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Access

Le meilleur moyen dapprendre Microsoft Access 2010,


tape par tape !
Microsoft Microsoft
Crez et grez facilement et rapidement vos bases de donnes avec

Microsoft Access 2010.

Grce ce livre :
Construisez des bases de donnes partir de zro ou en vous aidant
des modles.

2010
changez des donnes avec dautres bases ou dautres documents Office.

2010
Crez des formulaires pour simplifier la saisie des donnes.
Utilisez les filtres et les requtes pour trouver et analyser les informations.
r is e z r a p idement
Concevez des tats qui mettent vos donnes en valeur. Mat le
010 avec
Et bien plus encore...
Access 2 iel
livre ofc
oft Press


de Micros

Access
1 Le texte vous guide pas pas
2 Les captures dcran
vous aident vrifier votre travail
3 Les trucs et astuces
vous donnent de prcieux conseils
4 Les fichiers tlchargeables
vous permettent de vous entraner

Joan Lambert
Joyce Cox

Grce la collection tape par tape, vous progressez votre


rythme et vous apprenez exactement ce dont vous avez besoin,
au moment o vous en avez besoin !
 Apprenez exactement ce dont vous avez besoin
 Progressez votre rythme
 Tlchargez les exercices

6 68 72 89 Joyce Cox et Joan Lambert


ISBN 978-2-10-055118-7 19,90 Prix France TTC

Microsoft_Access_2010_OK.indd 1 23/09/10 18:11


9782100551187-Cox-Sommaire.fm Page i Mardi, 21. septembre 2010 4:05 16

Sommaire

Introduction Access 2010 . . . . . . . . . . . . . . . . i


Nouvelles fonctionnalits. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .i
Si vous faites une mise jour partir dAccess 2007 . . . . . . . . . . i
Si vous faites une mise jour partir dAccess 2003 . . . . . . . . . iii
Modifier laffichage du ruban . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . v
lments dynamiques du ruban . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .vi
Modifier la largeur du ruban. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . vii
Adapter les tapes des exercices . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .viii
Conventions utilises dans cet ouvrage . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . ix
Utilisation des fichiers dexercices. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . x
Obtenir de laide sur Access 2010. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . xii
Plus dinformation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . xvi

Partie 1 Techniques de bases de donnes simples

1 Explorer une base de donnes Access 2010 . .3


Travailler avec Access 2010 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4
Concepts de base de donnes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 16
Explorer les tables . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 17
Explorer les formulaires . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 24
Explorer les requtes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 29
Explorer les tats . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 33
Prvisualiser et imprimer des objets dAccess . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 37
En rsum. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 42
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Sommaire

2 Crer des bases de donnes


et des tables simples . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 45
Crer une base de donnes partir dun modle . . . . . . . . . . . . . . . . . 46
Crer une base de donnes et des tables manuellement . . . . . . . . . . . 52
Manipuler les lignes et les colonnes des tables . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 60
Affiner la structure dune table . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 63
Crer des relations entre des tables . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 69
En rsum. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 74

3 Crer des formulaires simples . . . . . . . . . . . . 77


Crer un formulaire en utilisant loutil Formulaire . . . . . . . . . . . . . . . . . 78
Changer lapparence dun formulaire. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 85
Changer la disposition dun formulaire . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 93
En rsum. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 99

4 Afficher des donnes . . . . . . . . . . . . . . . . . . 101


Trier les informations dune table . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 101
Filtrer les informations dune table. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 107
Filtrer les informations avec un formulaire . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 111
Localiser les informations rpondant plusieurs critres . . . . . . . . . . 115
En rsum. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 119

5 Crer des tats simples . . . . . . . . . . . . . . . . . 121


Crer un tat avec un assistant . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 122
Modifier la conception dun tat . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 128
Prvisualiser et imprimer un tat . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 135
En rsum. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 139
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Sommaire

Partie 2 Techniques de bases de donnes relationnelles

6 Maintenir lintgrit des donnes . . . . . . . .143


Restreindre le type de donnes dun champ . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 144
Restreindre la taille des donnes dun champ . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 149
Spcifier le format des donnes dun champ . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 151
Restreindre les donnes en utilisant des rgles de validation . . . . . . 159
Restreindre les donnes aux valeurs dune liste . . . . . . . . . . . . . . . . . . 167
Restreindre les donnes aux valeurs dune autre table . . . . . . . . . . . . 173
En rsum. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 179

7 Crer des formulaires personnaliss . . . . . .181


Modifier un formulaire cr avec un assistant . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 182
Ajouter des contrles un formulaire . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 190
Ajouter un sous-formulaire un formulaire . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 198
Utiliser des courriels pour collecter des donnes. . . . . . . . . . . . . . . . . 207
En rsum. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 210

8 Crer des requtes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .213


Crer une requte avec un assistant . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 214
Crer une requte manuellement . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 219
Utiliser des requtes pour synthtiser des donnes . . . . . . . . . . . . . . 224
Raliser des calculs avec une requte . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 227
Utiliser des requtes pour mettre jour des enregistrements. . . . . . 233
Utiliser des requtes pour supprimer des enregistrements . . . . . . . . 237
En rsum. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 241

9 Crer des tats personnaliss . . . . . . . . . . . .243


Crer un tat manuellement . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 243
Modifier le contenu dun tat . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 249
Ajouter un sous-tat un tat . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 255
En rsum. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 263
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Sommaire

Partie 3 Personnalisation dAccess

10 Rendre les bases de donnes conviviales . . 267


Crer un formulaire de navigation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 268
Crer des catgories personnalises . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 275
Contrler la disponibilit des fonctionnalits . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 279
En rsum. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 283

11 Personnaliser Access . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 285


Modifier les options du programme par dfaut . . . . . . . . . . . . . . . . . 285
Personnaliser le ruban . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 295
Personnaliser la barre doutils Accs rapide . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 301
En rsum. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 304

Index. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 305
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Partie 1
Techniques de bases
de donnes simples
1 Explorer une base de donnes Access 2010 ..............................................................3

2 Crer des bases de donnes et des tables simples ............................................... 45

3 Crer des formulaires simples ...................................................................................... 77

4 Afficher des donnes.....................................................................................................101

5 Crer des tats simples..................................................................................................121


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1 Explorer une base


de donnes Access 2010
Dans ce chapitre, vous apprendrez :
4 Travailler avec Access 2010.
4 Comprendre les concepts des bases de donnes.
4 Explorer les tables.
4 Explorer les formulaires.
4 Explorer les requtes.
4 Explorer les tats.
4 Prvisualiser et imprimer des objets dAccess.

