Descifrando el Stock de Seguridad

Sumario

La ingeniera y los conceptos matemticos en Logstica son muy importantes, de hecho, deberan ser el
estndar en la administracin de operaciones. Sin embargo, si no somos lo suficientemente hbiles para
interpretar de forma correcta todas las herramientas que stas nos presentan, estaremos muy tentados a
dejarlos de lado para adoptar mtodos ms empricos, lo cual en la mayora de las situaciones sera un error.

Introduccin

La ingeniera y los conceptos matemticos en Logstica son muy importantes, de hecho, deberan ser el
estndar en la administracin de operaciones. Sin embargo, si no somos lo suficientemente hbiles para
interpretar de forma correcta las herramientas que stas nos presentan, estaremos muy tentados a dejarlos
de lado para adoptar mtodos empricos.

No solo basta con saber que es necesario contar con un stock de seguridad por si acaso la demanda fluctu
o el proveedor se retrase, tambin es fundamental conocer los mtodos ms robustos para hacerlo, de tal
forma que exista un balance entre nivel de servicio y el costo total de la gestin del inventario. Pero esto no
es todo, tambin es necesario saber cundo y por qu se debe colocar un pedido, y en este punto hay que
enfatizar que no existe un solo escenario para hacerlo. En la prctica esto suele generar confusin en las
personas que realizan esta actividad.

Cundo pedir?

Determinar adecuadamente los niveles de inventario est relacionada a la pregunta Cundo pedir? Los
modelos sencillos de inventario suponen (1) que una empresa emitir un pedido cuando el nivel de inventario
de un artculo determinado llegue a cero, y (2) que se recibir el pedido inmediatamente (Heizer y Render,
2001). Siendo as, la decisin acerca del momento oportuno para cursar un pedido y que se expresa
normalmente como Punto de Reorden (ROP Reorder of Point), debe ser igual a una cantidad de
inventario tal que soporte la demanda durante el periodo de tiempo entre la emisin del pedido y la recepcin
del mismo, llamado Tiempo de Suministro (TS). Entonces, la frmula bsica para el clculo del viene dada
por:

ROP=d.TS (1)

Donde:

d=Demanda por da
TS=Tiempo de Suministro en das

Esta ecuacin del supone que la demanda durante el es constante. Pero como sabemos, esto normalmente
no es cierto y por tanto se debe aadir una cantidad adicional denominada Stock de Seguridad (SS Safety
Stock). El stock de seguridad es una cantidad de inventario que se reserva en previsin de una demanda
desigual para evitar rupturas (Heizer y Render, 2001). Un enfoque sano y matemtico del stock de seguridad
no slo justificar los niveles de inventario requeridos, sino que tambin equilibrar los objetivos contradictorios
de maximizar el servicio al cliente y minimizar el costo del inventario (Peter L. King, 2011).
Modelo de inventario probabilstico

Es un modelo que se aplica cuando la demanda y/o el tiempo de suministro no son constantes y por tanto el
inventario podra agotarse a velocidad variable durante un intervalo de tiempo. Este modelo indica, que para
mantener un nivel de servicio adecuado cuando hay incertidumbre, el stock de seguridad es aadido como una
proteccin contra la falta de existencias (Fig. 1).

Figura 1. Modelo de inventario probabilstico con stock de seguridad

La inclusin del cambia la expresin para el clculo de :

ROP=d.TS+SS (2)

Suponiendo que la demanda durante el TS est normalmente distribuida con media d y desviacin estndar
d, el SS necesario para alcanzar cierto nivel de servicio es simplemente d multiplicada por Z, donde Z es el
nmero de desviaciones estndar d que estn comprendidas entre el promedio d y un valor de inventario
x necesario para alcanzar el nivel de servicio requerido. En otras palabras, la diferencia entre x y d es el SS
(Fig. 2).
Figura 2. Stock de seguridad (Fuente: Heizer y Render, 2001)

Este supuesto de distribucin normal no es totalmente arbitrario y se alinea con el teorema del lmite central
que indica que cuando el nmero de variables aleatorias e independientes es suficientemente grande la funcin
de distribucin se aproxima bien a una distribucin normal.

