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Auditora administrativa

Unidad 3. Informe de la auditoria administrativa

Licenciatura en:
Gestin y administracin de pequeas y medianas empresas

Programa de la asignatura
Auditora administrativa

Clave
07143525

Universidad Abierta y a Distancia de Mxico


UnADM

Ciencias sociales y administrativas | Gestin y administracin de PyME 1


Auditora administrativa
Unidad 3. Informe de la auditoria administrativa

Unidad 3. Informe de la auditora administrativa

Presentacin de la unidad

Para tener un informe de auditora administrativa es necesario contar con actividades


preliminares puesto que en l se incluyen los resultados de los trabajos efectuados de la
auditora y en donde tambin se establecen las recomendaciones sealadas por el
auditor. En el informe se mencionan los hechos encontrados y los resultados
determinados, basados en evidencias especficas para la generacin de
recomendaciones.

En esta unidad se darn a conocer las actividades preliminares para obtener el informe,
as como el informe final de la auditora administrativa y su seguimiento sobre las
recomendaciones establecidas por los resultados arrojados en dictamen de la auditora
administrativa en la PyME.

Como primer punto se presentan las actividades preliminares en la obtencin del informe
de auditora administrativa, los lineamientos generales para su preparacin, como
tambin los intercambios de experiencias y criterios sobre resultados encontrados en la
auditora, as como el planteamiento y aceptacin de observaciones para la elaboracin
del informe. Todo lo anterior es necesario para que el estudiante desarrolle las
actividades preliminares de la auditora administrativa.

En el segundo tema se sealar la elaboracin del informe de auditora administrativa,


tomando en cuenta los aspectos relevantes de la auditora como son: resultados
encontrados, observaciones realizadas por el auditor y recomendaciones establecidas
por el mismo auditor; por lo que se presentar el informe como prueba de la conclusin
del trabajo de la auditora administrativa,

Por ltimo, se establece el seguimiento necesario de la auditora administrativa al


presentar el informe, as como la implementacin final de las recomendaciones emitidas
por el auditor en el informe de la auditora administrativa.

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Unidad 3. Informe de la auditoria administrativa

Propsitos de la unidad

Al finalizar la unidad, logrars:


Determinar las actividades preliminares en la obtencin del informe de auditora
Administrativa.
Establecer el informe de la auditora administrativa.
Sealar el seguimiento de las recomendaciones de la auditora administrativa.

Competencia especifica

Redactar un informe, para presentar los resultados y recomendaciones para el director de


la PyME, a partir de la informacin recabada en metodologa de la auditora
administrativa.

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Unidad 3. Informe de la auditoria administrativa

Temario de la unidad

Unidad 3. Informe de la auditora administrativa ................................................................ 2


Presentacin de la unidad .............................................................................................. 2

Propsitos de la unidad .................................................................................................. 3

Competencia especifica ................................................................................................. 3

Temario de la unidad...................................................................................................... 4

3.1. Actividades preliminares en la obtencin del informe de auditora administrativa .... 5

3.2. Informe de auditora administrativa......................................................................... 8

3.3. Seguimiento de las recomendaciones ................................................................... 11

Para saber ms ............................................................................................................ 14

Fuentes de consulta ..................................................................................................... 14

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Auditora administrativa
Unidad 3. Informe de la auditoria administrativa

3.1. Actividades preliminares en la obtencin del informe de auditora


administrativa

Como se ha mencionado en las dos unidades anteriores la auditora administrativa juega


un papel importante y decisivo en el mundo actual de las PyME. Uno de los pasos de
clausura en la auditora es el informe final, pero para elaborarlo son necesarios ciertos
lineamientos generales. En el informe se registrarn todos aquellos resultados arrojados
por la auditora, las metodologas para operarla y los lineamientos para preparar un
informe, generando con ello reas de oportunidad que se hayan encontrado al aplicarse
la revisin del proceso administrativo. Por lo que al concluir con la auditora
administrativa, el auditor elaborar un informe, en el cual se defina el objetivo que busc
la auditora, su alcance, la metodologa aplicada en su proceso, los recursos que se
emplearon, los hallazgos encontrados en el proceso, las conclusiones a las que se lleg y
las recomendaciones dispuestas por el auditor, como tambin la propuesta de sus reas
de oportunidad en las PyME.

