“La gestión de documentos electrónicos y su impacto en las

organizaciones nacional e internacional”.

José Bustamante Romero (1)
(1) Dirección General de Investigación, Universidad Peruana Unión. e-mail: joseb@upeu.edu.pe

Resumen: A medida que la tecnología avanza, proporcionan herramientas muy útiles mejorando los
procesos en las organizaciones, sin embargo, las consecuencias que trajeron después hicieron que se
adopten otras medidas tecnológicas para enfrentarlas. La aparición de los documentos electrónicos trajo
como consecuencia la gestión de los mismos; también el desarrollo de estándares para su gestión como
la ISO 15489 y la MoReq, entre otras; que surgieron como una necesidad de estandarizar los
requerimientos de los sistemas de gestión de documentos electrónicos (sgde). A esto se suma las
herramientas disponibles para lograr la implementación de estos sistemas, tomando en cuenta tanto
hardware y software, este último se ha desarrollado más, teniéndose en el mercado diferentes productos
para su implementación que pueden adecuarse a las necesidades de la organización. Por otro lado,
algunos países como España están incentivando adoptar estas nuevas tecnologías dictando leyes. El
Perú no es una excepción, sin embargo, no se ha avanzado mucho, se requiere más apoyo en este tema;
por lo tanto, es responsabilidad del Estado de designar a los organismos competentes, en las empresas
privadas invertir en investigación, y en las universidades como generadoras de conocimiento, para
desarrollar estándares, normas y herramientas tecnológicas para los sgde.

Palabras clave: Sistema de gestión de documentos electrónicos; ISO 15489; MoReq; Requerimientos
funcionales, Ley 27444.

1. INTRODUCCIÓN
Hace un tiempo atrás cuando lo que hoy conocemos como Internet solo parte de un estudio de
académicos transmitiendo tus archivos, que nunca pensaron que hoy en día generara cambios no solo
en la vida de las personas, sino en la forma de ver el mundo en todos sus aspectos; estableciéndose
como uno de los adelantos tecnológicos más transcendentales en la historia de la humanidad, nadie
pensó que unos pulsos electrónicos y magnéticos representados por unos y ceros (00011) hoy
llamados bits y la digitalización cambiarían el mundo, hasta convertirse en la sociedad de la
información en donde se dan cambios constantemente y si no se está preparado para estar al ritmo de
esos cambios se corre el riesgo de quedar rezagado; abriéndose paso a la brecha digital. La paulatina
incorporación de las tecnologías de información por parte de todo tipo de empresas e instituciones en
los distintos procesos de la cadena de producción y de gestión ha hecho que se modifiquen
sustancialmente los modos y maneras de trabajo dentro de las mismas (García y Martín). Unos de
esos cambios que generó la digitalización fue el aumento notable de la cantidad de documentos en
formato digital, que cada día se envían, reciben y almacenan millones de documentos que dio por
resultado la necesidad de gestionar los documentos (García 2001). El Perú no es ajeno a esta realidad.
Antes seguir con el estudio, es conveniente definir algunos conceptos que se utilizarán a medida que
avanzamos:
 Digitalizar, es la acción de expresar los datos en forma digital (DRAE). También puede decirse de
la transformación de un objeto tangible en ceros y unos (00110…).
 Sociedad de la información, es una sociedad o grupo de pueblos en donde los flujos de
información, las comunicaciones y lo mecanismos de coordinación esta digitalizados en la
mayoría de sus sectores (CEPAL 2003).
 Sociedad del conocimiento, al igual que la sociedad de la información, comprende también la
capacidad para identificar, producir, tratar, transformar, difundir y utilizar la información con
vista a crear y aplicar los conocimientos necesarios para el desarrollo humano (Del Castillo
2007).
 Documento, es un bien tangible o intangible que consta de datos fidedignos o susceptibles de ser
empleados como tales para probar algo (DRAE 2009). Para Michael Buckland (citado por García
 2001) define como un documento un contenedor de información, es decir aquello que hace
posible organizar, presentar y gestionar información relativa a un hecho, una persona o una
temática determinada (una carta, fotografía, video, informe, etc.), además este como tal se
gestiona como una unidad independiente de su formato o el medio en que se almacene
(documento electrónico).
 Documento electrónico, se denomina documento electrónico si se encuentra físicamente
almacenado en un dispositivo electrónico o unidad de almacenamiento externa de un dispositivo
de este tipo pudiendo ser un disco duro, memoria USB, CD o DVD (García).
 Record, es otra forma de llamar a un documento electrónico, según d’Alòs (2006), define como
record a todo documento en cualquier formato, en donde evidencia la organización sus funciones,
decisiones, procedimientos y operaciones.
 Gestión de documentos, es el proceso de almacenar, seleccionar, clasificar, conservar, buscar,
recuperar y reproducir todos lo documento dentro una organización.
 Gestión de documentos electrónicos, es el proceso de creación, almacenamiento y utilización de
los documentos electrónicos, que incluye su selección, clasificación, conservación, búsqueda,
recuperación, reproducción y diseminación, a partir de dispositivos electrónicos (García).
 Gestión del conocimiento, es un proceso, una forma de relacionar la información y la experiencia,
y de colocar el producto obtenido a disposición de todos los trabajadores de la organización para
que estos realicen su trabajo de una manera más eficiente (García).

