13

Inenjerski menadment 1 (1) (2015) 13-20 Inenjerski

Studentski asopis za teoriju i praksu menadmenta menadment

STVARANJE EFEKTIVNE KOMUNIKACIJE IZMEU

ORGANIZACIJE I SPOLJANJE SREDINE

Sandra Blagojevi
Univerzitet u Beogradu, Tehniki fakultet u Boru

Izvod

U radu su opisani osnovni pojmovi i segmenti komunikacije kao sredstva za dostizanje

ciljeva organizacije sa posebnim osvrtom na njene funkcije, a koje su neophodne za
stvaranje efektivne komunikacije izmeu organizacije i spoljanje sredine, ali i oblici
organizacije, tj. strukture putem kojih se na jedan efikasniji nain postie i olakava
komunikacija organizacije sa okruenjem.

Kljune rei: komunikacija, organizaciona struktura, spoljanja sredina, organizacija.

1. UVOD

Savremene poslovne organizacije delovima organizacije, gde se

zasnivaju se na informacijama (21. vek
kao vek informatike, informacija,
savremenih informacionih tehnologija i
slino). Komunikacija je jako vana,
kako bi organizacija mogla to
uspenije da ostvari svoje predviene
ciljeve. to je komunikacija
funkcionalnija, to je ostvarenje cilja
izvesnije.
U organizaijama komunikaciona
mrea je uvek posredna i ima
hijerarhijcki karakter. Decentralizovani
tipovi komunikacione mree su u
organizacijama prisutni samo u njenim
pojedinim delovima. U cilju vee
uspenosti komunikacije, broj
komunikacionih prenosnih mesta svodi
se na najmanju moguu meru.
Pravci i sadraji komunikacije su
daleo vaniji u organizaciji nego u
grupi. Opti pravci komunikacije u
organizaciji su: vartikalni i horizontalni
pravac.
Vertikalni pravac obino tee od
rukovodeih ljudi prema perifernim
izvravaju poslovi. Ona moe tei i od
pojedinca i grupe koji obavljaju izvrne
poslove prema ustaljenim procedurama
i normama ka centrima koji donose ili
prenose naloge.
Horizontalni pravac je velik i
znaajan deo komuniciranja u
organizaciji. Pravac pokazuje
komunikaciju meu osobama jednakim
po statusu u jednoj radnoj jedinici. Ovaj
vid komuniciranja je najzastupljeniji
kod veine lanova organizacije koji se
realizuje kako tokom rada, tako i tokom
perioda odmora [1].
Bez komunikacije posao se ne bi
mogao obavljati ni u kom smislu. Zbog
toga, to nam je dato, moramo ga
iskoristiti na najbolji mogui nain.
Komunikacija u organizaciji ne znai
samo bezvezno blebetanje, ve rei i
znaenja od izuzetne vanosti za ceo
svet tj. za celu organizaciju i njene
uesnike.
14 S.Blagojevi / Inenjerski menadment 1 (1) (2015) 13-20

Slika 1. Pojam komunikacije

2. POJAM POSLOVNE b) uzlazni komunikacija koja
KOMUNIKACIJE podrazumeva prenoenje
informacija sa niih na vie
Prirodu poslovnih komunikacija organizacione nivoe (od
treba analizirati preko motiva slubenika do najviih
komuniciranja. Komuniciranje u rukovodilaca i upravljaa), npr.
organizaciji je uglavnom motivisano izvetaji o (ne)uspesima,
potrebom uspenog ostvarivanja obavetenja o realizaciji posla,
zadataka same organizacije. Zato je za problemima, tekuim poslovima i
svaku poslovnu organizaciju posebno slino;
vano pitanje interne i eksterne c) horizontalni (lateralni)
komunikacije [2]. komunikacija izmeu zaposlenih
Sutina procesa komunikacije sastoji na istom organizacionom nivou
se u odgovoru na pitanja: ko i ta kae, (npr. u cilju bolje koordinacije);
na koji nain saoptava informacije, d) dijagonalni komunikacija se
kome i kakvi su efekti saoptenih odvija izmeu zaposlenih na
informacija? razliitim organizacionim nivoima
U osnovi proces komunikacija moe (npr. analitiar komunicira sa
biti: strunjakom za marketing).
Jednosmerni (birokratski, Pretpostavke efikasnijeg
hijerarhijski) uglavnom komuniciranja:
formalne, koncizne i jasne poruke jaanje uzajamnog poverenja
kojima se najee zaposlenima unutar organizacije;
nieg ranga izdaju odreena kontinuirano nastojanje da se
obavezujua uputstva; pronau novi sadraji i oblici
dvosmerni (demokratski) komuniciranja;
sloenija i sporija komunikacija, jer vea panja koja se posveuje
obuhvata i reakciju recipijenta jeziku i stilu izraavanja;
(primaoca poruke), uz vrlo esto korienje dobrih osobina
sukobljavanje miljenja, ideja, neformalne komunikacije itd.
stavova, argumenata ili vrednosti.

