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Licenciatura en:
Gestin y administracin de pequeas y medianas empresas
Programa de la asignatura
Auditora administrativa
Clave
07143525
Presentacin de la unidad
En esta unidad se darn a conocer las actividades preliminares para obtener el informe,
as como el informe final de la auditora administrativa y su seguimiento sobre las
recomendaciones establecidas por los resultados arrojados en dictamen de la auditora
administrativa en la PyME.
Como primer punto se presentan las actividades preliminares en la obtencin del informe
de auditora administrativa, los lineamientos generales para su preparacin, como
tambin los intercambios de experiencias y criterios sobre resultados encontrados en la
auditora, as como el planteamiento y aceptacin de observaciones para la elaboracin
del informe. Todo lo anterior es necesario para que el estudiante desarrolle las
actividades preliminares de la auditora administrativa.
Propsitos de la unidad
Competencia especifica
Temario de la unidad
Temario de la unidad...................................................................................................... 4
1. Ttulo
2. Periodo del avance
3. Empresa
4. rea
5. Departamento.
6. Nmero.
7. Etapa especfica
8. Responsable
9. Porcentaje de avance
10. Fechas de inicio y terminacin, planeadas y reales
11. Observaciones
Por su parte Franklin (2007), hace mencin que se identifiquen claramente el rea,
sistema, programa o proyecto auditado, el objeto de su duracin, su alcance, recursos y
los mtodos empleados. Y, a su vez, Sotomayor (2008) establece que en relacin de la
actividad devaluatoria es pertinente como prctica de trabajo informar peridicamente
sobre los avances de la misma: esto redundar en beneficio de todo el proceso de la
auditora administrativa, debido a que en ocasiones se tiene varias auditoras en proceso
y es necesario integrarlas en un formato especial para realizar el reporte.
Una vez que has revisado las actividades preliminares en la obtencin del informe de la
auditora administrativa, es necesario elaborar el informe final de auditora en donde se
asienten, de manera fidedigna y confiable, todas las anomalas e irregularidades
detectadas en el proceso de la auditora administrativa, como tambin aquellos
pormenores encontrados en los papeles de trabajo del auditor durante la prctica de la
auditora, las evidencias que sustentan los hallazgos encontrados, las recomendaciones
y sugerencias de solucin a la problemtica que se encontr en la auditora
administrativa.
Por lo que en una PyME, el informe expresa a los directivos el profesionalismo de los
auditores, reconocido ste por la veracidad y objetividad de la informacin presentada
por dicho documento ante la alta direccin.
Para Alfonso A. Sotomayor (2008) el informe de auditora constituye el medio a travs del
cual el auditor comunica de manera formal y directa el reporte final de la auditora, junto
con las recomendaciones correspondientes, a la empresa que solicit los servicios. En la
elaboracin de este documento existen aspectos a observar, como son la indicacin del
tema general, redaccin, sealamiento de los puntos significativos, forma de indicar los
hechos y la presentacin de las recomendaciones. Basndose, stas, en criterio de
selectividad, considerando los aspectos de obstculos, deficiencias o desviaciones
captadas durante el periodo de aplicacin de instrumentos en la organizacin auditada.
De acuerdo con Juan Ma. Madariaga Gorocica (2004) las caractersticas inherentes al
informe para su elaboracin son:
1. Objetividad
2. Oportunidad
3. Claridad
4. Sealamiento de hechos relevantes
5. Informar con veracidad los hechos evaluados
6. Convencer al auditado del contenido que se presenta
7. Realizar recomendaciones apropiadas
8. Presentar alternativas de solucin
En lo comentado por los autores, el cuerpo del informe contendr elementos que
estandaricen su presentacin en cuanto a su forma y diseo, estableciendo
consideraciones generales, observaciones relevantes y detalladas, as como tambin las
recomendaciones, comentarios y anexos necesarios en la presentacin del informe final.
De acuerdo con Alfonso A. Sotomayor (2008) la redaccin del informe debe de tomar en
cuenta los siguientes aspectos:
Al ser validada la informacin que ser generada en la redaccin del informe se deber
evitar, segn Sotomayor (2008:149), lo siguiente;
Por lo que el informe de auditora representa un documento formal que contiene ciertos
rasgos que le dan formalidad a la papelera que integra el documento. Como la forma y
la madurez profesional con la que se redacta el contenido en fondo. Por lo que la
conclusin es emitida por el auditor, basado en los resultados de sus apreciaciones
personales y de la observacin relevante y detallada que realiz en la aplicacin de la
auditora administrativa.
De tal manera que el informe rendido por el auditor debe realizarse por escrito, para que
quede constancia de su labor en la aplicacin de la auditora administrativa, por lo que es
prcticamente una prueba de sus sugerencias, acuerdos tomados al finalizar la auditora y
resultado del trabajo realizado en todo el proceso de la aplicacin de la auditora
administrativa en una PyME.
Y con el objeto de que las recomendaciones del auditor tengan el efecto deseado, es
necesario que una vez que se realiz la recomendacin y est aceptada por el director
responsable del rea en que se aplic la auditora administrativa, el auditor realiza el
seguimiento, con el objeto de vigilar que se lleven a cabo las recomendaciones en el
tiempo y estas a su vez empaten con los resultados arrojados en la auditora.
De acuerdo con Sotomayor (2008), el seguimiento es una etapa del proceso de auditora
en donde se verifica que se hayan aplicado las recomendaciones derivadas de la
evaluacin a la empresa. Esta actividad es realizada indistintamente por el personal que
particip en la auditora o por otro ajeno a ella; este ltimo caso constituye una prctica
positiva de rotacin de personal. Es pertinente que, despus de efectuar actividades de
seguimiento, el auditor prepare un reporte o informe para comunicar los resultados
obtenidos o alguna aclaracin al respecto a los directivos.
Las actividades de seguimiento requieren ser programadas por parte del auditor por lo
que no existe tiempo establecido para su aplicacin, ni tampoco es obligatorio. El que se
lleven a cabo en corto o mediano plazo, o que se decida omitirlas, depender de la
naturaleza de la actividad evaluada y la relevancia o gravedad de las recomendaciones
sealadas y emitidas en el informe, pero es conveniente que no se deje de hacer, ya que
representa una retroalimentacin de la auditora administrativa practicada en una
organizacin PyME.
De acuerdo con Juan Ma. Madariaga Gorocica (2004) las modalidades que se
representan al instrumentar el seguimiento se encuentran las siguientes:
De acuerdo con lo anterior Sotomayor (2008) establece que las medidas correctivas
implicadas en las recomendaciones deben de ser siempre claras, es decir, el auditor
siempre debe buscar comunicar en forma efectiva su mensaje y explicarlo las veces que
sea necesario para evitar cualquier ambigedad en l, ya que esto suele propiciar que el
auditado no las aplique, aunque las haya aceptado con anterioridad, representando esto
la culminacin de una actividad.
Recuerda:
Antes de elaborar tu evidencia de aprendizaje, realiza la
autoevaluacin que te permitir medir el avance de los
conocimientos adquiridos de esta unidad. Esta actividad no
pondera.
Para saber ms
Adems, se presentan dos ejemplos que te sern de ayuda para tu aprendizaje de esta
unidad, uno es el formato de evaluacin de rea y condiciones de trabajo para el
seguimiento y el formato de reporte final de auditora.
Fuentes de consulta