REPBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA

UNIVERSIDAD NORORIENTAL PRIVADA

GRAN MARISCAL DE AYACUCHO
VICE-RECTORADO ACADMICO
FACULTAD DE INGENIERA
ESCUELA DE INGENIERIA EN INFORMTICA
NCLEO CIUDAD GUAYANA

DESARROLLO DE UN SISTEMA DE INFORMACIN WEB PARA EL CONTROL

DE LOS PROCESOS DE REGISTRO DE NOTAS Y EMISIN DE
ESTADSTICAS DE RENDIMIENTO ACADMICO, PARA LA FACULTAD DE
INGENIERA DE LA UNIVERSIDAD GRAN MARISCAL DE AYACUCHO,
NCLEO GUAYANA, SEDE PUERTO ORDAZ, ESTADO BOLVAR

Docente: Ing. Andrs Lillo Autores: Br. Dubraxka Caldern

Br. KatiuscaDeffit
Br. Hctor Martnez
Br. ngel Chaivez

Puerto Ordaz, Abril 2015

 Organigrama Jerrquico de la Direccin de la Sede Centro Cvico del Ncleo
Guayana Facultad de Ingeniera

ORGANIGRAMAESCUELA DE INGENIERIA
CIUDAD GUAYANA
PERIODO
II-2014
Direccin Escuela de Ingeniera
Ing. Pedro Herrera

SECRETARIA
Lcda. Mara Angarita

Coordinacin de Coordinacin de Coordinacin de Coordinacin de Coordinacin de

Coordinacin de
Carrera Ing. Carrera Carrera Ing. Adm. Carrera Carrera Carrera
Mantenimiento Ing. Materiales Ing. Civil Ing. Informtica Ing. Sistemas
De Obras
Ing. Vivelib Rojas Ing. Carleny Lares Ing. Jaira Espino Ing. Aura Ordaz Ing. Juan Garca
Ing. Mario
Bastardo

Coordinacin de Turno Coordinacin de Turno

Da-Tarde Tarde-Noche
Msc. Yraida Lpez Ing. Isaura Valerio

Coordinacin Comisin Coordinacin Servicio Coordinacin de

Reconocimiento Coordinacin Gestin
Biblioteca Comunitario Acadmica
Ing. Ernesto Verde Lcda. Juana Pulido Estudios Tcnicos
Ing. Yolanda Salazar Ing. Adalides Rodrguez

Coordinacin de Com. Desarrollo Cientfico Coordinacin de Trabajo Coordinacin de

Humanstico y Tecnolgico de Ingeniera especial de Grado Pasantas
Ing. VicenzoMascia Ing. Erielys Vicua Ing. Simn Prez

Coordinacin de Coordinacin de Laboratorios

Laboratorios Computacin
Ing. Dinora Martin Ing. Boada Yelenia
 Modelado de Roles

Diagrama de Roles: Situacin Actual de los Procesos de Registro de Notas y

Emisin de Estadsticas de Rendimiento Acadmico de la UGMA. Fuente: El
Autor

Tabla 1. Actores del Negocio

Nombre del Actor Descripcin
Director Coordinar y efectuar los procesos de
planificacin para nuevos semestres.
Enviar a la direccin de escuela de ingeniera
de Barcelona las estadsticas de la escuela
planificacin y horarios de clase para ser
visualizado por Internet para cada proceso de
inscripcin, son los requerimientos
establecidos.
Coordinadores de rea Ejercer la guarda y custodia de los expedientes
de Conocimiento y registros de notas de los estudiantes de la
institucin para realizarle equivalencias.
Coordinar las actividades y eventos de
actualizacin conjuntamente con los docentes
de las escuelas.
Revisar las Planificaciones didcticas de las
materias que pertenecen a su rea.
Coordinador de Carrera Tramitar ante la Coordinacin Acadmica, los
registros de notas por asignaturas que realiza
en cada finalizacin de semestres.
Aprobar las Planificaciones didcticas de las
materias que pertenecen a su rea.
Coordinador de Gestin Verificacin de las planificaciones y registros de
Acadmica notas de cada docente por cada corte.
Profesores Elabora la Planificacin Didctica de cada una
de las materias que dictar en el periodo actual,
que luego entregar para su revisin y
aprobacin a los coordinadores de carrera, de
rea y de gestin acadmica, respectivos
Reporta al coordinador de gestin acadmica
en la planilla entregada en digital las notas de
cada alumno va e-mail y en fsico.
Reporta las notas al coordinador de rea de
conocimiento.
El profesor carga al sistema central de la
UGMA las notas. Las llena manualmente en
una hoja de Excel, en notas por cortes y por
total de la calificacin.
Alumnos Firma los reportes de las planillas de notas
acumuladas de una materia por corte y tambin
la correspondiente de notas definitivas.
Anlisis del Proceso Actual
 Descripcin de los Procesos Principales del Sistema Actual

