Vous êtes sur la page 1sur 200

Les directives du FIDA pour la passation des marchs et le Manuel des achats ont t labors par le groupe

de travail ci-aprs, sous la conduite de Kevin Cleaver, Vice-Prsident adjoint en charge des programmes,
Dpartement gestion des programmes (PMD):

Dina Saleh, Coordonnatrice et Rdactrice en Chef


Amin Belhamissi, Division des Politiques et du Conseil Technique
Robert Creswell, Bureau de lAudit et de la Surveillance
Francisco David E Silva, Division Amrique Latine et Carabes
Shankar Achuthan Kutty, Division Asie et Pacifique
Ruth Farrant, Division Asie de lEst et du Sud-Est
Charles Forrest, Bureau du Conseiller Juridique
Bernardino Fortuna, Division du Contrleur et des Services Financiers
Karen Juergens, Bureau de lAudit et de la Surveillance
Esther Kasalu-Coffin, Division Asie de lEst et du Sud-Est
Sandro Luzzietti, Division des Services Administratifs
Luisa Migliaccio, Division du Contrleur et des Services Financiers
Perin Saint Ange, Division Afrique de lOuest et du Centre
Bambis Constantinides, Directeur, Division du Contrleur et des services financiers, et Shyam Khadka,
Administrateur principal de portefeuille, Secrtariat de PMD, ont fourni des orientations gnrales.

Ces directives ont t approuves par le Conseil dadministration du FIDA en septembre 2010.

Les procdures de passation des marchs sont mises jour rgulirement.


Pour des informations actualises, prire de consulter http://www.ifad.org/pub/basic/index.htm.
Manuel de passation des
marchs
Table des matires
Introduction ............................................................................................. 4
Vue densemble
ModuleA: Vue densemble du cycle du projet....................................... 9
Gestion du processus
ModuleB: Responsabilit en matire de passation des marchs........... 13
ModuleC: Correspondance et gestion des dossiers.............................. 15
valuation
ModuleD: Apprciation de la capacit de lemprunteur/du bnficiaire
en matire de passation des marchs................................... 17
Planification
ModuleE1: Planification de la passation des marchs............................. 29
ModuleE2: Plan de passation des marchs (chantillons)....................... 31
Identification
ModuleF1: Dtermination du besoin....................................................... 35
ModuleF2: noncs des besoins et spcifications des biens.................. 39
ModuleF3: noncs des besoins concernant les travaux....................... 44
ModuleF4: noncs des besoins (mandat) concernant les services........ 48
ModuleF5: Choix dune mthode de passation des marchs................. 54
ModuleG: Dtermination des sources dapprovisionnement.................. 60
Dossier dappel doffres
ModuleH: Invitation soumettre des offres........................................... 67
ModuleH1: Dossier dappel doffres concernant les biens....................... 69
ModuleH2: Dossier dappel doffres concernant les travaux.................... 72
ModuleH3: Dossier dappel doffres concernant les services
de consultants...................................................................... 75
Passation des marchs
ModuleI1: Types de marchs applicables aux biens.............................. 85
ModuleI2: Types de marchs applicables aux travaux........................... 87
ModuleI3: Types de marchs concernant les consultants...................... 93
ModuleJ: Modalits de paiement, cautions, retenues et garanties........ 97
Processus de soumission
ModuleK1: La publication du dossier dappel doffres............................. 103
ModuleK2: Sances dinformation lintention des soumissionnaires
ventuels et visites de site.................................................... 105
ModuleK3: claircissements, modifications et annulations
des appels doffres............................................................... 107
ModuleK4: Rception des soumissions.................................................. 110
ModuleK5: Ouverture des plis................................................................. 113

Manuel de passation des marchs 1


valuation des soumissions
ModuleL1: Comits dvaluation et rgles gnrales dvaluation.......... 121
ModuleL2: Procdures gnrales dvaluation concernant les biens,
les travaux et les services autres que les services
de consultants...................................................................... 126
ModuleL3: valuations spcifiques concernant les biens........................ 131
ModuleL4: valuations spcifiques concernant les travaux..................... 133
ModuleL5: valuations spcifiques concernant les services autres
que les services de consultants............................................ 135
ModuleL6: Procdures gnrales dvaluation concernant les services
de consultants...................................................................... 136
ModuleL7: valuation des propositions de services de consultants
par le biais de la slection fonde sur la qualit et
le cot (SFQC)...................................................................... 141
ModuleL8: valuation des propositions de services de consultants par
le bais de la slection au moindre cot (SMC)....................... 151
ModuleL9: Prorogation de la validit des offres....................................... 161
ModuleL10: Post-slection....................................................................... 163
ModuleL11: Annulation de la procdure de passation des marchs
aprs louverture des plis...................................................... 165
Attribution du march
ModuleM1: Lettres dacceptation des offres............................................ 167
ModuleM2: Ngociation relative aux services de consultants................... 169
ModuleM3: Prparation et publication des documents de march.......... 172
ModuleM4: Rejet des offres et compte-rendu aux soumissionnaires
non retenus.......................................................................... 174
ModuleM5: Passation du march, entre en vigueur et prise deffet........ 176
Gestion du contrat
ModuleN1: Gestion du march............................................................... 179
ModuleN2: Modifications du march....................................................... 185
ModuleN3: Achvement du march........................................................ 188
ModuleN4: Rsiliation dun march......................................................... 189
ModuleO: Plaintes et diffrends............................................................. 191
Participation de la communaut
ModuleP: Passation des marchs avec la participation
des communauts................................................................ 193

2 Manuel de passation des marchs


Dfinitions
Les termes utiliss dans les prsentes directives sentendent comme suit:

Lemprunteur/le bnficiaire est la partie dsigne comme telle dans laccord


de financement ou autre convention, et sapplique galement aux bnficiaires
des prts et des dons.

On entend par communaut des personnes ou des groupes de bnficiaires


de projets, des groupes communautaires sans statut juridique, des associations
ou groupes ayant un statut juridique mais ayant ou non une personnalit juridique
distincte en tant que groupe, les organisations et corporations de petits artisans
et petits commerants et les petites organisations locales qui appuient et facilitent
les activits rurales agricoles et sociales. Dans de tels cas, la communaut peut
intervenir en tant quagent dachat, agent dexcution, contractant ou fournisseur
de biens, de travaux et de services connexes pour les activits du projet.

Le processus de passation des marchs dsigne lensemble du cycle dachat,


depuis lidentification des besoins jusqu lexcution du contrat.

La direction du projet est la partie dsigne comme telle par lemprunteur/le


bnficiaire dans laccord de financement pour excuter et grer le projet. Le
terme couvre galement les units de coordination du projet et les units
dexcution du projet.

Le terme services est utilis au sens large pour dsigner la fois les services
de consultants et les autres prestations.

Manuel de passation des marchs 3


Introduction
1. Objet et mode demploi du Manuel une srie de grandes tapes procdurales distinctes
Le prsent Manuel expose de manire plus et chacune de ces tapes est elle-mme divise en
approfondie les Directives concernant la passation instructions suivre point par point.
des marchs relatifs aux biens, aux travaux et aux Il comporte deux parties:
services financs par des prts ou des dons du FIDA;
la premire partie comprend lintroduction
il a pour objectifs:
gnrale et les dispositions applicables toutes
de fournir au personnel du FIDA un avis et une les activits de passation des marchs;
assistance pour laider accomplir les tches
qui lui incombent en matire de passation la deuxime partie regroupe les diffrents
des marchs et daider les emprunteurs/les modules traitant daspects spcifiques de la
bnficiaires appliquer les procdures de passation des marchs, qui pourront ainsi tre
passation des marchs financs par le FIDA; modifis ou actualiss individuellement en cas
de besoin.
de fournir des indications dtailles pour
lvaluation de la capacit de passation des Le Manuel couvre le cycle complet de la passation
marchs que lemprunteur/le bnficiaire devrait des marchs, depuis la planification jusqu la
possder pour mettre en uvre les dispositions livraison finale ou lexcution et lachvement du
de sa rglementation nationale en matire de contrat. Il contribuera :
passation des marchs, pour autant quelles
(i) supprimer ou minimiser la ncessit de
soient juges compatibles avec les Directives
prendre de nouvelles dcisions chaque fois
du FIDA, telles que contenues dans la version
quune situation comparable se prsente;
rvise des Conditions gnrales approuve en
avril 2009; et (ii) introduire des procdures pour toutes les
de servir de rfrence principale pour les activits de routine en matire de passation
situations dans lesquelles on estime que des marchs;
les systmes de passation des marchs de (iii) fournir un point de rfrence pour lvaluation
lemprunteur/du bnficiaire ne sont pas des principes et des pratiques; et
acceptables ou compatibles avec les Directives
du FIDA concernant la passation des marchs. (iv) faire fonction de Manuel de formation pour
lemprunteur/le bnficiaire et le personnel du
Ces directives visent : FIDA ainsi que fournir des indications bases
(i) fournir des indications dtailles sur les sur les meilleures pratiques internationales.
processus de passation des marchs; Une application systmatique des dispositions et des
(ii) fournir des mesures uniformes pour la procdures dcrites dans le Manuel est essentielle
passation des marchs relatifs aux biens, pour amliorer lefficience, la transparence,
aux travaux et aux services; luniformit des documents et des dcisions ainsi
que pour rduire les cots de passation des marchs.
(iii) assurer la transparence et lobligation de
rendre des comptes dans toutes les oprations, 1.1 Drogations
et la compatibilit avec les Directives du FIDA
concernant la passation des marchs; Des drogations aux dispositions du Manuel
peuvent tre justifies dans un certain nombre de
(iv) amliorer lefficience et lefficacit des cas, parmi lesquels:
oprations dachat;
lexistence dune situation spciale, comme
(v) promouvoir lapplication systmatique une situation dextrme urgence ou toute autre
des meilleures pratiques et des normes circonstance que le FIDA pourrait considrer
internationales de passation des marchs. comme constituant une situation spciale;
Le Manuel a pour but de fournir des indications des besoins exceptionnels introduits titre de
pratiques, simples mais dtailles, au personnel dispositions spciales dans un mcanisme de
du FIDA et lemprunteur/au bnficiaire sur les prt ou de crdit qui ne seraient pas couverts
mesures prendre au stade de la passation des par ailleurs dans le prsent Manuel et nen
marchs. Il est conu de manire tre simple constituent pas une rvision;
utiliser et comprendre; cet effet, lensemble du lobligation davoir recours des processus
processus de passation des marchs est divis en drogeant la norme pour des achats spcialiss;

4 Manuel de passation des marchs


des dispositions rglementaires ou des Lvaluation peut permettre de dtecter des
politiques gouvernementales qui rendraient insuffisances graves auxquelles il faut remdier
lune ou lautre partie du prsent Manuel avant le lancement du projet (en mettant en place,
incompatible avec les nouvelles dispositions, par exemple, une unit de passation des marchs
en attendant que soit approuve la rvision ou en prparant la documentation essentielle
approprie. pour les appels doffres ou les marchs). Au
cas o lorganisme dexcution ne serait pas en
1.2 Rvisions mesure de financer ces activits, lquipe de projet
Le FIDA entend amliorer en permanence les devra examiner et convenir avec lemprunteur/le
modules pour prendre en compte les modifications bnficiaire dautres sources de financement.
apparues au Fonds, lvolution des besoins, le Toutes les mesures proposes pour grer chacun
contexte commercial et ladoption de procdures des risques recenss seront intgres en tant que
et de pratiques nouvelles et amliores. Un certain composantes du projet dans le document de
nombre de facteurs peuvent rendre ncessaire la conception et finances en tant que de besoin
rvision dun module, savoir par exemple: sur les ressources du financement. Les dispositions
des modifications des politiques du FIDA; contenues dans le prsent Manuel pour un lment
lintroduction de nouvelles pratiques, politiques spcifique demeureront dapplication jusquau
ou procdures amliores; moment o la capacit de lemprunteur/du
bnficiaire/de lorganisme dexcution de grer le
la suppression de pratiques, politiques ou domaine thmatique sera entirement dveloppe
procdures dpasses; et juge acceptable. Lors de la passation des marchs
les enseignements tirs de lexprience concrte. de biens, de travaux et de services de consultants
Toute proposition de modification dun module ou dans le cadre dun projet donn, il convient de
damlioration concrte suggre par les utilisateurs respecter les principes spcifiques suivants:
sera soumise au FIDA pour examen. (i) les marchs seront passs conformment
aux Directives du FIDA, laccord de
Une liste actualise des modules les plus rcents sera
financement correspondant chaque march
disponible sur le site Web du FIDA et il appartiendra
et aux amendements dment agrs cet
aux utilisateurs de sassurer quils disposent de la
accord; ils seront galement conformes la
version la plus rcente.
rglementation nationale de lemprunteur/
du bnficiaire en matire de passation des
2. Dispositions gnrales marchs ou au prsent Manuel, selon le cas;
Produits de lvaluation: (ii) les marchs doivent tre passs durant la
Lvaluation de lorganisme dexcution a pour priode dexcution des projets, sauf dans
objectif global de tirer, dans le document de les situations vises par larticle4.8a) ii)
conception du projet, des conclusions finales des Conditions gnrales du FIDA applicables
quant aux points prsentant les risques les plus au financement du dveloppement agricole ou
importants dans la composante du projet relative lorsque laccord de financement prvoit un
la passation des marchs. Ces points seront financement rtroactif et dans ce cas, en
regroups par catgories en domaines thmatiques respectant les limites spcifies dans laccord;
au cours de la (des) phase(s) dvaluation, par (iii) le montant du march ne doit pas dpasser
exemple, la planification de la passation des marchs les crdits ouverts en vertu de laccord de
ou la gestion des contrats. financement;
(iv) les marchs doivent respecter le programme
de travail et budget annuel (PTBA) dment
approuv, y compris un plan de passation de
marchs pour au moins 18mois 1;
(v) les marchs doivent tre passs de faon
optimiser lemploi des ressources,
conformment la dfinition donne par les
Directives du FIDA concernant la passation
des marchs.

1 Le plan de passation des marchs fera partie du PTBA du projet et couvrira tous les marchs importants qu'il est prvu de
passer sur une priode d'au moins 12 mois (soit 18 mois pour le plan initial). Dans le cas de projets comportant une participation
de la communaut la passation des marchs, le FIDA pourra tre invit assouplir cette rgle.

Introduction 5
3. Passation de marchs anticips Afin de donner aux emprunteurs/bnficiaires et
et financement rtroactif au personnel du FIDA des indications sur ce que
lon attend deux, les Directives du FIDA concernant
Dans certaines circonstances, par exemple pour la passation des marchs noncent lexigence dune
acclrer lexcution dun projet, lemprunteur/le conduite thique.
bnficiaire pourra engager les premires tapes
de la passation des marchs avant davoir sign Aucune personne ou entit nusera de son autorit,
laccord de financement avec le FIDA. En pareil de sa position ou de sa fonction pour en retirer
cas, les procdures de passation des marchs un avantage personnel, ce dernier terme tant
y compris la publicit doivent tre conformes dfini comme le fait de solliciter ou daccepter
aux prsentes directives pour que les ventuels quoi que ce soit ayant une valeur matrielle, sous
marchs puissent tre financs par le FIDA quelque forme que ce soit, ou den tirer avantage, de
(remboursement aprs lentre en vigueur du prt), quelque manire que ce soit2, soit en personne, soit
et le processus ordinaire dexamen par le Fonds indirectement par lintermdiaire de proches parents
doit tre respect. Les emprunteurs/les bnficiaires ou associs, la faveur de la passation dun march
procdent cette passation de marchs anticips financ par le FIDA.
leurs propres risques et toute participation du FIDA Les fonctionnaires de lemprunteur/du bnficiaire
aux procdures, ltablissement des documents participant aux activits de passation des marchs
ou la proposition dadjudication nengage pas le doivent:
Fonds accorder un prt pour le projet en question.
Si le march est pass, le remboursement par le A) prserver et rehausser la rputation du pays
FIDA des paiements faits par lemprunteur/le emprunteur/bnficiaire en veillant :
bnficiaire en vertu du march avant la signature (i) observer les normes les plus strictes
de laccord de prt est dsign par lexpression dhonntet et dintgrit dans toutes
financement rtroactif et nest autoris que dans leurs relations professionnelles;
les limites spcifies dans laccord de financement.
(ii) atteindre les normes de comptence
professionnelle les plus leves possibles;
4. Co-entreprises
(iii) utiliser les fonds et autres ressources du
Les fournisseurs, entrepreneurs et consultants du
FIDA dont ils ont la responsabilit de
pays emprunteur/bnficiaire sont encourags
manire optimale et aux fins auxquelles
participer au processus de passation des marchs
ces fonds et ressources ont t fournis au
dans la mesure o le FIDA souhaite renforcer les
pays emprunteur/bnficiaire; et
capacits nationales. Ils peuvent soumissionner
indpendamment ou en co-entreprise avec des (iv) respecter dans leur lettre et leur esprit:
socits trangres, mais le FIDA nacceptera
laccord de financement,
pas de conditions dappel doffres exigeant la
formation dune co-entreprise ou toute autre forme les lois et rglements du pays
dassociation obligatoire entre des entreprises emprunteur/bnficiaire,
nationales et trangres.
lthique professionnelle reconnue, et

5. Codes de conduite et les obligations contractuelles;


conflits dintrt B) respecter le caractre confidentiel des
informations obtenues dans lexercice de leurs
Codes de conduite
fonctions et ne pas utiliser ces informations
Les personnes ou les groupes observant de des fins de gain personnel ou au profit abusif
lextrieur le processus de passation des marchs dun quelconque soumissionnaire, fournisseur
peuvent rapidement et facilement sen faire une ou entrepreneur; et veiller ce que les
opinion ngative. Il est par consquent impratif, informations communiques dans lexercice
non seulement que les marchs soient passs de de leurs fonctions soient vridiques, impartiales
manire thique, transparente et honnte, mais et loyales.
aussi que cette dmarche soit visible.
Dans ce contexte, les incertitudes concernent le
plus souvent deux aspects: quelles sont les rgles
relatives lacceptation de cadeaux ou de marques
dhospitalit et quelle conduite tenir en cas de
conflits dintrt. Ces deux aspects sont examins
ci-aprs de manire plus dtaille.

2 Notamment, mais pas exclusivement, les cadeaux, services, faveurs ou marques dhospitalit.

6 Manuel de passation des marchs


Cadeaux et hospitalit En cas de doute quant lexistence ou la possibilit
dexistence ou dapparition dun conflit dintrt, le
Les membres du personnel du FIDA ou FIDA pourra tre consult en vue dobtenir un avis
fonctionnaires de lemprunteur/du bnficiaire ou des directives; le principe gnral est toutefois
participant aux activits de passation des marchs que, dans le doute, il est prfrable de sabstenir de
finances par le FIDA: participer au processus plutt que de courir le risque
(i) ne seront pas autoriss accepter un dune perception ngative du processus ou dune
quelconque cadeau dentreprise3 de la part dclaration dinfraction aux rgles de passation
de fournisseurs, entrepreneurs ou consultants des marchs.
actuels ou ventuels, moins que ces cadeaux
naient une trs faible valeur intrinsque, 6. Application et limitations
comme un calendrier ou un agenda
Ce Manuel sapplique toutes les oprations de
professionnel;
passation des marchs entreprises par les projets
(ii) sabstiendront daccepter une quelconque utilisant des fonds du FIDA, indpendamment du
marque dhospitalit dentreprise dont type de financement, dans les cas o le processus
lacceptation pourrait tre perue par des tiers de passation des marchs de lemprunteur/du
comme susceptible dinfluencer une dcision bnficiaire a t considr comme inadquat.
professionnelle; et
Une application systmatique des dispositions
(iii) devront signaler promptement au FIDA et aux et des procdures dcrites dans le Manuel est
autorits nationales, en tant que de besoin, essentielle pour parvenir amliorer lefficience,
tout cas de pratique irrgulire, y compris la transparence, luniformit des documents et
mais pas exclusivement les cas de fraude ou des dcisions et rduire les cots de la passation
de corruption tels quils sont dfinis par la des marchs.
politique du FIDA en matire de prvention
Le FIDA entend amliorer les modules en
de la corruption4 dont serait souponn
permanence, afin de prendre en compte les
un collgue, soumissionnaire, fournisseur,
modifications apparues au Fonds, lvolution
entrepreneur ou consultant.
des besoins, le contexte commercial ainsi que
ladoption de procdures et de pratiques nouvelles
Conflits dintrt et amliores.
(i) Les Directives du FIDA concernant la
passation des marchs exigent que tout
fonctionnaire de lemprunteur/du bnficiaire
participant aux activits de passation des
marchs finances par le FIDA dclare tout
intrt personnel susceptible dentacher
ou de paratre entacher aux yeux de tiers
limpartialit de son action dans tout domaine
li leurs attributions (conflit dintrt).
(ii) Ds que se manifeste lexistence dune
situation de ce type, ou la possibilit quune
telle situation se prsente, il appartiendra
au(x) fonctionnaire(s) concern(s) de
sabstenir immdiatement de participer un
quelconque aspect du processus de passation
des marchs afin dviter de se trouver en
position de conflit.
(iii) Lorsque le FIDA prend connaissance
dune situation o un conflit dintrt a pu
exister mais na pas t dclar, cela suffit,
conformment aux Directives du FIDA
concernant la passation des marchs, pour
dclarer lexistence dune infraction
ces rgles.

3 Conformment au Code de conduite du FIDA, intgr au Manuel des procdures relatives aux ressources humaines,
et susceptible dtre priodiquement actualis.
4 Dfinie dans le document Politique du FIDA en matire de prvention de la fraude et de la corruption dans le cadre de
ses activits et oprations (EB 2005/ 85/R.5); ce document est susceptible dtre priodiquement actualis.

Introduction 7
ModuleA: Vue densemble du cycle
du projet
Objet du module
Ce module prsente les considrations fondamentales pour les aspects relatifs la passation des marchs
de trois lments essentiels du cycle du projet, savoir:
- la conception du projet;
- les ngociations de financement; et
- la supervision de lexcution.
Les informations quil contient doivent tre lues paralllement aux Directives du FIDA en matire de
conception des projets et des Directives du FIDA en matire de supervision.

Champ dapplication
Ce module sapplique tous les projets financs par le FIDA.

1. Introduction 2. Conception du projet


Le programme sur lefficacit de laide a Cette phase inclut un examen exhaustif de tous
sensiblement modifi le contexte dans lequel sont les aspects des marchs que doivent prendre en
conus et excuts les projets appuys par le FIDA. considration lemprunteur/le bnficiaire ou son
organisme dexcution principal responsable de la
La Dclaration de Paris sur lefficacit de laide et le
passation des marchs5.
Programme daction dAccra auxquels le FIDA, en
tant que signataire, apporte son plein appui, mettent Le charg de programme de pays du FIDA (CPP)
laccent sur trois points: un soutien systmatique et lquipe de conception6 doivent travailler en
aux stratgies dinspiration nationale pour atteindre troite liaison avec lemprunteur/le bnficiaire pour
des rsultats en matire de dveloppement, une mener bien les activits suivantes en rapport avec
plus grande utilisation des systmes administratifs la passation des marchs:
nationaux et un nombre accru dinterventions valuer lexprience, les connaissances et la
conjointement coordonnes et prvisibles entre capacit de lorganisme dexcution principal, ou
les donateurs daide. Ils exigent galement une des organismes, le cas chant (voir le ModuleD
focalisation sur la gestion axe sur les rsultats en pour des orientations sur cette tche);
matire de dveloppement (GaRD).
dterminer les ressources ncessaires et
La plupart des concepts de projet du FIDA sont disponibles pour les achats;
recenss en premier lieu dans le programme mettre au point un programme de renforcement
doptions stratgiques pour le pays (COSOP). des capacits lintention du personnel de
Le projet est ensuite inscrit dans le plan de lemprunteur/du bnficiaire ou du personnel
financement, avant le passage la phase de des organismes dexcution concerns par la
conception, laquelle font suite la phase de passation des marchs;
ngociation et, enfin, la supervision de lexcution.
indiquer une stratgie globale cohrente
Les sections ci-aprs prsentent un examen plus dacquisitions pour la dure de vie du projet;
dtaill de ces trois lments du cycle du projet. assurer la prparation par lemprunteur/le
bnficiaire, avec laide du CPP et du spcialiste
des marchs, dun plan initial de 18 mois. Ce
plan inclut les accords conclus propos des
activits de passation des marchs, les mthodes
appliquer, les seuils de lexamen pralable, les
quantits, lestimation des cots et la dfinition
dun calendrier dexcution concret (voir le
ModuleE Planification de la passation
des marchs);

5 Voir le ModuleB pour des orientations sur les responsabilits en matire de passation des marchs.
6 Voir la Section IV, Processus de conception du projet, des Directives du FIDA en matire de conception des projets (v. 2007)
La configuration de lquipe de gestion du programme de pays (CPMT) doit inclure un spcialiste de la passation des marchs
(membre du personnel ou spcialiste sous contrat).

Module A:FIDA
Vue Manuel de passation
densemble du cycledesdu
marchs
projet 9
prendre des dispositions pour un financement (d) risques et stratgies dattnuation: recensement
rtroactif lorsquune passation anticipe des des risques potentiels lis la mise en uvre
marchs est prvue; du plan de passation des marchs, capacit de
esquisser les mesures prliminaires prendre lemprunteur/du bnficiaire/de lorganisme
par lemprunteur/le bnficiaire pour lancer les dexcutionet mesures susceptibles dtre
processus ncessaires pour la premire anne adoptes pour attnuer ces risques. Ces
dexcution, avec notamment la mise en place mesures peuvent inclure une proposition de
de systmes de suivi de la passation des marchs, conditionnalits de dcaissement, un niveau
la prparation du dossier dappel doffres, lev de supervision directe, le renforcement
lobtention des approbations et des avis du des comptences et/ou des connaissances du
FIDA, ainsi que la publication des avis gnraux personnel de lemprunteur/du bnficiaire en
de marchs; matire de passation des marchs ou toute
autres mesure dattnuation considre comme
convenir expressment des modalits de laudit
adquate et raisonnable;
du projet.
(e) allocation des ressources: cette section du
Lquipe de gestion du programme de pays du
document de conception sert souligner
FIDA (EGPP)7 examinera ensuite le projet de
et intgrer les priorits de la direction pour
dispositions contenues dans la lettre lemprunteur/
lexcution, en prvoyant les besoins de
au bnficiaire et/ou laccord de financement dans
passation des marchs et en facilitant la
lequel seront prciss les arrangements en matire
mobilisation du personnel et des ressources
de passation des marchs.
lorsquils sont requis;
Les rsultats des mesures ci-dessus seront exposs
(f) dispositions de supervision: niveau de
dans le document de conception du projet en vue
supervision considr comme un outil
dinformer les parties prenantes des questions
ncessaire la gestion du projet et la matrise
suivantes:
des cots et comme base partir de laquelle il
(a) cohrence des activits de passation des marchs: sera ensuite possible dvaluer la supervisionet
aperu gnral des objectifs densemble du le suivi des questions de passation des marchs.
projet, programme de travail et budget annuel,
Lorsque les fonds du prt sont verss un
plan de passation des marchs et calendrier
intermdiaire financier (comme une banque
inscrit dans la priode dexcution du projet;
de crdit agricole ou une socit de financement
(b) respect des principes de passation des marchs du dveloppement) pour rtrocession aux
et des directives du FIDA: les marchs doivent bnficiaires (agriculteurs, groupes de paysans,
tre passs dans le respect des rgles et des associations ou coopratives dagriculteurs,
procdures applicables et le document de microentreprises du secteur priv ou entreprises
conception doit faire spcifiquement rfrence commerciales autonomes du secteur public, pour
la manire dont le projet garantira le respect le financement partiel de sous-projets), les marchs
de ces dispositions; sont gnralement passs par les bnficiaires
conformment aux usages du secteur priv local
(c) valuation de la capacit de lemprunteur/
et aux pratiques commerciales locales acceptables
du bnficiaire/de lorganisme dexcution:
par le FIDA. Cependant, mme dans ce cas,
rapport sur les conclusions de lvaluation et
lappel restreint la concurrence internationale ou
formulation dune dcision claire propos de
nationale peut tre la mthode la plus approprie
lapproche du FIDA concernant lutilisation des
pour la passation des marchs portant sur des
systmes nationaux de passation des marchs,
articles importants ou sur de grandes quantits de
dfinition de la participation des parties au
biens similaires pouvant tre regroups pour tre
processus, ainsi que proposition du FIDA
achets en bloc.
relative la cration ou au renforcement de
la capacit de passation des marchs; Le document dexcution du projet dcrira
les procdures suivre et dfinira les principales
responsabilits des institutions financires
intermdiaires ou des bnficiaires des prts
secondaires. On y trouvera notamment des
dispositions telles que lvaluation de la capacit

7 Il sagit essentiellement dun groupe-ressource de parties prenantes au programme de pays du FIDA qui participent la
totalit de la conception et de lexcution du programme de pays, partir du COSOP et en passant par les diverses phases de la
conception, de lexcution et de la supervision des projets et programmes. Il comporte une composante interne au FIDA et une
composante dans le pays. Le nombre de ses membres est variable, tant donn que les membres de lEGPP ne seront pas tous
concerns par tous les processus, et la participation variera en fonction de lactivit entreprise.

10 FIDAdensemble
Vue Manuel de passation des marchs
des bnficiaires, laccord sur les modalits de 4. Supervision du projet
supervision et de surveillance au titre de chacun
Les oprations de passation des marchs
des prts secondaires et la conservation de toutes
seffectuent au cours de la phase dexcution
les pices comptables en vue dun examen postrieur
et, malgr toutes les prcautions et mesures
par le FIDA et daudits, la demande.
dattnuation du risque mises en place, il subsiste
toujours des facteurs de risque qui ne peuvent
3. Ngociation de financement tre attnus que par des pratiques de vigilance
La ngociation de laccord de prt est une tape constantes qui sexerceront pendant la totalit
essentielle dans le lancement de la passation du cycle de passation des marchs, depuis sa
des marchs, tant donn que ce processus a planification jusqu son achvement.
des incidences sur tous les aspects du projet.
Bien que la responsabilit de la passation des
Lemprunteur/le bnficiaire et le FIDA entament marchs incombe principalement lemprunteur/au
des ngociations en vue dun accord sur lampleur bnficiaire, le personnel du FIDA doit jouer un rle
du projet, les exigences relatives son excution et de surveillance pour garantir le respect des Directives
les modalits et conditions du financement. Les deux du FIDA concernant la passation des marchs. Il
parties examinent le document de conception du devra mettre profit cette fonction de surveillance
projet en vue de finaliser, au terme de la discussion, non seulement pour sassurer du respect des rgles
les dispositions relatives la passation des marchs, par lemprunteur/le bnficiaire, mais aussi pour
qui seront dfinies en tant quobligations juridiques en tirer des enseignements et faire fond sur cette
dans le plan de passation des marchs et dans exprience pour amliorer la future conception des
la lettre lemprunteur/au bnficiaire. En rgle projets ainsi que les politiques et les procdures.
gnrale, ces questions ne sont pas incluses dans
Il peut savrer ncessaire, au cours de la phase
laccord de financement, sauf lorsque les parties la
dexcution du projet, de modifier le programme
ngociation le jugent ncessaire.
de passation des marchs. Une bonne supervision
Lobjectif est de faire en sorte que lemprunteur/ exige par consquent une capacit dadaptation
le bnficiaire et le FIDA soient daccord sur les et de la souplesse dans le cadre des politiques
aspects spcifiques du processus de passation des existantes, sans remettre en question les principes
marchs. Toute modification aux accords conclus au fondamentaux.
moment des ngociations devra tre entrine par
De manire gnrale, lEGPP du FIDA devrait
les deux parties ou par le biais de consultations avec
poursuivre une approche axe sur la solution des
les reprsentants de lemprunteur/du bnficiaire,
problmes sans contrevenir aux politiques du Fonds
pralables un amendement de la lettre
et devrait faire en sorte que des messages cohrents
lemprunteur/au bnficiaire.
soient transmis en permanence lemprunteur/
Lun des tout premiers aspects rgler, en matire au bnficiaire, verbalement ou par crit, afin de
de passation des marchs, est celui de dcider si faciliter une meilleure comprhension des attentes et
lexamen par le FIDA se fera au pralable ou a des normes du FIDA.
posteriori. En rgle gnrale, le seuil de lexamen
Les directives en matire de supervision contiennent
pralable dpendra dun certain nombre de facteurs
un examen dtaill de la fonction de supervision
parmi lesquels la valeur du march, la capacit
du FIDA; toutefois, pour ce qui concerne
de passation des marchs de lemprunteur/du
particulirement la supervision de la passation des
bnficiaire et la complexit du march passer.
marchs, le personnel du FIDA (CPP et spcialistes
Le tableau ci-aprs indique cependant les seuils
de la passation des marchs) est encourag
retenus par le FIDA partir desquels il est
accomplir les tches suivantes, dont on a constat
recommand de procder un examen pralable.
quelles amlioraient lefficacit du projet:
prvoir la tenue dun atelier de dmarrage
Catgorie Valeur estime du march du projet, afin de prsenter et dexpliquer au
personnel de lemprunteur/du bnficiaire
Biens
Plus de 200 000 USD les procdures et les exigences en matire de
Travaux passation des marchs;
Services Plus de 100 000 USD veiller ce que toute formation ultrieure en
matire de passation des marchs repose sur
une valuation des besoins de formation;

Module A:FIDA
Vue Manuel de passation
densemble du cycledesdu
marchs
projet 11
procder des actualisations priodiques pour
tenir compte de toute modification significative
du systme et des pratiques de passation des
marchs de lemprunteur/du bnficiaire;
revoir le plan de passation des marchs et
veiller ce que les ventuelles rvisions soient
appliques en cas de besoin;
guider lemprunteur/le bnficiaire dans la
prparation du dossier dappel doffres;
mettre lavis applicable de non-objection
du FIDA (pour les soumissions et pour les
adjudications) dans les cas o lintervention
du FIDA est limite un examen pralable;
dans les marchs relatifs aux travaux de gnie
civil, prter une attention particulire aux clauses
du contrat, notamment celles concernant les
propositions de variations (calendrier et prix);
entreprendre priodiquement des missions sur
le terrain;
procder des examens a posteriori et assurer le
suivi de lexcution du march;
assurer le suivi de lexcution de lensemble
du processus de passation des marchs et
recommander des amliorations et/ou apporter
les adaptations ncessaires;
veiller une allocation approprie des ressources
(en temps et en argent) afin que le FIDA puisse
exercer de manire adquate ses fonctions de
conseil et de surveillance.

12 FIDA Manuel
Gestion de passation des marchs
du processus
ModuleB: Responsabilit en matire
de passation des marchs
Objet du module
Ce module dfinit les responsabilits gnrales de lemprunteur/du bnficiaire et du personnel du FIDA
concernant les arrangements relatifs la passation des marchs dans les projets financs par le FIDA.
Il fournit des indications gnrales. Il ne vise pas ni dans sa conception ni dans son intention prvaloir
sur une disposition spcifique un projet individuel qui pourrait tre expose dans laccord de financement
ou la lettre lemprunteur/au bnficiaire.

Champ dapplication
Ce module sapplique tous les projets financs par le FIDA.

1. Principes gnraux concernant Conformment aux Conditions gnrales


les responsabilits en matire de applicables au financement du dveloppement
passation des marchs agricole adoptes par le FIDA (les conditions
gnrales), lorganisme dexcution principal est
Cest lemprunteur/au bnficiaire quincombe notamment charg, en matire de passation des
la responsabilit principale de la passation des marchs, des tches suivantes:
marchs et de sa gestion, tandis que le FIDA
assurer le suivi de la gestion de la passation
conserve une responsabilit fiduciaire et doit veiller
des marchs et veiller galement au respect des
ce que les fonds quil met disposition soient
responsabilits fiduciaires;
utiliss exclusivement aux fins prvues dans les
accords de financement applicables. dsigner les personnes qui seront responsables,
au jour le jour, de lexcution du projet;
Lemprunteur/le bnficiaire est responsable sur
prparer le programme de travail et budget
les plans juridique et oprationnel en tant que
annuel (PTBA);
client, de toutes les transactions dachat pour le
projet et utilise cette fin les fonds mis disposition mettre en place et maintenir un systme de
par le FIDA. gestion de linformation conformment au
Guide pratique de suivi-valuation des projets
La responsabilit fiduciaire du FIDA sexerce dans de dveloppement adopt par le FIDA;
le cadre de ses rles de surveillance et de conseil.
suivre lavancement de lexcution du projet;
Dans ce second rle, le FIDA encourage le
renforcement des capacits des fins multiples conserver et prsenter les justificatifs la
conomie, efficience et quit sociale demande du FIDA;
principalement par le biais de ses activits dappui soumettre au FIDA des rapports priodiques
lexcution. sur lavancement du projet, conformment la
dfinition donne dans les Conditions gnrales;
2. Organisme dexcution principal procder lexamen conjoint mi-parcours de
Lorganisme dexcution principal est dsign et lexcution du projet;
dfini dans les Annexes 1 ou 3 (selon le cas8) de assurer un suivi et prendre des mesures, le
laccord de financement. Il assume la responsabilit cas chant, propos de conclusions, de
gnrale de lexcution du projet. recommandations ainsi que de problmes
de non-excution et de contrle interne;
Il sagira, dans la plupart des cas, dun ministre
du gouvernement central auquel sera confie la tenir le FIDA inform de toute situation
principale obligation contractuelle au nom du interfrant ou menaant dinterfrer avec
gouvernement emprunteur/ bnficiaire. lexcution du projet ou la ralisation des
objectifs du projet;

8 Lannexe exacte dpend de la version de laccord de financement utilise; dans les versions les plus anciennes (avant avril
2009), ce point sera normalement dfini dans lAnnexe 3; dans les versions postrieures cette date, les modalits dexcution
des accords de financement sont exposes dans lAnnexe 1.

Module B: Responsabilit enFIDA Manuel


matire de de passationdes
passation desmarchs
marchs 13
notifier au FIDA toute allgation de fraude ou annulation des soumissions;
de corruption en rapport avec le projet; ngociation et adjudication du march;
maintenir des comptes distincts pour rendre rdaction des documents de march et
compte des oprations, des ressources et des attribution du march;
dpenses en rapport avec le projet. gestion des marchs;
facturation et paiement;
3. Unit dexcution rglement des diffrends;
Pour chaque projet, lorganisme dexcution excution du contrat et valuation.
principal peut dcider de dsigner une unit
dexcution charge de la gestion au jour le jour Il lui incombe galement de veiller ce que la
des activits oprationnelles de ce projet. procdure de passation des marchs soit approuve
conformment aux niveaux dcisionnels existant
Dans ce cas, la passation des marchs peut tre lchelon national et/ou conformment la
entreprise par: supervision requise par le FIDA dans le cadre
une unit dexcution de projet dj existante du projet.
dans le cadre dun projet en cours;
une nouvelle unit dexcution de projet 4. Agents spcialiss dans la
spcialement cre pour ce projet; passation des marchs/gestionnaires
le service existant charg de la passation des de contrat
marchs au sein de lagent principal du projet;
Lorsque lemprunteur/le bnficiaire ne possde
un service existant charg de la passation pas les capacits administratives, les ressources ou
des marchs au sein dun autre organisme lexprience ncessaires pour passer un march avec
gouvernemental; des fournisseurs trangers, il pourra choisir (ou y
un organisme commercial de passation des tre tenu par le FIDA) demployer comme agent une
marchs recrut cet effet par le gouvernement; entreprise ou une entit spcialise dans la passation
un organisme des Nations Unies. des marchs internationaux. Linstitution cooprante
ne pourra pas faire fonction dagent de passation
Lorsquune unit dexcution auxiliaire est des marchs. Lagent devra respecter, au nom de
dsigne cette fin, lorganisme dexcution lemprunteur/du bnficiaire, toutes les procdures
principal conserve la responsabilit densemble et nonces dans laccord de financement.
lobligation de rendre compte du projet au FIDA.
Cet organisme est par consquent tenu de superviser On pourra recourir des gestionnaires de contrats
en permanence le travail de lunit dexcution. de la mme manire, sur la base dhonoraires,
pour passer des marchs de travaux divers tels
Dans le contexte de la passation des marchs, une que reconstruction, rparation, rnovation ou
unit dexcution serait responsable de la totalit du construction neuve en situation durgence, ou
processus, y compris mais pas exclusivement, des lorsquil faut passer un grand nombre de marchs
fonctions suivantes: dun faible montant.
prparation des plans de passation des marchs;
Le processus dacquisition des services dagents
prparation des noncs des besoins, des spcialiss dans la passation des marchs et de
cahiers des charges, des mandats et/ou des devis gestionnaires de contrat est le mme que celui
quantitatifs; concernant les services de consultants dcrit dans
accord avec le FIDA sur la mthode de passation le prsent Manuel.
des marchs ou sur la mthode de choix pour
chaque activit de passation des marchs;
dmarrage des activits de prslection, publicit,
gestion des dclarations dintrt et tablissement
de la liste des soumissionnaires admissibles;
prparation des invitations soumissionner et
des bauches de contrats;
publication des dossiers dappel doffres, rponse
aux demandes dclaircissement et gestion
densemble du processus dappel doffres;
rception, ouverture des plis et valuation des
soumissions;
compte-rendu de lvaluation;

14 FIDA Manuel
Gestion de passation des marchs
du processus
ModuleC: Correspondance et
gestion des dossiers
Objet du module
Il est essentiel, pour pouvoir attester du caractre transparent et vrifiable dun processus de passation
des marchs, de maintenir un systme prcis de conservation des dossiers et dutiliser un systme de
numros de rfrence des marchs passs.
Une correspondance et des moyens de communication efficaces sont galement essentiels pour la
gestion des relations avec les soumissionnaires, les fournisseurs, les entreprises contractantes et les
consultants. Mais ils peuvent engager ou contraindre les expditeurs et les destinataires une conduite
ayant des incidences juridiques, contractuelles ou financires.
Les dossiers documentaires, tant imprims que sous forme lectronique, sont par consquent essentiels
pour une gestion efficace et efficiente des activits, puisquils apportent un tmoignage lappui des
dcisions et des mesures prises et constituent un journal daudit qui pourra tre utilis pour vrifier la
transparence, la justification comptable et lefficacit.
Une gestion efficiente des archives est aussi indispensable pour garantir lefficacit du stockage des
donnes, leur rcupration et leur utilisation, en prenant dment en compte la scurit, lintgrit et
la confidentialit.
Les Conditions gnrales applicables au financement du dveloppement agricole adoptes par le
FIDA stipulent que lemprunteur/le bnficiaire doit conserver lensemble des documents et pices
pour en permettre lexamen par le FIDA tout moment pendant une priode de trois ans compter
de lachvement de la procdure dappel doffres ou du contrat. En application de cette disposition,
ce module fournit des rgles gnrales concernant la conservation des communications et des pices
essentielles se rapportant la passation des marchs.

Champ dapplication
On peut sattendre ce que la plupart des gouvernements aient dfini des procdures pour la
conservation des dossiers dans le cadre du systme public de passation des marchs. Sil a t convenu
dutiliser le systme national de conservation des archives et de la correspondance pour la passation des
marchs dans le cadre du projet, il ny aura pas lieu dappliquer ce module.
dfaut de telles procdures, ou si le FIDA a conclu quelles ne rpondent pas ses besoins, cest ce
module qui sera utilis.

1. Correspondance et 2. Pices conserver


communication Lanalyse des meilleures pratiques montre que
Afin de raliser au mieux les buts et les objectifs chaque activit de passation des marchs devra faire
des archives relatives la passation des marchs, lobjet dun fichier ou dun dossier distinct dans
tous les changes de communications, de dcisions lequel les pices seront conserves correctement
et dinstructions entre le FIDA et lemprunteur/le encodes par ordre chronologique, se rapportant
bnficiaire et entre lemprunteur/le bnficiaire et uniquement au march en question. Les documents
les soumissionnaires, les fournisseurs, les entreprises relatifs des marchs passs un autre moment ne
contractantes et les consultants doivent se faire par doivent pas tre mlangs dans les archives de la
crit ou faire lobjet dun compte-rendu crit9. passation des marchs. Lobjectif est de pouvoir tre
en mesure dexaminer tout moment, de manire
logique et squentielle, lhistorique complet du
march concernant une exigence.

9 Lorsque ce sont des runions qui tiennent lieu de mthode de communication, un procs-verbal devra tre tabli pour
enregistrer linformation fournie et les dbats qui se sont tenus cette occasion.

Module ModuleC: Correspondance


B: Responsabilit enFIDA deet
Manuel
matire degestion des
passationdes
passation dossiers
desmarchs
marchs 15
Le tableau ci-aprs numre les documents qui doivent tre conservs dans les dossiers relatifs
aux marchs passs:

Document Format prfr


(i) copie de lavis publi ou de la liste restreinte (le cas chant)* Copie papier
(ii) copie des documents de prslection et dinvitation et de tout Copie papier
amendement, extension ou claircissement demands et publis*
(iii) Compte-rendu de louverture des plis sign par toutes les personnes prsentes Copie papier
(iv) copie complte de chaque soumission reue et value ainsi que des Copie papier
claircissements demands et des rponses fournies
(v) copie du rapport dvaluation* Copie papier
(vi) procs-verbaux signs de toutes les runions concernant la passation des Copie papier ou
marchs, y compris les runions des soumissionnaires ventuels et les image vido
runions de ngociation lorsque de telles runions se sont tenues
(vii) avis dadjudication du march* Copie papier
(viii) toute lettre dacceptation de la soumission adresse au fournisseur, Copie papier
lentreprise contractante ou au consultant*
(ix) document de march sign et acceptation du march* Copie papier
(x) toute modification du march* Copie papier
(xi) toute correspondance relative au march entre lentit acheteuse et un Copie papier ou
fournisseur, une entreprise contractante ou un consultant image vido
(xii) documents postrieurs au march concernant lexcution des obligations Copie papier
contractuelles, en particulier des photocopies de garanties bancaires ou de
garanties de paiement
(xiii) procs-verbaux signs de toutes les runions concernant la gestion des Copie papier
marchs, y compris les runions consacres lavancement ou au rexamen
du march
(xiv) documents de livraison signs attestant de la livraison des fournitures, ou Copie papier
procs-verbaux de rception signs en rapport avec un march concernant
des services ou des travaux au titre du contrat, y compris les ventuels
comptes rendus dexcution des marchs
(xv) copie de toutes les factures relatives aux travaux, services ou fournitures, Copie papier
y compris les documents de travail vrifiant lexactitude des paiements
rclams et donnant des prcisions sur les paiements effectivement autoriss
(xvi) copie des feuilles de travail/relevs des paiements cumulatifs faisant apparatre Image vido
la gestion de tous les paiements effectus
(xvii) copie de toutes les demandes dautorisation soumises lautorit comptente Copie papier
et de toutes les dcisions prises par lautorit en matire de passation des
marchs, y compris lapprobation des documents dinvitation, lapprobation
du ou des rapport(s) dvaluation, ladjudication du march, lapprobation des
documents de march et de leurs amendements, et toute ventuelle dcision
de suspension ou dannulation de la procdure de passation du march
(xviii) copie de toutes les rclamations formules par lentit acheteuse en rapport Copie papier ou
avec une garantie, une absence de garantie, une livraison incomplte, un image vido
dommage ou dautres rclamations adresses au fournisseur ou lentit
acheteuse
(xix) en cas dexamen pralable par le FIDA, toutes les demandes et Copie papier ou
correspondances en rapport avec la demande davis de non-objection du FIDA image vido
(xx) toute autre communication se rapportant la passation du march en question, Copie papier ou
y compris la correspondance interne de lentit image vido

* Il conviendrait aussi, idalement, de conserver les projets de ces documents et rapports publis, par souci dexhaustivit et pour
disposer dun tableau complet de lvolution du document publi. Il est toutefois admis que, lorsque des problmes despace se
posent, cela pourrait ne pas tre toujours possible en pratique.

16 FIDA Manuel
Gestion de passation des marchs
du processus
ModuleD: Apprciation de la capacit de
lemprunteur/du bnficiaire en matire
de passation des marchs
Objet du module
Ce module a pour objet daider le personnel du FIDA et les consultants dans leur tche dapprciation de
la capacit dun emprunteur/dun bnficiaire en matire de passation des marchs, comme lexigent les
Directives du FIDA concernant la passation des marchs.

Champ dapplication
Ce module est dapplication dans tous les cas o il est ncessaire dapprcier un systme de passation
des marchs.

1. Considrations dordre gnral Phase 2: valuation spcifique du projet


Comme prvu dans les Directives du FIDA Au cours de la phase de conception du projet, le
concernant la passation des marchs, les Conditions FIDA procdera une valuation plus pousse:
gnrales du FIDA ont t rvises en avril 2009 du degr dapplication effective du cadre
pour prendre en compte la nouvelle approche du rglementaire, et
FIDA concernant les marchs financs par ses prts de la capacit de passation des marchs de
et ses dons. lorganisme dsign cet effet dans le cadre
Sur la question spcifique de la passation du projet.
des marchs, les Conditions gnrales mettent Lvaluation des systmes, structures, processus
laccent sur lutilisation des rgles nationales et activits utiliss au sein dun systme national
de lemprunteur/du bnficiaire en la matire, permet au FIDA dapprocher en bonne connaissance
pour autant quelles soient considres comme de cause la prise de dcisions et lapprciation/
compatibles avec les Directives du FIDA. Cette lattnuation du risque. Partager les conclusions
approche est conforme aux divers engagements de ces valuations avec lemprunteur/le bnficiaire
pris par la communaut internationale des inclut galement une composante dveloppement
donateurs en faveur dune utilisation croissante des capacits, car cela contribue dvelopper
des systmes nationaux lorsquon peut dmontrer les capacits nationales existantes en aidant
leur compatibilit avec les exigences des donateurs. les instances concernes entreprendre leurs
Les Directives stendent sur une approche en deux fonctions dexcution.
phases de lexamen, par le FIDA, des systmes de Les sections ci-aprs prsentent des informations
passation des marchs dun emprunteur/bnficiaire: plus dtailles sur les activits spcifiques
entreprendre dans le cadre de chacune de ces
Phase 1: valuation gnrale du pays deux tapes.
Il sagit dune tude sur dossier ralise dans la
perspective du COSOP et visant fournir une Phase 1: valuation gnrale du pays
valuation de haut niveau de la situation un Lexamen dun systme national de passation
double point de vue: des marchs suppose une dfinition claire de
le cadre lgislatif et rglementaire en vigueur lexpression systme national.
dans le pays,
et le systme national de passation des marchs Tout systme de passation des marchs comporte
publics. un certain nombre de composantes qui, mises
ensemble, constituent le systme. Il est par
consquent ncessaire de veiller ce que chaque
composante soit tudie selon ses propres mrites.
Ces composantes (parfois qualifies de questions
essentielles) peuvent souvent tre regroupes
en catgories relevant de deux environnements
distincts:
lenvironnement porteur global, et
lenvironnement organisationnel/oprationnel.

Module D: Apprciation de la capacit de lemprunteur/du bnficiaire enFIDA Manuel


matire de de passationdes
passation desmarchs
marchs 17
Le tableau ci-aprs prsente quelques exemples des composantes (ou questions essentielles) relevant de
chacun des deux environnements:

Environnement porteur Environnement organisationnel/oprationnel


Cadre juridique/politique Structure organisationnelle
Niveau de direction/volont politique Application concrte des processus
Structure institutionnelle Ressources humaines
Porte des processus et des procdures Ressources physiques
Disponibilit d'outils et d'orientations Obligations de rendre compte
Engagement et perception publics Niveau de direction

Dans la perspective de la prparation du COSOP, les rsultats dautres institutions travaillant dans
les chargs de programme de pays (CPP) sont le domaine de la passation des marchs (comme
responsables de la collecte des donnes existantes Transparency International ou les autorits
en rapport avec la passation des marchs publics nationales responsables de la passation des
dans le pays concern. marchs publics);
Les sources des donnes utiliser varieront selon la le bilan des projets antrieurs du FIDA.
disponibilit et lexhaustivit des informations et
Le tableau ci-aprs donne une indication de
de la taille du portefeuille de pays, mais
quelques-uns des outils utiliss pour valuer la
comprendront gnralement:
performance dun systme national de passation
les rsultats des valuations des systmes des marchs. Une grande partie de ces documents
nationaux de passation des marchs conduites peuvent tre tlchargs partir dInternet ou
par le comit daide au dveloppement (CAD) sont disponibles auprs des bureaux de pays des
de lOCDE; partenaires du dveloppement au cours de la
les rcents rapports et les conclusions mission de prparation du COSOP.
dautres organismes dexcution, donateurs
et partenaires du dveloppement (comme le
Rapport analytique de la Banque mondiale
sur la passation des marchs au niveau des
pays CPAR);

Outil OCDE-CAD CPAR de la Banque UCS de la Estimation des


mondiale Banque mondiale capacits du PNUD
Objectif Apprciation des Apprciation des Apprciation des Dveloppement des
principal capacits risques risques capacits

Public vis Pays partenaire et Banque mondiale et Banque mondiale Pays partenaire et
donateurs/partenaires ses partenaires et ses partenaires donateurs/partenaires
du dveloppement du dveloppement
quipe Pays partenaire (chef Banque mondiale Mixte Nations Unies chef
d'valuation de file), donateurs/ (chef de file), autres de file
consultants donateurs/consultants
Conception valuation quantitative valuation qualitative valuation valuation quantitative
de et qualitative quantitative et et qualitative
l'valuation qualitative
Rsultat Renforcement du Efficience des Cohrence avec Stratgies de
attendu systme national oprations de la les directives de la dveloppement des
de passation des Banque mondiale BM/ Recensement capacits
marchs des lments de
risque fiduciaire
Disponibles www.unpcdc.org www.worldbank.org www.worldbank.org www.unpcdc.org
aux adresses
cites www.oecd.org/ www.unpcdc.org
dac/effectiveness/
procurement

18 FIDA Manuel de passation des marchs


valuation
La collecte de ces donnes doit permettre: a) utilisable sans aucune adaptation;
1) de disposer dune valuation densemble de la b) utilisable, mais certaines dispositions doivent
passation des marchs publics dans le pays; et, tre examines au cours de la conception du
projet pour attnuer des risques perus;
2) de comprendre lensemble des perceptions
internationales de la vigueur et de la maturit c) non utilisable au stade actuel.
du systme public de passation des marchs,
Lorsquil ressort de lvaluation quun systme
afin dtre en mesure de dterminer o peuvent ne peut pas tre utilis dans sa totalit, le FIDA
se prsenter les plus grands risques fiduciaires et recommandera lutilisation de certains aspects du
oprationnels. systme en fonction des possibilits et envisagera,
au cours de la phase de conception du projet,
Ce faisant, il faut prendre en compte les aspects
dapporter un soutien lamlioration de ce systme
suivants:
par le biais dune activit distincte du programme
(i) lexistence de lois, dcrets, rglementations au cours de la phase dexcution.
ou procdures applicables rgissant la
passation des marchs de biens, de travaux Le COSOP devrait aussi dcrire les grandes lignes de
et de services conformment des normes tous les projets, programmes ou initiatives prvus
internationalement acceptables et rpondant ou en cours susceptibles davoir un impact sur le
aux exigences de la Section B des Directives; systme, la structure ou la capacit de passation des
marchs publics pendant la dure de vie du COSOP,
(ii) le niveau de diffusion et de disponibilit,
savoir par exemple:
au sein du public, de ces lois, dcrets,
rglementations ou procdures; projets de rforme de la passation des marchs
(iii) les dispositions organisationnelles relatives (ou de certaines de ses composantes dans le
la centralisation ou la dcentralisation de cadre plus gnral de la gestion financire
la fonction de passation des marchs; publique);
(iv) les systmes et les politiques qui dfinissent initiatives de formation axes sur la passation
les tches et les responsabilits dans le cadre des marchs;
du processus de passation des marchs et en
campagnes de recrutement prvues.
garantissent la distinction;
(v) lexistence de manuels dexcution, directives, Le FIDA partagera ses conclusions avec le pays
manuels, formulaires normaliss/ modles emprunteur/bnficiaire, avec un recensement
pour les documents, contrats et clauses des faiblesses observes. Ce partage ne sert pas
standard; uniquement promouvoir la transparence;
il constitue galement un outil utile, que
(vi) le niveau de diffusion et de disponibilit de
lemprunteur/le bnficiaire peut mettre profit
ces manuels dexcution, directives, manuels,
pour entreprendre un programme de renforcement
formulaires normaliss/modles pour les
des capacits visant amliorer ses systmes.
documents, contrats et clauses standard;
(vii) la prsence dun systme pleinement
oprationnel de rgulation de la passation
Phase 2: valuation spcifique
des marchs;
du projet
(viii) lexistence dun systme acceptable de Lorsquils abordent la conception du projet,
rclamations et dappels en rapport avec les concepteurs doivent procder par tapes,
la passation des marchs; comme suit:
(ix) les processus et procdures permettant i) Se familiariser avec les observations
un audit ou un examen indpendant de contenues dans le COSOP
la passation des marchs;
Il est impratif, pour les concepteurs du projet,
(x) le niveau peru de risque fiduciaire pour dtre informs des questions souleves dans le
le FIDA. COSOP afin de sassurer quelles puissent tre
la suite de cet examen, le COSOP devrait inclure abordes dans le cadre du projet.
une opinion informe sur la question de savoir Selon lanciennet du COSOP au moment
si le systme de passation des marchs dun pays de la conception du projet, il peut savrer
donn peut tre considr comme acceptable pour ncessaire den valider nouveau les donnes
la conduite dactivits de passation des marchs et les conclusions, afin de prendre en compte
finances par le projet. Le COSOP devrait, cet les ventuelles amliorations ou dtriorations
gard, classer le systme dans lune des trois du systme depuis ltablissement du COSOP.
catgories suivantes:

Module D: Apprciation de la capacit de lemprunteur/du bnficiaire enFIDA Manuel


matire de de passationdes
passation desmarchs
marchs 19
En rgle gnrale, si le COSOP remonte organisations donatrices actives dans le pays
plus dun an, une revalidation sera considre pour comprendre leurs positions cet gard.
comme ncessaire, ce qui constituera ltape Cette consultation pourrait prcder un examen
ii). Si le COSOP remonte moins dun an, des nouveaux rapports ou publications parus
et moins que le COSOP nait conclu que depuis la publication du COSOP.
le systme nest pas utilisable au stade actuel19,
Au terme de ce processus de revalidation, il sera
on passera directement ltape iii).
possible de dterminer si la situation actuelle
ii) Revalidation du COSOP est meilleure, pire ou inchange par rapport
ce quelle tait lors de la rdaction du COSOP.
La revalidation du COSOP nest pas envisage
Larbre de dcision ci-dessous prsente sous
comme un processus long et difficile. Elle doit
une forme graphique les mesures prendre
consister en une tude sur dossier des donnes,
la suite de ce processus de revalidation.
suivie dune brve actualisation de la situation
telle quelle se prsente au moment de la iii) Entreprendre une valuation institutionnelle
conception du projet.
Bien qu lchelon national, les donnes
Lquipe de conception du projet devra recenser relatives aux cadres et aux structures juridiques
les domaines qui, dans le COSOP, prsentent puissent trs probablement tre obtenues
les plus grands risques et vrifier si sont auprs dautres sources (comme les Rapports
intervenus des changements significatifs, qui analytiques de la Banque mondiale sur la
justifieraient une rvision des conclusions passation des marchs ou les valuations des
du COSOP. systmes nationaux de passation des marchs
conduites par lOCDE), lexprience montre
Lun des moyens les plus rapides dy parvenir
quil existe trs peu de donnes disponibles
consisterait consulter le gouvernement
lchelon dcentralis, sur le terrain, qui est
du pays emprunteur/bnficiaire et dautres
celui auquel sont excuts la plupart des
projets du FIDA.
OUI

A
Entreprendre une valuation
Y a-t-il eu une institutionnelle
Revalider au stade de la NON
conception du projet dtrioration? Mettre l'accent sur les questions
concrtes de mise en uvre

1. Quantier les domaines


OUI de dtrioration
2. Entreprendre une valuation et une
attnuation du risque
Les
amliorations
Y a-t-il eu des OUI sont-elles
amliorations? sufsantes

B
pour justier Entreprendre une valuation
"A"? institutionnelle
Revalider au stade Mettre l'accent sur:
de la conception NON NON 1. l'attnuation du risque dans les
du projet autres domaines de proccupation
2. les questions concrtes de
La mise en uvre.
dtrioration
Y a-t-il eu une OUI est-elle
dtrioration? sufsante
pour justier
"C"?