Actualmente el informe preliminar representa una retroalimentacin entre el personal


directivo y el auditor. Sotomayor (2008:28) propone que el reporte del informe preliminar
contenga los siguientes datos:

1. Ttulo
2. Periodo del avance
3. Empresa
4. rea
5. Departamento.
6. Nmero.
7. Etapa especfica
8. Responsable
9. Porcentaje de avance
10. Fechas de inicio y terminacin, planeadas y reales
11. Observaciones

Por su parte Franklin (2007), hace mencin que se identifiquen claramente el rea,
sistema, programa o proyecto auditado, el objeto de su duracin, su alcance, recursos y
los mtodos empleados. Y, a su vez, Sotomayor (2008) establece que en relacin de la
actividad devaluatoria es pertinente como prctica de trabajo informar peridicamente
sobre los avances de la misma: esto redundar en beneficio de todo el proceso de la
auditora administrativa, debido a que en ocasiones se tiene varias auditoras en proceso
y es necesario integrarlas en un formato especial para realizar el reporte.

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Unidad 3. Informe de la auditoria administrativa

Para la comprensin, anlisis y su revisin. Lee el Captulo 9. Actividades


preliminares en la obtencin del informe, del libro Auditora administrativa
de Alfonso Amador Sotomayor, para revisar los argumentos del autor respecto
a los puntos vistos anteriormente y las consideraciones que hace sobre las
actividades preliminares en la obtencin del informe.

En el desarrollo de sus actividades el auditor fomenta de manera natural las relaciones


interpersonales con los auditados, ya que su labor no se limita a sealar nicamente las
observaciones de lo realizado en la auditora, sino que tambin convence al auditado de
su certeza y lo incita a colaborar en la solucin de las anormalidades generando con ello
un intercambio de experiencias y criterios por parte del auditor y el auditado.

Esto lleva a que el informe genere un efecto positivo y de credibilidad en el desempeo de


una organizacin; es necesario presentarlo en forma puntual, con criterio y basado en
una visin estratgica. Para lo cual, de acuerdo con Franklin, (2007:117) en la
preparacin del informe deben tomarse en cuenta los siguientes aspectos:

No perder de vista el objeto de la auditora cuando se llegue a las conclusiones y


recomendaciones finales.
Ponderar las soluciones que se propongan para determinar practicidad y
viabilidad.
Explorar diferentes alternativas para trasmitir las causas y efectos inherentes a los
hallazgos, para traducirlas en recomendaciones preventivas o correctivas, segn
sea el caso.
Homogeneizar la integracin y presentacin de los resultados para que exista
coherencia entre los hallazgos y los criterios para su atencin.
Aprovechar todo el apoyo posible para fundamentar slidamente los resultados.
Allegar a los niveles de decisin los elementos idneos para una toma de
decisiones objetiva y congruente.
Establecer las bases para constituir un mecanismo de informacin permanente.
Crear conciencia en los niveles de decisin de la importancia que reviste el
incumplimiento (o hacerlo extemporneamente) de las medidas recomendadas.
Establecer la forma y contenido que debern observar los reportes y seguimiento
de acciones.
Tomar en cuenta los resultados de auditoras realizadas con anterioridad, para
evaluar el tratamiento y cursos de accin tomados en la implementacin de
resultados.

Por lo que es de suma importancia, antes de emitir el informe de la auditora


administrativa, contar con una persona de confianza, que al aplicar la auditora revise los
borradores y papeles de trabajo para verificar que se cumplan todas las normas legales y

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Unidad 3. Informe de la auditoria administrativa

ticas del proceso de auditora administrativa, y as la opinin del auditor est


debidamente justificada y amparada por el trabajo que se realiz en la organizacin..

