contratacin

administrativa
Aunque forma parte de la gestin financiera, por la importancia que tiene en
la ejecucin del presupuesto de gastos, la contratacin administrativa merece
que se le dedique su propio apartado.

No obstante, al ser la contratacin administrativa un procedimiento utilizado

por las Administraciones Pblicas para hacer efectiva la ejecucin de gran parte
de los trabajos que no pueden ser realizados por ellas mismas, su mbito de 57
aplicacin es ciertamente amplio, y por ello, no es objeto de este apartado el
estudio de todas sus posibles variantes, sino el acercamiento a aquellos tipos
de contratos o las fases del procedimiento que particularmente resultan ms
relevantes para la produccin de una exposicin.

Adems, y dado que es habitual la preparacin simultnea de varias exposiciones

que generan numerosos contratos, se vern dos herramientas que permitirn
organizar en el tiempo todos esos contratos. Dichas herramientas son: el
calendario de contratacin, y la ficha de seguimiento de expedientes.

Una vez finalizada la exposicin, ser importante realizar una memoria

econmica que refleje los gastos realizados a travs tanto de los expedientes
de contratacin como de las dems formas de gasto.

Tambin ser importante el correcto archivado de todos los expedientes de

gasto, no slo porque constituyen, desde el punto de vista econmico, la
memoria histrica de la exposicin, sino tambin porque son documentos
susceptibles de ser reclamados por la IGAE para ser sometidos a un ltimo
control interno en su auditoria anual.

regulacin de los contratos

clasificacin de los contratos
expedientes de contratacin
seguimiento de expedientes
calendario de contratacin
memoria econmica y archivo
 regulacin de los contratos
La contratacin administrativa se regula en:

Real Decreto Legislativo 2/2000, por el que se aprueba el texto

refundido de la Ley de Contratos de las Administraciones Pblicas.
Reglamento General de la Ley de Contratos, aprobado por el Real
Decreto 1098/2001.
Su mbito de aplicacin, como indica su ttulo, se extiende a todas las
Administraciones Pblicas y su contenido es aplicable a la realizacin de un
gran nmero de actividades.

58 clasificacin de los contratos

Explicada en el apartado dedicado a los convenios la diferencia existente
entre estos y los contratos, pasamos a ver brevemente una clasificacin de los
diferentes tipos de contratos que se pueden realizar:

Por el objeto del contrato. Los contratos que celebra la Administracin se

dividen en dos grandes grupos (art. 5 Ley de Contratos):

Contratos administrativos. Con algunas excepciones indicadas en la Ley,

se consideran contratos administrativos aquellos cuyo objeto directo es:
La ejecucin de obras.
Por ejemplo la construccin de una carretera.
La gestin de servicios pblicos.
Por ejemplo la concesin de un servicio de cafetera en un edificio
pblico.
La realizacin de suministros.
Por ejemplo la fabricacin de vitrinas para una exposicin.
Los trabajos de consultora y asistencia.
Por ejemplo la contratacin de los trabajos del comisariado de una
exposicin.
La realizacin de servicios.
Por ejemplo el embalaje y transporte de objetos para una exposicin.
Son por tanto los contratos administrativos, sobre todo los indicados en tres
ltimos apartados, los que habitualmente utilizaremos para la produccin
de una exposicin.
Contratos privados. Son aquellos no incluidos en los apartados
anteriores.
 Por el procedimiento de adjudicacin. Regulado en el art. 73 de la Ley de
Contratos, los contratos podrn adjudicarse por procedimiento:

Abierto, en el que todo empresario interesado puede presentar una

proposicin.
Restringido, en el que solo podrn presentar proposicin los
empresarios seleccionados por la Administracin, previa solicitud de
los mismos.
Negociado, en el que el contrato se adjudicar al empresario
justificadamente elegido por la Administracin, previa consulta
y negociacin con uno o varios empresarios. En este caso slo
podrn presentar proposiciones los empresarios invitados por la
Administracin. No es un procedimiento habitual de contratacin y su
utilizacin esta reservada a los supuestos enumerados en la Ley.
Por la forma de adjudicacin. Regulado en el art. 74 de la Ley de Contratos, 59
las formas de adjudicacin de un contrato son:

El concurso, en el que la adjudicacin recaer en el licitador que en

su conjunto haga la proposicin ms ventajosa, teniendo en cuenta
no slo su oferta econmica sino todos los criterios que se hayan
establecido en el pliego de clusulas administrativas particulares.
La subasta, en la que la adjudicacin recaer en el licitador que oferte
el precio ms bajo.
Tanto en el caso de los contratos adjudicados por subasta como por concurso,
el procedimiento de adjudicacin utilizado puede ser el abierto o el restringido,
nunca el negociado.

