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TEORA DE
SISTEMAS
HUANCAYO - PER
Tabla de convenciones
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SOLUCIONES GRAFICAS SAC
Jr. Puno 564 - Hyo.
Telf. 214433
INDICE
UNIDAD TEMATICA 1
ORGENES 9
El Enfoque de Sistema 10
Teora General de Sistemas. 12
Introduccin a los Conceptos bsicos de la TGS 20
Enfoque Reduccionista 24
Objetivo de la Teora General de Sistemas 26
Aspectos para el estudio de la TGS 26
Postulados de la TGS 28
Sinergia y Recursividad. 31
Sinergia 33
Recursividad 35
Holistica. 35
UNIDAD TEMATICA 2
CLASES DE SISTEMA. 39
Clasificacin de los Sistemas. 39
Propiedades de SistemaAbiertos. 42
Subsistema de una Organizacin 45
Elementos de un Sistema 46
Complejidad. 48
Aporte Semntico 51
Tipos de Sistemas 59
Parametros de los Sistemas 60
UNIDAD TEMATICA 3
EL SISTEMA ABIERTO 63
La Organizacin como Sistema Abierto 65
Modelos de Organizaciones. 69
Caso de SistemaAbierto. 79
UNIDAD TEMATICA 4
PRINCIPIO DE ORGANICIDAD. 91
El mundo en Equilibrio. 91
Evolucin en Equilibrio. 92
Organicidad. 92
Homeostasis. 92
Entropa 93
Neguentropia 93
Objetivos organizacionesl 93
UNIDAD TEMATICA 5
ORIGENES
El Pensamiento de Sistemas
El pensamiento de sistemas es el estudio de las relaciones entre las partes de un
integrado (abstracto o concreto) y de su comportamiento como un todo respecto a su
entorno.
Esta definicin llevo a Bertalanffy a precisar un conjunto de conceptos que se menciona
a continuacin:
a. El concepto de sistema abierto, que rebate el de sistema cerrado, en el cual no
exista ninguna interconexin con el entorno.
b. El concepto de equifinalidad, el mismo que permite explicar como bajo diversas
condiciones iniciales es posible llegar al mismo estado final.
c. El concepto de neguentropia, propuesto como contrapartida al de la entropa. Los
sistemas cerrados de acuerdo con la segunda ley de termodinmica, llevan al
EL ENFOQUE DE SISTEMAS
Indicadores de Logro
Gerez y Grijalva:
El enfoque de sistemas es una tcnica nueva que combina en forma efectiva la
aplicacin de conocimientos de otras disciplinas a la solucin de problemas que
envuelven relaciones complejas entre diversos componentes
Un aspecto importante del enfoque de sistemas a su aplicacin al desarrollo y empleo
de nuevas tecnologas tan pronto como consideracin tcnica y econmica lo permitan. El
enfoque de sistemas difiere del diseo convencional en la mayor generalidad de su
metodologa.
Thome y `Willard:
Los autores describen el enfoque de sistemas en los trminos siguientes:
El enfoque de sistemas es una forma ordenada de evaluar una necesidad humana de
ndole compleja y consiste en observar la situacin desde todos los ngulos
(perspectivas). El enfoque de sistemas de dirigirse de la TGS se basa en los conceptos:
emergencia, jerarqua, comunicacin y control y para su aplicacin (enfoque) es
necesario preguntarse: Cuntos elementos distinguidos hay en el problema aparente?
Qu relacin causa efecto existe entre ellos? Qu funciones son precisos a cumplir en
cada caso? Qu intercambios se requerirn entre los recursos una vez que se definan?.
Rosnay:
Enumera de manera siguiente los `diez mandamientos" del enfoque sistmico:
1.- Conservar la variedad.
2.- No abrir bucles de regulacin.
3.- Buscar los puntos de amplificacin.
4.- Restablecer los equilibrios, por la descentralizacin
5.- Diferenciar para integrar mejor.
6.- Preferir los objetivos da la programacin minuciosa.
8.- Saber utilizar la energa de mando.
9.- Respetar los tiempos de respuesta
1. El Enfoque de Sistemas:
Propiedades y Estructuras.
Uno de los objetivos del enfoque de sistemas, y de la teora general de sistemas de
la cual se deriva, es buscar similitudes y propiedades, as como fenmenos comunes
en sistemas de diferentes disciplinas, al hacerlo as, se busca "aumentar el nivel de
generalidad de las leyes que se aplican a campos estrechos de experimentacin. las
generalizaciones
(Isomorfismos, es la jerga de la teora general de sistemas), la clase que se piensan
all de simples analogas. El enfoque de sistemas busca generalizaciones que se
refieran a la forma en que estn organizados por sistemas, a los medios por los
cuales los sistemas reciben almacenan, procesan y recuperan informacin, y a
la forma en que funcionan; es decir, la forma en que se comportan, responden y se
adaptan ante diferentes entradas del medio. El nivel de la generalidad se puede dar
mediante el uso de la notacin y terminologa comun, como el pensamiento
sistemtico se aplica a campos aparentemente no relacionados. Como un ejemplo, las
matemticas han servido para llenar el vaco entre las ciencias. La abstraccin de su
lenguaje simblico se presta asimismo para su aplicacin general.
Emery lamenta cualquier esfuerzo prematuro para lograr un "marco de trabajo
conceptual comn", a fin de permitir que prevalezca la mayor diversidad de
pensamiento durante los aos de formacin de una nueva disciplina. Ackoff, por el
contrario trata de proporcionar un sistema de conceptos de sistemas.
No creemos que la variedad y la diversidad se vern bloqueadas, aun si se hacen
intentos para dar alguna integracin a lo que conocemos a la fecha.
EL nivel de generalidad tambin puede tener lugar en aquellas reas donde los
mismos modelos describen lo que superficialmente parece ser un fenmeno sin
relacin. Como un ejemplo, el concepto de las cadenas de Markov, una herramienta
estadstica que expresa las probabilidades de un proceso secuencial puede utilizarse
para describir entre otras cosas: a) Las diferentes etapas de reparacin y
desintegracin de mquinas sujetas a mantenimiento; b) los diferentes delitos
que cometen quienes transgreden la ley cuando estn sujetos a reincidir, y c) el
cambio de marca de las amas de casa cuando hacen sus compras en el
supermercado.
Se dice que los mtodos generales, al contrario de los especficos, tienen poca
fuerza", punto que se estudiar. El enfoque de sistemas busca encontrar la relacin de
mtodos de solucin, a fin de extender su dominio de aplicacin y facilitar la
comprensin de nuevos fenmenos. Siempre que sea posible, debemos combatir la
especializacin y compartimentalizacin. Quisiramos extender y generalizar el
conocimiento que ya poseemos a disciplinas y problemas adicionales.
Dilemas y Paradojas
Como los dems enfoques cientficos, el enfoque de sistemas no trata problemas
metodolgicos -dificultades- que no puede resolver a su propia satisfaccin. Tan
pronto como se adopta el enfoque de sistemas, aparecen los siguientes problemas de
dualismo o dualidad.
Mtodos Relacionados:
Creemos que existe una distincin entre lo que algunos llaman anlisis de
sistemas y lo que aqu llamamos enfoque de sistemas. Muchos tratados de anlisis de
sistemas se han dedicado al estudio de problemas relacionados a los sistemas de
informacin administrativa, sistemas de procesamiento de datos, sistemas de
decisin, sistemas de negocios y similares.
El enfoque de sistemas, como se le conciben en este texto, es bastante general y
no se interesa en un tipo particular de sistemas. Algunas presentaciones del anlisis de
sistemas solo enfatizan el aspecto metodolgico de este campo. Nuestro tratado
sobre el enfoque de sistemas intenta estudiar las herramientas del oficio, as como el
fundamento conceptual y filosfico de la teora. La metodologa de Checkland, llamada
anlisis aplicado de sistemas, es ms parecida a nuestra teora general de sistemas
aplicada que lo pudiera parecer que implica su nombre.
La ingeniera de sistemas y la eficiencia de costos tambin son nombres
relacionados al enfoque de sistemas. Todos ellos se derivan de una fuente comn, y la
literatura de estos campos esta ntimamente relacionada con el de anlisis de
sistemas. No se debe pasar por alto los lazos que unen el enfoque de sistemas con la
investigacin de operaciones y con la ciencia de la administracin. Muchos artculos
de esos campos puede considerarse del dominio de la teora general de sistemas.
Estas tres jvenes disciplinas aun se encuentran en estado de flujo. Mantienen inters
comn y poseen races comunes. Es concebible que algn da una nueva disciplina
que lleve uno de los nombres arriba citados, o algunos nuevo, abarcara a las dems
hasta este momento, la teora general de sistemas ha proporcionado el mpetu hacia
esa direccin.
Actividad
A partir de ambas consideraciones la TGS puede ser desagregada, dando lugar a dos
grandes grupos de estrategias para la investigacin en sistemas generales:
a. Las perspectivas de sistemas en donde las distinciones conceptuales se
concentran en una relacin entre el todo (sistema) y sus partes (elementos).
b. Las perspectivas de sistemas en donde las distinciones conceptuales se
concentran en los procesos de frontera (sistema/ambiente).
EL ENFOQUE REDUCCIONISTA:
Gran parte del progreso que se ha obtenido en cada uno de los campos de las ciencias se
debe a el enfoque reduccionista, el cual estudia un fenmeno complicado a travs del
anlisis de sus partes o elementos. Los fenmenos no solo son estudiados por el enfoque
reduccionista, existen fenmenos que solo son explicados teniendo en cuenta todo lo que
le comprende.
Si los sistemas se van haciendo ms complicados, la explicacin de los fenmenos que
presentan los comportamientos de esos sistemas toman en cuenta su medio y su
totalidad.
El enfoque reduccionista tiende a la subdivisin cada vez mayor del todo, y al estudio de
esas subdivisiones mientras que el enfoque de sistemas trata de unir las partes para
alcanzar la totalidad lgica o una independencia relativa con respecto al grupo que
pertenece.
Actividad
Actividad
Observacin
PRIMER POSTULADO:
DEFINICIN 1a:
"Un sistema es un conjunto de partes interdependientes relacionadas en funcin de un fin"
DEFINICIN 2a.:
"Se llama estructura al conjunto de relaciones no fortuitas que ligan las partes entre
ellas y el todo
PROPOSICIN 1a.:
Toda parte de un sistema posee propiedades internas o de la naturaleza de la parte, y
externas en funcin del lugar que ocupa la parte en el seno del sistema.
Cada parte, componente, elemento o subsistema tendr propiedades internas as
como el sistema circulatorio consta de corazn, arterias y venas con caractersticas
dentro del cuerpo humano, el sistema de frenos de un vehculo tiene propiedades
internas, y en conjunto contribuyen al desempeo del sistema vehculo.
En un equipo de ftbol los integrantes de la delantera tendrn sus caractersticas, buen
dribling, estatura adecuada para el juego areo, capacidad para patear con las dos
piernas, etc., que dan caractersticas al sub-sistema de ataque del club de ftbol.
PROPOSICIN 2a. :
Siempre que la estructura interna de la parte sea ms compleja que la estructura
externa del sistema, las propiedades de las partes estn ms condicionadas por su
naturaleza que por la configuracin del sistema, y viceversa.
