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MONITORAMENTO
DE PROJETOS PRIORITRIOS
DO GOVERNO DO ESTADO
SUMRIO
APRESENTAO 5
1. INTRODUO 7
1.1 O Monitoramento e o Ciclo dos Projetos 9
1.2 Fluxo do Mapp 10
1.3 O Monitoramento e o Gerenciamento como Processos Complementares 11

2. A REDE ESTADUAL DE PLANEJAMENTO E O PROCESSO DE MONITORAMENTO 12

3. ESTRATGIA DE MONITORAMENTO 16
3.1 Classificao dos Projetos 16
3.2 Monitoramento dos Projetos Estratgicos 17
3.3 Monitoramento dos Projetos Complementares 20
3.4 Atuao do Comit Gestor de Monitoramento 20

4. O PROCESSO DE MONITORAMENTO 22
4.1 Seleo dos Projetos 23
4.2 Validao do Cadastro do Detalhamento do Projeto 24
4.3 Validao do Acompanhamento da Execuo do Projeto 25
4.4 Realizao de Reunies de Monitoramento 29
4.4.1 Anlise do Desempenho/Riscos do Projeto Sinalizao do Farol 29
4.4.2 Identificao dos Problemas e Ameaas Elaborao da MAPA 31
4.4.3 Elaborao de Relatrios 33
4.5 Encaminhamentos 33
4.5.1 Elaborao de Relatrios 34
4.5.2 No mbito de Outras reas do rgo Setorial/Secretaria 34
4.5.3 No mbito do Nvel Superior de Deciso da Secretaria Setorial/rgo 34
4.5.4 No mbito da Seplag 35
4.5.5 No mbito do Comit Gestor de Monitoramento 35
4.6 Painel de Monitoramento 35

5. RELATRIOS DE MONITORAMENTO 37
5.1 Espelho do Acompanhamento e do Monitoramento do Projeto Mapp 37
5.2 Relatrio Sinttico de Execuo dos Projetos 38
5.3 Relatrio de Questes Relevantes 39
5.4 Relatrio de Monitoramento Mensal da Secretaria 39
5.5 Relatrio Sinttico de Acompanhamento das Aes de Governo 40

6. OS SISTEMAS SIAP / WebMapp COMO FERRAMENTAS DE MONITORAMENTO 41

7. CONSIDERAES FINAIS 42

8. ANEXOS 43
8.1 Utilizao do SIAP para o Acompanhamento dos Projetos 43
8.2 Utilizao do SIAP para Anlise e Validao do Acompanhamento do Projeto 46
8.3 Utilizao do SIAP para o Monitoramento dos Projetos 49

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APRESENTAO
O Governo do Estado possui uma significativa carteira de projetos que
se destinam ao aumento ou melhoria da oferta de servios pblicos para
atender demanda da sociedade e alcanar os resultados de governo.

O xito desses projetos depende, em boa medida, de um bom sistema


de monitoramento que atue no sentido de assegurar a implantao dos
mesmos, de acordo com prazo e custo estabelecidos, e o alcance dos res-
pectivos resultados pretendidos, contribuindo tambm para viabilizar a im-
plementao das polticas pblicas.

Para aprovar e monitorar sua carteira de projetos, o Governo do Estado


instituiu o Mapp Monitoramento de Aes e Projetos Prioritrios. Trata-se
de um importante sistema de gesto para o controle da implantao dos
projetos pelos nveis superiores de deciso do Estado, possibilitando a to-
mada de decises durante a execuo dos mesmos, contribuindo para o
alcance dos compromissos estabelecidos no plano de governo.

Os grandes desafios da carteira de projetos aprovados no Mapp levaram,


num primeiro momento, a que o atual Governo contratasse a Fundao Ge-
tlio Vargas para apoi-lo no monitoramento dos seus cinquenta maiores
projetos. No entanto, em funo da existncia de uma quantidade bem
maior de projetos prioritrios, bem como da necessidade de uma estrutura
permanente das prprias secretarias, o Governo demandou, junto Secre-
taria do Planejamento e Gesto - Seplag, o aperfeioamento do Mapp como
ferramenta de gesto e a organizao da Rede Estadual de Planejamento
com dois objetivos principais:

melhorar a integrao dos instrumentos de planejamento (PPA GPR


Oramento Mapp); e
monitorar intensivamente os projetos estratgicos do Governo.

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A Rede Estadual de Planejamento, sob a coordenao da Seplag, possi-
bilita o restabelecimento de Unidades Setoriais de Planejamento USPs, as
quais assumem a coordenao dos instrumentos de planejamento, e a insti-
tuio de Escritrios de Monitoramento de Projetos - EMPs, no mbito das
secretarias, como unidades para viabilizao do monitoramento e suporte
ao gerenciamento dos projetos.

Com isto, a Rede Estadual de Planejamento e o Mapp tm a finalidade de


assegurar o planejamento sistmico do Governo e a execuo de seus proje-
tos para o consequente alcance dos produtos e resultados pretendidos.

Nesse sentido, o presente documento estabelece a estratgia e a meto-


dologia de monitoramento dos projetos que do suporte ao Mapp, baseada
na Rede Estadual de Planejamento e no Sistema WebMapp, sendo o guia
para orientar todos os que participam desse processo.