Contratos menores. Regulados en el artculo 56 de la Ley de Contratos,

constituyen una excepcin porque no se ajustan ni a los procedimientos ni a las
formas establecidas en la Ley de Contratos, ya que se definen exclusivamente
por su cuanta (actualmente no pueden exceder de 12.020,24 en el caso de
los contratos de suministros, de consultora y asistencia y en los de servicios). La
tramitacin de su expediente puede realizarse nicamente con la aprobacin del
gasto y la factura, pero si es necesario, pueden llevar un pliego de prescripciones
tcnicas en el que se definan las caractersticas del trabajo a realizar por el
contratista, y adems pedirse oferta a varios empresarios. Su objeto es la
agilizacin de los expedientes de contratacin de pequeos trabajos.

Segn la clasificacin anterior, en la gestin de exposiciones, los contratos ms

utilizados por su objeto son los de consultora y asistencia y los de servicios,


Ver apartado Expediente de contratacin

Cuanta vigente en la fecha de edicin de esta publicacin. Las cuantas podrn ser modificadas en
Consejo de Ministros, mediante Real Decreto, tal y como se establece en la Disposicin adicional
primera de la Ley de Contratos.
 y en alguna ocasin el de suministro. Hay veces en que este objeto contiene
prestaciones que afectan a ms de un tipo de contratos, son los llamados
contratos mixtos, en este caso el contrato se clasificara en funcin del objeto
que tenga un mayor peso en la contratacin y se regulara por las normas que le
fueran de aplicacin. Por ejemplo, si slo es necesaria la construccin de vitrinas
para un determinado montaje, estaramos ante un contrato de suministro de
fabricacin, pero si se trata de un proyecto ms amplio que incluye adems el
montaje de paneles, la instalacin de la iluminacin y la colocacin de la grfica
estaramos ante un contrato de servicios.

Cuando el importe del trabajo es inferior a los 12.020,24, se tramitarn

como contratos menores pero, si se supera este importe, la forma normal de
adjudicacin ser el concurso con procedimiento abierto cuya tramitacin es
mucho ms larga y complicada. El procedimiento negociado puede utilizarse
en los contratos de consultora y asistencia y los de servicios, nicamente en
60 los supuestos establecidos en los art. 209 y 210 de la Ley de Contratos, pero
es muy til y utilizado en el caso de los contratos con presupuesto inferior a los
30.050,61 (ver nota n5) (art. 210h), en los que habr concurrencia de ofertas
con la invitacin de un mnimo de tres empresas, y tambin en el supuesto que
establece su utilizacin cuando por razones tcnicas o artsticas o relacionadas
con la proteccin de derechos exclusivos tan slo puede encomendarse el objeto
del contrato a un nico empresario(art. 210b).

expediente de contratacin
La preparacin de un contrato conlleva una serie de documentos que vienen
a conformar lo que llamamos expediente de contratacin. Su tramitacin
ser ms o menos compleja segn el procedimiento y la forma tramitacin del
contrato que utilicemos. Siempre ser ms complicada y larga la tramitacin de
un concurso pblico que la de un procedimiento negociado, y la de ste ser
ms que la tramitacin de un contrato menor que como ya indicamos, es una
excepcin por la simplicidad en su tramitacin. No obstante los documentos
ms importantes que conformarn este expediente tanto de un concurso como
de un procedimiento negociado son:

Certificado de insuficiencia de medios.

Memoria explicativa.
Pliego de Clusulas Administrativas Particulares.
Pliego de Prescripciones Tcnicas.
Anuncio de la licitacin en el BOE, o solicitud de ofertas.
Ofertas presentadas.
Resolucin de adjudicacin.
 Contrato.
Recepcin del trabajo.

