Resumen de las formas de sumar y contar datos de Excel

Se aplica a: Excel 2016 Excel 2013 Excel 2010 Excel 2007

Sumar (agregar valores) es una parte integral del anlisis de datos, tanto si calcula subtotales
de ventas de la regin noroeste como si calcula un total acumulado de recibos semanales.
Excel facilita varias tcnicas que puede usar para sumar datos.

Para que le resulte ms fcil elegir la mejor opcin, en este artculo se proporciona un resumen
completo de los mtodos, adems de informacin complementaria para ayudarle a decidir
rpidamente la tcnica ms adecuada y vnculos a artculos con ms informacin.

Sumar no debe confundirse con contar. Para obtener ms informacin sobre cmo contar
celdas, columnas o filas de datos, consulte Contar celdas, filas o columnas de datos.

En este artculo

Sumas y restas sencillas

o Sumar los valores de una celda con una frmula sencilla

o Restar los valores de una celda con una frmula sencilla

o Sumar los valores de una columna o fila con un botn

o Sumar los valores de un rango con una funcin

o Restar los valores de un rango con una funcin

Sumar datos con agrupacin y dinamizacin

o Sumar los valores de una columna con un esquema

o Sumar los valores de una lista o columna de tabla de Excel con una funcin

o Sumar datos y analizarlos desde diferentes perspectivas

Sumar datos segn una o ms condiciones

o Sumar los valores de un rango segn una condicin con una funcin o una
combinacin de funciones

o Sumar los valores de una columna segn una o varias condiciones con una
funcin

o Sumar los valores de un rango segn varias condiciones con un asistente

o Sumar los valores de un rango segn varias condiciones con una funcin o una
combinacin de funciones

Sumar valores de cuadrados y matrices

 Casos especiales (total acumulado, valores nicos)

o Crear un total acumulado con una funcin

o Sumar los valores nicos de un rango con una frmula compuesta

Incluir valores de otras hojas de clculo o libros en una frmula

Sumar y restar valores de fecha y hora

Mostrar clculos en la barra de estado

Sumas y restas sencillas

Puede sumar y restar nmeros si usa una frmula sencilla, si hace clic en un botn o si usa una
funcin de hoja de clculo.

Sumar los valores de una celda con una frmula sencilla

Si tan solo necesita un resultado rpido, puede usar Excel como una minicalculadora. Para ello,
use el signo ms (+) como un operador aritmtico. Por ejemplo, si escribe la frmula =5+10 en
una celda, Excel muestra 15 como resultado.

Para ms informacin sobre cmo usar operadores aritmticos en una frmula, vea el
artculo Usar Excel como una calculadora.

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Restar los valores de una celda con una frmula sencilla

Para ello, use el signo menos (-) como un operador aritmtico. Por ejemplo, la frmula =12-
9 muestra un resultado de 3.

Para ms informacin sobre cmo usar operadores aritmticos en una frmula, vea el
artculo Usar Excel como una calculadora.

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Sumar los valores de una columna o fila con un botn

Con Autosuma puede sumar rpidamente un rango de nmeros de una columna o fila. Haga
clic en una celda vaca debajo de una columna de nmeros o a la derecha de una fila de
nmeros y, despus, haga clic en Autosuma. Excel selecciona lo que determina como el rango
de datos ms probable. Vuelva a hacer clic en Autosuma para aceptar el rango que seleccione
Excel, o bien seleccione su propio rango y, despus, haga clic en Autosuma.
Para ms informacin sobre cmo usar Autosuma, vea el artculo Usar Excel como una
calculadora.

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Sumar los valores de un rango con una funcin

La funcin SUMA resulta til para sumar o restar valores de diferentes rangos, o bien para
combinar valores numricos con rangos de nmeros. Use la funcin SUMA para sumar todos
los argumentos que especifique entre los parntesis de apertura y de cierre. Cada argumento
puede ser un intervalo, una referencia de celda o un valor numrico (positivo o negativo).

Para escribir una frmula sencilla, escriba =SUMA en una celda, seguido de un parntesis de
apertura. Despus, escriba uno o ms nmeros, referencias de celda o rangos de celda,
separados por punto y coma. A continuacin, escriba un parntesis de cierre y presione
ENTRAR para mostrar el resultado. Tambin puede usar el mouse para seleccionar celdas que
contengan datos que quiera sumar.

