Versin

Oneproject 1.0

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS CO-PR-COM-01

Logotipo
Proceso Compras
Creado/modificado el: 06/oct/2017
Procedimiento Compra de Activos Fijos

1. Objetivo

Comunicar y dar a conocer al personal autorizado los lineamientos y polticas establecidas en materia de
adquisiciones, para dar cumplimiento a la emisin de sus requerimientos de compra de activos fijos, necesarios
para la operacin a la cual est destinado el Fideicomiso.

2. Alcance

Este procedimiento y polticas son aplicables y de obligado cumplimiento para todas las reas o personas
autorizadas para la adquisicin de activos fijos del Fideicomiso.

3. Polticas de Operacin

Tratndose de contrataciones relacionadas con hardware, software, servicios de tecnologas de la informacin

y de comunicaciones, y servicios en materia de telecomunicaciones se deber contar con la opinin tcnica
favorable del rea o unidad administrativa responsable en la materia.

De igual manera, las reas debern presentar al Consejo Tcnico, un estudio de factibilidad, a efecto de que
ste emita las sugerencias u observaciones que de manera fundada y motivada considere pertinentes, a ms
tardar dentro de los 8 das hbiles siguientes a su presentacin.

Para la compra de Activo Fijo se puede realizar bajo estos tres esquemas de compra:

Asignacin directa, evaluacin de 3 cotizaciones o licitacin.

Cuando se requiera la capacitacin de personal para la operacin de equipos especiales, sta se prever en la
convocatoria a la licitacin, invitacin a cuando menos tres personas o solicitud de cotizacin, segn
corresponda.

Para participar en una Licitacin:

En la investigacin de mercado deber documentar que los requisitos y condiciones que se pretende establecer
en la convocatoria a la licitacin pblica no limitan la libre participacin de posibles licitantes, para lo cual deber
procurarse, en la medida de lo posible, identificar la existencia de al menos cinco posibles proveedores con
capacidad para proveer los bienes o servicios de acuerdo con los requisitos y condiciones que se pretenden
establecer en la convocatoria.

Si como resultado de la investigacin de mercado se identifica un solo proveedor potencial, se requerir

presentar el comparativo de los precios actuales cotizados por dicho proveedor y los ofrecidos en la ltima
contratacin registrada, o a falta de sta, en el histrico dela entidad, as como presentar la justificacin de la
eleccin. Cuando no existan referencias de compras anteriores se solicitar al proveedor potencial la entrega
de alguno de los siguientes documentos:

Vigente a partir de: Hoja

1 de 9
 Versin
Oneproject 1.0

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS CO-PR-COM-01

Logotipo
Proceso Compras
Creado/modificado el: 06/oct/2017
Procedimiento Compra de Activos Fijos

1. Carta de mejor precio;

2. Cotizaciones similares si las tuviera, o
3. Informacin relativa de precios al pblico

Cuando con motivo de la investigacin de mercado, la informacin requerida no se encuentre en el medio

consultado o no se reciba respuesta a la solicitud efectuada, se deber dejar constancia fehaciente de la gestin
realizada.

A partir del resultado de la investigacin de mercado, las dependencias y entidades debern determinar el
procedimiento de contratacin que asegure las mejores condiciones.

Si se trata de bienes de procedencia extranjera, invariablemente debern establecerse condiciones de entrega

conforme a los trminos internacionales de comercio (INCOTERMS por sus siglas en ingls).

Todas las modificaciones sern tomadas en cuenta, con excepcin de aqullas que modifiquen elementos
esenciales del procedimiento de contratacin (tales como, los bienes o servicios objeto del mismo), las que
limiten la libre participacin o las que impliquen requisitos imposibles de cumplir a otros licitantes.

Seleccionar, en caso de que una licitacin se declare desierta, el procedimiento de contratacin considerando
el tiempo necesario para una segunda convocatoria de licitacin, o bien. En ambos casos debern tomarse en
cuenta el carcter del procedimiento de contratacin y los requisitos establecidos en la primera convocatoria a
la licitacin.