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1. INTRODUO
Em 2007, o Governo promoveu diversos eventos para desenvolver o pla-
nejamento estratgico do Estado do Cear, de modo a subsidiar a elabora-
o do Plano Plurianual (PPA 2008-2011). Naquela ocasio, decidiu-se pela
adoo do modelo de Gesto Pblica por Resultados - GPR, no qual foram
estabelecidos os resultados de governo e os resultados setoriais que ser-
vem de base para definio dos programas e produtos que conduziro ao
alcance desses resultados.

Assim, a matriz de GPR, os programas e as aes estabelecidos no PPA,


bem como as novas oportunidades que surgem para o desenvolvimento do
Estado so as bases para definio dos projetos que compem o Mapp.

O Oramento do Estado o instrumento que assegura os recursos ne-


cessrios implementao das polticas pblicas e o funcionamento da es-
trutura de governo e contempla, de forma sinttica, as seguintes categorias
de gastos:

Transferncia aos Municpios


Pagamento da Dvida
Pessoal
Custeio de Manuteno
Custeio Finalstico
Projetos (Mapp)

A Transferncia aos Municpios uma obrigao constitucional referente


a 25% da arrecadao do ICMS, representando cerca de 10% do oramento
total do Estado. O Pagamento da Dvida refere-se aos juros, amortizao e
demais encargos referentes s operaes de crdito contradas pelo Estado.
A Despesa de Pessoal, por sua vez, trata das obrigaes com o quadro de
pessoal do Estado.

O Custeio de Manuteno refere-se aos gastos com o funcionamento


da estrutura meio do Estado, ou seja, os custos de operao e manuten-

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o das estruturas bsicas das secretarias e rgos. O Custeio Finalstico
trata dos gastos diretos com o custeio dos servios ofertados sociedade,
incluindo-se a a operao e manuteno dos hospitais, escolas, delegacias,
policiamento, equipamentos sociais, culturais e esportivos, equipamentos
de segurana e justia, assistncia tcnica rural, oferta de medicamentos,
dentre outros.

Os Projetos abrangem os recursos do oramento que o Governo pode


decidir em que alocar, ou seja, so os gastos discricionrios, incluindo-se a
os investimentos e inverses, bem como as despesas correntes no continu-
adas que abrangem eventos do esporte e da cultura, planos de capacitao,
consultorias, dentre outros. Essas despesas se caracterizam por financiarem
aes que tem comeo e fim determinados. Assim, para gerir os projetos
de forma mais eficiente, o atual Governo criou o Mapp com o objetivo de
melhor definir a aplicao dos recursos e monitorar todos os gastos discri-
cionrios do Governo.

Os projetos podem destinar-se:

oferta de infraestrutura e servios para sociedade (escolas, hos-


pitais, delegacias, estradas, portos, aeroportos, audes, adutoras, equipa-
mentos esportivos e culturais, etc.);
oferta de meios para o funcionamento do Estado (prdios, equipa-
mentos, capacitao, consultorias, eventos de gesto, etc.);
ao apoio a eventos sociais, culturais e esportivos; e
s aes destinadas induo de atividades econmicas que promo-
vam a oferta de emprego e renda para a populao.

O Mapp, portanto, se constitui da carteira de projetos do Governo e todo


o sistema estabelecido para o monitoramento da implantao da mesma.
Desta forma, o Mapp inclui a proposio, a aprovao, o registro da execu-
o fsica e financeira e o monitoramento da implantao dos projetos, de
forma a assegurar o alcance dos resultados pretendidos com os mesmos.

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Figura 1: Composio do Mapp

1.1 O Monitoramento e o Ciclo dos Projetos


O ciclo dos projetos, de forma genrica, constitudo, basicamente, pe-
las seguintes etapas:

Identificao do Problema ou Oportunidade


Definio dos Objetivos e da Estratgia
Programao
Execuo, Monitoramento e Controle
Avaliao de Resultados e Impactos

O monitoramento se constitui em um processo do ciclo dos projetos,


sendo uma atividade imprescindvel para viabilizar a gesto dos programas
e projetos de governo, bem como para o fortalecimento dos princpios da
transparncia e racionalidade dos gastos.

Para efeitos do Mapp, entende-se monitoramento como um conjunto de


atividades gerenciais que tem por finalidade gerar informaes, em um nvel

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de agregao estratgica, sobre a execuo dos projetos e sobre problemas
e ameaas identificados e as respectivas providncias e ajustes necessrios,
visando orientar a tomada de decises para assegurar a implantao dos
projetos e auferir os resultados desejados.

Assim, o monitoramento tem como principal objetivo atuar no decorrer


da fase da execuo dos projetos, para orientar e alimentar o processo de
tomada de decises gerenciais dos nveis estratgicos do Governo.

O modelo de monitoramento pressupe que se atue de forma proati-


va, identificando ameaas e riscos que possam comprometer a execuo
das etapas de desenvolvimento do projeto, propondo, ao mesmo tempo, a
adoo de medidas e ajustes que os evitem ou mitiguem seus efeitos, alm
de atuar na soluo dos problemas ou corrigir os desvios efetivados, tendo
como foco a obteno dos resultados planejados.

