Na podlagi 342. in 343. lena Statuta Univerze v Mariboru (Statut UM-UPB10, Ur. l. RS, t.

46/2012),
v skladu z dolobami Zakona o visokem olstvu (ZViS-UPB3, Ur. l. RS, t. 119/06, s sprem. in dopol.
do 46/12), ravnateljica UKM, dr. Zdenka Petermanec z dne 31. 1. 2014 izdajam naslednji

PRAVILNIK
o uporabi informacijsko-komunikacijske tehnologije
v Univerzitetni knjinici Maribor

I. Splone dolobe

1. len
Pravilnik ureja sledea podroja:
- Pridobitev in odvzem pravice dostopa do omreja
- Varovanje gesel in sredstev za dostop do podatkov
- Nabava informacijske opreme
- Priklop informacijske opreme v omreje
- Uporaba programske opreme
- Pravice in dolnosti uporabnikov IKT
- Sistemska podpora
- Tiskanje
- Elektronska pota
- Ukrepi v primeru krenja pravil
- Informacijska varnost in varovanje podatkov

2. len
V pravilniku so uporabljeni naslednji izrazi:
- Pooblaena oseba - ravnatelj in tajnik
- UKM Univerzitetna knjinica Maribor
- UM Univerza v Mariboru
- IKT informacijsko-komunikacijska tehnologija
- Uporabniki IKT - zaposleni v UKM in drugi, ki pri svojem delu uporabljajo informacijsko
opremo, ki je last UKM oziroma UM
- Sistemska podpora - skrb za nemoteno delovanje informacijske opreme v UKM.
- Informacijska oprema - vsa raunalnika strojna, sistemska in aplikativna programska
oprema, ter telekomunikacijska oprema, namenjena povezavi raunalnike opreme.
- Delovna postaja - osebni raunalnik namenjen delu zaposlenih.
- Podatki - datoteke in elektronska pota.
- Odzivni as - as med prijavo napake in zaetkom odpravljanja le-te.
- Pripravljenost na posredovanje - dosegljivost zaposlenega v Informacijski slubi zaradi
potrebe prihoda na delo izven njegovega delovnega asa.

3. len
Pravilnik se nanaa na vse zaposlene v UKM in druge, ki pri svojem delu uporabljajo informacijsko
opremo, ki je last UKM oziroma UM (v nadaljevanju: uporabniki IKT).
Uporabniki IKT so dolni ravnati z opremo s potrebno skrbnostjo, v skladu s tem pravilnikom, ki je
usklajen z varnostno politiko UM.
 II. Pridobitev in odvzem pravice dostopa do omreja

4. len
Ob zaposlitvi delavca Informacijska sluba le-temu na zahtevo kadrovske slube dodeli uporabniko
ime in geslo ter e-potni naslov. Uporabniko ime je praviloma sestavljeno iz prvih tirih rk priimka
in prvih tirih rk imena, pisano brez umnikov. Naslov elektronske pote je v obliki
ime.priimek@um.si.

5. len
Zunanji sodelavci pridobijo uporabniko ime in geslo na podlagi zahtevka, ki ga poda skrbnik in ga
potrdi pooblaena oseba. Na zahtevku se doloi katere pravice na omreju s tem pridobijo (e-
pota, tiskanje, dostop do skupnih map, intranet). Dostop se dodeli ob podpisu izjave o varovanju
podatkov s strani zunanjega sodelavca, in sicer za as trajanja pogodbe ali projekta, pri katerem le-
ta sodeluje.

6. len
Ob kreiranju uporabnikega imena se uporabniku IKT dodeli generino geslo, ki ga mora ob prvi
prijavi spremeniti. Geslo mora biti dolgo najmanj 8 znakov, vsebovati pa mora vsaj tri od naslednjih
tirih kategorij:
- velike rke abecede
- male rke abecede
- arabske tevilke
- posebni znaki (~!@#$%^&*_-+=`|\(){}[]:;"'<>,.?/)
Uporabnik za svoje uporabniko ime in geslo odgovarja, zato mora geslo skrbno varovati ter ga ne
sme posredovati drugim osebam.