1 A

2 Asistencia

3 4823

12335

Por ejemplo, con los datos de la tabla anterior, en todas las frmulas siguientes se usa la
funcin SUMA para devolver el mismo valor (17158):

=SUMA(4823;12335)

=SUMA(A2,A3)

=SUMA(A2:A3)

=SUMA(A2;12335)

En la ilustracin siguiente se muestra la frmula que usa la funcin SUMA para sumar el valor
de la celda A2 y 12335. Debajo de la frmula, en informacin en pantalla se proporciona una
gua para usar la funcin SUMA.

Notas:
 En Excel no existe la funcin RESTA. Para restar valores con una funcin, use valores
negativos con la funcin SUMA. Por ejemplo, la frmula =SUMA(30,A3,-15,-B6) suma
30 y el valor de la celda A3, resta 15 y tambin resta el valor de la celda B6.

Se pueden incluir hasta 255 valores numricos o referencias de celda o rango, en

cualquier combinacin, como argumentos en la funcin SUMA.

Para ms informacin, consulte el artculo Funcin SUMA.

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Restar los valores de un rango con una funcin

Use la funcin SUMA para restar nmeros (para ello, escriba los nmeros que quiera restar
como nmeros negativos en la frmula).

1 A

2 Asistencia

3 29072

12335

Por ejemplo, con los datos de la tabla anterior, en todas las frmulas siguientes se usa la
funcin SUMA para devolver el mismo valor (16737):

=SUMA(29072;-12335)

=SUMA(A2;-A3)

=SUMA(A2;-12335)

=SUMA(A2;(-1*(A3)))

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Sumar datos con agrupacin y dinamizacin

Puede usar un esquema o un informe de tabla dinmica para agrupar y resumir datos.

Sumar los valores de una columna con un esquema

Si sus datos se encuentran en una lista y puede agrupar de forma lgica los datos por valores
de columna, podr agrupar y resumir datos con un esquema. Al crear un esquema, se pueden
resumir datos al insertar subtotales y totales generales. Imagine que tiene las siguientes cifras
de ventas, ordenadas por regin y por mes.

1 A B C

2 Regin Mes Ventas

3 Este ene. 18 000

 4 Este feb. 23 000

5 Este mar. 19 000

6 Oeste ene. 17 000

7 Oeste feb. 27 000

Oeste mar. 21 000

En la ilustracin siguiente se muestra un esquema con subtotales (agrupados por regin) y un

total general.

Use el comando Subtotal (pestaa Datos, grupo Esquema) para crear un esquema, subtotales
y un total general.

En los datos originales se incluan tres filas de datos de la regin Este y tres filas de datos para
la regin Oeste (filas 2 a 7). Fjese en la operacin de subtotal insertada en Total de Este en la
fila 5, entre la ltima fila de los datos de Este y la primera fila de los datos de Oeste.

Si hace clic en la fila A4 y, despus, hace clic en el comando Subtotal, Excel crea un esquema,
inserta filas para Total de Este, Total de Oeste y Total general, y rellena las celdas de la
columna Ventas con esos totales.

Para obtener ms informacin, vea los siguientes artculos:

Crear un esquema de lista de datos en una hoja de clculo

Insertar subtotales en una lista de datos en una hoja de clculo

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Sumar los valores de una lista o columna de tabla de Excel con una funcin

Como alternativa ms flexible para el comando Subtotal, puede usar la

funcin SUBTOTAL para calcular subtotales y totales generales en listas o tablas de Excel que
contengan filas o columnas ocultas. En la funcin SUBTOTAL, especifique un argumento (que
puede incluir o no valores ocultos).

Nota: La funcin SUBTOTAL puede controlar si las filas ocultas se incluyen o no en los
resultados, y siempre ignora las filas que se han filtrado.
Por ejemplo, imagine que quiere calcular subtotales y un total general de datos en las celdas
C2 a C7, pero quiere ignorar los datos ocultos en las filas 3 y 6. La funcin que use sera similar
a la siguiente:

= SUBTOTAL( 109,C2:C7)

El primer argumento (109) especifica que quiere sumar los valores del rango e ignorar los
valores ocultos. Para incluir los valores ocultos, use 9 en su lugar como el primer argumento.