OUI Quantier les domaines d'amlioration

C Revalider au stade
de la conception du projet
Y a-t-il eu des
amliorations
NON
Utiliser les Directives
du FIDA concernant la passation
des marchs

OUI

10 Dans cette hypothse, le systme national ne devra pas tre utilis; il ne sera pas ncesaire de procder lvaluation de la
phase 2 et on appliquera les mthodes de passation des marchs du FIDA.

20 FIDA Manuel de passation des marchs


valuation
Dans le cadre de la phase 2, une valuation Loutil dvaluation
institutionnelle de la passation des marchs,
portant sur lorganisme dexcution propos Loutil consiste en une valuation sappuyant sur
pour le projet est ncessaire dans tous les des observations et comporte une liste de points
cas, sauf lorsquil a t constat, tant dans le valuer. Il couvre divers aspects, allant du statut
COSOP qu loccasion de la revalidation du juridique de lorganisme valuer aux comptences
COSOP, que le systme national nest de son personnel en matire de passation
pas utilisable. des marchs.

Lvaluation de la passation des marchs dans Afin de rendre le processus aussi simple que
le cadre de la phase 2 a plusieurs objectifs: possible, trois catgories ont t retenues et la note
attribue pour chaque question correspondra une
valuer la capacit de lorganisme dexcution
seule de ces catgories: 3 pleinement satisfaisant,
et ladquation des systmes de passation des
2 partiellement satisfaisant, 1 insuffisant, sur
marchs et des systmes connexes en place
la base de bandes de pourcentage. Cette approche
administrer la passation des marchs financs
contribuera rduire la subjectivit entre les
par le projet;
diffrents valuateurs. Les notes seront attribues
valuer les facteurs de risque (institutionnels, sur la base dlments effectifs et non ponctuels,
politiques, organisationnels, procduraux, tels quobservs par lvaluateur. Les critres utiliss
etc.) pouvant avoir une influence ngative sur pour la notation doivent tre objectifs
la capacit de lorganisme de mener bien le et homognes.
processus de passation des marchs;
On ne procdera pas un regroupement des notes
laborer un plan daction mettre en uvre
attribues pour chaque critre: chaque indicateur
dans le cadre du projet, en tant que de besoin,
sera valu sur ses mrites propres, dans le cadre
pour remdier aux insuffisances dtectes par
dun domaine thmatique, par exemple la
lanalyse des capacits et minimiser les risques
planification de la passation des marchs ou
recenss par lanalyse du risque; et
ladministration des contrats, etc. La dcision de
proposer un plan appropri de supervision ne pas utiliser un domaine thmatique particulier
de la passation des marchs pour le projet en dans lensemble ou dans une partie du systme
prenant en compte les points forts, les faiblesses national de passation des marchs sera prise en
et les risques relatifs rvls par lvaluation. fonction des notations individuelles et en prenant
Pour pouvoir entreprendre une valuation en compte la gravit des insuffisances observes;
de la passation des marchs au niveau certains domaines thmatiques peuvent regrouper
oprationnel dans le cas o il est peu probable plusieurs notations, ce qui exigerait une dcision
quil existe des donnes provenant dautres quant lutilisation dune partie ou de la totalit
sources, le FIDA devra conduire son propre de ce domaine.
examen. Le Fonds aura besoin, dans ce
On prvoit que, pour mener bien cette valuation,
contexte, dun outil pour faciliter et normaliser
les valuateurs examineront au minimum cinq
ce processus. Loutil joint au prsent module
activits de passation des marchs entreprises par
(voir Appendice 1) devra tre utilis au cours
lentit/lorganisme au cours des 12 mois prcdents
de la mission de conception du projet. Mis
(comprenant au moins un march dans chacune
au point partir de la liste de contrle utilise
des trois catgories biens, travaux et services).
par la Banque mondiale pour lvaluation
des organismes, cet outil couvre un ventail
de questions examiner en vue dvaluer la
capacit et devrait tre appliqu de manire
souple, en fonction des cas.

Module D: Apprciation de la capacit de lemprunteur/du bnficiaire enFIDA Manuel


matire de de passationdes
passation desmarchs
marchs 21
Application de loutil Les plans de passation des marchs
La note pertinente pour chaque indicateur de
sont-ils en rgle gnrale prpars
lvaluation sera inscrite dans la colonne Notation lavance, et sont-ils ralistes?
de la Feuille de notation. Selon les notations, Pour cette question, les notes aux valuateurs
lindicateur sera automatiquement marqu rouge les informeront quils devront demander
(si la note est 1), orange (si la note est 2) ou vert consulter au minimum cinq plans de passation
(si la note est 3), pour identifier les domaines des marchs concernant des projets en cours
auxquels doit tre porte une attention urgente dexcution par lorganisme. Elles prciseront
(questions rouges) dans la conception du projet. quen cas de disponibilit dun nombre
suprieur de plans, cest lvaluateur et non
Afin de prsenter les questions dlicates sous
lorganisme quappartiendra le choix des
une forme graphique, loutil dispose dj dune
plans examiner. Cette formule permet dviter
fonctionnalit de codage couleur automatique,
que lorganisme ne prsente lexamen que
lie aux trois catgories de la notation. La notation
les meilleurs chantillons.
infrieure, correspondant aux domaines de
proccupation, sera mise en vidence par une Lvaluateur sera inform quen labsence de
coloration ROUGE (insuffisant); les questions plan, la note inscrire devra tre 1 (rouge).
obtenant les notations les plus leves seront
Lorsque des plans sont soumis, leur examen
marques en VERT (pleinement satisfaisant),
devra dterminer sils ont t excuts en
tandis que les notations intermdiaires seront
temps opportun et dans quelle mesure ils
colores en ORANGE (partiellement satisfaisant).
taient concrets et complets en termes
Ce systme de code couleur est couramment utilis
de calendrier et de valeurs, ce qui donnera
dans le contexte de lvaluation et de la gestion
lvaluateur la possibilit de noter la
du risque. Il attire immdiatement lattention
performance de lorganisme sur cette question.
sur les questions tudier en priorit.
En cas de nouveaux emprunteurs/bnficiaires ou
lheure actuelle, les fourchettes de pourcentages
organismes dexcution, il peut savrer ncessaire
utilises sont les suivantes:
de revoir la totalit des rubriques numres dans
0 25% de conformit parmi les dossiers lappendice 1. Toutefois, si lorganisme faisant
examins = notation 1 (rouge) lobjet de lvaluation est dj bien connu du FIDA,
lessentiel de linformation numre dans loutil
26 74% de conformit parmi les dossiers
sera sans doute dj disponible et une grande
examins = notation 2 (orange)
partie de lvaluation pourra tre ralise sans
75 100% de conformit parmi les dossiers consultations; ainsi, seules les parties dlicates
examins = notation 3 (vert). de lvaluation devraient tre actualises ou
conduites sur le terrain, le cas chant.
Il est toutefois probable que lexprience conduira
adapter et affiner ces fourchettes de pourcentages. Pour ce qui concerne les projets auxquels
participent plusieurs organismes dexcution,
La feuille de notation sera accompagne de
lquipe de conception du projet devra apprcier
notes aux valuateurs, qui leur serviront de guide
la capacit de lorganisme dsign comme chef
sur la manire dappliquer les notations chaque
de file ou coordonnateur du projet, ainsi que
domaine thmatique et chaque indicateur. Par
de tous les organismes jouant un rle important
exemple, lun des indicateurs noter au titre du
dans ladministration de la passation des marchs
domaine thmatique planification de la passation
pour le projet, ou dun chantillon reprsentatif
des marchs se prsente sous la forme de la
des organismes sils jouent tous un rle similaire.
question suivante:
Cette valuation, comme dans le cas dun organisme
unique, servira de base la conception des plans
de renforcement des capacits et de supervision
de la passation des marchs.

22 FIDA Manuel de passation des marchs


valuation
Qui doit entreprendre lvaluation? Quelle quelle soit, une valuation du risque exige
une considrable apprciation professionnelle et il
Lvaluation de lorganisme dexcution devra
nexiste pas dinstructions ou de mesures prcises
tre ralise par un spcialiste de la passation des
aboutissant une valuation globale nettement
marchs ou un administrateur accrdit en matire
dfinie. Par ailleurs, diffrentes institutions peuvent
de passation des marchs11 dtach auprs du projet
prsenter des faiblesses dans les mmes domaines,
au stade de la conception et utilisant loutil ci-joint
mais des degrs variables de gravit. En rgle
pour garantir la cohrence de lapproche.
gnrale, une institution manifestant de svres
Pour les aspects de lvaluation concernant les dfaillances dans des domaines cls couverts par
contrles financiers et administratifs en place, lvaluation devrait se retrouver dans la catgorie des
on fera appel au spcialiste du dcaissement risques levs, tandis quune institution obtenant de
ou de la gestion financire dtach auprs du bonnes notations dans la plupart de ces domaines
projet. Deux raisons justifient cette approche: devrait entrer dans la zone des risques moyens.
le caractre spcialis de lvaluation des contrles Seules les institutions obtenant des notes bonnes
financiers, dune part, et la ncessit, dautre part, ou plus dans tous les domaines devraient tre
dune valuation aux fins de la gestion financires. considres comme prsentant des risques faibles.
Le Service juridique devra aussi intervenir, en tant
que de besoin, propos de toute question qui Produits de lvaluation
pourrait surgir en rapport avec les aspects juridiques Lobjectif global de lvaluation de lorganisme
du processus de passation des marchs. dexcution est dtablir, dans le document de
conception du projet, des conclusions fermes sur
Lvaluation et llaboration du plan daction
les points o les risques sont les plus levs dans
devront tre accomplies avec la pleine participation
la composante passation des marchs du projet.
de lemprunteur/du bnficiaire et de lorganisme
dexcution pour garantir lappropriation des Lvaluation peut faire apparatre des dfaillances
mesures proposes. graves auxquelles une solution doit tre apporte
avant le lancement du projet (par exemple, la mise
Combien de temps doit-elle prendre? en place dune unit charge de la passation des
Il nexiste pas de calendrier dfinitivement tabli marchs, ou la prparation de la documentation
et la dure de lvaluation dpendra de plusieurs essentielle concernant lappel doffres ou le contrat).
facteurs, comme: Si lorganisme dexcution nest pas en mesure
la taille du projet; de financer ces activits, lquipe de projet devra
le nombre dorganismes dexcution valuer; rechercher et agrer avec lemprunteur/le bnficiaire
le volume de donnes dj disponibles; dautres sources de financement.
le nombre et la gravit des risques.
Toute mesure ventuelle propose en vue de grer
On peut toutefois prvoir, de manire trs gnrale, chacun des risques recenss devra tre intgre au
quil faudra au minimum cinq jours de travail pour document de conception, en tant que composante
raliser une valuation approfondie. On estime du projet, et finance sur les ressources attribues
quune valuation durant moins de cinq jours ne au financement, selon les besoins. En attendant
serait pas assez dtaille pour rpondre aux besoins que lorganisme dexcution de lemprunteur/du
dune conception exhaustive. bnficiaire ait pleinement dvelopp sa capacit
de gestion du domaine et que cette capacit soit
Analyse du risque
juge acceptable, les dispositions prvues dans le
Lanalyse des risques associs au processus de Manuel pour le(les) lments(s) spcifique(s)
passation des marchs est lun des aspects cls de seront dapplication.
lvaluation. Cette analyse, qui doit inclure les
risques pouvant se prsenter dans tous les domaines
couverts par lvaluation, est troitement lie la
transparence et la prvisibilit de lexcution par
lorganisme du processus de passation des marchs.
Cette valuation devrait aboutir une notation des
risques de la passation des marchs, qui pourront
tre levs, moyens ou faibles; elle est essentielle
pour la dtermination de lapproche de supervision
recommander.

11 On trouvera des prcisions sur ce point dans le ModuleB1.

Module D: Apprciation de la capacit de lemprunteur/du bnficiaire enFIDA Manuel


matire de de passationdes
passation desmarchs
marchs 23
LOUTIL DVALUATION FEUILLE DE NOTATION
PAYS: Appendice 1

24
NOM DE L'ENTIT/ORGANISME VALU
DATE DE L'VALUATION NOTE AUX VALUATEURS
QUIPE D'VALUATION DU FIDA
Il est important de vrifier le
statut de l'organisme afin d'tablir

valuation
la lgalit de ses oprations. Si
l'organisme ne relve pas des
lois et rglements nationaux, il
faudra rflchir srieusement
son utilisation comme agent
d'excution du projet.

CARACTRISTIQUES GNRALES
Quelle est la personnalit juridique de cet organisme (service gouvernemental, socit d'tat, entreprise parapublique?) (Si la lgislation nationale n'est pas
Les lois et rglements nationaux s'appliquent-ils cet organisme? On fera rfrence, pour l'analyse du systme juridique, d'application, dcrire sa propre

FIDA Manuel de passation des marchs


aux outils d'valuation existants (CPAR, valuation de l'OCDE). rglementation et indiquer si elle
couvre tous les aspects essentiels)

PLANIFICATION DE LA PASSATION DES MARCHS NOTATION (1, 2 ou 3)


Les plans de passation des marchs sont-ils, en rgle gnrale, prpars l'avance et sont-ils ralistes?
(Voir le ModuleE du Manuel)
Les mthodes de passation des marchs utilises sont-elles conformes au cadre national?
Les composantes du projet sont-elles regroupes de manire adquate du point de vue de la passation des marchs?
(Voir le ModuleE du Manuel)

DOSSIER D'APPEL D'OFFRES


L'organisme dispose-t-il de personnel capable d'assurer la prparation du dossier d'appel d'offres?
Quelle est la qualit gnrale des documents produits par l'organisme? Recenser les amliorations requises.
Les spcifications techniques et le mandat sont-ils clairs, neutres et prcis (y compris les tableaux des besoins).
Existe-t-il des dossiers d'appel d'offres standard (nationaux ou internationaux) pour les biens, les travaux et les consultants?
Dans l'affirmative, les numrer.
Les dossiers d'appel d'offres contiennent-ils toutes les informations ncessaires (voir les modules H1 H3 du Manuel) la
prparation de soumissions rpondant aux besoins et la communication claire des critres d'valuation?
Les stipulations contractuelles contenues dans le dossier d'appel d'offres incluent-elles les exigences minimales pour garantir
une protection adquate l'entit acheteuse? (voir les conditions gnrales du contrat, le modle de la Banque mondiale et
la lgislation nationale concernant la passation des marchs).
Des bons de commande normaliss (ou des bons quivalents) sont-ils utiliss pour les achats?
PRSLECTION NOTATION (1, 2 ou 3)
Une prslection est-elle pratique le cas chant? (Voir le ModuleG du Manuel pour la dfinition des cas dans lesquels
la prslection serait approprie).
Les documents de prslection dcrivent-ils de manire claire et complte toutes les conditions requises pour que les
soumissions rpondent aux besoins, ainsi que les normes de slection?
Des informations financires sont-elles requises et analyses pour apprcier les capacits financires d'excution des marchs?

PUBLICIT
Les marchs doivent-ils tre adjugs aprs appel d'offres concurrentiel faisant l'objet d'une publicit dans un support
largement diffus?
Le dlai minimal ncessaire pour obtenir les documents et prparer les soumissions est-il respect? (vrifier les rglementations
nationales concernant les dlais minimaux).

COMMUNICATIONS ENTRE LES SOUMISSIONNAIRES ET L'ORGANISME ACHETEUR


Les demandes d'claircissements obtiennent-elles des rponses crites, rapides et compltes, et ces rponses sont-elles
communiques tous les soumissionnaires ventuels?
Les claircissements, le procs-verbal de la sance d'information l'intention des soumissionnaires ventuels, le cas chant,
et les modifications apportes aux documents sont-ils promptement communiqus tous les soumissionnaires ventuels?

RCEPTION DES OFFRES ET OUVERTURE DES PLIS


Les soumissions reues avant la date limite sont-elles entreposes en lieu sr (coffre ou autre conteneur ferm cl)?
Les sances d'ouverture des plis sont-elles publiques?
Si les sances d'ouverture des plis sont publiques, ont-elles lieu dans les 48 heures suivant la date limite de soumission?

Module D: Apprciation de la capacit de lemprunteur/du bnficiaire enFIDA


Les procdures d'ouverture des plis sont-elles gnralement conformes aux dispositions du Manuel? Un procs-verbal

matire
est-il tabli?

Manuel
de de
EXAMEN ET VALUATION DES OFFRES
Les offres sont-elles values par un comit possdant les qualifications adquates ? (Voir le ModuleL1 du Manuel)

passation
La recevabilit des soumissions est-elle tablie sur la base des documents requis dcrits dans le dossier?

passationdes
Les valuations des offres sont-elles ralises de manire approfondie et sur la base des critres spcifis dans le dossier?
Les valuations sont-elles menes bien avant l'expiration de la validit originale de l'offre?

desmarchs
marchs
Des rapports d'valuation des offres sont-ils prpars, et contiennent-ils toutes les informations essentielles ?
(Voir, pour plus de prcisions, les modules du groupe L)

25
ATTRIBUTION DU MARCH ET DATE D'ENTRE EN VIGUEUR

26
Les marchs doivent-ils tre attribus au soumissionnaire ayant dpos une soumission rpondant aux besoins, comportant
l'offre juge la plus avantageuse et jug qualifi pour excuter le march de manire satisfaisante?
Les soumissionnaires dont l'offre n'a pas t retenue sont-ils informs par crit de ce que le march ne leur a pas t attribu?
Les conditions pralables l'entre en vigueur du contrat sont-elles clairement dfinies dans le contrat? (Garantie d'excution,

valuation
paiement anticip, etc.)

GESTION DES MARCHS


Existe-t-il un systme de suivi des marchs, sous forme manuelle ou lectronique, en vigueur? Examiner un chantillon.
Existe-t-il un processus utilis pour le suivi de la livraison des biens et de la prestation des services, afin d'en vrifier la quantit,
la qualit et l'opportunit?
Les modifications du march sont-elles prises en compte rapidement, conformment aux stipulations contractuelles et la
pratique tablie? (Voir le ModuleN2 du Manuel)

FIDA Manuel de passation des marchs


Les diffrends contractuels sont-ils grs conformment un systme formel de rclamations/arbitrage? (Voir le ModuleO
du Manuel)
Les marchs de travaux sont-ils superviss par des ingnieurs indpendants ou par un directeur de projet nomm?
Les marchs sont-ils excuts dans les temps et sans dpassement du prix originalement approuv?
Les paiements finaux et la clture du march sont-ils effectus conformment aux procdures nationales pertinentes
(ou, dfaut de telles procdures, conformment au ModuleO du Manuel)?

ORGANISATION ET FONCTIONS
Le personnel charg de la passation des marchs a-t-il accs des exemplaires du cadre rglementaire national en la matire
(lois, rglements, manuels/guides des utilisateurs)?
Les fonctions de passation des marchs et de gestion financire sont-elles distinctes?

SYSTMES D'APPUI ET DE CONTRLE


Des dispositions d'audit indpendant sont en place et des audits sont raliss.
L'unit a-t-elle accs un conseil juridique, et est-il tabli qu'elle a recours ce service.
DOSSIERS CONSERVER
L'organisme conserve-t-il des dossiers complets sur le processus? Il s'agirait notamment des documents suivants:
copies de toutes les publicits, documents de prslection (le cas chant), rapport d'valuation de la prslection
justifiant les ventuelles dcisions de non-slection de certains soumissionnaires ventuels, dossier d'appel d'offres
et ses additifs ventuels, procs-verbal de la sance d'information l'intention des soumissionnaires ventuels
(le cas chant), procs-verbal de la sance d'ouverture des plis, rapport final de l'valuation des soumissions
(y compris un compte-rendu dtaill des raisons de l'acceptation ou du rejet de chacune des soumissions, copies
des soumissions, recours contre les procdures ou recommandations d'adjudication, copie signe du march dfinitif
et ventuelles garanties de bonne excution ou de paiement anticip mises, etc.
Des dossiers adquats de l'administration des marchs sont-ils conservs? Il s'agirait notamment des avis contractuels
publis par le fournisseur, l'entreprise contractante, l'acheteur ou l'employeur; d'un compte-rendu dtaill de toutes les
modifications ou commandes rectificatives concernant la porte, les quantits, le calendrier ou le prix du march; des
relevs des factures et paiements; des rapports d'avancement; des certificats d'inspection, d'acceptation et d'achvement
des travaux; d'un relev des rclamations et diffrends et de leur rsultat, etc.
Des rapports priodiques sont-ils tablis sur l'ensemble des activits de passation des marchs?
Conserve-t-on un relev des prix du march? Comment est-il utilis? Sert-il l'tablissement d'un indice national des prix?

DOTATION EN PERSONNEL
L'organisme dispose-t-il de personnel form la passation des marchs conformment d'ventuelles exigences
dfinies par le cadre rglementaire national?

Module D: Apprciation de la capacit de lemprunteur/du bnficiaire enFIDA


27 matire
Manuel
de de
passation
passationdes
desmarchs
marchs
ModuleE1: Planification de la passation
des marchs
Objet du module
Les Directives du FIDA concernant la passation des marchs stipulent que lemprunteur/le bnficiaire
tablira au dbut de chaque projet, en coordination avec le FIDA, un plan de passation des marchs
couvrant les 18 premiers mois du projet; ce plan feront suite des plans successifs de 12 mois,
synchroniss au cours de lexcution avec les plans de travail et budgets annuels.
Dans le processus de passation des marchs, la planification est un lment essentiel pour la
dtermination des objectifs et des priorits, lestimation des charges de travail et lallocation des
ressources. Elle permet lentit acheteuse de planifier, organiser, prvoir et programmer ses activits
de passation des marchs et de recenser les domaines dans lesquels les besoins pourraient tre
regroups. Pour le FIDA, elle constitue un outil grce auquel il peut suivre lexcution du projet.
Dans toute la mesure du possible, la planification de la passation des marchs devrait tre intgre
la planification financire dun projet afin que les budgets et la passation des marchs soient synchroniss
autant que faire se peut.
Le prsent Modulefournit lemprunteur/au bnficiaire et au personnel du FIDA des conseils pratiques
sur la manire de prparer un plan, sur ce qui devrait y figurer et sur les dates auxquelles les plans
devraient tre actualiss.

Champ dapplication
Ce module sapplique tous les projets financs par le FIDA.

1. Prsentation du plan Exemple 1:


Lorsquil existe des modles nationaux de plans vhicule sera considr comme insuffisant;
de passation des marchs et que le FIDA a agr vhicule de projet 4x4, 6 siges sera bref
lutilisation de ces plans pour un projet, ces modles et adquat;
peuvent tre utiliss.
vhicule de projet 4x4, cylindre , poids
Si de tels modles nexistent pas, ou sils nont pas du vhicule , direction assiste, conduite
t approuvs par le FIDA, le FIDA et lemprunteur/ gauche serait plus proche dune spcification
le bnficiaire devront convenir dadopter une et par consquent trop dtaill ce stade.
prsentation utilise par dautres institutions
financires internationales, qui serait bien connue Exemple 2:
de lemprunteur/du bnficiaire et dj utilise travaux de gnie civil est trop vague;
pour dautres projets. Un exemple est joint au
prsent module. construction dun petit abri pour un
gnrateur sera adquat;
2. Donnes inclure abri pour un gnrateur lectrique domestique
de 10KVA, construction en parpaings, 6 pieds x
Chaque plan de passation des marchs doit
6 pieds x 6 pieds, toit plat sera trop prcis aux
comporter, au minimum, les informations
fins de la planification.
mentionnes ci-dessous.
La nature et la quantit des biens/travaux/
Brve description de chaque activit de passation
services doivent tre compatibles avec les
de marchs entreprendre au cours de la priode
activits inscrites dans le programme de travail
ou du plan.
annuel; cest lemprunteur/au bnficiaire
Le plan doit distinguer les biens, les travaux quil appartient de fournir ces informations
et les services et donner une brve description dans le projet de plan de passation des marchs.
de chaque activit. Une brve description se Le FIDA donnera son accord ou proposera des
dfinit comme une description suffisante pour amendements en tant que de besoin.
tre reconnue comme une activit de passation
Pour cette section du Plan de passation des
de marchs, mais pas dtaille au point de
marchs, on pourra aussi trouver dans le
devenir une spcification.
groupe de modules F des informations utiles
complmentaires.

Module E1: Planification de la passation des marchs


Introduction 29
Valeur estime de chaque activit Autres donnes
Afin dharmoniser dans toute la mesure du Outre les informations minimales numres
possible le plan et le budget, il est ncessaire ci-dessus, on considre quil est de bonne
dinclure, pour chaque activit de passation pratique, pour un plan de passation des
des marchs, les prvisions de dpenses. marchs, dexploiter des informations
Les prix estimatifs peuvent tre obtenus supplmentaires telles que:
auprs dun certain nombre de sources, parmi la chronologie prvue des activits de
lesquelles sans que cette liste soit limitative : passation des marchs12 (ou, au moins,
des achats antrieurs du mme ordre (dans les dates de dmarrage et dachvement);
le cadre dun projet antrieur ou en cours, les marchs passer par composante
ou dans le cadre de projets rcents mens du projet;
dans un pays voisin); les dates de lexamen pralable du FIDA;
les prix publis par des fournisseurs lentit responsable, dans les cas o diverses
ventuels; entits passent des marchs dans le cadre
toute liste nationale de prix existante; du projet (comme lUnit de coordination
Internet. du projet, le District A, le Ministre de
lagriculture).
Lessentiel est de disposer dun budget raliste
bas sur des donnes fiables, tant donn que Bien quil ne sagisse pas de donnes
la valeur estime dune activit dacquisition obligatoires, ces informations apportent une
peut avoir une influence directe sur la mthode aide la gestion du projet en donnant au
de passation des marchs adopter et sur la plan de passation des marchs un caractre le
mthode dexamen quutilisera le FIDA pour rapprochant davantage dun outil actif de suivi
cette activit. et de surveillance, par opposition une simple
liste initiale dactivits de passation
Cest lemprunteur/au bnficiaire quil des marchs.
appartient de fournir ces informations dans
le projet de plan de passation des marchs.
3. Quand actualiser un plan
Mthode de passation des marchs adopter pour Comme on la indiqu plus haut, le plan initial
chaque activit de passation des marchs couvrant les 18 premiers
Le plan devra faire tat de la mthode de mois du projet doit tre tabli au dbut de chaque
passation des marchs adopter pour chaque projet et sera suivi, au cours de la phase dexcution,
activit distincte de passation des marchs. de plans successifs de 12 mois.
Le ModuleF5 fournit des informations sur Une fois que ce plan initial a reu lavis de non-
la manire de choisir ces mthodes. objection du FIDA, le plan constituera le fondement
des activits de passation des marchs du projet.
Mthode dexamen quutilisera le FIDA pour
chaque activit Il est toutefois important de souligner que les plans
de passation des marchs ne sont pas des documents
Le plan doit faire tat de la mthode agre
statiques. Ils doivent tre considrs comme des
dexamen que le FIDA adoptera pour chaque
documents volutifs et faire lobjet dactualisations
activit distincte de passation des marchs.
priodiques. Les adaptations ou les modifications
Ce choix devra tre arrt par le FIDA dans
importantes doivent tre introduites rapidement;
le cadre de son examen du plan.
en tout tat de cause, les plans devront tre
On pourra trouver des prcisions rexamins au moins une fois par an, mais lidal
complmentaires sur les mthodes dexamen et serait de procder un examen trimestriel. Toute
les seuils dans le ModuleA. adaptation ou modification importante exigera un
avis de non-objection du FIDA.

12 Lorsque des plans sont actualiss ou modifis, il est de bonne pratique de conserver, comme point de rfrence, les dates
originellement prvues.

30 FIDA Manuel de passation des marchs


Planification
ModuleE2: Plan de passation des marchs (chantillons)
Biens
Pays/Organisation:
Projet/Programme:
Priode de linvitation
Prt no: DONNES FONDAMENTALES Dossier dappel doffres valuation des soumissions Finalisation du march
soumissionner

N de Clture des Rapport


Mthode de Prslection Examen Date de lavis Date de Avis de Montant Date Date de
Numro publication de Prvu / Date de soumissions/ dvaluation
Description* passation des ou post- pralable ou de non- lappel non- du march dadjudication signature
de lot lavis dappel Effectif proposition Ouverture des
marchs slection a posteriori objection doffres objection en USD du march du contrat
doffres des plis soumissions
Prvu
Effectif

Prvu
Effectif

Prvu
Effectif

Prvu
Effectif

Prvu
Effectif

Prvu
Effectif

Prvu
Effectif

Prvu
Effectif

Prvu

Module E2: Plan de passation des marchs (chantillons)


Introduction
Effectif

Prvu

31
Effectif
Cot total 0,00 Prvu
0,00 Effectif

* Remplir uniquement les cases en gris


32
Travaux
Projet/Programme:

Priode de linvitation valuation des


Prt no: DONNES FONDAMENTALES Dossier dappel doffres Finalisation du march
soumissionner soumissions
N de
Montant Date de Clture des Rapport
publication Mthode de Montant Prslection Examen Date de Avis Montant Date Date de
Numro forfaitaire Prvu / Date de lavis soumissions/ dvaluation

Planification
Description* de lavis passation estimatif ou post- pralable ou lappel de non- du march dadjudication signature
de lot ou devis Effectif proposition de non- Ouverture des
dappel des marchs en USD slection a posteriori doffres objection en USD du march du contrat
quantitatif objection des plis soumissions
doffres
Prvu
Effectif

Prvu
Effectif

Prvu

FIDA Manuel de passation des marchs


Effectif

Prvu
Effectif

Prvu
Effectif

Prvu
Effectif

Prvu
Effectif

Prvu
Effectif

Prvu
Effectif
Cot total 0,00 Prvu
0,00 Effectif

* Remplir uniquement les cases en gris


Consultants
Pays/Organisation:
Projet/Programme:
Prt no: Demande de
Liste Demande de valuation des offres
dclarations Mandat Offres Finalisation du march
restreinte propositions Techniques (T) et financires (F)
dintrt

(T)
Description*
contrat

march

Date de
Date de
Date de
Date de
Date de
objection

Montant

slection
/ Ouverture

March en
du rapport
du rapport

linvitation
Avis de non-

publication
proposition
proposition
Montant du

Soumission
Soumission

prparation

Mthode de
concernant le
Signature du

ou a posteriori
non objection

non-objection
non-objection
Ouverture des

Prvu / Effectif
Prvu / Effectif

Prvu / Effectif

Date de clture
march en USD

dvaluation (T)
dvaluation (T)
Adjudication du

Date de lavis de
Date de lavis de
Date de lavis de

Examen pralable

estimatif en USD

heures contrles
Date de soumission
rapport dvaluation
offres financires
dvaluation (T) & (F)

Avis de non objection


Prvu Prvu concernant le rapport
Prvu
Effectif Effectif Effectif

Prvu Prvu Prvu
Effectif Effectif Effectif

Prvu Prvu Prvu
Effectif Effectif Effectif

Prvu Prvu Prvu
Effectif Effectif Effectif

Prvu Prvu Prvu
Effectif Effectif Effectif

Prvu Prvu Prvu
Effectif Effectif Effectif

Prvu Prvu Prvu
Effectif Effectif Effectif

Prvu Prvu Prvu
Effectif Effectif Effectif

Prvu Prvu Prvu
Effectif Effectif Effectif

Prvu Prvu Prvu

Module E2: Plan de passation des marchs (chantillons)


Introduction
Effectif Effectif Effectif
Cot total 0,00 Prvu Prvu Prvu 0,00

33
0,00 Effectif Effectif Effectif 0,00

Remplir uniquement les cases en gris


ModuleF1: Dtermination du besoin
Objet du module
Ce module fait partie du groupe F (Dfinition de la passation des marchs) et fournit des avis
lemprunteur/au bnficiaire et au personnel du FIDA sur les aspects suivants de la dtermination
des besoins:
types de besoin;
besoins ou dsirs;
solutions de remplacement;
lments moteurs de la passation des marchs.
Il contient aussi un diagramme fonctionnel qui en rsume la teneur.

Champ dapplication
Ce module sapplique tous les projets financs par le FIDA.

1. Types de besoin ii) Besoins spcifiques, exceptionnels, durgence


De manire gnrale, les besoins entrent dans Ces besoins rsultent de situations inattendues;
lune des catgories suivantes: ils sont peu susceptibles de se reproduire et dtre
connus avant quils ne se prsentent. On pourrait
i) Besoins prvus prvoir, dans le budget, un petit poste dpenses
Il sagit des besoins prvus pour le projet, imprvues pour faire face ces situations.
qui constitueront la base du programme de Pour des raisons lies la planification, il est
travail, du plan de passation des marchs et videmment prfrable que 90% au moins des
du budget annuels. besoins du projet entrent dans la catgorie des
Ces besoins seront connus au dbut du projet besoins prvus, car elle est la plus anticipative et
et constitueront lessentiel des marchs prvus. donne lacheteur la meilleure chance dutiliser ses
ressources bon escient. Pour les autres catgories,
ii) Besoins intrimaires de type correctif, il pourra tre par consquent
Ils rsulteront de la dtermination des plus difficile dobtenir un bon rapport qualit/prix
besoins lorsquun lment de relais (voir ci-dessous la section lments moteurs de la
ou de reconstitution de stocks savre passation des marchs).
ncessaire. Selon les prvisions, ces besoins ne
reprsenteront pas plus dun ou deux douzimes 2. Besoins ou dsirs
du besoin global en approvisionnement pour
un article spcifique quelconque et les marchs Il est souvent facile de tomber dans le pige de la
passs seront normalement de faible valeur. confusion entre ce qui relve des besoins et ce qui
est de lordre des dsirs. Lacquisition de vhicules
Les besoins intrimaires seront normalement et dordinateurs en donne un bon exemple, encore
considrs comme une reconstitution de que la distinction sapplique galement aux services
stocks de moindre importance pour viter des et aux travaux.
situations de stock nul en attendant la livraison
des besoins annuels. Ces besoins nauront en Exemples:
gnral pas t dtermins de manire explicite Pour ce qui concerne les vhicules, le besoin
au dbut du projet et il est peu probable que premier est celui dun vhicule pour transporter
les dtails prcis en soient connus avant les personnes du point A au point B. On prendra
lexamen du calendrier complet de livraison aussi en compte la ncessit dun minimum
des besoins annuels. de confort (plus les dplacements peuvent
tre longs, plus le confort sera souhaitable) et
peut-tre le type de terrain sur lequel le vhicule
sera sans doute utilis. Du point de vue le plus
lmentaire, tel est le besoin.

FIDA Manuel
Module de passation des
F1: Dtermination dumarchs
besoin 35
Comparez ce besoin un dsir un grand i) Solution de remplacement au besoin
vhicule 4x4 avec intrieur cuir et lecteur de Il sagit ici de savoir si le besoin peru constitue
CD et vous commencez percevoir le dilemme. effectivement la solution et de poser la question
Si, par exemple, le vhicule est seulement destin centrale: Existe-t-il un autre moyen permettant
de courts dplacements en milieu urbain, le datteindre le mme rsultat?
besoin de quatre roues motrices se transforme
en dsir, et nest plus un simple besoin. Il est ncessaire, pour rpondre cette question,
dexaminer la raison principale de la formulation
Dans le cas des ordinateurs de bureau, le du besoin. Faut-il y voir le symptme de quelque
besoin de base peut tre reprsent par un chose dautre qui, faute de solution, constituerait
ordinateur dot des fonctions bureautiques de encore un problme?
base tableur et traitement de texte, accs
Internet, lecteur de CD/DVD-ROM, ainsi quune Exemple
vitesse et un disque dur de taille raisonnable. La formation est souvent perue comme la
Le dsir serait reprsent, dans ce cas, par solution une performance insuffisante; elle
des cartes graphiques haut de gamme, plusieurs ne constitue toutefois pas ncessairement
lecteurs de disques durs ou un graveur de la solution si cette insuffisance nest pas due
DVD, et les spcifications commencent soudain un manque de comptences ou de
augmenter. connaissances. Si le problme sous-jacent tient
plutt la faiblesse du moral, de la motivation
On dit souvent, en matire de passation des ou de lintrt, ou labsence doutils permettant
marchs, que le mieux est lennemi du bien. Cela daccomplir la tche de manire adquate
signifie, fondamentalement, que quelque chose peut (cest--dire au fait de ne pas disposer de
rpondre parfaitement nos besoins, mais que nous lquipement ou des installations appropries),
lcartons parce quil existe quelque chose dautre une formation professionnelle ne rsoudra
que nous prfrons, mme si nous navons pas un pas le problme fondamental. Si le moral, la
besoin rel de certaines de ses caractristiques. motivation ou les attitudes sont en cause dans
La publicit des produits sefforce souvent de faire la performance, la question relve de la gestion
passer pour des avantages des caractristiques des ressources humaines. De mme, si labsence
supplmentaires, en tentant de stimuler le dsir dinstallations adquates constitue un obstacle
des acheteurs. Invariablement, toutefois, les dsirs la performance, la mise disposition de ces
conduisent pousser les spcifications au-del des installations deviendra prioritaire.
besoins fonctionnels, ce qui augmentera le prix. Bien que les solutions de remplacement soient
Dans les acquisitions, les dsirs lemportent gnralement plus faciles dterminer dans
souvent sur les besoins lorsquun lment de le cas des marchs de services, ce concept
statut ou de prestige est attach certains biens sapplique galement dans le cas des biens.
(les vhicules en sont aussi un bon exemple). On peut citer comme bon exemple celui dun
Pour certains articles au moins, un bon moyen pont pour le franchissement dune rivire. Il
de contourner ce problme consiste adopter des existe plus dune manire de franchir une rivire,
spcifications normalises pour certains articles et le creusement dun tunnel ou la mise en place
de prestige comme les vhicules, les ordinateurs dun transbordeur pourraient constituer une
ou les tlphones mobiles. Ce point est examin solution de remplacement.
de manire plus dtaille dans le ModuleF2. Lessentiel est de sinterroger sur les marchs
Il est donc ncessaire, en rsum, de vrifier, dans passer et de les mettre lpreuve ds les
le contexte des marchs passer, quils refltent les premiers stades du processus, pour sassurer
besoins lgitimes et justifiables de lentit concerne. que le besoin permettra effectivement
datteindre les buts fixs.

3. Solutions de remplacement ii) Le but de la passation des marchs


Pour toute action que nous entreprenons, il existe Lautre question est celle de lappropriation.
une solution de remplacement, et la passation des La passation des marchs sur la base de
marchs ne fait pas exception. Les paragraphes lappropriation est ce que nous faisons, dans
qui suivent prsentent une brve analyse de deux notre vie prive, pendant plus de 90% du temps.
aspects en rapport avec lexamen des solutions de Cest un cycle tout simple: nous avons un besoin,
remplacement en matire de passation des marchs. nous achetons ce dont nous avons besoin,
nous le possdons. Aprs quoi, nous pouvons
le consommer (produits alimentaires, matires
premires) ou nous pouvons le conserver.

36 FIDA Manuel de passation des marchs


Identification
En termes de passation des marchs dans le Peut-on obtenir la meilleure qualit au moindre prix?,
cadre dun projet, toutefois, il existe une bien Si le dlai est une condition essentielle, seriez-vous
plus grande possibilit dadoption dune stratgie dispos payer davantage pour garantir une livraison
diffrente, et une stratgie qui rponde nos rapide?
besoins sans pour autant rendre ncessaire une
Cette ralit peut tre reprsente par un simple
appropriation: la location.
graphique, souvent dsign sous le nom de Triangle
Cette formule peut sappliquer en particulier de la passation des marchs ou Triangle TCQ:
aux marchs concernant les biens, mais elle
T= temps
peut aussi constituer une solution trs rentable
pour satisfaire un besoin sans devoir dpenser
pour acqurir un produit. Des articles comme
les quipements de bureau, les vhicules, les
matriels agricoles/de construction ne doivent C= cot Q= qualit
pas ncessairement tre achets ltat neuf et
Le dilemme est que lon peut imprimer une
devenir la proprit du projet, spcialement sil
rotation au triangle pour choisir clairement une
sagit dun besoin court terme. Ils pourraient
priorit (comme dans lexemple ci-dessus) ou une
tre lous pour une priode dfinie et restitus
combinaison de priorits qui doivent tre comprises
au terme de leur utilisation.
et soigneusement quilibres pour garantir le succs
de lexercice.
4. lments moteurs de la passation
Ce nest que lorsque les priorits sont clairement
des marchs
dtermines et bien comprises par toutes les parties
Face la question Quel but voulons-nous atteindre que nous pouvons tre srs que nos efforts sont
par cet exercice de passation des marchs?, la rponse synchroniss et que nous uvrons vers les mmes
la plus courante pourrait tre: Nous assurer que nous objectifs.
obtenions ce que nous voulons, quand nous le voulons,
et un bon prix. Il peut initialement sembler, comme on la
mentionn ci-dessus, que les trois objectifs
Il serait difficile de ne pas tre daccord avec cette aient la mme priorit. Il sagit l dune raction
dclaration dintention. On peut sattendre, si lun naturelle, mais un examen plus pouss des besoins
ou lautre de ces critres nest pas respect, une montrera toujours quil existe une hirarchie entre
insatisfaction vis--vis du processus de passation les objectifs. Lun des aspects aura toujours une
des marchs. Cet nonc est toutefois quelque moindre lasticit que les autres. Ce processus
peu simpliste. Comment fait-on, par exemple, consistant en la dtermination de llment moteur
pour parvenir en premier lieu un accord sur la est une composante essentielle du processus de
dfinition du bon moment, du bon prix et de la dtermination du besoin.
bonne qualit? Si nous navons pas dfini et agr
ce qui est bon, comment pouvons-nous tenter Une fois dtermin llment moteur, le processus
de le fournir? Et quel point est-il raliste et de passation des marchs pourra se drouler en
ralisable desprer obtenir les trois lments? mettant laccent sur lobjectif choisi. Cela ne signifie
pas, naturellement, que les autres objectifs ne sont
Cela se rsume, fondamentalement, lexamen plus pris en compte. Ils demeurent une composante
au cas par cas de ce qui dfinira le succs de chaque essentielle du processus, mais llment moteur
activit de passation des marchs, titre individuel. influe sur le processus dcisionnel du simple fait
Faut-il choisir le cot le plus bas, la fourniture la quil bnficie de la plus haute priorit.
plus rapide, ou la qualit la plus leve? Le scnario
idal consisterait obtenir les trois lments en Le tableau ci-aprs montre comment llment
gale proportion, mais la ralit est que les trois moteur peut influencer les dcisions prises quant
objectifs peuvent souvent tre contradictoires. lapproche de lactivit de passation des marchs:

Si l'lment (exemple) Mettre l'accent sur ... Envisager


moteur est..
- quipement de scurit de recruter un technicien
La bonne dfinition des
La qualit spcialis pour aider
- Consultation de haut niveau spcifications
tablir les spcifications
- La suppression des le cot total de
- Articles de papeterie
Le cot lments non essentiels possession, et pas
- Travaux de base seulement le prix
- Les aspects commerciaux
- Demandes saisonnires la planification et les
Le temps La rapidit de l'acquisition
- Besoins d'urgence grandes tapes

FIDA Manuel
Module de passation des
F1: Dtermination dumarchs
besoin 37
On voit donc que diffrents lments moteurs lquilibre des pouvoirs, dans la ngociation, est
dterminent diffrents domaines de focalisation, favorable au soumissionnaire, au fournisseur,
et il ne serait pas rentable de consacrer des semaines lentrepreneur ou au consultant, car ils savent
la prparation des meilleures spcifications que lacqureur na pas le temps de sengager
possible si le facteur temps tait prioritaire. dans des discussions de longue dure;
Il convient de noter, en conclusion, que parmi les biens sont gnralement standard, et peuvent
lensemble des lments moteurs existants, le par consquent ne pas rpondre toutes les
temps est le moins favorable du point de vue de la spcifications requises.
passation des marchs. La raison en est que lorsque Il est certes admis quon ne peut prvoir tous les
lacqureur est soumis une contrainte de temps, le vnements et que des situations imprvisibles
prix augmente invariablement et/ou loptimisation peuvent surgir. Souvent, toutefois, les contraintes de
des ressources diminue. Il y a plusieurs explications temps dcoulent dun dfaut de planification, et cest
cela, les principales tant que: pourquoi il est prfrable de planifier au maximum
lacqureur agit en raction et ne peut donc pas la passation des marchs afin dviter de se retrouver
planifier son acquisition; dans la position o le temps est llment moteur (le
on ne dispose gnralement pas dassez de temps ModuleE contient des prcisions sur la planification
pour organiser un processus concurrentiel; de la passation des marchs).

5. Diagramme fonctionnel

De quel type de Rguliers, projets et planifis


passation des Intrimaires
marchs s'agit-il? Exceptionnels, d'urgence

S'agit-il d'un De quoi a-t-on rellement besoin?


besoin ou d'un Qu'est-ce qui est considr comme facultatif
dsir? ou supplmentaire par rapport aux besoins?
Ce besoin est-il lgitime et justifi?

Quel est l'objectif?


Envisager toutes Existe-t-il un autre moyen d'atteindre l'objectif?
les solutions de La passation de ce march rsoudra-t-elle
remplacement la question?
Existe-t-il une solution autre que la proprit?

Choisir Quelle est la priorit?


les lments Comment le succs sera-t-il dfini?
moteurs Quel est l'lment moteur prsentant
la moindre lasticit?

38 FIDA Manuel de passation des marchs


Identification
ModuleF2: noncs des besoins et
spcifications des biens
Objet du module
Lnonc des besoins est un document cl, utilis tout au long du processus de passation des
marchs pour:
informer les soumissionnaires ventuels des besoins de lentit acheteuse par le biais de
son inclusion dans le document dinvitation;
indiquer la norme technique sur la base de laquelle seront values les soumissions;
constituer une partie du march, en dfinissant les biens fournir; et
dfinir la norme technique sur la base de laquelle les biens fournis peuvent tre inspects,
avant leur acceptation.
Ce module fournit un avis sur les bonnes pratiques suivre pour la prparation de lnonc des
besoins et des spcifications et sur les questions prendre en compte. Il vise proposer non pas
une liste exhaustive, mais plutt un guide gnral en rapport avec les grandes questions prendre en
considration.

Champ dapplication
Ce module sapplique tous les marchs dacquisition de biens financs par le FIDA. Dautres modules
distincts traitent des besoins relatifs aux travaux et aux services.

1. Prparation de la liste des articles Exemple:


La prparation de la description des besoins Brve
devra dmarrer par une brve description du description
Numro Unit de
besoin, extraite du plan de passation des marchs des biens et Quantit
de larticle mesure
(voir le ModuleE). des services
connexes
Les biens dont lacquisition doit tre ralise au
1 Ordinateur 2 unit
titre dun exercice spcifique de passation de march
personnel de
doivent tre regroups, en vue de llaboration dune bureau
liste complte darticles pour cet appel doffres.
2 Imprimante 1 unit
La liste devra dcrire brivement chacun des biens LaserJet papier
dont lentit acheteuse a besoin et prciser les format A4
quantits de chacun dentre eux. Il conviendra (impression noir
et blanc)
denvisager linclusion des pices de rechange ou
des articles consommables ncessaires, soit en 2a Cartouches 2 unit
prcisant les articles requis, soit en demandant de toner pour
les pices de rechange ou les consommables larticle n2
normalement ncessaires pour une priode de 3 Alimentation 1 unit
fonctionnement spcifie, un an par exemple. sans coupure
La liste des biens devra galement dcrire les 4 Logiciel 1 ensemble
ventuels travaux ou services connexes requis, bureautique
comme linstallation et la mise en service, la pour ordinateur
prparation du site en vue de linstallation ou personnel
la formation des utilisateurs. (traitement de
texte et tableur)
Chaque article sera numrot, de faon squentielle
5 Scanneur 1 unit
sur la liste, des fins de rfrence. Outre la quantit,
on prcisera imprativement lunit de mesure
(kilos, litres, rames, etc.). Pour les articles formant
un tout, comme les vhicules ou les ordinateurs,
lunit de mesure indique sera unit.

FIDA
Module F2: noncs desModuleManuel
F1:
besoins de passation des
et Dtermination
spcifications du marchs
desbesoin
biens 39
2. Prparation des spcifications une approche haut risque, quil convient
dutiliser avec prcaution et en prenant toujours
Une fois prpare la liste des articles, il convient
lavis dun technicien spcialiste du genre
den tablir les spcifications techniques. Une
de produit.
bonne prparation des spcifications facilitera la
prparation des offres par les fournisseurs ventuels
2.2 Que faut-il inclure dans une
et une valuation homogne des soumissions par
lentit acheteuse; il est donc important dy consacrer
spcification?
le temps ncessaire pour quelles soient adquates. On trouve habituellement, dans la plupart des
spcifications, des lments de donnes concernant
2.1 Diffrents types de spcifications aussi bien la performance que la fonction. Selon le
Les spcifications sont essentiellement de trois types: type de spcification, les rgles gnrales relatives
aux meilleures pratiques en matire de prparation
i) Performance. Il sagit de dcrire: des spcifications sont notamment les suivantes.
ce que larticle doit faire,
la performance mesurable de larticle, et i) Il convient dinclure lobjectif gnral et
les qualits de larticle. lutilisation prvue des biens et dindiquer
lexistence ventuelle de besoins spciaux (par
Le soumissionnaire choisit alors lapproche exemple une utilisation hors route en terrain
ou le produit le mieux adapt la ralisation montagneux pour un vhicule, ou utilisation
de la performance requise. Cette approche dune imprimante pour des programmes de
permet de proposer de nouvelles ides et de microdition). Il est souvent utile dinclure
nouvelles technologies, mais lvaluation nest une brve description fonctionnelle des biens,
pas toujours facile, sauf si les paramtres de y compris des conditions dans lesquelles ils
performance sont clairement dfinis. doivent fonctionner (plages de temprature ou
ii) Fonctionnelle. Une spcification fonctionnelle dhumidit, par exemple). Pour les vhicules,
dcrit: cette information peut souvent tre couverte
la fonction gnrale de larticle ce quil par lindication adquat pour une utilisation
est et comment il doit tre utilis; en [pays X].
un nom compris par le fournisseur et par ii) Les spcifications doivent dfinir les
lacqureur; et caractristiques techniques minimales, les
un article gnrique. paramtres de performance et les normes de
iii) Technique (ou de conception). Cette qualit des biens requis par lentit acheteuse.
composante porte sur: Cela inclut notamment les productions,
une description complte des calendriers et tous autres indicateurs ou critres
caractristiques techniques et physiques au moyen desquels on peut juger ou apprcier
de chaque lment; le caractre satisfaisant dune performance.
la manire dont il est fabriqu et laspect Lvaluation permettra ensuite de dterminer
quil devrait avoir. si les soumissions rpondent cette norme
minimale. Un dpassement de la norme ne
Ce type de spcification nest en gnral doit pas se traduire, dans lvaluation, par un
utilis que pour un produit complexe dont crdit supplmentaire.
les composantes doivent tre inspectes ou
testes individuellement ou lorsque le respect iii) Il faut toujours exiger que les biens soient neufs
dun processus spcifique de fabrication est et jamais utiliss13. Il est aussi souvent indiqu
indispensable pour rpondre une norme dans les spcifications que les biens doivent tre
donne. Il garantit la similarit des offres du modle le plus rcent ou courant et intgrer
des diffrents fournisseurs, de sorte que leur les dernires amliorations sur les plans de la
valuation est plus facile, mais il exige une conception et des matriaux. Cette disposition
excellente connaissance technique du produit peut certes prvenir la fourniture de stocks
requis, tant donn que lacqureur impose le anciens; en contrepartie, il nest pas toujours
mode de fabrication et les matriaux devant ncessaire ou conomique dacqurir les
tre utiliss. Le risque est que, en tant ce modles les plus rcents (voir le ModuleF1).
point prescriptive, lentit acheteuse endosse
une responsabilit nettement plus forte au cas
o la performance des biens serait insuffisante.
Cette spcification constitue par consquent

13 moins que le FIDA nait donn son accord lacquisition dquipement remis neuf et pleinement garanti.

40 FIDA Manuel de passation des marchs


Identification
iv) Les spcifications techniques doivent contenir vi) Il convient dinclure toute caractristique
une description complte, prcise et non ambigu environnementale ou de sret que doivent
des biens requis, en prcisant: possder les biens afin de rpondre aux normes
les diverses fonctions ou caractristiques du secteur, nationales ou internationales,
requises, savoir par exemple impression applicables. Il est toutefois important de veiller
couleur pour une imprimante, impression ce que les normes spcifies ne soient pas
recto verso pour un photocopieur, restrictives et on utilisera, dans la mesure du
dimensions des articles, dosage dun possible, des normes internationales reconnues.
mdicament, climatisation dans Lorsque dautres normes sont utilises, elles
un vhicule; doivent normalement tre accompagnes dune
dclaration aux termes de laquelle dautres
la performance requise, et par exemple
normes faisant autorit garantissant une
vitesse dune imprimante, dun
qualit au moins gale pour lessentiel seront
photocopieur ou du processeur dun
galement acceptables.
ordinateur, ou prcision du matriel
de laboratoire; et/ou vii) On numrera toute la documentation requise
les normes de qualit concernant (par exemple manuels de fonctionnement/
lquipement, les matriaux ou la qualit de maintenance, guides dutilisation, licences,
dexcution du travail. certificats dpreuves) et la langue dans laquelle
cette documentation doit tre disponible.
v) Les spcifications doivent tre gnriques, cest--
dire quelles ne doivent pas faire rfrence une Selon la nature des besoins, les lments ci-aprs
marque en particulier, marque de fabrique ou pourraient aussi tre ncessaires.
modle, brevet, numro de catalogue ou tout viii) Descriptions des procds de fabrication, de la
autre dtail qui limiterait la spcification un qualit dexcution du travail ou des matriaux
fabricant particulier. requis. Cet aspect ne serait applicable que
Exemple: pour les besoins trs spcialiss lorsque le
respect dun processus spcifique de fabrication
Une spcification relative une imprimante ne
ou lutilisation dun matriel particulier est
doit pas indiquer Hewlett Packard ou Canon,
indispensable pour rpondre une norme
mais donner les caractristiques de limprimante
donne (voir le paragraphe 2.1 ci-dessus sur
requise, comme Imprimante LaserJet, noir
les spcifications techniques).
et blanc, vitesse minimale dimpression de 20
pages/minute, qualit minimale dimpression ix) Dventuels besoins en matire de
1200x1200 dpi, capacit minimale dentre conditionnement, de marquage et dtiquetage,
de 200 feuilles A4, etc. par exemple la ncessit de placer les
Dans des cas exceptionnels, lorsquil nexiste comprims dans des plaquettes alvolaires
pas de moyen suffisamment prcis pour dcrire correspondant aux doses hebdomadaires, de
les biens sans avoir recours un nom de conditionner individuellement les ncessaires
marque ou une dsignation du mme ordre, de test de dpistage du VIH, en mme temps
on inclura imprativement les mots ou que les gants de protection et les instructions
quivalent. Lutilisation de marques ou de dutilisation, ou dindiquer la date limite
modles particuliers peut aussi tre admise dutilisation des mdicaments.
pour des raisons de compatibilit (par exemple x) Lors de lacquisition de machines dusine, les
pices de rechange ou consommables pour plans du site o elles seront installes devraient
un quipement donn et pour lequel il faut tre inclus pour fournir aux soumissionnaires
indiquer le numro de rfrence du fabricant ventuels autant dinformations que possible
afin dtre sr dacqurir la bonne pice. Il sur le lieu final dimplantation de lquipement
sera raisonnable, dans un tel cas, dinclure (dimensions du btiment/du site, disponibilit
la marque, le modle et la description de deau et dlectricit, accs au btiment/au site).
lquipement principal pour lequel les pices
de rechange sont requises).

