Captulo 9

GESTION DE REPUESTOS

Introduccin

Hoy en da el grado de automatizacin en la industria en general es enorme. La

mano de obra se ha visto as reducida casi a la mnima expresin a la vez que
han aparecido en escena mquinas y equipos que realizan el trabajo de manera
casi inagotable. Una de las consecuencias que esta situacin provoca es que la
gestin de activos fsicos de la planta se convierte en un rea estratgica de
primer orden. Es imprescindible mantener una funcionalidad correcta de los
equipos para obtener unos niveles de produccin, seguridad y calidad de acuerdo
a los objetivos establecidos. Tenga en cuenta que incluso hoy en da esta
situacin se agrava en tanto en cuanto los stocks intermedios de produccin se
han visto reducidos igualmente y as, las paradas por avera de las lneas de
produccin afectan casi de manera directa al cliente final que advierte el retraso
en la entrega de sus pedidos. Es evidente que debemos evitar siempre este tipo
de situaciones tratando de minimizar el tiempo de parada no planificada de
nuestras lneas de produccin. Una de las herramientas a nuestro alcance es
el correcto anlisis y gestin del almacn de repuestos. El objetivo de dicho
anlisis es llegar al punto de equilibrio entre dos intereses claramente
enfrentados, a saber, tcnico y econmico.
Partir de una idea que defina la causa de nuestra necesidad es de vital
importancia como se ver a continuacin. El hecho de mantener un determinado
stock de un conjunto de repuestos y consumibles debe originarse a partir de una
necesidad y con un objetivo claramente definido. Algunas personas podrn
apuntar que los repuestos son necesarios para mantener la continuidad de
la produccin, otras pueden indicar que son necesarios para evitar en la
planta paradas de larga duracin, para regenerar la funcionalidad de los
equipos, para optimizar el coste de la reposicin de materiales consumibles
de precio variable o simplemente para evitar plazos de entrega que en
algunas ocasiones pueden llegar a ser extremadamente largos.
No obstante podemos reunir todas estas respuestas apuntando que el
objetivo fundamental de los repuestos de almacn es el de apoyar y dar
soporte a las tareas llevadas a cabo por los departamentos de
Mantenimiento y Produccin ya sean stas programadas o no.

Las reas de almacenamiento son de gran importancia para la rpida solucin de

reparaciones

Esta definicin es importante, marcando este objetivo queda claramente

definida la poltica de gestin del repuesto. En una industria donde cada
hora que pasa sin producir tiene un costo muy elevado, es totalmente
inadmisible que puedan provocarse averas o paradas de larga duracin por
la falta de un repuesto y ste, segn queda definido de forma implcita en el
objetivo marcado, debe gestionarse ms como una necesidad tradicionales
y de dar soporte a ciertas tareas que con otras tcnicas de gestin
encaminadas hacia la optimizacin econmica de los inventarios en las que
se adquirieren lotes de repuestos bajo objetivos puramente econmicos,
definiendo siempre el nmero de unidades requeridas segn la demanda
que de los mismos sea necesaria en la planta y olvidando el verdadero origen
de la demanda de los repuestos.
As pues, la dependencia que la produccin tiene de forma directa con el buen
funcionamiento de los equipos y el incremento del nmero de repuestos que
stos precisan ha provocado el aumento del coste del stock de repuestos
almacenados, convirtindose as en una fabulosa inversin de varios millones de
euros. Todo equipo o parte de alguna mquina susceptible de provocar un fallo
crtico ser respaldado con su correspondiente repuesto de almacn, aunque
algunos de ellos no sern usados jams. Es totalmente comprensible que esta
importante inversin se convierta en el punto de mira de la direccin de la
empresa fijndose entonces una serie de objetivos cuyo fin sea la reduccin del
capital inmovilizado que representa. Es normal as encontrar que todo repuesto
no usado en los ltimos aos se ha retirado del stock o que un elemento se ha
dejado de reponer porque no tiene una demanda peridica regular o importante,
provocando a veces el incremento del coste del repuesto motivado por su compra
urgente, por ejemplo.

