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Anne Universitaire 2003, 2004

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SOMMAIRE

GLOSSAIRE
INTRODUCTION

I. PRESENTATION DE LENTREPRISE
a Historique
b Le groupe Colart
c Colart international au Mans
d Les outils disposition

II. MES MISSIONS

a Accueil / Visite de lentreprise


b Lettre de mission
c Audit du systme dinventaire en place
i. Le systme des inventaires chez Colart
ii. Etudes des inventaires sur le premier semestre 2004
iii. Mise en place dun cahier des charges : problme / objectif
d Ralisation des outils
i. Mise en place de critres pour la confection des bases
ii. Ralisation dun guide sur Powerplay
iii. Ralisation des rapports et graphiques pour le suivi
iv. Mise en place de loutil inventaire sur le terrain
e Travaux annexes

CONCLUSION
ANNEXES

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GLOSSAIRE
Classes frquences
Classes volumes
Les classes : au nombre de quatre : A, B, C et D
Le cube Powerplay inventaire
Le statut
Le post conso

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INTRODUCTION

Jai ralis un stage dans le cadre de ma formation suivie la facult Rabelais de


Tours, plus prcisment en Matrise des Sciences de Gestion premire anne, et ce pour une
dure de trois mois au sein de lentreprise Colart International au Mans.
Le stage effectu au sein du service contrle de gestion, sinscrit dans un contexte
particulier puisque aprs avoir amlior son prix, sa qualit et son taux de service,
dernirement proche du 100%, lentreprise a pour objectif premier de diminuer rapidement
son stock. Il faut donc tre dans un premier temps performant dans la validit de ses stocks et
donc de ses inventaires. Or, Colart International dispose dune main duvre permanente pour
faire des inventaires, mais jusquau dbut du stage, les outils mis en place taient
temporaires. Lobjectif de ma mission tait donc de fiabiliser les outils, les suivis et enfin les
reportings concernant les oprations dinventaires.
Le problme pos tout au long de mon stage tait que, pour chaque outil mis en place,
il tait ncessaire de savoir si lERP pouvait ramener les informations ncessaires.
Dans un premier temps, nous verrons la prsentation de lentreprise, puis dans un
second temps le droulement de laccomplissement des missions ralises durant le stage.
Enfin, nous tablirons un bilan et une conclusion, mettant en valeur les faits importants
rencontrs au cours de ces trois mois.

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I/ PRESENTATION
DE L ENTREPRISE

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a. Historique

Lentreprise Lefranc et Bourgeois fait partie depuis maintenant trs longtemps du


dcor de la culture et de lart franais. De plus, cest lune des plus anciennes socits de
produits artistiques au monde

1720 : les villes sont fires de leur savoir-faire et les artistes commencent voyager. Les
ateliers de matres (forme de compagnonnage) disparaissant peu peu , les premires coles
dart se crent. Les peintres ne disposent plus dlves pour broyer pigments et liants. Parmi
eux, CHARDIN, dcida de confier llaboration de ses couleurs un marchand : Charles de
LACLEF, anctre de la famille LEFRANC, qui tenait commerce de pigments et dpices
Paris dans le quartier St-Germain. Une collaboration troite avec les artistes voit ainsi le jour :
lindustrie des beaux-arts est ne.

1753 : Charles Laclef devient le fournisseur des couleurs de la dcoration du chteau de


Versailles. Homme de recherche et dinnovation, il voit ainsi son talent rcompens.

XIXme sicle : les gammes de couleurs ne cessent de stendre, et les recettes de peinture se
dveloppent. Il restait cependant un aspect qui navait pas volu : lemballage et le vhicule
des couleurs. Jusqu prsent, les peintures taient conserves dans des vessies de porc.

1836 : Alphonse et Jules LEFRANC prennent la succession de la socit et la dveloppent. Ils


crent une usine dans le quartier de Grenelle. Les deux frres orientent leurs travaux sur le
conditionnement et le transport des couleurs. A cette poque, les artistes se servent de vessies
de porc fermes par un lien ; les LEFRANC inventent alors et commercialisent des tubes en
plomb et en tain ferms par un bouchon de lige.

1841 : un artiste amricain du nom de John GOFFE RAND dpose un brevet de tube et d'une
pince permettant de conserver la peinture dans un cylindre en plomb.

1859 : Arrive dAlexandre LEFRANC qui va donner lentreprise familiale une dimension
vraiment industrielle. LEFRANC devient ainsi un des premiers groupes chimiques franais.
Alexandre lance un vritable programme de recherche sur les pigments et les liants et, sur les

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conseils du peintre Millet, reformule une teinte unique connue depuis lAntiquit : le jaune de
Naples. Cest un tournant dcisif dans lhistoire des Beaux-Arts.

1865 : Alexandre LEFRANC dpose un brevet sur la fermeture du tube en tain par un
bouchon vis. Son tanchit parfaite, sa grande solidit et sa propret inconnues jusqualors
lui permettent dtre adopt par tous les fabricants. Partie intgrante de notre quotidien, le
tube bouchon viss est toujours dactualit.

1867 : Joseph BOURGEOIS ouvre un commerce de couleurs Paris o il vend les premires
couleurs en pte non dangereuses. La qualit de ses produits en fait rapidement un concurrent
de LEFRANC. Nanmoins, la maison LEFRANC continue son avance et de nombreuses
innovations voient le jour.

1870 : Alexandre LEFRANC construit une usine Grenelle, puis Issy les Moulineaux et
dveloppe avec le peintre chimiste J.-G. VIBERT des vernis retoucher et de finition.
Sinspirant des techniques picturales pratiques en Flandres et Venise aux XVI me et XVIIme
sicles, le laboratoire cra les fameux mdiums Flamands et Vnitiens

1937 : Exposition universelle de Paris durant laquelle le plus grand tableau du monde est
expos, uvre de Raoul Dufy : un tableau compos de 250 panneaux, peint avec des pigments
broys lhuile puis mis en mulsion. Ce produit est sign BOURGEOIS.

1955 : anne faste pour BOURGEOIS avec la naissance de la premire couleur moderne, un
compos subtil de rsines synthtiques et de pigments slectionns. Cest la premire peinture
vinylique du monde : la Flashe .

1965 : cration de la socit indpendante LEFRANC & BOURGEOIS.

1983 : LEFRANC & BOURGEOIS rejoint le groupe sudois BECKERS.

1990 : nouvel essor, qui se traduit par le rachat de plusieurs socits parmi lesquelles figurent
Charbonnel, Maillat, JM Paillard ; ce regroupement a pris le nom de COLART
INTERNATIONAL, afin de ne privilgier aucune des marques.

