Curso para Garzones

Necesidades, abastecimientos y
recepcin de stocks.
Gestin de stocks.
Crditos
Esta es una publicacin de la Escuela Nacional de Hotelera, Dentro del proyecto NIC/018,
financiado conjuntamente por los gobiernos de la Republica de Nicaragua
y el Gran Ducado de Luxemburgo.
Compilacin y Adecuacin de Contenido:
Fernando Aguiar
Revisin y Aprobacin:
Miriam Espinoza
Se permite la reproduccin total o parcial de la presente obra,

haciendo referencia a la fuente.
Managua, Nicaragua
Diciembre 2008.
Unidad I:
Anlisis del almacn para pedidos segn produccin.
Con esta unidad el alumno desarrollar la capacidad de:
Identificar las necesidades de abastecimiento del almacn de acuerdo al tipo de
servicio ha realizar.
Unidad II:
Gestin de aprovisionamiento segn procedimientos establecidos.
Elaborar la solicitud de abastecimiento de acuerdo a los procedimientos
establecidos.
Unidad III:
Control de mercancas.
Realizar la recepcin de materiales e insumos.
Unidad I Anlisis del almacn para pedidos segn produccin
Procedimiento de revisin de existencias en el almacn.
Necesidades, abastecemientos y recepcin de stocks.

El Almacn
Son aquellos lugares donde se guardan los diferentes tipos de mercanca.
El almacn es una unidad de servicio en la estructura orgnica y funcional de una empresa comercial
o industrial con objetivos bien definidos de resguardo, custodia, control y abastecimiento de materiales y
productos.
Funciones del almacn

Mantienen las materias primas a cubierto de incendios, robos y deterioros.
Permitir a las personas autorizadas el acceso a las materias almacenadas.
Mantienen en constante informacin al departamento de compras, sobre las existencias reales de materia
prima.
Lleva en forma minuciosa controles sobre las materias primas (entradas y salidas, condiciones de inocuidad,
control de calidad de los gneros)
Vigila que no se agoten los materiales (mximos mnimos).
La manera de organizar u administrar el departamento de almacenes depende de varios factores tales como
el tamao y el plano de organizacin de la empresa, el grado de descentralizacin deseado, a variedad de
productos fabricados, la flexibilidad relativa de los equipos y facilidades de manufactura y de al programacin
de la produccin. Sin embargo, para proporcionar un servicio eficiente, las siguientes funciones son comunes
a todo tipo de almacenes:
Recepcin de Materiales
Registro de entradas y salidas del Almacn.
Almacenamiento de materiales.
Mantenimiento de materiales y de almacn.
Despacho de materiales.
Coordinacin del almacn con los departamentos de control de inventarios y contabilidad.
Principios bsicos del almacn
El almacn es un lugar especialmente estructurado y planificado para custodiar, proteger y controlar los
bienes de activo fijo o variable de la empresa, antes de ser requeridos para al administracin, la produccin o
al venta de artculos o mercancas.
Todo almacn puede considerarse redituable para un negocio segn el apoyo que preste a las funciones
productoras de utilidades: produccin y ventas.
Es importante hacer hincapi en que lo almacenado debe tener un movimiento rpido de entrad y salida, o
sea una rpida rotacin.Todo manejo y almacenamiento de materiales y productos es algo que eleva el costo
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Aprovisionamiento y Control de Productos y Materiales
del producto final sin agregarle valor, razn por la cual se debe conservar el mnimo de existencias con el
mnimo de riesgo de faltantes y al menor costo posible de operacin.
Los siguientes principios son bsicos para todo tipo de almacn:

La custodia fiel y eficiente de los materiales o productos debe encontrarse siempre bajo la responsabilidad
de una solo persona en cada almacn.
El personal de cada almacn debe ser asignado a funciones especializadas de recepcin, almacenamiento,
registro, revisin, despacho y ayuda en el control de inventarios.
Debe existir un sola puerta, o en todo caso una de entrada y otra de salida (ambas con su debido
control).
Hay que llevar un registro al da de todas las entradas y salidas.
Es necesario informar a control de inventarios y contabilidad todos los movimientos del almacn (entradas
y salidas) y a programacin de y control de produccin sobre las existencias.
Se debe asignar una identificacin a cada producto y unificarla por el nombre comn y conocido de compras,
control de inventario y produccin.
La identificacin debe estar codificada.
Cada material o producto se tiene que ubicar segn su clasificacin e identificacin en pasillos, estantes,
espacios marcados para facilitar su ubicacin. Esta misma localizacin debe marcarse en las tarjetas
correspondientes de registro y control.
Los inventarios fsicos deben hacerse nicamente pro personal ajeno al almacn.
Toda operacin de entrada o salida del almacn requiriere documentacin autorizada segn sistemas
existentes.
La entrada al almacn debe estar prohibida a toda persona que no est asignada a l, y estar restringida
al personal autorizado por la gerencia o departamento de control de inventarios.
La disposicin del almacn deber ser lo ms flexible posible para poder realizar modificaciones pertinentes
con mnima inversin.
Los materiales almacenados deber ser fciles de ubicar.
La disposicin del almacn deber facilitar el control de los materiales.
El rea ocupada por los pasillos respecto de la del total del almacenamiento propiamente dicho, debe ser
tan pequea como lo permitan las condiciones de operacin.
Tipos de almacn
El almacn puede ser una empresa manufacturera, distribuidora, o una tienda de productos de consumo.
Los almacenes se pueden diferenciar:
Almacn de Materia Prima y Partes Componentes:
Este almacn tiene como funcin principal el abastecimiento oportuno de materias primas o partes
componentes a los departamentos de produccin.
Almacn de Materias Auxiliares:
Los materiales auxiliares o tambin llamados indirectos son todos aquellos que no son componentes de un
producto pero que se requieren para envasarlo o empacarlo como los lubricantes, etiquetas, envases, etc.
2 Aprovisionamiento y Control de Productos y Materiales

Almacn de Productos en Proceso:
Si los materiales en proceso o artculos semi-terminados son guardados bajo custodia y control,
intencionalmente previstos por la programacin, se puede decir que estn en un almacn de materiales en
proceso.

Almacn de Productos Terminados:
El almacn de productos terminados presta servicio al departamento de ventas guardando y controlando las
existencias hasta el momento de despachar los productos a los clientes.
Almacn de Herramientas:
Un almacn de herramientas y equipo, bajo la custodia de un encargado especializado para el control de

esas herramientas, equipo y tiles que se prestan a los distintos departamentos y operarios de produccin o
de mantenimiento. Cabe mencionar: brocas, machuelos, piezas de esmeril, etc.
Almacn de Materiales de Desperdicio:
Los productos partes o materiales rechazados por el departamento de control y calidad y que no tienen
salvamento o reparacin, deben tener un control separado; este queda por lo general, bajo el cuidado del
departamento mismo.
Almacn de Materiales Obsoletos:
Los materiales obsoletos son los que han sido descontinuados en la programacin de la produccin por falta
de ventas, por deterioro, por descomposicin o por haberse vencido el plazo de caducidad. La razn de tener
un almacn especial para este tipo de casos, es que los materiales obsoletos no deben ocupar los espacios
disponibles para aquellos que son de consumo actual.
Almacn de Devoluciones:
Aqu llegan las devoluciones de los clientes, en el se separan y clasifican los productos para reproceso,
desperdicio y/o entrada a almacn.
Organizacin y funcin del Almacn
Las reas del almacn
Normalmente una planta manufacturera o una empresa comercializadora deben tener tres reas en el
almacn, como base de su planeacin: Recepcin, Almacenamiento y Entrega.
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El tamao y distribucin de estas tres reas depende del volumen de operaciones y de la organizacin de
cada empresa en lo particular. Estas pueden estar completamente separadas e independientes unas de otras,
o bien, dentro de un solo local.
rea de Recepcin:
El flujo rpido del material que entra, para que est libre de toda congestin o demora, requiere de la
correcta planeacin del rea de recepcin y de su ptima utilizacin.
Las condiciones que impiden el flujo rpido son:

Espacio de Maniobra Restringido o Inadecuado.
Medios de Manejo de Materiales Deficiente.
Demoras en la Inspeccin y Documentacin de Entrada.
El espacio necesario para el rea de recepcin depende del volumen mximo de mercanca que se descarga
y del tiempo de su permanencia en ella.
El tiempo de permanencia de las mercancas en el rea de recepcin debe ser lo ms corta posible, pues
el espacio y el costo de operacin depende de la fluidez con que estas se pasan del vehculo del proveedor
al almacn.
Todo estancamiento innecesario eleva el costo del producto.
rea de almacenamiento:
En la zona de almacenamiento se estudia el espacio que se requiere para cumplir con las finalidades del
almacn, ya que ello exige realizar las operaciones que forman el ciclo de almacenamiento, para lo cual es
indispensable disponer de espacio suficiente donde se pueda actuar organizadamente, sin inconvenientes ni
tropiezos.
Caractersticas de la Zona de Almacenamiento:
El estudio que se haga para elegir una zona de almacenamiento o para distribuir una zona ya elegida, tiene
que realizarse en funcin de tres factores:
Entidad a la cual se va servir.
El espacio de que se dispone.
Los artculos que en l se van a guardar.
Para determinar en relacin a ellos, las caractersticas que debe reunir.
rea de Entrega:
La mercanca que ha sido tomada del rea de almacenamiento y llevada al rea de entrega debe:
Ser trasladada con el medio mecnico ms adecuado.
Ser acompaada de un documento de salida, una nota de remisin o una factura.
Ser revisada en calidad y cantidad, mediante el cotejo de la mercanca con el documento de salida.

Problemas en los almacenes
Son varios los problemas que pueden derivarse de la escasa disponibilidad de locales, o el hecho de que
estos sean poco racionales o inadecuados a las exigencias de la empresa.Para los almacenes de productos
terminados y de materiales son igualmente vlidas anlogas consideraciones.

El Espacio y el Personal es insuficiente.
El llenado excesivo de los locales puede causar dao a los materiales y aumentar la eventualidad de reclamos
y devoluciones por parte de los clientes. Puede hacer difcil la rotacin de los materiales, favoreciendo la
acumulacin de mercancas superadas y de difcil venta. Puede tambin ser inoportuna la atencin de los
pedidos, lo crear dificultades a la organizacin de las ventas.
El Personal es incapaz por falta de Entrenamiento.
Muchas veces se deja que se vaya acumulando trabajo con el fin de liquidarlo en un momento determinado;
la plantilla del personal se dispone en funcin de estas necesidades extremas, con lo cual lo nico que se
consigue es que en los momentos de menos trabajo se produzca una situacin de bajo rendimiento que
ocasiona costos y gastos perfectamente evitables.
El Almacn est mal localizado o existe una mala distribucin.
Con demasiada frecuencia hay que recorrer trayectos y pasillos trazados sin obedecer ningn tipo de
sistema y muchas veces se van atendiendo los pedidos recogiendo de manera memorista o segn el parecer del
operario. As se originan trayectos largo se intiles adems de la necesidad de mayor tiempo de aprendizaje
para acostumbrarse a esta carencia sistemtica.
Deficiente colocacin de la mercadera que dificulta la localizacin rpida para acomodar y/o surtir la
demanda.
En el almacn se espera demasiado tiempo, se espera pro ejemplo con los documentos relacionados con
los pedidos y que tiene que venir de las oficinas, esperan los medios de transporte, la carga y entrega de los
productos solicitados. Estos tiempos prueban una mala organizacin.
Equipo de Almacenamiento Inadecuado, obsoleto o en mal estado.
Equipo de Manejo de Materiales Insuficiente o Inadecuado.
Vales de Mercancas
Concepto:
Se denomina mercanca a todo gnero vendible; cualquier cosa mueble que se hace objeto de trato o venta.
A los efectos del trfico de perfeccionamiento, se entiende por mrcancia todos aquellos insumos, materias
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primas, partes o piezas que sean necesarios en el proceso productivo, aunque se consuman sin incorporarse al
producto reexpedido, exportado o reintroducido y siempre que pueda determinarse su cantidad.
Vale es un documento interno que se utiliza para la retirada de gneros del almacn. Existe original y copia,
el original ira al encargado del almacn y la copia la tendr el jefe del departamento.
En el Vale aparecern:
Departamento que solicita el gnero.
Relacin de los gneros que solicita.
Nmero de unidades que se solicita.
Fecha.
Firma del responsable del departamento.
Ejemplo:
Vale de mercancas.
De: Almacn
A: Cocina
Cantidad Unidad de Medida Producto

5 Kilos Lomo de Res
10 Kilos Tomate Nacional
------------------------------------------- ----------------------------------------
Firma del responsable de bodega Firma de la persona que recibe

Vales de devolucin
Son las devoluciones a bodega realizadas por la dependencia, funcionario, o tercero, de los bienes que no
se requieren para el cumplimiento de los objetivos para los cuales fueron destinados, por retiro o traslado del
funcionario, por supresin de la dependencia, por dao u obsolescencia del bien, entre otros factores, sobre

los cuales la administracin puede optar por su reparacin, redistribucin o baja definitiva con destino final
especfico.
Por principio, los bienes reintegrados al Almacn o Bodega debern presentar un desgaste normal por uso,
en caso de dao por caso fortuito o por acciones imputables al funcionario, ser potestad del comit de bajas
a partir del informe presentado por el responsable del Almacn; determinar el grado de responsabilidad que
tiene el usuario y las acciones a seguir, la decisin ser comunicada al funcionario, a su Jefe inmediato y a
la oficina que corresponda, mediante oficio a travs del responsable del Almacn y Bodega como secretario
tcnico del comit.
Devolucin de gnero a bodega
rea que realiza la devolucin:
Fecha:
tem Cant Unid. Descripcin del Motivo de la Devolucin

Medida Producto
Firma de Bodega: _______________________
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Elaboracin de lista de faltantes.
Fichas de registro
Importancia del registro.
Se debe de seguir todos los procedimientos para supervisar el producto que entra, comprobar su valor,
evaluar los precios y registras los movimientos del producto en la empresas desde el punto de recepcin
.cuando una empresa no se atiende estos procedimiento de forma constante, hay productos inadecuados o
incorrectos que entran por descuido y terminan en perdida. O los envos pueden no contener todo lo que se
encargo y pago, esto tambin es una perdida.
El almacn tiene que ser revisado constantemente para ver productos tiene que ser consumidos antes de
que se estropeen. Si no mantiene al mnimo el deterioro puede costarle a la empresa una cantidad enorme
de dinero. El personal del almacn debe de poner en prctica una rotacin adecuada de los productos para
asegurarse de que se consumen de forma lgica y oportuna.
El robo es un problema que afecta a toda la industria. Es preocupantemente comn y extremadamente

costoso para la empresa. Los envos tienen que supervisarse de la entrada a la salida, incluso el puesto
de recepcin es un punto inestable, dado que hay zonas de almacenamiento sin personal. Cada vez que
un producto se traslada hay que registrar el movimiento quien tomo el producto, en qu cantidad y a qu
departamento se lo entrego.
Es fundamental supervisar los artculos, el objetivo de controlar las existencias es supervisar las entregas y
la vuelta de dichas existencias y las trasferencias entre departamentos.
Para registrar lo productos podemos elaborar el siguiente formato:
tem Descripcin Tcnica Unidad de Cantidad Precio Total

medida Unitario
Esto se puede aplicar para la elaboracin de listados de compra, que el encargado de bodega entregara al
comprador o as mismo podr ser utilizado para el control de los inventarios.