La produccin industrial depende directamente del buen funcionamiento de equipos y

maquinaria
Cul debe ser entonces la poltica adecuada para la gestin del repuesto?

El sistema que permita definir nuestros requerimientos de repuestos debe estar

determinado a partir de nuestros requerimientos de mantenimiento.

Objetivos del almacn de repuestos

Garantizar el suministro continuo y oportuno de los materiales y

medios de produccin requeridos para asegurar los servicios de
forma ininterrumpida y rtmica.
La Gestin de Almacenes se sita en el Mapa de Procesos Logsticos
entre la Gestin de Existencias y el Proceso de Gestin de Pedidos y
Distribucin. De esta manera el mbito de responsabilidad (en cuya
ampliacin recae la evolucin conceptual del almacenamiento) del rea
de almacenes nace en la recepcin de la unidad fsica en las propias
instalaciones y se extiende hasta el mantenimiento del mismo en las
mejores condiciones para su posterior tratamiento.
Rapidez de entregas
Fiabilidad
Reduccin de costes
Maximizacin del volumen disponible
Minimizacin de las operaciones de manipulacin y transporte
El comn interrogante que se genera luego de conocer los procesos del mapa
logstico es:
Qu funciones corresponden a la Gestin de Inventarios (gestin de
existencias) y que a la Gestin de Almacenes?.

La siguiente grfica despeja con exactitud el interrogante.

Basado en: Manual Prctico de Logstica - PriceWaterhouseCoopers

Vale la pena recordar que la funcin de la Gestin de Almacenes termina cundo
las unidades pasan a ser pedido, a partir de entonces la responsabilidad pasa a la
Gestin de Pedidos y distribucin.

Clasificacin de inventarios

a. Inventario Perpetuo o permanente:

 Es el que se lleva en continuo acuerdo con las existencias en el almacn,
por medio de un registro detallado que puede servir tambin como mayor
auxiliar, donde se llevan los importes en unidades monetarias y las
cantidades fsicas.A intervalos cortos, se toma el inventario de las
diferentes secciones del almacn y se ajustan las cantidades o los
importes o ambos, cuando es necesario, de acuerdo con la cuenta fsica.
Los registros perpetuos son tiles para preparar los estados financieros
mensuales, trimestral o provisionalmente.

El sistema perpetuo ofrece un alto grado de control, porque los registros

de inventario estn siempre actualizados. Anteriormente, los negocios
utilizaban el sistema perpetuo principalmente para los inventarios de alto
costo unitario, como las joyas y los automviles; hoy da con este mtodo
los administradores pueden tomar mejores decisiones acerca de las
cantidades a comprar, los precios a pagar por el inventario, la fijacin de
precios al cliente y los trminos de venta a ofrecer.

b. Inventario peridico o Inventario Intermitente:

Este inventario es generalmente utilizado por empresas pequeas y

medianas y tiene dos caractersticas:

Para conocer en una fecha determinada cual es el inventario, es

indispensable hacer un conteo fsico del mismo y luego darle
valores.
Para controlar el costo de las transacciones que afectan el
inventario se utilizan diferentes cuentas de acuerdo con la
naturaleza de la operacin que se este realizando.

Es un inventario que se efecta varias veces al ao. Se recurre a el, por

razones diversas, no se puede introducir en la contabilidad del inventario
contable permanente, al que se trata de suplir en parte.

c. Inventario Inicial:
Es el que se realiza al dar comienzos a las operaciones.
d. Inventario final: Es aquel que realiza el comerciante al cierre del ejercicio
econmico, generalmente al finalizar un periodo, y sirve para determinar
una nueva situacin patrimonial en ese sentido, despus de efectuadas
todas las operaciones mercantiles de dicho periodo.

e. Inventario Fsico:

Es el inventario real. Es contar, pesar o medir y anotar todas y cada una

de las diferentes clases de bienes ,que se hallen en existencia en la fecha
del inventario, y evaluar cada una de dichas partidas. Se realiza como una
lista detallada y valorada de las existencias.

f. Inventario determinado por observacin:

Inventario determinado por observacin y comprobado con una lista de
conteo, del peso o a la medida real obtenidos. Calculo del inventario
realizado mediante un listado del stock realmente posedo. La realizacin
de este inventario tiene como finalidad, convencer a los auditores de que
los registros del inventario representan fielmente el valor del activo
principal. La preparacin de la realizacin del inventario fsico consta de
cuatro fases, a saber:

- Manejo de inventarios (preparativos)

- Identificacin

- Instruccin

- Adiestramiento

g. Inventario Mixto:
Inventario de una clase de mercancas cuyas partidas no se identifican o
no pueden identificarse con un lote en particular.

h. Inventario de Productos Terminados:

 Todas las mercancas que un fabricante ha producido para vender a sus
clientes.

i. Inventario en Transito: Se utilizan con el fin de sostener las operaciones

para abastecer los conductos que ligan a la compaa con sus proveedores
y sus clientes, respectivamente. Existen porque el material debe de
moverse de un lugar a otro. Mientras el inventario se encuentra en
camino, no puede tener una funcin til para las plantas o los clientes,
existe exclusivamente por el tiempo de transporte.

j. Inventario en Consignacin:
Es aquella mercadera que se entrega para ser vendida pero l ttulo de
propiedad lo conserva el vendedor.

k. Inventario Mximo:
Debido al enfoque de control de masas empleado, existe el riesgo que el
nivel del inventario pueda llegar demasiado alto para algunos artculos.
Por lo tanto se establece un nivel de inventario mximo.

l. Inventario Mnimo:
Es la cantidad mnima de inventario a ser mantenidas en el almacn.

m. Inventario Disponible:
Es aquel que se encuentra disponible para la produccin o venta.

n. Inventario en Lnea:
Es aquel inventario que aguarda a ser procesado en la lnea de
produccin.

o. Inventario Agregado:
Se aplica cuando al administrar las existencias de un nico artculo
representa un alto costo, para minimizar el impacto del costo en la
administracin del inventario, los artculos se agrupan ya sea en familias
 u otro tipo de clasificacin de materiales de acuerdo a su importancia
econmica, etc.

p. Inventario en Cuarentena:

Es aquel que debe de cumplir con un periodo de almacenamiento antes

de disponer del mismo, es aplicado a bienes de consumo, generalmente
comestibles u otros.

q. Inventario de Previsin:
Se tienen con el fin de cubrir una necesidad futura perfectamente
definida. Se diferencia con el respecto a los de seguridad, en que los de
previsin se tienen a la luz de una necesidad que se conoce con certeza
razonable y por lo tanto, involucra un menor riesgo.

r. Inventario de Seguridad:
Son aquellos que existen en un lugar dado de la empresa como resultado
de incertidumbre en la demanda u oferta de unidades en dicho lugar. Los
inventarios de seguridad concernientes a materias primas, protegen
contra la incertidumbre de la actuacin de proveedores debido a factores
como el tiempo de espera, huelgas, vacaciones o unidades que al ser de
mala calidad no podrn ser aceptadas. Se utilizan para prevenir faltantes
debido a fluctuaciones inciertas de la demanda.

s. Inventario de Mercaderas:
Son las mercaderas que se tienen en existencia, aun no vendidas, en un
momento determinado.

t. Inventario de Fluctuacin:
Estos se llevan porque la cantidad y el ritmo de las ventas y de
produccin no pueden decidirse con exactitud. Estas fluctuaciones en la
demanda y la oferta pueden compensarse con los stocks de reserva o de
 seguridad. Estos inventarios existen en centros de trabajo cuando el flujo
de trabajo no puede equilibrarse completamente. Estos inventarios
pueden incluirse en un plan de produccin de manera que los niveles de
produccin no tengan que cambiar para enfrentar las variaciones
aleatorias de la demanda.

9.3 Nivel ptimo de existencias

Los inventarios son bienes tangibles que la empresa posee tanto para
la venta en el curso ordinario del negocio como para ser consumidos
en la produccin de bienes o servicios que sern comercializados
despus. Por lo anterior podemos decir que los inventarios comprenden,
adems de las materias primas, productos en proceso y productos
terminados o mercancas para la venta, los materiales (tanto de oficina
como de consumo), repuestos, y accesorios para ser empleados como
parte de la produccin de bienes o en la prestacin de servicios; asimismo
son parte de ellos los empaques, envases, embalajes y los inventarios en
trnsito o tambin llamado inventarios pendientes de recepcin.

