DIAGRAMA DE FLUJOS EN UNA EMPRESA

1. Introduccin

EL Flujograma o Diagrama de Flujo, consiste en representar grficamente hechos, situaciones,

movimientos o relaciones de todo tipo, por medio desmbolos.

A continuacin se observar de tres autores diferentes el concepto de Flujograma o Diagramas de

Flujo, caractersticas, tipos, simbologa, diseo y elaboracin.

Segn Gmez Cejas, Guillermo. Ao 1997; El Flujograma o Fluxograma, es un diagrama que

expresa grficamente las distintas operaciones que componen un procedimiento o parte de este,
estableciendo su secuencia cronolgica. Segn su formato o propsito, puede contener
informacinadicional sobre el mtodo de ejecucin de las operaciones, el itinerario de las
personas, las formas, la distancia recorrida el tiempo empleado, etc.

Segn Chiavenato Idalberto. Ao 1993; El Flujograma o Diagrama de Flujo, es una grfica que
representa el flujo o la secuencia de rutinas simples. Tiene la ventaja de indicar la secuencia del
proceso en cuestin, las unidades involucradas y los responsables de su ejecucin.

Segn Gmez Rondn Francisco. Ao 1.995; El Flujograma o Diagrama de Flujo, es la

representacin simblica o pictrica de un procedimiento administrativo.

Importancia

Segn Gmez Cejas, Guillermo. Ao 1997; es importante ya que ayuda a designar cualquier
representacin grfica de un procedimiento o parte de este , El flujograma de conocimiento o
diagrama de flujo, como su nombre lo indica, representa el flujo de informacin de un
procedimiento.

En la actualidad los flujogramas son considerados en las mayoras de las empresas o

departamentos de sistemas como uno de los principales instrumentos en la realizacin de
cualquier mtodo y sistema.

Segn Chiavenato, Idalberto. Ao 1993; es importante los flujogramas en toda organizacin y

departamento, ya que este permite la visualizacin de las actividades innecesarias y verifica si la
distribucin del trabajo est equilibrada, o sea, bien distribuida en las personas, sin sobrecargo
para algunas mientras otros trabajan con mucha holgura.

Segn Gmez Rondn, Francisco. Ao 1995; los flujogramas o diagramas de flujo son importantes
para el diseador porque le ayudan en la definicin formulacin, anlisis y solucin del problema.
El diagrama de flujo ayuda al analista a comprender el sistema de informacin de acuerdo con las
operaciones de procedimientos incluidas, le ayudar a analizar esas etapas, con el fin tanto de
mejorarlas como de incrementar la existencia de sistemas de informacin para la administracin.
2. Caractersticas de los Flujogramas

Segn Gmez Cejas, Guillermo. Ao 1.997:

Sinttica: La representacin que se haga de un sistema o un proceso deber quedar

resumido en pocas hojas, de preferencia en una sola. Los diagramas extensivos dificultan
su comprensin y asimilacin, por tanto dejan de ser prcticos.
Simbolizada: La aplicacin de la simbologa adecuada a los diagramas de sistemas y
procedimientos evita a los analistas anotaciones excesivas, repetitivas y confusas en su
interpretacin.
De forma visible a un sistema o un proceso: Los diagramas nos permiten observar todos
los pasos de un sistema o proceso sin necesidad de leer notas extensas. Un diagrama es
comparable, en cierta forma, con una fotografa area que contiene los rasgos principales
de una regin, y que a su vez permite observar estos rasgos o detalles principales.

Segn Chiavenato, Idalberto. Ao 1993:

Permitir al analista asegurarse que ha desarrollado todos los aspectos del procedimiento.
Dar las bases para escribir un informe claro y lgico.
Es un medio para establecer un enlace con el personal que eventualmente operar el
nuevo procedimiento.

Segn Gmez Rondn, Francisco. Ao 1995:

De uso, permite facilitar su empleo.

De destino, permite la correcta identificacin de actividades.
De comprensin e interpretacin, permite simplificar su comprensin.
De interaccin, permite el acercamiento y coordinacin.
De simbologa, disminuye la complejidad y accesibilidad.
De diagramacin, se elabora con rapidez y no requiere de recursos sofisticados.

3. Tipos de Flujogramas

Segn Gmez Cejas, Guillermo. Ao 1.997:

Segn su forma:

a) Formato Vertical: En l el flujo o la secuencia de las operaciones, va de arriba hacia abajo.

