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Jean-Marc Lagoda

LES FICHES OUTILS F CUS

TABLEAUX DE BORD
ET BUDGETS AVEC EXCEL
61 fiches oprationnelles
61 conseils personnaliss
61 cas pratiques
100 illustrations

Complments tlcharger
Matrices Excel compltes
LES FICHES OUTILS F CUS

TABLEAUX DE BORD
ET BUDGETS AVEC EXCEL

Pratique et bas sur lexprience, ce guide oprationnel complet propose 61 fiches, les outils et
les pratiques essentiels dExcel rpondant aux problmatiques mtier des contrleurs de gestion, des
managers ou des gestionnaires.

Rechercher et modliser des donnes cls de gestion


Calculer un budget de ventes et des frais commerciaux
Calculer et valuer la rentabilit dun budget dinvestissement
Raliser un arrt mensuel des comptes
Mettre en forme et publier un reporting
Crer un tableau de bord oprationnel

Les Fiches outils: des guides oprationnels complets


Les ouvrages de cette collection permettent de dcouvrir ou dapprofondir un sujet ou une fonction ; la srie FOCUS propose
dexplorer un sujet plus prcis. Regroupes en modules, leurs fiches pratiques et largement outilles (conseils, cas pratiques,
schmas, tableaux, illustrations) vous seront rapidement indispensables !

JEAN-MARC LAGODA est diplm de Reims Management School, en marketing, RH et finance. Il a exerc pendant prs de vingt ans dans le
contrle de gestion. Il est aujourdhui consultant et formateur sur le sujet la Cegos.

Configuration requise :
PC avec processeur Pentium, 32Mo de RAM, systme dexploitation
Windows 9x, ou suprieur.
Macintosh avec processeur PowerPC ou Gx, 32 Mo de RAM, systme
dexploitation MacOS 9.2, ou suprieur.
Avec le logiciel Microsoft Excel (.xls), Microsoft PowerPoint (.ppt)
et Microsoft Word (.txt)
Module 1 Dcouvrir et organiser son espace
de travail
Fiche 1 Nommer et classer ses dossiers et fichiers
Fiche 2 Auditer et nettoyer les fichiers
Fiche 3 Changer rapidement de priode et de liaisons
Fiche 4 Dfinir une barre doutils Accs rapide
Fiche 5 Grer les incidents : rcuprer et sauvegarder
des fichiers
Module 2 Rechercher les donnes clefs
de gestion et modliser
Fiche 6 Importer et mettre en forme des fichiers texte
Fiche 7 Trier et filtrer les donnes
Fiche 8 Reprsenter graphiquement une tendance
et un Pareto
Fiche 9 Identifier des rgles de variabilit des cots
Fiche 10 Inter-relier des feuilles de calcul dun mme
classeur
Module 3 Calculer le budget des ventes
et des frais commerciaux
Fiche 11 R echercher graphiquement une saisonnalit des
ventes
Fiche 12 Calculer les coefficients de saisonnalit
Fiche 13 Consolider les ventes dans diffrentes devises :
utilisation de tables
Fiche 14 Calculer les contributions directes par famille de
produits
Fiche 15 Mesurer la sensibilit des variables et calculer
le levier oprationnel
Module 4 Calculer le budget de production,
dachat et les frais industriels
Fiche 16 Calculer les besoins de production avec la
fonction Produitmat
Fiche 17 Calculer le taux dutilisation des quipements et
identifier les consquences
Fiche 18 Cadencer les achats et valoriser le flux
Fiche 19 Calculer les heures productives
Fiche 20 Calculer la masse salariale des effectifs directs
de production
Module 5 Calculer le budget dinvestissement
et valuer la rentabilit
Fiche 21 Prsenter un tableau des cashs-flows
Fiche 22 Calculer la priode de rcupration
Fiche 23 Calculer la VAN et le TRI
Fiche 24 Effectuer des mesures de sensibilit
Fiche 25 Identifier les priorits
Module 6 Calculer le budget des autres frais
et centres de cot
Fiche 26 Calculer la masse salariale totale
Fiche 27 Calculer les amortissements : rgle du prorata
temporis
Fiche 28 Consolider les autres frais
Fiche 29 Analyser les causes de variations dun budget
un autre
Module 7 Calculer le budget de trsorerie
Fiche 30 Calculer les flux en TTC et appliquer le dca-
lage li aux conditions de paiement
Fiche 31 Consolider les encaissements et dcaissements
de chaque mois
Fiche 32 Identifier les variables dajustement majeures
Fiche 33 Simuler les options possibles
Fiche 34 Calculer un escompte bancaire
Module 8 Calculer les cots
Fiche 35 Rpartir les charges indirectes par centres
danalyse
Fiche 36 Calculer les cots unitaires dunit doeuvre
Fiche 37 Calculer le cot des activits et des processus
Fiche 38 Affecter les cots directs et indirects aux
produits
Fiche 39 Simuler les actions damlioration sur les cots
en utilisant les boutons curseurs
Module 9 Raliser un arrt mensuel
des comptes
Fiche 40 Planifier et suivre lavancement des travaux
Fiche 41 Calculer les provisions de dprciation des
stocks et des crances clients
Fiche 42 Tester la dprciation ( impairment ) des
immobilisations
Fiche 43 Procder la revue analytique des comptes
Module 10 Mettre en forme et publier
un reporting
Fiche 44 Rechercher les principaux carts dans les
tableaux
Fiche 45 Dfinir les formats de cellules
Fiche 46 Dfinir les formats de prsentation
Fiche 47 Utiliser la mise en forme conditionnelle des
cellules
Fiche 48 Calculer les carts budgtaires par niveau
hirarchique et en global
Module 11 Crer et mettre en forme un tableau
de bord oprationnel
Fiche 49 Structurer et slectionner les indicateurs
Fiche 50 Concevoir la page de garde du tableau de
bord
Fiche 51 Concevoir les feuilles de dtail du tableau de
bord
Fiche 52 Insrer des graphiques sparkline, des liens et
des formes automatiques
Fiche 53 Raliser les graphiques de simulation
Module 12 Raliser des tudes conomiques
ad hoc
Fiche 54 Calculer un seuil de rentabilit et mesurer le
risque dexploitation
Fiche 55 Crer un scnario
Fiche 56 tudier lopportunit de diffrentes alternatives
Module 13 Diffuser les informations
Fiche 57 Partager des classeurs Excel
Fiche 58 Utiliser les espaces partags
Fiche 59 Crer et utiliser des connexions vers dautres
sources
Fiche 60 Protger des donnes
Fiche 61 Lier des fichiers Excel avec PowerPoint pour une
prsentation
LES FICHES OUTILS F CUS
TABLEAUX DE BORD
ET BUDGET AVEC EXCEL
Groupe Eyrolles
61, bd Saint-Germain
75240 Paris Cedex 05

