PLANEACION ESTRATEGICA DE TECNOLOGIA DE INFORMACION

PARA LA EMPRESA COMSISTE

I. INTRODUCCION
OBJETIVOS
JUSTIFICACION

II. ANALISIS ESTRATEGICO DEL NEGOCIO

II.1. Descripcion de la empresa
Descripcin del negocio

Comsiste es una empresa que suple la necesidad de colegios pblicos y privados

de tener sistematizados todos los registros de sus estudiantes

Objetivo o razn de ser de la empresa

Comsiste, empresa pionera en Sistemas fue fundada en 1988 con el objetivo de
implementar en Valledupar un recurso tecnolgico para el proceso de informacin
acadmica y desarrollar soluciones integrales para los centros educativos de la
regin

Productos y servicios
Matrculas,
Notas Acadmicas,
Certificados de Estudios,
Observador del Alumno,
Reporte de Notas en Plataforma.
Estadsticas estudiantiles

II.2. Lineamientos estrategicos

Mision

Fortalecer y mantener actualizada el rea de sistemas de los colegios del sector

pblico y privado de los municipios del cesar y la guajira mediante la
implementacin de una plataforma web moderna y fcil de usar, apoyados en la
amplia experiencia de nuestros empleados y guiados por los mejores valores
identificndonos por ser una empresa de imagen impecable y que crea un buen
ambiente para sus empleados
Vision
Para el ao 2019 la empresa comsiste se posicionara en el los departamentos del
cesar y la guajira como la empresa mas importante en el manejo de notas
estudiantiles e incurcionara en las mercados de los departementos cercanos como
el magdalena y bolivar
 Objetivos estrategicos
Identificar los nuevos clientes que puedan necesitar de los servicios de la
empresa
Mantener simpre actualizado el software de la empresa para poder estar al nivel
de nuestros competidores actuales y emergentes

II.3. Anlisis organizacional de la empresa

Estructura organizacional de la empresa

Descripcion de las dependencias

Gerencia: area encargada de identificar los clientes potenciales y

comercializar el producto con dichos clientes
Recursos humanos: area encargada de la contratacion y capacitacion
de los empleados
Sistemas: area encargada del soporte y actualizacion de los sistemas
de informacion de la empresa y de los equipos utilizados en ella
Administracion de la base de datos: area encargada de gestionar la
base de datos del sistema de informacion, brindandole seguridad y
garantizando el buen funcionamiento de ella
Digitacion: area encargada de digitar las notas de los colegios que no
lo hacen directamente en la plataforma de la empresa

Descripcion de roles
Gerente: encargado de gestionar los recursos de la empresa y de dar a
conocer los productos de la empresa en el mercado
Jefe de recursos humanos: encargado de mantener a los empleados
capacitados y de mantener un buen ambiente de trabajo
Ingeniero de sistemas: encargado de las actualizaciones de los
equipos de computo y mantenimiento del sistema
Administrador de la base de datos: encargado de mantener la
integridad de la base de datos del sistema.
Digitadores: encargados de ingresar al sistema los registros
estudiantiles de los colegios
II.4. Identificacin de los procesos del negocio
Mapa de procesos
Atencin al cliente
Actualizacin constante
Gestin De recursos humanos
Recepcin de datos
Procesar los datos
Generar reportes
Generar estadsticas
Compras
Contabilidad

Descripcin de los procesos, con sus principales actividades:

II.5. Identificacion de los sistemas de informacion que apoyan las

actividades de la organizacin
Descripcion de los Sistemas de informacion
SICA, sistema de informacin encargado de la recepcin de notas de
los colegios
Procesos que soportan los sistemas de informacion
Matriculas
Registro de notas
Expedicion de certificados
Llevar registro de el comportamiento de los
estudiantes(observador del alumno)
Genrear reportes estadistico de los estudiantes y las notas que
ayuden a los colegios a tomar decisiones
 III. ANALISIS DE LA SITUACION ACTUAL DEL NEGOCIO
III.1. Anlisis interno (Modelo de cadena de valor

Infraestructura de la empresa: La empresa cuenta con una oficina en la ciudad de Valledupar con capacidad para 6 empleados

Recursos humanos:

Gerente

Jefe de recursos humanos

Ingeniero de sistemas

Administrador de la base de datos

3 digitadores

Desarrollo tecnolgico: La empresa cuenta con una plataforma moderna para que sus clientes puedan acceder a la informacin, cuenta con equipo de
cmputo moderno, cuenta con impresoras especiales para suplir la demanda de informes para los colegios

Adquisiciones: la empresa constantemente compra papelera para los informes escolares de los colegios, tneres de impresoras, repuestos
para impresora y material de oficina

Logstica de entrada Operaciones Logstica de salida Mercadeo y ventas Servicio

Recepcin de la Procesamiento de las notas Entrega de los informes La empresa no cuenta con Reportes estadsticos generado
informacin de las notas de los estudiantes estudiantiles en fsico o en polticas de publicidad y del procesamiento de las notas
de los estudiantes la plataforma para que los mercadeo solo l
colegios se encarguen de la presentacin
impresin de los informes personalmente x parte de
gerente
III.2. Anlisis externo (modelo de las cinco fuerzas)
Amenaza de entrada de nuevos competidores

Constantemente se estn creando plataformas estudiantiles que hacen un trabajo

parecido al que hace la empresa

La rivalidad entre los competidores

Los competidores muchas veces suelen promocionar sus productos en colegios que se
encuentran trabajando con nosotros

Poder de negociacin de los proveedores

Se tiene un poder de negociacin equilibrado con los proveedores por ser compradores al
por mayor

Poder de negociacin de los compradores

Hay tarifas establecidas para el tipo de servicio que est brindando la empresa en ese
momento, pero en ocasiones la negociacin es flexible con aquellos colegios que no
cuentan con un gran presupuesto.

Amenaza de ingreso de productos sustitutos

En el anlisis hecho no se encontraron productos sustitutos que puedan representar una

amenaza
III.3. Anlisis DOFA
III.4. Identificacin de estrategias (Teniendo en cuenta DOFA)

Fortalezas: Debilidades:
Factores internos F1.Relaciones internas D1.Falta personal en momentos de alto
F2.Atencin al cliente flujo de trabajo
F3.Personal capacitado D2.falta de polticas de marketing y
Factores externos F4.Seleccin de personal publicidad

Oportunidades:
O1.Alianzas con nuevos MEGA-colegios de
la regin
O2.Fomento de las TICs por parte del
estado
O3.Expansin del mercado
O4.Uso de nuevas tecnologas
FO
Fomentar relaciones con colegios pblicos.
(O1, F2)
Capacitacin de empleados para el correcto
uso de las TICs(F4,O2)
Implementar nuevas tecnologas para
atender las inquietudes de los
clientes(F2,O4)
DO
Crear polticas de marketing y publicidad
apoyados en las TICs(D2,O2)
Contratacin de personal para poder
adaptarse al crecimiento del
mercado(D1,O3)

Amenazas:
A1.Incremento de los precios en papelera
A2.alcaldias quieren imponer sistemas de
informacin diferentes a los colegios
FA
Crear alianzas con proveedores para tener
mejores precios en los artculos(A1,F3)
DA
Crear publicidad enfocada a fomentar
relaciones con alcaldas y ofrecerles nuestro
producto como una solucin a los proyectos
de estas(D2,A2)
 III.5. Factores crticos de xito (Teniendo en cuenta las estrategias)
III.6. Indicadores de desempeo

Colegios que usan nuestro sistema de informacin:

Colegios pblicos = colegios clientes colegios del sector privado

Capacitacin del personal:

ndice de empleados = empleados capacitados / empleados de la empresa

Capacitados

Proveedores aliados:

Alianza con proveedores =Proveedores de la empresa proveedores con alianzas

Efectividad de la publicidad:

Efectividad de publicidad= nuevos clientes captados por la publicidad/nuevos clientes

Relaciones con alcaldas:

Alcaldas aliadas = nmero de alcaldas con las que se tienen relaciones

 IV. ANALISIS DE LOS PROCESOS DEL NEGOCIO

Tomar los procesos identificados en el punto 2.4 y aplicar la Herramienta SIPOC,

para analizar los procesos, utilizando la siguiente plantilla:

Atencin al cliente

Objetivo: solucionar las dudas que puedan tener los clientes en distintos
escenarios de la empresa

