Centro de Bachillerato

Tecnolgico Industrial y de
Servicios No. 205

Extensin: Juchitn, Oax.

Materia:
Elaboracin y gestin de la informacin
administrativa en la organizacin

Trabajo:
Normas bsicas de organizacin de
archivos de oficina
Alumna:
Silvia Guerra Jimenez

Semestre:
1

24/05/2017 Hca. Cd. de Juchitn de Zaragoza Oaxaca.

DEFINICIN

Es el que rene la documentacin en trmite o sometida a continua utilizacin y consulta

administrativa. El archivo de oficina est formado por los documentos producidos y recibidos
por una unidad administrativa, en el desarrollo de sus funciones y actividades.

La organizacin de los archivos es muy importante, ya que:

Facilita el acceso a los documentos y a la informacin
Fortalece el control por parte del encargado del archivo
Ahorra el trabajo para los que necesitan los archivos
Agiliza la gestin de la entidad
Beneficia al usuario
Refleja una buena organizacin

Funciones bsicas del archivo de oficina:

Organizar y conservar la documentacin que han producido (expediente)
Formar correctamente las series documentales, impidiendo la eliminacin de la
documentacin
Elaboracin de instrumentos de control e informacin (ficheros, base de datos)
Servicio de consulta administrativa.
Preparacin de las transferencias al archivo central.
Cumplir y hacer cumplir las normas y directrices de Archivo central.

Los procesos de organizacin de archivos son tres: y ,y

antes de la clasificacin tiene que pasar por la Identificacin de documentos de apoyo
 Se tiene que revisar la documentacin generada por otras dependencias ya que se considera
como documento de apoyo y no se debe transferir al archivo central, y hay que dejarlas en un
sitio aparte, donde se pueda consultar si an se necesita.

Este proceso se desarrolla atendiendo el contenido de la informacin, empezando por clasificar y

agrupar los documentos que se refiere a un mismo asunto (por ejemplo: documentos contables,
nominas, historias laborales, contratos, etc.) clasificndolo por series y sub-series.
La clasificacin no determina como debe arreglarse los documentos dentro de cada una de las
agrupaciones documentales, sencillamente dice cules son los de cada unidad administrativa,
cada funcin y cada serie.

El cuadro de clasificacin

Una vez identificados los distintos tipos documentales existentes en la asesora, se elabora un
esquema que los clasifica y los estructura en grupos y que constituye la base para la organizacin
del archivo. El cuadro de clasificacin es el primer instrumento de descripcin de un archivo y
ofrece una visin de conjunto de los diferentes tipos de documentos (series), de los grupos que
forman (secciones) y de sus relaciones jerrquicas. Es la herramienta que va a permitir la
planificacin sistemtica del resto de las operaciones de tratamiento de los documentos, desde la
eliminacin de los mismos (calendario de conservacin) hasta la elaboracin de los
instrumentos de descripcin (inventario).
Se puede decir que la ordenacin comienza donde ha terminado la clasificacin y se aplica a las
series documentales.
La ordenacin determina que documento va primero y cules van despus, es decir es el proceso
mediante el cual se unen y relacionan las unidades documentales de una serie, as como los tipos
documentales al interior de los expedientes segn un criterio predeterminado. Tambin consiste
en disponer los documentos de cada uno de los grupos (secciones, series o materias) con arreglo
de cierto mtodo con el fin de relacionarlos entre si y fijar a cada uno una situacin determinada
dentro de las unidades de instalacin.

La ordenacin de documentos tambin se basa en sistemas de ordenacin

La ordenacin cronolgica: se basa en un elemento presente en prcticamente cualquier

documento, su fecha, y se concreta en la secuencia ao, mes, da. Comenzando por el ao
ms remoto, los documentos se suceden hasta la fecha ms reciente, dentro de cada ao
por meses y dentro de stos por das. Los libros de contabilidad o los libros de actas de
una empresa son ejemplo de documentos que se deben ordenar cronolgicamente por
perodos anuales.

Este sistema de ordenacin consiste en colocar un documento detrs del otro en forma
secuencial de acuerdo con la fecha en que la documentacin ha sido tramitada, teniendo en
cuenta en primer lugar el ao, seguido del mes y al final el da.
Las unidades documentales simples con ordenacin cronolgica se presentan en las series, por
ejemplo:
2002, 02, 28
2002, 03, 01
2002, 03, 02
2002, 03, 03

La ordenacin alfabtica suele tener como referente principal los apellidos de una persona
o la razn social de una empresa y utiliza las letras del abecedario como criterio de
ordenacin. Es el idneo, por ejemplo, para series de expedientes personales, como es el
caso del personal contratado de una empresa.

