Captulo 5.
Planeacin para minimizar costos
Jos Alejandro Huerta Cote
Universidad Politcnica de Tlaxcala
Ing. Mecatrnica 7 C
alexredbirdc@gmail.com
Resumen- La importancia del presupuesto en un
proyecto es demasiada, por eso mismo es necesario
contar con las herramientas necesaria para poder
reducir este a su nivel mnimo de gastos. Esto lo
logramos gracias trueques.
Palabras clave- Proyecto, tiempo, presupuesto,
administrador, incertidumbre, trueque, tiempo,
costo.
I. INTRODUCCIN
Evaluar un proyecto solo por su costo y tiempo
sin tomar en cuenta criterios como calidad y
funcionalidad, no resulta ser efectivo. Para un clculo
ms efectivo el administrador debe considerar los costos
estndar, de penalizacin, de bonificacin y flujo de
efectivo, pues estos definen la liquidez de la empresa. El
administrador deber de analizar los trueques tiempo-
costo para disminuir la cantidad de gastos.
II. PRESUPUESTO DEL PROYECTO
La importancia de que tiene dentro de la
planeacin, el establecer un presupuesto para el proyecto
es muy demasiada, debido a que este documento
establece los objetivos del proyecto y la asignacin de
recursos a las diferentes partes de la organizacin.
Adems de que sirve como vinculo principal de
comunicacin entre los interesados en el proyecto.
Existen 2 maneras de establecer un presupuesto:
Abajo-arriba: Este consiste en estimar
costos para una estructura desglosada de
trabajo. Empezando desde los paquetes
de trabajo ms pequeos y agregando a
las tareas para definir el presupuesto fino
Arriba-abajo: Consiste en asignar un
presupuesto global, que despus se
dividir y se asignar a diferentes
componentes del proyecto.
En la prctica se usa una combinacin de las 2,
usando la asignacin Arriba-abajo para proponer un
lmite en el presupuesto, y la asignacin abajo -arriba
para estimar costos agregados.
Para el presupuesto tambin se deben considerar 4
tipos de costos:
Costos directos: Costos que varan directamente
con la duracin de una tarea.
Costos materiales: Reflejan el costo de adquirir
los materiales necesarios para realizar los
paquetes de trabajo especficos definidos.
Costos generales: Son costos administrativos de
la organizacin que se asignan al desarrollo del
proyecto (Electricidad, personal de seguridad,
biblioteca).
Costos indirectos: Se refiere a aquellos costos
que pueden atribuirse al proyecto, pero que no
tienen relacin directa con una tarea especfica.
Incertidumbre en el presupuesto.
Existen varios factores de la organizacin como; la
disponibilidad del personal o pedidos de material, que
hacen que la incertidumbre sea un factor a tomar en
cuenta en cada asignacin de un presupuesto. Por esa
razn es recomendable incluir un intervalo de confianza
en el presupuesto (lmite superior e inferior), para que
todos los interesados estn conscientes de los riesgos.
III. ADMINISTRACIN DEL FLUJO DE
EFECTIVO
El flujo de efectivo es el movimiento que ingresa
y sale de una empresa durante un periodo de tiempo
determinado. Para lograr mantener ese flujo el monto de
dinero que entra a la empresa debe superar o mnimo
cubrir los gastos que salen.
Para lograr eso los administradores buscaran
formas de administrar los flujos de efectivo. Como:
Negociar con un cliente o una organizacin
subcontrata un programa de pagos. Por ejemplo,
en el caso de la subcontratacin (suponiendo que
el dinero vale ms hoy que maana), tratar de
 programar las tareas del proyecto de manera que
los pagos que hace su empresa sean lo ms tarde
posible, mientras que los ingresos ocurran lo ms
pronto posible. Esperando maximizar el valor
presente neto.

