Pengertian administrasi kepegawaian Administrasi kepegawaian adalah seluruh aktivitas

atau kegiatan yang berkaitan dengan masalah penggunaan pegawai (tenaga kerja) untuk
mencapai tujuan. Sedangkan administrator bertujuan untuk menyusun dan mengendalikan
seluruh aktivitas untuk memelihara, mengembangkan, mendapatkan maupun menggunakan
para pegawai sesuai dengan beban kerja untuk mencapai tujuan organisasi atau perusahaan
yang telah di tentukan sebelumnya.

A. Berikut ini Fungsi Teknis dari Administrasi Kepegawaian

Pada dasarnya administrasi kepegawaian melakukan 2 (dua) fungsi diantaranya fungsi

manajerial dan fungsi teknis. Fungsi manajerial berkaitan dengan menggunakan
pikiran,misalnya seperti: perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, dan pengendalian.
Sedangkan fungsi teknis berkaitan dengan berbagai macam kegiatan yang dilakukan
menggunakan fisik misalnya seperti: pengadaan, konpensasi, pengembangan, integrasi,
pemeliharaan, maupun pemensiunan.

B. Dan inilah fungsi umum dari administrasi kepegawaian

Perencanaan pegawai, dapat diartikan sebagai suatu proses penentuan berbagai macam
kebutuhan pegawai di masa yang akan datang berdasarkan dari perubahan yang terjadi dan
persediaan pegawai yang sudah ada. Perencanaan pegawai merupakan hal yang sangat
penting, sebab dapat membantu suatu perusahaan atau organisasi dalam menentukan sumber
yang di butuhkan serta dapat membantu menentukan apa saja yang bisa dicapai dari sumber
yang tersedia.

Apa itu administrasi kepegawaian?

Pengorganisasian kepegawaian, yaitu menggolongkan, menetapkan dan mengatur berbagai

macam aktivitas atau kegiatan yang dianggap sangat penting, misalnya seperti menetapkan
tugas seseorang, menetapkan wewenang seseorang dan lain-lain ke dalam suatu pola tertentu
sedemikian rupa sehingga pegawai yang bekerja di dalamnya dapat saling bekerja sama
tentunya supaya dapat mempermudah dalam mencapai tujuan perusahaan atau
organisasi. Baca juga artikel tentang: Pengertian administrasi secara sempit dan luas.

Pengarahan pegawai, banyak sekali teori dan keyakinan mengenai memotivasi pegawai,
secara keseluruhan tidak ada kesepakatan tentang apa yang dapat motivasi. Jadi sangat sulit
bagi perusahaan atau organisasi untuk sampai kepada kebijakan dan pendekatan yang akan
memuaskan para pegawainya. Selain itu bagi perusahaan atau organisasi dengan skala apapun
itu, membuat analisis secara mendalam mengenai apa yang dapat memotivasi setiap tenaga
kerjanya adalah tidak praktis, tetapi terdapat aturan-aturan yang praktis yang bisa diikuti
setidaknya untuk dapat membantu memotivasi para pegawainya dan tentunya meningkatkan
kepuasan kerja, diantaranya seperti:

Jelaskan apa itu yang dimaksud dengan kinerja efektif dan pastikan bahwa mereka
(pegawai) mengetahui apa yang diharapkan dari mereka.
Pastikan ada hubungan yang jelas tentang kinerja dan penghargaan serta pastikan juga
bahwa setiap hubungan seperti itu dapat di informasikan kepada para pegawai.
Perlakukan semua pegawai secara adil dan penilaian mengenai kinerja harus obyektif
(sesuai dengan fakta yang ada).
Kembangkan jenis penghargaan yang berbeda-beda, karena tidak semua orang bisa
dinaikkan pangkatnya.
Doronglah semangat sebaik mungkin di dalam lingkungan kerja dan juga
kembangkan gaya manajemen yang mudah untuk diserap serta mampu diubah-ubah
untuk menyesuaikan orang dan lingkungannya.
Selanjutnya kembangkan sebuah sistem manajemen kinerja atau setidaknya tetapkan
target yang bisa dicapai tetapi dapat terus berkembang.
Dan perhitungkan seluruh faktor lingkungan dan faktor sosial, misalnya seperti:
kenyamanan tempat kerja, sarana kerja, lingkungan kerja, interaksi sosial antar
pegawai dan lain-lain. Intinya seluruh faktor yang menjadi sumber ketidakpuasan.

