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Formato de Seguimiento a la Implementacin

del SARLAFT

INSTRUCTIVO PARA EL DILIGENCIAMIENTO DEL FORMATO DE SEGUIMIENTO A LA


IMPLEMENTACIN DE LA CIRCULAR EXTERNA 04 DE 2017 - SARLAFT

ESPECIFICACIONES GENERALES

ESPECIFICACIONES DESCRIPCIN
Tema Avance en la implementacin de las instrucciones contenidas en la Circular
Externa 04 de 2017.
Nombre del formato Seguimiento a la implementacin del SARLAFT
Objetivo Monitorear el proceso de implementacin del SARLAFT.
Tipo de entidad a la que Todas las organizaciones vigiladas por la Superintendencia de la Economa
aplica Solidaria
Periodicidad del reporte Trimestral, durante el plazo establecido en la Circular Externa 10 de 2017,
segn el nivel de supervisin y valor de activos.
Fecha de reporte del Del 01 al 10 del mes siguiente al trimestre reportado.
formato El primer reporte corresponde al trimestre Julio Septiembre de 2017 y se
deber realizar dentro de los primeros 10 das del mes de octubre de 2017.
Fecha de corte Corresponde al ltimo da del trimestre a reportar
Medio de envo Sistema Integral de Captura de Informacin SICSES
Registros Diligencie todos los campos habilitados

ESTRUCTURA DEL FORMATO

1. DATOS DE LA ORGANIZACIN

ESPECIFICACIONES DESCRIPCIN

Nombre/ Razn Social de la


Registre el nombre de la organizacin solidaria vigilada
Organizacin:

Registre la SIGLA de la organizacin con la cual est registrada ante la


SIGLA de la Organizacin
Superintendencia de Economa Solidaria.
Ciudad/ Departamento Nombre de la Ciudad y Departamento donde opera la organizacin
Registre el tipo de organizacin de acuerdo con las opciones que se desplegarn
en dicho campo:
Administracin pblica cooperativa
Cooperativa de aportes y crdito
Asociacin mutual
Cooperativa de trabajo asociado
Tipo de Organizacin: Cooperativa especializada de ahorro y crdito
Cooperativa especializada sin seccin de ahorro
Fondo de empleados
Institucin auxiliar de la economa solidaria
Cooperativa integral con seccin de ahorro y crdito
Cooperativa integral sin seccin de ahorro
Cooperativa multiactiva con seccin de ahorro y crdito,
Formato de Seguimiento a la Implementacin
del SARLAFT

Cooperativa multiactiva sin seccin de ahorro


Organismo de carcter econmico
Organismo de representacin
Precooperativa
Otras formas asociativas solidarias innominadas
Registre el cdigo de la organizacin con el cual se identifica ante la
Cdigo de la Organizacin:
Superintendencia de Economa Solidaria.
Registre el Cdigo CIIU de la organizacin; ingrese el valor numrico a cuatro
Cdigo CIIU
dgitos.
Descripcin del Cdigo CIIU: Registre la actividad econmica asociada al cdigo CIIU de su Organizacin
Registre la Delegatura que ejerce la supervisin sobre la Organizacin solidaria,
segn las opciones que se desplegarn en dicho campo:
Delegatura de Supervisin:
- Delegatura Asociativa
- Delegatura Financiera
Registre el nivel de supervisin que tiene la organizacin, de acuerdo con la
clasificacin de la Superintendencia de Economa Solidaria:
Nivel de Supervisin: - 1N - Primer Nivel de Supervisin
- 2N - Segundo Nivel de Supervisin
- 3N - Tercer Nivel de Supervisin
Cargo de la persona
Registre el cargo de la persona responsable de diligenciar el formato y con quien
responsable de atender el
puede realizarse contacto en caso de inquietudes de la Superintendencia.
requerimiento:
Nombre de la persona que Registre el nombre de la persona responsable de diligenciar el formato y con
atiende este requerimiento: quien puede realizarse contacto en caso de inquietudes de la Superintendencia.
Registre el correo electrnico de la persona responsable de diligenciar el formato
E-mail: y con quien puede realizarse contacto en caso de inquietudes de la
Superintendencia.
Registre el nmero de telfono y extensin o (nmero celular) de la persona
Telfono/Extensin: responsable de diligenciar el formato y con quien puede realizarse contacto en
caso de inquietudes de la Superintendencia.

