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EO JEON BATES 5 ell Oi SEN ES, OFPPT ottice ae ta Formation Professionnelle et de la Promotion du Travail Réf: OFPIDRHIDAASSP n.. 3.2. [2 Ld Casablanca, le ... Note 4 Messieurs les Directeurs Régionaux Objet : Démarche d’indemnisation des formateurs pour les actions de suivi des stagiaires en entreprises. Da objectifs ligs A la gestion des ressources humaines, la DRH a organisé des séances de travail is Ie cadre de l'accompagnement des Directions Régionales dans Ja réalisation des avec les managers des entités régionales visant le recueil des difficultés et 1a proposition de solutions d’ordre techniques et organisationnelles, Lors de ces réunions, il a été constaté une certaine hétérogénéité en termes de pratiques et outils de gestion utilisés, notamment, I"indemnisation des actions de suivi des stagiaires en entreprises. A terme, et dans le but de s*assurer de Ja véracité de la réalisation des actions de suivi qui font l’objet d’indemnisation et de fiabiliser les mécanismes de contrdle y afférents, la DRI, a établi une démarche pour harmoniser les schémas de fonctionnement et impliquer tous Jes intervenants de ce processus. Ainsi, nous comptons sur votre implication personnelle pour veiller au strict respect des régles de cette démarche, Cordiales salutations. Pa: = Démarche d’indemnisation des actions de suivi des staginires en entreprise. Copie pour + = Mule Directeur Général = DACG. -DF, Direction des otersect Ressources Humaines nde Ia route B.O. n° $0 et a route Nationale 11. Sial Mafirout ~Casablanca- ‘tél: 0522 63.44 44 Mail : drh@ofpptma, 2 & ome & 7 DEMARCHE D’INDEMNISATION DES ACTIONS DE SUIVI DES STAGIAIRES EN ENTREPRISES Direction des Ressources Humaines D.R.H Contexte Leader de la formation professionnelle au Maroc, 'OFPPT adopte une ingénierie de la formation de qualité qui répond le plus aux besoins des opérateurs économiques, dans le sens oli ces demiers contribuent, eux-mames, A sa conception comme a sa réalisation. L’accueil des jeunes en milieu professionnel constitue une des phases cruciales qui favorisent un processus d’excellence maitrisé et piloté selon les normes requises. En effet, l'entreprise et I'établissement de formation s’organisent et conjuguent leurs efforts pour donner la meilleure qualification aux jeunes en dispensant des contenus techniques et comportementaux leur permettant d'acquétir toutes les compétences nécessaires a Vexercice d’un métier gage de leurs insertion professionnelle. Outre les dispositions de la réglementation en vigueur régissant Pencadrementetle suivi des stagiaires en milieu professionnel, la présente démarche vise a accompagner les différents intervenants dans le processus d'indemnisation des actions de suivi des stagiaires en entreprise et leur permettre d’opérer suivant des régles bien définies | satisfaisant les critéres de fiabilité, de tragabilité et de proactivité. A f Démarche d’indemnisation des actions de suivi des stagiaires en entreprises 7 D.R.H OSS OFPPE. | - Objectif : Les termes de celte démarche porteront sur le volet acte d’indemnisation des encadrants dans tous les processus d'encadrement des stagiaires en entreprise (Formation altemée ; Fin de formation ; stage immersion.....etc) et capitalisent les efforts déployés par !'OFPPT pour: ‘+ Renforcer les mécanismes de contrdle de 'acte dincemnisation + Assurer lefficacité de ses outils de gestion, + Rationaliser les engagements y afférents. + Maitriser ses indicateurs de performance. Cette démarche constitue également un document support qui décrit et formalise les étapes & accomplir pour mettre en ceuvre le processus en question. Elle vise 4 maitriser lindemnisation des formatours pour les actions de suivi de stage et fiabiliser tacte de son engagement de maniére a assurer : + La véracité de 'acte d’encadrement des stagiaires réalisé au sein de lentreprise. * Le bien-fondé des documents justifiant lindemnisation. Il - Intervenants et niveaux de responsabilité A. Au niveau Régional La réalisation de cette démarche \combe aux Formateurs encadrants, Directeurs des EFPs et de Complexes de Formation, Chefs des Services Controle Qualité, Chefs des Services