Autorizacin :

PROCEDIMIENTOS DE C-TPAT
SEGURIDAD FISICA Cdigo
UTF-C-TPAT-PO21
1. Objetivo.
Establecer las actividades para garantizar la seguridad en instalaciones, personas y vehculos, para protegerlos
contra la introduccin de personas y/o materiales no autorizados.

2. Alcance.
Los medios de transporte, Prestadores de servicios externos y visitantes que arriben o salgan de UTF

3. Responsabilidades

3.1 El Gerente de Operaciones:

a. Proporcionar los sellos de seguridad, candados numerados y el equipo necesario para validar y verificar
el cumplimiento de este procedimiento.

3.2 El Guardia de Seguridad es responsable.

a. No permitir el acceso a ningn camin, caja, vehculo o persona que no se identifique (identificacin
personal y de la empresa) como, proveedor, empleado o visitantes autorizado.
b. El guardia de seguridad es responsable de solicitar, cuando un camin intenta entrar a las instalaciones
de UTF, la documentacin ( que permita el acceso del mismo; en caso de que sea una persona solicitara
identificacin con fotografa (verificara visualmente que coincida) y registrara en la bitcora de entrada y
salida de vehculos UTF-AL-D014-2 propsito de la visita; hora de entrada y salida en caso de que el
propsito sea visitar a una persona en especfico se anotara en la seccin Notas el nombre de la persona en
cuestin. Antes de permitir el acceso al visitante tendr que localizar al empleado o asistente que busca
para confirmar si es verdad dicha visita o si acepta el acceso del visitante, en caso de ser cierta la visita la
persona visitada tendr que ir por la persona visitante a la recepcin de UTF.
c. El Supervisor de Almacn Operativo, es responsable de recibir los memorandums de entrada de
proveedores cuando estos tengan programado traer algn producto o proveer un servicio. Especialmente
deber de ponerse atencin cuando estas visitas son en fin de semana, deber comunicarse con el guardia
de la entrada para permitir el acceso a las instalaciones de UTF.
c. Mantener los accesos a patios resguardados; ya sea con la puertas o exclusas cerradas o manteniendo
plumas siempre en posicin de resguardo y dispuesto a abrirlas cuando alguien, previa identificacin y
justificacin solicite acceso a las instalaciones.
d. El guardia de seguridad es responsable de aplicar la metodologa de inspeccin de los 17 puntos de
seguridad cuando una caja vaca venga de Mxico y este autorizada a accesar a las instalaciones de UTF.
e. El guardia de Seguridad es responsable de revisar el interior de los vehculos y tractocamiones; as como
sus cajuelas para validar que no se encuentre en su interior algn objeto o dispositivo peligroso
f. El guardia de seguridad es responsable de llevar a cabo rondines 3 veces al da y reportar cualquier
situacin sospechosa al gerente de operaciones, la direccin y al supervisor del C-TPAT.
g. El guardia de seguridad es responsable, en el momento de la recepcin del camin, de asignar al chofer
el lugar donde estacionarse e indicarle que no debe dejar su unidad.
h. El guardia es responsable de preguntarle al chofer si no tuvo algn imprevisto en el viaje esto deber ser
registrado en la parte de Notas del formato UTF-AL-D014-2
i. Asegurar mediante candados numerados aquellas cajas que estn en proceso de carga o descarga.
j. Llevar inventario de ubicacin de candados en uso.
k. El Guardia de Seguridad en turno es responsable de revisar todos los das al cierre de actividades de las
instalaciones de UTF que las puertas todas las instalaciones se encuentren bajo llave y que las alarmas estn
armadas o encendidas.
h) El guardia en el turno nocturno es responsable de hacer recorridos cada dos horas (con una variacin de
+/- 30 minutos) y verifica la integridad de las instalaciones, llenando el formato Reporte de seguridad UTF-
C-TPAT-D0XX, donde hace mencin si encuentra un riesgo en la estructura o alguna falla en la iluminacin

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i. Es responsable de almacenar los sellos que se han retirado de las cajas en un recipiente seguro.
j. es responsable de validar la vigencia de las placas tanto de cajas como del tractocamion, debe solicitar al
chofer en caso de que la placa no cuente con calcomana de vigencia la documentacin que valide la
vigencia de las placas, de tractocamion y caja, en caso de no tener estos documentos, no permitir el acceso
a patio del camin y/o la caja, hasta que la empresa duea del camin y/o la caja envie a UTF la evidencia
de la vigencia y validez de la placa.