Para obtener informacin detallada, consulte los artculos Funcin SUBTOTAL y Total de los
datos en una tabla de Excel.

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Sumar datos y analizarlos desde diferentes perspectivas

Cuando una hoja de clculo contiene cientos o incluso miles de filas de datos similares, puede
ser difcil comprender esos nmeros. Puede crear un informe de tabla dinmica en Excel a
partir de esos datos para mostrar subtotales y totales generales y, de manera opcional,
resumir datos segn las categoras que especifique.

Para crear rpidamente una tabla dinmica, seleccione una celda en un rango de datos o tabla
de Excel y, despus, en la pestaa Insertar, en el grupo Tablas, haga clic en Tabla dinmica.

Para demostrar las caractersticas avanzadas de una tabla dinmica, los datos de ventas del
ejemplo siguiente contienen varias filas (en realidad, hay 40 filas de datos, pero en el grfico
solo se muestra una parte). Adems, los datos no estn resumidos y no tienen subtotales o un
total general.

En un informe de tabla dinmica basado en los mismos datos se muestran subtotales, totales
generales y, adems, proporciona un resumen preciso a simple vista.
Para crear y trabajar con tablas dinmicas, es posible que sea necesario preparar antes los
datos y ests familiarizado con algunos conceptos.

Para obtener informacin detallada sobre cmo empezar, vea los artculos siguientes:

Calcular valores en un informe de tabla dinmica

Campos de subtotal y total en un informe de tabla dinmica

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Sumar datos segn una o ms condiciones

Si usa funciones de hoja de clculo, puede aplicar condiciones (que tambin se denominan
criterios) para sumar nicamente los datos que cumplan las condiciones que especifique.

Sumar los valores de un rango segn una condicin con una funcin o una combinacin de
funciones

Use la funcin SUMAR.SI o anide la funcin SUMA dentro de la funcin SI.

Puede sumar nmeros segn un solo criterio si usa la funcin SUMAR.SI o una combinacin de
las funciones SUMA y SI.

Por ejemplo, la frmula =SUMAR.SI(A2:A6,">20") solo suma los nmeros en el rango A2 a A6

que son mayores que 20.

Nota: La siguiente informacin es algo tcnica, pero vale la pena aprenderla.

Si la funcin SUMAR.SI no existiera, se podra obtener la misma respuesta si se combinan las

funciones SI y SUMA. Combinar funciones de esta forma tambin se conoce como
"anidamiento", ya que se usa una funcin dentro de otra funcin.

Para crear una frmula que imite el funcionamiento de SUMAR.SI, escriba una frmula que
considere el rango A2 a A6 como una matriz (es decir, que el rango se considere como una
nica entidad que contiene cinco celdas).

La frmula sera similar a la siguiente: {=SUMA(SI(A2:A6>20,A2:A6))}. Las llaves "angulares"

que rodean a la frmula indican que se trata de una frmula de matriz. Una frmula de matriz
necesita un tratamiento especial: en lugar de escribir las llaves de forma manual, es necesario
presionar CTRL+MAYS+ENTRAR para que Excel rodee la
frmula =SUMA(SI(A2:A6>20,A2:A6)) con las llaves. Si escribe las llaves de forma manual, no
crear una frmula de matriz.

Pruebe esto:

Copie los datos de la tabla siguiente en la celda A1 de una hoja de clculo. Despus de pegar
los datos, ver que la celda A10 contiene el error #VALOR! Esto significa que necesita
convertir la celda A10 en una frmula de matriz. Para ello, presione F2 y, despus, presione
CTRL+MAYS+ENTRAR. Excel mostrar el resultado (65) en las celdas A8 y A10.

Cmo copiar los datos de la hoja de clculo de ejemplo

Cree un libro o una hoja de clculo en blanco.

Seleccione el ejemplo en el tema de Ayuda.

Nota: No seleccione los encabezados de columna o de fila.

Seleccionar un ejemplo de la Ayuda

Presione CTRL+C.

