Vous êtes sur la page 1sur 26

Excel 2007-2010

Dbuter avec Excel

Fabienne ROUX
Conseils & Formation
10/04/2010
TABLE DES MATIRES
LE RUBAN 4

LE CLASSEUR 4

RENOMMER LES FEUILLES DU CLASSEUR 4


SUPPRIMER DES FEUILLES DUN CLASSEUR 4
AJOUTER DES FEUILLES DANS UN CLASSEUR 4
DPLACER DES FEUILLES DANS UN CLASSEUR 4
DPLACER OU COPIER DES FEUILLES DUN CLASSEUR VERS UN AUTRE CLASSEUR 5

SAISIR DES DONNES 5

LES CELLULES 5
LES PLAGES DE CELLULES 5
SLECTION MULTIPLE 6
LA SAISIE 6
LA RECOPIE DE CELLULES 6
LA RECOPIE INCRMENTE 7

MODIFICATION DU CONTENU DUNE CELLULE 7

REMPLACEMENT COMPLET DU CONTENU DE LA CELLULE 7


CORRECTION DUNE ERREUR DE SYNTAXE OU DUNE FAUTE DORTHOGRAPHE 7

METTRE EN FORME LES DONNES 8

UTILISATION DU PRESSE-PAPIER 8
POLICE 8
COULEUR DES CELLULES 9
BORDURES 9
ALIGNER LE CONTENU DANS LES CELLULES 10
FUSIONNER DES CELLULES 10
MISE EN FORME DES NOMBRES 10
MISE EN FORME DES DATES 10

GESTION DES CELLULES, LIGNES ET COLONNES 11

INSERTION DE CELLULES 12
SUPPRESSION DE CELLULES 12
LARGEUR DES COLONNES 12
HAUTEUR DES LIGNES 13

EFFACER 13

EFFACER UNIQUEMENT LE CONTENU DES CELLULES 13


EFFACER UNIQUEMENT LE FORMAT DES CELLULES 13
EFFACER TOUT (FORMAT ET CONTENU) 13

APERU AVANT IMPRESSION 14

MISE EN PAGE 14

ORIENTATION 15
CHELLE 15
MARGES DU DOCUMENT 15
CENTRAGE AUTOMATIQUE 15
EN-TTE ET PIED DE PAGE AUTOMATIQUES 16

DBUTER AVEC EXCEL 2


EN-TTE ET PIED DE PAGE PERSONNALISS 16
ZONE DIMPRESSION 17
IMPRESSION DES TITRES 17
QUADRILLAGE 17

IMPRESSION 18

TENDUE 18
NOMBRE DE COPIES 18
IMPRESSION 18

CONSTRUCTION DUNE FORMULE 19

LES CALCULS 19
LES FONCTIONS 19
LA FONCTION SOMME 20
QUELQUES FONCTIONS STATISTIQUES 21
LA FONCTION LOGIQUE =SI() 22

RECOPIE DE FORMULES ET RFRENCES 22

RFRENCES RELATIVES 23
RFRENCES ABSOLUES 23

NOMMER DES CELLULES 24

LES GRAPHIQUES 24

DOCUMENT DE DPART 24
CRATION DUN GRAPHIQUE 25
MISE EN FORME DU GRAPHIQUE 25
METTRE EN PAGE LE GRAPHIQUE DANS LA FEUILLE DE CALCUL 26
AJOUTER UNE SRIE DE DONNES 26

DBUTER AVEC EXCEL 3


LE RUBAN
Le Ruban remplace les menus tels quils apparaissent dans les anciennes versions dExcel.

Le Ruban a t conu pour acclrer la recherche des commandes dont vous avez besoin pour effectuer une tche. Les
commandes sont classes en groupes logiques, lesquels sont regroups dans des onglets. Chaque onglet a trait un type
dactivit (comme lcriture ou la mise en forme dune page). Pour viter lencombrement, certains onglets ne saffichent
que lorsquils sont ncessaires. Par exemple, longlet Outils Image apparat uniquement lorsquune image est
slectionne.

Onglet Accueil

Groupe Alignement

LE CLASSEUR
Chaque fichier Excel est reprsent par un classeur comportant par dfaut 3 feuilles. Cest ce classeur qui sera
sauvegard. Le nom et le nombre de feuilles qui le composent sont variables.

RENOMMER LES FEUILLES DU CLASSEUR


Par dfaut, les feuilles du classeur portent le nom Feuil1, Feuil2, etc. Pour leur donner un nom plus explicite, on effectue
un double clic sur longlet qui les dsigne. Il suffit alors de saisir le nouveau nom et de valider laide de la touche
Entre du clavier.

SUPPRIMER DES FEUILLES DUN CLASSEUR


On effectue, sur le nom de longlet supprimer, un clic laide du bouton droit de la souris et on choisit loption
Supprimer .

AJOUTER DES FEUILLES DANS UN CLASSEUR


On effectue un clic sur le dernier onglet du classeur :

DPLACER DES FEUILLES DANS UN CLASSEUR


laide de la souris, on fait glisser longlet de la feuille dplacer vers sa nouvelle position.