FIDA
Module F2: noncs desModuleManuel
F1:
besoins de passation des
et Dtermination
spcifications du marchs
desbesoin
biens 41
xi) Prcisions sur les ventuels travaux ou services cot plus lev, comme les vhicules (afin
connexes requis. Par exemple: dassurer lhomognit de la flotte et de faciliter
lentretien courant), les ordinateurs et les
lorsque le fournisseur est responsable
tlphones mobiles. Ce contrle permet de
de la prparation dun site en vue dune
faire en sorte que tout le personnel du mme
installation, il conviendra de prciser
grade/chelon/statut dispose du mme matriel,
ltat actuel du site et les travaux requis,
et dviter les questions de dsirs et de
en indiquant par exemple lpaisseur
besoins (voir le ModuleF1);
spcifique de la dalle de bton destine
recevoir les machines; le second groupe comprend les spcifications
servant de modles gnriques, qui fournissent
le nombre de personnes former en vue un point de dpart la prparation dune
de lutilisation, de lentretien ou de la spcification plus dtaille correspondant aux
rparation de lquipement, le lieu o besoins particuliers dune activit de passation
cette formation sera conduite, le niveau des marchs en cours. tant donn que chaque
atteindre, etc. activit de passation des marchs est unique,
il ne faut pas sattendre ce que des modles
2.3 Qui devrait prparer les gnriques (ou des spcifications antrieures)
spcifications? puissent tre intgralement adopts; en fait,
Cest lemprunteur/au bnficiaire quincombe telle nest pas lintention. Ils constituent de
la prparation du projet initial de spcifications. simples esquisses utiliser comme guides: il
est essentiel de les valuer et de les amliorer
Lorsquil ne dispose pas des comptences techniques pour sassurer quils rpondent pleinement aux
requises cet effet, il pourra solliciter un avis besoins de lactivit spcifique en question.
technique auprs de sources externes autres
organismes gouvernementaux ou spcialistes Lutilisation de spcifications normalises exige par
externes en matire de prparation de spcifications. consquent que lon connaisse le type de norme
dont il sagit.
Le rle du FIDA, en ce qui concerne les
spcifications, est limit leur examen dans le cadre
de tout processus dexamen pralable quil consacre 3. Calendrier de livraison
un document de demande de soumissions. Le calendrier de livraison devra prciser la priode et
le lieu de livraison pour chacun des biens. En cas de
2.4 Utilisation de spcifications travaux ou de services connexes, le calendrier devra
normalises/antrieures aussi en prciser le site et la priode dachvement.
La prparation de spcifications peut tre un Il conviendra, lors de ltablissement du calendrier
exercice coteux en temps. Il nest par consquent de livraison, de prendre en compte les instructions
pas rare quon utilise des spcifications normalises, suivantes:
au sein dun systme national de passation des
i) Les priodes de livraison et dachvement
marchs ou au sein de ministres ou organismes
doivent tre ralistes. Fixer des dlais irralistes
gouvernementaux spcifiques.
pour les livraisons ou lachvement de travaux
Ce sont l des outils utiles, mais il convient de peut restreindre la concurrence ou entraner des
les utiliser avec prudence car ils appartiennent rclamations de la part de soumissionnaires
essentiellement deux types de spcifications ventuels. Les priodes de livraison et
normalises, prsentant des caractristiques dachvement peuvent tre exprimes de
trs diffrentes: diverses manires. Il sagira gnralement:
le premier groupe comprend les spcifications dune date prcise (par exemple, le 30
qui constituent des normes nationales ou juin). Cette formule ne doit tre utilise
des normes dentreprise tablies des fins de que lorsque le temps est llment moteur
normalisation. Elles sont gnralement dictes principal (voir le ModuleF1) et quaucun
par un point dautorit central, sont obligatoires retard ne peut tre tolr. Elle peut aussi
et prescrivent exactement les biens acqurir. tre applique dans des circonstances
Elles constituent un outil utile pour les articles particulires (vnement spcifique comme
trs courants, frquemment acquis et peu une confrence) ou pour rpondre une
susceptibles de varier dans le temps (articles demande saisonnire; ou
de papeterie, par exemple), mais elles peuvent dun nombre souhaitable de jours, de
aussi tre utilises pour contrler la passation semaines ou de mois compter de la date
des marchs concernant dautres articles, dun dadjudication du march.

42 FIDA Manuel de passation des marchs


Identification
ii) La priode de livraison doit aussi prendre 5. En rsum
en compte la question de savoir si le march
Lors de la prparation des noncs des besoins et
concerne lacquisition de biens standard
des spcifications concernant les biens:
facilement disponibles ou de biens quil
numrez tous les biens requis, leurs quantits
faudra sans doute fabriquer sur commande.
et lunit de mesure retenue;
iii) Il faudra aussi se demander si la livraison soyez inform du type de spcification utilis;
du volume total du march en une seule fois prparez la spcification en y incluant toutes
est possible, sur le plan logistique, en termes les prcisions pertinentes;
dinstallations de rception et de stockage. Le envisagez le recours un expert technique si
cas chant, diffrentes priodes de livraison les connaissances ncessaires la prparation
pourraient tre fixes pour diffrents articles, de la spcification nexistent pas en interne;
ou bien lensemble des besoins pourrait tre soyez inform de toute spcification standard
subdivis en plusieurs lots, avec des livraisons dont lutilisation pourrait devoir tre obligatoire;
chelonnes. noubliez pas que chaque march est unique
iv) La priode de livraison demande doit aussi et que vous devez donc utiliser des spcifications
tenir compte dun autre facteur: les biens antrieures ou des modles gnriques
sont-ils probablement disponibles dans uniquement comme point de dpart et comme
le pays ou doivent-ils tre imports? Si les guide;
biens doivent faire lobjet dune acquisition prenez en compte les besoins relatifs la
internationale, la localisation des biens et les livraison et la logistique;
dlais de transport probables devront tre pris soyez inform des erreurs courantes et cherchez
en compte. les viter;
v) On devra veiller ce que la priode de en cas de doute, demandez toujours des avis
livraison spcifie prenne en compte ou des conseils.
lIncoterm spcifi pour la livraison. Il faut
se souvenir que dans certains Incoterms,
la livraison intervient lorsque les biens
sont remis au transporteur, et non lorsquils
parviennent leur destination finale. En vertu
dautres Incoterms, un dlai raliste doit tre
prvu pour la livraison, compte tenu du
mode de transport.

4. Problmes courants pouvant


provoquer lannulation, le retard
ou la rinitialisation dune
passation de march
Il convient de noter quil existe, dans llaboration
des noncs des besoins et des spcifications, un
certain nombre de secteurs susceptibles de soulever
des problmes au cours du processus dappel
doffres et den provoquer lannulation, le retard ou
la rinitialisation. On peut citer, parmi les
plus courants:
des stipulations involontaires dans les
spcifications fonctionnelles ou de performance
qui limitent les soumissionnaires une marque
ou un modle uniques dquipement;
lindication dune priode de livraison
irraliste excluant effectivement les sources
dapprovisionnement extrieures au pays;
des spcifications imprcises entranant de fortes
diffrences dans les soumissions, et rendant
difficile une valuation technique significative.

FIDA
Module F2: noncs desModuleManuel
F1:
besoins de passation des
et Dtermination
spcifications du marchs
desbesoin
biens 43
ModuleF3: noncs des besoins
concernant les travaux
Objet du module
Lnonc des besoins est un document cl, utilis tout au long du processus de passation des
marchs pour:
informer les soumissionnaires ventuels des besoins de lentit acheteuse par le biais de son
inclusion dans le document dinvitation;
indiquer la norme technique et, pour certains besoins, les quantits estimes, sur la base
desquelles seront values les soumissions;
constituer une partie du march, en dfinissant les travaux raliser et la norme technique sur
la base de laquelle les travaux pourront tre inspects avant leur rception; et
fournir, pour certains types de marchs, les taux et les quantits estimes par rapport auxquels
le travail effectif est mesur en vue du paiement.
Ce module fournit un avis sur les bonnes pratiques suivre pour la prparation de lnonc des besoins
et des spcifications/devis quantitatifs et sur les questions prendre en compte. Il ne vise pas proposer
une liste exhaustive, mais plutt un guide gnral en rapport avec les grandes questions prendre
en considration.

Champ dapplication
Ce module sapplique tous les marchs de travaux financs par le FIDA. Dautres modules distincts
traitent des besoins relatifs aux biens et aux services.

1. Introduction Il sera utile de joindre aux dessins dexcution une


carte simplifie indiquant la localisation du site dans
Lnonc des besoins concernant les travaux
le contexte gographique local, et notamment les
doit tre prpar par un ingnieur possdant les
routes principales, ports, aroports et voies ferres.
qualifications techniques et lexprience appropries.
Lorsque lautorit responsable des acquisitions Il est de pratique courante, lors de la prparation
ne dispose pas de cette comptence, il conviendra du document dinvitation soumissionner (voir le
davoir recours un avis technique externe. ModuleH2), dy insrer une liste de dessins, encore
que les dessins eux-mmes soient souvent relis
La prparation de lnonc des besoins devra
et diffuss sous la forme dun volume distinct, en
dmarrer par une brve description gnrale du
particulier si ces dessins sont nombreux ou de grand
besoin (par exemple, construction de salles de classe
format, A1 ou A2 par exemple.
ou remise en tat de routes daroport) repris du
plan de passation des marchs (voir le ModuleE).
Ce document sera ensuite normalement toff 3. Spcifications
pour devenir un nonc de projet plus dtaill Pour les soumissionnaires, un ensemble de
lintention de lingnieur. spcifications claires et prcises constitue un
pralable indispensable, qui leur permettra de
Un nonc des besoins concernant les travaux nest
rpondre de manire raliste et comptitive aux
pas un document unique; il regroupe en fait une
besoins de lentit acheteuse sans assortir leur
srie de composantes, dcrites ci-aprs.
soumission de rserves ou de conditions.

2. Dessins Les spcifications doivent tre rdiges de manire


permettre la plus large concurrence possible
Les dessins techniques contribuent dfinir les
et, dans le mme temps, prsenter un nonc
travaux requis par lentit acheteuse. Les dessins
clair des normes respecter en matire de qualit
dexcution, mme sils ne sont pas entirement
de lexcution, de matriaux et de performance
finaliss, doivent tre suffisamment dtaills pour
des biens et services connexes acqurir. Les
permettre aux soumissionnaires de comprendre
spcifications doivent exiger que tous les matriaux
le type et la complexit des travaux raliser et
utiliser dans les travaux soient neufs et non
de chiffrer leur soumission de manire prcise
usags, cette disposition ne sappliquant toutefois
et adquate.

44 FIDA Manuel de passation des marchs


Identification
pas lquipement utilis pour faciliter les travaux 4. Devis quantitatif (DQ)
(vhicules et outils de construction, par exemple).
Si lentrepreneur est tenu davoir recours aux Lorsque le march doit tre conclu sur la base dun
dernires amliorations en matire de conception devis quantitatif 14, un DQ sera prpar en vue de
et/ou aux matriaux les plus rcents, cette exigence son inclusion dans le document dinvitation
devra figurer dans les spcifications; il conviendra soumissionner.
nanmoins de veiller, dans la rdaction des Le devis quantitatif a deux objectifs principaux:
spcifications, ce quelles ne contiennent pas fournir suffisamment dinformations sur le
trop de restrictions ou dexclusions. volume des travaux raliser pour permettre
La spcification de normes relatives aux biens, une prparation efficace et prcise des offres; et
aux matriaux et la qualit de lexcution doit fournir un DQ chiffr utiliser pour lvaluation
sappuyer, dans toute la mesure du possible, sur priodique des travaux excuts aprs la
les normes internationales reconnues. Si ce sont passation du march.
des normes nationales ou autres qui sont utilises,
les spcifications devront prciser que les biens, Afin datteindre ces objectifs, les travaux devront tre
les matriaux et la qualit de lexcution rpondant numrs dans le devis quantitatif de manire assez
dautres normes faisant autorit et assurant une dtaille pour permettre une distinction entre les
qualit pour lessentiel gale ou suprieure seront diverses catgories de travaux, ou entre les travaux
galement acceptables. de mme nature excuts en diffrents lieux ou dans
dautres circonstances, ce qui pourrait entraner
Il nexiste pas densemble standard de spcifications des diffrences de cot. Le FIDA na pas tabli de
internationales dapplication universelle dans tous format ou de modle prescrit de DQ, compte tenu
les secteurs, mais il existe nanmoins des principes des nombreuses variantes pouvant tre utilises dans
et des pratiques tablis. La plupart des spcifications les pays emprunteurs/bnficiaires. La rgle gnrale
sont, en rgle gnrale, spcialement rdiges veut toutefois que le DQ soit aussi simple et bref
en fonction des travaux spcifiques raliser; il que possible.
y a toutefois des avantages considrables tirer
de la normalisation des spcifications gnrales Pour les marchs bass sur un devis quantitatif,
applicables aux travaux rptitifs dans les secteurs les soumissionnaires sont invits chiffrer le DQ
publics reconnus comme les autoroutes, les ports, dans leurs soumissions et ce DQ chiffr devient une
les chemins de fer, le logement urbain, lirrigation partie du march. Le paiement seffectue ensuite
et lapprovisionnement en eau, dans la mme suivant le taux indiqu dans le DQ chiffr, mais sur
rgion ou dans des rgions prsentant des la base de la quantit de matriaux utiliss, mesure
conditions similaires. priodiquement par le client15.

L o de telles spcifications gnrales existent,


5. Calendrier des activits
elles sont habituellement publies par un point
central dautorit, lchelon national ou rgional, Pour ce qui concerne les marchs prix forfaitaire,
et couvrent gnralement toutes les catgories de on prparera un calendrier des activits intgrer
qualit de lexcution, de matriaux et dquipement au document dinvitation soumissionner.
entrant couramment en jeu dans la construction, Les soumissionnaires sont invits proposer un prix
bien quils ne seront pas tous ncessairement utiliss forfaitaire bas sur le calendrier des activits: le prix
dans un march de travaux spcifique. On peut alors de soumission de ladjudicataire devient le prix du
avoir procder des suppressions ou des additions march. Le travail effectivement excut ne fera pas
pour adapter les spcifications gnrales aux travaux lobjet dune nouvelle mesure avant le paiement,
spcifiques faisant lobjet du march. comme dans un march sur devis quantitatif, de
sorte que la ventilation du prix sur le calendrier
des activits sert uniquement pour les rvisions
du march.

14 Voir le ModuleI2.
15 Mesure habituellement effectue par un mtreur directement employ par le client cette fin.

FIDAbesoins
Module F3: noncsModule
des Manuel de passation des
F1: Dtermination
concernant dumarchs
les besoin
travaux 45
Le calendrier des activits a par consquent pour 7. nonc gnral des travaux
objectif de fournir une ventilation des activits et
Lnonc des travaux doit inclure:
de leur cot, dterminant ainsi les travaux payer
une description des travaux;
sur une base forfaitaire. Cette ventilation doit:
les quantits approximatives des principaux
servir de base pour la certification dventuels articles;
paiements intrimaires au fournisseur; et un texte dexplication des travaux requis,
aider lvaluation de toute rvision ordonne. le cas chant; et
La ventilation des travaux doit se faire en tenant les objectifs des travaux requis, en tant
compte du caractre de chaque activit et, le cas que de besoin.
chant, de chaque emplacement. Lentit acheteuse Lnonc des travaux constituera normalement
devra dterminer jusqu quel point les travaux la premire partie de lnonc des besoins, mais
doivent tre ventils en tenant compte de la il devra tre prpar en dernier, une fois que
complexit des travaux et de la date dachvement seront connus les chiffres approximatifs, etc. Une
indique. description denviron une deux pages est adquate
Des calendriers peuvent tre proposs pour chaque pour la plupart des marchs.
lment distinct des travaux. Si les travaux exigent
la mise disposition dinstallations et doutillage, 8. Besoins en matire de supervision
des calendriers distincts peuvent tre tablis pour
Lnonc des travaux doit fournir des prcisions:
la seule fourniture des installations et de loutillage.
i) sur la supervision dont feront lobjet les
Comme pour le DQ, le calendrier des activits doit
travaux, et notamment le nom de lorganisme
tre aussi simple et bref que possible.
de supervision et le niveau de cette supervision;

6. Calendrier dachvement requis ii) sur les arrangements en matire de rapports de


gestion qui sappliqueront aux travaux;
Le calendrier dachvement devra prciser la
priode dachvement et le site concern pour iii) sur tout autre arrangement dordre administratif
chaque partie des travaux. Il convient de veiller, qui sera ncessaire pour les travaux et le march
lors de la prparation du calendrier dachvement, ventuel.
ce que les priodes dachvement soient ralistes.
Fixer des dlais irralistes pour les priodes 9. Prescriptions en matire
dachvement peut restreindre la concurrence dinspection et dessais
ou entraner des rclamations de la part de
Il conviendra de rflchir la manire dont
soumissionnaires ventuels.
lachvement dfinitif sera contrl et dont il
Les priodes de livraison et dachvement peuvent sera vrifi quil rpond la norme contractuelle.
tre exprimes de diverses manires. Il sagira Cette opration est gnralement ralise par le
gnralement: biais de prescriptions en matire dinspection et
dune date prcise (par exemple, le 30 juin). dessais; le niveau spcifique dinspection et
Cette formule ne doit tre utilise que lorsque dessais prescrits dpendra du type, de lchelle,
le temps est llment moteur principal (voir de la valeur et de la complexit des travaux, mais
le ModuleF1) et quaucun retard ne peut il sera nanmoins important que toute prescription
tre tolr. Elle peut aussi tre applique cet gard soit intgre lnonc des besoins afin
dans des circonstances particulires, comme que les soumissionnaires soient informs que cette
une construction destine des vnements inspection aura lieu. Deux questions principales
spcifiques devant se tenir une date immuable doivent tre mentionnes:
(les Jeux olympiques, par exemple); ou les prcisions sur les prescriptions spcifiques en
dun nombre souhaitable de jours, de semaines matire dinspection des travaux, et notamment,
ou de mois compter de la date dadjudication le cas chant, le nom des inspecteurs dsigns et
du march. un rsum de la porte de leurs services;
les prcisions sur les prescriptions spcifiques en
matire dessais, et notamment, le cas chant,
lintitul de lessai spcifique conduire et le
nom du laboratoire ou de lorganisme dsign
pour la conduite des essais.

46 FIDA Manuel de passation des marchs


Identification
10. Problmes courants pouvant
provoquer lannulation, le retard
ou la rinitialisation dune
passation de march
Il convient de noter quil existe, dans llaboration
des noncs des besoins, un certain nombre de
secteurs susceptibles de soulever des problmes au
cours du processus dappel doffres et den provoquer
lannulation, le retard ou la rinitialisation. On peut
citer, parmi les plus courants:
un excs de spcification limitant la concurrence;
lindication de priodes dachvement irralistes;
des spcifications/DQ imprcises entranant de
fortes diffrences dans les soumissions;
et rendant difficile une valuation technique
significative.

11. Rsum
Lors de la prparation des noncs des besoins
concernant les travaux, il faudra:
extraire du plan de passation des marchs la
description de base des travaux;
dsigner un spcialiste technique;
prparer les dessins et les spcifications pour
les travaux;
se prononcer sur le point de savoir si le type
de march le plus adquat est le march sur
devis quantitatif ou le march forfaitaire
(voir le ModuleI2);
prparer un devis quantitatif ou un calendrier
des activits, selon les besoins;
prparer le calendrier dachvement requis;
prparer un nonc gnral des travaux, qui
constituera la premire partie de lnonc
des besoins;
prendre en considration les besoins en matire
de supervision, les relations de travail et dautres
arrangements dordre administratif;
rflchir aux prescriptions en matire
dinspection et dessais;
tre inform des erreurs courantes et sefforcer
de les viter.

FIDAbesoins
Module F3: noncsModule
des Manuel de passation des
F1: Dtermination
concernant dumarchs
les besoin
travaux 47
ModuleF4: noncs des besoins
(mandat) concernant les services
Objet du module
Lnonc des besoins est un document cl, utilis tout au long du processus de passation des
marchs pour:
informer les soumissionnaires ventuels des besoins de lentit acheteuse par le biais de son
inclusion dans le document dinvitation;
fournir le mandat sur la base duquel seront values les soumissions ou les propositions;
constituer une partie du march, en dfinissant les services fournir; et
dfinir la norme technique et/ou les produits livrables qui serviront de base lapprciation des
services prests avant leur rception.
Un nonc des besoins concernant les services est gnralement dsign sous le nom de mandat.
Cest ce terme qui sera donc utilis dans lensemble de ce module.
Ce Modulefournit un avis sur les bonnes pratiques suivre pour la prparation dun mandat pour les
services de consultants ou autres types de services et sur les questions prendre en compte. Il ne vise
pas proposer une liste exhaustive, mais plutt un guide gnral en rapport avec les grandes questions
prendre en considration.

Champ dapplication
Ce module sapplique tous les marchs de services financs par le FIDA. Dautres modules distincts
traitent des besoins relatifs aux biens et aux travaux.

1. Diffrences entre les services Conception technique Services financiers


de consultants et les autres types ou supervision
de services Architecture Services de passation
Le terme de services est un terme gnral pouvant des marchs
tre utilis pour dcrire des services de consultation tablissement de Services de formation
ou dautres types de services de nature diffrente. l'avant-mtr et de renforcement
Ces deux catgories sont brivement dfinies ci- des capacits
aprs.
Comptabilit tudes orientes
i) Les services de consultants sont les services vers la recherche de
de type intellectuel ou consultatif prests par solutions
un praticien comptent et qualifi dans un Audit Commercialisation
domaine ou une profession spcifique. Le
consultant peut tre une personne ou une ii) Les autres types de services (autres que de
socit de conseil. consultants), par contre, sont les services dans
le cadre desquels vous recrutez une socit ou
On dit gnralement que lorsque vous faites une personne et la chargez deffectuer un travail
lacquisition de services de consultants, pour vous. Bien que cela inclue aussi un certain
vous louez le cerveau du consultant pour niveau de connaissances ou de comptences
conseiller, appuyer ou guider le client ou, spcialises, cest du service lui-mme que vous
dans le cas de la formation, pour transfrer faites lacquisition.
des connaissances. Il sagit souvent de services
court terme, parmi lesquels on peut citer: Pour faciliter la distinction entrer les deux
catgories, on utilise souvent lexpression de
prestataire de services pour qualifier une
entreprise ou une personne prestant des services
autres que des services de consultants.

48 FIDA Manuel de passation des marchs


Identification
On peut citer divers exemples de services de Le FIDA nest pas attach un modle spcifique
cette catgorie: de mandat, tant donn quil existe de nombreux
mandats standard utiliss dans la plupart des pays
Services de Services de scurit emprunteurs/bnficiaires. Un bon mandat, quil
restauration concerne des services de consultants ou dautres
Services de nettoyage Services de conduite types de services, devra toutefois inclure les
Services dentretien/ Services de jardinage informations suivantes:
rparation gnralits
but et objectifs de la mission
Il est important de connatre le type de service objet du march
dont on fait lacquisition, tant donn que les comptences et connaissances du consultant/
informations quil faudra communiquer aux prestataire de service
soumissionnaires dans le mandat ne seront pas niveau de contribution
les mmes, comme le montrent les prcisions localisation
contenues dans le tableau ci-dessous. calendrier des rapports et des produits attendus
services fournir par le client
2. La rdaction dun mandat arrangements institutionnels et organisation.
Un mandat, quel quil soit, doit fournir aux Le contenu exact de chacune de ces sections sera
soumissionnaires suffisamment dinformations dtermin par la mission proprement dite, mais il
pour leur permettre de comprendre de quels services devra gnralement inclure, en tant que de besoin,
a besoin lentit acheteuse; il doit tre complet, les informations numres dans le tableau ci-aprs.
clair et prcis. Un mandat bien prpar facilitera la
prparation des offres par les soumissionnaires et
lvaluation des offres par lentit acheteuse.

FIDA
Module
Module F4: noncs des besoins Manuel de passation les
F1: Dtermination
(mandat) concernant des marchs
duservices
besoin 49
50
Services autres que les services de consultants Services de consultants
Gnralits

Brve narration (1 2 pages) exposant les raisons pour lesquelles Brve narration (1 2 pages) prsentant la mission ainsi que des prcisions
les services sont requis sur l'ensemble du projet dont la mission fait partie

Identification
But et objectifs

Dclaration de haut niveau sur le but que l'activit est suppose atteindre Dclaration de haut niveau sur le but que l'activit est suppose atteindre
Objet du march

La description de l'objet devrait tre aussi dtaille que possible pour permettre aux soumissionnaires
de comprendre les besoins lis aux travaux, mais ne devrait pas tre trop prescriptive

FIDA Manuel de passation des marchs


Il est important de veiller ce que l'objet du march soit compatible avec les ventuelles contraintes financires

Ampleur effective des services requis ou liste des tches spcifiques/ rsultats
Tches et fonctions effectives remplir ou description de l'objet des attendus, et par exemple rapports et recommandations d'tudes, logiciel, bases
services requis de donnes, documents d'invitation, dessins, spcifications, cartes, matriels
de formation, etc.
Comptences et connaissances du consultant/prestataire de service

Il s'agit ici d'un aspect essentiel du mandat, tant donn que ce sont les comptences, les connaissances et l'exprience du consultant/prestataire
de services dont on fait l'acquisition. Il est important de faire en sorte que:
un juste quilibre soit maintenu entre les qualifications universitaires (thorie) et l'exprience (pratique) des consultants recruts;
les qualifications/exprience exiges soient compatibles avec le budget disponible. Les conseils sont bon march, mais les bons conseils ne le sont pas;
les besoins spcifis soient ralistes et ne restreignent pas, volontairement ou involontairement, la concurrence.

Rle, qualifications et exprience de tout membre essentiel du personnel. Les Rle, qualifications et exprience du(des) consultant(s) essentiel(s). Les
"membres essentiels du personnel" incluront gnralement le personnel qui "consultants essentiels" sont ceux qui seront spcifiquement chargs d'effectuer
effectuera le travail et ses superviseurs. le travail. Les questions prendre en compte seront notamment:
les qualifications universitaires;
Les questions prendre en compte seront notamment: les annes d'exprience pratique dans le cadre de missions du mme type;
les qualifications/la formation professionnelle (certificat dans le domaine de la la connaissance du pays, de la rgion, du secteur;
restauration, formation en matire de scurit, par exemple); les comptences linguistiques.
les annes d'exprience pratique dans le cadre de missions du mme type;
les connaissances locales (utiles pour des questions comme la restauration, la Il est utile d'indiquer si l'on envisage la ncessit d'un seul consultant ou d'une
conduite et le jardinage). quipe. Dans la seconde hypothse, il sera utile de donner une indication de la
composition de l'quipe.
Niveau de contribution

Dure du march ou date d'achvement prvue


Priode de la mission et dates prvues d'achvement. Si la date d'achvement
Horaires de travail ou heures auxquelles le prestataire de service aura accs au est imprative et ne peut pas tre dpasse, cela devra tre indiqu.
site/aux locaux

Estimation du montant ou de la valeur du travail impliqu, lorsque l'ampleur des Si l'information est souhaite/connue, on pourra aussi spcifier un nombre
services ne peut pas tre dfinie avec prcision (par exemple, services de rparation de jours-personne. Il pourra s'agir d'une donne spcifique ou d'une estimation,
d'une flotte de 50 vhicules pour une priode d'un an) selon le type de travail et le budget disponible.
Localisation

La (les) localisation(s) ou les locaux o seront prests ces services


La localisation des locaux ou sera effectue la mission
(on en spcifiera l'adresse, par exemple)
Calendrier des rapports et des produits attendus

Prcisions sur les normes attendues, le service mesurable/les niveaux de


Prcisions sur les rsultats mesurables ou les rapports requis, et notamment
performance (par exemple, nettoyage quotidien des bureaux, rparations
le rapport initial, les rapports d'activit et le rapport final, et dates de leur
effectuer dans un dlai de X jours), et les rapports qui pourraient tre prvus
soumission
dans le contrat.
Services fournir par le client

Il est important de respecter les noncs de service ou de personnel fournir vous pourriez autrement vous retrouver en situation de violation de contrat.

Installations, services ou ressources fournir par l'entit acheteuse. Il pourrait Installations, services ou ressources fournir par l'entit acheteuse (locaux
s'agir d'installations, de toilettes, de locaux de rangement, de personnel de pour bureaux, vhicules, communications, documents, personnel de contrepartie,
contrepartie, etc.). par exemple).

Module F4: noncs des besoins


FIDA
Arrangements institutionnels et organisation

Module
(mandat)
Dispositions pour la soumission de rapports (de gestion) l'entit acheteuse, Dispositions pour la soumission de rapports de gestion l'entit acheteuse, et

Manuel
y compris les voies de communication et le(s) point(s) de contact pour la gestion notamment les lignes de communication et le point de contact pour la gestion
et l'administration de la mission de la mission, ainsi que les prcisions quant au point de soumission des produits
attendus/rapports.

concernant
Autres lments susceptibles d'tre inclus

F1: Dtermination
de passation les
des
Prescriptions en matire d'inspection ou d'essais qualitatifs ou indicateurs/
Prcisions sur les indicateurs d'une performance russie
dfinitions d'une performance russie
Tout autre quipement ou ressources particuliers fournir par le fournisseur

marchs
besoin
duservices
(par exemple, matriel de contrle de scurit pour un march de scurit Besoins lis aux transferts de connaissances ou aux programmes de formation
d'un immeuble)

51
Autres prcisions ou besoins pertinents la mission Autres prcisions ou besoins pertinents la mission
Toute rdaction, rvision ou approbation dun Ce mandat permettra-t-il dobtenir le
mandat exigera la prise en considration des rsultat attendu?
points suivants: titre de contrle final, il est toujours utile
Quels sont les rsultats attendus? de sinterroger sur le point de savoir si la
Quels sont les rsultats attendus de lexcution formulation du mandat est adquate pour
de ce mandat: quest-ce qui aura chang, se sera rendre compte de la nature et du type de rsultat
amlior, aura t accompli ou aura t atteint? attendu du travail. Si la rponse est ngative,
quoi ressemblera le succs? il convient de rviser le mandat.
Une fois dtermin le rsultat attendu, comment
saurons-nous sil a t effectivement atteint? 3. Qui doit rdiger le mandat?
Les rsultats attendus sont-ils mesurables?
Lorsque lon cherchera vrifier le succs, on Cest lemprunteur/au bnficiaire quincombe
se demandera si les rsultats attendus dfinis la responsabilit de la prparation du projet initial
dans le mandat sont aligns sur la ralisation de mandat.
de ces rsultats et sils sont mesurables. Un mandat doit tre rdig, de prfrence, par des
Quelles sont les comptences ncessaires? spcialistes du domaine technique et avec lappui
Quelles sont les comptences et les de personnel connaissant les conditions et les
connaissances requises pour parvenir aux besoins locaux. Sil ne possde pas en interne les
rsultats attendus? Lexprience est-elle plus comptences techniques requises, lemprunteur/
importante que les qualifications universitaires le bnficiaire devra rechercher un appui technique
ou linverse est-il vrai? auprs de sources externes, comme dautres
Combien de temps faudra-t-il pour y parvenir? organismes gouvernementaux ou des spcialistes
Il arrive souvent que lon sous-estime le temps techniques externes.
ncessaire lachvement dun travail. Tel est
Le rle du FIDA, pour ce qui concerne les
particulirement le cas si le mandat porte sur des
spcifications, est limit leur examen dans le cadre
services de consultants et sil y a un lment de
de tout processus dexamen pralable quil consacre
familiarisation ou si des recherches prliminaires
un document de demande de soumissions.
doivent tre effectues.
Existe-t-il des obstacles spcifiques lachvement
du travail? 4. Utilisation de mandats
Y a-t-il quelque chose qui puisse constituer normaliss/antrieurs
un obstacle lachvement russi? Parmi les La prparation dun mandat peut tre un exercice
problmes frquents dans ce contexte, on coteux en temps mais, contrairement ce que
peut citer la mise disposition de fonds de lon observe dans le cas des spcifications relatives
contrepartie ou dapprobateurs de produits, aux biens ou aux travaux, il est plutt rare de voir
les restrictions daccs aux installations ou des mandats normaliss, que ce soit au sein dun
au matriel, etc. systme national de passation des marchs ou dans
Existe-t-il aussi, par ailleurs, un lment fournir des ministres ou des organismes gouvernementaux
par le client dont il faut faire lacquisition spcifiques.
ou quil faut organiser avant que les services Ce sont l, lorsquils existent, des outils utiles et
puissent dbuter? On peut citer, par exemple, permettant de gagner du temps, mais il convient
les vhicules, lquipement de bureau, des de les utiliser avec prudence car ils appartiennent
cls supplmentaires, des laissez-passer de essentiellement deux types de normes, prsentant
scurit, etc. des caractristiques trs diffrentes:
Comment linformation de suivi sera-t-elle obtenue le premier groupe comprend ceux qui
au cours de lexcution? constituent des normes nationales ou des
Il est de bonne pratique dassurer un suivi normes dentreprise tablies des fins de
rgulier du march pendant toute la dure normalisation. Ils sont gnralement dicts
dexcution (voir le ModuleN). Il faudra, par un point dautorit central, sont obligatoires
pour y parvenir, rflchir aux mcanismes et prescrivent des normes minimales. Ils peuvent
pouvant tre inclus dans le mandat afin de exister pour des services tout fait standard,
rendre possible un suivi intrimaire. Cet faisant couramment lobjet de marchs et dont
objectif peut habituellement tre atteint par il est peu probable quils changent avec le temps
le biais de mcanismes comme ltablissement (les services de scurit, par exemple);
de rapports davancement ou de rapports sur
les exceptions, la dfinition dchances ou
la tenue de runions davancement.

52 FIDA Manuel de passation des marchs


Identification
le second groupe comprend les mandats 6. En rsum
prcdemment utiliss et pouvant servir Lors de la prparation dun mandat, il faudra:
de modles gnriques, qui fournissent un savoir sil sagit dun service de consultants
point de dpart la prparation dun mandat ou dun autre type de service;
plus spcifique correspondant aux besoins tre inform de lexistence ventuelle dun
particuliers du nouveau service requis. tant mandat standard dont lutilisation pourrait
donn que chaque activit de passation des tre obligatoire;
marchs est unique, il ne faut pas sattendre ne pas oublier que chaque march est unique
ce quun mandat antrieurement utilis et quil faut donc utiliser des spcifications
pour un service du mme ordre puisse tre antrieures ou des modles gnriques
entirement adquat; en fait, il est extrmement uniquement comme point de dpart et
rare que tel soit le cas, puisque les enseignements comme guide;
tirs de prcdentes expriences devront prparer le mandat en y incluant toutes les
tre intgrs au mandat, dans le cadre dun informations pertinentes numres plus haut;
processus damlioration permanent. obtenir la contribution dun spcialiste externe
Lutilisation de mandats existants/prcdents/ si les connaissances ncessaires la prparation
normaliss exige par consquent quon connaisse du mandat ne sont pas disponibles en interne;
lhistorique du modle, afin de sassurer quil examiner le projet de mandat et sinterroger sur
comprenne tous les aspects numrs la section2 le point de savoir si son excution est susceptible
ci-dessus, et quil soit pertinent pour la mission. daboutir aux rsultats et objectifs souhaits;
tre inform des erreurs courantes et sefforcer
de les viter;
5. Problmes courants pouvant en cas de doute, toujours demander des avis
provoquer lannulation, le retard ou des conseils.
ou la rinitialisation dune passation
de march
Il existe, dans llaboration des mandats, un
certain nombre de secteurs susceptibles de soulever
des problmes au cours du processus dappel
doffres et den provoquer lannulation, le retard
ou la rinitialisation. On peut citer, parmi les
plus courants:
un manque de cohrence ou des
contradictions entre les diffrentes
sections du mandat;
des ambiguts dans le mandat entranant
de fortes diffrences dans les soumissions
reues et rendant difficile lvaluation technique;
un mandat trop normatif ne permettant pas
aux soumissionnaires de proposer leurs propres
solutions, approches ou mthodes;
un volume de travail irraliste par rapport
au calendrier;
des stipulations involontaires quant aux
qualifications ou lexprience, qui limitent
la concurrence;
lomission de lune ou lautre des informations
faisant partie intgrante du processus de
composition dun appel doffres.

FIDA
Module
Module F4: noncs des besoins Manuel de passation les
F1: Dtermination
(mandat) concernant des marchs
duservices
besoin 53
ModuleF5: Choix dune mthode
de passation des marchs
Objet du module
Le choix de la mthode suivre est souvent considr comme la dcision essentielle prendre dans
le processus de planification de la passation des marchs et constitue lun des lments dentre
obligatoires dans le Plan annuel de passation des marchs (voir le module E).
Les mthodes sont multiples et certaines circonstances sont particulirement propices chaque mthode
de passation des marchs concernant les biens et les travaux16. Le choix de la bonne mthode ds le
dbut de lactivit de passation des marchs est par consquent un facteur important pour le succs de
lexercice, tant donn quun choix erron pourrait avoir une incidence ngative sur le processus dappel
doffres.
Ce module fournit lemprunteur/au bnficiaire et au personnel du FIDA un avis sur la formulation en
connaissance de cause dun choix concernant la mthode la plus approprie pour chaque circonstance.
Il contient aussi, titre indicatif, un arbre de dcisions qui en constitue un rsum.

Champ dapplication
Ce module sapplique toutes les passations de marchs finances par le FIDA.

1. Quelles sont les mthodes videntes dans les mthodes adoptes ou prfres
disponibles pour les biens et les par les pays/organismes de dveloppement/
travaux? institutions financires.

Il existe un certain nombre de mthodes et de Les mthodes les mieux connues et les plus
processus diffrents, et diffrentes terminologies couramment utilises pour la passation des marchs
en usage dans diffrents pays et organismes de de biens et de travaux, et celles dfinies dans les
dveloppement/institutions financires. Il existe Directives du FIDA concernant la passation des
aussi, nanmoins, des caractristiques gnrales marchs, sont les suivantes:

Tableau 1

Mthode de passation des marchs Autre terminologie utilise


Appel la concurrence internationale /
Appel d'offres international (AOI)1
Mise en concurrence internationale
Appel d'offres international restreint (LIB)
Appel d'offres national (NCB)
Achat au meilleur prix sur le march national ou
Demande de prix
international
March de gr gr2 Attribution d'un contrat un fournisseur unique

1 Lorsque cest la mthode de lAOI qui est utilise, les procdures dAOI de la Banque mondiale, telles qunonces
dans les Directives de la Banque concernant la passation des marchs, sappliqueront dans tous les cas.
2 La mthode des marchs de gr gr ne peut tre utilise que dans des circonstances exceptionnelles, dcrites
plus loin, et uniquement avec laccord explicite du FIDA.

16 Pour ce qui concerne la passation des marchs de services, laccent est mis davantage sur la mthode de choix.
Voir le point 2 ci-dessous.

54 FIDA Manuel de passation des marchs


Identification
Le Tableau 2 (ci-dessous) prsente les applications ncessaire. On notera que, par souci de cohrence,
gnrales ou les circonstances dont on pense la terminologie utilise dans le Tableau 2 est celle
gnralement quelles sont les plus appropries qui apparat dans la premire colonne du Tableau 1
chaque mthode de passation des marchs, ainsi ci-dessus.
quune indication du laps de temps probablement

Tableau 2

Mthode de Description Applications adquates Caractristiques Laps de temps


passation des sommaire indicatif pour
marchs chaque mthode
MTHODES LES PLUS COURANTES
Appel d'offres Processus utilis Marchs de biens et de travaux Publicit ouverte Travaux avec
international par dfaut pour d'un montant lev prslection:
La prfrence
(AOI) les marchs de 16 20 mois
Marchs susceptibles d'intresser nationale peut
biens et de travaux
des soumissionnaires trangers s'appliquer Travaux sans
passer sur le
prslection:
march international L'objet du march (biens ou Ouverture publique
8 12 mois
en rgime de travaux) est largement disponible des plis
concurrence ouverte AOI pour des biens:
Soumissions
8 10 mois.
gnralement
formules
en monnaies
"principales"

Appel d'offres Comme dans l'AOI, Seuls quelques fournisseurs Pas de publicit Biens: 4 6 mois.
international mais invitation sont connus (et dans ce cas,
Liste de
restreint directe au lieu de tous doivent tre autoriss
soumissions
(LIB) publicit soumissionner)
restreinte
Faible valeur
Pas de prfrence
Circonstances exceptionnelles, par nationale
exemple une intervention d'urgence
Ouverture publique
en rapport avec une catastrophe
naturelle de grande ampleur, qui
peut justifier quon renonce la
publicit pour un appel d'offres

Appel d'offres Habituellement, Les biens ou travaux peuvent tre Publicit Biens: 5 6 mois
national le processus le obtenus sur le march local des gnralement
(NCB) plus couramment prix infrieurs ceux pratiqus sur rduite la presse
utilis sur le march le march international nationale
intrieur
Peut tre la mthode la plus efficace Dossier d'appel
Processus d'appel et conomique d'acheter des biens d'offres pouvant
d'offres complet ou des travaux qui, en raison de tre tabli dans la
o la possibilit leur nature ou de leur ampleur, ont langue officielle du
de soumettre des peu de chances d'intresser des pays emprunteur/
offres est annonce fournisseurs trangers bnficiaire
uniquement sur le
Valeur probable du march Monnaie locale
march local
infrieure au niveau minimal auquel gnralement
les soumissionnaires trangers utilise pour
souhaitent participer, eu gard aux l'valuation
capacits et la comptitivit des
Ouverture publique
soumissionnaires locaux
Travaux disperss sur le plan
gographique ou tals dans le
temps, rendant plus difficiles les
conomies d'chelle
Cots de mise en uvre de l'AOI
excessivement levs

FIDA Manuel
Module F5: Choix duneModule
mthode de passationdes
F1:deDtermination
passation des
du marchs
besoin
marchs 55
Mthode de Description Applications adquates Caractristiques Laps de temps
passation des sommaire indicatif
marchs pour chaque
mthode
Achat au meilleur prix Comparaison des Les biens requis sont facilement Pas de publicit Biens: 2 4 mois
sur le march national tarifs d'au moins trois disponibles dans le commerce
Pas d'ouverture Travaux: 2 6 mois
ou international fournisseurs ou sont des produits standard
publique
de valeur relativement peu
leve Indications de
prix au lieu de
Travaux, lorsque leur dfinition
soumissions
est simple

Marchs de gr gr Passation de marchs Lorsqu'il est ncessaire Prix ngoci Biens et travaux:
sans mise en d'tendre un march de 1 3 mois
Le recours cette
concurrence fournitures ou de travaux en
mthode exige
cours, pour un montant ne
en gnral une
dpassant pas 25% de la valeur
autorisation ou
du premier contrat
une drogation
Lorsque l'quipement requis spciales,
est couvert par un brevet, il n'y compte tenu du
a qu'une seule source et aucune manque de forces
solution de remplacement concurrentielles
Il est ncessaire de normaliser
par rapport l'quipement
existant et de parvenir une
compatibilit des pices de
rechange
En situations d'urgence,
lorsqu'une livraison d'urgence
est ncessaire
AUTRES MTHODES
Achat sur les marchs Achats de biens sur Tout produit achet et vendu Courte validit Peut tre d' peine
de produits primaires les marchs des sur les marchs des produits de l'offre quelques semaines
produits primaires primaires (ptroles, mtaux,
Monnaie unique
crales, par exemple)
(du march) pour
l'offre et le paiement
L'adjudication
peut tre rpartie
entre plusieurs
fournisseurs pour
garantir la fourniture
de la quantit totale
de la commande
Travaux en rgie17 Utilisation du Lorsqu'il est difficile de dfinir Il peut tre difficile
personnel et de les quantits de travaux de quantifier la
l'quipement de valeur des facteurs
Petits travaux, disperss, dans
l'emprunteur/du de production
des emplacements lointains
bnficiaire pour
Pas de concurrence
excuter les travaux Pas de perturbation
ou de processus
de construction d'oprations en cours
de passation des
Situations d'urgence exigeant marchs
une raction rapide
Marchs passs Marchs de biens Petites quantits de biens Pas de publicit Dpend du produit
auprs d'institutions spcifiques passs disponibles dans le commerce,
Pas de concurrence
des Nations Unies auprs d'institutions essentiellement dans les
spcialises des domaines de l'ducation et Recours aux rgles
Nations Unies de la sant et procdures de
l'institution des
Produits spcialiss dont
Nations Unies
le nombre de fournisseurs
est restreint, vaccins et
mdicaments, par exemple

17 On utilise aussi les expressions main-duvre directe, effectifs dpartementaux ou travail direct.

56 FIDA Manuel de passation des marchs


Identification
2. Quelles sont les mthodes Bien quils soient considrs comme la position
applicables pour les services? par dfaut, les seuils montaires ne constituent
pas le seul facteur dterminant dans le choix
Il nexiste, pour ce qui concerne les services, quune dune mthode de passation des marchs. Dautres
seule mthode de passation des marchs, parce que institutions financires et donateurs bilatraux sont
laccent est mis principalement sur les mthodes de en gnral favorables aux appels doffres ouverts/
slection des prestataires de services/consultants. internationaux; dans le cadre du processus de
Toutefois, selon la valeur du march, deux processus planification, toutefois, le choix de la mthode
de passation des marchs peuvent tre suivis: de passation des marchs devra tenir pleinement
demande de propositions, ou compte des circonstances particulires ou du
demande de prix. contexte de lactivit de passation des marchs.
Les mthodes de slection concernant la passation Par exemple:
des marchs de services sont analyses dans le Nature des biens ou des travaux faisant lobjet
ModuleH3. du march
Certains biens sont hautement spcialiss
3. Facteurs de dcision et peuvent ntre disponibles que sur certains
marchs mondiaux ou auprs de certains
Dans la majorit des cas, la mthode de passation fournisseurs. Lorsque tel est vritablement
des marchs pour une activit donne sera le cas, on peut considrer quil existe une
dtermine par un seuil montaire prtabli. Pour raison suffisante pour passer outre les ventuels
lAOI, le tableau ci-aprs indique le seuil financier seuils financiers.
au-dessus duquel lAOI devient la mthode Intrt probable des soumissionnaires internationaux
obligatoire de passation des marchs dans le cadre pour une occasion spcifique de soumissionner
des activits finances par le FIDA: Dans certains cas, et malgr la valeur leve
du march, les fournisseurs ou entrepreneurs
Catgorie Valeur du march internationaux ne sont pas intresss par
Biens Plus de 200 000 USD lappel doffres cause de problmes connexes,
Travaux de gnie civil Plus de comme la scurit, la langue, la coutume ou la
1 000 000 USD connaissance du pays. Cette attitude se manifeste
Services Plus de 100 000 USD en particulier lgard des zones affectes par
des conflits rcents ou en cours, ou lorsque
Lorsque le montant du march est infrieur ces pourrait se manifester une opposition aux
valeurs, on pourra appliquer soit les seuils nationaux socits internationales travaillant dans une zone
(si ces seuils existent), soit des seuils spcifiques ou une rgion spcifique dun pays.
au projet agrs entre le FIDA et lemprunteur/le Lorsque ces circonstances ont une existence
bnficiaire au moment de la ngociation du prt lgitime et quelles peuvent tre dmontres,
(voir le ModuleA). soit par des expriences antrieures, soit par
des dclarations explicites des fournisseurs
En tout tat de cause, il est important de veiller ce internationaux ventuels, il peut savrer plus
que les activits ne soient pas scindes en activits de judicieux denvisager de limiter les appels
moindre importance sans aucune autre justification doffres uniquement aux sources rgionales
que dviter lutilisation de la mthode de passation ou nationales.
des marchs spcifie, dfinie par un seuil financier. Le nombre de fournisseurs nationaux ventuels
Sil est tabli quune telle sparation est intervenue Si les biens ou les travaux requis sont largement
cette fin, le FIDA ne dlivrera pas lavis de non- disponibles sur une base concurrentielle sur
objection concernant le programme avant quune le march national, il peut tre raisonnable
correction soit effectue. denvisager de restreindre le processus de
Inversement, il y aura des cas dans lesquels des passation des marchs aux seuls fournisseurs
activits de passation des marchs de faible valeur nationaux. Cette dmarche offre aussi lavantage
seront regroupes au sein dun seul appel doffres de soutenir les entreprises nationales.
pour raliser des conomies dchelle. Dans ces cas, Inversement, si un besoin se situe en dessous du
le montant total estimatif cumul de lappel doffres seuil prtabli pour lappel doffres international
sera utilis pour dterminer la mthode de passation mais quil est uniquement disponible sur le plan
des marchs. international, le recours lAOI sera appropri.

FIDA Manuel
Module F5: Choix duneModule
mthode de passationdes
F1:deDtermination
passation des
du marchs
besoin
marchs 57
ventuelles dates cruciales pour la livraison La dcision finale concernant la mthode de
Sil existe dauthentiques raisons (cest-- passation des marchs utiliser pour chaque activit
dire des raisons qui ne soient pas lies des spcifique sera examine et agre avec le FIDA dans
manuvres dilatoires) pour lesquelles on le cadre du processus dexamen du plan de passation
ne dispose pas dun dlai suffisant pour des marchs.
mettre en uvre un processus complet de
passation des marchs et si le FIDA donne 4. Rsum
son approbation , les calendriers de passation
des marchs peuvent tre raccourcis et/ou Pour chaque activit de passation des marchs,
dautres mthodes de passation des marchs, on suivra la dmarche prsente dans le tableau
plus rapides, peuvent tre tudies. ci-aprs:

Mthodes Quelle sont les mthodes de passation


dfinies des marchs utilises pour le prt/don?

Examiner Quelle est la mthode de passation des


les seuils marchs suggre par les seuils financiers
agrs pour le prt/don?

Examiner Existe-t-il une raison justifiable pour renoncer


d'autres la mthode de passation des marchs
questions suggre par les seuils financiers?

En prenant en compte:
- les seuils financiers; et
Prendre une
- toute autre justification,
dcision
choisir la mthode de passation des marchs la
plus approprie.

Larbre de dcision ci-aprs peut aussi tre utilis


pour donner une indication de la mthode de
passation des marchs susceptible dtre la plus
adquate. On notera toutefois que cet outil ne peut
pas lui seul permettre de manire concluante de
prendre une dcision propos de chaque activit
particulire de passation des marchs, tant donn
que chacune de ces activits sera caractrise par un
ensemble unique de circonstances et de contexte,
comme on la analys dans ce module. Il offre
toutefois un bon point de dpart pour guider le
processus dcisionnel.

58 FIDA Manuel de passation des marchs


Identification
Choix de la mthode de passation des marchs pour les biens et les travaux

March de
gr gr
Rexaminer les spcifications /
OUI lev le moment de l'appel d'offres /
les conditions du contrat

Infrieur un total
Nombre
cumul de 25% de Valeur Achat au
Faible suffisant de
la valeur originale estime? NON meilleur prix
OUI OUI fournisseurs
du march sur le march
nationaux
international
OUI
Moyen
NON OUI
OUI Achat au
meilleur prix
sur le march
Un seul Un appel Un appel national
Biens/
soumissionnaire d'offres d'offres
Besoin travaux/ Valeur
ou une seule NON NON NON ouvert NON restreint NON
urgent? services estime?
source prcdent prcdent
supplmentaires
ventuels? a-t-il chou? a-t-il chou?

Nombre
suffisant de Appel d'offres
Moyen NON international
fournisseurs
Lorsque le besoin Les besoins urgents Lorsque des biens, Lorsqu'un appel restreint
nationaux
ne peut tre satisfait ne peuvent tre satisfaits services ou travaux d'offres ouvert
que par un seul que par cette mthode. supplmentaires sont n'a pas russi,
OUI
soumissionnaire, Les besoins non urgents ncessaires dans les il peut s'avrer

Module F5: Choix duneModule


pour des raisons peuvent faire l'objet d'une limites prcises au ncessaire de

mthode
OUI
matrielles ou acquisition distincte par titre d'un march lancer un processus

FIDA Manuel
techniques. les mthodes normales. existant et qu'un d'appel d'offres

de
Il ne faut pas abuser du changement de restreint. Moyen Appel d'offres
terme "urgence", qui ne fournisseur n'est national
s'applique pas aux pas souhaitable.

passation
vnements qui auraient
pu tre prvus par

F1:deDtermination
passationdes
l'emprunteur et qui ne

des
Valeur

du
doit pas rsulter d'une
estime?
conduite dilatoire de
sa part.
Si la valeur des

marchs
besoin
marchs
Faible
biens est > ou = Appel d'offres
Rexaminer le besoin. Est-il intressant de le international
fusionner avec un autre besoin pour accrotre 200 000 USD / Si la valeur
la valeur du march afin de le rendre plus intressant des travaux de

59
pour les soumissionnaires et d'un montant assez gnie civil est > ou =
lev pour justifier un appel d'offres ouvert? 1 million d'USD
Module G: Dtermination des sources
dapprovisionnement
Objet du module
La localisation de sources dapprovisionnement pertinentes et fiables, en quantit suffisante, de biens,
de travaux et de services, peut souvent constituer un dfi.
Le prsent module propose une aide se rapportant un certain nombre daspects communs de ce
processus, savoir:
prslection,
manifestations dintrt,
tablissement dune liste restreinte.
Il nest pas conu pour proposer une analyse exhaustive de chaque approche, mais pour constituer un
guide raisonn de certaines bonnes pratiques et approches gnrales pouvant tre adoptes pour faciliter
la dtermination des sources dapprovisionnement.

Champ dapplication
Ce module est un guide des bonnes pratiques et peut par consquent sappliquer toute passation de
march finance par le FIDA.
Lorsque la mthode de passation des marchs est celle de lappel doffres international, ce sont
les Directives de la Banque mondiale concernant les avis gnraux de passation des marchs et la
prslection qui sappliqueront.

1. Prslection Cest donc un outil auquel on peut avoir


recours quand on le juge utile, mais il est
(i) Comment la dfinir? souvent utilis dans le cadre des appels doffres
La prslection est utilise pour recenser, internationaux/appels doffres ouverts pour la
avant linvitation soumissionner et la passation de marchs (voir le ModuleF5) dune
soumission des offres dtailles18, les valeur ou dune complexit particulirement
soumissionnaires possdant les capacits, leves, tant donn que:
les ressources et lexprience adquates pour la prparation doffres dtailles peut
excuter un march. tre coteuse et cela peut dcourager la
concurrence si les soumissionnaires ont le
Elle permet dobtenir et dvaluer des
sentiment quils sont en face de nombreux
informations sur les qualifications des
soumissionnaires concurrents;
soumissionnaires ventuels, en vue de rduire
pour lentit acheteuse, lvaluation dun
la participation effective lappel doffres une
grand nombre doffres dtailles peut exiger
liste de soumissionnaires qualifis. Ce rsultat
beaucoup de temps et de ressources et il
est atteint en trois tapes: publication dun avis
est donc prfrable que le nombre doffres
de prslection, rception des soumissions et
reues soit grable;
valuation des soumissions par rapport des
les capacits, les ressources et lexprience
critres prdfinis.
du fournisseur peuvent tre dcisives
pour la bonne excution du march et
(ii) Quand est-elle utilise? lappel doffres devrait tre restreint aux
La prslection est utilise pour les biens, les soumissionnaires qualifis.
travaux et les services autres que les services de
La prslection peut galement prsenter des
consultants. La prslection pour les services de
avantages, toutefois, lorsquil y a un groupe de
consultants passe par lobtention et lvaluation
marchs semblables ou priodiques, la liste
des manifestations dintrt (voir la section 2).
de fournisseurs qualifis servant alors de base
Dans la plupart des dispositions nationales en ltablissement des listes restreintes utiliser
matire de passation des marchs, le recours dans les cas dappel doffres international
la prslection nest gnralement pas restreint et dachat au meilleur prix sur le
obligatoire et il nexiste pas de rgle unique march, ou pour la dtermination dune source
prcisant quand il faut et quand il ne faut
pas lutiliser.
18 Les termes soumission et offre sont utiliss indiffremment dans le prsent module, et ont la mme signification.

