Plano de Ao O passo a passo da ideia

concretizao de seus objetivos!

Por Gilles B. de Paula|09/09/2016

Voc sente dificuldades para organizar suas atividades? No tem noo

do nmero de tarefas que voc tem para serem realizadas? No sabe
quais so mais urgentes? Chega pela manh para trabalhar e no possui
um planejamento de trabalho e um cronograma de aes? Alcanar
grandes resultados para a empresa, ascender na carreira, realizar metas
e objetivos com efetividade, com certeza, so elementos desejados por todo profissional que
busca sucesso, ou seja ter um Plano de Trabalho.

Para conseguir tudo isso, no entanto, necessrio planejar todos os passos, ter um cronograma
de aes e ter disciplina para cumpri-los. Nesta perspectiva, elaborar um bom Plano de Ao
uma das melhores formas de separar as etapas de elaborao da execuo, obtendo um estudo
mais detalhado de todas as atividades necessrias para atingir um determinado objetivo.

Alm disto, se sua empresa vem buscando pela Excelncia na Gesto Empresarial ou est no
processo de implantao de um SGQ (Sistema de Gesto da Qualidade Total), quase
impossvel no falar sobre elaborao e acompanhamento de Planos de Aes.

Sem mais delongas, fique conosco e confira o post completssimo que preparamos com tudo que
voc precisa saber sobre como desenvolver um plano de trabalho por meio do Plano de
Ao!

O que voc vai encontrar neste artigo:

O que um Plano de Ao
A importncia de definir um Plano de Trabalho
Na prtica: como criar um Plano de Ao em 5 passos
o Iniciao
o Planejamento
o Execuo
o Monitoramento
o Encerramento
Plano de Ao 5W2H: entendendo a metodologia 5W2H e a relao com Plano de Ao
o Como utilizar o Plano de Ao 5W2H na prtica
4 aplicaes dos Planos de Aes no planejamento e gesto
o #01 Planejamento Estratgico, Ttico e Operacional
o #02 Projeo e Anlise de Cenrios Oramentrios
o #03 Gesto de Projetos
o #04 Atividades em Grupo/ Departamentos
E para fechar, no se esquea do PDCA
Artigos Relacionados
O que um Plano de Ao
Comeando pelo comeo, um Plano de Ao (tambm conhecido
por Plano de Atividades ou ainda Plano de Trabalho) uma das
ferramentas mais simples e eficientes para o planejamento e
acompanhamento de atividades. Ele pode ser utilizado para garantir
que nenhuma tarefa seja deixada para trs, desde simples atas de
reunies at tarefas mais complexas, como um projeto pequeno.

De forma resumida, podemos dizer que um Plano de Ao um documento utilizado para fazer
um planejamento de trabalho necessrio para atingimento de um resultado desejado ou na
resoluo de problemas. Este documento geralmente criado no formato de uma planilha
(eletrnica ou mesmo de papel), contendo informaes como objetivos, aes e responsveis
com suas respectivas datas de entregas. Voc pode criar um plano de ao simples, com poucos
campos para monitoramento e controle ou um plano de ao mais robusto.

Em geral, um bom plano de atividades, deve contemplar os seguintes itens:

Objetivo geral a ser alcanando com o plano de aes;

Lista de aes e atividades a serem executadas;
Data de incio e fim previsto para cada ao ou atividade;
Oramento alocado para cada ao ou atividade;
Responsvel pela execuo de cada ao;
Objetivos de cada ao ou atividade a ser executada;
Riscos previstos na execuo e o seus respectivos planos de contingncia.

O plano de ao precisa servir de base para a administrao do tempo , que o recurso mais escasso e mais
valioso de um executivo. Numa organizao seja ela rgo de poder pblico, empresa ou entidade sem fins
lucrativos, a perda de tempo inerente. Um plano de ao ser intil se no puder determinar de que forma o
executivo usa o seu tempo. Peter Drucker

Ou seja, no Plano de Trabalho devem estar consolidadas todas as informaes sobre o objetivo a
ser buscado, detalhando para isto todas as atividades necessrias para concretiz-lo, quanto os
recursos fsicos, monetrios e humanos necessrios. Essa ferramenta permite que todas as
decises sejam tomadas antes mesmo de serem colocadas em prtica, garantindo uma maior
taxa de acerto e possibilitando a correo prvia de eventuais problemas. Dessa forma, muito
indicada para alcanar solues a curto prazo, mas nada impede de ser utilizada tambm em
outras circunstncias.