DBUTER AVEC EXCEL 4


DPLACER OU COPIER DES FEUILLES DUN CLASSEUR VERS UN AUTRE CLASSEUR
On effectue un clic laide du bouton droit de la souris et on choisit loption Dplacer ou copier .

La boite de dialogue suivante souvre :

On choisit le nom du classeur vers lequel les feuilles doivent tre dplaces ou copies (ce classeur doit tre ouvert).

Sil sagit deffectuer une copie de la feuille, on clique sur loption Crer une copie pour lactiver.

SAISIR DES DONNES


LES CELLULES
Une feuille de calcul Excel est compose de colonnes (16 384) et de lignes (1 048 576).

Lintersection dune ligne et dune colonne est appele Cellule .

Pour saisir du texte ou des nombres, il faut au pralable cliquer (slectionner) une cellule de la feuille de calcul.

Chaque cellule porte un nom. Ce nom est le rsultat de la colonne combin au numro de la ligne.

LES PLAGES DE CELLULES


Un groupe de cellules contiges est appel une plage de cellules .

Pour slectionner une plage de cellules :

1. Cliquez dans la premire cellule de la plage avec le bouton gauche de la souris (le curseur doit avoir la forme dun
gros plus blanc),
2. Tout en maintenant le bouton de la souris, la faire glisser jusqu la dernire cellule dsire,
3. Relcher le bouton de la souris.

On y fait rfrence par les noms de la premire cellule en haut gauche et de la dernire cellule en bas droite du
groupe, spars par : .

DBUTER AVEC EXCEL 5


Par exemple : le groupe de cellules de la photo ci-dessous correspond la plage B2:D10

SLECTION MULTIPLE
Afin dacclrer la mise en forme dun document, il est possible de slectionner en mme temps plusieurs cellules ou
plage de cellules non contiges ?

Pour cela on procde de la faon suivante :

1. On slectionne une premire cellule ou plage de cellules.


2. On appuie ensuite sur la touche Ctrl du clavier.
3. On maintient cette touche Ctrl enfonce et on effectue les autres slections dsires, et ce, imprativement la
souris, en relchant le bouton gauche de la souris chaque fin de slection.
4. Quand toutes les slections sont termines, on relche la touche Ctrl.

LA SAISIE
Pour valider votre saisie, vous devez appuyer sur la touche Entre de votre clavier. Lappui sur la touche Entre
aura galement pour effet de slectionner la cellule immdiatement en-dessous.

La saisie se fait au kilomtre cest--dire sans mise en forme de texte (gras, italique, soulign) ou de nombre
(sparateur des milliers, symbole ).

La mise en forme se fait ultrieurement grce aux outils disponibles dans les onglets du ruban.

LA RECOPIE DE CELLULES
Pour acclrer votre saisie, vous pouvez recopier le contenu et le format dune cellule vers une ou plusieurs cellules
situes vers le bas, la droite, le haut ou la gauche de celle-ci.

Exemple pour recopier une cellule vers les cellules se trouvant sur les lignes suivantes :

1. Cliquez sur la cellule recopier,


2. Cliquez sur la poigne de recopie situe dans langle infrieur droit de la cellule,
3. Sans relcher le bouton gauche de la souris, descendez pour recopier la cellule sur la plage dsire.

DBUTER AVEC EXCEL 6


LA RECOPIE INCRMENTE
Lutilisation de la poigne de recopie permet galement de crer des listes incrmentes.

Par exemple, les jours de la semaine. crivez lundi dans la cellule A1 et recopiez cette cellule vers le bas :

Mme exemple avec des dates :

Mme exemple avec des sries de nombres (en slectionnant 2 cellules) :

MODIFICATION DU CONTENU DUNE CELLULE


On distingue deux faons de procder rpondant deux types dactions diffrents. Dans les deux cas, commencez par
slectionner la cellule modifier.

REMPLACEMENT COMPLET DU CONTENU DE LA CELLULE


1. Cliquez sur la cellule contenant le texte remplacer.
2. Rcrivez directement le nouveau contenu qui va se substituer lancien.
3. Validez laide de la touche Entre du clavier.

CORRECTION DUNE ERREUR DE SYNTAXE OU DUNE FAUTE DORTHOGRAPHE


Il est dans ce cas inutile de retaper tout le contenu de la cellule.

Intervenez directement dans la barre de formule :

DBUTER AVEC EXCEL 7


1. Pour cela vous cliquez dans la barre de formule laide de la souris,

2. Dplacez-vous ensuite laide des flches du clavier,


3. Effectuez les modifications ncessaires,
4. Validez laide de la touche entre du clavier.

METTRE EN FORME LES DONNES


La majorit des outils de mise en forme des donnes sont regroups dans longlet Accueil du ruban :

UTILISATION DU PRESSE-PAPIER
Le presse-papier est une zone mmoire que lon utilise pour effectuer des copier/coller dune partie de document dun
endroit lautre de la feuille de calcul.

Pour copier ou couper une partie du document, il faut commencer par


slectionner la cellule (ou plage de cellules) que vous dsirez copier (ou
couper) puis de cliquer sur loutil correspondant du menu Presse-papier.

Ensuite, vous slectionnerez la cellule dans laquelle vous souhaitez


effectuer un collage et vous cliquerez sur loutil coller .

