Yusmar Sequera Tutora Externa.

Nombre del Proyecto: Identificacin del proceso administrativo en la oficina de atencin al ciudadano de la DGSE .
Problemtica en la Oficina de atencin al ciudadano: Debilidad en el conocimiento del proceso administrativo.
Objetivo general de proyecto: Capacitar a los integrantes de la Oficina de Atencin al Ciudadano de la Direccin General
Sectorial de Educacin sobre el Proceso Administrativo
Objetivo especfico: Diagnosticar la situacin actual en cuanto al cumplimiento del proceso administrativo en la
Oficina de Atencin al Ciudadano de la Direccin General Sectorial de Educacin.
Determinar el plan de capacitacin del proceso administrativo en la Oficina de Atencin al Ciudadano.
Planificar el programa para el personal de la Oficina de Atencin al Ciudadano sobre el proceso administrativo.
Propuesta: Plan de formacin del proceso administrativo.
Explicacin de la problemtica: se eligi la problemtica, dado que los integrantes de la oficina no poseen conocimiento
del proceso administrativo, y si los tienen hay que fortalecerlos. Anteriormente haba o todava puede que la haya es
respecto a la correspondencia donde algunas veces la informacin no era totalmente recibida, o ya se haba procesado
en los libros de registro de antes pero no en el de la oficina, y no se tomo esta problemtica porque ya se encontraba un
proyecto sobre la correspondencia.
Aspectos encontrados: Se encontr debilidades en la comunicacin entre el equipo de la oficina y la organizacin.
Debilidad en el control de informacin esta parte tiene que ver sobre la informacin que reciben en la oficina, como es
presentada y como es el estado en el que lo tienen, est un poco relacionada a la correspondencia pero tambin en la
parte de la comunicacin. Entre estas 2 debilidades generan lo que es una falla en el cumplimiento de los objetivos o
funciones de la oficina, adems de la duplicidad de funciones que todos se encarga de lo mismo lo que puede traer una
deficiencia ya que 1 persona no puede hacerse cargo de todas las funciones de la oficina. Entonces en general se puede
decir que hay debilidades o causa en planeacin por los objetivos, organizacin por la duplicidad de funciones, la
direccin por la comunicacin, y control por informacin que se maneja y sus estado (la planeacin, organizacin
direccin y control son los elementos del proceso administrativo).
Hechos realizados en la oficina por el equipo: en las diferentes visitas se ha entrevistado al antiguo jefe Yorbis barrios, a
Jose Bonilla, Mara Martnez, casi no se entrevisto a Anahir Teran no se encontraba muy presente. Se converso sobre las
actividades, problemas, actitudes de los trabajadores, nos daban sus puntos de vista de experiencias en su trabajo y a
los recursos que posean , toda la informacin posible de sus labores, nos daban una crtica constructiva respecto al
proyecto y a la problemtica que se eligi, si se realizaba algn cambio en el proyecto se discuta de los cambios si
estaba de acuerdo o no de ellos, tanto nosotros como los de la oficina se responda positivamente a los cambios, a las
crticas y a las actitudes de los trabajadores ,es decir siempre nos dieron su apoyo hacia el proyecto y viceversa.
Explicacin de la propuesta: El plan de formacin es un taller, en donde le presentamos el proceso administrativo y lo
relacionamos con las actividades que se ejecutan en la oficina dado que esta se encuentra presente en cualquier mbito
de trabajo. Una de los puntos de este plan es que conozcan las diferentes actividades que realizan en la planeacin,
organizacin, direccin, control adems de sus significados caractersticas funciones entre otros.
Presentarles alternativas de solucin de cmo realizar mejor su trabajo por ejemplo en la organizacin como hay
duplicidad de funciones si la dividimos, una persona se encarga de llenar los registros de cualquier documento y otra de
buscar la informacin de los documento si por solicitados o informacin reciente de ellos.
En la comunicacin se deben comunicar un poco ms si se realiza un pequea reunin en la oficina y alguien no est
presente, a esa persona que no est presente se le debe informar para que est al tanto de lo ocurrido, sucede lo mismo
con el control otra parte es que esta tambin supervisa para que se realicen las tareas pautadas en este caso sera la
Encargada de la oficina. De tal forma que se pueda cumplir con los objetivos o funciones de la oficina, segn el manual
abarcan ms de 5 funciones, la importancia que esta tiene dentro de la oficina.
(Aunque no se vio exactamente con esas palabras era porque as lo tena planeado realizar). Pero segn como se realizo
desde mi punto de vista fue satisfactorio, hubo participacin, crtica constructiva de los presentes y reflexin de lo
mismo.