Responsables: Gerente Jefe de recursos humanos

Proveedor Entrada Proceso Salida Cliente

Personal de la Peticiones o Se escuchan Las dudas de Clientes con

empresa quejas de las dudas de parte de los alguna duda
parte de los los clientes clientes han
clientes sido
Se establece despejados
la mejor forma
de solucionar
su duda o
problema

Indicadores: Recursos: Soporte TI:

Actualizacin
Objetivo: mantener siempre los equipos actualizados para poder trabajar de forma
mar rpida y sencilla

Responsables: ingeniero de sistemas

Proveedor Entrada Proceso Salida Cliente

Ingeniero de Equipos con Instalar la Equipos Digitadores

sistemas problemas de versin ms actualizados
actualizacin reciente de con la versin
software ms reciente
necesario en de software
los equipos

Indicadores: Recursos: Soporte TI:

Gestin de recursos humanos

Objetivo: Gestionar las relaciones de los empleados y el desempeo de estos

Responsables: jefe de recursos humanos

Proveedor Entrada Proceso Salida Cliente

Jefe de Problemas Conocer a Normalidad Trabajadores

recursos presentados fondo la establecida en de la empresa
humanos en el rea de situacin el entorno de
trabajo presentada y trabajo
encontrar la
mejor forma
de
solucionarla

Indicadores: Recursos: Soporte TI:

 Recepcin de datos

Objetivo: recibir los registros estudiantiles

Responsables: Gerente, Digitadores, Jefe de recursos humanos

Proveedor Entrada Proceso Salida Cliente

colegios Registros Se recibe de Los registros La empresa

estudiantiles forma estudiantiles
organizada los ya se
registros encuentran en
estudiantes posesin de la
empresa y sus
trabajadores

Indicadores: Recursos: Soporte TI:

Procesamiento de datos

Objetivo: Procesar los datos que han sido decepcionados por la empresa

Responsables: Sistema de informacin

Proveedor Entrada Proceso Salida Cliente

Trabajadores Informacin Se registran Informacin ya Personal de

de la empresa cruda de los las notas de disponible y colegios
que recibieron estudiantes los procesada en
los registros estudiantes en la plataforma
la plata forma
para que esta
establezca las
notas
definitivas de
cada
 estudiante en

Indicadores: Recursos: Soporte TI:

Generar reportes

Objetivo: generar los reportes de notas de cada estudiantes

Responsables: personal de la empresa, personal de colegios

Proveedor Entrada Proceso Salida Cliente

Sistema de Informacin Se toman las Reporte de estudiantes

informacin procesada notas desde la notas de cada
depositada en plataforma y estudiantes
la plataforma se imprimen

Indicadores: Recursos: Soporte TI:

Generar estadsticas

Objetivo: generar estadsticas de los estudiantes basndose en la informacin

disponible en la plataforma

Responsables: Sistema de informacin

Proveedor Entrada Proceso Salida Cliente

Sistema de Notas de los Se toman las Estadsticas Personal del

informacin estudiantes notas sobre el colegio
registradas en desempeo
la plataforma y de los
se generan estudiantes
 diferentes
tipos de
estadsticas

Indicadores: Recursos: Soporte TI:

Compras

Objetivo: compra de materiales necesarios para los procesos de la empresa

Responsables: gerente, jefe de recursos humanos

Proveedor Entrada Proceso Salida Cliente

Proveedores Lista de Se busca la Necesidad de empresa

de la empresa necesidades forma ms materiales
de la empresa econmica y suplida
efectiva de
cumplir con
los materiales
necesarios
para la
empresa

Indicadores: Recursos: Soporte TI:

Contabilidad

Objetivo: llevar los registros contables de la empresa

Responsables: gerente, jefe de recursos humanos

Proveedor Entrada Proceso Salida Cliente

Operaciones Movimientos Se registran Contabilidad Gerente,
financieras de contables de la de forma ordenada de DIAN
la empresa empresa(compra ordenada la empresa
s y ventas) cada uno de
los
movimientos
financieros de
la empresa

Indicadores: Recursos: Soporte TI:

http://www.sadamweb.com.ar/news/2016_08Agosto/SIPOC-
La_definicion_de_un_proceso_en_una_pagina.pdf

https://es.slideshare.net/chr1st1an/sipocs-taller-1-orientacin-y-contacto-con-el-
cliente