Certificado de insuficiencia de medios
Regulado por el art. 202 de la Ley de Contratos para los contratos de consultora
y asistencia y los de servicios, es el documento en el que la autoridad competente
certifica la falta de medios humanos y tcnicos existentes dentro de la propia
Administracin para hacer el trabajo objeto del contrato as como la no
conveniencia de su ampliacin y por tanto la necesidad de contratarlo fuera.

Memoria explicativa
Es el documento en el que el rgano de contratacin justifica la necesidad de
la misma. Adems de hacer una breve resea sobre el objeto de la exposicin 61
a celebrar y sus motivos, se informa de los siguientes datos tcnicos:

objeto del contrato (montaje, transporte..).

precio mximo de dicho contrato sobre el que se realizarn las ofertas
de las empresas.
tipo de procedimiento que se utilizar para contratar (procedimiento
abierto, restringido o negociado).
forma de contratacin (concurso, subasta).
aplicacin presupuestaria a la que se imputar el gasto.
Su tramitacin da lugar a la emisin del documento contable RC (retencin de
crdito).

Pliego de Clusulas Administrativas Particulares
Regulado en el art. 49 de la Ley de Contratos, y desarrollado en el art. 67 de su
Reglamento, el pliego de clusulas administrativas particulares es el documento
donde se formalizan los derechos y obligaciones que asumirn las partes del
contrato y en l se hace constar todos los datos concretos del mismo. Ser
redactado por el servicio competente y aprobado por el rgano de contratacin
previo informe del Servicio Jurdico sobre su adecuacin a la legalidad. Asimismo,
en los casos legalmente establecidos, el pliego es sometido a fiscalizacin previa
de la Intervencin, que debe informar sobre su idoneidad desde el punto de
vista de la legalidad presupuestaria.

Deber contener con carcter general, entre otros, los siguientes datos:

Definicin del objeto del contrato.

Rgimen jurdico.
Presupuesto del contrato.
 Plazo de duracin.
Procedimiento y forma de adjudicacin.
Documentos a presentar por los licitadores.
Criterios de valoracin con los cuales se puntuar la oferta presentada
por las empresas.
Derechos y obligaciones de las partes.
Referencia al rgimen de pagos.
Plazo de garanta.
Su aprobacin da lugar a la emisin del documento contable A (aprobacin
del gasto).

62
Pliego de prescripciones tcnicas
Regulado en el art. 51 de la Ley de Contratos y desarrollado en el art. 68 de su
Reglamento, es el documento en el que se recogen todos los datos relativos al
trabajo objeto del contrato y contendr, al menos, los siguientes extremos:

Caractersticas tcnicas que deben de reunir los bienes o prestaciones

del contrato.
Si se trata de un suministro: precio de cada una de las unidades en que
se descompone el presupuesto y nmero estimado de las unidades a
suministrar.
En su caso, requisitos, modalidades y caractersticas tcnicas de las
variantes.
Este es el documento de mayor inters prctico por su contenido especfico, ya
que en l se describe detalladamente el trabajo que deber realizar la empresa
adjudicataria del mismo. Es por tanto el documento base que van a tener las
empresas para valorar en primer lugar, si tienen capacidad para su realizacin,
y de tenerla, si les interesa o no hacerlo. De interesarles, ser tambin la base
para presentar su oferta tanto tcnica como econmica.

En primer lugar contendr una informacin que ser comn para cualquier
pliego, independientemente del objeto del contrato:

Lugar y fechas previstas para la celebracin de la exposicin.

Plazo mximo de entrega del trabajo.
Precio mximo del contrato.
Y en segundo lugar, la informacin especfica que corresponda al trabajos
objeto del contrato, esto es:


Se detalla en el Anexo de Gestin Econmica
 Comisariado.
Diseo del montaje.
Diseo del catlogo.
Edicin del catlogo.
Montaje y desmontaje.
Contratacin del seguro.
Embalaje y transporte de las piezas.
Etc...

Anuncio de la licitacin en el BOE, o solicitud de ofertas
Todos los procedimientos para la adjudicacin de los contratos se anunciarn
en el BOE, con excepcin de los procedimientos negociados, aunque stos
63
tambin sern objeto de anuncio en los casos previstos en el art. 203 de la Ley
de Contratos, se entienden tambin excluidos los contratos menores. En el caso
de utilizar un procedimiento negociado sin publicidad ser necesaria solicitar
la oferta, como mnimo, a tres empresas capacitadas para la realizacin del
objeto del contrato.