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b. Le groupe Colart
i. Une porte internationale
Colart est une entreprise de niveau international avec 1750 employs bass en France,
au Royaume-Uni, aux Etats-Unis, en Sude, en Italie, en Espagne, en Hollande, en
Allemagne, au Canadaet qui distribue ses produits travers le monde entier.
Les produits des diffrentes marques (L&B, W&N, Dryad, Beckers et Liquitex) sont
commercialiss dans le monde entier par lintermdiaire de filiales ainsi que par le biais dun
important rseau de distributeurs spcialiss.
La Fabrication est ralise partir des quatre sites industriels : le Mans (France) pour
le moyenne gamme, Londres, Lowersoft pour le haut de gamme (GB) et Tianjin pour le bas
de gamme (Chine). La fabrication des couleurs et la gestion des marques sont assures et
contrles depuis Londres et le Mans. La production des pinceaux, quant elle, est ralise
Lowersoft en Angleterre. La fabrication des tubes est assure par une usine de
conditionnement : MIRUM en Angleterre.
Les activits commerciales sont dcentralises afin de sadapter aux besoins
spcifiques de chaque march, alors que la politique industrielle est dfinie au niveau du
Groupe.
Enfin, lhistoire de lart est indissociable de celle des marques de Colart : Lefranc &
Bourgeois, Winsor & Newton, Reeves et Beckers A .

ii. Les principaux chiffres du Groupe :


Colart International (France) : 181 millions dEuros de Chiffre daffaires et 1 750
employs.
Rpartition du CA par marque :

L&B 24%
W& N 40%

Liquitex 12%

Autres 24%

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Rpartition du CA par pays :

14% 16%

17%

35%
18%

Groupe Beckers : 640 millions dEuros de chiffres daffaires et 4000 employs.


Colart (division du groupe Beckers) adopte une stratgie des marques qui tourne rsolument
lentreprise vers linnovation et la crativit pour assurer le dveloppement de ses marques
prestigieuses. Ces dernires, sont gres de manire autonome afin de conserver leur identit,
leurs particularits et de sadapter aux diffrents marchs.
Concernant les produits, le but de Colart est dallier la technologie de pointe au savoir-faire
pour crer des produits synonymes dexcellence.

Rpartition du CA par Produit :

17%

10%

73%

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c. Colart International au Mans
i. Structure et Effectifs

Lentreprise ColArt emploie 300 personnes rparties en cinq dpartements :

Dpartement Administration et finance


o Dpartement Production
o Dpartement Logistique
o Dpartement Administration Commerciale
o Dpartement Marketing

Organisation de ColArt International au Mans


Olivier DUPUY
Directeur Gnral

Stphane BAUDET Josiane BAUDRY


Assurance Qualit Assistante

Herv ROUVRE Gilles GOMAS


Thierry LOREY Thierry COLLOT
Directeur Financier Directeur Industriel
Directeur Marketing Directeur Commercial

ii. Activits

Les activits de la socit ColArt International sont totalement inscrites dans un


contexte artistique ; Lentreprise procde la fabrication et au ngoce dune grande varit de
produits destins un public qui va du dbutant au professionnel. Ainsi, elle gre un
catalogue de plus de 7000 produits les plus divers allant des peintures (huiles, aquarelles,
acryliques, etc.) aux kits prts peindre en passant par les pinceaux, chssis, chevalets et
autres accessoires.
Le CA de ColArt International se rpartit entre le march franais (64%) et le march
international (36%).
Filiale franaise du groupe ColArt, Colart international totalise un chiffre daffaire de
47 925 K pour lanne 2001. Concrtement, cela reprsente plus de 7000 rfrences, plus de
5000 clients, la fabrication de deux millions de litres de pte par an, le conditionnement de

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trois cent quatre-vingt-sept millions de tubes (70% des produits sont vendus en tubes) et de
dix-neuf millions de flacons.
d. Les outils disposition
i. Le systme dinformation (ERP) : Movex
Depuis maintenant un peu plus dun an, la socit Colart sest quipe dun systme
dinformation nomm Movex, qui permet dobtenir trs rapidement une importante masse
dinformations. Ce systme enregistre toutes les transactions qui sont effectues par Colart et
ce quasiment en temps rel.
Les ERP sont devenus incontournables pour les entreprises de tourtes tailles qui
veulent faire voluer leur systme de gestion. En voici la dfinition :
Un ERP (Entreprise Ressource Planning) est un progiciel qui gre avec une seule base
de donnes et en temps rel, la majorit des volets fonctionnels de lentreprise (commerciaux,
industriels, financiers, administratifs). Il permet de disposer et de partager des informations
fiables et dtre plus performant dans son travail. Il oblige tous les domaines concerns
travailler ensemble, communiquer et faire tomber les cloisons entre services et fonctions.
En ce qui concerne le service contrle de gestion, il est dautant plus important que
lon travaille avec tous les services, et donc cet outil nous donne la possibilit davoir un
maximum dinformations sans avoir se dplacer. Pour ma mission, cela fut dune trs grande
aide.
Le rsultat depuis sa mise en place:
Cela a permis damliorer le taux de service client (95%), il reste encore diminuer les
stocks, ce qui justifie en partie ma mission.

ii. Un logiciel cube : Powerplay


Pour disposer dinformations, il existe deux moyens :
Soit on utilise directement lAS400 (Movex) et on effectue une requte en indiquant
les critres souhaits (ex : tout le stock, a une date X en prenant en compte uniquement un
type de produit prcis).
Soit, on utilise ce que lon appelle un cube, plus facile dutilisation, car les requtes
sont dj prpares, il ny a plus qu modliser les informations suivant notre demande.
Cela est comparable un logiciel Microsoft comme Excel ou Word. Il est possible de
raliser une page particulire, des calculs ; toutefois les fonctions restent trs peu
nombreuses. Le service informatique du site Colart Le Mans tant le concepteur de ces

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diffrents cubes, il faut leur soumettre des cahiers des charges, leur permettant de mettre
au point des cubes suivant les demandes de chaque service. Seule la mise en forme reste
notre charge.

II/ MES MISSIONS

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a. Accueil / Visite de lentreprise
Pendant les quinze premiers jours de mon stage, jai pu trs bien mintgrer grce la
visite qui avait t organise pour mon arrive. Cela ma aussi permis de prendre parfaitement
connaissance de lactivit de lentreprise ainsi que des problmes quelle pouvait rencontrer
au quotidien, et enfin, de pouvoir commencer poser des questions, me renseigner sur les
inventaires ; ces derniers tant le sujet essentiel sur lequel nous allions nous pencher avec
mon matre de stage pendant trois mois.
Il faut retenir que lentreprise est divise en trois parties industrielles auxquelles il faut
ajouter la partie administrative (voir ci-dessous).
Colart a deux activits : une activit de fabrication et une activit de ngoce. On
distingue ainsi trois types de produits : les matires premires (1 000 rfrences), les produits
semi-finis (7 500 rfrences) et enfin les produits finis un peu plus de 10 000 rfrences.
Voici le dcoupage de lusine et les principales informations recueillies autour du sujet
des inventaires :
La fabrication : cest la partie de lusine dans laquelle sont transformes toutes les
matires premires pour donner ensuite des produits semi-finis.
En ce qui concerne les inventaires, il y a : une responsable qui, grce loutil (voir
explication de ce dernier p.16 ) en place, planifie les inventaires raliser, puis enregistre les
carts ou non-carts dinventaire ; deux autres personnes dans deux quipes diffrentes se
contentent de raliser linventaire physiquement.
Le conditionnement : on retrouve dans cette partie le traitement des produits semi-
finis. Ici, pour les inventaires, il y a un responsable, qui a le mme outil qu la fabrication,
mais il y a plusieurs personnes qui peuvent raliser les inventaires.
La logistique : cest le terminal de lusine. On retrouve la prparation de
commande, et donc lentrept des quelque 10 000 produits finis. L aussi, il y a une personne
responsable des inventaires, son poste est ddi 100 % cette activit. Elle a, elle aussi,
accs loutil dinventaire.
Ladministration : Elle est compose de tous les services dune grande entreprise :
financier, marketing, commercial, secrtariat, informatique et enfin achat.
Cette prise de connaissance fut trs importante pour comprendre le fonctionnement de
lentreprise, mais aussi pour faire connaissance avec mes principaux interlocuteurs durant
mon stage. (Informatique, responsables inventaire, responsables industriels).

