CAPTULO 5.

AUDITORAS
Los sistemas de gestin de la calidad incluyen cuatro actividades fundamentales:

Planeacin.- Debe establecerse por escrito los requerimientos, los cuales se convierten en el fundamento contra el que se mide la
calidad.

Ejecucin.- La accin deber ser de acuerdo con lo planeado.

Es necesario registrar y conservar los resultados de tales acciones con el propsito de realizar las mediciones.

Medicin.- Es necesario medir el xito ( o el fracaso) de una actividad contra normas acordadas con anticipacin. La
retroalimentacin de los clientes es esencial para el xito.

Mejora.- No solo se deben corregir los problemas, es necesario tambin mejorar los procesos. Los gerentes y trabajadores deben
compartir conceptos referentes a la mejora, aunque la responsabilidad final es de la gerencia.
Estas cuatro actividades constituyen la base de cualquier control gerencial.

Las reglas fundamentales de la auditora son cinco:

1 - Auditar es una funcin de la gerencia. El auditor acta como una extensin de la direccin, se debe definir: propsito y alcance.
Al planear las auditoras, hay que tomar en cuenta que durante ellas se interrumpen algunas de las actividades rutinarias del
personal ejecutivo y de produccin.

Auditoras de proceso.- Examina una actividad para verificar que los insumos, acciones y productos de esa actividad estn de
acuerdo con los requerimientos establecidos por lo general, una auditora de proceso se lleva solo unas pocas horas, los
resultados se dan en una pagina y son internas (de primera parte).Los auditores no deben tener intereses en el rea que se auditan
y aunque las normas permitan la auditora de una sola persona, el enfoque de varios auditores permite el equilibrio.

Auditoras de sistemas.- Se caracteriza por examinar una parte mas grande de la organizacin y/o del proyecto. Su objetivo
principal es verificar la aplicacin y eficacia de los sistemas de control. Son mucho ms amplias, con frecuencia cruzan lmites
organizacionales de proceso y de producto. como ejemplo se puede incluir auditoras de:
 Lneas de produccin.
reas de procesos.
Departamentos funcionales.
Sistemas de calidad.
Instalaciones de produccin.
Proyectos especficos.

Una auditora de sistemas examina los sistemas de mantenimiento de maquinaria, de capacitacin, de control de planos o de registro
de pedidos.

Del alcance de la auditora dependen los requerimientos de tiempos y de recursos para ella. Por lo general si la fase de recoleccin
de la informacin dura ms de una semana, se considera excesiva. Si toma menos de un da, es generalmente insuficiente.

2 - Los auditores deben estar calificados para realizar su tarea.

Hay que especificar la autoridad de los auditores ante todas las personas involucradas.
Normas de desempeo. Las normas o estndares son los criterios contra los que se mide el desempeo de una actividad. No es
posible auditar si no se cuenta con normas o parmetros de desempeo, por ejemplo: Declaraciones de polticas corporativas,
manuales (Tal vez existan varios), procedimientos (requerimientos detallados para efectuar el trabajo) y como apoyo de los
procedimientos; detalles de dibujos, contratos, especificaciones y planes.

3- Las mediciones se hacen contra normas bien definidas.

Es preciso localizar y exigir las diversas normas o estndares de desempeo a examinar.

No ser posible realizar una auditora exitosa (mejorar el desempeo)

Si el auditor no tiene un conocimiento tcnico del proceso que se audita.

Una vez que se tiene un diagrama del proceso se sabr lo siguiente:

Quin hace el trabajo ?

En que consiste ?
 Dnde se hace ?
Cuando se hace ?
Por que se hace ?
Como se hace ?

Se pone por escrito toda la informacin, que se ha recabado, en el plan de auditora, que es diferente a un programa de auditora
( auditoras que se realizarn en cierto lapso ).

En el plan de auditoras se recomienda incluir lo siguiente:

Nmero y ttulo de la auditora.
Nombre del auditado.
Propsito.
Alcance.
Normas de desempeo.
Organizaciones involucradas
Interfaces.
Miembros del equipo (en su caso).
Programa o calendario general.
Revisin y aprobacin.

Despus de preparar el plan de auditora se hace la notificacin formal al auditado. La prctica normal es hacerlo con 30 das de
anticipacin. La carta la debe firmar el cliente, no el auditor.

Se evalan las normas de desempeo desde los niveles normativos ms bajos a los mas altos.

El proceso de auditora utiliza dos aportaciones.

Controles (lo que debe ser).

Datos (lo que es).

Para recabar los datos se utilizan listas de verificacin y esto nos lleva a la cuarta de las cinco reglas bsicas de la auditora de
calidad.
4- Las conclusiones se basan en hechos, no en suposiciones.
Una lista de verificacin eficaz satisface las necesidades de:

Examinar las reas de control seleccionadas e identificadas de acuerdo a las diferentes normas de desempeo escogidas por la
auditoras.
Tener un mtodo para organizar toda la informacin que se recabe en la auditora

Si no hay datos, no existir el informe de auditora.

Las listas estandarizadas de verificacin se puede utilizar como punto de partida o marca de referencia pero deben
complementarse las preguntas con documentos normativos de detalle como manuales, procedimientos y programas de
produccin.

5- Los informes de Auditora se centran en los sistemas de control.

El enfoque del auditor es el producto final. Cuando termine la auditora la nica prueba de la presencia del auditor en las
instalaciones del auditado es el informe.
Debe cumplir ciertas caractersticas para que tenga xito:

- Deben ser exactos, concisos, claros, oportunos y en el tono debido.

Debe basarse en hechos.
No tener palabras superfluas.
Capacidad de poner los pensamientos de quien escribe en la mente del que los lee.
Si no se emite a tiempo se olvidarn los hechos que se encontraron y tal vez otros problemas sean prioritarios en la mente del
auditado.
El tono del informe debe ser corts, profesional y sonar como la voz de la gerencia.

Adems de estas caractersticas comunes a todos los informes, el de auditora debe tener propiedades adicionales de:
Relevancia.- Si no atendi a las necesidades del cliente (el que paga la auditora), ser olvidado casi en su totalidad.
Consistencia.- Para indicar tendencias y que el lector se familiarice con el formato y contenido para encontrar rpidamente la
informacin deseada.
Comparabilidad .- Los informes de diferentes auditores deben ser comparables para aumentar la eficiencia y la justicia.
Para servir a sus clientes los auditores deben demostrarles si los sistemas de control trabajan o no.

a) No se deben hacer recomendaciones. Cuando el grupo auditor intenta solucionar los problemas de control gerencial de otras
organizaciones, el resultado puede ser contrario al que se pretende, por:
Cumplimiento mal intencionado.- Para probar al auditor que est equivocado.
Conocimiento inadecuado.- La solucin de los problemas frecuentemente es difcil.
La solucin no se obtuvo en la empresa.
Se toma parcialmente la titularidad del problema. Son los gerentes y no el auditor el que debe rendir cuentas por el trabajo
realizado. El trabajo del auditor consiste en proporcionar informacin analizada: ser los ojos odos de la gerencia y no deben
imponer sus mtodos y alternativas particulares a la organizacin auditada. Solo si se le pregunta los auditores deben ofrecer el
beneficio de su experiencia. Un hallazgo es una condicin adversa a la calidad. Se deben redactar de manera que despierten el
inters de la gerencia y lo convenza de la existencia de ciertos problemas que se deben investigar y corregir. Una observacin
puede ser algo bueno o malo.

b) Limitarse a seis hallazgos como mximo. Por lo general un porcentaje bajo de ciertas caractersticas, representan un porcentaje
alto de ciertos problemas. Es importante distinguir los pocos vitales de los muchos triviales.

c) Conclusiones generales.- Es necesario desarrollar a continuacin un resumen general de que se examin. En ellas se incluye lo
bueno y lo malo. Por lo general es suficiente una declaracin general de un prrafo. Es la parte ms importante del reporte.

d) Reunin de salida.- Es la primera oportunidad formal que tiene el auditor para presentar el informe a los gerentes de la
organizacin que se audita.
Es responsabilidad del auditor lder, quien declara que la auditora ha concluido. Se anuncia lo siguiente:

Presentacin del resumen con las conclusiones generales.

Presentacin de los hallazgos y de las buenas prcticas.
Explicaciones sobre cualquier rea dbil y correcciones.
Discusin de las acciones correctivas y del proceso de seguimiento, si se identificaron problemas.

e) Informe formal.- Es la comunicacin final sobre la auditora a los 3 clientes: El auditado, el que contrato al auditor y la propia
organizacin de ste. Debe emitirse, como minino, dos semanas despus de la reunin de salida.
El informe escrito contendr de dos a cinco secciones:
 Introduccin. (propsito, alcance y quienes participaron).
Resumen general.- Es la parte mas importante del informe.

Y en el se contesta a las preguntas:

- Existen los controles necesarios ?
- Se ejercen en las actividades relacionadas con la calidad ?
- Son eficaces ?