Microsoft Access 2010 fait partie de la suite Microsoft Office 2010, si bien que
linterface de base (barre doutils Accs rapide, ruban, mode Backstage et botes
de dialogue) vous est familire si vous avez dj utilis dautres applications de la
suite Office 2010. Cependant, Access a plus de fonctionnalits que la plupart des
autres programmes de la suite et il parat donc plus complexe tant que vous ne
lavez pas pris en main.
Astuce Si vous avez effectu une mise niveau dune version antrieure dAccess,
lisez la section Introduction Microsoft Access 2010 au dbut de ce livre pour
apprendre les diffrences entre les versions antrieures et Access 2010.
Tout au long de cet ouvrage, vous allez travailler avec des bases de donnes qui
contiennent des informations sur les employs, les produits, les fournisseurs et les
clients dune entreprise fictive. Au fur et mesure que vous effectuez les exercices
de ce livre, vous allez dvelopper un ensemble de tables, de formulaires, de
requtes et dtats, que lon appelle objets de base de donnes. Ces objets peuvent
tre utiliss pour saisir, modifier, et manipuler les informations dune base de don-
nes de nombreuses faons.

Dans ce chapitre, vous allez explorer Access et apprendre les concepts et lorgani-
sation du stockage des donnes dans cette application, notamment les types de
base de donnes, les types dobjets de base de donnes, et les relations entre les
objets. Vous allez examiner les objets dune base de donnes fonctionnelle,
apprendre les fonctionnalits intressantes dAccess, mais aussi des fonctionnali-
ts que vous explorerez plus en dtail dans les chapitres suivants.

3
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4 Chapitre 1 Explorer une base de donnes Access 2010

Fichiers dexercices Avant de pouvoir raliser les exercices de ce chapitre, vous


devez copier les fichiers dexercices du livre sur votre ordinateur. Le fichier que vous
allez utiliser pour terminer les exercices de ce chapitre se trouve dans le dossier
Chapitre01 des fichiers dexercices.

Travailler avec Access 2010


Comme pour tous les programmes dOffice 2010, la faon la plus courante de
dmarrer Access est de cliquer sur le bouton Dmarrer de la barre de tches Win-
dows. Lorsque vous dmarrez Access sans ouvrir de base de donnes, la fentre
du programme souvre en mode Backstage, la page Nouveau tant active. Dans le
mode Backstage, les commandes pour grer Access et les bases de donnes (et
non pas leurs objets) sont organises sous la forme de boutons et de pages quon
affiche en cliquant sur les onglets de page dans le volet gauche. Vous pouvez affi-
cher le mode Backstage nimporte quand en cliquant sur longlet en couleur
Fichier dans le coin suprieur gauche de la fentre du programme.

En cliquant sur longlet Fichier on affiche le mode Backstage o vous pouvez grer
les fichiers de base de donnes et personnaliser le programme.

partir de la page Nouveau du mode Backstage, vous pouvez crer une base de
donnes vide ou bien crer une nouvelle base de donnes partir dun modle
fourni par Access, dun modle tlcharg sur le site Web Office.com, ou dun
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Travailler avec Access 2010 5

modle personnalis enregistr sur votre ordinateur ou sur votre rseau. En mode
Backstage, vous pouvez aussi ouvrir une base de donnes sur laquelle vous avez
travaill rcemment, ou naviguer vers nimporte quelle base de donnes de votre
ordinateur et louvrir.

Lorsquon cre ou que lon ouvre une base de donnes, elle saffiche dans la fen-
tre du programme.

Onglet Fichier Barre doutils Accs rapide Barre de titre Ruban

Volet Navigation Barre dtat

Base de donnes Access dans la fentre du programme

Dpannage Lapparence des boutons et des groupes sur le ruban change en fonc-
tion de la largeur de la fentre du programme. Pour plus dinformations sur la
modification de lapparence du ruban pour quelle corresponde nos figures,
reportez-vous la section Modification de laffichage du ruban au dbut de ce
livre.
Linterface de la base de donnes est conue pour reflter de manire plus fidle
la faon dont les gens travaillent avec une base de donnes ou un objet de base
de donnes. Pour ceux qui ne sont pas familiers avec cette interface, qui a t
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6 Chapitre 1 Explorer une base de donnes Access 2010

introduite avec Microsoft Office Access 2007, voici un bref rcapitulatif des l-
ments de la fentre du programme :