2. GESTIÓN DE DOCUMENTOS
Los documentos son bienes de la empresa, un documento es un contenedor de información, es decir,
aquello que hace posible organizar, presentar y gestionar información relativa a un hecho, una
persona o una temática determinada ya sea una carta, fotografía, video, informe, etc.; además este
como tal se gestiona como una unidad independiente de su formato o el medio en que se almacene
(Buckland M. citado por García). En palabras más simples todo aquello que contenga información ya
sea tangible o intangible, electrónico, papel físico o en cualquier formato es un documento.
Estos documentos como tal tienen valor puesto que representan evidencias tangibles o intangibles de
una actividad relacionada a algún aspecto o hecho importante. A medida que las actividades aumentan
o los procesos de una empresa crecen, la documentación cada vez mayor y administrarlos de manera
adecuada presenta una dificultad a resolver. Por ejemplo los hospitales tienen documentos como los
registros, historial clínico de los pacientes que hacen sus consultas y se atienden, todas las actividades
realizadas en los procesos quedan registradas como evidencias en documentos, sin embargo si la
población aumenta y hay más un documento por persona se dificulta el proceso de búsqueda,
almacenamiento, mantenimiento y recuperación de los mismos. Esto trae como consecuencias que
existan personas que se encarguen solo de gestionar los documentos de la institución para hacer más
eficiente los procesos y las actividades del negocio y no exista retraso por no tener un documento
requerido en el momento oportuno. Tal es el caso del Hospital de León en donde el Sistema de
Información Sanitaría divide su información en dos grande grupos: médica científica, y médico
asistencial y sanitaría, este último incluye los datos clínicos, la información de y para la gestión
individual de pacientes. Este hospital ha desarrollo un modelo para la gestión documental, el Sistema
de Recuperación de información clínica que significa formular el núcleo conceptual con la
aplicaciones de nociones como documento primario, unidad documental, unidad contable, perfil
documental de la historia clínica, indización de la historia clínica, archivos activo e histórico, etc. La
tecnología de la información y las comunicaciones que hacen posible que el personal médico obtenga
los informes médicos de un paciente en un momento preciso, pero los conocimientos de archivística,
análisis documental y recuperación de información no se contemplan en la gestión diaria del hospital,
carencia que resulta palpable y que dificulta enormemente el trabajo. Solo en el 2006 se han solicitado
las historias clínicas de unas 119 778 pacientes y 1300 consultas diarias es de suponer que si no hay
una respuesta adecuado a esta necesidad generarían demasiadas dificultades que acarrearían
consecuencias muy graves y pérdidas económicas cuantiosas (Rodríguez y otros 2005).
Para Bustelo y García (2001) en los nuevos modelos de negocios, la gestión de la información, la
documentación y el conocimiento se perfilan como elementos estratégicos de primera magnitud,
llevando a los directivos empresariales a comprar herramientas informáticas de última generación que
den resultados a corto plazo pero que han llevado a no pocos fracasos; aun así se observa tendencias
que se concentran en las buenas prácticas de la gestión de la información, cabe destacar que la gestión
documental es muy importante dentro de las organizaciones ya que constantemente se genera
documentación, siendo este un importante recurso para la estrategia empresarial.
Según la UNESCO (2008), el objetivo de la gestión documental es tratar el conjunto de documentos
en papel, electrónicos y audiovisuales creados por la misma institución ya sea en la sede y fuera de
ella, en los institutos y en los centros. Y Del Castillo (2007), declara que la gestión documental, está
orientada a garantizar eficiencia y economía en las organizaciones, sobre la base de un adecuado
tratamiento de los documentos, se considera un elemento esencial para garantizar su pervivencia en el
escenario actual, además de ser condición primaria e indispensable para alcanzar propósitos de mayor
complejidad como la gestión de la información, el conocimiento y el aprendizaje; además apoya la
toma de decisiones y crea condiciones para la optimización de los proceso y asegurar un servicio
eficiente. Por tanto, las organizaciones bancarias, como las que pertenecen al Sistema Bancario
Nacional de Cuba en donde Del Castillo realizó su investigación, reconocen la importancia de la
gestión documental, como un elemento cardinal para minimizar las debilidades que presentan como
son: el ineficiente tratamiento de su documentación, aglomeración de papeles en las oficinas,
inadecuado control de documentos, lo cual puede facilitar la pérdida de su memoria por eliminación
indiscriminada de documentación de valor histórico, etc. Es importante mencionar como lo afirma
Del Castillo que el desarrollo tecnológico, por sí solo, no garantizan un adecuado tratamiento de la
información y los documentos que la contienen. Esto solo puede lograr mediante un sistema que
articule efectivamente, con los recursos disponibles para el tratamiento sistemático de las fuentes
documentales. Hay muchos factores muy importantes a tomar en cuenta al momento de gestionar la
documentación de las organizaciones, no solo es tecnología que aunque parece solucionar el
problemas más lo acrecienta, es toda una planificación y organización de los recursos hacia un
objetivo tratando de lograr la máxima eficiencia y explotación de la información que contienen los
documentos.
Existen seis tendencias en las buenas prácticas de la gestión de la información que mencionan
Bustelo y García, en la actual revolución tecnológica que han hecho cambios en la manera de
administrar una empresa y de llevar a cabo los procesos de negocios, estos son:
 La tendencia hacia la gestión de contenidos
 La tendencia hacia la aceptación de los documentos electrónicos
 La tendencia hacia la necesidad de proceso de información no estructurada
 La tendencia hacia el reconocimiento de la tecnología como herramienta
 La tendencia hacia la máxima importancia de la accesibilidad
 La tendencia hacia los planteamientos a medio y a largo plazo

a) La primera tendencia es hacia la gestión de contenidos; para definir que es gestión de contenidos
y se tienen dos posiciones: una totalmente conceptual y la otra en base a las funcionalidades de
las herramientas informáticas, en esta última puede haber mucha confusión al tener las
definiciones, más aun se torna complejo ya que se trata de la misma realidad; hay aplicaciones
que, realizando las mismas funciones mejoradas en sucesivas versiones, han pasado de venderse
como sistemas de gestión documental, a sistemas de gestión del conocimiento, y ahora sistemas
de gestión de contenidos. La información que se puede registrar es, mientras no se demuestre lo
contrario, la única que se puede gestionar, y se pueden registrar de dos formar: bases de datos o
en documentos; si es de conocimiento sería un nivel superior de trabajo intelectual. Parece que la
gestión de contenidos está sustituyendo a la del conocimiento, como hace años se viene
realizando; la tendencia se basa en la búsqueda de mejores presentación de la información, que se
deben fundamentarse en las aportaciones archivísticas, la biblioteconomía y la documentación
convenientemente adecuada a los nuevos entornos tecnológicos, surgidos de la necesidad de tratar
de manera global y sistemática distintos tipos de información (interna , externa y la que se quiere
transmitir a su entorno).
b) La segunda tendencia es hacia la aceptación de los documentos electrónicos, dado por la tan
mentada “oficina sin papeles” que no está lejos de ser una realidad, gracias a la ayuda del correo
electrónico. Aún no hay empresas donde los documentos en papel físicos ya no existen más; pero
si documentos que ya no existen más en papel, sino en formato electrónico dando origen a cómo
deben manejarse estos documentos electrónicos, y sobre su validez y autenticidad,
estableciéndose normas y procedimientos para su manejo, herramientas informáticas adecuadas,
las firmas digitales y la seguridad que no han sido manipulados. Aun con estos cambios aun se
tiene para mucho tiempo la combinación mixta (documentos papel/electrónicos), pero también no
dejando la idea de nuevos conceptos como documentos virtuales o compuestos. En la gestión de
la información y/o contenidos cada vez tienen menos importancia a la gestión de los soportes o
los medios en los que se recoge la información, pasando a primer plano la accesibilidad.
c) La tercera tendencia es hacia la necesidad de proceso de información no estructurada, es decir la
cada vez mayor la necesidad por parte de las organizaciones de gestionar la información que se
contiene en documentos (data crunching). Ya que después de la implementación de un sistema
ERP (Enterprise Resource Planning) o CRM (customer relationship management) nace la
obligación de gestionar los documentos en los que se constata una determinada operación o la
relación con un cliente y que se deberán enlazarse con sus respectivos datos de la base de datos.
La frontera entre datos y documentos es cada vez más difusa y cualquier sistema que pretenda
abarcar una gestión completa de la información y/o los contenidos debe contemplar ambos
aspectos de forma integrada y relacionada.
d) La cuarta tendencia es hacia el reconocimiento de la tecnología como herramienta, hoy ya se
reconoce que la tecnología es importante y casi la mayoría de proyectos la utilizan, cada vez más
le conceden la importancia relativa a las herramientas utilizadas, en comparación con la
importancia de la estrategia, el componente humano y la cultura empresarial.
e) La quinta tendencia es hacia la máxima importancia de la accesibilidad, ahora la información,
contenido, documento no importa donde se encuentre físicamente se requiere que sea accesible en
el momento que se lo requiera. Entonces aparece una faceta nueva la gestión de la accesibilidad,
que se convierte en un foco principal de atención y que puede cambiar muchas aproximaciones
metodológicas utilizadas en la era del papel.
f) La sexta tendencia es hacia los planeamientos a medio y largo plazo, antes no se pensaba si los
documentos eran vitales o si tenía caducidad, se puede eliminar o si más adelante se tendría
problemas legales cosa que muchos sistemas crecían y se tornaban dolores de cabeza para los
administradores informáticos, todo esto conlleva a la búsqueda de soluciones que sean capaces
de proveer de forma lógica la gestión de la información en un futuro más o menos lejano.
Las tecnologías de la información han ayudado en mucho a enfrentar estas tendencias, realizando una
mejor gestión, búsqueda, análisis y fácil interpretación de la información. Debiendo hacer que usemos
menos papeles, pero al parecer sucede lo contrario ya que aumenta el contenido en soporte
electrónico, en consecuencia crece el volumen de papeles. Es en los documentos donde reside gran
parte del conocimiento corporativo, estos están ligados a un texto y cuando pasa a formato digital es
un documento electrónico, asociado a una unidad de información en soporte digital; así mismo
ocurren unos cambios muy significativos como: la necesidad de disponer de equipos de lectura, la
obsolescencia de los sistemas de lectura, la facilidad para copiar, fragilidad debido a la facilidad para
alterarlos, necesidad de decidir que se preserva y como. Y es que las organizaciones sienten una
creciente preocupación para asegurar la evidencia y trazabilidad de su actividad a través de los
documentos (d’Alòs). Para Gómez y otros (2002), muchos de estos documentos tienen el formato
electrónico y deben ser conservados por diversos motivos como evidencia política, legal,
administrativa, etc.; sin embargo la obsolescencia de la tecnológica, la fragilidad de los soportes de
almacenamiento y la manipulabilidad de los sistemas informáticos ponen en entredicho nuestra
capacidad de garantizar tanto la conservación a largo plazo como la autenticidad de los mismos. Es
por este motivo que se necesita de normas y disposiciones que regulen la gestión de documentos, es
decir normas estándares, que han ido evolucionando de acuerdo a la necesidades que se han ido
presentando conformado ha pasado el tiempo.
Hasta la fecha se han ido desarrollando normas para regular la gestión documental tales como:
 La ISO 15489 (International Standard on Records Management) para la gestión de los “record”
basada en la norma australiana AS 4390, realizada en el 2001.
 La primera norma estándar australiana AS 4390 para la gestión de los “records”.
 En España, el grupo de trabajos Records Management del Comité Técnico de Normalización de
Documentación (CTN 50) de Aenor, encargada de traducir la norma ISO 15489 para adoptarla
como norma UNE.
 El modelo europeo MoReq que tiene como finalidad concretar los requisitos funcionales de una
aplicación de gestión de documentos.