Conclusiones adversas (hallazgos). son declaraciones cortas una o dos oraciones, de cada rea conflictiva, si se encontr alguna.
Se enumera primero los ms importantes.
Logros significativos (Buenas prcticas).- Se debe tambin informar cuando un grupo trabaja muy bien. Se le dedica un prrafo
independiente para describir el impacto benfico sobre la calidad del programa que se analiza. Debe quedar al final del informe.

f) Anexos. En ellos se detalla cada hallazgo o buena prctica. como durante la reunin de salida se presentaron en borrador, lo nico
que se debe hacer es pulir la redaccin.

g) Distribucin del informe. Slo debe ir a cuatro lugares.

El cliente.
El auditado.
Archivos o expedientes oficiales.
El auditor y su equipo.

No es recomendable enviar copias el jefe del auditado ni a sus subordinados.

El auditor no debe enviar directamente el informe al auditado, lo debe adjuntar a un escrito, con un acuse de recibo firmado por el
cliente, en la cual se requiera una respuesta de todos lo hallazgos, en un plazo definido, generalmente de quince a treinta das. Esa
respuesta deber contener:

La causa del problema

Accin correctiva planeada para atacar la causa.
Accin de remedio para cada hecho negativo enumerado.
Programa y responsable de esas actividades.
h) Cierre. Despus de la emisin del informe final se necesita:

La evaluacin de la respuesta.
La verificacin de la respuesta.
Cierre formal cuando se concluyen todos los hallazgos.
( Oficio o memorando)
Registros. Escrito de notificacin y plan de auditora, formato de listas de verificacin, informe de auditoras y carta de envi
respuesta del auditado, seguimiento del hallazgo, carta de cierre de la auditora.

La auditora se considera una actividad de evaluacin del cumplimiento de requerimientos ya acordados anteriormente.

Una de las responsabilidades del departamento de aseguramiento de calidad en una empresa constructora es realizar
auditoras.

En las empresas pequeas y medianas la responsabilidad de realizarlas puede asignarse al principal ejecutivo en tiempo
parcial, ya que el ha establecido, con su alta direccin, los sistemas de calidad y debe estar enterado de la eficiencia de su
empresa.

As como es necesario que est enterado de su situacin financiera y para eso se llevan a cabo auditoras que verifiquen el
buen funcionamiento del sistema contable de la empresa y que los resultados sean exactos, debe darle la misma importancia
al programa de calidad. Tal vez la empresa est perdiendo por un deficiente control de sus actividades. La ineficiencia
debida a la duplicidad de actividades, los altos costos de reparacin de la maquinaria, las altas tasas de desperdicio, los
procedimientos inadecuados, etc. pueden causar que los costos de arreglar las cosas, sean ms altos que la utilidad prevista.

Si se realiza con efectividad, la auditora de calidad debe descubrir esos problemas, siempre y cuando se ejecuta contra
requisitos documentados.

Hay que establecer en la empresa constructora una serie de auditoras planeadas y peridicas para verificar el cumplimiento
de todos los aspectos que cubre el sistema de gestin de la calidad.
 Al poner en prctica un programa de calidad debe realizarse una auditora para confirmar que se tengan todos los
procedimientos e instrucciones relevantes en los lugares de la actividad y de que el personal este consciente de sus
responsabilidades dentro del Manual de la calidad. En las empresas constructoras esto debe hacerse al inicio de cada
proyecto.

Se deben realizar otras auditoras profundas para verificar si se estn cumpliendo o no procedimientos o instrucciones de
trabajo.

La norma ISO 9000:2000 define:

auditora como proceso sistemtico, independiente y documentado para obtener evidencias de la auditora (3.3) y
evaluarlas de manera objetiva con el fin de determinar la extensin en que se cumplen los criterios de auditora (3.9.3),
evidencia de la auditora como registros, declaraciones de hechos o cualquier otra informacin que son pertinentes para
los criterios de auditora y que son verificables, y criterios de auditora como conjunto de polticas, procedimientos o requisitos
utilizados como referencia.
Cuando se elabora y se implanta un sistema de calidad, la nica forma en que la organizacin puede verificar su efectividad es
realizando auditoras peridicas.

Las normas de un sistema de gestin de la calidad contienen el requisito de la auditora al sistema.

Se pueden dividir los esquemas de auditoras en dos grupos:

a) Auditoras de cumplimiento.- ejemplos:

Auditoras fiscales
Auditoras financieras
Auditoras de regulacin
Estn diseadas para garantizar que las actividades se realizaron de manera adecuada. Son reactivas (pasan o fallan).

b) Auditoras gerenciales.- ejemplos:

Auditoras de calidad.
 Auditoras de salud, seguridad y medio ambiente.
Auditoras de programas gubernamentales.
Revisan una serie de reglas y la eficacia de ellas para lograr las metas de la organizacin.

Las auditoras de calidad llevadas a cabo en los SGC, para ver su funcionamiento, permiten proponer correcciones a los
mismos.
En las de auditoras de calidad, existen los siguientes tipos:
1) Auditoras internas.-
Denominadas en algunos casos como auditoras de primera parte, se llevan a cabo por un equipo auditor de la misma
empresa constructora, por ejemplo un grupo corporativo que audita una de las plantas, o una divisin que hace auditoras locales
en una planta, etc.
Se realiza generalmente despus de tres meses de encontrarse operando el SGC,. Es el paso siguiente al de la implementacin, su
frecuencia vara de acuerdo a las desviaciones que se detecten.
En este tipo de auditora no existen relaciones externas entre el cliente y proveedor; es a nivel interno.

2) Auditoras externas.-
Incluyen las denominadas auditoras de segunda parte que son las que se llevan a cabo por partes que tienen un inters en la
organizacin, tales como clientes interesados en la gestin de la calidad que se lleva en la empresa, como garanta de los
servicios que piensa contratar y las auditoras de tercera parte que se llevan a cabo por organizaciones independientes externas
para evaluar la conveniencia de llevar a cabo una auditora para certificacin del SGC.. Tales organizaciones proporcionan
tambin la certificacin o el registro de conformidad con requisitos como los de la norma ISO 9001:2000. El auditor no
pertenece a la organizacin del cliente, ni es un proveedor o una entidad reguladora. En este caso es el propio auditado el que
contrata a quien lo audite. Este tipo de auditoras se realizan cuando se cumplan de manera completa con los requisitos de la
norma
.
3) Auditoras de certificacin.-
En este caso se utilizan necesariamente auditoras de tercera parte. Una vez que se encuentre en operacin el SGC por un
periodo mnimo de seis meses, pueden ser realizadas estas auditoras para efectos de certificacin. Se considera el
 tiempo mnimo, como prueba de que funciona el sistema a largo plazo. Es de importancia la eleccin de la compaa
certificadora, que debe estar reconocida por el organismo acreditador del pas.
4) Auditoras de seguimiento.-
Una vez certificada, la empresa constructora est sujeta a breves inspecciones para verificar su cumplimiento. Son
auditoras parciales cuyo objetivo es cubrir todo el SGC en un lapso aproximado de 2 a 3 aos.

Para llevar a cabo una auditora a un SGC, es necesario definir las necesidades a satisfacer, las cuales van acorde con el
tipo de auditora a realizar. Por ejemplo, en el caso de auditoras internas o de primera parte, se busca la evaluacin y el
mejoramiento de la efectividad del SGC, para reducir desperdicios, optimizacin de procesos, etc; en las auditoras
externas de segunda parte, verificar la eficacia del SGC de manera que proporcione confianza de la calidad del producto,
y en el caso de las auditoras externas de tercera parte, evaluar la conformidad del SGC con los requisitos de la norma
ISO 9001:2000 para efectos de certificacin.
Las auditoras de calidad constan de las siguientes actividades:

Programa de la auditora.
Inicio de la auditora.
Revisin de la documentacin.
Preparacin de las actividades de auditora in situ.
Realizacin de las actividades de auditora in situ.
Preparacin, aprobacin y distribucin del informe de la auditora.
Finalizacin de la auditora.
Las auditoras de calidad se realizan para analizar la eficacia e implantacin de programas diseados para elevar al mximo la
calidad de los bienes y servicios entregados al cliente.

La norma ISO 19011 y su equivalente mexicano NMX-CC-SAA-19011-IMNC-2002 marca directrices para auditoras tanto de los SGC como de los sistemas de gestin ambiental (SGA).

En el la Figura 5.1 se muestra el diagrama de flujo de la aditora de acuerdo con la norma. La primera actividad se refiere a los aspectos preliminares antes de la auditora propiamente
dicha. La ltima actividad, con lnea punteada, generalmente no se considera parte de la auditora, pero el programa de auditora puede especificar la realizacin de esas actividades de seguimiento
por parte del mismo equipo auditor.