www.editions-eyrolles.com

Jexprime mes remerciements tous ceux qui mont aid la rdaction de ce livre :
Caroline, Alain, Philippe, Frdric, Florent et Michel.
mes parents,
ma sur, mes frres,
mon pouse et mes enfants, pour leur amour, source dnergie et dinspiration.

Accompagnement ditorial : Caroline Selmer

En application de la loi du 11 mars 1957, il est interdit de reproduire intgralement ou partiellement


le prsent ouvrage, sur quelque support que ce soit, sans autorisation de lditeur ou du Centre
franais dexploitation du droit de copie, 20, rue des Grands-Augustins, 75006 Paris.

Groupe Eyrolles, 2015


ISBN : 978-2-212-56063-3
Jean-Marc Lagoda

LES FICHES OUTILS F CUS

TABLEAUX DE BORD
ET BUDGETS AVEC EXCEL
Sommaire

Introduction 9

Module 1 Dcouvrir et organiser son espace de travail 13

Fiche 1 Nommer et classer ses dossiers et fichiers 15

Fiche 2 Auditer et nettoyer les fichiers 18

Fiche 1
3 Changer rapidement de priode et de liaisons 21

Fiche 4 Dfinir une barre doutils Accs rapide 24

Fiche 1
5 Grer les incidents : rcuprer et sauvegarder des fichiers 26

Module 2 Rechercher les donnes clefs de gestion et modliser 29

Fiche 1
6 Importer et mettre en forme des fichiers texte 31

Fiche 7 Trier et filtrer les donnes 33

Fiche 1
8 Reprsenter graphiquement une tendance et un Pareto 36

Fiche 9 Identifier des rgles de variabilit des cots 39

Fiche 1
10 Inter-relier des feuilles de calcul dun mme classeur 41

Module 3 Calculer le budget des ventes et des frais commerciaux 43

Fiche 1
11 Rechercher graphiquement une saisonnalit des ventes 45

Fiche 12 Calculer les coefficients de saisonnalit 48


Groupe Eyrolles

Fiche 1
13 Consolider les ventes dans diffrentes devises :
utilisation de tables 50

