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NORMAS Y PROCEDIMIENTOS

PARA LA PERMANENCIA

DE CHEQUES Y DINERO EN

EFECTIVO EN EL

DEPARTAMENTO DE

TESORERIA

SF-NP-013.02
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I. OBJETIVO

Establecer las normas y procedimientos para el tratamiento y permanencia de los cheques


y el dinero en efectivo en el Departamento de Tesorera.

II. ALCANCE

El presente documento alcanza a la Gerencia de Administracin de Recursos y reas


involucradas en la elaboracin de solicitudes de cheques.

III. BASE LEGAL

3.1 Decreto Ley N 16587 Nueva Ley de Ttulos - Valores


3.2 Estatuto de SERPOST S.A.
3.3 Decreto Legislativo 685 Ley de Creacin de SERPOST S.A.
3.4 Resolucin de Contralora General N 320-2006-CG Normas de Control Interno
3.5 Normatividad interna

IV. NORMAS

1. La emisin de cheques para el pago de obligaciones contradas con proveedores por


adquisicin de bienes y/o contratacin de servicios se regir de conformidad con el
procedimiento vigente para tal efecto.

2. El plazo mximo de validez de un cheque es de 30 das calendario de emitido.


Cumplido el periodo de vigencia el Departamento de Tesorera anular el cheque en
el sistema automatizado, enviando al Departamento de Contabilidad la relacin de
los cheques anulados, indicando el nmero de registro contable, monto y nombre del
beneficiario, as como el motivo de la anulacin y la documentacin sustentatoria.

3. A solicitud del interesado posteriormente se emitir un nuevo cheque.

4. El rea de Remuneraciones formular las solicitudes de cheques concernientes al


pago de liquidacin de beneficios sociales de los trabajadores, pago de utilidades y
otros de su competencia.

5. Los cheques girados por concepto de liquidacin de beneficios sociales que excedan
de los treinta das calendario se anularn y se volver a girar a nombre del Banco de
la Nacin, el mismo que ser consignado por el rea de Remuneraciones; la
anulacin del cheque en el sistema automatizado se comunicar al Departamento de
Contabilidad.

6. El pago de utilidades al personal activo ser a travs del abono en la cuenta personal
a cada trabajador en las instituciones bancarias.

7. El pago de utilidades al personal cesado ser en efectivo.


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8. Para el pago de utilidades al personal cesado y para el pago de honorarios


profesionales en general se emitir un cheque a nombre del cajero general por el
monto establecido en la solicitud de cheque, quien tendr el dinero en Caja 15 das
hbiles para efectuar el pago en efectivo; pasado el tiempo establecido el dinero ser
depositado en la cuenta corriente de SERPOST S.A.

9. El Area de Remuneraciones emitir una solicitud de cheque para el giro y pago de


utilidades al personal cesado que no las haya recogido a tiempo, siempre que el
monto a pagar sea mayor al 5% de la UIT caso contrario se pagar en efectivo.

10. La Gerencia Postal por intermedio del Area de Atencin al Cliente, ser la
encargada de generar las solicitudes de cheque relativas a las indemnizaciones de
envos (certificados, encomiendas y EMS).

11. Los cheques girados para el pago de indemnizaciones de envos, permanecern en


Caja treinta das calendario, vencido el plazo se anular el cheque en el sistema
mecanizado y se enviar al Departamento de Contabilidad para el control respectivo
con la documentacin sustentatoria.

12. Para casos de solicitudes de cheques por viajes en comisin de servicio, ser el rea
solicitante la encargada de la elaboracin de la solicitud de cheque y la dirigir al
Departamento de Contabilidad.

13. La Subgerencia de Finanzas a travs del Departamento de Tesorera ser


responsable de la emisin de cheques y programacin de pagos.

14. El Departamento de Tesorera elaborar diariamente un listado con los cheques que
fueron entregados y los que permanecen an en su rea.

15. El Departamento de Tesorera entregar al Area de Remuneraciones la conformidad


de pago de beneficios sociales en un plazo mximo de 15 das calendarios.

V. PROCEDIMIENTO

1. La solicitud de cheque ser elaborada por el rea solicitante y se enviar al


Departamento de Contabilidad con las aprobaciones y visaciones respectivas
adjuntando la documentacin sustentatoria.

2. El Departamento de Contabilidad revisar la documentacin, de ser conforme la


provisionar efectuando el asiento contable correspondiente envindola luego al
Departamento de Tesorera.

3. El Departamento de Tesorera elaborar y emitir los cheques, los mismos que


permanecern slo treinta das calendario en esta rea.

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4. En el caso de los cheques girados para el pago de beneficios sociales, una vez
emitido el mismo, el Departamento de Tesorera comunicar al rea de
Remuneraciones para que el interesado lo recoja dentro del plazo establecido.

5. El Departamento de Tesorera comunicar nuevamente al rea de Remuneraciones


que vencido el plazo (30 das) proceder a anular el respectivo cheque.

6. Si el cheque emitido ha cumplido el tiempo de permanencia y no ha sido recogido por


el beneficiario, siendo la obligacin total o parcial, entonces el Departamento de
Tesorera anular el cheque enviando la documentacin sustentatoria al
Departamento de Contabilidad para su conocimiento y archivo.

7. Para el pago de indemnizaciones por prdida de correspondencia, el rea de


Atencin al Cliente remitir la solicitud de cheque al Departamento de Contabilidad,
paralelamente notificar al cliente para que previamente se comunique con el
Departamento de Tesorera, para coordinar la fecha de pago y proceder al giro del
cheque para el pago respectivo.

8. El Departamento de Tesorera enviar los vouchers mensualmente al Departamento


de Contabilidad.

9. El Departamento de Contabilidad recibir el voucher con la documentacin


sustentatoria para el anlisis de cuentas y proceder a anular la provisin para luego
enviar los documentos al rea emisora.

VI. DISPOSICION COMPLEMENTARIA

El presente documento deja sin efecto las Normas y Procedimientos para la Permanencia
de Cheques y Dinero en Efectivo en el Departamento de Caja (SF-NP-013.01) aprobado
con fecha 18 de julio de 2002

VII. AUTORIZACION

El presente documento queda aprobado por Gerencia General y entrar en vigencia a


partir de la fecha de su suscripcin.

Lima, 1 de julio de 2013


Original firmado por BARTOLOM CUEVA SENZ
Gerente General (e)

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FLUJOGRAMA
FLUJOGRAMA DE LA PERMANENCIA DE CHEQUES

AREA DEPARTAMENTO DE DEPARTAMENTO


SOLICITANTE CONTABILIDAD DE TESORERIA

Inicio Recepciona solicitud de Recepciona


cheque con documentacin documentacin
sustentatoria

A
Elabora
cheque
Revisa
Formula Solicitud documentacin
de Cheque
Emite
Cheque

A NO
Es conforme

NO Cumpli
tiempo de
SI permanencia
Entrega de
Cheque SI
Provisiona y efecta
asiento contable NO
Pago a NO Pago
Enva documentos proveedores Indemnizaciones Pago por beneficios sociales
al archivo

SI SI
Aprueba solicitud
de cheque
Anula Anula Consigna en Banco de la
cheque cheque Nacin

Enva solicitud
de cheque aprobada
Enva documentos Enva documentos Coordina con
a Contabilidad a Contabilidad Remuneraciones

Comunica al
Contabilidad anula Interesado
O/C Provisional

Remite documentos
a Archivo

Fin

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