Hoja de Pedido.
Formada por original y tres copias. Estar firmada por el jefe de compras y el jefe de administracin, como
garanta de pago al proveedor.

El original se enva al proveedor solicitando el pedido, va fax, normalmente, o en mano al comercial del
proveedor que nos visita, si no por correo, Etc. La primera copia permanece en el departamento de compras,
la segunda se enva a recepcin de mercancas ya que servir como documento de control para la recepcin y
la tercera se enva al departamento financiero.
Debe figurar la denominacin del artculo, la cantidad que se pide, el precio unitario, y el nombre del
proveedor.
Hoja de pedido Restaurante ENAH Logo Empresa
Direccin Telfono Fax

Proveedor Contacto
Poblacin Fecha de pedido Fecha de Recepcin

No pedido Fax Fecha de pedido Fecha de Recepcion
IVA
Total
Articulo Referencia Cantidad Precio Subtotal IVA Total
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Unidad II Gestin de aprovisionamiento segn procedimientos establecidos.
Solicitud de materiales, utensilios y materia prima.
Gestin de pedidos
Las compras
El xito de un restaurante o cualquier establecimiento dedicado a ofrecer servicios de comidas y bebidas

se puede lograr contando con unas materias primas o productos de calidad que garanticen, desde el principio,
lo que va a consumir el cliente.
El responsable de comprar, sea el propietario, directivo o jefe de un departamento tiene que tener un
verdadero conocimiento de todo aquello que va a intervenir en la elaboracin de los platos, las bebidas que
pueden acompaarlos, aperitivos, infusiones, productos frescos o congelados y un largo etctera de alimentos
sean en estado original o transformados, lo que hoy llaman Conveniente food o de tercera, cuarta o quinta
generacin, que son los platos que solo necesitan ponerlos en temperatura o retermalizarlos y situarlos de
forma adecuada en los platos.
Es fundamental conocer las especificaciones de calidad que deben tener cada una de las compras que se
van a efectuar, tenemos que conocer las denominaciones de origen nacionales o extranjeras que aseguren la
bondad del producto o materia que se necesita y no podemos olvidar que la cantidad y calidad siempre tiene
referencias que se pueden medir (peso neto, limpio o entero, fecha de caducidad, envase, tamao, forma,
origen, fresco, refrigerado congelado).
Hoy los mercados, con toda clase de materias primas y alimentos, estn tan cerca que basta concurrir a uno
de ellos para ver la globalizacin es una realidad que cada da se acenta ms.
Por otra parte, las uniones de pases, los tratados comerciales y pactos de todo tipo permiten que tengamos
frutas tropicales, carnes de pases ganaderos exticas (canguro, reno, avestruz, etc.), pescados, mariscos
de aguas lejanas, especias de todo tipo, licores y aguardientes o vinos que vienen a competir con nuestros
caldos.
La gran transformacin de la gestin de compras est llegando sin prisa pero sin pausa a travs de las redes
y del invento de Internet. Muchas compras se realizan a travs de la pantalla del ordenador y sta forma de
acceder al proveedor va a revolucionar la gestin personal de comprar. Adems existe una conciencia clara de
que para vender hay que ofrecer garanta de marca y as estamos viendo como agricultores o distribuidores se
encargan de que sus productos dispongan de ese marchamo o sello que garantiza al cliente lo que compra.
Tambin vemos en los grandes mercados, cuando todava no ha amanecido, a los minoristas y muchos
restauradores que acuden a efectuar sus compras de forma directa viendo el producto que acaba de llegar
y as seleccionar lo ms conveniente y negociar el precio. Hay otros que siguen la costumbre de acudir a los
mercados de los barrios donde la compra tiene otras connotaciones de proximidad y de confianza.

En otros casos est el proveedor denominado habitual al que se le solicita los pedidos por telfono que
pronto ser, y lo es ya, en muchos de los casos, a travs de e-mail, sistema basado en la confianza que
garantiza la calidad de los pedidos.
Sin embargo, en las compras, como decamos al principio, puede estar la clave del xito y de los resultados

econmicos. De cualquier forma, para hacer una buena gestin de compras debemos tener en cuenta los
siguientes principios:
Tener una informacin muy clara y precisa sobre la oferta que tenemos y a quien la dirigimos.
Conocer las especificaciones de calidad que queremos exigir a las materias primas o productos que
vayamos a comprar.
Disponer de una informacin, lo ms amplia posible, sobre proveedores y sus ofertas/productos.
Acudir a los mercados, tiendas especializadas, almacenes o similares para efectuar aquellas compras
que deban ser vistas con anterioridad.
Llevar un verdadero control de los proveedores denominados habituales.
Todas las mercancas que entren en el establecimiento deben ser verificadas en cantidad y calidad
y siempre existir el control y el visto bueno de la persona mas autorizada.
Las mercancas que entren directamente a las unidades de produccin deben ser controladas,
previamente, por responsables de la administracin autorizados, siempre que no signifiquen
productos habituales como refrescos, cervezas, lcteos, etc.,cuya supervisin se centra ms en la
cantidad, pues la calidad es la misma.
Todas las mercancas deben ser inmediatamente almacenadas y distribuidas de forma conveniente
para su conservacin, teniendo en cuenta la temperatura necesaria.
Es necesario marcar el da de entrada a aquellos productos que tengan fecha de caducidad
inmediata.
Debe existir una rotacin de productos basada en el sistema first in first out.
La distribucin de productos, materias primas, etc., a las unidades de produccin, principalmente
Cocina, debe hacerse de forma racional y basada en las previsiones reales.
Los productos que se descongelan deben ser utilizados de forma inmediata y nunca se deben
recongelar.
La congelacin o cualquier sistema de conservacin que se quiera utilizar tiene que seguir las reglas
y normas que exigen las garantas de higiene alimentara.
Las denominadas compras mayores o en grandes cantidades tiene que tener dos justificaciones
bsicas:
Un ahorro econmico significativo.
Una mercanca no fcil de conseguir (esto sucede, actualmente, con determinados vinos, productos
escasos de temporada, jamones de bellota para establecimientos especializados, etc.) y que es
fundamental en nuestra oferta.
Los precios deben ser negociados, as como las formas de pago, siempre que sea posible.
El control de los productos frescos debe ser tarea fundamental en la cocina y en las instalaciones y
equipos donde se conserven. La calidad de un pescado fresco, una carne o un marisco no se puede
cuestionar. Las compras de los productos frescos tienen que ajustarse a las necesidades reales a las
previsiones ms cercanas.
Una buena gestin de almacenes o de productos en stock tiene una gran influencia en los costes.
Cada vez que tenemos que echar a la basura o infrautilizar un producto estamos incrementando los
costes. La rotacin en los almacenes es fundamental, ya que de lo contrario los stocks representan
un coste que grava la operacin.
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Rotacin de almacenes = Coste de Alimentos y/o Bebidas
Inventario medio de Alimentos y Bebidas
Siendo el inventario medio = Inventario Inicial + Inventario Final

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No das en Stock = No das del periodo (mes, trimestre, ao, etc.)

Rotacin de Almacenes
La asistencia a ferias o reuniones relacionadas con las compras es importante para estar al da de la
evolucin del mercado de la oferta.
No se debe olvidar que la Restauracin tiene su punto de partida en una buena gestin de compras. En el
mundo actual, las posibilidades de compra de un mismo producto puede tener muchas variantes. Algo tan
simple como la compra de un tomate, puede tener un aumento en precio de siete u ocho veces, segn su
origen. De los tomates de invernadero a los de huerta, denominados pata negra, la diferencia de coste es
muy sustancial. La procedencia, el tipo de cultivo o de cra, alimentacin, raza, etc. Dan lugar a productos
distintos. Piscifactoras, granjas, cultivos intensivos, transgnicos, etc., son sistemas que se utilizan en la
industria para la produccin de alimentos, cuyos resultados permiten un mercado menos temporal que
antes.
As, podemos hablar de pescados, de carnes o de cafs. Por eso es importante conocer muy bien el mundo
de los proveedores y tener muy clara nuestra oferta, para as disear una verdadera estrategia de lo que
tenemos que comprar.
La calidad en Restauraciones basa en poder estandarizar la calidad de los productos que vendemos. Si
estamos especializados en merluza de pincho, no podemos confundir al cliente dndole otra cosa, aunque
tambin sea merluza. Por eso la Hosteleria del monoproducto, hamburguesa, pizza, etc., tiene una oferta
singular basada en un producto sin diferencias, aunque se consuma en diferentes puntos de venta.
Si nuestra especialidad son los arroces habr que conseguir un grano que me garantice una uniformidad las
elaboraciones culinarias. Si ofrezco un caf natural arbica de Colombia no voy a estar cambiando a robustas u
otros tipos de caf. Este es el reto de las compras, como conseguir calidad continuada al mejor precio posible
y con las mejores condiciones de pago.
Las compras representan una funcin o sistema de la empresa que estn relacionadas con:
El conocimiento de los productos.
El conocimiento de la empresa en todos sus mbitos.
Los productos y sus calidades.
La investigacin y la bsqueda.
La seleccin de proveedores.
La planificacin de las compras.
Las compras en si.
La recepcin de mercancas.
El almacenaje y conservacin.
La distribucin.
Las necesidades.
La dimensin (espacio fsico) que ocupan los almacenes.
Las materias primas para la elaboracin de los platos significan una parte fundamental de las compras.

Tambin durante la actividad de la empresa, el restaurante necesita vajilla, lencera, material de limpieza o
vinos que ofrece al cliente para su oferta (Men, Buffet, Room Service, Cafetera, etc.). En definitiva, hay una
heterogeneidad de productos que buscar, seleccionar y comprar. Pero antes de iniciar este proceso, la persona
o rea designada debe conocer, en el amplio sentido de la palabra, el producto. Para ello es conveniente
tener en cuenta los siguientes puntos:

Se necesita conocer o reconocer fsicamente el producto.
Se necesita saber sus posibilidades, rendimiento, etc.
Se necesita saber su duracin y caducidad, as como su evolucin.
Hay que probarlo, bien directamente o a travs de otras experiencias.
Hay que conocer los productos iguales y similares que se ofrecen en el mercado.
Hay que conocer la evolucin de los productos.
Hay que estar informados (visitas, ferias, bibliografa, etc.).
Hay que saber lo que quiere el cliente y estar dispuesto a pagar por ello.
Hay que saber reconocer las verdaderas oportunidades de las ofertas de productos.
Hay que valorar las ventajas de cada producto en relacin con los otros9precios, servicio, calidad,
imagen, etc.0.
Una verdadera gestin de compras tienen que estar basada en el conocimiento de la empresa en tres
aspectos bsicos:
Modelos de Gestin de Pedidos
Los modelos en que basar el aprovisionamiento se agrupan en dos categoras principales, segn la demanda
sean dependientes o independientes.
Modelos para Aprovisionamiento no Programado: En los que la demanda es de tipo independiente,
generada como consecuencia de las decisiones de muchos actores ajenos a la cadena logstica (clientes o
consumidores), el modelo ms comn es el lote Econmico de Compras.
Modelos para Aprovisionamiento Programado: En los que la demanda es de tipo dependiente, generada por
un programa de produccin o ventas. Responden a peticiones de reaprovisionamiento establecidas por MRP
o DRP basadas en tcnicas de optimizacin o simulacin.
A su vez, los modelos no programados se clasifican en otras dos categoras:
Modelos de Aprovisionamiento Continuo: En los que se lanza una orden de pedido cuando los inventarios
decrecen hasta una cierta magnitud o punto de pedido. La cantidad a pedir es el lote econmico de
compra.
Modelo de Aprovisionamiento Peridico: En los que se lanza una orden de pedido cada cierto tiempo
previamente establecido. La cantidad a pedir ser la que restablece un cierto nivel mximo de existencias
nivel objetivo.
Formato propuesta para pedido.
Cada departamento elaborara su propuesta de pedido, teniendo en cuenta la demanda prevista. Esta
Propuesta de compra debe ir firmada por el jefe del departamento emisor
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Propuesta de pedido
Departamento: Fecha:
Cdigo Articulo Cantidad Precio Total Pedido Entrega
Nivel de Servicio y Stock de Seguridad
La demanda independiente o no programada de un producto suele ser de tipo probabilista. Las demandas
independientes deterministas ms bien son en la prctica un recurso de la doctrina para completar clasificaciones
o para simplificar la formulacin de los modelos. Esta circunstancia aleatoria en la generacin de la demanda
puede causar rupturas de los stocks, con sus costos asociados y sus mermas indudables de la calidad de
servicio.
Es necesario en consecuencia, disponer de un inventario adicional en los almacenes sobre lo estrictamente

necesario que haya establecido el modelo del aprovisionamiento. Dicho stock de seguridad, depender de las
desviaciones que vaya a presentar el consumo durante el perodo que media entre el lanzamiento de un pedido
y la recepcin de la mercanca, es decir durante el plazo de entrega (Lead Time) o Perodo Crtico.
En consecuencia, la determinacin de los stocks de seguridad estar ligada a la percepcin que tengan esas
desviaciones y al grado de fiabilidad, o nivel de servicio que estn dispuestos a ofrecer a clientes. si tenemos
la percepcin estadstica de las desviaciones bajo la forma de la desviacin estndar de la demanda, el stock
de seguridad ser el nmero de desviaciones estndar de reserva que interese mantener. A su vez, ese nmero
de desviaciones estndar de reserva definir el nivel de servicio que estn ofreciendo.
En la prctica, la secuencia debe ser la contraria:

Fijar el nivel de servicio que estn dispuestos a ofrecer a los clientes, expresado como porcentaje de
servicios sin rupturas de stock.
Determinar, sobre la base de las leyes estadsticas, el nmero de desviaciones estndar de reserva que
deben mantener, o factor de servicio, para garantizar ese nivel de servicio.
Aprovisionamiento Continuo: El Punto de Pedidos
Pudindose calcular con relativa simplicidad el tamao ptimo de pedido, con la ayuda de la formula de
Wilson, la siguiente pregunta que cabria formular seria: Cunto Pedir?
En los modelos de aprovisionamiento continuo los inventarios se controlan continuamente y el pedido se

cursa en el momento en que los inventarios decrecen hasta una cierta magnitud o punto de pedido (en
ingles order point). La cantidad a pedir entonces sera el lote econmico de compras. (LEC o EOQ). Si se
respetan escrupulosamente las hiptesis en las que se basa el mtodo de Wilson (en concreto, lo que establece
que el plazo o perodo de reposicin, lead-time, es nulo), el punto de pedido aparecera cuando el nivel de
inventarios fuera igual al stock de seguridad. En un caso ms general, con el perodo de reposicin no nulo, el
punto de pedido aparecera cuando el nivel de inventario fuera igual a la suma de stock de seguridad ms la
demanda que previsiblemente habra que atender durante el perodo de reposicin.

Es decir:
Punto de pedido = demanda durante lead-time + stock de seguridad.
Aprovisionamiento Peridico

En el caso de los modelos de aprovisionamiento peridico la respuesta a la pregunta Cunto pedir? Es
aparentemente sencillo: se lanza una orden de pedido cierto tiempo previamente establecido (Una vez por
semana, o una vez por mes, por ejemplo), denominado perodo de reaprovisin. La cantidad a pedir en ese
momento (En ingles order quantity) ser la que establece un cierto nivel mximo de exigencias, o nivel
objetivo.
Segn Arbones (1989), seala que este modelo de aprovisionamiento tiende a utilizarse cuando existen
demandas reducidas a muchos artculos y resulta conveniente unificar las peticiones de varios de ellos en un
solo pedido para reducir los costos de lanzamiento o para obtener descuentos por volumen. (p. 68).
Es por ello, que el nivel objetivo de existencias sera, en la hiptesis de perodo de reposicin nulo, aquel
que garantiza los ministros durante el perodo de revisin.
Es decir, la demanda prevista en dicho perodo ms un stock de seguridad asociado a dicho perodo si la
demanda fuera de tipo probabilista. La cantidad a pedir en cada uno de los momentos preestablecidos sera la
diferencia entre los stocks existente y el stock objetivo.
Nivel objetivo = demanda durante el lead-time + demanda durante el perodo de revisin + stock de
seguridad.
Aprovisionamiento con Demanda Programada
El aprovisionamiento bajo condiciones de demanda dependiente, basado en tcnicas MRP o DRP, se

caracteriza por la existencia de un programa de necesidades de reposicin a corto plazo.
Asociado a esto, el pedido se lanzara siguiendo criterios similares a los del aprovisionamiento contino ms
atrs descrito: en el momento en que los inventarios de la referencia considera se reduzcan hasta ser iguales
a la suma de demanda durante el plazo de reposicin, ms el stock de seguridad.
El stock de seguridad en este caso obligado por ser la demanda probabilstica, ya que ahora esta programada,
sino por la existencia de posibles retrasos y otros riesgos en el desarrollo del proceso (averas, problemas
laborales, entre otros). El plazo de reposicin se referir al plazo de entrega de las mercancas por parte de
los proveedores ya que los plazos de traslado a destino cadens de produccin, almacenes comerciales, entre
otros, ya que habrn tenido en cuenta al establecer la programacin.
Si estamos en un punto de cadena logstica alejado de los proveedores (por ejemplo en un almacn de
fabrica que debe suministrar a los mayoritarios), el plazo de reposicin para determinar nuestro punto de
pedido ser cero.
La cantidad del pedido es una cuestin de anlisis ms complejo. Deber ser igual a la suma de las necesidades
de reposicin de un cierto nmero de perodos del programa (una, dos, tres, cuatro, semanas en el ejemplo
anterior), nmero que habr de determinar con algn criterio de optimizacin.
15
Conclusiones
Dentro de las funciones principales de una empresa est la produccin y para lograr una gestin eficaz
conviene que los responsables de dicha gestin elaboren un plan de trabajo ya que se trata de conseguir el
mejor aprovechamiento de los medios disponibles para las tareas relativas a compra, almacenaje, stock de
materias primas, modelos de gestin de inventarios, el nivel de stock de seguridad entre otros dichos medios
se valen de una preparacin administrativa y tcnica de los trabajos.
En concordancia, con las consideraciones antes mencionadas para finalizar se puede decir que:
La gerencia de la empresa, el empresario debe formar parte de esta programacin.
Asegurar la perfecta y adecuada utilizacin de los medios de produccin disponibles con el fin de obtener
los costes de produccin ms reducidos posibles.
Prever las necesidades en materias primas, elementos para montaje, en personal y en inventario de todo
tipo para obtener la produccin establecida.
Garantizar la cobertura total de las necesidades de la empresa al objeto de que los stocks de materias
primas y de elementos para montaje, dentro de los lmites tales que representen un margen de seguridad
en el aprovisionamiento a los talleres de elaboracin.
Cuestiones fundamentales para la planificacin de materiales. Cuando (en qu momento) deben realizarse
los distintos pedidos de material?
Cuanto debe pedirse de cada material al emitir un pedido? O lo que es lo mismo, cual debe der el tamao
de los lotes a solicitar? Las respuestas van a depender de los factores que a continuacion se describen,
Caractersticas de la demanda
Planificacin de inventarios de ciclo nico o mono peridico, que se trata de un producto cuya demanda
se produce una sola vez, y por lo tanto los items necesarios para la elaboracin se almacenan en un solo
periodo.
El mtodo de Planificacin Multiperidica, es el mtodo frecuente, cuando la demanda se mantiene a lo

largo del tiempo, ya sea continua o discontinua, regular o irregular.
Tipos de demanda
Demanda Independiente, ser aleatoria en funcin de las condiciones de mercado, no est relacionada
directamente con la de otros artculos. Es el caso de los productos terminados adquiridos por los clientes o
piezas de repuestos (clculo de la demanda por estimacin).
Demanda Dependiente, dependen de otros artculos almacenados, es el caso de un automvil, cuyo consumo
depender del nmero de unidades a fabricar del producto final. (clculo de la demanda es directo).
Costes relacionados con los inventarios
El hecho de mantener un stock provoca gastos a la empresa pero en el momento de su falta provocan
costes.

Tiempo de suministro (TS)
Es el intervalo de tiempo que transcurre entre el momento en que se solicita un pedido, y el instante de su
llegada, entendida sta, como el momento en que est disponible para ser utilizado.

Este concepto se aplica tanto al suministro externo, como al interno. En caso de SE, la empresa determina
el TS en base a la experiencia con el proveedor. Para el caso de SI, en el que el pedido solicitado, es fabricado
por la propia empresa, los tiempos consumidos desde que se detecta la necesidad de aquel, hasta que est
disponible, se encuentran los siguientes componentes:
Tiempo de confeccin del pedido, es aquel necesario para elaborar la documentacin y enviarla al CT,
incluye datos como tamao, ruta, fechas previstas, material necesario, etc.
Tiempo de desplazamiento o transporte, que incluye traslado de materiales hasta el CT, dentro de l y el
envi hasta el alacen de pedido.
Tiempo de cola, tiempo de espera en el CT, hasta que otros pedidos de mayor importancia sean
entregados.
Tiempo de preparacin del CT para ejecutar el pedido.
Tiempo de ejecucin del pedido.
Tiempo de espera, que transcurre desde que se han finalizado las operaciones hasta que el lote se traslada
desde el CT hasta el almacn.
Tiempo de inspeccin, consumido para realizar dicha actividad sobre el lote en cuestin.
La tendencia actual es reducir los TS, con el objeto de incrementar la rapidez de respuesta al mercado,
disminuir los inventarios, etc. Dos vas fundamentales pueden ser: simplificar las listas de materiales y eliminar
o reducir los componentes de TS que no generen valor aadido.
Clasificacin ABC
Esta clasificacin sirve para discriminar, emplea el gasto o valor anual de los artculos, esto no es mas que la
utilizacin anual de los tems medida en unidad monetaria. Se calcula como se indica en la siguiente tabla.
Numero % acumulado Valor Utilizacin Valor % valor % valor Clasificacin

Orden de produccin Unitario Anual Anual total acumulado
1 10 5000 20 100.000 40,6 40,6

A
2 20 20 400 80.000 32,48 73,08
3 30 100 300 30.000 12,18 85,2
4 40 418 30 12.540 5,09 90,35 B
5 50 110 100 11.000 4,47 94,82
6 60 86 110 9.460 3,84 98,66
7 70 50 32 1.600 0,65 99,31
8 80 300 3 900 0,37 99,68 C
9 90 1000 0,5 500 0,2 99,88
10 100 100 3 300 0,12 100
246.300
17
Sistemas MRP I: el MRP originario
La meta fundamental a alcanzar por la empresa, es decir disponer del stock necesario justo en el momento
en que va a ser utilizado. El nfasis debe ponerse mas en l cuando pedir que en el cuanto, lo cual hace que sea
ms necesario una tcnica de programacin de inventarios que de gestin de los mismos, el objetivo bsico,
pues, no es vigilar los niveles de stocks como se hace en la gestin clsica, sino asegurar su disponibilidad en
la cantidad deseada, en el momento y lugar adecuados.
Procedimientos para la solicitud de materiales.
Procedimientos para la elaboracin de pedidos.
La gestin de compras, como la de cualquier otra actividad, da lugar a unos procesos y procedimientos de
tipo administrativo cuyo objetivo tiene que ver con el control, registro, almacenamiento, distribucin, etc.,
de los productos/artculos que se utilizan en un establecimiento hostelero o de Restauracin. Su sencillez o
complejidad depender del volumen de operaciones, de su significado econmico y de la propia organizacin
interna. En la actualidad, tambin la informtica con todo su gran desarrollo y posibilidades est incidiendo en
estos procesos y controles con una forma distinta de operar, de tratar la documentacin y, sobre todo, lo que
es ms importante, de conseguir una informacin en tiempo real ms completa y diversificada.
Cules son las etapas administrativas que se originan en el proceso de feed back necesidades-compras-
consumos-necesidades?
Para nosotros se establecen los siguientes pasos y documentos:

Las peticiones que tienen lugar en cada una de las unidades y que son de dos tipos:
Aquellas que son necesarias para el desarrollo de la actividad.
Las que se producen como consecuencia de reposiciones de productos.
Las primeras son Peticiones de Suministro o reposiciones a travs de vales o comandas que expiden las
unidades al Economato, Bodega o Almacn para proveerse de los productos o artculos necesarios que se
utilizan en la produccin (Cocina) o en el servicio (Comedor). La peticin de suministro como vale se realiza
al inicio de la actividad, es decir, es la provisin para la elaboracin de platos o para el simple montaje (por
ejemplo, reposicin de salsas embotelladas, relleno de saleros y pimenteros, etc.).
La comanda normalmente se origina por el Comedor y es una peticin al Economato/Bodega para la

provisin de frutas, algunas bebidas, etc., aunque tambin puede realizarse con un vale. Generalmente la
comanda refleja una peticin de los clientes y el vale es un elemento administrativo para el funcionamiento
interior de las unidades del establecimiento. En cuanto a las segundas, la peticin no se origina por una
necesidad urgente o para el da, sino mas bien es una previsin de aquellos productos o artculos con son
objetivos de reposicin (vajilla, cristalera, conservas especiales, etc.). En este caso, se trata de una peticin
a la unidad de compras para que efecte las gestiones ante los proveedores de acuerdo con la poltica del
establecimiento a tal efecto.
Resumiendo, podemos decir que las necesidades de cada una de las unidades se gestionan por medio de
vales o comandas, cuyo contenido debe tener al menos los siguientes datos:

Departamento o Unidad que hace la peticin.
Producto o Artculo que se solicita.
Unidad (Kg, litro, botellas, caja, etc.).
Cantidad.
Fecha.