Para lograr la eficiencia en el manejo de los inventarios, y que el producto

final tenga un costo adecuado, cada empresa debe fijar una poltica para
el manejo de los mismos; teniendo en cuenta su estructura organizativa,
recursos econmicos y materiales, as como las condiciones en las cuales
desarrolla su actividad econmica. Una poltica eficiente de inventarios
es aquella que planea el nivel ptimo de la inversin en este concepto,
evitando innecesarios stocks con la consiguiente prdida de liquidez, este
planeamiento junto con el control, permiten determinar los niveles
ptimos necesarios para el manejo de la empresa; estas polticas deben
reflejar un equilibrio ptimo entre los costos de mantener y los costos de
no mantener (o si se quiere, los costos por mantener mucho y los costos
por mantener poco) tal como se observa en el siguente grfico:
Toda poltica de inventarios deben llevar inmersa los siguientes
propsitos:

planificar el nivel ptimo de inversin en inventarios y a travs

del control, mantener los niveles ptimos tan cerca como sea
posible de lo planificado. Los niveles de inventario tienen que
mantenerse entre dos extremos: un nivel excesivo que causa
costos de operacin, riesgos e inversin insostenibles, y un nivel
inadecuado que tiene como resultado la imposibilidad de hacer
frente rpidamente a las demandas de ventas y produccin lo que
se conoce como ausencia o deficiencia de stock (alto costo por
falta de existencia).

Nivel ptimo de existencias

Esta representado por aquella cantidad de existencia que permite

satisfacer plenamente las necesidades de la empresa con la mnima
inversin.

La cantidad optima de esxistencias que debe tener una empresa tiene

que verse desde dos puntos de vista El primero es de acuerdo a la
cantidad de costos fijos y el segundo de acuerdo al costo de colocar
una orden de compra. En relacin al primer punto hay que considerar
que los costos fijos se incrementan con la cantidad de inventario; esto
quiere decir que al incrementar los inventarios se requiere mas espacio
fsico para alojarlos lo cual genera una renta ya sea por alquiler o por
mantenimiento de dicho espacio, por ende se invierte ms capital, el cual
podra emplearse para obtener por ejemplo ganancias por inters y una
mayor cantidad de personal para poder manejarlos. Otras cuestiones son
por ejemplo los costos derivados de los conceptos de obsolescencia,
seguros, maltrato y deterioro.

Para obtener el valor optimo de una orden tenemos que los costos
totales (T) es la suma de los Costos de posesin (Cp) y los Costos de una
orden (Co). As el costo de un pedido es:

T = Cp + Co

Los Costos de Posesin (Cp) se pueden cuantificar a partir del promedio

del inventario (Q/2), por el costo fijo unitario anual (H). Consideramos
el promedio ya que una orden se consume paulatinamente y cuando est
llegue ms o menos a la mitad se solicitar otro pedido en previsin al
desabastecimiento. As tenemos:

Cp = Q x H/2

Los costos de Orden (Co) se relacionan como la cantidad de ordenes

colocadas en un ao (N) por el costo de una orden (O). La cantidad de
rdenes anuales se puede obtener a partir de las compras totales anuales
(U) entre la cantidad pedida por orden (Q).

Co = N x O = U x O /Q

Substituyendo obtenemos

T = Q x H/2 + U x O/Q
 Para obtener el valor mximo se deriva el costo total T con respecto a
la cantidad Q de una orden y se iguala a cero.

dT/dQ = H/2 U x O/Q2 = 0

Al despejar Q se obtiene la cantidad del pedido ptimo:

Q = sqrt ( 2 x U x O/H)