En el caso de los equipos de ftbol de gran vocacin ofensiva, es sta caracterstica del
subsistema de ataque (delantera) la que prevalece sobre el sistema equipo. El equipo
Holands de los aos setenta propuso el llamado "Ftbol Total", en el cual no haba
posiciones fijas en el campo, y todos los jugadores atacaban o defendan, segn las
circunstancias del juego. Evidentemente, la complejidad del todo (el equipo), puesto que
era una estructura de juego planificada y organizada, condicionaba las propiedades de las
partes (jugadores).
PROPOSICIN 3a.:
Cuando la complejidad, nmero y diversidad de relaciones internas de un sistema
aumenta, las propiedades que lo caracterizan dependen cada vez ms de su estructura y
cada vez menos de sus partes.
Traigamos a la mente un juego de tenis individual, una persona contra otra, cada
"equipo" consta de una persona y su raqueta, una estructura simple. Agreguemos ahora
otra persona al equipo, tendremos la posibilidad de jugar un partido de dobles, en el cual
cambian algunas reglas para que participen dos personas. Aquel individuo de gran saque
no podr hacer valer su habilidad todo el tiempo, puesto que deber ceder el turno
alternadamente a su compaero, que quizs sea un saque mediocre, pero un gran
defensor. Hemos complicado la estructura del equipo, y el comportamiento de ste como
sistema comienza a depender mucho ms de la interaccin entre los componentes.
En sistemas constituidos por equipos de bowling (3 integrantes, en ternas), ciclismo (4,
a veces), baloncesto (5), volibol (6), bisbol (9), softbol (9, 10, 11) o ftbol (11), el
comportamiento, y las propiedades del sistema dependern, cada vez ms, de las
relaciones internas y cada vez menos de sus partes.
El mejor jugador de ftbol del mundo no podra ganar slo frente a un equipo de once.
SEGUNDO POSTULADO:
EXISTEN SISTEMAS HOMOMRFICOS.
DEFINICIN 1a.:
Dos sistemas que tengan una parte de su estructura idntica son homomrficos.
Consideremos un ventilador y un helicptero. Ambos tienen una hlice, la cual tiene un
eje, y este eje lleva la fuerza de giro, proveniente de algo que produce el movimiento
(motor). El motor convierte energa en movimiento.
Desde el punto de vista de aplicacin, el ventilador sirve para combatir el calor y el
helicptero es un medio de transporte, sin embargo, una parte de su estructura es
idntica.
DEFINICIN 2a.:
Dos sistemas que tengan la misma estructura son isomorfos.
Tengamos dos automviles, uno LADA modelo 1994 y FIAT 125 modelo 1974. Ambos
con motor de 4 cilindros, cuatro ruedas, frenos, caja de velocidades, diferencial, etc. Son
distintos, de marcas distintas, pero de estructura semejante. Ambos poseen subsistema
de frenos, ambos, motor de 4 cilindros, caja de cambios de 4 velocidades y retroceso,
subsistema de direccin. Considerando a este nivel la estructura, estos sistemas son
isomorfos.
Cmo considerara Ud. el caso de un avin y una avioneta? Son isomorfos?
DEFINICIN 3a.:
Cuando un sistema es homomrfico de un sistema ms complejo, constituye un
modelo de ste.
PROPOSICIN 1a.:
Si dos sistemas tienen estructuras semejantes (homomrficos), las propiedades
externas de sus partes, o elementos, sern comparables.
PROPOSICIN 2a.:
Ests propiedades sern tanto ms comparables cuanto ms dbil sea la estructura
interna de las partes. Es decir, se pueden construir sistemas artificiales o modelos de
manipulacin cmoda, destinados al estudio de sistemas reales.
PROPOSICIN 3a.:
Si la estructura interna de los elementos no juega un papel demasiado grande, las
observaciones efectuadas sobre sistemas complejos, pertenecientes a un campo
determinado permiten prever el comportamiento de un sistema isomorfo, perteneciente a
un campo totalmente diferente.
Resulta interesante buscar sistemas naturales de gran complejidad, isomorfos con el
sistema real en estudio, ms que fabricar modelos costosos.
El aeromodelismo es el deporte en el cual se hacen volar pequeas rplicas de
aviones. Exteriormente son modelos a escala, su sistema de sustentacin es similar, sin
embargo, los motores son distintos, el modelo no tiene los mecanismos de comunicacin
ni el radar del original, ni los sistemas de generacin de electricidad, ni los sistemas de
seguridad para tripulantes y pasajeros, ni los sistemas de sealizacin obligatorios en
aviones normales. En consecuencia, es un modelo del otro. Pudiera ser an ms simple,
si tuvisemos el modelo hecho en yeso, a escala natural, para probarlo en un tnel de
viento, slo verificaramos su resistencia al viento.
Hoy da, es posible realizar modelos de sistemas fsicos reales: rueda de automvil,
resortes, mecanismos de amortiguacin, dentro de computadores y "ver" su
funcionamiento, por ejemplo en AutoCAD.
TERCER POSTULADO:
SI LOS SISTEMAS PERTENECIENTES A DIVERSOS CAMPOS DEL SABER TIENEN
LA MISMA ESTRUCTURA, DEBE SER POSIBLE EXPRESAR ESTA ESTRUCTURA EN
UN LENGUAJE UNIVERSAL COMN, SUSCEPTIBLE DE SER TRADUCIDO EN UNA
TECNOLOGA PARTICULAR.
Supongamos una tubera por la cual circula agua, podemos medir la cantidad de agua
que pasa por un punto de la tubera, en un segundo. Consideremos ahora, un conductor
elctrico energizado alimentando un artefacto, podemos medir la cantidad de corriente
elctrica que fluye a travs de un punto, en un segundo. En este caso, estamos frente a
dos sistemas de reas distintas, sin embargo, su estructura (Un medio: cable o tubo. Un
fluido: agua o electricidad. Una dimensin: Litros por segundo o Amperios por segundo)
puede ser expresada entonces en un lenguaje comn, segn el cual la cantidad de fluido
va a estar en funcin de la fuerza aplicada (voltaje o presin) y de la resistencia (dimetro
del cable o del tubo, entre otras cosas).
SINERGA Y RECURSIVIDAD
SINERGA: la sinergia existe cuando la suma de las partes es diferente del todo, luego
todo objeto que cumpla con dicha caracterstica posee sinergia.
Actividad
1.- Teniendo como referencia los tres postulados, con sus respectivas proposiciones y
definiciones, explquelo cada uno de ellos, haciendo uso de casos prcticos.
2.- Haciendo uso de tu expresin individual, explique el fenmeno de sinergia.
Qu es Recursividad :
Teniendo un conjunto de seis naranjas, para cada una de ellas era una totalidad en
particular.
Esto no significa que todos los elementos o partes de una totalidad sea una totalidad a
su vez.
As pues, aqu no existe la caracterstica de recursividad en el sentido de que cada una
de las partes del todo posee, a su vez, las caractersticas principales del todo
Ejemplo:
Actividad
SINERGIA.
Muchos de nosotros hemos padecido de alguna manera la sinergia cuando en una
fiesta combinamos diferentes bebidas alcohlicas, con los consecuentes resultados de
estas mezclas.
Sinergias se refiere a la accin de una o ms substancias que tienen efectos diferentes
cuando se juntan, a los que pueden tener individualmente. Esto tambin se aplica al
comportamiento humano y en especial a los grupos: para contradecir o reafirmar aquello
de que "dos cabezas piensan ms que una", y nos ensea a tener cuidado con las
"combinaciones" de personas, (a veces conviene y otras no) a menos que se logre formar
un grupo armnico en el que puedan conjugarse fcilmente las inteligencias y las
personalidades. Dicho de otra manera, en estos casos, el todo no es la suma de sus
partes (2+2=5),
HOLSTICA
Las empresas son las principales maquinarias que mueven la competitividad mundial,
pero es su gente y los empresarios quienes ponen en marcha esas mquinas, integrando
todos los elementos competitivos en un todo coherente y exitoso, para ello se requiere de
la llamada visin holistica.
El concepto holistico, se basa en la postura filosfica que afirma que todos los
fenmenos deben ser estudiados y comprendidos en orden a su unidad orgnica y no solo
segn sus partes.
En este sentido una empresa con una estrategia global debe ser capaz de conseguir
ese panorama del mercado mundial. Obtener una visin integral de lo que hay antes,
durante y despus de su producto (o servicio).
Antes de su producto: materiales e insumos y proveedores (ro aguas arriba).
Durante: la esencia del proceso productivo y su administracin. Y despus de lo que
fabrica como son: canales de distribucin, servicio posventa (ro aguas abajo). Tanto de
sus productos terminados como de los productos intermedios. Al grado que pueda
comprender adems de los efectos locales, sus implicaciones internacionales.
Ante la disyuntiva de explotar lo que ms tengo, aumentar lo que menos tengo, o
adquirir lo que no tengo; en la nueva visin de negocios hay que sacarle jugo a la mayor
ventaja competitiva disponible.
No basta con identificar su nicho de mercado local, debe identificarse el nicho global,
lo bastante rpido antes de que lo cubran otras empresas, as como reconocer los
mercados emergentes - aquellos mercados con rpido crecimiento efectivo de la
demanda. Los segmentos importantes del mundo son aquellos que permiten ganar
ventajas competitivas particulares, que pueden ser aplicadas ms adelante en otros
mercados y en su mercado interno, entendido ste corno el mercado propio, su
mercado sin fronteras.
Las empresas dependiendo de sus posibilidades econmicas optan por socios locales
(cooperacin por convenio) o alianzas basadas en la cooperacin entre empresas
independientes entorno a programas comunes, o bien realizan inversiones directas en los
pases o regiones objetivo. Tanto las redes como las alianzas sirven como herramientas
de defensa o de ataque.
Al respecto, la cooperacin es una posicin que hay que asumir con cautela, ya que
muchas veces el socio puede transformarse en competidor, no as tratndose de la
construccin de redes, cuya fortaleza estriba en la integridad; puesto que al menor intento
de mentar, en pequeas unidades de produccin o nuevos negocios, stas reducen o
carecen de valor agregado e incrementan sus costos de operacin, perdindose sus
efectos competitivos.
Como puede apreciarse en la competencia mundial, la- conjuncin de buenas
sinergias con visiones holsticas son determinantes de xito, es por ello que:
Sinergia le dijo a Holstica: `'Si no formas parte de la solucin, entonces formas parte
del problema y viceversa
Resumen
Nexo
El siguiente fascculo nos centraremos en como si los nios si entienden de sistemas, sus
caractersticas, clases, clasificacin, propiedades de los sistemas , complejidad de los
sistemas.
Autoevaluacin formativa
6.- Nivel del Sistema animal, se caracteriza por su creciente movilidad, comportamiento
teleolgico y su autoconciencia.
Ejm: el trfico de informacin (evolucin de receptores, sistemas nerviosos)
aprendizaje, comienzos de consciencia.
Sistemas humanos y sociales: son los que se refieren a las ciencias sociales, as como
las artes, humanidades y la religin.