En la hoja de clculo, seleccione la celda A1 y presione CTRL+V.

Para cambiar entre la visualizacin de los resultados y la de las frmulas que devuelve
los resultados, presione CTRL +` (acento grave).

1 A

2 Ponderacin

3 1,8

4 29

5 36

6 11

7 16

8 Usar la funcin SUMAR.SI

9 =SUMAR.SI(A2:A6;">20")

10 Usar las funciones SUMA y SI

 =SUMA(SI(A2:A6>20;A2:A6))

Adems, el artculo de Knowledge Base XL: Cundo usar SUMA(SI()) en lugar de

CONTAR.BLANCO()proporciona una gua adicional sobre cundo usar la funcin SUMAR.SI.

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Sumar los valores de una columna segn una o varias condiciones con una funcin

Use la funcin BDSUMA para sumar los nmeros de un campo (columna) de registros en una
lista o base de datos que coincida con determinadas condiciones (que tambin se denominan
criterios) que especifique.

Tambin puede usar la funcin BDSUMA si tiene una lista de columnas y le resulta ms fcil
definir condiciones en un rango de celdas separado, en lugar de usar una funcin anidada.

Para ms informacin, consulte el artculo Funcin BDSUMA.

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Sumar los valores de un rango segn varias condiciones con un asistente (solo para Excel 2007)

Puede usar el Asistente de suma condicional (Frmulas > Soluciones >Suma condicional) para
sumar valores segn varias condiciones.

Importante: El Asistente de suma condicional solo est disponible en Excel 2007 y versiones
anteriores. Para obtener ms informacin, vea Qu ocurri con el complemento Asistente de
suma condicional?.

Si este comando no est disponible (el grupo Soluciones puede que tampoco est visible),
instale y cargue el complemento Herramientas para anlisis.

Cmo cargar Herramientas para anlisis

Haga clic en el Botn de Microsoft Office , en Opciones de Excel y despus, haga clic en la
categora Complementos.

1. En la lista Administrar, seleccione Complementos de Excel y despus haga clic en Ir.

2. En la lista Complementos disponibles, seleccione el cuadro Herramientas para

anlisis y despus haga clic en Aceptar.

3. Si aparece el Asistente en la lista Complementos inactivos de aplicaciones, seleccione

el asistente y, a continuacin, haga clic en Ir para activarlo.

4. Si es necesario, siga las instrucciones del programa de instalacin.

Para usar el Asistente de suma condicional, seleccione el rango de datos y haga clic en el
comando Suma condicional (grupo Soluciones en la pestaa Frmulas). Siga los pasos 1 a 4
para completar el asistente. La ilustracin siguiente muestra el paso 2 del asistente, en el que
hay una condicin: Los valores que se desean sumar deben ser mayores que 100.
Principio de pgina

Sumar los valores de un rango segn varias condiciones con una funcin o una combinacin de
funciones

Use la funcin SUMAR.SI.CONJUNTO. Proporcione el rango que quiera sumar, un rango que
contenga condiciones y las condiciones que se aplicarn en el intervalo de condiciones. Como
alternativa, puede anidar las funciones SUMA y SI.

Para obtener ms informacin, consulte el artculo Funcin SUMAR.SI.CONJUNTO.

Adems, vea los siguientes artculos de la Knowledge Base para obtener ms informacin:

XL: Cmo usar un operador lgico Y u O en una instruccin SUMA+SI en Excel

XL: Cundo usar SUMA(SI()) en lugar de CONTAR.BLANCO()

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Sumar valores de cuadrados y matrices

Puede usar funciones de hoja de clculo para sumar valores de dos o ms columnas que se
correspondan entre ellos. Este tipo de operacin puede ser tan sencilla como determinar una
media ponderada (vea el ejemplo siguiente, donde se calcula una calificacin media), o puede
ser un clculo complejo de estadstica o ingeniera.