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b. Lettre de mission
Mission :

Au sein du service contrle de gestion, Damien travaillera sur les missions suivantes :

1. Apprentissage et prise de connaissance de lactivit.


a. Deux semaines dintgration, avec la visite de tous les services, mais aussi
mise en pratique (ex : effectuer des prparations de commandes).
b. Prsentation progressive du sujet .
c. Apprentissage du vocabulaire et surtout des outils de gestion propres
lentreprise .

2. Etude du systme dinventaire actuel.


a. Etude ralise dans chaque service, pour prendre en compte ltat actuel.
b. Rflexion autour dun systme possible, mise en place dun cahier des charges.

3. Cration, mise en place et suivi dun outil daide au suivi des inventaires.
a. Mettre en place un guide pour les personnes ralisant les inventaires.
b. Construire un rapport afin de pouvoir communiquer facilement les
informations sur les inventaires.

4. Participation au suivi de la trsorerie.


a. Mise en place dune procdure .
b. Enregistrer les oprations de trsorerie au mois daot.

5. Travaux divers destins aider prparer le budget 2005.

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c. Audit du systme dinventaire en place

i. Le systme des inventaires chez Colart

Origine :
Avant la mise en place de lERP Movex, dbut 2003, il y avait lexistence dun outil
qui servait faire des inventaires permanents. Cet outil, encore en vigueur au dbut de mon
stage, part du principe suivant : avoir sur un fichier Excel la liste de toutes les rfrences des
produits suivant le type (produit finis, semi-finis et matires premires) classs suivant un
critre et un seul, savoir une classe volume . Il y a la classe A, B, C et D. Il tait dtermin
que les rfrences de classes A et B devaient bnficier de deux inventaires par an et les autres
un seul.

Ce systme permettait de passer quasiment toutes les rfrences en revue, mais sans
aucune rgularit, ce qui fait que tous les ans, la mme poque (un mois avant larrive des
commissaires aux comptes, en septembre), il fallait rattraper un retard. De plus, il ny a jamais
eu de procdure dcrivant les mthodes suivre, donc il ntait pas toujours vident de
confier cela un intrimaire ne connaissant pas lentreprise.

Ensuite, Movex a t install et comme tout lancement de systme dinformation, les


six premiers mois ont t la raison de nombreux dysfonctionnements et dun manque de
rigueur. De plus, Movex a fait ressortir de multiples renseignements pouvant aider une
meilleure gestion des inventaires.

Le problme des inventaires et de loutil actuel, ainsi que lintrt de construire un outil
plus performant :

Un manque de rigueur, pas de continuit dans lanne, des inventaires raliss


chaque fois dans lurgence.
Rgulirement, les inventaires raliss font ressortir des anomalies, telles que des
transactions mal effectues, des pertes non expliques

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Il y a trs peu de communication des carts dinventaires, seul le contrle de gestion
sen rend compte chaque mois et joue le rle de pompier, mais ne procde jamais
une correction long terme.
Lentreprise arrive aujourdhui, comme nous avons pu le voir dans lintroduction,
une phase stratgique, puisque aprs avoir jou sur le prix, la qualit et tout
dernirement sur le taux de service (ces trois points tant atteints), il savre que
lentreprise doit revoir la question de ses stocks la fois trop importants et rarement
exacts.

Les objectifs :

Il serait donc trs intressant dans un premier temps de mettre en place un systme
dinventaire, un guide (cest--dire une liste dinventaires faire par mois auxquels il faudrait
se tenir, dans un ordre bien prcis pour donner la priorit aux inventaires pertinents) qui
puisse fiabiliser au mieux les stocks moyen terme, mais court terme, faire ressortir les
anomalies.
Si les inventaires font ressortir des pertes rcurrentes, un rapport doit tre communiqu
des personnes la fois de terrain mais aussi de lencadrement, et le problme pourra tre
pris au srieux : lobjectif final tant de dceler et de corriger ces problmes.

Le but :

Cest la marge qui est en jeu : soit le problme vient dune perte de produit sur les
machines, et il faut donc revoir le pourcentage de rebut sur les nomenclatures, avec pour
consquence une augmentation du prix de revient. Soit ce sont des pertes dues de mauvaises
manipulations, et il faut revoir la formation ( procdures insuffisantes ) ou du vol, et il
faudrait mettre en place un contrle plus efficace. Car aujourdhui, la marge est tronque par
des frais gnraux levs, qui nentrent pas en compte dans le prix de revient, ce qui nest pas
logique.

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ii. Etudes des inventaires sur le premier semestre 2004

Tableau et graphiques :

comparaison inventaire / stock au 31 juillet 2004


stock Inventaires
nbre de rf val stock nombre de rf % val stock % cart val
total 12 804 7 586 348 4 025 31% 5 208 136 69% - 2 231
pF
% 60% 63%
total 7 580 3 685 182 2 796 37% 2 024 392 55% - 52 912
sf
% 36% 30%
total 941 824 747 457 49% 762 234 92% - 12 710
MP
% 4% 7%
total 21 325 12 096 277 7 278 34% 7 994 762 66% - 67 853

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Commentaires :

o Ltat davancement des inventaires :

Pour les produits finis : 31% des rfrences ont t passes en inventaire, ce qui a
permis de passer en revue 69% de la valeur globale des stocks de produits finis au 31 juillet
2004.
Pour les produits semi-finis : 37% des rfrences ont t passes en inventaire, ce qui a
permis de passer en revue 55% de la valeur globale des stocks de produits semi-finis au 31
juillet 2004.
Pour les matires premires : 49% des rfrences ont t passes en inventaire, ce qui
a permis de passer en revue 92% de la valeur globale des stocks des matires premires au 31
juillet 2004.
Soit au final, 66% de la valeur du stock ont t passes en revue au 31 juillet, par 31%
des rfrences. On peut remarquer cependant des rapports faibles pour les produits semi-
finis: 35% des rfrences passes en inventaire pour 48% seulement de la valeur globale du
stock.

o Les carts de stock enregistrs

Au cumul depuis le 1er janvier, les carts dinventaires sont importants, plus de
65 000 de pertes. Des carts importants, notamment aux produits semi-finis et matires
premires.

o Bilan de ltude

Ltude fait ressortir plusieurs ides, qui rendent indispensable la mise en place dune
application permettant de gagner en rigueur dans la faisabilit des inventaires :
Privilgier les inventaires indispensables : fortes frquences de sorties, fortes valeurs
de stock,.
Se fixer des objectifs et sy tenir, sur le nombre dinventaires raliser par an, et le
retranscrire mois par mois, pour ne pas tre dbord en fin danne.