Si vous ne souhaitez rcuprer que la mise en forme dune cellule (sans son
contenu texte ou formule), utilisez loutil de copie de la mise en forme.

POLICE
Le groupe Police vous permet de grer laspect des textes saisis dans les cellules, ainsi que laspect des cellules elles-
mmes (couleur, bordure).

Pour modifier laspect dune cellule, cliquez sur celle-ci et utilisez les outils votre disposition.

Toutes les options de police sont galement disponibles dans une boite de dialogue qui souvre en cliquant sur le bouton
en bas droite de le groupe Police :

DBUTER AVEC EXCEL 8


COULEUR DES CELLULES
Pour mettre en vidence certaines zones de votre tableau (en-tte, totaux)
ou en occulter dautres (zones grises), on peut colorer le fond des cellules
avec des couleurs.

1. Slectionnez la cellule (ou la plage de cellules) dsire,


2. Cliquez sur licne reprsentant un pot de peinture.

En cliquant sur la flche droite de licne, on droule la liste des couleurs


disponibles :

BORDURES
Le quadrillage de la feuille de calcul Excel est fictif et ne sera pas imprim.
Si vous souhaitez des bordures vos tableaux, il est ncessaire de les
ajouter laide de loutil correspondant.

1. Slectionnez la cellule ou la plage dsire,


2. Cliquez sur la flche droite de loutil Bordures pour
drouler la liste,
3. Choisissez le type de bordure que vous souhaitez utiliser.

Pour aller plus loin, vous pouvez ouvrir la bote de dialogue Bordures
en cliquant sur le bouton en bas droite du groupe Police puis sur
longlet Bordure :

DBUTER AVEC EXCEL 9


ALIGNER LE CONTENU DANS LES CELLULES
Par dfaut, les alignements sont les suivants :

Pour le texte : alignement sur le bord gauche de la cellule et sur le bas


de la cellule

Pour les nombres : alignement sur le bord droit et sur le bas de la


cellule.

Il est possible de modifier ces alignements laide des outils dans le


groupe Alignement de longlet Accueil.

FUSIONNER DES CELLULES


Il est possible de fusionner des cellules horizontalement ou verticalement. Cette option permet notamment daligner les
titres dun tableau :

1. Slectionner les cellules fusionner,


2. Cliquer sur loutil Fusionner :

MISE EN FORME DES NOMBRES


Par dfaut, les nombres sont en format standard.

Le groupe Nombre de longlet Accueil permet de leur donner la prsentation voulue. Vous pouvez accder dautres
formats en cliquant sur la ligne Autres formats numriques .

MISE EN FORME DES DATES


Les dates dans Excel se saisissent de la faon suivante : JJ/MM/AA.

On peut nanmoins les prsenter de diffrentes manires. Pour modifier le format de la date, choisir un format dans le
groupe Nombre de longlet Accueil.

DBUTER AVEC EXCEL 10


Vous pouvez choisir une Date courte (soit par exemple 01/09/2007) ou Date longue (qui donnera samedi 1
septembre 2007).

VOUS POUVEZ AUSSI CRER VOTRE PROPRE FORMAT DE DATE :


1. Ouvrez la bote de dialogue Nombre en cliquant sur le bouton de longlet,
2. Cliquez sur la catgorie Personnalise
3. Cliquez dans la zone Type
4. Saisissez votre format de date.

En partant des exemples ci-dessous, il est possible de


crer le format de votre choix :

GESTION DES CELLULES, LIGNES ET COLONNES


Le groupe Cellules de longlet Accueil va vous permettre de grer lajout ou la suppression de cellules, lignes et colonnes,
ainsi que leur taille.

DBUTER AVEC EXCEL 11


INSERTION DE CELLULES
POUR INSRER UNE LIGNE ENTIRE :
1. Slectionnez une cellule lendroit o la ligne entire doit tre insre.
2. Cliquez sur loutil Insrer puis sur loption Insrer des lignes dans
la feuille .

Excel insre une ligne vide partir de votre slection. Il est bien entendu
possible dinsrer simultanment plusieurs lignes. Il suffit pour cela de
slectionner plusieurs lignes avant dutiliser loption Insrer .

POUR INSRER UNE COLONNE ENTIRE :


1. Slectionnez une cellule lendroit o la colonne entire doit tre insre.
2. Cliquez sur loutil Insrer puis sur loption Insrer des colonnes dans
la feuille .

Excel insre une colonne vide partir de votre slection. Il est bien entendu
possible dinsrer simultanment plusieurs colonnes. Il suffit pour cela de
slectionner plusieurs colonnes avant dutiliser loption Insrer .

SUPPRESSION DE CELLULES
POUR SUPPRIMER UNE LIGNE ENTIRE :
1. Slectionnez une cellule de la ligne devant tre supprime
2. Cliquez sur loutil Supprimer puis sur Supprimer des lignes dans la feuille

Excel supprime la ligne correspondant votre slection. Il est bien-sr possible de supprimer
plusieurs lignes simultanment. Il suffit pour cela de slectionner plusieurs lignes avant
dutiliser loutil Supprimer .