Sumar el producto de valores correspondientes en una o ms matrices

Use la funcin SUMAPRODUCTO. Por ejemplo, para calcular la calificacin media de un

alumno, use la funcin SUMAPRODUCTO y divida el resultado por el nmero de crditos,
como se muestra en la ilustracin siguiente.
La frmula =SUMAPRODUCTO(A2:A6;B2:B6)/SUMA(B2:B6) multiplica la calificacin obtenida
para cada clase por el nmero de crditos, suma esos productos (61,3), lo divide por el nmero
total de crditos (18) y determina la calificacin media (3,41). Este tipo de clculo tambin se
conoce como media ponderada.

Tambin puede usar la funcin SUMAPRODUCTO en operaciones matemticas ms avanzadas

si multiplica varias matrices.

La funcin SUMAPRODUCTO se puede usar fcilmente con matrices que tengan las mismas
dimensiones, pero tambin puede usar la funcin SUMA en una frmula de matriz si necesita
ms flexibilidad.

Para obtener ms informacin, consulte el artculo Funcin SUMAPRODUCTO.

Las siguientes cuatro funciones solo se suelen usar en aplicaciones avanzadas de estadstica o
en aplicaciones matemticas complejas, por lo que solo se proporciona una descripcin breve.
Para ms informacin, haga clic en el nombre de la funcin para ir directamente a su tema de
referencia.

Funcin SUMA.CUADRADOS devuelve la suma de cuadrados de una lista de nmeros o

valores en un rango. Por ejemplo, SUMA.CUADRADOS(2,3) devuelve 13.

Funcin SUMAX2MASY2 suma los valores sumados de los cuadrados de los valores
correspondientes en dos matrices.

Funcin SUMAX2MENOSY2 devuelve la suma de la diferencia de cuadrados de los

valores correspondientes de dos matrices.

Funcin SUMAXMENOSY2 devuelve la suma de cuadrados de las diferencias de los

valores correspondientes de dos matrices.

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Casos especiales (total acumulado, valores nicos)

Puede usar las funciones de hoja de clculo para crear totales que se actualicen
automticamente cuando agregue ms datos a un rango o tabla, o bien para agregar solo los
valores nicos que se encuentren en un rango o tabla.

Crear un total acumulado con una funcin

Use la funcin SUMA. Por ejemplo, en una hoja de clculo, cree los encabezados de
columna Ingresos, Retiradas y Saldo.

1. En la primera celda, debajo de la columna Saldo, escriba el saldo inicial.

 2. En la celda directamente debajo del saldo (en este caso, C3), escriba una frmula que
sume el valor de la columna Ingresos en la misma fila y que reste el valor de la
columna Retiradas (=SUMA(C2,A3,-B3).

3. Arrastre esta frmula hacia abajo a las nuevas filas que agregue. En el ejemplo
siguiente, se arrastra hasta la fila 4.

El ejemplo ser ms fcil de entender si lo copia a una hoja de clculo en blanco.

Cmo copiar un ejemplo

o Cree un libro o una hoja de clculo en blanco.

o Seleccione el ejemplo en el tema de Ayuda.

Nota: No seleccione los encabezados de columna o de fila.

Seleccionar un ejemplo de la Ayuda

o Presione CTRL+C.

o En la hoja de clculo, seleccione la celda A1 y presione CTRL+V.

o Para cambiar entre la visualizacin de resultados y la de las frmulas que

devuelven los resultados, pulse ALT+ (ordinal masculino) o, en la
pestaa Frmulas, en el grupo Auditora de frmulas, haga clic en el
botn Mostrar frmulas.

1 A B C

2 Ingresos Retiradas Saldo

3 500 $

4 10,00% 625 =SUMA(C2;A3;-B3)

1000 740 =SUMA(C3;A4;-B4)

Puede usar un saldo corriente como usara un registro de cheques para observar cmo
aumentan o disminuyen los valores de los elementos de las celdas a medida que agregue
nuevos elementos y valores a lo largo del tiempo.

Para ms informacin, vea el artculo Calcular un saldo corriente.

Principio de pgina

Sumar los valores nicos de un rango con una frmula compuesta

En una columna, escriba una lista de valores que contenga duplicados y, despus, use una
combinacin de las funciones SUMA, SI y FRECUENCIA para sumar solo los valores nicos que
se encuentren en ese rango.

