La comunicacin en una empresa

La comunicacin en una empresa, conocida como la comunicacin organizacional,

es un factor determinante en el xito de una empresa; una buena comunicacin es
sinnimo de eficiencia, organizacin y coordinacin, mientras que una mala
comunicacin puede ser motivo de ineficacia, desorden y conflictos internos.
La comunicacin en una empresa debe basarse en un lenguaje claro, simple y
comprensible para el receptor. Debe ser oportuna, el mensaje debe llegar al
receptor en el momento indicado. Y debe ser precisa, no debe utilizar adornos
lingsticos ni informacin innecesaria.
La comunicacin en una empresa distingue tres sistemas:
Operacionales, se refiere a tareas u operaciones.
Reglamentarios, rdenes e instrucciones.
Mantenimiento, relaciones pblicas, captacin y publicidad.
Bsicamente, la comunicacin en una empresa se clasifica en dos tipos:
comunicacin externa y comunicacin interna:

Comunicacin externa
Es la comunicacin en donde el mensaje se dirige hacia fuera de la empresa, es
decir, se dirige hacia los consumidores, el pblico en general, grupos de opinin,
etc. Tiene como objetivo informar sobre la existencia de un producto o servicio,
informar sobre sus principales beneficios o caractersticas, informar sobre las
actividades en que participa la empresa, etc.

Para realizar este tipo de comunicacin se utilizan medios tales como la televisin,
la radio, la prensa escrita, llamadas telefnicas, envo de e-mails, Internet, afiches,
carteles, volantes, paneles, tarjetas de presentacin, cartas publicitarias, catlogos,
folletos, etc.

Un aspecto importante en la comunicacin externa son las relaciones pblicas, en

donde, a travs de la participacin en eventos, actividades, seminarios, labores
sociales, etc., se busca crear y mantener una buena imagen o reputacin de la
empresa.
Comunicacin interna
Es la comunicacin en donde el mensaje se dirige hacia dentro de la empresa, es
decir, se dirige hacia el personal de sta. Tiene como objetivo informar sucesos,
reportar ocurrencias, coordinar actividades, organizar tareas, controlar, motivar,
liderar, etc.
Para realizar este tipo de comunicacin se utilizan medios tales como murales,
intercomunicadores, telfonos, Internet, circulares, memorandos, cartas,
publicaciones, informes, reportes, reuniones, charlas, eventos, etc.

Este tipo de comunicacin interna se puede dividir en comunicacin formal y

comunicacin informal:
1. Comunicacin formal
Es la forma de comunicacin que de manera expresa establece la organizacin,
mediante protocolos, manuales, reglamentos, etc y que generan todo un sistema de
comienzo a fin dirigido y utilizado por todos los miembros de la empresa. Define el
modo en que cada persona debe comportarse y cmo debe recoger y transmitir la
informacin que circula. Este tipo de comunicacin constituye el cmo debe llegar
la informacin segn el nivel jerrquico que ocupe el receptor, es cuando el personal
tiene comunicacin con un nivel ms alto que el otro.
2. Comunicacin informal
La comunicacin informal fluye dentro de la organizacin sin canales
preestablecidos y surge de la espontaneidad de los empleados. Se le da alto nivel
de credibilidad y suele estar relacionada con asuntos personales acerca de
individuos o grupos de la organizacin. Este tipo de comunicacin es conocida
popularmente como rumores o ruidos y sirve para que los altos niveles jerrquicos
conozcan las condiciones personales de los empleados y del entorno de la empresa.
En definitiva, el estudio de la comunicacin organizacional est cada vez ms en
auge y la experiencia afirma que las organizaciones que la llevan a cabo presentan
un mayor crecimiento pues se tienen en cuenta complejos factores, especialmente
humanos, que median entre los comportamientos y objetivos, polticas y metas de
la organizacin, para que de esta manera existan lineamientos que permitan el
correspondiente crecimiento de la organizacin.