Desta forma, seguindo as diretrizes estabelecidas pelo Governo, a Secre-


taria do Planejamento e Gesto do Estado, por meio da sua Coordenadoria
de Planejamento, Oramento e Gesto CPLOG, concebeu a estratgia e a
metodologia de monitoramento que do suporte ao Mapp, tendo por ob-
jetivos:

assegurar e dar celeridade execuo dos projetos estratgicos;


conduzir esses projetos a resultados concretos sociedade;
assegurar a integrao dos projetos com as metas de resultados e
programas do PPA;
dispor de mecanismos essenciais para a gesto eficaz dos projetos
estratgicos de Governo; e
gerar informaes confiveis sobre a execuo dos projetos para o
Governo e a sociedade.

1.2 Fluxo do Mapp


O Mapp trata de todas as fases do ciclo de vida de um projeto, no mbito
do Governo do Estado, desde a sua proposio at seu encerramento, pas-
sando pelo processo de aquisio e contratao, execuo, monitoramento
e encerramento, conforme a figura 2.
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Figura 2: Fluxo do Mapp referente ao ciclo de vida do projeto

1.3 O Monitoramento e o Gerenciamento como Processos Comple-


mentares
Conceitualmente, no mbito do Governo do Estado, monitoramento a
gesto estratgica pela alta direo do Governo, enquanto gerenciamento
a gesto ttico-operacional, responsvel pelo controle das atividades, cro-
nogramas, custos e todas as demais variveis que viabilizam a implantao
dos projetos.

Assim, o Monitoramento e o Gerenciamento so duas funes que se


complementam. Enquanto o monitoramento se utiliza das informaes do
gerenciamento; este, por sua vez, recebe o apoio do monitoramento para
mitigao dos problemas e ameaas que afetam o projeto, principalmente
quando requerida a atuao da alta direo do Estado.

Salienta-se que a qualidade do monitoramento depende de um bom


gerenciamento dos projetos. Nesse sentido, a Seplag tambm definiu uma
metodologia de gerenciamento de projetos que serve de guia para os ge-
rentes de projetos do Estado, devidamente apoiada em ferramentas de in-
formtica customizadas.

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2. A REDE ESTADUAL DE PLANEJAMENTO E O
PROCESSO DE MONITORAMENTO
A Seplag, na busca do aperfeioamento da gesto do planejamento p-
blico estadual, identificou a necessidade de aperfeioamento do Sistema
Estadual de Planejamento, com fins de atender aos crescentes desafios no
planejamento, bem como na monitoria e avaliao das polticas, programas
e projetos direcionados gesto por resultados.

Constatou-se que o sistema de planejamento do Estado no vinha asse-


gurando, de modo adequado, o necessrio alinhamento institucional, capaz
de avanar na melhoria das atividades de planejamento, oramento e ges-
to. Dentre os principais aspectos diagnosticados, identificou-se que:

Havia necessidade de uma melhor integrao dos instrumentos de


planejamento (PPA, GPR, Oramento e Mapp) em funo, principalmente,
da falta de uma coordenao nica desses instrumentos, no mbito das se-
cretarias.
Muitos programas e projetos, por no estarem suficientemente deta-
lhados e adequadamente monitorados e gerenciados, ficavam comprome-
tidos na sua fase de execuo, deixando de alcanar os resultados pretendi-
dos, dificultando a oferta de bens e servios populao, com qualidade e
no tempo oportuno.
Os membros das atuais equipes de planejamento e de gerenciamen-
to de projetos das secretarias setoriais e vinculadas ressentiam-se de maior
capacitao para o domnio dos instrumentos de planejamento, ferramen-
tas e metodologias adequadas para o gerenciamento e monitoramento dos
projetos.

Nessa perspectiva, o Governo do Estado redefiniu o Sistema Estadual de


Planejamento e institucionalizou a Rede Estadual de Planejamento, atravs
do Decreto n 29.917, de 08 de outubro de 2009, que passou a ser respon-
svel pela conduo dos processos de planejamento, oramento e Gesto
Pblica por Resultados, no mbito da Administrao Pblica Estadual, sob a
coordenao da Seplag.

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A Rede Estadual de Planejamento tem como principais objetivos:

integrao e articulao do Planejamento Governamental com o Pla-


nejamento Setorial;
centralizao da coordenao dos instrumentos de planejamento e
monitoramento em uma nica unidade nas secretarias setoriais; e
promoo da disseminao e aplicao das metodologias referentes
aos instrumentos de planejamento.

Sob essa tica, a Rede Estadual de Planejamento se constitui na estru-


tura sistmica que d suporte ao sistema de monitoramento de projetos e
garante, em boa medida, o alinhamento institucional e o cumprimento das
funes que abrange todo o ciclo de planejamento.

A Estruturao da Rede Estadual de Planejamento inclui:

o restabelecimento da Unidade Setorial de Planejamento - USP, que


ter a finalidade de unificar a coordenao dos instrumentos de planeja-
mento, no mbito da secretaria;
a criao dos Escritrios de Monitoramento de Projetos - EMP, com o
objetivo de realizar o monitoramento intensivo dos projetos estratgicos;
a definio de um Comit Gestor de Monitoramento, que tratar das
questes, no mbito da execuo dos projetos, de competncia da alta ad-
ministrao do Estado; e
a implantao do processo de monitoramento pela equipe de moni-
toramento da Seplag/CPLOG.
A figura 3 abaixo representa a estrutura da Rede Estadual de Planeja-
mento.