Fiche 14 Calculer les contributions directes par famille de produits 52

5
SOMMAIRE

Fiche 1
15 Mesurer la sensibilit des variables
et calculer le levier oprationnel 55

Module 4 Calculer le budget de production, dachat et les frais industriels 59

Fiche 1
16 Calculer les besoins de production
avec la fonction Produitmat 61

Fiche 17 Calculer le taux dutilisation des quipements


et identifier les consquences 63

Fiche 1
18 Cadencer les achats et valoriser le flux 65

Fiche 19 Calculer les heures productives 67

Fiche 1
20 Calculer la masse salariale des effectifs directs
de production 69

Module 5 Calculer le budget dinvestissement et valuer la rentabilit 73

Fiche 1
21 Prsenter un tableau des cashs-flows 75

Fiche 22 Calculer la priode de rcupration 78

Fiche 1
23 Calculer la VAN et le TRI 81

Fiche 24 Effectuer des mesures de sensibilit 84

Fiche 1
25 Identifier les priorits 86

Module 6 Calculer le budget des autres frais et centres de cot 89

Fiche 1
26 Calculer la masse salariale totale 91

Fiche 27 Calculer les amortissements : rgle du prorata temporis 93

Fiche 1
28 Consolider les autres frais 95

Fiche 29 Analyser les causes de variations dun budget un autre 97

Module 7 Calculer le budget de trsorerie 101


Groupe Eyrolles

Fiche 1
30 Calculer les flux en TTC et appliquer le dcalage li
aux conditions de paiement 103

6
SOMMAIRE

Fiche 31 Consolider les encaissements


et dcaissements de chaque mois 105

Fiche 1
32 Identifier les variables dajustement majeures 108

Fiche 33 Simuler les options possibles 111

Fiche 1
34 Calculer un escompte bancaire 114

Module 8 Calculer les cots 118

Fiche 1
35 Rpartir les charges indirectes par centres danalyse 119

Fiche 36 Calculer les cots unitaires dunit duvre 122

Fiche 1
37 Calculer le cot des activits et des processus 124

Fiche 38 Affecter les cots directs et indirects aux produits 127

Fiche 1
39 Simuler les actions damlioration sur les cots
en utilisant les boutons curseurs 129

Module 9 Raliser un arrt mensuel des comptes 131

Fiche
1 40 Planifier et suivre lavancement des travaux 133

Fiche 41 Calculer les provisions de dprciation


des stocks et des crances clients 135

e1
Fiche 42 Tester la dprciation ( impairment ) des immobilisations 137

Fiche 43 Procder la revue analytique des comptes 139

Module 10 Mettre en forme et publier un reporting 141

Fiche 1
44 Rechercher les principaux carts dans les tableaux 143

Fiche 45 Dfinir les formats de cellules 146

Fiche 1
46 Dfinir les formats de prsentation 148

Fiche 47 Utiliser la mise en forme conditionnelle des cellules 150

Calculer les carts budgtaires par niveau hirarchique


Groupe Eyrolles

Fiche 1
48

et en global 152

7
SOMMAIRE

Module 11 Crer et mettre en forme un tableau de bord oprationnel 155

Fiche 1
49 Structurer et slectionner les indicateurs 157

Fiche 50 Concevoir la page de garde du tableau de bord 159

Fiche 1
51 Concevoir les feuilles de dtail du tableau de bord 161

Fiche 52 Insrer des graphiques sparkline,


des liens et des formes automatiques 163

Fiche 1
53 Raliser les graphiques de simulation 165

Module 12 Raliser des tudes conomiques ad hoc 167

Fiche 1
54 Calculer un seuil de rentabilit
et mesurer le risque dexploitation 169