7.- Nivel Humano, que es el del ser individual, considerado como un sistema con
conciencia y habilidad para utilizar el lenguaje y los smbolos.
Ejm; simbolismo, pasado y porvenir, yo y el mundo, conciencia de si, comunicacin por
lenguaje.
Teora : teora del simbolismo.
8.- Sistema social o sistema sociocultural o sistemas de las organizaciones
humanas, constituye el siguiente nivel y considera el contenido y significado de
mensajes, la naturaleza y dimensiones del sistema de valores, la trascripcin de
imgenes en registros histricos, sutiles simbolizaciones artsticas, msica, poesa y la
compleja gama de emociones humanas.
9.- Los sistemas trascendentes son los ltimos y absolutos, los ineludibles y
desconocidos, los cuales tambin presentan estructuras sistemtica e interrelaciones.
Bertalanfly Diferenci entre sistemas cerrados y abiertos. As los primeros niveles de
Boulding son cerrados, en tanto que los sistemas biolgicos y sociales no son cerrados
sino se encuentran en interaccin con su medio ambiente. La teora tradicional supone
que la organizacin es un sistema cerrado, mientras que el enfoque moderno la considera
un sistema abierto en interaccin con su ambiente. Mientras que el desarrollo de teora
general de los sistemas ha permitido vislumbrar un panorama conceptual total para
manejar todos estos tipos de fenmenos - fsicos, biolgicos y sociales han existido
muchos nexos adicionales con el desarrollo intelectual, que han contribuido al desarrollo
del enfoque sistmico.
Los socilogos, siclogos, antroplogos y politiclogos han ido descubriendo y usando
el modelo de sistemas. Al hacerlo han hallado indicios de una estimulante "unidad" de la
ciencia, debido a que los modelos de sistemas que han utilizado los bilogos y los fsicos
son muy semejantes. Por tanto algunos tericos han dicho que los modelos de sistemas
son de aplicacin universal tanto para la fsica y los eventos sociales, como para las
interrelaciones humanas en unidades pequeas o grandes.
Observacin
Actividad
1.- Empleando el uso de tus propias palabras, explique las caractersticas de los
sistemas.
2.- Explique la diferencia entre sistemas biolgicos y los sistemas humanos y sociales.
3.- Explique los niveles de los sistemas fsicos o mecnicos.
b). Objetivos
Los sistemas orgnicos y sociales siempre estn orientados hacia un objetivo. La T.
G.S. reconoce la tendencia de un sistema a luchar por mantenerse vivo, an cuando
se haya desarrollado disfuncionalmente, antes de desintegrarse y dejar de existir
como sistema.
Todos los que trabajan con familias reconocen esta tendencia a mantener
desesperadamente el "status quo" de la estructura familiar, por ms daina que pueda
parecer para algunos miembros de la familia.
Como las familias son sistemas sociales, estn por naturaleza orientados y dirigidos
hacia un objetivo. Cuando el terapeuta trata a un sistema familiar, lo hace para
ayudarlo a redirigirse hacia la realizacin de su nica meta.
La naturaleza intencionada y dinmica de los sistemas permite comprender mejor la
naturaleza del trmino "transaccin", usado a menudo en la terapia familiar, enfocada
desde el punto de vista de los sistemas, en lugar del trmino ms general "interaccin".
La 'transaccin" se ocupa de los procesos de interrelaciones en un contexto histrico y
de relacin; describe esta propiedad de relacin en un sentido histrico siempre en
marcha (objetivo), que caracteriza a los procesos comunicativos (de los miembros de
un sistema.
c) Equifinalidad
En un sistema, los resultados" (en el sentido de alteracin del estado al cabo de un
perodo de tiempo) no estn determinados tanto por las condiciones iniciales como por
la naturaleza del proceso a los parmetros del sistema.
La conducta final de los sistemas abiertos est basada en su independencia con
respecto a las condiciones iniciales. Este principio de equifinalidad significa que
idnticos resultados pueden tener orgenes distintos, porque lo decisivo es la
naturaleza de la organizacin. As mismo, diferentes resultados pueden ser
producidos por las mismas "causas".
Par tanto, cuando observarnos un sistema no se puede hacer necesariamente una
inferencia con respecto a su estado pasado o futuro a partir de su estado actual,
porque las mismas condiciones iniciales no producen los mismos efectos.
Por ejemplo, si tenemos:
Sistema A: 7 x 2 + 0 = 24
Sistema B: 4 x 5 + 6 = 24
Aqu observamos que el sistema "A" y el sistema "B" tienen inicios diferentes (7) y (4), y
que, cada uno, tiene elementos diferentes al otro. Sin embargo, el resultado final es el
mismo (24).
Aqu observamos que el sistema "X" y el sistema "Y" tienen igual origen y, adems,
estn compuestos por iguales elementos y en el mismo orden. Sin embargo, el
resultado final es diferente: (12) y (40).
De qu depende el resultado en cada uno de los casos anteriores? No depende ni del
origen ni de los componentes del sistema (nmeros) sino de lo que "hacemos con los
nmeros"; es decir, de las operaciones o reglas (sumar o multiplicar).
Pues bien, este ejemplo nos sirve como analoga para entender el concepto de
equifinalidad. El funcionamiento de una familia como un todo, no depende tanto de
saber qu ocurri tiempo atrs, ni de la personalidad individual de los miembros de la
familia, sino de las reglas internas del sistema familiar, en el momento en que lo
estamos observando.
d) Proteccin y crecimiento.
En los sistemas existiran dos fuerzas que partiran de la aplicacin de las ideas de
Cannon:
a) La fuerza homeosttica, que hara que el sistema continuase como estaba
anteriormente.
b) La fuerza morfogentica, contraria a la anterior, que sera la causante de los
cambios del sistema.
Estas dos fuerzas permitiran que el sistema se mantuviese estable y se adaptase a
situaciones nuevas gracias a los mecanismos de feed-back.
e) Equipotencialidad
Este principio lleva implcita la idea que pueden obtenerse distintos estados partiendo
de una misma situacin inicial. Esto implica la imposibilidad de hacer predicciones
deterministas en el desarrollo de las familias, porque un mismo inicio podr llevar a
fines distintos. El pasado no sirve y el futuro es impredecible. En las familias ocurrira lo
mismo que en el tejido cerebral "se permitira" a las partes restantes asumir funciones
de las partes extinguidas". Tras el fallecimiento del padre, el hijo mayor adoptara las
funciones parentales.
SUBSISTEMA
Se entiende por subsistemas a conjuntos de elementos y relaciones que respondes a
estructuras y funciones especializadas dentro de un sistema mayor. En trminos,
generales, los subsistemas tienen las mismas propiedades que los sistemas (sinergia) y
su delimitacin es relativa a la posicin del observador de sistemas y al modelo que tenga
de stos. Desde este ngulo se puede hablar de subsistemas, sistemas o supersistemas,
en tanto stos posean las caractersticas sistmicas (sinergia)
Subsistema administrativo I:
Subsistema de Planeacin.
Subsistema de Organizacin
Subsistema de Direccin.
Subsistema de Control
Subsistema administrativo II
Subsistema Estratgico.
Subsistema Coordinativo (tctico)
Subsistema operativo.
Actividad
ELEMENTOS DE UN SISTEMA
El motor, que mueve el sistema o a sus partes en relacin con todo o parte del medio
ambiente, o bien que mueve a los componentes del ambiente.
El soporte, que mantiene las relaciones espaciales apropiadas entre los componentes
del sistema, de manera que pueden interactuar sin ser un lastre o estorbo entre ellos.
El transductor de entrada, que traen seales portadoras de informacin al sistema,
transformndolas en otras formas de materia-energa adecuadas para su transmisin al
interior.
El transductor interno, que recibe de otros subsistemas o componentes del sistema
seales que portan informacin acerca de alteraciones significativas en dichos
subsistemas o componentes, transformndolos en otras formas de materia-energa
transmisibles en su interior.
El canal y la red, que estn compuestos por una sola ruta en el espacio fsico, o bien por
mltiples rutas interconectadas, mediante las cuales las seales portadoras de
informacin se transmiten a todas partes del sistema.
El decodificador, que altera las claves de informacin que le es introducida por medio del
transductor de entrada o del transductor interno, para dejar una clave privada que pueda
ser utilizada internamente por el sistema.
El asociados, que lleva a cabo la primera etapa del proceso de aprendizaje, formando
asociaciones duraderas entre elementos de informacin dentro del sistema.
La memoria, que lleva a cabo la segunda etapa del aprendizaje, almacenando diversos
tipos de informacin en el sistema durante diferentes perodos.
El que decide, que recibe informacin de los dems subsistemas y les transmite
informacin que sirve para controlar al sistema completo.
El codificador, que altera la clave de informacin que se le introduce desde otros
subsistemas procesadores de informacin, convirtindola, de una clave privada utilizada
internamente por el sistema, en una clave pblica que pueden ser interpretada por otros
sistemas en su medio ambiente.
El transductor de salida, que emite seales portadoras de informacin desde el sistema,
transformando los marcadores dentro del sistema en otras formas de materia-energa que
pueden ser transmitidas por medio de canales en el medio ambiente del sistema.
Observacin
COMPLEJIDAD
Dados los efectos de tales comunicaciones sobre las decisiones, y sobre las acciones
consecuentes, es claro que en este caso el verdadero problema consiste en la negacin
de la complejidad" y la va de solucin no puede ser otra que recuperar la complejidad";
esto es, la solucin al problema no sera ya reducir, sino incrementar la percepcin de la
complejidad.
Este ejemplo del campo de la poltica visualiza bien una situacin que se presenta en la
vida de las organizaciones. Tambin en la direccin de sistemas como empresas o
unidades de la Administracin, puede darse la tentacin de la simplificacin". Dadas las
implicaciones entre estrategias de poder y retrica de la simplificacin es lgico que
muchos presidentes de consejos de administracin o muchos responsables polticos o de
la Administracin caigan en esa tentacin. Al menos a corto plazo estas estrategias de
negacin de la complejidad de lo real pueden tener xito.
Observacin
APORTES SEMANTICOS
Las sucesivas especializaciones de las ciencias obligan a la creacin de nuevas
palabras, estas se acumulan durante sucesivas especializaciones, llegando a formar casi
un verdadero lenguaje que slo es manejado por los especialistas.
De esta forma surgen problemas al tratarse de proyectos interdisciplinarios, ya que los
participantes del proyecto son especialistas de diferentes ramas de la ciencia y cada uno
de ellos maneja una semntica diferente a los dems.
La Teora de los Sistemas, para solucionar estos inconvenientes, pretende introducir
una semntica cientfica de utilizacin universal.
Es un conjunto organizado de cosas o partes interactuantes e interdependientes, que
se relacionan formando un todo unitario y complejo.
Cabe aclarar que las cosas o partes que componen al sistema, no se refieren al campo
fsico (objetos), sino ms bien al funcional. De este modo las cosas o partes pasan a ser
funciones bsicas realizadas por el sistema. Podemos enumerarlas en: entradas,
procesos y salidas.
Entradas:
Las entradas son los ingresos del sistema que pueden ser recursos materiales,
recursos humanos o informacin.
Las entradas constituyen la fuerza de arranque que suministra al sistema sus
necesidades operativas.