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Figura 3: Estrutura da Rede Estadual de Planejamento

A Unidade Setorial de Planejamento possui as seguintes funes:

coordenao da elaborao, reviso e avaliao do PPA da secretaria


e suas vinculadas;
coordenao da elaborao e alteraes do Oramento da secretaria
e suas vinculadas;
coordenao da definio de indicadores de resultados da secretaria
e acompanhamento da Matriz de GPR;
coordenao do processo de monitoramento de projetos, por meio
do Escritrio de Monitoramento de Projetos;
integrao dos instrumentos de planejamento, no mbito da secreta-
ria e suas vinculadas; e
centralizao, em nvel setorial, da articulao com a Seplag para as
questes relacionadas aos instrumentos de planejamento.

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Os Escritrios de Monitoramento de Projetos, no mbito das secretarias,
apresentam as atribuies citadas abaixo:

monitoramento intensivo dos projetos estratgicos (de governo e


setorial), com o apoio do Escritrio Central de Monitoramento, da Seplag
(Clula de Monitoramento da CPLOG);
monitoramento de projetos complementares, atravs de painel de
monitoramento;
orientao s gerncias de projetos sobre a Metodologia de Geren-
ciamento de Projetos do Estado;
gerenciamento das interdependncias entre projetos; e
identificao das necessidades e viabilizao de capacitao do pes-
soal envolvido com o gerenciamento de projetos.

O Comit Gestor de Monitoramento, constitudo pela Casa Civil, Seplag


e GabGov, tem como atribuies:

acompanhar a execuo dos principais empreendimentos do Gover-


no do Estado; e
atuar no processo decisrio para mitigao de problemas e ameaas
execuo dos projetos e obteno dos seus resultados.

O Escritrio Central de Monitoramento de Projetos, situado na Coor-


denadoria de Planejamento Oramento e Gesto CPLOG, da Seplag, tem
como atribuies principais:

promover o monitoramento dos projetos estratgicos, em conjunto


com os Escritrios de Monitoramento de Projetos das secretarias setoriais;
desenvolver e disseminar as metodologias de trabalho (de monitora-
mento e gerenciamento);
elaborar os relatrios de monitoramento; e
secretariar o Comit Gestor de Monitoramento.

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3. ESTRATGIA DE MONITORAMENTO
O Mapp abrange toda a carteira de projetos, com ateno privilegiada
nos projetos estratgicos. A estratgia de monitoramento envolve a classi-
ficao dos projetos, conforme o grau de prioridade e resposta aos resulta-
dos de governo e setoriais, os quais tero procedimentos diferenciados de
monitoramento.

Na tica dessa estratgia, privilegiam-se os projetos que respondem pe-


los grandes resultados do Governo e pelos principais resultados setoriais,
sempre no sentido de assegurar o alcance de seus objetivos, respeitando os
prazos e custos projetados, sem deixar de dar ateno aos projetos comple-
mentares, quando necessrio.

3.1 Classificao dos Projetos


No Sistema WebMapp/SIAP, esto cadastrados todos os projetos do Go-
verno, os quais so classificados de forma diferenciada quanto sua im-
portncia para o alcance dos resultados de governo e setoriais e, portanto,
possuem estratgias distintas de monitoramento.

Os projetos so classificados em:

estratgicos de governo;
estratgicos setoriais; e
complementares.

Os projetos estratgicos de governo so aqueles considerados projetos


estruturantes, fundamentais consecuo dos resultados de governo. So
caractersticas desses projetos:

impactam com grande intensidade no alcance dos resultados estra-


tgicos;
contribuem para alavancar a economia cearense e/ou encaminham
significativamente problemas sociais relevantes;

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requerem monitoramento e gerenciamento intensivo dos rgos res-
ponsveis pela gesto do Governo (Seplag, CGE , Sefaz, Casa Civil e GabGov)
e da setorial responsvel; e
em regra, representam os grandes compromissos do Governo.

Os projetos estratgicos setoriais so aqueles projetos importantes para


obteno dos resultados setoriais, embora estejam num nvel de importn-
cia inferior em relao aos estratgicos de governo. So caractersticas des-
ses projetos:

contribuem, indiretamente, para o alcance dos resultados de gover-


no;
participam e/ou asseguram diretamente o alcance das metas das po-
lticas setoriais; e
exigem gerenciamento intensivo da setorial responsvel.

Os projetos complementares so aqueles projetos que atuam comple-


mentarmente ao de governo. So caractersticas desses projetos:

atuam para viabilizar a complementao das metas setoriais;


so necessrios para o funcionamento da mquina do Governo; e
em regra, so de menor custo e complexidade.

A presente metodologia estabelece o monitoramento de forma intensiva


dos projetos estratgicos para ao estruturante do Governo, incluindo-se
os projetos estratgicos de governo e os estratgicos setoriais e, de forma
extensiva, dos projetos complementares.