60 FIDA Manuel de passation des marchs


Identification
dans le cas de passation de march de gr (iii) Modles
gr. Utilise ainsi, la prslection vite de devoir
rpter les procdures de slection et permet Le FIDA na pas de modle prdfini de prslection,
aussi la prslection dun soumissionnaire tant donn que la plupart des systmes nationaux
jusqu une certaine valeur ou taille dun ou de passation des marchs possdent leurs propres
de plusieurs march(s). formats. dfaut de formats nationaux, on peut
trouver des modles sur les sites Web de la Banque
Lalternative la prslection est reprsente mondiale (http://www.worldbank.org) ou des
par la post-slection. Cette dmarche rpond banques rgionales de dveloppement.
peu prs aux mmes questions que la
prslection, mais elle nest entreprise quaprs (iv) Comment procder
le processus dvaluation concernant une
Une fois prise la dcision de procder une
activit spcifique de passation des marchs.
prslection, lentit acheteuse devra en grer le
La post-slection est analyse de manire plus
processus, en consultation avec les spcialistes
dtaille dans le ModuleL10.
de la passation des marchs et des questions
La dcision dutiliser ou non la prslection ou techniques, dans le cadre de la rdaction et de
la post-slection est gnralement prise au stade lapplication des critres de prslection.
de la planification de la passation des marchs
Le processus de prslection est de fait un mini-
et le facteur temps en est souvent le fondement.
processus dappel doffres, incluant linvitation,
La prslection peut certes garantir que tous les
la rception et lvaluation des candidatures
soumissionnaires inscrits sur la liste restreinte
la prslection. Ces instructions suivent par
sont capables dexcuter le march, mais il
consquent, de manire gnrale, les directives
convient nanmoins de tenir compte du temps
concernant les diverses tapes du processus
que va prendre le processus, et notamment
dappel doffres.
lvaluation des rsultats. Certains des avantages
et des inconvnients de chacun des processus
sont prsents dans le tableau ci-aprs:

Avantages Inconvnients
Prslection - aide l'tablissement de la liste - retarde la publication initiale des appels
restreinte d'offres
- permet de rduire le temps
d'valuation, puisque tous les
soumissionnaires inscrits sur la
liste restreinte rpondent aux
critres minimaux
- permet aussi une conomie de temps
au stade de l'attribution du march,
puisqu'on peut aller rapidement de
l'avant sans que soit ncessaire une
longue post-slection
Post-slection - les appels d'offres peuvent tre - une valuation peut tre entreprise
publis rapidement, sans passer par propos de soumissionnaires dont il
le processus de prslection s'avre ensuite qu'ils ne conviennent pas
- peut entraner des retards entre
l'attribution du march et la passation du
contrat en cours d'excution

FIDA
desManuel
Module
Module G: Dtermination de dapprovisionnement
passation des
F1: Dtermination
sources dumarchs
besoin 61
1. Choisir un modle. manifestations dintrt en regard de critres
prdfinis et tablissement dune liste restreinte.
2. Rdiger un projet de document de prslection
pour le besoin, comprenant les critres de
slection19, une description du type de biens,
(ii) Quand est-elle utilise?
travaux ou services auxquels sapplique la La procdure de lEOI est utilise exclusivement
prslection et le lieu/ladresse, la date limite pour les services de consultants. La plupart des
et les modalits (courriel ou copie papier) de dispositions nationales en matire de passation
soumission des demandes. des marchs nen imposent pas lemploi, mais
elle est recommande pour toutes les missions,
3. Rdiger et publier un avis dinvitation une
lexception des plus petites et des plus simples
prslection (on pourra trouver une aide dans
(llaboration de la liste restreinte sans recours
le ModuleK1).
la procdure de lEOI est aborde au point 3
4. Communiquer les dossiers de prslection tous ci-dessous).
les candidats qui en font la demande (prcisions
LEOI sert recenser les consultants (personnes
dans le ModuleK1), en veillant au respect
ou socits) disposant des capacits, du
dventuelles priodes minimales de soumission.
personnel et de lexprience appropris pour
5. Recevoir les candidatures jusqu la date limite, lexcution dune mission de consultation et
sans oublier que les candidatures tardives ne dtablir, sur cette base, une liste restreinte en
doivent pas tre acceptes (voir le ModuleK4). vue dinviter de trois six soumissionnaires
qualifis soumettre des propositions
6. Ouvrir les plis et enregistrer le nom de tous
dtailles. La procdure de lEOI offre les
les candidats. Aucune ouverture publique
avantages suivants:
nest requise.
la publication dun avis sollicitant les
7. valuer chaque candidature sur la base des manifestations dintrt aide lentit
critres dfinis dans le dossier de prslection acheteuse recenser les consultants
et dterminer, pour chaque soumissionnaire, ventuels qualifis;
sil est ou non retenu. Enregistrer les rsultats il suffit dun petit nombre de consultants
de lvaluation. pour prparer des propositions dtailles
et permettre au personnel essentiel de
8. tablir une liste de soumissionnaires
rester disponible pendant la priode de
prslectionns et obtenir lapprobation du
validit. Les consultants sont davantage
FIDA concernant lvaluation et la liste
susceptibles dengager des ressources pour
des prslectionns. Cette approbation peut
la prparation des propositions et, le cas
normalement tre obtenue en mme temps
chant, permettre au personnel de rester
que celle du document dappel doffres.
disponible, sils ont le sentiment quils
ne sont en concurrence quavec un petit
2. Manifestation dintrt nombre dautres consultants;
(i) Comment la dfinir? lentit acheteuse ne doit pas investir du
temps et des ressources pour valuer un
On utilise lexpression manifestation grand nombre de propositions dtailles;
dintrt (EOI) en rfrence un processus de le processus dappel doffres est restreint
prslection relatif des services de consultants. ceux des consultants dont il a t dmontr
Comme dans le cas de la prslection quils possdent les capacits, le personnel
concernant des biens, des travaux et des et lexprience appropris pour lexcution
services autres que des services de consultants, russie du march.
la procdure de lEOI permet dobtenir et
dvaluer des informations sur les qualifications
et lexprience des soumissionnaires ventuels,
en vue de rduire la participation effective
lappel doffres une liste de soumissionnaires
qualifis. Ce rsultat est atteint en trois tapes:
publication dun avis dappel manifestation
dintrt, rception et valuation des

19 La prslection reposera entirement sur la capacit et les ressources dont disposent les soumissionnaires ventuels pour
excuter le march spcifique de manire satisfaisante, en tenant compte a) de leur exprience et de leur excution antrieure de
marchs du mme type; b) de leurs capacits de fournir les biens, travaux ou services requis; c) de leur situation financire; et d) de
leur situation juridique ou fiscale. On indiquera les besoins minimum satisfaire aux fins de lvaluation. Les rfrences peuvent tre
demandes ce stade; on peut aussi en renvoyer la soumission dans le cadre du processus dappel doffres.

62 FIDA Manuel de passation des marchs


Identification
(iii) Modles un nonc des critres cls pour
ltablissement de la liste restreinte,
Le FIDA na pas de modle prdfini dEOI, qui se rapporteront lexprience du
tant donn que la plupart des systmes postulant, ses qualifications, son
nationaux de passation des marchs possdent personnel et tout autre facteur en
leurs propres formats. dfaut de formats rapport avec sa capacit daccomplir
nationaux, on pourra obtenir des modles la mission avec succs20;
auprs des projets financs par la Banque des prcisions sur linformation
mondiale (http://www.worldbank.org) ou inclure dans lEOI, et notamment les
des banques rgionales de dveloppement. informations ou la documentation
requises pour vrifier ladmissibilit ou
(iv) Comment procder les qualifications du postulant;
La procdure de lEOI est de fait un mini- des instructions sur le lieu/ladresse, la
processus dappel doffres, incluant linvitation, date limite et les modalits (courriel ou
la rception et lvaluation des candidatures copie papier) de soumission de lEOI.
la prslection. Ces instructions suivent par
3. Diffuser lavis dEOI en veillant au respect
consquent, de manire gnrale, les directives
dventuelles priodes minimales de
concernant les diverses tapes du processus
soumission (on pourra trouver une aide
dappel doffres.
dans le ModuleK1).
1. Dcider si on est la recherche de
4. Recevoir les manifestations dintrt
consultants individuels ou de socits de
jusqu la date limite, sans oublier que les
consultants. Il nest pas de bonne pratique,
candidatures tardives ne doivent pas tre
estime-t-on, de mlanger individus et
acceptes (voir le ModuleK4).
socits, cause de limpossibilit dune
comparaison directe au cours du processus 5. Ouvrir les plis renfermant les EOI et
final dappel doffres. Cette situation enregistrer le nom de tous les postulants.
sexplique par le fait que les socits ont des Aucune ouverture publique nest requise.
frais de fonctionnement plus levs, sous
6. valuer les EOI en termes de comptences,
la forme de frais gnraux et dassurance de
dexprience ou de capacits cls requises
responsabilit civile, ce qui nest pas le cas
par la mission et consigner les rsultats
des consultants individuels; une vritable
de lvaluation dans un rapport qui devra
comparaison des cots est donc impossible.
contenir des prcisions sur la liste longue
Lappel des socits de consultants
et sur les notes obtenues par chaque
prsente toutefois des aspects positifs: pool
postulant21.
dexperts plus large (spcialement prcieux
si la mission implique une approche 7. tablir une liste restreinte de trois
dquipe), responsabilit/assurances six consultants les plus qualifis pour
collectives, et position financire plus solide, la mission propose. Obtenir du FIDA
qui peut rduire la ncessit de versements lapprobation de la liste restreinte en
dacomptes importants. mme temps que celle de la demande de
propositions.
2. Rdiger un avis sollicitant les manifestations
dintrt et dans lequel on trouvera:
lindication de lobjet de la recherche 3. tablissement de la liste restreinte
individus ou socits de consultants; (i) Comment la dfinir?
le nom et ladresse de lentit acheteuse;
Ltablissement dune liste restreinte est
une brve description du projet, le cas
le processus de constitution dune liste de
chant, dont la mission constitue une
fournisseurs ventuels que lentit acheteuse
composante;
invitera directement participer un processus
une brve description de la mission
dappel doffres.
propose;

20 Les rfrences peuvent tre demandes ce stade; on peut aussi en renvoyer la soumission dans le cadre du processus
dappel doffres.
21 Ce rapport constitue une section du rapport dvaluation densemble (voir les modules du groupe L).

FIDA
desManuel
Module
Module G: Dtermination de dapprovisionnement
passation des
F1: Dtermination
sources dumarchs
besoin 63
(ii) Quand est-elle utilise? 1. tablir une longue liste:

Une liste restreinte sera utilise: laborer une longue liste de fournisseurs
ventuels, partir dun certain nombre de
(a) aprs une prslection ouverte et ayant fait sources dinformation.
lobjet de publicit ou aprs un processus
dEOI dans les cas o un appel doffres ouvert a) Dans un souci de transparence et
est requis (pour des biens, des travaux ou des dquit, lorsquun exercice spcifique
services autres que des services de consultants), de prslection/dEOI a t ralis pour
ou lorsquun processus dEOI a t entrepris une activit particulire de passation
(pour des services de consultants); des marchs, la longue liste ne devrait
inclure que les rponses reues dans le
(b) dans des situations dappel doffres restreint cadre de ce processus, moins que le
et de demandes de prix relatives des biens nombre de rponses cette prslection
ou des travaux lorsquil na pas t procd nait pas t suffisant pour tablir une
une prslection22; longue liste, auquel cas les autres
(c) dans un processus dappel doffres de services sources dinformation numres plus
de consultants o aucun avis dappel bas peuvent tre utilises.
manifestations dintrt na t publi. b) Lorsque aucun exercice spcifique de
En gnral, le seul cas dans lequel un processus prslection/dEOI na t ralis pour
dappel doffres nexige pas ltablissement dune une activit particulire de passation
liste restreinte est celui dun appel doffres ouvert des marchs, ou lorsquun exercice
(international ou national) qui fait lobjet dune spcifique de prslection/dEOI a t
publicit directe sans aucune forme dexercice ralis mais na pas russi obtenir assez
de prslection et o toutes les entreprises sont de rponses pour la prparation dune
habilites soumettre une offre en rponse. longue liste, on pourra utiliser les
sources dinformation suivantes:
(iii) Modles tout exercice gnral de prslection/
dEOI qui aurait t conduit au dbut
Une liste restreinte est simplement une liste
du projet;
de socits ou de personnes avec lesquelles
tout programme dinscription
prendre contact pour un appel doffres
ou base de donnes existants
spcifique. Il ny a par consquent aucun
entretenus par lentit acheteuse ou
modle particulier adopter pour la liste
lemprunteur/le bnficiaire;
elle-mme.
danciennes soumissions reues
Le processus de composition de la liste ou des contrats passs par lentit
restreinte doit nanmoins tre document acheteuse, ou par une autre entit
dans le rapport dvaluation qui sera publi acheteuse, ou par le FIDA;
lachvement de lvaluation des offres (voir les les informations disponibles auprs
modules du groupe L). Les modles de rapports dorganismes professionnels;
dvaluation, largement disponibles, peuvent les chambres de commerce dans le
tre trouvs dans les systmes nationaux de pays emprunteur/bnficiaire et
passation des marchs ou auprs de la Banque ltranger;
mondiale ou des banques rgionales les attachs commerciaux des
de dveloppement. ambassades pour les sources
trangres;
(iv) Comment procder les connaissances existantes
Il est indiffrent, pour ladoption de cette sur le march, recueillies par
procdure, quelle intervienne la suite dune des spcialistes de la passation
prslection ou dun processus dEOI, ou sans des marchs ou des spcialistes
quun tel processus ait eu lieu. techniques;

22 On veillera ce que les motifs du recours lappel doffres restreint soient connus, car cela a une influence sur ltablissement
de la liste restreinte. Les motifs possibles sont de deux types: soit il nexiste quun nombre limit de sources, soit la valeur du
march passer correspond un seuil agr au titre du projet pour un processus restreint. Dans la quasi totalit des cas o
sont utilises les demandes de prix, les motifs sont la valeur relativement peu leve du march passer, se situant au-dessous
du seuil agr au titre du projet pour cette mthode.

64 FIDA Manuel de passation des marchs


Identification
la recherche sur le march, les fournisseurs dont les noms
sappuyant sur les revues apparaissent sur lune ou lautre liste de
professionnelles, Internet, les fournisseurs radis par lemprunteur/le
annuaires professionnels, etc. bnficiaire ou par le FIDA ne doivent
pas tre inclus dans une liste restreinte;
Il convient de noter que les fournisseurs
certains soumissionnaires
dont les noms apparaissent sur lune ou
prslectionns peuvent dcider de ne
lautre liste de fournisseurs radis par
pas remettre doffre. Il est par consquent
lemprunteur/le bnficiaire ou par le
recommand dinclure plus de trois
FIDA ne doivent pas tre inclus dans une
fournisseurs sur la liste restreinte, afin
liste (longue ou restreinte).
quau moins trois offres soient reues.
2. tablir la liste restreinte Le nombre de sources retenues doit tre
proportionnel la valeur de la demande
partir de la longue liste initiale de
dapprovisionnement, mais il ne sera
fournisseurs ventuels, on tablira la liste
gnralement pas suprieur huit;
restreinte de ceux qui, parmi les fournisseurs
lorsque les biens, travaux ou services
ventuels, recevront le dossier dappel
sont disponibles des prix comptitifs
doffres.
auprs dau moins trois sources dans le
Lorsque la concurrence est limite parce pays de lemprunteur/du bnficiaire,
que les biens, les travaux ou les services ne la liste restreinte peut ninclure
peuvent tre assurs que par un nombre que des fournisseurs locaux. Les
restreint de fournisseurs, toutes les sources soumissionnaires internationaux doivent
ventuelles doivent se retrouver sur la y tre inclus sil nexiste pas au moins
liste restreinte. Lorsque la concurrence est trois sources locales comptitives ou si
limite parce que le march est de valeur une procdure dappel doffres national
relativement rduite, trois soumissionnaires a chou.
au moins23 devront tre inclus sur la
liste restreinte. 4. Rsum
Dautres facteurs doivent tre pris en Il existe de multiples moyens de recenser les sources
considration dans le choix menant la ventuelles dapprovisionnement; nous avons
composition de la liste restreinte: examin, dans ce module, trois dentre eux:
il doit y avoir une rotation entre prslection,
diffrents soumissionnaires sur des listes manifestations dintrt,
restreintes successives, cest--dire quun tablissement dune liste restreinte.
mme soumissionnaire ne doit pas
figurer chaque fois sur la liste lorsque Il est important de se souvenir quil ny a pas
les sources sont nombreuses; de rgle unique applicable lutilisation de ces
les fournisseurs dont on prvoit quils approches et que, comme on la vu dans la section 3,
ne seront pas en mesure de formuler le recours la prslection ou une procdure dEOI
des offres recevables ou de satisfaire ne rend pas moins indispensable ltablissement
aux normes de slection ne devront pas dune liste restreinte.
figurer sur la liste; La matrice de base ci-aprs a t tablie pour aider
une liste restreinte ne doit pas comprendre quand ces diffrentes approches
tre intgralement compose de peuvent tre utilises, mais il convient de souligner
soumissionnaires appartenant au nouveau que cette dmarche nest ni obligatoire,
mme propritaire; ni exhaustive.
pour ce qui concerne les produits, la
liste restreinte ne doit pas comporter
uniquement des soumissionnaires
proposant la mme marque de produits;

23 Dans le cas dune activit internationale de passation des marchs, deux pays au moins doivent tre reprsents.

FIDA
desManuel
Module
Module G: Dtermination de dapprovisionnement
passation des
F1: Dtermination
sources dumarchs
besoin 65
Prslection EOI? Comment tablir la liste
restreinte
Appel d'offres ouvert24 Si oui, alors partir de la prslection
Si non, alors Pas de liste restreinte ncessaire
Appel d'offres restreint Si oui, alors partir de la prslection
Si non, alors partir d'autres sources
Demande de prix Non partir d'autres sources
Consultation Si oui partir des rsultats de l'EOI
Petite mission de Si non partir d'autres sources
consultation

24 Dans le cas dune activit internationale de passation des marchs, deux pays au moins doivent tre reprsents.

66 FIDA Manuel de passation des marchs


Identification
ModuleH: Invitation soumettre
des offres
Ce groupe de modules propose une aide gnrale en matire de bonnes
pratiques suivre dans la prparation des invitations soumettre des offres.
Le document dinvitation est au cur du processus dappel doffres. Un document clair, concis et bien
rdig devrait assurer le succs de la procdure de passation des marchs; linverse, un document peu
clair, ambigu et mal rdig entranera une confusion et retardera le droulement du processus. Il est donc
essentiel de parfaire le document pour assurer la russite de toute activit de passation de marchs.
Un bon document dinvitation doit apporter aux soumissionnaires ventuels les informations suivantes:
une description prcise des biens, des travaux ou des services requis;
les rgles relatives au processus dappel doffres;
les critres dvaluation et la mthode qui sera applique;
les ventuels critres de slection que seront appliqus; et
le type et les conditions du march propos.
Ce groupe se compose des trois modules suivants:
H1: Dossier dappel doffres concernant les biens
H2: Dossier dappel doffres concernant les travaux
H3: Dossier dappel doffres concernant les services de consultants
Ces modules ne sont pas conus comme un guide dtaill sur la manire de remplir un modle spcifique
de dossier dappel doffres. Ils constituent, au contraire, un guide dordre gnral relatif aux questions qui
doivent tre prises en compte lors de la prparation de nimporte quel document dinvitation.
Il existe aussi plusieurs dispositions gnriques sappliquant aux trois modules, et il convient de les lire
paralllement. Ces dispositions sont prsentes ci-aprs.

1. Types de dossiers dappel doffres conformment ses Directives concernant la


passation des marchs (dans les cas dexamen
Il est indispensable, avant daborder la rdaction
a posteriori).
dun quelconque projet de dossier dappel doffres,
de poser deux questions centrales: Des modles ont galement t tablis et sont
disponibles, pour la passation de marchs
(i) Quel modle standard utiliser? concernant des fournitures spcifiques telles que
manuels scolaires, produits pharmaceutiques ou
lorigine du projet, une dcision aura t prise
systmes TI.
par le FIDA, en consultation avec lemprunteur/
le bnficiaire, concernant les modles de dossiers Pour les marchs de travaux de gnie civil/
dappel doffres utiliser dans la conduite des construction de valeur leve ou complexes (dun
activits de passation des marchs. Cette dcision montant suprieur 5 millions dUSD), il est
aura t lune des deux suivantes: recommand dutiliser le dossier dappel doffres
et les formules de contrat publis par la Fdration
a) on peut utiliser, le cas chant, les modles
Internationale des ingnieurs-conseils (FIDIC) afin
nationaux existants; ou
de garantir une protection juridique adquate de
b) on doit adopter les modles dautres institutions lacqureur au cours de leur excution.
financires internationales ou donateurs (comme
Pour les services de consultants, il nexiste
la Banque mondiale ou les banques rgionales
habituellement que deux types of document:
de dveloppement).
une brve demande de prix, utiliser pour
Il est ncessaire, pour pouvoir respecter cette les missions de valeur peu leve et de courte
disposition, de savoir quels sont les modles dont dure; ou
lutilisation a t approuve pour le projet spcifique un formulaire complet de demande de
en question. Lutilisation dun modle non approuv propositions, pour tous les autres besoins
pourrait conduire le FIDA refuser de dlivrer lavis de services.
de non-objection concernant le projet de dossier
dappel doffres (dans les cas dexamen pralable)
ou dinvoquer une irrgularit de la procdure,

Module FIDA Manuel de passation


H: Invitation soumettredes
desmarchs
offres 67
(ii) Quelle mthode de passation des 2. Qui doit prparer les dossiers?
marchs utiliser? Cest lemprunteur/au bnficiaire quincombe
La mthode de passation des marchs utilise25 la responsabilit des activits de passation des
dterminera habituellement la taille et la complexit marchs; les dispositions oprationnelles doivent
du dossier dappel doffres utiliser. Pour les avoir t prises au dbut du projet.
marchs de valeur leve ou complexes, le dossier Toutefois, la prparation dun dossier dappel
dappel doffres comportera gnralement un doffres nest pas une tche facile raliser si lon est
certain nombre de sections, instructions dtailles, isol. Suivant la valeur et la complexit du march,
conditions, critres dvaluation et modles de elle peut exiger une consultation avec ou des
soumissions; il peut atteindre de 60 100 pages. contributions de la part dautres parties. Il sagira,
Pour les marchs de valeur peu leve, le document par exemple:
sera probablement court, de lordre de 3 5 pages de lutilisateur final des biens (sil nest pas
et ne comportera que des informations de base lauteur du document);
comme la date de clture des soumissions, les de spcialistes techniques;
articles acheter et les instructions minimales de ministres de tutelle ou dautres autorits
concernant la soumission et lvaluation de loffre. ou organismes nationaux.
Le tableau ci-dessous donne un exemple de Le rle du FIDA est limit lexamen (pralable
quelques mthodes de passation des marchs ou a posteriori) des documents dans le cadre de
applicables aux biens et aux travaux et des types de ses activits de supervision du projet. Il peut certes
documents sy rapportant26. Veuillez noter quil sagit formuler des suggestions et des recommandations
ici dune simple illustration, de caractre indicatif au cours de lexamen pralable, mais cela ne dgage
et fin dmonstrative: il ne faut pas la considrer en aucune manire lemprunteur/le bnficiaire de
comme une instruction appliquer obligatoirement. sa responsabilit.

Mthode de passation Type de document


des marchs
Appel d'offres international Version complte du dossier
(AOI) d'appel d'offres
Appel d'offres international Version complte ou version
restreint (LIB) abrge du dossier d'appel
d'offres
Appel d'offres national (NCB)
Achat au meilleur prix Demandes de prix
sur le march national ou
international

25 Voir le ModuleF6.
26 ll nexiste pas de mthode spcifique de passation des marchs pour ce qui concerne les services de consultants.
Laccent est mis, au contraire, sur la mthode de slection, analyse dans le ModuleH3.

68 FIDA Manuel
Dossier de doffres
dappel passation des marchs
ModuleH1: Dossier dappel doffres
concernant les biens
Objet du module
Fournir lemprunteur/au bnficiaire et au personnel du FIDA quelques conseils dordre gnral sur les
lments que devrait inclure le dossier dappel doffres.
Ce module ne fait pas rfrence un modle standard spcifique, mais aborde plutt des questions
relatives aux bonnes pratiques prendre en considration au cours de la prparation ou du rexamen dun
dossier dappel doffres.
On notera que cette fiche couvre seulement des aspects spcifiques de la passation des marchs
concernant les biens et quelle doit donc tre lue paralllement aux autres modules du groupe H qui
fournissent des conseils sur les questions gnriques relatives au dossier dappel doffres.

Champ dapplication
En tant que guide de bonnes pratiques, ce module sapplique tous les marchs dacquisition de biens.

1. Quels lments inclure? ladmissibilit des soumissionnaires;


la date limite jusqu laquelle les
Le modle utiliser dfinira la structure et la teneur
soumissionnaires peuvent demander
densemble du dossier dappel doffres; il existe
des claircissements;
toutefois quelques exigences gnriques auxquelles
la monnaie de la soumission;
doit rpondre tout dossier dappel doffres
la date de prsentation de la soumission;
concernant les biens. On citera notamment:
la date douverture des plis
(voir le ModuleK5);
(i) Les rfrences, points de contact et la dure de validit des soumissions.
accords contractuels
On trouve souvent dans les grands
Cet lment dfinit lacqureur global (par
dossiers dappel doffres une section
exemple le ministre de XYZ), lutilisateur final
intitule informations lintention du
(sil est diffrent du prcdent), les points de
soumissionnaire ou instructions lintention
contact concernant le processus dappel doffres
du soumissionnaire (ITB), contenant des
et le projet au titre duquel le march doit tre
donnes visant aider le soumissionnaire.
pass. Aux fins didentification, chaque activit
de passation de march doit avoir son propre
(iv) Les rgles rgissant le processus de
numro de rfrence, qui sera indiqu sur
le document.
passation des marchs
Il sagit des rgles rgissant la totalit du
(ii) La description et les spcifications processus. Le niveau de dtail sera fonction de
des biens requis la valeur du march concern, mais il faudra au
minimum indiquer:
Cet lment est de toute vidence dimportance
la loi, la rglementation, les instructions ou
capitale tant donn que sans une formulation
lautorit densemble en vertu desquelles la
claire de lnonc des besoins et des
passation des marchs est entreprise (par
spcifications, la passation du march risque
exemple, la loi nationale sur la passation
dtre voue lchec. Le ModuleF2 fournit des
des marchs);
indications aidant la prparation des noncs
ladresse laquelle sera envoye la
des besoins et des spcifications.
soumission, ainsi que les ventuelles
instructions spcifiques (par exemple
(iii) Les informations pertinentes nombre dexemplaires, copies papier ou
concernant la prsentation des images vido, documents/brochures
soumissions fournir, rfrences);
On abordera sous cette rubrique des points les exigences relatives au cautionnement ou
tels que: la garantie de soumission27.

27 Voir le ModuleJ.

Module
Module H1: Dossier FIDA Manuel
H: Invitation
dappel de concernant
doffres passation
soumettredes
desmarchs
les offres
biens 69
(v) Les critres dvaluation et la mthode quils puissent procder une comparaison
qui seront appliqus galit entre les diffrentes soumissions.

Les critres dvaluation doivent tre inclus La manire la plus simple de saisir cette
dans le dossier dappel doffres, pour plusieurs information et dviter les incertitudes
raisons, et notamment parce que cela dinterprtation entre les parties contractantes
permettra: consiste utiliser les Incoterms, un ensemble
de dterminer si les offres reues rpondront de rgles destines linterprtation des termes
aux besoins; commerciaux les plus couramment utiliss
de sassurer que toutes les offres seront dans les changes internationaux, publies
values en fonction des mmes paramtres; priodiquement par la Chambre de commerce
et internationale.
de communiquer aux soumissionnaires Lobjectif fondamental de chaque Incoterm
ventuels des prcisions sur ces critres, est de clarifier la manire dont les fonctions,
ainsi que sur les bases sur lesquelles sera les cots et les risques sont rpartis entre
prise la dcision dadjudication du march. lacheteur et le fournisseur dans le cadre de
La communication de ces informations la livraison des biens, suivant les exigences
tous les soumissionnaires ventuels introduit du contrat. Chaque terme prcise trs
lquit et la transparence dans le processus clairement les responsabilits du vendeur et
et donne tous les soumissionnaires la de lacheteur; les termes couvrent un ventail
possibilit dexaminer ces aspects lorsquils de situations, allant dun extrme lautre,
prparent leurs soumissions. cest--dire dune situation dans laquelle tout
relve fondamentalement de la responsabilit
Les critres dvaluation seront spcifiques de lacheteur une situation dans laquelle tout
chaque activit individuelle de passation des relve fondamentalement de la responsabilit
marchs, mais certains critres, numrs ci- du fournisseur.
aprs, sont communs tous les marchs:
comptence/expertise technique; Aux fins de la soumission et de lvaluation,
exprience/antcdents; il est demand que les prix soient formuls
cot; conformment un ou plusieurs des Incoterms,
qualit/spcification; afin dassurer une continuit entre toutes les
conformit avec les besoins de la soumissions reues. La version la plus rcente
soumission. des Incoterms, ainsi que des instructions
compltes sur leur utilisation, est disponible
Pour la majorit des marchs dachat de biens, sur le site de la Chambre de commerce
le critre sera probablement le cot total le internationale (http://www.iccwbo.org/
plus bas qui rponde la spcification et qui Incoterms).
soit conforme tous les aspects du dossier
dappel doffres. On peut citer, parmi les autres critres
dvaluation:
Si le facteur principal dans la dcision disponibilit de pices de rechange, dun
dadjudication est le temps, et non pas le agent local, dinstallations de service;
cot (voir le ModuleF1 sur la question de la cot total de possession (prix, taux
dfinition des priorits), il faudra galement dutilisation des consommables,
noncer les ventuels besoins spcifiques priodicit dentretien);
concernant la livraison et se rapportant au conformit avec les chantillons (voir
temps (par exemple livraison une date ci-aprs);
donne ou livraison fractionne et chelonne conditions et dure de la garantie;
sur une certaine priode). compatibilit avec les articles existants;
Lorsque le cot est le facteur principal, le cot questions environnementales (produits
du transport est une composante significative ne portant pas atteinte lenvironnement,
du cot global des produits achets. Cest niveau de recyclage employ dans la
donc un facteur important dans lvaluation fabrication, potentiel de recyclage aprs
des soumissions et il doit tre abord dans le utilisation);
dossier dappel doffres. Les soumissionnaires adaptations visant accorder la prfrence
auront besoin de savoir quel pourcentage aux soumissionnaires nationaux (si
lon utilise les systmes nationaux de
du transport leur sera imput, quels niveaux
passation des marchs, cette disposition
dassurance ils devront souscrire et quand la
peut tre prvue dans un texte lgislatif
livraison des biens sera cense tre acheve. De
ou rglementaire national ayant pour
mme, les acheteurs doivent savoir quels sont
objectif de soutenir les soumissionnaires
les lments inclus dans les prix proposs, afin
nationaux).
70 FIDA Manuel
Dossier de doffres
dappel passation des marchs
La passation des marchs sur la base dun (vi) Les critres de slection qui
chantillon peut tre efficace. Il existe un certain seront appliqus
nombre de variantes dans le fonctionnement
de ce systme et lacqureur doit avoir des Sil ny a pas eu de prslection29, il sera
ides trs claires sur le rle de lchantillon ncessaire dindiquer les documents que
dans le processus de passation du march. les soumissionnaires devront fournir pour
Les possibilits sont au nombre de deux: dmontrer quils possdent les qualifications
requises pour participer lappel doffres.
i) Lacqureur dispose dun chantillon du Il sagira notamment de:
produit, de la couleur ou du style auquel leur exprience et leurs antcdents
les soumissionnaires doivent se conformer. concernant lexcution de marchs
Cette situation sobserve gnralement similaires;
lorsquinterviennent des questions de leurs capacits en termes de fourniture ou
normalisation ou de style dentreprise de livraison des biens;
(pour les couleurs, par exemple). leur situation financire;
Lacqureur indique dans le dossier leur statut juridique et/ou fiscal.
dappel doffres quun chantillon est
la disposition des soumissionnaires On noncera les besoins minimaux satisfaire
pour inspection, prcise quand et o aux fins de lvaluation.
il peut tre examin et annonce que la (vii) Le type et les conditions du
compatibilit avec lchantillon constituera contrat propos
un facteur cl dans lvaluation. Lorsquon
utilise cette approche, il est de bonne On considre trs gnralement quil est de
pratique de demander aux soumissionnaires bonne pratique de mettre la disposition
de confirmer par crit quils ont examin des soumissionnaires un modle du contrat
lchantillon, ou quils ont eu la possibilit propos et des conditions contractuelles (y
de le faire, afin dviter toute rclamation compris les modalits et le calendrier de
un stade ultrieur du processus; paiement30) auxquelles ils seront soumis au
cas o ils remporteraient un march. Cette
ii) Lacqureur demande aux soumissionnaires publication prcoce des exigences contractuelles
de soumettre un chantillon de leur offre un certain nombre davantages:
produit en mme temps que leur offre. elle donne aux soumissionnaires
Il est essentiel, dans ce cas, dindiquer si les la possibilit de dcider, en pleine
chantillons fournis sont soit a) considrs connaissance du processus de passation
comme donnant une indication du type de des marchs, sils souhaitent ou non
produit, de qualit, de couleur fournir, soit participer un appel doffres;
b) une reprsentation effective du produit en rendant publics ds le dpart le modle
fournir. Dans lhypothse a), lchantillon de contrat et les conditions contractuelles,
est dabord examin au stade de lvaluation on vitera dventuelles contestations
de la soumission; il est ensuite restitu futures, les soumissionnaires ne pouvant
au soumissionnaire ou conserv pour pas prtendre ne pas tre informs des
information, suivant les dispositions dispositions ou obligations contractuelles
contenues dans le dossier dappel doffres28. (aspect particulirement pertinent du point
Dans lhypothse b), lchantillon soumis de vue des conditions de paiement);
en mme temps que loffre est mise en elle acclre le processus entre ladjudication
scurit et constitue une partie du march. du march et la signature du contrat,
Les biens fournis au titre du march sont puisque le soumissionnaire a dj pris
ensuite compars lchantillon afin den connaissance du format et des conditions
dterminer la conformit. Si les biens ne gnrales du contrat et les a accepts,
correspondent pas lchantillon, ils sont ce dont tmoigne le fait quil a soumis
rejets et le paiement est retenu. Cela se une offre.
produit frquemment dans les marchs
dhabillement.

28 La restitution des chantillons aux soumissionnaires nest habituellement pas pratique dans le cas des appels doffres
internationaux cause du cot de cette restitution. Elle convient davantage dans le cas des appels doffres nationaux, o les cots
seront moins levs. Une autre solution consisterait informer les soumissionnaires quils peuvent retirer leur chantillon sils le
souhaitent; dans le cas contraire, lchantillon sera conserv ou limin.
29 Voir le ModuleG.
30 Voir les modules du groupe J.

Module
Module H1: Dossier FIDA Manuel
H: Invitation
dappel de concernant
doffres passation
soumettredes
desmarchs
les offres
biens 71
ModuleH2: Dossier dappel doffres
concernant les travaux
Objet du module
Fournir lemprunteur/au bnficiaire et au personnel du FIDA quelques conseils dordre gnral sur
les lments que devrait inclure le dossier dappel doffres.
Ce module ne fait pas rfrence un modle standard spcifique, mais aborde plutt des questions
relatives aux bonnes pratiques prendre en considration au cours de la prparation ou du rexamen
dun dossier dappel doffres.
On notera que cette fiche couvre seulement des aspects spcifiques de la passation des marchs
concernant les travaux et quelle doit donc tre lue paralllement aux autres modules du groupe H
qui fournissent des conseils sur les questions gnriques relatives au dossier dappel doffres.

Champ dapplication
En tant que guide de bonnes pratiques, ce module sapplique tous les marchs de travaux.

Quels lments inclure? (iii) Les informations pertinentes


Le modle utiliser dfinira la structure et la teneur concernant la prsentation
densemble du dossier dappel doffres; il existe des soumissions
toutefois quelques exigences gnriques auxquelles On abordera sous cette rubrique des points
doit rpondre tout dossier dappel doffres tels que:
concernant les travaux. On citera notamment: ladmissibilit des soumissionnaires;
la date limite jusqu laquelle les
(i) Les rfrences, points de contact et soumissionnaires peuvent demander
accords contractuels des claircissements;
Cet lment dfinit lacqureur global (par la monnaie de la soumission;
exemple le ministre XYZ), lutilisateur final la date de prsentation de la soumission;
(sil est diffrent du prcdent), les points de la date douverture des plis (voir le
contact pour le processus dappel doffres et ModuleK5);
le projet au titre duquel le march doit tre la dure de validit des soumissions.
pass. Aux fins didentification, chaque activit On trouve souvent dans les grands
de passation de march doit avoir son numro dossiers dappel doffres une section
de rfrence spcifique, qui sera indiqu sur intitule informations lintention du
le document. soumissionnaire ou instructions lintention
du soumissionnaire (ITB), contenant des
(ii) La description et les spcifications donnes visant aider le soumissionnaire.
des biens requis
Cet lment est de toute vidence dimportance (iv) Les rgles rgissant le processus
capitale, tant donn que sans une formulation de passation des marchs
claire de lnonc des besoins et des Il sagit des rgles rgissant la totalit du
spcifications, la passation du march risque processus. Le niveau de dtail sera fonction de
dtre voue lchec. Le ModuleF3 fournit des la valeur du march concern, mais il faudra au
indications aidant la prparation des noncs minimum indiquer:
des besoins et des spcifications. la loi, la rglementation, les instructions ou
lautorit densemble en vertu desquelles la
passation des marchs est entreprise (par
exemple, la loi nationale sur la passation
des marchs);

72 FIDA Manuel
Dossier de doffres
dappel passation des marchs
ladresse laquelle sera envoye la On peut citer, parmi les autres critres
soumission, ainsi que les ventuelles dvaluation:
instructions spcifiques (par exemple qualifications du personnel essentiel;
nombre dexemplaires, copies papier ou taux de salaire journalier (pour les chantiers
images vido, dessins/plans fournir, de construction long terme, on pourrait
rfrences); inclure les augmentations annuelles des
les exigences relatives au cautionnement ou salaires et les congs pays);
la garantie de soumission31. pourcentage de sous-traitance, tant donn
les possibilits de visites sur le site. que les travaux seront raliss en majorit
par lentrepreneur principal;
(v) Les critres dvaluation et la mthode programme de travail/date dachvement;
qui seront appliqus dessins de conception;
chiffre daffaires annuel en matire de
Les critres dvaluation doivent tre inclus
construction;
dans le dossier dappel doffres, pour plusieurs
matriel et quipement fournir par
raisons, et notamment parce que cela
lentrepreneur;
permettra:
gestion du site/capacit de scurit;
de dterminer si les offres reues rpondront
utilisation de main-duvre, dquipement
aux besoins;
et/ou de matriaux locaux;
de sassurer que toutes les offres seront
cot total de possession (prix, taux
values en fonction des mmes paramtres;
dutilisation des consommables, priodicit
et
dentretien);
de communiquer aux soumissionnaires
conditions et dure de la priode de
ventuels des prcisions sur ces critres,
garantie;
ainsi que sur les bases sur lesquelles sera
questions environnementales prises en
prise la dcision dadjudication du march.
compte dans la conception et, le cas
La communication de ces informations chant, dans lexploitation (par exemple,
tous les soumissionnaires ventuels introduit utilisation de produits ne portant pas
lquit et la transparence dans le processus et atteinte lenvironnement, niveau de
donne tous les soumissionnaires la possibilit recyclage employ dans la conduite des
dexaminer ces aspects lorsquils prparent leurs travaux, utilisation de sources naturelles
soumissions. dnergie);
marge ventuelle de prfrence pour les
Les critres dvaluation seront spcifiques
soumissionnaires nationaux.
chaque activit individuelle de passation des
marchs, mais certains critres, numrs ci-
aprs, sont communs tous les marchs: (vi) Les critres de slection qui
comptence/expertise technique; seront appliqus
exprience/antcdents; Sil ny a pas eu de prslection32, il sera
cot; ncessaire dindiquer les documents que
qualit/spcification; les soumissionnaires devront fournir pour
conformit avec les besoins de dmontrer quils possdent les qualifications
la soumission. requises pour participer lappel doffres.
Il sagira notamment de:
Pour la majorit des marchs de travaux, le
critre sera probablement le cot de ralisation
le plus bas qui rponde aux exigences
techniques et qui soit conforme tous les
aspects du dossier dappel doffres.
Si le facteur principal dans la dcision
dadjudication est le temps, et non pas le
cot (voir le ModuleF1 sur la question de la
dfinition des priorits), il faudra galement
noncer les ventuels besoins spcifiques
concernant la livraison et se rapportant au
temps (par exemple achvement une date
donne en vue dun vnement spcifique).

31 Voir le ModuleJ.
32 Voir le ModuleG.

Module
Module H2: Dossier FIDA
dappel Manuel de
H: Invitation
doffres passation
soumettredes
concernant des
les marchs
offres
travaux 73
leur exprience et leurs antcdents
concernant lexcution de marchs
similaires;
leur capacit dachvement des travaux;
leur situation financire;
leur statut juridique et/ou fiscal.
On noncera les besoins minimaux satisfaire aux
fins de lvaluation.

(vii) Le type et les conditions du


march propos
On considre trs gnralement quil est de
bonne pratique de mettre la disposition
des soumissionnaires un modle du march
propos (march prix forfaitaire ou march
sur devis quantitatif 33) et des conditions
contractuelles (y compris les modalits et
le calendrier de paiement34) auxquelles ils
seront soumis au cas o ils remporteraient un
march. Cette publication prcoce des exigences
contractuelles offre un certain nombre
davantages:
elle donne aux soumissionnaires
la possibilit de dcider, en pleine
connaissance du processus de passation des
marchs, sils souhaitent ou non participer
un appel doffres;
en rendant publics ds le dpart le modle
de march et les conditions contractuelles,
on vitera dventuelles contestations
futures, les soumissionnaires ne pouvant
pas prtendre ne pas tre informs des
dispositions ou obligations contractuelles
(aspect particulirement pertinent du point
de vue des conditions de paiement);
elle acclre le processus entre ladjudication
du march et la signature du contrat,
puisque le soumissionnaire a dj pris
connaissance du format et des conditions
gnrales du contrat et les a accepts,
ce dont tmoigne le fait quil a soumis
une offre.
Pour les marchs de valeur trs leve ou complexes
(cest--dire dun montant suprieur 5 millions
dUSD), il est recommand dutiliser le dossier
dappel doffres et les formules de march publis
par la Fdration Internationale des ingnieurs-conseils
(FIDIC), afin de garantir une protection juridique
adquate de lemployeur au cours de leur excution.

33 Voir le ModuleI2.
34 Voir les modules du groupe J.

74 FIDA Manuel
Dossier de doffres
dappel passation des marchs
ModuleH3: Dossier dappel doffres
concernant les services de consultants
Objet du module
Fournir lemprunteur/au bnficiaire et au personnel du FIDA quelques conseils dordre gnral sur les
lments que devrait inclure le dossier dappel doffres, ainsi quune explication des diffrentes mthodes
de slection pouvant tre utilises.
Les marchs relatifs des services de consultants doivent tre passs selon des conditions spcialises,
exigeant des procdures et des dossiers dappel doffres trs diffrents de ceux concernant les biens et
les travaux. Le dossier dappel doffres standard en la matire est habituellement dsign par lexpression
demande de proposition (DP) et la plupart des systmes nationaux de passation des marchs disposent
de leur propre version de ce document ou utilisent un modle standard propos par un donateur
international. Pour les services de valeur peu leve et de courte dure (par exemple, une tude prenant
un ou deux jours), une autre formule est possible, utilisant un court document de type demande de prix,
dont il existe de nombreux modles largement disponibles dans dautres projets ou systmes nationaux.
Ce module ne fait pas rfrence un modle standard spcifique, mais aborde plutt des questions
relatives aux bonnes pratiques prendre en considration au cours de la prparation ou du rexamen
dun dossier dappel doffres.
On notera que cette fiche couvre seulement des aspects spcifiques de la passation des marchs
concernant les services de consultants et quelle doit donc tre lue paralllement aux autres modules du
groupe H qui fournissent des conseils sur les questions gnriques relatives au dossier dappel doffres.

Champ dapplication
En tant que guide de bonnes pratiques, ce module sapplique tous les marchs de services de
consultants.

1. Quels lments inclure? claire de lnonc des besoins et des spcifications,


la passation du march risque dtre voue lchec.
Le modle utiliser dfinira la structure et la
Le ModuleF4 fournit des indications aidant la
teneur densemble du dossier dappel doffres;
prparation des noncs des besoins (mandat)
il existe toutefois quelques exigences gnriques
relatifs aux services.
auxquelles doit rpondre tout dossier dappel
doffres concernant les services de consultants.
1.3 Les informations pertinentes
On citera notamment:
concernant la prsentation des
1.1 Les rfrences, points de contact et soumissions
accords contractuels On abordera sous cette rubrique des points tels que:
- ladmissibilit des soumissionnaires;
Cet lment dfinit lacqureur global (par exemple
- la date limite jusqu laquelle les
le ministre XYZ), lutilisateur final des services
soumissionnaires peuvent demander des
(sil est diffrent du prcdent), les points de contact
claircissements;
pour le processus dappel doffres et le projet au
- la monnaie de la soumission;
titre duquel le march doit tre pass. Aux fins
- la date de prsentation de la soumission;
didentification, chaque activit de passation de
- la date douverture des plis (voir le ModuleK5);
march doit avoir son propre numro de rfrence,
- la dure de validit des soumissions;
qui sera indiqu sur le document.
- ladresse laquelle sera envoye la soumission,
ainsi que les ventuelles instructions spcifiques
1.2 La description et les spcifications
(par exemple prsentation sous double
des services requis enveloppe35, nombre dexemplaires, copies
Cet lment est de toute vidence dimportance papier ou images vido, rfrences).
capitale tant donn que sans une formulation

35 Lorsque la qualit et le cot sont des facteurs dvaluation dans un systme de points de mrite, les soumissions technique et
financire sont remises dans des enveloppes scelles distinctes. Pour parer au risque de voir le prix propos par le soumissionnaire
influencer lvaluation technique, lenveloppe financire ne sera ouverte quaprs la conclusion et lapprobation de lvaluation
technique. Dans un souci de transparence, une seconde sance publique est consacre louverture des soumissions financires
des soumissionnaires ayant franchi le stade de lvaluation technique. On trouvera des informations plus dtailles dans le
ModuleL6.

Module H3: Dossier dappel doffres FIDA Manuel


concernant
Module de passation
les services
H: Invitation des marchs
de consultants
soumettre des offres 75
1.4 Les rgles rgissant le processus Lorsquon utilise un systme de notation bas
de passation des marchs sur des points de mrite, la ventilation des critres
dvaluation et du nombre de points attribuer
Il sagit des lois, rglementations, instructions chaque critre est un facteur dcisif pour le processus
ou autorits densemble en vertu desquelles la dvaluation et pour lobtention dun rsultat
passation des marchs est entreprise (par exemple, satisfaisant dans le choix de la soumission gagnante.
la loi nationale sur la passation des marchs) et qui
rgiront la totalit du processus. Plusieurs mthodes de slection des consultants
ont t labores pour aider la dcision
1.5 Les critres dvaluation et la mthode concernant le niveau de compromis entre la qualit
qui seront appliqus professionnelle des services prests et le cot des
services pour chaque cas spcifique. Chacune de
Les critres dvaluation doivent tre inclus dans le ces mthodes repose sur des priorits dvaluation
dossier dappel doffres, pour plusieurs raisons, et lgrement diffrentes en fonction des circonstances
notamment parce que cela permettra: individuelles de lactivit, et il est essentiel que la
de dterminer si les offres reues rpondront mthode de slection utilise soit rvle dans la DP.
aux besoins; Les mthodes de slection sont les suivantes:
de sassurer que toutes les offres seront values
en fonction des mmes paramtres; et (i) Slection fonde sur la qualit et
de communiquer aux soumissionnaires ventuels le cot (SFQC)
des prcisions sur ces critres, ainsi que sur
les bases sur lesquelles sera prise la dcision On considre la SFQC comme la mthode de
dadjudication du march. slection standard (ou par dfaut) pour la
plupart des services de consultants. Elle devrait
La communication de ces informations tous les tre utilise lorsque:
soumissionnaires ventuels introduit lquit et un compromis est ncessaire entre la qualit
la transparence dans le processus et donne tous et le cot;
les soumissionnaires la possibilit dexaminer ces lampleur du travail que reprsente la
aspects lorsquils prparent leurs soumissions. mission peut tre dfinie avec prcision et
Les critres dvaluation seront spcifiques chaque que le mandat est clair et prcis; et
activit individuelle de passation des marchs, mais le client et les consultants peuvent estimer
certains critres, numrs ci-aprs, sont communs avec une prcision raisonnable le temps
tous les marchs: de travail du personnel ainsi que les autres
comptence/expertise technique; contributions et cots attendus
exprience/antcdents; des consultants.
cot; Les aspects ponctuels, tant techniques que
qualit/spcification; financiers, de chaque soumission reue sont
conformit avec les besoins de la soumission. valus et nots sur un total de 100 points.
Contrairement la majorit des marchs passs Au cours de lvaluation finale36, toutefois,
pour des biens et des travaux, il est peu probable les notes sont ajustes par lapplication dun
que, dans le cas des marchs de services de pourcentage de pondration indiqu dans la
consultants, le cot le plus faible soit le principal DP pour les notes techniques et financires,
critre de slection. La comptence gnrale avant dtre combines pour obtenir la
des consultants, leur exprience pertinente et la note totale.
qualit de la proposition technique soumise ont Le meilleur compromis entre qualit technique
habituellement une bien plus grande importance et cot des services est souvent obtenu en
que le simple cot des services, et lvaluation est affectant de 70% 80% du total des points aux
par consquent davantage un compromis entre la caractristiques techniques de la proposition,
qualit professionnelle des services fournis et le et les 20% 30% restants la note financire.
prix de ces services. Quel que soit le ratio retenu, il est impratif
Ce compromis est ralis par le biais de lutilisation quil soit clairement indiqu dans la DP, afin
dun systme de notation bas sur des points de que les soumissionnaires soient informs de
mrite dans lequel des points sont attribus pour la pondration applique et quils puissent
les capacits techniques et le cot, suivant des en tenir compte dans la prparation de leurs
critres prciss dans la demande de proposition; soumissions.
il est gnralement recommand dattribuer le Les principaux critres dvaluation techniques
march au soumissionnaire ayant obtenu le plus (ou critres primaires) doivent aussi figurer
grand nombre de points. dans la DP. Il sagira notamment de:

36 On trouvera dans les modules L6/L7 et L8 des informations sur lvaluation des services de consultants.

76 FIDA Manuel
Dossier de doffres
dappel passation des marchs
un montant dfini dexprience pertinente troites que sils avaient choisir une note
la mission 37; subjective entre, par exemple, 20 et 50 points.
la qualit de la mthode propose;
Chaque critre secondaire est assorti dune
les qualifications et lexprience minimales
note maximum par rapport laquelle il
attendues du personnel essentiel propos.
sera not. Ces notes secondaires sont ensuite
Suivant la nature de la mission, il pourra additionnes pour obtenir une note totale pour
sagir galement: les critres primaires. Le nombre de critres
de dispositions en vue de la formation/du secondaires doit tre rduit au strict minimum
renforcement des capacits de personnel local 38; et la DP doit en fournir tous les dtails. Mais
de lampleur de la participation de ressortissants on devra se mfier de ladoption dun trop
nationaux parmi le personnel essentiel affect grand nombre de critres secondaires, tant
lexcution de la mission39. donn que lattribution de moins de 5 points
un critre primaire ou un critre secondaire
Une fois les critres choisis, le total de 100
risque de le rendre insignifiant du point de vue
points est rparti entre chaque critre technique
de lvaluation.
en fonction de son importance pour la mission.
Ces points doivent aussi tre dclars dans On peut citer quelques exemples de cette
la DP. utilisation des critres primaires prsents dans
le tableau ci-dessus:
Le tableau ci-aprs donne un exemple de la
rpartition habituelle des points. Veuillez pour la rponse au mandat et la mthode:
noter quil sagit dun simple exemple donn si lon attribue 40 points au total, ils
titre indicatif et que chaque cas devra tre pourraient tre rpartis comme suit:
examin en fonction des critres choisis et des degr dinnovation = 25 points
circonstances spcifiques de la mission. niveau de dtail = 10 points
programme de travail propos = 5 points
Critres primaires: Habituellement
mettant ainsi fortement laccent sur une
entre:
proposition technique innovante et moins
Exprience spcifique 0 et 10 points sur le programme de travail.
pertinente40:
Rponse au mandat et 20 et 50 points pour le personnel essentiel: il est normal
la mthode proposs: dutiliser des critres secondaires pour
Personnel essentiel41: 30 et 60 points le personnel essentiel, afin dvaluer ses
Formation: 0 et 10 points qualifications, son exprience technique,
ses connaissances ou son exprience
Participation de 0 et 10 points
ressortissants nationale ou rgionale et, si cet aspect est
nationaux: pertinent, ses capacits linguistiques. Si
Total 100 points lon attribue galement 40 points ce
critre primaire, ils pourraient tre rpartis
Note: le total DOIT tre de 100. comme suit:
qualifications gnrales42 = 10 points
Ces critres primaires couvrant un champ
adquation la mission43 = 15 points
assez vaste, il faut alors les sous-diviser en
exprience dans le pays/la rgion44
critres secondaires pour a) mettre laccent
= 15 points
sur les composantes importantes des critres
et b) contribuer lobjectivit de lvaluation donnant une rpartition assez quilibre des
en faisant en sorte que les fourchettes des notes points entre les critres secondaires.
attribues par les divers valuateurs soient plus

37 moins quune valuation ait dj eu lieu dans le cadre dun processus de prslection ou dtablissement dune liste
restreinte. Voir le ModuleG.
38 Le transfert de connaissances peut tre lobjectif principal de certaines missions; dans ces cas, sa pondration devra tre
releve pour souligner son importance.
39 Mesure par le nombre de consultants nationaux parmi le personnel essentiel prsent par les socits trangres
ou nationales.
40 Les points accords lexprience peuvent tre rduits si ce critre a dj t pris en compte dans la prslection des
soumissionnaires.
41 Seul le personnel essentiel devrait normalement faire lobjet dune valuation, tant donn que cest lui qui dterminera la
qualit de la performance. Un nombre accru de points devrait tre attribu si la mission propose est complexe.
42 Questions comme lducation et la formation gnrales, les qualifications professionnelles, les annes dexprience, les postes
occups.
43 Exprience spcifique pertinente la mission dans le secteur, le domaine, le sujet, le processus ou lactivit
44 Connaissance de la culture, des systmes administratifs, des organisations et structures gouvernementales, etc.

Module H3: Dossier dappel doffres FIDA Manuel


concernant
Module de passation
les services
H: Invitation des marchs
de consultants
soumettre des offres 77
On notera toutefois que cest l le total leur prix par loffre la plus basse et en
des points disponibles pour ce critre multipliant le rsultat par 100, suivant
secondaire. Ces points devront ensuite tre lquation:
rpartis entre le personnel essentiel pour
faire apparatre le montant maximum de
Note finale = 100 x Fz
points disponible pour chaque personne.
Fy
Dans un scnario o il pourrait y avoir
trois personnes essentielles requises pour la o Fz = offre prsentant le prix le plus bas
mission, les points pourraient tre rpartis et Fy = prix de la proposition value
comme suit:
chef dquipe = 50%45 LApplication du critre de lvaluation,
Spcialiste 1 = 30% lattribution des points et le calcul des scores
Spcialiste 2 = 20% techniques et financiers sont couverts par les
Cette rpartition informe les modules L6, L7 et L8.
soumissionnaires que le poste de chef
Les procdures standards de la correction
dquipe est considr comme trs
arithmtique et de la correction des autres
important pour cette mission et que
erreurs des prix des offres sappliqueront
le spcialiste1 est considr comme
pour ajuster les prix avant que les points
lgrement plus important que le
viennent attribus chaque offre.
spcialiste2. Elle prcise galement le
nombre maximum de points pouvant tre
attribus chacun des postes, comme suit:

Critres secondaires
Poste Points Qualifications Adquation Exprience Note
(en %) gnrales la mission (15 rgionale/nationale maximum
(10 points) points) (15 points)
Chef dquipe 50 10x50% = 5 15x50% = 7,5 15x50% = 7,5 20
Spcialiste 1 30 10x30% = 3 15x30%= 4,5 15x30% = 4,5 12
Spcialiste 2 20 10x20% = 2 15x20%= 3 15x20% = 3 8

La DP doit aussi prciser la note technique


minimale que doit obtenir une proposition
technique pour pouvoir accder au stade de
lvaluation financire. La note minimale
requise dans ce contexte est habituellement
dau moins 70%.
Enfin, outre la pondration des notes
technique et financire, la DP doit
aussi prciser la formule utilise pour
lattribution des points pour chaque prix
offert. Normalement, le prix offert le plus
bas reoit 100 points et les autres offres
reoivent des points calculs en divisant

En rsum, les tapes suivre en vue de la prparation des critres dvaluation pour la SFQC sont les suivantes:

Dterminer le Dterminer
Convenir de Dfinir les Dterminer le Dfinir les Dterminer
nombre maximum nombre maximum la pondration/le
la pondration critres critres de points pour nombre maximum la note
technique techniques de points pour
techniques chaque critre de points pour technique
et financire primaires chaque critre chaque membre
secondaires technique minimale
technique secondaire de l'quipe

45 En tant que membre principal de lquipe, le chef dquipe doit normalement se voir attribuer davantage de points que tout
autre membre de lquipe, sauf si la performance dun autre spcialiste cl au sein de lquipe est plus importante pour la mission;
dans ce cas, on attribuera davantage de points cette personne pour tenir compte de son importance dans lvaluation.