Para la comprensin y anlisis. Lee un fragmento del Captulo 3. Metodologa


de la auditora administrativa del libro Auditora administrativa: Gestin
estratgica del cambio, de Benjamn Franklin de la pgina 115 a la 117, para
revisar los argumentos del autor respecto a las consideraciones que hace
sobre el informe, aspectos operativos y sus lineamientos generales para su
preparacin.

Tomando en consideracin lo expuesto en esta lectura sobre el informe, los aspectos


operativos y sus lineamientos generales para su preparacin, los cuales son necesarios
para establecer las actividades preliminares en la obtencin del informe de la auditora
administrativa.

Finalmente, la importancia de estas actividades preliminares en la obtencin del informe


de la auditora administrativa es que en algunas ocasiones hay oportunidad de corregir
anomalas pequeas, aunque no repercuten en el resultado final, es factible subsanarlas
en el desarrollo de la actividad, siempre y cuando el auditado tenga disposicin para
hacerlo. El auditor y el auditado no deben de distraerse en cuestiones de poca
importancia que los aleje del tema central de inters.

En conclusin, los lineamientos generales que se necesitan para la elaboracin de un


informe de auditora administrativa estn relacionados con las experiencias y criterios que
el auditor retoma de los resultados y observaciones que se generaron por la auditora
aplicada en una PyME.

Para concluir este tema realizar la siguiente Actividad 1. Lineamientos de la


auditora. Para ell, entra al aula y da clic en Actividades.

En el prximo tema estudiars el informe de la auditora administrativa.

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Unidad 3. Informe de la auditoria administrativa

3.2. Informe de auditora administrativa

Una vez que has revisado las actividades preliminares en la obtencin del informe de la
auditora administrativa, es necesario elaborar el informe final de auditora en donde se
asienten, de manera fidedigna y confiable, todas las anomalas e irregularidades
detectadas en el proceso de la auditora administrativa, como tambin aquellos
pormenores encontrados en los papeles de trabajo del auditor durante la prctica de la
auditora, las evidencias que sustentan los hallazgos encontrados, las recomendaciones
y sugerencias de solucin a la problemtica que se encontr en la auditora
administrativa.

Por lo que en una PyME, el informe expresa a los directivos el profesionalismo de los
auditores, reconocido ste por la veracidad y objetividad de la informacin presentada
por dicho documento ante la alta direccin.

Para Alfonso A. Sotomayor (2008) el informe de auditora constituye el medio a travs del
cual el auditor comunica de manera formal y directa el reporte final de la auditora, junto
con las recomendaciones correspondientes, a la empresa que solicit los servicios. En la
elaboracin de este documento existen aspectos a observar, como son la indicacin del
tema general, redaccin, sealamiento de los puntos significativos, forma de indicar los
hechos y la presentacin de las recomendaciones. Basndose, stas, en criterio de
selectividad, considerando los aspectos de obstculos, deficiencias o desviaciones
captadas durante el periodo de aplicacin de instrumentos en la organizacin auditada.

El informe deber contener la calidad suficiente en su elaboracin, as mismo para


responder a las exigencias de la alta direccin o gerencia, cumpliendo con sus estndares
de calidad, de los cuales Sotomayor (2008:149) se refiere a dos aspectos: la
comunicacin escrita (texto directo, persuasivo, contundente y preciso, atractivo) y la
finalidad (oportuno, constructivo y de apoyo, orientado a resultados y con
recomendaciones e identificado con la evaluacin solicitada).