Pengendalian pegawai, pengawasan (controlling) merupakan bagaian dari pengendalian

yaitu merupakan suatu proses pengukuran tingkat keefektivitasan kerja dari pegawai dalam
memberikan kontribusi pada pencapaian tujuan perusahaan atau organisasi. Setiap kegiatan
pengawasan (controlling) membutuhkan tolak ukur yang gunanya untuk mengukur tingkat
keberhasilan dalam bekerja, dalam penilaian kerja hal seperti ini biasanya disebut dengan
standar pekerjaan. Baca juga: Pengertian pengawasan dan fungsinya.
Personel Kantor
Orang-orang yang menjalankan pekerjaan kantor disebut personel kantor. Sama sepeni orang-
orang lain dengan fungsi lain di organisasi yang sama, personel kantor merupakan aparat
organisasi, yakni alat (dalam bahasa Latin aparatus berani alat) atau sumber daya untuk
mencapai tujuan orgionsasi. Kekhususan personel kantor adalah bahwa ia mengelola
informasi-informasi yang diperlukan bagi berjalannya keseluruhan organisasi.
Tugas dan Tanggung Jawab Personel Kantor
Jenis dan besarnya suatu organisasi sangat menentukan tugas dan tanggung jawab personel
kantor yang bersangkutan. Dalam sebuah organisasi kecil bisa jadi seluruh pekerjaan kantor
diserahkan kepada satu sekretaris saja, sehingga ia mengerjakan berbagai macam tugas
mengetik surat, mengarsip surat, mencatat pemasukan dan pengeluaran, membuat laporan,
membayar gaji karyawan, menerima tamu, dan sebagainya. Sebaliknya. dalam sebuah
organisasi yang besar mungkin pekerjaan kantor dibagi-bagi ke dalam unit-unit tersendiri
dengan tim personel masing-masing yang memiliki tugas dan tanggungjawab berbeda-beda
pula. Namun, berdasarkan cakupan pekerjaan kantor yang umum. dapatlah disebutkan
beberapa tugas dan tanggung jawab personel kantor sebagai berikut :
a. Kepala kantor bertanggung jawab atas beresnya penyelenggaraan seluruh pekerjaan kantor.
Tugasnya antara lain mengatur mekanisme kerja dan pembagian tugas di antar seluruh
personel kantor mengawasi kebenaran, ketepatan, dan kerapian kerja para personel; mengurus
pemenuhan perlengkapan kantor sesuai kebutuhan; dan sebagainya.
b. Petugas arsip bertanggung jawab atas pencatatan dan penyimpanan semua surat masuk dan
keluar.
c. Pembuat surat bertanggung jawab atas pembuatan konsep surat keluar.
d. Penerima tamu bertanggung jawab alas pelayanan terhadap tamu dan menerima telepon.
e. Petugas keuangan/kasir bertanggung jawab atas pengelolaan kas dan pembukuannya secara
cermat.
Syarat-Syarat Personal Kantor
Setiap personel kantor perlu memenuhi syarat-syarat sesuai dengan bidang tugas dan
pekerjaannya. Secara umum, syarat-syarat personel kantor adalah sebagai berikut.
a. Syarat Pengetahuan