Se puede apreciar la creciente preocupación de las organizaciones para asegurar la evidencia y la

trazabilidad de su actividad a través de los documentos (bienes intangibles del capital intelectual) y la
gestión de los mismos que contribuye a mejorar la eficiencia de la organización, en donde la
importancia más relevante es encontrarlos para poder utilizarlos en el momento que se los necesite.
Esto implica que dentro de la organización debe identificarse que se necesita, en el caso de los
documentos para que se debe gestionar cuales son las pautas a tomar en cuenta (duplicidad, extravió,
recuperación, compartir conocimiento corporativo, perdurabilidad, volumen de correos electrónicos,
entre otros), también tomar en cuenta el vinculo o la relación que deben guardar los documentos en
papel y los electrónicos. Según d’Alòs, declara que existen factores claves para el éxito de un
proyecto de gestión documental, empezando por la preparación, antes realizarse una auditoría de la
información y del conocimiento de la organización para tener una mejor visión de los que se requiere,
estos factores son:
 El apoyo de la alta dirección para como condición para que el proyecto salga adelante.
 Crear un equipo interdisciplinario que involucre a distintos departamentos.
 Identificar a las personas implicadas en los procesos críticos de la organización.
Todo proyecto de gestión documental debe ir acompañado de una visión global que vaya más allá de
“los documentos”, es necesario verla en la dimensión de la política de información de la empresa y de
su cultura corporativa (cambio cultural), esto es muy importante porque se plasma objetivos a largo
plazo el cual puedan concretarse a medida que la tecnología cambia, y además de tener mercado
cambiante en donde las exigencias son cada vez son más rigurosas. Para la implementación del
proyecto se deben contemplarse algunos aspectos como: asegurarse que se empieza con la
información más crítica, cerciorarse que se perciben los beneficios y resultados a corto plazo, decidir
qué hacer con la documentación antigua, asegurar la información disponible para todos, garantizar la
facilidad de uso, garantizar la seguridad, permitir elementos de personalización, asegurar escabilidad
del sistema, facilidad para integrarse con otras aplicaciones y posibilitar la migración de datos.
Prácticamente se refiere a los requerimientos funcionales de un sistema de gestión de documentos,
importantes para el éxito del proyecto. El proyecto debe enmarcarse dentro de la política de
información de la organización y de sus procesos y procedimientos para asegurar que la información
y el conocimiento corporativo se comparten; la tecnología solo es una herramienta; además de
implicar a las personas que deberán contribuir a sus puesta en funcionamiento para ellos identificar
sus hábitos de uso de la documentación y de la información, ellas están estrechamente relacionadas
con el éxito del proyecto. (d’Alòs). En cada organización los requerimientos no son todos los mismos,
dependerá mucho del giro del negocio, la información que genera y utiliza, las tecnologías con las que
puede contar, las políticas de gestión, su cultura organizacional, entre otros.
En un caso particular, los proyectos de software exigen la elaboración y gestión de un importante
número de documentos y es una de las actividades donde la eficiente gestión de la información no
solo se traduce en ventajas para proveedores y clientes. En muchos casos, los métodos y las normas
aplicables para el diseño y desarrollo de estas soluciones técnicas constituyen requisitos para los
proveedores, que deben aplicar pautas para la identificación y gestión de los documentos. Por eso
surge la necesidad de gestionar la evolución de los documentos, y de distintos ítems que
normalmente están incluidos en documentos de naturaleza textual, exigen una gestión independiente
de la documentación de las pruebas del software, elementos de diseño o el hardware en el que se
desarrollar, verificar y ejecutar el programa. Todos los elementos, juntos con otros que constituyen
de forma directa o indirecta desde la captura de requerimientos, la identificación y descripción del
 problema, la visón inicial de la solución, las normas técnicas, el contrato, el diseño, la codificación,
las reuniones, la configuración del software, entendiendo como tal el conjunto de programas, datos,
documentos y la infraestructura técnica que permiten su desarrollo y ejecución, en otras palabras toda
la documentación de las distintas actividades durante el proceso de desarrollo del software (Eíto
2008).