2. REPORTE DE AVANCE DE LA IMPLEMENTACIN DEL SARLAFT

Esta seccin contiene los numerales y descripcin de los temas contenidos en la Circular Externa 04 de 2017
sobre los cuales se har el monitoreo. La organizacin solidaria debe diligenciar los espacios habilitados.

Requerimientos SARLAFT: Se indicar el numeral de la CE04 de 2017 y la descripcin de los temas


sobre los cuales la organizacin solidaria informar el estado de avance de la implementacin.

Estado de Implementacin del requerimiento SARLAFT a la fecha de corte: Se divide en las


siguientes columnas:

o Estado: Para indicar el estado de avance, se plantean varias opciones. La organizacin


solidaria debe seleccionar aquella que refleja el estado de avance en que se encuentra la
organizacin, en cada una de las actividades descritas en la columna Requerimientos
SARLAFT, a la fecha de corte del reporte:
Formato de Seguimiento a la Implementacin
del SARLAFT

ESTADO DE AVANCE DESCRIPCION DEL ESTADO % AVANCE


IMPLEMENTACION DEL SARLAFT
No se tiene contemplado an su No se ha realizado levantamiento de El % de avance
adopcin informacin, no se ha abordado el diseo y no para esta opcin
se ha establecido un cronograma para la es 0%
implementacin de la actividad.

Se encuentra en fase de planeacin El requerimiento se encuentra en etapa de El % de avance


planeacin; se tiene definida una estrategia para esta opcin
para su implementacin; se tienen asignados es 20%
recursos y definidos responsables; se han
establecido roles y funciones para su
desarrollo.
Se encuentra en fase de diseo El requerimiento funcional y/o tecnolgico est El % de avance
en diseo; se est realizando el levantamiento para esta opcin
de las especificaciones tcnicas para su es 40%
implementacin; se estn realizando
desarrollos y se est ejecutando el recurso
asignado.
Se encuentra en fase de pruebas El requerimiento funcional y/o tecnolgico est El % de avance
en validaciones; se estn ejecutando diferentes para esta opcin
tipos de pruebas y pueden generarse ajustes es 60%
para realizar su implementacin o paso a
produccin.
Se encuentra en fase de El requerimiento funcional y/o tecnolgico est El % de avance
implementacin en su fase de implementacin; se tiene definida para esta opcin
la estrategia y esta puede estarse ejecutando; es 80%
se estn realizando capacitaciones a usuarios
y se tiene un tiempo estimado para su
finalizacin.
Esta implementada y funcionando El requerimiento se encuentra implementado; El % de avance
se estn ejecutando tareas acorde con lo para esta opcin
solicitado en la norma SARLAFT; se puede es 100%
estar realizando alguna medicin de su
funcionamiento y ya estn levantados los
procesos y procedimientos.

Nota. El porcentaje de avance se cargar automticamente en el sistema, de acuerdo al estado seleccionado.

o Fecha de Inicio - dd/mm/aaaa: Indique la fecha en la cual se dio inicio a la ejecucin de la


actividad evaluada.