Fiche 55 Crer un scnario 173

Fiche 1
56 tudier lopportunit de diffrentes alternatives 176

Module 13 Diffuser les informations 179

Fiche 1
57 Partager des classeurs Excel 181

Fiche 58 Utiliser les espaces partags 183

Fiche 1
59 Crer et utiliser des connexions vers dautres sources 186

Fiche 60 Protger des donnes 188

Fiche 1
61 Lier des fichiers Excel avec PowerPoint
pour une prsentation 190

Principales fonction Excel 193

Index 197
Groupe Eyrolles

8
Introduction

Lutilisation dun tableur comme Excel fait loppe une stratgie de diffrenciation par le haut
maintenant partie de la vie courante, pour des (qualit et service) en offrant assistance, forma-
besoins aussi bien personnels que profession- tion et garanties de dpannage.
nels. Cest un outil qui allie, en effet, souplesse Elle est organise en trois grandes directions
et rapidit dexcution pour les calculs. Mais ses oprationnelles et une direction fonctionnelle
nombreuses fonctionnalits ne sont que peu ou qui correspondent des centres de responsabi-
pas utilises. Cest la raison pour laquelle nous lit financiers. Les directions oprationnelles
avons pens crire cet ouvrage rpondant au sont la R&D, Supply Chain (industrie et logis-
souci defficacit des professionnels. tique) et la direction commerciale. La direction
La structure du livre rpond aux problmatiques fonctionnelle comprend la DRH, les finances et
mtier du contrleur de gestion et plus large- ladministration.
ment des gestionnaires, travers lutilisation du La R&D assure la conception des nouveaux
logiciel tableur Excel de Microsoft. Lorganisation modles et le cahier des charges donn aux
des chapitres sarticule autour des trois temps fournisseurs pour les camras quils fabriquent.
de la gestion : mesurer le pass, ragir au pr-
La direction industrie et logistique personnalise,
sent, prvoir le futur.
sur un site unique bas en France, les camras
Nous les illustrons travers lhistoire dune achetes aux fournisseurs en dposant des logos
PME : FILM+. la marque de lentreprise et en ajoutant aux
emballages client la documentation produit. Elle
LE CONTEXTE DE LA PME
gre les approvisionnements et tous les stocks.
Lentreprise FILM+ commercialise des produits Elle cde sa production aux units commer-
de grande consommation des camras en ciales un prix de cession dfini.
quatre gammes produit, la fois pour des parti-
La direction commerciale a en charge les rela-
culiers et des professionnels, via des distribu-
tions avec les distributeurs, la tarification et
teurs nationaux de tailles bien diffrentes ou des
Groupe Eyrolles

lorganisation de salons professionnels. Elle gre


filiales de distribution spcialises ltranger.
les actions de formation, de dpannage et de
Elle est implante sur trois territoires : les terri- garantie vis--vis des clients sur chaque terri-
toires franais, allemand et brsilien. Elle dve- toire national.

9
INTRODUCTION

dExcel quun gestionnaire est rgulirement


La direction support gre lensemble des aspects
amen utiliser. La construction de
administratifs et sociaux de lentreprise.
macros tant plutt rserve des spcialistes,
ORGANISATION DE LOUVRAGE nous ne la traitons pas ici. Certaines
fonctions appa-raissent dans plusieurs
Louvrage est organis en modules thmatiques,
chapitres de manire vous montrer leur
eux-mmes subdiviss en fiches pratiques. Les
utilisation dans des finalits varies.
soixante et une fiches sont numrotes de ma-
nire incrmentale. Dans chaque fiche, vous Des raccourcis clavier permettant daccder di-
trouverez des copies dcran de fichiers rectement certaines fonctions sont indiqus
Excel. Ces derniers figurent les fichiers en tlchar- pour Windows, mais les utilisateurs de
ment et sont rfrencs par modules. Mac pourront utiliser louvrage sans problme.
Les fiches sont constitues de cinq parties : Vous trouverez la fin du livre le classement
Q les objectifs viss en gestion par la fonction crois des principales fonctions Excel utilises
Excel ; dans chacune des fiches et un index reprenant
les concepts clefs de louvrage.
Q une illustration pratique (lie notre PME,
FILM+) qui figure dans le fichier Excel rf- FICHIERS DU ZIP EN TELECHARGEMENT
renc ;
Tous les chapitres font rfrence des fichiers
Q le mode opratoire de la fonctionnalit ;
Excel dans lesquels les donnes de FILM+ sont
Q des conseils et astuces complmentaires ; utilises. Vous trouverez lensemble de ces
Q un rsum reprenant les points clefs de la fichiers le dossier zip en tlchargement qui
fiche de manire synthtique. accompagne cet ouvrage. Nhsitez pas les
associer votre lecture. Les cas pratiques
FONCTIONS EXCEL ABORDES
dbutent ainsi souvent par la phrase :
Nous avons volontairement ml dans ce livre partir du zip, ouvrez tel fichier, puis tel
des fonctions de base et des fonctions avances
onglet : ces documents illustrent