Principio de pgina

Incluir valores de otras hojas de clculo o libros en una frmula

Para sumar o restar celdas o rangos de datos de otras hojas de clculo o libros en una frmula,
incluya una referencia a estos. Para hacer referencia a una celda o rango en otra hoja de
clculo o libro, consulte las instrucciones de la tabla siguiente.

Para hacer Escriba esto Ejemplos

referencia a:

Una celda o rango El nombre de la hoja de clculo seguido por un signo de Sheet2!B2:B4
en otra hoja de exclamacin y, despus, por la referencia de celda o el Sheet3!SalesFigures
clculo en el nombre de rango.
mismo libro

Una celda o rango El nombre de archivo del libro entre corchetes ([]) y el [MiLibro.xlsx]Hoja1!A7
en otro libro que nombre de la hoja de clculo seguido por un signo de
est abierto exclamacin y, despus, por la referencia de celda o el
actualmente nombre de rango.

Una celda o rango La ruta de acceso completa y el nombre de archivo del libro ['C:\Mis
en otro libro que entre corchetes ([]), el nombre de la hoja de clculo seguido documentos\[MiLibro.xlsx]H
no est abierto por un signo de exclamacin y, despus, la referencia de
celda o el nombre de rango. Si la ruta de acceso completa
contiene espacios, delimite el inicio de la ruta y el final del
nombre de la hoja de clculo con comillas simples (vea el
ejemplo).

Principio de pgina

Sumar y restar valores de fecha y hora

Puede usar las funciones de fecha y hora (o incluso una sencilla suma o resta) para calcular el
tiempo transcurrido, estimar fechas de finalizacin de proyectos y ms. En la tabla siguiente se
muestran algunas frmulas que calculan los das y horas transcurridos. Tenga en cuenta que, si
resta una fecha u hora que da como resultado un valor negativo, Excel mostrar los
caracteres ### en la celda que contenga la frmula.

El ejemplo ser ms fcil de entender si lo copia a una hoja de clculo en blanco.

Cmo copiar un ejemplo

Cree un libro o una hoja de clculo en blanco.

Seleccione el ejemplo en el tema de Ayuda.

Nota: No seleccione los encabezados de columna o de fila.

Seleccionar un ejemplo de la Ayuda

Presione CTRL+C.

En la hoja de clculo, seleccione la celda A1 y presione CTRL+V.

Para cambiar entre la visualizacin de resultados y la de las frmulas que devuelven los
resultados, pulse ALT+ (ordinal masculino) o, en la pestaa Frmulas, en el
grupo Auditora de frmulas, haga clic en el botn Mostrar frmulas.

1 A B C

2 Hora de Hora de Frmula de Descripcin (resultado)

inicio finalizacin tiempo
3 transcurrido

4 11:55:24 a. 2:48:13 p. m. =B2-A2 Muestra el tiempo transcurrido en horas, minutos y se

m. En este caso, Excel muestra el resultado (2:52:49 a. m.
5 formato "a. m." porque la diferencia es inferior a 12 h
diferencia fuera de 12 horas o ms, Excel mostrara el
"p. m.".

Fecha de Fecha final Frmula de das Descripcin (resultado)

comienzo transcurridos

28/05/2008 03/06/2008 =B5-A5 Muestra los das transcurridos como un nmero (6).

Trabajar con valores de fecha y hora puede producir resultados inesperados, por lo que se
recomienda que tenga precaucin.

Principio de pgina

Mostrar clculos en la barra de estado de Excel

Para consultar una vista rpida en los totales de celdas que estn seleccionadas en la hoja de
clculo, vea la barra de estado de Excel (la barra de estado se encuentra en la parte inferior de
la ventana del documento).

Al seleccionar una o ms celdas, la informacin sobre los datos que contienen esas celdas se
muestra en la barra de estado de Excel. Por ejemplo, si en la hoja de clculo hay seleccionadas
cuatro celdas (que contienen los valores 2, 3, una cadena de texto como "nube" y 4), todos los
valores siguientes se pueden mostrar en la barra de estado de forma simultnea: Promedio,
Recuento, Recuento numrico, Mn., Mx. y Suma. Haga clic con el botn derecho en la barra
de estado para mostrar u ocultar uno o todos estos valores. Estos valores se muestran en la
ilustracin que aparece a continuacin.