Manual Usuario Opec

Registro de Oferta Pblica de Empleos de Carrera - OPEC Manual de Usuario
COMISIN NACIONAL DEL SERVICIO CIVIL
MANUAL DEL USUARIO PARA EL

REGISTRO DE OFERTA PBLICA DE EMPLEOS DE CARRERA
OPEC
Bogot D.C., Septiembre de 2012
1
Tabla de Contenido
1 Introduccin .................................................................................................................................................3
2 Objetivo........................................................................................................................................................4
3. Alcance ............................................................................................................................................................4
4. Aspectos a tener en cuenta antes de registrar la OPEC ................................................................................4
5. Funcionalidad que ofrece el aplicativo OPEC .................................................................................................5
6. Funcionalidad para el rol Cargador Entidad .................................................................................................5
6.1. Autenticacin del usuario y consulta de la OPEC ........................................................................................5
6.2. Insertar empleo. ............................................................................................................................................8
6.3. Consultar un empleo. ................................................................................................................................ 10
6.4. Registrar Funciones .................................................................................................................................. 10
6.5. Registrar Requisitos Estudio / Experiencia ............................................................................................... 11
6.6. Registrar Alternativa / Equivalencia .......................................................................................................... 12
6.7. Registrar Vacantes del Empleo ................................................................................................................. 13
6.8. Consolidado Empleo ................................................................................................................................. 14
6.9. Modificar Clave .......................................................................................................................................... 14
7. Funcionalidad para el rol Administrador Entidad ....................................................................................... 15
7.1. Creacin de Usuarios ................................................................................................................................ 15
7.2. Registro de las dependencias de una entidad .......................................................................................... 16
7.3. Consulta de Consolidado Empleos Entidad .............................................................................................. 16
7.4. Eliminacin de un empleo ......................................................................................................................... 18
8. Funcionalidad para el rol Administrador de la CNSC ................................................................................ 19
8.1. Ingreso al aplicativo ................................................................................................................................... 19
8.2. Opciones del men.................................................................................................................................... 20
8.3. Veracidad del documento para certificacin de la Opec ........................................................................... 22
2
1 Introduccin
La Comisin Nacional del Servicio Civil CNSC, como entidad del estado independiente
de las ramas y rganos del poder pblico, dotada de personera jurdica, autonoma
administrativa y patrimonio propio, tiene como propsito estratgico el convertir el sistema
de carrera en el motor de la excelencia en la gestin pblica en Colombia, a partir del
ingreso por mrito a los empleos pblicos.
La CNSC se refiere al principio del mrito como el fundamento constitucional de los

procesos de seleccin para acceder al ejercicio de cargos pblicos, de forma tal que los
requisitos y condiciones de ingreso deben ser acreditados previamente por los aspirantes,
adems de superar segn se requiera por la convocatoria, pruebas y en ocasiones
pruebas y cursos.
La Ley 909 de 2004, seala que los concursos o procesos de seleccin sern adelantados
por la CNSC, a travs de contratos o convenios interadministrativos, suscritos con
universidades pblicas o privadas o instituciones de educacin superior acreditadas, y
establece las etapas del proceso de seleccin, as: Convocatoria, reclutamiento, pruebas,
listas de elegibles y periodo de prueba.
Con el fin de cumplir esta funcin, la CNSC dispone de diversos aplicativos informticos
con los cuales presta apoyo tecnolgico durante el desarrollo de las etapas del proceso de
seleccin.
El propsito del Manual del Usuario para el Registro de Oferta Pblica de Empleos de
Carrera OPEC es ofrecer a la Entidad Pblica que solicita a la CNSC la provisin de los
empleos pblicos de carrera mediante el concurso abierto de mritos, una aplicacin
informtica para realizar el registro, administracin y consulta de los empleos a oferta, en
cumplimiento de los principios que orientan el ingreso y el ascenso a la carrera
administrativa.
As mismo, con el presente manual, las entidades pueden obtener informacin detallada
del funcionamiento de la aplicacin y conocer los pasos que deben realizar para el registro
de la informacin bsica de sus empleos a convocar a concurso.
3
2 Objetivo
Definir las actividades y pasos para que la Entidad Pblica responsables de los empleos a
oferta pblica, realice el registro, administracin y consulta de la Oferta Pblica de
Empleos de Carrera OPEC, que permita a los aspirantes y actores del proceso de
seleccin o concurso, identificar el empleo a proveer: denominacin, cdigo, grado
salarial, asignacin bsica, nmero de empleos por proveer, ubicacin, funciones y el perfil
de competencias requerido en trminos de estudios, experiencia y conocimientos, entre
otros.
3. Alcance
El presente Manual va dirigido a la persona administrador de la OPEC o Jefe de Talento