S, Z= ((x-))/= ((SS))/ (3)

Entonces, SS=Z. (4)

Explicado esto, las siguientes expresiones se centran en el escenario ms complejo del modelo de inventario
probabilstico: demanda y tiempo de suministro variable. En este escenario, la desviacin estndar* de la
demanda durante el tiempo de suministro considerando que tanto la demanda como el tiempo de suministro
varan, es:

=(TS.d^2+TS^2.d^2 )

Por tanto,

ROP=d.TS+Z.(TS.d^2+TS^2.d^2 ) (5)

En otras palabras, el stock de seguridad es Z veces la raz cuadrada de la suma de los cuadrados de la
variabilidad de la demanda y el suministro.

Hasta aqu hemos presentado el modelo ms completo para el escenario ms complejo de ROP, pero bajo el
supuesto de que el periodo en que se emiti un pedido y el periodo en el que llega el siguiente lote antes que
se agoten las existencias, es el mismo.

Tiempo de Suministro mayor a Tiempo de Reaprovisionamiento

Simplifiquemos un poco y observemos el modelo de la Fig. 3. Aqu se solicitan lotes de una misma cantidad
denominados lote ptimo Q* (Economic Order Quantity) que es el que minimiza los costos totales de la
gestin de inventarios. Un nuevo pedido se emite cuando en el almacn se alcanza un determinado nivel de
inventario denominado Punto de Reorden ROP. Cada uno de los lotes llegar completo una vez transcurrido el
tiempo de suministro TS, en el momento en que llega a cero el nivel de existencias en el almacn. Respecto al
tiempo de reaprovisionamiento (TR), puede verse que, adems de ser el tiempo que transcurre entre dos
recepciones consecutivas (tiempo entre llegadas), tambin representa el tiempo que tarda en consumirse un
lote completo.

Figura 3. Modelo bsico de inventario (Fuente: MUADEMP, Univ. Oviedo)

Pero, si el TS fuese mayor al TR, Cmo se calculara ROP? Para resolver esta problemtica, recordemos la
ecuacin bsica de ROP=d.TS y analicemos las situaciones que presenta la fig. 4:

Figura 4. Caso (A) TS < TR, y Caso (B) TS > TR (Fuente: MUADEMP, Univ. Oviedo)

La situacin A refleja el caso en el que TS<TR. Siendo as, nada cambia con respecto a la ecuacin ROP=d.TS.
La situacin B refleja el caso en el que TS>TR, es decir, cuando se emite un pedido, el siguiente lote en llegar
no es ese mismo, sino otro que se pidi con anterioridad. Para el clculo de este nuevo tiempo TSp que
transcurre desde que se emite un pedido hasta la llegada del siguiente lote, se restar a TS n veces TR,
siendo n el nmero entero de perodos de reaprovisionamiento que estn incluidos dentro del tiempo de
suministro. As, el valor de TSp ser igual a:

TSp=TS-E[TS/TR].TR (6)

Por tanto,

ROP=d.(TS-E[TS/TR].TR) (7)

Ntese, segn se muestra en la fig. 4, lo que se est calculando es el tiempo de adelanto de suministro (TSp)
con respecto a la llegada de un lote solicitado con anterioridad, y marca el instante donde se debe colocar un
nuevo pedido. Siendo E[TS/TR] la parte entera del cociente entre TS y TR, no siempre el TSp ser igual a 1,
en ocasiones podra ser mayor.

Finalmente, si TS=TR, ambos trminos de la ecuacin (6) se anulan, por tanto, se deben aplicar las expresiones
que derivan de la situacin A. Adems, cuando TS=TR el ROP tendra un nivel de inventario similar al stock
mximo (Qmax=SS+Q*).

Ahora, solo resta descifrar la relacin existente entre SS, ROP y Q*, para lo cual primero detallaremos las
variables de las cuales se compone cada funcin, y entonces si proceder con un breve anlisis (Fig. 5).

SS=(d,d,TS,TS,Z)

ROP=(d,TS,SS)

Q*=(D,H,S)

Figura 5: Detalle de variables independientes para SS, ROP y Q

Siendo,

De la fig. 5 se puede concluir que ROP est directamente relacionado con SS. S vara SS hacia arriba o hacia
abajo, ROP tambin lo har. En cambio, Q* prcticamente no tiene relacin alguna con SS. Y menciono la
palabra prcticamente, porque a pesar de que ambas expresiones tienen la componente de demanda en
comn, en la prctica podra generarse una desvinculacin de esta relacin basada en la forma como se
obtuvieron estos parmetros.