1.1 Creacin de los Planes Didcticos

Consiste en la elaboracin de los Planes didcticos de materias ofertadas en

el periodo acadmico actual. El estado del plan puede ser: aprobado, en revisin o
rechazado), puede tener ms de una versin, y puede ser de dos tipos: por
objetivos o por competencias.
Este proceso incluye la carga de criterios, problemas del contexto a resolver,
actividades y recursos utilizados, detallados por semana y asignadosa cada corte,
de acuerdo al periodo acadmico y tipo de plan didctico.
Independientemente de su tipo, cada plan didctico genera una lista de
evidencias, que representan las evaluaciones a efectuar a los alumnos en cada
corte del periodo.
Alcance (otros procesos involucrados): Carga de Notas

1.2 Carga de Notas

En este proceso se registran las notas de las evaluaciones realizadas en una

materia que dicta un profesor.
El profesor va cargando las evidencias de cada corte en una hoja Excel, la
cual se imprimir al finalizar cada corte para ser firmada por los estudiantes, y
entregada su original y en electrnico por correo al Coord. de Gestin Acadmica.
Al terminar el ltimo corte se obtiene la nota final que luego de ser aprobada
formar parte del record acadmico del alumno. Esta planilla de notas definitivas
tiene el mismo tratamiento que la de notas parciales.
El profesor carga al Sistema Central de la UGMA las notas definitivas e
imprime del sistema el Acta Final de Evaluacin, que llevar la firma del Profesor,
Director de Escuela y la Coordinadora de Control de Estudios.
Llena manualmente el Registro de Evaluacin Permanente que contiene las
notas de los cortes y el total de las calificaciones.
 1.3 Elaboracin de Estadsticas de Rendimiento Acadmico

Consiste en la creacin de reportes por parte de los Profesores,

Coordinadores de Carrera, rea de Conocimiento, Gestin acadmica y Director,
a partir de las notas emitidas por los profesores durante y al finalizar el periodo
acadmico actual.
Alcance (otros procesos involucrados): Carga de Notas y Creacin de la Pre-
Oferta Acadmica del prximo periodo acadmico
Roles que intervienen: Profesor, Director, Coordinadores de Carrera, rea de
Conocimiento y Gestin Acadmica

1.4 Creacin de la Pre-Oferta Acadmica del prximo periodo acadmico.

Consiste en preparar una oferta acadmica a partir de las estadsticas

generadas al cierre del penltimo corte del periodo acadmico actual, y
estadsticas de periodos anteriores como: alumnos inscritos y aprobados del
semestre anterior, alumnos inscritos por equivalencias en periodos pares (II) o
impares (I) o nuevos de acuerdo al periodo a comenzar, entre otras.
Alcance (otros procesos involucrados): Creacin de Oferta Acadmica periodo
actual (Externa).
Roles que intervienen: Coordinadores de Carrera.
Casos de Uso
Diagrama de Roles

Diagrama de Rol 1: Creacin de Plan Didctico

Diagrama de Rol 2: Carga de Nota Parcial del Periodo Actual

Diagrama de Rol 3: Carga de Notas Definitivas del Periodo Actual

Diagrama de Rol 4: Elaboracin estadsticas de rendimiento acadmico del

Periodo Actual

Diagrama de Rol 5: Creacin de pre oferta acadmica prximo periodo

 Anlisis de los documentos del proceso

anlisis de los documentos del proceso (se tienen q mencionar todo lo que se
hace ahorita)en analisis documentos se describe como se hacen
Anlisis de los Documentos del Proceso de la Situacin Actual

Estos reportes estn enmarcados en los procesos que se llevan a cabo dentro
de una facultad en una sede de un ncleo de la universidad, en un periodo
acadmico.