Es una lista ordenada de las operaciones de un proceso con toda la informacin que se
considere necesaria, segn su propsito.
b) Formato Horizontal: En l el flujo o la secuencia de las operaciones, va de izquierda a
derecha.
c) Formato Panormico: El proceso entero est representado en una sola carta y puede
apreciarse de una sola mirada mucho ms rpidamente que leyendo el texto, lo que
facilita su comprensin, aun para personas no familiarizadas. Registra no solo en lnea
 vertical, sino tambin horizontal, distintas acciones simultneas y la participacin de ms
de un puesto o departamento que el formato vertical no registra.
d) Formato Arquitectnico: Describe el itinerario de ruta de una forma o persona sobre el
plano arquitectnico del rea de trabajo. El primero de los flujogramas es eminentemente
descriptivo, mientras que los ltimos son fundamentalmente representativos.

Por su propsito:

a) De Forma: Se ocupa fundamentalmente de una forma con muy pocas o ninguna

descripcin de las operaciones. Presenta la secuencia de cada una de las operaciones o
pasos por los que atraviesa una forma en sus diferentes copias, a travs de los diversos
puestos y departamentos, desde que se origina hasta que se archiva. Retrata la
distribucin de mltiples copias de formas a un nmero de individuos diferentes o a
unidades de la organizacin.
b) Las formas pueden representarse por smbolos, por dibujos o fotografas reducidas o por
palabras descriptivas. Se usa el formato horizontal. Se retrata o se designa la forma en el
lado izquierdo de la grfica, se sigue su curso al proceso de progresin horizontal,
cruzando las diferentes columnas asignadas a las unidades de la organizacin o a los
individuos.
c) De Labores (qu se hace?): Estos diagramas abreviados slo representan las operaciones
que se efectan en cada una de las actividades o labores en que se descompone un
procedimiento y el puesto o departamento que las ejecutan. El trmino labor incluyendo
toda clase de esfuerzo fsico o mental. Se usa el formato vertical.
d) De Mtodo (cmo se hace?): Son tiles para fines de adiestramiento y presentan adems
la manera de realizar cada operacin de procedimiento, por la persona que debe realizarla
y dentro de la secuencia establecida. Se usa el formato vertical.
e) Analtico (para qu se hace?): Presenta no solo cada una de las operaciones del
procedimiento dentro de la secuencia establecida y la persona que las realiza, sino que
analiza para qu sirve cada una de las operaciones dentro del procedimiento. Cuando el
dato es importante consigna el tiempo empleado, la distancia recorrida o alguna
observacin complementaria. Se usa formato vertical.
f) De Espacio (dnde se hace?): Presenta el itinerario y la distancia que recorre una forma o
una persona durante las distintas operaciones del procedimiento o parte de l, sealando
el espacio por el que se desplaza. Cuando el dato es importante, expresa el tiempo
empleado en el recorrido. Se usa el formato arquitectnico.
g) Combinados: Presenta una combinacin de dos o ms flujogramas de las clases anteriores.
Se usa el flujograma de formato vertical para combinar labores, mtodos y anlisis (qu se
hace, cmo se hace, para qu se hace).
Se usa el formato panormico para combinar varias formas y labores de varios puestos o
departamentos.

Segn Chiavenato, Idalberto. Ao 1993: Existen tres tipos de Flujogramas o Diagramas de Flujo

a) Diagrama de flujo vertical: Tambin denominado grfico de anlisis del proceso. Es un

grfico en donde existen columnas verticales y lneas horizontales. En la columnas
verticales estn los smbolos o convencionales ( de operacin, transporte, control, espera
y archivo), los funcionarios involucrados en la rutina, el espacio recorrido para la ejecucin
y le tiempo invertido.
b) El diagrama de flujo vertical destaca la secuencia de la rutina y es extremadamente til
para armar una rutina o procedimiento para ayudar en lacapacitacin del personal y para
racionalizar el trabajo.
c) El Diagrama de flujo horizontal destaca a las personas u organismos que participan en una
determinada rutina o procedimiento. Es muy usado cuando una rutina involucra varios
organismos o personas, ya que permite visualizar la parte que corresponde a cada uno y
comparar la distribucin de las tareas para una posible racionalizacin o redistribucin del
trabajo.
d) Diagrama de flujo horizontal: Es diferente al anterior, al revs de la secuencia que se
traslada verticalmente, esta lo hace de manera horizontal; este utiliza los mismos smbolos
y convenciones que el vertical.
e) Diagrama de flujo de bloques: Es un diagrama de flujo que representa la rutina a travs de
una secuencia de bloques, cada cual con su significado y encadenados entre s. Utiliza una
simbologa mucho ms rica y variada que los diagramas anteriores, y no se restringe a
lneas y columnas preestablecidas en el grfico.

