SEMANA 13

MANUALES ADMINISTRATIVOS

Lic. Fiorella Tacilla Becerra

Temas a tratar

Manuales organizacionales
Clasificacin de manuales organizacionales.
MANUALES ORGANIZACIONALES

Son documentos normativos e instructivos

en los que se trata de describir y explicar,
detallada y objetivamente, cmo est
organizada una institucin y cmo debe
operar para lograr eficacia y eficiencia
CARACTERSTICAS

Actualizado y
contener
informacin
verdadera,
completa y
vigente

Emplear
Redactado normas de
con claridad redaccin,
y sencillez formatos y
grficos
VENTAJAS

Establecen los deberes y los derechos organizacionales de cada

funcionario.

Sirven de marco para la ejecucin de las diversas actividades

estratgicas, tcticas y operativas.

Son fuente de informacin oficial sobre la organizacin de la

empresa.

Son herramientas de consulta que permiten actuar con mayor

seguridad.

Sirven como instrumentos de evaluacin del desempeo tanto del

personal como de la propia organizacin.
TIPOS DE MANUALES

MOF MP MdP MOP MPoI MI

MANUAL DE ORGANIZACIN Y FUNCIONES (MOF)

La principal informacin especfica que debe contener es la siguiente:

Denominacin de la unidad orgnica.

Finalidad.

Funciones.

Personal asignado
 Manual
De organizacin y
Funciones (MOF)
 Manual
De organizacin y
Funciones (MOF)
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS (MP)

La principal informacin especfica que debe contener es la siguiente:

Denominacin del procedimiento.

Flujograma.

Texto explicativo.

Unidad orgnica responsable

 MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS
(MP)

Documento Archivo

Procesamiento
u operacin Decisin

Conexin
Terminal
 MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS
(MP)
MANUAL DE ORGANIZACIN Y PROCESOS (MOP)

La principal informacin especfica que debe contener es la siguiente:

Unidades orgnicas participantes.

Denominacin del proceso.

Propsito.

Flujograma ilustrativo

Contenido

Personal asignado
 Ejemplo: Manual de organizacin y procesos
Unidades orgnicas participantes: reas de expertos integradas: Ventas, Finanzas, Logstica, Tecnologa
Informtica.
Denominacin del proceso: Atencin al cliente
Propsito
Ofrecer un servicio de calidad, rpido simplificado que permita la atencin del cliente con eficacia y eficiencia
Flujograma ilustrativo
crdito del cliente

Aprobacin de los

Servicio postventa
Facturacin de los
Pedido del cliente

Transporte de la
Separacin de los
Programacin de

Despacho de la

Entrega de la
mercadera
Anlisis del

mercadera
los pedidos

mercadera
pedidos

pedidos
pedidos
Etapas del proceso (contenido)
1. Pedido del cliente. Personal asignado
2. Anlisis del crdito del cliente. Propietario del proceso 1
3. Aprobacin de los pedidos. Ejecutivo con expertise en finanzas 2
4. Programacin de los pedidos. Ejecutivo con expertise en ventas 4
5. Separacin de los pedidos. Ejecutivo con expertise en logstica 6
6. Facturacin de los pedidos. Ejecutivo con expertise en tecnologa de informacin 2
7. Despacho de la mercanca. Total 15
8. Transporte de la mercadera.
9. Entrega de la mercadera.
10. Servicio posventa.
MANUAL DE PUESTOS (MdP)

La principal informacin especfica que debe contener es la siguiente:

Unidades orgnica.