Elaboracin del programa Inicio de la auditora

de la auditora (Apartado 6.2)
(Apartados 5.2, 5.3)

Revisin de la documentacin Preparacin de las actividades

(Apartado 6.3) de auditora in situ
(Apartado 6.4)

Realizacin de las actividades Preparacin, aprobacin y

de auditora in situ distribucin
(Apartado 6.5) del informe de la auditora
(Apartado 6.6)

Finalizacin de la auditora Realizacin de las actividades

(Apartado 6.7) de seguimiento de la auditora
(Apartado 6.8)

Figura 5.0. Visin global de las actividades para una auditora de la calidad.
5.1 ELABORACIN DEL PROGRAMA DE AUDITORA

La norma define al programa de auditora, como al conjunto de un o ms auditoras planificadas para un periodo de
tiempo determinado y dirigidas hacia un propsito especfico. El programa de la auditora no se debe confundir con el plan de la
auditora que se expone ms adelante. El plan de auditora se puede integrar por una o ms auditoras, lo cual depende del tamao y
complejidad de la empresa. Las auditoras pueden ser combinadas (cuando se auditan juntos un SGC y un SGA) y conjuntas
(cuando auditan dos o ms organizaciones a un solo auditado), lo que debe quedar determinado en el programa de la auditora.
Para ello es necesario la asignacin de los responsables del programa de la auditora, que se van a encargar de gestionar el
programa. Los responsables deberan de tener experiencia previa en gestin de programas de auditoras. En el caso de una
auditora interna, el responsable es definido en el manual de la calidad. En la Figura 5.1 se muestra la integracin del programa
de la auditora.

Elaboracin del programa Inicio de la auditora

de la auditora

Revisin de la documentacin Preparacin de las actividades

de auditora in situ

Realizacin de las actividades Preparacin, aprobacin y

de auditora in situ distribucin
del informe de la auditora

Finalizacin de la auditora Realizacin de las actividades

de seguimiento de la auditora

Elaboracin del programa

de la auditora
(Apartados 5.2 y 5.3)
- Objetivos y amplitud
 Figura 5.1 Elaboracin del programa de la auditora.

5.1.1 OBJETIVOS Y AMPLITUD

Los objetivos y la amplitud del programa de auditora dependen de lo que se busca con la auditora o auditoras a
realizar.
En los objetivos se consideran las prioridades de la direccin, los propsitos, las necesidades de evaluacin y los requisitos
del cliente, entre otros aspectos.
La amplitud marca, entre otras cosas,, los alcances de la auditora, su frecuencia, normas y requisitos para verificacin, y aspectos
tales como el idioma, en su caso.
Dicho programa debera tener la flexibilidad suficiente para realizar cambios en l durante la ejecucin de la auditora.

5.1.2 RESPONSABILIDADES, RECURSOS Y PROCEDIMIENTOS

Los responsables se encargan de implementar el programa y darle seguimiento a todo lo que quede propuesto.
La programacin de los recursos humanos y los recursos financieros es un aspecto importante a estimar en el programa de la
auditora, que determina la conveniencia de la auditora. Si es una auditora interna con personal de la misma empresa, los recursos
son estimados de acuerdo al tiempo de realizacin que se programe, tanto del equipo auditor como de los auditados. En el caso de
una auditora con personal externo, para programar los recursos financieros se estiman los costos y honorarios del personal
consultor a contratar.
Entre los mtodos para la estimacin de los honorarios, estn los honorarios por unidad de tiempo, y los honorarios a precio
alzado. En los honorarios por unidad de tiempo, se considera el tiempo programado, el personal necesario y los honorarios vigentes
en el mercado. Los honorarios a precio alzado se calculan de manera similar al anterior, pero el monto es fijo, por lo que se
especifica al momento de una contratacin, sin opcin de cambio. Es conveniente cotizar con varios consultores que manejen la
normativa ISO 9000:2000, para hacer la programacin de recursos lo ms cercano a la realidad. Entre los costos se consideran, si es
que aplican, hospedaje y transporte del equipo auditor.
En los procedimientos del programa de auditora, se tratan aspectos tales como calendarios de trabajo, seleccin de equipos
auditores y la realizacin de la auditora.

FORMATOS DE APOYO
Formato para el programa de auditora:
PROGRAMA DE AUDITORA Periodo del: Auditora no.
al:
REA: Objetivo:

Qu Cmo Con qu Dnde Cundo

Actividada a realizar Descripcin de cmo se Documentos Personas Departamento Fecha y hora Fecha y hora
har involucradas de inicio de trmino
Responsable del SGC: Aceptado por el responsable del Fecha:
rea a auditar:
Nombre: Firma: Nombre: Firma:
 5.2 INICIO DE LA AUDITORA

Una vez que se toma la decisin de llevar a cabo una auditora o varias auditoras a
un SGC, y se tiene el programa de la auditora, se procede al inicio de la misma. En el
inicio de la auditora se retoman los puntos del programa de la auditora, para darle un
grado ms de detalle o bien realizar cambios pertinentes.
El inicio de la auditora consta de los pasos expuestos en la Figura 5.2., de acuerdo
al apartado 6.2 de la norma, referentes a la planeacin de la auditora, y que son
preliminares a la revisin de la documentacin.

Elaboracin del programa Inicio de la auditora

de la auditora

Revisin de la documentacin Preparacin de las actividades

de auditora in situ

Realizacin de las actividades Preparacin, aprobacin y

de auditora in situ distribucin
del informe de la auditora

Finalizacin de la auditora Realizacin de las actividades

de seguimiento de la auditora

Inicio de la auditora
(Apartado 6.2)
- Designacin del jefe/lder del equipo auditor
- Definicin de los objetivos, el alcance y los criterios de
auditora
- Determinacin de la viabilidad de la auditora
- Seleccin del equipo auditor
- Establecimiento del contacto inicial con el auditado

Figura 5.2. Inicio de la auditora.

 5.2.1 DESIGNACIN DEL JEFE/LDER DEL EQUIPO AUDITOR
La designacin del lder del equipo es llevada a cabo por los responsables de la
auditora. Si existe el caso de que debido al reducido tamao y a la poca complejidad de
la empresa constructora a auditar amerite a una sola persona como auditor, para evitar
una estrecha interpretacin de la auditora es recomendable contar con ms de un
auditor.

En el caso de auditoras conjuntas, es necesario llegar a un acuerdo entre las

empresas auditoras desde el inicio.

5.2.2 DEFINICIN DE LOS OBJETIVOS, EL ALCANCE Y LOS

CRITERIOS DE AUDITORA
La definicin de los objetivos de auditora parte de la pregunta qu se desea lograr
con esta auditora?; en el caso de los SGC, se desprenden los siguientes cuestionamientos :
Es til el SGC?
Est bien empleado el SGC?
El objetivo principal de una auditora es verificar la eficacia y eficiencia del SGC.
Para ello, la norma nos dice que los objetivos pueden ser:
a) La determinacin del grado de conformidad del SGC con los criterios de
auditora.
b) La evaluacin del SGC para asegurar el cumplimiento de los requisitos
legales y complementarios.
c) La evaluacin de la eficacia del SGC para lograr los objetivos especificados.
d) Identificacin de reas potenciales de mejora.
El alcance nos marca los lmites de la auditora e identifica los puntos, grupos,
actividades y procesos a examinar. La definicin del alcance ayuda a emplear con
eficiencia los recursos a emplear en la auditora. Una auditora para certificacin es la
que ms alcance tiene, ya que se evalan todas la reas identificadas en el manual de la
calidad.

Los criterios de auditora definen el punto de referencia para verificar la conformidad,

que son las normas y los estndares de desempeo a examinar, los cuales se deberan
recopilar y estudiar antes de ejecutar la auditora.
 5.2.3 DETERMINACIN DE LA VIABILIDAD DE LA AUDITORA
Dentro del inicio de la auditora, es importante conocer si esta es viable, para lo cual se
verifican la disponibilidad de la informacin suficiente, la cooperacin del auditado y los
recursos para llevarla a cabo.

Un punto importante es el tiempo de operacin que tiene el SGC en la empresa

constructora; si ste acaba de implementarse, a corto plazo se pueden verificar reas para
ver su eficacia, es decir, se audita de manera parcial el SGC. Para efectos de
certificacin, si ya se cuenta con un tiempo razonable de operacin del SGC, la
determinacin de la viabilidad del mismo permite economizar recursos, en caso de que
no sea viable an.

5.2.4 SELECCIN DEL EQUIPO AUDITOR

La seleccin del equipo auditor, depende de los objetivos, el alcance y los criterios de la
auditora ya determinados. El nmero de auditores vara de acuerdo a lo anterior y al
tamao de la empresa constructora, no es recomendable un equipo numeroso, porque
puede dificultar su control al lder de la auditora.

Existen condiciones para seleccionar al equipo auditor. Entre ellas est que los auditores
del equipo no tengan intereses en lo que se audite (independencia), o bien que se
encuentren calificados para llevar a cabo la auditora.