Humano, asignada por el Representante Legal de la Entidad, como responsable de la
adecuada administracin de la OPEC; as como a los usuarios cargadores, debidamente
creados por el administrador, responsables del registro de la informacin.
Una vez, la informacin se haya registrado en su totalidad, el Representante Legal y el

administrador de la OPEC debern certificarla con la firma y enviarla a la CNSC con el fin
de iniciar la etapa de divulgacin e inscripcin a la convocatoria.
4. Aspectos a tener en cuenta antes de registrar la OPEC
Antes de iniciar el proceso de registro de la informacin por parte de la Entidad, esta

deber enviar a la CNSC la siguiente informacin con el fin de registrar en la aplicacin
informtica los datos bsicos de la entidad:
Nombre completo, cedula de ciudadana y cargo del servidor pblico,

designado por la entidad para la direccin y manejo del proceso de cargue en
los empleos (Administrador) con el fin de crear el usuario en el aplicativo.
NIT de la entidad
Nombre completo de la entidad
Correo electrnico
Naturaleza Jurdica
Nivel (Nacional, Departamental, Municipal o Distrital)
4
Sector Institucional (Agricultura, Educacin, Salud, etc.)

Clasificacin Orgnica (Rama Ejecutiva, Organismos de Control, Entes
Autnomos)
Funcionalidad que ofrece el aplicativo OPEC
5. Funcionalidad que ofrece el aplicativo OPEC
Se utilizan tres (3) mdulos con la siguiente funcionalidad:
a. Administracin de la OPEC. Usado por el rol Administrador Entidad. La CNSC crea

un usuario con el rol Administrador Entidad, el cual se entrega formalmente y por
escrito a la entidad. Este usuario podr cambiar su contrasea a travs de las opciones
del aplicativo.
El administrador de la entidad, podr crear usuarios con el rol Cargador Entidad,

eliminar empleos, crear las dependencias requeridas para el registro de la OPEC y
generar el reporte final para certificar la OPEC por parte del Jefe de Talento Humano y
el Representante Legal de la entidad que registra la Oferta.
b. Registro de OPEC. Usado por el rol Cargador Entidad, permite consultar, registrar o
modificar un empleo y las cantidades de las vacantes existentes. La eliminacin de
empleos solo se permite con el usuario administrador de la entidad.
c. Consulta de la OPEC. Utilizado para consultar la Oferta Pblica de Empleos de

Carrera de una convocatoria en especfico. Es de uso general y no requiere clave
para su ingreso. Permite filtrar la consulta por entidad (si aplica), por nivel jerrquico y
por ciudades.
6. Funcionalidad para el rol Cargador Entidad
6.1. Autenticacin del usuario y consulta de la OPEC
Un usuario con el rol Cargador Entidad, deber ingresar al aplicativo de Registro de la

OPEC, autenticndose con el Nit de la entidad, el usuario y su contrasea.
5
En la parte superior, se observa el nombre del aplicativo, el nombre de usuario, la fecha y

hora actual, el rol con el que se autentic el usuario al ingresar, el nombre de la entidad y
la convocatoria.
Con el aplicativo, el usuario identificado con este rol puede insertar empleos y cantidad de
vacantes para dicho empleo.
Se debe tener en cuenta que el registro de los datos de la OPEC es responsabilidad de la

Entidad Pblica y se hace en base al Manual de Funciones debidamente aprobado por la
entidad.
La Oferta Pblica de Empleos de Carrera -OPEC, debe crearse utilizando la opcin