Las entradas pueden ser:
En serie: es el resultado o la salida de un sistema anterior con el cual el sistema en
estudio est relacionado en forma directa.
Aleatoria: es decir, al azar, donde el termino "azar" se utiliza en el sentido estadstico.
Las entradas aleatorias representan entradas potenciales para un sistema.
Retroaccin: es la reintroduccin de una parte de las salidas del sistema en s
mismo.
mayor parte de las situaciones no se conoce en sus detalles el proceso mediante el cual
las entradas se transforman en salidas, porque esta transformacin es demasiado
compleja. Diferentes combinaciones de entradas o su combinacin en diferentes rdenes
de secuencia pueden originar diferentes situaciones de salida. En tal caso la funcin de
proceso se denomina una "caja negra".
Caja Negra:
La caja negra se utiliza para representar a los sistemas cuando no sabemos que
elementos o cosas componen al sistema o proceso, pero sabemos que a determinadas
entradas corresponden determinadas salidas y con ello poder inducir, presumiendo que a
determinados estmulos, las variables, funcionaran en cierto sentido.
Salidas:
Las salidas de los sistemas son los resultados que se obtienen de procesar las
entradas. Al igual que las entradas estas pueden adoptar la forma de productos, servicios
e informacin. Las mismas son el resultado del funcionamiento del sistema o,
alternativamente, el propsito para el cual existe el sistema.
Las salidas de un sistema se convierten en entrada de otro, que la procesar para
convertirla en otra salida, repitindose este ciclo indefinidamente.
Relaciones:
Las relaciones son los enlaces que vinculan entre s a los objetos o subsistemas que
componen a un sistema complejo.
Podemos clasificarlas en :
Atributos:
Los atributos de los sistemas, definen al sistema tal como lo conocemos u observamos.
Los atributos pueden ser definidores o concomitantes: los atributos definidores son
aquellos sin los cuales una entidad no sera designada o definida tal como se lo hace; los
atributos concomitantes en cambio son aquellos que cuya presencia o ausencia no
establece ninguna diferencia con respecto al uso del trmino que describe la unidad.
Contexto:
Un sistema siempre estar relacionado con el contexto que lo rodea, o sea, el conjunto
de objetos exteriores al sistema, pero que influyen decididamente a ste, y a su vez el
sistema influye, aunque en una menor proporcin, influye sobre el contexto; se trata de
una relacin mutua de contexto-sistema.
Tanto en la Teora de los Sistemas como en el mtodo cientfico, existe un concepto que
es comn a ambos: el foco de atencin, el elemento que se asla para estudiar.
El contexto a analizar depende fundamentalmente del foco de atencin que se fije. Ese
foco de atencin, en trminos de sistemas, se llama lmite de inters.
Para determinar este lmite se consideraran dos etapas por separado:
a) La determinacin del contexto de inters.
b) La determinacin del alcance del lmite de inters entre el contexto y el sistema.
a) Se suele representar como un crculo que encierra al sistema, y que deja afuera
del lmite de inters a la parte del contexto que no interesa al analista.
d) En lo que hace a las relaciones entre el contexto y los sistemas y viceversa. Es
posible que slo interesen algunas de estas relaciones, con lo que habr un lmite
de inters relacional.
Rango:
En el universo existen distintas estructuras de sistemas y es factible ejercitar en ellas un
proceso de definicin de rango relativo. Esto producira una jerarquizacin de las distintas
estructuras en funcin de su grado de complejidad.
Cada rango o jerarqua marca con claridad una dimensin que acta como un indicador
claro de las diferencias que existen entre los subsistemas respectivos.
Esta concepcin denota que un sistema de nivel 1 es diferente de otro de nivel 8 y que,
en consecuencia, no pueden aplicarse los mismos modelos, ni mtodos anlogos a
riesgo de cometer evidentes falacias metodolgicas y cientficas.
Para aplicar el concepto de rango, el foco de atencin debe utilizarse en forma
alternativa: se considera el contexto y a su nivel de rango o se considera al sistema y su
nivel de rango.
Refirindonos a los rangos hay que establecer los distintos subsistemas. Cada sistema
puede ser fraccionado en partes sobre la base de un elemento comn o en funcin de un
mtodo lgico de deteccin.
El concepto de rango indica la jerarqua de los respectivos subsistemas entre s y su
nivel de relacin con el sistema mayor.
Subsistemas:
En la misma definicin de sistema, se hace referencia a los subsistemas que lo
componen, cuando se indica que el mismo esta formado por partes o cosas que forman el
todo.
Estos conjuntos o partes pueden ser a su vez sistemas (en este caso seran
subsistemas del sistema de definicin), ya que conforman un todo en s mismos y estos
seran de un rango inferior al del sistema que componen.
Estos subsistemas forman o componen un sistema de un rango mayor, el cual para los
primeros se denomina macrosistema.
Variables:
Cada sistema y subsistema contiene un proceso interno que se desarrolla sobre la
base de la accin, interaccin y reaccin de distintos elementos que deben
necesariamente conocerse.
Dado que dicho proceso es dinmico, suele denominarse como variable, a cada
elemento que compone o existe dentro de los sistemas y subsistemas.
Pero no todo es tan fcil como parece a simple vista ya que no todas las variables tienen
el mismo comportamiento sino que, por lo contrario, segn el proceso y las caractersticas
del mismo, asumen comportamientos diferentes dentro del mismo proceso de acuerdo al
momento y las circunstancias que las rodean.
Parmetro:
Uno de los comportamientos que puede tener una variable es el de parmetro, que es
cuando una variable no tiene cambios ante alguna circunstancia especfica, no quiere
decir que la variable es esttica ni mucho menos, ya que slo permanece inactiva o
esttica frente a una situacin determinada.
Operadores:
Otro comportamiento es el de operador, que son las variables que activan a las dems y
logran influir decisivamente en el proceso para que este se ponga en marcha. Se puede
decir que estas variables actan como lderes de las restantes y por consiguiente son
privilegiadas respecto a las dems variables. Cabe aqu una aclaracin: las restantes
variables no solamente son influidas por los operadores, sino que tambin son
influenciadas por el resto de las variables y estas tienen tambin influencia sobre los
operadores.
Retroalimentacin:
La retroalimentacin se produce cuando las salidas del sistema o la influencia de las
salidas de los sistemas en el contexto, vuelven a ingresar al sistema como recursos o
informacin.
La retroalimentacin permite el control de un sistema y que el mismo tome medidas de
correccin en base a la informacin retroalimentada.
Homeostasis y Entropa:
La homeostasis es la propiedad de un sistema que define su nivel de respuesta y de
adaptacin al contexto.
Es el nivel de adaptacin permanente del sistema o su tendencia a la supervivencia
dinmica. Los sistemas altamente homeostticos sufren transformaciones estructurales
en igual medida que el contexto sufre transformaciones, ambos actan como
condicionantes del nivel de evolucin.
La entropa de un sistema es el desgaste que el sistema presenta por el transcurso del
tiempo o por el funcionamiento del mismo. Los sistemas altamente entrpicos tienden a
desaparecer por el desgaste generado por su proceso sistmico. Los mismos deben tener
rigurosos sistemas de control y mecanismos de revisin, reelaboracin y cambio
permanente, para evitar su desaparicin a travs del tiempo.
En un sistema cerrado la entropa siempre debe ser positiva. Sin embargo en los
sistemas abiertos biolgicos o sociales, la entropa puede ser reducida o mejor aun
transformarse en entropa negativa, es decir, un proceso de organizacin ms completa y
de capacidad para transformar los recursos. Esto es posible porque en los sistemas
abiertos los recursos utilizados para reducir el proceso de entropa se toman del medio
externo. Asimismo, los sistemas vivientes se mantienen en un estado estable y pueden
Permeabilidad:
La permeabilidad de un sistema mide la interaccin que este recibe del medio, se dice
que a mayor o menor permeabilidad del sistema el mismo ser ms o menos abierto.
Los sistemas que tienen mucha relacin con el medio en el cul se desarrollan son
sistemas altamente permeables, estos y los de permeabilidad media son los llamados
sistemas abiertos.
Por el contrario los sistemas de permeabilidad casi nula se denominan sistemas
cerrados.
Integracin e Independencia:
Se denomina sistema integrado a aquel en el cual su nivel de coherencia interna hace
que un cambio producido en cualquiera de sus subsistemas produzca cambios en los
dems subsistemas y hasta en el sistema mismo.
Un sistema es independiente cuando un cambio que se produce en l, no afecta a otros
sistemas.
Centralizacin y Descentralizacin:
Un sistema se dice centralizado cuando tiene un ncleo que comanda a todos los
dems, y estos dependen para su activacin del primero, ya que por s solos no son
capaces de generar ningn proceso.
Por el contrario los sistemas descentralizados son aquellos donde el ncleo de
comando y decisin est formado por varios subsistemas. En dicho caso el sistema no es
tan dependiente, sino que puede llegar a contar con subsistemas que actan de reserva y
que slo se ponen en funcionamiento cuando falla el sistema que debera actuar en dicho
caso.
Los sistemas centralizados se controlan ms fcilmente que los descentralizados, son
ms sumisos, requieren menos recursos, pero son ms lentos en su adaptacin al
contexto. Por el contrario los sistemas descentralizados tienen una mayor velocidad de
respuesta al medio ambiente pero requieren mayor cantidad de recursos y mtodos de
coordinacin y de control ms elaborados y complejos.
Adaptabilidad:
Es la propiedad que tiene un sistema de aprender y modificar un proceso, un estado o
una caracterstica de acuerdo a las modificaciones que sufre el contexto. Esto se logra a
travs de un mecanismo de adaptacin que permita responder a los cambios internos y
externos a travs del tiempo.
Para que un sistema pueda ser adaptable debe tener un fluido intercambio con el medio
en el que se desarrolla.
Mantenibilidad:
Es la propiedad que tiene un sistema de mantenerse constantemente en
funcionamiento. Para ello utiliza un mecanismo de mantenimiento que asegure que los
distintos subsistemas estn balanceados y que el sistema total se mantiene en equilibrio
con su medio.
Estabilidad:
Un sistema se dice estable cuando puede mantenerse en equilibrio a travs del flujo
continuo de materiales, energa e informacin.
La estabilidad de los sistemas ocurre mientras los mismos pueden mantener su
funcionamiento y trabajen de manera efectiva (mantenibilidad).
Armona:
Es la propiedad de los sistemas que mide el nivel de compatibilidad con su medio o
contexto.
Un sistema altamente armnico es aquel que sufre modificaciones en su estructura,
proceso o caractersticas en la medida que el medio se lo exige y es esttico cuando el
medio tambin lo es.
Optimizacin y Sub-Optimizacin:
Optimizacin modificar el sistema para lograr el alcance de los objetivos.
Suboptimizacin en cambio es el proceso inverso, se presenta cuando un sistema no
alcanza sus objetivos por las restricciones del medio o porque el sistema tiene varios
objetivos y los mismos son excluyentes, en dicho caso se deben restringir los alcances de
los objetivos o eliminar los de menor importancia si estos son excluyentes con otros ms
importantes.
Exito:
El xito de los sistemas es la medida en que los mismos alcanzan sus objetivos.