Personel kantor harus dapat melakukan penggolongan/klasifikasi berdasarkan kriteria
tertentu. la perlu menguasai matematika sederhana, tata bahasa Indonesia, dan sebaiknya pula
bahasa lnggris secukupnya. Syarat pengetahuan ini antara lain dapat dijamin, meskipun tidak
selalu, oleh bekal pendidikan yang telah dicapai oleh personel yang bersangkutan, misalnya
SLTP, SMU, SMK, diploma. atau sarjana.
b. Syarat Keterampilan
Sekurang-kurangnya personel kantor harus dapat membaca dan menulis dengan cukup baik.
Keterampilan dasar lain yang umumnya dituntut juga adalah mengetik. Dengan
berkembangnya teknologi. kemampuan menggunakan aplikasi komputer juga semakin
banyak dituntut, khususnya aplikasi pengolah kata dan pengolah data. Selain itu, personel
kantor perlu memiliki kemampuan melaksanakan pekerjaan secara cermat, teliti, dan berhasil,
sesuai dengan standar atau prosedur yang telah ditentukan dalam bidangnya.
c. Syarat Kepribadian
Kepribadian setiap orang tentu saja unik dan berbeda-beda. Akan tetapi, ada unsur-unsur
sikap yang umum. yang idealnya dimiliki oleh personel kantor, yakni (1)loyalitas, yaitu
kesetiaan terhadap organisasi dan pekerjaannya; (2) dapat menyimpan rahasia, terutama
karena pekerjaannya banyak berkaitan dengan informasi-informasi penting dan rahasia
perusahaan; (3) ketekunan dan kerajinan;(4) kerapian.
Perangkat Kerja Personel Kantor
Agar personel kantor dapat menjalankan tugasnya dengan sebaik mungkin dan sesuai dengan
tujuan yang hasil diharapkan, mereka perlu diberi perlengkapan kerja yang memadai, antara
lain meja, lemari arsip, kursi, alat tulis, mesin tik, komputer, kop surat, formulir-formulir,
korektor (tipp-ex), penjepit kertas, stapler, buku agenda, penggaris, dan sebagainya.
Sebaiknya juga disediakan berbagai pedoman untuk dijadikan rujukan pada saat personel
kantor menjalankan tugasnya. Beberapa pedoman tugas personel kantor yang biasanya
diperlukan adalah:
a. bagan organisasi;
b. tugas-tugas pekerjaan;
c. tugas-tugas kerumahtanggaan
d. tata cara menelepon;
e. tata cara pelayanan tamu;
f. contoh-contoh bentuk surat dan memo;
g. daftar penyimpanan semua berkas beserta letaknya;
h. daftar alamat dan nomor telepon karyawan dan relasi;
i. peraturan keamanan dari perusahaan;
j. prosedur mengurus perjalanan dan penginapan di hotel:
k. jadwal rapat/pertemuan dan prosedur pengurusannya;
 l. prosedur pengunlisan pengeluaran uang;
m. prosedur pemesanan perlengkapan barang;
n. pedoman tata bahasa dan penggunaan tanda baca.
Dengan perlengkapan yang memadai dan dengan berbagai pedoman yang praktis itu,
personel kantor mengetahui persis apa yang harus dilakukannya dan bagaimana
menjalankannya dengan cara sebaik mungkin.