Registrar Empleos, que permitir ofrecer vacantes agrupadas por las siguientes
caractersticas iguales:
Nivel Jerrquico
Grado
Cdigo y Denominacin
Asignacin Salarial
Propsito principal del empleo
Funciones
6
Requisitos de Estudio
Requisitos de Experiencia
Equivalencias / Alternativas
Adicionalmente, el aplicativo de registro de la OPEC permite registrar los siguientes datos

de la vacante:
Estado de Provisin
Departamento
Municipio
Dependencia
Al registrar esta informacin, se debe tener en cuenta que el aspirante realiza su

inscripcin a un empleo, y no a una ciudad o caracterstica especfica del empleo.
El aplicativo inicialmente despliega la lista de empleos ya registrados, mostrando las

columnas, as:
Nmero de empleo CNSC. Es una variable de uso exclusivo de la CNSC, generado

automticamente por el aplicativo al momento que el cargador de la entidad ingresar
un empleo. Corresponde al nmero consecutivo asignado al empleo, con el cual ser
7
publicado e identificado el empleo por el aspirante, convirtindose en la identificacin

nica del empleo al cual el aspirante ha realizado la inscripcin.
Nivel Jerrquico de los empleos. Segn la norma se clasifica en los siguientes
niveles: Asesor, Profesional, Tcnico y Asistencial. El nivel directivo est disponible
aunque las Ofertas generalmente no incluyen estos cargos por ser de libre
nombramiento y remocin.
Cdigo. Cdigo del empleo
Denominacin. Denominacin del empleo
Grado. Grado del empleo
Asignacin Salarial. El aplicativo identifica la asignacin salarial para los empleos de
las entidades clasificadas en el orden Nacional, segn el decreto vigente de salarios
para el 2012; no obstante, se permite la modificacin del valor sugerido.
Cantidad de Vacantes ofertadas. Es un acumulado de las vacantes registradas para
ese empleo. Es calculado automticamente por el aplicativo. Inicialmente es cero,
pero al registrar las vacantes su valor cambia segn las vacantes registradas.
6.2. Insertar empleo.
Para ingresar un nuevo empleo, el usuario deber seleccionar la opcin Registrar

Empleos y utilizar las listas de valores a seleccionar:
8
El nivel jerrquico del empleo, grado, cdigo y denominacin el cual se muestra desde la
lista y para los casos en que el texto es muy largo, se utiliza un despliegue completo de la
informacin con lo cual se facilita al usuario una lectura completa del valor sugerido por la
lista.
La asignacin salarial utiliza una identificacin de valor, la cual es consultada en la base

de datos con un criterio que tiene en cuenta la vigencia, el orden de la entidad, el nivel
jerrquico y el grado; ejemplo, vigencia 2012, entidad del orden Nacional, nivel
jerrquico profesional y grado17, obteniendo en la bsqueda el valor 3346665. Si el
criterio de bsqueda obtiene un valor asignado, el aplicativo identificar y mostrar el
salario del empleo de acurdo al Decreto vigente; sin embargo, dicho valor podr ser
modificado por el usuario. Es importante aclarar que cada empleo almacena el valor
registrado en la asignacin salarial, es decir que si la vigencia cambia los valores de
asignacin salarial registrados en la OPEC, no se actualizarn automticamente, debido a
que la asignacin salarial est registrada en cada empleo insertado.
Debe tambin registrarse el propsito principal del empleo a ofertar. Finalmente para
crear el empleo es necesario presionar el botn Crear Empleo. El aplicativo mostrar un
mensaje confirmando la insercin del registro e informando el nmero de empleo CNSC
con el que fue insertado.
Si el usuario ha realizado consulta de un empleo y quiere insertar uno nuevo, deber

presionar el botn Formulario Nuevo Empleo.
9
6.3. Consultar un empleo.
Sobre la lista de empleos registrados, los nmeros correspondientes a la columna