La seleccin del equipo auditor depende del tipo de auditora: en el caso de una
auditora interna, el equipo puede estar integrado por el personal de la misma empresa: del
organigrama, el personal seleccionado se intercambia de los diferentes departamentos, de
manera que no les toque auditarse ellos mismos, es decir, no se puede ser juez y parte. En
esta situacin, la independencia de los auditores no es total, ya que en realidad pertenecen a
la misma empresa, aunque sean de diferentes departamentos. De igual forma, en auditoras
internas se pueden contratar empresas consultoras para llevarlas a cabo, acarrea un gasto
mayor de recursos, pero permite mejorar el SGC para una futura certificacin.
 En auditoras externas, existe ms independencia en el equipo auditor, si bien en el
caso de una auditora para certificacin, la empresa constructora es la que paga los
honorarios, la certificadora contratada debe seguir los lineamientos que le otorgaron su
acreditacin.
Para las auditoras externas, es ms formal la calificacin del equipo seleccionado;
la norma nos dice que los auditores deben de tener tanto aptitudes personales como
conocimientos y habilidades que da la educacin y la experiencia (se muestra al final del
inciso).
Un SGC, como lo marca la norma ISO 9001:2000, debe cumplir tambin con
requisitos legales y complementarios relacionados con el producto; la norma propone en
caso de ser necesario, el apoyo a auditores de expertos tcnicos, que aplica en el caso de
auditores externos.

5.2.5 ESTABLECIMIENTO DEL CONTACTO INICIAL CON EL

AUDITADO
El contacto inicial con el auditado puede hacerse de manera formal o informal. En
auditoras externas es recomendable hacerlo de la manera ms formal, con el lder del
equipo auditor al frente. El objetivo principal de establecer el contacto es para dar
confianza al auditado, vencer la resistencia que existe al saber que se va a verificar su
trabajo, y pedir su colaboracin.

En el contacto inicial se establecen los canales de comunicacin, se programan

fechas, se solicita la documentacin requerida y se confirma la autoridad para llevar a cabo
la auditora.
COMPETENCIA DE LOS AUDITORES
Los auditores deberan tener tanto cualidades personales como conocimientos y habilidades
para participar en una auditora.
Las cualidades personales son las relacionadas con la tica, la seguridad en s
mismo, la diplomacia, la capacidad de observacin, entre otras.
Los conocimientos y habilidades, estn ms relacionados con la experiencia laboral
y la experiencia como auditor o como participante de auditoras. La norma proporciona
como ejemplo la siguiente tabla:
 Auditor Lder del
equipo auditor
Educacin Educacin media superior Igual que para el auditor

Experiencia laboral total 5 aos (nota 1) Igual que para el auditor

Experiencia laboral en el Al menos 2 de los 5 aos Igual que para el auditor

campo de la gestin de la
calidad

Formacin como auditor 40 horas de formacin en Igual que para el auditor

auditora

Experiencia en auditoras 4 auditoras completas con 3 auditoras completas con

un total de al menos 20 das
de experiencia en auditora
como auditor en formacin,
bajo la direccin y
orientacin de una auditor
competente como lder del
equipo auditor (nota 2)
un total de al menos 15 das
de experiencia en auditora
actuando como lder del
equipo, bajo la direccin y
orientacin de un auditor
competente como lder del
equipo auditor (nota 2)

Las auditoras deberan Las auditoras deberan

realizarse dentro de los 3 realizarse dentro de los 2
ltimos aos consecutivos ltimos aos consecutivos

(nota 1) El nmero de aos de se puede reducir a 1 si la persona tiene una educacin superior.
(nota 2) Se considera una auditora completa como aquella que trata todos los pasos de los apartados
6.3 a 6.6 de la norma. La experiencia global comprende la totalidad de la norma.

5.3 REVISIN DE LA DOCUMENTACIN

La revisin de la documentacin y su ubicacin dentro de las actividades de la auditora se

muestra en la Figura 5.3:

Elaboracin del programa Inicio de la auditora

de la auditora

Revisin de la documentacin Preparacin de las actividades

de auditora in situ

Realizacin de las actividades Preparacin, aprobacin y

de auditora in situ distribucin
del informe de la auditora

Finalizacin de la auditora Realizacin de las actividades

de seguimiento de la auditora
 Figura 5.3. Revisin de la documentacin.

La revisin de la documentacin es una actividad subsecuente a la

determinacin de la viabilidad de la auditora, expuesta anteriormente. Su objetivo
principal es verificar si se cumple con los criterios ya determinados, para saber si
procede la auditora.
Para llevarla a cabo, se puede tomar como base la estructura de la documentacin
de un SGC.

Manual
de polticas

Manual de la calidad

Manual de procedimientos

Formas y registros
Figura 5.3.1.- Estructura de la documentacin de un SGC.

Acorde con la norma ISO 9001:2000, la documentacin de un SGC debe incluir:

Declaraciones documentadas de la poltica de calidad y los objetivos de la
calidad.
Un manual de la calidad.
Los procedimientos requeridos documentados.
Documentos necesarios para la planificacin, operacin y control de los
procesos.
Los registros requeridos, para proporcionar evidencia del cumplimiento de
los requisitos y de la operacin eficaz del sistema.
La revisin de la documentacin comprende, adems de todos los documentos
pertinentes al SGC sealados en el Manual de la calidad, informes de auditoras
previas. La revisin depende de los objetivos, el alcance y los criterios de la auditora
ya determinados previamente, as como del tipo de auditora (interna o externa).

5.4 PREPARACIN DE LAS ACTIVIDADES DE AUDITORA IN SITU

Al llegar a esta actividad, es por que se confirm la necesidad de realizacin de la

auditora y la viabilidad de la misma. Es necesario preparar las actividades del resto de la
auditora , para que se efecte de la manera mas eficaz y eficiente posible.
La preparacin de las actividades de la auditora, comprende los incisos que se
muestran en la Figura 5.4:

Elaboracin del programa Inicio de la auditora

de la auditora

Revisin de la documentacin Preparacin de las actividades

de auditora in situ

Realizacin de las actividades Preparacin, aprobacin y

de auditora in situ distribucin
del informe de la auditora

Finalizacin de la auditora Realizacin de las actividades

de seguimiento de la auditora
 Figura 5.4.. Preparacin de las actividades de auditoras in situ.

5.4.1 PREPARACIN DEL PLAN DE AUDITORA

La norma define al plan de auditora como a la descripcin de las actividades y de
los detalles acordados de una auditora.
Para que no se pierda ningn detalle al momento de realizar las auditora, el lder
del equipo auditor debera preparar el plan de auditora. El nivel de detalle del plan depende
del alcance y el tipo de auditora.
La norma nos propone que el plan debera incluir:
a) Los objetivos de la auditora.
b) Los criterios de auditora y los documentos de referencia.
c) El alcance de la auditora, incluyendo la identificacin de las unidades de
la organizacin y unidades funcionales y los procesos que van a auditarse.
d) Las fechas y lugares donde se van a realizar las actividades de la auditora
in situ.
e) La hora y la duracin estimadas de las actividades de la auditora in situ,
incluyendo las reuniones con la direccin del auditado y las reuniones del
equipo auditor.
f) Las funciones y responsabilidades de los miembros del equipo auditor y de
los acompaantes.
g) La asignacin de los recursos necesarios a las reas crticas de la auditora.
 Aparte de aspectos tales como el idioma de la auditora, identificacin de representantes,
lo temas del informe, asuntos relacionados con la confidencialidad, si es necesario, en el
caso de auditoras externas.

El plan de la auditora se debera hacer por escrito y aprobar por el cliente de la

auditora, previos ajustes acordados por los participantes. El plan debera tener flexibilidad
para realizar cambios en caso de ser necesario durante la realizacin de la auditora.

5.42 ASIGNACIN DE TAREAS AL EQUIPO AUDITOR

La asignacin de tareas al equipo auditor, es dirigida por el lder del equipo; para
ello se toma en cuenta la habilidades, competencia, funciones y responsabilidades de los
auditores participantes. En las auditoras internas es importante cuidar la independencia de
los auditores en las reas que les toquen.
La flexibilidad del plan de auditora permite cambios de los auditores durante la
realizacin de la auditora, sin perder de vista los objetivos que se buscan.

5.4.3 PREPARACIN DE LOS DOCUMENTOS DE TRABAJO

Preparar los documentos de trabajo antes de realizar la auditora comprende la
elaboracin de las listas de verificacin, planes de muestreo y formatos de registros de
informacin.
Cumple un papel muy importante dentro de las actividades de auditora las listas de
verificacin, que son el apoyo fundamental para dar un veredicto en el informe de la
auditora. La lista de verificacin es una lista de datos a recabar; su propsito principal es la
recoleccin de datos in situ.
Las preguntas de la lista de verificacin se dirigen a aspectos especficos de la norma.
Deben ser precisas, medibles y basarse en hechos. Es posible la utilizacin de listas de
verificacin estandarizadas como punto de partida en auditoras. El contenido de las
mismas no debe ser limitativo, debe existir la flexibilidad para complementarlas sobre la
marcha.