l La barre de titre affiche le nom de la base de donnes active. La dsignation


(Access 2007) aprs le nom de la base de donnes indique que la base de
donnes est dans le format .accdb introduit avec Access 2007. Tout gauche
de la barre de titre se trouve licne Access, qui sert afficher les comman-
des pour dplacer, rduire, et fermer la fentre du programme. Les boutons
Rduire, Agrandir/Niveau infrieur, et Fermer, droite de la barre de titre,
servent aux mmes fonctions que dans tous les programmes Windows.
Voir aussi Windows 7 a introduit de nombreuses techniques de gestion de
fentre conviviales et efficaces. Pour plus dinformations sur les diffrentes
faons de travailler avec les fentres sur un ordinateur tournant sous Win-
dows 7, reportez-vous Windows 7 tape par tape, de Joan Lambert Prep-
pernau et Joyce Cox (Microsoft Press, 2009).
l Par dfaut, la barre doutils Accs rapide apparat droite de licne Access,
gauche de la barre de titre, et affiche les boutons Enregistrer, Annuler, et
Rtablir. Vous pouvez modifier lemplacement de la barre doutils Accs
rapide et la personnaliser pour inclure toute commande que vous utilisez
frquemment.
Astuce Si vous crez et travaillez avec des bases de donnes complexes, vous
serez bien plus efficace si vous ajoutez les commandes que vous utilisez fr-
quemment la barre doutils Accs rapide et laffichez sous le ruban, directe-
ment au-dessus de lespace de travail. Pour plus dinformations, reportez-
vous la section Personnalisation de la barre doutils Accs rapide du cha-
pitre 11, Personnaliser Access .
l Sous la barre de titre se trouve le ruban. Toutes les commandes pour tra-
vailler avec le contenu de votre base de donnes Access sont disponibles
partir de cet emplacement central de manire travailler efficacement avec
le programme.
l Un ensemble donglets se trouve tout en haut du ruban. En cliquant sur
longlet Fichier, on affiche le mode Backstage. En cliquant sur tout autre
onglet, on affiche un ensemble de commandes en rapport les unes avec les
autres qui sont reprsentes par des boutons et des listes. Longlet Accueil
est actif par dfaut.
Astuce Ne vous affolez pas si votre ruban prsente des onglets qui ne sont
pas illustrs dans nos figures. Vous avez peut-tre install des programmes
qui ajoutent leurs propres onglets au ruban Access.
l Dans chaque onglet, les commandes sont organises en groupes nomms.
Selon la rsolution de votre cran et la taille de la fentre du programme, les
commandes dun groupe peuvent tre affiches sous la forme de boutons
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Travailler avec Access 2010 7

comportant un texte, dicnes sans texte, ou de plusieurs gros boutons sur


lesquels vous pouvez cliquer pour afficher les commandes du groupe.
l Si le texte dun bouton nest pas visible, vous pouvez afficher le nom de la
commande et son raccourci clavier (sil en possde un) dans une info-bulle
en pointant le bouton.
Astuce Pour contrler laffichage des info-bulles, affichez le mode Backstage,
cliquez sur Options pour ouvrir la bote de dialogue Options dAccess, et
modifiez les paramtres de la zone Options de linterface utilisateur de la
page Gnral. Vous pouvez galement modifier la langue du contenu des
info-bulles sur la page Langue. Pour plus dinformations, reportez-vous la
section Modifier les options du programme par dfaut du chapitre 11,
Personnaliser Access .
l Certains boutons incluent une flche intgre ou spare. Si un bouton et sa
flche sont intgrs, le fait de cliquer sur le bouton affichera les options
pour redfinir laction du bouton. Si le bouton et sa flche sont spars, le
fait de cliquer sur le bouton effectuera laction par dfaut indique par
licne actuelle du bouton. Vous pouvez modifier laction par dfaut en cli-
quant sur la flche puis en cliquant sur laction dsire.
l Des commandes connexes mais moins courantes ne sont pas reprsentes
sous la forme de boutons dans un groupe. la place, elles sont disponibles
dans une bote de dialogue ou le volet de tches, quon affiche en cliquant
sur le lanceur de bote de dialogue situ dans le coin infrieur droit du
groupe.
l droite des noms des onglets du ruban, sous les boutons Rduire/Agrandir/
Fermer, se trouve le bouton Rduire le ruban. En cliquant sur ce bouton on
masque les commandes, mais on laisse les noms des onglets visibles. Vous
pouvez alors cliquer sur le nom dun onglet pour afficher temporairement
ses commandes. Le fait de cliquer nimporte o en dehors du ruban masque
nouveau les commandes. Lorsque le ruban entier est temporairement visi-
ble, vous pouvez cliquer sur le bouton lextrme droite (reprsentant une
punaise) pour rendre laffichage permanent. Lorsque le ruban complet est
masqu, vous pouvez cliquer sur le bouton Dvelopper le ruban pour laffi-
cher nouveau de faon permanente.
Raccourcis clavier Appuyez sur Ctrl+F1 pour rduire ou dvelopper le ruban.
l Le fait de cliquer sur le bouton Aide sur Microsoft Access droite du ruban
affiche la fentre Access - Aide, dans laquelle vous pouvez utiliser les tech-
niques standards pour rechercher des informations.
Raccourcis clavier Appuyez sur F1 pour afficher la fentre Access - Aide.
Voir aussi Pour plus dinformations sur le systme Access - Aide, reportez-
vous la section Obtenir de laide au dbut de ce livre.
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8 Chapitre 1 Explorer une base de donnes Access 2010