7. len
Na streniku ima vsak uporabnik svoj prostor za shranjevanje izkljuno slubenih podatkov. Podatki
morajo biti shranjeni na streniku, da se preprei izguba podatkov v primeru okvare.
Za podatke, ki jih delavec kljub temu hrani na delovni postaji, je odgovoren sam, zato mora
poskrbeti za ustrezno varnost podatkov in jih zaititi pred izgubo (okvara, kraja ali drugo).

8. len
Z dnem prekinitve delovnega razmerja ali ob zakljuku dela oz. projekta se na zahtevo kadrovske
slube onemogoi uporabniko ime in geslo za dostop do raunalnikega omreja UKM. Enako velja
tudi za elektronsko poto.
Vsebina elektronskega predala se praviloma izbrie po preteku 3 mesecev od zaprtja predala. Do
zaprtja predala lahko uporabnik sam poskrbi za zaito vsebine, po zaprtju pa lahko na zahtevo
uporabnika za to poskrbi skrbnik elektronske pote.

9. len
Do dneva prekinitve delovnega razmerja ali zamenjave delovne postaje mora zaposleni z le-te
odstraniti vse svoje zasebne podatke. Vsi podatki, ki po tem asu ostanejo na delovni postaji, bodo
izbrisani.

10. len
Ob prekinitvi delovnega razmerja mora zaposleni vrniti vso strojno in programsko opremo, ki jo ima
v uporabi in je last UKM.
 III. Varovanje gesel in sredstev za dostop do podatkov

11. len
Uporabnik IKT mora varovati dostop do delovne postaje, elektronske pote in drugih virov s
sistemom kompleksnih gesel, ki jih je dolan redno spreminjati in jih ne sme posredovati drugim
osebam.
Uporabnik IKT mora varovati sredstva za dostop do podatkov (gesla, kartice, spletna potrdila), tako,
da niso dostopna nepooblaenim.

Uporabnik IKT ima pravico opozoriti nepooblaeno osebo, ki nima dovoljenja za dostop do
podatkov.

Kadar uporabnik IKT ni prisoten na delovnem mestu, se mora odjaviti iz sistema oz. zakleniti
delovno postajo, tako da nepooblaenim osebam ni mogo vpogled v podatke.

IV. Nabava informacijske opreme

12. len
Vodje enot in slub UKM enkrat letno pripravijo seznam potreb za nabavo informacijske opreme, ki
ga predajo Informacijski slubi. Informacijska sluba pripravi predlog za nabavo informacijske
opreme, ki ga posreduje komisiji za IKT. Komisija IKT skladno z razvojno strategijo UKM pripravi
konni predlog, ki ga preda vodstvu UKM.

V nujnih in izjemnih primerih, ki jih vodje enot ali slub UKM pisno utemeljijo in predajo
informacijski slubi, le-ta pripravi predlog izredne nabave z obrazloitvijo, ki ga preda vodstvu UKM.

Nabava se izvede v skladu s predpisi s podroja javnega naroanja.

Komisija za IKT pripravi letno poroilo o nabavi informacijske opreme.

13. len
Informacijska sluba nudi tehnino podporo za informacijsko opremo, nabavljeno v skladu z
dolobami prejnjega lena.

V. Priklop informacijske opreme v omreje

14. len
V ino raunalniko omreje se lahko prikljui samo informacijska oprema, ki je last UKM. Priklop
druge opreme in premeanje je dovoljeno s soglasjem Informacijske slube.

15. len
Uporabniki IKT, ki izpolnjujejo pogoje dostopa do brezinih raunalnikih omreij Eduroam,
Libroam in WiGuestUKM, lahko z njimi poveejo raunalnike, mobilne telefone in druge naprave.
 VI. Uporaba programske opreme

16. len
Vsa programska oprema na delovnih postajah in strenikih mora biti licenno pokrita oz. mora biti
za njeno uporabo s strani UKM kupljena ustrezna programska licenca.

17. len
Vso potrebno programsko opremo praviloma namesti Informacijska sluba (sistemska in uporabnika
programska oprema, digitalna varnostna potrdila).

18. len
V primeru kakrne koli neskladnosti programske opreme z informacijskimi sistemi UKM lahko
Informacijska sluba zahteva odstranitev le-te z delovne postaje ter jo zaasno izkljui iz omreja
UKM.

19. len
Tudi vsa brezplana (freeware) ali domaa (lastni proizvod) programska oprema mora biti pred
namestitvijo na delovne postaje, prikljuene v omreje UKM, predhodno odobrena s strani
Informacijske slube.

