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OUTSOURCING LOGISTICO

El rea de la logstica ha evolucionado de forma continua desde su concepcin como una mera funcin de
transporte y distribucin hasta una disciplina mucho ms amplia que abarca las cadena de produccin y
abastecimiento.

El outsourcing logstico es la delegacin de toda o parte de la actividad logstica de una compaa a otra
especializada. La compaa proveedora del servicio es la que aporta su experiencia y habilidad para realizar
una administracin eficaz y eficiente de la actividad traspasada.

Entre las actividades asociadas al concepto de logstica, aportadas por un proveedor del servicio se pueden
mencionar el reparto de mercancas, el transporte de larga distancia, el almacenaje, la gestin de
preparacin de pedidos, la gestin de existencias y suministros (inventarios), etc. La clave para el
desempeo de estas actividades ser el desarrollo de sistemas de informacin y el ptimo desempeo de
la gestin.

Las necesidades de las empresas en materia de outsourcing logstico, se encuentran incluidas, por lo
general, en los principales eslabones de la cadena de suministro de la empresa, tales como:

- Proveedor (compras)
- Almacn de inputs
- Planta de produccin
- Almacn de output
- Cliente (ventas)

Los componentes de esta cadena de abastecimiento pueden presentar diferentes variedades en funcin
del tipo de empresas de que se trate. A lo largo de esa cadena de abastecimiento, las mercancas sufren
una serie de operaciones fsicas y servicios complementarios (antes, durante y despus de su proceso de
transformacin), operaciones que conllevan a su vez procesos de tratamiento y transmisin de
informacin. Esas actividades logsticas implican tres mbitos de la actividad empresarial:

Las infraestructuras: almacenes, medios de transporte, etc.


Los procesos: mtodos de organizacin, sistemas de informacin, ordenadores, etc.
La organizacin: equipos de personas implicadas en la logstica de la empresa.

No cabe duda que ni la infraestructura ni los procesos tienen la capacidad de pensar, de manera que la
clave est en la organizacin, que es quien decide la planificacin, la implementacin y la prctica de la
mejora continua de las actividades logsticas. En un marco cada vez ms competitivo, se incrementa la
presin por mejorar el servicio al cliente a la vez que se persigue la reduccin de costos, aspectos que se
pueden alcanzar gracias a una mejora de la actividad logstica.

En este contexto, la logstica es un sistema con actividades interdependientes que puede variar de una
organizacin a otra, pero que por lo general incluye las siguientes tareas:

Operaciones fsicas:
Transporte
Almacenaje:
- Manipulacin de recepcin (descarga)
- Fraccionamiento
- Clasificacin
- Ubicacin
- Pesaje
- Preparacin de pedidos
- Expedicin (carga)
Complementarias:
- Etiquetado
Embalaje
Facturacin
Cobros
Operaciones de gestin:
Organizacin de rutas
Gestiones aduaneras (internacional)
Controles de cantidad
Gestin de stocks
Gestin de caducidades de productos
Tratamiento de la informacin:
Documentacin generada por remitentes
Documentacin generada por destinatarios
Informacin utilizada por el operador logstico
Sistemas de transmisin de la informacin
Soporte papel
Soporte informtico.

FACTORES EN LA ELECCIN DEL PROVEEDOR DE OUTSOURCING LOGSTICO.

- El incremento de la calidad del servicio (disminucin de plazos de entrega y mayor


cumplimiento de stos).
- La disminucin de costos.
- Las reducciones de stock.
- La reduccin del personal administrativo.
- La reduccin del riesgo de inversin.
- La obtencin de una mayor y mejor calidad de informacin.
- Su productividad
- El nivel tcnico
- La calidad del servicio que ofrece
- Su capacidad de gestin y organizacin.
- Es importante observar en el suministro de informacin; la tecnologa que aplica y como
se desarrolla su sistemas de informacin, as como el nmero de redes que posea, dnde
estn localizadas y su capacidad.
FASES EN LA ELECCIN DEL PROVEEDOR DE OUTSOURCING LOGSTICO