l Sur le ct gauche de la fentre du programme, le volet Navigation affiche


les listes des objets de base de donnes. Par dfaut, il affiche tous les objets
de la base de donnes par type dobjet, mais vous pouvez filtrer la liste en
cliquant sur la barre de titre du volet puis en cliquant sur la catgorie ou le
groupe dobjets que vous souhaitez afficher. Vous pouvez rduire et dve-
lopper les groupes de la liste en cliquant sur les chevrons dans les barres de
section. Si le volet Navigation vous gne, vous pouvez cliquer sur le bouton
Ouvrir/Fermer la barre de redimensionnement dans son coin suprieur droit
pour le rduire. Pour afficher nouveau le volet Navigation, cliquez sur le
bouton Ouvrir/Fermer la barre de redimensionnement encore une fois. Vous
pouvez tirer le bord droit du volet vers la gauche ou la droite pour le redi-
mensionner.
Raccourcis clavier Appuyez sur F11 pour afficher ou masquer le volet Naviga-
tion.
l Tout en bas de la fentre du programme, la barre dtat affiche les informa-
tions sur la base de donnes active et fournit laccs certaines fonctions du
programme. Vous pouvez contrler le contenu de la barre dtat en effec-
tuant un clic droit sur celle-ci pour afficher le menu Personnaliser la barre
dtat, dans lequel vous pouvez cliquer sur chaque lment pour lafficher
ou le masquer.
l Tout droite de la barre dtat, la barre doutils Afficher les raccourcis fournit
les boutons pour changer rapidement la vue de lobjet de base de donnes
actif.
Le but de toutes les fonctionnalits de cette interface est de rendre le travail avec
une base de donnes aussi intuitif que possible. Les commandes des tches que
vous effectuez souvent sont facilement disponibles, et mme celles que vous uti-
liserez moins frquemment sont faciles trouver.

Dans cet exercice, vous allez faire le tour de lorganisation des commandes
dAccess 2010.

CONFIGURATION Vous avez besoin de la base de donnes


EntrepriseGarden01_base situe dans le dossier des fichiers dexercices
Chapitre01 pour terminer cet exercice, mais ne louvrez pas tout de suite.
Accomplissez les tapes suivantes.

1. Dans le menu Dmarrer, cliquez sur Tous les programmes, Microsoft


Office, puis Microsoft Access 2010.
Access dmarre et affiche la fentre du programme en mode Backstage.
partir de cette vue, on gre les fichiers de base de donnes Access, mais on
ne travaille pas avec le contenu des bases de donnes. Par exemple, on peut
crer une base de donnes, mais pas un objet de base de donnes. Nous
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Travailler avec Access 2010 9

aborderons les tches que lon peut effectuer en mode Backstage dans
dautres chapitres de cet ouvrage.
2. Dans le volet gauche du mode Backstage, cliquez sur Ouvrir. Puis dans la
bote de dialogue Ouvrir, naviguez vers le dossier des fichiers dexercices
Chapitre01, et faites un double clic sur la base de donnes
EntrepriseGarden01_base.
La base de donnes souvre dans la fentre du programme. Un avertisse-
ment de scurit apparat sous le ruban.
3. Dans lavertissement de scurit, cliquez sur Activer le contenu.
Important Assurez-vous de lire lencadr Activation des macros et des
autres contenus de base de donnes plus loin dans ce chapitre pour en
apprendre plus sur les options de scurit dAccess.
Nous allons enregistrer la base de donnes de manire pouvoir lexplorer
sans crainte dcraser le fichier dexercice original.
4. Cliquez sur longlet Fichier pour afficher le mode Backstage, cliquez sur
Enregistrer la base de donnes sous, puis dans la bote de dialogue Enre-
gistrer sous, enregistrez la base de donnes dans votre dossier des fichiers
dexercices Chapitre01 avec le nom EntrepriseGarden01.
Astuce Dans ce livre, nous supposons que vous allez enregistrer les fichiers
dans vos dossiers des fichiers dexercices, mais vous pouvez les enregistrer o
bon vous semble. Lorsque nous faisons rfrence vos dossiers des fichiers
dexercices dans les instructions, substituez simplement lemplacement
denregistrement que vous avez choisi.
Dans la fentre du programme, la barre de titre indique que vous pouvez
travailler avec cette base de donnes aussi bien dans Access 2007 que dans
Access 2010. Sur la gauche, le volet Navigation affiche une liste de tous les
objets de cette base de donnes. Occupant le haut de la fentre, le ruban
inclut cinq onglets : Fichier, Accueil, Crer, Donnes externes, et Outils de
base de donnes. Longlet Accueil est actif par dfaut. Comme aucun objet
de base de donnes nest ouvert actuellement, aucun des boutons de
longlet Accueil nest disponible.
Astuce Les bases de donnes cres avec Access 2010 utilisent le format de
stockage de fichier introduit avec Access 2007, et leurs fichiers ont lexten-
sion.accdb. Vous pouvez ouvrir des fichiers de base de donnes crs dans des
versions antrieures dAccess (qui possdent lextension .mdb) dans Access
2010. Vous pouvez travailler avec ces fichiers et les enregistrer dans lancien
format ou bien travailler avec et les enregistrer dans le nouveau format. Si
vous les convertissez, vous ne pourrez plus les ouvrir dans des versions ant-
rieures Access 2007. Pour plus dinformations sur le format ACCDB, recher-
chez accdb dans laide dAccess.
9782100551187-Cox-Chap01.fm Page 10 Mardi, 21. septembre 2010 4:13 16

10 Chapitre 1 Explorer une base de donnes Access 2010

5. Dans la barre de titre du volet Navigation, cliquez sur Tous les objets
Access, puis sous le menu Filtrer par groupe, cliquez sur Tables.
Le volet Navigation liste dsormais uniquement les tables de la base de
donnes.
6. Dans le volet Navigation, sous Tables, faites un double clic sur Catgories.
La table Catgories souvre dans un document onglets. Comme une table
est affiche, deux onglets contextuels dans Outils de table (Champs et Table)
apparaissent sur le ruban. Ces onglets contextuels sont affichs uniquement
lorsque vous travaillez avec une table.

Noms des onglets du ruban Noms des onglets contextuels Noms des groupes

Volet Navigation Barre de navigation Table dans un document Barre doutils Afficher
filtr des enregistrements onglets les raccourcis

La barre de navigation des enregistrements en bas de la page de la table


indique combien denregistrements la table contient et lequel est actif, et
permet de parcourir les enregistrements.