1. PLAN DIDCTICO: Presenta el Plan Didctico elaborado por el profesor

para una seccin o secciones de una materia que est(n) a cargo de un (os)
profesor (es) en particular.

Usuario autorizado a consultar: Profesor, Coord. Gestin Acadmica,

Coordinador de Carrera y Director.

Tipo de presentacin: Pantalla e impreso.

Proceso/Interfaz asociado(a): Creacin de Plan Didctico.

2. FORMATO REGISTRO ACUMULATIVO DE NOTAS PERIODO: Contiene

las notas obtenidas por los alumnos de una seccin de una materia, en un
periodo acadmico particular.
Se derivan dos reportes

2.1 NOTAS ACUMULADAS POR CORTE: Muestra las notas acumuladas

por corte, que permite su impresin para la firma de los alumnos.

2.2 NOTAS DEFINITIVAS: Muestra las notas acumuladas en todos los

cortes ms la definitiva y permite la impresin para la firma de los alumnos.

Usuario autorizado a consultar: Profesor, Coord. Gestin Acadmica,

Coordinador de Carrera y Director.

Tipo de presentacin: Pantalla e impreso.

Proceso/Interfaz asociado(a):Cargade Notas.

3. INFORME DE GESTIN DE UN PROFESOR:Estos reportesson emitidos por

el Profesor.
3.1 CONTROL ENTREGA PLANIFICACIN ACADMICA POR AREA
DE CONOCIMIENTO: Muestra la fecha de entrega de la planificacin
acadmica y de cada uno de los cortes de todas las materias que
pertenezcan a un rea de conocimiento del cual el profesor es coordinador,
en un periodo acadmico dado.

Usuario autorizado a consultar: Coordinador de rea de Conocimiento,

Coordinador de Gestin Acadmica y Director.

Tipo de presentacin: Pantalla e impreso.

Proceso/Interfaz asociado(a): Creacin de Plan Didctico.

3.2 RENDIMIENTO ACADMICO ESTUDIANTILEN UNA MATERIA

PARTICULAR EN EL PERIODO ACADMICO ACTUAL, DICTADA POR
UN PROFESOR: Muestra el rendimiento estudiantil en una materia dictada
por un profesor en un periodo acadmico dado. Si el profesor dicta la misma
materia en distintas secciones, el resultado aparecer detallado por cada
seccin. La estadstica contempla el nmero de inscritos, nmero de
aprobados, nmero de desertores, nmero de reprobados, y el rendimiento
estudiantil ser dado por la relacin nmero de aprobados/nmero de
inscritos * 100.

Usuario autorizado a consultar: Profesor, Coord. Gestin Acadmica,

Coordinador de Carrera y Director.

Tipo de presentacin: Pantalla e impreso.

Proceso/Interfaz asociado(a):Elaboracin de Estadsticas de Rendimiento

Acadmico.

3.3 RENDIMIENTO ACADMICO ESTUDIANTILEN MATERIAS

DICTADAS POR UN PROFESOR PARTICULAR EN EL PERIODO
ACADMICO ACTUAL: Muestra el rendimiento estudiantil de las materias
dictada por un profesor en un periodo acadmico dado. Si el profesor dicta
la misma materia en distintas secciones, el resultado aparecer detallado
por cada seccin. La estadstica contempla el nmero de inscritos, nmero
de aprobados, nmero de desertores, nmero de reprobados, y el
rendimiento estudiantil ser dado por la relacin nmero de
aprobados/nmero de inscritos * 100.

Usuario autorizado a consultar: Profesor, Coord. Gestin Acadmica,

Coordinador de Carrera y Director.
 Tipo de presentacin: Pantalla e impreso.

Proceso/Interfaz asociado(a): Elaboracin de Estadsticas de Rendimiento

Acadmico.

Consideraciones: Se recomienda que en la ponderacin se tomara en

cuenta las unidades crdito de cada materia, de manera que
numricamente justifique el rendimiento.
El profesor debe anexar el anlisis de sus resultados acompaado de su
justificacin.