Groupe Eyrolles

SCHMA DES LIENS ENTRE FICHIERS

10
INTRODUCTION

en effet pour vous les principales fonctions questions pour affiner sa rponse. Vous pourrez
Excel utiles un manager et dtaillent comment mme indiquer si vous tes satisfait des rponses
les mettre en uvre. fournies ! Tous les utilisateurs en ligne bnfi-
Ils sont relis entre eux selon le schma ci- cient ainsi de rponses compltes et cibles.
contre. Par exemple, si vous ne savez plus comment
Il est conseill douvrir ensemble tous les fichiers figer une cellule et que vous faites appel laide
lis pour une mise jour fiable. Utilisez-les pour en ligne, Microsoft Excel dresse une liste de
mettre en pratique immdiatement les fonctions rponses possibles : Figer des lignes et des
abordes dans le texte. colonnes , Figer des volets Vous navez
plus qu choisir ce qui vous convient.
POINT SUR LAIDE EN LIGNE Vous pouvez galement trouver lassistance
Il peut arriver que lon ne se souvienne plus du Microsoft sur le Web ladresse suivante : http://
chemin de commandes pour raliser une opra- support.microsoft.com/ph/918/fr-fr. Trois mo-
tion particulire. Excel vous facilite la vie avec dalits sont proposes (f illustration ci-
une assistance complte. Vous obtiendrez laide dessous).
en ligne depuis Excel avec la touche F1 (il vous
Pensez galement consulter les nombreux
faudra tre connect Internet).
forums sur le Web ou les dmos sur YouTube.
Dans la bote Recherche du site Microsoft Office
sur lequel vous serez dirig, indiquez la fonction
recherche ou dcrivez brivement votre pro- Bonne lecture !
blme. Microsoft vous posera ensuite dautres Jean-Marc LAGODA
Groupe Eyrolles

LASSISTANCE MICROSOFT

11
Module 1

DCOUVRIR ET ORGANISER
SON ESPACE DE TRAVAIL

L
efficacit au travail repose sur la capacit organiser les informations. Nous
voquerons dans ce chapitre cinq techniques fondamentales.
Groupe Eyrolles

13
Fiche 1 Nommer et classer ses dossiers et fichiers 15

Fiche 2 Auditer et nettoyer les fichiers 18

Fiche 1
3 Changer rapidement de priode et de liaisons 21

Fiche 4 Dfinir une barre doutils Accs rapide 24

Fiche 1
5 Grer les incidents : rcuprer et sauvegarder des fichiers 26
Groupe Eyrolles
NOMMER ET CLASSER SES DOSSIERS ET FICHIERS
1
Tout manager ou contrleur de gestion a besoin de donnes quantitatives pour prendre ou pour
prparer des dcisions. Ces informations sont souvent contenues dans des fichiers Excel. Pour tre
utiles, elles doivent cependant tre classes selon une logique qui facilitera vos recherches.