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Traquer mois par mois les carts importants pour essayer de trouver leur origine, car
lobjectif est bien de diminuer les carts dinventaires, pour avoir des stocks plus fiables, pour
ensuite les diminuer et tendre vers lobjectif dun flux tendu.

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iii. mise en place dun cahier des charges : problme / objectif

Suite la visite de lentreprise, et ltude mene sur les inventaires, nous avons pu
raliser un cahier des charges, lintention du service informatique, pour lui demander de
laide, essentiellement sur son savoir-faire au niveau du cube Powerplay, qui allait pouvoir
nous servir dans la confection dun guide et dun rapport. De plus, le travail faire tant des
outils informatiques, ils seraient notre relais indispensable pendant toute la phase de cration.

Dans ce cahier des charges, on rappelle ltat actuel du mode opratoire des
inventaires, puis on montre les amliorations possibles apporter.
La problmatique de dpart a t de savoir si les outils allaient tre confectionns
laide du logiciel Excel ou Powerplay.
Jai prsent dans un premier temps ltat actuel dans lequel tait effectu les
inventaires, puis dans une seconde partie jai montr les diffrents problmes et enfin nous
avons propos un schma de ce que pourrait tre le futur outil pour les inventaires.
Voici les problmes rencontrs et soulevs dans le cahier des charges :
Sur les cinq premiers mois de lanne, une premire tude a montr beaucoup dcarts
dinventaires (en nombre, beaucoup de petits carts en valeurs: soit absences de transactions,
soit pertes) qui entranent des dysfonctionnements dans la prparation des commandes. (Pas
de pice pour faire le produit, alors que le systme dinformation indique la prsence de
composants.). En y regardant de plus prs, on peut distinguer plusieurs causes dcarts
dinventaires : Pertes, erreurs la rception, erreurs de transactions (physiques ou
informatiques), destructions non enregistres.

On peut ajouter cela des problmes dincohrence dans le nombre dinventaires faits
par rfrence : certaines dentre elles nont pas eu dinventaire depuis trs longtemps et
dautres en ont eu cinq en trois mois.

Le But de fiabiliser les inventaires :


Rpondre aux problmes quotidiens dcarts de stocks de lentreprise
Rpondre aux commissaires aux comptes
Utiliser un minimum de ressources et raliser le plus grand nombre dinventaires
Faire des procdures claires, pour rendre accessible tous la possibilit de faire des
inventaires de manire correcte.

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d. Ralisation des outils

Aprs avoir tudi le contexte dans lequel voluait lentreprise, ainsi que sa mthode
de ralisation des inventaires, nous nous sommes attachs avec mon matre de stage la
ralisation, pour les matires premires, les produits semi-finis et les produits finis, des bases
qui serviraient de critres pour alimenter des guides, qui eux-mmes alimenteraient des
rapports. Toutes ces ralisations ont exig pendant leur confection beaucoup de rflexions et
donc de changements, il a fallu sans cesse se remettre en question, pour rpondre aux besoins,
aux attentes de tout le monde. On pourra aussi constater que lapproche na pas t la mme
suivant la catgorie de produit.

i. Mise en place de critres pour la confection des bases

o Choix des indicateurs


Le principe de fondement commun aux trois types darticles :
A la base, lancien outil des inventaires prenait uniquement en compte la classe
volume des produits ; lide a t de faire une extraction de tous les produits avec comme
information la classe volume, la classe frquence et enfin la valeur de stock. Ces critres
directs vont donner une importance chaque produit et donc un classement a pu tre
ralis.
Exemple : un produit de classe frquence A, et de classe volume B donne au produit
sept points. Ensuite, les derniers points sont apports par la valeur de stock de la faon
suivante : suite ltude faite sur la valeur des stocks, on sest rendu compte que 5% des
produits reprsentaient 50% de la valeur du stock, donc la distribution des points sest
effectue de la faon suivante :
5% des produits ayant la plus forte valeur de stock : 4 points
5% suivants :3 points
5% suivants :2points et les 85% restants, 1 point.
La premire tape termine, chaque rfrence suivant le type darticle (matires
premires,) est range dans un ordre bien prcis, ce rangement serait faire une fois par an
au premier janvier. Il reste une tape dtermine : le nombre dinventaire faire et quelle
date, suivant le classement de la rfrence ; cest maintenant que les variantes interviennent
suivant le type darticle.

21
o Choix de la rpartition du nombre dinventaires par rfrence
Il a fallu prendre en compte chaque fois le nombre de rfrences possibles passer
en inventaire par mois, et le nombre de rfrences totales. Pour cela, nous avons construit un
tableau sous Excel. Pour les produits finis, cest diffrent, puisquil est possible de faire des
inventaires par alle, ce qui nest pas possible pour les autres produits ; dans un certain sens,
il est plus simple de construire un guide puisquil suffit de faire une liste des 70 alles et de
dire la personne de passer dans toutes ces alles trois fois dans lanne pour que toutes les
rfrences soient passes en revue trois fois. Mais nous avons tout de mme tenu raliser un
guide et un rapport pour suivre en parallle la bonne faisabilit des inventaires aux produits
finis. Voici ci-dessous le dtail des tableaux par type :
Les matires premires :
matires premires
nombre nombre nombre
donnes d'inventaires d'inventaires d'inventaires
3 2 1 nombre de rf
rpartition 311 311 311 934
33% 33% 33% 100%
total 1 868
nombre de mois 12
nombre dinventaires par
mois 156
nombre d'inventaires par
jour 9
nombre de jours par
mois 18

Ce premier tableau, nous explique quil sera ralis 1868 inventaires dans lanne,
suivant une rpartition bien prcise. (1/3, 3 fois, 1/3 2 fois et enfin 1/3 1 fois). Ces
informations que lon retrouve pour chaque type darticle (voir ci-dessus et ci-dessous) , vont
tre alimentes par la base Excel, qui se trouve sur la page suivante, mais permettra
dalimenter aussi linverse cette base ; explication :
1/ dans un premier temps, il faut coller quatre informations, tous les codes articles
suivant le type darticle, accompagns des classes volumes, frquences et de la valeur de
chaque produit, dans la base. Cela a pour consquence dattribuer, par calcul , des points pour
chaque rfrence, et de les trier par ordre dimportance.
2/ Dans un second temps, ces codes rentrs sont reconnus par le tableau qui enregistre
le nombre de rfrences.