Les boutons reprsentant des commandes lies au travail sur le contenu de


base de donnes sont organiss sur longlet Accueil en six groupes : Afficha-
ges, Presse-papiers, Trier et filtrer, Enregistrements, Rechercher, et Mise en
forme du texte. Seuls les boutons des commandes qui peuvent tre excu-
tes sur lobjet de base de donnes actuellement slectionn (dans ce cas,
une table) sont actifs.
7. Dans longlet Accueil, cliquez sur le lanceur de bote de dialogue Mise en
forme du texte.
9782100551187-Cox-Chap01.fm Page 11 Mardi, 21. septembre 2010 4:13 16

Travailler avec Access 2010 11

La bote de dialogue Mise en forme de la feuille de donnes souvre.

partir de cette bote de dialogue, on peut accder aux paramtres qui ne


sont pas disponibles sous la forme de boutons dans le groupe Mise en forme
du texte, tels que Couleur du quadrillage et Styles de bordure et de ligne.

8. Dans la bote de dialogue Mise en forme de la feuille de donnes, cliquez


sur Annuler.
9. Cliquez sur longlet Crer.
Les boutons reprsentant des commandes lies la cration dobjets de base
de donnes sont organiss sur cet onglet en six groupes : Modles, Tables,
Requtes, Formulaires, tats, et Macros et code.

Onglet Crer.

10. Faites un double clic sur longlet Crer.


En faisant un double clic sur longlet actif, on masque le ruban, ce qui fournit
plus despace pour lobjet de base de donnes actif.
9782100551187-Cox-Chap01.fm Page 12 Mardi, 21. septembre 2010 4:13 16

12 Chapitre 1 Explorer une base de donnes Access 2010

Le ruban est masqu.

11. Cliquez sur longlet Donnes externes.


Le ruban rapparat temporairement, avec longlet Donnes externes actif.
Les boutons reprsentant les commandes lies au dplacement dinforma-
tions entre une base de donnes et dautres sources sont organiss dans cet
onglet en quatre groupes : Importer et lier, Exporter, Collecter les donnes,
et Listes lies SharePoint.

Le fait de cliquer sur nimporte quel onglet (dans ce cas, longlet Donnes
externes) affiche le ruban temporairement.

Astuce Pour rendre les images de ce livre lisibles, nous travaillons dans une
fentre de programme qui est plus petite que le plein cran. Ainsi, les groupes
Collecter les donnes et Listes lies SharePoint sont reprsents dans cette
image sous la forme de boutons. Pour plus dinformations, reportez-vous la
section Modification de laffichage du ruban au dbut de ce livre.
12. Cliquez nimporte o dans la table ouverte.
Le ruban disparat nouveau.
13. Faites un double clic sur longlet Outils de base de donnes.
Faire un double clic sur un onglet affiche de faon permanente le ruban et
active cet onglet. Les boutons reprsentant les commandes lies la ges-
tion, lanalyse, et la fiabilisation des donnes sont organiss sur longlet
9782100551187-Cox-Chap01.fm Page 13 Mardi, 21. septembre 2010 4:13 16

Travailler avec Access 2010 13

Outils de base de donnes en six groupes : Outils, Macro, Relations, Analy-


ser, Dplacer les donnes, et Complments.

Onglet Outils de base de donnes.

14. droite de longlet de page de la table Catgories, cliquez sur le bouton


Fermer pour fermer la table sans fermer la base de donnes.
En cliquant sur ce bouton, on ferme lobjet actif.
15. Cliquez sur longlet Fichier pour afficher le mode Backstage, puis cliquez sur
Fermer la base de donnes.
Lorsquon ferme une base de donnes sans quitter Access, la page Nouveau
du mode Backstage est affiche afin de pouvoir ouvrir une autre base de
donnes ou en crer une nouvelle.
Notez que si vous ne fermez pas la base de donnes active avant den ouvrir
une autre, Access vous demande denregistrer les modifications et ferme la
base de donnes active votre place. Vous ne pouvez pas avoir deux bases
de donnes ouvertes simultanment dans une seule instance dAccess. Si
vous voulez avoir deux bases de donnes ouvertes en mme temps, vous
devez dmarrer une nouvelle instance dAccess.
Astuce Vous pouvez fermer Access compltement en cliquant sur le bouton
Fermer dans le coin suprieur droite de la fentre du programme, ou en cli-
quant sur Quitter dans le mode Backstage.

NETTOYAGE Conservez la base de donnes EntrepriseGarden01 pour luti-


liser dans les exercices suivants.

Activation des macros et des autres contenus de base de


donnes
Certaines bases de donnes contiennent des macros VBA (Microsoft Visual
Basic for Applications) qui peuvent excuter du code sur votre ordinateur.
Dans la plupart des cas, ce code sert effectuer une tche lie la base de
donnes, mais des individus mal intentionns peuvent aussi utiliser les macros
pour rpandre un virus sur votre ordinateur.
Lorsque vous ouvrez une base de donnes qui nest pas stocke dans un
emplacement approuv ou sign par un diteur approuv, Access affiche un
avertissement de scurit sous le ruban.
9782100551187-Cox-Chap01.fm Page 14 Mardi, 21. septembre 2010 4:13 16

14 Chapitre 1 Explorer une base de donnes Access 2010

Avertissement de scurit.

Tant que lavertissement de scurit est affich, les macros de la base de don-
nes sont dsactives. Vous pouvez activer les macros de trois faons
diffrentes :
l En autorisant les macros de la base de donnes pour les utiliser dans la
session de base de donnes actuelle.
l En ajoutant lditeur de la base de donnes la liste des diteurs approu-
vs. Cette option est disponible uniquement si la signature lectronique
de lditeur est attache la base de donnes. Access autorisera alors
automatiquement le contenu des macros de toute base de donnes
signe par cet diteur.
l En plaant la base de donnes dans un emplacement approuv. Access
autorise automatiquement le contenu des macros de toute base de don-
nes enregistre dans cet emplacement. Les emplacements approuvs
que vous spcifiiez dans Access ne sont pas approuvs par les autres pro-
grammes Office.

