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TABLA DE CONTENIDO

1. GENERALIDADES
1.1. Definicin de la Herramienta
1.2. Objetivos

2. ACCESO A LA HERRAMIENTA
2.1. Ingreso a la pgina web
2.2. Descargar plantilla
2.3. Diligenciar la plantilla
2.3.1. Habilitar macros
a) Versin Excel 2003
b) Versin Excel 2007
2.3.2. Diligenciar datos de configuracin
2.3.3. Diligenciamiento de plantilla

3. CARGAR PLANTILLA DILIGENCIADA

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1. GENERALIDADES

1.1. DEFINICIN DE LA HERRAMIENTA

FACILIDAT es una plantilla de Excel que funciona mediante macros. Est diseada para facilitar el diligenciamiento
y validacin de la informacin que debe ser enviada a Datacrdito, identificando y permitiendo la correccin de
los posibles errores de ingreso e inconsistencias, minimizando los errores de la informacin enviada y reportada.

1.2. OBJETIVOS DE LA HERRAMIENTA

Permitir agilidad en el diligenciamiento de la informacin, cumpliendo con los estndares de calidad
manejados por DataCrdito.
Permitir validar la informacin ingresada por el usuario, de tal forma que se minimice la informacin
innecesaria y las inconsistencias presentadas, que luego sern informadas a DataCrdito.

2. ACCESO A LA HERRAMIENTA
Para ingresar a la herramienta es necesario que el suscriptor est activo y tenga habilitada la opcin de
FACILIDAT.
Nota: Si usted no tiene clave o no est activa la aplicacin de FACILIDAT, debe comunicarse al Call Center en
Bogot: 404 9089, a nivel nacional: 01 8000 913375, en horario de lunes a viernes de 7:00 a.m. a 7:00 p.m. y sbados
de 7:00 a.m. a 1:00 p.m.

2.1. INGRESO A LA PAGINA WEB

El usuario con su clave de FACILIDAT activa, debe realizar el siguiente proceso:
- Ingrese a la pgina www.datacredito.com.co, luego a la seccin Empresas, dar click en el botn
Ingrese a Empresas, digite su nmero de cdula y luego la clave.

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- Ingrese a Servicios en lnea y luego Aplicaciones.

- En Aplicaciones, usted encontrar FACILIDAT.

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2.2. DESCARGAR PLANTILLA:

En esta pantalla usted encontrar la plantilla disponible para realizar la descarga del archivo en Excel y usted
pueda guardarla en su equipo.

Hacer click en el archivo de Excel.

Nota: El nombre con el que aparece la plantilla corresponde a: Nit de la entidad, Cdigo asignado a su Empresa
por DataCrdito para entrega de informacin, nombre de la plantilla asignada y la extensin xls.

Para descargar la plantilla deber elegir la opcin Guardar, el archivo deber conservar el mismo nombre y
extensin asignado por DataCrdito.

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Una vez guardado el documento cierre la pgina de DataCrdito .

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2.3. DILIGENCIAR LA PLANTILLA:

Para el correcto funcionamiento de la plantilla es necesario que se habiliten las macros.

2.3.1. Habilitar macros

De acuerdo con la versin de Excel que usted utilice, deber realizar la siguiente configuracin:

a. Versin Excel 2003:

Abrir Excel, ir al men ubicado en la parte superior de la ventana y seleccionar Herramientas, luego en el men
desplegado seleccionar Macro. A continuacin en el men desplegado se seleccionar Seguridad, donde esta
opcin desplegar una ventana, de la cual se deber verificar o seleccionar la opcin Bajo y finalmente se
presionar el botn Aceptar. Esta slo es necesaria realizarla una vez. Pero si se quiere mantener
un nivel ms de seguridad, se puede marcar la opcin Medio, luego ingresar a la pestaa Editores de confianza
y habilitar las dos opciones de Confiar en las plantillas y Confiar en el acceso, dar click en Aceptar y luego,
al abrir la Plantilla, aparecer una ventana donde se le preguntar si desea habilitar la macro de la plantilla para
lo cual presiona el botn Habilitar macros. Esto se deber hacer cada vez que se abre la Plantilla.

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b. Versin Excel 2007:

Cuando se est utilizando Excel 2007, para la habilitacin de las macros se da click en el botn de
a continuacin se presiona el botn Opciones de Excel en la parte inferior del men desplegado y luego en la
ventana desplegada se selecciona Centro de Confianza. Finalmente, en el Centro de Confianza se selecciona
Deshabilitar todas las macros con notificacin (Es el nivel de seguridad ms bajo) y Confiar en el acceso al
modelo de objeto de proyectos de VBA y le da click en el botn Aceptar, con esta opcin siempre estarn
habilitadas las macros y no tendr que de nuevo.

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Recuerde: al elegir la opcin Deshabilitar todas las macros con notificacin, es necesario abrir primero la
Plantilla y despus s habilitar las macros.