3.2 Monitoramento dos Projetos Estratgicos


Conforme foi dito anteriormente, os projetos estratgicos so monitora-
dos de forma intensiva. Isto significa dizer que esses projetos sero monito-

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rados pelo Escritrio de Monitoramento de Projetos da secretaria, conjun-
tamente com a equipe de monitoramento da Seplag, e que os mesmos se
submetem a todas as etapas do processo de monitoramento, a saber:

Seleo dos projetos


Validao do cadastro do detalhamento do projeto
Validao do acompanhamento da execuo do projeto
Realizao de reunies de monitoramento
Anlise do desempenho do projeto sinalizao do farol
Identificao dos problemas e ameaas elaborao da MAPA
Elaborao de relatrios
Encaminhamentos
Atuao para tratamento dos problemas e ameaas
Acompanhamento das providncias sobre os problemas e ameaas

A implantao do processo de monitoramento inicia-se com a seleo


dos projetos que devero ser monitorados. Esses projetos devem represen-
tar os principais resultados almejados pela secretaria, tanto setorialmente,
quanto no nvel de governo. Deve-se inicialmente verificar a existncia de
projetos com caractersticas de subprojetos que exijam a sua agregao,
dando origem aos empreendimentos. A criao do termo empreendimen-
to uma estratgia de visualizao de um projeto com alto nvel de com-
plexidade. Essa estratgia visa permitir o acompanhamento fsico e finan-
ceiro, de modo agregado, das atividades desses projetos, possibilitando o
gerenciamento das interdependncias entre esses subprojetos.

O passo seguinte a validao do detalhamento fsico e financeiro desses


projetos. Nessa etapa, o tcnico se apropriar das informaes detalhadas
referentes ao planejamento do escopo, tempo, custo e risco dos projetos
que esto sob sua responsabilidade.

Aps conhecer o projeto, passa-se para a etapa de anlise e validao do


acompanhamento fsico, que dever ser realizado mensalmente. Nessa eta-

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pa, o tcnico responsvel pelo monitoramento se atualizar, mensalmente,
acerca do estgio das atividades realizadas no projeto.

O processo de acompanhamento da execuo fsica do projeto pres-


supe, inicialmente, reunio entre o gerente de projeto e os responsveis
pela execuo direta das atividades do projeto, sejam eles componentes
das equipes da secretaria, sejam membros das equipes contratadas. Essas
reunies visam ao conhecimento, por parte das secretarias, de informaes
sobre a execuo fsico-financeira dos projetos, de modo a possibilitar o
cadastramento das mesmas nos sistemas corporativos.

Aps a anlise e validao do acompanhamento fsico, a equipe do EMP


se reunir com a gerncia do projeto para verificar o desempenho do mes-
mo, identificar as ameaas e problemas e traar um plano de resposta. Nes-
sas reunies, devero estar presentes o gerente do projeto, membros dos
escritrios de projetos da Seplag e da secretaria e outros envolvidos nos
assuntos a serem discutidos na reunio.

No caso da existncia de problemas e ameaas que comprometam a exe-


cuo do projeto, ser preenchida a Matriz de Acompanhamento de Proble-
mas e Ameaas MAPA. Nessa matriz, esto listados os problemas identifi-
cados nessa reunio e as providncias e respectivos responsveis.

Assim, terminada a reunio de monitoramento, tem-se um plano de ao


para a soluo ou mitigao dos problemas e riscos apontados na reunio.
Esse plano conter aes que devero ser implementadas pelo gerente de
projetos, pelo secretrio da pasta, juntamente com sua equipe tcnica, pela
equipe da Seplag/CPLOG, ou, nos casos mais graves, providncias a serem
encaminhadas ao Comit Gestor de Monitoramento. Essa metodologia
orienta que os resultados das reunies de monitoramento sejam apresen-
tados e validados com a alta direo da secretaria.

A equipe do EMP da secretaria dever, ento, atuar no tratamento dos


problemas e ameaas identificados atravs da implementao das aes in-
dicadas no plano de ao, traado na reunio. Essa atuao poder exigir,
conforme foi dito anteriormente, o envolvimento de outras coordenaes,
do secretrio ou assessores, da Seplag ou mesmo do Comit Gestor de Mo-
nitoramento.

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Finalmente, a equipe de monitoramento dever acompanhar o anda-
mento das aes implementadas, bem como manter as informaes refe-
rentes a esse acompanhamento atualizadas nos sistemas corporativos.

Todo esse processo se repetir mensalmente, at o encerramento do


projeto.

3.3 Monitoramento dos Projetos Complementares


Esses projetos, assim como os estratgicos, passam por um detalhamen-
to fsico, por produto e subproduto, e pela anlise e validao da Seplag.
Tambm so acompanhados mensalmente e esse acompanhamento valida-
do pelas Clulas de Gesto da Seplag/CPLOG.

Aps o acompanhamento, a gerncia do projeto deve avaliar a situao


dos projetos com relao aos riscos, isto , existncia de problemas e amea-
as, e sinaliz-los com faris nas cores vermelha, amarela ou verde. Somen-
te no caso da identificao de problemas e ameaas que comprometam sig-
nificativamente os resultados dos projetos estratgicos ou o desempenho
geral do rgo, a gerncia dever sinalizar o projeto com o farol vermelho,
o que, uma vez confirmado pela equipe do EMP, resultar no tratamento
semelhante ao dos projetos estratgicos, descrito no item anterior.