78 FIDA Manuel
Dossier de doffres
dappel passation des marchs
(ii) Slection fonde sur la qualit (SFQ) tant donn que la slection est fonde
uniquement sur la qualit de la proposition,
La slection fonde sur la qualit (SFQ) peut sans prise en compte du cot, elle nest que
tre adquate pour les missions complexes rarement utilise pour la passation des marchs
ou hautement spcialises, ou pour celles qui financs par les projets.
requirent des innovations et o les meilleures
comptences disponibles sont ncessaires, Lorsquon utilise la SFQ, les tapes suivre en
indpendamment du prix. Par exemple: vue de la prparation des critres dvaluation
dans les cas o il est difficile de dfinir un sont en majorit les mmes que pour la SFQC,
mandat prcis et la contribution requise la diffrence principale tant quil nest pas
des consultants, ainsi que dans ceux o le ncessaire dintroduire une pondration entre
client attend des consultants quils fassent les notes financire et technique, puisque
preuve dinnovation dans leurs propositions ladjudication du march est exclusivement
(tudes conomiques ou sectorielles du fonction de la plus haute note technique.
pays, tudes de faisabilit multisectorielles, La SFQ prsente quelques autres aspects
conception dune usine de traitement de spcifiques:
dchets dangereux ou dun plan directeur La demande de propositions (DP) ne doit
urbain, rformes du secteur financier, pas indiquer le budget estimatif, mais
par exemple); elle peut indiquer le nombre estim de
pour les missions ayant un impact long personnes essentielles et de leurs heures de
terme et dans lesquelles lobjectif est davoir travail, en prcisant que cette information
les meilleurs experts disponibles (par nest fournie qu titre indicatif et que les
exemple, faisabilit et conception de gnie consultants ont toute latitude pour proposer
structural dimportantes infrastructures leurs propres estimations.
comme des grands barrages, tudes sur La DP peut exiger la soumission dune
les politiques dimportance nationale, proposition technique seulement (sans
tudes de gestion de grands organismes proposition financire), ou demander
gouvernementaux); et que les deux propositions technique
dans les cas o les missions peuvent tre et financire soient soumises en mme
conduites de manires trs diverses et temps, mais sous double enveloppe. Seule
o il se peut, par consquent, que les lenveloppe financire de la proposition
propositions ne soient pas directement technique ayant obtenu la note la plus
comparables (par exemple, conseil en leve sera ouverte.
gestion ou tudes sur les politiques dans Si linvitation ne concerne que des
lesquelles la valeur des services dpend propositions techniques, cest aprs
de la qualit de lanalyse). lvaluation des propositions techniques
que le consultant dont la proposition
aura obtenu la meilleure note sera invit
soumettre une proposition financire
dtaille.
Lentit acheteuse et le consultant
ngocieront ensuite la proposition
financire et le contrat.

En rsum, les tapes suivre en vue de la prparation des critres dvaluation pour la SFQC sont les suivantes:

Dterminer Dterminer Dterminer la


Dfinir les le nombre Dfinir les le nombre pondration/ le Dterminer
critres maximum de critres maximum de points nombre maximum la note
techniques points pour techniques pour chaque de points pour technique
primaires chaque critre critre technique chaque membre minimale
secondaires
technique secondaire de l'quipe

Module H3: Dossier dappel doffres FIDA Manuel


concernant
Module de passation
les services
H: Invitation des marchs
de consultants
soumettre des offres 79
(iii) Slection dans le cadre dun budget La SCBD prsente quelques autres aspects
dtermin (SCBD) spcifiques:
La DP doit indiquer le budget disponible
Cette mthode est utilise lorsque: et inviter les consultants soumettre
la mission est simple; leurs meilleures propositions technique
la mission peut tre dfinie de manire et financire dans des enveloppes scelles
prcise; et distinctes, sans excder le budget indiqu.
le budget disponible pour les services est Le budget tant prdtermin, le mandat
strictement limit. devra tre prpar avec soin pour faire
Elle est souvent utilise vers la fin des en sorte que le budget et le mandat soient
projets lorsquil ne reste que des montants cohrents et ralistes et pour permettre
de financement finis sur le compte de prt aux consultants dexcuter toutes les tches
et quon ne dispose par consquent daucune prvues. On trouvera dans le ModuleF4
souplesse financire. des conseils sur la prparation des mandats.
Les propositions techniques seront values
Les soumissionnaires sont invits soumettre et les soumissionnaires qui obtiennent la
leur meilleure proposition technique dans note technique minimale seront invits
la limite du prix dtermin et le contrat sera louverture publique des plis renfermant
adjug la proposition technique obtenant la leur proposition financire.
note la plus leve dans le cadre de ce budget. Les soumissionnaires dont les propositions
Lorsquon utilise la SCBD, les tapes suivre en techniques nobtiennent pas la note
vue de la prparation des critres dvaluation technique minimale se verront renvoyer
sont en majorit les mmes que pour la SFQC, leur enveloppe financire cachete.
la diffrence principale tant quil nest pas Toute proposition financire excdant le
ncessaire dintroduire une pondration entre budget indiqu sera rejete.
les notes financire et technique, puisque Le consultant ayant soumis la proposition
ladjudication du march est exclusivement technique laquelle a t attribue la
fonction de la plus haute note technique meilleure note dans la limite du budget sera
obtenue dans la limite du budget. choisi comme adjudicataire du march.

En rsum, les tapes suivre en vue de la prparation des critres dvaluation pour la SCBD sont les suivantes:

Dterminer Dfinir Dterminer le Dterminer le Dterminer la


Dfinir nombre maximum pondration/le Dterminer
le budget et les critres nombre maximum
les critres
le vrifier par de points pour de points pour nombre maximum la note
techniques techniques chaque critre de points pour technique
rapport primaires chaque critre
secondaires chaque membre
au mandat technique
technique minimale
secondaire de l'quipe

(iv) Slection au moindre cot (SMC) Lavantage de cette mthode de slection est
quelle permet lentit acheteuse dobtenir
Cette mthode sapplique la slection de des services comptents au moindre cot. Son
consultants pour des missions de valeur peu inconvnient, toutefois, est que ladjudication
leve de caractre courant (audits, simple se faisant sur la base du prix le moins lev
conception technique ou supervision) pour parmi ceux des soumissions ayant obtenu
lesquelles il existe des pratiques et des normes la note technique minimale, le processus
professionnelles bien tablies. Il peut aussi naboutira gnralement pas lacquisition du
exister des contraintes ou des pressions plus haut niveau de qualifications techniques,
budgtaires rendant ncessaire ladoption dexprience ou dexpertise disponibles. Cet
du cot comme facteur principal46 dans la inconvnient peut certes tre compens par le
passation de marchs relatifs certains services. prix; cependant, si lon souhaite un meilleur
Lexamen des propositions techniques quilibre entre aspects financiers et techniques,
permet de sassurer quelles obtiennent la et en tenant pour acquise lexistence des
note technique minimale spcifie et le ressources financires, il conviendra denvisager
soumissionnaire le moins disant parmi ceux lutilisation de la SFQC.
ayant obtenu la note de qualification technique
minimale sera choisi comme adjudicataire
du march.
46 Voir le ModuleF1.

80 FIDA Manuel
Dossier de doffres
dappel passation des marchs
Dans le cas de la SMC, les tapes suivre en les notes financire et technique, puisque
vue de la prparation des critres dvaluation ladjudication du march se fait sur la base
sont en majorit les mmes que pour la SFQC, de loffre la moins disante rpondant au seuil
la diffrence principale tant quil nest pas technique minimal.
ncessaire dintroduire une pondration entre

En rsum, les tapes suivre en vue de la prparation des critres dvaluation pour la SMC sont les suivantes:

Dterminer Dterminer Dterminer la


Dfinir les le nombre Dfinir les le nombre pondration/ le Dterminer
critres maximum de critres maximum- de points nombre maximum la note
techniques points pour techniques pour chaque de points pour technique
primaires chaque critre critre technique chaque membre minimale
secondaires
technique secondaire de l'quipe

(v) Slection fonde sur les qualifications qualifications et exprience minimales


des consultants (QC) attendues du personnel essentiel propos.

Cette mthode peut tre utilise pour des Lattribution des points se fera comme dans
missions de trs faible importance pour les autres mthodes de slection, la principale
lesquelles un processus complet de soumission diffrence tant quils sont uniquement destins
et dvaluation de propositions concurrentes un usage interne.
dtailles nest pas justifi. Aprs la rception des soumissions, leur
Dans la mesure o il ne sagit pas dun valuation est entreprise sur la base des
processus de soumission complet, il ny a pas critres pralablement agrs; sera retenue
dannonce formelle des notations technique la socit ou la personne considre par la
et financire: les manifestations dintrt et commission dvaluation comme possdant
linformation sur lexprience et la comptence les qualifications et les rfrences les plus
des consultants pertinentes la mission sont appropries.
demandes par le biais dune publicit. La date La socit retenue est ensuite invite
limite et ladresse laquelle seront envoyes soumettre une proposition plus dtaille
la manifestation dintrt et les informations aussi bien technique que financire. Si cette
requises seront indiques dans la publicit, soumission est juge acceptable sur les
comme le seront les ventuelles instructions plans technique et financier par lentit
sur la forme de la soumission (nombre acheteuse, le soumissionnaire est invit
dexemplaires, copies papier ou images vido). ngocier le march.
Bien que les notes techniques ne soient
pas rendues publiques, une commission (vi) Slection par entente directe (SED)
dvaluation est charge dvaluer toutes les Comme dans le cas du processus un seul
soumissions sur la base de quelques critres, fournisseur (passation des marchs par entente
afin de sassurer que lvaluation est aussi directe) pour nimporte quel type de passation
objective que possible. Certains critres des marchs, la slection de consultants par
techniques doivent donc tre dfinis par entente directe ne procure pas les avantages
lentit acheteuse, de prfrence au moment de la concurrence en termes de qualit et de
de la rdaction de la publicit et en tout tat cot; elle manque de transparence et risque
de cause avant la date de clture des dencourager des pratiques inacceptables.
soumissions. Elle ne doit donc tre utilise que dans des
Comme pour les autres mthodes de slection, circonstances exceptionnelles et uniquement
la dfinition des critres techniques doit avec laccord exprs du FIDA.
prendre en considration les lments suivants: Toute demande de slection par entente directe
donnes de base pour dterminer le statut de la part dun emprunteur/bnficiaire devra
juridique et lexprience gnrale du tre accompagne dune justification dtaille,
consultant (copies de patentes valables, qui fera lobjet dun examen attentif pour
documents de dcharge fiscale ou permettre au FIDA de sassurer quil nexiste
comptes audits); pas dautres mthodes de slection possibles
ventuelles comptence, connaissance dans ce cas.
ou exprience spcifiques requises pour
la mission;

Module H3: Dossier dappel doffres FIDA Manuel


concernant
Module de passation
les services
H: Invitation des marchs
de consultants
soumettre des offres 81
Lapprobation ne peut tre obtenue que sil est pour les marchs dun montant trs faible;
dmontr que cette mthode prsente un net lorsquune entreprise est la seule possder
avantage par rapport lappel la concurrence. les qualifications requises ou lexprience
Cela peut se produire, par exemple: ncessaire pour la mission considre.
pour les missions qui sont dans le
On trouvera ci-aprs un tableau de synthse
prolongement naturel dactivits antrieures
reprenant lensemble des diffrentes mthodes
menes par le consultant concern;
de slection, ainsi quun ordinogramme
lorsquune slection rapide est essentielle
indicatif qui servira au choix des mthodes:
(par exemple, dans une situation durgence);

Mthode utiliser lorsque l'on Restrictions Critres rvler Base de


de recherche . l'utilisation l'adjudication
slection
SFQC L'quilibre entre la qualit et Aucune Techniques et financiers Note combine la plus
le cot leve
SFQ La plus haute qualit Contraintes Techniques uniquement Note technique la plus
disponible, quel qu'en soit le budgtaires leve
cot

SMC La comptence au moindre Aucune Note technique minimale Prix le plus bas pour une
cot note technique minimale
SCBD La qualit dans le cadre d'un Aucune Budget disponible Note technique la plus
budget dtermin leve dans la limite du
budget
QC Les comptences, les Faible valeur Comptences, Plus haute qualification
connaissances et l'exprience uniquement connaissances et exprience
SED La continuit/la rapidit/ Faible valeur ou S.O. Ngociation
la comptence, les circonstances
connaissances ou une exceptionnelles
exprience uniques

82 FIDA Manuel
Dossier de doffres
dappel passation des marchs
Choisir une mthode de slection pour les services de consultants

Existe-t-il une raison justifiant Slection d'un


La valeur
OUI le renoncement un OUI fournisseur
est-elle
processus concurrentiel? unique
peu leve?

NON

Qualifications
NON Les services sont-ils de type OUI des
NON courant et court terme?
consultants

Slection dans
Existe-t-il un Le budget peut-il le cadre
cot OUI NON
Votre priorit budget dtermin? tre dpass? d'un budget
est-elle dtermin
A) le cot,
Voulez-vous
B) la qualit, NON OUI
C) les deux? A) payer le prix le moins lev
Les deux possible pour le service, ou
B) obtenir un quilibre entre une
bonne qualit et un prix

Module H3: Dossier dappel doffres


raisonnable?

Module
Slection au
Qualit Prix le moins moindre cot

FIDA
lev possible

concernant
Manuel
H: Invitation
Un quilibre
Le cot sera-t-il Slection
un facteur dans

les services
OUI fonde
votre dcision
sur la qualit

de passation
d'adjudication?

soumettre
et le cot

des
des
NON

NON

offres
marchs
de consultants
Slection
Reconfirmer: il n'y a pas de contraintes OUI fonde
et la qualit est l'unique critre d'valuation
sur la qualit

83
1.6 Le budget? 1.8 Le type et les conditions du
Si la SCBD est la mthode de slection retenue, contrat propos
la communication du budget devient essentielle. On considre trs gnralement quil est de
Avec dautres mthodes, la DP prsente bonne pratique de mettre la disposition des
habituellement soit: soumissionnaires un modle du contrat propos
une estimation du nombre de personnes et des conditions contractuelles (y compris les
essentielles et de la dure de leur contribution, modalits et le calendrier de paiement48) auxquelles
soit ils seront soumis au cas o ils remporteraient un
le cot estimatif. march. Cette publication prcoce des exigences
contractuelles offre un certain nombre davantages:
Mais il est inhabituel de prsenter les deux lments, elle donne aux soumissionnaires la possibilit de
tant donn que prescrire le budget et le nombre dcider, en pleine connaissance du processus de
de jours de travail reviendrait essentiellement passation des marchs, sils souhaitent ou non
fixer les tarifs quotidiens des consultants et pourrait participer un appel doffres;
par consquent limiter la concurrence entre les en rendant publics ds le dpart le modle
soumissionnaires dans ce domaine. de contrat et les conditions contractuelles, on
vitera dventuelles contestations futures, les
1.7 Les critres de slection qui soumissionnaires ne pouvant pas prtendre ne
seront appliqus pas tre informs des dispositions ou obligations
Sil ny a pas eu de prslection47, il sera ncessaire contractuelles (aspect particulirement pertinent
dindiquer les documents que les soumissionnaires du point de vue des conditions de paiement);
devront fournir pour dmontrer quils possdent elle acclre le processus entre ladjudication
les qualifications requises pour participer lappel du march et la signature du contrat, puisque
doffres. Il sagira notamment de: le soumissionnaire a dj pris connaissance du
leur exprience et leurs antcdents concernant format et des conditions gnrales du contrat
lexcution de marchs similaires; et les a accepts, ce dont tmoigne le fait quil
leur capacit de mener bien les services; a soumis une offre.
leur situation financire (comptes audits Les diffrents types de contrats utiliss dans les
ou dclarations de solvabilit financire marchs de services de consultants sont expliqus
manant dune banque); de manire plus dtailles dans le ModuleI3.
leur statut juridique et/ou fiscal (copies
de patentes valables ou documents de
dcharge fiscale;
dun nonc des besoins minimaux
satisfaire aux fins de lvaluation.

47 Voir le ModuleG1.
48 Voir les modules du groupe J.

84 FIDA Manuel
Dossier de doffres
dappel passation des marchs
ModuleI1: Types de marchs
applicables aux biens
Objet du module
Ce module contient des avis dordre gnral sur les principaux types de marchs habituellement
rencontrs dans la passation des marchs concernant les biens et sur les conditions dans lesquelles
leur utilisation est approprie.

Champ dapplication
Ce module sapplique uniquement la passation des marchs concernant les biens. Dautres modules,
dans ce mme groupe, concernent les types de marchs relatifs aux travaux et aux services.

1. Considrations dordre gnral Les marchs de fourniture uniquement


comporteront gnralement les informations
Tout comme il existe de nombreuses mthodes de
suivantes:
passation des marchs et de slection, il existe aussi
lorigine des fonds;
un certain nombre de types de marchs auxquels
le prix contractuel;
on peut avoir recours en fonction de leur objet.
les conditions de livraison prvues
Les principales considrations, quant au type de au march (par exemple, mthode
contrat, concernent: dexpdition, Incoterms);
la nature et le niveau de dfinition du march; et la date de livraison, calcule partir de
la rpartition du risque entre les Parties la priode de livraison du fournisseur;
contractantes. les conditions contractuelles applicables;
la description/les spcifications des biens
Une troisime considration, dordre moins
conformment la soumission;
essentiel, se rapporte au niveau de supervision que
les modalits de paiement/la mthode
lemprunteur/le bnficiaire peut tre en mesure
de paiement;
dassurer.
la garantie dachvement, le cas chant;
les conditions relatives la livraison/
Types de march
lexpdition, lorsque lexpdition est
(i) Fourniture uniquement organise par le fournisseur;
les exigences en matire dassurance, si les
Dans la majorit des cas, les marchs relatifs
dispositions en la matire doivent tre prises
aux biens concerneront uniquement leur
par le fournisseur;
fourniture. Cela signifie que le march sera
la documentation ncessaire;
considr comme achev lorsque les biens
les prcisions concernant la diffusion de
auront t livrs de manire satisfaisante,
la documentation;
conformment aux Incoterms49 prvus dans
les exigences en matire demballage; et
le march.
les marques dexpdition/ladresse du
Le paiement intgral (ou le paiement final destinataire.
si le march prvoit un paiement anticip 50)
sera effectu la livraison; il est cependant (ii) Fourniture et service
important de noter que les dfinitions de
Ce type de march convient lorsque les biens
livr et de livraison varient suivant les
fournir impliquent un certain lment de
Incoterms. Dans certains cas, livr signifie
service entreprendre par le contractant aprs
matriellement remis entre les mains du client;
la livraison. Il pourrait sagir:
dans la plupart des Incoterms, toutefois, la
de linstallation ou de la mise en service
livraison est rpute intervenue lorsquil est
(usines de transformation, par exemple);
tabli, sur une base documentaire, que les
de lassemblage final (dans le cas de
produits ont t expdis. Il est par consquent
produits fournis partiellement assembls
essentiel de comprendre parfaitement les
ou dmonts aux fins de lexpdition);
Incoterms et ce quils impliquent.

49 Voir le ModuleH1.
50 Voir le ModuleJ.

Module I1: TypesFIDA


Module H: Manuel deapplicables
deInvitation
marchs passation
soumettredes marchs
des
aux offres
biens 85
de la formation au fonctionnement et/ou Les accords-cadres ont pour objectif de
la maintenance du produit (gnralement minimiser le gaspillage dargent et deffort
limit aux produits hautement spcialiss); que reprsente la prparation de multiples
de la prise en charge directe de lentretien procdures de passation de petits marchs
courant ou de la maintenance. similaires en convenant avec un fournisseur de
prix fixes pendant un laps de temps donn. Le
Le paiement est souvent effectu sparment
regroupement des besoins se traduira par une
pour les deux lments (biens et services)
concurrence accrue entre les fournisseurs pour
et le paiement final ne doit intervenir qu
remporter le droit de fournir tous les besoins
lachvement de la prestation des services
correspondant lobjet de laccord-cadre.
conformment au march.
Les pices de rechange, fournitures de bureau
Le march doit comprendre toutes les
ou fournitures mdicales figurent parmi
informations requises pour les marchs de
les types de biens dont des accords-cadres
fourniture uniquement; mais il doit inclure
permettraient lacquisition de manire efficace.
en outre:
les dates de dbut de chaque lment
de service; 2. Rsum
la ventilation du prix global de manire En rsum:
faire apparatre le prix de chacun des
lments de service; Caractristiques du Utilisation
les modalits de paiement des contrat
diffrents services;
Le contrat est achev la Fourniture uniquement
la responsabilit de chaque partie en livraison des biens
termes de fourniture de main-duvre, Le contrat inclut l'un ou Fourniture et service
dquipement et de services dutilit l'autre des services numrs
publique; ci-dessus
la dure du service et le nombre ncessaire Fourniture rpte sur un laps Accord-cadre
de membres du personnel du contractant; de temps donn
les frais de dplacement arien, les frais
de subsistance, assurances, etc., pour le
personnel du contractant;
la documentation fournir pour
dmontrer lachvement de chaque service
(par exemple, Certificat dachvement
des travaux);
les ventuels dessins et schmas pertinents.

(iii) Accords-cadres
Un accord-cadre (ou march commandes)
peut constituer un moyen efficace, conomique
et souple de passation des marchs de biens,
de travaux ou de services requis de manire
continue ou rptitive sur un laps de temps
donn.
Les accords-cadres sont particulirement utiles
pour les biens, travaux et services facilement
disponibles sur le march local, ou pour les
biens dure de conservation relativement
courte. Bien quil nexiste pas de rgles tablies
relatives lutilisation des accords-cadres,
on estime gnralement que si le niveau des
dpenses annuelles cumules est lev, ou si
le nombre de processus de passation des
marchs entrepris au cours dune mme anne
est suprieur 10 ou 15 pour un groupe de
biens similaires, il conviendrait denvisager
un accord-cadre.

86 FIDA Manuel
Dossier desde
dappel
Passation passation des marchs
doffres
marchs
Module I2: Types de marchs applicables
aux travaux
Objet du module
Ce module contient des avis dordre gnral sur les principaux types de marchs habituellement
rencontrs dans la passation des marchs concernant les travaux et sur les conditions dans lesquelles
leur utilisation est approprie.

Champ dapplication
Ce module sapplique uniquement la passation des marchs concernant les travaux. Dautres modules,
dans ce mme groupe, concernent les types de contrats passs dans les marchs relatifs aux biens et aux
services.

1. Considrations dordre gnral La plupart des types de march cits ci-dessus


connaissent des ajustements de prix au cours de
Tout comme il existe de nombreuses mthodes de
leur excution, tenant compte dalas soit
passation des marchs et de slection, il existe aussi
de construction, soit de provisions pour hausse
un certain nombre de types de marchs auxquels
des prix, soit des deux. Les provisions pour alas
on peut avoir recours en fonction de leur objet.
de construction se rapportent des augmentations
Les principales considrations, quant au type de ou des rductions du volume du projet (on les
march, se rapportent : dsigne normalement sous le nom dordres de
la nature et la complexit du besoin; modification) tandis que les provisions pour
lenvergure et la dure du march; hausse des prix se rapportent aux variations des prix
le niveau de dfinition du besoin et de llment dues linflation, des dcisions rglementaires ou
de risque/incertitude; la politique gouvernementale.
la capacit technique de lemployeur, ainsi que
Les diffrents types de marchs sont dcrits ci-
ses ressources en matire de conception et de
dessous, avec de brves observations sur leurs
supervision;
utilisations, leurs avantages et leurs inconvnients.
le budget;
On notera que, pour les marchs de travaux de gnie
lexprience antrieure;
civil/construction complexes ou de valeur leve
le niveau de dfinition du march.
(dun montant suprieur 5 millions dUSD), il
est recommand dutiliser le dossier dappel doffres
2. Types de march et les formules de contrat publis par la Fdration
On considre de manire gnrale quil existe huit internationale des ingnieurs-conseils (FIDIC) afin
types principaux de marchs de travaux: de garantir une protection juridique adquate de
marchs forfait (LS); lacqureur au cours de lexcution de ces
marchs sur devis quantitatif Les deux types grands marchs.
(DQ), prix unitaires (UR) les plus courants
ou au mtr; (i) Marchs forfait
marchs sur dpenses contrles; Dans les marchs forfait, le prix est dtermin
prix forfaitaire; au dbut dun projet et demeure inchang tout
avec pourcentage; au long de son excution. Cette formule est
cot dobjectif (+ incitation ou prime); adquate si lampleur et le calendrier du projet
fourniture et rection/installation; sont suffisamment dfinis pour permettre
conception et construction; den estimer les cots avec un haut degr
contrats cls en main; et de prcision.
contrats de gestion.

Module
ModuleI2:I1:
Types
Module de
TypesH:marchs
FIDA
de Manuel applicables
Invitation
marchs soumettreaux
deapplicables
passation des
destravaux
marchs
aux offres
biens 87
Quand les utiliser Petits travaux ou constructions Quand les Utiliss pour la majorit des
bien dfinis de courte dure utiliser projets de construction lorsque la
conception n'a pas t finalise
Grandes usines de
au stade de l'appel d'offres
transformation (cls en main)
Avantages pour Bases quitables pour les
Avantages pour Montant fixe pour la
l'emprunteur/le soumissions
l'emprunteur/le budgtisation
bnficiaire bnficiaire Facilitent la comparaison et
Facilit de gestion
l'valuation des offres
Peu ou pas de devis quantitatif
Adaptables aux changements
Moins de documentation
Paiements priodiques suivant
Inconvnients Aucune souplesse pour des les flux de trsorerie des
pour changements marchs
l'emprunteur/le Risque accru pour les Normalement, peu de diffrence
bnficiaire entrepreneurs, entranant des entre le prix offert et le prix final
prix plus levs du march
Inconvnients Problmes lis aux offres/prix
pour unitaires dsquilibrs
(ii) Marchs sur devis quantitatifs (DQ)/ l'emprunteur/le
prix unitaires (UR) ou au mtr La prparation et le suivi d'un
bnficiaire march sur DQ dtaill peuvent
Utiliss pour la majorit des projets de prendre beaucoup de temps
construction, ces marchs reposent sur une
estimation du volume des lots de travaux et
sur des prix unitaires agrs, incluse dans le
(iii) Marchs sur dpenses contrles
march sous la forme dun mtr dvaluation. Dans la mthode des marchs sur dpenses
Le paiement est fond sur la mesure du volume contrles, lemployeur convient de payer
des travaux effectus, en appliquant les prix lentrepreneur la totalit des dpenses
unitaires agrs. Le prix dfinitif du march de main-duvre et de matriaux, plus un
dpend par consquent du volume total des montant agr destin couvrir les frais
travaux effectus la date dachvement. gnraux et le bnfice.
Ce type de march convient, en gnral, aux Les honoraires pourraient reprsenter un
projets de construction comportant plusieurs pourcentage fixe du cot de la main-duvre
lots pouvant tre dfinis avec prcision dans et des matriaux (honoraires variables) ou
les documents de march. Il nest pas rare un montant fixe agr (honoraires fixes)
quon associe un march sur DQ pour certaines indpendant du cot total de la main-duvre
parties du projet et un march forfait pour et des matriaux. Dans le cas des honoraires
dautres aspects (par exemple, main-duvre variables, la prime verse lentrepreneur
et matriaux sur la base de prix unitaires et augmente avec le cot de la main-duvre et
montant forfaitaire pour les frais de gestion). des matriaux. Elle reste par contre inchange,
au montant prdtermin, dans le march
honoraires fixes.
Ce type de march est prfrer lorsque
le volume des travaux nest pas dtermin
ou trs incertain, et que les types de main-
duvre, de matriaux et dquipement
ncessaires sont tout aussi incertains. Il est
souvent pratiqu dans les situations durgence
o la rapidit est un facteur essentiel et qui
ne permettent pas dlaborer une proposition
chiffre en dtail. Il est impratif, dans ce type
de march, de conserver des relevs dtaills
et complets du temps et de tous les matriaux
et quipement utiliss par lentrepreneur pour
les travaux; lemployeur se trouve charg dune
responsabilit accrue, celle de veiller ce que
les dpenses soient surveilles et ce que les
demandes de rglement soient justifies.

88 FIDA Manuel
Dossier desde
dappel
Passation passation des marchs
doffres
marchs
Les paiements dus lentrepreneur
Quand les Situations d'urgence volutives lachvement du march sont rsums dans le
utiliser (sismes et inondations) avec
honoraires fixes
tableau ci-aprs.
Risque lev et incertitude
(percement de tunnels) avec Si le cot final du les paiements
honoraires variables (%) march s'tablit reprsenteront

Avantages pour Mobilisation prcoce et au cot d'objectif le cot d'objectif plus


l'emprunteur/le dmarrage rapide agr la rmunration agre
bnficiaire L'entrepreneur n'assume que 20% en dessous le cot dfinitif plus
peu ou pas de risques et il n'y du cot d'objectif
a donc pas de paiement de la rmunration agre plus
agr
dpenses imprvues (soit 20% une prime de x% des 20%
d'conomies) d'conomies
Inconvnients Ne convient pas aux appels
pour d'offres concurrentiels 20% au-dessus le cot dfinitif plus
l'emprunteur/le Avec les honoraires fixes, pas du cot d'objectif
bnficiaire la rmunration agre
d'incitation en faveur d'un travail agr moins
de qualit et en temps opportun (soit 20% de
dpassement de une pnalit de x% des 20%
Avec les honoraires avec cots) de dpassement de cots
pourcentage, pas d'incitation
limiter les dpenses
Personnel supplmentaire
Quand les utiliser Dans les situations de forte
ncessaire pour la surveillance
incertitude et de risque non
des dpenses
mesurable
Lorsqu'il est ncessaire
Du fait de lincertitude relative au budget de choisir un march avec
dfinitif, ce type de march nest pas frquent dpenses contrles, mais
dans les projets de dveloppement. avec des incitations
Avantages conomies ou
(iv) Marchs conclus sur la base dpassements de cots
dun cot dobjectif partags en fonction du cot
d'objectif dfinitif
Un march conclu sur la base dun cot
Risque partag par
dobjectif est essentiellement identique
l'employeur et l'entrepreneur
un march sur dpenses contrles auquel
sajoutent des incitations financires. Dans ce Inconvnients pour Ne convient pas aux appels
l'emprunteur/le d'offres concurrentiels
type de march, lemployeur et lentrepreneur bnficiaire
ngocient et se mettent daccord sur le Personnel supplmentaire
ncessaire pour la
cot final du projet le cot dobjectif.
surveillance des dpenses
Une rmunration sera en outre verse
lentrepreneur, en plus du cot dobjectif.
(v) Marchs de fourniture & rection/
titre dencouragement raliser des
conomies, les parties contractantes
installation
conviendront galement de partager les Ces marchs combinent la fourniture de
conomies ou les dpassements de cots biens et de travaux, puisquils comportent la
ventuels, suivant un ratio prdtermin fourniture et linstallation de matriels par
(par exemple, 50/50 ou 60/40). lentrepreneur. La conception et la supervision
sont assures par lemployeur ou par un agent
agissant en son nom.

Module
ModuleI2:I1:
Types
Module de
TypesH:marchs
FIDA
de Manuel applicables
Invitation
marchs soumettreaux
deapplicables
passation des
destravaux
marchs
aux offres
biens 89
Quand les Ne sont habituellement utiliss
(vi) Marchs de conception
utiliser que pour les activits telles que et construction
ponts de grandes dimensions,
Dans un march de conception et construction,
btiments publics, stations de
pompage, pipelines et pylnes lentrepreneur a une responsabilit accrue,
de transmission puisquil est responsable la fois de la
conception et de la construction.
Avantages pour March concernant la fois des
l'emprunteur/le biens et des travaux, avec une Ces marchs sont gnralement limits des
bnficiaire forte composante d'quipement
structures simples btiments non complexes,
Un seul entrepreneur responsable entrepts et petits projets pour lesquels
du projet, d'o moins de gestion rien ne justifie des processus distincts de
du march
conception et de construction. Les composantes
March forfait ou combinaison prfabriques produites en grandes quantits et
march forfait/prix unitaires
ou DQ
des dimensions standard sont courantes.
Conception & construction
Quand les Pour des structures riger
Permet l'innovation et utiliser assez rapidement et lorsque
l'exploration des concepts de l'employeur ne dispose pas d'un
pointe en matire de techniques dlai suffisant pour entreprendre
de conception et de construction le processus normal de
Inconvnients valuation trs complexe conception et d'appel d'offres
pour du fait des fluctuations des Habituellement utiliss pour
l'emprunteur/le cots d'quipement et des des besoins simples entrepts,
bnficiaire cots de possession entre les campements, installations de
soumissionnaires stockage, et btiments de
Habituellement caractriss par bureaux
un degr lev de fluctuation des Souvent utiliss lorsque le
quantits et des prix, rendant client ne possde pas de
difficile la budgtisation capacit de conception
Avantages pour Peuvent tre des marchs
l'emprunteur/le forfait
bnficiaire Un seul entrepreneur
responsable du projet, d'o
moins de gestion du march
Permet l'innovation et le recours
aux techniques nouvelles ou de
pointe en matire de conception
et de construction
Solution rapide
Inconvnients Absence de souplesse, la
pour plupart des composantes tant
l'emprunteur/le fabriques des dimensions
bnficiaire et suivant des conceptions
standard
L'entrepreneur assume le risque
de la conception et rclamera
une indemnit supplmentaire
cet effet
L'employeur doit souvent vrifier
les calculs de conception ou
employer un consultant
Difficiles valuer sur une base
comparable

90 FIDA Manuel
Dossier desde
dappel
Passation passation des marchs
doffres
marchs
(vii) Contrats cls en main (viii) Contrats de gestion ou PPP
Les contrats cls en main ressemblent aux Les contrats de gestion ou de partenariat public-
marchs de conception et construction en priv (PPP) sont pour lessentiel des contrats
cela que lentrepreneur est responsable la cls en main comportant un financement par
fois de la conception et de la construction. un investisseur dans les cas o le propritaire
La diffrence essentielle, toutefois, est que ne dispose que dun budget ou dune capacit
les contrats cls en main sont gnralement demprunt limits. Les contrats de gestion ou
employs dans des situations plus complexes, PPP courants sont dfinis ci-aprs.
o il nest habituellement pas possible de BOT Construction, exploitation
dterminer ds le dpart toute lenvergure et transfert
du projet et ses spcifications dtailles. BOO Construction, exploitation
et proprit
On emploie souvent, pour les contrats cls
BOOT Construction, exploitation,
en main, un processus dappel doffres en
proprit et transfert
deux tapes. Dans la premire tape, on
DBOM Conception, construction,
sollicite des concepts visant concrtiser
exploitation et maintenance
la vision de lemployeur quant aux travaux
(habituellement dsigns sous le nom
prvus, sur la base de rflexions initiales et
de DBO)
dindications prliminaires. La demande
DBMF Conception, construction,
de propositions relatives au concept peut
maintenance et financement
tre adresse une liste dentrepreneurs
DBOMF Conception, construction,
prslectionns. Le concept rpondant le
exploitation, maintenance et financement
mieux la vision de lemployeur est accepte,
BOLT Construction, exploitation,
et la deuxime tape consiste alors solliciter
location et transfert.
des propositions technique et financire
dtailles sur la base du concept retenu. Un certain nombre dlments doivent faire
lobjet dun examen trs attentif lorsquon
Lentrepreneur tant responsable de
envisage davoir recours ce type de contrat,
lachvement de lensemble du projet, les
et notamment:
contrats cls en main sont normalement
le projet doit tre conomiquement viable
excuts sur une base forfaitaire. Suivant la
pour le secteur public;
dure du contrat, il peut aussi y avoir une clause
le projet doit tre financirement viable
de rvision des prix pour couvrir les hausses
pour le secteur priv;
annuelles de salaires ou des fluctuations
il faut un juste quilibre du risque et de
extrmes des prix du march des matriaux.
la rcompense entre les secteurs public
et priv;
Quand les utiliser Similaires aux marchs de
conception et construction,
le secteur public doit parvenir une
mais beaucoup plus complexes optimisation des ressources.
(par exemple, usines complexes
Le tarif propos (recettes pour linvestisseur) est
de transformation industrielle)
un lment de premier plan dans lvaluation
Avantages pour L'entrepreneur est responsable de loffre.
l'emprunteur/le de l'ensemble des travaux pour
bnficiaire le produit final spcifique et la
contribution de l'employeur,
en termes de temps, est par
consquent trs limite
Inconvnients Trs coteux, car l'entrepreneur
pour assume tous les risques
l'emprunteur/le Comporteront souvent une
bnficiaire formule de rvision des prix, ce
qui rend la budgtisation difficile

Module
ModuleI2:I1:
Types
Module de
TypesH:marchs
FIDA
de Manuel applicables
Invitation
marchs soumettreaux
deapplicables
passation des
destravaux
marchs
aux offres
biens 91
Quand les utiliser Pour les projets producteurs (ix) Accords-cadres
de recettes (routes page, Un accord-cadre (ou march commandes)
lectricit, eau, transport, sant peut constituer un moyen efficace, conomique
et ducation)
et souple de passation des marchs de biens,
Avantages pour Assortis d'un financement, et de travaux ou de services requis de manire
l'emprunteur/le donc relativement peu coteux continue ou rptitive sur un laps de temps
bnficiaire en termes de dpenses
budgtaires
donn.
Apport de ressources et Les accords-cadres sont particulirement utiles
d'expertise du secteur priv pour les travaux de faible ampleur qui peuvent
Meilleure optimisation des tre facilement raliss par des acteurs du
ressources dans la passation march local. Bien quil nexiste pas de rgles
de marchs de services publics tablies relatives lutilisation des accords-
par le biais de la concurrence
cadres, on estime gnralement que si le niveau
Meilleure performance des dpenses annuelles cumules est lev,
oprationnelle et commerciale
ou si le nombre de processus de passation
Cot et risque la charge de des marchs entrepris au cours dune mme
l'investisseur
anne est suprieur 10 ou 15 pour un groupe
Inconvnients Exigent une planification et un dactivits similaires, il conviendrait denvisager
pour examen attentifs un accord-cadre.
l'emprunteur/le Le prix global est lev parce
bnficiaire que l'entrepreneur assume la Les accords-cadres ont pour objectif de
plus grande partie du risque minimiser le gaspillage dargent et defforts
Peut impliquer un risque trs que reprsente la prparation de multiples
lev si les recettes attendues procdures de passation de petits marchs
ne se concrtisent pas similaires en convenant avec un fournisseur de
prix fixes pendant un laps de temps donn. Le
regroupement des besoins se traduira par une
concurrence accrue entre les fournisseurs pour
remporter le droit de fournir tous les besoins
correspondant lobjet de laccord-cadre.
Les remises en tat, rparation et/ou
maintenance de routine de bureaux ou de
terrains figurent parmi les types de travaux dont
des accords-cadres permettraient lacquisition
de manire efficace.

92 FIDA Manuel
Dossier desde
dappel
Passation passation des marchs
doffres
marchs
ModuleI3: Types de marchs concernant
les consultants
Objet du module
Ce module contient des avis dordre gnral sur les principaux types de marchs habituellement passs
pour les services de consultants et sur les conditions dans lesquelles leur utilisation est approprie.

Champ dapplication
Ce module sapplique uniquement la passation des marchs concernant les consultants. Dautres
modules, dans ce mme groupe, concernent les types de marchs relatifs aux biens et aux travaux.

1. Considrations dordre gnral Quand les Missions relativement simples


Tout comme il existe de nombreuses mthodes utiliser et bien dfinies, ou missions
de passation des marchs et de slection, il existe dans lesquelles il n'existe pas de
facteurs externes susceptibles
aussi un certain nombre de types de marchs
d'influencer les rsultats et donc
auxquels on peut avoir recours en fonction chappant au contrle
de lobjectif. du consultant
Les principales considrations, quant au type de Avantages Le montant du march est fixe
march, concernent: pour et inclut les honoraires et les
l'emprunteur/ dpenses professionnels
la nature et le niveau de dfinition du march;
le bnficiaire Le risque financier est transfr
et
la rpartition du risque entre les Parties l'entrepreneur/consultant, et aucun
dpassement de cots ne peut
contractantes. tre imput au client
Une troisime considration, dordre moins Il n'y a pas d'lments
essentiel, se rapporte au niveau de supervision remboursables prendre
que lemprunteur/le bnficiaire peut tre en en compte
mesure dassurer. Inconvnients Risque accru pour les
pour entrepreneurs, entranant des prix
l'emprunteur/ plus levs
2. Principaux types de marchs le bnficiaire Les ventuelles conomies
Il existe essentiellement deux variantes des marchs en termes d'honoraires ou de
types pour les services de consultants: dpenses ne bnficient pas
au client
(i) Rmunration forfaitaire
Le paiement du montant forfaitaire peut
Dans les marchs rmunration forfaitaire,
intervenir selon diverses modalits:
le prix est dtermin au dpart et demeure
100% la fin de la mission (ou 10%
inchang au cours de lexcution. La formule
davance et 90% lachvement);
convient dans les cas o lampleur et le
de grandes tapes spcifiques au cours de
calendrier dun projet sont dfinis assez
la mission; ou
clairement pour permettre den estimer le cot
lobtention de rsultats spcifiques
avec un haut degr de prcision.
attendus au cours de la mission.

Module
Module
I3: Types
I1:
Module FIDA
Types Manuel
de marchs
H:
deInvitation
marchs deapplicables
passation
concernant
soumettre des marchs
les consultants
des
aux offres
biens 93
(ii) Au temps pass Comme dans tous les marchs, le moment
o les paiements sont effectus dpendra du
Un march rmunr au temps pass est caractre spcifique du march proprement
un march dans lequel le consultant preste dit, de sa dure, du programme de travail et
des services sur la base de taux unitaires des rsultats attendus; il est toutefois normal,
pralablement convenus (taux horaire, taux pour ce type de march, deffectuer une petite
journalier, etc.) et calcule sa rmunration avance (un paiement maximum de 10% est
en fonction du temps pass lexcution habituellement recommand) couverte par une
de la mission. Les dpenses effectives sont caution de restitution davance51, suivie par des
aussi imputes lemprunteur/au bnficiaire, paiements chelonns, dclenchs par:
et rembourses sur la base dun budget lexpiration dun dlai donn (par exemple
prvisionnel pralablement convenu. Ce un mois, un trimestre);
type de march doit prvoir le montant lachvement dune tche spcifique; ou
total maximum des paiements (plafond) la prsentation/la rception52 dun rsultat
et pourra, mais pas ncessairement, inclure attendu spcifique.
une provision pour alas dexcution.

Quand les Largement utilis pour les tudes


3. Autres types de marchs
utiliser complexes, la supervision de Il existe un certain nombre dautres types de
constructions, les services marchs, mais ils sont rarement utiliss dans la
consultatifs techniques et les
cadre des projets financs par le FIDA. Dans un souci
missions de formation
dexhaustivit, toutefois, ils sont trs brivement
Utilis lorsque la nature et la
dcrits ci-aprs.
porte des services ne peuvent
pas tre tablies de manire
assez prcise, ou lorsque la (i) Accords-cadres
dure et l'tendue des services
Un accord-cadre (ou march commandes)
sont soumises des variables
chappant au contrle du peut constituer un moyen efficace, conomique
consultant et souple de passation des marchs pour
Avantages pour Prix unitaires infrieurs, puisque des services requis de manire continue ou
l'emprunteur/le le consultant prend un moindre rptitive sur un laps de temps donn.
bnficiaire risque de dpassement de cots
Les accords-cadres sont particulirement utiles
Les conomies ventuelles pour les services de faible ampleur qui peuvent
bnficient l'emprunteur/au
tre facilement raliss par des acteurs du
bnficiaire
march local. Bien quil nexiste pas de rgles
Inconvnients Le risque de dpassement tablies relatives lutilisation des accords-
pour de cots est la charge de
cadres, on estime gnralement que si le niveau
l'emprunteur/le l'emprunteur/du bnficiaire
bnficiaire des dpenses annuelles cumules est lev,
Le march doit tre suivi et
ou si le nombre de processus de passation
administr de prs, pour garantir
que la mission se droule de des marchs entrepris au cours dune mme
manire satisfaisante et que anne est suprieur 10 ou 15 pour un groupe
les paiements facturs par les dactivits similaires, il conviendrait denvisager
consultants soient corrects un accord-cadre.

Les bases sur lesquelles sont effectus les Les accords-cadres ont pour objectif de
paiements sont les suivantes: minimiser le gaspillage dargent et defforts
que reprsente la prparation de multiples
pour la rmunration, le taux unitaire
procdures de passation de petits marchs
convenu multipli par le nombre dunits
similaires, en convenant avec un fournisseur de
prestes;
prix fixes pendant un laps de temps donn. Le
pour les frais remboursables, les lments regroupement des besoins se traduira par une
remboursables tablis partir des dpenses concurrence accrue entre les fournisseurs pour
effectives. remporter le droit de fournir tous les besoins
correspondant lobjet de laccord-cadre.

51 Voir le ModuleJ.
52 La question de savoir si le paiement doit seffectuer la prsentation dun rsultat attendu (un rapport) ou sa rception par
le client peut tre ngocie (voir le ModuleM2). Les entrepreneurs prfreront gnralement que le paiement soit dclench par
la prsentation dun produit parce quils peuvent agir sur ce facteur et que cela limine le risque de retards dans les paiements
imputables labsence dune expression de rception par le client. Les acheteurs, quant eux, prfreront que la rception du
produit attendu prcde le paiement afin dtre assurs que ce produit rponde leurs besoins. Il est frquent de parvenir une
solution de compromis, savoir que: si un produit a t prsent sans quaucune observation nait t formule par le client dans
un dlai donn, le processus de paiement est dclench.

94 FIDA Manuel
Dossier desde
dappel
Passation passation des marchs
doffres
marchs
(ii) Marchs avec provision et/ou (iv) Marchs prestations indtermines
commission finale Ce type de march est utilis lorsquon a
Ces marchs sutilisent frquemment dans besoin de services spcialiss la demande
les cas o les consultants (banques ou pour obtenir des conseils ou des services dont
tablissements financiers) sont chargs lampleur et le calendrier de ralisation ne
dentreprendre des activits financires peuvent pas tre dfinis lavance.
spcialises comme la prparation de cessions On y fait couramment appel pour sattacher
ou de fusions dentreprises, ou des oprations les services de conseillers en vue de
de privatisation. lexcution de projets complexes tels que:
La rmunration du consultant comprend panels de mdiateurs spcialiss pour le
une provision et une commission finale, cette rglement de diffrends, experts en matire de
dernire tant normalement exprime en rformes institutionnelles ou de passation des
pourcentage du prix de vente des actifs. marchs, experts pour rsoudre des problmes
techniques, etc., normalement pour une
(iii) Marchs au pourcentage priode dun an ou davantage.
Ces marchs sont communment utiliss Lentit acheteuse et lentreprise se mettent
pour les services darchitectes. Mais ils peuvent daccord sur les taux unitaires de rmunration;
aussi sappliquer, de la mme manire, aux les paiements sont effectus sur la base
spcialistes de la passation des marchs ou du temps de travail rel et des ressources
aux agents des socits dinspection. effectivement utilises.
Dans les marchs au pourcentage, les
honoraires verss au consultant sont
directement lis au cot estimatif ou effectif
du projet de construction, ou au cot des
biens achets ou inspects.
Ces marchs sont ngocis sur la base des
normes du march applicables aux services
et/ou des taux de rmunration exprims en
personnes-mois de ces services, ou bien font
lobjet dun appel la concurrence.
En ce qui concerne les services darchitecture
ou dingnierie, les marchs au pourcentage
nincitent pas une conception ou une
excution conomiques des projets. Lutilisation
de cette formule pour les services darchitectes
nest recommande que si les marchs reposent
sur un cot dobjectif fixe et couvrent des
services bien dfinis.

Module
Module
I3: Types
I1:
Module FIDA
Types Manuel
de marchs
H:
deInvitation
marchs deapplicables
passation
concernant
soumettre des marchs
les consultants
des
aux offres
biens 95
ModuleJ: Modalits de paiement,
cautions, retenues et garanties
Objet du module
Ce module fournit une explication des diffrentes modalits et mthodes de paiement et dcrit les divers
types de cautions souvent utiliss dans la passation des marchs.

Champ dapplication
Comme tous les marchs supposent un paiement, la section 1 de ce module sapplique tous les
marchs passs. tant donn toutefois que tous les marchs nexigent pas de cautions et de garanties,
la section 2 sappliquera uniquement aux cas o de tels instruments sont ncessaires.

1. Paiement appel cette mthode de paiement, car une fois


mise, la L/C ne peut pas tre rvoque: elle leur
Lorsquon rflchit au paiement, deux questions
fournit donc une garantie de paiement. Cette
principales doivent tre prises en considration:
mthode implique des cots, lis aux frais facturs
comment le paiement doit-il tre effectu (mthodes
par linstitution financire pour lmission et la
de paiement) et quand il doit ltre (modalits
gestion de la L/C; il est souvent possible, toutefois,
de paiement). Ces deux aspects sont examins
de ngocier avec le fournisseur afin quil prenne
de manire plus approfondie dans les sections
en charge ces frais, tant dans son propre pays que
suivantes de ce module.
dans le pays dorigine, tant donn que la L/C est
Indpendamment des mthodes et des modalits, essentiellement mise son avantage.
le march doit stipuler la monnaie de paiement, le
Les lettres de crdit ne sont gnralement pas
processus de calcul du taux de change, le cas chant
utilises pour les marchs concernant les services,
et toute ventuelle formule de calcul des intrts en
dans lesquels la dfinition de la bonne fin du
cas de retard des paiements.
march est plus subjective et peut donc difficilement
relever de lapprciation dune institution financire
1.1 Mthodes de paiement (comment indpendante.
le paiement doit tre effectu)
On pourra trouver des prcisions complmentaires
Il existe plusieurs mthodes applicables pour
sur les lettres de crdit, leur utilisation et les
effectuer des paiements aux fournisseurs,
meilleures pratiques ladresse: http://www.sitpro.
entrepreneurs ou consultants. On citera notamment:
org.uk/trade/lettcred.html
le fonds de petite caisse, utilis uniquement pour
les transactions intervenant dans les oprations 1.2 Modalits de paiement (quand
quotidiennes dun projet; paiement doit tre effectu )
le paiement par chque, utilis pour le rglement ce titre, deux aspects secondaires se prsentent:
dans le pays de biens et de services, lorsquil existe combien de temps prendra le transfert du montant
des possibilits dmission de chques sur des payer et quand le paiement peut-il tre demand?
comptes bancaires;
Combien de jours faudra-t-il pour effectuer le
le virement bancaire, utilis pour les versements paiement?
directs sur le compte du fournisseur. Cette mthode
Le dlai standard de paiement dans la passation
est couramment utilise pour les paiements
des marchs publics varie gnralement entre 30
internationaux ou pour les paiements priodiques
et 60 jours compter de la rception53 par lentit
au mme bnficiaire;
acheteuse des biens, travaux ou services.
la lettre de crdit (L/C), qui est un document
Il convient, lors de laccord sur les dlais de
mis par une institution financire (gnralement
paiement, dtre raliste. Les paiements aux
une banque de bonne rputation) et constitue
fournisseurs ou aux entrepreneurs impliquent
un engagement irrvocable de paiement un
souvent de longs processus internes; il est par
bnficiaire sur prsentation des documents
consquent ncessaire dtre le plus ralistes possible
conformes mentionns dans la lettre de crdit.
dans laccord sur les modalits de paiement retenues
Les fournisseurs internationaux font souvent
au titre du march.

53 Comme dfinie par le march.

Module J: Modalits
ModuledeI1: TypesFIDA
Module
paiement,
H: Manuel deapplicables
deInvitation
marchs
cautions, passation
retenues des
soumettreetdesmarchs
aux
garanties
offres
biens 97
Les flux de trsorerie constituent un facteur Ils sassurent ainsi que leur flux de trsorerie ne sera
important pour les fournisseurs et les entrepreneurs, pas ngatif pendant les premiers stades dexcution
qui peuvent offrir des rabais en change du march.
dun paiement rapide cette formule tant
Bien que cette dmarche soit, dans son principe,
financirement plus avantageuse pour eux. Il est
gnralement acceptable, un bon agent de passation
vrai que plus un fournisseur ou un entrepreneur
des marchs demandera des explications et
doit attendre pour tre pay, plus slvera le prix
examinera les demandes de paiement anticip pour
des biens, travaux ou services. Aucune des deux
sassurer que le montant du paiement anticip est
parties au march na cependant avantage ce que
justifi et authentique. Il demandera par exemple
soient promis des paiements rapides si les systmes
cet effet au fournisseur, lentrepreneur ou au
ou les procdures qui existent au sein du systme
consultant dapporter des preuves de la dpense
national ou du projet nen offrent pas la possibilit.
initiale quils affirment devoir engager et il sassurera
De telles fausses promesses ne peuvent que crer que le montant de lavance demande correspond
des difficults au cours de lexcution lorsque le bien la dpense effective.
paiement intervient au-del de la date fixe dans
En rgle gnrale, les biens achets dans le
le march, ce qui peut ternir la rputation, entraner
commerce auprs dun ngociant ou dun
une hausse des prix pour les marchs futurs, des
concessionnaire ne devraient normalement pas
demandes dintrts ou, dans les cas les plus
exiger de paiement anticip. Le fournisseur naura
extrmes, des recours juridiques contractuels. pas de dpenses initiales excessives supporter et
Quand les paiements peuvent-ils tre demands? pourrait mme bnficier dun crdit sur ces biens,
ce qui signifie quil naura en fait effectu aucune
Il nest pas systmatique que le paiement soit
dpense au moment o il livrera les biens.
intgralement effectu la fin du march. En fait,
ce cas ne se prsente souvent que dans les marchs Des paiements anticips ne devront jamais tre consentis
les plus simples de fourniture. pour couvrir les dpenses normales lies une activit ou
aux outils du mtier on ne donnera pas une avance
Les paiements peuvent tre effectus:
un charpentier pour quil sachte un nouveau marteau.
100% lachvement du march;
des tapes chronologiques du march; On observe souvent que les paiements anticips
sur la base de pourcentages ou de montants sont prsents sous la forme dun pourcentage du
convenus, suivant les prcisions contenues prix global du march. Cette prsentation sous la
dans le march; forme dun pourcentage nest certes pas totalement
lachvement de manifestations, de grandes incorrecte, mais il serait plus clair, dans le cadre
tapes, de livraisons ou de rsultats attendus. dun march, dindiquer plutt le montant exact
payer. La raison en est simple: si le chiffre est bas
Paiements anticips sur un pourcentage et si le prix de la composante
Dans cette formule, trs apprcie par les du march servant de base au calcul du pourcentage
fournisseurs et les entrepreneurs, des paiements sont augmente, la valeur de lavance augmente galement,
effectus au dmarrage dun march avant mme la alors que son augmentation pourrait ne pas
fourniture des biens ou la ralisation des travaux ou tre justifie.
des services.
Si le montant payer est prsent sous la forme
Ils constituent une composante standard de dun pourcentage, il nest pas toujours appropri
nombreux processus dappel doffres et font souvent dutiliser le prix global du march comme base du
lobjet dune ngociation pralable la signature pourcentage. Il doit au contraire tre calcul en
du contrat. Les fournisseurs, entrepreneurs et pourcentage de la composante du march
consultants demandent frquemment un paiement en question.
anticip pour les raisons suivantes:
sagissant des biens: pour couvrir le cot des
matriaux de production,
sagissant des travaux: pour couvrir les cots
de location et/ou dacquisition dinstallations
ou dquipements spcialiss,
sagissant des services: pour couvrir les cots
de mobilisation (voyages ariens, visas).

