Vous êtes sur la page 1sur 118

Contrle interne du cycle des

dpenses et inventorisation
du patrimoine mobilier
au sein du ministre
de la Communaut franaise
Rapport de la Cour des comptes transmis au Parlement de la Communaut franaise
Bruxelles, octobre 2014
Contrle interne du cycle des
dpenses et inventorisation
du patrimoine mobilier
au sein du ministre
de la Communaut franaise

Rapport adopt le 31octobre2014par la chambre franaise de la Cour des comptes


SYNTHSE / 3

Contrle interne du cycle


des dpenses et inventori-
sation du patrimoine mobi-
lier au sein du ministre de la
Communaut franaise
Le dveloppement dun dispositif efficace de contrle interne fait partie intgrante de la bonne
gouvernance. La disparition du contrle externe a priori des dpenses doit tre compense par
un contrle interne renforc. La responsabilit des services publics en la matire est dailleurs
rappele par les dispositions dcrtales organisant la nouvelle comptabilit. Un systme perfor-
mant de contrle interne des processus et des activits contribue notamment assurer la lgalit
des oprations, la protection du patrimoine ou encore la fiabilit des informations financires.

Cest dans ce contexte que sinscrivent les deux audits raliss par la Cour des comptes au sein
du ministre de la Communaut franaise. Elle a ainsi vrifi dans quelle mesure les risques inh-
rents au cycle des achats sont couverts par les activits de contrle interne organises par le
ministre pralablement au paiement de ses dpenses. La Cour a galement examin leffica-
cit des processus dinventorisation des biens meubles tant dans loptique de la protection du
patrimoine que dans la perspective de ltablissement du bilan de dpart requis par la nouvelle
comptabilit publique afin de dterminer si le systme actuel dinventaire physique constitue
une base dinformation exploitable en vue de raliser un recensement exhaustif et de valoriser
correctement le patrimoine du ministre.

Contrle interne du cycle des dpenses

Principaux constats
Lors de laudit ralis au cours du second semestre 2013, la Cour des comptes a constat que
lacquisition de biens et services par le ministre de la Communaut franaise se caractrise,
quelques exceptions prs, par une importante dcentralisation. Dans ce cadre, tous les respon-
sables de chaque tape du processus ne sont, en outre, pas formellement et nominativement
identifis.

Le ministre na mis en place aucune vritable politique structure des achats et ne procde pas
une analyse systmatique, consolide et formelle des besoins des diffrents services. Labsence
dun outil informatique permettant une gestion intgre de lintgralit du cycle, couple la
dcentralisation de la fonction dachat, ne favorise dailleurs pas cet exercice. Il nexiste notam-
ment aucune base de donnes exploitable qui permettrait un suivi affin des activits dachat de
lensemble du ministre ou des analyses de type prvisionnel. De plus, labsence dun inventaire
complet et fiable ne permet pas de dfinir avec prcision les besoins dacquisition et de renou-
vellement.
4

De manire gnrale, la Cour des comptes note linsuffisance des procdures documentes lies
au processus dachat. Les mesures affrentes au contrle interne, en particulier, ne sont pas suf-
fisamment formalises et dtailles. Dans les dossiers dengagement et de liquidation, en raison
de labsence de traces de contrle distinctives, systmatiques et formellement dfinies, il nest
pas possible dtablir, de manire claire et univoque, quelles vrifications les diffrents interve-
nants ont effectivement ralises. La Cour a constat certains manquements, comme labsence
dengagement pralable systmatique pour des dpenses affrentes des marchs de travaux,
de fournitures et de services, avant leur notification aux tiers.

La Cour des comptes a constat quune nouvelle application informatique permet un suivi des
dlais de traitement des factures du ministre. Cependant, le dispositif de mesures mis en place
demeure insuffisant pour assurer le respect effectif des chances lgalement prvues et carter
tout risque de doubles paiements ou de paiements errons. Par ailleurs, la possibilit, pour les
agents qui utilisent les modules de liquidation des dpenses, davoir accs, au sein de lapplica-
tion comptable, la signaltique des tiers bnficiaires des paiements constitue un risque majeur
pour lintgrit du processus de paiement. La Cour souligne galement que les risques de mani-
pulation des fichiers, avant excution des paiements par le trsorier centralisateur, sont insuffi-
samment matriss.

Les achats pays par les trsoriers dcentraliss via les avances de fonds se caractrisent par un
seul niveau de contrle pralable et une superposition de vrifications a posteriori opres par
divers intervenants, dont lunit dinspection des trsoriers dcentraliss, institue en janvier
2011. Les contrles effectus en interne ont conclu des manquements importants. Si la Cour
des comptes a relev quelques amliorations lors de laudit, des erreurs et des faiblesses per-
sistent nanmoins. Elle souligne galement certaines carences du dispositif susceptibles de nuire
la bonne gestion. Les plafonds fixs autorisent ainsi des paiements aux montants relativement
levs et certaines dispositions drogatoires valident mme, parfois, labsence de plafond.

Dans lensemble, la Cour des comptes observe que ladministration, qui ne dispose pas de la
matrise de lachat de matriel informatique, a dvelopp en interne des applications spcifiques
pour pallier labsence de fonctionnalits informatiques modernes. Mme si elles apportent une
rponse pratique et peu onreuse certaines problmatiques, les applications dveloppes pour
la gestion des avances de fonds ou le suivi des factures ne suffisent cependant pas garantir un
niveau de scurit et de contrle comparable celui des logiciels performants actuels.

volutions notables et recommandations


En rponse ces constats, ladministration a indiqu que, depuis fvrier 2014, lorganisation des
achats se centralise davantage. Ainsi, pour une grande majorit des biens utiles au fonctionne-
ment de ladministration, le recours aux centrales dachat existantes devient obligatoire dans
tous les services du ministre et les responsabilits ont t, pour ce type dachat, prcisment
dtermines. Un groupe de travail est par ailleurs charg dexaminer les besoins des entits.

Le ministre a galement mis en vidence linstauration progressive, dans ses diffrents ser-
vices, dun progiciel de gestion intgr capable, notamment, de grer lensemble du processus
des achats et linventorisation des biens. Sa gnralisation devrait saccompagner dune gestion
centralise de loutil et permettre la production de statistiques globalises.
SYNTHSE / 5

Compte tenu des constats poss dans le cadre de laudit et en raison des volutions voques par
ladministration, la Cour des comptes recommande de poursuivre la centralisation de la fonction
dachat, tout au moins par grandes catgories de biens. Toutes les exceptions aux principes ta-
blis devront tre formellement prvues et dment motives. Lidentification des intervenants
dans le processus et de leurs responsabilits devra tre tendue tous les types dachats afin
dassurer une rpartition sans quivoque des comptences. Un rfrentiel unique et mis jour en
temps utile facilitera le contrle des habilitations.

Au vu des derniers dveloppements communiqus, la Cour des comptes constate que les condi-
tions danalyse des besoins du ministre devraient samliorer. Cependant, la Cour estime que
les pratiques actuelles ne permettent pas encore de runir les conditions ncessaires la conduite
de procdures dachats efficaces et efficients pour lensemble des dpenses. Elle recommande
ainsi de mettre en uvre une analyse objective, documente et transversale des besoins, qui
sappuie, notamment, sur un inventaire fiable de ceux-ci. Ce processus constitue le fondement
dun plan dachats raisonn dont le ministre devrait se doter.

La Cour des comptes prconise galement dlaborer et de diffuser une documentation com-
plte et dtaille des procdures de contrle interne mettre en uvre en conformit avec la
nouvelle rglementation en vigueur. Si certaines adaptations ont dj t ralises en la ma-
tire la suite de laudit, la Cour des comptes insiste plus spcifiquement sur les contrles que
doit oprer lordonnateur qui assume la mission de constater les droits tant en recettes quen
dpenses. Des rgles harmonises devront sappliquer lensemble du ministre et viser une
responsabilisation accrue des ordonnateurs.

Lors de la phase du paiement, des contrles complmentaires automatiss devront aussi tre
instaurs, tant pour le circuit classique que pour les avances de fonds. Ladministration devra
galement se doter des procdures et outils adquats en vue de matriser davantage les risques
de dpassement du dlai dchance des factures, ainsi que les risques de doubles paiements
ou de paiements errons. Lenregistrement de chaque bnficiaire dans lapplication comptable
devra notamment comporter un identifiant unique, pour carter toute possibilit denregistre-
ments multiples, mme sous des dnominations diffrentes, et laccs la signaltique des tiers
devra tre rserv des agents nintervenant pas dans le processus de liquidation ou de paie-
ment des dpenses.

En ce qui concerne les avances de fonds, leur spcificit tend perdre sa raison dtre depuis la
suppression du visa pralable de la Cour des comptes. En consquence, celle-ci estime que ce
mode de paiement ne se justifie plus que dans un nombre trs limit de cas. Plusieurs types de
dpenses devraient en effet tre pays par le trsorier centralisateur.

Quant au systme informatique, la Cour des comptes recommande de privilgier une solution qui
intgre toutes les tapes du cycle des achats. La mise en uvre dune telle application pourrait
accrotre le niveau de contrle interne et rpondre diffrentes lacunes constates en instaurant
des vrifications automatises. Un systme de gestion intgr prsenterait galement de nom-
breux avantages en termes dintgrit, de traabilit et dactualit des donnes et permettrait
llaboration rapide de rapports et de statistiques diverses.

Au vu de lensemble de ces arguments, la Cour recommande une mise en uvre rapide dun nou-
veau systme informatique, laquelle ladministration sest montre favorable.
6

Dans un souci defficience, les dveloppements recommands par la Cour des comptes devraient
sintgrer dans les outils et structures qui accompagneront la mise en uvre de la nouvelle comp-
tabilit. Un calendrier prcis devrait tre fix et un financement adquat devrait tre prvu afin
de faire aboutir ce projet dans les meilleurs dlais. Quelle que soit la solution implmente, elle
devra sadapter aux besoins spcifiques dun service public. Les diffrentes oprations dappro-
bation et de validation, prvues lgalement, devront notamment tre intgres au logiciel.

Dans lintervalle, il appartient au ministre de la Communaut franaise de mettre en place ou


dadapter ses procdures en vue dassurer un niveau de contrle interne plus performant et
damliorer lefficience du processus dachat.

Inventorisation des biens meubles

Principaux constats
La Cour des comptes a relev que le ministre de la Communaut franaise ne disposait pas dun
inventaire exhaustif, centralis et actualis de lensemble de ses biens meubles. Des inventaires
particuliers sont bien tablis par diffrents services, mais ils ne couvrent que partiellement et de
manire htrogne les avoirs concerns. Hormis quelques rgles de porte rduite, ladminis-
tration na tabli aucune procdure formelle dinventorisation et de dclassement. De mme, la
nature des biens porter linventaire ne fait pas lobjet dune dfinition prcise, univoque et
partage.

Le dfaut dinventorisation systmatique constitue un risque majeur pour la scurisation des


biens. En dehors de tout recensement mthodique, leur traabilit est compromise, voire impos-
sible. Une gestion efficace et raisonne du parc mobilier ne peut en outre tre assure.

Labsence de pratiques uniformes et documentes en la matire fragilise encore la protection


du patrimoine. Lorsque des inventaires partiels sont tablis par ladministration, leur qualit se
rvle dailleurs trs variable. cet gard, la Cour des comptes prcise quelle a bas son contrle
des inventaires sur un examen de leur structure et des processus mis en uvre. Elle na effec-
tu aucun contrle physique de la prsence des biens inscrits aux inventaires, vu leur caractre
incomplet et partiel.

De manire globale, les dispositifs dinventaires affrents aux biens utiles au fonctionnement de
ladministration ne satisfont pas aux exigences attendues en matire de contrle interne. En ef-
fet, ils ne permettent gnralement pas de localiser, de faon actualise et individuelle, les biens
rpertoris. Ladministration norganise dailleurs aucun contrle systmatique et rgulier pour
sassurer de leur prsence effective et de leur tat de conservation. De plus, aucun des systmes
dvelopps ne met en uvre un suivi appropri des dclassements.

Les constats sont similaires pour les inventaires des biens mis disposition au bnfice de tiers
pour une dure indtermine. La Cour des comptes souligne que ce type de patrimoine prsente
un risque accru puisquil est utilis par des entits extrieures au ministre et que la mise dis-
position de certains biens seffectue, au surplus, en labsence de toute disposition de nature
contractuelle prcisant les engagements et responsabilits de lorganisme concern et du minis-
tre. Puisque ladministration ne se charge pas du dclassement des biens, la mise disposition
sapparente davantage une alination dfinitive qu un prt dure indtermine.
SYNTHSE / 7

Quant aux biens prts pour une dure limite et dtermine, ils bnficient gnralement dun
suivi satisfaisant, mais leur inventorisation demeure perfectible.

De manire gnrale, la plupart des outils utiliss pour raliser lenregistrement des biens ne sont
pas adapts une gestion optimale, scurise et conviviale des inventaires. Les efforts consentis
pour assurer le dploiement et la mise en uvre de ces diffrents systmes dinventaire ne sont
pas ngligeables, mais leur plus-value en termes de scurisation du patrimoine se rvle souvent
minime.

Dans ce contexte, toute tentative de contrle de lexistant savre impraticable, ce qui est de
nature accrotre les risques dabus, de pertes non dclares ou dappropriation dlictueuse.
Lopacit du processus de dclassement peut galement engendrer dautres inconvnients
moins manifestes, tels que le maintien inutile de contrats dassurance ou de maintenance aff-
rents aux biens dsaffects, ou lencombrement des locaux o ils sont entreposs.

Dans leur forme actuelle, les inventaires ne sont ni conus, ni tenus pour permettre une rconcilia-
tion avec les donnes budgtaires et les pices comptables. Labsence de donnes systmatiques
et fiables lies au prix des acquisitions empche par ailleurs toute valorisation des lments dac-
tifs. La Cour des comptes estime ds lors que le ministre ne dispose pas actuellement des infor-
mations ncessaires la confection du bilan de dpart prvu par les nouvelles rgles comptables.

Certaines bonnes pratiques ont nanmoins t releves. Ainsi, linventaire des uvres dart
satisfait globalement aux critres de qualit. Lapplication mise en uvre au sein du centre de
prt de Naninne assure galement une gestion efficace de la logistique des prts et une inven-
torisation globalement adapte en termes de contrle interne. Loutil utilis est un progiciel de
gestion intgr qui permet aussi dtablir un inventaire valoris et actualis des avoirs immobili-
ss concerns.

volutions notables et recommandations


Ladministration a fait savoir quun processus dinventaire, rpondant aux normes de bonne ges-
tion, se met progressivement en place via le progiciel de gestion intgr prcit. Celui-ci porte
sur lensemble des biens acquis via la direction du support logistique (DSL), ce qui inclut, depuis
la rorganisation du processus des achats dbut 2014, tout lquipement bureautique standard
utile au fonctionnement de ladministration, lexclusion du matriel informatique gr et in-
ventori par lEntreprise publique des technologies nouvelles de linformation et de la commu-
nication (Etnic). Le recensement du mobilier existant dbutera ainsi dans le courant du second
semestre 2014. Ladministration sengage galement tablir de nouvelles rgles applicables
lensemble du ministre pour la gestion du patrimoine mobilier. En particulier, des instructions
communes seront communiques en ce qui concerne la gestion des immobilisations corporelles.

La Cour des comptes prend acte de ces nouveaux dveloppements qui constituent une pre-
mire rponse aux recommandations quelle a formules. Elle souligne nanmoins la ncessit
de mettre en uvre un processus dinventaire intgrant tant les biens patrimoniaux qui feront
lobjet dune valorisation actualise dans linventaire comptable que les biens non patrimoniaux
requrant une protection particulire et/ou une gestion spcifique. Particulirement vulnrables,
les objets transportables, changeables ou convoits ncessitent notamment un suivi appropri.
8

La Cour recommande dinstaurer un inventaire centralis et commun pour lensemble du minis-


tre. Le primtre des biens inventorier ainsi que les modalits de valorisation devront tre
formellement et prcisment dfinis. Des procdures concrtes sappliquant lensemble des
services du ministre devront tre tablies tant pour linventorisation des biens que pour leur
dclassement.

Afin dassurer un contrle interne efficace, linventaire devra satisfaire des critres de qualit
garantissant la pertinence, lexhaustivit et lactualit des donnes enregistres. Une identifi-
cation certaine et une localisation prcise doivent notamment tre assures. Des contrles phy-
siques systmatiques permettront dattester, intervalles rguliers, leur prsence effective.

Outre sa fonction de scurisation, linventaire physique devra galement constituer un instru-


ment de contrle adquat de linventaire comptable. Les biens patrimoniaux devront tre identi-
fiables comme tels et valoriss; une rconciliation aise avec les donnes comptables devra tre
assure.

cet effet, lutilisation dun systme de gestion intgr pourrait tre gnralise pour grer
linventaire. Linterconnexion informatise des donnes faciliterait le contrle interne et garan-
tirait une meilleure actualit des donnes. Plus globalement, la rflexion quant loutil mettre
en uvre devra sintgrer au projet de dploiement du nouveau systme informatique qui sera
mis en place dans le cadre de la nouvelle comptabilit.
Table des matires
CONTRLE INTERNE DU CYCLE DES DPENSES ET INVENTORISATION DU PATRIMOINE MOBILIER AU SEIN
DU MINISTRE DE LA COMMUNAUT FRANAISE / 11

Introduction 17
1 Contexte et objet des audits 17
2 Cadre lgal et rglementaire 18
3 Mthode 19

PARTIE I - Mise en uvre du contrle interne pralablement au


paiement des dpenses 23

Chapitre 1
Environnement de contrle 25
1.1 Gestion des risques 25
1.2 Organisation des achats 26
1.3 Dlgations 27
1.4 Systme informatique 29
1.5 Recommandations 30

Chapitre 2
Identification et spcification des besoins 33
2.1 Constats 33
2.2 Recommandations 34

Chapitre 3
Supervision des marchs publics 37

Chapitre 4
Du bon de commande lengagement 39
4.1 laboration et enregistrement des bons de commande 39
4.2 Phase dengagement 39

Chapitre 5
Liquidation 47
5.1 Cadre lgal et procdure 47
5.2 Processus 48
5.3 Constats 50
5.4 Recommandations 51

Chapitre 6
Paiement par le trsorier centralisateur 53
6.1 Procdure et contrles 53
6.2 Gestion des chances 54
6.3 Risque de double paiement 56
6.4 Gestion des bnficiaires 56
6.5 Contentieux 57
6.6 Recommandations 58

12

Chapitre 7
Paiement sur avances de fonds 61
7.1 Procdure et contrles 61
7.2 Logiciel de gestion des comptes 62
7.3 Efficacit des contrles 63

Chapitre 8
Conclusions et recommandations 71

PARTIE II - Gestion des inventaires physiques des biens meubles


au sein du ministre de la Communaut franaise 75

Chapitre 1
Dfinitions et critres dapprciation 77
1.1 Scurisation des biens 77
1.2 Contrle de linventaire des valeurs 78

Chapitre 2
Rgles et procdures relatives linventaire 81
2.1 Biens porter linventaire physique 81
2.2 Processus dinventorisation et de dclassement 82
2.3 Recommandations 82

Chapitre 3
Structure globale de linventaire au sein du ministre 85
3.1 Caractristiques gnrales de linventaire 85
3.2 Structure et couverture des inventaires partiels identifis 85

Chapitre 4
Qualit de linventaire du matriel destin au fonctionnement
de ladministration 89
4.1 Inventorisation du matriel dtenu par ladministration centrale 89
4.2 Inventorisation du matriel dtenu par les services extrieurs 91
4.3 Conclusions 92

Chapitre 5
Inventaire des biens mis disposition dure indtermine 93
5.1 Biens concerns 93
5.2 tablissement dinventaires 94
5.3 Rgles applicables aux mises disposition 95
5.4 Qualit des principaux systmes dinventaire dtects 95
5.5 Conclusions et recommandations 97

Chapitre 6
Activits de prt 99
6.1 Centres de prt examins 99
6.2 Rgles relatives aux prts 99
CONTRLE INTERNE DU CYCLE DES DPENSES ET INVENTORISATION DU PATRIMOINE MOBILIER AU SEIN
DU MINISTRE DE LA COMMUNAUT FRANAISE / 13

6.3 Qualit des systmes dinventaires et du suivi des prts 100


6.4 Conclusions et recommandations 102

Chapitre 7
Conclusions gnrales et recommandations 105
7.1 Conclusions gnrales 105
7.2 Recommandations 107

Annexes 109
Annexe 1 R
 ponse du ministre du Budget, de la Fonction publique
et de la Simplification administrative 111
Annexe 2 R
 ponse conjointe du ministre-prsident et du ministre du Budget,
de la Fonction publique et de la Simplification administrative 112
Contrle interne du cycle des
dpenses et inventorisation
du patrimoine mobilier
au sein du ministre
de la Communaut franaise
CONTRLE INTERNE DU CYCLE DES DPENSES ET INVENTORISATION DU PATRIMOINE MOBILIER AU SEIN
DU MINISTRE DE LA COMMUNAUT FRANAISE / 17

Introduction
1 Contexte et objet des audits

Le dveloppement d un systme efficace de contrle interne fait partie intgrante de la


bonne gouvernance. Avec la disparition du contrle externe a priori des dpenses et l avne-
ment d une nouvelle comptabilit publique qui va modifier en profondeur l enregistrement
et le suivi, dans le systme comptable et budgtaire, des oprations conomiques des pou-
voirs publics, le dispositif de contrle interne se doit d tre adapt et renforc.

La responsabilit des services publics en la matire est d ailleurs rappele par les disposi-
tions dcrtales organisant la nouvelle comptabilit. Un systme de contrle interne des
processus et des activits doit ainsi tre mis en place afin de donner une assurance raison-
nable d une matrise des risques en ce qui concerne, entre autres, la protection du patri-
moine.

Dans ce contexte, la Cour des comptes a ralis deux audits portant sur le contrle interne
inhrent au cycle des achats et l inventorisation des biens meubles au sein du ministre
de la Communaut franaise (MCF).

Le premier audit relatif au contrle interne vise vrifier dans quelle mesure les risques
inhrents au cycle des achats de biens meubles, durables et non durables, et de services sont
couverts par les activits de contrle organises par le secrtariat gnral (SG) et les cinq
administrations gnrales (AG) du MCF. Il porte sur les dpenses qui suivent le circuit clas-
sique d engagement et de liquidation et sur celles exposes par les trsoriers dcentraliss;
il ne concerne ni les dpenses imputes sur les crdits variables1 ni celles effectues par les
services gestion spare.

En 2013, le total des dpenses ainsi dfinies sest lev prs de 112,2millions d euros2, dont
108,7 millions pour l achat de biens non durables et de services (code conomique 12) et
3,5millions pour l acquisition de biens d investissement (code conomique 74).

Le second audit vise dterminer si le MCF, dans le cadre de la protection de son patri-
moine, a procd une inventorisation approprie de ses biens meubles. Par ailleurs, dans
l optique de la nouvelle comptabilit, il vise tablir si le systme actuel d inventaire phy-
sique peut constituer un instrument de contrle adquat de l inventaire comptable ; en
d autres termes, une base d information pertinente et suffisante pour tablir un bilan ini-
tial et oprer les vrifications prvues par les nouvelles rgles comptables.

La prsente publication inclut ces deux rapports d audit.

1 Le processus budgtaire et comptable des dpenses imputes sur les crdits variables prsente certaines particu-
larits.
2 Hors crdits variables.
18

2 Cadre lgal et rglementaire

En application de la loi du 16mai2003fixant les dispositions gnrales applicables aux bud-


gets, au contrle des subventions et la comptabilit des communauts et des rgions, ainsi
qu l organisation du contrle de la Cour des comptes, la Communaut franaise a adopt,
le 20dcembre2011, le dcret qui fixe les nouvelles normes budgtaires et comptables, en ce
compris des dispositions relatives l tablissement d inventaires3.

Cependant, des dispositions transitoires4 ont report l entre en vigueur de ces nouvelles
normes au 1erjanvier20135. Ensuite, l article 106du dispositif du budget des dpenses 2013a
suspendu les dispositions du dcret prcit relatives la tenue d une comptabilit gnrale,
l enregistrement comptable des engagements juridiques, la comptabilit et au budget
des services administratifs comptabilit autonome, l octroi de subventions, la reddi-
tion des comptes ainsi qu la certification du compte gnral par la Cour des comptes. Dans
l attente des arrts d application du dcret du 20dcembre2011, l article 110du dispositif
budgtaire a dfini les procdures d engagement et de liquidation des dpenses applicables
durant l exercice budgtaire 2013.

Pour ce qui concerne le contrle interne du cycle des dpenses et, plus prcisment, leur
contrle, la Cour des comptes a effectu les analyses par rfrence aux dispositions en
vigueur durant l anne 2013. Lors des travaux d audit, clturs en octobre 2013, le cadre
juridique de la rforme comptable ntait cependant pas encore finalis. En effet, l organi-
sation des contrle et audit internes budgtaires et comptables et du contrle administratif
et budgtaire a fait l objet d un arrt adopt par le gouvernement le 28 novembre 2013,
publi le 19dcembre20136. La suspension des dispositions prcdemment cites, relatives
notamment la tenue d une comptabilit gnrale, est par ailleurs prolonge pour l anne
budgtaire 20147.

Pour ce qui relve de l examen des inventaires physiques, la Cour des comptes sest appuye
sur des normes de bonne gestion et de contrle interne. Elle sest galement rfre au cadre
lgal et rglementaire de la nouvelle comptabilit dans la mesure o l audit vise dtermi-
ner si le systme actuel d inventaire physique pourra tre exploitable dans la perspective de
la mise en uvre des nouvelles rgles comptables.

3 Dcret du 20dcembre2011portant organisation du budget et de la comptabilit des services du gouvernement


de la Communaut franaise.
4 Chapitre 2 Dispositions transitoires du titre XII - Dispositions diverses, transitoires et finales du dcret prcit.
5 En 2012, lexcution du budget et ltablissement des comptes restaient soumis aux dispositions des lois coordon-
nes sur la comptabilit de ltat et celles dautres rglementations, savoir:
larrt royal du 31mai1966portant rglement du contrle de lengagement des dpenses dans les services
dadministration gnrale de ltat;
larrt du gouvernement de la Communaut franaise du 11dcembre1995relatif au contrle administratif
et budgtaire;
larrt du gouvernement de la Communaut franaise du 17juillet2009portant rglement du fonctionne-
ment du gouvernement.
6 Trois textes doivent encore tre adopts : le dcret relatif lorganisation du budget et de la comptabilit des
organismes administratifs publics et deux arrts, dont le premier porte sur loctroi et le contrle des subventions
tandis que le second est relatif aux services administratifs comptabilit autonome (Saca).
7 Larticle 41du dispositif du budget des dpenses 2014prolonge la suspension de ces dispositions pour lanne
budgtaire 2014.
CONTRLE INTERNE DU CYCLE DES DPENSES ET INVENTORISATION DU PATRIMOINE MOBILIER AU SEIN
DU MINISTRE DE LA COMMUNAUT FRANAISE / 19

Lors de la procdure contradictoire de l audit portant sur le contrle interne pralable aux
dpenses, le ministre-prsident du gouvernement de la Communaut franaise, le ministre
du Budget, de la Fonction publique et de la Simplification administrative ainsi que le secr-
taire gnral du MCF ont indiqu que les travaux d audit de la Cour des comptes taient
intervenus durant une priode de transition majeure pour les diffrents services concerns
par le processus. Des rformes d envergure taient en cours d implmentation. Le texte
modifiant en profondeur l excution du budget et la comptabilit venait de produire ses ef-
fets et le texte fondant le nouveau cadre rglementaire du ministre en matire de contrle
comptable et budgtaire tait en cours d criture. Ces facteurs ont induit une priode de
latence pour ce qui concerne la rdaction des procdures.

La Cour des comptes souligne que les constats se rfrent l application de la rglementa-
tion en vigueur au moment des audits ainsi qu des normes de contrle interne et de bonne
gestion. Les recommandations formules prennent toutefois en considration l ensemble
des nouvelles dispositions comptables, en ce compris celles faisant l objet d un report,
puisquelles constituent le cadre lgal et rglementaire auquel il conviendra de se confor-
mer l avenir. La Cour fait galement remarquer que les dispositions du dcret budgtaire
2013qui rglaient, pour l anne en question, le processus d engagement et de liquidation,
en ce compris les contrles effectuer dans ce cadre, ont t transposes de manire quasi
intgrale dans l arrt relatif au contrle interne entr en vigueur fin 2013.

3 Mthode

3.1 Normes
Outre le cadre lgal et rglementaire voqu ci-avant, les audits se sont galement rfrs
aux cadres normatifs internationalement admis en matire de contrle interne. Conform-
ment aux mthodologies du Coso-ERM8 et de lIntosai9, le dveloppement dun contrle in-
terne de qualit savre primordial pour donner une assurance raisonnable quant latteinte
des objectifs suivants:
lexcution doprations ordonnes, justifies sur le plan thique et conomique, effi-
cientes et efficaces ;
le respect des obligations de rendre compte ;
la conformit aux lois et rglementations en vigueur ;
la protection des ressources contre les pertes, les mauvais usages et les dommages dus au
gaspillage, aux abus, la mauvaise gestion, aux erreurs, la fraude et aux irrgularits.

Les activits de contrle interne doivent ainsi permettre l entit de sassurer de la rgu-
larit des oprations et de la fiabilit des informations traites tout au long d un processus
administratif. La matrise du processus d achat implique que les diffrentes tapes relatives
un achat soient connues, dtermines et correctement ralises par l organisation.

8 Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission-Enterprise Risk Management.


9 International Organization of the Supreme Audit Institutions.
20

3.2 Porte du contrle


Les activits de contrle interne examines dans le cadre de la prsente publication portent
sur les thmatiques suivantes:
l environnement de contrle,
les modalits didentification du besoin dachat,
le circuit des dossiers, du bon de commande lengagement,
le traitement des factures,
la liquidation des dpenses,
les modalits de paiement par le trsorier centralisateur,
la gestion par avances de fonds,
la gestion des inventaires physiques des biens meubles.

La Cour des comptes souligne quelle na pas procd un contrle direct de la passation et
de l excution des marchs, dans la mesure o cette thmatique fait rgulirement l objet,
dans son chef, de contrles priodiques et cibls, dont les rsultats sont communiqus au
Parlement par l intermdiaire de son cahier d observations.

Concernant la gestion des inventaires, le contrle sest limit aux biens meubles dont le
ministre de la Communaut franaise est propritaire et sest concentr sur le mobilier,
le matriel roulant, les uvres d art, les quipements, la tlphonie, les biens mis dispo-
sition de tiers, ainsi que le parc informatique et bureautique. Les autres types d immobi-
lisations corporelles, tels que les terrains, les btiments ou encore les stocks, nont pas t
examins dans le cadre de cet audit.