La falta de xito exige una revisin del sistema ya que no cumple con los objetivos
propuestos para el mismo, de modo que se modifique dicho sistema de forma tal que el
mismo pueda alcanzar los objetivos determinados.
Actividad
Tipos de sistemas
En cuanto a su constitucin, puede ser fsico o abstracto
Actividad
1.- Establezca Ud. la diferencia entre sistema abierto y sistema cerrado, y explquelos
con ejemplos.
Resumen
Bibliografa recomendada
1. Van Bertalanffy, Ludwing Teora General de Sistema Mexico edit. fondo de cultura
econmica. Edicin 1994
2. Aracil, J. Introduccin a la Dinmica de Sistema. Madrid Editorial Alianza. 1978.
3. Marn, Edgar Introduccin al Pensamiento Complejo Barcelona Espaa Edith
Gedisa. 1994.
Autoevaluacin formativa
EL SISTEMA ABIERTO
Al igual que los organismos vivos, las empresas tienen seis funciones primarias,
estrechamente relacionadas entre s:
Provisin de las partes: partes de un organismo vivo pueden ser suplidas con
materiales, como la sangre abastece al cuerpo. Los participantes de la empresa
pueden ser reemplazados, no son de sus funciones sino tambin por datos de
compras, produccin, ventas, contabilidad y se les recompensa bajo la forma de
salarios y beneficios. El dinero es muchas veces considerado la sangre de la empresa.
Regeneracin de partes: las partes de un organismo pierden eficiencia se enferman
o mueren y deben ser regeneradas o relocalizadas para sobrevivir en el conjunto.
Miembros de una empresa, se jubilan, se enferman, se desligan o mueren. Las
mquinas se vuelven obsoletas. Tanto hombres como mquinas deben ser
mantenidos o relocalizados, de ah la funcin, de personal y de mantenimiento.
Organizacin: de las funciones, se requiere un sistema de comunicacin para el
control y toma de decisiones. En el caso de los animales que exigen cuidados en la
adaptacin. En la empresa, se necesita un sistema nervioso central, donde las
funciones de produccin, compras, comercializacin., recompensas y deben ser
coordinadas. En un ambiente de constante cambio, la previsin, el planeamiento, la
investigacin y el desarrollo son aspectos necesarios para que la admisin pueda
hacer ajustes.
En el crecimiento.
En el hecho de volverse ms complejo a medida que crece.
En el hecho de que hacindose ms complejo, sus partes exigen una creciente
interdependencia.
Porque su vida tiene inmensa extensin comparada con la vida de sus unidades
componentes.
Porque en ambos casos existe creciente integracin acompaada por creciente
heterogeneidad".
Segn la teora estructuralista, Taylor, Fayol y VVeber usaron el modelo racional,
enfocando las organizaciones como un sistema cerrado. Los sistemas son cerrados
cuando estn aislados de variables externas y cuando son determinsticos en lugar de
probabilsticas. Un sistema determinstico es aquel en que un cambio especfico, en
una de sus variables producir un resultado particular con certeza. As, el sistema
requiere que todas sus variables sean conocidas y controlables o previsibles. Segn
Ellas la eficiencia organizacional siempre prevalecer si las variables
organizacionales son controladas dentro de ciertos lmites conocidos.
La organizacin se debe enfocar como un sistema que se caracteriza por todas las
propiedades esenciales a cualquier sistema social.
La organizacin debe ser abordada como un sistema funcionalmente diferenciado
de un sistema social mayor.
La organizacin debe ser analizada como un tipo especial de sistema social,
organizada en torno de la primaca de inters por la consecucin de determinado
tipo de meta sistemtica.
Las caractersticas de la organizacin deben ser definidas por la especie de
situacin en que necesita operar, consistente en la relacin entre ella y los otros
subsistemas, componentes del sistema mayor del cual parte. Tal como si fuera un
sociedad.
4.- Interdependencia de las partes: un cambio en una de las partes del sistema, afectar
a las dems. Las interacciones internas y externas del sistema reflejan diferentes
escalones de control y de autonoma.
5.- Homeostasis o estado firme: la organizacin puede alcanzar el estado firme, solo
cuando se presenta dos requisitos, la unidireccionalidad y el progreso. La
unidireccionalidad significa que a pesar de que hayan cambios en la empresa, los
mismos resultados o condiciones establecidos son alcanzados. El progreso referido al
fin deseado, es un grado de progreso que est dentro de los lmites definidos como
tolerables. El progreso puede ser mejorado cuando se alcanza la condicin propuesta
con menor esfuerzo, mayor precisin para un esfuerzo relativamente menor y bajo
condiciones de gran variabilidad. La unidireccionalidad y el progreso solo pueden ser
alcanzados con liderazgo. y compromiso.
6.- Fronteras o lmites: es la lnea que demarca lo que est dentro y fuera del sistema.
Podra no ser fsica. Una frontera consiste en una lnea cerrada alrededor de variables
seleccionadas entre aquellas que tengan mayor intercambio (de energa, informacin.
Actividad
MODELOS DE ORGANIZACIONES
Schein propone una relacin de aspectos que una teora de sistemas debera
considerar en la definicin de organizacin:
La organizacin debe ser considerada como un sistema abierto. La organizacin debe
ser concebida como un sistema con objetivos o mltiples.
La organizacin debe ser visualizada como constituida de muchos subsistemas que
estn en interaccin dinmica unos con otros.
Al ser los subsistemas mutuamente dependientes, un cambio en uno de ellos, afectar
a los dems.
La organizacin existe en un ambiente dinmico que comprende otros sistemas.
Los mltiples eslabones entre la organizacin y su medio ambiente hacen difcil definir
las fronteras de cualquier organizacin.
e.- Entropa negativa: los sistemas abiertos necesitan moverse para detener el
proceso entrpico y reabastecerse de energa manteniendo indefinidamente su
estructura organizacional. A dicho proceso se le llama entropa negativa o
negentropa.
f. Informacin como insumo, retroalimentacin negativa y proceso de
codificacin: los sistemas vivos reciben como insumos, materiales conteniendo
energa que se transforman por el trabajo hecho. Tambin reciben informacin,
proporcionando seales sobre el ambiente. La entrada de informacin ms simple
es la retroalimentacin negativa (negative feedback), que permite al sistema
corregir sus desvos de la lnea correcta. Las partes del sistema envan
informacin de cmo operan a un mecanismo central y mantiene as la direccin
correcta. Si dicha retroalimentacin negativa es interrumpida, el estado firme del
sistema desaparece. El proceso de codificacin permite al sistema reaccionar
selectivamente respecto a las seales de informacin para las cuales est
programado. Es un sistema de seleccin de entradas a travs del cual, los
materiales son rechazados o aceptados e introducidos a su estructura.
g Estado firme y homeostasis dinmica: los sistemas abiertos se caracterizan por
un estado firme, ya que existe un influjo continuo de energa del exterior y una
exportacin contina de los productos del sistema. La tendencia ms simple del
estado firme es la Homeostasis, pero su principio bsico es la preservacin del
carcter del sistema, o sea, un equilibrio casi-estacionario. Los sistemas
reaccionan al cambio o lo anticipan por intermedio del crecimiento que asimila las
nuevas entradas de energa en la naturaleza de su estructura. La homeostasis es
un mecanismo regulador.
h.- Diferenciacin: la organizacin, como todo sistema abierto, tiende a la
diferenciacin, o sea, a la multiplicacin y elaboracin de funciones, lo que le trae
tambin multiplicacin de papeles y diferenciacin interna.
i. Equifinalidad: los sistemas abiertos se caracterizan por el principio de
equifinaldad, o sea, un sistema puede alcanzar, por una variedad de caminos, el
mismo estado final, partiendo de diferentes condiciones iniciales.
j Lmites o fronteras: como sistema abierto, la organizacin presenta lmites o
fronteras, esto es, barreras entre el ambiente y el sistema. Definen el campo de
accin del sistema, as como su grado de apertura.
Actividad
.
1.- Haciendo uso de tus propias palabras, explique el fenmeno de Entropa Negativa.
a.- Los sistemas sociales, al contrario de las dems estructuras bsicas, no tienen
limitacin de amplitud. Las organizaciones sociales estn vinculadas a un mundo
de seres humanos, recursos materiales, fbricas y otros artefactos, aunque estos
no estn interactuando. El sistema social, es independiente de cualquier parte fsica
determinada, pudiendo aligerarla o sustituirla. El sistema social es la estructuracin
de eventos o acontecimientos y no la estructuracin de partes fsicas.
b.- Los sistemas sociales necesitan entradas de produccin y de mantenimiento. Las
entradas de mantenimiento son las importaciones de energa que sustentan al
sistema; las entradas de produccin son las importaciones de energa, procesadas
para proporcionar un resultado productivo.
c.- Los sistemas sociales tienen su naturaleza planeada, esto es, son sistemas
esencialmente inventados, creados por el hombre e imperfectos.
d.-Los sistemas sociales presentan mayor variabilidad que los sistemas biolgicos.
Los sistemas sociales necesitan fuerzas de control para reducir la variabilidad e
inestabilidad de las acciones humanas.
e.- Las funciones, normas y valores como los principales componentes del sistema
social: las funciones describen formas especficas de comportamiento asociado a
determinadas tareas. Las funciones se desarrollan a partir de los requisitos de la
tarea. Las normas son expectativas con carcter de exigencia, que alcanzan a
todos los que les concierne el desempeo de una funcin, en un sistema o
subsistema. Los valores son las justificaciones y aspiraciones ideolgicas ms
generalizadas.
f.- Las organizaciones sociales constituyen un sistema formalizado de funciones.
g.- El concepto de inclusin parcial: la organizacin usa slo los conocimientos y
habilidades de las personas que le son importantes.
h.- La organizacin en relacin con su medio ambiente: el funcionamiento organizativo
debe ser estudiado en relacin con las transacciones continuas con el medio
ambiente que lo envuelve.
Cultura Organizacional
La cultura a travs del tiempo ha sido una mezcla de rasgos y distintivos espirituales y
afectivos, que caracterizan a una sociedad o grupo social en un perodo determinado.
Engloba adems modos de vida, ceremonias, arte, invenciones, tecnologa, sistemas de
valores, derechos fundamentales del ser humano, tradiciones y creencias.
Este concepto se refiri por mucho tiempo a una actividad producto de la interaccin de
la sociedad, pero a partir de los aos ochenta, Tom Peters y Robert Waterman consultores
de Mc Kinsey, adaptaron este concepto antropolgico y psicosocial a las organizaciones
Definicin del trmino.
Granell (1997) define el trmino como "... aquello que comparten todos o casi todos los
integrantes de un grupo social..." esa interaccin compleja de los grupos sociales de una
empresa est determinado por los "... valores, creencia, actitudes y conductas." (p.2).
Chiavenato (1989) presenta la cultura organizacional como "...un modo de vida, un
sistema de creencias y valores, una forma aceptada de interaccin y relaciones tpicas de
determinada organizacin."(p. 464)
Garca y Dolan (1997) definen la cultura como "... la forma caracterstica de pensar y
hacer las cosas... en una empresa... por analoga es equivalente al concepto de
personalidad a escala individual..." (p.33).