3.4 RENDIMIENTO ESTUDIANTIL EN UN REA DE CONOCIMIENTOS

PARTICULAR EN EL PERIODO ACADMICO ACTUAL: Al igual que el
reporte anterior, presenta la lista de asignaturas pertenecientes al rea de
conocimientos del cual es responsable el profesor. Cada asignatura va
acompaada de la cantidad de secciones existentes, la sumatoria de los
alumnos inscritos, el total de alumnos regulares, el total de desertores, el
total de aprobados, el total de aplazados, acompaados de los porcentajes
que cada uno representa de acuerdo al total de inscritos.

Finalmente, se totalizan las cantidades: asignaturas, secciones, estudiantes

inscritos, regulares, desertores, aprobados, aplazados, conjuntamente con
su representacin porcentual y se grafican los acumuladosen un cuadro.

Usuario autorizado a consultar: Coordinador de rea de Conocimiento,

Coordinador de Gestin Acadmica y Director.

Tipo de presentacin: Pantalla e impreso.

Proceso/Interfaz asociado(a): Elaboracin de Estadsticas de Rendimiento

Acadmico.

Consideraciones: Se recomienda totalizar el rendimiento del rea de

conocimiento en base a las unidades crdito de las materias.

El Coordinador de rea de Conocimientodebe anexar el anlisis de sus

resultados acompaado de su justificacin.

4. REPORTE DE GESTIN DOCENTE - CARRERA: Compila los resultados

del rendimiento estudiantil de todas las materias de una Carrera en particular.

Se presenta un grfico con los resultados obtenidos en: aprobados, reprobados

y desertores.
 Usuario autorizado a consultar: Coordinador de Carrera y Director.

Tipo de presentacin: Pantalla e impreso.

Proceso/Interfaz asociado(a):Elaboracin de Estadsticas de Rendimiento

Acadmico.

Consideraciones: El Coordinador de Carrera debe anexar el anlisis de sus

resultados acompaado de su justificacin.

5. REPORTE DE GESTIN DOCENTE - FACULTAD: Compila los resultados

del rendimiento estudiantil de todas las carreras dentro de una facultad de una
sede.

Se presenta un grfico con los resultados obtenidos en: aprobados, reprobados

y desertores.

Usuario autorizado a consultar: Director.

Tipo de presentacin: Pantalla e impreso.

Proceso/Interfaz asociado(a):

Consideraciones: El Director debe anexar el anlisis de sus resultados

acompaado de su justificacin.

6. REPORTE DE PREOFERTA ACADMICA: Contiene la Pre-Oferta

Usuario autorizado a consultar: Director.

Tipo de presentacin: Pantalla e impreso.

Proceso/Interfaz asociado(a):

Consideraciones: El Director debe anexar el anlisis de sus resultados

acompaado de su justificacin.

Anlisis de Requerimiento

Funcionales
 El sistema demanda automatizar los procesos de registro de notas y
emisin de estadsticas de rendimiento acadmico.
El sistema deber brindar informacin estadstica que permita aligerar los
procesos de planificacin, tales como:
- La proyeccin de apertura de materias, y secciones para el prximo
perodo acadmico a iniciar,
- Emisin de las planillas de notas,
- Rendimiento estudiantil en tiempo real, en donde se mostrar por corte
alumnos aplazados, pasados o desertores.
- Consulta de estadsticas de rendimiento acadmico por materia, seccin.
- Emisin de planificaciones didcticas, cubriendo aspectos como el
control de emisin, revisin y aprobacin de las mismas.

No Funcionales

Que el sistema sea codificado bajo un entorno web dinmico, hecho en

HTML y CSS, servida por Apache, para ser enlazado con una base de
datos manejada porMySQL y consultada por PHP.
El sistema debe estar disponible en un 100% las 24 horas del da los 365
das del ao.
Debe ser administrado por el personal de la UGMA.
Establecer roles de permisologa para garantizardiferentes niveles de
acceso.
La interfaz del modelo inicialmente solo podr ser visualizada en Google
Chrome, porque utilizar sus funcionalidades.