Por ejemplo:
ACOSTA LOPEZ, Andrs
CASCANTE PEREZ, Jos
CHAPARRO MEJIA, Mara
ECHEVERRI ARANGO, Pedro
LOPEZ GOMEZ, Javier
MARTINEZ, Jos
VILLAMIZAR ROJAS, Manuel

La ordenacin numrica responde habitualmente a un sistema de cdigos que permiten

identificar inequvocamente un documento concreto. Por ejemplo, el nmero asignado a
una factura o un recibo, el nmero de un expediente, el nmero de registro de entrada o
salida de la correspondencia, etc. Es el sistema ms utilizado en las tareas ms vinculadas
a la contabilidad y las tareas administrativas comunes.

Este sistema de ordenacin consiste en disponer los documentos en forma consecutiva,

progresivamente, obedeciendo a la numeracin que los identifica. Por ejemplo, las Cuentas
Internas de los usuarios de servicios pblicos.

Cuenta Interna No. 04643044

Cuenta Interna No. 00927824
Cuenta Interna No. 04643054
Cuenta Interna No. 00927825
Cuenta Interna No. 04643064
Cuenta Interna No. 00927826

La ordenacin geogrfica o topogrfica permite la ordenacin de elementos en funcin de

su situacin en una zona o territorio; sera el sistema empleado por un agente de la
propiedad inmobiliaria para ordenar los inmuebles de una zona ya que empleara la
secuencia localidad, barrio o distrito, calle, etc.
 La ordenacin por materias parte del contenido de los documentos y refleja los asuntos o
temas tratados por ellos. Si existe abundante documentacin es preciso elaborar listas
alfabticas de materias. Es un sistema adecuado para ordenar estudios, informes, dos-
series y memorias tcnicas, agrupndolos por reas temticas.

La ordenacin alfanumrica: El sistema de ordenacin alfanumrica se ordena por series

documentales utilizando a la vez orden alfabtico y numrico cronolgico. En este sistema
de ordenacin, los datos que se cruzan no sern separables, siempre estarn asociados.
Por ejemplo, los Contratos de Prestacin de servicios cuya ordenacin se basa en el ao
de celebracin del contrato y el nombre del contratista, as:

2000 MARTINEZ DURAN, Jorge

2001 MONROY LOPEZ, Susana
2001 TORRES GODOY, Guillermo

La descripcin documental es el medio utilizado por el archivista para obtener informacin

contenida en los documentos y de esta manera facilita la localizacin y consulta de los
documentos.

Catlogos
Informan detalladamente sobre el fondo, secciones, series. Sub-series y documentos
individuales.

ndice
Informan sobre las personas, lugares o materias, mayormente en orden alfabtico.

Guas
Prestan noticias sobre los archivos, sus existencias documentales y otros datos tiles para el
investigador.

Censo-gua
Gua de fuentes
Gua orgnica
 Gua de archivo

Inventario general de fondos documentales

Refleja las existencias documentales tal como se encuentran en los archivos administrativos e
histricos. Es una descripcin exacta y precisa de todo el material que se conserva.
Inventario somero: descripcin de grandes volmenes
Inventario analtico: describe los fondos con mayor profundidad, llegado a nivel de los
expedientes.

1. Qu es el archivo de oficina?
Es el que rene la documentacin en trmite o sometida a continua utilizacin y consulta
administrativa. El archivo de oficina est formado por los documentos producidos y recibidos
por una unidad administrativa, en el desarrollo de sus funciones y actividades.
 2. Cul es la importancia de organizar los archivos?
Facilita el acceso a los documentos y a la informacin
Fortalece el control por parte del encargado del archivo
Ahorra el trabajo para los que necesitan los archivos
Agiliza la gestin de la entidad
Beneficia al usuario
Refleja una buena organizacin

3. Cul es el proceso de organizar los archivos?

Clasificacin, ordenacin y descripcin

4. En que consiste la clasificacin?

Este proceso se desarrolla atendiendo el contenido de la informacin, empezando por clasificar y
agrupar los documentos que se refiere a un mismo asunto (por ejemplo: documentos contables,
nominas, historias laborales, contratos, etc.) clasificndolo por series y sub-series.

5. En que consiste la ordenacin?

La ordenacin determina que documento va primero y cules van despus, es decir es el proceso
mediante el cual se unen y relacionan las unidades documentales de una serie, as como los tipos
documentales al interior de los expedientes segn un criterio predeterminado. Tambin consiste
en disponer los documentos de cada uno de los grupos (secciones, series o materias) con arreglo
de cierto mtodo con el fin de relacionarlos entre si y fijar a cada uno una situacin determinada
dentro de las unidades de instalacin.
Tambin se ordenan por sistemas de ordenacin:

La ordenacin cronolgica
La ordenacin alfabtica
La ordenacin numrica
La ordenacin geogrfica o topogrfica
La ordenacin por materias
La ordenacin alfanumrica:
 6. En que consiste la descripcin?

La descripcin documental es el medio utilizado por el archivista para obtener informacin

contenida en los documentos y de esta manera facilita la localizacin y consulta de los
documentos.