3. REQUERIMIENTOS FUNCIONALES PARA LA GESTIÓN DE DOCUMENTOS

ELÉCTRONICOS
Los requerimientos funcionales describen lo que debe hacer el sistema de gestión de documentos; qué
debe hacer, pero no como llevarlos a cabo (Gómez y otros). De aquí la importancia también de la
creación de normas y estándares internacionales, y locales para su implementación.
Según García, en el contexto actual de la ciencia de la bibliotecología y la ciencia de la información
se observa un aumento notable de la cantidad de documentos disponibles en formato digital, cada día
se envían, reciben y almacenan millones de documentos, lo que ha generado una la creación de un
área de trabajo que se ocupe fundamentalmente del manejo de documentos, la conversión de
documentos papel a formato electrónico, las publicaciones electrónicas y la gestión de archivos
automatizados, donde muchas veces es necesario implementar una solución tecnológica, esto dio
origen a la industria de los sistemas para la gestión de documentos electrónicos cuyo progreso va en
aumento cada año. De manera general, las tecnologías para la gestión de documentos electrónicos
facilitan a las organizaciones, conseguir, gestionar, almacenar, dirigir y compartir documentos
electrónicos; es por ello que hay que conocer algunos aspectos importantes a tomar en cuenta antes de
la implementación de un proyecto de gestión documental. Por ejemplo: en la implementación de un
proyecto de gestión documental en Irlanda, se vio que había 18 000 mensajes de correos electrónicos
relativos a la empresa en carpetas particulares y más de 14 000 documentos en los discos locales, que
aspectos serían necesarios o cuales debemos tomar en cuenta, para d’Alòs, estos aspectos son:
 Asegurar que se empieza con la información más crítica y que ésta se encuentra actualizada.
 Cerciorarse de que se perciben los beneficios y resultados a corto plazo. Para ello hay que
garantizar que hay una “masa crítica” de contenidos en el momento de arrancar el proyecto.
 Concretar qué hacer con la documentación “antigua”: ¿se migra?, ¿se elimina?, ¿qué se migra y
qué se desecha?, ¿se deja en el sistema anterior?
 Asegurar la formación adecuándola a los conocimientos y aptitudes de las distintas personas
implicadas.
Otros aspectos relacionados con la tecnología serían:
 Garantizar la facilidad de uso tanto para los creadores como para los usuarios de contenidos, así
como para el departamento informático.
 Garantizar la seguridad, permisos en el acceso a según qué tipo de documentación.
 Permitir elementos de personalización de los contenidos.
 Asegurar la escalabilidad del sistema.
 Garantizar la facilidad para integrarse con otras aplicaciones.
 Posibilitar la migración de datos: desde otros sistemas existentes, o hacia otras aplicaciones en un
futuro.
En el proyecto de la Universidad de Pittsburg (Gómez y otros), estableció un conjunto de
requerimientos funcionales para la gestión de documentos distribuidos en tres niveles: organización,
sistemas de gestión de documentos (sgde), y documento. A partir de este momento han sido
numerosas las listas de requerimientos para sgde que se han ido produciendo, definidas por:
 El Departamento de Defensa (DoD) de EUA (Department of Defense of the United States)
 Los archivos nacionales de Austria, Noruega y Canadá
 Los archivos estatales de Victoria (Australia), Nueva York, Delaware y Kansas
 Las universidades de Indiana y British Columbia
 El modelo de requerimientos funcionales en materia de gestión de documentos electrónicos
MoReq – Model Requirements for the Management of Electronic Records, realizado por el
programa IDA (Interchange of Data between Administrations) de la Unión Europea.
La metodología para el diseño de los sgde queda recogida en normas globales que están desarrollando
países como: Australia (AS ISO 15489), EUA (36 CFR part 1234: Electronics record management),
Reino Unido (programa Eros – Electronic Records from Office Systems). Sin embargo, para
normalizar esta situación a nivel europeo, la ISO ha propuesto un estándar de gestión de documentos
de aplicación internacional, la ISO 15489 lanzada por el Technical Committee ISO/TC 46,
Information and Documentation, Subcommittee SC II, Archives/Records Management. Desarrollado
en respuesta al acuerdo general entre los países miembros de la ISO, para asegurar una protección
apropiada a todos los documentos, y poder recuperar, de forma más eficaz, la evidencia e información
que contienen éstos usando procedimientos normalizados; esta ISO incluye las fases de: a)
investigación preliminar, b) análisis de las actividades comerciales, c) identificación de las
necesidades en materia gestión de documentos, d) evaluación de los sistemas existentes, e)
identificación de estrategias para satisfacer los requerimientos en materia de gestión de documentos,
f) diseño de un sgde, g) implementación del sgde y h) revisión posterior a la implementación. En
forma general, se deducen dos tipos de requerimientos funcionales: internos (entorno comercial en el
cual opera la organización) y externos (definidos explícitamente en leyes, normativas); el objetivo que
se persigue en la organización, es garantizar y guardar la evidencia de sus actividades (Gómez y
otros).
Pasos a seguir para establecer el listado de requerimientos funcionales que debe cumplir el sgde de
una organización:
- Investigación preliminar, conocimiento general de la organización y de los contextos
administrativo, legal, comercial y social en el que opera (Figura 1).
Contexto
Contexto
Contexto
Contexto legal y
legal y
comercial
comercial normativo
normativo

Análisis Análisis
Requerimientos
Requerimientos de
de
nuestra
nuestra organización
organización

Análisis Análisis Contexto

Contexto Contexto
social administrativ
social o
o
FIGURA 1 - Identificación de requerimientos: Análisis de Contextos de Actuación. Fuente:
Gómez y otros (2002).

- Realizar un análisis de las funciones, actividades y transacciones de la organización e identificar

sus procesos comerciales, específicamente la relación entre los negocios y los documentos
resultantes de ellos, que son los productos y evidencias de sus actividades (Figura 2)
 Objetivos y
Objetivos y
estratégias
estratégias

Función
Función Función
Función

Actividad
Actividad Actividad
Actividad Mismo proceso
Mismo proceso

Transacción
Transacción Transacción
Transacción

FIGURA 2 - Análisis de las funciones, actividades y transacciones de la organización. Fuente:

Gómez y otros (2002).
- El siguiente paso es llevar a cabo un análisis de fuentes de información relevantes como se
muestra en la Figura 3.

Contexto Contexto legal y

comercial normativo
normativo
ción previa de requerimientos funcionales. Legislación que afecte a la organización.
evado a cabo para el diseño e implementación de otros sistemas de información. Normas internacionales de gestión de documentos.
e disposición. Las mejores prácticas de gestión de documentos.
de corporativas, guías internas, manuales de procedimiento, programas de control de calidad, etc.

Directivos Requerimientos
Encargados del funcionamiento de la organización.

de nuestra
Auditores y especialistas en leyes.
Encargados del control de la calidad.

organización

FIGURA 3 - Análisis de las fuentes de información relevantes. Fuente: Gómez y otros (2002).

Resumiendo los pasos anteriores, el proceso completo para la identificación y establecimiento de

requerimientos funcionales es el que se observa en la figura 4. Una vez finalizados estas fases, y sobre
la base de los resultados obtenidos, estamos en condiciones ya de establecer el listado de
requerimientos que debe cumplir el sgde de la organización.
ANÁLISIS E IDENTIFICACIÓN
de

Contextos en Funciones,
los que opera
actividades
la organización.
y transacciones de nuestra
Procesos
organización.
comerciales
Fuentes
de ladeorganización.
información tanto internas como

establecimiento de

REQUERIMIENTOS FUNCIONALES
 FIGURA 4 - Establecimiento de requerimientos funcionales. Fuente: Gómez y otros (2002).

La MoReq, aunque es una especificación diseñada con la experiencia de varios países europeos,
lanzado en el 2001 y llevado a cabo por un pequeño equipo de asesores especialistas de Cornwell
Affiliates plc. Consultans in Management and TI, apoyados por un grupo de expertos de varios países
y organizaciones de validación tanto privadas como públicas. Esta especificación intenta ser
compatible (génerica) con todos aquellos países donde se empleen sistemas para gestionar la
información electrónica, servir como modelo; aunque no todos los requerimientos puede ser aplicados
en algunos entornos, los usuarios que tomen como modelo el MoReq para diseñar su sgde podrán
añadir aspectos específicos adicionales o eliminar alguno de los opcionales (Gómez y otros).