Ressources Humaines et Directeurs Régionaux. Les responsables précités sont directement impliqués dans la mise en application de cette démarche et sont tenus de veiller au strict respect de ses dispositions comme suit : 1. L’établissement de formation : Aunniveau de |'établissement de formation (Direction de 'EFP et Formateurs), les opérations suivantes doivent étre assurées : La prospection des entreprises pour 'accuell des stagiaires. La conclusion avec ces entreprises des plans annuels d'accueil des stagiaires. Liidentification des tuteurs des stagiaires a accubillir au niveau des entreprises. La planification des visites pour le suivi des stagiaires au sein des entreprises. La réalisation des actions d'encadrement et de suivi des stagiaires (Déplacement aux entreprises d'accueil). SRR he ft Démarche d’indemnisation des actions de sui des stagiaires en entreprises D.R.H CoOoS OFppr ¥ La réalisation d'audits (représentatifs) pour s'assurer du bon déroulement des actions d’encadrement menées par les formateurs au sein des entreprises, ¥ Le contréle de la conformité des états d'indemnisation des encadrants et leur validation avant envoi a la Direction Régionale. 2. La Direction Régionale : La Direction Régionale est tenue de piloter les axes suivants : ¥ La réalisation daudits (teprésentatifs) pour s’assurer du bon déroulement des actions dencadrement menées par les formateurs au sein des entreprises et le suivi réalisé par les EFP. V L’analyse des données et la production des indicateurs régionaux de performance. Y Le recuell des états, leur contréle, validation et acheminement & la Direction des Ressources Humaines. B. Au niveau Central : La Direction des Ressources Humaines (DRH), sur la base des documents ddment justifiés ot validés par le Directeur Régional, est chargée de co qui suit : Y La conerétisation des actes dindemnisation recus, ¥ La production d'un tableau de bord mensuel sur le suivi d’évolution du budget alloué & cot axe. Ill - Démarche du processus de I’acte d’indemnisation : Vordre chronologique des actions et des décisions incluant les points de contréles dans la présente démarche so décline & travers les phases suivantes : A. Phase de réalisation 1) Les formateurs ayant en charge des stagiaires en période d’application en entreprise et désirant bénéficier d'une indemnisation de suivi de stage doivent : ¥ Procéder @ la réalisation des visites aux stagiaires en se déplagant aux entreprises d'accueil Y Formaliser les actions effectivement réalisées au soin des entreprises par une fiche de suivi de stage par groupe de stagiaire signé par les tuteurs ot cachotée par les entreprises d'accueil (Mod&te 01). a { Démarche d’indemnisation des actions de suivi des stagiaires en entreprises 3/7 D.R.H OSS Tie eh coparnees 2) La Direction de PEFP veille & la véracité de lacte d'indemnisation a travers : ¥ Le suivi de la réalisation des actions de visites des formateurs aux stagiaires au sein des entreprises d'accueil. Y Multiplier les audits de terrain et par téléphone sur un échantillon des visites in 20% de Ieffectif des formateurs planifiées par les formateurs —( indemnisés/mois) (Modele 02). 3) La Direction Régionale effectue des audits sur le terrain et par téléphone pour s'assurer de la réalisation des actions de suivi sur un échantillon des visites défini au préalable par les EFP (Min 20% de I'effectif des formateurs indemnisés /mois) (Modéle 03). 4) Les entités Centrales mandatées procéderont & des audits inopinés sur le terrain ot par téléphone pour s'assurer de la réalisation des actions de suivi sur un échantillon des visites défini au préalable par les régions et un rapport doit étre établi en conséquence. B. Phase d’indemnisation : 1) Les formateurs ayant réalisé les actions de suivi des stagiaires en entreprises sont tenus de : Y Recusillr les fiches de suivi des stagialtes signés par les tuteurs et cachetéos par los entreprises d'accueil. ¥ Produire un état synthése récapitulant le nombre des stagiaires et entreprises ite (Modéle 04). Y Remettre a la Direction de son EFP les documents précités justifiant les actions réalisées diment signés au plus tard le 05 du mois M+1 (Modele 04). objets de la 2) La