Firma autorizada.
Nmero del impreso.
Cdigo.
Estos dos ltimos datos dependern de la propia organizacin interna del establecimiento. Tambin, en
algunos casos los vales llevan el precio para su valoracin y registro en Contabilidad. Los vales o comandas
siempre se realizan por duplicado. Un original para el receptor (Economato, Bodega, Almacn, etc.,) y copia
para el emisor (Cocina o Comedor).
Identificacin de Necesidades
Control de Resultados Seleccin de fuentes

Aprovisionamiento
Proceso Gestin
Emisin y seguimiento
Aprobacin y Pago de de Pedidos.
Facturas
Recepcin -Inspeccin
19
Unidad III Control de mercancas.
Realizar la recepcin de stocks para su almacenaje.
La recepcin de materiales.
El control de la entrada de mercancas en el establecimiento es una tarea fundamental que forma parte del
proceso de gestin de compras. Se trata de comprobar y verificar cada uno de los pedidos hemos efectuado a
los proveedores. Esta revisin se hace sobre el transporte utilizando por el proveedor, la cantidad, la calidad
y el precio, es decir, sobre las condiciones pactadas con el proveedor. Para llevar a cabo esta labor hay que
definir:
La persona responsable de la recepcin de mercancas.
La informacin que se debe de tener la persona responsable de la recepcin de mercancas, respecto
a lo que se espera recibir.
Los horarios para recibir mercancas de tal forma que siempre se encuentre en el establecimiento
la persona responsable que asuma esta funcin.
Por otra parte, la recepcin de mercancas debe ejercer sobre todo, un control rgido sobre la calidad y
cantidad, ya que el precio puede volver a ser revisado al no efectuarse normalmente el pago al contado. El
peso de los artculos tiene que comprobarse antes de cualquier conformidad. No se deben de confundir los
pesos brutos con los netos, sobre todo con productos que vienen en cajas cuyo peso hay que descontar, este
es el caso de frutas y hortalizas. Tambin hay que verificar el pescado que en muchas ocasiones se piden
limpios o preparados, o las carnes, vigilando la cantidad normal o exagerada de desperdicio que puedan tener.
En cuanto a la calidad sucede lo mismo. Su control es importantsimo pues no es lo mismo recibir naranjas
extra o primera, ternera blanca fresca o previamente descongelada, aguacates en su punto o pasados, pias
quemadas por el frio o fresas con todo su color sabor y aroma. La calidad no es solo lo que espera el cliente,
sino tambin lo que la legislacin en esta materia establece. Verificar las fechas de caducidad de los productos
que recibimos debe de ser tarea normal.
Muchos de estos problemas se pueden resolver a travs de una estandarizacin del proceso de compra
que incluya la disposicin de fichas tcnicas de los productos determinados para comprar que incluyan
caractersticas, medios de transporte utilizados, y en general en la que se deben de recibir los mismos.
Resumiendo podemos asegurar que la recepcin de mercancas efectuada correctamente sirve para
aproximarnos con la mayor exactitud a los costos previstos y la calidad de nuestros productos tiene el nivel
que habamos establecido. Para lograr que el receptor pueda realizar bien su trabajo deber disponer de:
Bascula o pesas adecuados.
Espacio necesario para efectuar las tareas de control.
Etiquetas para el control del producto(producto, fecha de entrada, proveedor..)
En la actualidad, con la informtica, se puede establecer una gestin de compras integral aadiendo a una
unidad central de proceso de datos los perifricos necesarios en el lugar donde se realiza esta funcin.
Una vez aceptadas las mercancas hay que situarlas ordenadamente y en el lugar adecuado. Normalmente
se reciben productos que se mantienen a :
Temperatura ambiente.

Temperatura fresca.
Frio positivo.
Frio negativo.
Consideramos temperatura ambiente entre los 16 y 21 grados centgrados, temperatura fresca entre los 8 y
15 grados centgrados, frio positivo entre 0 y 7 grados y frio negativo a partir de los -1 grados centgrados.

A temperatura ambiente se pueden mantener y almacenar conservas, productos secos, determinadas
bebidas. La temperatura fresca conserva vinos algunas frutas, ciertos embutidos. El frio positivo es necesario
para carnes, pescado, productos lcteos, fiambres, etc. El frio negativo es para congelarlos.
Sistemas de planificacin y control de mercancas.
Utilizacin
El sistema de Gestin de stocks puede procesar tanto entradas de mercancas planificadas como entradas de
mercancas no previstas. Esta seccin describe cmo planificar una entrada de mercancas mediante un pedido
o tipo de pedido (por ejemplo, una orden de planificacin) o una reserva.
La planificacin adelantada de una entrada de mercancas significa que se almacena cierta informacin
importante para la entrada de mercancas, por ejemplo, antes de contabilizar la entrada de mercancas
real:
Qu? (qu material?)
Cunto? (qu cantidad?)
Cundo? (en qu fecha de entrega?)
De dnde? (de qu proveedor o centro?)
A dnde? (a qu destino, a qu stock?)
El objetivo de esta planificacin es simplificar y acelerar el proceso de la entrada de mercancas y mejorar
la organizacin de los trabajos en el lugar de entrada de mercancas, por ejemplo para evitar cuellos de
botella.
Adems, si se planifican entradas de mercanca, la Planificacin de necesidades de material (MRP) puede

controlar los stocks de materiales pedidos o manufacturados y llegar a un balance de inventario ptimo.
A menos que las entradas se planifiquen, el sistema no puede encontrar los materiales que se han pedido.
Por esta razn las entradas planificadas son decisivas para la regulacin del nivel del inventario en el almacn.
Las entradas planificadas tambin tienen importancia para determinar si se recibieron materiales prometidos
por proveedores o por la fabricacin propia. Sin ellos, el sistema no puede establecer un enlace entre pedidos
y materiales recibidos.
Tres tipos de entradas de mercancas planificadas
Dependiendo de la fuente de informacin (es decir, el documento donde se almacenan los datos relevantes
a la planificacin), el sistema distingue entre tres tipos de entradas de mercanca planificadas:
Entradas de mercancas planificadas utilizando pedidos
21
Contenido del formato.
Si la empresa utiliza el componente de Gestin de compras, ste proporciona dos fuentes de informacin
para la planificacin de la entrada de mercancas pedida por un proveedor, principalmente:
El pedido
El aviso de entrega
Informacin en un pedido
Al grabar un pedido, la entrada del material del pedido se considera como planificada, ya que el pedido
contiene todos los datos relevantes para la entrada de mercancas:
Indicador de entrada de mercancas
El indicador de entrada de mercancas especifica si es probable que tenga lugar una entrada de mercancas
para esta posicin de pedido y, por lo tanto, si la posicin es relevante para la Gestin de stocks.
Proveedor
El proveedor de la mercanca se especifica en el pedido.
Mensaje de entrada de mercancas
El encargado de compras puede especificar en el pedido que est al corriente de todas las entradas
de mercancas. En el caso de una entrada de mercancas, el encargado recibe el mensaje de MAIL
correspondiente.
Material y cantidad
Al introducir la entrada de mercancas, automticamente se proponen el material pedido y la cantidad a

entregar especificados en el pedido.
Tolerancia para faltas en el suministro y tolerancia de exceso de suministro
El departamento de compras puede especificar en el pedido que la entrada de mercancas slo se aceptar
si la cantidad entregada est comprendida en la tolerancia de exceso de suministro. Si la cantidad entregada
es inferior a la tolerancia para faltas en el suministro, el sistema proporciona un aviso de advertencia.
Fecha o semana de la entrega planificada.
Al utilizar informes para el anlisis de fechas de entrega o semanas de entrega especificadas en los pedidos,
pueden determinarse las probables entregas de un da concreto, es decir, el trabajo previsto en el lugar de
entrada de la mercanca, as como las entregas planificadas para otro momento.

ltima fecha de entrega
Para artculos de temporada puede definirse una fecha en el pedido hasta la que se aceptar una entrada
de mercancas. En el caso de que se entregue la mercanca despus de esta fecha, el usuario recibe un aviso
de advertencia o error al introducir la entrada de mercancas.

Lugar de destino de las mercancas
El departamento de compras puede pedir un material para los siguientes lugares de destino:
Almacn
Consumo
Si el material est destinado al almacn, el peticionario puede definir dicho almacn. Al introducir la
entrada de mercancas, el sistema propone este almacn de forma automtica.
En el caso de que el material sea para consumo, no entrar en el almacn, sino que se dirigir al lugar
donde sea preciso. Si, por ejemplo, se pidi un material para un centro de coste, este material se entregar
directamente al departamento adecuado.
Las posiciones contabilizadas directamente en consumo se reconocen por el tipo de imputacin (por ejemplo
K) y la imputacin (por ejemplo, centro de coste). Para las posiciones que deben contabilizarse directamente en
consumo, el departamento de compras puede introducir un destinatario o un lugar de descarga en el pedido. El
sistema propone ambas especificaciones de forma automtica al introducir la entrada de mercancas. Observe
que se puede modificar el lugar de descarga, pero no el destinatario.
Stock en el que debe contabilizarse la mercanca
El departamento de compras puede especificar en el pedido si debe inspeccionarse el material o bien si

puede contabilizarse directamente en el stock de libre utilizacin
Si el indicador de Control de calidad se fija en la posicin de pedido, el sistema propone de manera

automtica que, al introducir la entrada de mercancas, se contabilice el material en control de calidad.
An es posible modificar el indicador y contabilizar el material en el stock de libre utilizacin o en el stock
bloqueado. Tambin es posible contabilizar el material en el stock de control de calidad, an cuando el
indicador de inspeccin no haya sido fijado anteriormente por el departamento de compras.
Normas de envo
En el caso de que el departamento de compras haya especificado las normas de envo en la posicin de pedido,
es necesario confirmar el cumplimiento de estas normas en el momento de la entrada de mercancas.
Tiempo mnimo hasta caducidad
En el pedido, la Gestin de compras puede especificar un tiempo mnimo hasta caducidad diferente del
tiempo mnimo hasta caducidad especificado en el registro maestro de material.
23
Si est activa la funcin de control de la fecha preferente de consumo, debe introducirse la fecha de
caducidad o la fecha de fabricacin del material en el momento de la entrada de mercancas. A continuacin, el
sistema verifica si puede observarse el tiempo hasta caducidad especificado en el pedido. En el caso contrario,
aparece un aviso de advertencia o un mensaje de error (segn la configuracin del sistema).
Lote
Si se conoce el lote, ste puede introducirse en el pedido. Observe que este lote no puede modificarse una
vez introducida la entrada de mercancas.
Al introducir una entrada de mercancas, tambin pueden buscarse pedidos utilizando los siguientes criterios
de bsqueda:
Proveedor
Material
Fecha de entrega
Cdigo EAN/UPC
Nmero de material utilizado por el proveedor
Ejemplo de formato de recepcin de bienes en bodega.
Empresa Nacional
Recepcin de Bienes N de entrada Fecha: Fecha: 20 Agosto 2008.
Proveedor:
Descripcin Unidad de Precio

Articulo Cantidad Total
Tcnica medida Unitario

Unidad I:
Almacenaje de stocks.
Almacenar los materiales e insumos recibidos.
Unidad II:
Control de stocks.
Realizar el control diario de productos e insumos utilizados.
Unidad I: Almacenaje de stocks.
Caractersticas generales del almacenamiento.
Principios para el almacenamiento
La formulacin de una poltica de inventario para un departamento de almacn depende de la informacin

respecto a tiempos de adelantes, disponibilidades de materiales, tendencias en los precios y materiales de
compras, es la fuente mejor de esta informacin.
Esta funcin controla fsicamente y mantiene todos los artculos inventariados, se deben establecer resguardo
fsicos adecuados para proteger los artculos de algn dao de uso innecesario debido a procedimientos de
rotacin de inventarios defectuosos de rotacin de inventarios defectuosos y a robos. Los registros de deben
mantener, lo cual facilitan la localizacin inmediata de los artculos.
Aprovisionamiento
El abastecimiento o aprovisionamiento es la funcin logstica mediante la cual se provee a una empresa

de todo el material necesario para su funcionamiento. Su concepto es sinnimo de provisin o suministro. Las
actividades incluidas dentro de este proceso son las siguientes:
(a) Clculo de necesidades: Es una actividad propia del planeamiento logstico. Las necesidades de
abastecimiento involucran todo aquello que se requiere para el funcionamiento de la empresa, en cantidades
especficas para un determinado perodo de tiempo, para una fecha sealada, o para completar un determinado
proyecto.
El clculo de las necesidades se materializa con los pedidos o la requisicin. Las necesidades de abastecimiento
para una empresa determinada pueden ser por consumo, reemplazo, reserva o seguridad, necesidades iniciales
y necesidades para proyecto. Dentro de esta actividad se debe considerar al factor tiempo.
Gestin de stocks.
(b) Compra o adquisicin: Esta actividad tiene por objetivo realizar las adquisiciones de materiales en las
cantidades necesarias y econmicas en la calidad adecuada al uso al que se va a destinar, en el momento
oportuno y al precio total ms conveniente.
Los principales objetivos especficos de esta actividad son:-