Nmero Empleo CNSC, tienen activo un enlace; es decir, que el usuario podr hacer
click sobre el nmero de empleo CNSC que desee consultar; de inmediato, la informacin
correspondiente a dicho empleo ser cargada en los valores desplegados al lado izquierdo
de la lista. Se admiten modificaciones a la asignacin salarial y al propsito. Si el usuario
requiere la eliminacin del empleo, deber solicitarlo al usuario con el rol Administrador
Entidad.
Una vez que el aplicativo tiene identificado un empleo, ya sea porque lo acaba de
consultar o porque lo acaba de crear, las opciones de men se activan.
6.4. Registrar Funciones
Una vez seleccionada la opcin, se muestra la caja de texto para creacin de la funcin,
as:
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El usuario debe introducir el texto de la funcin, sin nomenclatura, y presionar el botn de

Crear funcin. Obtendr un mensaje de confirmacin con el texto Registro exitoso, y al
lado derecho de la pantalla se observar la lista de funciones ya insertadas. Si se quiere
modificar el texto de una funcin, se deber hacer clic sobre el texto para que el texto de la
funcin sea copiado a la caja de edicin y luego presionar el botn Modificar funcin.
Para eliminar una funcin, se debe presionar el botn Eliminar Funcin.
6.5. Registrar Requisitos Estudio / Experiencia
En esta opcin se registran los Conocimientos Bsicos o Esenciales (opcional), los

requisitos mnimos de Estudio y los requisitos mnimos de Experiencia. Se debe registrar
las cajas de texto correspondientes y luego presionar el botn Crear requisito. Estas
cajas de texto admiten copiado y pegado.
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6.6. Registrar Alternativa / Equivalencia
Para registrar la alternativa por equivalencia, se debe registrar la caja de texto

Alternativa/Equivalencia y luego presionar el botn Registrar Alternativa/Equivalencia.
Esta caja de texto admite copiado y pegado. Si el manual de funciones de la entidad no
contempla la equivalencia, ste dato puede dejarse en blanco y utilizar la siguiente opcin
del men.
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6.7. Registrar Vacantes del Empleo
Para registrar la cantidad de vacantes disponibles de un empleo, el aplicativo permite

hacer una clasificacin por el Estado de Provisin, el Departamento y Municipio donde se
ubican las vacantes, y la dependencia. Estos datos pueden ser opcionales. Para ingresar
la cantidad de empleos, deber presionar el botn Crear Vacante.
Es til para el aspirante conocer las ciudades donde estn ubicadas dichas vacantes, sin
embargo se advierte que al mostrar la oferta y permitir las inscripciones, el aspirante se
inscribe al empleo, independiente de la ciudad, dependencia o estado de provisin que
tengan las vacantes registradas. La escogencia de las ciudades normalmente se hace
segn lo soliciten los elegibles de acuerdo al orden en la lista de elegibles.
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6.8. Consolidado Empleo
Por medio de esta opcin se puede ver un resumen de la informacin creada en todos los
pasos anteriores.
Si se ha obviado el registro de informacin en alguno de los pasos anteriores, se muestra

dicha situacin en el reporte consolidado.
6.9. Modificar Clave
El usuario con el rol Cargador Entidad utilizar esta opcin para modificar la clave de
acceso a la aplicacin siempre que lo requiera conveniente.
Se debe introducir la nueva clave en el campo Nueva Clave. A continuacin se ingresa

nuevamente la contrasea en el campo Confirmar Nueva Clave.
Para finalizar se presiona el botn Modificar Clave.
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7. Funcionalidad para el rol Administrador Entidad
7.1. Creacin de Usuarios
Desde el men CNSC, se insertan los nuevos usuarios. Para crear el usuario se deben
ingresar en primer lugar los siguientes datos: Nombre (nombre del usuario) y cdula (solo
nmeros). El usuario creado tendr como login y password el nmero de cdula, siendo
posible que dicho usuario pueda cambiar posteriormente su password o contrasea. El rol
que el aplicativo asignar automticamente al usuario a crear corresponde al rol Cargador
Entidad.
Nota: Solo el rol Administrador Entidad, puede crear otros usuarios.
En la tabla Usuarios de la entidad, se muestran los usuarios existentes para la Entidad a la

cual pertenece el usuario Administrador Entidad que se encuentre registrado a la
aplicacin.
En dicha tabla se muestra la siguiente informacin:
Nombre: Nombre del usuario.