FORMATOS DE APOYO
Formato del plan de auditora:
 PLAN DE AUDITORA
rea:
Gerencia:
Telefono:
Personal a contactar y puesto:

Objetivo de la auditora:
Alcance de la auditora:
Criterios de la auditora:
Documentos de referencia:
Equipo auditor
Auditor lder:
Auditores:

Fecha programada:
Tiempo estimado:
Deptos. A auditar:
Se anexa agenda: S ( ) No ( )
Revisiones:
Revisin del manual ( ) ( )
Revisin de documentos ( ) ( )
Listas de verificacin ( ) ( )
Otras: ( ) ( ) Especifique:
Notas:

Nombre y firma:
Auditor lder: Auditores:

Formato de registro para la aplicacin de lista de verificacin:

REGISTRO DE LA LISTA DE VERIFICACIN
rea auditada: Seccin: Hoja:
Elemento del sistema: Auditor:
Referencia: Concepto: S No N/A Observaciones:
LISTA DE VERIFICACIN

Las preguntas de auditora que contiene la lista de verificacin llevan el orden en el

que aparecen los requisitos en la norma ISO 9001:2000 (siguiendo el enfoque basado en
procesos).

SISTEMA DE GESTIN DE LA CALIDAD (SGC) (Apartado 4)

Requisitos generales del SGC (Apartado 4.1)
1) Se ha establecido, documentado, implementado, mantenido y mejorado
continuamente un SGC?
2) Se han identificado los procesos?
3) Se ha definido la secuencia e interaccin de los procesos?
4) Se han determinado los criterios y los mtodos para asegurar el funcionamiento
eficaz de los procesos?
5) Cmo se asegura que los recursos e informacin necesarios para el buen
funcionamiento de los procesos estn disponibles?
6) Cmo se realiza el seguimiento, la medicin, el anlisis, y la mejora de los
procesos?
Requisitos generales de la documentacin (Apartado 4.2.1)
7) Se han documentado las declaraciones de la poltica y objetivos de la calidad?
8) Se han documentado al menos los seis procedimientos requeridos por la norma?
9) Se han documentado los procedimientos necesarios para asegurar la planificacin,
operacin y control eficaces de los procesos?
10) Cmo se prev el control de los procedimientos de los distintos niveles de
aplicacin y su mejora continua?
Manual de la calidad (4.2.2)
11) Se ha establecido un manual de la calidad?
12) El manual incluye el alcance del SGC y contiene la justificacin de las
exclusiones, en su caso, de algunos requisitos de la norma ISO 9001:2000?
13) El manual incluye los procedimientos documentados para el sistema o una
referencia a ellos?
 14) El manual incluye la descripcin de la interaccin entre los procesos del
sistema?
15) Se detallan en las instrucciones la interaccin entre procesos?
16) Cmo es mantenido el manual de la calidad?
Control de los documentos (Apartado 4.2.3)
17) Cmo se identifican los documentos a controlar requeridos por el SGC?
18) Cmo se controla el manual de la calidad y los procedimientos del SGC?
19) Se dispone de un procedimiento para el control de documentos?
20) Cmo se aprueba la idoneidad de los documentos antes de su edicin?
21) Cmo se revisan y actualizan los documentos?
22) Cmo se asegura la identificacin de los cambios y el estado de la revisin
actual de los documentos?
23) Cmo se asegura la disponibilidad de las revisiones pertinentes de los
documentos en los puntos de uso?
24) Cmo se asegura que los documentos permanezcan legibles e identificables?
25) Cmo se asegura que los documentos de origen externo se identifican y se
controla su distribucin?
26) Cmo se evita el uso no intencionado de documentos obsoletos?
27) Cmo se identifican los documentos obsoletos que deben ser conservados
para prevenir el uso no intencionado?
Control de los registros (Apartado 4.2.4)
28) Cmo se identifican, establecen y mantienen los registros de calidad que
proporcionan la evidencia de la conformidad con los requisitos de la norma?
29) Cmo se asegura que los registros de calidad permanezcan legibles,
fcilmente identificables y recuperables?
30) Se cuenta con un procedimiento para controlar los registros de calidad?
31) El procedimiento para controlar los registros de calidad incluye la
identificacin, el almacenamiento, la proteccin, la recuperacin, el tiempo de
retencin y la disposicin de los registros?

RESPONSABILIDAD DE LA DIRECCIN (Apartado 5)

Compromiso de la direccin (Apartado 5.1)
32) Cmo la alta direccin se compromete con el desarrollo, implementacin y mejora
continua del SGC?
33) La alta direccin comunica al personal la importancia de satisfacer tanto los
requisitos de los clientes como los legales y reglamentarios?
34) La alta direccin ha establecido su poltica de la calidad?
35) La alta direccin se asegura de que se han establecido los objetivos de la calidad?
36) La alta direccin ha llevado a cabo revisiones del SGC?
37) La alta direccin se asegura de la disponibilidad de recursos?
Enfoque al cliente (Apartado 5.2)
38) Cmo se asegura la alta direccin que los requisitos del cliente se determinan?
39) Cmo la alta direccin se asegura que los requisitos del cliente se han cumplido y
ste queda satisfecho?
Poltica de la calidad (Apartado 5.3)
40) Cmo la alta direccin se asegura de que la poltica de la calidad es adecuada al
propsito de la organizacin?
41) La poltica de la calidad proporciona un marco de referencia para establecer y
revisar los objetivos de la calidad?
42) La poltica de la calidad se ha comunicado dentro de la organizacin?
43) Se asegura que la poltica de la calidad es entendida, aplicada y mantenida en toda
la organizacin?
Objetivos de la calidad (Apartado 5.4.1)
44) Cmo se asegura la alta direccin de que los objetivos de la calidad, incluyendo los
requisitos de los productos, se establecen en las funciones y niveles pertinentes?
45) Se ha proporcionado entrenamiento para que el personal de la empresa y el de
nuevo ingreso entienda los objetivos de la calidad y los compromisos que se
requieren para lograrlos?
46) Se han establecido compromisos continuamente para el logro de los objetivos de la
calidad?
47) Los objetivos de la calidad han sido cumplidos?
48) Los objetivos de la calidad son medibles y coherentes con la poltica de la calidad?
Planificacin del SGC (Apartado 5.4.2)
49) Cmo la alta direccin se asegura que la planificacin del SGC se lleva a cabo para
lograr los objetivos de la calidad y los requisitos de la norma?
50) Cmo la alta direccin se asegura de mantener la integridad del SGC cuando se
planifican e implementan cambios en el propio sistema?
Responsabilidad y autoridad (Apartado 5.5.1)
51) Ha definido y comunicado la alta direccin las responsabilidades, autoridades y su
interrelacin dentro de la organizacin?
52) La estructura organizacional est implementada?
Representante de la direccin (Apartado 5.5.2)
53) Ha sido nombrado un representante con responsabilidad y autoridad para asegurar
que los procesos del SGC se establecen, se implementan y se mantienen?
54) Cmo se asegura que el representante no tiene conflicto de intereses con otras
funciones que realice?
55) El representante tiene la responsabilidad y autoridad para informar a la alta
direccin acerca del desempeo del SGC?
Comunicacin interna (Apartado 5.5.3)
56) Cmo se asegura la alta direccin de que los procesos apropiados de comunicacin
en la organizacin se han establecido?
57) Al evaluar la eficacia del SGC es tomada en cuenta la comunicacin interna?
Revisin por la direccin (Apartado 5.6)
58) El SGC es revisado a intervalos planificados?
59) La revisin incluye la evaluacin de las oportunidades de mejora?
60) La revisin incluye la evaluacin de la necesidad de efectuar cambios al SGC?
61) La revisin incluye la evaluacin de la necesidad de efectuar cambios a la poltica
y a los objetivos de la calidad?
62) Se mantienen los registros de todas las revisiones?
63) La alta direccin revisa el SGC basndose en la informacin siguiente?:
a. Resultados de auditoras
b. Retroalimentacin de los clientes
c. Desempeo de los productos y conformidad del producto
 d. Estado de las acciones correctivas y preventivas
e. Acciones de seguimiento de revisiones previas
f. Cambios que podran afectar al SGC
g. Recomendaciones para la mejora.
64) Las decisiones y acciones tomadas por la direccin como resultado de la revisin
incluyen?:
a. La mejora de la eficacia del SGC
b. La mejora del producto en relacin con los requisitos del cliente
c. Las necesidades de recursos.

LA GESTIN DE LOS RECURSOS (Apartado 6)

Provisin de los recursos (Apartado 6.1)
65) La organizacin determina y proporciona los recursos necesarios para implementar
y mantener el SGC?
66) La identificacin de recursos considera lo necesario para la mejora continua de la
eficacia del SGC?
67) La organizacin determina y proporciona los recursos necesarios para lograr la
satisfaccin del cliente?
Recursos humanos (Apartado 6.2)
68) Cmo se asegura que el personal que realiza actividades que afectan la calidad del
producto es competente?
69) Cmo se definen las necesidades de competencia para el personal que realiza
actividades que afectan la calidad del producto?
70) Cmo se proporciona la formacin al personal?
71) Cmo se evala la eficacia de las acciones tomadas?
72) Cmo se asegura que el personal es consciente de la importancia de sus actividades
y de su contribucin al logro de los objetivos de la calidad?
73) Se cuenta con registros de la educacin, formacin, habilidades y experiencia del
personal?
Infraestructura (Apartado 6.3)
74) Cmo se determina y proporciona la infraestructura necesaria para lograr la
conformidad con los requisitos del producto?
Ambiente de trabajo (Apartado 6.4)
75) Cmo se identifican y gestionan las condiciones del ambiente de trabajo para
lograr la conformidad con los requisitos del producto?