Mantener la continuidad del abastecimiento;-
Pagar precios justos, pero razonablemente bajos por la calidad adecuada;-
Mantener existencias econmicas compatibles con la seguridad y sin prejuicios para la empresa;- Evitar
deterioros, duplicidades, desperdicios, etc., buscando calidad adecuada;-
Buscar fuentes de suministros, alternativas y localizar nuevos productos y materiales;-
Mantener costos bajos en el departamento, sin desmejorar la actuacin;-
Estudiar e investigar nuevos procedimientos continuamente; preocuparse por la permanente capacitacin
del personal; y, mantener informado al gerente de logstica o gerente general acerca de la marcha del
departamento.
1
Aprovisionamiento y Control de Productos y Materiales .
(c) Obtencin: La obtencin empieza con el pedido y tiene por finalidad contribuir a la continuidad de las
actividades, evitando demoras y paralizaciones, verificando la exactitud y calidad de lo que se recibe.
(d) Almacenamiento: Este implica la ubicacin o disposicin, as como la custodia de todos los artculos del
almacn, que es la actividad de guardar artculos o materiales desde que se producen o reciben hasta que se
necesitan o entregan. Los principales aspectos de esta actividad son:
Control de la exactitud de sus existencias.
Mantenimiento de la seguridad.
Conservacin de los materiales.
Reposicin oportuna.
(e) Despacho o distribucin: Consiste en atender los requerimientos del usuario, encargndose de la
distribucin o entrega de la mercadera solicitada.
Para que los requerimientos de los usuarios sean atendidos con prontitud, es necesario contar con el
embalaje o empaque para asegurarnos que las cantidades y calidades de los artculos o materiales sean
correctas. Es igualmente importante en esta funcin asegurar el control de la exactitud de los artculos que se
despachan, as como la rapidez de su ejecucin para cumplir con los plazos solicitados.
(f) Control de stocks: Como objetivo de esta actividad debemos plantear el asegurar una cantidad exacta
en abastecimiento en el lugar y tiempo oportuno, sin sobrepasar la capacidad de instalacin.
Con un control preciso y exacto se garantiza un control efectivo de todos los artculos de abastecimiento.
(g) Utilizacin de desperdicios: Esto con el fin de tomar las medidas ms ventajosas para la empresa.
Importancia
La funcin de aprovisionamiento existe a partir del momento en que un objeto o servicio debe ser buscado
fuera de la empresa. Dentro de los principales objetivos tenemos los siguientes:
Gestin de stocks.
Proporcionar un flujo interrumpido de materiales, suministros, servicios necesarios para el funcionamiento

de la organizacin.
Mantener las inversiones en existencias y reducir las prdidas de stos a un nivel mnimo.
Mantener unas normas de calidad adecuadas.
Buscar y mantener proveedores competentes.
Normalizar los elementos que se adquieren.
Comprar los elementos y los servicios necesarios al precio ms bajo posible.
Mantener la posicin competitiva de la organizacin.
Conseguir los objetivos del aprovisionamiento procurando que los costos administrativos sean los ms bajos
posibles.
Organizar a las empresas para conseguir estos objetivos es difcil porque no slo hay que tener en cuenta
las necesidades internas, sino tambin las del mundo exterior.
Tanto el departamento de aprovisionamiento como el trfico de materiales tienen un contacto directo en

el mercado y han de responder a su solucin.
2
La tarea fundamental del gerente de abastecimiento consiste en localizar fuentes confiables y progresivas
de suministros, asegurar y mantener su cooperacin e inters.
El aprovisionamiento considera dos puntos importantes:

Las previsiones en un plan general.
Los plazos en los casos particulares. Ambos se reducen a un slo factor, el tiempo.
En la mayor parte de las organizaciones los aprovisionamientos consumen aproximadamente entre el 20% y
50% de los ingresos totales de la compaa en mercadera y servicios. Cuando una organizacin gasta cantidades
tan grandes de sus ingresos en una sola rea es importante que se reciba una buena compensacin por los
fondos comprometidos.
El efecto de apalancamiento de los beneficios que consiguen las compras, acta como un poderoso estmulo
para racionalizar el abastecimiento.
En toda empresa de ciertas proporciones, debe de existir un jefe o gerente de abastecimiento (o compras).
El gerente de abastecimiento debe enfocar su labor hacia el desarrollo de estrategias, dirigidas hacia las
compras, el desarrollo de los proveedores y de las negociaciones, que concuerden los objetivos y estrategias
de la organizacin, tanto a corto plazo como a largo plazo.
En el rea de aprovisionamiento el gerente debe ser responsable de la planificacin y del control de los
materiales, as como de la programacin de la produccin o de la investigacin de los materiales y de la
programacin de las compras, del trfico de entrada y salida de los almacenes, y de la eliminacin de los
desperdicios, la chatarra o los residuos sobrantes, de manera que permita el funcionamiento de la empresa, de
acuerdo a los objetivos trazados. La labor del gerente de abastecimiento debe orientarse a buscar la mxima
utilizacin y conservacin de los abastecimientos. Estas se obtienen mediante el entrenamiento y la aplicacin
continua de una serie de normas hasta la conservacin, el mantenimiento, la recuperacin y la correcta
distribucin y empleo de todos los artculos utilizados por la empresa.
Sus necesidades
Gestin de stocks.
En lo que se refiere al clculo de necesidades, el gerente de abastecimiento debe considerar la poltica de
la empresa para definir sobre los siguientes puntos:
(Emplear en la produccin materiales extranjeros o nacionales;
Tener o no almacenado la materia prima a emplearse o los artculos que se produzcan.
Aplicar un sistema de compra exclusivamente al contado o crdito.
Tambin debe considerar la capacidad econmica o financiera de la empresa para determinar mayores o
menores niveles de abastecimiento, de consumo o reserva, la capacidad instalada de la empresa y el nivel de
utilizacin de la misma, la mano de obra disponible y el nivel de instalacin.
Para determinar las necesidades, el gerente de abastecimiento debe coordinar con diferentes niveles,
debido principalmente a que esta necesidad tiene su origen en otras dependencias de la empresa:
3
Con el gerente de Produccin para determinar:
Los productos que se van a requerir para las operaciones de produccin en el volumen previsto.
Periodicidad con que se requieren estos productos, a fin de poder determinar cundo colocar los pedidos.
La calidad y el tipo de cada artculo o material a adquirirse.
Con el gerente de Logstica para determinar:

Cantidad de artculos que se encuentran con mucho stock.
Capacidad de almacenaje total y disponible para cada artculo.
Nuevas necesidades o nuevas formas de almacenaje de los productos.
Equipo y material necesario para el mantenimiento.
Capacidad de equipo y material para el transporte.
Nuevo equipo y material para operar en los almacenes.
Con el jefe de Compras para definir:

Forma de mantener la continuidad de abastecimiento.
La calidad adecuada de los artculos a adquirirse.
Localizacin de nuevos productos, materiales y fuentes de suministros.
Con el gerente de Ventas o Comercializacin para:

Proporcionar datos sobre planificacin de los artculos terminados.
Fechas necesarias de cada uno de ellos.
Con Contabilidad con el propsito de conocer:

Los registros de inventarios que se realiza, para determinar los activos de la empresa.
La conciliacin que se efecta en los inventarios.
Las facilidades que necesite cada vez que se realicen inventarios.
Gestin de stocks.
El gerente de Abastecimiento debe de determinar la responsabilidad que le compete al elemento comprador,

as como la forma de llevar a cabo las adquisiciones en lo que se refiere a:
La fabricacin durante un determinado perodo.
El cumplimiento de un determinado programa de adquisicin de materiales.
Una orden de compra especfica.
La adquisicin de determinado material que debe de tenerse en existencia.
Determinado volumen de dinero a gastar en una sola compra.
Conclusiones
El abastecimiento es una de las funciones comunes bsicas de cualquier organizacin, puesto que cada una
de ellas depende -si bien en mayor o menor grado- de los materiales y suministros de otras empresas. Ninguna
organizacin es autosuficiente.
Adicionalmente, el responsable del abastecimiento debe tener bien clara la funcin que cumple un elemento
4
de compra para realizar una compra adecuada.
Otro aspecto fundamental es la seleccin de los proveedores, y para ello es recomendable contar con
polticas claras y sobre todo objetivas. Por tratar de favorecer a alguien podemos estar poniendo en riesgo la
continuidad de las operaciones.
Finalmente, est claro que el rea de abastecimiento de cualquier empresa juega un rol importante, y que,
sobre todo, influye de manera relevante en los costos de la misma y por consiguiente en los precios tambin,
lo cual, a su vez, repercute en la capacidad de mantenerse en el mercado y competir. El xito de una empresa,
creada para ofrecer productos en el mercado, depende en gran medida de que pueda lograr una combinacin
razonable de la cantidad, la calidad, la oportunidad y el costo de los bienes o servicios que produce.
Plano de una Bodega.
Carnes Pescados Carnes Pescados

Pasillo De Acceso
Refrigeracon Congelacon
Verduras Verduras
Gestin de stocks.
Refrigeracin Congelacn
Conservas Aceites y vinagres

Papas y similares
Pastas Harinas
Lcteos
Licores Azucares y derivados
5
Distribucin y espacios en el almacn.
Emplazamiento Dotacin bsica

Almacenamiento a temperatura ambiente Estantera y bancos
Tolvas (cajas) para alimentos
Recipientes para productos slidos.
Almacenamiento en Refrigeracin -Instalaciones frigorficas de almacenamiento

correspondientes a las cmaras, armarios y arcones
frigorficos destinados a mantener los alimentos a
temperatura controlada a frio positivo.
Recipientes para contener alimentos.
En el caso de que la instalacin se corresponda a
con una cmara:
En el caso de que la instalacin se corresponda a
con una cmara:
Estanteria y bancos.
Barras para congelado de piezas de carne o
productos crnicos.
Recipiente para recogida de exudado procedente
de piezas de carne.
Carros y torres porta platos o porta bandejas.
Almacenamiento en congelacin -Instalacin frigorfica de almacenamiento

correspondiente a las cmaras, armarios y arcones
frigorficos destinados a mantener los alimentos a
temperatura controlada en frio negativo.
Recipientes para contener alimentos.
Estanteria y bancos.
Gestin de stocks.
Equipamientos, maquinaria y otros recursos.
Para almacenar las mercancas se requiere una serie de equipos que permitan minimizar los tiempos de
manipulacin y almacenamiento, evitar esfuerzos excesivos de los trabajadores, reducir los costes y que al
mismo tiempo contribuyan a realizar las actividades de forma ms eficiente.
A continuacin presentamos algunos de los equipos utilizados en el proceso de almacenamiento y preservacin

de productos:
Los recipientes utilizados para contener alimentos estarn fabricados con materiales adecuados para el uso
a que se destinen. A continuacin se especifican los materiales empleados usualmente de acuerdo con este
criterio:
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Recipientes utilizados como soporte para efectuar el almacenamiento de los alimentos, en este caso los
materiales ms empleados son plstico del tipo polietileno y policarbonato, principalmente loza, porcelana,
vidrio y acero inoxidable.
Acero inoxidable A pesar de ser el material de mayor resistencia a

la mayora de detergentes y desinfectantes para
tiempos de contacto breves, no resiste totalmente
a los cidos o bases fuertes y al cloro, que pueden
producir oxidacin.
Aluminio -Se deforma y ralla.

Se enfra rpidamente.
Se limpia con dificultad al ser ligeramente poroso.
Puede transferir residuos al alimento. Esta
transferencia se acelera cuando los el recipiente
contiene alimentos cidos tales como escabechados
y ciertos adobos o marinados. No obstante ,no
existe estudios concluyentes que atribuyan efectos
indeseables a estos residuos.
No resiste el empleo de desengrasantes custicos.
Vidrio Debido a la fragilidad puede romperse y los fragmentos

contaminar los alimentos.
Loza y Porcelana Fragilidad, por lo que su uso se reserva principalmente

para vajillas.
Gestin de stocks.
Plstico Algunos plsticos no resisten temperaturas elevadas
por lo que no pueden utilizarse modo de recipientes
en algunas instalaciones, como sucede por ejemplo
en las destinadas a mantener los alimentos calientes.
Por este motivo antes de proceder a su Adquisicin se
comprobara la temperatura limite de resistencia ala
calor declarada por el fabricante.
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En la tabla se especifican los inconvenientes de cada uno de estos materiales contemplados desde el prisma
de la higiene, si bien es preciso aclarar que existe una continua evolucin en ellos debido a la aparicin de nuevos
compuestos y aleaciones que pueden presentar o limitar alguno de los inconvenientes antes reseados.
Equipos de almacenamiento y sus caractersticas.
Armario de refrigeracin.
Instalacin que mantiene los alimentos en rgimen de frio positivo. Presenta la posibilidad de crecimiento
de grmenes en el alimento si no se alcanza la temperatura adecuada y dificultad de limpieza en lejas, gomas,
y tiradores de puertas.
Ejemplos de Temperaturas.
Para verduras 5 Grados centgrados a 7 Grados.
Para pescados 1 Grados centgrados a 5 Grados.
Para carne 1 Grados centgrados a 5 Grados.
Armario congelador
Instalacin que mantiene los alimentos en rgimen de frio negativo. Presenta la posibilidad de crecimiento
de grmenes en el alimento si no se mantiene la temperatura adecuada, dificultad de limpieza en lejas,
tiradores, gomas de puestas y cumulo de Hielo.
Temperatura recomendada a menos 18 grados centgrados.
Cmara.
Gestin de stocks.
Instalacin en forma de habitculo destinada a almacenar o mantener alimentos en rgimen frigorfico.