MODELO DETERMISTICO

Un modelo determinista es donde las mismas entradas o condiciones

iniciales producirn invariablemente las mismas salidas o resultados, no
contemplndose la existencia de azar, o incertidumbre en el proceso
modelada mediante dicho modelo.
Est estrechamente relacionado con la creacin de entornos simulados a
travs de simuladores para el estudio de situaciones hipotticas, o para
crear sistemas de gestin que permitan disminuir la propagacin de
errores. Los modelos deterministas slo pueden ser adecuados para
sistemas deterministas no caticos, para sistemas azarosos (no-
determinista) y caticos (determinista inpredictible a largo plazo) los
modelos deterministas no pueden predecir adecuadamente la mayor parte
de sus caractersticas.
La inclusin de mayor complejidad en las relaciones con una cantidad
mayor de variables y elementos ajenos al modelo determinista har
posible que ste se aproxime a un modelo probabilstico o de enfoque
estocstico.

Por ejemplo, la planificacin de una lnea de produccin, en cualquier

proceso industrial, es posible realizarla con la implementacin de un
sistema de gestin de procesos que incluya un modelo determinista en el
cual estn cuantificadas las materias primas, la mano de obra, los tiempos
de produccin y los productos finales asociados a cada proceso.
Un conjunto de ecuaciones diferenciales de un sistema fsico
macroscpico constituye un modelo determinista que puede predecir la
evolucin determinista en el tiempo de un buen nmero de magnitudes
caractersticas del sistema.

Los modelos determinsticos son importantes por:

1. Una asombrosa variedad de importantes problemas de

administracin pueden formularse como modelos determinsticos.

2. Muchas hojas de clculo electrnicas cuentan con la tecnologa

necesaria para optimizar modelos determinsticos, es decir, para
 encontrar decisiones ptimas. Cuando se trata en particular de modelos
PL grandes, el procedimiento puede realizarse con mucha rapidez y
fiabilidad.

3. El subproducto de las tcnicas de anlisis es una gran cantidad de

informacin muy til para la interpretacin de los resultados por la
gerencia.

4. La optimizacin restringida, en particular, es un recurso

extremadamente til para reflexionar acerca de situaciones concretas,
aunque no piense usted construir un modelo y optimizarlo.
5. La prctica con modelos determinsticos le ayudar a desarrollar
su habilidad para la formulacin de modelos en general.

MODELO PROBABILISTICO

Un modelo es estocstico cuando al menos una variable del mismo es

tomada como un dato al azar y las relaciones entre variables se toman por
medio de funciones probabilsticas. Sirven por lo general para realizar
grandes series de muestreos, quitan mucho tiempo en el computador son
muy utilizados en investigaciones cientficas. Para lograr modelar
correctamente un proceso estocstico es necesario comprender
numerosos conceptos de probabilidad y estadstica.

Dentro del conjunto de procesos estocsticos se encuentran, por ejemplo,

el tiempo de funcionamiento de una mquina entre avera y avera, su
tiempo de reparacin y el tiempo que necesita un operador humano para
realizar una determinada operacin.
Modelo probabilstico es la forma que pueden tomar un conjunto de datos
obtenidos de muestreos de datos con comportamiento que se supone
aleatorio.
 Es un tipo de modelo matemtico que usa la probabilidad, y que incluye
un conjunto de asunciones sobre la generacin de algunos datos
mustrales, de tal manera que asemejen a los datos de una poblacin
mayor.
Las asunciones o hiptesis de un modelo estadstico describen un
conjunto de distribuciones de probabilidad, que son capaces de
aproximar de manera adecuada un conjunto de datos. Las distribuciones
de probabilidad inherentes de los modelos estadsticos son lo que
distinguen a los modelos de otros modelos matemticos deterministas.
Un modelo estadstico queda especificada por un conjunto de ecuaciones
que relacionan diversas variables aleatorias, y en las que pueden aparecer
otras variables no aleatorias. Como tal "un modelo es una representacin
formal de una teora"1
Todos los test de hiptesis estadsticas y todos los estimadores
estadsticos proceden de modelos estadsticos. De hecho, los modelos
estadsticos son una parte fundamentalmente de la inferencia estadstica.

MODELO DE APROVISIONAMIENTO JIT(JUST IN TIME)

Que es el JIT?