Al abrir la Plantilla aparecer una advertencia de seguridad donde informar que las macros se han deshabilitado.
Para habilitarlas deber presionar el botn Opciones y a continuacin, en la ventana que se despliega, seleccionar
Habilitar este contenido y presionar el botn Aceptar.

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*Si se elige cualquier otra opcin tanto en Excel 2003 como en Excel 2007, las macros no sern
habilitadas.

2.3.2. Diligenciar datos de Configuracin:

Una vez que se han habilitado las macros, al abrir la plantilla aparecer la ventana de Configuracin Datos
Generales de Plantilla.

En la ventana Configuracin Entrega de Informacin es necesario que usted diligencie:

Tipo de proceso: Debe elegir una de las tres opciones indicadas a continuacin, segn el proceso que usted
va a realizar:

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Esta opcin aplica cuando el Suscriptor enva un archivo de pruebas, antes del primer archivo
a entregar, con el fin de que sea aprobado inicialmente por el rea de calidad de DataCrdito, quien hace
validacin de la informacin.

*Este archivo no se carga a la base de datos de DataCrdito, ya que es de prueba, para validar si la
informacin diligenciada es correcta. Paso requerido para poder realizar la primera entrega.

Primera entrega: Esta opcin aplica una vez EL SUSCRIPTOR haya el primer archivo de pruebas,
es decir haber realizado el paso anterior y de esta forma el Suscriptor podr enviar su primera entrega de
informacin como archivo formal y para subir a la base de datos de DataCrdito.

*Este Archivo se carga a la base de datos de DataCrdito, siempre y cuando no presente

inconsistencias en el proceso de validacin adicional, que se realiza cuando se recibe el archivo.

Actualizacin Mensual: Esta opcin aplica para los Suscriptores que realizan un segundo envo de
informacin o para dar cumplimiento al reporte mensual de actualizacin de informacin.

*Este Archivo se carga a la base de datos de DataCrdito, siempre y cuando no presente

inconsistencias en el proceso de validacin adicional que se realiza cuando se recibe el archivo.

Tipo de Entrega: Esta opcin solo se activa si en el campo Tipo de Proceso (paso anterior) se seleccion
Actualizacin Mensual y habilitar tres opciones.

Actualizacin Total: Se elige esta opcin cuando el archivo a enviar es uno (1) al mes, y debe incluir la
totalidad de sus clientes a reportar.

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Actualizacin Parcial: Esta opcin la elige cuando va a realizar ms de un envo durante el mes y debe
indicar la fecha de inicio y la fecha del reporte.

Actualizacin Fragmentada: Esta opcin se elige cuando El Suscriptor realiza varios envos con diferentes
novedades al mes. Recuerde que usted debe generar un archivo consolidado al cierre de mes.

Fecha Fin Reporte: Esta opcin se habilita para que El Suscriptor diligencie este campo con la fecha de corte
del mes que desea reportar.

Nombre de la Entidad: El Suscriptor debe relacionar el nombre de la Entidad que est reportando la
informacin. Es importante anotar que el nombre de la Entidad debe contener ms de 3 letras.

Ciudad: Se debe indicar el nombre de la Ciudad de donde se est reportando la informacin. Es importante
anotar que el nombre de la Ciudad debe contener ms de 2 letras.

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Formato de Fechas: En este campo la Entidad podr escoger el formato de fechas que manejar en la
plantilla de Excel que va a diligenciar.

Formato de valores: Es el formato que se utilizar para interpretar los valores registrados en los campos de
la plantilla. Slo se puede escoger entre Pesos y Miles de pesos.

- Por ltimo debe dar click en el botn Aceptar.

2.3.3. Diligenciamiento de la plantilla

El encabezado de la plantilla, traer unos campos que segn la configuracin realizada en el paso anterior, le
indicar los siguientes datos:

- Fecha del reporte a enviar.

- Tipo de entrega que la Entidad est realizando: Primera entrega o Actualizacin mensual.

- Botn que indica Modificar configuracin, el cual le permite realizar modificacin a los datos de la
configuracin indicada en el paso anterior, si la Entidad lo requiere.

- Botn, que indica Validar, el cual debe darle click una vez termine de diligenciar toda la plantilla, para
finalizar su proceso.

- Botn que indica "Generar archivo para enviar", al cual debe darle click, una vez el botn de validacin se
encuentre en verde y de esta forma se generar un segundo archivo de nombre "archivo carga datacrdito",
el cual deber ser cargado en la pgina. Es de anotar que este archivo se guarda automticamente en la
misma ruta donde usted guard la plantilla que descarg inicialmente de la pgina.

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Datos a diligenciar en la plantilla:

- La Entidad deber diligenciar todos los campos de la plantilla y tendr ayudas en los ttulos de cada campo,
en donde le indicar la informacin que debe registrar y los posibles cdigos que debe relacionar.
En caso que usted tenga la informacin en otro archivo y desee pegarla a la nueva plantilla, debe realizarlo de
la siguiente forma: seleccione la informacin a copiar, haga click derecho en el mouse, elija copiar, luego va a la
nueva plantilla, haga click derecho en el mouse, opcin pegado especial y luego elija pegar "valores".