LES OBJECTIFS VISS slectionnez le rpertoire avant la saisie du nom


du fichier et le choix du type de fichier : le
Retrouver rapidement linformation voulue
format Excel .xlsx est affich par dfaut. Pour
suppose davoir rflchi auparavant lorgani-
une diffusion large titre dinformation, vous
sation du classement. Chacun peut avoir son
pourrez choisir un format PDF lisible avec
propre modle mais les organisations tant de
Acrobat Reader.
plus en plus collaboratives, les donnes de-
viennent un bien commun partager. Nous Il est possible galement dajouter un mot clef.
proposons ici un classement fond sur lexp- Utilisez le chemin suivant : Fichier, Enregistrer
rience et qui facilitera les recherches. sous, puis cliquez sur la commande inscrite en
bleu Ajouter un mot clef, situe en bas droite
COMMENT UTILISER EXCEL ? de la bote de dialogue. Vous pouvez, dailleurs,
Vous utiliserez Excel pour nommer les fichiers. en ajouter plusieurs ! Pensez les sparer du
Ces fichiers sont galement appels classeurs. signe point-virgule. Cette option facilitera par la
Lors de la sauvegarde, vous pourrez dfinir les suite la recherche du document si vous le clas-
noms des classeurs en cohrence avec le thme sez mal par mgarde.
du rpertoire de classement : par exemple,
sauvegarde dun classeur Excel dans le rper- CONSEIL
toire COT/Gamme Produit A/Annee 2014/ Vous pourrez toujours renommer un fichier via
fichier Camera 1A HD-2014.xlsx ou lexplorateur Windows si son nom ne convient
pas lusage. Il faudra cependant tre attentif
FORECAST/Annee 2014/F1/F1-2014 version
aux liens ventuels avec dautres fichiers. Dans
du 1402.xlsx.
ce cas, passez par le menu dition, Liaisons,
Dans le menu Fichier, choisissez Enregistrer choisissez Modifier la source et slectionnez le
sous, puis dans la bote de dialogue qui souvre, nouveau fichier.
Groupe Eyrolles

Dcouvrir et organiser son espace de travail 15


FICHE 1
NOMMER ET CLASSER
SES DOSSIERS ET FICHIERS

Cas pratique
On a structur le rpertoire des chiers utiliss par la PME FILM+ avec lexplorateur Windows.
Dabord par grands thmes :

Puis par priodes : par annes, voire par mois, car le tri chronologique coupl un thme donn facilite la
recherche et la comparaison de donnes.

Groupe Eyrolles

16 Dcouvrir et organiser son espace de travail


FICHE 1
NOMMER ET CLASSER
SES DOSSIERS ET FICHIERS

POUR RSUMER
Avec lexplorateur Windows, structurez le rpertoire des chiers par thme.
Pensez nommer vos chiers de manire standardise.
Ajoutez un mot clef chaque chier au moment de lenregistrement.

f fiche 5
Grer les incidents : rcuprer et sauvegarder des fichiers
Groupe Eyrolles

Dcouvrir et organiser son espace de travail 17


2 AUDITER ET NETTOYER LES FICHIERS

La performance dune entreprise dpendant de la qualit de ses dcisions, les informations


fournies pour cette prise de dcision sont importantes. Pour btir des relations de confiance, le
contrleur de gestion sera donc attentif mettre en place un audit de ses donnes.

LES OBJECTIFS VISS rions restreindre la saisie des effectifs un


nombre infrieur 30. Slectionnez les cel-
Pour cette opration daudit des donnes, trois
lules concernes, puis activez le bouton Vali-
niveaux de contrle sont considrer.
dation des donnes. La bote de dialogue qui
1. Valider la qualit des donnes dentre. Pour souvre vous proposera trois onglets que vous
les donnes saisies, on pourra activer une utiliserez selon vos besoins.
saisie automatique, et les donnes importes
2. Donnes importes retraiter.
devront souvent tre nettoyes. Excel possde
de nombreuses fonctionnalits : vrificateur Q En plus de la vrification orthographique, si
dorthographe ou suppression des lignes certaines donnes ne conviennent pas, vous
dupliques. utiliserez la commande Rechercher et rempla-
cer du menu Accueil. Par exemple pour
2. Contrler la fiabilit des traitements. Laudit
remplacer centre SC par centre Industrie
des formules peut consister vrifier la ba-
et Logistique .
lance carre (dans un tableau, la somme des
lignes doit tre gale la somme des colonnes). Q Pour supprimer des doublons, slectionnez la
Les formules peuvent galement faire lobjet zone danalyse, puis Donnes et cliquez sur
dune revue gnrale par visualisation des Supprimer les doublons (la duplication du
calculs oprs. centre SC sera limine).