Direction de EFP, sur la base des documents remis par les formateurs ayant réalisés des actions de suivi des stages, doit : Y Comparer les éléments contenus dans les fiches de suivi des stagiaires avec les plannings des visites et les audits réalisés. ¥ Vallider les documents diment justi 's et conforme aux dispositions de Ia présente démarcho ot a la réglementation en vigueur. ¥ Rejeter les documents incomplets ou non conformes aux dispositions de la présente démarche et & la réglementation en vigueur, Y Demander des explications aux formateurs sur les actions injustifiées ou les élats parvenus en retard, Be / Démarche d’indemnisation des actions de suivi des stagiaires en entreprises af7 | D.R.H OSS begat retains Y Etablir et signer un état de synthase des formateurs de TEFP récapitulant le nombre des stagiaires objet d'encadrement et entreprises objets de visites ainsi que les montants d'indemnisation proposes (Modéle 05). ¥ Remettre & la Direction Régionale les documents justifiant les actions réalisées par les formateurs dOment validés par le Directeur pédagogique et/ou lo Responsable de la formation et signés par le Directeur de l'EFP Vou lo Directeur du Complexe au_plus tard le 10 du mois M+1 (Modéle 05). 3) La Direction Régionale, sur la base des documents remis par les EFP, doit Y Contréler la conformité des états d'indemnisation avec les actes d’encadrement accomplis et les travaux d'audits réalisés. Y Valider les documents dGment justifiés et conforme aux dispositions de la présente démarche et & la réglementation an vigueur. ¥ Rojeter les documents incomplets ou non conformes aux dispositions de la présente démarche et a la réglementation en vigueur. ¥ Demander des oxplications aux EFP sur les actions injustifiées ou les états parvenus en retard. ¥ Elablir et signer un état de synthése des formateurs de de la région récapitulant le nombre des stagiaires objet d'encadrement et entreprises objets de visites ainsi que les montants d'indemnisation proposés (Modéle 06) ¥ Romettre @ la Direction des Ressources Humaines un état synthése diindemnisation des formateurs de la région dament validé par les services des Ressource Humaines et Controle Qualité de la région et signé par le Directeur Régional au plus tard le 20 du mols M41 (Modéle 06) 4) La Direction des Ressources Humaines (D.R.H) dds récoption des états diindemnisation ddment validés et signés par les régions procede a : ¥ exploitation des états indemnisation regus en conformité aux dispositions de la présente démarche (Modéle 06) | ¥ Rejeter les documents incomplets ou non conformes aux dispositions de la présente démarche. ¥ Demander des explications aux Directions Régionales sur les actions injustifiées ou les états parvenus en retard. Y Etablir des indicateurs de suivi de la réalisation des suivis de stages par région. J Démarche d’indemnisation des actions de suivi des stagiaires en entreprises 5/7 D.R.H Orper lV —Régles sur l’acte d’indemnisation : 1 est porté & la connaissance des acteurs dans ce processus que l'indemnisation des formateurs sur les actions de suivi des stagiaires doit répondre aux préalables suivants : + Lindemnisation des actions de suivi des stagiaires en entreprises ne doit nullement tre consiciérée comme un état mensuel forfaitaire. % Lindemnisation des actions de suivi des stagiaires en entreprises est basée sur Teffectif des stagiaires ayant été réellement visité et nullement par défaut sur leffectif global du groupe en formation. L'etfectif des stagiaires n’ayant pas été encadré en entreptise pendant le stage doit étre déduit de I'état dindemnisation du formateur de ce mois. + Le document d'indemnisation est une pidce justificative de paiement qui doit étre correctement édité et ne porte aucune rature ni complément d'information manuscrit. + Les fiches de suivi des stages renseignées par les entreprises d’accuell ne disposant pas de cachet professionnel ni d'identification commerciale légale doivent faire l'objet d'audit par la Direction de I EFP et émargées par le Directeur de !EFP. V — Mise en application : La présente démarche prend effet a partir du 01/01/2017. Démarche d’indemnisation des actions de suivi des stagiaires en