Antes de seleccionar el procedimiento de contratacin, ser necesario analizar las condiciones establecidas en
la convocatoria a la licitacin, a fin de determinar las posibles causas que motivaron que no existieran ofertas
solventes. El resultado de dicho anlisis permitir determinar si es factible una segunda convocatoria a la
licitacin pblica o una adjudicacin directa, al mantenerse los requisitos y el carcter de la primera convocatoria
a la licitacin, o bien, si procede realizar una nueva convocatoria a licitacin.

En el criterio de Eficiencia, se deber dejar constancia que el procedimiento de invitacin a cuando menos tres
personas es el que, a diferencia del procedimiento de licitacin, permite el uso racional de recursos con los que
cuenta el rea para realizar la contratacin y obtener las mejores condiciones en la misma, evitando la prdida
de tiempo y recursos.

En el criterio de Imparcialidad, la dependencia o entidad deber mostrar que la seleccin del procedimiento de
invitacin a cuando menos tres personas no implica otorgar condiciones ventajosas a alguno de los invitados
en relacin con los dems ni limitar la libre participacin.

En el criterio de Honradez, el rea deber sealar las medidas que se han tomado para evitar que en el
procedimiento de invitacin a cuando menos tres personas se realicen actos de corrupcin, as como, que los
compradores que intervengan en el mismo no se aprovechen de su cargo para favorecer a algn o
algunos de los invitados y de que se exigir de stos la misma conducta.

Vigente a partir de: Hoja

2 de 9
 Versin
Oneproject 1.0

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS CO-PR-COM-01

Logotipo
Proceso Compras
Creado/modificado el: 06/oct/2017
Procedimiento Compra de Activos Fijos

En el criterio de Transparencia, el rea dejar constancia de las medidas adoptadas para que todos los invitados
tengan acceso de manera oportuna, clara y completa a la informacin relativa al procedimiento de invitacin a
cuando menos tres personas.

Determinar, en caso de que la invitacin se declare desierta, la conveniencia de adjudicar directamente el

contrato o de realizar otra invitacin, siempre que no se modifiquen los requisitos establecidos en la misma.

Si se modifican los requisitos o condiciones del procedimiento declarado desierto, se deber iniciar un nuevo
procedimiento.

Para participar en una Licitacin, el Proveedor deber enviar los siguientes datos:

Nombre de la dependencia, entidad o empresa

Nombre del rea contratante
Medio por el cual se realizar la licitacin pblica
Carcter de la licitacin
Objeto de la licitacin
Volumen a adquirir
Fecha y hora de junta de aclaraciones
Fecha y hora de visita a instalaciones
Fecha y hora de presentacin y apertura de proposiciones
Fecha y hora de fallo
rea, nombre, cargo y rbrica del responsable

La opcin de compra que se llegare a convenir deber dar cumplimiento a lo establecido en su Reglamento.

Elaborar la justificacin del requerimiento, sealando las razones que ameritan la solicitud, las cuales pueden
ser, para el caso de bienes: que stos existen, pero no son suficientes; que no satisfacen las especificaciones
tcnicas necesarias o que estn programados para proyectos, mantenimientos o consumos especficos.

Preparar la documentacin soporte relacionada con el requerimiento especfico, que resulte necesaria para
llevar a cabo el procedimiento de contratacin.

Para garantizar la oportunidad en la entrega del bien o en la prestacin de los servicios, se debern tomar en
cuenta la duracin del procedimiento de contratacin y el tiempo de entrega de los bienes, incluyendo en su
caso, los correspondientes a su fabricacin, pruebas y transportacin, de acuerdo a su naturaleza.

4. Trminos y Definiciones

Solicitud de Compra
Documento interno de gestin para la adquisicin de un producto, bien y/o servicio que es emitido desde el
sistema ERP Microsoft Dynamic Navisin.

Vigente a partir de: Hoja

3 de 9
 Versin
Oneproject 1.0

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS CO-PR-COM-01

Logotipo
Proceso Compras
Creado/modificado el: 06/oct/2017
Procedimiento Compra de Activos Fijos

Orden de Compra
Documento para uso externo con los datos del producto, bien y/o servicio a comprar que es emitido desde el
sistema ERP Microsoft Dynamic Navisin.