3. Valider les rsultats obtenus. Contrler la fiabilit des traitements


Q Contrle de vraisemblance : quel sens donne- Vous utiliserez, dans Excel, diffrentes fonction-
rait-on des effectifs ou des stocks ngatifs ? nalits daudit situes dans le menu Formules,
Q Contrle de cohrence : une forte variation Vrification des formules.
peut cacher une incohrence lie une erreur
Reprer les antcdents
de saisie ou de formule.
Cette fonctionnalit prcise quelles sont les
COMMENT UTILISER EXCEL ? cellules la source du rsultat. Slectionnez la
cellule avec une formule auditer, en cliquant
Valider les donnes dentre
sur Reprer les antcdents. Une flche bleue
1. Donnes saisies. apparat et relie toutes les cellules utilises. Pour
Q Vrification de lorthographe : appuyez sur la la faire disparatre, cliquez sur Supprimer les
touche F7. Excel va reprer chaque mot sus- flches.
Groupe Eyrolles

pect et vous proposer de le corriger.


Reprer les dpendants
Q La fentre Validation des donnes du menu
Excel permet de dterminer la cause dun pro-
Donnes permet de restreindre une saisie de
blme dans un modle. Il suffit de slectionner
valeurs numriques. Par exemple, nous pour-

18 Dcouvrir et organiser son espace de travail


FICHE 2
AUDITER ET NETTOYER
LES FICHIERS

une plage de cellules auditer et de cliquer sur Valider les rsultats et traquer
Reprer les dpendants. Une flche bleue pr- les erreurs
sentera tous les liens crs. Vous pourrez prvoir des formules daudit. Avec
la formule =SI, vous vrifierez, par exemple, que
Afficher les formules
la somme des lignes gale la somme des co-
Pour vrifier la conformit des rgles de calcul,
lonnes. Dans notre exemple, nous obtenons
cliquez sur Afficher les formules ; un autre clic
=SI(G10<>G11;G10-G11; OK ), qui signifie :
les fera disparatre.

Cas pratique
partir du zip, ouvrez le chier CH1-1, onglet F2 Donnes base
De nombreuses erreurs se sont glisses dans ce tableau comptabilisant les effectifs de FILM+. Excel va nous
aider les dcouvrir !

partir du zip, ouvrez le chier CH1-1, onglet F2 Donnes corriges


Lillustration ci-dessous prsente la situation corrige avec laide dExcel. Les zones qui ont t corriges sont
indiques en vert. Nous reparlerons de la fentre Espion visible sur lillustration en n de che.
Groupe Eyrolles

Dcouvrir et organiser son espace de travail 19


FICHE 2
AUDITER ET NETTOYER
LES FICHIERS

Si les cellules contenant ces deux sommes


sont diffrentes, alors afficher la diffrence, si- POUR RSUMER
non indiquer OK . Les donnes texte dans un chier Excel
peuvent tre vries avec la touche F7. Les
donnes numriques sont contrles avec la
CONSEIL commande Validation des donnes du menu
Lorsque des cellules ne sont pas visibles dans Donnes.
une feuille de calcul, vous pouvez les visualiser Les fonctionnalits daudit dExcel vous per-
avec leurs formules : Menu Formules puis mettent galement de vrier vos formules dans
Fentre Espion. La fentre Espion permet dins- le menu Formules avec les commandes Reprer
pecter, de contrler ou de confirmer les calculs les antcdents et Reprer les dpendants.
de formules et leurs rsultats dans des feuilles
La formule =SI vous permet de tester la
de calcul volumineuses.
concordance de vos rsultats.

f fiche 22 f fiche 42
Calculer la priode de rcupration Tester la dprciation ( impairment ) des immobilisa-
tions
f fiche 34
Calculer un escompte bancaire

Groupe Eyrolles

20 Dcouvrir et organiser son espace de travail


CHANGER RAPIDEMENT DE PRIODE ET DE LIAISONS
3
Lanalyse des rsultats intervient chaque mois. Dans ce cas, il faut sur un mme modle renommer
par mois tous les fichiers de travail et adapter les liaisons qui ont pu tre cres. Cest assez fastidieux
et sans grande valeur ajoute. Heureusement Excel a une solution pour chacune de ces situations.