En caso seleccionar el estado "No se tiene contemplado an su adopcin", ingrese la fecha


en la cual se espera dar inicio a la ejecucin de la actividad evaluada.

o Fecha de Finalizacin - dd/mm/aaaa: Indique la fecha estimada para finalizar la


implementacin de la actividad evaluada, teniendo en cuenta el plazo mximo establecido en
la Circular Externa 10 del 2017 para la implementacin del SARLAFT.
Formato de Seguimiento a la Implementacin
del SARLAFT

2.1. ETAPAS: El SARLAFT que implemente la organizacin solidaria vigilada debe comprender como mnimo
las 4 etapas que a continuacin se describen:

2.1.1. ETAPA DE IDENTIFICACIN: Es la primera etapa del SARLAFT; se debe identificar los riesgos de LA/FT
inherentes al desarrollo de las actividades de la organizacin solidaria, teniendo en cuenta los factores de riesgo
definidos.

Se busca medir el grado de avance de la etapa de Identificacin, de acuerdo con las opciones desplegables en
la columna estado, para cada una de las actividades descritas a continuacin:

2.1.1. a. Establecer metodologas para la segmentacin de los factores de riesgo.

2.1.1. b. Con base en las metodologas establecidas segmentar los factores de riesgo.

2.1.1. c. Establecer metodologas para la identificacin del riesgo de LA/FT y sus riesgos asociados
respecto de cada uno de los factores de riesgo segmentados.

2.1.1. d. Con base en las metodologas establecidas anteriormente, identificar las formas a travs de
las cuales se puede presentar el riesgo de LA/FT.

2.1.2 ETAPA DE MEDICIN O EVALUACIN: Es la etapa posterior a la identificacin de riesgos; el SARLAFT


debe permitirle a la organizacin solidaria vigilada medir la posibilidad o probabilidad de materializacin del
Riesgo inherente de LA/FT.

Se busca medir el grado de avance de la etapa de Medicin o Evaluacin, de acuerdo con las opciones
desplegables en la columna estado, para cada una de las actividades descritas a continuacin:

2.1.2. a. Establecer las metodologas de medicin con el fin de determinar la probabilidad de


materializacin del riesgo de LA/FT y determinar cul sera su posible impacto frente a cada uno de
los factores de riesgo y los riesgos asociados.

2.1.2. b. Establecer el perfil de riesgo inherente de LA/FT de la organizacin solidaria y las


mediciones agregadas en cada factor de riesgo y en sus riesgos asociados

2.1.3 ETAPA DE CONTROL: Es la tercera etapa del SARLAFT; en esta etapa la organizacin solidaria vigilada
debe dar respuesta al riesgo identificado y medido, es decir debe adoptar las medidas conducentes a controlar
el riesgo inherente.

Se busca medir el grado de avance de la etapa de Control, de acuerdo con las opciones desplegables en la
columna estado, para cada una de las actividades descritas a continuacin:

2.1.3. a. Establecer las medidas de control del riesgo de LA/FT y aplicarlas sobre cada uno de los
factores de riesgo y los riesgos asociados.

2.1.3. b. Establecer los niveles de exposicin en razn de la calificacin dada a los factores de riesgo
en la etapa de medicin

2.1.4 ETAPA DE MONITOREO: Esta etapa debe permitir a la organizacin solidaria vigilada hacer seguimiento
del perfil de riesgo y, en general, del SARLAFT y ver la evolucin de su riesgo.

Se busca medir el grado de avance en la etapa de Monitoreo, de acuerdo con las opciones desplegables en la
columna estado, para cada una de las actividades descritas a continuacin:
Formato de Seguimiento a la Implementacin
del SARLAFT

2.1.4. a. Establecer el procedimiento para el seguimiento que permita la oportuna deteccin de las
deficiencias del SARLAFT. El procedimiento ya tiene establecida la periodicidad de ese seguimiento
de acuerdo con el perfil de riesgo residual de LA/FT de la organizacin, pero en todo caso, debe
realizarse con una periodicidad mnima semestral.

2.1.4. b. Asegurar que los controles estn funcionando en forma oportuna, efectiva y eficiente.

2.1.4. c. Asegurar que los riesgos residuales se encuentren en los niveles de aceptacin
determinados por la organizacin.