Pour activer les macros uniquement pour la session de base de donnes en


cours :
l Dans la zone Avertissement de scurit, cliquez sur Activer le contenu.

Pour ajouter lditeur dune base de donnes signe numriquement la liste


des diteurs approuvs :
1. Dans la zone Avertissement de scurit, cliquez sur Du contenu actif a t
dsactiv. Cliquez pour plus dinformations.
2. Sur la page Informations sur <Nom de la base de donnes>, cliquez sur le
bouton Activer le contenu, puis sur Options avances.
3. Dans la bote de dialogue Options de scurit Microsoft Office, cliquez sur
Approuver tous les documents de cet diteur, puis sur OK.
Notez que loption Approuver tous les documents de cet diteur est dis-
ponible uniquement si la base de donnes est signe numriquement.
9782100551187-Cox-Chap01.fm Page 15 Mardi, 21. septembre 2010 4:13 16

Travailler avec Access 2010 15

Pour ajouter lemplacement dune base de donnes la liste des emplace-


ments approuvs :
1. Affichez le mode Backstage, puis cliquez sur Options.
2. Dans le volet gauche de la bote de dialogue Options Access, cliquez sur
Centre de gestion de la confidentialit, puis sur Paramtres du Centre de
gestion de la confidentialit.
3. Dans le volet gauche du Centre de gestion de la confidentialit, cliquez
sur Emplacements approuvs.
4. Sur la page Emplacements approuvs, cliquez sur Ajouter un nouvel
emplacement.
5. Dans la bote de dialogue Emplacement de Microsoft Office approuv, cli-
quez sur Parcourir.
6. Dans la bote de dialogue Parcourir, naviguez vers le dossier contenant la
base de donnes active, puis cliquez sur OK.
7. Dans la bote de dialogue Emplacement de Microsoft Office approuv,
cochez la case Les sous-dossiers de cet emplacement sont galement
approuvs si vous le souhaitez, puis cliquez sur OK dans chaque bote de
dialogue ouverte.

Si vous prfrez, vous pouvez modifier la faon dont Access gre les macros
dans toutes les bases de donnes :
1. Affichez le Centre de gestion de la confidentialit, puis dans le volet gau-
che, cliquez sur Paramtres des macros.
2. Slectionnez loption pour quAccess gre les macros comme vous le
souhaitez :
m Dsactiver toutes les macros sans notification Si une base de
donnes contient des macros, Access les dsactive et naffiche pas
lavertissement de scurit pour vous donner la possibilit de les
activer.
m Dsactiver toutes les macros avec notification Access dsactive
toutes les macros et affiche lavertissement de scurit.
m Dsactiver toutes les macros lexception des macros signes
numriquement Access active automatiquement les macros signs
numriquement.
m Activer toutes les macros Access autorise toutes les macros (ceci
nest pas recommand).
3. Cliquez sur OK pour fermer le Centre de gestion de la confidentialit, puis
cliquez sur OK pour fermer la bote de dialogue Options Access.
9782100551187-Cox-Chap01.fm Page 16 Mardi, 21. septembre 2010 4:13 16

16 Chapitre 1 Explorer une base de donnes Access 2010

Concepts de base de donnes


Les programmes de base de donnes simples, tels que le composant Base de don-
nes de Microsoft Works, ne peuvent stocker des informations que dans une seule
table. Des programmes de base de donnes plus complexes, comme Access, peu-
vent stocker des informations dans plusieurs tables lies, crant ainsi ce quon
appelle des bases de donnes relationnelles. Si les informations dune base de
donnes relationnelle sont organises correctement, on peut traiter ces tables
comme une seule zone de stockage et extraire des informations lectronique-
ment partir de diffrentes tables dans nimporte quel ordre en fonction de nos
besoins.

Une table nest quun des types dobjets avec lequel vous pouvez travailler dans
Access. Les autres types dobjets incluent les formulaires, les requtes, les tats, les
macros et les modules.

Parmi tous ces objets, un seul (la table) est utilis pour stocker des informations.
Le reste des objets est utilis pour saisir, grer, manipuler, analyser, rechercher, ou
afficher les informations stockes dans une table.

Au fil des annes, Microsoft a fait de nombreux efforts pour faire dAccess un pro-
gramme de base de donnes grand public trs puissant, mais galement facile
apprendre et utiliser. Comme Access fait partie dOffice 2010, vous pouvez uti-
liser la plupart des techniques que vous utilisez avec Word et Excel. Par exemple,
vous pouvez utiliser les commandes, les boutons et les raccourcis clavier familiers
pour ouvrir et modifier les informations dans les tables Access. Et vous pouvez
facilement partager les informations entre Access et Word, Excel, ou les autres
programmes Office.

Dans sa forme la plus basique, une base de donnes est lquivalent lectronique
dune liste organise dinformations. Typiquement, ces informations ont un sujet
ou un but commun, comme la liste des employs illustre dans le tableau suivant.

Num Nom Prnom Fonction DateEmbauche

1 Anderson Nancy Sales Rep May 1, 2003


2 Carpenter Chase Sales Manager Aug 14, 2001
3 Emanuel Michael Sales Rep Apr 1, 1999
4 Furse Karen Buyer May 3, 2004

Cette liste est organise dans une table forme de colonnes et de lignes. Chaque
colonne reprsente un champ (un type dinformations spcif ique sur un
9782100551187-Cox-Chap01.fm Page 17 Mardi, 21. septembre 2010 4:13 16

Explorer les tables 17

employ : nom, prnom, date dembauche, etc.). Chaque ligne reprsente un


enregistrement (toutes les informations relatives un employ spcifique).