De la comparacin y anlisis de las definiciones presentadas por los diversos autores,
se infiere que todos conciben a la cultura como todo aquello que identifica a una
organizacin y la diferencia de otra haciendo que sus miembros se sientan parte de ella ya
que profesan los mismos valores, creencias, reglas, procedimientos, normas, lenguaje,
ritual y ceremonias.
La cultura organizacional es el conjunto de valores, creencias, entendimientos
importantes, que los integrantes de una organizacin tienen en comn. La cultura ofrece
formas definidas de pensamiento, sentimiento y reaccin que guan la toma de decisiones
y otras actividades de los participantes en la organizacin.
Las organizaciones de xito al parecer tienen fuertes culturas que atraen, retienen y
recompensan a la gente por desempear roles y cumplir metas. Unos de los roles ms
importantes de la alta direccin es dar forma a la cultura que, con personalidad, tendr un
efecto importante en la filosofa y el estilo administrativo. La filosofa de una persona
ofrece lineamientos para la conducta. El estilo se refiere a la forma en que se hace algo. El
estilo administrativo es la manera distinta en la que se comporta un administrador.
Clima organizacional
Cuando una persona asiste a un trabajo, lleva consigo diariamente una serie de ideas
preconcebidas sobre s mismo, quin es, qu se merece, y qu es capaz de realizar, hacia
dnde debe marchar la empresa, etc. A modo de entender ms la diferencia que existe
entre los trminos cultura y clima, se presentan una serie de definiciones que permitirn
visualizar con claridad las implicaciones de estos trminos en las organizaciones.
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Universidad Peruana Los Andes
Excelencia Acadmica Teora de Sistemas
AUTOESTIMA
ACTITUDES
EMPRESA
COMPORTAMIENTO
VALORES
CLIENTE
Actividad
1. LA EMPRESA ABIERTA
1.1. LA EMPRESA COMO SISTEMA SOCIOTECNICO
La empresa cuenta con los siguientes factores para desarrollar sus procesos:
PERSONAS
SUBSISTEMAS
AMBIENTE = ENTORNO
Las personas
Innovacin y desarrollo
Efectividad y eficiencia
(tecnologa)
Actividad
LIMITES EXTERNOS
RIGIDOS PERMEABLES
LIMITES
INTERNOS
IMPENETRABLE
MOLDEABLE
1.3. EMPRESAABIERTA
La poltica econmica de Amrica Latina y del Per ha transformado su
esquema proteccionista y de sustitucin de importaciones por el Modelo de
Apertura del Banco Mundial.
El gobierno ha transformado su papel permitiendo mejorar el bienestar del
consumidor, dando acceso libre a variados y mejores productos con precios
menores.
Tal como van las cosas, el mundo tiende a constituirse en una inmensa
zona franca, altamente promovida por la velocidad de las comunicaciones y de
la tecnologa. La competitividad se convierte en la palabra de moda y cobran
especial relevancia los programas de reingeniera, calidad total y cero
defectos.
Todo lo anterior, implica que las empresas se estn desarrollando en un
mundo cada vez ms exigente y para poder evolucionar y mantenerse necesita
adaptarse a polticas internas, para transmitir sus planes como resultado de
dichos cambios ; puesto que el medio les impone a stos sistemas abiertos su
flexibilidad a las fluctuaciones del mercado pero teniendo en cuenta la
competitividad en un mundo de globalizacin econmica.
PLANEACION CONTROL
EMPRESA
MEJORAMIENTO
CONTINUO INNOVACION
RENTABILIDAD
Bibliografa recomendada
Autoevaluacin formativa
EL PRINCIPIO DE ORGANICIDAD
EL MUNDO EN EQUILIBRIO
El mundo puede ser representado como un sistema o como una coleccin de muchos
sistemas que de una forma u otra actan y se interrelacionan unos con otros dentro de una
realidad dinmica.
Un ejemplo: las acciones que toma el gobierno de un pas repercuten, directa o
indirectamente en la conducta de otros pases y regiones que en principios pareceran
totalmente aislados, como en el caso donde las polticas econmicas de algn pas
europeo y seguidos por otro, terminan con la devaluacin del signo monetario de un pas
ubicado en otro continente.
A pesar de toda esa enorme dinmica de fuerza, de acciones y reacciones entre los
diferentes sistemas no existe un caos sino un cierto equilibrio.
El fenmeno de la accin equilibrada se presenta en dos conceptos diferentes:
A- La explicacin newtoniana.
Isaac Newton defini varias leyes sobre los movimientos o mecnicas.
La primera ley seala que cada objeto o cuerpo persiste en un estado de descanso o
inmvil.
Se dice que la tierra esta compuesta por millones de subsistemas y que en ningn
momento parece estar en estado de quietud.
Esto se debe prcticamente a la tercera ley de Newton donde a cada accin le sigue
una reaccin igual.
Equilibrio esttico: es cuando un sistema permanece sin cambios a travs del tiempo,
indicando que el promedio de las condiciones internas no cambia
B- Teora general de sistemas.
Lazslo plantea una definicin de sinergia desde el punto de vista de variabilidad del
sistema total en relacin a la variabilidad de sus partes, mediante la siguiente ley:
Vt < Va+Vb+......+Vn
EVOLUCION EN EQUILIBRIO
Cuando un sistema esta en un estado permanente de equilibrio estadstico no es inerte.
En el corto plazo, las acciones y reacciones que se suceden dentro del sistema no
parecen reflejadas en el carcter general del sistema: pero son fuerzas latentes que tratan
de llevarlo a un cambio, aunque este sea imperceptible.
ORGANICIDAD
Principio de la Organicidad: Cuando un sistema tiende a destruirse, este es el principio
de la entropa siempre creciente, puede pasar al caos o a una evolucin que tiende a
aumentar el grado de organizacin que posee el sistema.
Objetivos Organizacionales
CONCEPTO
Toda organizacin pretende alcanzar objetivos. Un objetivo organizacional es una
situacin deseada que la empresa intenta lograr, es una imagen que la organizacin
pretende para el futuro. Al alcanzar el objetivo, la imagen deja de ser ideal y se convierte
en real y actual, por lo tanto, el objetivo deja de ser deseado y se busca otro para ser
alcanzado.
A continuacin mencionaremos algunas definiciones de la palabra objetivos.
1.- La palabra objetivo proviene de ob-jactum, que significa a donde se dirigen nuestras
acciones.
2.- Los objetivos son enunciados escritos sobre resultados a ser alcanzados en un
periodo determinado.
3.- Los objetivos son los fines hacia los cuales est encaminada la actividad de una
empresa, los puntos finales de la planeacin, y aun cuando no pueden aceptarse tal
cual son, el establecerlos requiere de una considerable planeacin.
4.- Un objetivo se concibe algunas veces como el punto final de un programa
ESTABLECIMIENTO DE OBJETIVOS
Implica seguir una metodologa lgica que contemple algunos aspectos importantes
para que los objetivos renan algunas de las caractersticas sealadas.
Para establecer objetivos tenemos que tener en cuenta:
Escala de prioridades para definir objetivos: es necesario establecer escalas de
prioridad para ubicar a los objetivos en un orden de cumplimientote acuerdo a su
importancia o urgencia.
Identificacin de estndares: es necesario establecer estndares de medida que
permitan definir en forma detallada lo que el objetivo desea lograr, en qu tiempo y si es
posible, a que costo. Los estndares constituirn medidas de control para determinar si
los objetivos se han cumplido o vienen cumplindose, y si es necesario modificarlos o no.
TIPOS DE OBJETIVOS
De acuerdo con la naturaleza de la organizacin podemos identificar objetivos con o sin
nimo de lucro.
Segn el alcance en el tiempo podemos definir los objetivos en generales o largo plazo,
el tctico o mediano plazo, y el operacional o corto plazo
Largo Plazo: estn basados en las especificaciones de los objetivos, son notablemente
ms especulativos para los aos distantes que para el futuro inmediato. Los objetivos de
largo plazo son llamados tambin los objetivos estratgicos en una empresa. Estos
objetivos se hacen en un periodo de 5 aos y mnimo tres aos. Los objetivos estratgicos
sirven para definir el futuro del negocio.
Sobre los objetivos generales de una empresa:
Consolidacin del patrimonio.
Mejoramiento de la tecnologa de punta.
Crecimiento sostenido.
Reduccin de la cartera en mora.
Integracin con los socios y la sociedad
Capacitacin y mejoramiento del personal
Claridad en los conceptos de cuales son las reas que componen la
empresa.
Una solucin integral que habr as el camino hacia la excelencia.
La fcil accesibilidad en la compra del producto para la ampliacin de
Mediano plazo: son los objetivos tcticos de la empresa y se basan en funcin al objetivo
general de la organizacin. Tambin son llamados los objetivos tcticos ya que son los
objetivos formales de la empresa y se fijan por reas para ayudar a sta a lograr su
propsito.
Corto plazo: son los objetivos que se van a realizar en menos un periodo menor a un ao,
tambin son llamados los objetivos individuales o los objetivos operacionales de la
empresa ya que son los objetivos que cada empleado quisiera alcanzar con su actividad
dentro de la empresa. As, para que los objetivos a corto plazo puedan contribuir al logro
de los objetivos a plazos intermedios y largo, es necesario establecer un plan para cumplir
con cada objetivo y para combinarlos dentro de un plan maestro que deber ser revisado
en trminos de lgica, consistencia y practicabilidad.
a.- Posicin en el mercado: la gerencia debe fijar objetivos indicando donde quisiera
estar en relacin con sus competidores.
b.- Innovacin: la gerencia debe fijar objetivos esbozando su compromiso con el
desarrollo de nuevos mtodos de operacin.
c.- Productividad: la gerencia debe fijar objetivos esbozando los niveles de
produccin que deben alcanzarse.
d.- Recursos fsicos y financieros: la gerencia debe fijar objetivos para el uso, la
adquisicin y el mantenimiento del capital y de los recursos monetarios.
e.- Ganancias: la gerencia debe fijar objetivos que especifiquen la ganancia que la
empresa quisiera generar.
f.- Desempeo global y desarrollo: la gerencia debe fijar objetivos para especificar
las tasas y los niveles de productividad y de crecimiento global.
g.- Responsabilidad pblica: la gerencia debe fijar objetivos para indicar las
responsabilidades de la empresa con sus clientes y con la sociedad, y la medida en
la cual la empresa intenta comprometerse con esas responsabilidades.
Existen unos pasos que se deben aplicar para el anlisis y diseo de los sistemas de
informacin, se denomina ciclo de desarrollo de los sistemas, y se desarrolla en siete
etapas las cuales son: identificacin de problemas, oportunidades y objetivos;
determinacin de los requerimientos de informacin, anlisis de las necesidades del
sistema, diseo del sistema recomendado, desarrollo del software, prueba y
mantenimiento del sistema, implantacin y evaluacin del sistema.
Identificacin de problemas, oportunidades y objetivos.
Esta fase es crucial para el xito del resto del proyecto, requiere que se observe de
forma objetiva lo que ocurre en una organizacin, luego en conjunto con otros miembros
de la organizacin hacer notar los problemas.
Las oportunidades son aquellas situaciones que se considera que pueden mejorarse,
perfeccionarse mediante el uso de los sistemas de informacin.