Los requerimientos quedan divididos en:

 Requerimientos funcionales: el sistema de clasificación, control de acceso y seguridad, retención
y disposición de registros, captura de documentos, búsqueda, recuperación y presentación de
documentos, funciones administrativas y otras (gestión de documentos no electrónicos, signaturas
electrónicas, etc.).
 Requerimientos no funcionales: facilidad de uso, funcionalidad, escabilidad y disponibilidad del
sistema, normas técnicas, requerimientos legales y normativos, subcontratas y gestión de
información a terceros y conservación a la largo plazo y obsolescencia tecnológica.
La Functional requirements for electronic records management systems es un proyecto dirigido por el
Public Record Office del Reino Unido en conjunción con la Central Computing and
Telecommunications Agency (Ccta), estos requerimientos se basan en: el e-Government
interoperability framerwork (e-GIF) publicado por el UK Office of the e-Enjoy, la especificación
MoReq, la Data Protection Act 1998, la Freedom of Information Act 2000 y la ISO 15489. Está
compuesto por cuatro partes: el enunciado de requerimientos funcionales, una norma de metadatos
sobre la base de requerimientos establecidos, un documento de referencia y, por último, una guía de
implementación. Su listado de requerimientos queda estructurado en dos grandes secciones (Gómez y
otros):
 Requerimientos principales:
a. Organización de los documentos, incluyendo la creación y mantenimiento del cuadro de
clasificación.
b. Captura, declaración y gestión de documentos.
c. Búsqueda y presentación de documentos.
d. Tareas de retención y disposición de documentos.
e. Controles de acceso a los documentos y al sistema, incluyendo los marcados de control, los
perfiles o roles de usuario tanto individuales como de grupo, etc.
f. Capacidad del sistema para llevar a cabo un registro de utilización de todas las acciones que
se realizan sobre los documentos.
g. Facultad que debe tener el sistema de redactar informes de distintos tipos sobre las
actividades y estado en el que se encuentra.
h. Facilidad de uso del sistema por parte de los usuarios que lo utilicen.
i. Diseño y funcionamiento del sistema, reteniendo en cuenta aspectos tales como las interfaces,
la escabilidad, el almacenamiento, etc.
 Los módulos opcionales:
a. Autentificación y codificación de documentos, incluyendo cuestiones acerca de los
documentos, incluyendo cuestiones acerca de los documentos signaturas electrónicas o
marcas de agua electrónica.
b. Gestión de documentos.
c. Gestión, en todos sus sentidos, de carpetas híbridas y físicas.
El System requirements for archiving electronics record (Australia), consiste en una marco de trabajo
para el desarrollo de normas, guías y proyectos de implementación con el objetivo de conservar de
 forma segura y auténtica los documentos electrónicos creados y mantenidos. Es la primera
especificación del Standard for the management of electronics records (Public Record Office
Standard, Pros 99/007). Fue propuesto por Public Record Office Victoria, que comprende a grandes
rasgos lo siguiente:
 Especificar un marco de trabajo mínimo y simple para la gestión de documentos electrónicos.
 Definir el formato a largo plazo para la captura de los documentos que necesitan ser guardados
para un largo período de tiempo.
 Asegurar que todos los documentos sean almacenados en un formato a largo plazo, para hacer
posible su visualización en un futuro independientemente del sistema que los creó.
 Especificar métodos para automatizar la captura de documentos desde los sistemas de las oficinas.
 Detallar los modos y formas de capturar información sobre los documentos y encapsularlas con
éstos para asegurar que en el futuro sean entendidos en su contexto.
 Especificar un método para la seguridad de los documentos de tal manera que se detecten los
cambios no autorizados.
La Pross 99/007 detalla los principales requerimientos para la gestión y conservación de documentos
electrónicos en el sector público e incluye tres especificaciones:
a. System requirements for archiving electronic records, que lista los requerimientos que deben
cumplir los sgde tales como: la captura, la gestión (que incluye el control de acceso, retención y
disposición, transferencias.etc.) y la recuperación (interface de usuario, búsqueda, presentación de
resultados, etc.).
b. Vers metadata scheme, que recoge los metadatos necesarios para una adecuada gestión y
conservación de los documentos electrónicos.
c. Vers standard electronic record format, que proporciona detalles técnicos sobre la conservación
de los documentos electrónicos a largo plazo.
La Design criteria standard for electronic records management se trata de una norma desarrollada en
el marco de la Directiva 5015.2 Departament of Defense Records Management Program en el 2000,
que proporciona una guía de implementación y procedimiento de gestión de documentos en el
Departamento de Defensa de los EUA. Esta se divide en cuatro capítulos:
a. Información general (objetivos y limitaciones de la norma)
b. Requerimientos obligatorios (normas obligatorias en los sgde)
c. Requerimientos no obligatorios (opcionales y se dividen en los definidos por las actividades
de adquisición y uso, y otros útiles para la aplicación de gestión de documentos).
d. Gestión de documentos clasificados que son requerimientos necesarios para llevar a cabo la
gestión de documentos clasificados y otros de seguridad opcionales.

4. HERRAMIENTAS PARA LA GESTIÓN DE DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS

La gestión electrónica de documentos (GED) ha ido evolucionado rápidamente desde los años 80. La
información para la gestión de documentos; en esta primera etapa la GED básicamente se definía
como el sistema de tratamiento de la documentación de una organización que combina la imagen con
información textual asociada a ella. Los documentos en papel eran digitalizados a través de escáneres
produciéndose una imagen electrónica de dicho documento, a la cual se le asociaban una serie de
índices para la búsqueda y recuperación. En la actualidad la gestión documental es entendida como un
proceso global, corporativo e integral del proceso documental de una organización. Esto implica que
ahora se hable de Sistemas de Gestión Integrada de la Documentación, los cuales controlan la
producción, la circulación, el almacenamiento y la recuperación de cualquier tipo de información; y
también de documentos inteligentes como contendores dinámicos de conjuntos de información
creados por distintas aplicaciones que son revisados y actualizados de manera automática (García y
Martín); para lo cual es indispensable contar con las herramientas indicadas.
Según d’Alòs, afirma que no siempre la gestión documental se asocia con un programa informático ya
que en algunas ocasiones solo se requiere fijar pautas corporativas como: estructura y ordenación,
atributos, nomenclatura, identificación, almacenamiento, tratamiento y gestión del correo electrónico,
sin embargo en otros casos es necesario implementar una solución tecnológica (Figura 5). En los
últimos años se han desarrollado tecnologías de gestión documental como Electronic Document
Management System (EDMS), Enterprise Content Management (ECM), Content Management
System (CMS), Digital Asset Management (DAM), Record Management (RM), Knowledge
Management (KM) estos tienen diferentes tipos de aplicaciones y hay que saber diferenciar, como
operan, en que ambientes trabajan (web), sirven para recuperar, identificar con rapidez y pertinencia
documentos generados en la propia organización o que proviene de fuentes externas. Aunque los
programas aparentemente tienen funciones similares, las diferencias en cómo resuelven los problemas
pueden ser muy distintas.