POUR SUPPRIMER UNE COLONNE ENTIRE :


1. Slectionnez une cellule de la ligne devant tre supprime
2. Cliquez sur loutil Supprimer puis sur Supprimer des colonnes dans la feuille

Excel supprime la ligne correspondant votre slection. Il est bien-sr possible de supprimer plusieurs colonnes
simultanment. Il suffit pour cela de slectionner plusieurs colonnes avant dutiliser loutil Supprimer .

LARGEUR DES COLONNES


La largeur des colonnes est modifiable laide de loutil Format ou la souris.

MTHODE 1 : AVEC LES OUTILS


Pour modifier la largeur de la (ou des) colonne(s) slectionne(s), crivez dans
la zone Largeur de colonne le chiffre dsir.

Pour ajuster automatiquement la largeur de la colonne sur le contenu dune


cellule, slectionnez tout dabord la cellule et utilisez ensuite loutil Format
Ajuster la largeur de colonne.

MTHODE 2 : AVEC LA SOURIS


Amenez le curseur de la souris dans len-tte de colonne, sur le trait qui spare la colonne modifier de la suivante : le
curseur prend laspect dune double flche.

DBUTER AVEC EXCEL 12


Vous pouvez alors agir sur la largeur de la colonne en maintenant cliqu le bouton gauche de la souris et en la faisant
glisser vers la droite pour agrandir la colonne, vers la gauche pour la rduire.

Vous pouvez galement ajuster la largeur de la colonne sur son contenu le plus large en oprant un double clic cet
endroit.

HAUTEUR DES LIGNES


La hauteur des lignes est modifiable laide de loutil Format ou la souris.

MTHODE 1 : AVEC LES OUTILS


Pour modifier la hauteur de la (ou des) ligne(s) slectionne(s), crivez
dans la zone Hauteur de ligne le chiffre dsir.

Pour ajuster automatiquement la hauteur de la ligne sur le contenu dune


cellule, slectionnez tout dabord la cellule et utilisez ensuite loutil
Format Ajuster la hauteur de ligne.

MTHODE 2 : AVEC LA SOURIS


Amenez le curseur de la souris dans len-tte de ligne, sur le trait qui spare la ligne modifier
de la suivante : le curseur prend laspect dune double flche.

Vous pouvez alors agir sur la hauteur de la ligne en maintenant cliqu le bouton gauche de la
souris et en la faisant glisser vers le bas pour agrandir la ligne, vers le haut pour la rduire.

Vous pouvez galement ajuster la hauteur de la ligne sur son contenu le plus large en oprant un
double clic cet endroit.

EFFACER
En cas derreur, vous pouvez dcider deffacer le contenu ou le format dune ou plusieurs cellules.

EFFACER UNIQUEMENT LE CONTENU DES CELLULES


Dans ce cas, seul le contenu (texte saisi, formule de calcul) sera effac.

1. Slectionner la (ou les) cellule(s) pour lesquelles vous voulez effacer le contenu,
2. Appuyez sur la touche SUPPR du clavier.

EFFACER UNIQUEMENT LE FORMAT DES CELLULES


Dans ce cas, seul le format (couleur, format des nombres, bordure) sera effac.

1. Slectionner la (ou les) cellule(s) pour lesquelles vous voulez effacer le


format,
2. Dans le groupe Edition de longlet Accueil, cliquez sur loutil Effacer
(reprsent par une icne en forme de gomme),
3. Choisissez loption Effacer les formats .

EFFACER TOUT (FORMAT ET CONTENU)


1. Slectionner la (ou les) cellule(s) pour lesquelles vous voulez tout effacer,
2. Dans le groupe Edition de longlet Accueil, cliquez sur loutil Effacer
3. Choisissez loption Effacer tout .

DBUTER AVEC EXCEL 13


APERU AVANT IMPRESSION
Il est indispensable, avant dimprimer, de vrifier laspect final du document que vous venez de crer. Cette vrification
sobtient partir du menu principal dans le Bouton Office :

Lcran suivant apparat :

Le nombre total de pages que comporte le document saffiche en bas gauche de lcran dans la barre dtat.

Le curseur est remplac dans laperu par une loupe. Pour agrandir une partie de laperu, amenez le curseur lendroit
dsir et cliquez sur le bouton gauche de la souris. Pour revenir laperu normal, cliquez de nouveau sur le bouton
gauche de la souris.

Si laperu ne savre pas concluant, il faut modifier le document ou prparer la mise en page.

Pour sortir de laperu avant impression et revenir au document normal, cliquez sur le bouton Fermer laperu avant
impression .

MISE EN PAGE
La mise en page du document peut se faire partir de deux emplacements :

partir de laperu avant impression


La mise en page du document peut sobtenir laide de longlet mise en page de laperu.

DBUTER AVEC EXCEL 14


partir du document, dans longlet Mise en page du Ruban

ORIENTATION
Le document peut tre orient de deux faons au moment de limpression :

En portrait, cest--dire la franaise, le papier sera lisible


verticalement.
En paysage, cest--dire litalienne, le papier sera lisible
horizontalement.

CHELLE
Si la taille du tableau ralis est trop importante ou au contraire trop
petite, vous pouvez, volont, rduire ou agrandir celui-ci en modifiant
la valeur par dfaut (100%) dans la zone correspondante. Attention,
veillez ne pas trop agrandir un tableau au risque de le voir simprimer
sur deux pages. vrifier dans laperu avant impression.