O plano de ao pode ser utilizado por profissionais que querem atingir alguma meta em suas
carreiras ou por empresas que precisam investir em solues mais complexas. Ele possibilita que
o executor siga uma sequncia de tarefas mais claras e lgicas previamente delimitadas, o que
leva concretizao dos objetivos de forma mais rpida e prtica. A sua efetividade explicada
principalmente porque considera as condies internas e externas ao indivduo ou companhia
para montar estratgias adequadas a serem desempenhadas em determinado perodo de tempo.
 A importncia de definir um Plano de Trabalho
Se voc no quer ficar correndo de um lado para outro, feito barata tonta, sem
saber o que fazer e muito menos o que priorizar em meio a tantas tarefas e
atividades, parabns, voc acaba de descobrir a importncia de utilizar Planos
de Aes, ou seja, ter um cronograma de aes em sua empresa.

Por ser uma ferramenta de uso simples, trazendo bastante objetividade para a execuo das
atividades, os Planos de Ao so extremamente utilizados em reas de gesto diversas, como
por exemplo: Gesto de Projetos, Gesto de Riscos, Gesto Oramentria, Elaborao de Planos
de Negcio, Elaborao do Planejamento Estratgico, entre inmeros outros usos.

Para uma empresa que busca crescer de forma saudvel e acelerada, sem perder o controle das
finanas, ou seja, por meio de um bom processo de Planejamento e Oramento, a utilizao da
ferramenta auxilia a trazer praticidade e organizao ao processo de tomada de deciso.

E pode acreditar, esta to simples metodologia ajuda muito na execuo e sobretudo no controle
das tarefas da sua empresa, o que pode significar uma tremenda economia de tempo e recursos,
deixando de lado dvidas e discusses em relao a execuo dos planos e ganhando em seu
lugar muito mais produtividade.

Isto porque tudo fica muito mais claro e a atribuio de atividades de cada colaborador ser
imediatamente beneficiada. Ou seja: os envolvidos em um projeto especfico sabero exatamente
o que fazer, quando, onde, de que forma, etc. E o resultado, alm da economia de que j
falamos, a criao de uma Cultura Organizacional de colaborao, gerando a sinergia que pode
ser um importante diferencial estratgico para qualquer negcio.

Como dissemos no texto, os Planos de Aes so fundamentais para colocar em prtica os

objetivos e metas estabelecidos no processo de Planejamento Estratgico e Oramentrio de sua
empresa. Inclusive, recentemente lanamos um e-book sobre este tema, que voc poder baixar
gratuitamente neste link.

Vale lembrar que a elaborao de um Plano de Atividades exige do executor uma boa coleta e
anlise de dados, de forma a projetar o futuro levando em considerao fatores bsicos que
devem ser respeitados por quem o executar. Assim, fica muito mais fcil propor solues a sua
empresa, com um Plano de Aes claro e bem definido.

Na prtica: como criar um Plano de Ao em 5 passos

Como todo processo de planejamento e acompanhamento, o Plano de Ao tambm deve ser
elaborado, desenvolvido e encerrado. Basicamente, podemos dividir o ciclo de vida dos Planos de
Aes em 5 momentos:

Iniciao
Planejamento
 Execuo
Monitoramento
Encerramento

Vamos entender um pouco mais sobre cada um destes momentos.

Iniciao

Se pudssemos elencar um nico ponto como o mais importante em um Plano de Aes

seria: seu objetivo. Para que possamos definir todo o restante e principalmente saber se o Plano
de Ao foi bem sucedido ou no, fundamental saber o que se espera dele.

Mas para ser bem elaborado, o Planejamento de trabalho exige tambm um bom conhecimento
de seu executor, permitindo que ele no somente organize o projeto com mais eficincia como
tambm identifique eventuais problemas que possam prejudicar o andamento das atividades.
Alm disso, esse conhecimento permite definir adequadamente os prazos e custos necessrios
para executar as aes que levem concretizao dos objetivos.

Planejamento

Uma vez que definimos com clareza o objetivo com o Plano de Ao, o planejamento a etapa
que dar base a toda sua estruturao. aqui que devero ser definidas as principais atividades
e respectivos recursos para execut-las.

Dessa forma, nesta etapa, o executor tem como tarefas elaborar um cronograma, determinar a
participao dos profissionais e os custos necessrios. Alm disso, tambm preciso elaborar
planos de ao secundrios de acordo com as exigncias para realizao das atividades
delimitadas, como, por exemplo, risco, qualidade, recursos humanos, entre outros.

Execuo

Esta a fase em que as aes planejadas no Plano de Atividades sero colocadas em prtica.
Para cada uma delas, dever ser atribudo o consumo de oramento previamente calculado,
assim como dos recursos humanos e fsicos. O executor deve analisar a execuo de cada uma
das atividades porque nesta etapa que ficaro evidentes os eventuais erros e desvios que
podero prejudicar o andamento do plano.