Proveedor
Persona o empresa que abastece de materiales u otros suministros al Fideicomiso, los cuales son necesarios
para su desarrollo y funcionamiento.

Insumo
Concepto econmico que permite nombrar a un bien que se emplea en la produccin de otros bienes.

Servicio
Acto y la consecuencia de servir: Realizar una accin con la finalidad de satisfacer una determinada necesidad
que tiene el Fideicomiso.

Producto
Bien o servicio resultante de un proceso productivo.

Materiales
Materia prima o producto elaborado o semielaborado que se utiliza en el proceso de produccin.

Cotizacin
Es el hecho de cotizar y significa establecer un precio, estimarlo o pagar una cuota. Determina el valor real de
un bien, de un servicio o de un activo financiero.

Bien
Elemento tangible o material destinado a satisfacer necesidades de clientes o grupos de consumidores que
lo demandan.

Licitacin
La licitacin es un procedimiento jurdico-administrativo mediante el cual, la Administracin Pblica elige a las
empresas privadas que llevarn a cabo un determinado proyecto o actividad.

Activo Fijo
Parte del activo no destinada a la venta sino a permanecer en la sociedad de manera indefinida, como por
ejemplo las instalaciones o las oficinas.

Acreedor
Persona, fsica o jurdica, que ha entregado un crdito o un bien material a otra persona (deudor) y espera
recibir un pago a cambio.

Evaluacin de Proveedores
Proceso que incluye la revisin de las entregas de productos, bienes y/o servicios, para asegurar su
cumplimiento con las condiciones de calidad, precio y fechas de entrega pactadas.
Vigente a partir de: Hoja
4 de 9
 Versin
Oneproject 1.0

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS CO-PR-COM-01

Logotipo
Proceso Compras
Creado/modificado el: 06/oct/2017
Procedimiento Compra de Activos Fijos

5. Descripcin Narrativa

Informacin
No. Responsable Descripcin de la Actividad
Documentada
Inicio del Procedimiento
Elabora un requerimiento de compra en el ERP
DINAMIC NAVISION de activo fijo (mobiliario,
equipo de cmputo, automviles), especificando si
la compra va a ser facturable.
.
Indicar en el ERP Microsoft Dynamic Navisin
en las solicitudes de compra debe de contar
con la informacin mnima obligatoria:
Cliente o rea
Gestin
Centro de costo
Subceco
Mes
Ao
Divisa
Justificacin
Concepto Cabecera Solicitud de
1 rea solicitante
Persona requirente Compra
Partida Presupuestal
Justificacin de la compra.
Observaciones.
Descripcin del artculo requerido, las
especificaciones tcnicas y/o
requerimientos mnimos y caractersticas
de calidad del producto.
Nmero de parte del producto, cuando as
se requiera.
Descripcin del artculo requerido, cuando
se requiera una marca o lnea de producto
determinada.
Al menos un proveedor del producto requerido, en
el cuerpo de la requisicin cuando sea posible
hacerlo

Establece conjuntamente con el Departamento de

Compras, los tiempos mnimos y mximos de
2
entrega del producto requerido y si la compra es por
licitacin.

Vigente a partir de: Hoja

5 de 9
 Versin
Oneproject 1.0

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS CO-PR-COM-01

Logotipo
Proceso Compras
Creado/modificado el: 06/oct/2017
Procedimiento Compra de Activos Fijos

Si es adjudicacin directa se va al Procedimiento de

Compra de Productos Generales.
Recibe la Solicitud de Compra donde revisa que la
Subgerente de informacin solicitada est completa, para solicitar
3
Compras cotizaciones de acuerdo a la poltica de compra de
activos fijos.
Solicita cotizaciones con los proveedores (mnimo
4 3) que se tienen dentro del sistema y que ya estn 3 cotizaciones
autorizados.
Se cuenta con el Proveedor que cumpla con
los requerimientos solicitados?