- Si usted coloca de forma errada los posibles cdigos o informacin diferente a lo indicado en el campo, la
plantilla detectar el error, resaltando el campo con color azul y adicionalmente le indicar el motivo por el
cual se gener el error.

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- Una vez se termine de diligenciar la plantilla y no se detecten errores o campos resaltados en color azul el
usuario de la Entidad, deber presionar el botn VALIDAR.

*Si al Validar, este botn queda en color Rojo, esto significa que la informacin diligenciada no es correcta
y emitir un mensaje, indicando el motivo por el cual no fue validada la informacin.

*Si al Validar el botn queda en color Verde, esto significa que la informacin diligenciada es correcta y
emitir un mensaje, indicando que la informacin registrada ha sido validada con xito.

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- Despus de haber realizado la validacin, el Usuario deber oprimir el botn Generar archivo para enviar.
Automticamente se generar un segundo archivo de nombre ARCHIVO_CARGA_DATACREDITO,
el cual quedar en el mismo lugar donde usted guard inicialmente la plantilla descargada.

- Al terminar este proceso, se emitir un mensaje en el cual que fue creado este segundo archivo con
xito, para luego proceder a cargarlo en la pgina de DataCrdito.

- Para debe dar click en Aceptar y luego debe cerrar el archivo, guardando los cambios realizados.

A continuacin se presenta la pantalla de cmo se ver la generacin del 2 archivo en su equipo.

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3. CARGAR PLANTILLA DILIGENCIADA:

El Suscriptor deber ingresar a la pgina: www.datacredito.com.co, luego debe dar click en Empresas Ingrese
a Empresas, luego debe ingresar a acceso a suscriptores con el nmero de cdula y colocar la contrasea,
despus debe dar click en Servicios en lnea y por ltimo ingresar a Aplicaciones donde encuentra la opcin:
FACILIDAT.

En la opcin Cargar plantilla diligenciada, el Suscriptor debe proceder a diligenciar los campos requeridos,
que se indican a continuacin:

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Los datos a diligenciar son los siguientes:

- Cdigo de Suscriptor: Se debe indicar el Cdigo del Suscriptor de la Entidad asignado por DataCrdito
para entregar informacin. Cdigo que le ha sido informado en la capacitacin o que igualmente podr
verificar con el Call Center.

- Tipo de Entrega: Este tipo de entrega debe coincidir con el relacionado en la configuracin inicial de la
plantilla de Excel (Actualizacin Total, Actualizacin parcial, Actualizacin fragmentada).

- Correo electrnico: El Suscriptor debe diligenciar el correo electrnico del usuario de la Entidad, quien
recibir la notificacin del envo de la plantilla.

- Archivo: El archivo que se deber cargar corresponde al 2o archivo generado por el aplicativo, denominado
Archivo carga datacredito.

- Trminos Legales: Para realizar la carga del archivo es necesario realizar la lectura y aceptacin de los
trminos legales descritos en la pgina.

- Enviar Archivo: Una vez diligenciado los campos, el usuario debe dar click en el Botn Enviar archivo.

Una vez ha enviado el archivo, aparece la siguiente ventana, donde se informa que la carga puede tardar un tiempo
prolongado, dependiendo del archivo a cargar. Para continuar con el proceso se debe dar click en el botn Aceptar.

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Si la carga se realiz de forma correcta, el Usuario deber recibir un correo donde se informe los datos de la entrega
realizada. En caso contrario, aparecer un mensaje error, especificando qu problema se present en el proceso.

La Entidad debe esperar un nuevo mensaje de notificacin con los resultados del proceso de informacin enviado.

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Entrega efectiva de informacin

Usuario con el NIT: 800153993

Usted tiene una nueva de su producto Facilidat.

El archivo Copia de downloadFile.xls fue cargado satisfactoriamente

Nmero de Entrega: 81
Nombre de Archivo: Copia de downloadFile.xls
Tamao de Archivo: 1923584 Bytes
MD5 de Archivo: ceebbf44fc58d8084b6818283aec3854
Fecha de Entrega: 03 de septiembre de 2009 04:42:30 PM
Tipo de Entrega: ACTUALIZACIN TOTAL
Correo de Notificacin: carteraabc@empresaabc.com

Si usted requiere verificar el detalle de los campos de la plantilla, as como la descripcin de cada campo a
diligenciar, podr obtener el manual de entrega de informacin en la pgina www.datacredito.com.co, luego
ingrese a Empresas, dar click en Ingrese a Empresas, digite su nmero de cdula y luego la clave, ingrese a
soporte tcnico, luego ingrese a manuales y all podr ingresar a Nuevos manuales de entrega de informacin
y por ltimo Manual FACILIDAT. Igualmente, en esta misma seccin, encontrar un demo que le servir de
gua para utilizar adecuadamente FACILIDAT.

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