98 FIDA Manuel
Dossier desde
dappel
Passation passation des marchs
doffres
marchs
Exemple: Il existe gnralement deux types de retenues:
Le prix global du march (PGM) dun Garantie: lorsque la retenue est lie lexpiration
quipement, dont la livraison interviendra de la priode de garantie concernant les ventuelles
dans six mois, est de 20 000USD. malfaons des articles achets. Le montant de la
Ce montant est ventil comme suit: retenue varie normalement entre 2,5 et 10% de la
quipement: 15 000USD valeur des articles.
cot dexpdition: 5 000USD
Rception dfinitive: lorsque la rception provisoire
Lentrepreneur demande un paiement a eu lieu, mais sous rserve de la rception dfinitive,
anticip de 10% pour couvrir certains de linstallation ou du dmarrage des articles acquis.
cots initiaux de production, ce qui est Elle est plus frquente dans les marchs concernant
accept par le responsable des acquisitions. les travaux.
Lentrepreneur demande donc 10% du
Dispositions en matire de rvision des prix
PGM, soit 2 000USD.
Les rvisions de prix ne sont autorises que si
Les 2 000 USD reprsentent bien 10%
elles ont t expressment prvues par le march
du PGM, mais ils correspondent en fait
ou par un texte rglementaire; on doit y avoir
13,3% du prix de lquipement. Le prix de
recours uniquement pour prendre en compte les
lquipement tant la seule composante du
changements dans les circonstances conomiques.
march pour laquelle le paiement anticip
Ces dispositions sappliquent souvent aux marchs
devrait sappliquer, le montant demand nest
relatifs lemploi de consultants dune dure
donc pas correct.
suprieure une anne, ou aux marchs de travaux
Le montant correct de lavance pour les cots lorsque les prix des matires premires connaissent
initiaux de production devrait tre de 10% de des augmentations annuelles.
15000USD, soit 1 500USD).
Les modifications des prix devront tre approuves
En acceptant de payer 10% du PGM, le client par lacqureur ou, dans le cas de marchs de
aurait galement pay une avance sur le cot travaux, par lingnieur. Dans de nombreux pays,
dexpdition, ce qui nest pas justifi. toutefois, lapprobation doit tre obtenue un
niveau lev au sein du ministre comptent.
Les ventuels paiements anticips doivent toujours
tre couverts par une garantie mise par une Les arrangements concernant la rvision des
institution financire avant le paiement (voir ci- prix doivent tre exposs en dtail dans le march,
aprs). Effectuer des paiements anticips sans une et la mthode ainsi que la formule clairement
garantie constitue un risque financier significatif nonces. La mthode sappuie normalement sur
pour lacqureur et nest pas recommand. les statistiques relatives linflation publies par
le service central gouvernemental responsable
Une fois effectu, un paiement anticip peut tre
des statistiques.
recouvr par tranches ou amorti sur une priode
de six douze mois. Cette priode est normalement Il est normalement plus conomique dutiliser
convenue au cours des ngociations contractuelles. une mthode de rvision des prix que de verser
une indemnit lentrepreneur/au consultant
Retenues pour quil accepte tous les risques dune ventuelle
Les retenues sont linverse des paiements anticips: augmentation des cots; le march devra nanmoins
lentit acheteuse retient un pourcentage ou une prciser la limite suprieure de toute rvision
somme forfaitaire spcifique en attendant une action des prix.
ou un vnement comme:
une dduction des paiements proportionnels,
une mise en rserve de lchancier des
paiements.
Les retenues peuvent tre libres plus rapidement
en change dune garantie ou dun cautionnement
de paiement garantissant la restitution du paiement
au cas o lentrepreneur venait manquer ses
responsabilits ou obligations.

Module J: Modalits
ModuledeI1: TypesFIDA
Module
paiement,
H: Manuel deapplicables
deInvitation
marchs
cautions, passation
retenues des
soumettreetdesmarchs
aux
garanties
offres
biens 99
2. Obligations et garanties la garantie de bonne excution
Elle sert de protection pour le cas o lentrepreneur
2.1 Formes et types manquerait son obligation dexcution du march
Une obligation est une garantie crite remise par une et elle constitue souvent une conditionnalit de
partie (la caution) une autre partie (le bnficiaire) lentre en vigueur du march. Si lentrepreneur
afin de garantir lexcution de certaines obligations manque son obligation dexcution, lentit
contractuelles entreprises par une troisime partie acheteuse peut demander la garantie et utiliser
(le fournisseur). Elle est utilise pour protger les largent pour couvrir le cot supplmentaire
fonds publics/du projet en fournissant une garantie quentranera la ncessit dachever le march.
financire en cas dinexcution par un fournisseur, Les garanties de bonne excution slvent en
un entrepreneur ou un consultant. gnral 5 ou 10% du prix du march.
En matire dobligations, la terminologie distingue
les formes et les types. 2.2 Principes gnraux
Les deux formes dobligations sont les suivantes: Le format et la formulation de lobligation/
de la garantie doivent tre conformes au projet
Cautionnements conditionnels. Dans cette forme, contenu dans le dossier dappel doffres. Si le
cest lentit acheteuse quil incombe de dmontrer systme national de passation des marchs na pas
linexcution par lentrepreneur et la perte associe. son propre format et sa propre formulation, des
Le paiement est le montant de la perte effective de modles peuvent tre trouvs auprs des institutions
lacheteur concurrence de la valeur de lobligation financires et des donateurs.
ou de la garantie.
Le garant doit jouir dune bonne rputation et
Cautionnements sur demande. Ils sont payables tre acceptable pour lentit acheteuse. Certains
sur demande, tout moment et intgralement, pays exigent quil soit confirm par une institution
indpendamment de lampleur de la perte de financire locale.
lacheteur. La demande peut donc toujours tre
formule, que lexportateur ait ou non rempli Le montant, la monnaie et la dure/validit
ses obligations contractuelles. Lentit acheteuse doivent tre exacts. La date dexpiration doit tre
peut toutefois tre confronte une demande au minimum dun mois aprs la date dexpiration
reconventionnelle si la demande est formule prvue de lvnement ou de la priode, afin de
de manire non approprie. laisser un dlai suffisant pour la prsentation
des demandes. Toute modification de la date
Les principaux types dobligations et garanties sont: dachvement du march exige une prorogation
le cautionnement de soumission (ou garantie parallle de lobligation.
de soumission) Les cautionnements de soumission et les garanties
Ce cautionnement offre lentit acheteuse une de bonne excution ne sont gnralement pas
protection pour le cas o elle serait contrainte de recommands pour les services de consultants.
lancer un nouvel appel doffres si ladjudicataire Les cautionnements de soumission sont controverss
dcide de ne pas excuter le march qui lui parce que lorsque les ngociations chouent,
a t adjug, ou sil ne fournit pas les autres les raisons de lchec peuvent tre complexes
cautionnements prvus au titre du march. et imputables galit lentit acheteuse et
lentrepreneur. Lutilisation des garanties de
Il garantit que la soumission est srieuse et bonne excution est difficile dans le cas des
quelle rpond aux exigences de la soumission. marchs concernant les services de consultants,
Les cautionnements de soumission sont restitus car lvaluation de lexcution est un processus
ladjudicataire et tous les autres soumissionnaires trs subjectif et peut entraner une contestation
lors de lentre en vigueur du march. judiciaire dans laquelle il est difficile de dmontrer
que la performance du consultant est lunique
la garantie de paiement anticip raison dune mdiocre excution. Les consultants
Elle est utilise pour garantir tout paiement anticip internationaux peuvent renoncer, en raison des
effectu par lentrepreneur. Le paiement nest pas risques encourus, participer un appel doffres
effectu avant que la garantie ne soit reue et le pour un travail o des garanties de bonne excution
montant de la garantie est toujours gal la somme sont ncessaires, rduisant ainsi la concurrence
payer. Dans lidal, elle devrait se rduire mesure sur le march.
que le travail est excut et que le paiement anticip
est gagn.

100 FIDA Manuel


Dossier desde
dappel
Passation passation des marchs
doffres
marchs
Toutes les obligations cotent de largent au Enfin, les obligations et garanties sont des
fournisseur, tant donn quil doit payer une instruments financiers (liquidits) et doivent
redevance la caution pour son cautionnement. toujours:
Les cots sont gnralement calculs par la caution tre correctement enregistres;
sur une base trimestrielle et souvent facturs comme tre conserves dans un coffre-fort ou un autre
un pourcentage de la valeur des obligations. Mme lieu sr dans les locaux de lentit acheteuse;
si ces cots ne sont pas extrmes, ils constituent un demeurer vierges de toute annotation;
engagement financier de la part du fournisseur qui tre suivies et gres afin de sassurer quelles
peut par consquent chercher rcuprer ce cot ne parviennent pas trop tt expiration;
en pratiquant des taux lgrement plus levs. tre restitues la date dexpiration si elles
nont pas t utilises;
2.3. Gestion des obligations et garanties tre enregistres et conserves dans le dossier;
Une obligation peut faire lobjet: tre assorties dun mcanisme permettant de
surveiller les dates dexpiration et de prendre
dune prorogation, pour les raisons suivantes: les dispositions en vue de leur renouvellement.
a) ladjudication dun march a t retarde Cette opration devra intervenir quatre semaines
(cautionnements de soumission au moins avant la date dexpiration prvue.
uniquement). Dans de telles circonstances,
tous les soumissionnaires doivent tre invits
proroger leur cautionnement pour une
priode prcise;
b) la date contractuelle de livraison/dachvement
a t modifie. On demandera lentrepreneur
de proroger son cautionnement pour une
priode concidant avec la nouvelle date.
dune restitution, pour les raisons suivantes:
a) le march a t adjug un autre
soumissionnaire (cautionnements de
soumission uniquement);
b) les tches couvertes par lobligation/
la garantie ont t excutes de manire
satisfaisante;
c) la priode de garantie est arrive expiration;
d) la valeur du paiement a t recouvre
(garantie de paiement anticip uniquement).
dune demande, pour les raisons suivantes:
a) lentrepreneur sest retir de lappel
doffres (cautionnements de soumission
uniquement);
b) lentrepreneur na pas excut le march;
c) lentrepreneur na pas respect la garantie
concernant les ventuelles malfaons;
d) lentrepreneur a rejet une demande valable
de prorogation de la garantie (ne sapplique
pas aux cautionnements de soumission).
Une demande de paiement doit tre adresse par
crit la partie mettrice une semaine au moins
avant la date dexpiration, et si possible et de
prfrence, au moins un mois avant.

Module J: Modalits
ModuledeI1: TypesFIDA
Module
paiement,
H: Manuel deapplicables
deInvitation
marchs
cautions, passation
retenues des
soumettreetdesmarchs
aux
garanties
offres
biens 101
ModuleK1: La publication du dossier
dappel doffres

Objet du module
Fournir lemprunteur/au bnficiaire et au personnel du FIDA des informations sur les procdures
acceptables en matire de publication du dossier dappel doffres.

Champ dapplication
Ce module sapplique lorsque des orientations sont ncessaires propos des thmes couverts, et quon
ne dispose pas dautres sources de rfrence. Sil existe un systme national de passation des marchs
et quil contient des dispositions acceptes sur ces questions, on utilisera plutt ces instructions.

1. Introduction opration commerciale, ni dun moyen de cration


de recettes pour lentit acheteuse. La question
Le dossier dappel doffres doit tre publi
principale est donc de savoir si le dossier dappel
rapidement afin que les soumissionnaires disposent
doffres sera diffus sous forme lectronique ou sous
dun temps suffisant pour prparer et soumettre leurs
forme de copie papier. La diffusion des documents
offres. Des retards dans la publication du dossier
par voie lectronique supprime toute justification
dappel doffres peuvent avoir pour consquence
leur vente.
une rduction de la concurrence, laquelle pourrait
elle-mme conduire lannulation dun processus Si le choix est fait dimprimer les documents et de
dappel doffres ou une augmentation du prix pay les vendre, lentit acheteuse devra veiller ce que:
pour les biens, les travaux ou les services. 1. un nombre suffisant de copies soit imprim
Les soumissionnaires doivent recevoir les mmes et que des dispositions soient prises pour
informations (cest--dire exactement le mme une rimpression rapide des exemplaires
document) au mme moment, afin de garantir commands;
limpartialit du processus de passation des marchs. 2. des arrangements aient t pris pour recevoir
Il est essentiel de conserver un exemplaire de les paiements et en rendre compte ( savoir
tous les documents publis, pour le cas o les installations scurises de manipulation
soumissionnaires formuleraient des questions des fonds, compte dsign pour recevoir les
ou des rclamations. redevances, tablissement de reus officiels,
dlgation de personnel familiaris avec
2. Quand et comment le processus);
La publication dun dossier dappel doffres est 3. un contrat soit tabli avec les services qui
une tche revenant lentit acheteuse, mais il se chargeront de lexpdition du document
faut dabord, pour cela, que le document ait t par envoi postal recommand ou, plus
approuv: probablement, par service de courrier,
par le FIDA, dans le cas o il procde un en particulier pour les soumissionnaires
examen pralable; ou, internationaux.
lorsquil ny a pas dexamen pralable,
conformment aux niveaux dautorit dtermins
au sein de lentit acheteuse ou de la structure
nationale.
Les dossiers dappel doffres peuvent tre vendus
ou remis titre gracieux. Le choix de lune ou
lautre formule sera arrt par lentit acheteuse
et le FIDA. Si les dossiers dappel doffres sont
vendus, cest uniquement pour rcuprer les frais
occasionns par limpression de volumineux
documents et leur expdition par service de
courrier aux soumissionnaires il ne sagit ni dune

Module K1:Module FIDA Manuel


H: Invitation
La publication de passation
soumettre
du dossier des
des
dappel marchs
offres
doffres 103
3. Le processus dappel doffres ouvert 4. Le processus dappel doffres restreint
1. Prendre les dispositions en vue de la publication 1. Lorsque les documents sont communiqus aux
de lavis (appel doffres ouvert uniquement). soumissionnaires figurant sur une liste restreinte
Cette publicit peut se faire par lintermdiaire ou une liste de prslection, lexpdition des
du site Web des Nations Unies Development documents tous les soumissionnaires doit se
Business et des journaux locaux, rgionaux faire simultanment.
et internationaux.
2. On tiendra un registre de la communication de
2. Les soumissionnaires peuvent demander une tous les documents.
consultation pralable des documents avant
den faire lacquisition. Sil est prvu dautoriser
cette consultation pralable, il faudra prendre
des dispositions pour la rendre possible, et
notamment indiquer dans lavis publi ladresse
et les horaires de cette consultation.
3. Les documents doivent tre expdis rapidement
tous ceux qui rpondent un avis. Si
les documents sont vendus, ils doivent tre
envoys la seconde de deux dates, celle de la
rception de la demande ou celle du paiement
de la redevance.
4. Les redevances reues doivent tre intgralement
comptabilises et dposes sur un compte
dsign.
5. On tiendra un registre de tous les
soumissionnaires ayant reu un document, ce
qui permettra de les contacter au cas o il serait
ncessaire de diffuser un claircissement ou une
extension de loffre. Les informations minimales
suivantes devront figurer dans le registre:
le titre et le numro de rfrence du dossier
dappel doffres, ainsi que la date laquelle
il a t mis en vente et sa date de clture;
le numro de rfrence assign chaque
soumissionnaire achetant le document;
le nom, ladresse et les coordonnes de
lacqureur (tlphone, tlphone mobile,
tlcopieur et adresse de courriel).
6. Dans tous les cas, les soumissionnaires seront
tenus daccuser rception du document.

104 FIDA Manuel


Dossier dede
dappel
Processus passation des marchs
doffres
soumission
ModuleK2: Sances dinformation
lintention des soumissionnaires
ventuels et visites de site
Objet du module
Fournir lemprunteur/au bnficiaire et au personnel du FIDA comme outils au cours du processus
dappel doffres des informations concernant le moment, les raisons et les modalits de lorganisation
de sances dinformation et de visites de site lintention des soumissionnaires ventuels.

Champ dapplication
Ce module sapplique lorsque des orientations sont ncessaires propos des thmes couverts et quon
ne dispose pas dautres sources de rfrence. Sil existe un systme national de passation des marchs
et quil contient des dispositions acceptes sur ces questions, on utilisera plutt ces instructions.

1. Introduction la possibilit de diffrends contractuels rsultant


dune mauvaise comprhension, de la part
Les sances dinformation ou les visites de site
dun soumissionnaire, des besoins de lentit
lintention des soumissionnaires ne sont pas
acheteuse est rduite.
obligatoires, mais elles constituent une technique
utile dans les cas o la passation du march est Lorsquon prvoit la tenue dune sance
dune haute technicit cas o on peut sattendre dinformation lintention des soumissionnaires
recevoir un nombre significatif de demandes et une visite de site, il conviendrait, si possible, de
dclaircissements et o la connaissance du site les faire concider en particulier sil est probable
est importante pour la prparation de loffre. que des soumissionnaires internationaux doivent
voyager pour y participer. Le besoin de sances
Au cours dune sance dinformation lintention
dinformation ou de visites de site lintention
des soumissionnaires, lentit acheteuse prsente
des soumissionnaires doit tre envisag au stade
aux soumissionnaires un expos concernant le
de la planification de la passation des marchs et
besoin et rpond aux questions afin daider les
les dispositions adquates doivent tre prvues
soumissionnaires prparer leurs soumissions.
dans le dossier dappel doffres.
Dans une visite de site, les soumissionnaires ont
Les sances dinformation ou les visites de site ne
la possibilit dinspecter le site sur lequel les biens
devraient normalement pas tre ncessaires dans la
seront installs, ou les travaux ou les services
mthode de la demande de prix, tant donn quelle
excuts.
nest utilise que pour la passation des marchs
Une sance dinformation ou une visite de site simples de valeur peu leve.
peuvent offrir les avantages suivants:
Des sances dinformation et/ou des visites de site
lentit acheteuse est en mesure de fournir
peuvent tre ncessaires pour des marchs de biens,
des informations complmentaires aux
de travaux, de services de consultants ou de services
soumissionnaires, de sorte que tous les
autres que des services de consultants.
soumissionnaires reoivent les mmes
informations;
les soumissionnaires bnficient dune aide 2. La sance dinformation
dans la prparation des offres qui devraient tre lintention des soumissionnaires
fondes sur des informations plus dtailles et Il est recommand, pour toutes les missions
plus prcises, rceptives aux besoins de lentit complexes, dorganiser une sance dinformation
acheteuse et moins susceptibles de comporter des lintention des soumissionnaires. Ce, afin que ces
rserves, des conditions ou des avertissements; derniers puissent demander des claircissements
lentit acheteuse peut tre informe de questions propos de la demande de propositions et recueillir
ou de problmes imprvus, un stade prcoce des informations concernant la mission auprs de
o il est encore temps de modifier, si ncessaire, lentit acheteuse ou de lorganisme dexcution.
le document dinvitation; Une telle sance profitera aussi bien lentit
les demandes probables dclaircissements acheteuse quau soumissionnaire, tant donn que
peuvent tre, pour la plupart, traites en le processus peut faire apparatre des erreurs ou
mme temps; omissions aux premiers stades de la procdure.

Module
Module K2: Sances dinformation lintention Module
desK1: FIDA Manuel
H: Invitation
La publication
soumissionnaires du de passation
soumettre
dossier
ventuels des
dappel
et visitesmarchs
des offres
doffres
de site 105
Il est galement recommand, pour les missions sance dinformation devra tre inform
complexes, que les soumissionnaires aient la de ses responsabilits et des questions et
possibilit de visiter le site du projet avant la datede rponses prvues.
clture des soumissions, afin quils se familiarisent
avec les conditions locales. Cette visite peut 2.2 Mesures prendre aprs la
concider, par souci de commodit, avec une sance sance dinformation lintention des
dinformation lintention des soumissionnaires. soumissionnaires
Un processus de slection transparent amliore Lentit acheteuse devra tablir un procs-verbal
la qualit de la concurrence en crant un climat autoris des dbats; il sera communiqu toutes
de confiance entre les parties concernes, en les organisations ayant reu un exemplaire du
rduisant les risques professionnels perus et rels dossier dappel doffres.
pour les consultants et en rduisant lapparition Lentit acheteuse devra dterminer sil est
de plaintes et de rclamations. La transparence ncessaire de publier, outre le procs-verbal, des
dissipe les soupons de discrtion et dinjustice claircissements formels propos de loffre.
dans le processus de slection. Lentit acheteuse devra dterminer sil est
ncessaire, compte tenu des claircissements, de
2.1 Notes pour les sances dinformation modifier la date de clture de lappel doffres. La
dcision de reporter la date de clture devra tre
lintention des soumissionnaires
prise rapidement. On conomiserait du temps et
1. La dcision dorganiser une sance dinformation des efforts si elle tait communique en mme
lintention des soumissionnaires doit tre temps que les claircissements.
mentionne dans le dossier dappel doffres, en
mme temps que le lieu o elle se tiendra, ainsi 3. Visites de site
que la date et lheure.
Les soumissionnaires devraient tre encourags,
2. Les sances dinformation doivent se tenir au
dans le cas de missions complexes, effectuer
dbut de la priode dinvitation, pour donner
une visite de site pour se familiariser avec les
aux soumissionnaires le temps de prendre en
conditions locales et le contexte professionnel quils
compte linformation dans la prparation de
rencontreront au cours de lexcution du march.
leurs offres.
3. Le lieu de la runion doit tre rserv lavance; Aprs une visite de site, les soumissionnaires sont
il doit tre assez vaste pour accueillir tous les mieux informs et donc plus en mesure de formuler
soumissionnaires intresss. Il se peut que une offre plus prcise et plus adapte: ainsi, les
certains soumissionnaires arrivant la runion offres bases sur des hypothses et des donnes
naient pas encore achet le dossier dappel secondaires cdent la place des offres bases sur
doffres si celui-ci est vendu: il faudra donc des faits et des informations directes. Cela amliore
prendre des dispositions pour quils puissent la qualit des offres et devrait, en consquence,
lacqurir. faciliter le processus dvaluation.
4. Le lieu de la runion doit comprendre des La gestion prcise dune visite de site sera dtermine
installations permettant lentit acheteuse par la nature et la taille du site et par le type de
de prsenter, en cas de besoin, un expos aux march quil est envisag de passer. Toutefois,
soumissionnaires et dinstaller un ordinateur lentit acheteuse doit sassurer que les mesures
pour ltablissement dun compte-rendu des ci-aprs soient prises avant toute visite de site:
dbats qui deviendra ensuite le
1. des dispositions ont t prises pour garantir la
procs-verbal formel de la sance.
sant et la sret de tous les visiteurs du site;
5. En rgle gnrale, une sance dinformation
2. tout le personnel est inform de la ncessit
lintention des soumissionnaires pourrait
de donner tous les soumissionnaires un gal
inclure les points suivants:
accs au site;
ouverture et accueil par lentit acheteuse;
bref expos, de la part de lentit acheteuse, 3. les soumissionnaires doivent pouvoir visiter
concernant le besoin; la plus grande partie possible du site et tre
questions des soumissionnaires et clture. autoriss observer les installations mises
disposition par lentit acheteuse;
Si des demandes dclaircissement ont t
reues avant la sance dinformation, elles 4. le personnel ne doit pas fournir des informations
peuvent tre utilises pour dterminer lordre du diffrentes diffrents soumissionnaires, car
jour et prparer les rponses. Le personnel charg cela donnerait certains dentre eux un avantage
de la passation des marchs participant la indu et exposerait lentit acheteuse des
rclamations.

106 FIDA Manuel


Dossier dede
dappel
Processus passation des marchs
doffres
soumission
ModuleK3: claircissements,
modifications et annulations des
appels doffres
Objet du module
Fournir lemprunteur/au bnficiaire et au personnel du FIDA des informations sur les pratiques
gnrales suivre au cours du processus dappel doffres lorsquils sont confronts la ncessit de
clarifier un appel doffres, de le modifier ou de lannuler.

Champ dapplication
Ce module sapplique lorsque des orientations sont ncessaires propos des thmes couverts, et quon
ne dispose pas dautres sources de rfrence. Sil existe un systme national de passation des marchs
et quil contient des dispositions acceptes sur ces questions, on utilisera plutt ces instructions.

1. Introduction aprs cette date doivent tre rejetes, moins que


lentit acheteuse ne juge que ce rejet pourrait tre
Dans lidal, les claircissements, modifications
prjudiciable au processus dappel doffres. Dans
et prorogations de la date limite des soumissions
une situation de ce type, il peut tre ncessaire de
ne devraient pas tre ncessaires. Il est toutefois
reporter la date limite de remise des offres.
important, lorsque de telles interventions sont
requises, quelles soient communiques rapidement
2.1 Procdures suivre la rception
et suffisamment avant la date de clture des offres. Il
est galement essentiel que les mmes informations
dune demande dclaircissement:
soient communiques en mme temps tous les 1. Inscrire la demande dans un registre.
soumissionnaires. 2. Vrifier si elle a t reue dans le dlai indiqu
Un usage incorrect des claircissements, dans le document dappel doffres. Dans la
modifications et prorogations peut entraner des ngative, la demande devra tre ignore,
rclamations de la part des soumissionnaires, moins quelle ne fasse apparatre, dans le dossier
dinutiles retards dans le processus dinvitation ou dappel doffres, une faille srieuse susceptible
une rduction du nombre des soumissions. daller lencontre du but de lappel doffres.
La prsente section dfinit par consquent quelques 3. laborer une rponse la demande
procdures oprationnelles standard concernant dclaircissement et la transmettre dans le dlai
les rponses aux demandes dclaircissement spcifi dans le dossier dappel doffres. Veiller
des soumissionnaires, la communication de ce que toutes les autorisations requises soient
modifications un document dinvitation, et obtenues avant de publier la rponse.
lapprobation de reports de la date limite de remise 4. Communiquer la demande dclaircissement
des offres. et la rponse simultanment tous les
soumissionnaires, sans rvler la source originale
2. claircissements de lappel de la demande. La rponse doit tre adresse
doffres tous par la mme mthode. Le courrier
Il est fait ici rfrence aux demandes manant des lectronique constitue, lheure actuelle, la
soumissionnaires propos dun quelconque aspect mthode la plus rapide.
de lappel doffres et pouvant avoir t formules 5. Conserver une copie dans le dossier de lappel
au cours dune sance dinformation lintention doffres.
des soumissionnaires ou dans une communication
crite. Lentit acheteuse ne doit ni prparer ni
diffuser dclaircissement en rponse une demande
verbale dun soumissionnaire.
Le dossier dappel doffres doit normalement
indiquer une date limite de soumission des
demandes dclaircissements; les demandes reues

Module
Module K3: claircissements, K1:Module FIDA Manuel
H:etInvitation
La publication
modifications de passation
soumettre
du dossier
annulations des
desdappeldes
appels marchs
offres
doffres 107
Les considrations ci-aprs devront tre prises en Avant de prendre une dcision sur la prorogation
compte dans la prparation de la rponse: de la priode de linvitation soumissionner, lentit
acheteuse devra consulter:
1. Lclaircissement exige-t-il une modification
lutilisateur final, pour sassurer que la rvision
de la spcification ou des conditions du
du calendrier est adquate; et
dossier dappel doffres?
les personnes participant louverture des plis et
2. La rponse impose-t-elle aux soumissionnaires lvaluation des soumissions, pour sassurer de
dentreprendre un travail supplmentaire ou leur disponibilit. Ce point est dune importance
dapporter leurs offres des modifications particulire dans les cas o des personnes
profondes qui ne pourraient raisonnablement spcifiques doivent participer lvaluation en
pas tre acheves avant la date de soumission? raison de leur comptence, connaissance ou
Dans laffirmative, il faudra envisager de reporter exprience spcifiques.
la date limite de soumission des offres.
Lorsquon annonce une modification qui nexige pas
Si tel est le cas, on se reportera la section suivante de report de la date limite de soumission des offres,
sur les modifications des appels doffres. on doit:
1. communiquer la modification tous les
3. Modifications des appels doffres soumissionnaires simultanment et par la mme
Les modifications sont des amendements formels mthode. Le courrier lectronique constitue,
que lentit acheteuse peut choisir dapporter au lheure actuelle, la mthode la plus rapide;
document dinvitation, en rponse une demande 2. conserver une copie dans le dossier de lappel
dclaircissement dun soumissionnaire ou de sa doffres.
propre initiative.
Lorsquon annonce une modification prvoyant un
Elles peuvent tre rendues ncessaires par trois report de la date limite de soumission des offres, on
facteurs: des erreurs dans le document original; doit outre les mesures 1 et 2 ci-dessus:
des ajustements lune ou lautre partie des
spcifications ou des conditions du dossier dappel 3. annoncer les nouvelles date et heure de toute
doffres (pouvant rsulter dun claircissement de ouverture publique des plis, afin dviter tout
lappel doffres, dune visite sur site, ou dune sance malentendu;
dinformation lintention des soumissionnaires); 4. veiller ce que les dispositions prises pour
ou un report de la date limite de soumission des la rception des soumissions et pour toute
offres destin donner aux soumissionnaires ouverture publique des plis soient rvises et
davantage de temps pour prparer leurs offres au donner notification cet effet la personne
cours de la priode de linvitation soumissionner. responsable de la coordination de louverture
Il est ncessaire, lorsquon annonce une des plis; et
modification, de sinterroger sur le point de savoir si 5. veiller ce que la commission dvaluation
elle exige un report de la date limite de soumission soit officiellement informe des modifications
des offres. En effet, toutes les modifications apportes au calendrier de passation des marchs
nexigeront pas un report automatique de la priode ainsi que du nouveau calendrier.
de linvitation soumissionner, mais certaines
raisons peuvent justifier ce report:
modifications du dossier dappel doffres
4. Annulation de lappel doffres
pouvant exiger des soumissionnaires quils Un processus dappel doffres peut tre annul avant
modifient leurs soumissions et quils sa date de clture.
entreprennent un travail complmentaire pour
Toute dcision dannulation dun processus dappel
se mettre en conformit;
doffres revt une grande importance, car elle
demandes de prorogation des dlais formules
entrane des consquences pour lentit acheteuse
par plus dun soumissionnaire, si une rponse
(gaspillage de ressources et perte potentielle
ngative pourrait rduire la concurrence;
de confiance du march) ainsi que pour les
vnements imprvus rendant inadquate la
soumissionnaires (gaspillage de temps et defforts
date de clture originellement fixe.
jusquau moment de lannulation). Il faut aussi
prendre en compte le temps perdu pour le projet.
Compte tenu des consquences ngatives nonces
ci-dessus, la dcision dannuler un processus de
passation des marchs doit tre formellement
autorise par lentit acheteuse et par le FIDA.

108 FIDA Manuel


Dossier dede
dappel
Processus passation des marchs
doffres
soumission
Plusieurs causes peuvent justifier lannulation: rembourser toutes les redevances provenant de la
le besoin nexiste plus; vente du dossier dappel doffres (le cas chant);
le besoin a chang de manire significative, renvoyer aux soumissionnaires, sans les ouvrir,
au point que le processus de passation des les soumissions reues;
marchs doit recommencer; donner notification au FIDA ainsi qu tous les
le financement nest plus disponible; dpartements, units et commissions impliqus
il est tabli quil existe une collusion entre dans le processus dappel doffres.
les soumissionnaires;
Les mesures prendre aprs lannulation
lannulation est considre comme ncessaire,
dpendront de la raison de cette annulation. Le
dans lintrt de la scurit nationale.
tableau ci-aprs contient quelques suggestions
Lorsque lannulation du processus dappel doffres quant aux mesures ultrieures, sur la base des
intervient aprs la publication de lavis mais avant justifications nonces ci-dessus:
louverture des plis, lentit acheteuse doit:
donner notification de lannulation tous
les soumissionnaires qui ont achet ou reu
le dossier dappel doffres;

Motif d'annulation tape suivante possible ..


Le besoin n'existe plus Aucune mesure ncessaire
Changement significatif du besoin Adapter les documents et rmettre l'appel d'offres
Le financement n'est plus disponible Aucune mesure ncessaire
Collusion tablie entre les soumissionnaires Rmettre l'appel d'offres l'intention
d'un nouveau groupe de soumissionnaires
Scurit nationale Envisager une autre approche

Module
Module K3: claircissements, K1:Module FIDA Manuel
H:etInvitation
La publication
modifications de passation
soumettre
du dossier
annulations des
desdappeldes
appels marchs
offres
doffres 109
ModuleK4: Rception des soumissions
Objet du module
Fournir lemprunteur/au bnficiaire et au personnel du FIDA des informations sur les procdures
acceptables concernant:
la rception des soumissions;
la clture du processus dappel doffres lorsque la date limite est atteinte; et
la conservation en lieu sr des plis jusquau moment de leur ouverture.

Champ dapplication
Ce module sapplique lorsque des orientations sont ncessaires propos des thmes couverts et que lon
ne dispose pas dautres sources de rfrence. Sil existe un systme national de passation des marchs et
quil contient des dispositions acceptes sur ces questions, on utilisera plutt ces instructions.

1. Introduction En tout tat de cause, les dcisions concernant les


mthodes et les modalits de rception des offres
La procdure de rception officielle des soumissions,
auront d tre prises dans le cadre de la prparation
de clture du processus dappel doffres et de
du dossier dappel doffres et incluses dans ce
conservation en lieu sr des soumissions est
dossier dappel doffres au titre des instructions aux
essentielle la garantie de lintgrit du processus,
soumissionnaires.
pour plusieurs raisons:
elle garantit que les offres soumises demeurent
cachetes jusquau moment de louverture des 2. Instructions point par point
plis54, afin de favoriser une concurrence loyale; 2.1 En cas dutilisation dun conteneur
elle garantit que la clture des soumissions pour les soumissions
intervient la date limite, au jour et lheure
prcis et quaucune soumission tardive ne (i) Lorsque la mthode choisie consiste utiliser
sera accepte; un conteneur, on mettra la disposition des
elle garantit quun registre sera tenu de toutes soumissionnaires, pendant la priode de
les soumissions reues dans les dlais prescrits, linvitation soumissionner, un conteneur
ce qui contribuera viter louverture de pouvant tre verrouill, dans lequel ils
soumissions tardives le jour de louverture. dposeront leurs offres.

Il appartient lentit acheteuse de prendre les (ii) Le conteneur devra comporter une ouverture
dispositions requises pour la rception et la assez large pour quon puisse y insrer la
conservation en lieu sr des soumissions jusqu plupart des soumissions, mais suffisamment
lheure douverture dsigne. troite afin quil ne soit pas possible den
atteindre lintrieur et den extraire une
La mthode dentreposage prfre consiste utiliser soumission.
un conteneur verrouill. Cette mthode pourrait
toutefois ne pas tre adapte: (iii) Les soumissions ou les chantillons dont les
pour les missions complexes, o les documents dimensions sont trop importantes pour pouvoir
sont volumineux; ou tre placs dans le conteneur devront tre remis
pour les trs petits appels doffres conduits selon lentit acheteuse qui dlivrera en change un
la mthode de lachat au meilleur prix sur le rcpiss sign prcisant la date et lheure de la
march national (voir le ModuleF5). soumission et le nom du fonctionnaire qui la
reue. Le consignataire aura pour responsabilit
Il est ncessaire, dans ce cas, dadopter une mthode dentreposer la soumission dans un local
formelle de rcpisss des soumissions, et de prvoir scuris ou de manire scurise jusqu
un local scuris pour les entreposer. louverture des plis; il placera une copie du
rcpiss dans le conteneur afin de garantir que
la soumission soit prise en compte au moment
de louverture des plis.

54 Voir le ModuleK5.

110 FIDA Manuel


Dossier dede
dappel
Processus passation des marchs
doffres
soumission
(iv) Le conteneur sera verrouill pendant toute 2.2 dfaut de conteneur pour les
la dure de la priode de linvitation soumissions (mthode de rception
soumissionner.
formelle)
(v) Le conteneur sera plac dans un local accessible
(i) Dans le cadre de cette mthode, les
au public pendant lhoraire de travail normal.
soumissionnaires remettent leurs offres
Il pourra devoir tre marqu dune tiquette
ladresse indique dans le document
portant le numro de rfrence du march,
dinvitation. Un ou plusieurs fonctionnaires
au cas o plusieurs conteneurs seraient utiliss
devront tre dsigns comme responsables de
simultanment, pour des appels doffres ayant
la rception et de la conservation en lieu sr des
diffrentes dates de cltures.
offres cachetes jusqu louverture des plis. Un
(vi) On veillera ce que du personnel ait t rcpiss indiquant la date et lheure du dpt
dsign pour prendre en charge la gestion de sera dlivr au soumissionnaire, comme preuve
la clture de lappel doffres et ce quil soit de remise de la soumission avant la date limite.
inform de la date, de lheure et du lieu de
(ii) Lentit acheteuse conserve une copie du
la clture.
rcpiss, dont le contenu dtaill est repris
(vii) Louverture du conteneur sera scelle la date et sur un registre des entres (exemple joint
lheure limites prcises de dpt des soumissions. la fin de ce module). Ce registre des entres est
Lapposition de sceaux ou la fermeture du ensuite remis au prsident de lquipe charge
conteneur doit se faire de manire interdire de louverture des plis, lorsque les soumissions
quiconque dy dposer une soumission tardive. lui sont transmises en vue de cette ouverture,
afin de vrifier que toutes les soumissions ont
(viii) La date et lheure de rception de toute
t comptabilises. Le registre peut aussi tre
soumission reue au-del de la date limite
utilis comme annexe au rapport dvaluation.
seront immdiatement inscrites sur lenveloppe,
sur laquelle sera galement appos un cachet (iii) La clture des soumissions sera gre par
ou une mention Rception tardive Ne le(s) fonctionnaire(s) dsign(s) qui devra
pas ouvrir. (devront) tre sur place, ladresse de rception
des offres avant lheure de la clture des
(ix) Il est recommand que le prsident de
soumissions. Pour des raisons pratiques, il est
lquipe charge de louverture des plis (voir
recommand que tout le personnel participant
le ModuleK5) soit prsent lheure prcise de
la clture soit sur place, pour apporter son
la clture pour en vrifier lheure et sassurer
aide, une heure au moins avant la clture.
quaucune soumission tardive ne soit accepte.
(De nombreuses soumissions seront remises
Il est galement important que le fonctionnaire
au cours de la dernire heure de la priode
charg de la fermeture du conteneur procde
de linvitation soumissionner, et il nest pas
cette opration au moment exact ni avant,
inhabituel de voir une file dattente se former
ni aprs.
au cours des 15 dernires minutes prcdant
(x) Le conteneur scell renfermant les soumissions, la clture).
ainsi que les soumissions et autres articles
(iv) Toutes les soumissions doivent tre transfres
trop grands pour entrer dans le conteneur,
au lieu douverture des plis temps pour cette
seront alors transports jusquau lieu o
ouverture.
seffectuera louverture des plis et confis la
garde de lquipe charge de cette ouverture.
Le conteneur ne doit ni tre ouvert, ni tre
laiss sans surveillance, entre la clture des
soumissions et louverture des plis.

Module K1:Module FIDA


LaModule Manuel
H: Invitation
publication
K4: de passation
soumettre
du dossier
Rception des
des
dappel
des marchs
offres
doffres
soumissions 111
Exemple de Registre des Entres: soumissions ou chantillons

Numro de rfrence du march:


Nom et adresse Heure & date Nombre de N du Contenu (sil tat Nom et
du fournisseur/ de rception colis reus rcpiss est connu) (endommag signature du
consultant do (mois en (documents/ /intact, co signataire
provient le colis toutes chantillons) cachet/
lettres) dcachet)

112 FIDA Manuel


Dossier dede
dappel
Processus passation des marchs
doffres
soumission
ModuleK5: Ouverture des plis
Objet du module
Fournir lemprunteur/au bnficiaire et au personnel du FIDA des informations sur les procdures
acceptables pour louverture des plis.

Champ dapplication
Ce module sapplique lorsque des orientations sont ncessaires propos des thmes couverts et quon
ne dispose pas dautres sources de rfrence. Sil existe un systme national de passation des marchs
et quil contient des dispositions acceptes sur ces questions, on utilisera plutt ces instructions. Lorsque
la mthode de passation des marchs est celle de lappel doffres international, ce sont les procdures
de la Banque mondiale, telles quelles sont exposes dans ses directives, qui sappliqueront.

1. Introduction un ordinateur sera-t-il utilis pour enregistrer


les dtails des offres? Utilisera-t-on un projecteur
Les plis renfermant les offres reues en temps utile
pour afficher les informations relatives chaque
sont gnralement ouverts en public, en prsence
offre? Cette pratique est dsormais courante,
des soumissionnaires. Cette tape est importante
car elle constitue un processus transparent
dans le processus dappel doffres, car:
permettant aux soumissionnaires de voir et
louverture publique des plis contribue
denregistrer avec prcision les dtails de chaque
dmontrer la transparence du processus
offre, rduisant ainsi le risque derreur et de
dappels doffres et renforce la confiance des
plaintes ultrieures.
soumissionnaires en limpartialit du systme;
la lecture publique des notes techniques et des
prix, lors de louverture des offres financires, 2. Une enveloppe ou deux
devrait exclure tout diffrend ultrieur enveloppes
concernant des changements de prix ou des On distingue essentiellement deux types de
rsultats de lvaluation; procdures dappels doffres:
la procdure formelle, concidant avec la clture
des soumissions, devrait prvenir linclusion une procdure une seule enveloppe, dans
des soumissions tardives dans lvaluation. laquelle les offres technique et financire sont
places dans la mme enveloppe et ouvertes en
Le document dappel doffres indiquera si louverture mme temps. Il est donn lecture dun rsum
des plis sera publique et donnera le cas chant des dtails, y compris les notes techniques et les
toutes les prcisions sur le lieu de cette ouverture, prix, qui sont ensuite inscrits au compte-rendu;
ainsi que sur sa date et son heure.
un processus deux enveloppes, dans lequel
Lentit acheteuse est charge de veiller ce que la une enveloppe (extrieure) renferme deux
salle dsigne soit disponible lheure fixe et ce autres enveloppes contenant des offres spares,
que sa taille et sa configuration soient adquates. technique et financire. Lenveloppe contenant
Divers lments sont prendre en considration les offres reues en temps utile est ouverte
dans le choix dune salle: en public pour en extraire les propositions
combien doffres prvoit-on et combien de technique et financire distinctes quelles
reprsentants des soumissionnaires seront renferment. Les propositions techniques sont
prsents? Il nest pas rare quun soumissionnaire galement ouvertes et la synthse des dtails
soit reprsent par deux ou trois personnes; est lue et inscrite au compte-rendu. Les
quelle devra tre la taille de la salle? Les propositions financires demeurent cachetes
reprsentants des soumissionnaires doivent jusqu lachvement et lapprobation de
tre spars des membres de la commission lvaluation technique.
douverture des plis;
quels objets dameublement sont ncessaires
dans la salle? Le mobilier doit tre suffisant pour
permettre de dballer facilement les offres, de
les distribuer tous membres de la commission
douverture des plis, de permettre chacun de
les examiner et den lire les conclusions. Il est de
pratique normale que tous les soumissionnaires
disposent dun sige;

Module K1:Module FIDA Manuel


H: Invitation
La publication deK5:
passation
soumettre
du dossier
Module des
des
dappel
Ouverture marchs
offres
doffres
des plis 113
Les propositions financires, qui seront ensuite du comit demeure inconnue des
soumises lvaluation financire, seront soumissionnaires;
ouvertes publiquement une sance distincte outre les membres de la commission,
douverture des plis, une date et une heure devront tre prsents quelques agents
qui seront annonces aprs lvaluation administratifs ayant pour tches
technique. Il sera galement donn lecture denregistrer toutes les informations dont
dun rsum des dtails, y compris les notes il sera donn lecture, de replacer les offres
techniques et les prix, qui sont enregistrs. dans leur emballage dorigine et de sassurer
que la feuille de prsence a bien t remplie.
Le processus deux enveloppes nest gnralement
utilis que pour les marchs relatifs aux services de
consultants, le systme une seule enveloppe tant
3.2 La procdure douverture des plis
utilis pour la plupart des autres passations Tous les reprsentants des soumissionnaires
de marchs. souhaitant tre prsents doivent signer un registre,
en indiquant leur nom ainsi que le nom et ladresse
3. La crmonie douverture des plis de la socit quils reprsentent. Dans certains cas,
les reprsentants des soumissionnaires pourront tre
3.1 Prparatifs en vue de louverture tenus de prsenter une procuration confirmant leur
La salle doit tre prpare avant le moment de statut avant dtre admis.
louverture des plis. Le personnel devra veiller Le prsident de la commission procdera
ce que les ressources adquates, matrielles louverture formelle de la sance, en prsentant
et humaines, soient disponibles pour grer les membres de la commission et leur rle dans
efficacement cette ouverture. les dbats et en expliquant les modalits du
(i) On citera, parmi les ressources matrielles droulement de la sance douverture des plis. Il
ncessaires une sance efficace douverture sera rappel aux reprsentants des soumissionnaires
des plis: quils ne doivent pas interrompre la sance.
une salle accessible aux soumissionnaires, Les autres tapes sont les suivantes:
dispose de manire ce que les
reprsentants des soumissionnaires soient 1. vrifier, daprs les marques portes sur les
assis courte distance de la table o il sera offres, quelles correspondent bien la sance
procd louverture. Il est important que douverture des plis ;
les soumissionnaires soient tmoins de 2. vrifier sil y a eu des retraits et en confirmer
la procdure douverture des plis plutt lauthenticit;
que dy participer;
des fournitures de bureau (ciseaux, 3. vrifier que lemballage des offres ne prsente
marqueurs) pour louverture et le marquage aucun signe de manipulation indue. En cas
des offres; de dommages, lobservation sera releve et
un exemplaire du dossier dappel doffres, mentionne dans le procs-verbal;
au cas o il serait ncessaire de se rfrer 4. ouvrir les plis un par un. On donnera lecture,
aux instructions de linvitation ou pour chaque soumission, des dtails suivants:
dautres dtails;
(i) nom et adresse du soumissionnaire et noms
des formulaires vierges pour
de toutes les parties une co-entreprise, un
lenregistrement des dtails des offres;
consortium ou une association;
des feuilles de prsence vierges et des stylos,
pour que tous les soumissionnaires et les (ii) confirmation de ce que la soumission est,
autres personnes prsentes puissent ou semble tre, complte;
y apposer leur signature;
(iii) ventuelles observations initiales concernant
il faudra aussi disposer dun accs une
la prise en compte des exigences. Elles
photocopieuse pour distribuer des copies
porteront notamment sur les questions
du procs-verbal de louverture des plis.
suivantes:
(ii) Les ressources humaines devront tre suffisantes la soumission a-t-elle t remise
pour un droulement efficace de louverture en retard?
des plis: lenveloppe tait-elle cachete?
lquipe/commission charge de louverture la signature de loffre est-elle correcte?
des plis sera compose dau moins trois le nombre dexemplaires requis a-t-il
personnes. Des membres du comit t fourni?
dvaluation dsign pourraient en faire le cas chant, une garantie de
partie, mais on prfrera, dans la mesure soumission adquate tait-elle jointe au
du possible, que lidentit des membres reste de la documentation requise?

114 FIDA Manuel


Dossier dede
dappel
Processus passation des marchs
doffres
soumission
le cas chant, les chantillons requis 3.3 Orientations complmentaires
taient-ils joints la soumission? concernant louverture des propositions
si le systme utilis est celui des deux
financires dans le systme deux
enveloppes, y a-t-il une enveloppe
enveloppes
cachete renfermant la proposition
financire (on notera que lenveloppe Lorsquon utilise un systme deux enveloppes,
financire doit rester ferme); les propositions financires ne sont ouvertes
quaprs lachvement et lapprobation/lavis
(iv) dans le processus une seule enveloppe, la
de non-objection de lvaluation technique.
monnaie de la soumission et son prix total;
La premire tape consiste sassurer que tous les
(v) normalement, il ne devrait tre
soumissionnaires dont les propositions atteindront
donn lecture daucune information
le stade de louverture de la proposition financire
complmentaire, sauf disposition expresse
auront t informs dans un dlai suffisant55 avant
contenue dans le dossier dappel doffres;
la sance douverture de lheure, de la date et du
5. attribuer un numro de rfrence unique lieu de cette sance.
chaque offre et inscrire ce numro sur chaque
Bien que la plupart des autres tapes suivre soient
exemplaire du dossier de soumission;
gnralement les mmes que dans les processus
6. tous les exemplaires du dossier sont signs par ci-dessus, il existe quelques lgres diffrences. Le
tous les membres de la commission douverture; processus est le suivant:
7. la prsidence peut choisir douvrir la runion 1. la prsidence accueille les soumissionnaires
par les questions des soumissionnaires, mais la sance douverture des plis contenant les
cela nest pas obligatoire. Si cette formule propositions financires, et les invite tous
est adopte, les rponses donnes devront signer la feuille de prsence;
normalement tre limites aux informations
2. la prsidence explique brivement la procdure
incluses dans le dossier dappel doffres.
qui sera suivie, qui comporte normalement:
La commission ne devra ni rpondre aux
a. la lecture des notes techniques;
questions relatives lacceptation ou au rejet de
b. louverture des propositions financires;
propositions, ni discuter de dtails spcifiques
c. la lecture et lenregistrement des informations
dune proposition ou dun prix. Elle pourra
financires par lentit acheteuse;
utiliser, en rponse de telles questions, la
d. la possibilit pour les soumissionnaires
formule standard la dcision sera prise par la
de poser des questions;
commission dvaluation;
e. la clture de la runion; et
8. la prsidence prononcera ensuite la clture de f. le transfert des propositions pour
la sance douverture des plis, en rappelant aux conservation en lieu sr et valuation;
soumissionnaires quils ne devront pas chercher
3. on procde la lecture des noms et des notes
influencer le processus dvaluation et que
techniques de tous les soumissionnaires dont
la proposition retenue sera annonce en temps
les propositions suivent le processus conduisant
opportun;
lvaluation financire. La commission
9. des copies du procs-verbal de louverture des douverture des plis ne doit discuter en aucune
plis seront distribues aux soumissionnaires. manire les notes techniques ou les rsultats de
Loriginal du procs-verbal sera vers au dossier lvaluation technique;
du march;
4. on vrifie, daprs les marques portes sur les
10. toutes les propositions seront immdiatement offres, quelles correspondent bien la sance
transportes en lieu sr jusqu ce que la douverture des plis; on vrifie sil y a eu des
commission dvaluation soit prte se runir retraits et on en confirme lauthenticit;
pour entamer son travail;
5. on vrifie que lenveloppe financire ne prsente
11. lorsque deux ou plusieurs sances douverture aucun signe de manipulation indue. En cas
de plis concernant plusieurs appels doffres de dommages, lobservation sera releve et
se droulent la mme date, elles devront mentionne dans le procs-verbal;
tre conduites lune aprs lautre: une sance
6. on ouvre les plis un par un. On donnera lecture,
douverture devra tre acheve et enregistre
pour chaque soumission, des dtails suivants:
et les propositions retires de la salle , avant
le dbut de la sance suivante.
55 On recommande habituellement un pravis minimum dune semaine pour sassurer que les soumissionnaires peuvent prendre
les dispositions ncessaires pour tre prsents. moins que tous les soumissionnaires ne soient trs proches du lieu o se
droulera la sance douverture, tout pravis infrieur une semaine risque dtre dfavorable certains dentre eux et donc daller
lencontre du principe dimpartialit.

Module K1:Module FIDA Manuel


H: Invitation
La publication deK5:
passation
soumettre
du dossier
Module des
des
dappel
Ouverture marchs
offres
doffres
des plis 115
(i) le nom et ladresse du soumissionnaire 4. Rgles principales respecter
et les noms de toutes les parties une loccasion de chaque sance
co-entreprise, un consortium ou une douverture de plis
association;
1. tre bien organis.
(ii) le nombre dexemplaires de la proposition
financire reus; 2. Les soumissions tardives doivent tre rejetes.

(iii) la monnaie et le montant total de la 3. Une fois commence, la sance douverture des
proposition financire. La commission plis ne doit, dans un souci de transparence, tre
douverture des plis ne doit formuler aucune ni interrompue, ni reporte.
observation quant au prix ou lvaluation 4. galement dans un souci de transparence, toutes
financire; les activits en rapport avec louverture des plis
(iv) normalement, il ne devrait tre concernant la passation dun march donn
donn lecture daucune information doivent tre menes terme en une seule sance.
complmentaire, sauf disposition expresse 5. Aucun soumissionnaire ne pourra faire, sans y
contenue dans le dossier dappel doffres; tre invit, de communication au cours de la
7. lorsque toutes les propositions financires sance douverture des plis.
pertinentes ont t ouvertes, lues et enregistres, 6. Aucun soumissionnaire ne sera autoris
ainsi que signes par tous les membres de la interfrer avec le processus douverture des plis,
commission douverture des plis, la prsidence avec la commission douverture des plis ou avec
peut autoriser les soumissionnaires poser la commission dvaluation.
des questions;
7. Toutes les objections que souhaiterait formuler
8. la prsidence prononce ensuite la clture de un soumissionnaire propos des procdures
la sance douverture des plis, en rappelant ou des dcisions rsultant de louverture des
aux soumissionnaires quils ne devront pas plis devront tre communiques par crit au
chercher influencer lvaluation financire fonctionnaire dsign dans les procdures de
et que la proposition retenue sera annonce plainte appropries.
en temps opportun;
9. des copies du compte-rendu de louverture 5. Modles denregistrement
des plis sont distribues aux soumissionnaires. des ouvertures de plis
Loriginal du compte-rendu sera vers au
On trouvera dans les pages ci-aprs quelques
dossier du march;
modles gnriques utiles relatifs aux:
10. toutes les propositions financires seront comptes rendus des ouvertures de plis (pour
immdiatement transportes en lieu sr les mthodes une et deux enveloppes); et
jusqu ce que la commission dvaluation feuilles de prsence.
soit prte se runir;
11. lorsque deux ou plusieurs sances douverture
de plis concernant plusieurs appels doffres
se droulent la mme date, elles devront
tre conduites lune aprs lautre: une sance
douverture devra tre acheve et enregistre
et les propositions retires de la salle , avant
le dbut de la sance suivante.

3.4 Procs-verbal de louverture des plis


Le procs-verbal est prpar par la commission
douverture des plis sur la base des informations
enregistres au cours de la crmonie. Grce
lutilisation de logiciels et de matriel informatique
moderne, certaines organisations peuvent dsormais
remettre aux reprsentants des soumissionnaires le
procs-verbal de louverture des plis immdiatement
aprs la clture de la runion. Le procs-verbal doit
aussi tre expdi ladresse de contact de chaque
soumissionnaire.

116 FIDA Manuel


Dossier dede
dappel
Processus passation des marchs
doffres
soumission
Enregistrement des ouvertures de plis (mthode une enveloppe seulement) Page n: sur

Numro de rfrence du march: Heure et date de louverture:


Numro Nom & adresse Nombre Monnaie de la Montant de la Garantie de Retraits ou Divergences
abrge du dexemplaires soumission soumission soumission? modifications observes
soumissionnaire de la Valeur?
soumission
1

Module K1:Module FIDA


Sign:

La publication
Manuel
H: Invitation
..... .......................... ..

Module deK5:
Prsidence de louverture des plis Nom de la prsidence Date

117 du dossier
passation
soumettre
Ouverture
des
dappel
desdes plis
offres
marchs
doffres
Enregistrement des ouvertures de plis (mthode deux enveloppes Propositions techniques uniquement) Page n: sur

118
Numro de rfrence du march: Heure et date de louverture:

FIDA
Numro Nom & adresse Nombre Garantie de Retraits ou Retraits ou Proposition Divergences observes

Dossier
abrge du dexemplaires soumission? modifications modifications financire

Processus
soumissionnaire des propositions Valeur? reue

Manuel
(ou co-entreprise, techniques cachete?

dappel
dede
consortium ou
association)

doffres
1

soumission
2

passation des marchs


3

Sign:

..... ........................ ..........................

Prsidence de louverture des plis Nom de la prsidence Date


Enregistrement des ouvertures de plis (mthode deux enveloppes Propositions financires uniquement) Page n: sur

Numro de rfrence du march: Heure et date de louverture:


Numro Nom & adresse Note Monnaie Montant de la Retraits ou Nombre Divergences observes
abrge du technique de la soumission modifications dexemplaires
soumissionnaire soumission de la
(ou co-entreprise, proposition
consortium ou financire
association)
1

Module K1:Module
7

FIDA
La publication
Manuel
H: Invitation
Module
Sign:

deK5:
..... .......................... ..........................

du dossier
passation
Prsidence de louverture des plis Nom de la prsidence Date

119 soumettre
Ouverture
des
dappel
desdes plis
offres
marchs
doffres
Feuille de prsence Page n: sur

Heure et date de louverture:..................................................


Type douverture:
une enveloppe deux enveloppes: Technique / Financire
Numro de rfrence du march:

Nom du participant Reprsentant (Socit) Titre ou fonction

120 FIDA Manuel


Dossier dede
dappel
Processus passation des marchs
doffres
soumission
ModuleL1: Comits dvaluation56 et
rgles gnrales dvaluation
Objet du module
Ce module nonce les bonnes pratiques suivre de manire gnrale pour lvaluation par un comit.
Lvaluation a pour but dvaluer et de comparer de manire objective toutes les soumissions reues,
conformment aux mthodes prtablies, afin de dterminer le soumissionnaire auquel sera attribu un
march. Une valuation ralise dans de bonnes conditions devra faire en sorte que:
la concurrence soit loyale et que tous les soumissionnaires aient une gale possibilit de remporter
des marchs;
les biens, les travaux et les services autres que les services de consultants achets dans le cadre
du march soient de qualit satisfaisante; et
lentit acheteuse optimise au mieux ses ressources.
La dsignation dun comit charg de lvaluation est une pratique courante: on considre quelle offre
un certain nombre davantages par rapport lattribution des marchs dcide par une seule personne.
On retiendra, parmi ces avantages:
une plus grande responsabilit des membres dun groupe;
une approche plus transparente;
la moindre probabilit quune influence injustifie sexerce sur un comit que sur une personne.

Champ dapplication
La plupart des systmes nationaux de passation des marchs comporteront sans doute des dispositions
relatives une forme ou une autre dvaluation par un comit. Lorsque les valuations utilisent un systme
national, ces dispositions devront tre respectes. Si aucune disposition nexiste dans les procdures
nationales, on trouvera dans le prsent module quelques avis gnriques sur la question. Lorsque la
mthode de passation des marchs est celle de lappel doffres international, ce sont les procdures de
la Banque mondiale, telles quelles sont exposes dans ses directives, qui sappliqueront.