Ofertas presentadas
Constituyen los documentos donde las empresas presentan:

La documentacin que acredita, conforme se establece en los

artculos 15 al 24 de la Ley de Contratos, la capacidad de obrar y la
solvencia tcnica y econmica de una empresa para contratar con la
Administracin (no es necesaria en los contratos menores).
Su oferta tcnica.
Su oferta econmica.
Comprobado que una empresa cumple con todos los requisitos para contratar,
sta se admite a licitacin. Su oferta tcnica se puntuar conforme a los
criterios de valoracin establecidos en el pliego de clusulas administrativas
particulares del contrato (en el caso de un concurso pblico o un procedimiento
negociado), y por ltimo se puntuar su oferta econmica, proponindose como
adjudicataria a aquella que obtenga la puntuacin ms alta una vez sumadas
todas la puntuaciones parciales.

Resolucin de adjudicacin
Es el documento emitido por el rgano de contratacin competente a travs del
cual se perfecciona el contrato, esto es, se establece la empresa adjudicataria del
mismo, cualquiera que haya sido el procedimiento o la forma de adjudicacin
utilizados.
 Contablemente da lugar a la emisin del documento D (compromiso o
disposicin del gasto ante un tercero).

El contrato
Es el documento administrativo en el que se formaliza la adjudicacin, a l se
adjuntan los pliegos de clusulas administrativas particulares y de prescripciones
tcnicas que han formado parte de la contratacin, siendo todos ellos firmados
tanto por el rgano de contratacin como por el representante de la empresa
adjudicataria.

Recepcin del trabajo
Con carcter general, el contratista tendr derecho al abono de su trabajo una
vez realizado ste (excepcionalmente pueden contemplarse abonos a cuenta)
64 y previa certificacin por parte de la Administracin de su conformidad con
el mismo. Una vez el trabajo sea recepcionado y conforme, el contrato se
entender cumplido y el contratista podr emitir factura para proceder al pago
del mismo.
Contablemente, la acreditacin de que el trabajo ha sido realizado da lugar
al documento O (reconocimiento de la obligacin) y al documento contable
K (ordenacin del pago) que posibilita el pago material y la extincin de la
obligacin de la Administracin ante un tercero.

seguimiento de expedientes
A lo largo de todo el proceso que supone la produccin de exposiciones, es
normal encontrarse con que en un momento determinado y simultneamente,
se tengan que tramitar una gran variedad de gastos relativos a una misma
exposicin, e incluso, de varias exposiciones a la vez. Debido a esto, los trmites
de por s numerosos que conlleva un expediente se multiplican por cada uno
de los contratos que es necesario realizar, siendo difcil saber en que momento
de tramitacin se encuentra cada uno de ellos.

Para mantener ordenados y actualizados los datos de cada contrato, puede

resultar til crear una ficha de seguimiento de expedientes para cada exposicin,
que informe del estado de cada uno y alerte en el caso de que no se estn
cumpliendo los plazos previstos al objeto de tomar las medidas oportunas.
65
 calendario de contratacin
Dado que el periodo de preparacin de una exposicin suele ser bastante largo,
si a ello se le aade la gran cantidad de trabajos a contratar, los diferentes
procedimientos de contratacin utilizados, y por tanto los diferentes tiempos
de tramitacin, puede resultar muy prctico, con un objetivo complementario
a la ficha de seguimiento de expedientes, la creacin de un calendario de
contratacin.

Si se estn preparando varias exposiciones a la vez, puede realizarse un

calendario independiente para cada una de ellas. El calendario de contratacin
vendr a ser una gua terica para la tramitacin de los diferentes contratos, que
aunque no siempre ser fcil cumplir, resultar de gran utilidad para organizar
y tener una referencia temporal de cada trabajo individualmente y de todos
en su conjunto.
66
Para su elaboracin se tendrn en cuenta dos factores:

Interrelacin entre los diferentes trabajos
Esta interrelacin condiciona el orden de contratacin, no se puede por ejemplo
editar un catlogo sin tener adjudicado su diseo. Teniendo en cuenta esto,
se realizar con tiempo suficiente la tramitacin de un contrato para que no
interfiera en la posterior tramitacin de los dems. Veamos grficamente esta
interrelacin:

CONTRATOS INTERRELACIONADOS

PROYECTO DEL COMISARIO

PRESTADORES *
(Listado de Piezas)

DISEO DE LA EXPOSICIN DISEO CATLOGO

EMBALAJE Y
MONTAJE Y DESMONTAJE EDICIN SEGURO
TRANSPORTE

[* El listado definitivo de piezas, derivado del proyecto del comisario, es una informacin esencial para
ejecutar las contrataciones]

Tipo de contrato que debe tramitarse en cada caso
La estimacin de costes as como el objeto del contrato, proporcionan la
informacin fundamental para elegir el tipo de procedimiento y la forma de
adjudicacin que habr que utilizar para cada contrato. Una vez se sepa esto,
y segn los tiempos utilizados en cada centro de trabajo, se puede estimar lo
que puede tardar su tramitacin.

A partir de ah, se puede elaborar el calendario de contratacin donde se

establecer desde la fecha de inicio de los expedientes hasta las fechas en que
se estima que stos estarn adjudicados y ejecutados. As mismo, se pueden
establecer las fechas tope en que el coordinador tcnico de la exposicin facilitar
la informacin necesaria para comenzar las contrataciones, especialmente, la
entrega del listado definitivo de obras de la exposicin.

Aunque es habitual que parte de las contrataciones se solapen en el tiempo, el 67

orden cronolgico de las ms importantes sera el siguiente:

Contrato de comisariado.
Se establece la fecha tope de entrega por parte del comisario del proyecto
definitivo de la exposicin. Sabiendo cundo debe entregarse el trabajo y
cunto tiempo se le va a dar al comisario para hacerlo, se puede calcular
hacia atrs cundo debe empezarse la tramitacin del contrato.
Una vez se tiene el proyecto expositivo se establece la fecha tope en que los
prestadores deben contestar a la solicitud de prstamo, con el fin de que se
confeccione y entregue el listado definitivo de los objetos a exponer. Se inician
los trmites para contratar los trabajos de:

Diseo del montaje de la exposicin

Diseo del catlogo
Los diseadores pueden comenzar a trabajar con el listado provisional de objetos
solicitado por el comisariado.

Una vez entregados los proyectos de diseo de la exposicin y de catlogo, y

el listado definitivo de objetos, se inician los contratos de:

Montaje y desmontaje de la exposicin.

Impresin del catlogo.
Con ese mismo listado definitivo de objetos, es posible iniciar tambin los
trmites para la contratacin del:

Seguro.
En este caso es necesario contar adems con la valoracin de los objetos
dadas por los prestadores. Se tramitar con tiempo suficiente para que la
 pliza se encuentre vigente en el momento en que debe iniciarse el embalaje
y transporte de los objetos.
Embalaje y transporte.

memoria econmica y archivo

Una vez ejecutados y liquidados todos los gastos que ha supuesto la produccin
de una exposicin, es importante la realizacin de una memoria econmica en
la que se reflejen todos ellos, tanto los que han sido fruto de un expediente de
contratacin como del resto de formas de gasto. En este informe se establecer
su coste total y su distribucin por partidas. Cuando se trate de una exposicin
de produccin compartida con otra institucin se incluirn tambin en el informe
todos los datos correspondientes a su gestin.
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A partir de los datos objetivos recogidos en el informe, se podr realizar
un anlisis de resultados, comparando el coste final con las estimaciones
realizadas al comienzo, al objeto de comprobar si se han producido desviaciones
significativas sobre el presupuesto inicialmente estimado. Cuando as ocurra,
el estudio de estas desviaciones y de los motivos que las causaron, servir a su
vez para revisar y actualizar los criterios a utilizar en las estimaciones futuras.

En lo que se refiere al archivo de la exposicin, resulta muy importante el

correcto archivo de todos los expedientes de gasto producidos, no solo porque
constituyen, desde el punto de vista econmico, la memoria histrica de la
exposicin, sino porque son documentos susceptibles de ser reclamados por
la Intervencin, para ser sometidos, dentro del control financiero permanente
que esta ejerce, a un ltimo control interno en la auditoria anual que debe
realizarse en cada Organismo de la Administracin del Estado, en la que se
verifica mediante la aplicacin de procedimientos de revisin selectivos y con
posterioridad a su realizacin, la actividad econmica-financiera del sector
pblico estatal.
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