entreprises 6/7 D.R.H Répertoire réglementaire : + Statut particulier de 'OFPPT * Guide méthodologique de la Formation Professionnelle Alternée. * Diverse notes de services sur le suivi des stagiaires. * La loi n® 36.96 instituant et organisant la formation professionnelle alternée (FPA) * Dahir n° 1-96-88 du 4 safar 1417 (21 juin 1996) portant promulgation de la loi n° 36-96 portant institution et organisation de la formation professionnelle alternée. = Décret n° 2-97-666 du 6 chaoual 1418 (4 février 1998) pris pour l'application de la loi n° 36-96 portantes institutions et organisation de la formation professionnelle alternée. ites : * Logigramme du processus d’indemnisation des actes de suivi des stages + Imprimé 01: Fiche de suivi de stage par groupe de stagiaire ; Rapport d’audit de I'EFP sur la réalisation des actions de suivi par les Imprimé 02 ; : formateurs ; Rapport d'audit de la Direction Régionale sur la réalisation des actions + Imprimé 03: 60 suivi par les EFP ; Etat de synthése récapitulant le nombre des stagiaires et entreprises + Imprimé 04: ets de la visite : « Imprimé 05; Etat de synthése d’indemnisation des formateurs de 'EFP ; * Imprimé 06 : Etat de synthése d’indemnisation des formateurs de la région ; N.B : les modéles fournis sont communiqués a la Direction Régionale sous format électronique (Excel). v 0 Démarche d’indemnisation des actions de suivi des stagiaires en entreprises WW DRH FICHE DE SUIV! DES STAGIAIRES EN ENTREPRISES Modéle 01 Direction Régionale Etablissement Filiére Optimisé oul >) ~— INon CD Mode de formation FPA ©) |Année "a © 2a © t Niveau sO ao TO ts © Groupe Mois de stage gee eee ae ee Entreprise d'acceuil | Emargement du Tuteur 8 (Ajouter a ville) | et Cachet de I'entreprise visités Nom: dare V Prénom : 2ame CNI: Nom: Prénom : CNL: Nom: Prénom: CN: Nom: jlére V Prénom : 2@me V CN: Nom: Prénom: 2eme CN: Nom: re V Prénom: 2ame NI: Emargement Formateur Verifié par le Directeur Pédagogique et/ ou Responsable de la Formation Validé parle irecteur de V'EFP et /ou du CFP. bp | eBeq uoHUeW e| ep aPxd9Jq) aneyeuuoy np juawabsewy (.s010exe S0g1qId SUORBULIOSUT, SSSLISIA SaYqVONA SaSldd3y.N3 Sad SSYIVIOVLS SAC Ws8019 SHSWON ‘W079 41193443 Sp4peoua sepUsiA ISL) L|O| S |v ewez] v ae LINON/INO| VWd4 | lequepisey soueiseys | sasiidaiua aoTeUTEy ToMeUTOy Sap 31199433 | Sep a1qN ap neaain ap aauuy asimndo | uoHewios ap apo) raeuuy / SIOW 2 anayew0s WOUgId "B WON : UOReWOY ap Juawass!}qerg 1 aJeudlsay uoNDaIIG 70 8}2PoW SALISIA 30 S13rdO SaSTYdauLNA La SAYIVIDWLS $30 ASAHINAS 4G LVia wa sop | o60a 7 dao np anayoeig enbjBoBeped sneyenig uopeuHcd ep ajqesucdsey gupny ny ear an aun nese gupne ovedess supny neveunog arovewor | apne sie udesqua Dad ¥ IN iad ¥ IN anouew :eguuy /SIOW i dda : a[Buo!Zay uo!q2a11q ‘SaSTUdau1N4 Na S3UIVIDVLS S3d IAINS S30 NOILWSINIGNI / d33,730 LIGNV.d LuOddva 1 9p | eBeg uoReUo, eB] ap ajqesuodsay no / 32 dQ Mp Anayoa.iq 2] 4ed apie, 43,1 ©P Ineyaug 9] Jed 9p}leA anbiGo6beped snojsauiq 9 sed gyLi9, asodosd ‘sgupeoua SOSUSIA 9yuWepu! sauye|eqs sasidajue wouaid 32 WON BPNIUAeW, quequow sep #P2H Sep 24qN Zb0e 7" ? apoyiad / eguuy / sIOW © Vdd © _ [enuepisey : UONRWIOJ ap apoiA| 1 UOWOY ap quawass!|qerg rajeuolfay uoNa1IG Se S0 a1apow Se SASTHdaY¥LNA Na S3YIVIDVIS Sad TAINS / dia. 40 SUNALVAUO Sd NOLLVSINIWSGNI,G LVL Hud ep} e6eg Sf SLIIWND 319HLNOS SOIAHaS ‘SANIVWNH S3ONNOSS3Y FOINYaS: WA / 1n@29e,p ‘paipne aurelBeas ‘suipny anayeuioa uopewiog eee asudasqug wiougad 32 WON woupid 39 WON aswel | apquamassygera | | UPnY eG saguuy /SIOW : ayeuo|Z9y uo!Ia1/q — £0 21apow SoS SaSTHdauLNa NJ SAUIVIDVLS S3d IAINS S30 NOILVSINWAGNI / NOISad V1 4d Lidnv.d LuOddva 4 ap | a6eq leuo}Bey aneyeuq 2f 4ed epyen reuo|B9y surenp egnuog eomnieg 9] sed ajgqu0g soujewinH seosnossey Sap JeuoIBey eo1AJeg 9] Jed sjou0g Spapeaua SOOUSIN puuwepul queuow sesejseys sasyidasua dia wouaid 38 WON ainouew sep 499443 sap 499433 1 eauuy / SION © Vdd © _pnvapisou : UOeWOY ap apol| 1 aJeuolZay UOIDaIIG 90 212POW SaSTudduLNa Na SAYIVIDVLS S3d IAINS / NOID3Y V1 30 SUNALVINUOS S40 NOILVSINWAONI.G LV1a Sam sap sare Rug we jeoneoicxep apuewsa | Weyl uate uoraana| ‘Go=reron| Joecorey vonseng =) @ saul 481 9° von 779 ls1ePOW)