Ressalta-se que, ordinariamente, os projetos complementares so moni-


torados atravs do painel de monitoramento.

3.4 Atuao do Comit Gestor de Monitoramento


O Comit Gestor de Monitoramento, instncia superior de acompanha-
mento da execuo dos principais empreendimentos do Governo do Estado
e deciso para mitigao de problemas e ameaas execuo dos projetos,
composto pelos titulares dos seguintes rgos:

Casa Civil;
Gabinete do Governador GabGov; e
Secretaria de Planejamento e Gesto Seplag.

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As reunies do Comit Gestor de Monitoramento se realizam quinze-
nalmente ou com outra frequncia, quando necessrio, e podem tambm
contar com a participao do:

Secretrio de pasta ou Dirigente mximo do rgo;


Gerente do Escritrio de Monitoramento de Projeto da secretaria en-
volvida;
Coordenador de Planejamento e Oramento CPLOG; e
outros envolvidos com as questes a serem discutidas, a critrio do
comit.

O Escritrio Central de Monitoramento de Projetos, que assume a fun-


o de Secretaria Executiva desse Comit, responsvel pela operacionali-
zao dessas reunies, ficando, portanto, a seu cargo:

selecionar os projetos que se encontram com problemas ou ameaas


graves a serem apresentados nas reunies;
analisar os relatrios dos projetos a serem apresentados;
preparar a pauta da reunio;
consolidar as apresentaes;
organizar o material tcnico de apoio utilizado nessa reunio;
convidar os participantes da reunio;
confirmar a reunio com os participantes;
elaborar a ata de reunio; e
dar encaminhamento s decises tomadas nas reunies.

Para participar da reunio do Comit Gestor de Monitoramento, o rgo


demandante dever preparar relatrio, conforme ser descrito mais adian-
te, e envi-lo Secretaria Executiva do Comit, a qual analisar o pedido do
rgo setorial e, caso afirmativo, o incluir na pauta da reunio.

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A reunio do Comit Gestor de Monitoramento abordar:

apresentao e anlise do desempenho geral de secretaria, referen-


ciando a programao e execuo fsico-financeira dos rgos e os projetos
estratgicos; e
anlise de problemas que estejam ameaando a execuo ou resulta-
dos de projetos estratgicos.

Para a anlise dos problemas e ameaas, a Secretaria Executiva deve dis-


ponibilizar as seguintes informaes:

escopo e situao da execuo do projeto;


contextualizao dos problemas e ameaas; e
encaminhamentos demandados ao Comit Gestor, demonstrando, se
for o caso, as alternativas necessrias para tomada de deciso.

As reunies so conduzidas pela Secretaria Executiva do comit, o qual


poder contar com o apoio dos demais participantes.

4. O PROCESSO DE MONITORAMENTO
A sistemtica de monitoramento estabelecida pela Seplag contempla a
formao das etapas citadas a seguir:

Seleo dos projetos


Validao do cadastro do detalhamento do projeto
Validao do acompanhamento da execuo do projeto
Realizao de reunies de monitoramento
- Anlise do desempenho/riscos do projeto sinalizao atravs
do farol
- Identificao dos problemas e ameaas elaborao da MAPA

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- Elaborao de relatrios
Encaminhamentos
- Atuao para tratamento dos problemas e ameaas
- Acompanhamento das providncias sobre os problemas e
ameaas
Painel de Monitoramento
Reunies do Comit Gestor de Monitoramento de Projetos.
A figura 4 ilustra o processo de monitoramento.

Figura 4: Processo de monitoramento

4.1 Seleo dos Projetos


Inicialmente, deve-se atentar para a classificao dos projetos, para fins
de definio da forma de monitoramento a ser adotada: intensiva ou atra-
vs do painel de controle. Como mencionado anteriormente, no Governo
do Estado do Cear, os projetos so classificados em estratgicos de gover-
no, estratgicos setorial ou complementar, no momento de sua aprovao,

MAPP - MONITORAMENTO DE PROJETOS PRIORITRIOS DO GOVERNO DO ESTADO 23


pelo chefe do poder executivo. Cabe ao Escritrio de Monitoramento de
Projetos e Seplag verificar se os projetos esto classificados adequada-
mente e, caso contrrio, propor os ajustes necessrios nessa classificao.

Identificados os projetos estratgicos, a equipe do EMP deve verificar a


existncia de interdependncias entre projetos de modo a identificar a ne-
cessidade de criao de empreendimentos, viso agregada de projetos.