Presenta la posibilidad de crecimiento de grmenes si no se mantiene la temperatura adecuada, dificultad de
limpieza de sus superficies y de contaminacin de los alimentos a partir del agua procedente del desescarche
del evaporador, existen cmaras segn sea el dispositivo generador de frio:
Tiro forzado; el frio se distribuye por conveccin forzada gracias a un ventilador.
Estatica; el frio se distribuye por conduccin a partir de unas placas enfriadas. A diferencia del anterior
ocasiona un aumento de humedad que favorece a la aparicin de podredumbres en los vegetales contenidos y
mohos en las superficies de la cmara.
Compacta: Se presenta en forma de un bloque prefabricado. Su capacidad habitualmente oscila entre 2 a

10 metros cbicos, con un espacio til del 50-60 Porciento.
Modular: Estn formadas por paneles prefabricados ensamblados para conformar cmaras con un volumen
adaptable al espacio disponible.
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Limpieza y desinfeccin del almacn
Higiene de Equipos y Utensilios
Cmaras, Heladeras y Freezer
Flujo grama para limpieza de Refrigeradores, cmaras y freezer
Desconectar equipo
Retirar alimentos
Control de descongelamiento (1)
Aplicar solucin detergente,
Paredes, pisos, techo, rejillas
Enjuagar
Aplicar solucin desinfectante (2 gotas de cloro por cada litro de agua)
Fin de la tarea
Observaciones
El procedimiento de limpieza y desinfeccin, debe realizarse en forma completa, mnimo una vez por
semana y se debe realizar una manutencin diaria.
El descongelamiento debe realizarse de acuerdo a las especificaciones de cada equipo
Caractersticas del almacenamiento segn materia.
Gestin de stocks.
Productos perecederos y no perecederos.
Productos perecederos:
Estos productos exigen una mayor atencin y manejo adecuado. Se diferencian de los productos no
perecederos en que:
Son de Temporada
Se compran con mayor frecuencia y sus precios son menos estables.
El que un producto sea o de temporada significa que es mucho ms probable que se estropee con rapidez
o pierda frescura y calidad. Algunos ejemplos serian el pescado fresco y el marisco, las carnes, los zumos de
frutas frescas y algunos productos lcteos. Exigen gran cuidado por que son propensos a la contaminacin
y las enfermedades. Muchos de estos productos tienen restricciones para cruzar fronteras debido a estos
contaminantes y enfermedades.
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Por estas razones es muy importante que el jefe de compras preste atencin a los informes de mercado
distribuidos por los proveedores. Estos informes estn escritos por los proveedores para informar a las empresas
de las condiciones del producto presentes y futuras, especialmente con los productos de granja y e pescado,
dado que constituyen la mayor parte de los alimentos perecederos.
Estos informes son muy valiosos, por ejemplo si se sabe que el mal tiempo en california tendr consecuencias
serias en los productos perecederos que utiliza, puede planificar con anticipacin. Sabiendo que dichos
productos se deterioran con rapidez, determine la cantidad en existencia y cuanto cree que va a necesitar. Es
posible incluso que hay que revisar el men, dependiendo de que la variacin del tema afecte mucho o poco
a las provisiones y los precios.
Con un poco de previsin se puede garantizar la calidad y la entrega puntual. Por ejemplo la calidad del
pescado depende de un manejo cuidadoso y de su frescura, as que hay planificar el pedido para que llegue
justo a tiempo para ser consumido.
Despus hay que determinar lo que debe de haber disponible en inventario, hay que mirar lo que se tiene
en inventario antes de hacer un pedido.
Productos NO perecederos:
Todos aquellos que por sus caractersticas no son extremamente vulnerables.
Las cantidades a pedir de productos no perecederos viene determinada por el consumo, el especio del
almacn, la disponibilidad de efectivo el precio y el plazo de entrega. La empresa podra tener muchos
espacio, pero podra haber un problema con el flujo de efectivo, el comprador puede negociar un precio mejor
por caja haciendo compras al por mayor, pero el espacio de almacn podra ser pequeo.
Requerimientos de almacenamiento segn el tipo de producto.

Gestin de stocks.
Como se menciona en la unidad anterior existe diferentes tipos de productos por lo cual igual existe
tratamientos diferentes para cada tipo de productos,
Normas generales para reducir los riesgos derivados del almacenamiento

Mantener la cantidad almacenada la mnimo.
Considerar las caractersticas de peligrosidad de los productos y sus incompatibilidades.
Agrupar los de caractersticas similares
Separar los incompatibles
Aislar o confinar los de caractersticas especiales:

muy txicos
cancergenos
explosivos
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pestilentes
Comprobar que todos los productos estn adecuadamente etiquetados.
Llevar un registro actualizado de productos almacenados.
Emplear armarios de seguridad.
Emplear frigorficos de seguridad aumentada para almacenar productos inflamables muy voltiles.
En general los alimentos son perecederos, por lo que necesitan ciertas condiciones de tratamiento,
conservacin y manipulacin. Su principal causa de deterioro es el ataque por diferentes tipos de microorganismos
(bacterias, levaduras y mohos).
Esto tiene implicaciones econmicas evidentes, tanto para los fabricantes (deterioro de materias primas
y productos elaborados antes de su comercializacin, prdida de la imagen de marca, etc.) como para
distribuidores y consumidores (deterioro de productos despus de su adquisicin y antes de su consumo).
Se calcula que ms del 20% de todos los alimentos producidos en el mundo se pierden por accin de los
microorganismos.
Por otra parte, los alimentos alterados pueden resultar muy perjudiciales para la salud del consumidor.
La toxina botulnica, producida por una bacteria, Clostridium botulinum, en las conservas mal esterilizadas,
embutidos y en otros productos, es una de las sustancias ms venenosas que se conocen (miles de veces ms
txica que el cianuro). Otras sustancias producidas por el crecimiento de ciertos mohos son potentes agentes
cancergenos. Existen pues razones poderosas para evitar la alteracin de los alimentos. A los mtodos fsicos,
como el calentamiento, deshidratacin, irradiacin o congelacin, pueden asociarse mtodos qumicos que
causen la muerte de los microrganismos o que al menos eviten su crecimiento.
En muchos alimentos existen de forma natural sustancias con actividad antimicrobiana. Muchas frutas
contienen diferentes cidos orgnicos, como el cido benzoico o el cido ctrico. La relativa estabilidad de
los yogures comparados con la leche se debe al cido lctico producido durante su fermentacin. Los ajos,
cebollas y muchas especias contienen potentes agentes antimicrobianos, o precursores que se transforman en
ellos al triturarlos.
Almacenamiento de Productos Perecederos
Gestin de stocks.
Carnes
Congeladas: deben ser mantenidas a temperatura mxima de -18 C.
Refrigeradas: deben ser mantenidas a temperatura de 0 a 5 C.

Las carnes deben estar identificadas por su tipo, cantidad y fecha de recepcin.
Sern retiradas de su embalaje original acondicionndolas en recipientes adecuados e higienizados y
cubiertos con papel film
En caso de carnes al vaco se mantendrn en su envase original, colocndolas en recipientes adecuados
cuidando de no hacer perforaciones
Las carnes almacenadas en envases plsticos deben almacenarse en pequeos lotes a fin de favorecer la
circulacin del fro
Deben definirse zonas dentro del rea de refrigeracin. En las estanteras ms bajas se colocarn los
productos crudos, en las estanteras del medio los productos preelaborados y en las estanteras superiores
los alimentos cocidos
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No mezclar envases primarios, secundarios y terciarios (embalaje de transporte con envase de contacto
con el alimento)
Productos Lcteos
Deben estar rotulados con su fecha de recepcin y almacenados a temperatura entre 0 C y 5 C
Se deben apilar de manera que exista buena circulacin de aire
El yogurt, leche y derivados lcteos sern almacenados en su embalaje original, cuidando de no llevar
suciedad a la cmara. En caso de requerirse sern lavados antes del ingreso a las mismas.
Huevos
Los huevos deben ser retirados de sus cajillas originales o exigir envase termo contraible.
Deben ser mantenidos en contenedores descartables, los cuales luego de su uso deben ser desechados
Retirar los huevos quebrados o daados
Almacenarlos en una temperatura de 6 C a 8 C Evitar dejarlos a temperatura ambiente.
Hortalizas y Frutas
Se retirarn de su embalaje original (cajas, cartones, bolsas) inmediatamente despus de la recepcin
Se acondicionarn en recipientes plsticos debidamente higienizados y separadas por clase
Se almacenarn con una temperatura de 6 C a 8 C
Las verduras congeladas se mantendrn a temperatura de -18 C
Consideraciones Generales
Mantener las puertas de las heladeras y de las cmaras siempre cerradas
Conservar el orden interno teniendo en cuenta la siguientes distribucin: a) estantes superiores: alimentos
cocidos; b) estantes intermedios: alimentos preelaborados; c) estantes inferiores: alimentos crudos
Mantener los alimentos cubiertos con film
No acondicionar los alimentos en recipientes de material reciclado ya que el mismo puede ceder sustancias
txicas a los alimentos
Todos los productos perecederos necesitan refrigeracin
Gestin de stocks.
Control diario de las fechas de vencimiento de los productos para verificar el cumplimiento de la regla FIFO
(Primero en entrar, primero en salir)
En caso de conservar una preparacin alimenticia por ms de 48hs. cubrir con film e identificarlo con fecha
de elaboracin.
Almacenamiento de Productos No Perecederos