Vous disposez galement dun ajustement automatique dun tableau


trop grand aux dimensions de la feuille. Cliquez alors sur loption
Ajuster .

MARGES DU DOCUMENT

Les marges de la feuille reprsentent la zone dans laquelle le document sera


imprim. Plus les marges seront petites, plus lespace rserv au document
sera important. Les marges seront donc rduites dans le cas o le tableau
imprimer est dune taille importante. Attention, les imprimantes exigent une
marge minimale sur les quatre cts de la feuille. Il faut donc viter de
mettre les marges zro.

Attention galement ne pas recouvrir lemplacement de len-tte et du pied


de page ventuels. Celles-ci peuvent galement tre modifies.

CENTRAGE AUTOMATIQUE
Vous pouvez demander Excel de centrer automatiquement le tableau lintrieur de la page et plus prcisment
lintrieur des marges choisies). Pour obtenir le centrage dsir, on clique sur loption correspondante. Le centrage peut
tre demand :

Horizontalement, cest--dire par rapport aux bords droit et gauche de la feuille.


Verticalement, cest--dire par rapport aux bords suprieur et infrieur de la feuille.
Soit les deux la fois.

DBUTER AVEC EXCEL 15


Laperu disponible dans la bote de dialogue vous permet de vous rendre compte des ajustements oprs.

EN-TTE ET PIED DE PAGE AUTOMATIQUES


Len-tte et le pied de page possdent des caractristiques
identiques et fonctionnent de la mme faon. Le contenu de len-
tte et du pied de page sinscrira lintrieur des marges suprieures
et infrieures. Il faut donc veiller ce que ces marges aient une taille
suffisante.

Vous disposez dun certain nombre den-ttes ou pieds de page


prprogramms que vous obtenez en droulant la liste laide de la
flche droite de chaque zone.

EN-TTE ET PIED DE PAGE PERSONNALISS


Vous pouvez crer votre propre en-tte ou pied de page en utilisant les boutons suivants :

En cliquant sur le bouton ou , vous obtenez la mme bote de dialogue :

Chaque section fonctionne comme un traitement de texte. Vous pouvez saisir du texte dans la section de votre choix. Le
retour la ligne sobtient laide de la touche Entre.

Vous pouvez modifier la police de caractres de tout ou partie du texte saisi dans les sections en slectionnant le texte
dsir puis en cliquant sur le bouton . La boite de dialogue qui souvre vous permet de choisir la police dsire.

Les autres boutons disposition au-dessus des sections vous permettent dutiliser des variables, cest--dire des codes
qui permettront dimprimer sur le document des informations variables (numro de la page imprime, date du jour, nom
du document, etc.).

Ces codes sont les suivants :

DBUTER AVEC EXCEL 16


Ces codes peuvent tre combins avec du texte saisi au clavier. Par exemple : pour obtenir, dans un document de deux
pages, le texte Page 1 sur 2 sur la premire page et Page 2 sur 2 sur la deuxime, crivez dans la section dsire :

Page&[Page] sur &[Pages]

ZONE DIMPRESSION
En cliquant dans cette zone pour y placer le curseur, vous pouvez ensuite dfinir la souris la zone de la feuille de calcul
que vous souhaitez voir simprimer. Cette fonction est utile pour exclure de limpression une partie de votre feuille de
calcul sans avoir masquer les lignes ou colonnes non dsires.

IMPRESSION DES TITRES


En cliquant dans cette zone pour y placer le curseur, vous pouvez ensuite dfinir la souris les lignes ou colonnes de votre
feuille de calcul qui devront tre automatiquement rptes sur chaque dbut de page limpression (par exemple les
en-ttes de lignes ou de colonnes dun tableau dimprimant sur plusieurs pages).

QUADRILLAGE
Le quadrillage fictif de la feuille de calcul ne simprime pas. Pour forcer son impression, il faut cliquez sur loption
Quadrillage .

DBUTER AVEC EXCEL 17


IMPRESSION
Limpression sobtient :

Soit partir de laperu avant impression, en cliquant sur loption Imprimer :

Soit par le bouton Office puis sur Imprimer .

Dans les deux cas la bote de dialogue suivante souvre :

TENDUE
Par dfaut, tout le document sera imprim. Vous possdez nanmoins la possibilit de nimprimer quune fourchette de
pages sur la totalit. Dans ce cas, choisissez loption Pages en prcisant le numro de la premire et de la dernire
page imprimer.

NOMBRE DE COPIES
Par dfaut, un seul exemplaire du document sera imprim. Si vous dsirez en imprimer davantage, crivez la quantit
souhaite dans la zone Nombre de copies .

IMPRESSION
Par dfaut, seule la feuille active sera imprime, et ce, en totalit. Il vous est nanmoins possible de faire un autre choix :

Slection : nimprime que la plage de cellules pralablement dfinie la souris avant de demander limpression.
Cette commande peut se substituer la notion de zone dimpression .
Feuilles slectionnes : seront imprimes les feuilles dont les onglets auront t slectionns.
Classeur entier : permet dimprimer la totalit des feuilles du classeur.