De acuerdo con Juan Ma. Madariaga Gorocica (2004) las caractersticas inherentes al
informe para su elaboracin son:
1. Objetividad
2. Oportunidad
3. Claridad
4. Sealamiento de hechos relevantes
5. Informar con veracidad los hechos evaluados
6. Convencer al auditado del contenido que se presenta
7. Realizar recomendaciones apropiadas
8. Presentar alternativas de solucin

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Para profundizar en el tema revisa los siguientes documentos:

Lee el Captulo10: Informe de auditora del libro Auditora


administrativa de Alfonso Amador Sotomayor y revisar los argumentos del
autor respecto a los puntos vistos anteriormente y las consideraciones que
hace sobre el informe de aspectos relevantes de auditora.

Lee un fragmento del Captulo 3. Metodologa de la auditora


administrativa de libro Auditora administrativa: Gestin estratgica
del cambio de Benjamn Franklin, de la pgina118 a la 121, para revisar
los argumentos del autor respecto al informe, tipos de informes, propuesto
de implementacin y presentacin del informe.

En lo comentado por los autores, el cuerpo del informe contendr elementos que
estandaricen su presentacin en cuanto a su forma y diseo, estableciendo
consideraciones generales, observaciones relevantes y detalladas, as como tambin las
recomendaciones, comentarios y anexos necesarios en la presentacin del informe final.

De acuerdo con Alfonso A. Sotomayor (2008) la redaccin del informe debe de tomar en
cuenta los siguientes aspectos:

1. A quin va dirigido (al consejo de administracin o directivo, a la direccin general


o especficamente a un rea determinada de la empresa).

2. Contenido estructural (sealamiento de una gua general de puntos a desarrollar)


que contenga :
a) Introduccin
b) Antecedentes
c) Finalidad
d) Metodologa
e) Alcance
f) Apreciacin de hechos relevantes
g) Observaciones
h) Salvedades
i) Limitaciones
j) Recomendaciones
k) Anexos

3. Amplitud (hacer referencia a la extensin del documento).

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Unidad 3. Informe de la auditoria administrativa

Por lo que la estructura del informe de auditora administrativa, en trminos generales,


seala la naturaleza y objetivo de la actividad de la auditora que representa la parte inicial
del informe, as como su periodo de ejecucin y alcance; en lo que corresponde a la parte
del contenido de su documentacin, en sus puntos centrales de evaluacin, sus
recomendaciones, opinin general y anexos que sern colocados bajo el criterio y
validacin del auditor responsable de la aplicacin de la auditora en la PyME.

Al ser validada la informacin que ser generada en la redaccin del informe se deber
evitar, segn Sotomayor (2008:149), lo siguiente;

Ahondar en los procedimientos utilizados


Utilizar expresiones ambiguas
Emplear palabras rebuscadas
Citar reiteradamente un punto
Personalizar errores
Utilizar lenguaje destructivo o agresivo
Usar trminos de manera vaga
Enfatizar la exposicin negativa
Redundar en ideas
Utilizar palabras poco significativas y complicadas
Emplear palabras en un sentido errneo
Repeticin de conceptos de manera innecesaria

Por lo que el informe de auditora representa un documento formal que contiene ciertos
rasgos que le dan formalidad a la papelera que integra el documento. Como la forma y
la madurez profesional con la que se redacta el contenido en fondo. Por lo que la
conclusin es emitida por el auditor, basado en los resultados de sus apreciaciones
personales y de la observacin relevante y detallada que realiz en la aplicacin de la
auditora administrativa.

Revisa el Captulo16: El informe de Auditora, del libro Manual Prctico de


Auditora de Juan Ma. Madariaga.

De tal manera que el informe rendido por el auditor debe realizarse por escrito, para que
quede constancia de su labor en la aplicacin de la auditora administrativa, por lo que es
prcticamente una prueba de sus sugerencias, acuerdos tomados al finalizar la auditora y
resultado del trabajo realizado en todo el proceso de la aplicacin de la auditora
administrativa en una PyME.