4.2 Validao do Cadastro do Detalhamento do Projeto


Logo aps a aprovao do projeto, o gerente deve proceder ao cadas-
tramento do detalhamento do mesmo, no sistema SIAP. No detalhamento
fsico do projeto esto cadastradas as seguintes informaes:

Titulo do projeto
Descrio do projeto
Data de aprovao
Datas de inicio e termino
Nome, telefone e e-mail do responsvel
Detalhamento fsico (escopo)
Objetivo do projeto
Justificativa
Excluses
Restries
Premissas
Estratgia de execuo
Partes interessadas

Em seguida, o responsvel pelo projeto cadastra os produtos, subprodu-


tos e municpios beneficiados com o projeto, informando, nos subprodutos,

24 MAPP - MONITORAMENTO DE PROJETOS PRIORITRIOS DO GOVERNO DO ESTADO


as quantidades e valores anuais, bem como as datas de inicio e trmino dos
mesmos. As informaes citadas acima, uma vez preenchidas corretamen-
te, do origem ao cronograma fsico-financeiro anual, mostrando a progra-
mao dos principais componentes do projeto.

Para realizar essa etapa de forma correta, faz-se necessrio considerar


os seguintes conceitos:

produtos so bens e servios ofertados sociedade ou necessrios


para o funcionamento do Governo, e, em alguns casos, podem ser expres-
sos pelo nmero de beneficirios. Os produtos resultam das aes definidas
no Plano Plurianual e sero acompanhados como componentes dos progra-
mas e projetos, quanto execuo fsica, financeira e de prazos, tomando
como base a programao definida no PPA, LOA e Mapp.
Subproduto representa ou a etapa de execuo de determinado pro-
duto ou sua especificao. No caso de produto divisvel, aquele cuja execu-
o se efetua em vrias etapas, o subproduto representa cada uma dessas
etapas. Quando se tratar de produto indivisvel, em que a execuo se d
em uma nica etapa, os subprodutos correspondem s vrias especifica-
es do produto.

O cadastramento do detalhamento do projeto dever ser validado pela


equipe de monitoramento de projetos da Seplag.

4.3 Validao do Acompanhamento da Execuo do Projeto


Aps a seleo dos projetos e o detalhamento fsico dos mesmos, passa-
se para a coleta e alimentao de informaes acerca da execuo fsico-
financeira e a anlise dos dados a partir do acompanhamento dos projetos,
feitas no Sistema WebMapp/SIAP. Esse acompanhamento ser realizado
pela equipe da gerncia do projeto e analisado pela equipe de monitora-
mento de projetos da Seplag, para servir de base para a prxima etapa do
processo de monitoramento.

Assim, os projetos sero acompanhados no sistema WebMapp/SIAP,

MAPP - MONITORAMENTO DE PROJETOS PRIORITRIOS DO GOVERNO DO ESTADO 25


tanto na evoluo de sua execuo fsica e financeira, quanto na execuo
dos produtos e subprodutos.

Sero realizados trs tipos de acompanhamento:

acompanhamento da execuo financeira do projeto por fonte;


acompanhamento fsico-financeiro de produtos e subprodutos; e
acompanhamento do estgio da execuo e comentrios explicativos
sobre a evoluo do projeto.

A execuo financeira dos projetos, por fonte de recursos, acompanha-


da medida que o rgo solicita parcelas, empenha e paga faturas referen-
tes sua execuo. As informaes relativas solicitao de parcelas so
fornecidas em tempo real, enquanto que os valores empenhados e pagos
so atualizados diariamente por meio da transmisso de dados do sistema
SIC para o sistema WebMapp/SIAP.

A evoluo da execuo fsico-financeira dos produtos e subprodutos


acompanhada mensalmente por ocasio do acompanhamento obrigatrio
dos projetos no Sistema WebMapp/SIAP. A falta desse acompanhamento
descredencia o projeto para solicitao de parcelas financeiras.

A atualizao do estgio de execuo, bem como os comentrios expli-


cativos sobre a evoluo do projeto, so feitos medida que h evoluo na
situao do projeto, com frequncia mnima mensal. Assim, esse acompa-
nhamento feito mensalmente, ou em perodos mais curtos se houver mu-
danas no estgio de execuo do projeto ou novas informaes relevantes
sobre a evoluo do mesmo. A falta de um acompanhamento mensal tam-
bm desabilita o projeto para solicitao de parcelas financeiras.

Abaixo esto listados os estgios de execuo e as informaes que de-


vem ser escritas no acompanhamento:

NO INICIADO: neste estgio, encontra-se o projeto aprovado que


no tenha dado incio a nenhuma execuo fsica ou atividade de prepara-
o para execuo. Neste caso, como ainda no foi dado incio execuo
do projeto, deve-se escrever o(s) motivo(s) de o projeto ainda no ter inicia-