Le patrimoine des services gestion spare a t exclu du domaine d audit, de mme que
celui des cabinets ministriels de la Communaut franaise et de leurs services d appui.
noter que ces derniers disposent d un systme d inventaire spcifique qui a dj t exa-
min dans le cadre de prcdents rapports de la Cour des comptes10.

3.3 Procdure
Le prsent point dtaille de manire chronologique les deux missions d audit ralises par
la Cour des comptes.

3.3.1 Gestion des inventaires physiques des biens meubles au sein du ministre de la
Communaut franaise
Laudit relatif aux inventaires physiques a t annonc au ministre-prsident et au secr-
taire gnral du ministre de la Communaut franaise par lettres du 10avril2012.

Les travaux d audit raliss dans le cadre de cet audit ont comport une analyse docu-
mentaire et des entretiens avec les collaborateurs du ministre concerns par la gestion
des biens et leur inventorisation. Les fichiers d inventaires disponibles ont galement t
examins. Cet examen sest essentiellement concentr sur l architecture globale de l inven-
taire et les diffrents types de rubriques prvus. Il sagissait avant tout d tablir si le modle
d inventaire tait conu de manire assurer l enregistrement des donnes adquates. La

10 Voir notamment laudit des cabinets ministriels et des services dappui du gouvernement de la Communaut
franaise en 2011, dont les rsultats ont t publis au 23e cahier dobservations adress par la Cour des comptes
au Parlement de la Communaut franaise, Doc. parl., Comm. fr. 307 (2011-2012), N1.
CONTRLE INTERNE DU CYCLE DES DPENSES ET INVENTORISATION DU PATRIMOINE MOBILIER AU SEIN
DU MINISTRE DE LA COMMUNAUT FRANAISE / 21

Cour des comptes na pas vrifi l exactitude des donnes enregistres car la qualit des
inventaires rendait cette opration complexe, mais galement parce quelle a rapidement
constat le caractre incomplet de l inventaire global.

Un avant-projet de rapport a t communiqu au secrtaire gnral du ministre de la Com-


munaut franaise par lettre du 2juillet2013. Celui-ci a transmis sa rponse formelle en date
du 23aot2013. Une runion contradictoire sest par ailleurs tenue le 25septembre2013 la
demande de la direction gnrale du budget et des finances. Dans sa rponse, le secrtaire
gnral indique que, de manire gnrale, les diffrents secteurs du ministre souscrivent
aux constats tablis et souhaitent l implmentation du logiciel Gladis. Le sous-traitant in-
formatique du ministre, l Etnic, y est favorable mais souligne la ncessit de disposer des
moyens budgtaires suffisants.

Le projet de rapport tenant compte des observations et commentaires de l administra-


tion a t transmis au ministre-prsident de la Communaut franaise par lettre du 1eroc-
tobre2013. la demande de ce dernier, le dlai de rponse a t prolong et port au 15no-
vembre2013afin que le ministre de l Enfance, de la Recherche et de la Fonction publique
puisse prendre connaissance du projet de rapport et formuler d ventuels commentaires.

La phase contradictoire sest clture en dcembre 2013, en l absence de rponse minist-


rielle. Le 29juillet2014, le rapport a t transmis une nouvelle fois au ministre-prsident et
au vice-prsident et ministre du Budget et des Finances, concomitamment au projet de rap-
port relatif au contrle interne pralable aux dpenses. En vue de permettre la publication
d une information actualise, les deux ministres susviss ont t invits communiquer les
nouveaux dveloppements qui taient survenus, dans l intervalle, en matire d inventaire.

Lannexe 2de la rponse ministrielle conjointe du 30septembre2014comporte de nou-


veaux commentaires de l administration, dont il a t tenu compte dans la prsente publi-
cation.

La Cour des comptes souligne que les dveloppements dont il est fait tat ne modifient
aucunement les principaux constats poss, savoir, d une part, l absence d un inventaire
unique, centralis et fiable des biens meubles appartenant au ministre de la Communaut
franaise et, d autre part, l impossibilit d oprer une valorisation actualise de ce patri-
moine.

3.3.2 valuation du contrle interne mis en uvre par le ministre de la Commu-


naut franaise pralablement au paiement de ses dpenses
Laudit portant sur le contrle interne pralable aux dpenses a t annonc au ministre-
prsident, au vice-prsident et ministre du Budget et des Finances et au secrtaire gn-
ral du ministre de la Communaut franaise par lettres du 14mai2013. Lavant-projet de
rapport a t transmis, par lettre du 15avril2014, au secrtaire gnral, qui a rpondu par
courrier dat du 19mai2014. Une runion contradictoire sest ensuite tenue le 28mai2014.
Le rapport tient compte des remarques de l administration, au sujet, notamment, de l orga-
nisation des achats, qui a connu quelques volutions depuis la fin de l audit.

Le projet de rapport a t transmis au ministre-prsident du gouvernement de la Commu-


naut franaise et au ministre du Budget, de la Fonction publique et de la Simplification
administrative par lettres du 29juillet2014.
22

Le ministre du Budget a communiqu une premire rponse en date du 21aot2014. Le


ministre-prsident a, quant lui, sollicit une prolongation de dlai, laquelle a t accorde
jusquau 29septembre2014. Une rponse, portant la signature conjointe du ministre-pr-
sident et du ministre du Budget, a t transmise par dpche date du 30septembre2014.
Celle-ci comporte deux annexes, dont la premire concerne l audit relatif au contrle in-
terne pralable aux dpenses. Cette annexe technique complte la rponse initiale de l ad-
ministration, dj intgre au projet de rapport communiqu aux ministres; elle contient
quelques nouveaux lments dont il a t tenu compte dans le prsent rapport.

Les deux rponses ministrielles, sans leurs annexes techniques intgres, pour l essentiel,
dans le texte du rapport, sont jointes la prsente publication.

Les travaux d audit ont comport une analyse documentaire et des entretiens. Le secrtaire
gnral et les administrateurs gnraux du MCF ont, entre autres, t invits rpondre
un questionnaire standardis portant sur l environnement de contrle relevant de leur
comptence et fournir les procdures documentes relatives au cycle des achats (circu-
laires, directives, vade-mecum, etc.) en vigueur au sein du MCF.

La Cour des comptes sest par ailleurs appuye sur deux rapports du service d audit interne,
finaliss en mars 2012. Lun porte sur le respect, par l ensemble du ministre, des proc-
dures relatives aux achats de fournitures et de services, ainsi quaux commandes de tra-
vaux en 2009; l autre tend tablir une typologie des dpenses reprises dans les comptes
2010des trsoriers dcentraliss.

En ce qui concerne les dpenses payes par le trsorier centralisateur, la Cour des comptes
a examin un chantillon de dossiers relatifs des dpenses budgtaires comptabilises
dans le GCOM11. Ces dossiers ont t examins au sein des services comptables, avant leur
restitution aux services oprationnels, afin de vrifier leur compltude et de sassurer de
la qualit des contrles oprs par les services de la direction gnrale du budget et des
finances (DGBF) chargs de l engagement et de la liquidation des dpenses.

Pour les dpenses payes sur avances de fonds par les trsoriers dcentraliss, l analyse a
inclus la base de donnes y relative et sest appuye sur un rapport rdig en juin 2012par
l unit de l inspection des trsoriers dcentraliss de la DGBF12, lequel synthtise les
constats oprs lors des contrles effectus sur les comptes de l anne 2010. Toutefois, pour
les dpenses prsentant un risque particulier, savoir celles qui sont ralises par carte de
crdit, un chantillon raisonn de pices justificatives de dpenses a t examin.

La prsente publication expose les rsultats de ces audits en deux parties. La premire se
rapporte la mise en uvre du contrle interne au sein du ministre de la Communaut
franaise pralablement au paiement de ses dpenses. La seconde partie vise la gestion des
inventaires physiques du patrimoine mobilier.

11 Logiciel budgtaire et comptable du MCF.


12 Oprationnel depuis le 1erjanvier2011, ce service est charg de la supervision du contrle interne de la gestion de
ces comptes et du contrle de lgalit et de rgularit des demandes davances, des justificatifs et des comptes
introduits par les comptables des fonds avancs.
Mise en uvre du contrle

I
interne pralablement au
paiement des dpenses
PARTIE
CONTRLE INTERNE DU CYCLE DES DPENSES ET INVENTORISATION DU PATRIMOINE MOBILIER AU SEIN
DU MINISTRE DE LA COMMUNAUT FRANAISE / 25

Chapitre 1

Environnement de contrle
Lanalyse de l environnement de contrle constitue le pralable une valuation du contrle
interne, en ce qu il dtermine la manire dont les risques doivent tre dfinis et identifis.

1.1 Gestion des risques

La direction du MCF est sensibilise la question des risques, puisque la vision stratgique
dveloppe en 2009fait rfrence diffrents lments relevant de la fonction d achat et
que plusieurs objectifs du plan API13, fonds sur les rsultats d une analyse des risques et
assortis de projets concrets, visent l amlioration des processus d achat et, plus globale-
ment, la mise en place d un systme de contrle interne14. Ainsi en est-il de la cration, en
2010, d une cellule de marchs publics, devenue depuis lors la direction des marchs publics
(DMP), en vue d accrotre la matrise de ces procdures15.

En outre, le service d audit interne, dont une des missions est d valuer la qualit et l effica-
cit des mcanismes de contrle interne, a examin divers aspects de la fonction d achat16. Il
a procd, de 2012 2013, l actualisation de l analyse des risques du ministre labore en
2005, sur la base d entretiens avec les fonctionnaires dirigeants; cette analyse na pas mis
au jour de nouveaux risques prioritaires en matire d achat.

Les recommandations du service d audit interne, ainsi que les projets ponctuels globale-
ment lis au cycle des achats17, font l objet d un suivi rgulier par le comit de direction du
ministre de la Communaut franaise.

13 Le plan API (Agissons, Progressons, Innovons ensemble) est le plan oprationnel du MCF.
14 titre dexemple, lobjectif oprationnel 2.1.4 vise dvelopper lappui aux marchs publics, redfinir les achats et
services centraliser et les achats et services dcentraliser.
15 La cration, en janvier 2010, de la cellule des marchs publics (CMP) sinscrit plus particulirement dans lobjectif
oprationnel 2.1.4Dvelopper lappui aux marchs publics, redfinir les achats et services centraliser et les achats
et services dcentraliser de lobjectif stratgique 2.1Renforcer le support interne apport par les services du secr-
tariat gnral. leve depuis lors au statut de direction des marchs publics (DMP), elle est notamment charge
dassister les services fonctionnels du ministre en matire de marchs publics et de valider les procdures mises
en uvre (voir Partie I, Chapitre 3 - Supervision des marchs publics du prsent rapport).
16 Voir Introduction, point 3.3 Procdure.
17 Les mesures ralises incluent notamment la rdaction de procdures standardises pour lengagement et la liqui-
dation, la mise en place dune cellule de contrle comptable, la standardisation des instructions pour larchivage
des documents comptables, une adaptation du logiciel de paiement par avances de fonds ou encore ltablisse-
ment de diffrentes normes (ADSL, GSM, etc.). Les projets en cours ou initier concernent, par exemple, la mise
en uvre des centrales dachat, ltablissement dun plan dquipement en matire dimpression, la mise en place
de marchs de services juridiques ou encore la modification du GCOM.
26

1.2 Organisation des achats

La Cour des comptes constate que la fonction d achat est dcentralise au sein du ministre
et que la rpartition des comptences en la matire nest pas systmatiquement dfinie
pour chacune des entits concernes. Ce constat est illustr par les exemples suivants.

1.2.1 Matriel et services informatiques


La fourniture de matriel et de services informatiques est confie, de manire exclusive,
l Entreprise des technologies nouvelles de l information et de la communication (Etnic), en
vertu du dcret organique de cette entit18, qui a notamment recours une centrale d achat.

Des drogations au principe d exclusivit pos par ce dcret sont toutefois admises par le
ministre, mais ces cas doivent demeurer exceptionnels et suivre une procdure particu-
lire, qui ncessite, au moins, l approbation du centre d expertise du pilotage informatique
et du gouvernement lectronique (Cepige) relevant du secrtariat gnral de la Commu-
naut franaise19.

1.2.2 quipements standards et spcifiques


Lachat d quipements standards et de petit matriel de bureau est, pour partie, ralis par
la direction du support logistique (DSL), qui a pour mission d quiper, sur ses propres cr-
dits, l ensemble des services centraux du ministre. Par ailleurs, les cinq administrations
gnrales disposent gnralement de crdits spcifiques sur lesquels elles peuvent gale-
ment procder, en toute indpendance, leurs achats d quipement standards.

Les services oprationnels procdent en outre, de faon autonome, l achat de services et


de matriel spcifiques pour l excution de leurs activits mtier. Ces entits noprent
pas toutes de la mme manire; certaines privilgient une logique de centralisation et de
marchs groups20 tandis que d autres fonctionnent davantage sur le mode des achats indi-
viduels et ponctuels.

Selon la circulaire qui rgit l utilisation des tlphones portables21, ceux-ci sont acquis soit
par la DSL, soit par le service fonctionnel dans le cadre de marchs groups passs par le
ministre ou dans le cadre de la centrale dachat constitue par lETNIC. La question de la
prise en charge des frais de communication par le ministre est dornavant formellement
rgle pour l ensemble des services.

18 En application des dispositions de larticle 3du dcret du 27mars2002portant cration de lEntreprise publique
des technologies nouvelles de linformation et de la communication de la Communaut franaise (Etnic).
19 Voir les dcisions du comit de direction du 22fvrier2010et du 20fvrier2012. Tenant compte de diffrents avis
juridiques, le comit de direction a considr que le recours dautres prestataires de services informatiques que
lEtnic pouvait tre juridiquement justifi. Il en est de mme pour tout type dacquisition ou de location de matriel
informatique. Ces cas de figure sont cependant considrs comme des exceptions et doivent faire lobjet dune
procdure spcifique de drogation.
20 Lors de la procdure contradictoire, ladministration a notamment prcis quun march global sera prochai-
nement lanc, au sein du ministre, pour lacquisition dquipements de scurit ladministration gnrale de
l'infrastructure (AGI) et la direction gnrale du sport. Un accord de coopration avait t conclu avec le SPW
pour le march des quipements de scurit mais ce march est prsent termin et un nouveau march nest pas
encore disponible. Il sest toutefois avr que les articles repris dans la centrale de march du SPW ne rpondaient
que trs peu aux besoins du ministre.
21 Circulaire du 25octobre2012relative la mise disposition de tlphones mobiles et la prise en charge des frais
de communication par le ministre de la Communaut franaise.
CONTRLE INTERNE DU CYCLE DES DPENSES ET INVENTORISATION DU PATRIMOINE MOBILIER AU SEIN
DU MINISTRE DE LA COMMUNAUT FRANAISE / 27

1.2.3 Vhicules, carburant et gasoil de chauffage


Les vhicules sont gnralement acquis via la centrale d achat du service public de Wallo-
nie (SPW), laquelle la Communaut franaise sest rattache en novembre 2011. Il en va
de mme pour le carburant prlever aux pompes au moyen de cartes magntiques, pour
le gasoil routier et le gasoil de chauffage dverser dans les citernes des services publics22.

1.2.4 volution
Le ministre a rcemment dcid de recourir davantage au dispositif de centrales d achat.
De nouveaux accords de coopration, entrs en vigueur fin octobre 201323, ont reu l assenti-
ment des Parlements wallon et de la Communaut franaise en matire notamment d qui-
pement bureautique standard, de vhicules de service, de gasoil pour vhicules et de gasoil
de chauffage, de pneus, de matriel d entretien, d quipements de protection et de trousses
de secours24.

Lors du dbat contradictoire, l administration a fait tat d adaptations rcentes qui clari-
fient et centralisent davantage l organisation des achats partir de 2014.

Ainsi, corollairement l accs aux centrales d achat du SPW, le MCF a revu l organisation
des achats concerns. Sur dcision du comit de direction, partir du 1er fvrier 2014, le
recours aux centrales d achat existantes est obligatoire pour tous les services du ministre
et toute exception requiert l accord dudit comit. Pour les biens viss, de nouvelles pro-
cdures de commande ont t formalises et diffuses au sein de chaque administration
gnrale. Ces dernires sont, en outre, amenes dsigner une liste de personnes habilites
procder aux commandes.

La DSL est charge de coordonner et de diffuser l information ncessaire la mise en uvre


de ces nouvelles pratiques. Elle constitue, par ailleurs, l intermdiaire unique entre le SPW
et les services de la Communaut franaise. Ladministration a fait remarquer que ce pro-
cessus exigeait nanmoins un minimum de dlgations pour tre praticable.

Elle a galement soulign que la rflexion sur l harmonisation des processus se poursuivait
via des groupes de travail. Lun de ces groupes est ainsi charg d examiner les besoins des
entits, afin d analyser l intrt de passer des marchs groups pour d autres types de biens
ou de services. Dans ce cadre, de nouvelles centrales d achat pourraient, terme, voir le
jour.

1.3 Dlgations

1.3.1 Contexte
Les dlgations en matire de signature des bons de commande, de passation et d excution
des marchs et d approbation des dpenses sont prvues dans l arrt du gouvernement de
la Communaut franaise du 9fvrier1998.

22 Dcret du 27 octobre 2011 modifiant divers dcrets concernant les comptences de la Rgion wallonne. Publi
au Moniteur belge du 24novembre2011, ce dcret porte notamment assentiment laccord de coopration du
19mai2011entre la Rgion wallonne et la Communaut franaise, relatif lachat en commun des biens viss.
23 Publication des dcrets concerns au Moniteur belge du 29octobre2013.
24 Ces accords de coopration ont t conclus le 20juin2013.
28

Depuis 2012, le MCF a entrepris un important travail de rationalisation et de mise jour des
dlgations. Un projet d arrt, actuellement soumis au ministre de la Fonction publique,
vise actualiser les dlgations relatives l ensemble du ministre. La Cour des comptes
note que le texte de ce projet d arrt prsente un important degr de complexit et nassure
pas une identification aise des possibilits de dlgation.

Par ailleurs, des fiches par grade clarifient les possibilits thoriques de dlgation. Au sein
des diffrentes entits du ministre, les actes de dlgation sont en cours de ractualisation
dans un canevas pralablement tabli25. Ils comportent dornavant la signature de l autorit
dlgue et de l autorit dlgante.

Des tableaux de synthse, rpertoriant nommment les dlgataires des comptences, sont
progressivement tablis sur la base des dlgations actualises et mis la disposition des
collaborateurs du ministre via l intranet. Des personnes ont t dsignes par chaque
administration gnrale, en vue d assurer une mise en uvre coordonne du processus,
notamment pour la collecte d informations et la mise jour des donnes26.

1.3.2 Constats de la Cour


Au cours de l audit ralis auprs du service gnral du budget et de la comptabilit de la
DGBF (SGBC), la Cour des comptes a constat que ni les contrleurs des engagements ni les
liquidateurs ne disposaient de listes exhaustives et actualises des ordonnateurs comp-
tents. Ils sen rfrent ds lors leur exprience et s informent auprs des services en cas
de doute. Ce systme ne garantit pas un contrle performant de l habilitation du signataire
ordonner la dpense. La Cour des comptes fait par ailleurs remarquer quune liste spci-
fique des membres du personnel chargs d une fonction d ordonnateur dlgu est requise
par l arrt du gouvernement de la Communaut franaise du 13dcembre2012.

La Cour des comptes constate que les efforts consentis en matire de dlgations sont mani-
festes, mais des faiblesses demeurent. Les administrations gnrales nont, en effet, pas
l obligation de s inscrire dans le processus d actualisation mis en uvre. Si toutes les admi-
nistrations gnrales adhrent nanmoins au projet, l tat d avancement en est variable,
l une d entre elles nayant d ailleurs pu l entamer, faute de personnel. En consquence,
l actualit des tableaux de synthse nominatifs nest pas garantie; aucun systme d alerte
na par ailleurs t mis au point pour signaler les ventuelles modifications effectues. D-
velopp en interne, cet outil affiche cependant une faible convivialit et une fonction de
recherche limite. Ainsi, la lisibilit des donnes est insuffisante pour en assurer une utili-
sation aise. Aucun modle de signature qui permettrait d attester l identit du dlgataire
nest, en outre, intgr aux tableaux nominatifs. Bien que les actes de dlgation soient
dornavant centraliss et publis, personne na t dsign pour vrifier systmatiquement
leur rgularit.

Selon les informations complmentaires communiques lors du dbat contradictoire, les


administrations gnrales ont t amenes tablir des listes identifiant les personnes

25 Les actes de dlgation actualiss sont galement accessibles sur internet, depuis septembre 2013, dans une op-
tique dinformation transparente des tiers.
26 Un espace spcifique de lintranet constitue loutil de communication et de centralisation des informations collec-
tes.
CONTRLE INTERNE DU CYCLE DES DPENSES ET INVENTORISATION DU PATRIMOINE MOBILIER AU SEIN
DU MINISTRE DE LA COMMUNAUT FRANAISE / 29

habilites, respectivement, commander, signer le bon de commande et rceptionner


le matriel et la facture. Ceci ne concerne toutefois que les biens acquis dans le cadre des
nouvelles procdures d achat lies aux centrales de marchs. En outre, pour rpondre aux
remarques de la Cour et dans le cadre de la rforme de l organigramme du ministre, une
nouvelle proposition d arrt de dlgation a t labore par l administration. S inscri-
vant dans une optique de simplification administrative, celle-ci clarifierait et harmoniserait
davantage le texte de l arrt. Ce projet a t propos au comit de direction du 1ersep-
tembre2014et sera communiqu par la suite au ministre de la Fonction publique.

1.4 Systme informatique

La Cour des comptes a constat que le systme informatique du MCF ne permet pas de
grer, de manire intgre et scurise, l ensemble du cycle des achats. Les applications
existantes ne couvrent que certaines phases du processus et ne sont pas interfaces. Leur
utilisation nest d ailleurs pas gnralise l ensemble des services oprationnels.

La principale application informatique supportant les processus examins est l application


GCOM, qui gre de faon gnrique les enveloppes budgtaires et, plus particulirement,
l engagement et la liquidation la charge des crdits. Comme ce systme ne satisfait pas
les besoins fonctionnels d une gestion moderne, l administration a dvelopp, en interne
et cots restreints, des outils complmentaires. Ainsi, une base de donnes assure, depuis
2009, la gestion des comptes d avances de fonds tandis quune autre permet, depuis 2013, le
suivi du dlai de paiement des factures.

Certains services disposent parfois d applications spcifiques27. La Cour des comptes re-
tient notamment l utilisation d un progiciel de gestion intgr (ERP), Gladis28 , qui permet
de coordonner et d optimiser la gestion interne de toutes les activits des services. Ce type
de systme repose sur la centralisation de l information au sein d une base de donnes
unique et l intgration de l ensemble des fonctions exerces au sein d une organisation
(achats, production, ressources humaines, comptabilit, etc.).

Pratiquement, l application permet de grer l ensemble du processus des achats depuis


l expression d une demande en interne jusquau paiement aux fournisseurs, en fonction
d un chancier prdtermin29. L intgration, dans le systme, des donnes budgtaires
assure un suivi actualis des engagements et de la consommation des enveloppes concer-
nes. Lenregistrement des articles et quipements acquis permet, en outre, d effectuer une
gestion prcise des stocks et des avoirs patrimoniaux. Les autres fonctionnalits concernent
notamment la maintenance des quipements, la gestion de la production ou encore la gn-
ration de tableaux de bords.

La mise en place d un systme ERP requiert le recours une comptabilit gnrale en partie
double. Le plan comptable utilis comme rfrent dans Gladis est celui prvu par les nou-

27 Applications telles que le BCOM ou encore lAS400.


28 Le logiciel Gladis (gestion logistique de ladministration).
29 Le logiciel permet notamment la vrification de la concordance entre la commande et la facture ainsi que le
contrle du paiement des factures.
30

velles dispositions comptables30. Pratiquement, un lien est cr entre les enveloppes budg-
taires et la comptabilit gnrale par le biais du compte budgtaire (code SEC). Ainsi, titre
d exemple, toute facture comptabilise par le centre va diminuer les crdits de l enveloppe
budgtaire implique et, dans le mme temps, imputer l criture quivalente sur le compte
concern en comptabilit gnrale. Lapplication n intgre cependant pas le processus de
validation des oprations d engagement et de liquidation.

Mis en uvre au sein du centre de prt de matriel de Naninne en 2012, ce systme est ga-
lement utilis, depuis fvrier 2013, par la DSL31. Le MCF tend progressivement l utilisation
de Gladis et de ses diffrentes fonctionnalits au sein de ses services32. Il envisage notam-
ment de l appliquer la comptabilit des services gestion autonome (Saca) et la gestion
de la comptabilit des trsoriers dcentraliss. Ainsi, depuis le 1er janvier 2014, le muse
royal de Mariemont et l cole d administration publique de la Communaut franaise et
de la Rgion wallonne utilisent galement la solution. Tel que relev lors du dbat contra-
dictoire, les fonctionnalits de Gladis ne sont pas encore toutes dveloppes et/ou adaptes
aux besoins spcifiques du MCF. De nouveaux dveloppements sont ainsi planifis jusquen
2015. Ceux-ci concernent, entre autres, le module permettant le suivi de l inventaire, l int-
gration du formulaire lectronique de commande ou encore la gestion du parc automobile.

1.5 Recommandations

La rflexion stratgique mene au niveau du MCF a permis d identifier une srie de risques
inhrents la fonction d achat et se dcline ds lors dans diffrents projets, dont certains
sont dj concrtiss. La Cour des comptes estime que les analyses de risques ralises dans
ce cadre gagneraient tre plus rgulirement actualises.

Depuis 2014, la fonction d achat se centralise davantage par le recours obligatoire, via la
DSL, aux centrales d achat, qui couvrent la majeure partie des biens ncessaires au fonc-
tionnement gnral de l administration. Globalement, la Cour des comptes recommande de
poursuivre cette logique de centralisation de la fonction d achat, tout au moins par grandes
catgories de biens, et d y associer une rpartition claire et dfinie des comptences entre
les services. Elle relve corollairement la dynamique positive instaure en faveur des mar-
chs groups (ou centraliss), qui permettent la ralisation d conomies d chelles et faci-
litent une gestion coordonne des achats. ce titre, le groupe de travail rcemment charg
d examiner la possibilit de conclure d autres marchs centraliss devra sassurer d inclure,
dans son analyse, tous les types de biens acquis au sein du MCF et, plus particulirement,
le matriel spcifique li aux activits mtier.

30 Arrt royal du 10 novembre 2009 fixant le plan comptable applicable ltat fdral, aux communauts, aux
rgions et la Commission communautaire commune.
31 Les fonctionnalits dont il est fait usage dans ce cadre sont plus rduites quau centre de prt. Elles concernent
la gestion des commandes internes des services, la gestion des stocks en quantit et en valeur, linventaire des
stocks, la planification des commandes dapprovisionnement et une comptabilit analytique base sur la structure
du ministre.
32 La direction gnrale de laudit, de la coordination et de lappui (DGACA) utilise Gladis pour sa comptabilit depuis
le 1er janvier 2014. Le processus est en cours la direction gnrale de la culture et des demandes ont t formules
par ladministration gnrale de lenseignement et de la recherche scientifique (Agers) et la direction gnrale du
sport.
CONTRLE INTERNE DU CYCLE DES DPENSES ET INVENTORISATION DU PATRIMOINE MOBILIER AU SEIN
DU MINISTRE DE LA COMMUNAUT FRANAISE / 31

La Cour des comptes souligne, cependant, la ncessit de mettre en uvre des mesures
efficaces de contrle interne visant vrifier que tous les achats seffectuent dans les cir-
cuits autoriss et dfinis et, le cas chant, respectent les procdures d exception mises
en place. Lors du dbat contradictoire, l administration a signal que les contrleurs des
engagements et les trsoriers dcentraliss devraient sassurer de l application correcte de
ces rgles.

Par ailleurs, pour remdier quelques faiblesses qui subsistent dans le domaine des dlga-
tions, la Cour des comptes recommande d tablir une procdure obligatoire qui permette
de grer les dlgations de manire coordonne et actualise. Ainsi, les tableaux de dlga-
tions, qui identifient nommment les responsables, devraient tre tablis de manire plus
claire et tre actualiss rgulirement. Un spcimen de signature devrait par ailleurs y tre
intgr afin d attester de l identit du dlgataire, ce qui permettrait d accrotre l effica-
cit des contrles oprs par la DGBF. Compte tenu des informations transmises lors de la
runion contradictoire, il savre que des listes identifiant nommment les responsables
dsigns pour toutes les fonctions relevant du processus achat, en ce compris l introduction
des bons de commande et la rception des biens, sont dornavant requises dans le cadre
des nouvelles procdures relatives aux centrales d achat. La Cour des comptes recommande
d en tendre l application tous les types d achats et de sassurer de leur concordance avec
les tableaux de dlgations. Un rfrentiel unique, partag par tous les services concerns
et comportant un modle de signature, est recommand pour faciliter les contrles. Une
attention particulire devra tre porte la communication des mises jour et un systme
de remplacement devrait galement tre formalis pour l ensemble des agents du ministre
qui participent ce processus.

Dans la perspective de l entre en vigueur de la nouvelle comptabilit, en particulier dans


le cadre du projet WBFin, la Cour des comptes recommande de veiller ce que les nouveaux
dveloppements informatiques intgrent toutes les phases du cycle des achats, en ce com-
pris les diffrentes oprations d approbation et de validation lies au contrle interne, afin
de les grer de manire intgre et scurise. En effet, le ministre sappuie actuellement
sur diffrentes applications non interfaces, qui ne couvrent pas l intgralit du processus
d achat, ce qui induit une multiplication des contrles manuels et accrot les risques poten-
tiels d erreurs et de fraude.
CONTRLE INTERNE DU CYCLE DES DPENSES ET INVENTORISATION DU PATRIMOINE MOBILIER AU SEIN
DU MINISTRE DE LA COMMUNAUT FRANAISE / 33

Chapitre 2

Identification et spcification
des besoins
2.1 Constats

La Cour des comptes a constat que le MCF ne procde pas une analyse globalise des
besoins et ntablit pas de plan d achat motiv. Aucune directive transversale na d ailleurs
t nonce en la matire.

Certains services, en particulier les entits de support, dveloppent nanmoins une srie
d actions participant la dtermination et la spcification des besoins pour les biens dont
ils font l acquisition. titre d exemple, la rflexion sur la rationalisation et la modernisa-
tion des quipements d impression a donn lieu un inventaire prcis du matriel existant.
LEtnic gre, en outre, les spcifications du matriel et des services informatiques dont elle
a la charge. Lquipement, le petit matriel et les consommables informatiques, qui peuvent
tre acquis via la DSL, sont, quant eux, rpertoris dans un catalogue dtaillant les carac-
tristiques des biens disponibles. Dautres bonnes pratiques peuvent tre soulignes dans la
recherche du meilleur prix. Outre le recours des marchs groups ou organiss par le biais
de centrales d achat, la DSL a dj procd un parangonnage, de manire privilgier
l option la plus avantageuse en termes de prix33. Elle a par ailleurs spcifiquement analys
l opportunit de certaines dpenses dans le cadre de son plan d conomie.