3.3 El Supervisor de Almacn Administrativo es responsable.

a. El Supervisor de Almacn Administrativo es responsable de abrir y desactivar las alarmas de todas las
instalaciones de UTF, as como de resguardar su juego de llaves, por cuestiones de seguridad este juego de
llaves no podr ser prestado a nadie; as como la clave que desactiva la alarma.
b. El Supervisor de Almacn Administrativo es responsable de resguardar las llaves de los candados
numerados autorizados para asegurar las cajas en patio, cuando se encuentran en proceso de embarque o
descarga; as como de administrar los sellos de lamina que se le colocan a las cajas vacas.
c. El Supervisor de Almacn Administrativo es responsable de llevar el control de los sellos de lamina para
que estn colocados en las cajas vacas.
d. El Supervisor de Almacn Administrativo es responsable de presentar al Gerente de Operaciones un
reporte diario de los candados que estn siendo usados y en que cajas se han puesto.
e. El Supervisor de Bodega Administrativo es responsable de supervisar la inspeccin visual de las cajas
que se encuentran estacionadas en patio, dichos rondines sern registrados en el formato UTF-AL-D050 y
se incluir la fecha hora y firma del encargado.
f. El Supervisor de Bodega Administrativo es responsable de hacer un rondn por las instalaciones de forma
aleatoria.
g. De encontrar alguna anomala que comprometa la integridad de la caja y el tracto camin, debe informar
de al supervisor de almacn, al coordinador de trfico y al supervisor de C-TPAT para decidir si requiere
algn tipo de accin correctiva.

3.4 El Supervisor de Almacn Operativo es responsable de:

a. Es responsable de realizar la inspeccin de aquellas cajas y tracto camiones que hayan sido autorizados a
entrar a patio para su carga y asegurar que est libre de materia contaminante
b. Es responsable de mantener la integridad de las cajas vacas y las que estn en proceso de carga o
descarga durante su estancia en los patios de UTF validando si cuentan con el sello de lamina o candado.
c. Notificar al gerente de Operaciones y al Supervisor de C-TPAT cualquier incidente en donde se haya
violado la seguridad de cualquier caja o tracto camin.
d. El Supervisor de Almacn Operativo es responsable de decirle al Operador de la Unidad que
permanezca en su unidad o en el rea de espera que le se asignada

3.5 El Operador es responsable de:

a. Notificar al Guardia de Seguridad y al Supervisor de Almacn cualquier incidente que se haya

presentado en el trayecto.

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3.6 La Recepcionista

a. Es responsable de registrar a los visitantes en el formato UTF-SA-D002-2 especificando la razn de su

visita y persona que visita; as como la hora de entrada y salida
b. Es responsable de solicitar a los visitantes Identificacin con fotografa y validar que el nombre en dicha
identificacin coincida con la registrada por el visitante, la identificacin deber de ser con fotografa actual
y vigente; se aceptaran en caso de ser ciudadano americano pasaporte americano, passport card, driver
license, id Card, Tarjeta de Sentri y tarjeta de residente permanente (green card); en caso de ser ciudadano
mexicano, se aceptaran como identificacin, pasaporte mexicano vigente, Visa, licencia de manejo vigente
(americana o de algn estado de la republica mexicana), Credencial de Elector y Matricula consular, en
caso de que el visitante sea de otra nacionalidad se aceptaran como identificaciones, pasaporte de su pas
de origen, visa americana, tarjeta de residencia permanente, licencia de manejo emitida por algn estado de
los estados unidos o un Id Card emitido por algn estado de los Estados Unidos de Amrica.
c. Es responsable de entregar el gafette de visitante y registrar su nmero en el formato UTF-SA-D002-2 y
de recogerlo cuando el visitante se retire de las instalaciones de Uni-Trade.
d. Es responsable de mantener en orden el inventario de gaffetes.
e. Es responsable de mantener el control de los visitantes que se encuentran en las instalaciones de UTF.
f. Mantenerse todo el tiempo en su lugar y cerciorarse que alguien la supla por si necesita ausentarse algn
momento.