Los analistas de sistemas utilizan mucho este diagrama para representar los sistemas, es decir,
para indicar entradas, operaciones, conexiones, decisiones, archivado, etc, que constituyen el flujo
o la secuencia de las actividades de los sistemas.

Segn Gmez Rondn, Francisco. Ao 1.995:

Por su presentacin:

a) De bloque: Se representan en trminos generales con el objeto de destacar determinados

aspectos.
b) De detalle: Plasman las actividades en su ms detallada expresin.

Por su formato:

a) De formato vertical: En el que el flujo de las operaciones va de arriba hacia abajo y de

derecha a izquierda
b) De formato horizontal: En el que la secuencia de las operaciones va de izquierda a derecha
en forma descendente
 c) De formato tabular: Tambin conocido como de formato columnar o panormico, en el
que se presenta en una sola carta el flujo total de las operaciones, correspondiendo a cada
puesto o unidad una columna
d) De formato arquitectnico: Muestra el movimiento o flujo de personas, formas,
materiales, o bien la secuencia de las operaciones a travs del espacio donde se realizan

Por su propsito:

a) De forma: El cual se ocupa fundamentalmente de documentos con poca o ninguna

descripcin de operaciones con poca o ninguna descripcin de operaciones.
b) De labores: Indica el flujo o secuencia de las operaciones, as como quin o en donde se
realiza y en qu consiste sta.
c) De mtodo: Muestra la secuencia de operaciones, la persona que las realiza y la manera
de hacerlas.
d) Analtico: Describe no slo el procedimiento quin lo hace, y cmo hacer cada operacin,
sino para qu sirven.
e) De espacio: Indica el espacio por el que se desplaza una forma o una persona.
f) Combinados: Emplean dos o ms diagramas en forma integrada.
g) De ilustraciones y texto: Ilustra el manejo de la informacin con textos y dibujos.
h) Asistido por computadora: El flujo de informacin se hace con recursos de software.

4. Simbologa de los flujogramas

Las diversas organizaciones usan distintos smbolos, pero el comit sobre computadoras y
procesadores de informacin de la Asociacin Norteamericana de Normas ha hecho un gran
esfuerzo para normalizar los smbolos de los diagramas de flujo. Esa normalizacin permite
comprender cualquier diagrama de flujo que use los smbolos recomendados.

Cada smbolo normal de diagrama de flujo tiene un significado especial.

5. Diseo y Elaboracin de Flujogramas

Segn Gmez Cejas, Guillermo. Ao 1.997:

Convencin para trazar los diagramas:

a) La informacin para identificar cada diagrama debe ser la siguiente:

b)
1. Nombre del proceso, indicando los puntos iniciales y finales.
2. Nombre del departamento o los departamentos involucrados.
3. Nombre de la persona que prepar el diagrama.
4. Nmero de personas o puestos involucrados.
5. Nmero de pasos.
c) Identificar cada columna con le nombre de la persona o puestos que realiza cada uno de
los pasos.
d) Representar las formas o documentos, mediante rectngulos proporcionales a las formas
o documentos representados. Sin embargo como lo principal es la claridad, esta
convencin puede eliminarse empleando solamente el buen juicio.
e) Cada forma debe representarse siempre por un rectngulo de las mismas dimensiones.
f) Cada vez que se crea una forma, se le pone en el original y copias un tringulo negro en la
esquina inferior derecha.
g) Cuando las dimensiones del rectngulo lo permitan, es conveniente poner el nombre de la
forma en cada paso que aparezca.
h) El original y las copias siempre deben ponerse en el mismo orden. Se coloca un nmero en
la esquina superior derecha. Para el original siempre se colocar el nmero uno; y las
siguientes copias tendrn numeraciones ascendentes.
i) En cada paso deben presentarse todos los documentos que intervienen.
j) Cuando se transportan dos o ms papeles, que van unidos, ya sea con grapa o broche o en
sobre, se renen los rectngulos identificando cada uno de ellos. El movimiento se
presenta por una sola lnea.
k) Cuando se muevan juntos, pero no unidos, el transporte se representa por medio de lneas
para cada forma o grupo de formas.
l) La secuencia demuestra haciendo que las lneas de transportes tengan una ligera
tendencia hacia abajo.
m) El orden cronolgico de los pasos se representa por el orden en que aparecen los
rectngulos, de arriba hacia abajo.
n) Debe identificarse cada paso con un nmero y hacer una pequea descripcin del mismo,
mediante la escritura del verbo que identifica la accin.
o) Si es posible hacer que lo firme el jefe del departamento o el empleado que ha
proporcionado la informacin.
6. Conclusin