La Cour des comptes relve encore que certains services oprationnels ont initi une r-
flexion particulire en la matire. Ainsi, la direction gnrale du sport entend amliorer
sa gestion du processus d achat en sassurant, notamment, d une meilleure valuation des
besoins et du stock, par le dveloppement de fiches descriptives dtaillant les spcifications
des biens ncessaires aux activits. Cependant, aucune solution informatique na encore t
implmente pour soutenir une mise en uvre complte et effective du projet.

Ces initiatives demeurent nanmoins partielles : elles n incluent pas une analyse rigou-
reuse, consolide et systmatique des besoins, ne couvrent que certains types de biens et
une partie des dpenses, vu la dcentralisation de la fonction d achat et l autonomie des
services oprationnels. Aucune procdure ne dcrit par ailleurs la marche suivre pour
dfinir, de manire prcise et concerte, les spcifications d achat et ne prvoit leur stan-
dardisation pour les produits et services d un mme type.

La Cour des comptes estime que la coexistence de crdits grs de manire autonome par
les administrations gnrales et de crdits transversaux, grs par la DSL pour l ensemble
des services centraux, ne favorise pas une gestion coordonne des ressources. En l absence

33 Par exemple, pour lacquisition de papier dimpression.


34

de dispositions rgulant le recours respectif aux crdits transversaux et spcifiques, et de


plan d achat globalis, cette rpartition budgtaire et organisationnelle des moyens ne per-
met pas une gestion efficiente des approvisionnements et risque d engendrer des ingalits
entre services ainsi quune insatisfaction des besoins pour certaines entits.

Dans le cadre de la runion contradictoire, l administration a soulign que, pour la rpar-


tition des crdits transversaux de la DSL, des enveloppes ont maintenant t fixes, par
administration gnrale, en fonction du nombre d agents affects. Un groupe de travail
a pour fonction d affiner ces critres de rpartition. En outre, les rcents dveloppements
laissent prsager une amlioration des conditions d analyse des besoins du MCF. Le re-
cours des centrales d achat pour certains types de biens, devenu obligatoire, assurera une
standardisation des spcifications et favorisera un suivi plus efficace des dpenses, dans
l optique plus globale de l identification des besoins. La procdure drogatoire, par le biais
du comit de direction, autorise nanmoins l tablissement de spcifications adquates, le
cas chant. Un groupe de travail est par ailleurs charg d examiner les besoins des enti-
ts, afin d valuer l intrt de passer des marchs centraliss pour d autres types de biens.
Lorganisation de ses tches de mme que les outils et mthodes d analyse utiliss ne sont
cependant pas formaliss.

2.2 Recommandations

La Cour des comptes estime que les procdures et pratiques appliques prsentent des l-
ments positifs en termes d analyse des besoins mais ne permettent pas encore de runir
les conditions ncessaires la ralisation d achats efficaces et efficients pour l ensemble
des dpenses du ministre. Elle recommande donc de mettre en uvre, de manire pra-
tique et rcurrente, un processus de planification transversal des achats qui repose sur une
mthode d analyse documente et couvre l ensemble des besoins.

Lexamen objectif des besoins globaux du ministre doit d abord sappuyer sur un inventaire
de l existant, ncessaire l identification des manques ou des surplus ventuels. Comme la
Cour des comptes le signale dans la seconde partie du rapport, il conviendrait de procder
un inventaire complet et actualis des avoirs du ministre, dans les meilleurs dlais. Lors
du dbat contradictoire, la DSL a indiqu que, depuis le 1erjanvier2014, elle utilise un code-
barres pour rpertorier le mobilier neuf sans toutefois disposer du matriel adquat34. Pour
ces biens acquis via la DSL, la mise en route du processus d inventaire devrait avoir lieu
dans le courant du deuxime semestre 2014.

Lanalyse des besoins doit par ailleurs se fonder sur un rapportage centralis des achats,
tout au moins par grandes catgories de biens, qui permettra d tablir l opportunit des
dpenses effectues annuellement et la pertinence de procder de nouvelles acquisitions.
En fonction des priorits fixes, l tablissement d un plan d achat conduira une rparti-
tion budgtaire davantage quilibre.

La Cour des comptes recommande enfin d approfondir la rflexion, dj initie par certains
services, sur la vrification et l optimisation des prix.

34 tiquettes rsistantes et lecteurs de codes-barres pour actualiser les inventaires.


CONTRLE INTERNE DU CYCLE DES DPENSES ET INVENTORISATION DU PATRIMOINE MOBILIER AU SEIN
DU MINISTRE DE LA COMMUNAUT FRANAISE / 35

Dans ses commentaires annexs la rponse ministrielle, l administration sest engage


appliquer le principe de vrification des prix dans le cadre des marchs groups. Elle ajoute
que le rapportage centralis des achats est maintenant ralis pour certaines catgories de
biens via les reporting des centrales de marchs. Par ailleurs, l administration fait remar-
quer que la pertinence de procder de nouvelles acquisitions est analyse dans le cadre
d un groupe de travail et valide par le comit de direction.
CONTRLE INTERNE DU CYCLE DES DPENSES ET INVENTORISATION DU PATRIMOINE MOBILIER AU SEIN
DU MINISTRE DE LA COMMUNAUT FRANAISE / 37

Chapitre 3

Supervision des marchs


publics
Depuis le 1er juin 2011, la direction des marchs publics (DMP)35 procde la validation
de tous les marchs du ministre de plus de 5.500euros hors TVA (8.500euros depuis le
1erjuillet2013)36, tant l occasion de leur lancement que de leur attribution; ses avis, acts
au dossier, mme s ils ne sont pas contraignants, sont, selon l administration, gnralement
respects.

Seuls les marchs passs par l administration gnrale de l infrastructure (AGI) font excep-
tion cette rgle. Initialement exclus du champ de contrle de la DMP, les dossiers relatifs
au secteur non scolaire de l AGI y sont soumis depuis le 14janvier2013, selon des modalits
spcifiques et moins contraignantes37. La DMP demeure nanmoins non habilite pour les
marchs relatifs aux btiments scolaires, lesquels font l objet d un contrle spcifique au
sein de l AGI.

Lavis de la DMP consiste en une relecture juridique des marchs ; il est act dans une
fiche de validation standardise, qui figure dans le dossier transmis pour engagement la
DGBF. Reprenant les donnes budgtaires et comptables propres au march, cette fiche vise
simplifier la gestion ou le contrle dun dossier march public par les diffrents services
appels examiner ou viser la procdure en cours.

Les marchs examins par la DMP sont rpertoris dans une base de donnes dveloppe
en interne. Bien que centralises, ces informations nont pas donn lieu une analyse glo-
balise pour l anne 2012car les donnes nont pas t systmatiquement compltes pour
chaque dossier 38. Aucun suivi particulier nest, en outre, opr d initiative, l exception
des alertes visant attirer l attention sur l imminence d un renouvellement de contrat39. La
DMP conseille, de manire informelle, certains services en insistant sur le regroupement
des commandes, pratique de bonne gestion qui permet de raliser des conomies d chelle,
de renforcer la position de l acheteur dans la ngociation et de simplifier les dmarches
administratives.

35 Dnomme auparavant cellule des marchs publics.


36 Le seuil de 5.500euros hors TVA constitue la limite en de de laquelle les obligations lgales et rglementaires en
matire de marchs publics sont allges (marchs constats par simple facture accepte). Ce montant a t port
8.500euros par larticle 105, 1er, 4, de larrt royal du 15juillet2011, relatif la passation des marchs publics
dans les secteurs classiques, entr en vigueur le 1erjuillet2013. Le montant minimal des marchs qui font lobjet du
contrle de la DMP a t calqu sur ce nouveau seuil.
37 Ils ne sont soumis lavis de la DMP que lors de lattribution, si le montant est compris entre 8.500euros (5.500eu-
ros avant le 1erjuillet2013) et 31.000euros; si leur montant est suprieur 31.000euros, seuil de lintervention de
lInspection des finances, ils doivent tre valids lors du lancement et de lattribution.
38 Par exemple, en vue didentifier les principaux fournisseurs.
39 la demande de lInspection des finances, un courriel attire lattention des services fonctionnels sur la proximit
dune chance de march remettre en concurrence.
38

La Cour des comptes constate que la mise en place de cette cellule spcialise, centralisant
de manire indpendante l examen des dossiers suprieurs 8.500 euros, constitue une
bonne pratique notable au vu de la technicit de la matire et de la multiplicit des services
concerns. Les procdures de contrle mises en uvre au sein de la DMP nont pas t exa-
mines dans le cadre du prsent audit.
CONTRLE INTERNE DU CYCLE DES DPENSES ET INVENTORISATION DU PATRIMOINE MOBILIER AU SEIN
DU MINISTRE DE LA COMMUNAUT FRANAISE / 39

Chapitre 4

Du bon de commande
lengagement
4.1 laboration et enregistrement des bons de commande

Le ministre na dfini aucune procdure ou directive particulire relative l tablissement


des bons de commande.

La Cour a constat que ceux-ci ne font l objet d aucun enregistrement spcifique, l enco-
dage de la demande d engagement dans l application GCOM na quun caractre budgtaire
et ne permet pas d assurer un suivi centralis des commandes de l ensemble du ministre40.
Depuis peu, les marchs de plus de 8.500 euros41 examins par la DMP sont rpertoris
mais, ce jour, ces informations ne sont pas formellement et systmatiquement exploites.

La Cour des comptes note cependant que les commandes adresses aux centrales d achat
de la Rgion wallonne sont ralises via un bon de commande standardis, qui sera pro-
chainement informatis et comportera toutes les informations ncessaires l imputation
budgtaire42. Ce dispositif assurera une centralisation et permettra un meilleur suivi des
commandes. Lapplication Gladis, utilise par certaines entits du ministre, permet gale-
ment un traitement similaire des commandes.

4.2 Phase dengagement

4.2.1 Cadre lgal


Les dispositions lgales prvoient que toute dpense fait l objet d un engagement comp-
table (rservation du crdit ncessaire l excution de l engagement juridique) pralable-
ment sa liquidation. Il revient l ordonnateur de procder cet engagement dans la limite
des crdits autoriss et disponibles43.

L imputation d une dpense la charge des crdits d engagement intervient aprs l octroi
du visa d engagement, par l unit de contrle des engagements44.

40 Au surplus, les bons de commande relatifs aux achats pays par avances de fonds ne font pas lobjet dun encodage
spcifique.
41 5.500euros avant le 1erjuillet2013.
42 Fin mai 2014, le formulaire lectronique de commande tait en phase de finalisation lEtnic.
43 Voir notamment larticle 21, 1er, du dcret du 20dcembre2011portant organisation du budget et de la compta-
bilit des services du gouvernement de la Communaut franaise : Dans la limite des montants fixs chacun des
articles de base, les ordonnateurs peuvent utiliser les crdits de dpenses conformment au principe de bonne gestion
financire. Toute dpense fait successivement lobjet dun engagement, dune liquidation, dun ordre de paiement
lintervention de lordonnateur et dun paiement lintervention du trsorier.
44 Article 27, 1er, de larrt du gouvernement de la Communaut franaise du 13dcembre2012portant diverses
mesures relatives lexcution du budget et aux comptabilits budgtaire et gnrale.
40

Dans l attente des dispositions rglementaires relatives au contrle interne45, le dcret bud-
gtaire de l anne 2013a prcis les visas qui peuvent tre requis par l ordonnateur46, les
renseignements que celui-ci doit transmettre l unit de contrle des engagements47 ainsi
que les types de contrle que doit raliser cette unit, savoir l examen de l exactitude
des donnes d imputation budgtaire, la rgularit et la conformit de l engagement aux
autorisations budgtaires, la disponibilit des crdits d engagement, la conformit de la
dpense aux lois, dcrets, arrts, circulaires, rglements et contrats ainsi que la rgularit
des pices justificatives produites et leur conformit avec le dcret du 20dcembre2011et
ses arrts d excution48.

4.2.2 Procdure
Les procdures d engagement des dpenses, en particulier d achat, ont t fixes par la
DGBF et communiques aux services oprationnels le 6fvrier2012, dans un manuel qui en
dtaille les principales tapes et rappelle les seuils partir desquels le visa du contrleur des
engagements, les avis de la DMP et de l Inspection des finances, les accords du ministre du
Budget et du gouvernement sont ncessaires.

La rservation budgtaire seffectue par l introduction d une demande d engagement dans


l application GCOM49 aprs vrification de la disponibilit des crdits. Un dossier physique
constitu d une demande d engagement approuve par l ordonnateur et des pices justi-
ficatives doit tre transmis au SGBC. Celui-ci le transmet au contrleur des engagements,
qui tablit deux bulletins d engagement, dont il conserve un exemplaire vis, et renvoie le
dossier complet au service oprationnel.

En cas de modification du montant de l engagement, une procdure similaire doit tre


suivie.

45 Contrle vis larticle 46, alina 2, 2, du dcret prcit.


46 Article 110du dcret contenant le budget des dpenses pour lanne budgtaire 2013:
Jusqu lentre en vigueur des modalits arrtes par le gouvernement en ce qui concerne le contrle vis larticle 46,
alina 2, 2, 1, sont soumis lunit de contrle des engagements en vue dobtenir :
a) un visa dengagement pralable leur notification, les dpenses vises larticle 22, 1er, alina 1er, du dcret du
20dcembre2011;
b) un visa dengagement, les dpenses vises larticle 22, 3, du dcret du 20dcembre2011.
Ce visa peut tre provisionnel lorsquil est sollicit sur base dtats estimatifs des dpenses concernes accompagns des
pices justificatives ncessaires et de lavis de lInspection des finances.
Ces visas sont individuels et peuvent tre globaux lorsque soit la nature de la dpense le justifie, soit lidentit des bn-
ficiaires et le montant individuel de la dpense ne peuvent tre dtermins avec exactitude.
47 Voir larticle 110du dcret prcit:
Ils [les visas] sont requis par lordonnateur qui transmet lunit de contrle des engagements, lappui des pices
justificatives, sa requte mentionnant les renseignements suivants :
lobjet de lacte viser ;
la date de lacte viser et celle de son approbation ;
les coordonnes de la partie prenante (fournisseur, adjudicataire, crancier ou bnficiaire) ;
le montant de la dpense prsume daprs le contrat, larrt doctroi ou toutes les autres donnes estimatoires;
la division organique, le programme et larticle de base du budget des dpenses ;
le service intress ;
les nom, qualit et signature de lordonnateur.
48 Voir larticle 110du dcret contenant le budget des dpenses de la Communaut franaise pour lanne 2013.
49 Ladministration gnrale de lenseignement et de la recherche scientifique (Agers) ne procde pas cet encodage,
qui est ralis par les agents liquidateurs du SGBC.
CONTRLE INTERNE DU CYCLE DES DPENSES ET INVENTORISATION DU PATRIMOINE MOBILIER AU SEIN
DU MINISTRE DE LA COMMUNAUT FRANAISE / 41

4.2.3 Constats
Les procdures internes existantes ne dtaillent pas les contrles oprer par les diffrents
intervenants, en particulier ceux qui doivent tre effectus par l ordonnateur.

Si le dispositif du dcret budgtaire voque les contrles oprer au sein du SGBC, ceux-ci
restent pour partie imprcis. En tout tat de cause, la Cour des comptes s interroge sur la
possibilit matrielle, pour le SGBC, de raliser tous ces contrles qui impliquent de nom-
breuses vrifications, surtout au niveau de la conformit de la dpense aux lois, dcrets,
arrts, circulaires, rglements et contrats.

Quant aux manuels relatifs l exercice de la fonction de contrleur des engagements, qui
devront tre actualiss en fonction des modalits de contrle interne adoptes rcemment
par le gouvernement, ils rendent implicitement compte des vrifications raliser, mais ne
les noncent pas de manire formelle. Globalement, lors du contrle de l chantillon des
dpenses, la Cour des comptes na relev aucune erreur factuelle de concordance entre les
donnes de la demande d engagement, des pices justificatives et du bulletin d engage-
ment. Toutefois, dfaut de listes de vrification et de marques de contrles spcifiques
apposes par les ordonnateurs et les contrleurs des engagements, aucune assurance suffi-
sante ne peut tre donne sur la porte et l exhaustivit des contrles effectus.

Dans ce contexte, les lacunes observes concernent tout d abord l identification parfois
malaise de l ordonnateur, en raison de l absence de mention systmatique de son nom, de
sa qualit ou encore, parfois, de sa signature, l identification parfois impossible du contr-
leur des engagements, en raison de l absence de cachet nominatif systmatique50, et, enfin,
le manque de prcision du service demandeur. Lors du dbat contradictoire, l administra-
tion a signal que l application GCOM avait t adapte afin de faire apparatre le nom du
gestionnaire de dossier sur la demande d engagement. Elle annonce galement l ajout du
nom du contrleur des engagements sur le bordereau du visa d engagement.

Mme s il est difficile, pour le contrleur des engagements, de sassurer de l habilitation


de l ordonnateur51, la Cour des comptes remarque nanmoins que quelques dossiers ont t
retourns aux services oprationnels en raison de l absence d habilitation du signataire52.

Au niveau de leur contenu, tous les dossiers transmis au SGBF ne comprennent pas deux
exemplaires originaux de la demande d engagement, signs par l ordonnateur. Si ce man-
quement ne porte pas fondamentalement atteinte au processus de contrle, il constitue
nanmoins une infraction la procdure tablie.

Par ailleurs, si les dossiers contiennent gnralement des pices justificatives originales
l appui de l engagement, tous les documents de marchs publics requis par la procdure
tablie par l administration ny sont pas systmatiquement joints. Dans un cas de l chan-
tillon, un bon de commande relatif l achat d un bien sur simple facture faisait dfaut et

50 Lors du dbat contradictoire, ladministration a indiqu que pour les rares dossiers ne comprenant ni arrt, ni bon
de commande, les contrleurs prendront dsormais garde dapposer un cacher les identifiant sur le bulletin dengage-
ment.
51 Voir Partie I, point 1.3Dlgations.
52 Trois dossiers concerns sur les 100qui constituent lchantillon.
42

l engagement sest appuy sur la facture dj rceptionne, ce qui contrevient aux disposi-
tions dcrtales53. De mme, les annotations portes par les contrleurs des engagements
indiquent que trois dossiers du mme chantillon, relatifs des marchs publics ou conven-
tions, ne leur ont pas t soumis avant notification aux tiers par les ordonnateurs, en infrac-
tion aux dispositions dcrtales54. Celles-ci prvoient en effet une obligation d engagement
pralable pour les dpenses affrentes aux contrats et marchs de travaux, de fournitures
et de services tels que dfinis par la lgislation en vigueur et les arrts d octroi de subven-
tion; les autres types de dpenses ny sont, par contre, pas soumises.

cet gard, la Cour des comptes considre que l arrt portant sur le contrle interne,
entr en vigueur le 19dcembre2013, droge au dcret prcit du 20dcembre2011, en ce
qu il prvoit certaines exceptions l engagement pralable, non expressment autorises
par les dispositions dcrtales. Ainsi, les exemptions affrentes aux dpenses rcurrentes
et aux dpenses infrieures ou gales 8.500euros hors TVA pouvant tre constates par
une facture accepte et dont le paiement sera confi au trsorier centralisateur ne sont pas
prvues par le dcret puisque tous les travaux, les achats ou les prestations de services sont
viss par la lgislation sur les marchs publics. Par consquent, en vertu des dispositions
dcrtales, ils ne peuvent tre notifis aux tiers avant que leur montant ait t imput sur
les crdits d engagement prvus.

Pour ce qui concerne les dpenses rcurrentes, l administration souligne que ce type de
dpenses se caractrise par des marchs pluriannuels de prix et non de quantit. Lors de
l anne de la signature du march, l administration propose de rserver les crdits de ma-
nire provisionnelle sur la base d une estimation des sommes exigibles jusquau terme de
l anne, avant de notifier le march au soumissionnaire choisi. Les annes suivantes, le visa
d engagement des sommes exigibles ne sera et, pour cause, pralable aucune notification,
mais sera provisionnel de manire rserver les crdits d engagement ncessaires l ex-
cution de la dpense.

Pour les dpenses infrieures 8.500euros hors TVA55, arguant quen vertu de la lgislation
sur les marchs publics un march infrieur ce montant peut tre constat sur simple
facture, l administration en dduit, dans sa rponse initiale, quune telle dpense peut faire
l objet d un visa d engagement aprs excution du march.

53 La procdure elle-mme ne fait pas tat de la prsentation dun bon de commande. Elle se rfre seulement
la prsentation de la facture, ce qui contrevient larticle 22du dcret prcit, tablissant que les contrats et les
marchs de travaux, de fournitures et de services ne peuvent tre notifis aux tiers par les ordonnateurs quaprs
imputation de leur montant sur les crdits dengagement prvus.
54 Les contrleurs des engagements, confronts au fait accompli, annotent le dossier et apposent la mention In-
fraction larticle 22du dcret du 20/12/11WBFIN. Pas vis pralablement par le contrleur des engagements.
55 Les achats de moins de 8.500euros hors TVA reprsentent 11,6% des dpenses vises par laudit (hors avances
de fonds engages au moment de lavance), soit celles imputes sur les codes conomiques 12et 74, hors crdits
variables et catgorie dordonnances 11.
CONTRLE INTERNE DU CYCLE DES DPENSES ET INVENTORISATION DU PATRIMOINE MOBILIER AU SEIN
DU MINISTRE DE LA COMMUNAUT FRANAISE / 43

La Cour des comptes relve quen vertu du dcret du 20dcembre201156, l obligation d en-
gagement pralable nest pas rserve aux marchs qui doivent tre notifis en vertu de la
lgislation sur les marchs publics mais tous les marchs qui sont notifis.

Dans son courrier annex la rponse ministrielle, l administration estime, sur la base de
l article 102de l arrt royal du 15juillet2011, que la notification est un mode de conclusion
rserv aux marchs attribus en adjudication et en appel d offre. La Cour relve que ce
mode de conclusion vise galement la procdure ngocie puisque l article 110, 2, de l arr-
t royal prcit prvoit la notification pour l attribution de marchs en procdure ngocie.
Elle considre par consquent que l argumentaire dvelopp sur ce point par l administra-
tion nest pas fond.

Ladministration mentionne par ailleurs que le fait de notifier une commande d un mon-
tant infrieur 8.500euros contrevient l article 110, alina 2, de l arrt royal. La Cour
des comptes ne peut partager cet avis. En effet, le lgislateur a autoris des formalits plus
souples pour la passation de marchs relatifs des dpenses infrieures 8.500 euros57,
mais il nexige pas de constater tous les marchs de moins de 8.500 euros par la simple
acceptation d une facture. Il sagit d une facult accorde par le lgislateur et non d une
obligation. En application de l article 110, 1, un march par procdure ngocie sans publi-
cit peut en effet tre conclu par la correspondance en fonction des usages du commerce, ce
qui inclut la notification d un bon de commande un fournisseur.

Enfin, dans sa rponse, l administration conclut en affirmant que la consultation d au


moins trois fournisseurs et la ncessit d un bon de commande constitue des obligations en
vertu des bonnes pratiques de contrle interne. La Cour partage cet avis et souligne que la
constatation d un march sur la base d une simple facture accepte ne rencontre pas cette
exigence.

De manire gnrale, la Cour des comptes conclut que l absence d engagement pralable
est de nature porter atteinte au principe d exhaustivit du compte d excution du budget
et engendre, par ailleurs, un risque important de dpassement des crdits. Lenregistre-
ment des engagements avant l envoi du bon de commande permet, en effet, de garantir
l exhaustivit du compte d excution du budget, la disponibilit des crdits ainsi rservs et
le respect de la rgle de non-dpassement des crdits budgtaires. En vertu de la hirarchie
des normes et afin de favoriser une bonne gestion des crdits budgtaires, la procdure

56 Voir larticle 22, 1er, du dcret du 20dcembre2011: Les contrats et les marchs de travaux, de fournitures et de
services tels que dfinis par la lgislation en vigueur, ainsi que les arrts doctroi de subvention et, sil chet, de prix ne
peuvent tre notifis aux tiers par les ordonnateurs quaprs que leur montant ait t imput sur les crdits dengage-
ment prvus. Lengagement budgtaire doit tre confirm par lengagement juridique corrlatif. Le 2prcise: Si
le montant de lengagement juridique diffre de celui de lengagement budgtaire, ce dernier doit tre, selon le cas,
immdiatement complt par lordonnateur ou extourn doffice due concurrence. Le 3ajoute : Les dpenses
autres que celles vises au paragraphe 1er ne peuvent tre imputes la charge des crdits dengagement qu lappui
dune pice justificative manant d'un ordonnateur et constatant l'existence et l'tendue exacte de lobligation.
57 Voir larticle 26de la loi du 15juin2006relative aux marchs publics et certains marchs de travaux, de fourni-
tures et de services et article 105de larrt royal de 15juillet2011: Il ne peut tre trait par procdure ngocie
sans publicit, mais si possible aprs consultation de plusieurs entrepreneurs, fournisseurs ou prestataires de services,
que dans les cas suivants : 1 dans le cas dun march public de travaux, de fournitures ou de services, lorsque la dpense
approuver ne dpasse pas, hors taxe sur la valeur ajoute, 8500euros pour les marchs constats par une facture
accepte, viss par larticle 110, alina2, [].
44

devrait prvoir la production des bons de commande et l enregistrement des engagements


correspondants pour tous les achats.

4.2.4 Recommandations
Dans l attente de la mise en uvre d un systme d enregistrement de l ensemble des com-
mandes, la Cour des comptes recommande d exploiter les bases de donnes existantes,
comme celle de la DMP ou de Gladis, afin d obtenir une vue globale des achats prvus et
d orienter les services oprationnels vers des comportements plus efficaces et efficients en
la matire. De manire gnrale, elle recommande d assurer un enregistrement centralis
de toutes les commandes du ministre incluant notamment une identification univoque du
service demandeur et du bnficiaire ainsi que les donnes affrentes l imputation bud-
gtaire. Dans une optique de simplification, le principe du bon de commande lectronique
standardis pourrait tre gnralis.

La Cour des comptes rappelle ensuite qu il convient de veiller au strict respect du principe
de l engagement comptable pralable l engagement juridique, tel que prvu par les dis-
positions dcrtales. Les exemptions prvues par l arrt relatif au contrle interne, qui
portent sur les dpenses rcurrentes et les dpenses infrieures ou gales 8.500euros hors
TVA, ne sont pas autorises par le dcret et sont de nature porter atteinte au principe de
fiabilit du compte d excution du budget et permettre les dpassements des crdits. La
Cour des comptes, dont une des missions est de sassurer de l absence de dpassement de
crdit, souligne que l obligation d engagement pralable ou provisionnel permet de matri-
ser davantage ce risque.

Par ailleurs, comme les procdures internes relatives la phase d engagement nnoncent
pas spcifiquement tous les contrles qui doivent tre raliss en application de la rgle-
mentation par les diffrents intervenants, la Cour des comptes recommande d laborer une
documentation complte et actualise des procdures de contrle interne ainsi que des
listes de vrification des contrles, en tenant compte des dispositions de l arrt relatif au
contrle interne entr en vigueur le 19dcembre2013. Les procdures prvoiront notam-
ment les marques ou documents produire pour attester la ralisation des contrles. ce
titre, l identit de chaque intervenant devra tre distinctement observable et son habilita-
tion aisment vrifiable.

Elle considre que, pour certains types de dpenses, la procdure gagnerait tre plus ex-
plicite sur la nature des pices utiles produire58, en vue de garantir leur caractre probant.
Par ailleurs, toutes les pices justificatives des dpenses rpertories l article 33de l arrt
du gouvernement de la Communaut franaise du 13dcembre2012devront tre spcifi-
quement dtailles et rpondre aux conditions prvues par ce mme arrt59. En outre, les
pices justificatives doivent tre compltes par les documents de contrle imposs par la
rglementation en vue de l engagement ou de la liquidation de la dpense60. S il savre
que certains documents sous-jacents ne doivent pas tre systmatiquement produits, il

58 Par exemple pour les contrats de leasing, les contrats dadhsion, etc.
59 Voir larticle 33, 2et 4, de larrt prcit. Il est notamment prvu que chaque pice justificative est date et
identifie par une mention contenant obligatoirement les caractristiques budgtaires de la dpense et le numro du
visa d'engagement ainsi que toute autre donne permettant d'tablir une piste d'audit de l'engagement de la dpense
jusqu' son paiement.
60 Voir larticle 33, 3, de larrt prcit.
CONTRLE INTERNE DU CYCLE DES DPENSES ET INVENTORISATION DU PATRIMOINE MOBILIER AU SEIN
DU MINISTRE DE LA COMMUNAUT FRANAISE / 45

conviendra nanmoins d en garantir l accs de faon oprer, le cas chant, des contrles
occasionnels.

Lors de la procdure contradictoire, la question de la communication systmatique de toutes


les pices affrentes aux marchs publics a t dbattue. La Cour prend acte de la position
de l administration, selon laquelle ces documents doivent ncessairement tre maintenus
au dossier puisque la DMP nmet quun avis et que l unit de contrle des engagements
doit pouvoir assurer ses missions de contrle. Par contre, mme si l administration estime
que la signature de l ordonnateur emporte dj sa responsabilit, la Cour considre nan-
moins opportun d exiger de celui-ci une dclaration justifiant la poursuite de la procdure,
lorsqu il dcide de ne pas tenir compte de l avis dfavorable ou rserv de la DMP; il sagi-
rait d un lment important d apprciation pour l unit de contrle des engagements.
CONTRLE INTERNE DU CYCLE DES DPENSES ET INVENTORISATION DU PATRIMOINE MOBILIER AU SEIN
DU MINISTRE DE LA COMMUNAUT FRANAISE / 47

Chapitre 5

Liquidation
5.1 Cadre lgal et procdure

La liquidation se dfinit comme lacte par lequel lordonnateur sassure de lexistence de


droits constats en faveur de tiers61. Pour rappel, pour quun droit soit constat, quatre
conditions doivent tre remplies :
le montant est connu avec exactitude ;
l identit du dbiteur ou du crancier est connue ;
l obligation de payer existe ;
une pice justificative est prsente.

Dans la limite des crdits autoriss et disponibles, l ordonnateur procde ainsi la liquida-
tion de toute dpense imputable au budget et en met l ordre de paiement62.