Komunikacioni proces moe biti i:

a) nizlazni (silazni) informacije se
prenose sa vieg na nii
organizacioni nivo, od tzv. top
menadmenta (upravljaa i
rukovodilaca) do obinih
slubenika;-
15 S.Blagojevi / Inenjerski menadment 1 (1) (2015) 13-20

3. ORGANIZACIONA STRUKTURA organizacije treba posmatrati kao

otvorene sisteme spremne da izuzetno
Organizacije su sastavni deo brzo i efikasno odgovore na sve
dananjeg drutva. ini je grupa ljudi promene u okruenju i bre od
koja radi na organizovan nain u cilju konkurencije odgovore na zahteve
ostvarenja specifinih ciljeva. U trita.
savremenim uslovima poslovanja

Slika 2. Primer organizacione strukture

Namee se potreba za izuzetno
efikasnim, fleksibilnim i dinaminim
organizacionim strukturama.
Organizacijom upravlja menadment.
Piter Draker, jedan od najveih
teoretiara menadmenta, rekao je da je
osnova menadmenta da uini ljude
svesnim zajednikih mogunosti dajui
im zajednike ciljeve, sistem vrednosti,
odgovarajuu organizacionu strukturu i
priliku za razvoj kako bi se odgovorilo
na promene. Menadment je promenio
nain proizvodnje i korienje resursa,
drutvenu i ekonomsku strukturu
zemalja, omoguio da se svetska
privreda unapredi, istovremeno se i sam
menjajui.

Slika 3. Sistem pozicija u organizaciji

16 S.Blagojevi / Inenjerski menadment 1 (1) (2015) 13-20

3.1. Funkcionalna organizaciona deli jedinstvenu misiju kompanije u

struktura vie grupa subordiranih ciljeva
kompanije. Ona grupie se aktivnosti u
Ova struktura vezana je za etiri osnovne funkcije: 1) proizvodnja,
specijalizaciju uloga u kompaniji. Ona 2) marketing, 3) finansije i 4) kadrovi.

Slika 4. Funkcionalna organizaciona struktura

3.2. Diviziona organizaciona

Glavna prednost ovakve struktura
organizacione strukture je to se ljudi
organizuju u timove prema svojim Ova struktura je karakteristina za
kvalifikacijama i obrazovanju, odnosno velike kompanije koje prati kompleksna
slinosti posla koji ovavljaju. Na taj organizacija i gde je problem izvriti
nain lake se koordinira i podelu organizacije bez gubljenje
homogenizuje njihov rad i postiu bolji fleksibilnosti male firme. Odgovor je
efekti poslovanja cele kompanije [3]. esto u stvaranju samostalnih ogranaka
ili posebnih preduzea.