Artculos de limpieza:
Los artculos de limpieza y productos utilizados para la desinfeccin sern almacenados en un lugar alejado
de los alimentos y permanecern debidamente identificados.
Descartables
Las cajas con los descartables deben ser apiladas en forma organizada agrupndolas de acuerdo a su finalidad
y en una zona especfica del depsito.
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Artculos Secos
Sern almacenados en un lugar diferente de los artculos de limpieza y estarn organizados de acuerdo a
tipo de alimento debiendo figurar la fecha de vencimiento y elaboracin.
Consideraciones Generales
La mercadera debe ser apilada en sentido de favorecer la ventilacin.
Las etiquetas deben estar mirando hacia el frente
La disposicin de la mercadera debe ser realizada en forma prctica y racional para que el material de uso
constante pueda ser guardado y retirado fcilmente
Nunca se debe apilar la mercadera directamente sobre el piso. Colocarla sobre una tarima a 15 o 20 cm.
del mismo
No permitir la presencia de objetos extraos al mbito de trabajo
Se deben vaciar las bolsas de cartn una vez abiertas y traspasar el contenido a un recipiente plstico con
tapa e identificarlos
Articulo Temperatura
Frutas Frescas Verduras 6 Grados Centgrados
Productos Lacteos 4 Grados Centgrados
Carne 2 Grados Centgrados
Pescado 0 Grados Centgrados
Gestin de stocks.
Artculos congelados -20 Grados Centgrados
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Empaques y etiquetas.
Racionamiento, empaque y rotulacin de productos.
Etiquetas.
En las etiquetas de los productos podemos encontrar algunos de estos datos que nos ayudaran a su control
en el almacn. Adems son una garanta de seguridad.
-Su presencia es obligatoria y debe decir la verdad.
-La informacin debe figurar en el envase, de forma fcilmente comprensible, en un lugar destacado y de
manera que no pueda borrarse ni manipularse.
-En la etiqueta tiene siempre que aparecer el nombre del producto y el nombre y domicilio del fabricante,
envasador o vendedor.
-En la mayora de los casos tambin debe de aparecer la lista de ingredientes ,la cantidad neta, la fecha de
consumo, la caducidad, y el lote de fabricacin.
-Ciertos productos deben de especificar las condiciones especiales de conservacin y modo de empleo,
algunos pueden llevar un etiquetado nutricional para que el consumidor conozca sus cualidades alimenticias.
Rotulado y etiquetado:
Estos rtulos no tienen nada que ver con las que lleva el producto, son para el control interno en el
almacn. Una vez Realizadas las operaciones de recepcin se debe de etiquetar o rotular todas las mercancas
con la fecha de recepcin.
Gestin de stocks.
Ejemplo:
Etiqueta para Carne.
Etiqueta Carne
Fecha:
Proveedor:
Pieza:
Peso:
Precio unitario
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Procedimientos para la realizacin del inventario.
El Inventario.
Inventarios son bienes tangibles que se tienen para la venta en el curso ordinario del negocio o para
ser consumidos en la produccin de bienes o servicios para su posterior comercializacin. Los inventarios
comprenden, adems de las materias primas, productos en proceso y productos terminados o mercancas para
la venta, los materiales, repuestos y accesorios para ser consumidos en la produccin de bienes fabricados
para la venta o en la prestacin de servicios; empaques y envases y los inventarios en trnsito.
La base de toda empresa comercial es la compra y venta de bienes o servicios; de aqu la importancia
del manejo del inventario por parte de la misma. Este manejo contable permitir a la empresa mantener
el control oportunamente, as como tambin conocer al final del perodo contable un estado confiable de la
situacin econmica de la empresa.
Ahora bien, el inventario constituye las partidas del activo corriente que estn listas para la venta, es decir,
toda aquella mercanca que posee una empresa en el almacn valorada al costo de adquisicin, para la venta
o actividades productivas.
Por medio del siguiente trabajo se darn a conocer algunos conceptos bsicos de todo lo relacionado a los
Inventarios en una empresa, mtodos, sistema y control.
Qu son los inventarios?
La contabilidad para los inventarios forma parte muy importante para los sistemas de contabilidad de
mercancas, porque la venta del inventario es el corazn del negocio. El inventario es, por lo general, el activo
mayor en sus balances generales, y los gastos por inventarios, llamados costo de mercancas vendidas, son
usualmente el gasto mayor en el estado de resultados.
Las empresas dedicadas a la compra y venta de mercancas, por ser sta su principal funcin y la que dar
origen a todas las restantes operaciones, necesitarn de una constante informacin resumida y analizada sobre
Gestin de stocks.
sus inventarios, lo cual obliga a la apertura de una serie de cuentas principales y auxiliares relacionadas con
esos controles. Entres estas cuentas podemos nombrar las siguientes:
Inventario (inicial)
Compras
Devoluciones en compra
Gastos de compras
Ventas
Devoluciones en ventas
Mercancas en trnsito
Mercancas en consignacin
Inventario (final)
El Inventario Inicial representa el valor de las existencias de mercancas en la fecha que comenz el perodo
contable. Esta cuenta se abre cuando el control de los inventarios, en el Mayor General, se lleva en base al
mtodo especulativo, y no vuelve a tener movimiento hasta finalizar el perodo contable cuando se cerrar con
cargo a costo de ventas o bien por Ganancias y Prdidas directamente.
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En la cuenta Compras se incluyen las mercancas compradas durante el perodo contable con el objeto de
volver a venderlas con fines de lucro y que forman parte del objeto para el cual fue creada la empresa. No se
incluyen en esta cuenta la compra de Terrenos, Maquinarias, Edificios, Equipos, Instalaciones, etc. Esta cuenta
tiene un saldo deudor, no entra en el balance general de la empresa, y se cierra por Ganancias y Prdidas o
Costo de Ventas.
Devoluciones en compra, se refiere a la cuenta que es creada con el fin de reflejar toda aquella mercanca
comprada que la empresa devuelve por cualquier circunstancia; aunque esta cuenta disminuir la compra de
mercancas no se abonar a la cuenta compras.
Los gastos ocasionados por las compras de mercancas deben dirigirse a la cuenta titulada: Gastos de
Compras. Esta cuenta tiene un saldo deudor y no entra en el Balance General.
Ventas: Esta cuenta controlar todas las ventas de mercancas realizadas por la Empresa y que fueron
compradas con ste fin. Por otro lado tambin tenemos Devoluciones en Venta, la cual est creada para
reflejar las devoluciones realizadas por los clientes a la empresa.
En algunas oportunidades, especialmente si la empresa realiza compras en el exterior, nos encontramos que
se han efectuado ciertos desembolsos o adquirido compromisos de pago (documentos o giros) por mercancas
que la empresa compr pero que, por razones de distancia o cualquier otra circunstancia, aun no han sido
recibidas en el almacn. Para contabilizar este tipo de operaciones se debe utilizar la cuenta: Mercancas en
Trnsito.
Por otro lado tenemos la cuenta llamada Mercanca en Consignacin, que no es ms que la cuenta que
reflejar las mercancas que han sido adquiridas por la empresa en consignacin, sobre la cual no se tiene
ningn derecho de propiedad, por lo tanto, la empresa no est en la obligacin de cancelarlas hasta que no
se hayan vendido.
El Inventario Actual (Final) se realiza al finalizar el perodo contable y corresponde al inventario fsico de la
mercanca de la empresa y su correspondiente valoracin. Al relacionar este inventario con el inicial, con las
compras y ventas netas del periodo se obtendr las Ganancias o Prdidas Brutas en Ventas de ese perodo.
Gestin de stocks.
El control interno de los inventarios se inicia con el establecimiento de un departamento de compras, que
deber gestionar las compras de los inventarios siguiendo el proceso de compras.
Funciones De Los Inventarios
Algunos inventarios son inevitables. Todo o cuando menos una parte del inventario de manufactura en
proceso es inevitable. Al momento de llevar a cabo el recuento del inventario, parte de l estar en las
mquinas otra parte estar en la fase de traslado de una mquina a otra, o en trnsito del almacn de materias
primas a la lnea de produccin o de sta, al almacn de artculos terminados. Si vamos a tener produccin
es inevitable tener inventarios en proceso. Sin embargo, frecuentemente podemos minimizar este inventario
mediante una mejor programacin de la produccin, o bien mediante una organizacin ms eficiente de la
lnea de produccin, o bien mediante una organizacin ms eficiente de la lnea de produccin.
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Como una alternativa, podramos pensar en subcontratar parte del trabajo, de tal manera que la carga de
llevar dicho inventario en proceso fuera para el subcontratista. En ocasiones conviene acumular inventario en
proceso para evitar problemas relacionados con la programacin y planeacin de la produccin. Si se trata de
una poltica bien pensada, esta bien; sin embargo frecuentemente resulta ser un camino fcil para obviar una
tarea difcil.
El resto del inventario que se tenga en accesorios, materias primas, artculos en proceso y artculos
terminados simplemente se mantiene por una razn bsica. Principalmente se tiene inventarios porque nos
permite realizar las funciones de compras, produccin y ventas a distintos niveles.
La gestin de inventarios.
Las Funciones Que Efecta El Inventario
Que funciones cumple el Inventario?
En cualquier organizacin, los inventarios aaden una flexibilidad de operacin que de otra manera no
existira. En fabricacin, los inventarios de producto en proceso son una necesidad absoluta, a menos que cada
parte individual se lleve de maquina a maquina y que estas se preparen para producir una sola parte.
Funciones:
Eliminacin de irregularidades en la oferta
Compra o produccin en lotes o tandas
Permitir a la organizacin manejar materiales perecederos
Almacenamiento de mano de obra
Decisiones sobre inventario:
Hay dos decisiones bsicas de inventario que los gerentes deben hacer cuando intentan llevar a cabo las
funciones de inventario recin revisadas. Estas dos decisiones se hacen para cada artculo en el inventario:
Gestin de stocks.
Que cantidad de un artculo ordenar cuando el inventario de ese tem se va a reabastecer.
Cuando reabastecer el inventario de ese artculo.
Tipos de inventarios.
Inventario Perpetuo: Es el que se lleva en continuo acuerdo con las existencias en el almacn, por medio
de un registro detallado que puede servir tambin como mayor auxiliar, donde se llevan los importes en
unidades monetarias y las cantidades fsicas. A intervalos cortos, se toma el inventario de las diferentes
secciones del almacn y se ajustan las cantidades o los importes o ambos, cuando es necesario, de acuerdo con
la cuenta fsica. Los registros perpetuos son tiles para preparar los estados financieros mensuales, trimestral
o provisionalmente.
El negocio puede determinar el costo del inventario final y el costo de las mercancas vendidas directamente
de las cuentas sin tener que contabilizar el inventario. El sistema perpetuo ofrece un alto grado de control,
porque los registros de inventario estn siempre actualizados. Anteriormente, los negocios utilizaban el sistema
perpetuo principalmente para los inventarios de alto costo unitario, como las joyas y los automviles; hoy da
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con este mtodo los administradores pueden tomar mejores decisiones acerca de las cantidades a comprar,
los precios a pagar por el inventario, la fijacin de precios al cliente y los trminos de venta a ofrecer. El
conocimiento de la cantidad disponible ayuda a proteger el inventario.
Inventario Intermitente: Es un inventario que se efecta varias veces al ao. Se recurre al, por razones
diversas, no se puede introducir en la contabilidad del inventario contable permanente, al que se trata de
suplir en parte.
Inventario Final: Es aquel que realiza el comerciante al cierre del ejercicio econmico, generalmente
al finalizar un periodo, y sirve para determinar una nueva situacin patrimonial en ese sentido, despus de
efectuadas todas las operaciones mercantiles de dicho periodo.
Inventario Inicial: Es el que se realiza al dar comienzos a las operaciones.
Inventario Fsico: Es el inventario real. Es contar, pesar o medir y anotar todas y cada una de las diferentes
clases de bienes (mercancas), que se hallen en existencia en la fecha del inventario, y evaluar cada una de
dichas partidas. Se realiza como una lista detallada y valorada de las existencias.
Inventario determinado por observacin y comprobado con una lista de conteo, del peso o a la medida real
obtenidos.
Clculo del inventario realizado mediante un listado del stock realmente posedo. La realizacin de este
inventario tiene como finalidad, convencer a los auditores de que los registros del inventario representan
fielmente el valor del activo principal. La preparacin de la realizacin del inventario fsico consta de cuatro
fases, a saber:
Manejo de inventarios (preparativos)
Identificacin
Instruccin
Adiestramiento
Inventario Mixto: Inventario de una clase de mercancas cuyas partidas no se identifican o no pueden
identificarse con un lote en particular.
Gestin de stocks.
Inventario de Productos Terminados: Todas las mercancas que un fabricante ha producido para vender a
sus clientes.
Inventario en Trnsito: Se utilizan con el fin de sostener las operaciones para abastecer los conductos que
ligan a la compaa con sus proveedores y sus clientes, respectivamente. Existen porque el material debe de
moverse de un lugar a otro. Mientras el inventario se encuentra en camino, no puede tener una funcin til
para las plantas o los clientes, existe exclusivamente por el tiempo de transporte.
Inventario de Materia Prima: Representan existencias de los insumos bsicos de materiales que abran de
incorporarse al proceso de fabricacin de una compaa.
Inventario en Proceso: Son existencias que se tienen a medida que se aade mano de obra, otros materiales
y dems costos indirectos a la materia prima bruta, la que llegar a conformar ya sea un sub-ensamble o
componente de un producto terminado; mientras no concluya su proceso de fabricacin, ha de ser inventario
en proceso.
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Inventario en Consignacin: Es aquella mercadera que se entrega para ser vendida pero l ttulo de
propiedad lo conserva el vendedor.
Inventario Mximo: Debido al enfoque de control de masas empleado, existe el riesgo que el nivel del
inventario pueda llegar demasiado alto para algunos artculos. Por lo tanto se establece un nivel de inventario
mximo. Se mide en meses de demanda pronosticada, y la variacin del excedente es: X >Imax.
Inventario Mnimo: Es la cantidad mnima de inventario a ser mantenidas en el almacn.
Inventario Disponible: Es aquel que se encuentra disponible para la produccin o venta.
Inventario en Lnea: Es aquel inventario que aguarda a ser procesado en la lnea de produccin.
Inventario Agregado: Se aplica cuando al administrar las existencias de un nico artculo representa un alto
costo, para minimizar el impacto del costo en la administracin del inventario, los artculos se agrupan ya sea
en familias u otro tipo de clasificacin de materiales de acuerdo a su importancia econmica, etc.
Inventario en Cuarentena: Es aquel que debe de cumplir con un periodo de almacenamiento antes de
disponer del mismo, es aplicado a bienes de consumo, generalmente comestibles u otros.
Inventario de Previsin: Se tienen con el fin de cubrir una necesidad futura perfectamente definida. Se
diferencia con el respecto a los de seguridad, en que los de previsin se tienen a la luz de una necesidad que
se conoce con certeza razonable y por lo tanto, involucra un menor riesgo.
Inventario de Seguridad: Son aquellos que existen en un lugar dado de la empresa como resultado de
incertidumbre en la demanda u oferta de unidades en dicho lugar. Los inventarios de seguridad concernientes
a materias primas, protegen contra la incertidumbre de la actuacin de proveedores debido a factores como
el tiempo de espera, huelgas, vacaciones o unidades que al ser de mala calidad no podrn ser aceptadas. Se
utilizan para prevenir faltantes debido a fluctuaciones inciertas de la demanda.
Inventario de Mercaderas: Son las mercaderas que se tienen en existencia, aun no vendidas, en un
momento determinado.
Gestin de stocks.
Inventario Permanente: Mtodo seguido en el funcionamiento de algunas cuentas, en general representativas
de existencias, cuyo saldo ha de coincidir en cualquier momento con el valor de los stocks.
Inventario Cclico: Son inventarios que se requieren para apoyar la decisin de operar segn tamaos de
lotes. Esto se presenta cuando en lugar de comprar, producir o transportar inventarios de una unidad a la
vez, se puede decidir trabajar por lotes, de esta manera, los inventarios tienden a acumularse en diferentes
lugares dentro del sistema
Ventajas del control de los inventarios
Determinar el valor exacto del producto inventariado es de gran importancia. Los inventarios fsicos
peridicos ayudan a conseguir tanto el informe financiero como el control de los costos.
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La finalidad de hacer un inventario fsico peridicamente es comparar el inventario real con el perpetuo,
para detectar irregularidades. No hay estndares no cotas de la industria para medir las variaciones entre costo
real y costo potencial. Sin embargo las diferencias entre el inventario fsico real y el inventario contabilizado
no deberan de ser mayores del 1 por ciento.
El manejo del inventario ayuda a:

Verificar las exactitudes de las entregas.
Verificar los precios unitarios de las entregas en comparacin con los del inventarios real.
Avisar al encargado de comidas y bebidas de cualquier desajuste en los nmeros de bodega.
Procedimientos para el control diario de productos y materiales
Control de entradas y salidas de productos.
Posibles procedimientos a desarrollar en la recepcin de productos.
Norma para el recibimiento de productos:

Los productos no debern colocarse nunca sobre el suelo, deben de estar en estantera o algn tipo
de pale.
Debe de existir la suficiente separacin entre los productos para que haya una buena circulacin
del aire.
Nunca se debe colocar las mercancas recin recibidas sobre las que llevan tiempo.
Se debe de separa los productos por su naturaleza. Los productos de limpieza se almacenaran
fsicamente por separados.
Poner fecha de recepcin.
Comprobar los envases y verificar que estos sean los adecuados.
Esto se debe de comprobar en los controles de bodega que se realizan.
Existen dos formas bsicas de control de los inventarios de bodega,
Sistema PEPS, que consiste en que los primeros en entrar son los primeros en salir.
Sistema El mtodo UEPS el cual considera que las ltimas entradas sern las primeras en
Gestin de stocks.
venderse.
Bajo estos dos sistemas bsicos podemos definir nuestro mtodo de control de las existencias en la bodega,
con la finalidad de evitar estancamiento de los inventarios.
Principios Bsicos en el control diario de los almacenes de productos:

Primera entrada, primera salida para evitar que los artculos permanezcan mucho tiempo en almacn sin
ser entregados, por cuanto la llegada de nuevas remezas condenan a las existencias antiguas a continuar
en almacn mientras las nuevas son despachadas.
Colocar los artculos de mayor demanda ms al alcance de las puertas de recepcin y entrega para reducir
recorrido y tiempo de trabajo.
Reducir las distancias que recorren los artculos as como el personal. Esta es una manera de reducir los
costos de la mano de obra.
Reducir movimientos y maniobras. Cada vez que se mueve una mercanca hay una ocasin ms para
estropearla.
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Prohibir la entrada al rea del almacn a personal extrao a el. Solo se permitir ingreso al personal
autorizado.
Controlar las salidas de mercanca del rea de almacenamiento a travs de documentacin adecuada.
Llevar registros de existencias al da.
Eliminar el papeleo superfluo.
Reducir el desperdicio de espacio, diseando la estantera con divisiones a la medida de lo que se
almacena.
El rea ocupada por los pasillos respecto a la totalidad del rea de almacenamiento, debe representar un
porcentaje tan bajo como lo permitan las condiciones de operacin.
El pasillo principal debe recorrer a lo largo del almacn. Los transversales perpendiculares al principal,
deben permitir el fcil acceso a los casilleros, bastidores o pilas independientes de artculos.
El punto de recepcin debe estar ubicado en el extremo del pasillo principal y el punto de distribucin en
el opuesto.
Si el espacio es muy limitado o crtico por el crecimiento de sus operaciones, puede pensarse en lo
siguiente:
Una mejor ubicacin de los medios de almacenamiento: estantes, tarimas, etc.
Un nuevo diseo de estantera, de tipo flexible, que aproveche mejor el espacio existente.
Una distribucin y colocacin de la mercanca que permita ahorrar espacio por el sistema de almacenamiento
diversificado.
Un aprovechamiento del espacio cbico con el diseo de entre pisos o estantera de varios niveles
sobrepuestos.
Reduccin de pasillos con la utilizacin de sistemas de estanteras movibles o en bloques.
Eliminacin del almacenamiento de cosas obsoletas o extraas al almacn.
Reduccin de existencias por medio de los sistemas y frmulas en el estudio de control de inventarios.
Formato Entrada a Bodega.

Entrada a Bodega. N de Entrada: Fecha:
Proveedor:
Unidad de Total
Articulo Descripcin Cantidad Precio Unitario
Medida
Gestin de stocks.
Entregado Por: Recibido Por
21
Formato para Salidas de Bodega
Area : Salida Numero :11 Fecha:
Fondo:
Articulo Descripcin Unidad de Medida Cantidad
Entregado Por: Recibido Por:
Fichas para el Control de los Productos
Control, Concepto:
Proceso para asegurar que las actividades reales se ajusten a las actividades planificadas. Permite mantener
a la organizacin o sistema en buen camino.
La palabra control ha sido utilizada con varios y diferentes sentidos. Control como funcin coercitiva y
restrictiva, para inhibir o impedir conductas indeseables, como llegar con atraso al trabajo o a clases, hacer
escndalos, etctera.
Control como verificacin de alguna cosa, para apreciar si est correcto, como verificar pruebas o notas.
Control como comparacin con algn estndar de referencia como pensar una mercadera en otra balanza,
comparar notas de alumnos etctera.
Control como funcin administrativa, esto es, como la cuarta etapa del proceso administrativo.
Factores Del Control

Gestin de stocks.
Existen cuatro factores que deben ser considerados al aplicar el proceso de control.
Cantidad
Tiempo
Costo
Calidad
Los tres primeros son de carcter cuantitativo y el ltimo es eminentemente cualitativo.
El factor cantidad se aplica a actividades en la que el volumen es importante.
A travs del factor tiempo se controlan las fechas programadas.
El costo es utilizado como un indicador de la eficiencia administrativa, ya que por medio de l se determinan
las erogaciones de ciertas actividades.
La calidad se refiere a las especificaciones que debe reunir un cierto producto o ciertas funciones de la
empresa.
Importancia del Control

Establece medidas para corregir las actividades, de tal forma que se alcancen los planes exitosamente.
22
Se aplica a todo: a las cosas, a las personas y a los actos.
Determina y analiza rpidamente las causas que pueden originar desviaciones para que no vuelvan a
presentarse en el futuro.
Localiza los sectores responsables de la administracin, desde el momento en que se establecen medidas
correctivas.
Proporciona informacin acerca de la situacin de la ejecucin de los planes, sirviendo como fundamento
al reiniciarse el proceso de la planeacin.
Reduce costos y ahorra tiempo al evitar errores.
Su aplicacin incide directamente en la racionalizacin de la administracin y consecuentemente, en el
logro de la productividad de todos los recursos de la empresa.
Tipos De Controles
Control preliminar. Este control tiene lugar antes de principiar operaciones e incluye la creacin de
polticas, procedimientos y reglas diseadas para asegurar que las actividades planeadas sern ejecutadas
con propiedad. La consistencia en el uso de las polticas y procedimientos es promovida por los esfuerzos del
control.
Control concurrente. Este control tiene lugar durante la fase de la accin de ejecutar los planes e incluye
la direccin, vigilancia y sincronizacin de las actividades, segn ocurran.
Control de retroalimentacin. Este tipo de control se enfoca sobre el uso de la informacin de los resultados
anteriores, para corregir posibles desviaciones futuras del estndar aceptable.
reas Del Control que aplican en el manejo de productos y materiales.
El control, acta en todas las reas y en todos los niveles de una empresa. Prcticamente todas las actividades
de una empresa estn bajo alguna forma de control o monitoreo.
Preferentemente debe abarcar las funciones bsicas y reas clave de resultados como:
Control de inventarios. Se encarga de regular en forma ptima las existencias en los almacenes tanto de
Gestin de stocks.
refacciones como de herramientas, materias primas, productos en proceso y terminados; protegiendo a la
empresa de costos innecesarios por acumulamiento o falta de existencias en el almacn.
Control de compras. Esta funcin verifica el cumplimiento de actividades como: a) Seleccin adecuada
de los proveedores, b) Evaluacin de la cantidad y calidad especificadas por el departamento solicitante, c)
Control de los pedidos desde el momento de su requisicin hasta la llegada del material, d) Determinacin del
punto de pedido y reorden, e) Comprobacin de precios.
Tcnicas de Control
Tcnica: Conjunto de procedimientos propios de un arte, ciencia u oficio. Habilidad con que se utilizan esos
procedimientos. Mtodo habilidad, tctica
Tomando en cuenta la definicin de la palabra tcnica, se puede definir a las tcnicas del control como todos
los procedimientos o mtodos usados un una organizacin para controlar o supervisar un proceso automatizado
23
o actividad humana.
Existen diferentes tcnicas de planeacin-control que usa un ejecutivo. Por ejemplo, las normas
administrativas que son un tipo de planeacin importante, tambin se usa para propsitos de control. En
forma similar los presupuestos son planes, y su uso, adecuadamente llamado formulacin de presupuestos,
es esencialmente una funcin de control, as como los estudios de evaluacin de personal estn realizados de
acuerdo con el proceso de control.
Registro documentales para el control de almacn.
Albarn.
En el se relaciona los alimentos suministrados. Este consta de 1 original y 2 o 3 copias de papel calcable.
El albarn, se entregar en compaa de la mercanca. El receptor de la misma lo comprueba y firma su
conformidad. El original se las queda el proveedor y el receptor se queda con la tercera hoja.
Datos del Proveedor Datos Receptor

No. De Albarn Fecha:
Cantidad Descripcin Precio Unitario
Observaciones: Firma Recepcin:

Temperatura de Recepcin.
Ficha de inventario Permanente.
Impreso para la realizacin y valoracin de inventarios permanente, permiten conocer en cada momento el
nivel de Stock por artculo, as como el valor econmico. En el se define el stock de seguridad.
Inventario Permanente Familia:

Sub Familia:
Gestin de stocks.
Artculo:
Stock Mximo:
Stock Mnimo: Valoracin
Unidades fsicas
stocks Final
Stock final.
Precio unid
stocks final
consumo
Entradas
Cesiones
Cesiones
Entrada
Salidas
Inicial
Fecha
Stock
Valor
Valor
Valor
Valor
Valor
24
Libros de registro de compras diarias.
Una vez comprobados los gneros se registran en el libro de compras las entradas de gneros. Anotaremos el
nmero de orden y nmero de albarn, la fecha de recepcin, nombre del proveedor, las cantidades recibidas
de cada producto y el importe.
Libro de Registro de compras Suma Anterior Suma Anterior
No de Orden Fecha Numero de Proveedor Articulo Importe Total

albaran acumulado
Pag. No suma y sigue
Reporte de Control de compras.
Es un impreso que cumple prcticamente las mismas funciones que el libro de registro de entradas y
devoluciones.
Con este informe se imputan los costos de las compras a cada departamento, lo que facilita el clculo del
importe de alimentos consumidos. El informe diario se pasa junto con los albaranes cada da a administracin
para su comparacin y comprobacin.
Datos de la empresa Datos de la empresa Fecha Realizado Por
No orden Cdigo Nombre Descripcin Compra Importe
Gestin de stocks.
25
Control Interno Sobre Inventarios
El control interno sobre los inventarios es importante, ya que los inventarios son el aparato circulatorio de
una empresa de comercializacin. Las compaas exitosas tienen gran cuidado de proteger sus inventarios. Los
elementos de un buen control interno sobre los inventarios incluyen:
Conteo fsico de los inventarios por lo menos una vez al ao, no importando cual sistema se utilice
Mantenimiento eficiente de compras, recepcin y procedimientos de embarque
Almacenamiento del inventario para protegerlo contra el robo, dao descomposicin
Permitir el acceso al inventario solamente al personal que no tiene acceso a los registros contables
Mantener registros de inventarios perpetuos para las mercancas de alto costo unitario
Comprar el inventario en cantidades econmicas
Mantener suficiente inventario disponible para prevenir situaciones de dficit, lo cual conduce a prdidas
en ventas
No mantener un inventario almacenado demasiado tiempo, evitando con eso el gasto de tener dinero
restringido en artculos innecesarios
Gestin de stocks.
26

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Necesidades, abastecimientos y

Compilacin y Adecuacin de Contenido:

Se permite la reproduccin total o parcial de la presente obra,

Procedimiento de revisin de existencias en el almacn.

Necesidades, abastecemientos y recepcin de stocks.

Son aquellos lugares donde se guardan los diferentes tipos de mercanca.

Funciones del almacn

Principios bsicos del almacn

Los siguientes principios son bsicos para todo tipo de almacn:

Los almacenes se pueden diferenciar:

Almacn de Materia Prima y Partes Componentes:

Almacn de Materias Auxiliares:

2 Aprovisionamiento y Control de Productos y Materiales

Necesidades, abastecemientos y recepcin de stocks.

Un almacn de herramientas y equipo, bajo la custodia de un encargado especializado para el control de

Almacn de Materiales de Desperdicio:

Almacn de Materiales Obsoletos:

Organizacin y funcin del Almacn

Las reas del almacn

Las condiciones que impiden el flujo rpido son:

Caractersticas de la Zona de Almacenamiento:

4 Aprovisionamiento y Control de Productos y Materiales

Necesidades, abastecemientos y recepcin de stocks.

El Personal es incapaz por falta de Entrenamiento.

El Almacn est mal localizado o existe una mala distribucin.

Equipo de Almacenamiento Inadecuado, obsoleto o en mal estado.

Equipo de Manejo de Materiales Insuficiente o Inadecuado.

Cantidad Unidad de Medida Producto

Firma del responsable de bodega Firma de la persona que recibe

6 Aprovisionamiento y Control de Productos y Materiales

Necesidades, abastecemientos y recepcin de stocks.

Devolucin de gnero a bodega

rea que realiza la devolucin:

tem Cant Unid. Descripcin del Motivo de la Devolucin

Firma de Bodega: _______________________

Importancia del registro.

El robo es un problema que afecta a toda la industria. Es preocupantemente comn y extremadamente

Para registrar lo productos podemos elaborar el siguiente formato:

tem Descripcin Tcnica Unidad de Cantidad Precio Total

8 Aprovisionamiento y Control de Productos y Materiales

Necesidades, abastecemientos y recepcin de stocks.

Hoja de pedido Restaurante ENAH Logo Empresa

Direccin Telfono Fax

Poblacin Fecha de pedido Fecha de Recepcin

El xito de un restaurante o cualquier establecimiento dedicado a ofrecer servicios de comidas y bebidas

10 Aprovisionamiento y Control de Productos y Materiales

Necesidades, abastecemientos y recepcin de stocks.

Siendo el inventario medio = Inventario Inicial + Inventario Final

No das en Stock = No das del periodo (mes, trimestre, ao, etc.)

12 Aprovisionamiento y Control de Productos y Materiales

Necesidades, abastecemientos y recepcin de stocks.

Modelos de Gestin de Pedidos

Formato propuesta para pedido.

Nivel de Servicio y Stock de Seguridad

Es necesario en consecuencia, disponer de un inventario adicional en los almacenes sobre lo estrictamente

En la prctica, la secuencia debe ser la contraria:

Aprovisionamiento Continuo: El Punto de Pedidos

En los modelos de aprovisionamiento continuo los inventarios se controlan continuamente y el pedido se

14 Aprovisionamiento y Control de Productos y Materiales

Necesidades, abastecemientos y recepcin de stocks.

Aprovisionamiento con Demanda Programada

El aprovisionamiento bajo condiciones de demanda dependiente, basado en tcnicas MRP o DRP, se

El mtodo de Planificacin Multiperidica, es el mtodo frecuente, cuando la demanda se mantiene a lo