Pralablement toute imputation dfinitive charge des crdits de liquidation, les ordres
de paiement des dpenses liquides par l ordonnateur doivent tre soumis l unit de
contrle des liquidations. Dans l attente de l arrt relatif au contrle interne, le dcret
budgtaire pour l anne 2013a prcis les informations que l ordonnateur doit transmettre
l unit prcite63 et tabli le cadre gnral des contrles que celle-ci doit effectuer. Lunit
de contrle des liquidations doit notamment vrifier l engagement pralable de la dpense,
l exactitude des donnes d imputation budgtaire et la disponibilit des crdits de liqui-
dation, la rgularit de la pice justificative ainsi que l inexistence d un contentieux vis
l article 21, 3, du dcret du 20dcembre201164.

Les dpenses vrifies et valides par l unit de contrle des liquidations sont imputes
la charge des crdits de liquidation et l ordre de leur paiement est transmis au trsorier
centralisateur pour excution.

61 Voir larticle 2, 13, du dcret prcit.


62 Voir larticle 2, 6, du dcret prcit.
63 Lordonnateur doit transmettre un dossier contenant, notamment, la pice justificative valide attestant le service
fait et accept, le numro de visa dengagement, le montant payer, lchance du paiement, la communication
structure ou non, ainsi que la division organique, le programme et larticle de base du budget des dpenses.
64 Lorsque le montant du droit constat ne peut tre pay entre les mains du crancier en raison dune saisie-arrt,
une opposition, une cession ou une dlgation charge des crances de la Communaut franaise ou tout autre
obstacle juridique ou administratif dment notifi ou rendu opposable, la somme est enregistre sur un compte
dattente, jusquau moment o le gestionnaire du contentieux, dsign par arrt du gouvernement, donne les
ordres de paiement en faveur des bnficiaires lgalement dtermins.
48

5.2 Processus

5.2.1 Enregistrement des factures


En prvision de l entre en vigueur, au 16mars2013, des nouvelles dispositions rglemen-
taires en matire de dlai de paiement65, le MCF a, ds 2012, adapt ses procdures relatives
la rception et l enregistrement des factures.

Ainsi, les factures, cachetes la date du jour ds leur entre au ministre, sont diriges
vers le service oprationnel concern, qui les enregistre dans une base de donnes spcifi-
quement ddie au suivi des dlais de paiement. Dvelopp en interne, non interfac avec
le GCOM et commun aux diffrentes entits du ministre, l applicatif permet le traage des
factures depuis leur rception jusquau paiement. Chaque pice se voit attribuer un numro
unique faisant rfrence au service oprationnel concern.

La Cour des comptes a constat cependant que l encodage dans la base de donnes nest
pas immdiat et que le systme mis en place ne garantit pas l exhaustivit des donnes, ni
l identification univoque des pices concernes. Elle relve par ailleurs que le ministre met
progressivement en uvre un projet de gestion lectronique des documents (GED) incluant
la dmatrialisation et l indexation du courrier66. terme, toutes les factures devraient tre
scannes et dates automatiquement.

5.2.2 Contrles oprs par les ordonnateurs


Aucune procdure gnrale ne spcifie les contrles effectuer ni les marques apposer
pour attester un contrle systmatique lors de la rception des biens ou services et lors de
l approbation de la dpense. Aucun modle de document na t cr, cet effet67, par le
ministre et aucune disposition ne rgle les questions plus spcifiques lies, par exemple,
aux fournitures dfectueuses ou non conformes.

Les oprations relatives la constatation des droits au profit des tiers ncessitent pourtant
des contrles spcifiques sous la responsabilit de l ordonnateur.

Les administrations gnrales nont pas formalis de procdure suppltive en la matire. Si


la Cour des comptes na pas effectu une analyse systmatique des pratiques de contrle in-
terne ventuellement dveloppes au sein de ces entits, elle relve cependant que certains
services mettent en uvre ou prvoient d instaurer, sur ce point, des mesures spcifiques,
comme l administration gnrale de l infrastructure (AGI), qui a cr un service spciale-
ment charg du traitement comptable des dossiers du programme prioritaire des travaux68.
Les modalits du contrle incluent des vrifications croises69 et ont t communiques au

65 Les articles 127(fournitures) et 160(services) de larrt royal du 14janvier2013tablissant les rgles gnrales
dexcution des marchs publics et des concessions de travaux publics imposent un dlai maximum de paiement de
30jours compter de lchance du dlai de vrification, pour autant que le pouvoir adjudicateur soit en possession
de la facture rgulirement tablie ainsi que des autres documents ventuellement exigs.
66 Ce processus sera appliqu pour les factures de la DSL dans le courant du second semestre 2014.
67 Il nexiste, par exemple, aucun modle de procs-verbal de rception tablir lissue des livraisons ou presta-
tions.
68 Ce programme prend en charge le subventionnement de certains travaux de rnovation des btiments scolaires.
69 Sur la base des pices transmises par les services administratifs et les architectes oprationnels, deux agents se
consacrent au suivi comptable et disposent, en cas de besoin, de lassistance technique dun architecte de lAGI. Le
contrle du dcompte final est effectu par un agent qui na pas vrifi les acomptes intermdiaires.
CONTRLE INTERNE DU CYCLE DES DPENSES ET INVENTORISATION DU PATRIMOINE MOBILIER AU SEIN
DU MINISTRE DE LA COMMUNAUT FRANAISE / 49

SGBC. Estimant la matrise des risques suffisante, celui-ci limite son intervention ultrieure
un simple contrle de concordance.

Quelles que soient les pratiques dveloppes au sein des administrations gnrales, les
contrles effectus ne se concrtisent pas automatiquement par des annotations explicites
ou encore des pices portes au dossier transmis au SGBC. Le service d audit interne a tabli
des constats similaires lors d un audit publi en 201270. Aucune mention natteste par ail-
leurs que la vrification de la concordance entre le bon de commande, les biens et services
rceptionns et la facture a t effectue par l ordonnateur.

En l absence de marques de contrle claires et univoques, l examen des dossiers ralis par
la Cour des comptes na donc pas permis de sassurer de l organisation systmatique de
modalits de rception du bien ou d acceptation du service et d approbation de la dpense
par les services oprationnels.

Lors de la procdure contradictoire, l administration a soulign que les ordonnateurs


doivent indiquer leur nom, leur grade, ainsi que leur signature sur les factures et apposer la
mention "dpense arrte et approuve la somme de...". Des dossiers de liquidation sont
rgulirement renvoys dans les services lorsque ces mentions sont absentes. La mention "vu
pour rception" doit galement tre prsente sur la facture par la personne gestionnaire du
dossier. La Cour des comptes prend acte des remarques de l administration mais relve
que les procdures transmises lors des travaux d audit ne mentionnent pas, dans le dtail,
l ensemble de ces lments. Lexamen des pices na, par ailleurs, pas permis d identifier
l existence de pratiques partages et univoques en la matire.

5.2.3 Du bordereau de liquidation lordonnancement


la suite de la suppression du visa pralable de la Cour des comptes au 1er janvier 2012,
la procdure de liquidation des dpenses a t revue par la DGBF et communique sous
forme de syllabus aux services fonctionnels du MCF le 28 novembre 201171. Les mesures
complmentaires prises postrieurement, savoir la mise en place, en 2013, d une cellule de
contrle comptable, font l objet d un manuel de procdure distinct.

La procdure stipule quun dossier physique, comportant deux bordereaux de liquidation


originaux vrifis et signs par l ordonnateur ainsi que les pices justificatives originales,
doit tre transmis au SGBC. La liste des mentions faire figurer sur le bordereau est tablie
dans le dtail mais aucune prcision nest fournie sur les pices justificatives commu-
niquer. Pour rappel, sauf exceptions prvues, tous les marchs d un montant suprieur
8.500euros doivent avoir t soumis pralablement l avis de la DMP72.

70 Il a notamment constat que le nombre de signatures et de mentions employes diffre dune facture lautre. Par
ailleurs, ces diffrentes mentions et signatures ne permettent pas de distinguer, sans ambigut, la rception du mar-
ch, la rception de la facture ou lapprobation de la facture. Ainsi, les mentions telles que "vu et approuv" et "vu pour
rception" sont utilises indistinctement. Cette dernire mention est dailleurs frquemment utilise par le comptable
ou un autre agent, mais galement, par lordonnateur. Voir le rapport daudit Analyse du respect des procdures
relatives aux achats au sein du ministre de la Fdration Wallonie-Bruxelles, p. 16.
71 Ces syllabus reprennent et illustrent de manire dtaille les diffrentes manipulations oprer dans le GCOM. Ils
nont cependant pas pour objet de dtailler les vrifications oprer par les ordonnateurs.
72 Voir Partie I, Chapitre 3 - Supervision des marchs publics.
50

Le point d entre unique des dossiers au SGBC est la cellule de contrle comptable, opra-
tionnelle depuis 2013. ce stade, elle exerce un premier contrle sommaire d exhaustivit
sur un chantillon de dossiers dans le but de vrifier la prsence des pices ncessaires la
justification de la dpense.

Tous les dossiers sont ensuite transmis, pour vrification, aux liquidateurs, qui introduisent
les demandes de liquidation valides dans l application GCOM. Cet encodage gnre quoti-
diennement des ordonnances que ces mmes liquidateurs73 contrlent.

Le directeur gnral ou la directrice gnrale adjointe appose ensuite sa signature pour


conformit.

Afin de suppler la disparition du visa pralable de la Cour des comptes, la cellule de


contrle comptable procde une ultime validation des dossiers de liquidation sur la base
d une liste de points d attention prtablie74. Les ordonnances sont transfres dans le mo-
dule GCOM de la trsorerie, pour paiement par le trsorier centralisateur ds le lendemain.
Le SGBC renvoie au service fonctionnel les pices originales accompagnes d un exemplaire
du bordereau de liquidation, sur lequel est appos un cachet indiquant la date de liquida-
tion et le numro d ordonnance. Le second bordereau est conserv par le liquidateur.

5.3 Constats

Lors de la phase de liquidation, plusieurs niveaux de contrle sexercent de manire ind-


pendante, mais ni les procdures ni le manuel concernant la cellule de contrle comptable
ne dtaillent les pices joindre au dossier et la nature des vrifications oprer spcifique-
ment chaque tape.

dfaut d une rpartition claire et rflchie des responsabilits en matire de contrle,


certaines vrifications risquent, dans les faits, de savrer redondantes ou, l inverse, non
ralises. L inexistence de listes de vrification formelle pour chaque tape du contrle de
mme que l absence de marque visible attestant les contrles effectus renforcent encore
ce risque75.

Le contrle de l chantillon de dossiers de dpenses na pas rvl d erreur factuelle. L habi-


litation de l ordonnateur na toutefois pas t vrifie, en l absence d un rfrentiel complet
et actualis des dlgations, situation qui engendre certains risques76. La Cour des comptes
note par ailleurs que la signature de conformit du directeur gnral ou de la directrice
gnrale adjointe fait parfois dfaut, mais il sagit d une modalit purement formelle sans
incidence relle sur le contrle.

73 En cas derreur, les liquidateurs transmettent au responsable de la confection de la bande magntique les ordon-
nances refuser.
74 Avant la mise en place de la cellule comptable en 2013, les ordonnances taient soumises au visa du contrleur des
engagements et du responsable de la comptabilit. Les modalits du contrle de ces deux intervenants ntaient
pas formalises.
75 Les contrles raliss ne laissent de trace visible quen cas de manquements.
76 Voir Partie I, point 1.3Dlgations.
CONTRLE INTERNE DU CYCLE DES DPENSES ET INVENTORISATION DU PATRIMOINE MOBILIER AU SEIN
DU MINISTRE DE LA COMMUNAUT FRANAISE / 51

La Cour des comptes a constat en outre que certaines pices justificatives ne sont pas sys-
tmatiquement verses au dossier, tels les documents rfrencs par la procdure interne
pour le contrle des marchs publics77 et les pices justificatives lies au versement du solde
de subventions. Parfois, ces dernires ont t remplaces par des fiches de vrification attes-
tant leur transmission effective au service oprationnel.

Lors de la phase contradictoire, l administration a indiqu quau stade de la liquidation


d un march public, contrairement la procdure d engagement, il nest plus ncessaire
de fournir l ensemble des documents tels le cahier spcial des charges, la dcision motive
d attribution ou encore la fiche de validation dite par la DMP.

De manire globale, comme voqu au point 5.2.3 Du bordereau de liquidation l'ordonnan-


cement, les traces portes sur les pices ne rendent pas compte, de manire univoque, des
contrles primaires effectus par les services oprationnels, plus particulirement par les
ordonnateurs. Le SGBC ne peut donc tre assur de la ralisation des contrles requis ce
stade. titre d exemple, la conformit des biens rceptionns est souvent invrifiable en
l absence du bon de rception et de toute mention formelle d acceptation.

En cas de manquements, les liquidateurs annotent le dossier et la cellule du contrle comp-


table rdige une fiche d erreur. Celle-ci recense ensuite les erreurs les plus frquentes dans
un rpertoire galement aliment par les remarques des liquidateurs et des contrleurs des
engagements. terme, la cellule adressera des recommandations aux services opration-
nels afin de limiter ces manquements rcurrents. Ce procd constitue une bonne pratique
qui devrait permettre l amlioration des processus.

5.4 Recommandations

De manire gnrale, la Cour des comptes recommande que tous les achats effectus par le
ministre soient identifis dans une base de donnes unique et fassent l objet d un enre-
gistrement immdiat et d une numrotation interne unique de manire rduire le risque
de perte de documents. En outre, l instar du service d audit interne, la Cour recommande
quune procdure gnrale dfinisse les contrles effectuer au minimum et les mentions
produire sur les documents pour attester leur excution. Cette recommandation dcoule
des nouvelles dispositions en matire comptable, qui tablissent la mise en place, par les
ordonnateurs dlgus, des systmes de gestion et des procdures de contrle interne adap-
ts l excution de leurs tches78.

Tout comme pour le processus d engagement, la Cour des comptes recommande d laborer
une documentation complte et actualise ainsi que des listes de vrification des contrles
en conformit avec les dispositions prvues par l arrt relatif au contrle interne entr en
vigueur le 19 dcembre 2013. Il conviendra, en outre, de dterminer les mentions faire
figurer sur les documents et pices justificatives produire pour attester la ralisation des
vrifications. Chaque niveau de contrle devra notamment pouvoir se rendre compte des
vrifications effectues par le niveau de contrle prcdent.

77 Voir la liste de vrification pour la compltude des dossiers de liquidation, annexe au manuel de procdures de la
cellule de contrle comptable du SGBC.
78 Voir larticle 6, 3, de larrt du gouvernement de la Communaut franaise du 13dcembre2012portant di-
verses mesures relatives lexcution du budget et aux comptabilits budgtaire et gnrale.
52

La Cour des comptes insiste particulirement sur les mesures de contrle interne prendre
au sein des services oprationnels, plus particulirement au niveau de l ordonnateur, qui
assume la mission de constater les droits tant en recettes quen dpenses. Il convient donc
de prvoir des procdures dtailles et harmonises l ensemble du ministre, visant no-
tamment responsabiliser davantage les ordonnateurs.

Lors de la phase contradictoire, le SGBC a soulign qu il projetait de conscientiser les ser-


vices oprationnels sur leurs obligations en matire de contrle interne budgtaire et comp-
table. Les donnes rcoltes par la cellule de contrle comptable, depuis sa cration en mars
2013, seront notamment exploites pour la compilation des fiches techniques, de listes de
contrles, etc. Le SGBC a indiqu quaprs une priode de latence justifie par l attente
des nouvelles dispositions rglementaires, il a procd l adaptation de ses procdures
d engagement et de liquidation en intgrant notamment le dtail des contrles effectuer
et des marques apposer pour attester des contrles raliss. La rdaction d un manuel
de contrle interne global, reprenant toutes les procdures actuelles ainsi que les listes de
contrles raliser, est galement prvue pour les aspects relevant de ses comptences.
CONTRLE INTERNE DU CYCLE DES DPENSES ET INVENTORISATION DU PATRIMOINE MOBILIER AU SEIN
DU MINISTRE DE LA COMMUNAUT FRANAISE / 53

Chapitre 6

Paiement par le trsorier


centralisateur
6.1 Procdure et contrles

En dehors des fichiers manant de tiers (Etnic, Segi, Sepac) et directement injects dans le
site du caissier, le trsorier centralisateur effectue le paiement des sommes dues sur la base
des ordonnances introduites dans le systme comptable GCOM par le SGBC.

Le trsorier centralisateur introduit dans le GCOM les dates d excution79 et procde aux
dernires vrifications. Les paiements journaliers sont effectus en transmettant, via une
connexion scurise, le fichier contenant tous les virements bancaires sur le site du cais-
sier. La signature lectronique du trsorier centralisateur80, sur ce mme site, valide ensuite
l excution financire du paiement. Des contrles de concordance sont ensuite effectus,
avant encodage dans le livre-journal, pour sassurer de la bonne excution des paiements.

La procdure crite relative au paiement consiste essentiellement en un commentaire tech-


nique des tapes parcourir dans l application informatique, elle est peu explicite quant au
contenu des contrles entreprendre. Selon l administration, ceux-ci sont essentiellement
formels : ils portent sur la concordance entre les montants et le nombre d ordonnances
encods avec les lments physiques qui les appuient (rcapitulatifs, liste des ordonnances).
Comme les pices justificatives ont t retournes aux services oprationnels, aucun autre
type de contrle ne peut tre effectu ce stade.

La Cour considre que le risque de manipulation des donnes nest pas totalement matris
en fin de processus. En effet, aucune mesure na encore t mise en uvre afin de matriser
le risque de modifications des fichiers XML de paiement, qui pourraient intervenir aprs
la ralisation des derniers contrles par la DGBF et avant le paiement par le trsorier cen-
tralisateur, notamment au moment o ces fichiers transitent par le prestataire de services
informatiques de la Communaut franaise. Nonobstant les contrles mis en uvre par
le trsorier centralisateur, des manipulations de numros de compte seraient notamment
indtectables.

Lors de la procdure contradictoire, le SGBC a soulign quactuellement, aucun dveloppe-


ment du GCOM nest accept par l Etnic et que le cot ventuel devrait tre mis en balance
avec le risque de manipulation des fichiers de paiements. Nanmoins, un contact a t pris
avec le caissier en vue d examiner les possibilits de rduire le risque.

79 Voir Partie I, point 6.2Gestion des chances.


80 Ou son remplaant.
54

Selon l administration, la validation des paiements par un second signataire, qui devait tre
instaure partir de septembre 2014pour les trois comptables de la trsorerie, permettrait
de renforcer la matrise du risque de manipulation. La Cour estime que cette mesure ne
suffira pas matriser le risque dtect.

Le service gnral des finances (SGF) note, par ailleurs, que le risque de manipulation existe
aussi au niveau des tiers prcits qui fournissent des fichiers. Sur ce point, une rflexion a
t entame afin d envisager de mettre en uvre la gnration d algorithmes permettant
de sassurer de l intgrit d un document lors de sa transmission.

6.2 Gestion des chances

Les paiements seffectuent de manire priodique et groupe selon le type de dpenses.


cet effet, le trsorier centralisateur gre manuellement son calendrier en fonction des
dates lgales respecter81. Il dclare porter une attention particulire aux chances des
paiements qui, par leur nature et leur montant, sont susceptibles d engendrer d importants
intrts de retard82.

De manire globale, le respect des dlais de paiement ncessite la vigilance de tout le circuit
des intervenants, en ce compris les services oprationnels. Or, la gestion des chances nest
pas compltement automatise et intgre dans une seule application. Si le GCOM permet
l encodage manuel des chances lgales, celles-ci ne sont enregistres quau stade de la
liquidation, ce qui compromet d emble toute possibilit de suivi coordonn. Par ailleurs,
aucun systme d alerte ou procdure spcifique nassure le respect des dlais introduits
au niveau de l application comptable. Ce dispositif ne garantit donc pas que les paiements
soient effectus dans le respect des chances.

Toutefois, afin d assurer le respect des nouvelles dispositions rglementaires europennes


en matire de dlai de paiement83, un plan d actions a t mis en uvre ds 2012par le MCF.
Outre des sances d informations, il a inclus, comme voqu au point 5.2.1 Enregistrement
des factures, une rorganisation du processus courrier et la mise disposition d une appli-
cation dveloppe en interne permettant de tracer le parcours de l ensemble des factures,
depuis leur rception jusqu leur mise en paiement, et ainsi de suivre les dlais de traite-
ment chaque phase du processus de mise en liquidation et de paiement. Les intervenants
de chaque phase se doivent, en effet, de respecter un dlai de traitement prdtermin afin
d viter tout dpassement du dlai global prvu par la rglementation84.

Palliant les dfauts du GCOM pour le suivi des chances, l utilisation de cet applicatif pr-
sente cependant des faiblesses. Ainsi, selon les informations communiques en cours d au-

81 Le paiement des factures traites dans les dlais seffectue au plus proche de leur date dchance.
82 Par exemple, les cotisations dues lONSS. Ce type de dossiers est prioritaire au SGBF.
83 Les articles 127(fournitures) et 160(services) de larrt royal du 14janvier2013tablissant les rgles gnrales
dexcution des marchs publics et des concessions de travaux publics imposent un dlai maximum de paiement de
30jours compter de lchance du dlai de vrification, pour autant que le pouvoir adjudicateur soit en possession
de la facture rgulirement tablie ainsi que des autres documents ventuellement exigs.
84 Les services oprationnels ont un maximum de 14jours calendrier pour procder la phase de contrle et dappro-
bation de la facture. La phase de liquidation et la phase de paiement doivent seffectuer dans des dlais de, respec-
tivement, 11et 4jours.
CONTRLE INTERNE DU CYCLE DES DPENSES ET INVENTORISATION DU PATRIMOINE MOBILIER AU SEIN
DU MINISTRE DE LA COMMUNAUT FRANAISE / 55

dit, toutes les factures ne sont pas encodes dans l application et les donnes ne sont pas
toujours correctement actualises85 malgr les alertes gnres par le systme86. Si l accs
plus tardif de certains services87 la base de donnes explique, en partie, l absence d enre-
gistrement de plusieurs factures, la Cour des comptes a constat quaucune procdure nas-
sure efficacement l effectivit et l actualit de l encodage des factures payes par avances
de fonds88. En outre, le systme ne prvoit pas l enregistrement d une mention justificative
pour les transmissions tardives imputables aux services oprationnels. En l tat, il nest
donc pas possible d tablir prcisment le nombre, l importance et les raisons objectives
des retards encourus pour l ensemble du ministre.

Lors de la procdure contradictoire, le SGF a prcis que, pour les dpenses effectues via
avances de fonds, la gestion efficace des dlais de traitement et de paiement dpend da-
vantage de la bonne volont des intervenants dans le processus, la matrise du processus
relevant en effet exclusivement des services fonctionnels. Le comit de direction du MCF a
demand de porter une attention particulire aux centres d activits qui utilisent l applica-
tif de manire partielle lors de la prochaine prsentation des statistiques. Il est, par ailleurs,
prvu d intgrer dans l applicatif un champ ddicac l enregistrement d une justifica-
tion, accompagn d une liste exhaustive de justifications prdtermines.

Plus fondamentalement, mme si l applicatif gnre des alertes en cas de dpassement des
dlais destination des intervenants concerns, aucune procdure ne vise dtecter, de
manire centralise, les retards potentiels ou avrs et, ensuite, prendre des dispositions
pour garantir le respect des chances, ou tout au moins de minimiser les dlais de paie-
ment. Labsence de raction aux rappels automatiques ne dclenche notamment aucune
mesure particulire.

La Cour des comptes estime que le ministre devrait veiller mettre en place un systme
cohrent de gestion des chances. En effet, lors de l examen d un chantillon de dossiers,
la Cour des comptes a relev un dpassement du dlai de paiement de 30jours pour 27%
des factures examines89. Une liste de 24factures transmis par le service du trsorier cen-
tralisateur montre par ailleurs que 70% d entre elles ont t payes dans un dlai suprieur
30 jours. Les retards enregistrs, de 10 120 jours, taient intgralement imputables
une transmission tardive de la facture par les services oprationnels. Ce constat a dj t
mis en vidence par le service d audit interne alors que le dlai lgal de paiement tait de
60jours90.

85 Certaines factures, enregistres comme tant toujours dans le circuit de traitement, ont t payes dans les dlais.
86 Des alertes sont gnres par le systme partir de trois jours de lchance du dlai imparti au niveau de la phase.
87 Au moment des travaux daudit, certains services ne disposaient pas encore dun accs lapplicatif. Laccs la
base de donnes a t gnralis en novembre 2013 lensemble des services concerns de la Communaut fran-
aise.
88 Pour les dpenses effectues par lintermdiaire du trsorier centralisateur, des mesures de contrle spcifiques
sont effectues par les liquidateurs et la cellule du contrle comptable du SGBC afin dassurer lexhaustivit et
lactualisation de lencodage dans la base de donnes.
89 Dix-sept sur 64factures relatives lachat de biens et services et pour lesquelles le dlai de paiement a t exa-
min.
90 Voir le rapport de mars 2012portant sur lanalyse du respect des procdures relatives aux achats au sein du minis-
tre de la Communaut franaise, p. 14: Pour les dpenses avec engagement pralable, le service daudit a constat
que 36,5% des dpenses analyses avaient t effectues dans un dlai suprieur 60jours. Pour les dpenses en
avances de fonds, 13% des dossiers analyss ne respectaient pas le dlai de 60jours.
56

Une premire valuation du dlai de paiement des factures, base sur une analyse des don-
nes de l applicatif, a fait l objet d une note au comit de direction en juillet 2013, que la
DGBF na toutefois pas souhait communiquer la Cour des comptes91. Ce rapport prio-
dique constitue un outil essentiel de prvention du risque de non-respect des chances de
paiement qu il conviendra d exploiter efficacement.

l occasion du dbat contradictoire, l administration a nanmoins communiqu quelques


donnes bases sur l analyse d chantillons portant sur les factures rceptionnes au MCF
du 1er au 31mai2013et du 1er au 30septembre2013. Celles-ci confirment la responsabilit des
services oprationnels dans les retards encourus puisque 30,42% des factures de septembre
2013 ont t transmises hors dlai au service assurant la phase de traitement suivante,
savoir, le SGBC. Les retards imputables aux services centraux de la DGBF se rvlent, quant
eux, marginaux (1,57% pour le SGBC et 0,54% pour le SGF sur la mme priode).

Globalement, la part des factures payes avec retard dans le cadre du circuit classique de
paiement via le trsorier centralisateur est en diminution entre mai et septembre 2013; elle
passe de 18,5% 4,9%. Dans le cadre des avances de fonds, la part des paiements hors dlai
connait par contre une lgre augmentation en passant de 9,2% 12,5%.

6.3 Risque de double paiement

Hormis les mesures classiques de contrle interne, il nexiste aucune procdure particu-
lire pour viter les doubles paiements. Une fois payes, les factures originales ne sont pas
marques comme telles de faon formelle et claire. Par ailleurs, l application informatique
GCOM ne gnre pas d alerte spcifique lors de l enregistrement d un nouveau paiement
qui comporte des caractristiques identiques un paiement prcdent.

Si les factures payes sur la base d une copie doivent comporter une mention selon laquelle
toutes les mesures ont t prises pour viter les doubles paiements, ces mesures, relevant
pour l essentiel des services oprationnels, ne sont pas prcises. Il nexiste pas non plus de
dispositions particulires pour grer les ventuels rappels, lesquels comportent, par nature,
des risques spcifiques92. La Cour des comptes constate par consquent que le risque de
double paiement nest pas matris par le MCF.

6.4 Gestion des bnficiaires

La Cour des comptes estime que les failles constates dans la gestion des bnficiaires ma-
jorent les risques de paiements indus ou errons.

Ainsi, la gestion du fichier des bnficiaires des paiements est confie, de manire prin-
cipale, un agent du SGBC et, en cas d indisponibilit de celui-ci, des agents dsigns
en remplacement. Ces personnes disposent d un accs aux autres modules du GCOM et

91 La DGBF sest toutefois engage communiquer le second rapport relatif aux dlais de paiement, qui a trait aux fac-
tures de septembre 2013. La Cour des comptes a sollicit la communication de ce rapport le 28octobre2013mais
celui-ci ntait pas encore ralis.
92 Les factures de rappel constituent en effet des doublons qui peuvent nanmoins diffrer par leurs montants (affec-
tation dun surcot administratif par rapport la facture dorigine) et leurs rfrences.
CONTRLE INTERNE DU CYCLE DES DPENSES ET INVENTORISATION DU PATRIMOINE MOBILIER AU SEIN
DU MINISTRE DE LA COMMUNAUT FRANAISE / 57

prennent part, pour certaines, au processus de liquidation des dpenses. Labsence de spa-
ration de ces tches engendre une incompatibilit de responsabilits et prsente un risque
majeur pour l intgrit du processus de paiement.

Pour crer un bnficiaire ou modifier les donnes y affrentes dans le GCOM, le service
oprationnel doit faire parvenir au SGBC un formulaire standard accompagn d une pice
justificative93. La Cour des comptes fait remarquer cet gard que le caractre probant de
certaines pices justificatives prvues par la procdure est discutable. Dans ce cadre, toute
copie devrait, en effet, tre prohibe afin d viter les risques de fraude. La procdure ne
prvoit pas non plus d habilitation particulire pour effectuer une demande de cration ou
de modification des donnes relatives un bnficiaire. Toute demande devrait, au moins,
tre contrle et contresigne par l ordonnateur responsable.

Par ailleurs, l administration reconnat que le module des bnficiaires du GCOM contient
des enregistrements multiples d un mme bnficiaire qui ne peuvent tre rconcilis vu
l absence d identifiant unique. Si ces doublons alourdissent et compliquent inutilement le
systme informatique, ils engendrent galement diffrents risques : celui d une actuali-
sation partielle des informations en cas de mise jour de la base de donnes et, plus fon-
damentalement, celui de l excution de paiements errons, notamment en cas de conten-
tieux94.

Lors du dbat contradictoire, le SGBC a soulign qu il aspire, depuis de nombreuses annes,


pouvoir disposer d un identifiant unique pour la gestion des bnficiaires. Un des motifs
du projet d alignement du GCOM sur celui du SPW tait d ailleurs l utilisation du rper-
toire rgional, comportant un identifiant unique en liaison avec la Banque-Carrefour des
entreprises.

6.5 Contentieux

Des paiements doivent parfois tre oprs sur un compte qui nest pas celui du crancier
originaire, notamment dans les cas de contentieux juridiques et administratifs, ou encore
lors du versement de subsides en apurement d une dette auprs d un organisme bancaire.

En Communaut franaise, il appartient au gestionnaire du contentieux de procder ces


oprations de paiement impliquant un tiers. Il excute notamment les saisies sur salaires ou
les cessions de rmunrations pour ce qui concerne le personnel95. Pour les ASBL subsidies
par la Communaut franaise, il se charge galement de l excution de saisies-arrts, des
ouvertures de crdit, des nantissements de crances et du prfinancement des oprateurs
culturels par le biais du Fonds cureuil.