DBUTER AVEC EXCEL 18


CONSTRUCTION DUNE FORMULE
Pour obtenir le stock final dans le tableau suivant, vous pouvez effectuer un calcul manuel. Ce calcul sera le suivant :

15 + 8 4 = 19

Le nombre 19 ainsi obtenu sera saisi dans la cellule D2.

Nanmoins, ce rsultat ne se modifiera pas si lun des nombres (15, 8 ou 4) est modifi.

LES CALCULS
Pour automatiser ce calcul, vous allez construire une formule dans la cellule D2. Cette formule fera rfrence aux cellules
contenant les nombres utiliser et sera prcde du signe = pour quExcel comprenne quil sagit dune formule de calcul.

La formule sera donc la suivante :

=A2+B2-C2

Attention, cette formule ne doit comporter aucun espace entre les termes !

Les oprateurs utiliss dans les calculs se trouvent sur le pav numrique du clavier et sont les suivants :

+ Addition
- Soustraction
* Multiplication
/ Division
^ lever la puissance

En labsence de parenthses, Excel calcule en priorit les divisions et multiplications, et termine par les additions et
soustractions. Si le calcul est prsent avec des parenthses, Excel effectue en premier le calcul lintrieur de celles-ci
avant de traiter les autres oprations.

Exemple : 2 * 3 + 4 = 10
2 * (3 + 4) = 14

LES FONCTIONS
UTILIT DES FONCTIONS
Une fonction est un programme, enregistr dans Excel.

Les fonctions permettent deffectuer des calculs simples ou complexes avec un minimum de connaissances en
mathmatiques. Mais elles permettent galement de raliser des oprations non mathmatiques : modifier du texte,
chercher ou tester des lments, etc.

UN EXEMPLE : LA MOYENNE
Pour effectuer une moyenne, il faut additionner des valeurs et diviser le total obtenu par le nombre de valeurs.

Par exemple, vous souhaitez faire la moyenne de trois nombres crits dans les cellules A1, A2 et A3. Cette opration peut
tre ralise de deux faons :

DBUTER AVEC EXCEL 19


La formule en version calcul : =(A1+A2+A3)/3

La formule en version fonction : =MOYENNE(A1:A3)

SYNTAXE DES FONCTIONS


Les fonctions se prsentent TOUJOURS de la faon suivante :

= NOM_DE_LA_FONCTION ( argument1 ; argument2 ; )

Le nombre darguments est variable selon les fonctions, ils sont spars par des points-virgules.

Certaines fonctions nont pas besoin dargument, dans ce cas on met quand-mme les parenthses, mais sans rien
lintrieur.

Lorsque vous tapez le nom dune fonction dans une formule, pour vous aider Excel affiche une info bulle rappelant la
syntaxe de cette fonction :

Certains arguments sont facultatifs, ce sont ceux qui sont prsents entre crochets dans linfo bulle.

Remarques :

On ne met pas despaces dans une formule


La casse na pas dimportance : vous pouvez crire en majuscules ou minuscules indiffremment.
Dans une formule, on peut utiliser une seule fonction, ou combiner plusieurs fonctions entre elles, et les
mlanger des calculs arithmtiques.

Exemples de formules combinant des calculs et des fonctions :

=SOMME(B3:B10)+20
=SOMME(B3:B10)+SI(A5>250;20;0)
=SI(SOMME(A1:A3)>50;B3*5%;0)
=SI(B10>15;Excellent;SI(B10<9;Mdiocre;Bien))

LA FONCTION SOMME
Pour additionner entre elles plusieurs cellules, utilisez la fonction =SOMME() dExcel. Elle peut tre utilise de manires
diffrentes : manuellement ou automatiquement.

MTHODE MANUELLE
1) crivez dans la cellule o doit apparatre le rsultat : =somme(
2) Slectionnez ensuite la souris la plage de cellules additionner
3) Validez avec la touche Entre du clavier.

La fonction renvoie laddition des cellules slectionnes.

DBUTER AVEC EXCEL 20


1RE MTHODE AUTOMATIQUE
1) Slectionnez la cellule qui contiendra le rsultat du calcul (et donc la
formule de calcul)
2) Cliquez sur le bouton somme automatique de la barre doutils
3) Choisissez Somme
4) Dans la barre de formule saffiche :

=SOMME(dbut de la slection : fin de la slection)

Excel vous propose une plage de cellules par dfaut. Il est possible den changer en
slectionnant la plage de cellules dsire laide de la souris.

5) Validez avec la touche Entre du clavier.

2ME MTHODE AUTOMATIQUE


1) Slectionnez la cellule qui contiendra le rsultat du calcul (et donc la formule de calcul)
ainsi que les cellules qui doivent tre additionnes.
2) Cliquez sur le bouton Somme automatique de la barre doutils.
3) Choisissez Somme
4) Le rsultat sinscrit automatiquement.

QUELQUES FONCTIONS STATISTIQUES


LA FONCTION MOYENNE
Pour obtenir la moyenne de plusieurs cellules, utilisez la fonction =MOYENNE() dExcel.

