III.

- UTILIDAD DEL SISTEMA

EL SISTEMA INTEGRADO DE GESTION ADMINISTRATIVA, cuenta con los siguientes

Mdulos: Mdulo de Logstica SIGA ML, Mdulo de Patrimonio SIGA MP, Mdulo

de Presupuesto por Resultados SIGA PpR, Mdulo de Bienes Corrientes SIGA MBC,

Mdulo de Tesorera (Viticos y Caja Chica).

3.1. VENTAJAS DEL SIGA:

Una de las mayores ventajas de este sistema informtico es que permite

interfaces entre el SIAF y SIGA en la carga de Marco Presupuestal

Modificado(PIM), Programacin de Compromiso Anual (PCA) , Metas

aprobadas, Presupuesto Inicial de Apertura(PIA). As como interfaces entre el

SIAF y SIGA de la Certificacin de Crdito Presupuestario (CCP), Compromiso

Anual Compromiso Mensual, y Devengado para la Adquisicin de Bienes,

Servicios y Viticos.

Recae su importancia en el uso del Catlogo SIGAMEF y sus enlaces por

Clasificador de Gastos y Cuentas Contables por tem.

Permite el Registro de Programacin de Cuadro de Necesidades articulado al

Plan Operativo Institucional (POI) y la Previsin Presupuestal en los expedientes

de contratacin que se requiera y la generacin del Plan Anual de

Contrataciones (PAC) de acuerdo al nuevo reglamento de Contrataciones.

Tambin el registro de las etapas de Indagacin de Mercado para obtener el

mejor valor estimado y el requerimiento del rea usuaria conociendo la

disponibilidad Presupuestal desde el inicio del registro del pedido SIGA.

Adems, permite dar seguimiento a la ejecucin usando el registro del Contrato

y el registro de las Conformidades de la Ordenes de Servicio y rdenes de

Compra para su posterior registro de devengado.

Otra de las ventajas es la emisin de reportes Contables para la conciliacin

Mensual y Anual con Contabilidad tanto en el rea de Almacn como Patrimonio

y la validacin de datos de Proveedores con la SUNAT.

Como tambin los reportes de seguimiento de ejecucin y su comparacin con

el devengado es decir se puede saber en cualquier momento del ao

 (Comprometido vs Devengado) y por ltimo el seguimiento a los despachos de

almacn mediante tabla de destinos.

3.2. IMPORTANCIA DEL SIGA:

La importancia del SIGA radica en la contribucin de los procesos para el estado,

as mismo tambin se busca que este sistema sea de uso obligatorio, el uso del

SIGA se ve implementado por etapas en su desarrollo, hasta el da de hoy se

cuenta con una segunda versin de Mdulo de logstica y del Mdulo de control

Patrimonial, los cuales aportan a la ejecucin de los procesos de la cadena

logstica.

En la actualidad el Sistema Integrado de Gestin Administrativa se encuentra

enlazado con el SIAF, el cual est unido por una interface que permite gestionar

un solo registro en el sistema. El registro del SIAF Y SIGA se realizar en un

promedio de 6 a 7 minutos, lo cual agiliza el proceso y lo vuelve ms eficiente.

El objetivo principal de este sistema es tener una contribucin a los procesos del

estado, de modo que podemos mencionar que una de las ventajas ms

sobresalientes que existen en este sistema es que contamos con un catlogo

estandarizado donde se maneja un mismo cdigo, desde que se inicia el pedido

hasta que se enva al almacn, esto garantiza ver el rendimiento y eficacia de

cada trabajador.

El proceso de la implantacin del SIGA se torna mucho ms complejo que el SIAF

en las instituciones, ya que no solo es una implantacin, sino un esfuerzo por un

mejor manejo de rendicin y procedimientos de trabajo.

Se menciona tambin que el proceso incluye tambin la migracin de algunos

datos manuales o automatizados que utiliza la institucin para el control de los

 bienes patrimoniales. La entidad debe preparar su base de datos con el registro

contable.

3.3. BENEFICIOS DEL SIGA:

Planear, dirigir y controlar los procesos y procedimientos requeridos para la

gestin documental, el archivo y la correspondencia.

Creacin e implementacin de polticas, procesos y procedimientos centralizados

y unificados, que permiten un adecuado control y seguimientos al ciclo vital de

los documentos.

Asesorar y capacitar al personal a cargo de los archivos y la correspondencia,

para que la recepcin, produccin, administracin, organizacin y archivo de los

documentos se ajuste a los estndares, procedimientos, instructivos y guas

establecidas para la entidad.

Disponer de tabla de retencin, cuadros de clasificacin y valoracin documental,

as como de inventarios y dems herramientas y estndares requeridos para una

correcta gestin documental.

Disponer de personal profesional idneo que acredite ttulo en archivstica o

similar y tcnico requerido de acuerdo con necesidades y servicios que requiera

la Entidad.

Disponer de los recursos necesarios para la implementacin y mantenimiento de

los sistemas manuales y automatizados internos de gestin documental, archivo

y correspondencia.

Apoyo de la Administracin Distrital en la implementacin de polticas y normas

formuladas por la Secretara General de la Alcalda Mayor de Bogot, DC, a

travs del Archivo de Bogot, para desarrollar los procesos y procedimientos

propios de la funcin archivstica y de la gestin documental.