FIGURA - 5. Documento, contenido, registro archivo. Fuente: d’Alòs (2006)

Para García y Martín, la mayor parte de los productos de GED son una evolución lógica de los
tradicionales sistemas de gestión documental a los que se les ha añadido funcionalidades, e integrando
otras tecnologías informáticas ya existentes en el mundo empresarial para dar una respuesta global a
las necesidades informativas y documentales de dichas organizaciones; dicha integración han hecho
de estos productos herramientas potentes para la gestión electrónica de la documentación orientados,
principalmente, a grandes entidades con estructuras organizativas y funcionales muy complejas, con
multitud de series y tipos documentales y con redes de usuarios, internos y externos, muy variados;
según García y otros, estas integraciones comprenden los siguientes campos :
a. Gestión de imágenes: tecnología que permite la captura digital a través de escáner de los
documentos impresos.
b. Tecnologías de almacenamiento óptico de caracteres: la digitalización del texto tiene como
finalidad poder interpretar y tratar electrónicamente ese texto a través de programas OCR (Optical
Character Recognition) o ICR (Intelligent Character Recognition). El OCR es la alternativa más
rápida, económica y segura para la entrada automática del contenido de los documentos impresos
en papel a soportes electrónicos.
c. Tecnologías de almacenamiento óptico: para el almacenamiento de los documentos electrónicos,
especialmente en el caso de imágenes digitales, es necesario disponer de almacenamiento masivo
eficiente, sin embargo aparece un problema cuando los documentos electrónicos se convierten en
registro.
d. Gestión de archivos, un registro es cualquier información relativa al trabajo de una organización,
un documento puede considerársele como un registro, este puede ser físico o electrónico y su
contenido es la información implícita en el documento. La gestión de archivos se apoya en tres
tipo: registros personales, registros transitorios y registro oficiales, cuando un documento se
convierte en registro la organización puede categorizarla, retenerlo o eliminarlo cuando determine
que no lo necesita más, esta gestión propone brindar a los individuos y las instituciones, las
facilidades para un uso efectivo y eficiente de los documentos.
e. Gestión electrónica de documentos: se trata de los módulos clásicos de la gestión documental
pero aplicados a los documentos electrónicos por lo que son los factores claves, la recuperación
de información mediante la gestión de índices de los atributos de cada documento y sobre el
contenido de los mismos y la automatización de los ciclos de vida dentro de los procesos de la
 organización. Estas herramientas ayudan a los usuarios que trabajan con documentos,
independientemente del formato en que se crearon y permite recuperar, de forma rápida y
eficiente, archivos creados electrónicamente, asociar a índices a los documentos con sus
características fundamentales, además mantener almacenada la información de actualizaciones y
añadirles seguridad.
a. Trabajo en grupo (groupware): las herramientas GED han ido evolucionando hacia conceptos más
amplios de generación y control de la información. De este modo es posible obtener un
aprovechamiento máximo del capital intelectual y del conocimiento que se genera en la
organización. Básicamente se puede definir al groupware como el software que permite trabajar
de forma cooperativa a un equipo u organización a través del correo electrónico, bases de datos
compartidas, gestión de flujos de trabajo, etc.
b. Control de los flujos de trabajo (workflow): estrechamente relacionado con el software de trabajo
en grupo permite establecer una serie de reglas y pautas en las que se especifican las tareas y
pasos que se han de seguir para la consecución de un proceso de negocio. En estos procesos se
suele generar abundante información y es ahí donde entra en juego el servicio de información y
documentación para la captura, almacenamiento, procesamiento y gestión del conocimiento que
se está generando de forma continua. También estos programas reguladores de flujos de trabajo
planifican los procesos, envían automáticamente los documentos a los diferentes departamentos y
siguen el estado del documento durante todo el proceso (estas tecnologías incluyen escáneres,
software).
c. Gestión de conocimiento, es un proceso, una forma de relacionar la información y la experiencia,
y de colocar el producto obtenido a disposición de todos los trabajadores de la organización para
que estos realicen su trabajo de una manera más eficiente.
Las ventajas que se obtienen de los sistemas de gestión de documentos electrónicos son reducir el
espacio físico de archivo, mantener un único conjunto de información que contenga todo aquello que
fue o es importante para la organización, localización rápida, procesamiento paralelo de información
contenida en documentos, consultarlos al mismo tiempo, preservar los documentos originales,
controlar versiones, eliminar las copias incontroladas, distinguir el papel en circulación, controlar el
acceso al archivo por niveles de seguridad y eliminar la pérdida de documentación entre muchas otras
(García). Según García y Martin, declaran que actualmente existen en el mercado una gran variedad
de aplicaciones que satisfacen, en diferentes grados, las necesidades de gestión documental en el
ámbito corporativo. Hasta hace pocos años, la gestión documental en los servicios de información, se
basaba en aplicaciones verticales para la gestión de documentos estructurados en bases de datos
relacionales y/o documentales, sin ninguna o poca interacción con otras infraestructuras tecnológicas
corporativas. El término gestión electrónica documental, abarca hoy en día una serie de productos que
cumplen con las funcionalidades de generación, captura, gestión, recuperación y distribución de
cualquier tipo de documentación con independencia de su estructura y basándose en su contenido
como componente inteligente dentro de los procesos productivos de cualquier organización. Las
principales características que ofrecen estos productos son:
 Captura, indización y entrada automática en el sistema tanto de documentos papel mediante la
digitalización a través del escáner, como de cualquier tipo de documento electrónico creado por
aplicaciones de oficina (Word, Excel, etc.), documentos técnicos (CAD); imágenes, vídeos, audio,
documentos html, etc., así como almacenamiento de ficheros spool mediante módulos COLD
(Computer Output to Laser Disk). La entrada de nuevos documentos dentro del sistema, puede
realizarse de manera sencilla desde una multitud de aplicaciones cliente.
 Gestión Integrada del documento: registro y control de las distintas versiones de un mismo
documento a lo largo de todos los procesos productivos en los que está implicado asegurando una
calidad en la información, permitiendo el manejo de múltiples versiones de forma íntegra y
controlada (chek-in chek-out). Este control hace que los distintos usuarios implicados en una
misma tarea puedan manejar, de forma transparente, la última versión de un documento
asignando controles de seguridad apropiados de acceso, consulta y modificación. El sistema hace
un seguimiento de todas las versiones de un mismo documento manteniendo un registro histórico
de actividades desde su creación. El usuario apropiado accede a la versión correcta.
  Automatización del ciclo de vida documental, desde su captura/creación, revisión, etc., hasta su
archivado final, mediante la gestión de los procesos y tareas de negocio en los cuales está
implicado con tecnología de workflow y groupware. Esta característica permite la agrupación
lógica de documentos afines por diferentes características en un único documento compuesto
electrónico (expedientes o dossieres de información) para diferentes fines: distribución por correo
electrónico, publicación en portales corporativos, servicios de alerta, DSI, etc., conservando cada
ítem sus características de integridad y ciclo de vida dentro del sistema. Automatización de las
diferentes etapas de archivo según parámetros previamente definidos en soportes off-line
manteniendo una referencia para su recuperación: ubicación física del documento, tiempos de
actualización para diferentes tipos de documentación (expurgo), etc.
 Acceso y búsqueda concurrente por elementos descriptivos del documento creados en su captura
o por el contenido del mismo en servidores geográficamente remotos. Visión y edición mediante
el viewer del sistema, navegadores o invocando a la aplicación nativa del documento.
 Múltiples formatos para la difusión de un documento o conjunto de documentos: pdf, html, xml,
etc., para ambientes de trabajo y usuarios heterogéneos.
 Integración del sistema con el resto de aplicaciones de productividad dentro de la organización:
herramientas de escritorio (MS Office), bases de datos, trabajo en grupo (Notes/Domino,
MSExchange), aplicaciones ERP, etc. Ello mediante estándares como ODMA (Open Document
Management API) o otras herramientas API y de conectividad.
 Adaptabilidad para múltiples arquitecturas de red y plataformas: cliente/servidor, Intranet, etc.,
ofreciendo funciones de escalabilidad y adecuación a las características geográficas y de
crecimiento de la organización.
Algunos de los productos comerciales más representativos son: Documentum Enterprise Document
Management System, que es un potente sistema que automatiza y controla el ciclo vital de grandes
cantidades de documentos dentro de las organizaciones, a través de diferentes plataformas, además de
gestionar y procesar el contenido de portales corporativos en ambientes web; FileNET Panagon IDM
Document Services, aporta una serie de programas y herramientas para la gestión de la
documentación en las organizaciones de manera distribuida a través de procesos de workflow tanto en
arquitecturas de cliente/servidor como en ambientes web, DOCS Open EDMS, arquitectura
cliente/servidor captura, almacena y gestiona la información de múltiples formatos de documentos. Su
extensión DOCS Binder provee una herramienta para la creación, gestión y distribución de conjuntos
de documentos en formato XML; Lotus Domino.DOC, es una extensión de Notes/Domino para la
gestión distribuida de documentos aportando potentes funciones de mensajería y trabajo en grupo,
asegurando la integridad de la documentación desde su creación, hasta su archivado final en
diferentes dispositivos, todo ello aprovechando la potencialidad del trabajo en grupo de
Notes/Domino. Share Point de MS Microsoft, que es una potente de herramienta de gestión de
documentos, trabajos colaborativos, etc. y otras soluciones con diferentes características en cuanto a
sus posibilidades y estructuras, como son Docuware, Novasoft, Cindoc de Chemdata, OWL, Eprints,
Moodle, entre otros (García y Martín). Cabe recordar que el tipo de herramienta a utilizar para un
proyecto de gestión de documentos dependerá de las necesidades y recursos que tenga la
organización, dentro de su contexto político, social y cultural.