REALIZACIN DEL PRODUCTO (Apartado 7)

Planificacin de la realizacin del producto (Apartado 7.1)
76) Cmo se planifican y desarrollan los procesos necesarios para la realizacin del
producto?
77) Cmo se logra la consistencia del proceso de realizacin del producto con los otros
procesos del SGC?
78) Cmo se determinan los objetivos de la calidad y los requisitos del producto?
79) Cmo se identifica la necesidad de establecer procesos, documentos y
proporcionar recursos para el producto?
80) Cmo se determinan las actividades requeridas para la verificacin, validacin,
seguimiento, inspeccin y pruebas especficas para un producto?
81) Cmo se determinan los criterios de aceptacin del producto?
82) Cmo se determinan los registros necesarios para proporcionar la evidencia de que
los procesos de realizacin y el producto resultante cumplen con los requisitos?
83) Cmo se presenta el resultado de esta planificacin para su operacin?
Procesos relacionados con el cliente (Apartado 7.2)
84) Cmo se determinan los requisitos de los clientes?
85) Cmo se determinan los requisitos para las actividades de entrega y posteriores?
86) Cmo se determinan los requisitos no especificados por el cliente que son
necesarios para la utilizacin prevista o especificada?
87) Cmo se determinan los requisitos legales y reglamentarios relacionados con el
producto?
 88) Cmo se determinan los requisitos adicionales especificados por la propia
organizacin?
89) Cmo se revisan los requisitos relacionados con el producto? Incluye:
a. Requisitos definidos
b. Se resuelvan las diferencias entre los requisitos del cliente y los requisitos
definidos
c. Se tiene la capacidad para cumplir los requisitos definidos.
90) La revisin se efecta antes de comprometerse a proporcionar un producto al
cliente?
91) Se cuenta con registros de la revisin y de las acciones originadas con la misma?
92) Se confirman los requisitos antes de la aceptacin, cuando el cliente no
proporciona una declaracin documentada de los requisitos?
93) Cmo se asegura que cuando existen cambios en los requisitos de producto se
modifica la documentacin, y el personal involucrado est consciente de los
requisitos modificados?
94) Cmo se determinan e implementan disposiciones eficaces para la comunicacin
con los clientes relativas a?:
a. Informacin sobre el producto
b. Consultas, contratos, incluyendo modificaciones
c. La retroalimentacin del cliente, incluyendo sus quejas.
Diseo y desarrollo (Apartado 7.3)
95) Cmo se planifica y controla el diseo y desarrollo del producto?
96) Cmo se determinan las etapas de diseo y desarrollo?
97) Cmo se determina la revisin, verificacin y validacin para cada etapa del
diseo y desarrollo?
98) Se han determinado las responsabilidades y autoridades para el personal que lleva
a cabo el diseo y desarrollo?
99) Cmo se gestionan las interfases entre los diferentes grupos involucrados en el
diseo y desarrollo?
100) Se han determinado en la descripcin del diseo, los requisitos para los datos de
entrada del diseo relacionados?
 101) Cmo se han expresado los resultados del diseo para que puedan verificarse y
validarse contra los requisitos de entrada del diseo?
102) Cmo se asegura que los resultados del diseo cumplen con los requisitos de
entrada del diseo?
103) Los resultados del diseo proporcionan la informacin apropiada para las
operaciones de compras, produccin y servicios?
104) Cmo se asegura que los resultados del diseo contienen o hacen referencia a los
criterios de aceptacin?
105) Cmo se asegura que los resultados del diseo identifican aquellas caractersticas
del diseo que son cruciales para la seguridad y el mantenimiento?
106) Cmo son revisados los documentos del resultado del diseo antes de su
liberacin?
107) Cmo se planea y se realiza la revisin formal documentada de los resultados del
diseo durante las etapas del mismo?
108) Cmo se involucra a los participantes en las revisiones?
109) Se incluyen representantes de las funciones comprometidas en las fases de diseo y
desarrollo que se estn revisando?
110) Se mantienen los registros de las revisiones y de las acciones necesarias a realizar?
111) Cmo se realiza la verificacin del diseo durante las etapas del mismo para
asegurar que los resultados del diseo cumplen los requisitos de entrada?
112) Se mantienen los registros de la verificacin del diseo y de las acciones
necesarias a realizar?
113) Cmo se realiza la validacin del diseo para asegurar que el producto cumple con
las necesidades y/o requisitos definidos por el usuario?
114) Se mantienen los registros de la validacin del diseo y de las acciones necesarias
a realizar?
115) Cmo son identificados los cambios y modificaciones del diseo?
116) Se mantienen registros de los cambios y modificaciones del diseo y de las
acciones necesarias a realizar?
Compras (Apartado 7.4)
 117) Cmo se asegura que el producto adquirido cumple los requisitos de compra
especificados?
118) Se ha definido el tipo y alcance del control aplicado al proveedor y al producto
adquirido de acuerdo con el impacto que tiene en la realizacin del producto?
119) Cmo se evala y selecciona a los proveedores en funcin de su capacidad para
suministrar productos de acuerdo con los requisitos?
120) Se han establecido los criterios para la seleccin y evaluacin peridica?
121) Se mantienen los registros de los resultados de la evaluacin de los proveedores y
las acciones a realizar?
122) Cmo se asegura que la informacin de las compras describe el producto a
comprar?
123) Se ha establecido la inspeccin u otras actividades necesarias para asegurar que el
producto comprado cumple los requisitos de compra especificados?
124) De qu forma establecen los acuerdos de verificacin en las instalaciones del
proveedor, cuando esto aplique?
125) Se especifica en la informacin para las compras cuando la verificacin es
requerida por el cliente?
Control de la produccin y prestacin del servicio (Apartado 7.5.1)
126) Cmo se planean las operaciones de produccin para que se lleven a cabo bajo
condiciones controladas?
127) Las condiciones a controlar incluyen la disponibilidad de informacin que
describen las caractersticas del producto?
128) Las condiciones a controlar incluyen la disponibilidad de instrucciones de trabajo?
129) Las condiciones a controlar incluyen la utilizacin del equipo apropiado?
130) Las condiciones a controlar incluyen la disponibilidad y utilizacin de equipos de
medicin y seguimiento?
131) Las condiciones a controlar incluyen la implementacin de actividades de
seguimiento y medicin?
132) Las condiciones a controlar incluyen la implementacin de actividades de
liberacin, entrega y posteriores?
Validacin de los procesos (Apartado 7.5.2)
 133) Cuando la salida resultante de proceso no puede verificarse mediante actividades de
seguimiento o medicin, se valida el proceso de las operaciones de realizacin del
producto?
134) El resultado de la validacin del proceso demuestra la capacidad para alcanzar los
resultados planificados?
135) Se establecen criterios definidos para la revisin y aprobacin de los procesos?
136) Se establece cmo se aprobarn los equipos y la calificacin del personal?
137) Se establece la utilizacin de mtodos y procedimientos especficos?
138) Se establecen los requisitos aplicables a los registros de calidad?
139) Se establece cmo hacer la revalidacin?
Identificacin y trazabilidad (Apartado 7.5.3)
140) Cmo se identifica el producto durante su realizacin?
141) Cmo se realiza la rastreabilidad del producto para obtener la historia, aplicacin o
localizacin de un artculo o actividad?
Propiedad del cliente (Apartado 7.5.4)
142) Cmo se cuidan los bienes del cliente mientras estn siendo utilizados?
143) Cmo se identifican, verifican, protegen y se mantienen los bienes del cliente
suministrados para la utilizacin o incorporacin en el producto?
144) Se comunica al cliente y se mantienen los registros cuando algn bien se pierde,
deteriore o que se estime es inadecuado para su uso?
Preservacin del producto (Apartado 7.5.4)
145) Cmo se preserva la conformidad del producto durante el proceso interno y la
entrega?
146) La preservacin de la conformidad del producto se lleva a cabo en la
identificacin, manipulacin, embalaje, almacenamiento y proteccin?
Dispositivos de seguimiento y de medicin (Apartado 7.5.5)
147) Cmo se determinan las actividades de medicin y seguimiento a realizar y los
equipos correspondientes requeridos para asegurar la conformidad del producto con
los requisitos especificados?
148) Cmo se establecen los procesos para asegurar que las actividades de medicin y
seguimiento se realizan de una manera coherente con los requisitos?
 149) Para asegurar la validez de los resultados, se calibran los equipos a intervalos
especficos o antes de su utilizacin, contra patrones nacionales o internacionales?
150) En caso de que no existan patrones, se registra la base utilizada para la calibracin
o verificacin?
151) Para asegurar la validez de los resultados, se ajustan o reajustan los equipos segn
sea necesario?
152) Para asegurar la validez de los resultados, se protegen los equipos contra ajustes
que puedan invalidar la medicin?
153) Para asegurar la validez de los resultados, se protegen los equipos de los daos y
deterioros durante la manipulacin, mantenimiento y almacenamiento?
154) Cmo se evala y registra la validez de los resultados de las medidas anteriores
cuando se detecta que el equipo no est conforme con los requisitos?
155) Qu acciones se toman para el equipo y cualquier producto afectado?
156) Se mantienen los registros sobre los resultados de la calibracin y verificacin?
157) Cuando se utilicen programas informticos en las actividades de seguimiento y
medicin, cmo se confirma la capacidad de los programas informticos para
satisfacer su aplicacin prevista?
158) La revisin de los programas informticos se lleva a cabo antes de su utilizacin y
se confirma de nuevo cuando sea necesario?