LES OBJECTIFS VISS (VBA). Pour crer une macro simple, Excel peut
vous filmer , cest--dire enregistrer en code
Comme nous lavons prcis dans lintroduction
VBA toutes vos manipulations et les stocker
de ce livre, nous ne dveloppons pas de chapitre
pour quelles puissent tre rptes.
spcifique sur les macros Excel qui nous
semblent rserves des utilisateurs avertis. COMMENT UTILISER EXCEL ?
Cependant, des macros simples vous seront
indiques dans cette fiche, car elles rpondent Enregistrer une macro
une problmatique classique en gestion. Vous utiliserez lenregistreur de macros dExcel
du Menu Affichage, Macro, Enregistrer une
Quest-ce quune macro Excel ? Une macro est
macro. Dans la bote de dialogue, saisissez le
un ensemble dinstructions qui senchanent
nom de la macro, sa touche de raccourci et un
pour raliser une tche dtermine. Elle utilise
commentaire descriptif, puis effectuez les mani-
un langage de programmation qui lui est
pulations prvues avant de cliquer sur le bouton
propre : le Visual Basic pour Applications

Cas pratique
partir du zip, ouvrez le chier CH1-1.xlsm, onglet F3 Modle
On veut prparer le reporting mensuel du chiffre daffaires gnr par les produits FILM+ dans les diffrents
pays o la PME possde des liales. On a cr une premire macro ralisant le format dun tableau de trois
lignes sur trois colonnes avec le raccourci clavier Ctrl+Maj+A, puis une seconde macro crant en dbut de
classeur, par mois, cette feuille modle.
Groupe Eyrolles

Dcouvrir et organiser son espace de travail 21


FICHE 3
CHANGER RAPIDEMENT
DE PRIODE ET DE LIAISONS

Arrter lenregistrement de la barre dtat : Pour excuter la macro, choisissez Affichage,


toutes les oprations ralises entre le moment Macro, Excuter. Vous trouverez ainsi douze
o vous enregistrez la macro et celui o vous feuilles numrotes par mois au dbut du clas-
arrtez lenregistrement viennent sajouter la seur, qui reprennent exactement le format de la
macro. Il ne reste plus qu excuter cette der- feuille appele Modle.
nire avec la touche de raccourci slectionne.
Notez quil faudra enregistrer le classeur au
Modifier la source dune liaison
format .xlsm pour conserver les macros. Dans notre cas, des liens existent entre le fichier
du budget dinvestissement (fichier CH5-1.xlsx)
Insrer automatiquement une feuille et celui du budget de trsorerie (fichier CH7-1.
de calcul par mois avec une macro xlsx). CH7-1 est li CH5-1 pour le dcaisse-
simple ment des investissements. Ouvrez ces fichiers
Pour un suivi de rsultats mensuel, il peut tre sans mise jour des liens, puis enregistrez-les
utile de crer, partir dun modle, une feuille sous leur nouveau nom. Automatiquement,
pour chaque mois. Voici la macro qui automa- Excel changera la rfrence du fichier source
tise cette tche. Des codes seront saisir aprs dans chaque liaison.
avoir cliqu, dans Dveloppeur, sur Visual Basic
ou appuy sur les touches Alt+F11. Nous devons CONSEIL
maintenant insrer un module pour la feuille
Nous avons ajout une fonction pour addition-
qui va garder les codes de la macro : faites un ner une slection de cellules en fonction dune
clic droit sur la zone module (f illustration ci- couleur spcifique (indique en cellule A1).
dessous). Nous vous invitons la tester ; cest la fonction
SOMME_COULEUR (voir feuille CH1-1 Couleur).
Dans le module cr (Module 2), les lignes de
code ont t insres pour gnrer la macro
appele Feuilles_Mois.

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CRAN DE MICROSOFT VISUAL BASIC POUR DFINIR UNE MACRO

22 Dcouvrir et organiser son espace de travail


FICHE 3
CHANGER RAPIDEMENT
DE PRIODE ET DE LIAISONS

POUR RSUMER
Vous utiliserez lenregistreur de macros dExcel pour automatiser des actions rptitives en allant dans
le Menu Afchage, Macro, Enregistrer une macro.
Le classeur devra tre enregistr au format .xlsm pour conserver les macros.
Vous pouvez crer des liaisons entre chiers en toute scurit : Excel gre tout changement ventuel.

f fiche 5
Grer les incidents : rcuprer et sauvegarder des fichiers
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Dcouvrir et organiser son espace de travail 23


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