Monitoramento

fundamental tambm desenvolver estratgias para acompanhar a evoluo geral do seu plano
de ao, bem como definir no cronograma os perodos em que far essa anlise.

Quando identificado algum problema, deve-se list-lo, identificar as suas causas e atribuir uma
soluo adequada para resolv-lo. Se necessrio, no hesite em ajustar alguma etapa de seu
projeto para garantir a sua eficcia.
Encerramento

Muitas vezes negligenciada, na fase de encerramento que o Plano de ao deve ser revisto e
transferir as informaes para um documento que o permita fazer o acompanhamento adequado.
Se houver mais envolvidos na execuo do projeto, devero receber uma cpia com suas
respectivas atividades e outras informaes relevantes adequadamente listadas. Esta fase
importante para retroalimentar os prximos processos de criao de Planos de Aes com os
aprendizados adquiridos.

Plano de Ao 5W2H: entendendo a metodologia 5W2H e a

relao com Plano de Ao
Na Gesto Empresarial, para quase todo problema a
ser resolvido, provvel que encontremos vrios
frameworks, metodologias e ferramentas. No caso do
Plano de Ao 5W2H, no diferente. Em uma
rpida pesquisa no Google encontraremos desde
metodologias mais simples, como listas de tarefas
com prazos, chegando a modelos mais completos
como o Kanban, o Scrum e o RACI.

Agora que voc j entendeu como gerenciar

atividades, o Plano de Ao 5w2h tambm uma
ferramenta extremamente simples e prtica, que pode
ser til em inmeros momentos e reas de sua empresa, sendo utilizada desde o Planejamento
Estratgico, Ttico e Operacional, at mesmo para o planejamento e acompanhamento de
pequenos projetos ou mesmo atividades rotineiras.

O termo pode parecer complicado a primeira vista, mas muito simples e o que melhor, muito
lgico! A ferramenta nada mais do que um checklist de atividades, prazos e responsabilidades
que devem ser desenvolvidas com o mximo de clareza e eficincia por todos os envolvidos em
um projeto.

A sigla formada pelas iniciais, em ingls, das sete diretrizes que, quando bem estabelecidas,
eliminam quaisquer dvidas que possam aparecer ao longo de um processo ou de uma atividade.
So elas:

Os 5W:

What (o que ser feito?)

Why (por que ser feito?)
Where (onde ser feito?)
When (quando ser feito?)
Who (por quem ser feito?)
Os 2H:

How (como ser feito?)

How much (quanto vai custar?)

Ou seja, esta uma metodologia cuja base formada pelas respostas para estas sete perguntas
essenciais de qualquer projeto ou planejamento. Com estas respostas em mos, voc ter um
mapa de atividades que vai ajudar a tornar a execuo muito mais clara e efetiva.

Como utilizar o Plano de Ao 5W2H na prtica

Como voc j deve ter percebido, esta uma ferramenta extremamente til e flexvel e voc pode
utiliz-las de inmeras formas, principalmente, podemos dizer que uma ferramenta complementa
a outra por isso chamamos de Plano de Ao 5W2H. Desde us-la tornar para mais palpvel
o Planejamento Estratgico, Ttico e Operacional, traduzindo os objetivos e metas em planos de
aes e iniciativas, ou mesmo para o dia-a-dia da empresa, utilizando a ferramenta para definir os
responsveis, datas e recursos para projetos e atividades menores.

E no so necessrios softwares, equipamentos e nenhum outro grande investimento para

comear a utilizar o 5W2H em sua empresa. Voc pode utilizar um quadro branco ou uma
planilha eletrnica ou qualquer outro instrumento de sua preferncia, pois tudo que voc precisa
de um meio para colocar as sete colunas (5W e os 2H) e comunicar o que precisa ser feito a
sua equipe.

Abaixo temos um exemplo feito na planilha, no qual voc dever responder as perguntas do
5W2H:
Aps definir todas as atividades no Plano de Ao, voc poder acompanhar o andamento por
status:

Gostou desse modelo? Essas imagens fazem parte de uma planilha que preparamos para auxiliar
voc a executar o 5W2H e o Plano de Ao. Para fazer o download da planilha gratuitamente,
basta clicar na imagem:

4 aplicaes dos Planos de Aes no planejamento e gesto

Para tentar tira rum pouco da subjetividade e deixar o artigo ainda mais prtico, elencamos abaixo
4 situaes comuns de planejamento e gesto empresarial onde voc pode lanar mo do uso de
Planos de Aes.

#01 Planejamento Estratgico, Ttico e Operacional

Um dos usos mais comuns dos Planos de Atividades no Planejamento Estratgico das
empresas. Geralmente a ferramenta utilizada para planejar e acompanhar implementaes de
aes estratgicas, podendo ser adicionados indicadores estratgicos de seu histrico e de seu
progresso.