Slika 5. Diviziona organizaciona struktura

17 S.Blagojevi / Inenjerski menadment 1 (1) (2015) 13-20
U divizionoj organizaciji direktor ne
mora vie da se brine za koordinaciju
marketing-funkcije i proizvodne
funkcije za sve proizvode i fabrike. Taj
posao je delegiran trojici menadera
koji proizvode i fabrike. Taj posao je
delegiran trojici menadera koji taj
posao obavljaju umesto njega. Uloga
direktora u ovakvoj organizacionoj
strukturi je vie strategijska, on vodi
rauna o ukupnom poslovnoj i razvoju
ogranaka, kao posebnog biznisa [3].
Diviziona organizacija ima i neke
nedostatke. Ona nije odgovarajui oblik
organizovanja za kompanije sa samo
jednim proizvodom, bez obzira kolko
velike bile. Ona takoe moe da dovede
do previe razuene distribucije stunih
radnika u kompaniji, dok organizacija
po departmanima podstie
koncentraciju strunjaka za odreen
oblast poslovanja na jednom mestu.
3.3. Matrina organizaciona
struktura
Funkcionalni menaderi obavljaju
one aktivnosti koje podravaju rad
projektnih timova. Te aktivnosti su:
finansiranje, proizvodnja (esto
prototipova), nabavka potrebnog
Slika 6. Matrina organizaciona struktura
Uprkos ovim slabostima, moe se
rei da matrina struktura najbolje
materijala (sirovina), regrutovanje
potrebnih kadrova (strunih i
egzekutivnih), itd. S druge strane,
menaderi projektnih timova nisu
subordinirani pomenutim
funkcionalnim menaderima, poto su
to, uglavnom, umni Ijudi, naunici,
eksperti i da bi se uspeno bavli nauno
istraiva kim i razojnim radom, ne
smeju biti sputani bilo kakvim uticajem
"odozgo". U tom smislu, menaderi
ovih timova imaju vie koordinirajuu,
a manje upravljaku ulogu. Oni su tek
neto malo dominantni meu sebi
jednakima [4].
Glavna karakteristika matrine
organizacione strukture je u tome to ona
kombinuje vertikalne linije komunikacije
i autoriteta sa horizontalnim (bonim)
linijama. To je, ujedno, i najvanija
prednost ovakve organizacije, jer
kombinuje relativnu stabilnost i
efikasnost hijerarhijske strukture sa
fleksibilnou i neformalnou organske
kompanijske strukture. Slabosti matrine
organizacione strukture ogledaju se u
moguim konfliktima vezanim za
alokaciju ljudskih resursa izmedju
istraivakih timova, kao i u mogunosti
njihovog preteranog osamostaljenja.
reava sukob izmedju tenje
pojedinanih funkcija ka diferencijaciji
- s jedne strane, i potrebe integracije
18 S.Blagojevi / Inenjerski menadment 1 (1) (2015) 13-20
kompleksnih aktivnosti moderne
organizacije - s druge strane.
3.4. Piramidalna organizaciona
struktura
Ovo je najautoritativniji tip
menadmenta. Odluivanje,
naredbodavne funkcije i informacije su
jednosmerne i kreu se od vrha
piramide (generalni direktor) preko
prve linije menadera pa do najnieg
nivoa. Vezuje se za organizaciju sa
Slika 7. Piramidalna organizaciona struktura
4. SPOLJANJA SREDINA
Spoljanja sredina predstavlja sve ono
to nas okruuje, odnosno sve ono sa
ime je direktno ili indirektno povezana
ovekova ivotna i proizvodna aktivnost.
Prirodna sredina predstavlja blizak pojam
pri emu ovde ne moraju biti prisutne
aktivnosti oveka niti ovek mora imati
direktnih uticaja. Ipak, u pogledu
tehnolokog napretka, razvoja industrije i
sve veeg uticaja oveka na globalnom
nivou na prirodu i ekosisteme granica
izmeu ova dva termina postaje sve
nejasnija.
5. EFEKTIVNOST
Efektivnost je sposobnost proizvodnje
eljenog rezultata. Kada se neto smatra
efektivnim, to znai da ima eljeni ishod.
U menadmentu, efektivnost se odnosi
na raenje pravih stvari, a efikasnost je
centralizovanim sistemom odluivanja
(vojska, policija) [5].
Prednost ovog tipa menadmenta je u
tome to nema dupliranih
naredbodavnih linija, tako da se tano
zna ko za koje odluke snosi
odgovornost, a upravljace funkcije
strogo su odvojene od izvrilakih.
Piramidalni tip menadmenta vezuje se
za funkcionalnu organizacionu
strukturu, odnosno za kompanije sa
centralizovanim sistemom odluivanja.
raditi na pravi nain. Piter Draker trvdi da
efektivnost moe i mora da se naui
6. STVARANJE EFEKTIVNE
KOMUNIKACIJE
Efektivno komuniciranje predstavlja
kljunu vetinu za uspeno poslovanje,
nezavisno od toga da li je u pitanju velika
kompanija, ili mali privatni biznis,
individualno ili grupno pregovaranje, da
li je ono usmeno, pismeno ili elektronsko.
Efektivno komuniciranje ima za cilj, da
poruka koja se alje, stigne od poaljioca
do primaoca kao jasna i nedvosmislena,
kao i da poruka koja se alje pretrpi
minimalne smetnje i
transformacijeprilikom procesa
komuniciranja. Poaljilac je lice koje