1) crivez dans la cellule o doit apparatre le rsultat : =moyenne(


2) Slectionnez ensuite la souris la plage de cellules dsire
3) Validez avec la touche Entre du clavier.

La fonction renvoie la moyenne des cellules slectionnes.

LA FONCTION MAXIMUM
Pour obtenir le plus grand nombre contenu dans des cellules diffrentes, utilisez la fonction =MAX() dExcel.

1) crivez dans la cellule o doit apparatre le rsultat : =max(


2) Slectionnez ensuite la souris la plage de cellules dsire
3) Validez avec la touche Entre du clavier.

La fonction renvoie la valeur la plus leve.

LA FONCTION MINIMUM
Pour obtenir le plus petit nombre contenu dans des cellules diffrentes, utilisez la fonction =MIN() dExcel.

1) crivez dans la cellule o doit apparatre le rsultat : =min(


2) Slectionnez ensuite la souris la plage de cellules dsire
3) Validez avec la touche Entre du clavier.

La fonction renvoie la valeur la moins leve.

Ces trois fonctions sobtiennent galement partir de loutil Somme automatique :


1) Slectionnez la souris la plage de cellules (ou plusieurs plages de cellules en maintenant la touche Ctrl
enfonce) dsire,
2) Droulez loutil Somme automatique

DBUTER AVEC EXCEL 21


3) Choisissez loption dsire.

LA FONCTION LOGIQUE =SI()


Vous pouvez demander Excel de ragir diffremment en fonction du rsultat dun calcul demand.

Exemple :

Vous dcidez dlaborer une facture. Vous souhaitez faire bnficier votre client dune remise sur le prix de vente. Cette
remise sera de 5% du total hors taxes de la facture si ce total est infrieur 1000 euros. Si le total hors taxes est suprieur
ou gal 1000 euros, le taux de remise sera de 10% sur la totalit du montant.

Le document Excel se prsentera ainsi :

La formule en D6 compare tout dabord le rsultat obtenu en D5 au nombre 1000.

Si le montant en D5 est plus petit que 1000, alors (symbolis par le point-virgule) le rsultat afficher en D6 sera celui du
calcul : D5 multipli par 5%.

Sinon (symbolis par le deuxime point-virgule) cest--dire si le montant en D5 est gal ou plus grand que 1000, le
rsultat afficher en D6 sera celui du calcul : D5 multipli par 10%.

RECOPIE DE FORMULES ET RFRENCES


Dans une formule de calcul il est fait rfrence, en gnral, dautres cellules. Par exemple, si vous voulez, dans le
tableau ci-dessous, obtenir un prix aprs remise dans la cellule C6, crivez dans cette cellule la formule =B6*C2

Pour viter de rcrire cette formule dans C7 et C8, vous allez la recopier vers le bas. Le rsultat que vous obtenez nest
cependant pas satisfaisant.

DBUTER AVEC EXCEL 22


Vous allez essayer de comprendre pourquoi les rsultats sont faux afin dy remdier :

RFRENCES RELATIVES
Par dfaut, Excel raisonne selon la position des rfrences de cellules utilises :

Pour lui, B6 est la cellule qui se trouve sur la mme ligne et dans la colonne de gauche par rapport la cellule C6 o vous
avez construit la formule. La rfrence utilise sera donc pour Excel : mme ligne 1 colonne gauche . De la mme
faon, pour Excel la cellule C2 est la rfrence mme colonne 4 lignes au-dessus .

On dit quExcel travaille sur des rfrences relatives.

Si vous recopiez cette formule sur les cellules C7 et C8, vous allez donc obtenir des erreurs. En effet, si vous vous placez
dans la cellule C8, vous pourrez lire dans la barre de formule le calcul suivant : =B8*C4

B8 est bien la cellule contenant le prix unitaire voulu, mais C4 ne contient pas le taux de remise. Ceci sest produit car la
formule recopie a utilis comme rfrence la cellule place 4 lignes au-dessus, or le taux de remise est toujours dans C2.

RFRENCES ABSOLUES
Si vous voulez que la rfrence la cellule C2 demeure lors dune recopie de la formule, il faut neutraliser ce principe de
rfrence relative. Pour cela, lors de la construction de la formule =B6*C2 , il faut rendre la rfrence C2 absolue.

1) Cliquez sur la cellule C6 pour modifier la formule


2) Dans la barre de formule, slectionnez C2
3) Appuyez sur la touche F4 du clavier

Constatez le rsultat : on obtient =B6*$C$2 . La cellule C2 est devenue une rfrence absolue. Les symboles $ (dollars)
vont figer la rfrence.

prsent, si vous recopiez la formule vers le bas en C7 et C8, vous obtiendrez :

En C7 : =B7*$C$2
En C8 : =B8*$C$2

Les symboles dollars peuvent galement tre ajouts au clavier.

DBUTER AVEC EXCEL 23


NOMMER DES CELLULES
Dans une formule vous utilisez, en principe, le nom par dfaut des cellules (A1, H25, B14, etc.). Vous pouvez toutefois
renommer les cellules. En reprenant lexemple prcdant, vous pouvez renommer la cellule C2 afin de lutiliser ensuite
dans les calculs.

