autoridad administrativa.

Se evidenci un Aviso Publicitario en parte visible externo en la Unidad de servicio en la calle 18 No. 19B-18 Sabanalarga

La entidad entregar correctamente al ICBF la informacin relativa a los usuarios (as) tal como se evidencia en: Formato
y formalidades de ingreso y egreso al SIM, Evolucin Proceso Pedaggico, Plan de Atencin Individual, Inicial
(seguimiento), Egreso y Formato de Valorizacin Familia- Adolescente- Contexto

A la fecha el Supervisor no ha solicitado ni requerido al operador ninguna informacin.

El Operador est en disposicin de atender a los organismos de control en el momento que lo requieran. A la fecha no
se ha recibido visitas o requerimientos.

Se evidenci que la entidad tiene en sus instalaciones los Equipos de Cmputo con acceso a internet y lneas telefnicas
celulares

En cuanto al registro del SIM se evidenci lo siguiente: Actualmente se evidenci 43 usuarios, se solicit el boleto de
egreso de 12 usuarios ya se realiz las peticiones de egreso, y se solicit 9 ingresos7 usuarios, Se est a la espera de
los boletos de Ingreso por parte del Defensor de Familia.

Los requerimientos de recoleccin, captura, envo y reporte de los datos de usuarios en los sistemas e instrumentos de
informacin establecidos por el ICBF son atendidos a travs de correos electrnicos.

La entidad gestiono donaciones con las empresas Frigorifico de la costa alfresco y con la cooperativa industrial lechera
de Colombia-Ciledco, la consecucin de recursos ya sea econmicos o en especie.

La entidad designo a una persona Ana Salcedo (Asistente Administrativo), para el manejo y acceso a la informacin de
los usuarios por medio electrnico y carpetas fsicas bajo la custodia del rea del equipo interdisciplinario.

Se revis la Carpeta de las Hojas de Vida de los equipos y se verific con la documentacin presente que los mismos
se encuentran calibrados.

Se est en Proceso de articulacin de Familias con Bienestar con el programa de proteccin.

Los Profesionales se encuentran inscritos y se encuentran realizando el proceso de formacin virtual en derechos
sexuales y reproductivos, de acuerdo con las indicaciones dadas por el ICBF

Obligaciones Legal:

Se resalta el cumplimiento de las Obligaciones contractuales en el componente Legal.

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En lo que respecta a la obligacin No. 4) Ejecutar el contrato dentro del plazo o vigencia del mismo y de acuerdo con
los valores establecidos.

A travs de la presente acta se pondr en conocimiento a la supervisora para contrastar la informacin aportada por el
Tcnico Financiero y as unificar informacin y criterios.

Se pregunta a la entidad si tiene algn requerimiento por parte del supervisor de contrato por presunto incumplimiento
de alguna obligacin contractual

Manifiesta el representante legal de la Entidad que a la fecha no se ha recibi requerimiento del presente contrato.

Se procede con la revisin de:

Lineamientos Tcnico Administrativos: La entidad envo el PAI al ICBF Regional Atlntico y ya fue Aprobado, se est
trabajando en los nuevos modelos y formatos conforme a los lineamientos. La entidad esta implementado los formatos
establecidos por los lineamientos.

CONCEPTOS SANITARIOS

Concepto sanitario de Entidad: La entidad cuenta con Concepto Sanitario de entidad FAVORABLE otorgado por la
Secretaria de Salud.

Concepto sanitario de Servicio de Alimentos: NO

Concepto Sanitario de Piscina: N/A

REPRESENTACIN LEGAL.

Certificado de existencia y representacin legal (Cmara de Comercio de Barranquilla).

Decisiones:

Compromisos / tareas Responsables Fechas


Enviar Acta al Supervisor del Contrato Abogada 11 de Abril de 2017
Realizar la gestin pertinente para dar
cumplimiento a cada uno de las obligaciones
Director/Equipo Interdisciplinario 11 de abril de 2017
contractuales, con los documentos que
evidencien su cumplimiento
FIRMA ASISTENTES
Nombre Cargo / Dependencia Entidad Firma

Marianela Cantillo Gonzalez Abogada

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Jean Pierre Beleo Coordinador de Calidad

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Prxima reunin

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