Lorsquun bnficiaire relve d un de ces cas, le gestionnaire du contentieux introduit un


code spcifique dans le GCOM afin d viter les paiements directs sur le compte du bn-

93 Virement, copie de lcran PC Banking, copie dun extrait de compte bancaire avec les coordonnes compltes,
attestation bancaire ou facture.
94 Voir Partie I, point 6.5Contentieux.
95 En ce compris le personnel enseignant et les fonctionnaires des organismes d'intrt public, lexception de
lOffice de la naissance et de l'enfance.
58

ficiaire. Lors du traitement de ces factures, le trsorier centralisateur procde alors un


transfert de fonds d un montant quivalent vers le compte du gestionnaire du contentieux
pour permettre ce dernier de procder au paiement sur le compte adquat.

Lexistence de doublons dans le fichier des bnficiaires cre un risque que des bnfi-
ciaires ne soient pas correctement signals dans le GCOM et que des paiements ne soient
pas verss au vritable crancier. Le comptable du contentieux reconnat la survenance de
quelques cas d espce.

Par ailleurs, il savre que les dossiers litigieux prsentant un caractre judiciaire sont sou-
mis au service des affaires juridiques et contentieuses, qui na pas accs au code de blo-
cage dans le GCOM96. La Cour des comptes constate, ce titre, l absence d une procdure
spcifique et formalise visant sassurer du signalement, dans le GCOM, de l ensemble
des bnficiaires impliqus dans des dossiers de contentieux, qui prsentent un obstacle
au paiement d un crancier originaire, en ce compris les dossiers grs par le service des
affaires juridiques et contentieuses. En l espce, le risque de procder des paiements erro-
ns persiste.

Couple l absence d identifiant unique dans la base de donnes, cette dcentralisation de


la gestion des contentieux accrot encore les risques de paiements errons.

6.6 Recommandations

Compte tenu de l ampleur des paiements gnrs au dpart du GCOM, la Cour des comptes
considre que les risques de manipulation des fichiers de paiement sont insuffisamment
matriss par la Communaut franaise. Des modifications de numros de compte bancaire
des bnficiaires pourraient, notamment, tre opres aprs les derniers contrles de ces
donnes par la DGBF. Avant la validation du fichier de paiement par le trsorier centralisa-
teur, un rapprochement automatis devrait tre mis en place afin de sassurer que les don-
nes relatives aux paiements rpertoris dans le fichier transmis au caissier correspondent
aux donnes valides par la DGBF en ce qui concerne les numros de comptes bancaires.

Un niveau de contrle supplmentaire serait galement souhaitable pour scuriser les


quelques paiements manuels, comme l application d un systme de double approbation.
Ladministration a indiqu, lors du dbat contradictoire, que le principe de la double signa-
ture des paiements serait prochainement instaur.

Nonobstant les rcents dveloppements en la matire, le systme de gestion des dlais de


paiement demeure insuffisant. Dans le contexte actuel, l utilisation de l application spci-
fique dveloppe pour le suivi des factures ne garantit pas des donnes fiables sur les retards
encourus pour l ensemble du ministre. Globalement, la gestion des chances gagnerait
tre davantage automatise. Idalement, une application intgre devrait pouvoir grer les
chances ds l introduction de la facture dans le systme et dclencher les alertes nces-
saires afin de prvenir le risque de dbition d intrts de retard. Dans l immdiat, l applica-
tion informatique et les procdures y affrentes devraient tre adaptes en vue de garantir

96 Ce service relve du centre dexpertise juridique rattach au secrtariat gnral de la Communaut franaise.
CONTRLE INTERNE DU CYCLE DES DPENSES ET INVENTORISATION DU PATRIMOINE MOBILIER AU SEIN
DU MINISTRE DE LA COMMUNAUT FRANAISE / 59

un encodage de qualit permettant de dtecter tout retard et d en identifier les motifs. Une
procdure de contrle adquate devra, en outre, tre instaure en vue d examiner et de
rsoudre les situations potentiellement problmatiques.

La Cour des comptes note par ailleurs l absence de procdure formelle visant carter tout
risque de double paiement. Lutilisation de copies de pices justificatives devrait notam-
ment tre dment motive par les services oprationnels97. Ces derniers devront en outre
disposer d un accs un outil informatique adapt en vue d assurer les contrles adquats.
Les risques d excution errone de paiements, dans les cas particuliers voqus, devront
tre matriss. cet gard, la Cour souligne que la prsence de doublons dans le fichier
des fournisseurs constitue une problmatique majeure. Outre des procdures appropries,
le ministre devra se doter d une base de donnes comportant un identifiant unique pour
chaque bnficiaire. La Cour recommande, dans ce cadre, de recourir aux donnes de la
Banque-Carrefour des entreprises du service public fdral de l'conomie, des PME, des
classes moyennes et de l'nergie.

97 Article 33, 4, de larrt du gouvernement de la Communaut franaise du 13dcembre2012portant diverses


mesures relatives lexcution du budget et aux comptabilits budgtaire et gnrale: Les pices justificatives
ncessaires aux paiements sont des pices originales. Les copies sont seulement admises dans des situations dment
motives.
CONTRLE INTERNE DU CYCLE DES DPENSES ET INVENTORISATION DU PATRIMOINE MOBILIER AU SEIN
DU MINISTRE DE LA COMMUNAUT FRANAISE / 61

Chapitre 7

Paiement sur avances de


fonds
7.1 Procdure et contrles

En 2013, le montant des avances de fonds accordes aux trsoriers dcentraliss sest lev
31,7millions d euros. Un vade-mecum spcifique, tabli en 1999et mis jour en 2010puis
en 2012, fixe les principes et procdures respecter depuis la demande d avance de fonds
jusqu la reddition des comptes et le versement des reliquats. Il met en exergue les res-
ponsabilits respectives des diffrents intervenants du processus et prvoit un contrle a
posteriori approfondi.

Outre l ordonnateur dlgu qui sassure pralablement de l opportunit, de la lgalit et


de la rgularit de la dpense, une fonction distincte de fonctionnaire de surveillance a t
instaure. Celui-ci est charg de contrler la lgalit et la rgularit des dpenses payes
par les trsoriers dcentraliss, ainsi que le respect des normes, instructions et dispositions
internes. Par ailleurs, un service spcifique d inspection a t mis en place au sein de la
DGBF. Compose de contrleurs et d un coordonnateur, cette unit de l inspection des tr-
soriers dcentraliss, qui ne relve pas des services oprationnels, est notamment charge
d un contrle alatoire de fond et de forme, de lgalit et de rgularit sur les demandes
d avances, les justificatifs et les comptes introduits par les trsoriers dcentraliss. De ma-
nire plus globale, elle doit sassurer d une gestion harmonise des avances de fonds pour
l ensemble du ministre par l tablissement et la diffusion de procdures, d outils et de
conseils aux services fonctionnels.

Le vade-mecum na pas pour objet d expliciter la nature concrte des diffrents types de
contrle. Il prcise d ailleurs que Les ordonnateurs dlgus sont tenus de mettre en place
une procdure interne visant excuter ces contrles qui doivent tre effectus sous leur res-
ponsabilit, de manire pouvoir apposer leur visa pour approbation et paiement de la d-
pense, en original.98

Une circulaire du 1erjuillet2013complte le vade-mecum prcit et modifie certaines pro-


cdures existantes en application des dispositions affrentes la nouvelle comptabilit99.
Celle-ci a t porte la connaissance de la Cour des comptes en dcembre 2013.

l instar du circuit traditionnel des paiements par l intermdiaire du trsorier centrali-


sateur, la Cour des comptes relve l absence actuelle de procdures formalises de contrle
pour les dpenses payes via les avances de fonds. Elle note nanmoins quune fiche de

98 Voir le vade-mecum, p. 59.


99 Dcret du 20 dcembre 2011 et arrt du gouvernement de la Communaut franaise du 13 dcembre 2012
prcits.
62

contrle standardise est utilise pour attester de la ralisation des vrifications relatives
l usage des avances de fonds.

7.2 Logiciel de gestion des comptes

Depuis 2009, une base de donnes, dveloppe en interne l aide d un logiciel standard,
permet la gestion informatise des comptes d avances de fonds. Si la plupart des trsoriers
dcentraliss l emploient, son utilisation, non obligatoire, nest pas gnralise l ensemble
du ministre100.

La mise en uvre de l application, qui a fait l objet d amliorations depuis son implmen-
tation101, influe positivement sur le niveau de contrle interne grce l automatisation de
certains types de contrles et d alertes.

La Cour des comptes estime que ce programme prsente nanmoins des points faibles qui
compromettent la scurit et l exploitation des donnes. En effet, par essence, le logiciel
utilis noffre pas une scurisation optimale. La procdure non formalise de gestion des
accs, couple une matrise non partage de l outil, renforcent encore ce constat. Le fait
d en avoir confi le dveloppement et la maintenance une seule personne peut entraner
des risques quant la prennit de l application. Le SGF a prcis lors de la phase contradic-
toire quune employe administrative a t engage en mai 2013afin d assurer le transfert
de connaissance et renforcer la matrise de l outil. Il indique qu termeles logiciels dve-
lopps en interne la DGBF, mais ayant pris une importance stratgique pour le MCF comme
celui de gestion des comptes pour les trsoriers dcentraliss doivent naturellement tre repris
par lETNIC.

Tout comme pour l application GCOM, la Cour des comptes relve les risques non matriss
de manipulation des fichiers de paiement. Transitant par un espace de stockage non scu-
ris sur l ordinateur du trsorier 102, ceux-ci pourraient faire l objet de modifications sans
quaucune trace ne soit visible dans l application. Vu l absence de comparaison systma-
tique entre les donnes relatives aux paiements rpertories dans le programme de gestion,
en ce compris les numros de comptes bancaires, et les donnes relatives aux paiements
dfinitifs, toute manipulation de cet ordre est non seulement possible, mais aussi difficile-
ment dtectable.

Lors de la phase contradictoire, l administration a indiqu que chaque trsorier dcentra-


lis effectue les paiements depuis son poste. Elle ne voit pas la faisabilit de l instauration

100 En novembre 2013, trois trsoriers dcentraliss de la Communaut franaise travaillaient sur AS400, quatre uti-
lisaient le GCOM et un autre employait lapplication Gladis. Hormis pour les utilisateurs du GCOM, toutes les don-
nes sont rinjectes dans la base de donnes de la comptabilit dcentralise. En 2014, le logiciel a t gnralis
lensemble du MCF, lexception de trois trsoriers dcentraliss de la DSL qui utilisent lapplication Gladis.
101 titre dexemple, lencodage de la demande davance de fonds seffectue dornavant dans le programme: des
codes de blocage imposent un remplissage correct, les articles de base patrimoniaux et non patrimoniaux ne
peuvent plus figurer sur le mme formulaire de demande. En outre, les dates de dbut et de fin de fonction des
trsoriers et ordonnateurs sont encodes de manire pouvoir identifier tout moment les personnes habilites
signer les comptes rendus et pices justificatives transmises la Cour des comptes ainsi que les fonctionnaires
gnraux habilits dlguer leurs pouvoirs.
102 Le protocole interbancaire gnr par lapplication senregistre sur le disque dur de lordinateur du comptable, o
il est susceptible dtre modifi.
CONTRLE INTERNE DU CYCLE DES DPENSES ET INVENTORISATION DU PATRIMOINE MOBILIER AU SEIN
DU MINISTRE DE LA COMMUNAUT FRANAISE / 63

de ce contrle complmentaire automatis. La Cour des comptes prend acte que le risque
est assum par l administration.

Enfin, d un point de vue fonctionnel, le logiciel nassure pas une gestion centralise des
bnficiaires car chaque comptable dispose d une liste qui lui est propre. Un mme bnfi-
ciaire peut donc tre enregistr plusieurs reprises et sous des dnominations diffrentes.
Outre l absence d identifiant unique103, ce type de configuration induit une inutile mul-
tiplication des enregistrements dans la base de donnes. Par ailleurs, le remplissage de
diffrents champs est libre et ne fait pas l objet d une instruction commune et obligatoire.
Dans la mesure o l encodage est ralis par une septantaine d utilisateurs et sous leur
seule responsabilit, la cohrence et la qualit des enregistrements en sont affectes. Ainsi,
la Cour des comptes a constat que certains champs demeurent parfois vides et que des
erreurs d encodage se sont produites. En l tat, l exploitation des donnes stockes sen
trouve donc limite, ce qui restreint les possibilits d utilisation de l outil pour la gestion
ou le contrle.

La Cour des comptes note nanmoins quune typologie des dpenses, qui permet de les
classifier selon leur nature et leur bnficiaire, est dornavant intgre dans la base de don-
nes, comme le prconisait le service d audit interne.

7.3 Efficacit des contrles

7.3.1 Audit interne


En mars 2012, le service d audit interne a publi un rapport relatif l analyse de la nature
des dpenses ralises par les trsoriers dcentraliss.

Ce rapport a mis en exergue l absence de typologie quant la nature des dpenses et la com-
munication peu explicite, voire absente, pour 40% des oprations. Il a galement conclu
l absence de rgles concernant les achats et le remboursement de frais aux membres du
personnel, via les avances de fonds104. Par ailleurs, les contrles effectus ont dmontr plu-
sieurs cas de dpassement du plafond autoris pour le paiement de subventions par avances
de fonds105.

Sur la base de ces constats, le service d audit interne a formul diffrentes recommanda-
tions.

103 Lors de la phase contradictoire, ladministration a voqu la possibilit dutiliser le numro de BCE/TVA ou le
numro de registre national enregistrs pour raliser un rapprochement entre les mmes bnficiaires. La Cour
relve que, tant parfois absents ou errons (numros fictifs), ces encodages ne peuvent constituer des identi-
fiants uniques valables.
104 Voir le rapport prcit, p. 4. Le service daudit interne a constat que les services peuvent utiliser, comme ils le
souhaitent, les avances de fonds vu labsence de rgles et de contrle tant pour les achats que pour le remboursement
de frais. De plus, les services ne passent pas ncessairement par les services de support interne (DSL) ou externe (Etnic)
pour raliser leurs achats ou remboursement. Ces pratiques ne favorisent pas les achats groups et peuvent tre la
cause dabus et de dpenses inutiles.
105 Le paiement de subventions est autoris en avance de fonds avec un plafond de 3.100euros. Lors de sa mission,
le service daudit interne a constat 598oprations classes comme subventions suprieures 3.100euros. Par
ailleurs, en cumulant les montants perus par bnficiaire de subventions en 2010, il a relev que 436bnficiaires
ont peru des subventions pour plus de 3.100euros.
64

7.3.2 Unit dinspection de la DGBF


Instaure en janvier 2011, l unit de l inspection des trsoriers dcentraliss (UITD) a r-
dig, en juin 2012, un premier rapport annuel de performance, qui relve les problmes
observs aux diffrents stades des processus affrents aux avances de fonds, depuis janvier
2011, et rsume les principaux constats issus des contrles effectus, pour l essentiel, sur les
comptes rendus de l anne 2010et les pices y relatives.

De manire non exhaustive, le rapport constate notamment:


des difficults didentification de lordonnateur dlgu rellement responsable;
des cas de non-respect du plafond global doctroi des avances de fonds tel qutabli dans
le dispositif budgtaire annuel;
des cas de non-respect du seuil partir duquel les demandes davances de fonds doivent
tre prsentes lInspection des finances106;
des cas de non-respect du principe davance de fonds (paiement de factures dun mon-
tant suprieur 5.500euros);
l absence de pices justificatives probantes originales;
des remboursements sur la base de souches de paiement par carte de crdit ou de
souches TVA de restaurant;
des encaisses en espces trop leves;
des remboursements de frais de connexion ADSL et des acquisitions de licences infor-
matiques en dehors des procdures internes applicables;
des paiements indus, des doubles paiements et des discordances entre les montants rel-
lement pays et ceux indiqus sur les comptes rendus.

Le rapport conclut la sous-utilisation du vade-mecum rdig en 1999. Sappuyant sur ces


constats et sur les recommandations de l audit interne, l unit de l inspection des trsoriers
dcentraliss a pris diverses mesures d encadrement107. Le rapport de performance nonce
les solutions apportes ou proposes et souligne les amliorations qui peuvent dj tre
constates, comme le respect des critres d octroi des avances de fonds sur lesquels l UITD
assure un contrle systmatique.

7.3.3 Constats de la Cour des comptes


Dans la mesure o les comptes postrieurs juin 2012, date de la communication du rapport
de l unit d inspection, ne lui avaient pas encore t communiqus au moment de l audit, la
Cour des comptes na pas procd une analyse spcifique des comptes et pices affrentes
aux avances de fonds. Elle a principalement effectu une analyse des dispositions du dcret
budgtaire et des informations enregistres jusquau 30 juin 2013 dans le programme de
gestion de la comptabilit dcentralise108. Quelques pices justificatives ont galement t
examines en fonction des constats dgags partir de l exploitation de la base de donnes.

106 Un plafond de 31.000euros par quadrimestre et par article de base est autoris par lInspection des finances sans
justification pralable.
107 Exemples: organisation dun contrle cyclique, permanence tlphonique, mise disposition de FAQ sur lintra-
net, adaptation du logiciel.
108 Voir Partie I, point 7.2Logiciel de gestion des comptes.
CONTRLE INTERNE DU CYCLE DES DPENSES ET INVENTORISATION DU PATRIMOINE MOBILIER AU SEIN
DU MINISTRE DE LA COMMUNAUT FRANAISE / 65

7.3.3.1 volutions
Par rapport aux constats formuls dans le rapport de performance de 2012, la Cour des
comptes a pu noter les volutions suivantes:
le reversement des reliquats au budget des voies et moyens sopre plus rapidement. Si
18comptables navaient pas rembours leurs reliquats dans les dlais impartis pour les
comptes 2010, cette situation ne concernait plus quun seul comptable pour les comptes
2011;
les encaisses en espces restent trs leves. Pour 2012et 2013, la base de donnes rvle
une trentaine de retraits de 4.000euros et plus pour alimenter les caisses;
en 2012, 320 paiements, pour un montant total de 273.993 euros, ont t effectus
destination de ltranger via les avances de fonds. Bien que ladministration ait prohib
cette pratique, la base de donnes rvle que 283paiements ont encore t raliss de
janvier juin 2013pour un montant total de 80.367euros109;
l encodage du type de dpense, nouvellement intgr dans la base de donnes, nest pas
systmatique. Entre le 19juillet2012, date du premier enregistrement de ce type, et le
26juin2013, seuls 43,96% des paiements (hors caisse) ont t codifis110. Ces dpenses
se rpartissent comme suit.

Tableau 1 - Typologie et montants des dpenses codifies

Montants
Type de bnficiaires En %
enregistrs
Secteur public Autres administrations 15.811 3.4%
Secteur non public Secteur marchand (y compris avec 443.708 94.5%
participation publique)
ASBL 1.260 0,3%
Particuliers 8.840 1,9%
TOTAL 469.620 100%

Les paiements codifis concernent pour l essentiel des dpenses destination du secteur
marchand et couvrent, en majorit, l achat de matriel.

7.3.3.2 Paiements par carte de crdit


Les services de la Communaut franaise utilise une carte de crdit pour effectuer certains
paiements. Lanalyse de la base de donnes a ainsi rvl que des paiements, relatifs pour
la plupart des dplacements l tranger et des frais de reprsentation, ont t raliss au
moyen de cette carte de crdit111. La Cour des comptes relve quaucune procdure crite
visant l utilisation d un tel mode paiement na t labore.

La Cour a constat quentre le 16janvier2012et le 13juin2013, 17enregistrements affrents


cette carte de crdit ont t comptabiliss pour un montant total de 11.108euros.

109 Lors de la procdure contradictoire, lUITD a prcis quelle rappelle continuellement cette rgle aux services op-
rationnels et quune drogation est accorde depuis 2013 un trsorier dcentralis car ses paiements ltranger
nengendrent pas de paiement de TVA.
110 Pour les paiements effectus via la caisse, seuls 36enregistrements sont associs un type de dpenses.
111 Le service daudit interne a tabli le mme type de constat dans son rapport de 2012 Analyse de la nature des
dpenses ralises par les comptables extraordinaires, p. 13.
66

Elle a relev que les pices annexes aux comptes concerns ne comprennent que les relevs
gnraux fournis par l organisme bancaire et ne sont pas accompagnes d un justificatif
original des dpenses effectues. Elles n incluent par ailleurs pas la justification du carac-
tre professionnel des frais exposs et ne portent le plus souvent pas la trace de l approba-
tion de la dpense par la personne lgalement dsigne cet effet112. Quelques retraits en
liquide ont galement t identifis.

Les pices justificatives originales, qui ntaient pas annexes aux comptes, ont t trans-
mises la Cour. Les documents fournis constituent des preuves d achat, mais ne motivent
pas toujours formellement le caractre professionnel des frais exposs. Il savre, par ail-
leurs, quune partie des montants pays via la carte de crdit a t rembourse au ministre,
au motif qu il sagit de frais personnels ou de frais professionnels rembourss a posteriori
par l Agence Wallonie-Bruxelles international. Ces remboursements slvent 5.516euros
sur la priode de janvier 2012 mai 2013et se rfrent des relevs bancaires tablis de
juillet 2011 fvrier 2012. Les pices annexes au compte ne prcisent cependant pas la
nature et l objet des dpenses auxquelles ces remboursements se rapportent. Un relev des
dpenses personnelles rembourses, appuy par les extraits de compte relatifs aux verse-
ments effectus, a toutefois t communiqu la Cour.

7.3.3.3 Frais de reprsentation


Les dpenses de reprsentation des fonctionnaires gnraux non payes par carte de cr-
dit sont gnralement approuves par le responsable lgalement dsign. Seuls les frais de
tlphonie d un administrateur gnral font exception. Les pices justificatives ne motivent
cependant pas toujours suffisamment le caractre professionnel des dpenses qui ont trait
aux frais de reprsentation.

7.3.3.4 Plafond de dpenses


Jusquen 2013, le plafond des dpenses par avances de fonds, dtermin par dcret budg-
taire, tait communment fix 5.500euros hors TVA pour le paiement des crances rsul-
tant de marchs. En 2013, ce plafond a t port 8.500euros hors TVA 113. Des dispositions
drogatoires permettent nanmoins d effectuer des paiements au-del du plafond prcit,
voire mme en dehors de toute limitation de montant114. La limite de 8.500euros hors TVA
nest, par exemple, pas applicable aux dpenses de consommation nergtique des institu-
tions publiques de protection de la jeunesse.

112 Sur les seize relevs examins, un seul tait approuv.


113 Larticle 10du dcret budgtaire 2013dispose en effet que les avances de fonds vises larticle 11peuvent servir
payer les rmunrations, les allocations et les indemnits de toutes espces en faveur du personnel rtribu par la Com-
munaut, les crances rsultant de marchs nexcdant pas 8.500euros hors TVA, y compris les acquisitions duvres
dart, ainsi que les secours et les allocations caractre social, et les subventions infrieures 3.100euros.
114 Les articles 11, 12, 13et 14du dcret budgtaire prcit prvoient ces drogations. Ainsi, par exemple, le trsorier
dcentralis de laudiovisuel et multimdia est autoris effectuer des paiements lors de missions ltranger
dans le cadre de festivals et de marchs internationaux, dans la limite de 12.500euros. Par ailleurs, le trsorier
dcentralis de la direction gnrale de lenseignement obligatoire est autoris payer au moyen des fonds avan-
cs, lintervention de la Communaut dans les frais de pension des enfants dont les parents nont pas de rsidence
fixe et confis par leurs parents soit un internat de lenseignement officiel subventionn, soit un internat de
lenseignement libre subventionn. En outre, il est autoris payer cette intervention sous forme davances tri-
mestrielles.
CONTRLE INTERNE DU CYCLE DES DPENSES ET INVENTORISATION DU PATRIMOINE MOBILIER AU SEIN
DU MINISTRE DE LA COMMUNAUT FRANAISE / 67

Pour les annes 2011, 2012et 2013, sur la base des donnes enregistres dans le programme
informatique, la Cour des comptes a relev onze dpenses dont le montant ntait pas
conforme aux dispositions du dcret budgtaire. Elle note galement que, pour onze lignes
de paiements, il a t impossible de vrifier le respect du plafond des dpenses car les paie-
ments concerns globalisaient plusieurs factures.

Par ailleurs, la Cour des comptes constate que pour diffrents types de dpenses, les dis-
positions drogatoires ne prvoient pas de plafond. Lessentiel de ces dpenses concernent
la consommation nergtique dans les institutions publiques de protection de la jeunesse
(IPPJ). La nature de ces achats, qui reprsentent, de janvier 2011 juin 2013, un montant
total de 907.505euros115, savre pourtant peu conciliable avec le principe des avances de
fonds.

La Cour des comptes liste ci-aprs les dpenses qui devraient tre ralises par le trsorier
centralisateur.

7.3.3.5 Frais davocats et de justice


De nombreux honoraires d avocats et des frais de justice sont pays par le trsorier dcen-
tralis de la direction gnrale de l audit, de la coordination et de l appui. Pris individuel-
lement, les montants sont infrieurs au plafond autoris de 8.500 euros hors TVA, mais
sagissant de la gestion dun contentieux ayant trait des litiges gnralement peu com-
plexes ou engendrant des procdures rptitives ou similaires, celles-ci devraient tre mises
en concurrence dans le respect de la circulaire de la Rgion wallonne et de la Communaut
franaise du 5dcembre2008, relative l application de la loi du 24dcembre1993rela-
tive aux marchs publics, aux services juridiques de conseil et de reprsentation devant les
juridictions116. Ds la fin de l anne 2013, des listes d avocats, dsigns par le ministre la
suite d un appel d offres restreint, tablies en fonction des diffrentes matires gnratrices
de litiges devaient tre mises disposition par le centre d expertise juridique de la direction
des affaires juridiques et contentieuses. Ce systme remplacera le choix pratiqu jusqualors
au sein d une liste d avocats antrieurement dsigns par l autorit ministrielle.

La Cour estime que ces dpenses s inscrivent dans le cadre d un march public et qu il ny
a pas lieu de droger leur paiement par le trsorier centralisateur.

7.3.3.6 Autres dpenses


Outre la consommation nergtique et les frais de justice, d autres dpenses devraient tre
exclusivement payes par le trsorier centralisateur. Ainsi, par exemple, les assurances ou
l acquisition et l entretien de vtements de travail qui doivent faire l objet de marchs glo-
baux. La Cour des comptes attire galement l attention sur les locations de btiments et les
leasings de vhicules ou de matriel, lesquels reposent sur un contrat impliquant des paie-
ments rcurrents qui, pour tre pays par avances de fonds, ne peuvent dpasser annuelle-
ment le plafond autoris de 8.500euros.

Par ailleurs, la Cour des comptes a relev que les avances de fonds servent occasionnelle-
ment financer des cadeaux aux membres du personnel l occasion d vnements parti-

115 Article 10du dcret budgtaire de 2013.


116 Article 4.1.2, b, 1 et 2.
68

culiers (naissance, pension, repas de service, dcs, etc.). Les montants concerns varient
entre 30et 520euros. Elle estime que de telles dpenses devraient tre mise la charge des
crdits du service social et quen tout tat de cause, elles devraient rpondre des rgles
prtablies et standardises pour l ensemble du personnel.

Lors de la phase contradictoire, l administration a prcis que, pour divers types de biens
voqus, des marchs globaux avaient t conclus ou taient en passe de l tre. Ainsi,
l achat de vhicules et de mazout de chauffage est actuellement globalis dans le cadre de
l accord de coopration avec le SPW. La mise en uvre de marchs groups est en cours
pour l acquisition d quipements de protection et pour la fourniture de divers services. Des
rflexions sont, en outre, menes dans le cadre de groupes de travail pour poursuivre cette
logique d acquisitions groupes, notamment en matire de fournitures d nergie lectrique
aux IPPJ. La Cour prend acte de ces nouveaux dveloppements. Elle rappelle nanmoins la
ncessit de mettre en uvre des mesures efficaces de contrle interne visant vrifier que
ces achats seffectuent dans le circuit de paiement adquat.

7.3.4 Recommandations
Le processus de contrle actualis mis en uvre au sein du ministre insiste essentielle-
ment sur la superposition de diffrents niveaux de contrle a posteriori. Si certaines am-
liorations ont pu tre observes suite aux mesures d accompagnement adoptes, des erreurs
et des faiblesses de contrle interne subsistent. En tout tat de cause, la Cour des comptes
estime que seul un contrle a priori efficace et renforc pourra rsoudre ces manquements.

Au vu des nombreux manquements constats et des moyens consacrs par l administration


aux contrles a posteriori, la Cour des comptes estime ncessaire de mener une rflexion
quant l utilit de maintenir le nombre actuel de trsoriers dcentraliss. Cette procdure
particulire de paiement constitue une zone de risques qui pourrait tre rduite en limitant
le nombre de trsoriers et le type d oprations qu ils peuvent grer. Vu l allgement du
circuit classique de paiement conscutif la suppression du visa pralable de la Cour des
comptes, elle considre que la drogation au principe du paiement par le trsorier centrali-
sateur ne se justifie plus que dans un nombre trs limit de cas.

La Cour des comptes recommande de rexaminer la question des plafonds pour les d-
penses relevant des dispositions drogatoires du dcret budgtaire: certaines dpenses ne
sont pas plafonnes tandis que l o ils existent, les plafonds fixs demeurent levs. Alors
mme que le processus de contrle a priori prsente des rsultats insatisfaisants, les risques
encourus sont d autant plus importants.

Ensuite, pour garantir une information exhaustive et directe sur le type des dpenses payes
par avances de fonds, la Cour des comptes estime quaucun paiement ne devrait pouvoir
tre effectu sans l encodage de ce champ par le trsorier. De mme, tout paiement devrait
pouvoir tre identifi individuellement dans la base de donnes. En consquence, outre
l essentielle rsorption des failles de scurit, le programme et les instructions y affrentes
devraient davantage garantir l harmonisation et l exhaustivit des donnes encodes en
vue d en permettre une exploitation efficace.

La Cour des comptes observe par ailleurs que plusieurs types de dpenses devraient tre
principalement payes par le trsorier centralisateur en raison de leur nature. Il en est ainsi
CONTRLE INTERNE DU CYCLE DES DPENSES ET INVENTORISATION DU PATRIMOINE MOBILIER AU SEIN
DU MINISTRE DE LA COMMUNAUT FRANAISE / 69

des contrats de fourniture d lectricit aux IPPJ, de l achat de mazout de chauffage et du


paiement des honoraires d avocats.

Par ailleurs, la ncessit de recourir au systme de paiement par carte de crdit doit tre
value au regard des risques que comporte cette procdure particulire de dpenses. La
Cour des comptes prend acte de la dcision de dsactiver immdiatement une carte de cr-
dit utilise jusqu prsent.