3.7 Supervisor de Circuito Cerrado

a. El supervisor de circuito cerrado es responsable de mantener el sistema de circuito cerrado funcionando 24 horas los 7 dias de la
semana.
b. El supervisor de circuito cerrado es responsable de revisar las grabaciones que se generaron el da anterior, o el lunes las que se
generaron en el fin de semana.
c. El supervisor de circuito cerrado es responsable de reportar a la contralora y a la direccin sobre alguna situacin sospechosa.
d. El supervisor de circuito cerrado es responsable de mantener resguardado el equipo y las grabaciones que se generen.
e. El supervisor de circuito cerrado es responsable de mantener siempre en condiciones optimas de filmacin el equipo, bien enfocada
las cmaras y que siempre se encuentren captando las reas de riesgo.
f. El supervisor de circuito cerrado es responsable de reportar a la contralora cuando el equipo no funcione correctamente y se tenga
que hacer una reparacin de inmediato
4. Descripcin de Actividades.

4.2 Seguridad e Inspeccin de remolques

a. Los remolques que arriben a los patios de UTF vacios sern inspeccionados por el guardia; inspeccionara
la caja y el tracto camin, para lo cual usaran el formato de inventario UTF-AL-D023, donde demuestran
que revisaron las condiciones fsicas y buscaron compartimientos ocultos (con herramientas de medicin) y
carga ajena al embarque.
b. A la llegada del remolque a los patios de Uni-Trade Forwarding, el guardia designara el lugar donde
debe ser estacionado el remolque.
c. El supervisor de Almacn es responsable de la inspeccin que se lleve a cabo a las cajas cargadas y al
tracto camin esta consiste en la validacin del estatus de caja y del tracto camin.

Parte trasera de la caja

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a. Cuando llega el remolque se apunta en intercambio; lnea transportista, numero del tractor, numero del
remolque y la marca
b. Se procede a realizar la inspeccin empezando por la parte trasera de la caja, se revisa condiciones del
sello y el nmero
c. Se verifica la placa, las condiciones de la bisagra y su correcto cierre, sistema de candado y la estructura
de las puertas y su correcto cierre.
d. Se revisa que tenga las zoqueteras completas y el funcionamiento de las luces de la parte trasera de la
caja.

Lado izquierdo

a. Se verifica el lado izquierdo de la caja que no tenga daos en su estructura, el lado izquierdo de la caja se
determina parndose de frente a la parte trasera de la caja, y el lado que queda a nuestra izquierda es el
lado izquierdo del remolque.
b. Se revisa rines, llantas.
c. Se inspecciona el funcionamiento y presencia de las luces del lado izquierdo.

Lado derecho

a. Se verifica el lado derecho de la caja que no tenga daos en su estructura

b. Se revisa rines, llantas.
c. Se inspecciona el funcionamiento y presencia de las luces del lado derecho.

Frente de la caja

a. Se verifica el lado de enfrente de la caja que no tenga daos en su estructura

b. Se revisa las manitas y que el sistema neumtico no presente daos
c. Se inspecciona el funcionamiento y presencia de las luces del frente (Cuando aplica)

Interior de la caja (Cuando aplique)

a. Se verifica el interior de la caja que no tenga daos o modificaciones en su estructura, piso paredes y
techo.
b. Se revisa longitud de espacio interno.

Datos del operador

a. Se apunta las placas del camin

b. Se solicita el nombre del operador y que firme en el formato de intercambio y Bitcora de entrada

4.3 Sellos de remolque

a. Cuando el guardia reciba una caja cargada sin sellos debe notificar al coordinador de Trfico, al
Supervisor de Bodega Administrativo y al supervisor de C-TPAT de tal situacin y proceder segn
instruccin que le proporcione el coordinador. (Puede ser, inspeccin y conteo de la mercanca en presencia
del coordinador de trfico y personal de almacn, fotografiar condiciones de caja, si aplica, colocar sellos de

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seguridad proporcionados por UTF y llenar el formato Inventario de sellos y candados en patio UTF-AL-
D009)
b. En ocasiones el remolque es producto de revisiones legales o de seguridad y el sello es roto, el operador
debe presentar informacin respecto al cambio de sello, reportando en que lugar fue roto, la hora y quien lo
cambio, el guardia debe mencionar el cambio de sello en el intercambio, cuando aplique
c. El coordinador de trfico es el responsable de notificar cualquier anomala en el sello al cliente mediante
e-mail.
d. Si el embarque es en plataforma no se aplican sellos, aun as debe realizarse la revisin de
compartimientos ocultos o carga ajena al embarque, si aplica debe solicitarse fotografas al embarcador o
remitente.