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3/ Enfin, suivant ce dernier nombre, la base va reconnatre par calcul le nombre
dinventaires donner aux X premires lignes ( une ligne quivalant une rfrence ) qui
auront alors trois inventaires attribus, par exemple pour les matires premires, les
suivantes, deux , et ainsi de suite.

Les produits semi-finis :


donnes nombre d'inventaires
nombre de rf. 7 500 2 1
rpartition 1 015 6 485
14% 86% 100%
total (sans post conso) 8 515 avec post conso 9 451
nombre inv. par mois(sans post conso) 710
nb inv. Par mois avec post conso 788
nombre d'inv. par jour (avec post conso) 44
nb de jour par mois 18 total ref. post conso 78
On peut constater une amlioration apporte dans ce tableau, car les produits post
conso doivent tre passs en inventaire tous les mois.
Les produits finis :
Donnes Nombre dinventaires
nombre de rf 10 283 2 1
rpartition 1 851 8 432
18% 82% 100%
Total 12 134
nombre inv. par mois 1 011
nombre d'inv. par jour 56
Nb. de jour par mois 18

La Base Excel pour linformatique (voir procdure page 35)

Il y aura donc trois bases Excel donnes une fois par an linformatique, cela
permettra dapporter une mesure qui nous manquait dans le cube Powerrplay inventaire .

23
Ce cube finalement a t retenu comme base de loutil, plutt que Excel, pour raliser les
guides et les rapports. Les raisons de ce choix, sont que le cube est beaucoup plus fiable que
Excel, mais aussi il est en lien direct avec Movex ce qui lui permet dtre aliment
directement sans copier coller les informations.
ii. Ralisation dun guide sur Powerplay

Dfinition / explication du choix


Loutil utilis: POWERPLAY : ses principales caractristiques sont sa fiabilit, sa
facilit dutilisation et dentretien. Nous avons donc demand monter un nouveau cube qui
serait nomm inventaire , voir ci-dessous, avec les informations suivantes qui seraient
ramenes de Movex : la date, le type darticle, le statut, le post conso et surtout les mesures
concernant chaque rfrence, qui vont permettre de raliser les guides et les rapports :
nombre dinventaires raliss, carts dinventaire en valeur et en volume. La mesure en
plus, qui est apporte par lExcel donn linformatique, cest le nombre dinventaires
prvus, cela va permettre de suivre lavance des inventaires au cours de lanne par
diffrence des deux donnes.

Le principe du Powerplay est de faire glisser les informations, pour crer un tableau,
exemple ci-dessous : ici, on a ramen des informations sur les produits finis, pour lanne
2004, Movex ramne les infos sur le nombre dinventaires raliss, ainsi que les carts sur
ces inventaires ; ensuite, le fichier donn linformatique donne linformation sur le nombre
dinventaires prvus. On peut donc voir quil y a un retard dans les inventaires par rapport au
prvu. Cela est comprhensible, car il navait jusque-l aucun guide prcis pour les guider
tous les mois.

24
Construction
Elle se fait en deux temps : tout dabord il y a eu la construction du guide vide, avec
pour chaque mois, les trois informations suivantes, le nombre dinventaires raliss, le
nombre dinventaires prvus et la diffrence, appele nombre dinventaires faire.
Pour la suite, il faut utiliser la procdure tous les mois, pour construire les trois guides,
voir annexe page 38 . Le principe est dditer une liste de rfrences passer en inventaire
chaque mois, pour cela il faut utiliser la fonction tri dcroissant, disponible sur Powerplay,
qui permettra de mettre en premier les produits avec des inventaires faire.
Utilisation
Lemploi principal de ces guides est dans un premier temps de guider les personnes
qui font les inventaires, de savoir quelles rfrences elles ont passer en revue dans le mois,
avec en plus des informations sur les mois prcdents (sil y a eu des inventaires dj raliss
sur ce produit).
Le second emploi, est de pouvoir contrler que les inventaire sur chaque produit sont
respects, par rapport aux prvisions donnes au 1er janvier, mais cette information, on la
retrouvera dans les rapports dtaills. Voir manuel dutilisation page 39.
Les limites:
Il ny a une mise jour quune fois par mois, ce qui empche de pouvoir travailler
avec le fichier tous les jours, il faut limprimer tous les mois. Autre problme : lordre dans
lequel sortiront les rfrences sera suivant les inventaires faire de manire dcroissante,
mais en cas dgalit (exemple si plusieurs rfrences ont deux inventaires faire), lordre se
mettra de manire alatoire, or, les personnes qui font les inventaires prfrent un ordre
croissant des rfrences, pour une question de rapidit denregistrement. Malheureusement,
loutil ne permet pas de faire deux tris la suite.

25
Enfin, il y a un guide spcial pour guider les inventaires par alle aux produits finis.

iii. Ralisation des rapport et graphiques pour le suivi


Pour faire part du suivi des inventaires, la confection de rapports tait indispensable :
dans un premier temps, un rapport global, pour avoir unevue densemble dans un seul
tableau, puis des rapports dtaills pour chaque type darticle, accompagn chacun dun
graphique. Loutil de base tant toujours le cube inventaire, mais cette fois-ci dispos
autrement que pour les guides.
o Le rapport global (produits finis, semi-finis et les matires premires)
Dfinition
Il permet davoir le rapport sur les inventaires depuis le dbut de lanne en cours, et
davoir les informations suivantes : sur lanne, le nombre dinventaires en retard par rapport
au nombre dinventaires prvus, et chaque mois lcart dinventaires constat en valeur au
global. Ces informations sont donnes diffrents niveaux, lensemble des articles, puis par
type darticle, par classe de volume et enfin le suivi plus particulier des post conso aux semi-
finis.
Construction
Il a fallu reprendre le cube inventaire, voir annexe page 45 pour la procdure de
construction et dutilisation. Photo du rapport ci-dessous :

26
Utilisation
Comme on peut le voir sur la page prcdente, sur le tableau, il y a le rcapitulatif des
carts dinventaires en valeur, ainsi que les retards. Ce rapport permet la fois de
communiquer facilement les informations quil contient grce un outil simple et clair ; il
montre limportance des inventaires et permet de reprer rapidement les points sensibles et de
mener des actions prcises de suivi. Cest pour cela que nous avons construit des rapports
dtaills par type darticle pour aller chercher les ventuelles anomalies ou gros carts.
o Les rapports dtaills
Dfinition
Nous avons mis disposition trois rapports dtaills, un pour les produits finis, un
pour les matires premires et un pour les semi-finis. On peut trouver les donnes suivantes,
les carts en valeurs et en quantit suite aux inventaires raliss. Voici ci-dessous un aperu du
rapport dtaill des produits finis. On retrouve bien une information par rfrence, pour une
recherche prcise et complte.