Si l utilisation d une carte de crdit savrait nanmoins incontournable dans le futur, no-
tamment pour effectuer des achats via internet, il conviendrait alors d instaurer une pro-
cdure qui en rglerait prcisment les modalits. En tout tat de cause, aucune dpense
personnelle ne pourrait tre effectue par ce biais. En ce qui concerne les pices justifi-
catives requises, les relevs gnraux fournis par l organisme bancaire doivent alors tre
accompagns des preuves originales d achat pour toute dpense effectue.

En outre, la Cour des comptes rappelle que toute dpense, quel que soit son mode de paie-
ment, doit tre approuve par la personne dsigne en vertu des dispositions de l arrt
relatif aux dlgations. Les pices justificatives doivent comporter une motivation explicite
du caractre professionnel des dpenses exposes. Pour les frais de bouche, il convient de
mentionner le nom et la fonction des convives prsents et d annexer le ticket de caisse ainsi
que la souche TVA.

Enfin, de manire incidente, la Cour des comptes estime que les cadeaux au personnel de-
vraient tre mis la charge des crdits du service social et que leur octroi devrait rpondre
des rgles prtablies et standardises pour l ensemble du personnel.

Lors de la phase contradictoire, l administration a admis que l avance de fonds a perdu de


son fondement thorique avec la suppression du visa pralable de la Cour des comptes en
2012puisque le dlai nest plus raccourci par ce biais. Elle indique cependant que des consi-
drations de flux de dossiers sont prendre en compte. Actuellement, environ 60.000paie-
ments transitent par le circuit classique et environ 63.000paiements sont raliss via les
avances de fonds dans les services oprationnels. Selon l administration, l absorption du
flux en circuit classique nest pas envisageable sans renforcement des ressources humaines
au SGBC. Chaque dossier, mme minime, exige en effet l laboration d un bordereau de
liquidation et un engagement pralable.
CONTRLE INTERNE DU CYCLE DES DPENSES ET INVENTORISATION DU PATRIMOINE MOBILIER AU SEIN
DU MINISTRE DE LA COMMUNAUT FRANAISE / 71

Chapitre 8

Conclusions et
recommandations
La gestion du cycle d achat par les pouvoirs publics requiert la mise en place d un systme
performant de contrle interne qui permet de matriser les risques des processus concerns.

Compte tenu de l volution des normes de contrle prvues dans le cadre de la nouvelle
comptabilit, la Cour des comptes a vrifi dans quelle mesure les risques inhrents au
cycle des achats des biens meubles et des services sont couverts par les activits de contrle
interne organises par le ministre de la Communaut franaise pralablement au paie-
ment de ses dpenses.

Les activits de contrle examines visent l environnement de contrle, l identification du


besoin d achat, l engagement et la liquidation des dpenses, les modalits de paiement par
le trsorier centralisateur et la gestion par avances de fonds.

Bien que la rflexion stratgique mene en Communaut franaise se soit concrtise en


diffrents projets, qui visent l amlioration de certains aspects du processus, la Cour a
constat quune vritable politique structure des achats na cependant pas t mise en
place. Jusquen 2013, l acquisition de biens et services se caractrise, quelques exceptions
prs, par une importante dcentralisation. Lorganisation des achats se centralise davantage
partir de fvrier 2014. Ainsi, pour une grande majorit des biens utiles au fonctionnement
de l administration, le recours aux centrales d achat existantes devient obligatoire pour
tous les services du ministre et les responsabilits sont plus prcisment dtermines.
Tous les responsables de chaque tape du processus ne sont cependant pas formellement et
nominativement identifis pour l ensemble des achats.

La rflexion stratgique des responsables du MCF devrait se poursuivre, afin de dfinir les
contours d une politique d achat globalise fixant des objectifs prioritaires l chelle du
ministre. La Cour recommande galement de poursuivre la logique de centralisation de la
fonction d achat, tout au moins par grandes catgories de biens. Toutes les exceptions aux
principes tablis devront tre formellement prvues et, le cas chant, dment motives.

Quant l aspect informatique, les applications utilises ne permettent pas une gestion
intgre et automatise de l intgralit du cycle pour l ensemble du ministre. Il nexiste
par ailleurs aucune base de donnes exploitable centralisant l ensemble des bons de com-
mande ou des factures, qui permettrait un suivi intgr et scuris des activits d achat de
l ensemble du ministre ou des analyses de type prvisionnel.

Bien quune clarification du systme de dlgation soit en cours, le contrle de l habilita-


tion de l ordonnateur reste entrav par l absence d un rfrentiel complet et actualis.
72

L identification des intervenants dans le processus et de leurs responsabilits devra ga-


lement tre tendue tous les types d achat afin d assurer une rpartition dfinie et sans
quivoque des comptences. ce titre, un rfrentiel unique et mis jour en temps utile fa-
cilitera la consultation des donnes. Un spcimen de signature devra par ailleurs tre joint
en vue de permettre un contrle adapt lors de l octroi du visa d engagement par l unit
de contrle des engagements et au moment de la validation de la liquidation par l unit de
contrle des liquidations avant mise en paiement des factures.

La Cour des comptes a constat que le ministre ne procde pas une analyse systmatique,
consolide et formelle des besoins des diffrents services. La dcentralisation de la fonction
d achat, couple l absence d un outil informatique intgr, ne favorise d ailleurs pas cet
exercice. En outre, l absence d un inventaire complet et fiable ne permet pas de dfinir avec
prcision les besoins d acquisition et de renouvellement. Au vu des derniers dveloppe-
ments communiqus la Cour, celle-ci estime que les conditions d analyse des besoins du
ministre devraient samliorer. Une analyse objective et transversale des besoins constitue
nanmoins le fondement d un plan d achat globalis dont le ministre devrait se doter dans
les meilleurs dlais, en vue de garantir une rpartition efficace et raisonne des crdits.

De manire globale, la Cour des comptes relve l insuffisance des procdures documentes
lies au processus d achat. En particulier, les mesures affrentes au contrle interne ne sont
pas suffisamment formalises et dtailles. Elle recommande de mettre en uvre des pro-
cessus de nature sassurer que les achats seffectuent dans les circuits autoriss et dfinis
et respectent les procdures prvues.

Lors de l examen d un chantillon de dossiers d engagement et de liquidation, la Cour des


comptes a relev quelques manquements au principe de l engagement pralable ou dans
la production des pices justificatives requises. Labsence de traces de contrle distinctives,
systmatiques et formellement dfinies, ne permet pas d tablir, de manire claire et uni-
voque, quelles vrifications ont effectivement t ralises par les diffrents intervenants.

La Cour des comptes recommande d laborer et de diffuser une documentation complte et


actualise des procdures respecter. Celles-ci incluront le dtail des vrifications effec-
tuer, ainsi que des listes de vrification des contrles en conformit avec les dispositions de
l arrt relatif au contrle interne, entr en vigueur le 19dcembre2013. Elles prvoiront les
marques ou documents produire, pour attester la ralisation des vrifications par chaque
niveau de contrle. L identit de chaque intervenant devra tre distinctement observable et
son habilitation vrifiable.

La Cour des comptes insiste plus spcifiquement sur les contrles que doit oprer l ordon-
nateur, qui assume la mission de constater les droits tant en recettes quen dpenses. Des
rgles harmonises devront sappliquer l ensemble du ministre et viser une responsabi-
lisation accrue des ordonnateurs.

Lors de la phase du paiement, les risques de manipulation des fichiers demeurent insuffi-
samment matriss. Des contrles complmentaires automatiss devraient tre instaurs,
tant pour le circuit classique que pour les avances de fonds. En outre, le dispositif de mesures
mis en place demeure insuffisant pour assurer le respect effectif des chances lgalement
CONTRLE INTERNE DU CYCLE DES DPENSES ET INVENTORISATION DU PATRIMOINE MOBILIER AU SEIN
DU MINISTRE DE LA COMMUNAUT FRANAISE / 73

prvues et carter tout risque de double paiement et de paiements errons. La Communaut


franaise devra se doter des procdures et outils adquats en vue de pallier les carences
identifies ce stade. Lenregistrement de chaque bnficiaire au niveau de l application
comptable devra notamment comporter un identifiant unique, pour carter toute possibi-
lit d enregistrements multiples, y compris sous des dnominations diffrentes.

Par rapport au circuit classique des dpenses, les achats par avances de fonds se caract-
risent par un seul niveau de contrle pralable, sous la responsabilit de l ordonnateur, et
une superposition de contrles a posteriori oprs par divers responsables. Les analyses
globalises rcemment effectues, en interne, par l unit d inspection des trsoriers dcen-
traliss et le service d audit interne, ont conclu des manquements importants, dans le pro-
cessus ainsi que dans la tenue des comptes et des pices justificatives. La Cour des comptes
a relev des erreurs similaires et souligne, de manire plus gnrale, certaines carences du
dispositif susceptibles de nuire la bonne gestion. Les plafonds fixs autorisent ainsi des
paiements aux montants relativement levs et certaines dispositions drogatoires valident
mme, parfois, l absence de plafond. Plusieurs types de dpenses devraient, en outre, tre
principalement payes par le trsorier centralisateur.

Plus fondamentalement encore, la spcificit mme de l avance de fonds tend perdre sa


raison d tre depuis la suppression du visa pralable de la Cour des comptes. En cons-
quence, la Cour estime que le paiement sur avances de fonds ne se justifie plus que dans un
nombre trs limit de cas.

Ne disposant pas de la matrise sur l achat de matriel informatique, l administration a


dvelopp en interne des applicatifs spcifiques pour pallier l absence de fonctionnalits
informatiques modernes, notamment dans le systme GCOM. Mme s ils apportent une
rponse pratique et peu onreuse certaines problmatiques, ils ne suffisent cependant pas
garantir un niveau de scurit et de contrle suffisant.

La mise en uvre d une nouvelle application informatique permettant d assurer la gestion


de l ensemble du processus des achats pourrait avantageusement accrotre le niveau de
contrle interne et rpondre diffrentes lacunes constates en instaurant des vrifications
automatises. Les diffrentes oprations d approbation et de validation prvues lgalement
devront tre intgres au logiciel. cet effet, un systme de gestion intgr prsenterait de
nombreux avantages en termes d intgrit, de traabilit et d actualit des donnes. Il per-
mettrait par ailleurs l laboration rapide de rapports et statistiques diverses.

La Cour des comptes recommande une mise en uvre rapide de ce nouveau systme infor-
matique et l administration se montre en faveur de son dveloppement. Dans un souci d ef-
ficience, les dveloppements recommands par la Cour devront s intgrer dans l outil qui
accompagnera la mise en uvre de la nouvelle comptabilit. Un calendrier prcis devrait
tre fix et un financement adquat devrait tre prvu afin de faire aboutir ce projet dans
les meilleurs dlais. Dans l intervalle, il appartient au ministre de la Communaut fran-
aise de mettre en place ou d adapter ses procdures en vue d assurer un niveau de contrle
interne plus performant et d amliorer l efficience du processus d achat.
74

Par ailleurs, l outil tant dvelopp pour assurer un suivi des dlais de traitement et des
dates d chance, une exploitation statistique des donnes encodes en vue d effectuer un
suivi des achats est difficilement praticable.

Ladministration sest engage prendre diverses mesures pour donner suite aux recom-
mandations de la Cour des comptes. Certaines procdures et pratiques de contrle interne
ont dj t adaptes ou sont en voie de l tre. Une rflexion a galement t entame afin
de rduire les risques de manipulation des fichiers lors de la phase de paiement. Le dtail de
ces engagements et des actions dj entreprises figure dans le texte du rapport.

Dans leur rponse conjointe, le ministre-prsident et le ministre du Budget, de la Fonction


publique et de la Simplification administrative du gouvernement de la Communaut fran-
aise ont indiqu que les travaux d audit de la Cour des comptes taient intervenus durant
une priode de transition majeure pour les services concerns par le processus audit. Par
ailleurs, ils se disent persuads quun des effets immdiats d une nouvelle application de
gestion comptable induira de facto un renforcement du contrle interne mais ils soulignent
quentretemps les outils de gestion dvelopps en interne ont toujours assur, dans la pra-
tique, un respect des exigences requises.
Gestion des inventaires
physiques des biens meubles

II
au sein du ministre de la
Communaut franaise
PARTIE
CONTRLE INTERNE DU CYCLE DES DPENSES ET INVENTORISATION DU PATRIMOINE MOBILIER AU SEIN
DU MINISTRE DE LA COMMUNAUT FRANAISE / 77

Chapitre 1

Dfinitions et critres
dapprciation
L inventaire physique consiste en un recensement exhaustif de tous les biens appartenant
une entit dtermine ou situs en un lieu dtermin. Le document d inventaire fait tat
des avoirs et sert de base toute opration de dnombrement visant sassurer priodique-
ment de leur prsence effective. La ralisation de l inventaire constitue donc un processus
de contrle interne qui contribue la protection et la bonne gestion des biens.

L inventaire physique doit inclure tant les biens patrimoniaux qui feront l objet d une valo-
risation actualise dans l inventaire comptable que les biens non patrimoniaux qui pr-
sentent un risque en termes de conservation. De manire gnrale, l ensemble des biens
dont il convient d assurer la gestion et la protection doit tre rpertori. ce titre, les biens
de valeur, transportables, changeables ou convoits sont particulirement vulnrables et
ncessitent donc un suivi appropri. Les biens consommables de l administration ne sont
pas viss par le prsent audit car ils relvent de la gestion des stocks.

Dans le cadre de la nouvelle comptabilit, l inventaire physique reprsentera par ailleurs un


outil essentiel : il constituera l instrument de contrle permettant de vrifier la fiabilit du
systme d inventaire qui doit tre mis en place au niveau comptable. Dans cette perspec-
tive, il est ncessaire de disposer d un inventaire physique fiable et exhaustif du patrimoine
permettant d tablir les rapprochements idoines avec les donnes comptables.

1.1 Scurisation des biens

Afin de dterminer si l inventaire mis en place constitue un rel instrument de contrle


permettant d assurer la protection des biens meubles, les critres suivants sont notamment
examins.

1.1.1 Identification univoque des biens repris linventaire


Les donnes enregistres doivent permettre d identifier chaque bien de manire certaine et
individuelle. ce titre, une numrotation unique et continue est recommande afin de d-
tecter plus aisment les doublons et les manquants et, de la sorte, faciliter la mise en uvre
du contrle interne. Lapplication, sur les biens, de codes-barres se rfrant au numro ainsi
attribu simplifie galement l identification et rduit le risque d erreurs ou d abus.

1.1.2 Localisation des biens


Le document d inventaire doit spcifier la localisation des biens pour constituer un vri-
table instrument de contrle interne. Cette mention doit pouvoir rgulirement tre mise
jour afin de rendre compte des dplacements effectus. Dans le cas des biens mis disposi-
tion, le dpositaire doit pouvoir tre formellement identifi.
78

1.1.3 Dclassement des biens


Les biens dclasss, vols ou perdus doivent tre sortis de l inventaire. Un recensement
individualis et motiv des dclassements doit pouvoir tre produit.

1.1.4 Organisation de contrles afin dattester la prsence des biens


La mise en uvre de contrles physiques systmatiques, tout le moins une fois par an,
constitue une condition essentielle pour assurer l exhaustivit, la fiabilit et l actualisation
de l inventaire. Lapposition, sur les biens, de codes-barres pouvant tre scanns facilite le
travail de vrification.

1.1.5 Adquation de loutil utilis


Loutil utilis pour tablir l inventaire doit assurer une protection adquate des donnes.
Les fichiers doivent tre scuriss et leur consultation doit tre limite au personnel auto-
ris.

Outre l inventorisation, d autres dispositions spcifiques doivent tre prises pour assurer
la conservation des biens (instructions lies au stockage, rgles contre l usage impropre,
etc.). Le rapport d audit relve et analyse les principales mesures formellement tablies en
la matire au sein du ministre.

1.2 Contrle de linventaire des valeurs

Actuellement, les inventaires des valeurs repris dans les comptes des variations du patri-
moine tablis par la Communaut franaise ne font pas l objet de rapprochement avec les
inventaires physiques. Le compte des variations du patrimoine est labor sur la base des
ordonnances d imputation et expose, sur une base annuelle, les modifications de l actif
et du passif en fonction de la nature des biens. Les biens patrimoniaux y sont repris leur
valeur d acquisition et aucun amortissement nest appliqu. De mme, le dclassement des
biens ne donne lieu aucune adaptation systmatique de valeur. Ainsi conu, ce compte
noffre donc pas une image fidle et actualise de la valeur du patrimoine du ministre. Il
est noter, par ailleurs, quau moment de l audit, le dernier compte des variations du patri-
moine transmis la Cour des comptes se rapportait l anne budgtaire 2004.

Dans le cadre de la nouvelle comptabilit, en application de l article 34du dcret du 20d-


cembre2011prcit et de l article 5de l arrt royal du 10novembre2009qui fixe le plan
comptable applicable l tat fdral, aux communauts, aux rgions et la Commission
communautaire commune, les services du gouvernement de la Communaut franaise
devront procder, au moins une fois en fin d exercice, aux oprations de relev, de vrifica-
tion, d examen et d valuation ncessaires pour tablir, la date du 31dcembre, un inven-
taire complet de leurs avoirs et droits, de leurs dettes, obligations et engagements, ainsi
que de leur patrimoine net117. Cet inventaire sera ordonn de la mme manire que le plan

117 Larticle 67du dcret du 20dcembre2011stipule que Les biens meubles compltement amortis en comptabilit
gnrale continuent de figurer, avec une valeur nulle, linventaire vis larticle 34tant quils sont encore utilement
affects aux activits dintrt gnral ou de service public et, dans le cas inverse, tant quils ne sont pas raliss finan-
cirement, cds titre gratuit ou mis au rebut. Les biens qui sont dclars dsaffects doivent tre alins selon
les modalits de larticle 66du dcret du 20dcembre2011et des articles 43 46de larrt du 13dcembre2012.
CONTRLE INTERNE DU CYCLE DES DPENSES ET INVENTORISATION DU PATRIMOINE MOBILIER AU SEIN
DU MINISTRE DE LA COMMUNAUT FRANAISE / 79

comptable normalis. Les comptes seront mis en concordance avec les donnes de l inven-
taire, avant l tablissement du compte gnral.

Lexpos des motifs affrent cette disposition prcise que l tablissement de l inventaire
comporte deux phases ; d une part, l inventaire physique, qui est le recensement exhaustif
des lments du patrimoine ainsi que des droits et engagements hors bilan, et d autre part,
l valuation de tous les lments recenss dans l inventaire physique.

Pour rappel, cette disposition prescrivant la mise en concordance de l inventaire physique


avec les comptes de la comptabilit gnrale demeure suspendue pour l exercice 2014.

Compte tenu des lments prcits et dans la perspective d laborer le bilan initial prvu
par les nouvelles normes comptables, l audit vise dterminer si les inventaires physiques,
et, plus particulirement, les donnes qui y sont consignes pourront constituer une base
pertinente pour oprer une valorisation actualise du patrimoine du ministre et permettre
les vrifications prvues par les nouvelles rgles de comptabilit.

Pratiquement, les questions relatives la valorisation et au rapprochement avec l inventaire


comptable ncessitent de dterminer si les inventaires physiques existants comportent des
donnes valorises un moment dtermin ou, tout le moins, des informations qui per-
mettent d assurer une rconciliation avec des donnes chiffres118.

118 Cette rconciliation pourrait notamment soprer sur la base des numros de facture ou encore de donnes bud-
gtaires.
CONTRLE INTERNE DU CYCLE DES DPENSES ET INVENTORISATION DU PATRIMOINE MOBILIER AU SEIN
DU MINISTRE DE LA COMMUNAUT FRANAISE / 81

Chapitre 2

Rgles et procdures relatives


linventaire
2.1 Biens porter linventaire physique

La nature des biens qui doivent tre ports l inventaire physique ne fait pas l objet d une
dfinition univoque et partage.

La rglementation apporte peu de prcisions en la matire. Les dispositions affrentes aux


lois coordonnes le 17juillet1991sur la comptabilit de l tat visent, sans autre explication,
un inventaire descriptif du mobilier. Les nouvelles rgles comptables prvoient, quant
elles, un recensement exhaustif des lments du patrimoine ainsi que des droits et engage-
ments hors bilan. Cependant, aucune disposition ne circonscrit spcifiquement les carac-
tristiques des biens qui doivent tre considrs comme des actifs immobiliss.

Au sein du ministre, aucune rgle particulire nest tablie. Ladministration fait com-
munment rfrence aux biens dits patrimoniaux, qui sont notamment comptabiliss en
comptabilit patrimoniale. Le vade-mecum relatif la comptabilit des avances de fonds
mentionne d ailleurs que le registre d inventaire comprend l ensemble des biens achets
sur les crdits inscrits aux allocations de base patrimoniales119. Les biens patrimoniaux y
sont dfinis comme les biens durables120 appartenant au ministre et dont la dure normale
d utilisation est estime suprieure un an.

Le primtre de ces biens patrimoniaux nest cependant pas prcisment circonscrit car la
dfinition qui en est donne ne permet pas de juger, de manire univoque et objective, du
caractre patrimonial d un bien. L imprcision des critres conduit, dans certains cas, des
interprtations divergentes. Lexamen des comptes fait d ailleurs apparatre quun mme
type de bien peut tre considr tantt comme patrimonial, tantt comme une dpense de
fonctionnement 121. Les dispositions d excution relatives la mise en uvre de la nouvelle
comptabilit publique devront proposer des dfinitions exemptes d ambiguts.

Les biens patrimoniaux correspondant aux biens meubles viss par le prsent audit sont
plus spcifiquement acquis sur les crdits relevant du groupe 74de la classification cono-
mique SEC95. Ces crdits couvrent les acquisitions de biens d investissement hors terrains,
btiments, travaux routiers et hydrauliques122. titre indicatif, le montant global des achats

119 Ces allocations patrimoniales dbutent par le chiffre 7et font partie du groupe des dpenses de capital dans la
classification conomique, savoir les dpenses dinvestissement.
120 En dautres termes, il sagit des biens non sujets dprciation rapide tels que les vhicules, le mobilier, le matriel
informatique, etc.
121 titre dexemple, les tlphones portables sont considrs, selon les services, comme un achat patrimonial ou
comme une dpense de fonctionnement.
122 Ce groupe intgre galement les biens incorporels.
82

raliss sous le code conomique 74au cours de l anne budgtaire 2012slve plus de
5,6millions d euros.

Les biens non patrimoniaux ne sont jamais expressment viss par les rgles dictes en
matire d inventaire. Certains requirent nanmoins d tre inventoris en raison de leur
caractre sensible ou afin d en assurer une gestion adquate. Il convient de mener en ce
sens une rflexion spcifique. Celle-ci dpendra notamment de la dfinition des biens
porter l actif, laquelle nest, ce jour, pas encore prcisment tablie par les nouvelles
normes comptables.

2.2 Processus dinventorisation et de dclassement

Le ministre de la Communaut franaise na pas tabli de rgles crites sappliquant trans-


versalement l ensemble de ses services et de ses avoirs. Aucune procdure ne dfinit prci-
sment le processus d inventorisation mettre en uvre, ni les responsabilits respectives
des collaborateurs y prenant part. Plus fondamentalement, il nexiste pas d instructions
gnrales stipulant l obligation d tablir un inventaire.

La seule rfrence rcente l inventaire, releve lors des travaux d audit, concerne les biens
acquis par avances de fonds. Le vade-mecum relatif la comptabilit des fonds avancs
tabli en 1999 prsente ainsi un modle de registre d inventaire visant rpertorier les
biens patrimoniaux. La Cour fait cependant remarquer que les instructions y affrentes
demeurent trop imprcises et incompltes pour procder une inventorisation adquate.
Elles se rvlent par ailleurs inappliques; aucun des services rencontrs lors des travaux
d audit ne sy tant conform.

En ce qui concerne le dclassement, le ministre na labor et diffus aucune procdure


gnrale applicable l ensemble de ses services et proposant une marche suivre concrte.

Dans les administrations gnrales et leurs services, les travaux d audit nont rvl quune
seule procdure spcifique applicable au dclassement dont le primtre est limit aux
biens meubles usags des centres sportifs, des bureaux provinciaux et du dpt provincial
de matriel relevant de la direction gnrale du sport123.

Labsence de procdures et d instructions dtailles et communes l ensemble du minis-


tre conduit, tel que dmontr dans les prochains chapitres, au dveloppement de pratiques
htroclites, voire l absence d inventorisation.

2.3 Recommandations

Afin d assurer un contrle interne efficace, la Cour des comptes recommande d tablir
des procdures concrtes et uniformises permettant de grer, dans le respect des disposi-
tions lies la nouvelle comptabilit, tant le processus d inventorisation des biens que leur
dclassement. Ces procdures doivent prciser le processus et les responsabilits respec-
tives. Les fonctions lies l inventorisation et au dclassement doivent notamment tre

123 Circulaire communique en fvrier 2002aux directeurs des centres sportifs et aux inspecteurs des bureaux provin-
ciaux.
CONTRLE INTERNE DU CYCLE DES DPENSES ET INVENTORISATION DU PATRIMOINE MOBILIER AU SEIN
DU MINISTRE DE LA COMMUNAUT FRANAISE / 83

distinctes des fonctions lies l achat des biens, ainsi qu la comptabilisation ou la liqui-
dation des dpenses. Par ailleurs, les modalits pratiques de dclassement doivent inclure
l tablissement de pices justificatives attestant prcisment les dclassements effectus et
leurs motifs.

Lensemble de ces procdures devra tre approuv par les plus hautes autorits du ministre
et diffus aux collaborateurs concerns. Leur mise en uvre devra par ailleurs faire l objet
de contrles rguliers.

En outre, les caractristiques des biens inventorier devront tre davantage circonscrites
afin d assurer une dfinition univoque des biens concerns. ce titre, la notion d immobi-
lisation corporelle devrait tre prcise dans les mesures d excution des nouvelles dispo-
sitions comptables. La Cour rappelle par ailleurs que, dans une optique de contrle interne,
l inventaire des biens physiques doit intgrer les lments non patrimoniaux requrant une
protection particulire et/ou une gestion spcifique.

Dans l annexe la rponse ministrielle conjointe du 30septembre2014, l administration


a indiqu que de nouvelles rgles seront dictes pour la gestion du patrimoine mobilier.
Pour le dclassement des vhicules et du mobilier, outre sa mise en oeuvre via Fin shop124,
d autres procdures seront reprcises dans une circulaire applicable l ensemble des ser-
vices du ministre. La procdure de dclassement des vhicules sera par ailleurs annexe
au projet de nouvelle circulaire relatif l utilisation et au contrle des vhicules qui sera
prsent au comit de direction en octobre 2014.

En ce qui concerne la notion d immobilisation corporelle, l administration confirme que


des rgles communes seront fixes pour l ensemble du MCF, en excution des nouvelles
rgles de comptabilit. Ladministration fait remarquer cet gard que la Commission de la
comptabilit publique125, qui est notamment charge des questions relatives l inventaire
et aux rgles d valuation particulires, ne sest pas encore runie126. Dans l attente de ces
rgles, l administration relve que l imputation budgtaire charge d un article de type
12ou 74peut tre dtermine par rapport aux nouvelles rgles du SEC 2010sur la formation
brute de capital fixe. Sur ce point, une circulaire du ministre du budget du prcdent gou-
vernement sera diffuse par la DGBF avec une note d accompagnement.

124 Fin Shop est le centre de vente des biens meubles du service public fdral des finances, anciennement bureau
des domaines. Il fait partie de ladministration de la documentation patrimoniale et, plus particulirement, des
services patrimoniaux.
125 La Commission de la comptabilit publique a t cre par la loi du 18janvier2010modifiant la loi du 16mai2003.
Cependant, ce jour, aucun arrt dexcution nen a dsign les membres.
126 Au sein de cette Commission de la comptabilit publique, une section compose dexperts devrait tre charge de
lexamen technique des questions relatives linventaire et aux rgles dvaluation.
CONTRLE INTERNE DU CYCLE DES DPENSES ET INVENTORISATION DU PATRIMOINE MOBILIER AU SEIN
DU MINISTRE DE LA COMMUNAUT FRANAISE / 85

Chapitre 3

Structure globale de
linventaire au sein
du ministre
3.1 Caractristiques gnrales de linventaire

Le ministre de la Communaut franaise ne dispose pas d un inventaire physique unique


et centralis de l ensemble de ses biens meubles. Des inventaires particuliers sont tablis
par diffrents services administratifs, mais ils ne couvrent que partiellement et de ma-
nire trs htrogne les avoirs concerns ; ils recensent, selon les cas, une ou plusieurs
catgorie(s) de biens et concernent des acquisitions dtenues, des niveaux divers, tantt
par une ou des entit(s) dtermine(s), tantt par l ensemble du ministre.

La Cour des comptes souligne que l ensemble de ces inventaires partiels ne peuvent consti-
tuer un inventaire complet de la totalit des avoirs mobiliers du ministre: elle a relev que
certains types de biens, y compris patrimoniaux, ne sont en effet rpertoris dans aucun
inventaire.

3.2 Structure et couverture des inventaires partiels identifis

Le ministre ne dtient pas de version consolide de l ensemble des inventaires partiels.


De mme, il nexiste aucun recensement des inventaires raliss. Si les travaux d audit ont
t mens de faon identifier la majeure partie des registres affrents aux biens meubles,
la Cour des comptes ne peut garantir les avoir dtects de manire exhaustive. Par ailleurs,
leur caractre trs htrogne ne permet pas d en tablir une typologie prcisment dli-
mite. Les travaux d audit ont nanmoins permis de dresser un tat des lieux gnral de
l inventorisation au sein du ministre de la Communaut franaise selon les catgories de
biens reprises ci-aprs.

3.2.1 Biens destins au fonctionnement de ladministration

3.2.1.1 Mobilier
Seuls le mobilier et le matriel de bureau acquis par avances de fonds font l objet d un
recensement systmatique. Le programme informatique utilis depuis 2009pour la gestion
de la comptabilit extraordinaire127 permet de produire, de manire centralise et pour l en-
semble des services du ministre de la Communaut franaise, un relev de tous les biens

127 Voir Partie I, point 7.2Logiciel de gestion des comptes. Ce logiciel permet de grer les oprations en rapport avec la
comptabilit des avances de fonds (encodage et ralisation des paiements, gestion des bnficiaires, gestion de la
caisse, etc.).
86

acquis, par avance de fonds, sur une allocation de base de type patrimonial. Pour l anne
budgtaire 2012, moins de 25% des dpenses patrimoniales affrentes au code conomique
74ont t effectues dans le cadre d avances de fonds.

Les achats effectus en dehors des avances de fonds, cest--dire transitant par le comp-
table centralisateur, ne sont gnralement pas rpertoris128. Ladministration conserve les
dossiers lis aux marchs mais ntablit, sur cette base, aucun relev spcifique des biens
concerns.

3.2.1.2 Matriel informatique


La responsabilit de la fourniture et de l inventaire du matriel informatique est express-
ment dvolue l Etnic129 et ne relve donc pas du ministre.