Los Flujogramas a los cuales tambin se les llama diagrama de flujo y muy rara vez
fluxogramas, son grficos que sealan el movimiento, desplazamiento o curso de alguna
cosa, que bien puede ser una actividad, un formulario, un informe, materiales, personas o
recursos.
Los Flujogramas son de gran importancia para toda empresa y persona ya que brinda
elementos de juicio idneos para la representacin de procedimientos y procesos, as
como las pautas para su manejo en sus diferentes versiones.
La seleccin de los smbolos dependen del procedimiento que va a ponerse en las grficas
y del empleo que vaya a darse en las mismas, por tal motivo es fundamental que se
empleen de forma correcta, al colocar un smbolo en un sitio inadecuado, cambia el
sentido del flujograma. Se puede decir que los smbolos ms usados son:
Operacin
Transporte
Inspeccin
Demora
Almacenamiento
 Ejemplos prcticos de diagramas de flujo

Para explicar algunas temas, no hay mejor forma que hacerlo a travs de un ejemplo, as que
vamos a ver cmo hacer un flujograma con un ejemplo de una empresa de servicios:

Daniel es el encargado de elaborar el informe trimestral de gerencia para la empresa Unoart. En el

informe de gerencia, bsicamente se revisan los indicadores estratgicos.

Daniel con un tiempo de anterioridad a la reunin, debe revisar qu indicadores se van a

analizar en este trimestre.
Luego debe solicitar la informacin con un tiempo prudente a la reunin, para que los
diferentes procesos consigan enviarle los datos necesarios para que l pueda elaborar el
informe. En ocasiones los procesos se olvidan de enviar los indicadores o no lo envan de
forma oportuna, para lo cual, Daniel habla con su jefe inmediato para que sea l quien
pida la informacin.
Posteriormente, el plasma los datos en un archivo de Excel y de esta manera genera los
indicadores.
Daniel revisa uno a uno los indicadores y los compara con los del mes anterior. Si la
variacin de un indicador entre un mes y otro es mayor al 10%, solicita una explicacin
ante este hecho.
Daniel genera el informe en una presentacin de power point.
Finalmente, Daniel enva el informe a su jefe. l se encargar de mostrarlo en la reunin
de gerencia.
Proceso de presentacin de ofertas

El proceso de presentacin de ofertas se utiliza para seleccionar un proveedor para subcontratar

un proyecto o para comprar proyectos y servicios necesarios para un proyecto. Los registros de
oferta contienen las especificaciones del proyecto o los detalles de los productos y servicios a
comprar.

Un proceso de presentacin de ofertas tpico consta de las fases siguientes:

El gestor de proyectos o el gestor de contratos/compras crea una oferta que describe las
especificaciones y el coste estimado del proyecto.
El gestor emite la oferta.
(Opcional) Los revisores aprueban la oferta.
El gestor enva la oferta a un grupo de proveedores para su respuesta.
Los proveedores analizan la oferta y calculan el coste al que pueden completar el
proyecto. Cada proveedor responde a la oferta con detalles sobre los productos y los
servicios necesarios y el coste general.
El gestor gestiona y analiza las respuestas a la oferta.
El gestor concede la oferta al proveedor que mejor se ajusta a los requisitos del proyecto.
Se crea automticamente un contrato estndar mediante los detalles de la oferta y la
informacin de respuesta.
Durante el proceso, el gestor o el proveedor puede solicitar clarificacin sobre la oferta.
Ejemplo de diagrama de flujo de una empresa de acopio de botellas de vidrio