MEDICIN, ANLISIS Y MEJORA (Apartado 8)

Generalidades (Apartado 8.1)
159) Cmo se planifican los procesos de seguimiento, medicin, anlisis y mejora?
160) Los procesos implementados de seguimiento, medicin, anlisis y mejora incluyen
la demostracin de la conformidad del producto?
161) Los procesos implementados de seguimiento, medicin, anlisis y mejora aseguran
la conformidad con el SGC?
162) Los procesos implementados de medicin, anlisis y mejora mejoran
continuamente la efectividad del SGC?
 163) Se incluye la determinacin de los mtodos aplicables, tcnicas estadsticas y el
alcance de su utilizacin?
Satisfaccin del cliente (Apartado 8.2.1)
164) Cmo se realiza el seguimiento de la informacin relativa a la percepcin del
cliente del grado en que se han satisfecho sus requisitos?
165) Se determinan los mtodos para obtener y utilizar dicha informacin?
Auditoras internas (Apartado 8.2.2)
166) En forma peridica se llevan a cabo auditoras internas para determinar si el SGC
cumple con las disposiciones planificadas, con los requisitos de la norma y con los
requisitos establecidos por la organizacin?
167) Las auditoras se llevan a cabo para determinar si se ha implementado el SGC y se
mantiene de manera eficaz?
168) Se planifica el programa de auditoras tomando en consideracin?:
a. El estado y la importancia de los procesos
b. reas a auditar
c. Resultado de auditoras previas.
169) Se definen?:
a) Los criterios de auditora
b) El alcance
c) Su frecuencia
d) Su metodologa.
170) La seleccin de auditores y la realizacin de las auditoras aseguran la objetividad
e imparcialidad del proceso de auditora?
171) Se ha definido un procedimiento documentado para la realizacin de las auditoras,
incluyendo?:
a) Responsabilidades y requisitos para la planificacin y realizacin de auditoras
b) Presentacin de resultados
c) Mantenimiento de los registros.
172) La direccin del rea auditada se asegura de que se toman las acciones sin demora
injustificada para eliminar no conformidades detectadas y sus causas?
 173) Las actividades de seguimiento incluyen la verificacin de las acciones tomadas y
el informe de los resultados de la verificacin?
Seguimiento y medicin de los procesos (Apartado 8.2.3)
174) Se aplican mtodos para el seguimiento y, cuando es aplicable, la medicin de los
procesos del SGC?
175) Los mtodos sirven para demostrar la capacidad de los procesos para alcanzar los
resultados planificados?
176) Se realizan correcciones y acciones correctivas cuando no se alcanzan los
resultados planificados?
Seguimiento y medicin del producto (Apartado 8.2.4)
177) Se mide y se lleva a cabo el seguimiento de las caractersticas del producto
verificando que se cumplan los requisitos?
178) La medicin y el seguimiento se lleva a cabo en etapas apropiadas del proceso de
realizacin del producto de acuerdo a lo planificado?
179) Se mantiene evidencia de la conformidad con los criterios de aceptacin?
180) Los registros indican quin es la autoridad responsable de la liberacin del
producto?
181) Se procede a la puesta en uso del producto hasta que se haya completado
satisfactoriamente todo lo planificado?
Control del producto no conforme (Apartado 8.3)
182) Cmo se asegura que el producto que no est conforme con los requisitos se
identifica y controla para prevenir su uso o entrega no intencionada?
183) Se cuenta con un procedimiento documentado que defina el control y las
responsabilidades relacionadas con los productos no conformes, as como las
autoridades para tratarlos?
184) El tratamiento del producto no conforme se trata mediante una o ms de las
siguientes maneras?:
a) Actuando para eliminar la no conformidad detectada
b) Autorizando su utilizacin, envo o aceptacin bajo concesin de autoridad
competente y cuando corresponda, del cliente
c) Actuando para retomar su utilizacin o aplicacin original.
185) Se mantienen los registros de la naturaleza de las no conformidades y de cualquier
accin tomada posteriormente, incluyendo concesiones que se hayan obtenido?
186) Cuando se corrige un producto no conforme, se somete a una nueva verificacin
para demostrar su conformidad con los requisitos?
187) Cuando se detecta un producto no conforme despus de la entrega o cuando se ha
comenzado su utilizacin, se adoptan las acciones apropiadas respecto a las
consecuencias o efectos potenciales de la no conformidad?
Anlisis de datos (Apartado 8.4)
188) Se determinan, recopilan y analizan los datos adecuados para?:
a) Demostrar la adecuacin y efectividad del SGC
b) Evaluar dnde pueden realizarse mejoras continuas del sistema.
189) Se incluyen los datos generados por las actividades de medicin y seguimiento o
por cualquier otra fuente relevante?
190) El anlisis de los datos proporciona informacin sobre la satisfaccin del cliente?
191) El anlisis de los datos proporciona informacin sobre la conformidad con los
requisitos del producto?
192) El anlisis de los datos proporciona informacin sobre las caractersticas y
tendencias de los procesos y productos incluyendo las oportunidades para llevar a
cabo acciones preventivas?
193) El anlisis de datos proporciona informacin sobre los proveedores?
Mejora continua (Apartado 8.5.1)
194) Cmo la organizacin mejora continuamente la eficacia del SGC?
195) Utiliza?:
a) La poltica de la calidad
b) Los objetivos de la calidad
c) Los resultados de auditoras
d) El anlisis de los datos
e) Acciones correctivas y preventivas; y
f) La revisin de acciones correctivas tomadas?
Accin correctiva (Apartado 8.5.2)
196) Se toman acciones para eliminar la causa de no conformidades para prevenir su
repeticin?
197) Las acciones correctivas son apropiadas a los efectos de las no conformidades
encontradas?
198) Se ha establecido un procedimiento documentado para definir requisitos para
revisar no conformidades (incluyendo las quejas de los clientes)?
199) Se incluye en el procedimiento la definicin de requisitos para determinar las
causas de las no conformidades?
 200) Se incluye en el procedimiento la definicin de requisitos para evaluar la necesidad
de adoptar acciones para asegurar que las no conformidades no vuelvan a ocurrir?
201) Se incluye en el procedimiento la definicin de requisitos para determinar e
implementar las acciones necesarias?
202) Se incluye en el procedimiento la definicin de requisitos para registrar los
resultados de las acciones tomadas?
203) Se incluye en el procedimiento la definicin de requisitos para revisar las acciones
correctivas tomadas?
Accin preventiva (Apartado 8.5.3)
204) Se determinan las acciones para eliminar las causas de las no conformidades
potenciales para prevenir su ocurrencia?
205) Se ha establecido un procedimiento documentado para definir requisitos para
determinar no conformidades potenciales y sus causas, y prevenir su ocurrencia?
206) Se ha incluido en el procedimiento los requisitos para evaluar la necesidad de
actuar para prevenir la ocurrencia de no conformidades potenciales?
207) Se ha incluido en el procedimiento los requisitos para registrar los resultados de las
acciones tomadas?
208) Se ha incluido en el procedimiento los requisitos para revisar las acciones
preventivas tomadas?
 5.5 REALIZACIN DE LAS ACTIVIDADES DE AUDITORA IN SITU

La realizacin de las actividades de auditora en campo, es la parte de recoleccin

de datos, empieza desde la reunin formal de apertura. La realizacin de las actividades de
auditora se muestran en la Figura 5.5:

Elaboracin del programa Inicio de la auditora

de la auditora

Revisin de la documentacin Preparacin de las actividades

de auditora in situ

Realizacin de las actividades Preparacin, aprobacin y

de auditora in situ distribucin
del informe de la auditora

Finalizacin de la auditora Realizacin de las actividades

de seguimiento de la auditora

Realizacin de las actividades de auditora in situ

(Apartado 6.5)
- Realizacin de la reunin de apertura
- Comunicacin durante la auditora
- Papel y responsabilidades de los guas y observadores
- Recopilacin y verificacin de la informacin
- Generacin de hallazgos de la auditora
- Preparacin de las conclusiones de la auditora
- Realizacin de la reunin de cierre

Figura 5.5 Realizacin de las actividades de auditoras in situ.