La fourniture de matriel ou de services informatiques s inscrit cependant dans le cadre


d une centrale de marchs et, dans sa majeure partie, le matriel fait l objet d une location
oprationnelle. Mis disposition de l administration de la Communaut franaise, il doit
nanmoins tre restitu au bailleur l issue du contrat. Ceci prsente un risque particulier
puisque toute perte ou dgradation devra ncessairement tre compense financirement.

Depuis 2011, le logiciel de gestion Pytheas assure un inventaire du parc informatique mis
la disposition des services de la Communaut franaise. Les coordonnes de chaque dpo-
sitaire et la description du matriel qui lui est attribu sont prcisment enregistrs. Cha-
cun des biens est rpertori de manire univoque au moyen d un numro d identification
unique. Un code-barres reprenant celui-ci est par ailleurs appos sur le matriel.

LEtnic se charge d effectuer des contrles rguliers. Des tests vrifient la connexion du
matriel au rseau pendant une priode dtermine et des contrles par sondage sont ra-
liss auprs des utilisateurs afin qu ils attestent la prsence des biens en communiquant les
donnes qui y sont apposes. Il est noter que le dclassement du matriel est galement
pris en charge par les services de l Etnic.

l issue de l opration de rcupration du matriel effectue dans le cadre du remplace-


ment du parc informatique ralise en 2012(projet NEO 2), plusieurs biens faisaient dfaut,
dont notamment 135ordinateurs portables et 36ordinateurs fixes130.

Afin de scuriser davantage le matriel, des mesures ont t prises en vue d assurer une re-
mise systmatique et immdiate des ordinateurs portables lors des fins de fonction. Lenre-
gistrement dans Pytheas, coupl la mesure prcite, devrait rduire, l avenir, les risques
de manquants.

128 Il existe cependant des exceptions: par exemple, trois comptables disposent dun logiciel spcifique qui rpertorie
tant les biens achets par visa que ceux acquis par avances de fonds.
129 Voir larticle 3du dcret du 27mars2002portant cration de lEntreprise publique des technologies nouvelles de
linformation et de la communication de la Communaut franaise.
130 Daprs le dossier de clture de location des PCs NEO 1, tabli conjointement par lEtnic et la socit Econocom
le 17juillet2012, il manquait rellement 135ordinateurs portables, 36ordinateurs fixes, 510claviers, 494souris,
455transformateurs, 193cbles de scurit, 228stations daccueil, 350paires de haut-parleurs, 38cbles vido/
USB, 4.850manuels 1CDs et 401batteries diagnostiques comme tant hors service.
CONTRLE INTERNE DU CYCLE DES DPENSES ET INVENTORISATION DU PATRIMOINE MOBILIER AU SEIN
DU MINISTRE DE LA COMMUNAUT FRANAISE / 87

Si l Etnic est responsable de la tenue de l inventaire, il revient au ministre de la Commu-


naut franaise de sassurer de l efficacit des mesures de contrle et de prendre les disposi-
tions ncessaires pour rechercher les biens manquants dans ses services. Ceci suppose une
collaboration troite entre les deux entits concernes et ncessiterait, plus spcifiquement,
une communication systmatique et structure des rsultats des contrles effectus par
l Etnic. Tout au moins, dans le cadre de la politique de scurit tablie conjointement par
l Etnic et le ministre, les responsabilits des deux parties en matire de contrle devraient
tre prcises, notamment pour ce qui concerne la recherche des biens manquants.

Par ailleurs, la Cour des comptes a relev que du matriel informatique peut, en drogation
au principe d exclusivit de l Etnic, tre acquis par le biais d autres prestataires131. Elle a
constat que, dans ces cas, aucune inventorisation systmatique de ce type de bien nest
alors assure. Ladministration a nanmoins indiqu que, depuis peu, l Etnic tient un in-
ventaire des acquisitions dont elle a connaissance. Celles-ci sont inventories dans la base
de donnes Pytheas avec un indicatif particulier permettant de les diffrencier du matriel
mis disposition par l Etnic.

Il convient par ailleurs de noter que la DSL tient un inventaire spcifique des tlcopieurs
et un inventaire des photocopieuses dont elle gre le leasing.

3.2.1.3 Tlphonie
Le matriel de tlphonie fixe est inventori au travers du logiciel Pytheas mis en place par
l Etnic. Les tlphones mobiles acquis par la DSL sont rpertoris dans un inventaire spci-
fique. Le fichier compte un peu plus de 500mobiles132 et comporte galement des GPS, des
modems USB et des kits mains libres mis disposition d agents du ministre.

Par contre, les donnes relatives aux appareils de tlphonie mobile acquis sur les crdits
propres des services fonctionnels ne sont pas centralises133.

La circulaire du 25octobre2012134 prcise les conditions d utilisation des tlphones mo-


biles. Elle dtaille, notamment, les actions entreprendre en cas de dgt, perte ou de vol et
prvoit, par ailleurs, quune rparation quivalent au cot du mobile pourra tre exige de
l utilisateur selon le degr de la faute constate.

3.2.1.4 Parc automobile


La direction du support logistique tablit un inventaire centralis du parc automobile uti-
lis par les diffrents services de la Communaut franaise. Cet inventaire nest cependant
pas complet puisque les vhicules de quelques entits administratives dtermines ny sont

131 Voir les dcisions du comit de direction du 22fvrier2010et du 20fvrier2012.


132 Dans la mesure o le registre comporte des tlphones dclasss, ce chiffre ne correspond pas au nombre de tl-
phones effectivement utiliss.
133 Compte tenu de cette dcentralisation, le nombre de ces tlphones mobiles na pu tre dtermin lors des tra-
vaux daudit. Il a nanmoins t tabli que le ministre comptait, au total, fin 2012, quelque 2090abonnements de
tlphonie mobile. Ce chiffre ne correspond cependant pas au nombre total dappareils mis disposition puisque
certains agents bnficient dun abonnement tout en faisant usage de leur propre mobile.
134 Circulaire du 25octobre2012relative la mise disposition de tlphones mobiles et la prise en charge des frais
de communication par le ministre de la Communaut franaise.
88

pas rpertoris135. Par ailleurs, les vhicules mis disposition d organismes extrieurs ny
sont pas enregistrs136.

3.2.2 Biens mis disposition dorganismes externes


Le budget de la Communaut franaise comporte diffrentes allocations de base partir
desquelles le ministre peut acqurir des biens afin de les mettre disposition d organismes
extrieurs. Proprits du ministre, ces biens font l objet de prts ponctuels ou sont mis la
disposition d entits externes pour une dure indtermine.

La Cour des comptes a constat que tous les centres de prt examins disposent d un inven-
taire des biens prts. l inverse, les inventaires des biens mis disposition dure ind-
termine ne sont pas systmatiquement tablis137.

3.2.3 Recommandations
La Cour des comptes recommande que l inventaire physique assure une couverture com-
plte de l ensemble des biens patrimoniaux et comprenne galement les biens non patrimo-
niaux qui prsentent un risque particulier quant leur conservation. L inventaire, consti-
tu de registres partiels, devrait tre consolid au niveau central. Un systme d inventaire
centralis permettrait toutefois d viter toute double comptabilisation et apporterait de
meilleures garanties en matire de contrle interne. Il serait galement plus efficient et
porteur d conomies d chelle.

Si la responsabilit de l inventaire du matriel informatique incombe l Etnic, il convient


nanmoins de formaliser davantage la collaboration de ce dernier avec le ministre en vue
d identifier prcisment les responsabilits des deux parties en matire de contrle ainsi
quau niveau de la recherche des biens manquants. Par ailleurs, une procdure permettant
de rpertorier systmatiquement l ensemble des biens acquis en drogation au principe
d exclusivit de l Etnic devra tre instaure.

Dans l annexe la rponse ministrielle conjointe du 30septembre2014, l administration a


signal que l inventaire du parc automobile tenu par la DSL comporte dsormais l ensemble
des vhicules du MCF, en ce compris ceux des services dcentraliss ainsi que les vhicules
acquis par les coles de la Communaut franaise. Il comprendra aussi prochainement les
vhicules des maisons de justice. Ladministration souligne que cette centralisation est n-
cessaire pour l organisation des marchs connexes (assurances, pneus, cartes carburants)
mais aussi dans le cadre du contrle de l utilisation des vhicules.

135 Il sagit notamment des vhicules appartenant aux entits administratives dcentralises de lAGI ainsi quaux
services dcentraliss grant les allocations et prts dtude.
136 Voir Partie II, Chapitre 5- Inventaire des biens mis disposition dure indtermine.
137 Ces aspects seront plus spcifiquement abords aux chapitres 5Inventaire des biens mis disposition dure ind-
termine et 6Activits de prt dans la Partie II du prsent rapport.
CONTRLE INTERNE DU CYCLE DES DPENSES ET INVENTORISATION DU PATRIMOINE MOBILIER AU SEIN
DU MINISTRE DE LA COMMUNAUT FRANAISE / 89

Chapitre 4

Qualit de linventaire du
matriel destin au
fonctionnement de
ladministration
4.1 Inventorisation du matriel dtenu par ladministration centrale

La Cour a analys les principaux fichiers d inventaires tablis au sein des services de l admi-
nistration centrale.

4.1.1 Identification des biens


Les inventaires examins ne contiennent pas systmatiquement une identification uni-
voque des biens qui y sont rpertoris. Dans l application rpertoriant les biens acquis par
avances de fonds, plusieurs biens sont, dans de nombreux cas, enregistrs sur une mme
ligne d inventaire, ce qui empche, de facto, toute identification et suivi individuel.

Seuls les photocopieuses en leasing et les vhicules se voient attribuer des numros uniques
et conscutifs par le responsable de l inventaire. Les tlphones portables et les fax repris
l inventaire de la DSL ne font pas l objet d une numrotation spcifique mais sont nan-
moins identifis par le biais de leur numro de srie138.

4.1.2 Localisation
Tous les inventaires analyss comportent un champ destin mentionner la localisation
du bien.

Lexamen des fichiers des inventaires rvle que, pour une partie des biens rpertoris, ces
donnes demeurent trop vagues pour assurer leur localisation prcise. Elles renseignent en
effet l entit administrative concerne sans toutefois mentionner un numro de local ou un
dpositaire spcifique.

La Cour constate en outre que les processus mis en place en Communaut franaise ne
garantissent pas une mise jour rgulire de la localisation des biens. Lapplication rper-
toriant les biens acquis par avances de fonds noffre d ailleurs aucune fonctionnalit per-
mettant d actualiser la localisation du bien qui aurait t dplac, ni de sortir un bien qui
aurait t perdu, vol ou dclass.

138 Code IMEI (International Mobile Equipment Identity).


90

4.1.3 Dclassement
Les inventaires ne conservent que peu de traces du dclassement des biens139. Les donnes
rpertories ne permettent jamais d tablir une liste exhaustive du matriel dclass, vol
ou perdu. Selon les cas, ces biens sont supprims de l inventaire ou continuent d y figurer
sans mention distinctive.

Au niveau de l administration centrale, le dclassement est ralis par deux collaborateurs


dsigns de la DSL. Aucun procs-verbal de dclassement nest tabli. Il est noter que le
stockage des biens en attente de dclassement nest gnralement pas scuris. Dans cer-
tains cas, les biens dclasss demeurent stocks dans les bureaux ou dans la cave pendant
de longues priodes.

4.1.4 Contrle physique


Dans aucun cas, un contrle physique systmatique nest organis afin de sassurer de la
prsence effective des biens. Dans la mesure o peu d inventaires assurent une identifica-
tion univoque et une localisation prcise des biens, et o aucun tiquetage nest a fortiori
effectu, ces oprations de contrle se rvleraient par ailleurs trs complexes, voire impos-
sibles et peu fiables.

4.1.5 Qualit de loutil utilis


l exception de l inventaire gnr par le logiciel de comptabilit extraordinaire, tous les
inventaires raliss par les services de la Communaut franaise sont tablis l aide d un
logiciel tableur. Ces fichiers sont localiss sur une partie rserve du rseau du ministre
ou, pour certains, sur l ordinateur portable du responsable sans autre forme de sauvegarde.
Laccs aux fichiers nest, en outre, jamais protg par un mot de passe.

Sous cette forme, les fichiers d inventaire prsentent une grande vulnrabilit. Les donnes
peuvent aisment tre modifies ou supprimes sans qu il ne subsiste aucune trace des
enregistrements prcdents. Dans ce contexte, il existe un risque manifeste pour l intgrit
et la scurit des donnes. Par ailleurs, ce type de logiciel ne dispose pas des fonctionnalits
adquates pour grer de manire conviviale l ensemble des oprations d un inventaire de
grande ampleur.

Lapplication rpertoriant les biens acquis par avances de fonds permet une meilleure ges-
tion des accs et limite les possibilits de modifications des donnes. Nanmoins, comme
signal prcdemment, son dveloppement et sa maintenance tant confis une seule
personne, des risques existent quant la prennit de l outil140. Par ailleurs, conue dans
l optique de la comptabilit des fonds avancs, celle-ci ne comporte pas les fonctionnalits
idoines pour assurer un suivi appropri de l ensemble de l inventaire.

139 Certains inventaires indiquent seulement quun bien dtermin est acquis en remplacement dun autre.
140 Lors de la phase contradictoire, ladministration a signal quune employe administrative a t engage en mai
2013afin dassurer le transfert de connaissance et de renforcer la matrise de loutil.
CONTRLE INTERNE DU CYCLE DES DPENSES ET INVENTORISATION DU PATRIMOINE MOBILIER AU SEIN
DU MINISTRE DE LA COMMUNAUT FRANAISE / 91

4.1.6 Valorisation des biens et potentiel de rconciliation avec des donnes comp-
tables
Seul le logiciel gnrant l inventaire des biens acquis par avances de fonds fait une mention
expresse et systmatique du prix des acquisitions rpertories. Vu la nature du programme
informatique, ces donnes sont, par ailleurs, couples avec les donnes budgtaires.

Pour les autres inventaires, aucun lment ne permet d tablir une rconciliation avec des
donnes valorises.

4.2 Inventorisation du matriel dtenu par les services extrieurs

Afin d assurer adquatement les missions relevant de ses comptences, l administration


de la Communaut franaise dispose de services extrieurs territorialement dconcentrs.

La plupart des entits examines dans le cadre de l audit141 ntablissent pas d inventaire
propre. Les biens sont rpertoris par les services de l administration centrale et selon les
mmes processus et pratiques existants ce niveau.

Seuls les centres sportifs ainsi que certaines IPPJ142 disposent d un inventaire spcifique
tabli en propre. Ces fichiers d inventaire nont pas fait l objet d un examen exhaustif dans
le cadre du prsent audit. Il a nanmoins t constat que les types de donnes enregistres
et les outils utiliss diffrent fortement selon les entits. Pour la plupart des fichiers trans-
mis ou prsents lors des travaux d audit, il sagit d une liste dcrivant sommairement les
biens acquis et qui ne mentionne pas leur localisation prcise au sein de la structure. Dans
aucun cas, l administration centrale nexerce de contrle sur la prsence physique des biens
rpertoris. Elle ne centralise d ailleurs pas les inventaires tablis et ne donne aucune ins-
truction quant aux donnes qui devraient y tre consignes. Ces inventaires sont compl-
mentaires aux enregistrements effectus au niveau central de sorte quun mme bien peut
potentiellement tre rpertori dans deux inventaires distincts143.

Pour les dclassements, les pratiques divergent quelque peu de celles mises en uvre au
niveau de l administration centrale. Pour une part des services extrieurs, le dclassement
est effectu par le personnel de la DSL qui, dans certains cas, tablit des procs-verbaux de
dclassement. Dans d autres services extrieurs, dont notamment les centres sportifs ou les
IPPJ, ce sont les vrificateurs aux comptes qui procdent au dclassement du matriel sur
proposition du service concern. Des documents justificatifs ne sont pas tablis de manire
systmatique dans toutes ces entits144.

141 Les entits examines incluent les services daide la jeunesse (SAJ), les services de protection de la jeunesse
(SPJ), les institutions publiques de protection de la jeunesse (IPPJ), les centres de lecture publique, les bureaux du
service des allocations et prts dtudes, les centres sportifs et les centres de conseil du sport.
142 Les travaux daudit ont relev quune IPPJ ne tenait aucun inventaire. Sagissant des centres sportifs, il est prvu
que chacun deux dispose dun inventaire. Ceci na cependant pas t formellement vrifi lors des contrles.
143 Le risque de double encodage concerne essentiellement les biens acquis par avances de fonds, lesquels sont syst-
matiquement rpertoris via le logiciel y affrent.
144 Lors de la procdure contradictoire, ladministration a indiqu quun procs-verbal de dclassement tait systma-
tiquement tabli dans les services extrieurs qui dpendent de la direction gnrale du sport.
92

4.3 Conclusions

Les inventaires grs par la Communaut franaise ne prsentent pas de garanties suffi-
santes pour assurer une protection adquate du matriel qui y est rpertori. De nombreux
biens ne sont pas identifis de manire univoque et leur localisation se rvle souvent im-
prcise. Le degr d actualit des donnes savre globalement trs faible. Aucun des sys-
tmes examins nassure notamment un suivi appropri des dclassements. Plus fonda-
mentalement, aucun contrle nest organis en vue de sassurer de la prsence et de l tat
de conservation des biens. Les outils utiliss pour concevoir les fichiers ne sont, par ailleurs,
pas adapts une gestion optimale, scurise et conviviale des inventaires.

Par ailleurs, la Cour des comptes a constat le faible potentiel de valorisation des inventaires
physiques et, plus gnralement, la difficile rconciliation avec des donnes budgtaires ou
comptables. Seul le logiciel rpertoriant les biens acquis par avances de fonds permet une
valuation globale de la valeur des biens acquis et assure, en outre, un lien direct avec des
donnes relatives la facturation et au budget. Pour les autres inventaires, l absence de
donnes systmatiques lies au prix ou aux donnes budgtaires empche toute valorisa-
tion des avoirs et, de manire plus globale, toute rconciliation avec des donnes chiffres.
CONTRLE INTERNE DU CYCLE DES DPENSES ET INVENTORISATION DU PATRIMOINE MOBILIER AU SEIN
DU MINISTRE DE LA COMMUNAUT FRANAISE / 93

Chapitre 5

Inventaire des biens mis


disposition dure
indtermine
5.1 Biens concerns

Les biens mis disposition dure indtermine par le ministre de la Communaut fran-
aise incluent des uvres d art en dpt145, du matriel didactique attribu aux coles de
la Communaut franaise146 ainsi que du matriel mis disposition d organismes cultu-
rels, dont, principalement, des oprateurs des secteurs de l audiovisuel147 et des arts de
la scne148. Du matriel est galement acquis, de manire plus occasionnelle, au bnfice
d autres organismes culturels tels que des centres culturels ou diverses ASBL.

Le type de biens acquis est trs vari. Il comprend notamment du matriel informatique
hardware et software (ordinateurs, imprimantes, tablettes, serveurs, licences, etc.), du ma-
triel audiovisuel et scnique (camras, projecteurs, cbles, etc.) ainsi que des vhicules.

Le tableau repris ci-aprs rend globalement compte, pour les exercices budgtaires 2010,
2011 et 2012, du montant total des biens acquis en vue d tre mis disposition. Pour le
matriel didactique mis disposition des coles, les montants indiqus incluent galement
les dpenses relatives aux biens mis en prt de manire ponctuelle auprs de ces mmes
tablissements scolaires. Les montants relatifs aux uvres d art concernent, par ailleurs,
l ensemble des pices achetes indpendamment de la destination qui leur est rserve.
Les uvres d art peuvent en effet tre mises en dpt auprs d organismes extrieurs149 ou
demeurer dans les rserves de la Communaut franaise en vue, notamment, d tre prtes
de manire ponctuelle.

145 Les uvres dart acquises sur les crdits de la Communaut franaise peuvent tre mises en dpt auprs de
muses, de centres dart contemporain, de cabinets ministriels ou encore de services de ladministration.
146 Le matriel vis se rfre spcifiquement lquipement des coles de la Communaut franaise en matriel di-
dactique (informatique et audiovisuel).
147 Le matriel concern inclut les biens mis disposition de la mdiathque et des oprateurs daudiovisuel viss
larticle 62du dcret du 10novembre2011relatif au soutien au cinma et la cration audiovisuelle, savoir les
ateliers daccueil, de production audiovisuelle et dcoles.
148 Les biens viss concernent le matriel mis disposition par le biais de la direction des arts de la scne de ladmi-
nistration gnrale de la culture des organismes culturels tels que le Thtre national, le Botanique, les Halles de
Schaerbeek, etc. De manire gnrale, les oprateurs relevant des arts de la scne uvrent dans cinq domaines
artistiques: lart dramatique, la musique classique et contemporaine, les musiques non classiques, la danse ainsi
que les arts forains, du cirque et de la rue.
149 Les dpts consistent confier provisoirement un autre tablissement le soin de garder des uvres. Cet tablis-
sement devra toutefois les restituer la premire demande du dposant.
94

Tableau 2 - Montants annuels des biens acquis et mis disposition

2010 2011 2012


Acquisition duvres dart (dpt, prts, rserve) 168.535 171.031 492.365
Achats de biens mis la disposition dorganismes culturels 968.850 1.340.775 874.031
Achat de matriel didactique pour les coles de la 426.845 327.098 518.848
Communaut franaise
TOTAL 1.564.230 1.838.904 1.885.244

Si les uvres d art ne constituent pas la majeure partie des achats des trois dernires an-
nes, elles recouvrent assurment la plus grande part de la valeur patrimoniale actualise.
La collection des arts plastiques est estime 175millions d euros et la collection du patri-
moine culturel 55millions d euros.

5.2 tablissement dinventaires

Les services qui effectuent des mises disposition dure indtermine ntablissent pas
systmatiquement d inventaires ou de relevs spcifiques permettant d identifier claire-
ment lesdits biens et leurs dpositaires. Seules les uvres d art et le matriel mis dis-
position des oprateurs de l audiovisuel font l objet d inventaires rcents spcifiques. Par
contre, pour le matriel mis disposition des oprateurs relevant des arts de la scne, si
des relevs ont t tenus par le pass, seuls les biens acquis en 2012ont t spcifiquement
inventoris sur ces cinq dernires annes.

Dans le cas spcifique du matriel fourni aux coles de la Communaut franaise, les ser-
vices du ministre ntablissent pas, en propre, d inventaire. Conformment la circulaire
annuelle en la matire, il est nanmoins demand aux tablissements concerns de fournir,
une fois par an, un inventaire de leur matriel pdagogique.

Au cours du prsent audit, l administration a fait savoir que, pour certains organismes
culturels, le mcanisme de mise disposition allait se voir remplacer par un dispositif de
subventions. Cette tendance semble se confirmer pour les exercices budgtaires 2012 et
2013dans la mesure o deux allocations de base affrentes aux biens mis disposition nont
pas t crdites. La Cour des comptes souligne cependant que ce mode de soutien nexo-
nre pas de la tenue d inventaire dans le chef des bnficiaires des subventions. Le pouvoir
subsidiant doit en effet pouvoir obtenir la justification de la destination des subventions
verses. Il doit par ailleurs pouvoir sappuyer sur un inventaire des biens subsidis en vue
de sassurer de l absence de double subsidiation des biens ou de constater le renouvellement
trop rapide de ces mmes biens. Lorganisation de contrles ponctuels, tout le moins par
sondage, est par ailleurs recommande en vue de sassurer de la tenue correcte des inven-
taires.
CONTRLE INTERNE DU CYCLE DES DPENSES ET INVENTORISATION DU PATRIMOINE MOBILIER AU SEIN
DU MINISTRE DE LA COMMUNAUT FRANAISE / 95

5.3 Rgles applicables aux mises disposition

La mise disposition des uvres d art et du matriel acquis au bnfice d oprateurs des
secteurs de l audiovisuel150 et des arts de la scne est rglemente dans le cadre de conven-
tions liant le dpositaire et la Communaut franaise. Tous les modles de convention exis-
tants stipulent l usage qui peut tre fait du bien concern et les engagements auxquels le
dpositaire doit se tenir, notamment en termes d entretien ou de rparation. Des disposi-
tions spcifiques aux conditions de stockage sont prvues pour les uvres d art. Une assu-
rance doit par ailleurs tre obligatoirement contracte au nom de la Communaut franaise
afin de garantir une protection optimale du matriel.

La Cour des comptes a cependant constat que seule la convention relative aux oprateurs
des arts de la scne exige l envoi, la fois, d une copie de l assurance et des justificatifs
attestant le paiement de celle-ci.

Dans tous les autres cas de mises disposition, la Cour relve quaucune convention nest
conclue. La mise disposition est alors acte par le biais d un simple courrier ne spcifiant
pas, ou pour le moins sommairement, les obligations du dpositaire quant l usage du bien.

5.4 Qualit des principaux systmes dinventaire dtects

5.4.1 Inventaire des uvres dart


Lensemble des biens affects aux deux collections d uvres et d objets appartenant la
Communaut franaise est rpertori dans un systme d inventaire gr par le service des
collections. La collection des arts plastiques compte environ 24.286 pices (rpertories
sous 20.459 numros d inventaire), tandis que la collection du patrimoine en comprend
environ 36.240pices (rpertories sous 27.282numros d inventaire)151.

L inventaire se compose d un registre papier doubl d un inventaire informatis. Les livres


d inventaire manuscrits sont des documents uniques, titrs et dats rpertoriant tous les
biens par ordre d entre dans les collections. Ceux-ci sont conservs dans un local scuris.
Paralllement, depuis 2009, l ensemble des uvres est rpertori dans une base de donnes
musale permettant une gestion informatise et centralise des collections.

Ce systme assure une identification univoque des biens par l attribution d une numrota-
tion unique et continue consigne dans les deux modes d inventorisation. Un marquage est
par ailleurs assur en fonction du support de l uvre.

Lapplication informatique permet de rpertorier et grer des donnes trs spcifiques aux
uvres d art et la gestion musale152. Sagissant de la valorisation des uvres, des champs

150 lexclusion de la Mdiathque.


151 La disparit entre le nombre de pices et les numros dinventaire rsulte du fait que plusieurs pices peuvent tre
rpertories sous un seul numro dinventaire.
152 Chaque uvre de la collection possde une fiche informatique qui en assure une description trs prcise (dimen-
sions, encadrement, prises de vue, etc.). Le logiciel permet par ailleurs de rpertorier des informations lies la
gestion du bien (expertises dassurance, lhistorique des tats de conservation, le certificat dauthenticit, des
instructions lies au montage et au dmontage, etc.) ou encore des informations plus larges relatives lhistoire
de luvre (relev des expositions, documentation sur lauteur, etc.).
96

sont notamment prvus pour l enregistrement de la valeur d acquisition et de la valeur


d assurance, de mme que pour joindre les pices justificatives y affrentes. Tous les mou-
vements des uvres sont, par ailleurs, dcrits, dats et motivs. Le cas chant, les coor-
donnes du dpositaire ou de l emprunteur sont prcisment renseignes. Aucune uvre
na, pour l heure, fait l objet d une mesure de dclassement. Par ailleurs, tout dplacement,
quel qu il soit (prt, restauration, etc.) donne lieu une rvaluation de la valeur d assu-
rance de la pice concerne.

Il convient de spcifier que l encodage des donnes informatiques est toujours en cours.
En effet, les objets et uvres relevant du patrimoine culturel ntaient pas rpertoris de
manire informatise avant 2009. Par ailleurs, le logiciel prvoit des champs de donnes
complmentaires aux formes antrieures de l inventaire.

Des contrles physiques sont effectus mais de manire non systmatise. Ceci sapplique
environ 500uvres par an, soit moins de 1% du total des pices dtenues.

Ladministration indique que les 3.000lieux de dpt actuels ncessiteraient l engagement


de personnel additionnel pour raliser un travail de rcolement plus tendu et une actua-
lisation gnrale des valeurs d assurance de l ensemble des pices. Dans l optique d une
meilleure scurisation des biens, elle prcise quaucun nouveau dpt nest effectu auprs
des administrations; la tendance est d ailleurs au rapatriement des uvres en rserve pour
ces entits.

5.4.2 Inventaire des autres biens


Les inventaires du matriel acquis au bnfice des oprateurs du secteur de l audiovisuel
et des arts de la scne permettent de recenser, en quantit, le type de matriel mis dis-
position de chacun des organismes153. La Cour des comptes a cependant constat quaucun
lment rpertori dans les fichiers, ni aucun tiquetage nassurent une identification uni-
voque des biens. Dans la mesure o aucune mise jour des fichiers nest ralise, les biens
dclasss continuent de figurer l inventaire. Ladministration nest par ailleurs pas tenue
informe de l ventuel dclassement des biens.

Aucun contrle nest organis auprs des bnficiaires en vue d attester la dtention et les
conditions de conservation du matriel. Seul le responsable des mises disposition aux
oprateurs de l audiovisuel154 indique procder une vrification annuelle. Ces contrles ne
sont cependant pas formellement documents.

Sagissant des inventaires fournis par les coles, ceux-ci se rsument une numration
non dtaille du matriel disponible et ne permettent pas d identifier de manire uni-
voque le matriel pdagogique proprit de la Communaut franaise. Par ailleurs, compte
tenu de l imprcision des instructions de la circulaire et de l htrognit des modles
de transmission des informations, l interprtation des donnes se rvle parfois complexe.

153 Les inventaires concerns sont raliss partir de logiciels standards du march. Les registres tablis sous la forme
de tableur nassurent pas une gestion conviviale et scurise des donnes. Quant aux registres tenus dans une base
de donnes, la configuration de lapplication ne permet pas deffectuer, techniquement, un suivi appropri des
dclassements.
154 Plus particulirement des oprateurs daudiovisuel viss larticle 62du dcret du 10novembre2011relatif au sou-
tien au cinma et la cration audiovisuelle, savoir les ateliers daccueil, de production audiovisuelle et dcoles.
CONTRLE INTERNE DU CYCLE DES DPENSES ET INVENTORISATION DU PATRIMOINE MOBILIER AU SEIN
DU MINISTRE DE LA COMMUNAUT FRANAISE / 97

Labsence de contrles physiques initis par la Communaut franaise ne permet par ail-
leurs pas de se prononcer sur la fiabilit de ces inventaires.

l exception des inventaires affrents aux oprateurs de l audiovisuel, aucun inventaire ne


mentionne le prix d acquisition des biens.

noter que, pour l ensemble des biens mis disposition155, la Cour na pu tablir com-
ment seffectuent les dclassements, ni quelle tait la destination des biens dclasss, qu ils
conservent, ou non, une valeur marchande.