2.2 ELEMENTOS: El SARLAFT que implemente la organizacin solidaria vigilada debe tener como mnimo los
elementos que a continuacin se describen:

2.2.1 POLTICAS: Son los lineamientos generales que debe adoptar la organizacin solidaria vigilada en
relacin con el SARLAFT.

Se busca medir el grado de avance en la implementacin de polticas, de acuerdo con las opciones desplegables
en la columna estado.

2.2.2. PROCEDIMIENTOS: El SARLAFT que adopte la organizacin solidaria debe prever los procedimientos
de ejecucin y de control que permitan la implementacin y funcionamiento, tanto de sus etapas como de sus
elementos.

2.2.2.1 PROCEDIMIENTOS GENERALES: La organizacin solidaria debe contar como mnimo con los
procedimientos generales que se describen a continuacin.

Se busca medir el grado de avance en la implementacin de los procedimientos generales, de acuerdo con las
opciones desplegables en la columna estado:

2.2.2.1. a. Definir e implementar el procedimiento para atender oportunamente las solicitudes de


informacin que realicen las autoridades competentes.

2.2.2.1. b. Definir e implementar los procedimientos necesarios para efectuar monitoreo y seguimiento
especial a las operaciones y transacciones de los asociados o clientes que la organizacin haya
determinado como de mayor riesgo y reportar los resultados en las condiciones que en cada caso se
determinen y a la instancia sealada para el efecto.

2.2.2.1. c. Definir e implementar los procedimientos para la ejecucin de los distintos mecanismos e
instrumentos de prevencin y control que se adopten. Este numeral se validar con los numerales
2.2.2.3 y 2.2.2.4.

2.2.2.1. d. Definir e implementar los procedimientos que se aplicarn para: a) la deteccin de


operaciones inusuales; b) la determinacin de las operaciones sospechosas y c) el reporte de stas
ltimas a las autoridades competentes. Este numeral se validar con los numerales 2.2.2.3.3 y 2.2.2.3.4
de este formato.

2.2.2.1. e. Definir e implementar los procesos que debern realizarse para el conocimiento de los
clientes/asociados actuales y potenciales, as como para la verificacin y actualizacin de la
informacin suministrada por stos. Este numeral se validar con el numeral 2.2.2.3.1 de este formato.
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2.2.2.1.f Fijar los procedimientos para aplicar las sanciones por incumplimiento de las normas para
controlar el riesgo de LA/FT.

2.2.2.1. g. Dar cumplimiento a las obligaciones relacionadas con listas internacionales vinculantes para
Colombia, de conformidad con el derecho internacional y disponer lo necesario para que se consulten
dichas listas, de manera previa y obligatoria a la vinculacin de un potencial asociado/cliente a la
entidad.

2.2.2.1.h Fijar los procedimientos para la conservacin de documentos.

2.2.2.2 PROCEDIMIENTOS ESPECIALES: La organizacin solidaria debe contemplar en su SARLAFT los


procedimientos especiales que se describen a continuacin:

Se busca medir el grado de avance en la implementacin de los procedimientos especiales, de acuerdo con las
opciones desplegables en la columna estado.

2.2.2.2.1 Personas Expuestas Pblicamente (PEP).

2.2.2.2.2. Sanciones Financieras Dirigidas.

Este numeral hace referencia a la capacidad de la organizacin para consultar las listas vinculantes y reportarlos
a las autoridades competentes. Se valida con el numeral 2.2.2.1.g.de este formato.

2.2.2.2.3. Pases de mayor riesgo

2.2.2.3. MECANISMOS: La organizacin solidaria debe contar con un conjunto de mecanismos diseados para
cumplir adecuadamente la norma de LAFT.