1. Rgles gnrales dvaluation de la date et de lheure de clture de lappel


doffres (voir les prcisions ci-aprs);
En matire dvaluation, les rgles gnrales
labsence de rponse dun soumissionnaire
suivantes sont dapplication:
une demande dclaircissement suffit justifier
une valuation utilisera exclusivement la
le rejet de son offre;
mthode et les critres dvaluation noncs
une soumission rpondant pour lessentiel aux
dans le document dinvitation et tous les critres
besoins est une soumission conforme toutes les
sappliqueront de la mme manire toutes
instructions, exigences, modalits et conditions
les soumissions, en vue de dterminer celle
nonces dans le dossier dappel doffres, sans
qui obtiendra la plus haute valuation;
drogations, rserves ou omissions matrielles;
aucune autre mthode ni aucun autre critre
lorsquune soumission rpond pour lessentiel
dvaluation que ceux stipuls dans le document
aux besoins, le comit dvaluation peut ne pas
dinvitation ne seront utiliss ou introduits;
tenir compte de tout dfaut de conformit, erreur
la dtermination par le comit dvaluation
ou omission ne constituant pas une drogation
du niveau de prise en compte des besoins sera
matrielle, ou y apporter des claircissements ou
fonde sur le contenu mme de la soumission,
des corrections;
sous rserve des ventuels claircissements reus;
le dfaut de conformit, lerreur ou lomission de
le comit dvaluation peut demander par
caractre non matriel seront mesurs en termes
crit aux soumissionnaires dapporter des
montaires dans toute la mesure du possible et
claircissements sur leurs soumissions afin de
pris en compte dans lvaluation financire et la
faciliter lvaluation, mais aucune modification
comparaison des soumissions;
sur le fond des soumissions, y compris une
modification de prix, ne sera admise au-del

56 Parfois galement appels Commissions dvaluation.

Module L1: ComitsModule A:FIDA


VueetManuel
dvaluation rglesde
densemblepassation
du cycle
gnrales desdu
marchs
projet
dvaluation 121
le comit dvaluation peut corriger des erreurs 2.2 Rle du prsident
purement arithmtiques apparaissant dans les
soumissions, conformment la procdure Il est frquent que les membres du comit
nonce dans le document dinvitation; choisissent lun dentre eux comme prsident.
les soumissionnaires seront informs de toute Dans certains cas, toutefois, le prsident est
correction arithmtique et invits, par crit, dsign au moment de la constitution du comit.
approuver cette correction; Ces deux approches prsentent des avantages et
tout soumissionnaire qui nacceptera pas la des inconvnients et elles sont donc toutes deux
correction dune erreur arithmtique sera acceptables.
exclu et la garantie de soumission57 de ce Le prsident du comit dvaluation joue un rle
soumissionnaire pourra tre perdue; important, tant donn quil a gnralement pour
aucune communication concernant lacceptation tches de:
ou le rejet dune soumission, ou dsignant veiller ce que tous les membres comprennent
ladjudicataire, ne doit tre adresse lun de la mme manire la mthode et les critres
quelconque des soumissionnaires avant que dvaluation utiliser;
cette approbation ne soit obtenue. superviser et coordonner lactivit des membres
du comit au cours du processus dvaluation,
2. Le comit dvaluation mais sans donner aux membres dinstructions
sur les dcisions relatives lvaluation ni plaider
2.1. Composition auprs deux en faveur dun rsultat spcifique
Les comits dvaluation sont gnralement des sur quelque question que ce soit;
comits ad hoc, dsigns pour chaque march veiller ce que lvaluation soit conforme
passer par le fond de pouvoir58 de lentit toutes les exigences et dispositions du
acheteuse passant le march. document dinvitation;
prsider toutes les runions du comit
Ils doivent inclure des membres possdant les
dvaluation et faire en sorte que les dbats
comptences, les connaissances et lexprience
soient productifs, ouverts et participatifs;
pertinentes en rapport, dans la mesure du possible,
veiller ce que tous les membres soient
avec les exigences du march passer, et par
conscients de leurs responsabilits et notamment
exemple:
de la ncessaire confidentialit;
comptences techniques;
veiller la scurit des soumissions et de toute
reprsentants de lutilisateur final;
autre documentation;
comptences en matire de marchs et de
veiller ce que les dcisions soient prises en
contrats;
temps opportun;
comptences en matire de gestion financire
grer les communications entre le comit
ou danalyse;
dvaluation et le soumissionnaire;
expertise dans le domaine juridique.
sassurer que le comit dvaluation dispose
Le nombre de membres du comit dvaluation des ressources adquates;
dpendra de la valeur et de la complexit du march veiller ce que le rapport final dvaluation soit
passer, mais ne devra jamais tre infrieur trois. tabli de manire exacte et en temps utile.
Les membres du comit dvaluation auront un
Le prsident dsign devra tre inform de toutes
niveau adquat danciennet et dexprience, en
ces tches avant daccepter la mission.
fonction de la valeur et de la complexit du march
passer.
2.3 Quand dsigner le comit
Si les comptences ou lexprience requises ne Le moment de la dsignation du comit
sont pas disponibles au sein de lentit acheteuse, dvaluation est souvent lune des questions les plus
le comit dvaluation pourra inclure un membre couramment poses en rapport avec lvaluation.
extrieur; ce dernier devra toujours dclarer, le cas Cette dsignation peut intervenir divers stades du
chant, lexistence dans le march passer dun processus dappel doffres, chacun prsentant ses
conflit dintrt qui pourrait avoir une incidence sur avantages et ses inconvnients, rsums dans
son impartialit dans le processus dvaluation. le tableau ci-aprs:

57 Voir le ModuleJ.
58 Ou le fonctionnaire exerant lautorit de contrle.

122 FIDA
Vue Manueldesdesoumissions
densemble
valuation passation des marchs
Quand Aspects positifs Aspects ngatifs
Au cours de la Les membres peuvent tre choisis l'avance; le On peut faire valoir que le comit n'est plus
prparation du dossier comit est pleinement inform des critres et des totalement indpendant, et que la sparation
d'appel d'offres, raisons pour lesquelles ils ont t retenus. Cela permet des tches est compromise
afin que le comit de limiter les ventuels dsaccords ou malentendus,
On craint aussi, souvent, que plus la dsignation
puisse apporter une au cours de l'valuation, entre le comit et les auteurs
du comit est prcoce, plus nombreuses seront
contribution aux du dossier d'appel d'offres
les possibilits de voir ses membres tre l'objet
critres d'valuation
La date de clture peut tre fixe en fonction de la de manipulations ou d'actions de lobbying
disponibilit du comit
Lorsque le dossier Les membres peuvent tre choisis l'avance et la date Bien que le comit soit maintenant indpendant
d'appel d'offres est de clture peut tre fixe en fonction de la disponibilit de l'laboration du dossier d'appel d'offres,
soumis l'approbation de l'ensemble du comit. Cela donne galement au on ne peut exclure le risque qu'il soit en
interne ou la demande comit un dlai suffisant pour se familiariser avec le dsaccord avec les critres d'valuation fixs
d'avis de non objection dossier d'appel d'offres, les besoins et les critres dans le dossier d'appel d'offres ou qu'il n'en
du FIDA comprenne pas les intentions
La composition du comit peut tre revue et examine
comme partie de la soumission La seconde proccupation exprime ci-dessus
s'applique encore dans ce cas
Immdiatement aprs Les membres peuvent tre choisis l'avance et le
la publication du dossier comit dispose d'un dlai suffisant pour se familiariser
d'appel d'offres avec le dossier d'appel d'offres, les besoins et les
critres
Juste avant la clture La possibilit d'actions de lobbying auprs des La question est habituellement de savoir qui est
des soumissions membres du comit est minimale s'ils ne sont connus disponible pour siger au comit plutt que de
qu'au dernier moment savoir qui est le mieux plac ou le plus qualifi
cet effet
Le comit ne dispose pas d'un dlai suffisant
pour se familiariser avec le dossier d'appel
d'offres, les besoins et les critres

Comme le montre le tableau ci-dessus, il nexiste 2.4 Les travaux du comit


pas de solution unique cette question. Il est
Avant dentamer le processus dvaluation, les
souhaitable dadopter une attitude proactive en
membres du comit dvaluation devront tenir
termes de choix des membres du comit, de leur
une runion initiale pour examiner la mthode et
participation et du temps disponible pour leur
les critres dvaluation prciss dans le document
prparation; il est donc prfrable de les dsigner
dinvitation et sassurer quils sont parfaitement
le plus tt possible. Cette formule augmente
compris par chacun dentre eux.
toutefois le risque des interfrences potentielles
dont pourraient tre lobjet les membres du comit. Lvaluation des soumissions est ensuite un
processus squentiel comprenant trois tapes
En pratique, la dcision devrait tre prise au cas
dcrites ci-aprs:
par cas, en tenant compte de la complexit et de
la valeur du march et dune estimation quilibre (i) Examen prliminaire, pour liminer les
du risque potentiel associ cette dcision, comme soumissions ne rpondant pas aux exigences
indiqu ci-dessus. Ainsi, quel est le risque dune fondamentales du document dinvitation et
manipulation potentielle du comit si la valeur les soumissionnaires ne remplissant pas les
du march est peu leve? Ou encore, si le march conditions impratives dadmissibilit.
est hautement spcialis et que le comit a besoin
On consultera les modules L2 et L6 pour une
dune contribution technique, peut-on prendre le
explication de ladquation aux besoins et de
risque de ne pas dsigner parmi ses membres un
lexamen prliminaire.
spcialiste qualifi?
(ii) Estimation de ladquation aux besoins et
Comme pour la plupart des questions en rapport
conduite dune valuation technique dtaille,
avec la passation des marchs, la dcision prendre
afin de dterminer si les soumissions rpondent
relve donc de lattnuation du risque, en prenant en
pour lessentiel aux exigences techniques et
compte les circonstances et les exigences uniques de
commerciales du document dinvitation.
chaque activit.
La demande dclaircissements fait partie de
cette tape.

Module L1: ComitsModule A:FIDA


VueetManuel
dvaluation rglesde
densemblepassation
du cycle
gnrales desdu
marchs
projet
dvaluation 123
Lvaluation technique dtaille des Le comit doit aussi prparer un rapport
soumissions variera selon que lvaluation dvaluation, sign par toutes les personnes ayant
utilise: particip lvaluation. Bien quil nexiste pas
a) une estimation visant dterminer si de modle spcifique du FIDA pour le rapport
la soumission est conforme toutes les dvaluation, ce document devra comporter, au
conditions du document dinvitation, ou un minimum, les informations suivantes:
simple systme de notation russite/chec; ou un historique de la procdure dappel doffres;
b) un systme de notation bas sur des points le document dinvitation relatif au march qui
de mrite. a fait lobjet de lvaluation;
la publication de lappel doffres, les
Dans lhypothse a) ci-dessus, lvaluation
prorogations et les rponses aux demandes
dtaille sera normalement ralise
dclaircissements reues des soumissionnaires;
collectivement par le comit dvaluation,
la clture des soumissions et louverture des plis;
moins quelle ne soit considre comme
un rsum des offres reues et ouvertes, et
particulirement longue et complexe, auquel
notamment les prix dont il a t donn lecture
cas les membres du comit peuvent dabord
pour chaque offre;
procder individuellement une valuation
la slection et la composition59 du comit
dtaille, avant un examen et un accord sur
dvaluation;
les rsultats une runion de lensemble
les rsultats de lexamen prliminaire des
des membres.
soumissions;
Dans lhypothse b), lvaluation dtaille devra les ajustements et corrections;
toujours tre conduite suivant les modalits les rsultats des valuations technique et
dcrites dans le ModuleL2. financire dtailles et leur comparaison;
les dtails de toutes drogations, erreurs ou
Si, au cours de lvaluation, le comit a
omissions non matrielles acceptes, clarifies
besoin dclaircissements de la part des
ou corriges et, le cas chant, la manire dont
soumissionnaires, il sera procd suivant
les drogations ou omissions ont t valorises
les modalits dcrites dans le ModuleL2.
et prises en compte dans lvaluation financire;
(iii) valuation financire, pour comparer les les raisons pour lesquelles certaines soumissions
cots des soumissions rpondant aux besoins, auraient t dclares irrecevables et rejetes;
dterminer ladjudicataire et recommander le prix valu de chaque soumission, faisant
que le march lui soit attribu. apparatre les ventuelles rvisions ou
La comparaison financire devra toujours ajustements leur prix et la conversion en une
tre ralise collectivement par le comit monnaie commune;
dvaluation. le classement des soumissions en fonction du
prix valu; des copies des procs-verbaux des
runions du comit dvaluation (habituellement
2.5 Dossiers et rapports jointes en annexe);
Tous les dossiers se rapportant lvaluation seront un nonc de la soumission value la plus
conservs dans le dossier de lappel doffres aux fins avantageuse, pour chaque lot le cas chant;
daudit. Il sagit notamment: les rsultats dune ventuelle post-slection ;
des copies de tous les changes de un nonc des dsaccords ventuels et
correspondance avec les soumissionnaires, notamment les raisons de ces dsaccords, les
comme des courriers relatifs aux claircissements; discussions tenues ce propos et les noms des
des ventuelles corrections des erreurs membres ayant exprim une opinion divergente;
arithmtiques; une recommandation concernant lattribution
des prorogations de la validit des offres; du ou des march(s) la soumission, ou
des fiches individuelles de notation signes la combinaison de soumissions, ayant
dans le cas de lvaluation base sur des points t value la plus avantageuse, ou toute
de mrite; et autre recommandation approprie, comme
des procs-verbaux de toutes les runions, signs lannulation du processus dacquisition ou le
par tous les membres du comit dvaluation, lancement dun nouvel appel doffres; et
pour confirmer que les procs-verbaux les ventuelles questions ou points claircir
constituent un compte-rendu prcis et complet avant la passation du march.
de chaque runion.

59 Y compris la dsignation des membres du comit.

124 FIDA
Vue Manueldesdesoumissions
densemble
valuation passation des marchs
Dans le cadre du processus de supervision, le FIDA 2.6 Autres dispositions gnrales
cherchera rpondre, lorsquil examinera un rapport Les runions du comit dvaluation ne doivent
dvaluation, aux questions suivantes: normalement se tenir quen prsence de
les informations numres ci-dessus sont- tous ses membres, sauf sil est impossible ou
elles prsentes? matriellement difficile quils puissent tre
le comit dvaluation est-il parvenu un tous prsents.
consensus? Lorsquun des membres du comit dvaluation
lvaluation a-t-elle t conduite uniquement na pas t prsent une runion, il ou elle sera
sur la base des critres noncs? inform(e) des dbats et des dcisions prises
si lvaluation a t base sur les points de cette runion. Si le membre absent nest pas
mrite, la procdure a-t-elle t applique de daccord avec lune quelconque des dcisions
faon prcise et cohrente? prises, il ou elle en informera immdiatement
le fournisseur/entrepreneur est-il adquat le prsident du comit dvaluation, qui
(post-slection)? convoquera une nouvelle runion pour rsoudre
quel est ltat davancement des ventuelles le point de dsaccord.
demandes dclaircissements? Lordre du jour de la runion sera dtermin
la dure de validit de lappel doffres doit- par la mthode dvaluation indique dans
elle tre proroge? les documents dinvitation et coordonn par
toutes les questions logistiques ont-elles t le prsident.
abordes? Les dcisions du comit dvaluation seront
certaines soumissions ont-elles t rejetes prises lunanimit, sauf lorsque des notes
au cours de lvaluation dtaille; dans individuelles sont requises pour respecter la
laffirmative, ce rejet tait-il justifi? mthode dvaluation.
tous les soumissionnaires sont-ils traits sur Lorsque le comit dvaluation ne parvient
un pied dgalit? pas une dcision unanime, les conclusions
lun ou lautre des principes noncs dans les et recommandations de la majorit seront
Directives du FIDA concernant la passation indiques dans le rapport dvaluation.
des marchs a-t-il t compromis? Lorsque le comit dvaluation nest pas en
mesure de parvenir un accord sur une partie
de lvaluation et que le dsaccord est significatif
et susceptible daffecter les rsultats dune
valuation, le comit devra consulter lautorit
charge de lapprobation.

Module L1: ComitsModule A:FIDA


VueetManuel
dvaluation rglesde
densemblepassation
du cycle
gnrales desdu
marchs
projet
dvaluation 125
ModuleL2: Procdures gnrales
dvaluation concernant les biens,
les travaux et les services autres que
les services de consultants
Objet du module
Le prsent module contient des orientations gnrales sur lvaluation des offres concernant les biens,
les travaux et les services autres que les services de consultants. Il doit tre lu paralllement au module
pertinent la mthode particulire dvaluation utiliser. Il sagira de lun des trois modules ci-aprs:
ModuleL3: valuation des offres concernant les biens;
ModuleL4: valuation des offres concernant les travaux; ou
ModuleL5: valuation des offres concernant les services autres que les services de consultants.
Lvaluation a pour but dvaluer et de comparer de manire objective toutes les soumissions reues, sur
la base dune mthode et de critres prtablis, afin de dterminer le soumissionnaire auquel devrait tre
attribu un march. Une valuation ralise dans de bonnes conditions devra faire en sorte que:
la concurrence soit loyale et que tous les soumissionnaires aient une gale possibilit de remporter
des marchs financs par le gouvernement;
les biens, les travaux et les services achets dans le cadre du march soient de qualit satisfaisante; et
lentit acheteuse optimise au mieux ses ressources.
Les valuations seront diffrentes selon quelles concernent des biens, des travaux ou des services
autres que les services de consultants, mais la mthode dvaluation comportera toujours un certain
nombre dtapes:
un examen prliminaire, pour liminer les soumissions ne rpondant pas aux exigences fondamentales
du document dinvitation et les soumissionnaires ne remplissant pas les conditions impratives
dadmissibilit;
une valuation technique et commerciale, afin de dterminer si les soumissions rpondent pour
lessentiel aux exigences techniques et commerciales du document dinvitation;
une valuation financire; pour comparer les cots des soumissions rpondant aux besoins,
dterminer ladjudicataire et recommander que le march lui soit attribu.
Un ordinogramme rcapitulant cette mthode dvaluation est joint la fin du prsent module.

Champ dapplication
Les principes gnraux noncs dans ce module sappliquent lvaluation des offres concernant les
biens, les travaux et les services autres que les services de consultants. Les aspects techniques des
mthodes applicables dans chaque cas sont exposs, respectivement, dans les modules L3, L4 et L5.
On notera que lorsque la mthode de passation des marchs est celle de lappel doffres international,
ce sont les procdures de la Banque mondiale, telles quelles sont exposes dans ses directives, qui
sappliqueront.
Lvaluation des propositions concernant les services de consultants, au titre de la mthode de demande
de propositions, est analyse dans les modules L6, L7 et L8.

1. Instructions point par point sappuyer sur les critres spcifis dans le document
dinvitation et aucun critre nouveau ou modifi ne
1.1 Examiner et numrer les exigences, doit tre introduit.
instructions et critres dvaluation
Le comit dvaluation devra examiner et numrer 1.2 Procder un examen prliminaire
les exigences, instructions et critres dvaluation Cet examen a pour objet de dterminer si les
noncs dans le document dinvitation, sassurer soumissions reues respectent les instructions et les
quils sont clairement compris et demander le exigences fondamentales du document dinvitation.
cas chant des claircissement la (ou aux) Il permet aux valuateurs dliminer les soumissions
personne(s) responsable(s) de ltablissement les plus faibles, sans y consacrer le temps et leffort
du document dinvitation. Lvaluation doit que demande la conduite dune valuation dtaille.

126 FIDA
Vue Manueldesdesoumissions
densemble
valuation passation des marchs
Lorsquil ny a pas eu de prslection, lexamen instructions, exigences et conditions du document
prliminaire peut aussi servir apprcier si les dinvitation, sans drogations, rserves ou omissions
soumissionnaires rpondent aux exigences. matrielles. Autrement dit, les erreurs ou problmes
dimportance mineure (ou non matriels) peuvent
Le test dexamen prliminaire est ralis sur la base
tre accepts par les valuateurs ou corrigs par le
dun systme de notation russite/chec, dans lequel
soumissionnaire, alors que les offres comportant des
les soumissions qui ne sont pas pour lessentiel
erreurs ou des problmes dimportance majeure (ou
conformes sont rejetes. Les critres utiliser pour
matriels) doivent tre rejets.
lexamen prliminaire dpendent des exigences et
des instructions du document dinvitation, de sorte En rgle gnrale, une drogation, rserve ou
que lexamen prliminaire doit toujours dbuter par omission matrielle:
une analyse du document dinvitation afin dtablir affecterait de manire non ngligeable lampleur,
la liste des exigences satisfaire. titre indicatif la qualit ou la performance des biens, travaux
uniquement, lexamen prliminaire pourra inclure, ou services; ou
en rgle gnrale, une vrification par laquelle on limiterait de manire non ngligeable les droits
sassurera que: de lentit acheteuse ou les obligations des
loffre a t soumise suivant le format prescrit; soumissionnaires au titre du march; ou
toute ventuelle garantie de soumission a t affecterait injustement la position concurrentielle
soumise, sous la forme et du montant requis et dautres soumissionnaires sil ny tait pas
valable pendant au moins la priode requise; remdi.
loffre a t soumise sans rserves ou drogations
Cest aux valuateurs quil appartient de dterminer
matrielles par rapport aux conditions du dossier
si une drogation est ou non matrielle et cette
dappel doffres;
dcision doit tre fonde uniquement sur le contenu
loffre a t correctement signe et autorise;
mme de loffre. Des informations complmentaires
le nombre prescrit dexemplaires de loffre a
ou une connaissance antrieure dun produit ou
t soumis;
dun soumissionnaire ne doivent pas tre prises
loffre est valable pendant au moins la priode
en compte.
requise;
tous les documents et informations essentiels La dfinition de la nature dune drogation
ont t soumis; matrielle ou non matrielle variera selon les
les ventuels chantillons demands ont t diffrentes procdures dappel doffres, en fonction
soumis; des besoins particuliers de chacune. Toutefois, les
loffre rpond toute autre besoin essentiel dcisions quant ce qui constitue une drogation
du document dinvitation; et matrielle ou non matrielle doivent tre appliques
aucune altration ou modification na t de manire cohrente toutes les offres faisant
apporte au dossier dappel doffres, lexception partie du mme processus dvaluation.
de celles requises dans le cadre des besoins
Lorsquils devront dcider si une drogation est
de loffre.
ou non matrielle, les valuateurs prendront en
On liminera les offres qui ne rpondent pas compte limpact sur les facteurs essentiels comme
toutes ces exigences. le cot, le risque, le temps et la qualit du march.
titre indicatif uniquement, on placera sans doute
1.3 Estimer la prise en compte des dans la catgorie des drogations, rserves ou
besoins omissions matrielles:
les calendriers inacceptables de livraison
Dans le cadre de lvaluation des soumissions,
ou dachvement;
les valuateurs ont pour mission de dcider si la
les dtails techniques inacceptables, concernant
soumission rpond aux attentes60 (cest--dire
par exemple la conception, les matriaux, la
quelle rpond aux besoins de lentit acheteuse)
qualit dexcution, les spcifications, normes
ou si elle ne rpond pas aux attentes (cest--
ou mthodes; et
dire quelle ne rpond pas aux besoins de lentit
les contre-propositions inacceptables sur les
acheteuse).
conditions essentielles du march, concernant
En pratique, peu doffres sont parfaites et le test par exemple les modalits de paiement, les
cl consistera donc dterminer si une offre rvisions de prix, les pnalits, la sous-traitance
rpond pour lessentiel aux besoins. Une offre ou la garantie.
rpondant pour lessentiel aux besoins est
dfinie comme une offre conforme toutes les

60 Les modes dvaluation de la prise en compte des besoins prsenteront des diffrences considrables selon que les
valuations concernent les biens, les travaux et les services autres que les services de consultants. On trouvera par consquent des
indications complmentaires sur lvaluation technique dans les modules L3, L4 et L5 respectivement.

Module
Module L2: Procdures gnrales dvaluation concernant les biens, et lesModule
L1: Comits
les travaux dvaluationFIDA
VueetManuel
servicesA:autres lesde
densemble
rgles
que passation
gnrales
services des
du cycle dumarchs
projet
dedvaluation
consultants 127
titre indicatif uniquement, on placera sans doute la disponibilit de pices de rechange et
dans la catgorie des drogations, rserves ou darticles consommables;
omissions non matrielles: les arrangements de service, comme le besoin
les diffrences minimes dans les calendriers de dun agent local.
livraison ou dachvement, lorsque le temps nest
Comme pour ce qui concerne lvaluation
pas un facteur dcisif;
technique, la norme commerciale doit tre fixe
lomission darticles dimportance mineure;
par les conditions du document dinvitation et
les erreurs arithmtiques;
lvaluation des offres doit servir dterminer si
dautres dtails techniques, concernant par
elles rpondent ou non aux besoins dfinis par cette
exemple la conception, les matriaux, la qualit
norme. Aucun avantage supplmentaire ne sera
dexcution, les spcifications, normes ou
accord aux offres dpassant la norme requise, sauf
mthodes, qui rpondent pour lessentiel aux
lorsque cela se fait par lapplication dautres critres
besoins et sont jugs acceptables par lentit
que le prix voir les modules L3 et L4).
acheteuse; et
des modifications dimportance mineure aux
1.5 Corriger les offres ou demander des
conditions du march juges acceptables par
lentit acheteuse.
claircissements aux soumissionnaires
suivant les besoins
Lorsque les valuateurs estiment quune offre rpond
Lorsque linformation contenue dans une
pour lessentiel aux besoins, ils peuvent renoncer
soumission nest pas claire, le comit peut demander
prendre en compte un dfaut de conformit, une
des claircissements au soumissionnaire. Les
erreur ou une omission contenus dans cette offre, ou
claircissements ne peuvent pas tre utiliss pour
y apporter un claircissement ou une correction on
modifier le prix de loffre (sauf en cas derreurs
trouvera plus bas des prcisions complmentaires.
arithmtiques), pour corriger des drogations
matrielles ou pour apporter dautres changements
1.4 Entreprendre une valuation
significatifs un aspect quelconque de loffre.
technique et commerciale
Les demandes dclaircissement doivent tre
Elle concernera uniquement les offres ayant
adresses au soumissionnaire par crit; la demande
russi au test de rponse aux attentes.
doit indiquer quune rponse crite est requise
Lvaluation technique proprement dite est avant une date donne. Elle doit aussi signaler au
habituellement du type russite/chec; seules soumissionnaire que labsence de rponse de sa
les offres qui rpondent entirement, ou pour part peut entraner un rejet de sa soumission.
lessentiel, aux besoins noncs dans le document
Lorsquune offre comporte des drogations, erreurs
dinvitation sont retenues en vue de lvaluation
ou omissions non matrielles, lvaluateur peut
financire ultrieure. Les offres qui ne rpondent
choisir de les accepter ou de les corriger. Afin que
pas aux besoins sont limines de lvaluation.
lvaluation traite tous les soumissionnaires de
On trouvera dans les modules L3, L4 et L5 des
manire impartiale, le dfaut de conformit doit
prcisions complmentaires sur les aspects
tre valoris et exprim en termes montaires, dans
spcifiques de lvaluation des biens, des travaux et
la mesure du possible. Ce montant doit ensuite tre
des services autres que les services de consultants.
ajout au prix de loffre, uniquement aux fins de
Dans le cadre de lvaluation commerciale, on lvaluation financire pour reflter le prix ou le
dtermine si loffre est totalement ou essentiellement cot de larticle manquant ou non conforme.
conforme toutes les conditions et exigences du
Ainsi, lorsquune offre ninclut pas le prix dune
document dinvitation. Les critres dpendront
pice de rechange ou dun article consommable, le
par consquent du document dinvitation, mais ils
prix de larticle manquant devra tre ajout au prix
pourraient inclure:
de loffre, en utilisant le prix le plus lev cit pour
lacceptation des conditions essentielles du
le mme article dans les autres soumissions.
march, comme le paiement, la garantie et
les pnalits en cas de retard;
le calendrier de livraison des biens dans les
dlais spcifis;
le calendrier dachvement des services
secondaires dans les dlais spcifis, lorsquune
installation et une mise en service ou une
formation de lutilisateur sont ncessaires;

128 FIDA
Vue Manueldesdesoumissions
densemble
valuation passation des marchs
titre dautre exemple, si une soumission propose dans lvaluation financire: ils doivent tre
une date de livraison lgrement plus tardive que inclus, en tant que condition contractuelle,
la date requise par le document dinvitation et que si la soumission est accepte. Si le document
ce retard est jug acceptable par lentit acheteuse, dinvitation le prvoit, les soumissionnaires
le retard de livraison pourrait tre valoris et exprim peuvent tre autoriss offrir des rabais
en termes montaires, sur la base des pnalits conditionnels (ou croiss), cest--dire des
montaires prvues en cas de retard, mentionnes rabais conditionns par lattribution simultane
dans le projet de march. de marchs pour plus dun lot. Les rabais
conditionnels devraient toutefois tre exclus de
1.6 Raliser une valuation financire lvaluation financire principale. Au terme de
Seules les offres ayant surmont le stade lvaluation lvaluation financire et aprs la dtermination
technique font ensuite lobjet dune valuation de la ou des soumission(s) gagnante(s), une
financire qui dterminera loffre la moins disante. nouvelle comparaison financire devra tre
effectue pour la prise en compte des ventuels
moins que les instructions contenues dans le rabais conditionnels. Cette comparaison
document dinvitation nen disposent autrement, devra dterminer lutilisation optimale des
la procdure de dtermination du prix valu de ressources pour lentit acheteuse, cest--dire la
chaque offre est habituellement la suivante: combinaison dattributions de marchs offrant
partir du prix total de loffre lu publiquement le cot total le moins lev;
louverture des plis, linclusion ou lexclusion convertir toutes les offres de manire ce
de cots particuliers, suivant les indications du quelles soient exprimes dans la mme monnaie
document dinvitation (le document dinvitation dvaluation aux fins de la comparaison, en
peut, par exemple, donner des instructions utilisant la monnaie ainsi que la source et la date
particulires sur linclusion de tous les droits et du taux de change spcifi dans le document
taxes dans le prix de loffre, ou sur la dduction dinvitation;
de sommes provisionnelles et de dpenses appliquer une ventuelle marge de prfrence; et
imprvues, mais linclusion de tarifs du travail dterminer le prix total valu de chaque
la journe fixs des prix concurrentiels dans soumission.
les offres relatives des travaux);
corriger les ventuelles erreurs arithmtiques. 1.7 Classer les soumissions
La procdure suivre pour la correction
Cette opration a pour objet de dterminer loffre
des erreurs arithmtiques est normalement
mentionne dans les documents dinvitation, la moins disante.
et cest cette procdure qui doit tre utilise.
Lorsquaucune procdure spcifique nest 1.8 Procder une post-slection
indique dans le document dinvitation et que Le cas chant, procder une post-slection
lon constate que le prix total cit diffre du du soumissionnaire le moins disant voir le
prix total obtenu en multipliant le prix unitaire ModuleL10.
par la quantit, on retiendra comme valable
le prix unitaire et on corrigera le prix total en 1.9 Prparer un rapport dvaluation
consquence. Les soumissionnaires devront Ce rapport sera soumis lorganisme dapprobation.
tre informs de toute correction arithmtique Le ModuleL1 contient des prcisions sur la teneur
effectue; ils seront invits faire part de leur dun rapport dvaluation.
accord par crit;
appliquer les ventuels rabais inconditionnels
offerts par les soumissionnaires. Les
soumissionnaires peuvent tre autoriss
proposer des rabais sur les prix de leurs offres.
Les rabais ou toute autre modification des
prix , ne sont pas autoriss aprs la date de
clture des soumissions et seuls les rabais
inconditionnels devront tre pris en compte
dans le prix valu des soumissions. Les
rabais conditionnels par exemple les rabais
offerts pour un paiement rapide par lentit
acheteuse ne doivent pas tre pris en compte

Module
Module L2: Procdures gnrales dvaluation concernant les biens, et lesModule
L1: Comits
les travaux dvaluationFIDA
VueetManuel
servicesA:autres lesde
densemble
rgles
que passation
gnrales
services des
du cycle dumarchs
projet
dedvaluation
consultants 129
Procdure dvaluation des offres concernant les biens, les travaux et les
services autres que les services de consultants

Ouverture des plis: l'valuation porte sur les offres


numres dans le compte-rendu d'ouverture des
Ouverture des plis plis, reues en temps utile, ouvertes et lues. Les
soumissions tardives ne sont pas incluses.
Examen prliminaire a pour objet d'liminer les
offres ne rpondant pas aux besoins. Les critres
gnralement retenus portent sur:
- l'inclusion de tous les documents requis sous
Examen un format correct
prliminaire - l'autorisation correcte de l'offre
- une garantie de soumission acceptable
- une dure suffisante de validit de l'offre
- le nombre exact d'exemplaires requis
- l'inclusion des documents et besoins essentiels
RPONDANT
AUX BESOINS NE RPONDANT
PAS AUX BESOINS Rejeter

valuation technique et commerciale: elle porte


sur le respect des exigences techniques et commerciales
valuation du document d'invitation, et par exemple:
Clarifier technique - l'acceptation des conditions cls du march
- l'absence de drogations matrielles
(par crit) et - la conformit technique au calendrier des besoins
commerciale - une date de livraison/d'achvement acceptable
- la comprhension de la mission
- la dotation en personnel et une supervision/gestion
adquates
PAS CLAIR Rpondant pour NE RPONDANT
l'essentiel aux besoins PAS AUX BESOINS Rejeter

valuation financire pour


- corriger les erreurs arithmtiques
- valuer les drogations non matrielles
Confirmer - ajuster pour tenir compte des dfauts de
conformit non matriels
les valuation - ajuster pour tenir compte d'ventuels critres
corrections financire d'valuation supplmentaires
(par crit) - convertir en une monnaie commune (sur la base
du taux de change indiqu dans le document d'invitation)
- appliquer la marge de prfrence ventuelle indique
- comparer les cots totaux
- classer les prix en attribuant le n 1 au prix le plus bas
ERREURS Meilleur
ARITHMTIQUES prix valu
AUTRES Rejeter

Recommandation: recommandation d'attribution


Rapport du march la soumission offrant le meilleur prix
d'valuation valu, rpondant pour l'essentiel aux besoins,
y compris sous rserve de l'ventuelle post-slection requise.
la recommandation La recommandation est soumise dans le rapport
d'attribution d'valuation.
du march

130 FIDA
Vue Manueldesdesoumissions
densemble
valuation passation des marchs
ModuleL3: valuations spcifiques
concernant les biens
Objet du module
On a prsent, dans le ModuleL2, les composantes de lvaluation concernant les biens, les travaux et
les services autres que les services de consultants rparties en trois tapes:
un examen prliminaire;
une valuation technique et commerciale dtaille;
une valuation financire.
Le prsent module propose des indications pratiques complmentaires prendre en considration dans
lvaluation concernant les biens. Il doit tre lu paralllement au ModuleL1 (comits dvaluation et rgles
gnrales dvaluation) et au ModuleL2 (Procdures gnrales dvaluation concernant les biens, les
travaux et les services autres que les services de consultants).
Loffre obtenant la meilleure valuation sera loffre la moins disante et rpondant pour lessentiel aux
besoins noncs dans le document dinvitation.

Champ dapplication
Le prsent module sapplique uniquement aux valuations concernant les biens. Lorsque les valuations
utilisent un systme national, ces dispositions devront tre respectes. On notera que lorsque la mthode
de passation des marchs est celle de lappel doffres international, ce sont les procdures de la Banque
mondiale, telles quelles sont exposes dans ses directives, qui sappliqueront, au lieu de ce module et
des procdures nationales.
Les valuations des offres concernant les travaux et les services autres que les services de consultants
font lobjet des modules L4 et L5 respectivement. Lvaluation des propositions concernant les services de
consultants, suivant la mthode de demande de propositions, est analyse dans les modules L6, L7 et L8.

1. valuation par rapport la Prenons lexemple dun document dinvitation


spcification spcifiant, pour une photocopieuse, une vitesse
de 25 pages par minute:
Lvaluation technique concernant les biens est loffre A propose une vitesse de copie de 15 pages
conduite par rapport la spcification contenue par minute et ne rpond donc pas au besoin;
dans le document dinvitation. Cette spcification loffre B propose une vitesse de copie de 24
dcrit une norme ou un besoin minimaux, pages par minute et pourrait donc rpondre
auxquels les offres doivent rpondre. Les offres pour lessentiel au besoin, si les valuateurs en
qui natteignent pas cette norme sont considres dcident ainsi;
comme ne rpondant pas aux besoins. Les offres loffre C propose une vitesse de copie de 25
gales ou suprieures la norme rpondent pages par minute et rpond donc au besoin;
aux besoins. loffre D propose une vitesse de copie de 33
Lvaluation est ralise sur la base dun systme pages par minute et rpond donc au besoin,
de notation russite/chec, de sorte quaucun crdit mais elle ne bnficierait daucun avantage
ou avantage supplmentaire ne sera accord aux supplmentaire dans lvaluation par rapport
offres dpassant la norme requise, sauf lorsque loffre proposant 25 pages par minute.
cela se fait par lapplication dautres critres que Examinons quelle serait la diffrence si la
le prix (voir ci-dessous). Les offres rpondant pour spcification prvoyait une vitesse minimale de
lessentiel aux besoins peuvent tre considres 25 pages par minute:
comme ayant surmont lvaluation technique. loffre A ne rpondrait toujours pas au besoin;
loffre B sera aussi considre 100% comme
ne rpondant pas au besoin, puisquelle natteint
pas la norme minimale standard;
les offres C et D rpondent toujours au besoin.

Module
Module L1: L3: Module
Comits A:FIDA
valuationsVue
dvaluation etManuel
rglesde
densemble
spcifiques passation
du cycle
concernant
gnrales desdumarchs
les projet
biens
dvaluation 131
Un troisime scnario est possible, dans lequel la 2 Application de critres autres
spcification prvoit une vitesse de 20 25 pages que le prix
par minute:
loffre A ne rpondrait toujours pas au besoin; En matire de biens, la soumission gagnante est
loffre B deviendra aussi considre comme normalement loffre la moins disante rpondant
rpondant 100% au besoin, puisquelle se aux besoins techniques et commerciaux de lentit
situe dans la fourchette requise; acheteuse, telle quelle a t dtermine par
les offres C et D rpondent toujours au besoin. lvaluation technique. Les entits acheteuses sont
toutefois habilites appliquer dautres critres que
Il est par consquent important, lors de lvaluation les prix, pour autant que cela soit spcifi dans le
technique, que tous les aspects de la spcification document dinvitation.
technique soient pris en considration et quun avis
technique soit sollicit, le cas chant. En particulier, Il convient dattribuer un poids relatif aux critres
un avis technique et un avis de lutilisateur final autres que le prix, ou de les exprimer en termes
sur le but prcis et lutilisation des biens seront montaires chaque fois que cela est possible.
ncessaires pour dterminer si les drogations par On peut citer, comme exemples de critres autres
rapport la spcification sont matrielles ou non que le prix:
matrielles. Ainsi: une pnalit pour les retards de livraison et/
ne pas offrir un moteur de la taille spcifie ou une prime pour une livraison anticipe, sur
serait peu prs certainement une drogation la base du calendrier de livraison nonc dans
matrielle dans lvaluation dun vhicule; le document dinvitation. Les pnalits et les
ne pas offrir la couleur spcifie dun vhicule primes pourraient tre exprimes en termes
pourrait constituer une drogation non montaires, en augmentant ou en rduisant le
matrielle si le vhicule est destin un usage prix valu dun montant spcifi par jour ou par
gnral, mais pourrait tre une drogation semaine davance ou de retard dans la livraison.
matrielle si le vhicule est destin tre utilis Le montant pourrait tre calcul en utilisant les
par la police ou larme et quil doit avoir une taux de pnalits normalement appliqus pour
couleur ou des marques particulires des fins les retards de livraisons;
didentification ou de camouflage. une pnalit pour les conditions de paiement,
exigeant un paiement avant la date spcifie dans
le document dinvitation. La pnalit pourrait
tre exprime en termes montaires, en calculant
lintrt quaurait rapport largent, sur la base
dun taux dintrt dfini;
linclusion du cot estimatif des pices de
rechange et/ou des articles consommables pour
une priode de fonctionnement spcifie. Cela
pourrait tre exprim en termes montaires,
en demandant aux soumissionnaires de
communiquer les prix dune liste spcifie
darticles, qui serait ajout au prix valu
de loffre;
linclusion des dpenses de fonctionnement et
de maintenance de lquipement pendant sa
dure de vie prvue;
une pnalit ou une prime pour la productivit
ou la performance dun quipement au-dessous
ou au-dessus dun niveau spcifi.

132 FIDA
Vue Manueldesdesoumissions
densemble
valuation passation des marchs
ModuleL4: valuations spcifiques
concernant les travaux
Objet du module
On a prsent, dans le ModuleL2, les composantes de lvaluation concernant les biens, les travaux et
les services autres que les services de consultants rparties en trois tapes:
un examen prliminaire;
une valuation technique et commerciale dtaille;
une valuation financire.
Le prsent module propose des indications pratiques complmentaires prendre en considration dans
lvaluation concernant les travaux. Il doit tre lu paralllement au ModuleL1 (comits dvaluations et
rgles gnrales dvaluation) et au ModuleL2 (Procdures gnrales dvaluation concernant les biens,
les travaux et les services autres que les services de consultants).
Loffre obtenant la meilleure valuation sera loffre la moins disante et rpondant pour lessentiel aux
besoins noncs dans le document dinvitation.

Champ dapplication
Le prsent module sapplique uniquement aux valuations concernant les travaux. Lorsque les valuations
utilisent un systme national, ces dispositions devront tre respectes. On notera que lorsque la mthode
de passation des marchs est celle de lappel doffres international, ce sont les procdures de la Banque
mondiale, telles quelles sont exposes dans ses directives, qui sappliqueront, au lieu de ce module et
des procdures nationales.
Les valuations des offres concernant les biens et les services autres que les services de consultants font
lobjet des modules L3 et L5 respectivement. Lvaluation des propositions concernant les services de
consultants, suivant la mthode de demande de propositions, est analyse dans les modules L6, L7 et L8.

1. valuation par rapport la un calendrier dachvement des travaux rempli


spcification dans les dlais spcifis et/ou le respect des
grandes tapes du programme de construction;
La mthode applique pour lvaluation concernant lquipement, le matriel, la qualit dexcution
les travaux a pour objet de dterminer loffre et la conception des normes ou codes spcifis
obtenant la meilleure valuation et rpondant aux dans le document dinvitation ou un document
besoins noncs dans le document dinvitation. quivalent;
Elle garantit que lentit acheteuse fasse lacquisition lutilisation des mthodes de construction
uniquement de travaux rpondant aux normes spcifies dans le document dinvitation ou
requises et quelle ne paie pas plus que ncessaire dautres solutions acceptables;
pour lexcution de ces travaux. ladquation du personnel cl de lentrepreneur,
Lvaluation technique consiste dterminer si en prenant en compte ses qualifications et son
la soumission est conforme ou conforme pour exprience;
lessentiel toutes les modalits, conditions et une soumission base sur la conception spcifie
besoins du document dinvitation. Les critres dans le document dinvitation ou une autre
dpendront par consquent du document conception acceptable, lorsque les solutions
dinvitation et pourraient inclure: de rechange sont autorises par le document
lacceptation de conditions contractuelles dinvitation;
essentielles, portant sur le paiement, la rvision la conformit avec la rglementation en vigueur,
de prix, la garantie, lassurance, les pnalits, le comme les dispositions concernant la main-
rglement des diffrends, la responsabilit et duvre; et/ou
la garantie de bonne excution, ou linclusion une sous-traitance conforme aux montants et
uniquement de drogations de moindre la manire autorise par le document dinvitation
importance lorsquelles sont juges acceptables et des sous-traitants qui rpondent aux besoins
par lentit acheteuse et valorisables dans le cadre spcifis dans le document dinvitation.
de lvaluation;

ModuleModule Module A:FIDA


L4: valuations
L1: Comits VueetManuel
rglesde
densemble
spcifiques
dvaluation passation
du cycle
concernant
gnrales des marchs
lesdu projet
travaux
dvaluation 133
La norme en matire de rponse aux besoins 2. Application de critres autres
doit tre dfinie par les modalits, conditions et que le prix
besoins noncs dans le document dinvitation et
les soumissions doivent tre considres comme En matire de travaux, la soumission gagnante est
rpondant aux besoins ou ne rpondant pas aux normalement loffre la moins disante rpondant
besoins par rapport cette norme. Les soumissions aux besoins techniques et commerciaux de lentit
rpondant pour lessentiel aux besoins peuvent tre acheteuse, telle quelle a t dtermine par
acceptes, mais les drogations, erreurs ou omissions lvaluation technique. Les entits acheteuses sont
dimportance mineure devront tre valorises et toutefois habilites appliquer dautres critres que
prises en compte dans lvaluation financire. Aucun le prix, pour autant que cela soit spcifi dans le
avantage supplmentaire ne sera accord aux offres document dinvitation.
dpassant la norme requise, sauf lorsque cela se fait Il convient dattribuer un poids relatif aux critres
par lapplication dautres critres que le prix voir autres que le prix, ou de les exprimer en termes
ci-dessous. montaires chaque fois que cela est possible.
Lvaluation technique des soumissions concernant On peut citer, comme exemples de critres autres
des travaux exigera une contribution technique de la que le prix:
part de personnel qualifi dans le domaine pertinent une pnalit pour les retards dachvement et/
et de personnel reprsentant lutilisateur final. ou une prime pour un achvement anticip,
sur la base du calendrier dachvement nonc
dans le document dinvitation. Les pnalits et
les primes pourraient tre exprimes en termes
montaires, en augmentant ou en rduisant le
prix valu dun montant spcifi par jour ou par
semaine davance ou de retard dans la livraison.
Le montant pourrait tre calcul en utilisant les
taux de pnalit normalement appliqus pour
les retards de livraisons;
une pnalit pour les conditions de paiement,
exigeant le paiement de tout montant avant la
date spcifie dans le document dinvitation.
La pnalit pourrait tre exprime en termes
montaires, en calculant lintrt quaurait
rapport largent, sur la base dun taux
dintrt dfini.

134 FIDA
Vue Manueldesdesoumissions
densemble
valuation passation des marchs
ModuleL5: valuations spcifiques
concernant les services autres que les
services de consultants
Objet du module
On a prsent, dans le ModuleL2, les composantes de lvaluation concernant les biens, les travaux et
les services autres que les services de consultants rparties en trois tapes:
un examen prliminaire;
une valuation technique et commerciale dtaille;
une valuation financire.
Le prsent module propose quelques indications prendre en considration dans lvaluation concernant
les services autres que les services de consultants. Il doit tre lu paralllement au ModuleL1 (comits
dvaluations et rgles gnrales dvaluation) et au ModuleL2 (Procdures gnrales dvaluation
concernant les biens, les travaux et les services autres que les services de consultants).
Loffre obtenant la meilleure valuation sera loffre la moins disante et rpondant pour lessentiel aux
besoins noncs dans le document dinvitation.

Champ dapplication
Le prsent module sapplique uniquement aux valuations concernant les services autres que les services
de consultants.
Les valuations des offres concernant les biens et les travaux font lobjet des modules L3 et L4
respectivement. Lvaluation des propositions concernant les services de consultants, au titre de la
mthode de demande de propositions, est analyse dans les modules L6, L7 et L8.

1. valuation technique et lquipement, le matriel et la qualit dexcution


commerciale dtaille des normes spcifies dans le document
dinvitation ou un document quivalent;
La mthode applique pour lvaluation concernant la mthode acceptable pour la prestation
les services autres que les services de consultants a des services;
pour objet de dterminer loffre la moins disante et la conformit avec la rglementation en vigueur,
rpondant aux besoins noncs dans le document comme les dispositions concernant la main-
dinvitation. Elle garantit que lentit acheteuse fasse duvre; et/ou
lacquisition uniquement de services rpondant la sous-traitance qui ne dpasse pas les montants
aux normes requises et quelle ne paie pas plus et qui soit conforme la manire autoriss par
que ncessaire pour la prestation de ces services. le document dinvitation et les sous-traitants
Lvaluation technique consiste dterminer si qui rpondent aux besoins spcifis dans le
la soumission est conforme, ou conforme pour document dinvitation.
lessentiel, toutes les modalits, conditions La norme en matire de rponse aux besoins doit
et besoins du document dinvitation et rpond tre dfinie par les modalits, conditions, besoins
de manire adquate au mandat. Les critres et mandat noncs dans le document dinvitation
dpendront par consquent du document et les soumissions doivent tre considres comme
dinvitation et pourraient inclure: rpondant aux besoins ou ne rpondant pas aux
lacceptation de conditions contractuelles besoins par rapport cette norme. Les soumissions
essentielles, portant sur le paiement, lassurance, rpondant pour lessentiel aux besoins peuvent tre
le rglement des diffrends et la responsabilit acceptes, mais les drogations, erreurs ou omissions
ou linclusion uniquement de drogations de dimportance mineure devront tre valorises et
moindre importance lorsquelles sont juges prises en compte dans lvaluation financire. Aucun
acceptables par lentit acheteuse et valorisables avantage supplmentaire ne sera accord aux offres
dans le cadre de lvaluation; dpassant la norme requise, sauf lorsque cela se fait
ladquation du personnel cl de lentrepreneur,
par lapplication dautres critres que le prix.
en prenant en compte ses qualifications et
son exprience;

Module L5: valuations spcifiques concernant


Module Module
les services
L1: Comits A:FIDA
autres
dvaluation Manuel
Vueet
que de
densemble passation
les services
rgles desdu
du cycle marchs
projet
dedvaluation
gnrales consultants 135
ModuleL6: Procdures gnrales
dvaluation concernant les services
de consultants
Objet du module
Les procdures exactes dvaluation concernant les services de consultants varient en fonction des
diffrentes mthodes de slection (voir le ModuleH3), mais elles comportent toutes les trois tapes
suivantes:
un examen prliminaire, pour liminer les soumissions ne rpondant pas aux exigences fondamentales
du document dinvitation et les consultants ne remplissant pas les conditions impratives de
qualification;
une valuation technique pour estimer, partir dun systme de notation bas sur des points de
mrite, la qualit technique des soumissions par rapport aux critres dvaluation, pour tablir la note
technique de chaque proposition technique et pour dterminer lesquelles, parmi les propositions,
ont obtenu la note technique minimale pour passer au stade suivant de louverture des propositions
financires et de leur valuation;
une valuation et une comparaison financires, pour dterminer la proposition ayant obtenu la meilleure
valuation sur la base des procdures de slection spcifiques et la proposition gagnante quil
conviendrait de recommander comme adjudicataire du march.
Ce module prsente les procdures gnrales suivre pour valuer les offres relatives aux services
de consultants. On trouvera ci-aprs deux modules parallles, mettant laccent sur les deux mthodes
dvaluation les plus courantes et quil conviendra de lire en liaison avec le prsent module, savoir:
le ModuleL7 sur la slection fonde sur la qualit et le cot (SFQC);
le ModuleL8 sur la slection au moindre cot (SMC).
Le ModuleL1 prsente par ailleurs une description de la mthode de slection dun comit dvaluation
et des rgles gnrales applicables en matire dvaluation.

Champ dapplication
Les principes gnraux contenus dans ce module sappliquent toutes les valuations ralises suivant
la mthode de la demande de propositions (DP).

1. Introduction 2. Instructions point par point


Les valuations concernant les services de On lira cette section paralllement aux instructions
consultants ont pour but dvaluer et de comparer point par point dtailles des modules L7 ou L8,
de manire objective toutes les soumissions reues, selon le cas.
sur la base dune mthode et de critres prtablis,
afin de dterminer le consultant adjudicataire du 2.1 Examiner les besoins
march. Une valuation relative aux services de Le comit dvaluation devra examiner la liste
consultants ralise dans de bonnes conditions des besoins, instructions, mandat et critres
devra faire en sorte que: dvaluation spcifis dans le document de DP et
la concurrence soit loyale et que tous les le nombre maximum de points allous chaque
consultants aient une gale possibilit de critre. Il faudra sassurer que ces lments sont
remporter des marchs financs par clairement compris et demander si ncessaire des
le gouvernement; claircissements la personne responsable de la
le consultant choisi dispose du personnel et de rdaction du document de DP.
lexprience appropris pour la prestation russie
des services; et Lvaluation doit appliquer les critres et les notes
les services de consultants achets dans le cadre spcifis dans le document de DP et aucun critre
du march offrent lentit acheteuse un juste nouveau ou diffrent ne peut tre introduit.
quilibre entre le cot et la qualit, en fonction Le comit dvaluation devra aussi examiner la
des objectifs et des circonstances du besoin mthode spcifie dans le document de DP et
satisfaire. sassurer quelle est comprise.