Nameanje nelegalne ali kodljive programske opreme ni dovoljeno.

Vzdrevanje delovnih postaj periodino izvaja Informacijska sluba. Uporabnik ne sme posegati v
strojno in programsko opremo brez soglasja Informacijske slube. Okvaro ali morebitne teave pri
delu z raunalniko opremo, je potrebno sproti javiti Informacijski slubi.

VII. Pravice in dolnosti uporabnikov IKT

20. len
Uporabniki IKT imajo na delovni postaji praviloma osnovni nivo pravic. O dodelitvi in spremembah
nivoja pravic odloa Informacijska sluba na osnovi vnaprej definiranih pravic za posamezna delovna
mesta.

21. len

S pridobitvijo skrbnikih pravic uporabnik IKT v celoti prevzame odgovornost za delovanje delovne
postaje. Uporabnik IKT prevzame skrb za varnostno posodabljanje in vzdrevanje programske
opreme, ki jo sam namesti.
Uporabnik IKT s skrbnikimi pravicami lahko namesti programsko opremo izkljuno s soglasjem
Informacijske slube.

22. len
Uporabnik IKT s skrbnikimi pravicami prevzame kazensko in materialno odgovornost za programsko
opremo, ki si jo je sam namestil.

23. len
Uporabnik IKT si pravice in pogoje za oddaljen dostop do delovne postaje ali vzpostavitev povezave
z navideznim zasebnim omrejem (VPN) uredi v Informacijski slubi.
 24. len
Uporabniki IKT ne smejo dostopati do informacijskih sredstev drugih uporabnikov IKT brez njihove
predhodne odobritve.

25. len
Zaposleni morajo ob koncu delovnega asa izklopiti delovno postajo in monitor. V primeru
izmenskega dela mora izklop delovne postaje in monitorja opraviti zadnji v izmeni.

26. len
Zaposleni smejo odnaati informacijsko opremo iz UKM le ob odobritvi nadrejene osebe,
Informacijske slube in podpisu reverza.

VIII. Sistemska podpora

27. len
Zahteve za sistemsko podporo morajo biti praviloma oddane preko elektronske pote ali spletnega
vmesnika. Zahteve se sporoijo telefonsko samo v nujnih primerih vodji Informacijske slube.

28. len
Prioriteto zahtevka doloa vodja Informacijske slube.
Zahtevki s prioriteto nujno so obravnavani takoj. Za zahtevke s srednjo prioriteto znaa odzivni as
do 2 dni, za zahtevke z nizko prioriteto pa do 5 dni.

29. len
Potrebe po informacijski opremi za posamezne dogodke (projektor, prenosni raunalnik itd.) se
sporoa preko elektronske pote ali spletnega vmesnika. Potrebo sporoi organizator dogodka
praviloma en dan prej. Sporoi tudi predvideno trajanje in zakljuek dogodka.

IX. Tiskanje

30. len
Vsi uporabniki IKT so dolni skrbeti za racionalno tiskanje. Dovoljeno je izkljuno tiskanje v
slubene namene. Tiskanje v zasebne namene je dovoljeno pod enakimi pogoji, kot veljajo za
zunanje uporabnike.

31. len
Lokacijo tiskalnikov doloi pooblaena oseba v sodelovanju z vodjo Informacijske slube in z vodjo
enote ali slube.

32. len
Potrebo za nabavo potronega materiala za toplotne in matrine tiskalnike (tiskalniki za nalepke,
zadolnice, opomine) oddajo zaposleni v Tajnitvo UKM.

Potrebo za nabavo potronega materiala za vse ostale tiskalnike (kartue oz. tonerji, papir)
zaposleni sporoijo Tehnini slubi, ki skrbi tudi za menjavo kartu oz. tonerjev.
Za menjavo potronega materiala za toplotne in matrine tiskalnike (tiskalniki za nalepke,
zadolnice, opomine) skrbijo oddelki sami.

X. Elektronska pota

33. len
Elektronska pota se uporablja v slubene namene Univerzitetne knjinice Maribor.

Pri komunikaciji je potrebno upotevati splona pravila uporabe elektronske pote.