Si une base de donnes ne faisait rien de plus que de stocker des informations
dans une table, elle ne serait pas plus utile quune liste papier. Mais comme la base
de donnes stocke les informations dans un format lectronique, vous pouvez les
manipuler dans tous les sens et les exploiter de faon trs puissante.

Par exemple, supposez que vous souhaitiez trouver le numro de tlphone dune
personne vivant dans votre ville. Vous pouvez consulter cette information dans
lannuaire, puisque cet outil est prvu pour cela. Si vous souhaitez trouver le
numro de tlphone de quelquun qui vit dans un autre dpartement, vous pou-
vez aller la poste, qui possde probablement un annuaire des dpartements
limitrophes. Cependant, si vous voulez trouver le numro de tlphone de tous
les gens ayant le mme nom que vous dans tous les dpartements du pays, ou si
vous souhaitez trouver le numro de tlphone du voisin de votre grand-mre,
ces annuaires imprims ne vous serviront pas grand-chose, car ils ne sont pas
organiss pour trouver facilement cette information.

Lorsque les informations publies dans un annuaire sont stockes dans une base
de donnes, elles prennent bien moins de place, cela cote moins cher repro-
duire et distribuer, et si la base de donnes est conue correctement, les infor-
mations peuvent tre retrouves de nombreuses faons diffrentes. Le vrai
pouvoir dune base de donnes nest pas dans sa capacit stocker des
informations ; il rside dans sa capacit retrouver rapidement les informations
exactes que vous souhaitez extraire de la base de donnes.

Explorer les tables


Les tables sont les principaux objets de base de donnes. Leur but est de stocker
des informations alors que les autres objets de base de donnes ont pour fonction
dinteragir dune manire ou dune autre avec une ou plusieurs tables. Une base
de donnes Access peut contenir des centaines de tables, et le nombre denregis-
trements de chaque table est limit plus par lespace disponible sur votre disque
dur que par autre chose.
Astuce Pour des informations dtailles sur les spcifications dAccess, telles que la
taille maximum dune base de donnes ou le nombre maximum denregistrements
dans une table, recherchez caractristiques Access 2010 (sans les guillemets)
dans laide dAccess.
Tout objet Access possde deux modes ou plus. Pour les tables, les modes les plus
courants sont le Mode Feuille de donnes, dans lequel on peut voir et modifier les
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18 Chapitre 1 Explorer une base de donnes Access 2010

donnes de la table, et le Mode Cration, dans lequel on peut voir et modifier la


structure de la table. Pour ouvrir une table en Mode Feuille de donnes, faites un
double clic sur son nom dans le volet Navigation, ou faites un clic droit sur son
nom puis cliquez sur Ouvrir. Pour ouvrir une table en Mode Cration, faites un clic
droit sur son nom puis cliquez sur Mode Cration. Lorsquune table est ouverte en
Mode Feuille de donnes, le fait de cliquer sur le bouton Affichage dans le groupe
Affichages de longlet Accueil bascule en Mode Cration ; lorsquelle est ouverte
en Mode Cration, le fait de cliquer sur le bouton bascule en Mode Feuille de
donnes. Pour basculer dans un des deux autres modes de tables (Mode Tableau
crois dynamique ou Mode Graphique crois dynamique), on clique sur la flche
Affichage puis sur le mode appliquer dans la liste. On peut aussi basculer le
mode en cliquant sur un des boutons de la barre doutils Afficher les raccourcis
dans le coin infrieur droit de la fentre du programme.

Lorsquon visualise une table en Mode Feuille de donnes, on voit les donnes de
la table en colonnes (champs) et en lignes (enregistrements). La premire ligne
contient les en-ttes des colonnes (les noms des champs). Dans ce format, la table
est souvent simplement appele feuille de donnes.

Noms des champs

Champ Enregistrement

Noms des champs, champs et enregistrements dune table.

Si deux tables possdent un ou plusieurs noms de champs en commun, on peut


incorporer la feuille de donnes dune table dans une autre. En utilisant une feuille
de donnes incorpore, appele sous-feuille de donnes, on peut voir les informa-
tions de plusieurs tables en mme temps. Par exemple, on peut vouloir incorporer
9782100551187-Cox-Chap01.fm Page 19 Mardi, 21. septembre 2010 4:13 16

Explorer les tables 19

une feuille de donnes Commandes dans une table Clients de manire pouvoir
voir les commandes que chaque client a passes.

Dans cet exercice, vous allez ouvrir les tables dune base de donnes et explorer la
structure des tables dans diffrents modes.

CONFIGURATION Vous avez besoin de la base de donnes


EntrepriseGarden01 avec laquelle vous avez travaill dans lexercice prc-
dent. Ouvrez la base de donnes EntrepriseGarden01, assurez-vous que les
tables sont listes dans le volet Navigation, puis suivez les tapes.

1. Dans le volet Navigation, faites un double clic sur Produits. Puis tout droite
de la barre de titre du volet Navigation, cliquez sur le bouton Ouvrir/Fermer
la barre de redimensionnement de manire voir plus de champs de la
table.
La table Produits est affiche en Mode Feuille de donnes.

Chaque ligne de cette table contient des informations sur un produit et


chaque colonne contient un champ de chaque enregistrement.