Cdula: Cdula del usuario.
Entidad: Entidad del usuario.
Desbloquear: Opcin para desbloquear un usuario que se encuentre bloqueado.
15
7.2. Registro de las dependencias de una entidad
Un usuario con el rol Administrador Entidad, desde el men Crear Dependencia, puede
registrar las dependencias de una entidad, clasificadas segn la categora en Misional,
Apoyo, Estratgica, Control, o no se asigna valor (NO DEFINIDO).
7.3. Consulta de Consolidado Empleos Entidad
Un usuario con el rol Administrador entidad, desde el men Consolidado Empleos

Entidad, muestra el consolidado de empleos y consultar su detalle de informacin.
Este consolidado es llamado en primer lugar Versin Preliminar OPEC.

En dicha versin preliminar se encuentra el botn Reporte OPEC, en el cual se debe dar
clic cuando se haya ingresado toda la informacin de los empleos.
16
Al seleccionar dicho botn, se muestra el siguiente mensaje.
A continuacin se muestra un mensaje indicando que el reporte OPEC fue creado

exitosamente.
Despus de generar el registro OPEC, el ingreso y modificacin se encuentra

deshabilitado, por tal razn si un usuario cargador intente loguearse a la aplicacin cuando
el reporte ya ha sido generado, se obtiene el siguiente mensaje.
17
7.4. Eliminacin de un empleo
Un usuario con el rol Administrador entidad, desde el men Eliminar Empleos Entidad,
permite la eliminacin de un empleo. El nmero del empleo CNSC debe ser seleccionado
con lo cual el aplicativo realiza la consulta del empleo y despliega el detalle para consulta.
Si el usuario est de acuerdo con el borre, debe presionar el botn Eliminar Empleo.
Esta operacin destruye los registros de funciones, requisitos y equivalencias,
correspondientes al empleo.
18
8. Funcionalidad para el rol Administrador de la CNSC
8.1. Ingreso al aplicativo
Los lderes de convocatoria ingresan al aplicativo para registro de la OPEC, utilizando el

NIT de la CNSC (900.003.409). El usuario corresponde al nmero de cdula del lder de
convocatoria y debe escribir su contrasea.
19
8.2. Opciones del men
La primer actividad corresponde a Seleccionar la Entidad debido a que un mismo lder de

convocatoria puede tener varias convocatorias asignadas, o una convocatoria puede
incluir varias entidades.
Una vez se ha identificado la entidad, se pueden consultar los empleos que se despliegan
en una lista as:
Haciendo click sobre el nmero del empleo CNSC, podr consultar el detalle del empleo,
las funciones, los Requisitos Mnimos y las vacantes existentes.
20
Con la opcin Consolidado Empleos CNSC, se muestra el consolidado de los empleos y

para el caso de las entidades que han realizado el cierre de reporte de OPEC, se podr
descargar el documento .pdf generado con el ltimo cierre.
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8.3. Veracidad del documento para certificacin de la Opec
Si por alguna razn una entidad ya realiz cierre de la Opec y solicita volver a abrir el
registro de Opec para hacer modificaciones, deber certificar la Opec imprimiendo el
ltimo documento .pdf generado por el aplicativo. No se pueden remplazar hojas sino que
debe imprimirse y firmarse como un todo, debido a que la certificacin de la Opec impresa,
firmada y remitida oficialmente por la entidad que oferta las vacantes se convierte en un
documento contra el que a futuro pueden proceder demandas, y deber demostrarse su
integridad y correspondencia con la informacin existente en el aplicativo y utilizada para
realizar el concurso.
El aplicativo de registro de la Opec permite mediante la opcin en fondo amarillo Ver

Opec, consultar el documento .pdf que la entidad debe imprimir y usar para la
certificacin, con lo cual queda garantizado que el contenido del documento, coincide con
la informacin existente en el aplicativo.
22

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COMISIN NACIONAL DEL SERVICIO CIVIL

MANUAL DEL USUARIO PARA EL

Bogot D.C., Septiembre de 2012

La CNSC se refiere al principio del mrito como el fundamento constitucional de los

El presente Manual va dirigido a la persona administrador de la OPEC o Jefe de Talento

Una vez, la informacin se haya registrado en su totalidad, el Representante Legal y el

4. Aspectos a tener en cuenta antes de registrar la OPEC

Antes de iniciar el proceso de registro de la informacin por parte de la Entidad, esta

Nombre completo, cedula de ciudadana y cargo del servidor pblico,

Sector Institucional (Agricultura, Educacin, Salud, etc.)