#02 Projeo e Anlise de Cenrios Oramentrios

Se voc j acompanha o blog do Treasy h algum tempo, j deve ter percebido que somos
defensores ferrenhos do uso de Projeo de Cenrios Oramentrios como instrumento de
gesto. Os Cenrios so extremamente teis e ajudam sua empresa a evitar riscos e at mesmo
enxergar oportunidades escondidas.

Mas no basta apenas simular cenrios, preciso ter planos de aes mnimos para cada um
deles. Ou seja, vamos supor que sua empresa fez vrias Simulaes de Cenrios e aps vrias
rodadas de discusso, elencou 3 deles:

Um Cenrio Otimista
 Um Cenrio Realista
Um Cenrio Pessimista

Pronto! nesta hora que os Planos de Ao entram em cena! Para cada um destes cenrios,
uma tima prtica deixar Planos de Aes previamente criados. Assim, se um dos cenrios se
concretizar, todos j sabem o que fazer.

#03 Gesto de Projetos

O Plano de Ao bastante utilizado tambm para acompanhar atividades de projetos de baixa

complexidade, de preferncia com atividades sequenciais, onde voc precisa concluir uma para
dar incio a prxima. Para projetos mais complexos o acompanhamento deve ser feito em uma
ferramenta mais robusta com possibilidades de criao de cronogramas, para que seja possvel o
monitorar os indicadores do projeto.

Para se aprofundar no assunto, recomendamos um e-book que lanamos em parceria com a

RunRun.it (especialista no assunto). Voc pode baixa-lo gratuitamente neste link:

#04 Atividades em Grupo/ Departamentos

Por fim, o Plano de Ao serve tambm para monitorar e controlar as atividades que no fazem parte
da rotina operacional. Neste sentido, podemos citar: novas iniciativas, melhorias, correes de
problemas, etc. Para atividades rotineiras aconselhvel usar apenas um calendrio ou um to do list
(lista de tarefas).

Sendo assim, voc pode lanar mo da utilizao de Planos de Aes para planejar e acompanhar
atividades de um grupo, time, equipe ou at mesmo de um departamento inteiro.

E para fechar, no se esquea do PDCA

Caso voc ainda no conhea, o PDCA (do ingls: PLAN DO CHECK ACT) um mtodo
iterativo de gesto de quatro passos, utilizado para o controle e melhoria contnua de processos e
produtos. tambm conhecido como o crculo de Deming, ciclo de Shewhart ou ainda PDSA
(plan-do-study-act).
O mtodo bem simples, e sua prpria sigla nos ajuda a entende-lo:

P (PLAN) Nesta primeira etapa onde devemos planejar o trabalho a ser realizado
atravs de um Plano de Ao, aps a identificao, reconhecimento das caractersticas e
descoberta das causas principais do trabalho a ser feito;
D (DO) Realizar o trabalho planejado, de acordo com o plano de ao;
C (CHECK) Medir ou avaliar o que foi feito, identificando a diferena entre o realizado e o
que foi planejado no plano de ao;
A (ACT) Atuar corretivamente sobre a diferena identificada (caso houver); caso
contrrio, haver a padronizao e a concluso do plano (aes corretivas sobre os
processos de planejamento, execuo e auditoria; eliminao definitiva das causas,
reviso das atividades e planejamento).

Lembrando que o PDCA um ciclo contnuo. As sadas do processo de PDCA retroalimentam o

prprio processo, promovendo a melhoria contnua, conforme explicitado na imagem abaixo:

O que acontece na maior parte dos casos que as empresa

trabalham muito bem no PD (planejar e executar), mas
geralmente as etapas CA (avaliar e corrigir) so
negligenciadas. Todavia, exatamente nestas etapas que
esto a maior parte das oportunidades de aprendizado. Por
meio da anlise dos desvios (seja para melhor ou para pior)
possvel descobrir formas de otimizar o processo de
planejamento e execuo dos Planos de Aes.

E como voc j sabe, alm dos artigos, publicamos tambm

aqui no blog inmeros materiais educativos para download,
como e-books, white papers, webinars e modelos de planilhas. Voc pode baixa-los gratuitamente e
utilizar para melhorar a gesto de sua empresa. Basta clicar na imagem abaixo:

Resumindo ento, um Plano de Ao (tambm conhecido por Plano de Atividades ou ainda Plano
de Trabalho) uma das ferramentas mais simples e eficientes para o planejamento e
acompanhamento de atividades. Voc conseguiu ver a importncia e aplicabilidade desse contedo
no seu dia-a-dia? Se este artigo foi til para voc e sua empresa, seria timo saber o que achou.
Deixe um comentrio (logo abaixo) com suas percepes e tambm compartilhando conosco sua
experincia e conhecimento.