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Unidad 3. Informe de la auditoria administrativa

3.3. Seguimiento de las recomendaciones

Al finalizar con el informe de la auditora administrativa se procede a establecer el


seguimiento de la implementacin de mejoras, conocidas como recomendaciones, que
estn basadas en la correccin de las debilidades encontradas en la auditora, as como
evitar que se incurra en ellas o exista incumplimiento. Normalmente en el informe de
auditora se debe presentar al trmino de la revisin; sin embargo, cuando se determinan
hechos importantes que requieren de correccin inmediata, estos deben ser dados a
conocer al personal responsable de la alta direccin con el objeto de que se tomen las
acciones correctivas que procedan.

Y con el objeto de que las recomendaciones del auditor tengan el efecto deseado, es
necesario que una vez que se realiz la recomendacin y est aceptada por el director
responsable del rea en que se aplic la auditora administrativa, el auditor realiza el
seguimiento, con el objeto de vigilar que se lleven a cabo las recomendaciones en el
tiempo y estas a su vez empaten con los resultados arrojados en la auditora.

De acuerdo con Sotomayor (2008), el seguimiento es una etapa del proceso de auditora
en donde se verifica que se hayan aplicado las recomendaciones derivadas de la
evaluacin a la empresa. Esta actividad es realizada indistintamente por el personal que
particip en la auditora o por otro ajeno a ella; este ltimo caso constituye una prctica
positiva de rotacin de personal. Es pertinente que, despus de efectuar actividades de
seguimiento, el auditor prepare un reporte o informe para comunicar los resultados
obtenidos o alguna aclaracin al respecto a los directivos.

Las actividades de seguimiento requieren ser programadas por parte del auditor por lo
que no existe tiempo establecido para su aplicacin, ni tampoco es obligatorio. El que se
lleven a cabo en corto o mediano plazo, o que se decida omitirlas, depender de la
naturaleza de la actividad evaluada y la relevancia o gravedad de las recomendaciones
sealadas y emitidas en el informe, pero es conveniente que no se deje de hacer, ya que
representa una retroalimentacin de la auditora administrativa practicada en una
organizacin PyME.

De acuerdo con Juan Ma. Madariaga Gorocica (2004) las modalidades que se
representan al instrumentar el seguimiento se encuentran las siguientes:

1. La actuacin de la empresa, constituye la actividad normal donde la organizacin


emprende la accin convencida de la misma.
2. Seguimiento especfico, representa una accin especfica para corroborar el
avance de la aplicacin.
3. Nueva auditora, implica efectuar nuevamente el examen por no haber sido
atendidas las recomendaciones o haberse implementado en forma parcial.
.

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Por lo que la etapa de seguimiento de la auditora administrativa generar resultados


sobre qu es lo que funciona de acuerdo a lo sealado en las recomendaciones. El
auditor debe de tener una actitud constructiva y propositiva para proponer soluciones que
ataquen el problema encontrado de fondo en la organizacin PyME auditada.

Para la comprensin y anlisis lee el Captulo11.Seguimiento de las


recomendaciones, del libro Auditora administrativa de Alfonso Amador
Sotomayor, para revisar los argumentos del autor respecto a los puntos vistos
anteriormente y las consideraciones que hace sobre seguimiento de la
auditora administrativa.

De acuerdo con lo anterior Sotomayor (2008) establece que las medidas correctivas
implicadas en las recomendaciones deben de ser siempre claras, es decir, el auditor
siempre debe buscar comunicar en forma efectiva su mensaje y explicarlo las veces que
sea necesario para evitar cualquier ambigedad en l, ya que esto suele propiciar que el
auditado no las aplique, aunque las haya aceptado con anterioridad, representando esto
la culminacin de una actividad.

Finalmente, en el seguimiento se integran las observaciones y recomendaciones, para lo


cual se precisa un objetivo, lineamientos generales y acciones especficas para examinar
el grado de avance de la implementacin de los cambios sugeridos y sentar las bases
para realizar una auditora de seguimiento.

Para la mejor comprensin de este tema lee un fragmento del Captulo 3.