Podemos decir que el JIT es un sistema de gestin de los inventarios de manera

que estos se encuentren siempre en el nivel mas bajo posible. Los proveedores
entregan justo lo que es necesario para el cliente y adems justo en el
momento en que es necesario y con la calidad acordada.

El implantar esta herramienta de gestin supone tener una importante

organizacin de manera que se puedan evitar fallos o retrasos debido a la falta
de materias primas, componentes o suministros en el proceso
productivo. Debemos de entender el JIT como una filosofa de la produccin
orientada a la demanda. No debemos de entenderlo como una herramienta para
mejorar los plazos de entregas de los proveedores de manera que podamos
mantener unos bajos niveles de stocks en nuestras instalaciones. Cada vez que
tengamos algn fallo o retraso nos va a producir un impacto en el coste final,
haciendo que, la ventaja competitiva que tenemos por tener implantada esta
herramienta, la reduzcamos o la eliminemos.

El JIT como concepto, tericamente es sencillo, sin embargo su aplicacin no es

tan sencilla y requiere una importante implicacin de toda la compaa.

Ventajas del JIT:

La relacin con los proveedores tiene que ser muy estrecha y de gran
colaboracin, esto facilita que los proveedores se puedan hacer
planificaciones de suministros, lo que da lugar a que puedan proporcionarnos
mejores precios.

Los plazos de entrega (lead time) se reducen

Reducimos los niveles de inventarios a lo largo de toda la cadena de

produccin (materias primas, producto en curso y producto terminado). Esto
lleva aparejado que reducimos el coste de mantener inventarios altos,
reducimos el nivel de compras necesario y su correspondiente financiacin,
y reducimos el coste de almacenaje as como el espacio necesario de
almacenamiento.

Como podemos hacer cambios mas rpidos por los bajos inventarios, se dice
entonces que el sistema es mas flexible

El tiempo empleado en el trasporte interno se reduce

 Liberamos espacio en las instalaciones como resultado de reducir los
stocks.

Reducimos al mnimo los obsoletos en materias primas o componentes

debido al bajo nivel de inventario que tenemos en cada uno de ellos.

Desventajas del JIT:

En ocasiones puede ocurrir que compremos mas caro debido al bajo

volumen de compras

En caso de fallos, retrasos o suspensiones, tenemos la amenaza de falta de

suministros que nos provoquen suspensiones y paros de la lnea de
produccin con el consiguiente impacto en los costes.

El cambio de proveedor tiene un coste elevado por lo que antes de cambiar

de proveedor hay que pensrselo bien.

Algunas herramientas utilizadas en el JIT

Nivelado de produccin: herramienta que se utiliza para adaptar la

produccin a la demanda. Tiene el objetivo de reducir las variaciones de las
cantidades a fabricar en cada producto. Teoricamente establecemos una
 produccin constante de manera que podamos suministrar de manera diaria
la demanda que tenemos.

Lay out orientado al proceso: para evitar movimientos y transportes que

no son necesarios, se establece un lay out de maquinaria en el proceso de
manera que sea secuencial, tal como se elabora el producto

Kanban: es una herramienta en la que, con el uso de tarjetas, guiamos a los

materiales en su proceso productivo

Sistema pull o de arrastre: el movimiento del material se produce cuando

hay una necesidad real por parte del cliente, ya sea interno o externo, es decir,
el consumo de material necesario para un proceso, desencadena la reposicin
del proceso anterior, por tanto solo reemplazamos el material que se ha
consumido en el proceso posterior. Se fabrica en flujo continuo y
producimos porque vendemos

Sistemas de aprovisionamiento: el sistema JIT obliga a los proveedores a

planificaciones de entregas muy exigentes. Los proveedores los debemos de
considerar como parte del proceso de produccin y por tanto el nivel de
colaboracin con estos, debe ser tal, que impida que podamos tener errores
en las entregas tanto de calidad como de plazos. Esto trae consigo acuerdos
de calidad concertada con los proveedores

Clulas en U: Es un tipo de configuracin de los puestos de trabajo que

permite que la aproximacin de los operarios de produccin sea mxima

Definicin de lotes de transferencia: determinamos la cantidad e material

que se tiene que pasar de una fase del proceso a la fase siguiente del proceso