a) Fase preparatoria.
Lo primero es tener bien claro que es lo que la empresa mejor sabe hacer, cuales son
las actividades que la empresa seguir realizando en sus instalaciones y en las cuales
centrar sus esfuerzos para generar valor agregado, satisfaciendo las necesidades de
sus clientes.
Se debe contar con la participacin de la alta administracin, ello es importante como
fuente de ideas y de impulso al proyecto, del mismo modo se debe formar un equipo
interno con conocimiento amplio de los procesos y productos de la empresa.
Se debe identificar cual es la actividad que deber ser realizada por el prestador de
servicio de outsourcing, as como el costo que significa esta al ser realizadas por la
empresa as como tener en claro cuales son las caractersticas de desarrollo de la
actividad.
Para lograr que el operador logstico prepare una cotizacin aceptable, lo mejor es
realizar un requerimiento de propuesta de outsourcing indicando todas las
especificaciones del servicio de outsourcing solicitado y las espectativas de performance,
facilitando los datos especficos de requerimientos, caractersticas, procesos, plazos, etc.,
con los que el proveedor de servicio necesite familiarizarse. Los requerimientos
especficos de la empresa se diferenciarn de otras compaas y como proveedor de
servicios, la empresa de outsourcing logstico debe estar informada de todo lo que
concierne a sus productos y a sus necesidades. La informacin suministrada debe ser
completa y detallada, evitndose as malentendidos y eliminando ofertas innecesarias de
operadores no calificados o que no corresponden con los criterios de seleccin. Lo ms
importante es que en este documento quede claro que es lo que el proveedor debe hacer
y los alcances de lo que debe hacer.
b) Fase investigativa.
Partiendo de la base de que la empresa ha establecido el tipo de especializacin que
requieren sus productos, hay que iniciar el proceso de investigacin de todos y cada uno
de los operadores logsticos que pueden ser de inters para, posteriormente, iniciar la
evaluacin que permitir tomar la decisin final sobre qu operador va a dar el mejor
servicio. Por tanto, hay que determinar si la empresa logstica est interesada en el
negocio propuesto, si tiene la habilidad competente para manejar los procesos,
productos, atender a las necesidades, si cuenta con el espacio suficiente y apropiado,
etc.
c) Fase de evaluacin
Costos. Se debe comparar los costos que genera la actividad al ser realizada
dentro de las empresas frente al costo del outsourcing en el sector y los servicios
correspondientes. Hacer a la vez un anlisis cualitativo estratgico de la
conveniencia de cada posible proveedor de outsourcing.
Referencias. Puede consultarse a otras empresas que vienen trabajando con el
operador escogido.
Estabilidad Financiera. Hay que conocer la situacin financiera del operador,
chequeando las referencias bancarias, los transportistas con los que tienen
contrato, as como sus clientes.
Sanidad. La limpieza y el mantenimiento de las instalaciones del operador son los
indicadores importantes de la calidad del servicio.
Instalaciones. Debe conocerse si las instalaciones del operador estn
preparadas para recibir, manipular y almacenar las mercancas y productos que
se le van a encomendar.

Capacidad de Distribucin. Flota de vehculos para la distribucin y disposicin


de stos.
Tecnologa. El procesamiento de datos y los sistemas de informacin son
indispensables para que el operador pueda establecer una comunicacin gil y
rpida con los clientes, el proveedor de servicio de outsourcing debe invertir
constantemente en tecnologa y contar con los mejores profesionales (formados
en esas tecnologas), disponer de ltimas versiones de equipos fsicos y
aplicaciones de software, contar con certificaciones de calidad y seguridad de
organizaciones reconocidas, programar charlas mensuales de capacitacin al
personal, etc.
Seguridad. El operador debe estar totalmente cubierto en materia de
responsabilidad y seguros, contar con procedimientos para asegurar la
confidencialidad, integridad y disponibilidad de la informacin (copia peridica de
informacin, control de los accesos a los sistemas de informacin, etc.), as como
procedimientos de seguridad relativos a las instalaciones donde residen los
equipos fsicos (procedimientos de acceso, proteccin contra el fuego, etc.) y de
contingencia ante desastres.

ASPECTOS A CONSIDERAR EN EL CONTRATO DE OUTSOURCING

El contrato es un documento de carcter legal donde se debe establecer claramente las responsabilidades
de ambas partes, no slo del nivel de servicio actual sino tambin del nivel de servicio futuro.

Al contratar el servicio de outsourcing se debe acordar claramente el nivel de servicio requerido, ste
define el mbito de aplicacin del servicio (operacin, mantenimiento, desarrollo, etc) que debe satisfacer
el proveedor de servicios de outsourcing. Un buen acuerdo de nivel de servicio debe incluir los indicadores
y mtricas que reflejen la calidad del servicio prestado.

Todo outsourcing como toda actividad empresarial, debe auto exigirse una evolucin tecnolgica en el
tiempo. Es decir debe mejorar en sus estndares de calidad y eficiencia en el tiempo en especial con el uso
de nuevas tecnologas. Por ello los contratos de outsourcing no deben considerar a los procesos y
tecnologas como estticos. Mas bien los contratos de outsourcing deben considerar mejoras a lo largo del
tiempo a partir del uso de nuevas tecnologas o nuevas formas de realizar el trabajo. Por ejemplo se debe
considerar que para un plazo determinado, se deba mejorar los sistemas de informacin, indicando que la
informacin proporcionada por el proveedor del servicio de outsourcing sea manejados en tiempo real por
internet. Asimismo por factores de productividad y metas realizadas se deben contemplar una
modificacin en los honorarios pactados. De esta manera estratgicamente la empresa se mantendr
competitiva frente a otras y los outsourcings tambin, habr una sinergia de aprendizaje que podr ser
aplicado en otros clientes.

As mismo se debe estipular las condiciones de la cesin de los activos acordados entre la empresa
contratante y el prestador de servicio de outsourcing, tanto al inicio del contrato como al finalizar el
mismo, para su recuperacin.

En el contrato se debe estipular la duracin del mismo, en el sector privado tiene una duracin no menor a
5 7 aos.

Se debe definir el plan de pagos, estableciendo la forma en que se remunerar el servicio, teniendo en
cuenta que cada pago podr tener una componente de costo de carcter fijo y otra variable, en funcin del
nivel de servicio. As, en los contratos se puede establecer los siguientes tipos de pagos: Precio fijo, precio
variable (por unidad de uso), precio mixto (parte fija y parte variable).

Se debe definir la finalizacin del contrato, as como establecer condiciones en caso la resolucin del
mismo antes de cumplirse el plazo acordado, as como los perodos de preaviso.