Macam-Macam Personil Kantor

1. Administrator atau Petugas Pelaksana Administrasi adalah orang yang menentukan garis-
garis besar kebijakan dan tujuan yang harus dijalankan oleh kantor sebagai pedoman dalam
melaksanakan kegiatan untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan.
2. Manajer adalah orang yang memimpin pelaksanaan kerja, menggerakkan orang lain/para
staf, mengelola dan mendayagunakan uang, peralatan, sarana dan prasarana kantor untuk
mencapai tujuan yang telah ditetapkan.
3. Staf adalah para tenaga ahli yang karena kecakapan dan kemampuan dalam bidangnya,
bertugas membantu administrator dan manajer dalam melaksanakan pekerjaan kantor.
4. Worker atau pegawai adalah para karyawan yang langsung digerakkan oleh manajer dalam
melaksanakan pekerjaan kantor sehari-hari.

Fungsinya
1. Personal kantor sebagai tenaga manajerial, yaitu pegawai kantor yang mempunyai jabatan
dan tugas sebagai pemimpin (manager), baik sebagai top manager, middle manager, atau
lower manager yang mempunyai tugas menentukan tujuan dan kebijaksanaan dan pedoman
dalam pelaksanaan kegiatan kantor.
2. Personal kantor sebagai tenaga operasional, yaitu pegawai kantor yang mempunyai tugas
sebagai pelaksana dan teknisi suatu pekerjaan kantor yang mempunyai tugas sebagai
pemimpin pelaksanaan pekerjaan, menjalankan, serta mengerjakan segala macam pekerjaan
kantor sebagai pencapaian tujuan organisasi.
3. Office personil, yaitu personal kantor yang menjadi pelaku di dalam operasi ketatausahaan.
4. Personal bukan tenaga ketatausahaan, yaitu personal kantor yang pekerjaannya di luar
kegiatan administrasi.
Pengertian Pakar

Menurut Pendapat George R. Terry, Pengertian Manajemen adalah suatu proses yang
khas, dimana terdiri dari kegiatan pengorganisasian, perencanaan, menggerakkan dan
pengawasan yang dilaksanakan untuk menentukan serta mencapai sasaran yang telah
ditetapkan dengan bantuan manusia dan sumber-sumber daya lainnya.

Menurut Mary Parker Follet, Pengertian Manajemen ialah sebagai seni untuk melakukan
suatu pekerjaan melalui orang-orang. Pengertian manajemen ini sangat sesuai dengan
kenyataan yang kita lihat dalam kehidupan sehari-hari, di mana para manajer tidak
melakukan sendiri tugas-tugas yang harus diselesaikanm tetapi dengan cara mengatur orang-
orang lain untuk melakukannya.

James A.F. Stoner Mengemukakan bahwa, Pengertian Manajemenmerupakan ilmu dan

seni perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, pengodinasian dan pengawasan atas sumber
daya, terutama sumber daya manusia dalam mencapai tujuan organisasi yang telah ditetapkan
terlebih dahulu.

Berdasarkan pengertian manajemen di atas, maka dapat diketahui bahwa Manajemen adalah
suatu ilmu dan seni. Manajemen sebagai ilmu yaitu berfungsi menerangkan kejadian-
kejadian, gejala-gejala dan keadaan-keadaan yang ada. Sedangkan Manajemen sebagai seni
berfungsi mengajarkan kepada kita bagaimana melaksanakan sesuatu hal untuk mencapai
tujuan yang nyata-nyata mendatangkan hasil atau manfaat. Dalam hal ini manajemen
dilukiskan sebagai 5P, yaitu Perencanaan, Pengarahan, Pengorganisasian, Pengoordinasian
dan Pengawasan. Kelima fungsi manajemen tersebut merupakan kunci bagi keberhasilan
suatu pemotivasian dan pengkomunikasian. Kedua fungsi ini, yaitu pengkomunikasian dan
pemotivasian akan menunjang (akselerator) keberhasilan lima fungsi yang pertama.

Fungsi-fungsi Manajemen

Fungsi-fungsi Manajemen terdiri atas :

1. Perencanaan (planning),
2. Pengorganisasian (organizing)
3. Pengarahan (directing)
4. Pengkoordinasian (coordinating)
5. Pengawasan (controlling)

TUJUAN MANAJEMEN

Melaksanakan dan mengevaluasi strategi yang kita pilih secara efektif dan efisien.

Mengevaluasi kinerja, meninjau, dan mengkaji ulang situasi serta melakukan berbagai
penyesuaian dan koreksi jika terdapat penyimpangan di dalam pelaksanaan strategi.

Senantiasa memperbaharui strategi yang kita rumuskan agar sesuai dengan

perkembangan lingkungan eksternal.

Senantiasa meninjau kembali kekuatan, kelemahan, peluang dan ancaman peluang

yang ada.

Senantiasa melakukan inovasi atas kegiatan sehingga kita hidup kita lebih teratur.

Syarat Syarat Perencanaan

Mempunyai tujuan yang jelas

Sifatnya simple atau sederhana
Memuat analisis terhadap pekerjaan yang dikerjakan
Bersifat fleksibel
Mempunyai keseimbangan, yaitu keselarasan tanggungjawab dan tujuan tiap bagian
dalam perusahaan dengan tujuan akhir perusahaan yang telah ditetapkan
Mempunyai kesan bahwa segala sesuatu itu telah tersedia serta bisa digunakan secara
efektif dan memiliki daya guna.