No: Continua actividad 5

Si: Continua actividad 6
Empieza en la bsqueda en Internet, en Seccin
Amarilla, diferentes buscadores para encontrar los
5
proveedores que venden el requerimiento y solicita
cotizacin.
Invita a los proveedores seleccionados a participar
Requisitos convocatoria
6 en la licitacin mediante el envo de
a licitacin
requisitos va e mail.
7 Obtiene el formato debidamente requisitado.
Director del rea
8 Evala y autoriza a que proveedor contratar.
solicitante
Subgerente de Recibe la autorizacin y revisa si va a ser compra
9
Compras directa o por medio de arrendamiento.
Es compra directa?

No: Continua actividad 10

Si: Continua actividad 12
Enva al rea Jurdica la propuesta del proveedor
10 seleccionado para que elabore el contrato
correspondiente, as como la arrendadora.
Enva el contrato al proveedor para firma, y una vez
11 Gerente Jurdico que cuenta con todos los elementos lo enva al Contrato
Departamento de Compras.
Realiza Orden de Compra abierta y el sistema
verifica que haya disponibilidad y vigencia de
Subgerente de
12 recursos. Orden de Compra
Compras
La informacin mnima obligatoria de la solicitud
pasa en automtico a la OC.
Solicita al proveedor envo de factura conforme a lo
13
estipulado en el contrato.

Vigente a partir de: Hoja

6 de 9
 Versin
Oneproject 1.0

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS CO-PR-COM-01

Logotipo
Proceso Compras
Creado/modificado el: 06/oct/2017
Procedimiento Compra de Activos Fijos

Da seguimiento de la recepcin de servicios y/o

productos.
Si el producto lo recibe directamente el rea usuaria
se confirma va telefnica que el activo fijo haya
Subgerente de llegado bien, y se solicita el acuse de recibo del
14
Compras mismo, que consiste en copia de la remisin y/o
factura con la firma de recibido del usuario y una
copia fotosttica del mismo, donde especifica que
est de acuerdo que el activo fijo que recibi cumple
con lo solicitado.
Anexa a la Orden de Compra conjuntamente con la
factura y copia del contrato para determinar tiempo
15 de inicio y terminacin. enva al rea de Cuentas por
Pagar para que inicie el proceso de pago o
transferencia.
Continua con la elaboracin de la Orden de Compra
16 y factura correspondiente hasta el trmino del
contrato.
Fin del Procedimiento

Vigente a partir de: Hoja

7 de 9
 Versin
Oneproject 1.0

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS CO-PR-COM-01

Logotipo
Proceso Compras
Creado/modificado el: 06/oct/2017
Procedimiento Compra de Activos Fijos

6. Diagrama de Flujo

Compra de Activos Fijos

rea Solicitante

1. Elabora 2. Establece
Requerimiento de tiempos mnimos
Compra de Activo y mximos de
Fijo Cabecera entrega
Solicitud de
Compra
Subgerente de Compras

3. Recibe Solicitud 4. Solicita 3 5. Busca

de Compra y cotizaciones con El proveedor proveedor del
cumple No
revisa informacin los proveedores requerimientos? requerimiento y
completa autorizados solicita cotizacin

3 cotizaciones
6. Invita a
7. Obtiene
proveedores a
Si formato
participar en
requisitado
Licitacin
Convocatoria
a Licitacin
Director del rea Solicitante

8. Evala y
Autoriza a qu
proveedor
contratar

Vigente a partir de: Hoja

8 de 9
 Versin
Oneproject 1.0

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS CO-PR-COM-01

Logotipo
Proceso Compras
Creado/modificado el: 06/oct/2017
Procedimiento Compra de Activos Fijos

Compra de Activos Fijos

Subgerente de Compras

A S

9. Recibe 14. Da 15. Anexa Orden 16. Continua con

13. Solicita a
autorizacin de
Es compra 12. Realiza Orden seguimiento a de compra, elaboracin de
directa? proveedor envo
compra de Compra abierta recepcin de Factura y copia de Orden de Compra
de factura
productos contrato y Factura
Orden de
No
Compra
10. Enva a Jurdico
para elaboracin
de Contrato
Gerente Jurdico

11. Enva Contrato

a proveedor para
su firma

Contrato

Vigente a partir de: Hoja

9 de 9