Consolidar Datos en Excel

Consolidar datos consiste en combinar los valores de varios rangos de datos en uno solo. Por ejemplo,
si tienes una hoja de clculo de cifras de gastos para cada una de sus oficinas regionales, puedes
utilizar una consolidacin para reunir estas cifras en una hoja de clculo de gastos para toda la
organizacin; o si tienes las ventas de cada uno de los vendedores puedes agruparlas en una sola hoja
para calcular el total de ventas de toda la compaa.

Ejemplo: Se tienen varias hojas de clculo con las ventas de Enero, Febrero y Marzo, con los mismos
vendedores y lo que se pretende es obtener la suma de las ventas del primer trimestre de cada
vendedor.

Utilice el botn para calcular el Total Ventas.

Como Consolidar Datos:

1. Colquese en la hoja donde va el resumen y seleccione el rango de celdas dnde debern ir los
resultados, en este caso la hoja se llama trimestre y las celdas deben estar vacas, observe.

Rango Seleccionado

Hoja donde va el resultado de la Consolidacin

2. Vaya a la ficha Datos y de clic en la opcin Consolidar.

Aparecer el siguiente cuadro de dilogo.

A) Cuadro de Funcin: Se deber seleccionar

que tipo de resumen se desea (Suma, Cuenta,
Promedio, Max,
Min, Producto, Contar nmeros, Desvest,
A Desvestp, Var, Varp). En este ejemplo utilizaremos
Suma.
B
B) Cuadro Referencia: Sirve para minimizar el
cuadro de dilogo consolidar y poder trasladarnos
C a la(s)
Hoja(s) de la(s) cual(es) se tomaran los datos.

C) Referencias: En este se encuentran los datos

a resumir. En este ejemplo las referencias seran
las ventas de cada mes, ventas de Enero, ventas
de Febrero y ventas de Marzo.
D
D) Rtulos: Aqu se determina si la seleccin
incluye o no los ttulos de columnas o bien la
columna de conceptos ubicada normalmente al
lado izquierdo de la informacin. Para el ejemplo
no activaremos estas opciones.

Si deseas actualizar la tabla de consolidacin automticamente cada vez que cambien los datos en
cualquiera de los rangos de origen y no ests seguro de si ms tarde desears incluir rangos diferentes
o adicionales en la consolidacin, activa la casilla de verificacin Crear vnculos con los datos de
origen.

Activa las casillas de verificacin bajo Usar rtulos en que indican dnde estn localizados los rtulos
en los rangos de origen: en la fila superior, la columna izquierda o ambas. Los rtulos que no coincidan
con los de las otras reas de origen producirn filas o columnas independientes en la consolidacin.

3) Para el caso de nuestro ejercicio necesitamos saber el total de ventas de cada vendedor en el
trimestre, para ello usaremos la funcin Suma.

4) Damos clic en el cuadro de referencia y seleccionamos las ventas de la hoja Enero, observe:

5) De clic sobre el cuadro de referencia nuevamente para volver a la ventana de consolidacin y luego
damos clic en el botn Agregar:
Observe que la referencia seleccionada ahora est en Todas las referencias, observe:

Nuevamente volvemos a dar clic en el Cuadro de referencia y seleccionados los datos de la Hoja
Febrero, observe:
De clic sobre el cuadro de referencia nuevamente para volver a la ventana de consolidacin y luego
damos clic en el botn Agregar:

Nuevamente volvemos a dar clic en el Cuadro de referencia y seleccionados los datos de la Hoja Marzo,
observe:

De clic sobre el cuadro de referencia nuevamente para volver a la ventana de consolidacin y luego
damos clic en el botn Agregar, observe que ya tenemos todas las referencias que van a hacer parte
de la consolidacin:
6) Pulse el botn Aceptar y Automticamente se activa la hoja total trimestre y nos mostrar los datos
ya consolidados. Es decir la suma del Total ventas de cada vendedor y el total de ventas del trimestre.