Construction
Elle se fait partir du Powerplay inventaire , comme le rapport global. (Voir la
procdure en annexe page 42)
Utilisation
Lutilit principale ici, est de pouvoir raliser des tris dcroissant et croissant sur les
carts dinventaires, afin de prendre connaissance le plus rapidement possible des carts les
plus importants. (procdure dutilisation en annexe page 43)
Les rapports vont permettre de valider le bon suivi des inventaires sur le terrain,
reprer les carts importants, mais aussi faire prendre conscience du problme des inventaires.
Enfin, pour illustrer, et toujours dans un souci de communication, le cube Powerplay a
permis de raliser des graphiques pour chaque type de produit qui permet de voir
lavancement des inventaires en un coup dil. (voir annexe page 46).

27
iv. Mise en place de loutil inventaire sur le terrain
o Chronologie
Du 1er juin au 15 juin : dcouverte de la mission, de lentreprise, premires ides.
Du 15 juin au 15 juillet : ralisation du cahier des charges, choix des outils (Excel et
surtout Powerplay).Validation par mon matre de stage pour pouvoir raliser les outils.
Du 15 juillet au 20 aot : ralisation concrte des outils, test auprs des responsables
de zones (produits finis,) et enfin ralisation de procdure et test de ces dernires auprs de
lassistante du contrle de gestion pour tre sr que les outils se maintiendraient de la
meilleure des manires aprs mon dpart..
La fin : validation de la bonne comprhension des procdures, mais aussi prsentation
finale dans chaque service, enfin bilan avec mon matre de stage.

o Obstacles
Le premier obstacle a t lapprentissage des outils nouveaux pour moi, lERP Movex,
mais aussi loutil Powerplay. Cette mconnaissance ma incit dans un premier temps
raliser tous les outils sur Excel, or, aprs rflexion, nous nous sommes aperus que
Powerplay serait un bon compromis.
Le second obstacle a t un problme de remonte dinformations dans le cube
inventaire et donc dans les guides et les rapports : tous les inventaires raliss avec un
cart de stock gal 0 ntait pas pris en compte, donc tous les guides et les rapports taient
faux si on ne trouvait pas une solution. Nous avons relev le problme mi-juillet, au moment
o nous avons choisi de prendre Powerplay comme outil plutt quExcel, et il aura fallu un
mois pour que le service informatique trouve enfin une solution : ctait le seul avoir la
solution.
Enfin, le problme des inventaires ntant pas un problme connu de tous, il y aura
une tche importante raliser au niveau des procdures pour que celles-ci soit ralises de la
meilleure des manires : responsabiliser le personnel.

o Procdures
Pour la bonne marche des outils, voici les travaux effectuer tout au long de lanne :
Les tches raliser une fois par an (le 1er janvier):
La construction des trois bases, en vrifiant avec chaque chef de zone que le nombre
dinventaires raliser sur lanne est en adquation avec les moyens humains disposition.

28
Les tches raliser une fois tous les quatre mois :
Contrler que les toutes les rfrences des produits finis ont t passs en revue, car le
rapport Powerplay permet un suivi la rfrence, alors que linventaire des produits finis se
fait lemplacement, et nous avons tabli que pour passer en revue tous les emplacements, il
fallait quatre mois.
Les tches raliser une fois par mois :
Enfin, la construction des trois guides, des trois rapports dtaills ainsi que le rapport
global et les trois graphiques se fera chaque fin de mois.
Il faudra imprimer les guides, puis contrler les inventaire faits, mais aussi identifier
les carts importants.
Toutes ces tches seront raliser au sein du contrle de gestion, qui aura un travail
important de communication dans un premier temps, tant au niveau des guides, pour valider le
bon suivi des inventaires faire, quau niveau de lanalyse, pour vrifier que chaque chef de
zone prend correctement connaissance du rapport global et mette en place des actions
correctrices en cas de retard dans lavancement des inventaires, ou sil y a de trop gros carts
dinventaires (en valeur ou en volume).

o Prsentations
La fin de mon stage aura donc t trs importantes : ds que les outils ont t termins
et quils fonctionnaient, il a fallu les prsenter :
Au contrle de gestion : valider quil serait capable de faire vivre loutil.
Aux chefs de zones : valider quils sachent aborder les guides et les rapports, pour tre
sr quils puissent en tirer profit au maximum.
Cette dernire partie de la mise en place, est lune des plus importantes, car le
changement est un problme de tous les instants dans lentreprise, tous les niveaux. Les
personnes devront changer leurs habitudes face aux inventaires, cela nest pas vident, cest
pour cela que les outils devaient tre la fois complets, clairs et prsentables dans la forme zt
le fond.

o bilan
La ralisation doutils pour laide la ralisation dinventaires aura t trs
enrichissante, grce plusieurs facteurs : lintrt et la difficult de cette mission, la
disponibilit des diffrents interlocuteurs, lapprentissage de nouveaux outils informatiques.

29
e. Travaux annexes
Paralllement ma mission proprement dite, diffrents travaux mont t proposs,
toujours dans le cadre du service contrle de gestion.
Etude sur le stock de Tremblaye
La socit Colart na malheureusement pas assez de place dans son stock pour mettre
tous ses produits ; elle fait donc appel une entreprise mitoyenne qui conserve quelques
centaines de palettes ; le problme est la difficult de suivre ltat des stocks de Colart dans
cette entreprise ; donc jai men une tude et ralis une procdure (un Word explicatif et un
Excel pour analyser et enregistrer les chiffres) avec un triple objectifs:
1. Etre capable de vrifier que les informations contenues dans le systme
dinformation Movex de Colart soient identiques au fichier Internet de Tremblaye , pour tre
sr que ce que cette socit nous facture tous les mois est cohrent avec ce que nous avons
dans leur stock. Suite ltude que jai mene, nous avons retrouv des produits quils avaient
dans leur fichier Internet mais quils navaient pas physiquement : nous leur avons donc tout
de suite fait part de cette anomalie quils ont corrige ; on voit l toute lutilit de mettre en
place un suivi.
2. Dans un second temps, il faut raliser des inventaires, comme pour les produits que
lon a au sein de lentreprise, pour valider la bonne prcision des stocks.
3. Enfin, ltude a permis de mettre en avant un autre problme corriger, le fait que
les emplacements ntaient pas optimiss dans le sens o Colart paye lemplacement, or
certaines rfrences identiques sont rparties sur plusieurs emplacement alors quelles
pourraient tenir dans une seule. L encore, des gains sont possibles trs rapidement pour
maximiser / grer au mieux les rf. par emplacement.

Travail sur les inventaires


Comme loutil que nous avons mis en place ne sera, pour ce qui est du guide, prt que
pour le dbut janvier, il a fallu diter un guide provisoire pour jusqu la fin dcembre. Par
contre, les rapports dtaills et le rapport global dinventaire sont utilisables depuis la fin du
mois de juillet.

30
La trsorerie
Tout au long du mois daot, le remplacement de lassistante au contrle de gestion
ma permis de prendre en charge la trsorerie. Dans un premier temps, jai suivi une
formation avec elle pendant les quinze derniers jours de juillet, une heure tous les matins, ce
qui ma permis de remettre jour la procdure, mais aussi de la complter : lobjectif tant
quelle me serve raliser le mieux possible le travail au mois daot, mais aussi daider les
prochains stagiaires qui auraient en charge la trsorerie.
Puis cela a consist remplir les tches suivantes pendant trois semaines :

Outil pour la rotation des stocks


Enfin, la dernire mission parallle a t de perfectionner le Powerplay sur la rotation
des stocks et la mise en place dune procdure dutilisation. Lobjectif tant de communiquer
au mieux les informations sur ces rotations notamment au niveau des achats et de la
production pour faire prendre conscience des rfrences stables et de celles qui le sont moins.