5. LOS DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS EN EL CONTEXTO NACIONAL PERUANO

Hoy en día los gobiernos de algunas países han dictaminado leyes y normas para el derecho de los
ciudadanos la realización de tramites por medios electrónicos en las entidades públicas como
respuesta a las necesidades tanto los ciudadanos como de las organizaciones, tal es el caso de España
en donde en el 2007 se dio una ley para el acceso electrónico de los ciudadanos a los servicios
públicos, conocida como la ley de la e-administración que reconoce el derecho de los ciudadanos a
exigir a las administraciones públicas en cualquiera de sus niveles la realización de trámites por
medios electrónicos, será una realidad partir del 2010; esto provocará un impacto en la gestión
documental de las administraciones públicas, ya que respalda jurídicamente la validez de los
documentos electrónicos; aunque se ha tenido poco éxito en la gestión documental, la inseguridad en
la validez de los documentos electrónicos y la escasa utilización de la firma electrónica, son hechos
que hacen aun todavía el uso del papel en el trámite documentario de las organizaciones. Y de
acuerdo al avance tecnológico que se da constantemente, los gobiernos casi están obligados a dictar
leyes como esta, como respuesta a las necesidades que se van presentando mientras somos parte de la
sociedad de la información y nos adentramos más en ella, y el perú no es una excepción. Esta ley
conocida antes como Laescp, detalla los motivos y derechos de los ciudadanos, como por ejemplo el
presentar solicitudes y recursos para trámites, acceso a expedientes en línea para verificar la situación
de este, entre otras. La ley respalda el archivo electrónico de documentos siempre que este sujeto a
medidas de seguridad que garanticen la integridad, autenticidad, confidencialidad, calidad, protección
y conservación de los documentos almacenados. Aunque la ley no determina como la organización
debe abordar este asunto, pone muchos énfasis en la utilización de las nuevas tecnologías y la gestión
de las mismas en la documentación. Tarde o temprano las organizaciones públicas tendrán que
establecer políticas de cómo cumplir con la ley, lo que da lugar a estrategias tomadas de acuerdo con
las capacidades y medios de cada una de ellas, obteniendo los máximos beneficios y evitando los
riesgos (Bustelo y García 2008). Para esto se requiere un modelo global que se aplique a toda la
organización y que debe: definir como se quiere trabajar (conceptual), establecer políticas,
procedimientos y sistemas de responsabilidad (organizativo), incluir herramientas a utilizar, sus
características y nuevos procesos documentales (tecnológico); estas estrategias se deben basar en los
siguientes principios:
 Conservar las evidencias y pruebas de las acciones de la organización en el corto, medio y largo
plazo.
 Facilitar el acceso y el entendimiento de los documentos tanto a los ciudadanos en los trámites
que les afectan, como a los organismos o instituciones que los requieran como prueba de la acción
administrativa e internamente dentro de las propias dependencias de las instancias gestoras.
 Garantizar el cumplimiento de los requerimientos de autenticidad, integridad y confidencialidad
de los documentos.
 Garantizar la accesibilidad a medio y largo plazo de las evidencias electrónicas.
Para Bustelo y García, afirman que las administraciones públicas necesitan plantear una estrategia
global de documentos electrónicos para no dar soluciones individuales a cada situación particular,
empezando por aquellos que procesos o trámites que son más demandados por la sociedad. Al abordar
este tema se suscitan ciertos problemas como que expedientes sustituir, que documentos deben
convertirse en papel, que documentos o datos deberían acceder el ciudadano, etc. La determinación de
que es documentación corporativa o evidencia es el paso previo imprescindible para delimitar el
ámbito sobre cual actuar (pueden ser documentos PDF o conjuntos de datos que cumplan con las
especificaciones adecuadas). También está el asegurar la integridad y autenticidad de los documentos,
esto es imprescindible para poder asegurar una buena gestión (existen diversas formas); la
información asociada que se guarda junto con los documentos para hacerlos comprensibles y
localizables, es también asunto de interés, se requiere una estructura de clasificación adecuada que es
la base conceptual para tener la documentación identificada y organizada en categorías que
representan las funciones y actividades de la organización a la que pertenecen, y poderlas localizar
estén donde estén para diversos fines, esto requiere pensar en los niveles de acceso y seguridad que
tiene que tener los documentos estableciéndose de acuerdo a las necesidad del día a día de las
oficinas, como organización, ciudadano y la sociedad a mediano y largo plazo. Otro tema es la
conservación y almacenamiento de los documentos que requiere una proyección a futuro no muy fácil
de realizar, se debe encaminar a reducir los riesgos: los formatos abiertos, las tecnologías abiertas y
los planeamientos de crecimiento no infinito de las aplicaciones son estrategias internacionalmente
aceptadas. Y por último el registro de los rastros de las operación realizadas en los documentos
(trazabilidad), ya que permitirán hacer frente a posibles auditorías que demuestren las características
que pedimos a los documentos. Es indiscutible apreciar que los gobiernos son quienes tiene el deber
de dictar leyes regulen la gestión de documentos electrónicos como respuesta a la sociedad de la
información.
En el Perú, según Mendoza (2007), menciona que en los últimos años se ha presenciado, la
expedición de una serie de normas de distinto nivel jerárquico relacionados con la aplicación de
tecnologías de la información y las comunicaciones (TIC). Los documentos electrónicos requieren de
ciertos mecanismos técnicos y archivísticos, imprescindibles, para permitir, de alguna manera, reducir
los riesgos de pérdida de su autenticidad a largo plazo, así como de la permanencia de la información
que los documentos contienen, útiles para la gestión de administrativa y posteriormente para la
investigación científico cultural. Aunque las TIC han ayudado bastante librando a los documentos
electrónicos de espacio y tiempo, sin que el volumen sea una limitante, Mendoza enfatiza que hay un
aspecto que no se está tomando en cuenta y que merece inmediata atención, se trata de todo lo que
significa gestionar documentos en medios electrónicos, este el aspecto archivístico; lo que significa
que a la legislación vigente sobre tecnología informática aplicada a los archivos con la que cuenta el
Perú, se adicione, sin demora, un trabajo archivístico serio y en conjunto con otros sectores
representados por los administradores e informáticos para ‘tratar de garantizar’, es decir realizar todos
los esfuerzos para extender en la medida de lo posible la autenticidad y la preservación a largo plazo
de los documentos electrónicos, la permanencia de la información contenida en los documentos
electrónicos de archivo, generados por la administración pública, cuyas directrices bien podrían ser
asumidas por la actividad privada, si así lo deciden. Así mismo pone en duda la eficacia del Decreto
Supremo Nº 004-2007-PCM, cuya finalidad es mejorar la gestión pública y el reglamento de la Ley
27269 de firmas y certificados digitales, que poco han aportado para avanzar en la aplicación de la
tecnología informática en los archivos, sobre todo, de la administración pública, a lo que se suma la
carencia de infraestructura y presupuestos a nivel nacional que faciliten el almacenamiento,
mantenimiento y conservación de los archivos digitales que se puedan crear y los que ya se
encuentran circulando en sistemas electrónicos en nuestro medio, conectados a redes de Intranet e
Internet. El costo del almacenamiento y mantenimiento de los documentos electrónicos y las
migraciones periódicas que deben realizarse para no perder información es muy alto, pero mucho más
lo será la pérdida de valiosa información de la gestión pública si no se toman las medidas inmediatas
para minimizar los riesgos. El problema no es la tecnología, ya que esta es decisiva para avanzar en
este tema, sino que es un tema que no es abordado con seriedad por el gobierno, tal es el caso
contrario de Costa Rica, Colombia, Brasil que ya han asumido como carácter prioritario.
Mendoza también afirma que, existe un desinterés y negligencia por parte de las autoridades desde los
niveles superiores, que no comprenden o se niegan a entender la importancia de los documentos de
sus archivos, aunque en algunos casos por razones de seguridad y garantías se conservan, lo que
asume la calidad de la información que los documentos contienen, conviene conservarlos en papel o
en digital como prueba jurídica, es decir como documento autentico, sin que surja la menor duda a su
autenticidad, para satisfacer los intereses y derechos individuales de personas naturales o jurídicas.
Ley 27444 de Procedimiento Administrativo General, en cuanto a la notificación por correo
electrónico; facilitar al ciudadano el envío de información o documentación a distancia por medio de
la telemática; además se indica que la misma Ley de Procedimiento establece que la constancia de la
transmisión a distancia y a las autoridades constituye de por sí documentación auténtica y dará plena
fe a todos sus efectos dentro del expediente para ambas partes, en cuanto a la existencia del original
transmitido y su recepción. Finalmente en esta parte considerativa se destaca la necesidad de impulsar
el uso de la firma electrónica y certificados digitales tanto en el sector público como privado, para
promover el desarrollo del Comercio y del Gobierno Electrónico, así como la sociedad de la
información (Mendoza); sin embargo las organizaciones públicas del Estado Peruano aun no están en
la capacidad de esa autenticidad del documento electrónico, se necesita de conocimientos suficientes
del área de técnico-archivística que son asunto y competencia del Archivo General de la Nación
(AGN), aunque hay aspecto que no se han tomado en cuenta en esta Ley que dejan entre dicho, en el
caso de la autenticación de los documentos electrónico con la firma digital, un tema que es muy
complejo; sin embargo para Mendoza el organismos suficientemente capacitado manejar esta
problemática debiera ser la AGN para establecer los criterios a aplicarse en los archivos digitales. La
participación directa del AGN en la emisión de los criterios para regular el Archivo Digital es
inminente, por tratarse de una función de naturaleza archivística de responsabilidad de esta entidad, la
que deberá investigar y analizar cada uno de los elementos que comprende la creación de documentos
en el entorno electrónico y definir los requisitos archivísticos necesarios para su, almacenamiento y
mantenimiento a la luz de los avances logrados a nivel internacional compatibles con nuestra
realidad.
 Con lo mencionado anteriormente cabe destacar que en el Perú, aun se está en proceso de desarrollo
en cuanto a la gestión de documentos electrónicos; por lo tanto, se espera que no solo las entidades
públicas, sino también las privadas y las universidades investiguen y desarrollen nuevos estándares,
normas y herramientas tecnológicas para atacar la necesidad de la venimos estudiando, la de gestionar
los documentos electrónicos dentro de una sociedad de información, que nos obliga a actuar frente a
los nuevos retos con nuevas ideas innovadoras; así lograr el desarrollo del país, utilizando las
herramientas y recursos apropiadas.