Puesto

Finalidad
Subordinacin
Funciones

Mando

Coordinacin

Competencias
MANUAL DE PUESTOS (MdP)

Ejemplo: Manual de puestos

Unidades orgnica
Gerencia de Recursos Humanos
Puesto
Jefe de la Divisin de Reclutamiento y Seleccin

Finalidad
Desarrollar las actividades de reclutamiento y seleccin, y socializacin de los trabajadores nuevos
y/o los trabajadores antiguos transferidos o ascendidos a nuevos puestos o unidades orgnicas.
Funciones
- Planear las actividades de reclutamiento y seleccin, e induccin. 20%
- Organizar las actividades de reclutamiento y seleccin, e induccin. 20%
- Dirigir las actividades de reclutamiento y seleccin, e induccin. 20%
- Controlar las actividades de reclutamiento y seleccin, e induccin. 20%
- Otras las actividades de reclutamiento y seleccin, e induccin. 20%
Subordinacin
Depende jerrquicamente del gerente de Recursos Humanos.
Mando
De l dependen directamente los analistas de la divisin de reclutamiento y seleccin.
Coordinacin
- Al interior de su gerencia, coordina con el gerente de Recursos Humanos y con los jefes de las
divisiones de Capacitacin, y de Remuneraciones y Compensaciones.
- Al interior de la institucin, coordina con personal de la unidad orgnica que realice la requisicin
de personal dentro de su mbito de accin.
- Externamente, ms all de los lmites institucionales, coordina con gremios empresariales,
medios de prensa, instituciones educativas, etc.

Competencias requeridas
- Dimensin conocimientos: grado o ttulo universitario en Administracin, Psicologa, Sociologa, o
Relaciones Industriales; deseable maestra. . 30%
- Dimensin habilidades: comunicaciones, atencin al cliente, sociabilidad y dominio de software
de uso comn. Experiencia laboral mnima de dos aos. 30%
- Dimensin actitudes: tica e integridad, manejo del tiempo, cultura de calidad y servicio, toma de
decisiones. 40%
MANUAL DE POLTICAS (MPoI)

La principal informacin especfica que debe contener es la siguiente:

Denominacin.

Propsito

Definicin

Contenido

Unidad orgnica
 Ejemplo: Manual de polticas (MP)
Denominacin
Reclutamiento y seleccin
Propsito
Determinar las lneas directrices o guas para el desarrollo de las actividades de reclutamiento y
seleccin de personal.
Definicin
Reclutamiento es la funcin de Recursos Humanos encargada de convocar a candidatos potenciales a
ocupar un puesto vacante disponible en la institucin.
Seleccin es la funcin de Recursos Humanos encargada de escoger, dentro de los candidatos
potenciales a ocupar un puesto vacante, a aquel que tenga las competencias adecuadas para
desempearse con eficacia y eficiencia en el puesto y en la organizacin en su conjunto.
Contenido
1. En todo proceso de reclutamiento se debe priorizar la convocatoria interna.
2. En todo proceso de reclutamiento slo debe emplearse medios de prensa escritos e invitaciones a
instituciones educativas de prestigio.
3. Todo proceso de reclutamiento debe comenzar con la requisicin de la unidad orgnica o gerencia
solicitante.
4. En la seleccin deben participar personal de la gerencia requisitoria, el jefe de Reclutamiento y
Seleccin y, en ltima instancia, el gerente del rea requisidora de personal y el gerente de
Recursos Humanos.
5. La duracin del proceso de reclutamiento y seleccin para niveles gerenciales es, por lo general,
mayor que para los niveles jerrquicos subordinados.
Unidad orgnica
Gerencia de Recursos Humanos.
MANUAL DE INSTRUCCIONES DE USO (MI)

La principal informacin especfica que debe contener es la siguiente:

Denominacin de la instruccin de uso.

Grfico ilustrativo

Texto explicativo
MANUAL DE INSTRUCCIONES DE USO (MI)
Nombre de la instruccin de uso
Impresin de trabajos por computadora

Grfico ilustrativo
1. Seleccionar trabajo
por imprimirse

2. Determinar comandos
de impresin.
Computador
3. Enviar trabajo a
imprimir 4. Impresora
responsable

5. Impresora imprime

Contenido
1. Seleccionar en la computadora el texto o el dibujo que se desea imprimir.
2. Ejecutar los comandos de opciones de impresin para definir: tipo de papel, tamao del papel,
orientacin de la hoja, calidad de la impresin, etc.
3. Enviar el trabajo a la impresora mediante los comandos propios del software empleado.
4. La impresora responde a la computadora informando sobre el proceso de impresin.
5. La impresora procede a imprimir el trabajo enviado sobre una hoja en blanco.