Prorrateo no es lo mismo que promedio

En ocasiones dependiendo de la disponibilidad de informacin histrica puedes encontrarte con dos casos: (a)
se posee la demanda acumulada anual como un solo dato, o (b) se posee el desglose de las demandas efectivas
de cada semana del ao. Si nos pidieran determinar el stock de seguridad y el punto de reorden en el caso (a)
tenemos un problema! puesto que se necesita la informacin desagregada por semanas como punto de
partida para obtener la demanda promedio. Si no se tiene ms alternativa, realizar este clculo como la divisin
entre la demanda acumulada anual y las 52 semanas del ao parecera una aproximacin lgica, pero no
necesariamente sera la mejor estimacin, debido a que prorrateo no es lo mismo que promedio. Prorratear
es la consecuencia de distribuir proporcionalmente la parte que le corresponde a cada uno con respecto de
una cantidad original (http://definicion.de/prorrateo/). Pero Y s durante el ao han existido una o ms
semanas con ausencia de demanda?, entonces al calcular la demanda promedio como un prorrateo se le estara
asignando una parte proporcional a una semana que no le corresponde, y el resultado sera diferente de
calcular la media aritmtica entre las semanas con demandas efectivas.

Sin embargo, es posible decidir hacerlo de una forma u otra. Por ejemplo: si un producto tipo A, de alta rotacin
y con demanda semanal regular tiene ausencia de demanda en unas pocas semanas por eventos fuera de
control como el dao de una mquina, huelga, etc, definitivamente la recomendacin es realizar el clculo a
partir de la media aritmtica. Pero, si es un producto tipo C, de baja rotacin y con demanda irregular, entonces
trabajara con el valor resultante del prorrateo, porque de no hacerlo as estara sesgando hacia arriba el stock
de seguridad.

Explicado esto, supongamos que podemos modificar Q* y SS (a travs de TS) de forma arbitraria solo para
fines ilustrativos. Realicemos la simulacin de unos cuantos escenarios y validemos sus implicaciones.

Impacto de Q* y TS sobre el Inventario Promedio

Uno de los desafos ms difciles en la gestin de operaciones, es lograr una reduccin en los niveles de
inventario sin detrimento del nivel de servicio. Cuando nos referimos a nivel de inventario estamos hablando
especficamente del inventario promedio Qprom. Si el lote ptimo Q* se logra reducir, Qprom tambin bajar,
pero no as SS ni ROP. Para hacer ms visual este este juego de variables, la Tabla 1 presenta el resumen de
una simulacin de 4 pares de escenarios, en los cuales se han ido modificando Q* y TS.

Si compara los pares de escenarios, se puede observar que:

TR se reduce en la misma proporcin que Q*.

SS y ROP se reducen en la misma proporcin que TS.
El sentido de la desigualdad entre TS y TR no influye en los escenarios.
Qprom se ver ms beneficiado si se alcanza una mejora simultnea de Q* y TS.

Conclusiones

No existe modelo perfecto para definir una poltica de inventario, pero definitivamente el modelo
presentado con la ecuacin (5) es un muy buen punto de partida.
La experiencia de los planeadores y el equipo de operaciones, e incluso consideraciones con
proveedores o acuerdos de negociacin, son fundamentales para capturar los puntos de inflexin y
aterrizarlos dentro de la poltica (p.e, Q* como mltiplo de pallet, contenedor, etc).
 El concepto de tiempo de adelanto de suministro TSp es un concepto poco utilizado. Sino se tiene
control sobre esto, el impacto ser sobre el inventario promedio.
Impulsar acciones para mejorar de manera simultnea Q* y TS tendr un elevado impacto sobre el
Qprom, pero, siempre tendr mayor impacto disminuir la variabilidad del suministro y la oferta.
Si no se puede mejorar TS, una buena alternativa es negociar la particin del Q* a travs de entregas
parciales ms frecuentes, y que esto no implique perder descuentos por volumen

Tabla 1. Impacto de Q* y TS sobre el inventario promedio

REFERENCIAS
PETER L. KING. (2011) Crack the Code, publicacin.
UNIVERSIDAD DE OVIEDO. (2014). Gestin de Inventarios y Almacenes. Recuperado de:
https://es.slideshare.net/jovimisa/gestion-de-inventarios-y-almacenesteoria
JAY HEIZER y BARRY RENDER. (2001). Direccin de la Produccin: Decisiones Estratgicas. 6ta Edicin.
Prentice Hall.