31
CONCLUSION

32
ANNEXES

33
ORGANIGRAMME DU GROUPE COLART

Michael HENDERSON
Prsident Directeur Gnral
Chris WRAIGHT
Directeur
Industriel Groupe Anthony BOWEN
Directeur Gnral Vice-Prsident
de ColArt UK, Finances
Crown Artists
Brush
& Mirum
Olivier DUPUY Jef BAKKER
Directeur Gnral Richard Goodban
Directeur Lefranc Directeur Winsor Gao KUNLING
& Bourgeois Filiales Directeur
Europennes & Newton
Directeur Gnral Prsident ColArt ColArt Tianjin
ColArt France de distribution Chine
USA & Liquitex

ColArt Sude
ColArt Italie
ColArt Allemagne
ColArt Espagne

34
PROCEDURE POUR LES BASES

Glossaire
X : matires premires ou produits semi-finis ou produits finis
Mois : correspond la priode beckers ; attention :avant de faire les modifications
pour les listings et les rapports chaque mois, valider que linformatique mis jour le
cube inventaire.

La construction de la base chaque 1er janvier

- le fichier : base rapport X


- les oprations suivre :
o copier coller le 1er janv. Code article, dans la colonne J, puis la classe Val, la
classe frquence + val. Stock correspondant chaque code article dans les
colonnes B, C et D. (aller dans le CGQRY/ARTICLES : suivant la zone de
stockage 10 / 20,22 / 30 : PF / SF / MP : attention : avant de coller les
nouvelles donnes, sassurer que les anciennes ont t effaces.
o Pour la base mp : possibilit de mettre 1 000 rfrences
o Pour la base PF : possibilit de mettre 11 000rfrences

o Trier : pour cela, slectionner de la colonne E3 la colonne I3 et ce jusqu la


dernire ligne de code (ligne 934 en 2004), puis aller dans donnes / trier /
cliquer sur oui et faite deux tris : dcroissant en fonction de la colonne totale
de points puis par Clv en croissant.

Attention : penser remplacer lanne dans len-tte des prvisions

35
o Aller dans donnes / rapport de tableau crois dynamique, faire suivant,
slectionner de la case I3 U3 (pour les MP, pour les PF de I3 X3) pour les
colonnes et pour les lignes jusqu' la dernire ligne de code faire suivant et
mettre dans une nouvelle feuille.

o Faire glisser longlet code dans la premire colonne, puis faire glisser chaque
mois dans la case "donnes".
Attention : pour les produits semi-finis et finis, on doit rpter lopration plusieurs fois car
il ny a pas assez de lignes dans Excel pour le faire en une seule fois.

o Faire un copier coller du contenu du tableau, sans les en-ttes et sans la


dernire ligne, sur une nouvelle feuille.
o Insrer une colonne entre les sommes de chaque mois et le nombre
dinventaires raliser par mois, pour ensuite convertir la colonne des
sommes : donnes puis convertir cocher largeur fixe, cliquer sur suivant,
laisser une seule flche entre somme de et la date, et enfin cliquer sur
terminer et ok, ce qui permet denlever somme de .

36
o Supprimer la colonne remplie des sommes de , tout slectionner et enlever
tout type de format (tableaux, gras.)

- Crer une colonne gauche de la colonne du code (insertion colonne)

- Dans cette colonne, prcdant la colonne avec les codes, taper sur la mme ligne
que le premier code, le premier code. Puis sur la deuxime, taper la formule
suivante : =SI(slectionner la case C2(200402 ) > slectionner la case C1(200401) ;
si vrai :slectionner le code que vous venez de taper au-dessus A1 ; si faux : taper sur
la case juste droite sur la mme ligne B2). Etendre la formule jusquen bas.
Lobjectif ici est de mettre un code identique chacun des douze mois de lanne.

o Il ne reste plus qu copier coller (collage spcial valeur) la colonne avec tous
les codes : cela permet denlever la formule des cases, puis supprimer la
colonne avec un seul code pour douze mois, et faire un dernier copier coller du
tout vers un fichier pour linformatique.

Enfin, dans le fichier base matires premires, vous ne pouvez pas modifier dans
longlet tableau de bord la rpartition des inventaires (la modification du nombre de
rfrences se fait automatiquement aprs le copier coller), par contre, dans longlet base, on
peut modifier limportance des diffrents indicateurs.

Dans le fichier base produit finis, on peut ici modifier, dans longlet base, le nombre
dinventaires faire par mois en jouant sur le % (case fond bleu).Et de mme, on peut
modifier limpact des indicateurs.

37
LA CONSTRUCTION DU GUIDE SUR LE CUBE TOUS LES MOIS

- nom du cube : listing X


- les oprations suivre :
o aller dans catgorie / format / montrer
o slectionner toutes les colonnes masquer : Ex. : si vous tes au 1er aot : tout
masquer , sauf pour les mois de janvier juillet, laisser la colonne Inv. prv
Inv. ra, la colonne cumul fin aot : Inv. faire et dans le dernier onglet
2004 : laisser inventaire prvu et inventaire raliser. Une fois que tout est
slectionn, aller dans : catgorie / format / masquer
- dernire opration faire un tri :
o dans exploration puis trier : faire un tri en ayant au pralable slectionn la
colonne inventaire faire, en faisant un tri dcroissant en valeur, pour que les
articles passer en inventaire soient en premier, pour navoir que les premires
pages imprimer.

Enfin les impressions :

Chaque page contient 37 (avec le type (MP, PF, SF) puis 38 rfrences par page).
Matires premires : 37 puis 38 rfrences par page, donc aprs avoir fait le tri des
inventaires effectuer, il faut imprimer les cinq premires pages puisque lon est parti dans
lobjectif de raliser 156 inventaires par mois.
Produits semi-finis : Aprs avoir fait le tri, il faut appuyer en haut gauche sur post
conso / post conso, imprimer les trois premires pages, puis appuyer sur post conso /
autre et imprimer les 21 pages, car on est parti sur 700 inventaires faire par mois (780
80 post consos)
Produits finis : donner le listing des alles

38
MANUEL DUTILISATION DES GUIDES

4 donnes :

o nom et numro de code des articles


o Laffichage pour chaque code, de la diffrence entre le nombre dinventaires
prvus et le nombre dinventaires faire pour tous les mois prcdents le mois
en cours.
o La colonne inventaire faire, indique si oui ou non il y a un inventaire faire
dans le mois en cours
o Enfin lavant dernire colonne indique le nombre dinventaires faire dans
lanne pour larticle

39
Des couleurs (les significations)
o pour les mois prcdents le mois en cours
case fond blanc : deux significations possibles, soit 0, car aucun
inventaire ntait prvu ce mois-l, soit 0 car il y avait un inventaire de
prvu et il a t ralis (1-1=0)
case fond gris: il y a eu un inventaire de ralis alors quaucun
inventaire ntait prvu (soit un inventaire exceptionnel soit un
inventaire en retard)
case fond bleu clair : Cest quil y avait un inventaire de prvu et
quil na pas t ralis.
o pour le mois en cours
Case fond blanc : il ny a pas dinventaire faire
Case fond violet : Il y a un inventaire faire dans le mois, sauf sil
y a dj eu un inventaire fait sur le produit quelques mois avant (de
1 3 mois) voir les cases proches fond violet.