Se busca medir el grado de avance en la implementacin de los Mecanismos sealados a continuacin, de


acuerdo con las opciones desplegables en la columna estado:

2.2.2.3.1. Conocimiento del asociado o cliente

2.2.2.3.2. Conocimiento del mercado

2.2.2.3.3. Identificacin y anlisis de operaciones inusuales

2.2.2.3.4. Determinacin y reporte de operaciones sospechosas

2.2.2.4. INSTRUMENTOS: La organizacin solidaria debe contar con los instrumentos que permitan la
operacin efectiva, eficiente y oportuna de los mecanismos adoptados.

Se busca medir el grado de avances en la implementacin de los instrumentos sealados a continuacin, de


acuerdo con las opciones desplegables en la columna estado:

2.2.2.4.1. Seales de alerta

2.2.2.4.2. Segmentacin de los factores de riesgo

2.2.2.4.3. Seguimiento de operaciones

2.2.2.4.4. Consolidacin electrnica de operaciones


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2.2.3. DOCUMENTACIN: La organizacin debe contar con los documentos y registros de las etapas y los
elementos del SARLAFT.

Se busca medir el grado de avance en la implementacin de los requisitos descritos a continuacin, de acuerdo
con las opciones desplegables en la columna estado:

2.2.3.1. Presupuestos mnimos de la documentacin

2.2.3.2. Contenido mnimo de la documentacin

2.2.4. ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL: La organizacin solidaria vigilada debe establecer y asignar


facultades y funciones a los rganos de administracin y Oficial de cumplimiento en relacin con las distintas
etapas del SARLAFT.

Se busca medir el grado de avance en la definicin de funciones al rgano permanente de administracin, al


representante legal y al oficial de cumplimiento, de acuerdo con las opciones desplegables en la columna
estado:

2.2.4.1. Definicin y divulgacin de funciones y responsabilidades de los miembros que integran el


rgano permanente de administracin.

2.2.4.2. Definicin y divulgacin de funciones y responsabilidades del representante legal.

2.2.4.3.1 Designacin del oficial de cumplimiento principal y suplente.

2.2.4.3.2 Definicin y divulgacin de funciones del Oficial de Cumplimiento

2.2.5. RGANOS DE CONTROL: La organizacin solidaria vigilada debe establecer y asignar facultades y
funciones a los rganos de control, en relacin con del SARLAFT adoptado por la organizacin.

Se busca medir el grado de avance en la definicin de funciones a los rganos de Control, de acuerdo con las
opciones desplegables en la columna estado:

2.2.5.1. Revisora Fiscal

2.2.5.2. Auditora Interna

2.2.6. INFRAESTRUCTURA TECNLOGICA: La organizacin solidaria vigilada debe contar con herramientas
tecnolgicas para garantizar la adecuada administracin del riesgo LAFT, acorde con las actividades,
operaciones, tamao y riesgo de la organizaron.

Se busca medir el grado de avance en la implementacin de las herramientas tecnolgicas, de acuerdo con las
opciones desplegables en la columna estado.

2.2.7. DIVULGACIN DE INFORMACIN: La organizacin solidaria vigilada debe disear un sistema


efectivo eficiente y oportuno de reportes tanto internos como externos que garantice el
funcionamiento de sus procedimientos y los requerimientos de las autoridades competentes.
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2.2.7.1. REPORTES INTERNOS:

Se busca medir el grado de avance en la implementacin de Reportes internos, de acuerdo con las opciones
desplegables en la columna estado:

2.2.7.1.1. Reporte interno sobre operaciones inusuales

2.2.7.1.2. Reporte interno sobre operaciones sospechosas

2.2.7.1.3. Reportes de la etapa de monitoreo

2.2.8. CAPACITACIN: La organizacin solidaria vigilada debe disear, programar y coordinar planes de
capacitacin sobre el SARLAFT dirigidos a todas las reas y funcionarios de la entidad.

Se busca medir el grado de avance en la implementacin de los programas de capacitacin, de acuerdo con
las opciones desplegables en la columna estado.