3 karakteristik pada saat melakukan audit siklus personnel dan payroll

Hanya ada satu kelas transaksi untuk penggajian. Penggajian hanya memiliki satu
kelas karena penerimaan jasa dari karyawan dan pembayaran jasa tersebut melalui
penggajian biasanya terjadi dalam periode waktu yang singkat.
Transaksi pada umumnya jauh lebih signifikan ketimbang akun neraca terkait. Akun-
akun yang terkait dengan penggajian seperti penggajian akrual dan potongan pajak
biasanya bernilai kecil dibandingkan dengan total transaksi selama tahun
bersangkutan.
Pengendalian internal terhadap penggajian sudah efektif bagi hampir semua
perusahaan ,bahkan perusahaan yang kecil sekalipun.
Karena ketiga karakteristik tersebut maka ketika mengaudit penggajian biasanya
auditor menekankan pengujian pengendalian,pengujian substansi atas transaksi dan prosedur
analitis.
Dokumen yang harus diperiksa staff auditor dalam rangka pendeteksian adanya fraud pada
payroll :

FUNGSI BISNIS DALAM SIKLUS PENGGAJIAN DAN PERSONALIA SERTA DOKUMEN DAN

CATATAN TERKAIT

Siklus penggajian dan personalia dimulai dengan merekrut karyawan dan diakhiri dengan membayar

karyawan tersebut atas jasa yang mereka laksanakan dan pemotongan pajak oleh pemerintah serta

institusi lain dan pajak gaji serta manfaat akrual. Jadi, siklus tersebut melibatkan perolehan jasa dari

karyawan yang konsisten dengan tujuan perusahaan, dan akuntan si yang tepat untuk jasa tersebut.

Departemen sumber daya manusian menyediakan sumber yang independen untuk mewawancarai dan

merekrut personel yang memenuhi kualifikasi. Departemen tersebut juga merupakan sumber catatan

yang independen bagi verifikasi internal atas informasi upah. Termasuk penambahan dan penghapusan

gajiserta perubahan upah dan pengurangan.

Catatan personalia(personel records) meliputi data seperti tanggal mulai bekerja, investigasi

personil, tingkat pembayaran, pengurangan yang diotorisasi, evaluasi kinerja dan tanggal berhenti

bekerja.

Formulir otorisasi pengurangan. Formulir ini digunakan untuk mengotorisasi pengurangan gaji,

termasuk jumblah pembebasan untuk pemotongan pajak pengasilan, 401(K) dan program tabungan

pension lainnya, obligasi tabungan A.S. serta iuran serikat pekerja.

Formulir otorisasi tingkat pembayaran.formulir ini digunakan untk mengotorisasi tingkat

pembayaran. Sumber informasinya adalah kontrak tenaga kerja, otorisasi oleh manajemen, atau dlam

kasus pejabat perusahaan, otorisasi dari dewan direksi.

Pencatatan waktu (timekeeping) dan persiapan penggajian merupakan hal yang penting dalam audit

penggajian karena mempengaruhi secara langsung beban peggajian dalam setiap periode. Untuk

mencegah salah saji dalam epat aktivitas berikut diperlukan pengendalian yang memadai :

Penyiapan kartu waktu oleh karyawan

Pengikhtisaran dan penghitungan pembayaran kotor, pengurangan dan pembayaran bersih
Penyiapan cek gaji
Penyiapan catatan gaji

Kartu waktu (time card). Adalah dokumen yang mengidentifikasi waktu per jam karyawan mulai dan

berhenti bekerja setiap hari serta jumlah jam kerja karyawa. Kartu waktu ini dapat berupa formulir

kertas atau electronic, dan dapat disiapkan secara otomatis oleh jam waktu atau pembaca kartu

identifikasi. Kartu waktu ini biasanya diserahkan setiap minggu.

Karyawan yang menerima gaji tetap atau pembebasan biasanya tidak mengisi kartu waktu. Mereka

hanya diharuskan mengisi laporan waktu untuk mengklaim upah lembur, cutih libur atau sakit.

Tiket waktu pekerjaan. Tiket waktu pekerjan adalah formulir yang menunjukkan pekerjaan mana

yang dikerjakan karyawan selama periode waktu tertentu. Formulir ini hanya digunakan oleh seorang

karyawanmelakukan pekerjaan berbeda atau bekerja dalam departemen yang berbeda. Tiket waktu

pekerjan seringkali diakukan secra electronic dengan system pelaporan waktu dan beban

File transaksi penggajian. File yang dibuat oleh computer ini mencantumkan semua transaksi

penggajian yang diproses aoleh system akuntansi selama satu periode, seperti satu hari, satu minggu,

satu bulan, satu tahun. File tersebut berisi semua informasi yang dimasukkankedalam system dan

informasi tentang setiap transaksi seperti nama karyawan, dan nomer identifikasi, tanggal, pembayaran

kotor dan bersih, berbagai jumlah pemotongan pajak dan klasifikasi akun atau klasifikasi. Tergantung

pada kebutuhan perusahaan, informasi mengenai penggajian digunakan untuk berbagai catatan, daftar

dan laporan, seperti jurnal penggajian file induk penggajian, dan rekonsiliasi bank penggajian.

Jurnal atau data penggajian. Laporan inidibuat dari file transaksi penggajian dan umumnya

mencantumkan nama karyawan, jumlah penggajian kotor dan bersih, jumlsh pemotongan, serta

klasifikasi akun atau klasifikasi transaksi. Transaksi yang sama dimasukkan kedalam jurnal atau daftar

juga diposting secara simultan kebuku besar umum dank e file besar induk penggajian.

File induk penggajian (payroll master file).adalah file computer yang digunakan untuk mencatat

transaksi penggajian bagisetiap karyawan dan mempertahankan total upah karyawan yang dibayar

selama tahun tersebut hingga tanggal saat ini. Catatansetiap karyawan mencantumkan pembayaran

kotor selama setiap periode penggajian, pengurangan dari pembayaran kotor, pembayaran bersih,
nomer cek, dan tanggal. File induk ini diperbaharui dari file transaksi peggajian. Total penghasilan setiap

karyawan dalam file induk sama dengan saldo penggajian kotor dalam berbagai akun buku besar umum

Cek gaji. Cek gaji ditulis untuk selanjutnya diserahkan kepada karyawan sebagai pertukaran atas jasa

yang dilakasanakannya. Jumlah cek tersebut merupakan pembayaran kotor dikurangi pajak dan

potongan lainnya. Cek itu disimpan sebagai bagian dari fungsi penyiapan penggajian, tetapi tanda

tangan yang diotorisasi telahmembuat cek tersebut sebagai aktiva. Setelah cek gaji dicairkanoleh

karyawan, cek yang dibatalkan lalu dikembalikan keperusahaan dari bank. Cek gaji seringkali disetorkan

secara langsung dari rekening bank setiap karyawan.

Rekonsiliasi rekening bank penggajian. Rekonsiliasi bank independen merupakan hal yang penting

bagi semua akun kas, termasuk penggajian, untuk menemukan kesalahan dan kecurangan. Akun

oenggajian impress (imprest payroll account) adalah akun penggajian terpisah dimana saldo bernilai

kecil dipertahankan. Jimlah setiap gaji bersih yang ditransfer berdasarkan cek atau transferdna

elektronik dari akun umum kevakun impress segera sebelum distribusi penggajian.