IV. COMPRESIN DEL TIEMPO, TRUEQUES

TIEMPO-COSTO

Todo administrador busca programar un

proyecto de tal manera que los costos se minimicen. Una Imagen 1. Grafica de la pendiente de la ecuacin 1.
manera de lograrlo es reduciendo la duracin del
proyecto. Para reducir la duracin de un proyecto deben
considerarse varios tipos de costos, entre ellos, los costos Trueques no lineales tiempo-costo
de mano de obra directa asociados con cada tarea, los
costos indirectos o generales y los costos respectivos de El costo de reducir una tarea no siempre es
penalizacin o bonificaciones por terminar el proyecto constante. En algunos casos los costos de reducir una
tarde o antes. tarea aumentan o disminuyen al disminuir la duracin.
Cunto se puede reducir una tarea? Es una Existen dos casos posibles que se pueden presentar:
pregunta que no puede ser precisa pues no es lacro en que
momento una actividad alcanza si lmite de aceleracin.
Convexo: Los costos marginales aumentan con
Dado esto no es de sorpresa ver que administradores
una tasa creciente, cuando la reduccin inicial en
agreguen cada vez ms recursos a una sola tarea (mas all
la duracin es relativamente sencilla. Por
del punto razonable econmicamente), gracias a la
ejemplo: cuando para disminuir la duracin de
presin por una fecha lmite de entrega.
una tarea es necesario que el personal trabaje
horas extra y estas estn limitadas por la ley, por
La administracin de proyectos efectiva requiere
lo que se ven forzados a contratar a ms
decidir los intercambios o trueques entre el diseo y las
empleados. O comprar un nuevo equipo. Se
especificaciones de un proyecto, y entre el tiempo y el
genera una grfica convexa, esto se puede
costo de ejecucin.
apreciar en la imagen 2.
Cncavo: El costo marginal decrece conforme
Trueques lineales tiempo costo
disminuye la duracin de la tarea. Por ejemplo:
Cuando se requiere un equipo especial para
Para encontrar el conjunto de tareas para acelerar
lograr la reduccin inicial de la tarea, como
cada iteracin, existe una manera formulando un modelo
cuando una empresa renta maquinaria, una vez
de programacin lineal. Tambin de manera alternativa
rentada la maquinaria se contrata ms personal a
se estima un punto normal y un punto de aceleracin
costo ms bajo. Se genera una grfica cncava,
(Donde es imposible reducir ms el tiempo, sin importar
esto se puede observar en la imagen 3.
los recursos que se asignen).

El costo de acelerar una tarea una unidad de

tiempo est representado por una pendiente, definida
como (ecuacin 1):

Ecuacin 1: =

Donde:

= Costos directos normales Imagen 2. Trueque tiempo-costo convexo

= Costos directos en el punto acelerado
= Duracin normal de la tarea
= Duracin mnima posible (aceleracin) de la tarea

La grafica se muestra en la imagen 1.

 Las tasas de costo de mantener un producto en almacn
por ao van desde 15% hasta 40%.

E trabajo del administrador de proyectos ser

buscar la manera correcta de mantener el material s que
se desgaste ni se aumente mucho el costo por almacenar
material. Una de las soluciones podra ser aumentar la
velocidad de produccin para, utilizar ms seguido el
material en inventario. Aunque esto puede causar otros
Imagen 3. Trueque tiempo-costo cncavo
aumentos en el costo.

Trueque tiempo costo discreto
En otros casos las actividades solo pueden
realizarse en ciertos modos o puntos discretos. Por
ejemplo: En un proyecto donde se asigna a un trabajador
a una tarea, esto indica una estimacin de tiempo, esto
mismo pasa con los dems trabajadores, por lo que la
grfica que representa este trueque seria como la
presentada en la imagen 4.
VI. CONCLUSIONES
El presupuesto de una empresa debe estar bien
establecido, y para ello las herramientas proporcionadas
son de gran ayuda. Adems de que gracias al trueque
entre tiempo-costo podemos reducir este a un punto
mnimo.
REFERENCIAS
[1] Ted Klastorin. (2005). Administracin de proyectos.
Mxico: Alfaomega.

Imagen 4. Trueque tiempo costo discreto

Trueque tiempo cosco con consideraciones de

coordinacin y comunicacin.

La ley de Brooks establece que agregar personal

a un proyecto de software retrasado lo retrasa ms. Esto
se basa en que el incremento en el tiempo de
comunicacin y coordinacin suele ser una consecuencia
de aumentar trabajadores a una tarea.

V. COSTOS DE MATERIALES E INVENTARIO

Los costos de los materiales son un factor

importante al estimar los costos de un proyecto. Adems
de que los costos de los materiales pueden afectar al flujo
de efectivo, pues un proyecto se retrasa si no se dispone
de ellos al memento de necesidad.

Otro punto importante es que el mantener el

material en inventarios, pues el material se desgasta,
asegura mermas, adems del costo de oportunidad en el
que se incurre por mantener los materiales en un almacen.