Par exemple, vous allez renommer la cellule C2 et lui donner le nom Taux_remise . Pour cela :

1) Slectionnez la cellule C2 (son nom apparait dans la zone Nom gauche de la barre de formule),
2) Cliquez dans cette zone,
3) crivez le nom dsir (attention, pas despaces ni de caractres spciaux tels que : /, . ; etc.)
4) Validez avec la touche Entre

prsent, toujours en reprenant lexemple prcdent, la formule de calcul pour la remise sera :
En C6 : =B6*Taux_remise

Il vous sera ensuite possible de recopier cette formule vers le bas qui deviendra :
En C8 : =B8*Taux_remise

Une cellule renomme est automatiquement considre par Excel comme une rfrence absolue dans les formules de
calcul.

LES GRAPHIQUES

Les graphiques illustrent de faon claire les donnes chiffres dun tableau.

DOCUMENT DE DPART
Un graphique est toujours cr partir dun tableau ralis sur une feuille de calcul Excel.

Vous allez concevoir un graphique partir du tableau ci-dessous :

Pour construire un graphique, il vous suffit de cliquer sur lune quelconque des cellules du tableau contenant les donnes
prendre en compte.

DBUTER AVEC EXCEL 24


Il est cependant possible de ne slectionner quune partie des donnes si le graphique ne doit porter que sur celles-ci
(notamment si vous ne souhaitez pas inclure les lignes et/ou colonnes de total). Pour viter davoir des chelles trop
importantes, il est prfrable de ne pas prendre en compte les colonnes et les lignes des totaux, sauf ncessit absolue.

Attention ! La plage de cellule slectionne ne doit comporter de lignes ou de colonnes vides. Celles-ci seront
interprtes comme des valeurs zro dans le graphique et vont gner la lecture de celui-ci.

CRATION DUN GRAPHIQUE


Le graphique sera cr sur la feuille contenant dj le tableau par lintermdiaire de la zone Graphiques de longlet
Insertion. Le graphique ainsi cr sera un objet de la feuille de calcul sur laquelle il apparatra.

Pour le 1er exemple vous allez construire un graphique en colonnes (histogramme) : slectionnez la plage de cellules
A3:D7 de votre tableau, puis cliquez sur loutil Colonne .

Excel vous propose de choisir le type dapparence de votre graphique. Cliquez sur le
bouton correspondant votre choix (pour cet exemple, vous choisissez un histogramme
en 2 dimensions).

Votre graphique apparait immdiatement sur votre feuille.

Vous pouvez prsent en amliorer la prsentation.

MISE EN FORME DU GRAPHIQUE


Excel vous propose une mise en page rapide de votre graphique. Slectionnez le graphique en cliquant dessus puis sur
loutil Disposition rapide . Dans cet exemple nous avons retenu la 1re prsentation :

DBUTER AVEC EXCEL 25


Changez rapidement laspect de votre graphique en utilisant loutil Styles de graphique dans longlet Cration.

MODIFIEZ LE TITRE
Cliquez sur le titre pour le modifier.

MODIFIER LE QUADRILLAGE
Pour amliorer la lisibilit des informations il vous est possible de quadriller
laxe des abscisses et/ou des ordonnes. Cliquez sur le quadrillage avec le
bouton droit de la souris, puis sur Format du quadrillage .

MODIFIER LA LGENDE
Vous dcidez ici de laspect de la lgende. Cliquez sur la lgende avec le
bouton droit de la souris, puis sur Format de la lgende .

De la mme manire, tous les lments du graphique (axes, barres, fond) sont modifiables.

METTRE EN PAGE LE GRAPHIQUE DANS LA FEUILLE DE CALCUL


DPLACER LE GRAPHIQUE
1. Slectionnez le graphique dplacer en cliquant dessus.
2. Amenez le pointeur de la souris sur le graphique. Le pointeur se transforme en flche.
3. Fates glisser le graphique en maintenant le bouton gauche de la souris enfonc.

MODIFIER LA TAILLE DU GRAPHIQUE


1. Slectionnez le graphique en cliquant dessus.
2. Amenez le pointeur de la souris sur un des carrs entourant le graphique. Le pointeur se transforme en double
flche.
4. Fates glisser le carr en maintenant le bouton gauche de la souris enfonc.

SUPPRIMER LE GRAPHIQUE
1. Slectionnez le graphique supprimer en cliquant dessus.
2. Appuyez sur la touche Suppr du clavier (ou menu Edition Effacer Tout).

AJOUTER UNE SRIE DE DONNES


Si le tableau dorigine sest toff dune colonne supplmentaire (4me trimestre par exemple), vous pouvez ajouter ces
donnes dans le graphique :

AJOUTER UNE SRIE PAR COPIER/COLLER


1. Dans le tableau dorigine, slectionnez la srie de donnes avec son en-tte de colonne.
2. Cliquez sur la slection avec le bouton droit de la souris et choisissez loption Copier .
3. Cliquez sur le graphique avec le bouton droit de la souris et choisissez loption Coller .

La nouvelle srie sest positionne la suite des prcdentes.

AJOUTER UNE SRIE LAIDE DE LASSISTANT


Cliquez sur le graphique et utilisez loutil Slectionner des donnes de longlet Cration.

DBUTER AVEC EXCEL 26