34. len
Vsebina, ki je namenjena iremu krogu prejemnikov se objavi na intranetnih straneh UKM in se ne
poilja po elektronski poti. V primeru pomembnejih obvestil za obveanje zaposlenih preko
elektronske pote poskrbi tajnitvo UKM in v izrednih primerih (dogodki povezani z delovanjem
raunalnikega omreja) tudi Informacijska sluba.

35. len
Uporabnik IKT mora poskrbeti za pravilno hranjenje potnih sporoil, ki se nanaajo na poslovanje in
dejavnost UKM. Ravno tako je dolan poskrbeti za pravilno in redno arhiviranje svojega
elektronskega predala.

36. len
Poleg elektronskih naslovov uporabnikov so v globalnem seznamu naslovov tudi elektronski naslovi
skupin uporabnikov (institucionalni naslovi). Seznam veljavnih institucionalnih naslovov z
odgovornimi osebami je priloga pravilnika IKT.

37. len
Informacijska sluba skrbi za delovanje elektronske pote UKM. Zunanji e-potni naslovi (Gmail,
Hotmail, Siol, T-2, Arnes, ...) niso v pristojnosti Informacijske slube in jih zaposleni ne smejo
uporabljati v slubeno korespondenco.

XI. Ukrepi v primeru krenja pravil

38. len
V primeru, da uporabnik IKT kri dolobe tega pravilnika, ima vodja Informacijske slube na podlagi
navodila pooblaene osebe pravico do ustreznih ukrepov, s katerimi zagotovi stabilnost in varnost
delovanja informacijskega sistema UKM.

V nujnih primerih lahko vodja Informacijske slube ukrepa brez soglasja pooblaene osebe, ki jo o
tem naknadno pisno obvesti.

XII. Informacijska varnost in varovanje podatkov

39. len
Zaita informacijskih sredstev in virov UKM pred vsemi nevarnostmi, notranjimi ali zunanjimi,
namernimi ali nenamernimi, mora biti skladna z dokumenti informacijske varnostne politike UM
(Krovna informacijska varnostna politika, Informacijska varnostna politika za podroje IT,
Informacijska varnostna politika za uporabnike, Informacijska varnostna politika za zunanje
izvajalce).

Odgovorno osebo za informacijsko varnost v UKM imenuje pooblaena oseba ali strokovni svet.

40. len
Vsi streniki UKM morajo biti shranjeni v ustrezno urejenem in varovanem sistemskem prostoru.
Fizini dostop do prostora imajo samo zaposleni v Informacijski slubi in druge osebe s pooblastilom.
Vsi ostali lahko vstopajo v prostor samo s soglasjem in v spremstvu zaposlenih v Informacijski slubi.

41. len
Vse naprave, ki so kritinega pomena za nemoteno delovanje informacijskega sistema UKM, morajo
biti prikljuene na sistem za neprekinjeno napajanje (UPS).

42. len
Za potrebe restavriranja raunalnikega sistema ob okvarah in ob drugih izjemnih situacijah se
zagotavlja redna izdelava kopij vsebine strenikov.

Izdelava varnostnih kopij podatkov (backup) poteka dnevno na diskovno polje v sistemskem
prostoru.

43. len
Informacijska sluba je zadolena za preverjanje prisotnosti zlonamerne programske kode na IKT
opremi, ki je v lasti UKM.

Zaposleni so dolni ravnati z informacijsko opremo po naelu dobrega gospodarja. Pri delu naj ne
odpirajo elektronske pote s sumljivo vsebino ali od neznanih poiljateljev.

44. len
Zaposleni so dolni o aktivnostih, ki so povezane z odkrivanjem ali nepooblaenim unienjem
zaupnih podatkov, zlonamerni ali nepooblaeni uporabi, prilaanju, spreminjanju ali pokodovanju
podatkov in opreme, takoj obvestiti pooblaeno osebo ali nadrejenega, sami pa poskuati takno
aktivnost prepreiti.

45. len
Za kritev doloil iz prejnjega lena so zaposleni disciplinsko odgovorni, ostali pa na temelju
pogodbenih obveznosti.

XIII. Konne dolobe

46. len
Ta pravilnik zane veljati naslednji dan po objavi.
Pravilnik se objavi na intranetnih straneh UKM in polje vsem zaposlenim po elektronski poti.

Ravnateljica
dr. Zdenka Petermanec, l.r.