5. Funcionalidad que ofrece el aplicativo OPEC

Se utilizan tres (3) mdulos con la siguiente funcionalidad:

a. Administracin de la OPEC. Usado por el rol Administrador Entidad. La CNSC crea

El administrador de la entidad, podr crear usuarios con el rol Cargador Entidad,

c. Consulta de la OPEC. Utilizado para consultar la Oferta Pblica de Empleos de

6. Funcionalidad para el rol Cargador Entidad

6.1. Autenticacin del usuario y consulta de la OPEC

Un usuario con el rol Cargador Entidad, deber ingresar al aplicativo de Registro de la

En la parte superior, se observa el nombre del aplicativo, el nombre de usuario, la fecha y

Se debe tener en cuenta que el registro de los datos de la OPEC es responsabilidad de la

La Oferta Pblica de Empleos de Carrera -OPEC, debe crearse utilizando la opcin

Adicionalmente, el aplicativo de registro de la OPEC permite registrar los siguientes datos

Al registrar esta informacin, se debe tener en cuenta que el aspirante realiza su

El aplicativo inicialmente despliega la lista de empleos ya registrados, mostrando las

Nmero de empleo CNSC. Es una variable de uso exclusivo de la CNSC, generado

publicado e identificado el empleo por el aspirante, convirtindose en la identificacin

6.2. Insertar empleo.

Para ingresar un nuevo empleo, el usuario deber seleccionar la opcin Registrar

La asignacin salarial utiliza una identificacin de valor, la cual es consultada en la base

Si el usuario ha realizado consulta de un empleo y quiere insertar uno nuevo, deber

6.3. Consultar un empleo.

Sobre la lista de empleos registrados, los nmeros correspondientes a la columna

6.4. Registrar Funciones

El usuario debe introducir el texto de la funcin, sin nomenclatura, y presionar el botn de

6.5. Registrar Requisitos Estudio / Experiencia

En esta opcin se registran los Conocimientos Bsicos o Esenciales (opcional), los

6.6. Registrar Alternativa / Equivalencia

Para registrar la alternativa por equivalencia, se debe registrar la caja de texto

6.7. Registrar Vacantes del Empleo

Para registrar la cantidad de vacantes disponibles de un empleo, el aplicativo permite

6.8. Consolidado Empleo

Si se ha obviado el registro de informacin en alguno de los pasos anteriores, se muestra

6.9. Modificar Clave

Se debe introducir la nueva clave en el campo Nueva Clave. A continuacin se ingresa

7. Funcionalidad para el rol Administrador Entidad

7.1. Creacin de Usuarios

Nota: Solo el rol Administrador Entidad, puede crear otros usuarios.

En la tabla Usuarios de la entidad, se muestran los usuarios existentes para la Entidad a la

En dicha tabla se muestra la siguiente informacin:

Nombre: Nombre del usuario.

7.2. Registro de las dependencias de una entidad

7.3. Consulta de Consolidado Empleos Entidad

Un usuario con el rol Administrador entidad, desde el men Consolidado Empleos

Este consolidado es llamado en primer lugar Versin Preliminar OPEC.

Al seleccionar dicho botn, se muestra el siguiente mensaje.

A continuacin se muestra un mensaje indicando que el reporte OPEC fue creado

Despus de generar el registro OPEC, el ingreso y modificacin se encuentra

7.4. Eliminacin de un empleo

8. Funcionalidad para el rol Administrador de la CNSC

8.1. Ingreso al aplicativo

Los lderes de convocatoria ingresan al aplicativo para registro de la OPEC, utilizando el

8.2. Opciones del men

La primer actividad corresponde a Seleccionar la Entidad debido a que un mismo lder de