2. Dans la ligne des noms de champs en haut de la table, pointez sur la bor-
dure droite du nom du champ NomProduit, puis lorsque le pointeur se
transforme en une flche double tte, faites un double clic sur la bordure.
Access ajuste la largeur du champ son entre la plus longue. Notez que le
Produit 1, Magic Lily, et le Produit 2, Autumn crocus, appartiennent la
catgorie Bulbs.
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20 Chapitre 1 Explorer une base de donnes Access 2010

3. Faites un double clic sur la bordure droite du nom du champ Catgorie


pour ajuster la largeur du champ.
Astuce Vous pouvez aussi redimensionner une colonne de table en pointant
sa bordure et en la dplaant vers la gauche ou la droite.
4. Dans le volet Navigation, cliquez sur le bouton Ouvrir/Fermer la barre de
redimensionnement, puis faites un double clic sur Catgories.
Astuce partir de maintenant, ouvrez le volet Navigation lorsque vous avez
besoin de travailler avec un objet diffrent, mais sentez-vous libre de le fer-
mer pour voir plus de donnes.
La table Catgories souvre dans un nouveau document onglet en Mode
Feuille de donnes. La page Catgories est active, mais la page Produits est
toujours ouverte et disponible si vous en avez besoin.
5. gauche de lenregistrement de la catgorie Bulbs, cliquez sur le bouton
Dvelopper (signe +).
La catgorie Bulbs se dveloppe pour rvler une sous-feuille de donnes
contenant tous les enregistrements de la table Produits qui sont assigns
la catgorie Bulbs. Cela est possible car une relation a t tablie entre les
deux tables.

Sous-feuille de donnes

Vous pouvez afficher simultanment les enregistrements de deux tables


relies.

6. gauche de lenregistrement de la catgorie Bulbs, cliquez sur le bouton


Rduire (signe -) pour masquer la sous-feuille de donnes.
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Explorer les tables 21

7. Cliquez sur le bouton Fermer droite de la barre donglets (pas le bouton


Fermer dans le coin suprieur droit de la fentre du programme) pour fer-
mer la table Catgories.
8. Fermez la table Produits, et lorsquAccess demande si vous voulez enregis-
trer les modifications de cette table, cliquez sur Oui.
Dans les tapes 2 et 3, vous avez modifi lapparence de la table en modi-
fiant la largeur des colonnes. Si vous souhaitez que ces modifications soient
effectives la prochaine fois que vous ouvrez la table, vous devez les enregis-
trer.
9. Dans le volet Navigation, faites un double clic sur la table Commandes.
Cette table contient des informations sur lexcution des commandes.

La barre de navigation des enregistrements en bas de la fentre indique que


cette table contient 87 enregistrements, et que lenregistrement actif est le
numro 1 sur 87.

10. Dans la barre de navigation des enregistrements, cliquez sur le bouton


Enregistrement suivant plusieurs fois.
La slection se dplace dans le champ NumCommande, car ce champ est
actif.
Raccourcis clavier Appuyez sur la touche Flche du Haut ou Flche du Bas
pour dplacer la slection dun enregistrement la fois. Appuyez sur la tou-
che Page vers le haut ou Page vers le bas pour vous dplacer dun cran en
une seule fois. Appuyez sur Ctrl+Origine ou Ctrl+Fin pour dplacer la slec-
tion au premier ou au dernier champ de la table.
11. Cliquez sur la barre de navigation des enregistrements, slectionnez le
numro denregistrement actuel, saisissez 40, puis appuyez sur la touche
Entre.
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22 Chapitre 1 Explorer une base de donnes Access 2010

La slection se dplace directement lenregistrement 40.


12. Dans la barre doutils Afficher les raccourcis, cliquez sur le bouton Mode
Cration.
La structure de la table Commandes est affiche en Mode Cration, et
longlet contextuel Outils de table Cration apparat sur le ruban.

Le Mode Feuille de donnes affiche les donnes stockes dans la table, alors
que le Mode Cration affiche la structure de la table sous-jacente.

Voir aussi Pour plus dinformations sur la structure de la table, reportez-vous


la section Affiner la structure dune table du chapitre 2, Crer des
bases de donnes et des tables simples .

NETTOYAGE Fermez la table Commandes. Conservez la base de donnes


EntrepriseGarden01 pour lutiliser dans les exercices suivants.

Documents onglets et fentres superposes


Par dfaut, Access 2010 affiche les objets de base de donnes dans des docu-
ments onglets. Si vous prfrez afficher chaque objet dans une fentre spa-
re plutt que sur un document spar, vous pouvez le faire.
Pour basculer vers des fentres superposes :
1. Cliquez sur longlet Fichier pour afficher le mode Backstage, puis cliquez
sur Options.
La bote de dialogue Options Access souvre.
9782100551187-Cox-Chap01.fm Page 23 Mardi, 21. septembre 2010 4:13 16

Explorer les tables 23

2. Affichez la page Base de donnes active, puis dans la zone Options de


lapplication, sous Options de la fentre Document, cliquez sur Fentres
superposes.
3. Cliquez sur OK.
Un message vous dit que vous devez fermer et ouvrir nouveau la base de
donnes active pour que la modification prenne effet.
4. Cliquez sur OK. Puis fermez et ouvrez nouveau la base de donnes.
Quand les objets de base de donnes sont affichs dans des documents
onglets, un bouton Fermer apparat droite de la barre donglets. Lorsque les
objets sont affichs dans des fentres superposes, la fentre de chaque objet
possde son propre ensemble de boutons Rduire, Agrandir/Niveau infrieur,
et Fermer droit de sa barre de titre.

Deux formulaires affichs dans des fentres superposes.

On peut dplacer les fentres dobjet en faisant glisser leurs barres de titre, et
on peut les redimensionner en faisant glisser leurs cadres. On peut galement
arranger les fentres en utilisant les options disponibles lorsquon clique sur le
bouton Changer de fentre du groupe Fentre (ce groupe est ajout
longlet Accueil lorsque vous slectionnez Fentres superposes dans la bote
de dialogue Options Access).
Access
Le meilleur moyen dapprendre Microsoft Access 2010,
tape par tape !
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Crez et grez facilement et rapidement vos bases de donnes avec

Microsoft Access 2010.

Grce ce livre :
Construisez des bases de donnes partir de zro ou en vous aidant
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changez des donnes avec dautres bases ou dautres documents Office.

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