40
Le principe dutilisation

o Faire un tri :
Slectionner la colonne inventaire faire
Aller dans exploration / trier / par valeur / dcroissant
Cela permet alors davoir en tte de liste les inventaires faire en
priorit.

o regarder dans la colonne inventaire du mois en cours, si cest fond blanc (0,
-1,...) il ny a pas dinventaire raliser pour les codes articles correspondants,
par contre sil y a crit 1 ou plus (case fond violet), il est quasiment
obligatoire de faire un inventaire, le seul cas qui pourrait ne pas entraner un
inventaire cest si 1 ou 2 mois avant il y a un -1 dans la colonne prcisant donc
quun inventaire a t effectu dernirement (soit cause dun retard, soit
cause dun inventaire exceptionnel.

Enfin, modification de lexception personnalise : (couleurs)


pour les colonnes avec en-tte Inv. prv Inv. Ra, le nom de lexception est :
ralis
pour les colonnes avec en-tte Inv. faire, le nom de lexception est : inventaire
faire
pour les colonnes avec en-tte Inv. prv et Inv. Ra, le nom de lexception est :
fini

41
LA CONSTRUCTION DU RAPPORT TOUS LES MOIS

- Mettre jour tous les mois le fichier : rapport X sur les inventaires
- Une fois le fichier ouvert, appuyer sur la touche F4, pour faire apparatre les outils de
mesure.

o Faire glisser le mois en cours (ex. : si fin du mois daot, faire glisser le mois
daot sous le mois de juillet).
o Faire glisser le cumul des mois jusqu fin aot sous celui du cumul fin
juillet. (slectionner tous les mois avec la touche ctrl , puis appuyer sur la
touche somme et enfin cliquer sur les mois slectionns et les faire glisser sous
cumul fin juillet. Enfin renommer, en indiquant cumul fin aot. (cliquer F2)
o Supprimer les cases juillet et cumul fin juillet.
o Finir par des tris, slectionner dans un premier temps la colonne trier,
exemple lcart en valeur ; aprs inventaire, aller dans le menu exploration,
trier : 1/ selon les valeurs 2/ slectionner len-tte de la colonne 3/ croissant ou
dcroissant (car pas de valeur absolue)

Rappuyer sur la touche F4 pour une meilleure lisibilit


Enfin les fichiers graphiques :
o Fichier : graph. mois par mois
o Fichier : graph. MP sur lanne

42
MANUEL DUTILISATION DES RAPPORTS DETAILLES

LES DONNEES
o Larticle avec le code article
o 3 priodes
le mois en cours rvolu
le cumul des mois jusqu la fin du mois en cours
lanne entire
o 2 mesures (en fonction de lune des trois priodes)
cela permet davoir les carts en quantit aprs inventaire
mais aussi les carts en valeurs aprs inventaire
enfin cela permet de voir tout de suite en faisant des tris les rfrences
avec des carts dinventaire importants en valeur

Note : si vous dsirez, si vous allez dans le menu format, montrer, on peut faire apparatre
dautres informations, comme le nombre dinventaires prvus, raliss les carts positifs et
ngatifs en valeur et en volume.

43
LES COULEURS (pour les 2 premires mesures)
o cart quantit : exceptions personnalises : rapport dtaill cart quantit
Bons carts (entre -50 et +50): criture verte fond blanc
peu dcart (entre -500 et +500): criture verte fond jaune
Beaucoup dcart (entre -1 000 et +1 000): criture noire fond violet
Trop dcart (entre -100 000 et +100 000): criture noire fond rouge

o cart en valeur : exceptions personnalises : rapport dtaill cart valeur :


Bons carts (entre -50 et +50 ): criture verte fond blanc
peu dcart (entre -500 et +500 ): criture verte fond jaune
Beaucoup dcarts (entre -1 000 et +1 000 ): criture noire fond violet
Trop dcart (entre -100 000 et +100 000 ): criture noire fond rouge

LUTILISATION
o des tris
faire des tris pour voir rapidement les carts dinventaires importants en
valeur (tris dcroissant et croissant)
o trois priodes
permet de rentrer plus ou moins dans les dtails suivant le type de
lecteur.

44
MANUEL DUTILISATION DU RAPPORT GLOBAL DINVENTAIRE

Les donnes
o Ce rapport permet de donner un tat davancement des inventaires au global et
par type de produit au cours de lanne, avec en plus une indication sur les
carts dinventaires.
o Total : reprend lensemble des produits
o PF : produits finis
o SF : produits semi-finis
o MP : matires premires
o A, B, C, D : classe de volume des produits
o Retard : correspond la diffrence entre le nombre dinventaires prvus et le
nombre dinventaires raliss, adapter dune part la catgorie de produits et
dautre part la date
o Ecarts : cest laddition des carts en valeur positifs et ngatifs lors des
inventaires.

45
CONSTRUCTION DES GRAPHIQUES

Cela se fait une fois par mois


Il y a deux types de graphiques, on a accs directement avec le PowerPoint aux trois
graphiques reprsentant le cumul depuis le dbut de lanne. Lautre graphique dtaille
mois par mois.
Construction :
o Ouvrir le fichier graph. X au cumul (X tant MP, SF et PF)
o Vous arrivez alors sur la page comme ci-dessous :
o Appuyer sur la touche F4
o Appuyer ensuite sur licne suivant

Voici alors le nouveau tableau apparatre :

Il faut alors cliquer sur date


Cliquer sur tous les mois jusqu la fin du mois qui vient de se terminer
Cliquer sur le bouton somme
Faire glisser la somme des dates sous le cumul, ici fin juillet, supprimer lancien
cumul et renommer le nouveau cumul, en : cumul fin aot par exemple.
Pour finir, appuyer sur F4 et sur le bouton slectionn pour faire apparatre le
graphique mis jour.
Utilisation
o Voici son aspect final :

46
Les couleurs :
o Bleue : reprsente le cumul de toutes les rfrences (SF, MP ou PF)
o Jaune : la classe* A
o Rouge : la classe B
o Bleue ciel : la classe C
o Vert : la classe D
* : la classe correspond la classe volume
Les donnes
o Les donnes sont un cumul du dbut de lanne la fin du mois prcdent
o Trois donnes principales :
Nombre dinventaires prvus
Nombre dinventaires raliss
La diffrence entre les deux.

47