5.5 Conclusions et recommandations

Les biens mis disposition dure indtermine ne sont pas systmatiquement inventoris
par les services de la Communaut franaise. Des inventaires particuliers sont tablis pour
certains types de biens mais leur qualit se rvle insuffisante pour assurer un contrle et
une gestion efficaces du matriel. L identification imprcise des biens et l absence de vri-
fications systmatiques et actes constituent notamment des risques manifestes pour la
conservation des biens concerns. Globalement, pour tous les types de biens, le processus
de dclassement demeure peu transparent et le ministre na pas la matrise de la destina-
tion des biens dclasss.

Le systme d inventaire mis en place pour les uvres d art fait nanmoins exception. Le
logiciel de gestion musale constitue ainsi une bonne pratique. Il permet, en effet, de rper-
torier et suivre adquatement les biens et, de manire plus gnrale, il intgre des lments
relatifs la gestion spcifique des collections. Les contrles physiques ne sont cependant
pas formellement planifis et leur couverture demeure extrmement rduite. S il parat
peu raliste de couvrir l ensemble de l inventaire sur un moyen terme, le nombre de ces
contrles devrait nanmoins tre accru. Ils devraient galement faire l objet, pour partie,
d une planification qui prenne en compte les risques, notamment de la valeur des biens
concerns.

Pour certains types de biens, les mises disposition sont formellement contractualises
dans une convention prcisant, tout le moins, les engagements du dpositaire. Labsence
de contrle systmatique rduit cependant l effectivit de ce dispositif.

Afin d assurer la protection de ce patrimoine particulirement expos, il conviendra d in-


ventorier systmatiquement tous les biens concerns dans le respect des normes de bonne
gestion. La Cour des comptes souligne ce titre la ncessit d oprer des contrles rguliers
auprs des bnficiaires en vue de sassurer de l usage et de l tat de conservation des biens.
En outre, il est essentiel d tablir une procdure de dclassement concrte et transparente
qui en assurera la matrise.

Toutes les mises disposition devront par ailleurs tre encadres par une convention pr-
cisant les responsabilits et les engagements des deux parties. Celle-ci prvoira notamment

155 En rgle gnrale, les mesures de dclassement ne sappliquent pas aux uvres dart. Aucun dclassement na
dailleurs t constat en Communaut franaise.
98

l envoi d une copie de l assurance contracte et la transmission rgulire des justificatifs


attestant le paiement de la prime.

Quant la valorisation des biens mis disposition, seuls les inventaires des uvres d art et
du matriel mis disposition des oprateurs du secteur de l audiovisuel disposent de don-
nes utiles. Pour ces derniers organismes, la valorisation ne pourra cependant tre quap-
proximative car le matriel dclass nest pas identifi.

La Cour souligne enfin que la substitution du mcanisme de subvention au procd de mise


disposition ne dispense pas de l tablissement d un inventaire car le pouvoir subsidiant
doit pouvoir sassurer de l absence de double subsidiation ou encore constater le rythme
de renouvellement des biens. Dans ce cas spcifique, l inventaire devra tre fourni par le
bnficiaire et faire l objet de contrles ponctuels initis par le ministre.
CONTRLE INTERNE DU CYCLE DES DPENSES ET INVENTORISATION DU PATRIMOINE MOBILIER AU SEIN
DU MINISTRE DE LA COMMUNAUT FRANAISE / 99

Chapitre 6

Activits de prt
Dans le cadre de leurs missions, certaines entits du ministre de la Communaut franaise
assurent des prts ponctuels de matriel spcifique. Ces biens ncessitent un suivi parti-
culier dans la mesure o ils sont rgulirement emprunts par des organismes externes au
ministre. Outre un inventaire, le systme doit inclure un suivi actualis des diffrentes
transactions lies au prt ainsi quune gestion de stock permettant une analyse prvision-
nelle des prts.

6.1 Centres de prt examins

Lexamen na pas port sur le prt de petit matriel; il a privilgi les biens susceptibles
dtre inscrits au patrimoine du ministre. Dans ce cadre, les entits suivantes ont t exa-
mines:
le centre Adeps de prt de matriel sportif;
le centre de prt de matriel destination des coles de la Communaut franaise156;
le centre de prt de matriel de Naninne destination de toute association ou institution
organisant une activit socio-culturelle157.

Les uvres d art et objets des collections de la Communaut franaise peuvent galement
faire l objet de prts dure dtermine. Sur cet aspect, il conviendra de se rfrer aux
constats tablis ci-avant au point 5.4.1Inventaire des uvres dart.

6.2 Rgles relatives aux prts

Deux des trois centres de prt examins disposent d un rglement qui dtermine les moda-
lits du prt et les obligations de l emprunteur. Ces dispositions prvoient les conditions
d enlvement, de transport et de restitution du bien. Elles prcisent galement, dans le
chef de l emprunteur, les consquences en cas de manquements tels que la non-restitution
ou la dgradation du bien. Lemprunteur a par ailleurs l obligation de contracter une assu-
rance pour les biens concerns. Un des rglements examins prvoit galement la facult de
contrler l utilisation et l entreposage du matriel.

Le troisime centre de prt na pas de rglement proprement dit. Certaines dispositions


sont nanmoins intgres au formulaire de demande de prt ainsi que dans la circulaire
envoye annuellement aux emprunteurs potentiels. Les rgles dictes savrent cependant
peu dtailles en ce qui concerne les obligations et la responsabilit de ces derniers. Lassu-
rance savre vivement conseille mais pas obligatoire.

156 Prt de matriel didactique et de matriel utile aux manifestations ducatives (podiums, appareils audio et vido,
cblages, etc.).
157 Prt de matriel audio, vido, scnique ou encore de loisirs et de camping.
100

6.3 Qualit des systmes dinventaires et du suivi des prts

6.3.1 Centre Adeps de prt de matriel sportif


L inventaire du centre de prt de matriel sportif a t initi en 2008. Il est tenu, sous sa
forme actuelle, depuis 2011, l aide d un programme de tableur.

Si le matriel prt ne fait pas l objet d un marquage spcifique, le systme mis en uvre
permet nanmoins d identifier, en quantit, les mouvements d entre et de sortie des dif-
frents types de biens prts. Les tableaux d inventaire mentionnent en outre le nombre
de biens disponibles en rserve, dclasss ou en rparation. Les bnficiaires des prts sont
galement identifis de manire claire. Aucune mention nest cependant faite de la valeur
des biens et aucune information enregistre ne permettrait d tablir des recoupements avec
des donnes budgtaires ou comptables. Un tableau du stock permanent permet de raliser
les rcolements sur la base d un contrle physique organis annuellement. Des comptages
manuels seffectuent ds octobre et se clturent au 31dcembre. Le dclassement est, quant
lui, assur en concertation avec les vrificateurs aux comptes.

Si le suivi des prts sopre de manire satisfaisante, l utilisation d un programme de ta-


bleur noffre cependant pas les meilleures conditions de scurit pour la tenue d un inven-
taire158. Le centre de prt est demandeur, depuis plusieurs annes, d un logiciel plus perfor-
mant qui intgrerait notamment la gestion du processus d achat et l inventaire des biens159.
Pour l heure, il est prvu d implmenter la solution informatique Gladis mise en place au
centre de prt de Naninne160. Selon les informations transmises par l administration lors de
la procdure contradictoire, cette phase du projet navait, au 31juillet2013, pas encore t
initie faute de moyens budgtaires disponibles.

6.3.2 Centre de prt de matriel destination des coles de la Communaut franaise


L inventaire du centre de prt de matriel destin aux coles est ralis l aide d une base
de donnes dveloppe sans frais par une personne externe au ministre. Celle-ci rperto-
rie, par type de matriel, le nombre de biens accessibles au prt. Pour chaque prt effectu,
elle identifie les quantits prtes et les coles bnficiaires. Un comptage manuel est rali-
s annuellement, l occasion des vacances scolaires. Chaque bien nest cependant pas uni-
voquement identifi et tiquet. Leur prix d acquisition nest, par ailleurs, pas indiqu. Les
dclassements sont effectus par les vrificateurs aux comptes. cette occasion, la quantit
disponible est adapte mais l objet nest jamais prcisment rpertori. Il est par ailleurs
noter que les enregistrements dans le logiciel ne seffectuent pas dans les locaux mmes
du centre, mais au sein du service responsable de l administration centrale sur la base des
informations faxes par les agents soccupant des prts.

En outre, l administration reconnat que l application utilise prsente des faiblesses.


Des discordances ont notamment t constates entre les donnes enregistres et la
ralit. Des dmarches ont t entreprises, dbut 2013, auprs de l Etnic en vue d acqurir

158 Voir Partie II, le point 4.1.5Qualit de loutil utilis.


159 De manire plus globale, une rflexion a t initie depuis une dizaine danne au sein de la direction gnrale
du sport en vue damliorer la gestion du cycle des achats. Si des dveloppements concrets ont t accomplis
(par exemple, la ralisation de fiches de produits), aucune solution informatique couvrant les besoins identifis na
encore pu tre implmente.
160 Voir Partie II, point 6.3.3Centre de prt de matriel de Naninne.
CONTRLE INTERNE DU CYCLE DES DPENSES ET INVENTORISATION DU PATRIMOINE MOBILIER AU SEIN
DU MINISTRE DE LA COMMUNAUT FRANAISE / 101

une application plus performante. Lors de la procdure contradictoire ralise la mi-2013,


l administration a fait savoir la Cour des comptes que l Etnic envisageait d inclure ce prt
de matriel dans le systme informatique Gladis et procdait l analyse de cette option.

6.3.3 Centre de prt de matriel de Naninne


Le centre de prt de Naninne est dot, depuis janvier 2012, d une solution informatique,
nomme Gladis, qui gre l ensemble de ses processus logistiques, dont le suivi des prts de
matriel et la ralisation de l inventaire y affrent161.

Dveloppe pour les besoins principalement logistiques, l application permet nanmoins


de couvrir de nombreuses fonctions au sein de l entit, dont l ensemble du processus des
achats162. Sagissant des prts de matriel, le logiciel en assure une gestion trs complte qui
inclut la planification du matriel et l intgralit du processus de prt. Il couvre galement
la planification du personnel ncessaire pour l enlvement et le retour des biens, l enre-
gistrement des constats la reprise et des ventuelles rparations effectuer sur le bien
retourn ou encore l tablissement de factures aux bnficiaires en cas de perte ou dtrio-
ration. Le systme gnre par ailleurs les principaux documents justifiant les transactions
avec les bnficiaires,tels que la rponse la demande de prt ou les accuss d enlvement
et de retour des biens.

Le systme Gladis rpertorie, en quantit et en valeur, tous les biens acquis par le centre se-
lon une typologie d article dfinie en fonction de caractristiques de base similaires163. Par
ailleurs, chaque quipement164 enregistr est identifi, de manire univoque, l aide d un
numro unique. Celui-ci figure par ailleurs sur le code-barres appos sur l objet concern.
Pour l heure, le mobilier du centre nest pas rpertori dans le systme. Le responsable du
centre a cependant fait savoir que ceci pourrait tre envisag terme.

Tous les quipements peuvent tre prcisment localiss au sein de l entit. Laffectation du
matriel prt est galement spcifie de manire dtaille. ce titre, le systme enregistre
prcisment les bnficiaires et l historique de toutes les transactions passes avec ceux-ci.

Les biens dsaffects sont identifis l aide d un code spcifique indiquant le motif du d-
classement (rebut, perte, dtrioration, qualit insuffisante, etc.). S ils napparaissent plus,
proprement parler, sur les listes d inventaire, le systme conserve nanmoins les dtails
prcis de ces dclassements. Il est noter que les dclassements sont effectus par les vri-
ficateurs aux comptes et non par l administration centrale.

Le centre de Naninne ralise, par ailleurs, un contrle annuel de ses diffrents articles.
Compte tenu de la rcente implmentation de Gladis, un seul rcolement a t ralis par
le biais de ce programme. Pratiquement, celui-ci permet de gnrer des listes de biens qui

161 Si ce systme est relativement rcent, il est nanmoins noter que le centre de prt disposait antrieurement dun
programme informatique assurant linventaire des biens prts et leur suivi.
162 Voir Partie I, point 1.4Systme informatique.
163 Exemples: les articles bic, appareil photo, etc.
164 Lquipement est dfini comme un objet physique individuel, qui est maintenu comme un lment autonome sur
lequel on effectue des oprations techniques (maintenance, rparation, etc.). Il peut sagir dun moyen de produc-
tion, dun vhicules (voiture, camion, etc.), dun quipement technique, dun appareil (projecteurs, camra, etc.)
ou encore doutillage.
102

devront faire l objet d un comptage manuel ou informatis (via un scannage) dans le cas o
l objet est tiquet. Ces oprations de contrle permettent de dtecter les ventuels man-
quants. Le cas chant, une justification de ces carts doit obligatoirement tre enregistre
avant toute actualisation des donnes.

Tous les articles repris dans le systme sont valoriss. Plus fondamentalement, le systme
assure une gestion spcifique de la valorisation des stocks et des immobiliss. Ainsi, tout
bien acquis est rpertori en quantit et en valeur dans le systme et, dans le mme temps,
enregistr, selon des critres paramtrables, dans les stocks ou les immobilisations de la
comptabilit gnrale de l entit.

En l absence de normes d valuation clairement dfinies, le centre a adopt des rgles qui
lui sont propres, lesquelles ont notamment t calques sur des normes standards appli-
ques par d autres organismes publics.

Il convient de spcifier que l apprciation du progiciel sest base sur un examen formel
des fonctionnalits dveloppes et na pas inclus d analyse technique spcifique. La mise
en uvre, sur un plus long terme, de l application devra confirmer le potentiel de celle-ci.

6.4 Conclusions et recommandations

Les systmes mis en place au sein du centre de prt de matriel sportif et du centre de prt
destin aux coles permettent l enregistrement et le suivi de toutes les transactions avec les
emprunteurs. Ils sapparentent nanmoins des inventaires de stocks o les biens ne sont
pas identifis de faon univoque, mais o les mouvements, en ce compris les dclassements,
sont pris en compte en termes de quantit et par type d article. Les biens dclasss peuvent
donc tre identifis en nombre, mais aucun relev prcis et individualis de ces derniers
nest ralis. Une opration de contrle annuelle assure cependant le rcolement par type
d article.

Les programmes informatiques utiliss se rvlent peu conviviaux pour procder au suivi
et l inventaire des biens prts. Des erreurs d enregistrement ont par ailleurs dj t
constates dans une entit. Les centres de prts sont nanmoins conscients des faiblesses
des systmes mis en uvre puisqu ils ont, tous deux, entrepris des dmarches en vue d ob-
tenir une application informatique plus adapte.

Le centre de Naninne dispose, par contre, d un programme informatique avanc qui assure
la gestion de la logistique des prts de matriel. En termes de contrle interne, la solution
implmente permet de respecter la majeure partie des critres de qualit repris au cha-
pitre1 de la partie II du prsent rapport. Tout bien acquis (ou enregistr) est rpertori en
quantit et en valeurdans le systme. Lquipement est localis et toutes les transactions de
prts sont prcisment traables. Les biens dclasss sont par ailleurs expressment identi-
fis de mme que les motifs qui ont conduit leur dclassement. Afin d assurer un contrle
interne optimal, il conviendrait cependant d introduire une fonctionnalit permettant une
mise jour automatique de la localisation des biens via un scannage.
CONTRLE INTERNE DU CYCLE DES DPENSES ET INVENTORISATION DU PATRIMOINE MOBILIER AU SEIN
DU MINISTRE DE LA COMMUNAUT FRANAISE / 103

Du point de vue des nouvelles dispositions comptables, ce type de programme runit les
conditions pour assurer un inventaire valoris et actualis des avoirs immobiliss. Chaque
immobilisation est identifie et valorise comptablement suivant des rgles d valuation
prdtermines. Lactualit des donnes est assure par l interconnexion entre les enco-
dages affrents aux biens physiques et la comptabilit gnrale. Notamment, tout d-
classement gnre des imputations comptables traduisant la sortie du patrimoine et les
ventuelles plus-value ou moins-values ralises. En outre, tout manquant constat dans
l inventaire physique lors d une opration de contrle est trait comptablement par le sys-
tme sous rserve d une justification de l cart introduite par le responsable dsign.

Plus largement, un systme informatique intgr constitue une bonne pratique de gestion,
qui pourrait utilement tre gnralise au sein des diffrents services de la Communaut
franaise. En assurant l interconnexion et l intgration des diffrentes composantes fonc-
tionnelles, ce type de logiciel prsente de nombreux avantages notamment en termes d in-
tgrit et de traabilit des donnes. Le systme facilite, en outre, le suivi des oprations et
garantit un meilleur contrle interne. Il permet par ailleurs l laboration rapide de rapports
et statistiques diverses.

Particulirement, la possibilit d une intgration avec la comptabilit gnrale revt une


importance majeure dans la perspective de la mise en uvre concrte et globale des nou-
velles dispositions de la comptabilit publique. Il est noter que la dtermination de dif-
frents paramtrages demeure encore incertaine dans la mesure o la rglementation na
pas encore prcis certains aspects tels que, par exemple, le mode d valuation des actifs.

Outre un systme d inventorisation efficace, tous les centres devront disposer d un rgle-
ment dterminant formellement les modalits des prts et les obligations de l emprunteur.
La Cour des comptes recommande d tablir un modle standard commun l ensemble du
ministre et dterminant un prescrit minimal. Lobligation de contracter une assurance
pour les biens prts devrait y figurer afin de leur garantir une protection approprie. Des
rgles particulires pourront, par ailleurs, complter le dispositif minimal en fonction des
besoins et spcificits des biens.
CONTRLE INTERNE DU CYCLE DES DPENSES ET INVENTORISATION DU PATRIMOINE MOBILIER AU SEIN
DU MINISTRE DE LA COMMUNAUT FRANAISE / 105

Chapitre 7

Conclusions gnrales et
recommandations
7.1 Conclusions gnrales

Le ministre de la Communaut franaise ne dispose pas d un inventaire complet, conso-


lid et actualis de l ensemble des biens meubles lui appartenant. Des inventaires particu-
liers sont tablis par diffrents services, mais ceux-ci ne couvrent que partiellement et de
manire htrogne les avoirs concerns. Labsence d inventorisation constitue un risque
majeur pour la scurisation des biens. En dehors de tout recensement mthodique, leur
traabilit est compromise, voire impossible. Une gestion efficace et raisonne du parc mo-
bilier ne peut, ds lors, tre assure. Par ailleurs, toute tentative de contrle de l existant
savre impraticable, ce qui est de nature accrotre les risques d abus, de pertes non dcla-
res ou d appropriation dlictueuse.

La configuration parcellaire de l inventaire et l htrognit des pratiques mises en uvre


sexpliquent notamment par l absence d instructions communes et pragmatiques en la ma-
tire. Hormis quelques rgles de porte rduite, aucune procdure d inventorisation et de
dclassement nest formellement tablie au sein du ministre. De mme, la nature des biens
porter l inventaire ne fait pas l objet d une dfinition prcise, univoque et partage.

Lorsque des inventaires partiels sont tablis par l administration, leur qualit se rvle trs
variable. De manire globale, les inventaires affrents aux biens utiles au fonctionnement de
l administration ne satisfont pas aux exigences attendues en matire de contrle interne. En
effet, ils ne permettent gnralement pas de localiser, de faon actualise et individuelle, les
biens rpertoris. La praticabilit des contrles sen trouve donc intrinsquement rduite.
Ladministration norganise d ailleurs aucun contrle systmatique et rgulier en vue de
sassurer de la prsence effective des biens et de leur tat de conservation. En outre, aucun
des systmes dvelopps ne met en uvre un suivi appropri des dclassements. Labsence
de pratiques uniformes et documentes en la matire amoindrit encore la protection des
biens concerns. Outre les risques d abus ou d appropriation dlictueuse, l opacit du pro-
cessus de dclassement peut engendrer d autres types de consquences moins manifestes
tels que le maintien inutile de contrats d assurance ou de maintenance affrents aux biens
dsaffects.

Les constats sont similaires pour les inventaires des biens mis disposition pour une dure
indtermine. Ceci est d autant plus proccupant que ce type de biens prsente un risque
accru puisqu ils sont utiliss par des entits extrieures au ministre. La mise disposition
de certains biens seffectue, en outre, en l absence de toute contractualisation prcisant les
engagements et responsabilits de l organisme concern et du ministre. Par ailleurs, dans
la mesure o l administration ne se charge pas du dclassement des biens, la mise dispo-
sition sapparente davantage une alination dfinitive qu un prt dure indtermine.
106

Les biens prts pour une dure limite et dtermine bnficient gnralement d un suivi
satisfaisant mais leur inventorisation demeure perfectible. En effet, dans certains centres
de prts, elle se prsente sous la forme d un inventaire de stocks qui prend en compte, en
quantit, les mouvements d entre et de sortie des biens mais n identifie pas ceux-ci de
manire individuelle et certaine. De manire gnrale, la plupart des outils utiliss pour
raliser l enregistrement des biens ne sont pas adapts une gestion optimale, scurise et
conviviale des inventaires. Les efforts consentis pour assurer le dploiement et la mise en
uvre de ces diffrents systmes d inventaire ne sont pas ngligeables, mais leur plus-value
en termes de scurisation du patrimoine se rvle souvent minime. Une rflexion globale
en vue d apporter une solution cohrente et harmonise la problmatique de l inventori-
sation permettrait d viter tout gaspillage et perte d nergie.

Actuellement, les inventaires des valeurs repris dans les comptes des variations du patri-
moine ne font l objet d aucun rapprochement avec les inventaires physiques. Dans la pers-
pective de la nouvelle comptabilit, le systme d inventaire physique tabli au ministre ne
pourra donc constituer un instrument de contrle valable pour vrifier l inventaire qui de-
vra tre mis en place au niveau comptable. Par ailleurs, dans leur forme actuelle, les inven-
taires ne prsentent que peu de possibilit de rconciliation avec les donnes budgtaires et
les pices comptables. Pour la plupart, l absence de donnes systmatiques lies au prix des
acquisitions empche toute valorisation. Lorsque les valeurs d acquisition sont nanmoins
indiques ou rconciliables, le maintien, l inventaire, des biens dclasss fausse toute es-
timation potentielle. Dans ce contexte, il est manifeste que l tablissement du bilan initial,
prvu par les nouvelles rgles comptables, ne pourra utilement sappuyer sur les fichiers
d inventaire dvelopps par le ministre.

Si les carences et les lacunes sont nombreuses, certaines bonnes pratiques ont nanmoins
t releves au cours de l audit. Ainsi, l inventaire des uvres d art satisfait globalement
aux critres de qualit garantissant un contrle interne adapt. Spcifique au domaine mu-
sal, le logiciel utilis permet, d une part, de recenser de manire dtaille l ensemble des
pices concernes et, d autre part, d effectuer un suivi efficace des prts ponctuels et des
mises disposition dure indtermine. Les contrles physiques gagneraient cependant
tre intensifis vu l ampleur et la valeur du patrimoine concern.

Lapplication Gladis mise en uvre au sein du centre de prt de Naninne assure galement
une gestion efficace de la logistique des prts et une inventorisation globalement adapte
en termes de contrle interne. Loutil est d autant plus adquat qu il permet d tablir un
inventaire valoris et actualis des avoirs immobiliss concerns. Ainsi, toute modification
physique du patrimoine acte dans le systme gnre automatiquement les imputations
comptables correspondantes. Plus gnralement, ce progiciel de gestion intgr permet de
coordonner et d optimiser la gestion interne de diverses activits telles que le processus
d achat ou la gestion des stocks. L intgration des donnes budgtaires assure un suivi ac-
tualis des engagements et de la consommation des enveloppes concernes. Un lien est ga-
lement tabli avec une comptabilit en partie double et permet de retranscrire l ensemble
des imputations en comptabilit gnrale.
CONTRLE INTERNE DU CYCLE DES DPENSES ET INVENTORISATION DU PATRIMOINE MOBILIER AU SEIN
DU MINISTRE DE LA COMMUNAUT FRANAISE / 107

Aussi, ce type de systme informatique centralis et intgr constitue une bonne pratique
de gestion, qui pourrait tre gnralise au sein des diffrents services de la Communaut
franaise tant pour la gestion des inventaires physiques que dans la perspective plus globale
de la mise en uvre des nouvelles dispositions de la comptabilit publique.

Lors de la procdure contradictoire, l administration a indiqu quelle tait pleinement


consciente de la problmatique de l inventaire physique coupler un inventaire comptable
et elle n ignore rien des constats tablis par la Cour. Elle rappelle que la problmatique de
l inventaire a t aborde plusieurs fois depuis lautonomie de trsorerie mais que les diff-
rents projets proposs nont pu tre concrtiss faute de personnel, de budget et de partenaire
informatique.

7.2 Recommandations

La Cour des comptes recommande au ministre de prendre les dispositions en vue d ins-
taurer un systme d inventaire physique appropri, pour permettre que puissent tre
effectivement appliques notamment les dispositions de l article 34 du dcret du 20 d-
cembre2011portant organisation du budget et de la comptabilit des services du gouverne-
ment de la Communaut franaise.

cet effet, la Cour recommande d instaurer un inventaire centralis et commun pour l en-
semble du ministre, en ce compris les services extrieurs.

Des procdures concrtes sappliquant l ensemble des services du ministre devront tre
tablies tant pour l inventorisation des biens que pour leur dclassement. Celles-ci seront
communiques aux responsables dsigns et leur application devra faire l objet de contrles
rguliers.

Le primtre des biens inventorier devra en outre tre formellement et prcisment dfi-
ni. L inventaire physique des biens meubles intgrera tant les biens patrimoniaux qui feront
l objet d une valorisation actualise dans l inventaire comptable que les biens non patri-
moniaux qui prsentent un risque particulier en termes de conservation. Particulirement
vulnrables, les objets transportables, changeables ou convoits ncessitent, notamment,
un suivi appropri.

Afin d assurer un contrle interne efficace, l inventaire devra satisfaire des critres de
qualit garantissant la pertinence, l exhaustivit et l actualit des donnes enregistres.
Ainsi, l enregistrement l inventaire est requis ds rception des biens. Une identification
certaine et une localisation prcise doivent notamment tre assures. Des contrles syst-
matiques permettront d attester, intervalles rguliers, leur prsence effective.

Outre sa fonction de scurisation, l inventaire physique doit galement constituer un ins-


trument de contrle adquat de l inventaire comptable. Les biens patrimoniaux devront
tre identifiables comme tels et valoriss au prix d acquisition. Une rconciliation aise
avec les donnes comptables devra par ailleurs tre assure. ce titre, il conviendra de
garantir l interoprabilit des logiciels utiliss afin de faciliter le travail de recoupement et
de vrification.
108

cet effet, la gestion de l inventaire pourrait tre ralise l aide d un systme de gestion
intgr incluant, notamment, la gestion du processus des achats. L interconnexion infor-
matise des donnes facilitera le contrle interne et garantira une meilleure actualit des
donnes. Plus globalement, la rflexion quant l outil mettre en uvre devra s intgrer
au projet de dploiement du nouveau systme informatique qui sera mis en place dans le
cadre de la nouvelle comptabilit.

Dans ses commentaires annexs au courrier ministriel du 30septembre2014, l administra-


tion a indiqu que de nouvelles rgles applicables l ensemble du MCF seront tablies pour
la gestion du patrimoine mobilier, en ce compris pour son dclassement. En particulier,
dans l attente des rgles d inventaire et d valuation qui doivent tre labores par la Com-
mission de la comptabilit publique, des instructions communes seront communiques en
ce qui concerne la gestion des immobilisations corporelles. Par ailleurs, l administration
souligne quun processus d inventaire se met en place grce au le logiciel Gladis. Celui-ci
porte sur l ensemble des biens acquis via la DSL, ce qui inclut, depuis la rorganisation du
processus des achats dbut 2014, tout l quipement bureautique standard utile au fonction-
nement de l administration, l exclusion du matriel informatique gr et inventori par
l Etnic. Lapplication de code-barres sur le mobilier nouvellement acquis est oprationnelle
depuis le 1erjanvier2014. Le recensement du mobilier existant dbutera, quant lui, dans le
courant du second semestre 2014par les locaux situs l Espace 27et sera progressivement
tendu aux autres btiments.

Ladministration fait savoir que les biens repris l inventaire seront identifis de manire
univoque et localiss de manire prcise. Des rgles relatives la scurisation des biens
seront reprcises. Un contrle de la localisation sera organis dans le cadre du suivi de
l inventaire. Une application pour la mise jour des inventaires sera d ailleurs dveloppe
par l Etnic dans le courant du dernier trimestre 2014.

La Cour prend acte de ces nouveaux dveloppements, qui constituent une premire rponse
aux recommandations formules. Elle souligne nanmoins la ncessit d englober, terme,
dans un processus d inventaire tous les types de biens patrimoniaux relevant de la propri-
t de la Communaut franaise, de mme que tous les biens non patrimoniaux requrant
une protection particulire et/ou une gestion spcifique.

Dans leur rponse conjointe, le ministre-prsident et le ministre du Budget, de la Fonction


publique et de la Simplification administrative du gouvernement de la Communaut fran-
aise ont indiqu que, depuis l audit, de nombreuses mesures ont t mises en place et ce,
principalement avec le dploiement progressif de Gladis.
Annexes
CONTRLE INTERNE DU CYCLE DES DPENSES ET INVENTORISATION DU PATRIMOINE MOBILIER AU SEIN
DU MINISTRE DE LA COMMUNAUT FRANAISE / 111

8 Annexe
Annexes
1

8.1 Rponse
Rponse du ministre
du ministre du Budget,
du Budget, de lapublique
de la Fonction Fonctionet depublique
la Simplification admi-
et de la
nistrative
Simplification administrative
CONTROLE INTERNE DU CYCLE DES DEPENSES ET INVENTORISATION DU PATRIMOINE MOBILIER AU SEIN DU
MINISTERE DE LA COMMUNAUTE FRANAISE / 97

112

Annexe 2

8.2 Rponse
Rponseconjointe du ministre-prsident
conjointe et du ministreet
du ministre-prsident du du
Budget, de la Fonction
ministre du
publique
Budget,et dede
la Simplification
la Fonction administrative
publique et de la Simplification
administrative
CONTROLE INTERNE
CONTRLE DU CYCLE
INTERNE DUDES DEPENSES
CYCLE ET INVENTORISATION
DES DPENSES DU PATRIMOINE
ET INVENTORISATION MOBILIER AU
DU PATRIMOINE SEIN DU AU SEIN
MOBILIER
DU MINISTRE
MINISTERE DE LA COMMUNAUT
DE LA COMMUNAUTE FRANAISE / 98
FRANAISE / 113
114
Vous pouvez consulter ou tlcharger ce rapport
sur le site internet de la Cour des comptes.

dpt lgal
D/2014/1128/25

Prpresse et impression
Imprimerie centrale de la Chambre des reprsentants
adresse
Cour des comptes
Rue de la Rgence 2
B-1000 Bruxelles
tl.
+32 2 551 81 11
fax
+32 2 551 86 22
www.courdescomptes.be

Vous aimerez peut-être aussi