4.4 Seguridad en equipo de transporte resguardado en UTF

a. Las cajas vacas que se reciban deben ser cerradas con sellos de lmina foliados al momento de
estacionarla siempre y cuando haya aprobado la inspeccin, una caja vaca no podr pernoctar en los patios
de UTF si no cuenta con su sello foliado colocado.
b. Una caja que pernocte en los patios de UTF y que est cargada tendr que estar asegurada con candados
numerados, para evitar la introduccin de contaminantes a su interior, los tractores duermen en su rea
definida cerrados con llave, las llaves sern resguardadas por el supervisor de almacn.

4.5 Discrepancia de sellos

a. El Supervisor Operativo de Almacn es el encargado de mantener los sellos que se aplican en las cajas
que pernoctan en los patios de UTF,
b. Si el guardia detecta un remolque de importacin con evidencia de manipulacin del sello o sospecha de
eso debe reportarlo al supervisor operativo de almacn y al Supervisor de Trafico para realizar una
inspeccin de las condiciones del embarque, inclusive de la informacin de tiempo de recorrido, ruta de
trayecto y proveedores que participaron.

4.6 Anlisis de riesgo de embarque

a. Si el remolque o carga presenta condiciones diferentes a las recomendables en su estructura,

documentacin, peso, etc. debe notificarse inmediatamente al Supervisor de C-TPAT y esperar
instrucciones.
b. Cada caso que presente alguna violacin el Supervisor Operativo de Almacn o el supervisor de trafico
debern notificar a la Direccin o a la gerencia administrativa para que estos a su vez reporten el hecho a la
polica y al CBP, el responsable de notificar solamente es la Direccin y el Gerente de Operaciones

NOTA: 1 El Supervisor C-TPAT debe realizar auditoras peridicas e imprevistas para asegurar que se
realice el seguimiento y supervisin.
NOTA: 2 Toda actividad sospechosa debe ser inmediatamente notificada a la Direccin/Gerencia Operativa
NOTA: 3 La Direccin/Gerencia Operativa determinara en que casos debe notificarse a CBP algn incidente
sospechoso
NOTA: 4 Los sellos de alta seguridad deben cumplir con la norma PAS ISO17712.

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5. Seguridad Fsica, bloqueo de puertas y ventanas y resguardo de llaves

a) El Supervisor operativo, el contralor y el supervisor de seguridad e higiene son responsables de

resguardar las llaves de las instalaciones y las de los candados con que cierran las cajas que se mantienen en
los patios de UTF.
b) El supervisor de Servicios Administrativos mantiene un control de los dispositivos electromagnticos
para abrir las puertas, la puerta para la entrada de las oficinas se cierra automticamente de las 6 de la tarde
a las 8 de la maana y solamente puede ser abierta con el dispositivo electromagntico.
c) Todas las puertas y ventanas cuentan con sensores que activan una alarma que se conecta al
departamento de polica.
d) El portn de la entrada de las 10:00 de la noche a las 8 de la maana permanece cerrado y solamente se
abre cuando llega un remolque a UTF

6. Documentos de referencia

Ttulo del Documento Cdigo

Intercambio UTF-AL-D023
Inventario de sellos en patio UTF-AL-D009
Inventario de candados en patio UTF-AL-D050
Registro de Visitantes UTF-SA-D002-2
Bitcora de Entradas y Salidas de Vehculos UTF-AL-D014-2

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Ejemplo de formato de intercambio

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Ejemplo de formato de control de sellos de almacn

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GUARDIA:___________________________________________________________________________________________

Fecha y hora de entrada:__________________ Fecha y hora de

salida:______________________ UTF-C-TPAT-

OBSERVACIONES / Entrega de pendientes al guardia que entra a laborar

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