La identificacin de objetivos tambin es un componente importante de la primera fase,
en esta etapa se deber descubrir lo que la organizacin intenta realizar, luego determinar
si el uso de los sistemas de informacin apoyara a la organizacin para alcanzar sus
metas.
Determinacin de los requerimientos de informacin.
Esto se hace a partir de los usuarios particularmente involucrados, para determinar los
requerimientos de informacin dentro de una organizacin pueden utilizarse diversos
instrumentos, los cuales incluyen: muestreo, el estudio de los datos y formas usadas par
la organizacin, la entrevista, los cuestionarios; la observacin de la conducta de quien
tomo la decisiones, as como de su ambiente..
En esta etapa se hace todo lo posible por identificar qu informacin requiere el usuario
para desempear sus tareas.
Anlisis de las necesidades del sistema.
Durante esta etapa se analizan las necesidades propias del sistema, para ello existen
herramientas y tcnicas diseadas para tal fin, estas incluyen entre otras el uso de los
diagramas de flujo de datos que cuentan con una tcnica estructurada para representar
en forma grfica la entrada de datos a la organizacin, los procesos y la salida de
informacin.
Durante esta etapa, tambin se analizan las decisiones estructuradas por realizar, que
son decisiones donde las condiciones, condiciones alternativas, acciones y reglas de
accin podrn determinarse.
A estas alturas del ciclo de desarrollo del sistema, se prepara una propuesta del
anlisis, que resume todo lo que se ha encontrado, se presenta un anlisis costo/beneficio
de las alternativas y se plantean las recomendaciones de lo que deber realizarse .
Diseo del sistema recomendado.
En esta etapa se usa la informacin recolectada con anterioridad y se elabora el diseo
lgico de sistemas de informacin, se disea tambin procedimiento precisos de captura
de datos, con la finalidad de que los datos que se introducen en el sistema de informacin,
sean los correctos.
Una parte del diseo lgico del sistema de informacin es el diseo de la interfaz con el
usuario. La interfaz conecta al usuario con el sistema, y evidentemente, es de suma
importancia.
Esta etapa tambin incluye el diseo de los archivos o la base de datos que almacenar
aquellos datos requeridos por quien toma las decisiones en la organizacin. Una base de
datos bien organizada es fundamental para cualquier sistema de informacin.
Desarrollo y documentacin del software.
Dentro de las tcnicas estructuradas para el diseo y documentacin del software se
tienen: el mtodo HIPO, los diagramas de flujo, los diagramas Nassi.Schneiderman, los
diagramas Warnier-Orr y el pseudocdigo es aqu donde se transmite al programador los
requerimientos de programacin.
Pruebas y mantenimiento del sistema.
Todo sistema de informacin debe probarse antes de ser utilizado, ya que el costo es
menor si se detectan los problemas antes de que entre en funcionamiento. En un
principio, se hace una serie de pruebas, con datos tipo, para identificar las posibles fallas
del sistema, ms adelante, se utilizarn los datos del sistema real.
Implantacin y evaluacin del sistema.
Esta es la ltima etapa del desarrollo del sistema, esto incluye el adiestramiento que el
usuario requerir.
Aunque la evaluacin del sistema se plantea como parte integrante de la ltima etapa
del ciclo de desarrollo de los sistemas; realmente la evaluacin toma parte de cada una de
las etapas.
Uno de los criterios fundamentales que debe satisfacerse, es que el futuro usuario
utilice el sistema desarrollado.
Pare que se puedan analizar y disear sistemas adecuados de informacin se necesita
entender la organizacin para la cual se va a disear, pues la forma que tomen los
sistemas depender, en gran medida de la influencia de tres de sus principios
organizacionales, estos son: niveles de administracin, el diseo de las organizaciones y
un grupo de factores influyentes.
Los ambientes y contextos actuales requieren de complejas interpretaciones de las
informaciones generadas desde diversos puntos, especialmente desde los sistemas de
computacin. Esta variedad de informacin es necesaria para explicar, descifrar y
predecir la falta de certeza y la poca predictibilidad de eventos futuros. No obstante, la
informacin generada desde diversos puntos no tiene valor si no cuenta con el soporte y la
capacidad de un individuo claramente insertado en la organizacin en la cual se
desenvuelve.
Actividad
Resumen
Autoevaluacin formativa
SISTEMA DE CONTROL
Control Concepto:
Proceso para asegurar que las actividades reales se ajusten a las actividades planificadas.
Permite mantener a la organizacin o sistema en buen camino.
La palabra control ha sido utilizada con varios y diferentes sentidos
Control como funcin coercitiva y restrictiva, para inhibir o impedir conductas indeseables,
como llegar con atraso al trabajo o a clases, hacer escndalos, etctera.
Control como verificacin de alguna cosa, para apreciar si est correcto, como verificar
pruebas o notas.
Control como comparacin con algn estndar de referencia como pensar una mercadera
en otra balanza, comparar notas de alumnos etctera.
Control como funcin administrativa, esto es, como la cuarta etapa del proceso
administrativo.
Constituye la cuarta y ultima etapa del proceso administrativo. Este tiende a asegurar que
las cosas se hagan de acuerdo con las expectativas o conforme fue planeado, organizado y
dirigido, sealando las fallas y errores con el fin de repararlos y evitar que se repitan.
Establecimiento de Estndares: Un estndar puede ser definido como una unidad de
medida que sirve como modelo, gua o patrn con base en la cual se efecta el control.
Los estndares son criterios establecidos contra los cuales pueden medirse los
resultados, representan la expresin de las metas de planeacin de la empresa o
departamento en trminos tales que el logro real de los deberes asignados puedan medirse
contra ellos.
Los estndares pueden ser fsicos y representar cantidades de productos, unidades de
servicio, horas-hombre, velocidad, volumen de rechazo, etc., o pueden estipularse en
trminos monetarios como costos, ingresos o inversiones; u otros trminos de medicin.
Medicin de resultados: Si el control se fija adecuadamente y si existen medios disponibles
para determinar exactamente que estn haciendo los subordinados, la comparacin del
desempeo real con lo esperado es fcil. Pero hay actividades en las que es difcil establecer
estndares de control por lo que se dificulta la medicin. Correccin:
Si como resultado de la medicin se detectan desviaciones, corregir inmediatamente esas
desviaciones y establecer nuevos planes y procedimientos para que no se vuelvan a
presentar.
Retroalimentacin: Una vez corregidas las desviaciones, reprogramar el proceso de
control con la informacin obtenida causante del desvo.
Calidad
Cantidad Tiempo Costo
Actividad
1.- Explique por qu los trminos de Cantidad, Tiempo, Costo y Calidad deben de ser
considerados en el proceso de control.
2.- Explique que es el sistema de control en una organizacin pblica.
Actividad
Tipos De Controles
Control preliminar. Este control tiene lugar antes de principiar operaciones e incluye la
creacin de polticas, procedimientos y reglas diseadas para asegurar que las
actividades planeadas sern ejecutadas con propiedad. La consistencia en el uso de las
polticas y procedimientos es promovida por los esfuerzos del control. Control
concurrente. Este control tiene lugar durante la fase de la accin de ejecutar los planes e
incluye la direccin, vigilancia y sincronizacin de las actividades, segn ocurran.
Control de retroalimentacin. Este tipo de control se enfoca sobre el uso de la
informacin de los resultados anteriores, para corregir posibles desviaciones futuras del
estndar aceptable.
reas Del Control. El control, acta en todas las reas y en todos los niveles de una
empresa. Prcticamente todas las actividades de una empresa estn bajo alguna forma
de control o monitoreo.
Preferentemente debe abarcar las funciones bsicas y reas clave de resultados
como: Control de produccin. La funcin del control en esta rea busca el incremento de la
eficiencia, la reduccin de costos, y la uniformidad y mejora de la calidad del producto,
aplicando tcnicas como estudios de tiempos y movimientos, inspecciones,
programacin lineal, anlisis estadsticos y grficas. Control de calidad. Se refiere a la
vigilancia que debe hacerse para comprobar una calidad especfica tanto en materias
primas como en los productos terminados; establece lmites aceptables de variacin en
cuanto al color, acabado, composicin, volumen, dimensin, resistencia, etc. Control de
inventarios. Se encarga de regular en forma ptima las existencias en los almacenes tanto
de refacciones como de herramientas, materias primas, productos en proceso y
terminados; protegiendo a la empresa de costos innecesarios por acumulamiento o falta
de existencias en el almacn.
Control de compras. Esta funcin verifica el cumplimiento de actividades como: a)
Seleccin adecuada de los proveedores, b) Evaluacin de la cantidad y calidad
especificadas por el departamento solicitante, c) Control de los pedidos desde el
momento de su requisicin hasta la llegada del material, d) Determinacin del punto de
pedido y reordena, e) Comprobacin de precios. Control de mercadotecnia. Se efecta
mediante el estudio de informes y estadsticas donde se analiza si las metas de mercadeo
se han cumplido o no; comprende reas tales como ventas, desarrollo de productos,
distribucin, publicidad y promocin.
Control de ventas. Los pronsticos y presupuestos de ventas son esenciales para el
establecimiento de este control. La funcin de este sistema sirve para medir la actuacin
de la fuerza de ventas en relacin con las ventas pronosticadas y adoptar las medidas
correctivas adecuadas.
Control de finanzas. Proporciona informacin acerca de la situacin financiera de la
empresa y del rendimiento en trminos monetarios de los recursos, departamentos y
actividades que la integran.
3. Tcnicas de Control
Tcnica: Conjunto de procedimientos propios de un arte, ciencia u oficio. Habilidad con
que se utilizan esos procedimientos. Mtodo habilidad, tctica
Tomando en cuenta la definicin de la palabra tcnica, se puede definir a las tcnicas
del control como todos los procedimientos o mtodos usados un una organizacin para
controlar o supervisar un proceso automatizado o actividad humana.
Existen diferentes tcnicas de planeacin-control que usa un ejecutivo. Por ejemplo,
las normas administrativas que son un tipo de planeacin importante, tambin se usa para
propsitos de control. En forma similar los presupuestos son planes, y su uso,
adecuadamente llamado formulacin de presupuestos, es esencialmente una funcin de
control, as como los estudios de evaluacin de personal estn realizados de acuerdo con
el proceso de control. A continuacin se muestra algunas tcnicas de control mas
comnmente usadas:
Presupuesto:
Un mecanismo ampliamente usado para el control administrativo es el presupuesto.
Por tanto se ha supuesto, a veces, que la presupuestacin es el mecanismo para llevar a
cabo el control. La presupuestacin es la formulacin de planes para un determinado
periodo futuro en trminos numricos. Como tales los presupuestos son estados de
resultados anticipados, en trminos financieros como en los de ingreso y capital- o en
aspectos no financieros como en el caso de horas de mano de obra directa, materiales,
volumen fsico de ventas o unidades de produccin -. Se dice que los presupuestos es la
monetizacin de los planes.