Y, a su vez, la comunicacin interna tambin se puede dividir en comunicacin

vertical descendente, comunicacin vertical ascendente, y comunicacin horizontal.
1. Comunicacin descendente
Se trata de la comunicacin formal bsica e histricamente ms utilizada. Surge
desde los directivos de la empresa y desciende a los distintos niveles de la pirmide
jerrquica. Su finalidad es informar instrucciones, objetivos o polticas de la
empresa.
Para este tipo de comunicacin, seleccion las herramientas de acuerdo con lo que
quers transmitir y a quines va dirigido. Las ms tpicamente utilizadas en las
empresas son:
 Manual del empleado
Publicacin institucional (revista, peridico, newsletter)
Carta al personal
Reuniones informativas
Entrevista
Cartelera
Circulares y correos electrnicos grupales
Sin embargo, ten en cuenta que esta comunicacin vertical y rgida tiende a quedar
obsoletaante los nuevos medios de comunicacin y la cultura interactiva de las
nuevas generaciones de trabajadores.
2. Comunicacin ascendente
Son los mensajes que circulan de abajo hacia arriba en la empresa; nacen en la
base de la organizacin y llegan a la alta direccin. Permite a los
empleados plantear ideas y sugerencias, as como dar retroalimentacina la
comunicacin descendente.
Como seala Peter Drucker, "en la empresa basada en la informacin, los
conocimientos estn en la parte baja de la pirmide jerrquica", por lo que este tipo
de comunicacin resulta fundamental para el desarrollo del negocio.
Entre las herramientas ms utilizadas para alentar este tipo de comunicacin
figuran:
Buzn de sugerencias
Entrevista
Intranet
Correo electrnico
Crculos de calidad
Reuniones peridicas
3. Comunicacin horizontal
Es la que existe entre personas o reas de la empresa que se encuentran en el
mismo nivel jerrquico; bsicamente se da entre pares. En esta categora gran parte
de la comunicacin suele ser informal, a travs relaciones de amistad y
compaerismo. Cuando se fomenta desde la empresa, se promueve como pauta de
trabajo la colaboracin y el trabajo en equipo. Los instrumentos ms adecuados son:
 Reuniones por departamentos o grupos de trabajo
Sesiones informativas
Correo electrnico
Redes sociales
Reuniones con otras divisiones (comunicacin horizontal)
En la actualidad, ten en cuenta que muchas de las herramientas mencionadas
pueden ser electrnicas, ahorrando costos y generando barreras ms difusas entre
los tres tipos de comunicacin. Por ejemplo, un blog puede servir para que los
directivos informen novedades sobre el negocio, pero tambin recibir comentarios
o reclamos de los empleados. O una red social puede servir para crear
conocimientos en forma colectiva entre jefes y subordinados, o bien para compartir
informacin entre pares.
4. Comunicacin oblicua
Es la que se puede realizar entre el gerente de departamento de comercializacin y
un empleado de finanzas y que est prevista en la organizacin. Es la necesidad de
la coordinacin intergrupal, debida a una urgencia por parte del emisor para
conseguir una respuesta del receptor.
Redes de comunicacin
Red de Rueda
La informacin fluye hacia afuera desde un miembro central del grupo y hacia
adentro en direccin al mismo miembro.
Las redes de ruedas se encuentran frecuentemente en unidades de trabajo con
tareas interdependientes y en grupos de fuerte coherencia interna, con objetivos
claramente delineados.

Red de Cadena
En este tipo de red los miembros se comunican entre s en una secuencia
predeterminada. Las redes de cadena se encuentran en grupos con
interdependencia secuencial de tareas, como en los grupos de lnea de enlace.
Habitualmente, esta tipologa se da en las instituciones castrenses o en organismos
altamente jerarquizados.
Red de Circular
Los miembros del grupo se comunican con quienes son similares a ellos en
experiencia, creencias, reas de pericia, antecedentes.
La gente tambin tiende a comunicarse con personas cuyas oficinas estn prximas
a las suyas.

Red de Multicanal
La red multicanal si se encuentra entre los equipos. Estas redes se caracterizan por
los altos niveles de comunicacin, donde cada miembro del equipo se comunica con
cada uno de los miembros restantes.
La interdependencia reciproca de tareas que frecuentemente se encuentran en
estos equipos hace indispensable que la informacin fluya en todas las direcciones.