Metodologa de la auditora administrativa de libro Auditora
administrativa: Gestin estratgica del cambio, de Enrique Benjamn
Franklin, de la pgina 121 a la 136, para revisar los argumentos del autor
respecto al seguimiento de la auditora administrativa y la implementacin final
de las recomendaciones.

La implementacin de las recomendaciones constituye uno de los aspectos clave para


afectar en forma efectiva a la organizacin, ya que representa el momento de transformar
las propuestas en acciones especficas para cumplir con el propsito de la auditora, por
lo que es necesario un estricto seguimiento de las observaciones que se producen como
resultado de la auditora administrativa.

Es importante verificar que las acciones realizadas en el trabajo de auditora como


resultado de las observaciones presentadas en la aplicacin de los instrumentos se lleven
a la prctica en los trminos y fechas establecidos para su ejecucin, de manera conjunta
con el responsable del rea o director, a fin de alcanzar los objetivos y resultados fijados.

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Unidad 3. Informe de la auditoria administrativa

Tambin es importante mencionar que si las recomendaciones se han implantado


conforme al programa establecido en la auditora administrativa, es necesario como
prctica final del trabajo de auditora informar peridicamente a la directiva de la PyME,
sobre los avances de la auditora administrativa, beneficiando el proceso total de la
aplicacin de la misma y la mejora continua de la organizacin en el futuro.

Para concluir este tema realizars la siguiente Actividad 2. Implementacin


y seguimiento. Para ello, entra al aula y da clic en Actividades.

Recuerda:
Antes de elaborar tu evidencia de aprendizaje, realiza la
autoevaluacin que te permitir medir el avance de los
conocimientos adquiridos de esta unidad. Esta actividad no
pondera.

Una vez finalizada tu evidencia de aprendizaje, debes elaborar tu


reflexin a partir de los cuestionamientos presentados por tu
docente. Esta actividad es considerada en el esquema de
evaluacin.

Para aplicar todos los conocimientos adquiridos de esta unidad ser


necesario que realices tu evidencia de aprendizaje.

Entra al aula y da clic en Actividades.

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Unidad 3. Informe de la auditoria administrativa

Para saber ms

Para complementar tu aprendizaje revisa la siguiente informacin:

Auditora administrativa en blockbuster, esta lectura sirve de ejemplo para entender el


informe y seguimiento de la auditora administrativa, para ello, ingresa a la siguiente
direccin electrnica:
http://www.pearsoneducacion.net/franklin/SitioAudAdmin/archivos/AuditoriaAdministrativa
BLOCKBUSTER.pdf

As mismo, puedes revisar el documento El informe final del trabajo de auditora


operacional administrativa y su seguimiento en el siguiente enlace:
http://itzamna.bnct.ipn.mx:8080/dspace/bitstream/123456789/4765/1/131_4_EL%20INFO
RME%20FINAL%20DEL%20TRABAJO%20DE%20AUDITORIA%20OPERACIONAL%20
ADMINISTRATIVA%20Y%20SU%20SEGUIMIENTO.pdf y tambin puedes revisar el
informe final de la defensa nacional:
http://transparenciaactiva.presidencia.cl/Informes/Informe_Final_N_10013.pdf

Adems, se presentan dos ejemplos que te sern de ayuda para tu aprendizaje de esta
unidad, uno es el formato de evaluacin de rea y condiciones de trabajo para el
seguimiento y el formato de reporte final de auditora.

Fuentes de consulta

Franklin B. (2007). Auditora administrativa: Gestin estratgica del cambio.


Editorial Pearson.

Madariaga J. (2004). Manual prctico de auditora. Espaa: Ediciones Deusto.

Rodrguez, V. (2005). Sinopsis de Auditora Administrativa. Mxico: Editorial


Trillas.

Sotomayor, A. (2008). Auditora administrativa, proceso y aplicacin. Mxico: Mc


Graw Hill.

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