136 FIDA
Vue Manueldesdesoumissions
densemble
valuation passation des marchs
2.2 Procder un examen prliminaire 2.3 Procder une valuation
Lexamen prliminaire a pour objet de dterminer technique dtaille
si les propositions reues sont conformes aux On ne soumettra une valuation dtaille que les
instructions et exigences fondamentales du propositions dont on a estim au cours de lexamen
document de DP. Il permet aux valuateurs prliminaire quelles rpondent pour lessentiel
dliminer les soumissions les plus faibles, sans aux besoins.
y consacrer le temps et leffort que demande la
Les critres effectifs dvaluation, ainsi que le
conduite dune valuation base sur les points
nombre maximum de points pour chaque critre,
de mrite. Lexamen prliminaire peut aussi servir
sont dtermins et dcrits dans le document de DP.
apprcier si les consultants rpondent aux
exigences en matire dadmissibilit. Lorsquune valuation technique dtaille utilise un
systme bas sur des points de mrite, la procdure
Le test dexamen prliminaire est ralis sur la
suivante sera applique:
base dun systme de notation russite/chec,
dans lequel les propositions qui ne sont pas pour (i) le comit dvaluation examinera
lessentiel conformes sont rejetes. Les critres collectivement les critres et les ventuels
utiliser pour lexamen prliminaire dpendent des critres secondaires pour sassurer que tous les
exigences et des instructions du document de DP, membres comprennent de la mme faon les
de sorte que lexamen prliminaire doit toujours critres et leur importance relative. Il sagira en
dbuter par une analyse de ce document afin particulier:
dtablir la liste des exigences satisfaire. titre de convenir du systme de notation
indicatif uniquement, lexamen prliminaire pourra utiliser pour lvaluation technique,
inclure, en rgle gnrale, une vrification de convenir des notes utiliser dans le
par laquelle on sassurera que: systme de notation,
la proposition a t soumise suivant le format de dcider des dfinitions des notes.
prescrit (incluant tous les formulaires et Les modules L7 et L8 contiennent des
documents requis, et en particulier le formulaire prcisions spcifiques sur ces aspects;
de soumission de la proposition); (ii) le comit dvaluation prparera les feuilles
la proposition a t soumise sans rserves de notation et les tableaux qui seront utiliss
ou drogations matrielles par rapport aux au cours de lvaluation pour garantir
conditions du document de DP; luniformit de linformation et des donnes
la proposition a t correctement signe et de notation;
autorise (y compris lventuelle procuration
(iii) chacun des membres du comit dvaluation
requise par le document de DP);
procdera une valuation de manire
loriginal et le nombre prescrit dexemplaires
indpendante, en examinant chaque
ont t soumis;
soumission et en attribuant des notes
une proposition financire distincte cachete
pour chacune au regard de chaque critre;
a t soumise et que la proposition technique
lvaluateur inscrira ses notes et signera sa
ne comporte aucun dtail dordre financier;
feuille de notation;
la proposition est valable pendant au moins
la priode requise; (iv) le prsident du comit dvaluation
des curriculum vitae signs des consultants convoquera une runion ayant pour objet la
proposs ont t soumis; collecte, le collationnement et la comparaison
toute documentation supplmentaire demande des notes. Les notes individuelles ne pourront
dans le document de DP a t soumise. pas tre recueillies par le prsident ou par tout
autre membre de lquipe en dehors dune
On liminera les offres qui ne surmontent pas runion du comit dvaluation;
lexamen prliminaire.
(v) les notes attribues par chaque valuateur
seront regroupes au cours de la runion afin
dtablir une feuille de notation pour chaque
soumission et la note moyenne sera ensuite
calcule pour chaque soumission;
(vi) le comit dvaluation procdera
collectivement une comparaison des
notes de chaque valuateur, pour chaque
soumission, afin de sassurer quil y a eu une
cohrence dans lapproche de lvaluation et
une comprhension commune des critres de
chaque soumission par tous les membres du
comit dvaluation;

Module L6: Procdures gnrales


Module Module
dvaluation
L1: Comits A:FIDA
VueetManuel
concernant
dvaluation de
densemblepassation
les services
rgles desdu
du cycle marchs
projet
dedvaluation
gnrales consultants 137
(vii) le comit dvaluation prendra note de 2.4 Conduire des entretiens,
tout cart significatif par rapport la note le cas chant
moyenne ou des manques de cohrence dans
la notation; ces aspects seront examins et Des entretiens peuvent tre conduits dans le cadre
chaque valuateur expliquera et justifiera ses dune valuation base sur le systme des points
notes, le cas chant; de mrite, condition que cela soit expressment
mentionn dans le document de DP. Les consultants
(viii) lorsque le comit dvaluation convient
devront tre prvenus dans un dlai raisonnable des
quil y a eu un manque de cohrence dans
dispositions prises en vue dune entrevue. Dans des
lapproche, ou lorsque les dbats font
limites raisonnables, le comit dvaluation devrait
apparatre un manque de comprhension
faire preuve de souplesse quant la date et lheure
dun critre ou dune soumission, un ou
exactes de lentrevue, afin de donner au consultant
plusieurs des valuateurs pourront tre
une possibilit suffisante dy participer. Ce point est
autoriss rviser leurs notes individuelles;
particulirement important lorsque des consultants
(ix) aucun valuateur ne sera contraint de rviser trangers sont invits une entrevue.
ses notes.
Les entretiens doivent tre mens aprs lvaluation
Le comit dvaluation dcidera quel membre du par rapport tous les autres critres dvaluation
comit dvaluation sera autoris rviser ses notes technique. Dans les cas de la SFQC et de la SMC,
et quels soumissions ou critres pourront faire seuls les consultants capables datteindre le seuil
lobjet dune telle rvision. technique minimal devront tre invits des
Une rvision ne sera autorise que dans la mesure entretiens.
o elle sera ncessaire pour corriger un ventuel Les entretiens seront conduits uniquement avec
manque de cohrence de lapproche ou une le personnel ou les consultants essentiels, comme
vritable erreur de comprhension dun critre le chef dquipe.
ou dune soumission; seule sera autorise une
rvision spcifiquement approuve par le comit Ils devront tre grs par le prsident du comit
dvaluation. dvaluation; mais les membres du comit
responsables de lvaluation base sur les points
En cas de rvision dune note, la feuille de notes de mrite participeront galement. Les questions
originale sera conserve dans le dossier de aborder au cours des entretiens devront tre
lvaluation et la note rvise sera enregistre sur planifies et convenues lavance par tous les
une nouvelle feuille de notation. membres concerns par lvaluation base sur les
La rvision dune note devra intervenir le plus tt points de mrite.
possible aprs la runion originale et une nouvelle Un procs-verbal dtaill sera tabli propos de
runion sera convoque; en attendant cette lentretien, ainsi quau sujet de la discussion et
convocation dune nouvelle runion, le prsident de la dcision qui lont suivi concernant le nombre
du comit dvaluation conservera en lieu sr de points attribuer. Ce procs-verbal devra faire
tous les exemplaires des feuilles de notations partie du rapport dvaluation technique.
individuelles et regroupes.
Une fois finalises les notations individuelles, le 2.5 Dterminer la ou les soumission(s)
calcul de la note technique finale pour chaque pouvant passer au stade de louverture
soumission et tous les autres aspects de lvaluation des propositions financires et de
seront raliss collectivement par le comit lvaluation, selon la mthode dvaluation
dvaluation. utilise
Le total des notes moyennes pour chaque
proposition est ensuite compar la note minimale 2.6 Prparer un rapport dvaluation
de qualification indique dans le document de DP. technique pour soumission et approbation
Les propositions nobtenant pas cette note minimale Le rapport dvaluation technique devra inclure
sont limines et ne feront plus lobjet daucun les informations suivantes:
examen. le compte-rendu de louverture des plis
contenant les propositions techniques (ainsi
que le procs-verbal, sil en a t tabli un);
les rsultats de lexamen prliminaire, avec une
indication des raisons pour lesquelles certaines
soumissions ont t rejetes et dclares comme
ne rpondant pas dimportants aspects du
mandat;

138 FIDA
Vue Manueldesdesoumissions
densemble
valuation passation des marchs
les notes techniques attribues par chaque nen soit dispos autrement par un systme national
valuateur chaque proposition; de passation des marchs qui aurait t adopt pour
une synthse des points forts et des points le projet:
faibles relatifs de chaque proposition; dterminer si les propositions financires sont
une analyse de toutes les diffrences ou carts compltes et ont valu le cot de tous les
significatifs dans la notation et une explication intrants correspondants dans la proposition
des ventuelles rvisions des notes; technique; valuer le cot des ventuels articles
la note technique totale pour chaque manquants et les ajouter au prix total de la
proposition; proposition; dterminer le prix total de la
une liste des propositions ayant obtenu la proposition; le document de DP, par exemple,
note technique qualificative minimale et une pourrait stipuler que tous les droits et taxes
recommandation douverture des propositions doivent tre inclus dans lvaluation;
financires de ces soumissionnaires; et corriger les ventuelles erreurs arithmtiques
une recommandation de rejet de toutes les conformment la procdure expose dans
autres propositions. le document de DP. Lorsquaucune procdure
spcifique nest indique dans le document
2.7 Informer les consultants de DP et quon constate que le prix total cit
Une fois le rapport dvaluation technique accept, diffre du prix total obtenu en multipliant le prix
lacqureur peut aborder la phase suivante du unitaire par la quantit, on retiendra comme
dialogue avec les soumissionnaires. Il sagira: valable le prix unitaire et on corrigera le prix total
dinformer les consultants dont les propositions en consquence. Les soumissionnaires devront
financires seront ouvertes de la date, de lheure tre informs de toute correction arithmtique
et du lieu o se droulera louverture des offres effectue et tre invits faire part de leur accord
financires et de procder louverture des par crit;
plis le ModuleK5 contient des indications dterminer si tous les articles ont t inclus dans
complmentaires sur louverture des propositions la proposition de prix et ajouter le cot de tout
financires; article manquant;
dinformer les consultants dont les propositions convertir toutes les offres de manire ce
ont t rejetes, en indiquant que les enveloppes quelles soient exprimes dans la mme monnaie
renfermant leurs propositions financires dvaluation aux fins de la comparaison, en
leur seront renvoyes non dcachetes aprs utilisant la monnaie ainsi que la source et la date
lachvement du processus dvaluation. du taux de change spcifi dans le document
de DP;
appliquer une ventuelle marge de prfrence
2.8 Procder lvaluation financire
de prix; et
Les propositions de procder lvaluation dterminer le prix total valu de chaque
financire seront dtermines par la mthode soumission.
pertinente (voir le ModuleH3) pour lvaluation
technique. 2.9 Prparer un rapport combin
Lvaluation financire a pour but de dterminer dvaluation pour soumission et
le prix valu des propositions, de comparer approbation
ces dernires et de dterminer la proposition Un rapport dvaluation combin est un rapport
gagnante cest--dire celle qui fera lobjet dune o sont regroupes les prcisions concernant les
recommandation dadjudication du march. deux valuations, technique et financire. Le rapport
Lvaluation financire et la dtermination de la dvaluation technique ayant dj t publi, il est
proposition gagnante varieront en fonction des dusage de prparer un rapport financier spcifique
mthodes dvaluation utilises; les modules L7 et de le joindre en annexe au rapport technique.
et L8 contiennent des prcisions sur la conduite
de lvaluation financire pour deux mthodes de
slection, savoir la slection fonde sur la qualit
et le cot (SFQC) et la slection au moindre cot
(SMC).
Indpendamment de la teneur de ces modules
spcifiques, il existe un certain nombre de bonnes
pratiques dordre gnral, qui sont prsentes ci-
aprs et quil conviendra dadopter moins quil

Module L6: Procdures gnrales


Module Module
dvaluation
L1: Comits A:FIDA
VueetManuel
concernant
dvaluation de
densemblepassation
les services
rgles desdu
du cycle marchs
projet
dedvaluation
gnrales consultants 139
Le rapport dvaluation financire devra inclure les
informations suivantes:
le compte-rendu de louverture des plis
contenant les propositions financires (ainsi
que le procs-verbal, sil en a t tabli un), y
compris les prix totaux des propositions et les
notes techniques dont il a t donn lecture
louverture des plis contenant les propositions
financires;
le prix valu de chaque proposition, aprs
corrections ou rvisions ventuelles des prix
et conversion en une monnaie unique;
les notes financires de chaque proposition et
la mthode dattribution des notes financires;
la pondration des notes technique et financire;
la note totale pour chaque proposition;
une recommandation dattribution du march
au soumissionnaire ayant obtenu la note
totale la plus leve, sous rserve dventuelles
ngociations ncessaires;
la monnaie et le prix du march propos, sous
rserve des modifications pouvant intervenir
aprs les ngociations.
Il serait de bonne pratique dinclure dans le rapport
dvaluation financire les domaines ou questions
exigeant des ngociations.
Tous les rapports dvaluation doivent tre signs
par tous les membres du personnel ayant particip
lvaluation.
tapes suivantes
Passer au ModuleL10 (Post-slection), si les
consultants nont pas t prslectionns, puis;
Passer au ModuleM2 (Conduite des
ngociations relatives aux services de
consultants), lorsque ces ngociations sont
ncessaires;
Passer au ModuleM1 (Envoi dune lettre
dacceptation de la soumission), lorsque des
ngociations ne sont pas ncessaires.

140 FIDA
Vue Manueldesdesoumissions
densemble
valuation passation des marchs
ModuleL7: valuation des propositions
de services de consultants par le biais
de la slection fonde sur la qualit et
le cot (SFQC)
Objet du module
Ce Moduleprsente la procdure oprationnelle standard suivre pour lvaluation de propositions
de services de consultants, en utilisant la mthode SFQC. Il doit tre lu paralllement au ModuleL6
(Procdures gnrales dvaluation concernant les services de consultants).
Une annexe, jointe au prsent module, contient des indications dtailles quant la manire de dfinir
la notation des critres dvaluation.

Champ dapplication
Les principes gnraux noncs dans ce module sappliquent toutes les valuations effectues au
titre de la mthode de demande de propositions (DP) lorsque la SFQC est utilise comme mthode de
slection (voir le ModuleH3).

1. Introduction consquent, si lon dcide que les aspects techniques


doivent avoir un poids de 70, le poids des aspects
Pour les valuations utilisant la SFQC, le comit
financiers sera de 30. De mme, si le poids de
dvaluation combine les points techniques et
la technique est de 80, les aspects financiers ne
financiers pour faire apparatre la proposition ayant
pseront que 20. La pondration du rapport qualit/
obtenu le plus grand nombre de points. Ce systme
prix devrait tre proche de 80/20 respectivement.
dvaluation est prsent sous forme graphique dans
un ordinogramme la fin du module.
2. Instructions point par point
Lvaluation comporte une pondration en faveur
de la qualit par rapport au prix. Le facteur de 2.1 Le comit dvaluation examine les
pondration relatif aux aspects techniques est de 70 critres dvaluation et tablit la feuille de
(ou 80), tandis que celui des aspects financiers est notation
de 30 (ou 20). Le total des poids des valuations Lvaluation technique des services de consultants
technique et financire doit tre de 100; par doit comporter lexamen des critres requis par le
dossier dappel doffres. Le tableau ci-aprs en donne
un exemple:

Nombre maximum
Critres
de points
(i) Exprience spcifique des consultants pertinente la mission 20
(ii) Adquation de la mthode et du programme de travail proposs pour rpondre au mandat: 30
a) approche technique et mthode 10
b) programme de travail 10
c) organisation et dotation en personnel 10
(iii) Qualifications et comptence du personnel professionnel essentiel du point de vue de la 40
mission:
a) chef d'quipe 15
b) spcialiste de l'approvisionnement en eau et de l'assainissement 10
c) expert des questions juridiques et institutionnelles 10
d) spcialiste des questions socio conomiques 5
(iv) Participation de ressortissants nationaux l'quipe propose 10
Total 100

Module L7: valuation des propositions de services de consultants par L1:


Module le biais de laModule
Comits slection FIDA
dvaluationVueetManuel
A:fonde sur la de
densemble
rgles passation
qualit
gnrales desdu
duetcycle marchs
projet
ledvaluation
cot (SFQC) 141
Lattribution des notes techniques doit se faire cela tablit un lien avec la note qualificative. Il est
uniquement au moyen des critres spcifis dans ensuite important de recenser les propositions dont
le dossier dappel doffres. Le tableau ci-dessus la rponse aux besoins est considre comme bonne
constitue donc la base de lvaluation technique, de ou trs bonne. Enfin, il est seulement ncessaire de
sorte que la feuille de notes individuelle type dun recenser les rponses insuffisantes. Il est de pratique
valuateur pourrait tre la suivante:

[Nom du [Nom du [Nom du [Nom du


Noms des consultants
consultant 1] consultant 2] consultant 3] consultant 4]
Max Notes Notes Notes Notes
Critres
(i) Exprience spcifique 20
(ii) Mthode et programme de travail
a) Approche technique et mthode 10
b) Programme de travail 10
c) Organisation & dotation en personnel 10
(iii) Personnel propos
a) Chef d'quipe 15
b) Spcialiste de l'approvisionnement 10
en eau et de l'assainissement
c) Spcialiste des questions juridiques 10
et institutionnelles
d) Spcialiste des questions 5
socio-conomiques
(iv) Participation de nationaux 10
Note totale 100
Classement 2 3 1 4

Note: les critres rels, pour nimporte quelle valuation, seront extraits du dossier dappel doffres. Le tableau ci-dessus nest
quune illustration.

2.2 Le comit dvaluation finalise normale dattribuer des notes sur la base des
la mthode de notation technique catgories suivantes:

Une pratique couramment utilise sest Catgorie Notation*


progressivement instaure pour la notation des
Mdiocre 40%
services de consultants; elle repose sur un systme
prtabli de catgories et de notations qui normalise Satisfaisant 70%
la notation des propositions techniques par les Bon 90%
diffrents valuateurs. Excellent 100%
Avant de recevoir les propositions techniques, les
membres du comit dvaluation devront se mettre * la notation reprsente le pourcentage de la note maximum
disponible
daccord sur la dfinition de chaque catgorie pour
chaque critre (ou critre secondaire). Autrement Ces catgories peuvent tre modifies, mais un
dit, le comit devra convenir des catgories utiliser accord sur ce point devra intervenir avant que
et dfinir la notation pour chacune des catgories. toute valuation ne soit entreprise par le comit
dvaluation. Le systme de notation devra tre
Pour faciliter lattribution des notes et en assurer
dcrit et expliqu dans le rapport dvaluation
la transparence, il est recommand que lchelle
technique.
de notation soit divise en un certain nombre
de catgories distinctes. Cette dmarche a pour Une notation de zro nest pas raliste, car elle
but de permettre la dtermination dune rponse signifierait que le consultant na pas du tout
satisfaisante dans une proposition, tant donn que rpondu au mandat au regard des critres en
question et elle nest donc pas utilise.

142 FIDA
Vue Manueldesdesoumissions
densemble
valuation passation des marchs
2.3 Dfinir des catgories pour La dfinition des catgories est un exercice difficile,
chaque critre qui exige une connaissance approfondie du mandat,
des principales questions techniques couvertes par
tant donn que chacun des critres (ou des critres la mission du consultant ainsi que des qualifications
secondaires) se rapporte un aspect diffrent de que devraient possder les consultants. Elle devrait
la proposition, la dfinition des catgories doit tre toutefois amliorer trs sensiblement la qualit
prise en considration, afin que chaque valuateur de lvaluation. Noter les propositions sans avoir
attribue ses notes sur la base dune dfinition recours des catgories de rponse aux besoins
normalise. Une valuation type pourrait par pralablement dfinies laisse chaque valuateur
consquent aboutir, pour un valuateur, une la responsabilit de la dfinition des catgories,
feuille de notation technique semblable celle ce qui aura trs probablement pour effet de rendre
prsente ci-dessous: la notation subjective et les rsultats difficiles
comparer.

Nom du consultant Note Consultant 1 Consultant 2 Consultant 3 Consultant 4


Critres maxi Notation Notes Notation Notes Notation Notes Notation Notes
mum
Exprience spcifique de la socit 20 90% 18,0 70% 14,0 100% 20,0 40% 8,0
Mthode & programme de travail 30
a) Approche technique et mthode 10 70% 7,0 70% 7,0 100% 10,0 40% 4,0
b) Programme de travail 10 70% 7,0 70% 7,0 100% 10,0 40% 4,0
c) Organisation & dotation
10 40% 4,0 70% 7,0 100% 10,0 40% 4,0
en personnel
Personnel propos 40
a) Chef dquipe 15 90% 13,5 70% 10,5 100% 15,0 40% 6,0
b) Spcialiste de lapprovisionnement
10 90% 9,0 70% 7,0 100% 10,0 40% 4,0
en eau et de lassainissement
c) Spcialiste des questions
10 90% 9,0 70% 7,0 100% 10,0 40% 4,0
juridiques et institutionnelles
d) Spcialiste des questions
5 70% 3,5 70% 3,5 100% 5,0 40% 2,0
socioconomiques
Participation de nationaux 10 70% 7,0 70% 7,0 100% 10,0 40% 2,0
Note totale 78,0 70,0 100,0 40,0
Classement 2 3 1 4

Ces chiffres reprsentent les notes dun valuateur et Les notations ne doivent pas tre trop rigides. Dans
doivent tre combins aux notes dautres valuateurs le cas, probable, o une socit ne remplit pas toutes
afin dtablir une moyenne et de parvenir une note les conditions nonces dans les dfinitions de lune
technique finale pour lvaluation. des catgories, alors que cette catgorie particulire
semble mieux reflter lexprience globale spcifique
La notation des propositions techniques au moyen
de la socit que ne le fait la catgorie infrieure, on
de cette mthode offre les avantages suivants:
pourra la classer dans la catgorie suprieure.
(i) elle fournit au comit dvaluation une
Des indications supplmentaires sur la dfinition
dfinition partage des catgories, rendant
des catgories applicables pour chaque critre sont
lvaluation plus facile et comparable;
prsentes dans lAnnexe A ce module.
(ii) elle minimise le risque de notations manquant
de cohrence ou discrtionnaires; 2.4 Attribuer les notes financires
(iii) elle oblige chaque membre du comit Les notes financires doivent tre attribues en
justifier son valuation individuelle sur la base utilisant la mthode spcifie dans le document de
dune dfinition commune des catgories, DP. Cette mthode est normalement la suivante:
ce qui a un effet dissuasif sur les valuations la note financire de 100 est attribue la
intentionnellement biaises; proposition la moins disante;
toutes les autres propositions se voient attribuer
(iv) elle renforce la transparence et limpartialit
une note financire proportionnelle la
du processus dvaluation.
premire, par le biais de la formule:

Module L7: valuation des propositions de services de consultants par L1:


Module le biais de laModule
Comits slection FIDA
dvaluationVueetManuel
A:fonde sur la de
densemble
rgles passation
qualit
gnrales desdu
duetcycle marchs
projet
ledvaluation
cot (SFQC) 143
Note finale = 100 x Fz
Fy
o Fz = proposition la moins disante et
Fy = prix de la proposition value

Ainsi, si les prix sont les suivants:

Proposition Prix valu de la proposition


A 500 000 USD
B 450 000 USD
C 600 000 USD

la proposition B est la moins disante et il lui sera


attribu 100 points;
la formule sera applique la proposition A
comme suit:
100 x (450 000/500 000) = 90 points;
la formule sera applique la proposition C
comme suit:
100 x (450 000/600 000) = 75 points.

Proposition Prix valu de la Note financire


proposition
A 500 000 USD 90
B 450 000 USD prix le plus bas 100
C 600 000 USD 75

2.5 Pondrer les notes pour calculer la Pour dterminer les notes pondres, on multiplie
note totale les notes technique et financire effectives par
les coefficients de pondration indiqus dans le
Les notes technique et financire doivent document de DP.
tre pondres en utilisant les coefficients de
pondration noncs dans le document de DP. Ils Pour dterminer la note totale, il suffit dadditionner
se situent normalement entre 70 et 90% pour la note les notes technique et financire pondres.
technique et entre 10 et 30% pour la note financire. Dans le tableau ci-dessous, lexemple prsente
Le total des deux coefficients doit toujours tre les notes technique et financire obtenues par une
gal 100%. [La pondration peut tre exprime proposition, les coefficients de pondration indiqus
de deux manires, galement acceptables: sous forme dans le document de DP, le calcul ncessaire, les
de pourcentage ou de fraction dcimale, par exemple notes pondres et la note totale:
80%/20% ou 0,8/0,2].

Nom du Consultant 1 Consultant 2 Consultant 3 Consultant 4


consultant
Note Note Note Note
Poids Note Note Note Note
pondre pondre pondre pondre
Technique 80% 78% 62,4 70,0 56,0 100,0 80,0 40,0 limin
Financire 20% 90% 18,0 100,0 20,0 75,0 15,0 N/A
Total 80,4 76,0 95,0 S.O

144 FIDA
Vue Manueldesdesoumissions
densemble
valuation passation des marchs
Procdure dvaluation des offres concernant les services de consultants
(Slection fonde sur la qualit et le cot)
Ouverture des offres techniques: l'valuation porte
sur les propositions reues en temps utile, ouvertes
Ouverture des
et lues. Les soumissions tardives ne sont pas incluses.
propositions techniques
Les offres financires restent cachetes.
Tri prliminaire: a pour objet d'liminer les propositions
ne rpondant pas aux besoins. Les critres gnralement
retenus portent sur:
l'inclusion de tous les documents requis sous
Tri un format correct
prliminaire l'autorisation correcte de l'offre
une garantie de soumission acceptable
une dure suffisante de validit de l'offre
le nombre exact d'exemplaires requis
l'inclusion des documents et besoins essentiels

Rpondant NE RPONDANT
aux besoins
PAS AUX BESOINS Rejeter

valuation technique dtaille, utilisant le systme


des points de mrite, pour:
Clarifier valuation
attribuer des points sur la base des critres
(par crit) technique noncs dans le document de DP, et
comparer les notes au seuil technique minimal
indiqu dans le document de DP

gal ou
PAS CLAIR suprieur la INFRIEUR LA NOTE
note de qualification DE QUALIFICATION Rejeter

Rapport d'valuation technique: recommande les


Recommandation propositions obtenant la note qualificative technique
d'ouverture minimale recommande pour le passage au stade de
l'ouverture des propositions financires et de
des propositions
l'valuation financire
financires
Recommandation soumise pour approbation dans
le rapport d'valuation technique
Ouverture des Ouverture des propositions financires: ouverture des
propositions plis renfermant les propositions financires. Lecture des
financires notes techniques et des prix

valuation financire pour:


corriger les erreurs arithmtiques
Confirmer les
valuation convertir en une monnaie commune (sur la base du
corrections taux de change indiqu dans le document de DP)
(par crit) financire attribuer les notes financires
pondrer les notes techniques et financires pour
obtenir la note totale de chaque proposition

ERREURS Note totale


ARITHMTIQUES la plus leve AUTRES Rejeter

Rapport d'valuation financire: Recommande, en


Recommandation vue de l'attribution du march, la proposition ayant
obtenu la note totale la plus leve, sous rserve
d'attribution d'ventuelles ngociations requises
du march

Module L7: valuation des propositions de services de consultants par L1:


Module le biais de laModule
Comits slection FIDA
dvaluationVueetManuel
A:fonde sur la de
densemble
rgles passation
qualit
gnrales desdu
duetcycle marchs
projet
ledvaluation
cot (SFQC) 145
Annexe A au ModuleL7
Cette annexe prsente des indications dtailles Satisfaisant. Les consultants ont une exprience
sur la dfinition des catgories applicables pour pertinente dans le domaine de la mission, mais
chacun des critres dvaluation dcrits dans la nont pas abord les questions essentielles
section 2.3 de ce module. spcifiques cette dernire, comme les dlicates
questions sociales ou environnementales. Les
Critre: Exprience spcifique
consultants ont une parfaite exprience de
de la socit lutilisation des approches et des mthodes
(aspects prendre en considration standard requises par la mission. Le personnel
pour lvaluation) permanent des consultants est suffisant.
Le comit dvaluation devra prendre en Bon. Les consultants ont une vaste exprience
considration les aspects suivants dans lvaluation du domaine de la mission et ont travaill dans
de ce critre: des pays prsentant des conditions physiques
Exprience acquise dans des projets similaires. et institutionnelles similaires, y compris sur le
Dmonstration de succs dans la conduite de plan des questions essentielles. Le personnel
missions similaires. permanent est suffisant et hautement spcialis
Exprience acquise dans des zones et des pour rpondre aux besoins de la mission et la
conditions similaires. Les consultants ont travaill socit dispose de ressources supplmentaires
dans des rgions ou des pays prsentant des quelle peut mobiliser pour faire face
caractristiques physiques, culturelles, sociales des besoins imprvus. Les consultants ont
et institutionnelles comparables celles du pays lexprience des approches et des mthodes
o sera conduite la mission. de pointe utilises pour faire face aux besoins
Taille, organisation et gestion. Les consultants spcifiques de la mission.
possdent la capacit requise, par exemple Excellent. Les consultants possdent des
en termes de personnel, dorganisation et comptences de pointe exceptionnelles dans
daptitudes la gestion, pour mener bien la des missions similaires celle envisage. La
mission. Pour certaines missions, on examinera qualit et la composition du personnel des
le nombre dannes dexistence de la socit consultants couvrent aisment les besoins de
de consultants. la mission et garantissent un excellent niveau
Spcialisation. Il peut tre important, pour dadossement et ce personnel inclut des experts
certaines missions, dvaluer les comptences de haut niveau dans le domaine de la mission.
spcialises des consultants et leur accs des Les consultants sont considrs comme des
technologies spcifiques en rapport avec spcialistes de renomme internationale des
la mission. approches et des mthodes utilises pour aborder
Exprience en matire de transfert de les questions spcifiques en rapport avec la
connaissances et de formation. Lexprience mission. Les consultants dploient leurs activits
des consultants en matire de transfert de conformment aux procdures bien tablies de
connaissances et de formation du personnel gestion de la qualit.
du client (si ces informations sont pertinentes).
Critre: Adquation de la mthode et
On trouvera ci-aprs un exemple de dfinition de
ces catgories, sur la base des points spcifiques
du programme de travail
numrs ci-dessus (les dfinitions peuvent varier, proposs
dun cas lautre, suivant les caractristiques de la (aspects prendre en considration
mission). Ces dfinitions doivent faire lobjet dun pour lvaluation)
accord avant le dbut de lvaluation. Le comit dvaluation devra prendre en
Mdiocre. Les consultants nont pas ou peu considration les aspects suivants dans lvaluation
dexprience rcente dans le domaine de de ce critre:
la mission et nont pas abord les questions Comprendre les objectifs de la mission. Dans
essentielles spcifiques cette dernire. Les quelle mesure lapproche technique et le
consultants nont pas une exprience suffisante programme de travail des consultants rpondent-
de lutilisation des approches et des mthodes ils aux objectifs indiqus dans le mandat?
standard requises par la mission. Le personnel
permanent des consultants est insuffisant pour
la mission.

146 FIDA
Vue Manueldesdesoumissions
densemble
valuation passation des marchs
Exhaustivit et rponse aux besoins. La a) Approche technique et mthode
proposition rpond-elle de manire exhaustive Mdiocre. Lapproche technique ou la mthode
tous les besoins cits dans le mandat? (ou les deux) envisages pour lexcution
Clart. Les divers lments sont-ils cohrents dimportantes activits cites dans le mandat
et les points de dcision bien dfinis? sont inadquates ou trs mal prsentes, ce qui
Crativit et innovation. La proposition donne penser que le consultant na pas compris
comporte-t-elle de nouvelles approches de des aspects importants de la porte des travaux.
la mission ou de nouvelles mthodes qui La liste du contenu du plan de gestion de la
contribueraient obtenir de meilleurs rsultats? qualit (si elle est requise par le mandat) est
Opportunit des produits. Le calendrier dactivit manquante.
propos est-il raliste? Les produits demands Satisfaisant. Le mode dexcution des diffrentes
seront-ils fournis temps? activits cites dans le mandat est examin de
Qualit de lutilisation des ressources. Le manire gnrale. Lapproche est standard et non
calendrier de mobilisation des effectifs est-il pas conue spcifiquement pour la mission. Bien
appropri, sans un trop grand nombre dexperts que lapproche et la mthode soient adquates,
court terme, ni trop de gnralistes? Le elles ne comportent pas dexamen de la manire
personnel propos est-il permanent ou compos dont le consultant se propose de prendre en
de consultants externes? Dans la seconde compte les caractristiques vitales de la mission.
hypothse, il faudra vrifier si les consultants Une liste du contenu du plan de gestion de la
externes ont dj travaill sur des missions qualit (si elle est requise par le mandat) est
prcdentes avec le personnel permanent des prsente, mais elle est de nature gnrale et
consultants. Cet aspect devra toujours tre pris ne prend pas en compte les caractristiques
en considration. spcifiques de la mission.
Souplesse et adaptabilit. La mthode et le Bon. Lapproche propose est analyse de faon
programme de travail sont-ils souples et dtaille; la mthode est spcifiquement adapte
susceptibles de sadapter facilement aux aux caractristiques de la mission et assez souple
changements qui pourraient se produire au pour sadapter aux changements qui pourraient
cours de lexcution de la mission? Cet aspect se produire au cours de la prestation des services.
est particulirement pertinent lorsque la mission La liste du contenu du plan de gestion de la
se droule dans des contextes potentiellement qualit (si elle est requise par le mandat) est
changeants. adapte aux caractristiques spcifiques de la
Niveau technologique. La mthode propose-t- mission.
elle lutilisation de technologies de pointe et Excellent. Outre les exigences numres ci-
ladoption de solutions innovantes? dessus (Bon), dimportantes questions sont
Logistique. Si les consultants sont appels abordes de manire innovante et efficace,
travailler sur des sites loigns, leur approche montrant que les consultants ont compris
des questions logistiques pourrait aussi tre les principaux problmes de la mission et
examine. quils ont une connaissance exceptionnelle de
Gestion de la qualit. En particulier pour les nouvelles solutions. La proposition prcise les
grandes missions complexes, le mandat pourrait moyens damliorer les rsultats et la qualit
inclure la ncessit de fournir un plan de gestion de la mission par le recours des approches,
de la qualit ou une liste dtaille de son mthodes et connaissances de pointe. Une
contenu. description dtaille du plan de gestion de la
qualit est fournie, outre la liste de son contenu
Ce critre est habituellement valu par le biais
(si ncessaire).
de lexamen des trois critres secondaires ci-aprs
(uniquement comme indiqu dans le document b) Programme de travail
de DP): Mdiocre. Le calendrier des activits omet
a) Approche technique et mthode des tches importantes; la chronologie des
b) Programme de travail activits et la corrlation entre elles ne sont pas
c) Organisation et dotation en personnel compatibles avec lapproche ou la mthode
proposes. La squence manque de clart et de
On trouvera ci-aprs un exemple de dfinition des
logique.
quatre catgories pour les trois critres secondaires
Satisfaisant. Toutes les activits essentielles
cits ci-dessus (les dfinitions peuvent varier,
figurent dans le calendrier des activits, mais
dun cas lautre, suivant les caractristiques de la
elles ne sont pas dtailles. Il existe quelques
mission.
discordances mineures entre la chronologie, les
produits de la mission et lapproche propose.

Module L7: valuation des propositions de services de consultants par L1:


Module le biais de laModule
Comits slection FIDA
dvaluationVueetManuel
A:fonde sur la de
densemble
rgles passation
qualit
gnrales desdu
duetcycle marchs
projet
ledvaluation
cot (SFQC) 147
Bon. Le programme de travail rpond bien Critre: Personnel essentiel propos
au mandat; toutes les activits importantes (aspects prendre en considration
figurent dans le calendrier des activits et leur
pour lvaluation)
chronologie est adquate et cohrente avec les
produits de la mission. En outre, les relations Ce critre est habituellement valu par le
dinterdpendance entre les diverses activits biais de lexamen des trois critres secondaires
sont ralistes et conformes lapproche ci-aprs (uniquement comme indiqu dans le
propose. Les prcisions fournies sont suffisantes document de DP):
pour faciliter la comprhension du programme a) Qualifications gnrales
de travail propos. b) Adquation la mission
Excellent. Outre les exigences numres c) Exprience de la rgion et de la langue
ci-dessus (Bon), les points de dcision, ainsi Le comit dvaluation valuera le personnel
que la squence et la chronologie sont trs essentiel (le personnel subalterne, de bureau ou
bien dfinis, montrant que les consultants administratif ne sera pas valu). Il conviendra
ont optimis lutilisation des ressources. Un de prendre en considration les aspects suivants:
chapitre spcifique de la proposition explique le Qualifications gnrales. Il est important
programme de travail en relation avec lapproche dexaminer le nombre dannes dexprience
propose. Le programme de travail possde la professionnelle des consultants dans le domaine
souplesse requise pour la prise en compte technique dans lequel ils auront travailler dans
des imprvus. le cadre de la mission. Aux fins de lvaluation,
c) Organisation et dotation en personnel la valeur de la formation universitaire antrieure
Mdiocre. Lorganigramme est de pure forme, diminue avec lge. Les experts possdant plus
le plan de dotation en personnel prsente de dix annes dexprience devront tre valus
des faiblesses dans dimportants secteurs et sur la base des diplmes universitaires obtenus.
le calendrier de dotation en personnel est tant donn que lexprience saccumule avec
incompatible avec la chronologie des produits lge, les membres du personnel gs de 60
les plus importants de la mission. La rpartition ans ou plus sont souvent employs avec succs
des tches et des responsabilits manque de dans des missions complexes ou sensibles. Une
clart. Les spcialistes proposs nont jamais longue exprience acquise dans des missions
travaill au sein dune mme quipe. de consultation peut constituer un avantage,
Satisfaisant. Lorganigramme est complet mais les valuateurs ne devront pas attribuer
et dtaill, les dispositions en matire de des points aux candidats plus gs lorsque
dotation en personnel sont adquates en lge nest pas spcialement pertinent pour la
ce qui concerne tant le niveau technique que mission. Lorsque la connaissance dapproches,
la composition et la dotation en personnel de mthodes et de technologies modernes est
est compatible aussi bien avec la chronologie essentielle, les experts plus jeunes pourraient
quavec les produits de la mission. tre prfrables ou plus souhaitables.
Bon. Outre la dfinition donne lalina Adquation la mission. Cet aspect, le plus
Satisfaisant ci-dessus, le personnel est bien important, doit faire lobjet dune valuation
quilibr (cest--dire: bonne coordination, attentive. Les lments essentiels de lvaluation
dfinition claire et prcise des tches et des devront toujours concerner les capacits
responsabilits, pas trop dexperts court terme appropries, les comptences professionnelles
et pas trop de gnralistes, correspondance adquates et lexprience. Alors que laspect
prcise entre les comptences du personnel et prcdent, qualifications gnrales, value
les besoins et enfin, bon soutien logistique). lexprience gnrale des membres du personnel
Certains membres de lquipe de projet ont dj, dans le domaine technique dans lequel ils auront
dans une certaine mesure, travaill ensemble. travailler dans le cadre de la mission, laspect
Excellent. Lquipe propose outre quelle adquation la mission a pour objet de
rpond toutes les exigences dune notation dterminer leur capacit dexcuter les fonctions
Bon est intgre; plusieurs de ses membres spcifiques qui leur sont confies. Lexpert a-t-
ont abondamment travaill ensemble par le il rcemment occup des postes similaires? Si
pass; le rle de lemprunteur/du bnficiaire et oui, ces postes avaient-ils une pertinence par
son intgration dans la mission sont expliqus rapport des missions comme celle actuellement
de faon dtaille. La proposition contient envisage? Le chef dquipe propos a-t-il dj
un examen approfondi, montrant que les exerc les mmes fonctions? Si oui, a-t-il eu
consultants ont optimis lutilisation et le grer une quipe semblable lquipe envisage
dploiement du personnel avec efficacit (taille, disciplines techniques concernes,
et conomie, sur la base des moyens combinaison semblable de personnel national
logistiques proposs.

148 FIDA
Vue Manueldesdesoumissions
densemble
valuation passation des marchs
et expatri, etc.)? Dans quelle mesure les et son niveau de responsabilit, ont rgulirement
connaissances et les comptences du personnel progress au fil du temps.
propos rpondent-elles aux besoins de Excellent. Lexpert propos possde plus de 20
la mission? annes dexprience spcialise dans le domaine
Exprience de la rgion et de la langue. Dans de la mission et il est reconnu comme expert de
le contexte de lvaluation de lexprience dans haut niveau dans son domaine. Le spcialiste est
la rgion, on prendra en compte des facteurs pleinement inform des dernires avances dans
comme le nombre de missions effectues dans sa discipline.
le pays ou dans des pays dont les cultures, les
b) Adquation la mission
systmes administratifs et les organisations
Mdiocre. Lexpert propos na jamais, ou seulement
gouvernementales sont comparables. Pour
de faon occasionnelle, occup un poste similaire
le personnel expatri, le document de DP
celui prvu dans la mission. Ses qualifications ne
devrait prciser, si ncessaire, les connaissances
correspondent pas troitement au poste qui lui est
linguistiques (langues nationales/locales)
assign. (Par exemple, le poste exige un directeur
requises pour une communication adquate
de projet trs expriment, alors que la personne
dans le pays de la mission. Des points seront
propose est dun niveau relativement moins lev
seulement attribus pour la langue locale.
et peu exprimente).
Dans la notation des consultants nationaux, il
Satisfaisant. Lexprience de lexpert propos
conviendra dvaluer leur connaissance de lune
correspond au poste qui lui est assign; au cours des
des principales langues de travail du FIDA, au
dix annes prcdentes, voire davantage, il a occup
lieu de la langue locale.
avec succs des postes semblables celui offert dans
Pour autant que les membres essentiels du personnel cette mission, dans au moins un projet de mme
soient admissibles61, ils devront tre valus sur la nature. Les comptences de lexpert propos (dans le
base de leur comptence et des qualits requises domaine professionnel ou dans celui de la gestion,
pour le poste, indpendamment de leur nationalit. selon les exigences du poste offert) sont adquates
Les qualifications du chef dquipe seront values pour le poste.
trs attentivement, parce que ce poste joue un rle Bon. Les qualifications de lexpert sont adquates
cl dans la mission. Si le chef dquipe doit exercer pour le poste offert; au cours des dix annes
la fois les fonctions de chef de projet et dexpert, prcdentes, il a occup plusieurs postes semblables
ses qualifications devront tre values pour dans des missions similaires; les comptences de
chacune des deux fonctions et les notes attribues lexpert propos (dans le domaine professionnel
aux deux fonctions proportionnellement au temps ou dans celui de la gestion) concident parfaitement
consacr chacune delles (si les deux fonctions avec le poste et avec les caractristiques de la
se chevauchent). Des notes compltes ne seront mission.
attribues chaque fonction que si elles peuvent tre Excellent. Outre quil rpond aux critres numrs
clairement distingues lune de lautre sans affecter lalina ci-dessus (Bon), lexpert possde des
la qualit des services. qualifications et une exprience sensiblement
suprieures celles requises pour des postes
Le comit dvaluation devra dterminer, pour
semblables au poste envisag.
chacun des trois critres secondaires, la dfinition
c) Exprience de la rgion et de la langue (cet
de chacune des catgories indiques.
exemple concerne le personnel expatri):
On trouvera ci-aprs un exemple de dfinition des Mdiocre. Lexpert propos na jamais, ou seulement
quatre catgories pour chacun des trois critres de faon occasionnelle, travaill dans des pays
secondaires cits ci-dessus. semblables celui o doit se drouler la mission et
sa connaissance de la langue locale est insuffisante
a) Qualifications gnrales
pour lui permettre de communiquer correctement,
Mdiocre. Lexpert propos possde moins de dix
oralement et par crit.
annes dexprience pertinente.
Satisfaisant. Lexpert a travaill dans des pays
Satisfaisant. Lexpert propos possde dix annes ou
dont les cultures, les systmes administratifs et les
plus dexprience professionnelle globale pertinente
organisations gouvernementales sont comparables
la mission, ainsi que les diplmes universitaires et
celles du pays en question; sa connaissance de lune
la formation pertinents.
des langues officielles du FIDA est adquate.
Bon. Lexpert propos possde plus de 15 annes
Bon. Au cours des dernires annes, lexpert a
dexprience professionnelle globale; une grande
travaill pendant au moins un an dans la rgion o
partie de cette exprience a t acquise dans le
se droulera la mission; il parle couramment une
cadre de missions de consultation semblables
des langues officielles du FIDA, ainsi que la
celle envisage; les ralisations professionnelles de
langue locale.
lexpert, comme sa position au sein de la socit
61 Suivant la dfinition qui en est donne dans les Directives du FIDA concernant la
passation des marchs.

Module L7: valuation des propositions de services de consultants par L1:


Module le biais de laModule
Comits slection FIDA
dvaluationVueetManuel
A:fonde sur la de
densemble
rgles passation
qualit
gnrales desdu
duetcycle marchs
projet
ledvaluation
cot (SFQC) 149
Excellent. Outre quil rpond la dfinition de Critre: Participation de consultants
lalina ci-dessus (Bon), lexpert possde une nationaux parmi le personnel
connaissance directe et approfondie du pays et de essentiel propos
la langue, rsultant de plusieurs annes dexprience (aspects prendre en considration
professionnelle dans le pays.
pour lvaluation)
Si le personnel essentiel propos par les consultants
Dans le contexte de lvaluation, la rpartition
ne remplit pas pleinement toutes les conditions
de ces points entre les propositions se fera
nonces dans la dfinition de lune des catgories,
proportionnellement au pourcentage de
alors que cette catgorie particulire semble mieux
ressortissants nationaux parmi le personnel essentiel
reflter ladquation globale du personnel essentiel
total propos. (Par exemple, si 10 points sont
que ne le fait la catgorie infrieure, on pourra le
attribus ce critre et si 50% du nombre total de
classer dans la catgorie suprieure
mois-personne ou dheures-personne sont allous
par les consultants des experts ou des consultants
nationaux, la proposition recevra 5 points).
Ce critre ne couvre que laspect quantitatif de
la participation de ressortissants nationaux; les
aspects qualitatifs tels que lexprience du personnel
essentiel national sont pris en compte par les critres
Qualifications du personnel professionnel essentiel
propos et Adquation la mission.
La participation de consultants nationaux en cette
qualit en tant que filiales locales de consultants
trangers ou en tant quexperts individuels devrait
galement tre prise en considration.

150 FIDA
Vue Manueldesdesoumissions
densemble
valuation passation des marchs
ModuleL8: valuation des propositions
de services de consultants par le bais
de la slection au moindre cot (SMC)
Objet du module
Ce module prsente la procdure oprationnelle standard suivre pour lvaluation de propositions
de services de consultants, en utilisant la mthode SMC. Il doit tre lu paralllement au ModuleL6
(Procdures gnrales dvaluation concernant les services de consultants).
Une annexe, jointe au prsent module, contient des indications dtailles quant la manire de dfinir
la notation des critres dvaluation.

Champ dapplication
Les principes gnraux noncs dans ce module sappliquent toutes les valuations effectues au titre
de la mthode de demande de propositions (DP) lorsque la SMC est utilise comme mthode de slection
(voir le ModuleH3).

1. Introduction cas de la SMC, lvaluation financire de chaque


proposition en dtermine le prix valu et le march
Lvaluation de la SMC ne comporte pas, la
est attribu loffre la moins disante.
diffrence de la mthode SFQC, de pondration.
Bien que la notation, dans lvaluation technique, Ce systme dvaluation est prsent sous forme
utilise la mme mthode de notation que la SFQC, graphique dans un ordinogramme la fin
toutes les propositions ayant obtenu la note du module.
qualificative minimale sont examines et le march
est attribu la proposition la moins disante. 2. Instructions point par point
Le systme bas sur les points de mrite est le mme 2.1 Le comit dvaluation examine les
que celui utilis dans la mthode SFQC: comme critres dvaluation et tablit la feuille de
dans cette dernire, les socits de consultants sont
notation
galement tenues de prsenter simultanment deux
propositions distinctes, technique et financire. Lvaluation technique des services de consultants
doit comporter lexamen des critres requis par le
Les propositions financires associes aux offres dossier dappel doffres. Le tableau ci-aprs en donne
ayant obtenu la note qualificative minimale sont un exemple:
ouvertes en sance publique et il est donn lecture
des prix ainsi que des notes techniques. Dans le

Critres Nombre maximum


de points
(i) Exprience spcifique des consultants pertinente la mission 20
(ii) Adquation de la mthode et du programme de travail proposs pour rpondre au mandat: 30
a) approche technique et mthode 10
b) programme de travail 10
c) organisation et dotation en personnel 10
(iii) Qualifications et comptence du personnel professionnel essentiel du point 40
de vue de la mission:
a) chef d'quipe 15
b) spcialiste de l'approvisionnement en eau et de l'assainissement 10
c) expert des questions juridiques et institutionnelles 10
d) spcialiste des questions socio conomiques 5
iv) Participation de ressortissants nationaux l'quipe propose 10
Total 100

Module L8: valuation des propositions de servicesModule


de consultants par Module
L1: Comits A:FIDA
Vue
ledvaluation
bais de la etManuel
rglesde
densemble
slection au passation
du cycle
moindre
gnrales des
du
cotmarchs
projet
(SMC)
dvaluation 151
Lattribution des notes techniques doit se faire cela tablit un lien avec la note qualificative. Il est
uniquement au moyen des critres spcifis dans ensuite important de recenser les propositions dont
le dossier dappel doffres. Le tableau ci-dessus la rponse aux besoins est considre comme bonne
constitue donc la base de lvaluation technique, ou trs bonne. Enfin, il est seulement ncessaire de
de sorte que la feuille de notes individuelle type recenser les rponses insuffisantes. Il est normal
dun valuateur pourrait tre la suivante:

Nom du Nom du Nom du Nom du


Noms des consultants
consultant 1 consultant 2 consultant 3 consultant 4
Max Notes Notes Notes Notes
Critres
(i) Exprience spcifique 20
(ii) Mthode et programme de travail
a) Approche technique et mthode 10
b) Programme de travail 10
c) Organisation & dotation en personnel 10
(iii) Personnel propos
a) Chef d'quipe 15
b) Spcialiste de l'approvisionnement 10
en eau et de l'assainissement
c) Spcialiste des questions juridiques 10
et institutionnelles
Evaluating Proposals for Con-
d) Spcialiste des questions 5
socio-conomiques
(iv) Participation de nationaux 10
sulting Services using Least
Note totale 100
Classement
Cost Selection (LCS)
Note: les critres rels, pour nimporte quelle valuation, seront extraits du dossier dappel doffres. Le tableau ci-dessus nest
quune illustration.

2.2 Le comit dvaluation finalise la dattribuer des notes sur la base des catgories
suivantes:
mthode de notation technique
Une pratique couramment utilise sest
Catgorie Notation*
progressivement instaure pour la notation des
services de consultants; elle repose sur un systme Mdiocre 40%
prtabli de catgories et de notations qui normalise Satisfaisant 70%
la notation des propositions techniques par les Bon 90%
diffrents valuateurs.
Excellent 100%
Avant de recevoir les propositions techniques, les
membres du comit dvaluation devront se mettre * la notation reprsente le pourcentage de la note maximum
daccord sur la dfinition de chaque catgorie pour disponible
chaque critre (ou critre secondaire). Autrement Ces catgories peuvent tre modifies, mais un
dit, le comit devra convenir des catgories utiliser accord sur ce point devra intervenir avant que
et dfinir la notation pour chacune des catgories. toute valuation ne soit entreprise par le comit
Pour faciliter lattribution des notes et en assurer dvaluation. Le systme de notation devra tre
la transparence, il est recommand que lchelle dcrit et expliqu dans le rapport dvaluation
de notation soit divise en un certain nombre technique.
de catgories distinctes. Cette dmarche a pour Une notation de zro nest pas raliste, car elle
but de permettre la dtermination dune rponse signifierait que le consultant na pas du tout
satisfaisante dans une proposition, tant donn que rpondu au mandat au regard des critres en
question: elle nest donc pas utilise.

152 FIDA
Vue Manueldesdesoumissions
densemble
valuation passation des marchs
2.3 Dfinir les catgories pour La dfinition des catgories est un exercice difficile,
chaque critre qui exige une connaissance approfondie du mandat,
des principales questions techniques couvertes
tant donn que chacun des critres (ou des critres par la mission du consultant et des qualifications
secondaires) se rapporte un aspect diffrent de que devraient possder les consultants. Elle devrait
la proposition, la dfinition des catgories doit tre toutefois amliorer trs sensiblement la qualit
prise en considration, afin que chaque valuateur de lvaluation. Noter les propositions sans avoir
attribue ses notes sur la base dune dfinition recours des catgories pralablement dfinies de
normalise. Une valuation type pourrait par rponse aux besoins laisse chaque valuateur la
consquent aboutir, pour un valuateur, une responsabilit de la dfinition des catgories, ce
feuille de notation technique semblable celle qui aura trs probablement pour effet de rendre la
prsente ci-dessous: notation subjective et les rsultats difficiles
comparer.

Nom du consultant Note Consultant 1 Consultant 2 Consultant 3 Consultant 4


Critres maximum Notation Notes Notation Notes Notation Notes Notation Notes
Exprience spcifique de la socit 20 90% 18,0 70% 14,0 100% 20,0 40% 8,0
Mthode & programme de travail 30
a) Approche technique et mthode 10 70% 7,0 70% 7,0 100% 10,0 40% 4,0
b) Programme de travail 10 70% 7,0 70% 7,0 100% 10,0 40% 4,0
c) Organisation & dotation en
10 40% 4,0 70% 7,0 100% 10,0 40% 4,0
personnel
Personnel propos 40
a) Chef d'quipe 15 90% 13,5 70% 10,5 100% 15,0 40% 6,0
b) Spcialiste de
lapprovisionnement en eau et 10 90% 9,0 70% 7,0 100% 10,0 40% 4,0
de lassainissement
c) Spcialiste des questions
10 90% 9,0 70% 7,0 100% 10,0 40% 4,0
juridiques et institutionnelles
d) Spcialiste des questions
5 70% 3,5 70% 3,5 100% 5,0 40% 2,0
socio conomiques
Participation de nationaux 10 70% 7,0 70% 7,0 100% 10,0 40% 2,0
Note totale 78,0 70,0 100,0 40,0
Classement 2 3 1 4

Ces chiffres reprsentent les notes dun valuateur et Les notations ne doivent pas tre trop rigides. Dans
doivent tre combins aux notes dautres valuateurs le cas, probable, o une socit ne remplit pas toutes
afin dtablir une moyenne et de parvenir une note les conditions nonces dans les dfinitions de lune
technique finale pour lvaluation. des catgories, alors que cette catgorie particulire
semble mieux reflter lexprience globale spcifique
La notation des propositions techniques au moyen
de la socit que ne le fait la catgorie infrieure, on
de cette mthode offre les avantages suivants:
pourra la classer dans la catgorie suprieure.
elle fournit au comit dvaluation une dfinition
partage des catgories, rendant lvaluation plus Des indications supplmentaires sur la dfinition
facile et comparable; des catgories applicables pour chaque critre sont
elle minimise le risque de notations manquant prsentes dans lAnnexe A ce module.
de cohrence ou discrtionnaires;
elle oblige chaque membre du comit 2.4 Attribuer les notes financires
justifier son valuation individuelle sur la base
Une fois dtermines les propositions qui
dune dfinition commune des catgories,
obtiennent la note qualificative minimale ou
ce qui a un effet dissuasif sur les valuations
une note suprieure (reprsentant au moins
intentionnellement biaises;
les propositions satisfaisantes), le processus
elle renforce la transparence et limpartialit
dvaluation financire comportera, afin de
du processus dvaluation.
parvenir au prix valu:

Module L8: valuation des propositions de servicesModule


de consultants par Module
L1: Comits A:FIDA
Vue
ledvaluation
bais de la etManuel
rglesde
densemble
slection au passation
du cycle
moindre
gnrales des
du
cotmarchs
projet
(SMC)
dvaluation 153
Ouverture des offres valuation financire

154
financires
Monnaie Montant Erreurs arithmtiques Conversion en une Omissions non Prix valu

Vue
monnaie unique matrielles

FIDA
Nom des Erreurs (+/-) Total rvis Taux Total rvis Valeur Total Total rvis
commune, et

valuation
consultants rvis dappel doffres.

Manuel
(Notes)

densemble

Consultant 1 US$ 750 000,00
A 5 980,00 755 980,00

desdesoumissions
1,90 1436 362,00 1436 362,00 1436 362,00
Consultant 2 580 000,00
B -8 900,00
lexamen de la proposition de prix pour

passation des marchs


les omissions et erreurs non matrielles,

C -60 864,00
conformment aux dispositions du dossier
la conversion en une monnaie dvaluation

la rvision des prix pour prendre en compte

D 30 000,00
reprer les ventuelles erreurs arithmtiques,

-39 764,00 540 236,00 2,70 1458 637,20 1458 637,20 1458 637,20
Consultant 3 510 000,00 2,70 1377 000,00
E 75 000,00 1452 000,00 1452 000,00
Consultant 4 US$ 680 000,00
F 87 000,00 767 000,00 1,90 1457 300,00
Consultant 5 SAR 1 460 000,00
0,00 1 460 000,00 1,00 1460 000,00 1460 000,00 1460 000,00
premier rang.

Notes: A Rvision pour extension errone dans le Tableau 2 de la proposition


B Rvision pour extension errone dans le Tableau 1 de la proposition
C Rvision pour extension errone dans le Tableau 3 de la proposition (Chef dquipe)
dvaluation financire.

D Rvision pour extension errone dans le Tableau 5 de la proposition (Personnel administratif)


Rvision pour absence de la formation ou du dveloppement des capacits requises dans la proposition
E
(valeur extrait des cots du Consultant 2)
F Rvison pour

Dans lexemple ci-dessus, le prix valu pour le Consultant 1 est le plus bas et cest cette proposition que le rapport dvaluation financire
Loffre la moins disante est alors place au

recommandera ladjudication du march.


typique des propositions et reprsente le type
Le tableau ci-aprs illustre un examen financier

de tableau qui devrait tre au centre du rapport


Ouverture des offres techniques: l'valuation porte
sur les propositions reues en temps utile, ouvertes et
Ouverture des lues. Les soumissions tardives ne sont pas incluses.
propositions techniques Les offres financires restent cachetes.
Tri prliminaire: a pour objet d'liminer les propositions
ne rpondant pas aux besoins. Les critres gnralement
retenus portent sur:
l'inclusion de tous les documents requis sous un
format correct
Tri l'autorisation correcte des propositions
prliminaire les CV signs
une dure suffisante de validit de l'offre
une proposition financire distincte cachete
pas de rserves ou de drogations matrielles
par rapport au document de DP.

Rpondant NE RPONDANT
aux besoins PAS AUX BESOINS Rejeter

valuation technique dtaille, utilisant le systme


des points de mrite, pour:
Clarifier valuation attribuer des points sur la base des critres noncs
(par crit) technique dans le document de DP, et
comparer les notes au seuil technique minimal indiqu
dans le document de DP.

gal ou
PAS CLAIR suprieur la INFRIEUR LA
note de qualification NOTE DE Rejeter
QUALIFICATION

Recommandation
d'ouverture Rapport d'valuation technique: recommande les
propositions obtenant la note qualificative technique
des propositions minimale recommande pour le passage au stade de
financires l'ouverture des propositions financires et de
l'valuation financire.
Recommandation soumise pour approbation dans le
Ouverture des rapport d'valuation technique.
propositions
Ouverture des propositions financires: ouverture des
financires
plis renfermant les propositions financires. Lecture des
notes techniques et des prix.
valuation financire pour:
Confirmer les corriger les erreurs arithmtiques
valuation convertir en une monnaie commune (sur la base du
corrections
(par crit) financire taux de change indiqu dans le document de DP)
attribuer les notes financires
dterminer la proposition prsentant le prix valu
le plus bas

ERREURS Prix valu


ARITHMTIQUES le plus bas AUTRES Rejeter

Rapport dvaluation financire: recommande, en vue


de lattribution du march, la proposition dont le prix
Recommandation valu est la plus bas, sous rserve dventuelles
d'attribution ngociations requises.
du march

Module L8: valuation des propositions de servicesModule


de consultants par Module
L1: Comits A:FIDA
Vue
ledvaluation
bais de la etManuel
rglesde
densemble
slection au passation
du cycle
moindre
gnrales des
du
cotmarchs
projet
(SMC)
dvaluation 155
Annexe A au ModuleL8
Cette annexe prsente des indications dtailles Satisfaisant. Les consultants ont une exprience
sur la dfinition des catgories applicables pour pertinente dans le domaine de la mission, mais
chacun des critres dvaluation dcrits dans la nont pas abord les questions essentielles
section 2.3 de ce module. spcifiques cette dernire, comme les dlicates
questions sociales ou environnementales. Les
Critre: Exprience spcifique consultants ont une parfaite exprience de
de la socit lutilisation des approches et des mthodes
(aspects prendre en considration standard requises par la mission. Le personnel
pour lvaluation) permanent des consultants est suffisant.
Bon. Les consultants ont une vaste exprience
Le comit dvaluation devra prendre en
du domaine de la mission et ont travaill dans
considration les aspects suivants dans lvaluation
des pays prsentant des conditions physiques
de ce critre:
et institutionnelles similaires, y compris sur le
Exprience acquise dans des projets similaires.
plan des questions essentielles. Le personnel
Dmonstration de succs dans la conduite de
permanent est suffisant et hautement spcialis
missions similaires.
pour rpondre aux besoins de la mission et la
Exprience acquise dans des zones et des
socit dispose de ressources supplmentaires
conditions similaires. Les consultants ont travaill
quelle peut mobiliser pour faire face
dans des rgions ou des pays prsentant des
Evaluating des besoins imprvus. Les consultants ont
caractristiques physiques, culturelles, sociales Proposals for Con-
lexprience des approches et des mthodes
et institutionnelles comparables celles du pays
de poi