postojedu informaciju u formi poruke
upuduje primaocu poruke (lice koje
prima informaciju), i na njemu lei deo
odgovornosti da li de lice koje prima
19 S.Blagojevi / Inenjerski menadment 1 (1) (2015) 13-20
poruku istu i razumeti na adekvatan
nain.
Predmet komuniciranja predstavlja
informacija. Ono se smatra uspenim
samo kada obe strane, poaljilac i
primalac, razumeju informaciju na isti
nain kao rezultat komuniciranja.
Uspeno slanje poruke obezbeuje
jasno iznoenje misli i ideja, u suprotnom
dolazi do prekida i umova i
komunikacija postaje neuspena.
Ovo obrauje pojam odnosa s
javnou, razliite vidove komunikacije i
njihov uticaj na odnose meu ljudima, s
posebnim akcentom na poslovne odnose.
Oblasti koje se pokrivaju su: poslovna
komunikacija, metode komunikacije,
pisana komunikacija, nastupanje u
medijima, elektronska komunikacija,
komunikacija u grupama, verbalna i
neverbalna komunikacija, grupe i timovi
u organizaciji, neformalne i formalne
grupe, odnosi unutar grupa (timova) i
faze razvoja grupa (timova), intervju,
tabelerno i grafiko prikazivanje
podataka, primena grafikona i dijagrama
u praksi i studija sluaja.
Cilj efektivne komunikacije je da se
uspeno vodi komunikacija, naroito u
poslovnom ambijentu, da se steknete uvid
u sve vidove pisane komunikacije, rad u
timu i primenu razliitih vizuelnih
sredstava u toku prezentacije. Jedan od
ciljeva je i otkrivanje vanosti neverbalne
komunikacije.
Prepreke u komunikaciji mogu biti
razliite:
Fizike prepreke (broj
informacija);
Kulturoloke prepreke
(kulturoloke razlike);
Iskustvene prepreke (razliit
stepen iskustva);
Percepcione prepreke (razliita
opaanja);
Motivacione i emocionalne
prepreke (razliiti motivacioni
faktori);
Tehnike, organizacione prepreke
(prepreke tehnike prirode) i
Jezike prepreke (nerazumevanje
zbog ne poznavanja jezika) itd.
[6].
Ukljanjanje prepreka koje pri
komunikaciji nastaju izmeu razliitih
elemenata i u razliitim fazama
komuniciranja. Dobra i ilustrativna veba
koja nam pomae da razumemo koliko
prekidi mogu opasni je igra gluvih
telefonaIako naizged naivna, ukoliko
okupite ak i tri prijatelja i pokuate da
poaljete informaciju od prvog do
poslednjeg, apatom,shvatidete da je
verovatno da da dobijete istu informaciju
na kraju kruga gotovo nemogua.
7. ZAKLJUAK
Veoma je znaajna uloga koju interna
i eksterna komunikacija imaju u
menadmentu poslovnih organizacija.
Formalni aspekti komuniciranja esto su
u prvom planu. Ipak, ne treba zaboraviti
da to mogu da budu samo pojedinani
faktori u celokupnoj organizacionoj
komunikaciji. Sve zvanine linije
komunikacije u organizaciji funkcioniu
u sprezi sa veoma rairenim neformalnim
tokovima informacija, koji mogu da
pomognu pojedincima i grupama da
ostvare svoje ciljeve. ak i u sluajevima
kada zvanini kanali ometaju prenoenje
informacija, nezvanine veze izmeu
ljudi (kao to su prijateljstva, ili veze u
drugim odeljenjima), mogu da pomognu
proces komunikacije.
Komunikacija u hijerarhijskim
grupama je izuzetno sloena. Meutim,
zajednikim naporima svih zaposlenih
koji su svesni njenog znaaja i
neophodnosti, i koji angaovano ulau
odgovarajue napore u pravcu njenog
poboljanja, moe se ostvariti potrebni i
eljeni optimum komuniciranja i stvoriti
skladna radna atmosfera.
20 S.Blagojevi / Inenjerski menadment 1 (1) (2015) 13-20

CREATING EFFECTIVE COMMUNICATION BETWEEN THE

ORGANIZATION AND ENVIRONMENT
Sandra Blagojevi

Abstract

This paper describes the basic concept and segments of communication as a means to
achieve the goals of the organization with special emphasis on its functions, which are
necessary to create effective communication between the organization and external
environment, and to create forms of organization and organizational structure which
provides and facilitates communication between organizations and their environment.

Keywords: communication, organizational structure, external environment, organization.

4. Jovanovi, M., Matrina

LITERATURA organizaciona struktura
[Internet], http://www.knowledge-
1. Vukovi, M, Uvod u kulturu banks.org, pristupljeno 20.5.2015.
komunikacije, TF Bor, Bor, 2006.
5. Jovanovi, M., Piramidalni tip
2. Miljevi, I. M., Poslovna etika i menadmenta [Internet],
komuniciranje [Power Point http://www.knowledge-banks.org,
prezentacija], Univerzitet pristupljeno 20.5.2015.
Singidunum, Beograd, 2012.
6. Trebjeanin, ., Lalovi Z.,
3. ivkovi, , Osnove Pojedinac u grupi, ZUNS,
menadmenta, Bakar, Bor, 2005. Podgorica, 2011.