6. CONCLUSIONES
La aparición de los documentos electrónicos ha cambiado drásticamente la manera de en que los
organizaciones e individuos comunican y realizan sus actividades diarias, es decir, la forma en que
crean y mantienen sus documentos, volviéndose a la gestión de los documentos electrónicos una
actividad importante en las organizaciones para obtener ventaja competitiva, ya que la cantidad de
información aumenta en las organizaciones, que da como consecuencia el aumento mismo de los
documentos por contener información, haciendo difícil manejar volúmenes grandes de
documentación. Esto requiere de una planificación, creación de políticas, estrategias, apoyo de la
administración central y la obtención de los recursos necesarios para implementar un sistema de
gestión de documentos.
Existen variadas normas de las cuales se puede obtener procedimiento según sean las necesidades de
las organizaciones para la implementación de un sistema de gestión de documentos electrónicos, se
tiene la ISO 15489, MoReq, Pro 99/007, entre otros, que especifican los requerimientos funcionales
que deben cumplir los sistemas de gestión de documentos electrónicos, sin embargo cabe resaltar que
depende de cada organización realizar los requerimientos necesarios según su contexto y aplicar los
requerimientos que las normas indican, el éxito dependerá en la medida que se defina bien los
requerimientos funcionales del sistema.
Con el avance de la tecnología se han desarrollo muchas herramientas que ayudan y facilitan la
gestión de documentos electrónicos, tales como escáneres en el caso de hardware y en software se
tiene un sin número de aplicaciones avanzadas de empresas comerciales que se pueden ajustar a las
organizaciones, contando estas con las mejores prácticas. También se cuentan aplicativos de software
opensource que no tienen costo alguno que muy bien podrían ayudar en la gestión de documentos
electrónicos.
En el Perú, aun no se ha avanzado mucho en este tema, se tiene los primero pasos en algunas
empresas del medio; las leyes que incentivan entrar en este cambio tecnológico no están muy claras,
dejan entre dichos muchas cosas, tales como la seguridad digital, es decir la firma digital que tiene
que ver mucho con la autenticidad de los documentos para poder ser utilizados como evidencia
jurídica. Sin embargo está en las manos conjuntas de tres elementos: el Estado, la empresa privada y
las universidades encontrar soluciones óptimas, que puedan ser utilizadas para el desarrollo no solo de
este tema, sino en todas a las áreas prioritarias; aunque la primera iniciativa debería provenir del
Estado, quien vela por el progreso y desarrollo tecnológico-científico del país.

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