5.5.1 REALIZACIN DE LA REUNIN DE APERTURA

La realizacin de la reunin de apertura se ejecuta entre el equipo auditor y los
responsables de las funciones o procesos que se van a auditar. Dicha reunin la dirige el
lder del equipo auditor; en ella se expone el programa a seguir, se confirman el plan de la
auditora y los canales de comunicacin, se explica la manera en se va a desarrollar la
auditora y se resuelven dudas.
 La formalidad de la reunin de apertura depende del tipo de auditora; aunque
se trate de auditoras internas en las que el personal auditado se encuentre
familiarizado con ellas y conozca al equipo auditor, es importante que se lleve a cabo,
independientemente de su corta duracin.

5.5.2 COMUNICACIN DURANTE LA AUDITORA

Es recomendable la comunicacin durante la auditora entre los miembros del
equipo auditor, por medio de reuniones diarias con determinada duracin, para compartir
informacin y evaluar el progreso de la auditora, y si es necesario proponer cambios al
plan de auditora. De igual manera, es recomendable la comunicacin entre el equipo
auditor y el auditado durante la realizacin de la auditora, y si es necesario tambin incluir
al cliente de la auditora, para informar acerca del progreso de la auditora (si es factible
llegar a los objetivos propuestos), someter a consideracin posibles cambios e informar
hechos que requieran una accin inmediata.

5.5.3 PAPEL Y RESPONSABILIDADES DE LOS GUAS Y

OBSERVADORES
En auditoras de los SGC, es recomendable la asignacin de guas y observadores,
para facilitar el trabajo al equipo auditor y representar al auditado. Su papel es acompaar
al equipo auditor, pero no forman parte del mismo ni deben influir en sus actividades. Se
les permite hacer anotaciones para mantener informado al auditado.

5.5.4 RECOPILACIN Y VERIFICACIN DE LA INFORMACIN

Es necesario seguir un plan de muestreo para recopilar la informacin pertinente, de
acuerdo a los objetivos, al alcance y a los criterios de la auditora definidos. Dicha
informacin debera verificarse, para que sirva como evidencia objetiva.
La norma propone los siguientes mtodos para recopilar informacin:
1) Entrevistas: proceso de los ms eficaces para la obtencin de informacin,
consiste en hacer preguntas a una persona involucrada en la auditora
(personal del departamento).
 2) Observacin de actividades: observar la manera de operar del personal y el
ambiente de trabajo.
3) Revisin de documentos: de acuerdo al manual de la calidad: documentos,
registros, resmenes de datos, informacin del control de los procesos.
En las empresas constructoras, la recopilacin y verificacin de la informacin
puede llevarse a cabo tanto en oficinas como en la obra. Puede haber procesos que se
puedan auditar, que estn en operacin al momento de la auditora, pero es poco probable
que se den todos los procesos de manera simultnea. Lo que puede comprobar la
conformidad ante esta situacin son los registros de la calidad, que se lleven de acuerdo a
los procedimientos documentados.

5.5.5 GENERACIN DE HALLAZGOS DE LA AUDITORA

La evaluacin de la informacin que se recopila generan los hallazgos de la
auditora, que son indicativos tanto de conformidad como de no conformidad, conforme a
los requerimientos contra los que se est comparando la informacin.
Dicha evaluacin es conveniente realizarla entre los integrantes del equipo
auditor, si es el caso, para exponer opiniones. El registro de los hallazgos se realiza de
acuerdo a la forma en que se plantea en el plan de auditora.

5.5.6 PREPARACIN DE LAS CONCLUSIONES DE LA AUDITORA

Antes del cierre de la auditora, se plantean las conclusiones de la auditora entre el
equipo auditor, para ello se lleva a cabo la revisin y evaluacin de la informacin
recopilada. Las conclusiones de la auditora tratan aspectos tales como la conformidad con
que opera el SGC, su eficaz implementacin, operacin y mejora, y la efectividad de la alta
direccin en su revisin.
Si est marcado dentro de los alcances de la auditora, se hacen recomendaciones y
se les da seguimiento.

5.5.7 REALIZACIN DE LA REUNIN DE CIERRE

La realizacin de la reunin de cierre de la auditora, se lleva a cabo con la
formalidad que exige el tipo de auditora. En ella se exponen los hallazgos de la auditora y
conclusiones, de manera tal que sean comprendidos por el auditado. Si es el caso, se
exponen las recomendaciones y las actividades de seguimiento a las mismas (acciones
preventivas y correctivas).
Si existen diferencias de opiniones en la exposicin de las conclusiones de la
auditora, estas se discuten y se llega a un acuerdo. Si no lo hubiera, se registra por
escrito.

FORMATOS DE APOYO
Formato de registro de no conformidades:

Hoja: De:
REGISTRO DE NO CONFORMIDADES
No. de nota de no conformidad:
Fecha:
rea: Auditora no.:

Descripcin de la no conformidad:

Auditores: Personal:

Responsable del rea auditada:

Nombre: Firma:
Descripcin de la accin correctiva:

Accin correctiva propuesta por:

Formato de lista de asistencia a la reunin de cierre:

LISTA DE ASISTENCIA REUNIN DE CIERRE

Reunin:
Auditora no.: Fecha:
Nombre Puesto Firma
Formato de resumen de hallazgos de la auditora:

Auditora no.:
RESUMEN DE HALLAZGOS
rea: Hoja: De:
Fecha:
No. de nota de no Descripcin de la no Accin correctiva:
conformidad: conformidad:

No. de nota de Descripcin de la conformidad: Recomendacin:

conformidad:

Observaciones:

Auditores: Firmas:

Enviado por: Firmas:

Turnado a:
Puesto:
Recibido por:
Observaciones:
 5.6 PREPARACIN, APROBACIN Y DISTRIBUCIN DEL INFORME
DE LA AUDITORA

Despus de la realizacin de las actividades de auditora en el campo, se procede a

la elaboracin del informe de la auditora, como se muestra en la Figura 5.6.:

Figura 5.6. Preparacin, aprobacin y distribucin del informe de la auditora.

5.6.1 PREPARACIN DEL INFORME DE LA AUDITORA

La preparacin del informe de la auditora corre a cargo del lder del equipo auditor.
El informe debera proporcionar un registro integral de la auditora: aspectos tales como la
identificacin de los participantes, los objetivos, los criterios y el alcance, hallazgos y
conclusiones, y dems documentos pertinentes que den sustento al mismo.

5.6.2 APROBACIN Y DISTRIBUCIN DEL INFORME DE LA

AUDITORA
La distribucin del informe de la auditora se realiza de acuerdo a como se haya
acordado en el programa de la auditoria, con la aprobacin previa de los participantes de la
misma: el equipo auditor, el auditado y el cliente de la auditora. Oficialmente, en el caso
de una auditora externa, el informe de la auditora es propiedad del cliente de la auditora.

FORMATOS DE APOYO
Formato del informe de auditora:

INFORME DE AUDITORA
rea: Auditora no.: Fecha:
 Personal auditado y puesto:

Objetivo de la auditora:
Alcance de la auditora:
Criterios de la auditora:
Documentos de referencia:
Equipo auditor
Auditor lder:
Auditores:

Tiempo de ejecucin:
Resumen de hallazgos de la auditora:

Conclusiones:

Notas:

Firmas de aprobacin:
Equipo auditor: Personal auditado:

5.1.7 FINALIZACIN DE LA AUDITORA

La auditora finaliza con la distribucin del informe de la auditora, una vez

realizadas todas las actividades incluidas en el plan de auditora. Las partes involucradas se
deberan poner de acuerdo en el destino de la documentacin de apoyo y sustento, y la
confidencialidad de la auditora.
 5.8 REALIZACIN DE LAS ACTIVIDADES DE SEGUIMIENTO DE LA
AUDITORA

Como ya se ha hecho mencin, las actividades de seguimiento de la auditora

procede que lo haga el mismo equipo auditor si estn dentro del alcance de la auditora. Se
identifican las acciones preventivas, correctivas y de mejora, se determina el tiempo de su
adopcin y se les da seguimiento. Debera verificarse si se implementaron las acciones y su
eficacia. Esta verificacin puede ser parte de una auditora posterior.

Realizacin de las actividades

Si el resultado Finalizacin de la auditora
es favorable, se pueden usar los resultados de lade auditora como
seguimiento de herramienta
la auditora
de mercadotecnia.

El tipo mas comn de auditora de tercera parte es la que se realiza para obtener la
certificacin ISO 9001:2000 (tambin se usa el trmino de registro en lugar de
certificacin).

En el caso de las industrias sujetas a regulacin, como las plantas nucleares, son
representantes del gobierno quienes auditen las operaciones, para garantizar la seguridad
pblica.
Caso prctico ()