Los presupuestos obligan a la planeacin y permiten que la autoridad sea delegada sin
perdida de control. Es decir, la reduccin de los planes a nmeros definitivos obliga a usar
una clase de mtodo que permite al administrador ver claramente qu capital ser
necesario, para quin, dnde y qu costo, ingreso o unidades de insumo o producto fsico
incluirn sus planes. Una vez hallado esto, puede delegar ms libremente la autoridad
para efectuar el plan dentro de los lmites dl presupuesto.
4. Balance General Comparativo
Son especialmente tiles en el control del funcionamiento general de la empresa. En el
puede observarse los cambios que se efectan y analizarse los desarrollos generales. Un
resumen de las partidas del balance general que abarquen un perodo relativamente
largo, muestra importantes tendencias y permite que el gerente obtenga una apreciacin
1.- Desarrollo
Los sistemas de control para la gestin estratgica de las organizaciones.
Todo sistema de direccin, por muy distintas que sean sus caractersticas o funcin
social, est compuesto por un conjunto de funciones complejas en su conformacin y
funcionamiento. Para Newman (1968, p. 21.): "La direccin ha sido definida como la gua,
conduccin y control de los esfuerzos de un grupo de individuos hacia un objetivo comn."
El trabajo de cualquier directivo puede ser dividido en las siguientes funciones:
Planificar: determinar qu se va a hacer. Decisiones que incluyen el esclarecimiento de
objetivos, establecimiento de polticas, fijacin de programas y campaas, determinacin
de mtodos y procedimientos especficos y fijacin de previsiones da a da.
Organizar: agrupar las actividades necesarias para desarrollar los planes en unidades
directivas y definir las relaciones entre los ejecutivos y los empleados en tales unidades
operativas.
Coordinar los recursos: obtener, para su empleo en la organizacin, el personal
ejecutivo, el capital, el crdito y los dems elementos necesarios para realizar los
programas.
Dirigir: emitir instrucciones. Incluye el punto vital de asignar los programas a los
responsables de llevarlos a cabo y tambin las relaciones diarias entre el superior y sus
subordinados.
Controlar: vigilar si los resultados prcticos se conforman lo ms exactamente posible a
los programas. Implica estndares, conocer la motivacin del personal a alcanzar estos
estndares, comparar los resultados actuales con los estndares y poner en prctica la
accin correctiva cuando la realidad se desva de la previsin. (Newman, 1968).
Siempre que se est en presencia de un proceso de direccin, estas funciones deben
estar implcitas, aunque la subdivisin que se presenta tenga un carcter puramente
analtico y metodolgico, ya que todos se producen de forma simultnea en un perodo de
tiempo dado, y sin atenerse a este orden predeterminado en el cual se presenta. En la
actualidad, esta subdivisin la conforman solamente la planificacin, la organizacin, la
direccin y el control, pues se considera que en cualquiera de las restantes, la
coordinacin es parte de ellas.
Lo que si resulta indiscutible, es que cada una de estas funciones juega un papel
determinado dentro del proceso de direccin, complementndose mutuamente y
formando un sistema de relaciones de direccin. A pesar del papel de cada una, muchos
autores se plantean la importancia relativa que tiene la planificacin por sobre las dems.
Ser entendibles.
Seguir la forma de organizacin.
Rpidos.
Flexibles.
Econmicos
Cada parte de este sistema debe estar claramente definida e integrada a una
estructura que le permita fluir y obtener de cada una la informacin necesaria para el
posterior anlisis con vistas a influir en el comportamiento de la organizacin. Habra que
agregar a la definicin brindada dos factores importantes.
El proceso de control debe contar con una definicin clara de cada centro de
informacin. (Centro de responsabilidad).
Debe tener bien definido qu informacin es la necesaria y cmo se recoger,
procesar y llevar a la direccin para la toma de decisiones.
El sistema de control debe estar soportado sobre la base de las necesidades o metas
que se trace la organizacin. Estas metas pueden ser asumidas como los objetivos que se
ha propuesto alcanzar la organizacin y que determinan en definitiva su razn de ser.
El hecho de que el sistema de control se defina y oriente por los objetivos estratgicos
de una organizacin, le otorga un carcter eminentemente estratgico, pues estar
diseado para pulsar el comportamiento de las distintas partes del sistema en funcin del
cumplimiento de esos objetivos y a la vez aportar informacin para la toma de decisiones
estratgicas.
Cada objetivo debe estar debidamente conformado y ajustado a las caractersticas del
entorno y a las necesidades objetivas y subjetivas de la organizacin. El seguimiento de la
evolucin del entorno permite reaccionar, y reajustar si es necesario, la forma en que se
lograrn esas metas planteadas e incluso replantearlas parcial o totalmente. Para lograrlo
es necesario que el Sistema de Control funcione de tal forma que permita obtener la
informacin necesaria y en el momento preciso. Debe permitir conocer qu est
sucediendo alrededor y tomando como base las vas escogidas para llegar al futuro
(Estrategias), conocer la reaccin a esos cambios externos. Muchas veces, los cambios
externos exigen cambios internos y se hace imprescindible conocer cmo y cundo
cambiar.
"El futuro no se puede prever en los trminos en los que hasta ahora lo hemos
entendido, sino que es necesario inventrselo. Nunca saldremos de lo que somos,
personal y organizacionalmente, si no visionamos, al menos como imagen, lo que
deseamos ser y trabajamos y luchamos por ello." De all la importancia fundamental de la
planificacin y la efectiva determinacin de objetivos estratgicos.
Un sistema de control con un enfoque estratgico, debe ser capaz de medir el grado de
cumplimiento de esos objetivos. Se hace necesario, entonces, identificar un grupo de
indicadores, cuantitativos y cualitativos que expresen el nivel y la calidad del cumplimiento
de cada objetivo.
A continuacin se presentan algunos de los aportes que se han realizado a los sistemas
de control en el mundo organizacional.
Segn Gerry Johnson y Kevan Acholes (1997, p. 264.): "a menudo los directivos
tienen una visin muy limitada de en qu consiste el control directivo de un contexto
estratgico."
Otros autores establecen momentos por los cuales debe atravesar cualquier sistema
de control.
Para Harold Koontz y Heinz Weihroh (1994, p. 128.) todo sistema de control debe
atravesar por stas tres etapas:
El proceso de control de gestin, por tanto, partiendo de la definicin clsica del control,
retomando criterios de otros autores y ajustado a las necesidades actuales de gestin de
informacin y aadiendo elementos no formales de control pudiera plantearse en cinco
puntos:
Conjunto de indicadores de control que permitan orientar y evaluar posteriormente el
aporte de cada departamento a las variables claves de la organizacin.
Modelo predictivo que permita estimar (a priori) el resultado de la actividad que se espera
que realice cada responsable y/o unidad.
Objetivos ligados a indicadores y a la estrategia de la organizacin.
Informacin sobre el comportamiento y resultado de la actuacin de los diferentes
departamentos.
Evaluacin del comportamiento y del resultado de cada persona y/o departamento que
permita la toma de decisiones correctivas.
Para Amat (1992, p. 35.), "en funcin de la combinacin de mecanismos que utilice una
organizacin para adaptarse al entorno y facilitar el control interno, se pueden considerar
cuatro tipos de sistemas de control: Familiar (o de Clan), Burocrtico (o de formalizacin
del comportamiento), por Resultados (o de mercado) y Ad-hoc (o de Network)." Muchos
autores acostumbran a asociar el control por resultados con el control de gestin. El hecho
de que, por sus caractersticas, muchas organizaciones no utilicen este sistema sino otro,
no implica que no realicen control de gestin.
La preferencia por un sistema u otro estar influenciada por la dimensin de la
organizacin, el grado de centralizacin de las decisiones, la posibilidad de formalizar la
actividad, las caractersticas personales y culturales de la organizacin y el
comportamiento y las caractersticas del entorno.
Cuanto mayor es la centralizacin se reduce la necesidad de utilizar mecanismos
formalizados de control para facilitar el proceso de decisin. A media que la organizacin
sea mayor ser necesario especificar los procedimientos para proceder a la delegacin
de las tareas a los niveles inferiores.
A medida que disminuya la centralizacin, ms necesario ser tener un sistema de
control formalizado. Por otra parte, a medida que la interdependencia entre unidades
organizativas es ms elevada, ya sea mediante mecanismos formales o informales, la
importancia y necesidad de un sistema formalizado, y en particular, de una Contabilidad
de gestin como sistema de control se reduce. El proceso de control para la gestin est
basado, por tanto, en mecanismos de control relacionados tanto con aspectos
cuantificables, derivados de un presupuesto o de un plan, basados en objetivos
planteados y en sistemas de controles especficos como control interno, de calidad, etc.;
como con aspectos ligados al comportamiento individual e interpersonal. Estos
mecanismos son diferenciados y tratados como mecanismos formales (planificacin
estratgica, estructura organizativa, contabilidad de gestin) y mecanismos no formales
de control (mecanismos psicosociales que promueven el auto control y los culturales que
promueven la identificacin).
6.- Los sistemas de control para una gestin estratgica, eficiente y eficaz.
De todo lo planteado hasta aqu se infiere que los sistemas de control para garantizar una
gestin verdaderamente eficiente y eficaz deben contar con un grupo de caractersticas que
lo despeguen de su carcter netamente contable y operativo.
Ma. Isabel Gonzlez (1999, p. 29.), define eficiencia como una "simple relacin, entre
las entradas y salidas de un sistema"; magnitudes como la productividad son representativas
desde este punto de vista. Otros autores asocian la eficiencia el hecho de alcanzar sus
objetivos optimizando la utilizacin de sus entradas. Este punto de vista obliga al anterior a
considerar que la salida se ajusta a lo programado y por tanto la organizacin es al mismo
tiempo eficaz.
Estas limitantes, una vez resueltas, garantizan que la informacin llegue a la direccin
en el momento de ocurrir y actuar de forma inmediata ante una desviacin determinada.
Este mecanismo de informacin (a corto plazo) permite adems obtener informacin
del entorno y adaptar el funcionamiento de la organizacin a los cambios ocurridos.
El Cuadro de Mando a largo plazo (estratgico), est orientado en gran medida hacia
los niveles directivos de mayor responsabilidad, marcado por la estrategia llevada a cabo
en la organizacin y sobre todo inmerso en la gestin global desarrollada por el centro.
Generalmente, el Cuadro de Mando estratgico, permite acompaar la puesta en
prctica de las diversas estrategias de la organizacin, siguiendo su impacto sobre los
resultados globales.
Hay que destacar tres caractersticas fundamentales de los Cuadros de Mando de
gestin:
Segn Jordan (1997), "el Control de Gestin pasa por distintas fases en su aplicacin,
en dependencia de las caractersticas de cada organizacin y los objetivos propuestos
por stas."
Pedidos clientes.
Cifras de ventas.
Tesorera a corto plazo.
Sistemas de evaluacin estticos e informales de los resultados.
El plan operativo se alarga: menos de tres aos y mayor de uno. Existen planes de
accin con su traduccin a trminos financieros.
Bibliografa recomendada
Autoevaluacin formativa
1. Explique los pasos de un Sistema de Control que debe poseer una organizacin.
2. Explica mediante un grfico el sistema de control.
3. Cules son las fases de Control de Gestin?
4. Qu entiendes por conjunto de indicadores?
5. Cul es la diferencia entre Auditoria Administrativa y Auditoria Financiera?