26 MAPP - MONITORAMENTO DE PROJETOS PRIORITRIOS DO GOVERNO DO ESTADO


do e as providncias previstas para viabilizar o incio de sua execuo.
EM ATIVIDADES PREPARATRIAS: neste estgio, o projeto encontra-
se em preparao, ou seja, realizando atividades anteriores ao processo de
licitao/contratao, tais como: preparao dos termos de referncia, ela-
borao de editais de licitao, elaborao de projetos bsicos, preparao
de convnio, etc. Neste estgio, devem ser citadas essas atividades, anterio-
res ao processo de contratao, que esto em andamento, seu objeto com
suas respectivas quantidades e beneficirios, conforme o caso; a data de
incio e de previso de trmino da elaborao dos documentos iniciais do
projeto; o setor em que se encontra o documento em elaborao, dentre
outras informaes importantes.
EM LICITAO: etapa compreendida entre o cadastramento do pro-
cesso de licitao na PGE e a sua finalizao. Deve-se informar o nmero e
a modalidade da licitao e a data prevista para sua realizao; o estgio
em que se encontra o processo licitatrio; se a licitao foi fracassada ou
deserta.
LICITADO: o projeto com licitao homologada e ainda no contrata-
do. Neste caso, deve-se informar o resultado da licitao, especificando a
data da homologao, objeto e quantitativos; a(s) empresa(s) vencedora(s);
as providncias que esto em andamento para a contratao.
CONTRATADO/CONVENIADO: o projeto com contratos ou convnios
de execuo assinados e cuja execuo ainda no tenha sido iniciada. Se
informado esse estgio, o campo acompanhamento fsico deve conter as
seguintes informaes: o(s) nmero(s) do(s) contrato(s)/convnio(s) e seus
respectivos objetos; a data da assinatura; a data da publicao; o perodo
de vigncia; no caso de contratao direta, informar se ocorreu dispensa ou
inexigibilidade de licitao; informar se h algum problema para dar incio
execuo.
EM EXECUO: caracteriza o projeto cujo objeto encontra-se com a
execuo fsica iniciada. Devem ser informados: a data de incio da execuo
dos trabalhos, podendo, em alguns casos, corresponder data da ordem de
servio ou de compra; o andamento da execuo fsica do projeto. Pode-se
tambm utilizar este campo para informar ocorrncias positivas/negativas
que estejam incidindo sobre o andamento do projeto e que impactem na

MAPP - MONITORAMENTO DE PROJETOS PRIORITRIOS DO GOVERNO DO ESTADO 27


execuo fsica e:
- Em caso de obra: explicitar, de forma qualitativa, os percentuais
de execuo dos produtos e subprodutos indicados no quadro.
Pode-se, em casos excepcionais, informar um resumo das medies
realizadas, aditivos de prazo e de valor.
- Em caso de aquisio de equipamentos e contratao de
servios: informar, alm do disposto no incio do pargrafo, a previso
de entrega dos equipamentos e concluso dos servios; o tipo de
equipamento/servio e sua quantidade.
- Em caso de evento/capacitao: informar, alm do disposto na
primeira parte desse pargrafo, o local e o perodo de realizao do
mesmo.
- Em caso de concesso de bolsas ou outros benefcios: informar,
alm do que foi dito anteriormente na parte principal do pargrafo, o
perfil do pblico-alvo, a rea de conhecimento que ser beneficiada
e a periodicidade das bolsas/benefcios.
PARALISADO: o projeto com execuo fsica iniciada, mas que est
temporariamente interrompida. No caso de projeto nesse estgio, deve-se
informar a data da paralisao do projeto, o motivo da paralisao e as pro-
vidncias que esto sendo tomadas para retomar a execuo.
CANCELADO: o projeto iniciado, mas cancelado definitivamente pelo
rgo executor. Quando h projetos nesse estgio, deve-se preencher o
campo acompanhamento fsico com a data e o motivo do cancelamento.
EXECUO FSICA CONCLUDA: o projeto com execuo fsica conclu-
da, como por exemplo: obra finalizada, equipamento recebido ou evento
realizado, etc., porm, neste caso, ainda apresenta pagamentos pendentes.
Deve-se fornecer as seguintes informaes quando o projeto se encontra
nesse estgio: a data de concluso da obra, servio ou de recebimento do
bem, bem como o motivo da existncia de pendncias financeiras.
EXECUO FSICO-FINANCEIRA CONCLUDA: assim considerado o
projeto com execuo fsica concluda e com a totalidade dos pagamentos
efetuados, ou seja, quando todas as atividades do projeto forem executa-
das, chegando assim ao alcance do objeto do projeto, e todas as parcelas

28 MAPP - MONITORAMENTO DE PROJETOS PRIORITRIOS DO GOVERNO DO ESTADO


correspondentes forem pagas. Por ltimo, nesse estgio so escritas: a data
de concluso do projeto; as quantidades e percentuais realizados dos pro-
dutos e subprodutos; bem como, se for possvel, o nmero de beneficirios
do projeto.

4.4 Realizao de Reunies de Monitoramento


Esta etapa do processo de monitoramento de projetos se refere a mto-
dos presenciais que compreendem: reunies mensais de monitoramento,
envolvendo as equipes da Seplag, os Escritrios de Monitoramento de Pro-
jetos EMPs e gerncias de projetos; e de checagens locais dos projetos,
quando necessrias, que se constituem num tipo de anlise rpida, qualita-
tiva, por meio da qual pode se verificar como a implementao do projeto
est sendo realizada e se est atingindo seus objetivos e resultados.

As reunies de monitoramento tm os seguintes objetivos:

discutir e avaliar o desempenho/risco do projeto e sinalizar atravs


do farol;
identificar os problemas e ameaas do projeto e registr-los na Ma-
triz de Acompanhamento de Problemas e Ameaas - MAPA; e
acompanhar na MAPA a implementao das providncias apontadas
na reunio anterior.

Logo aps a realizao das reunies de monitoramento, as informaes


referentes situao dos projetos estratgicos, quanto ao desempenho e
riscos, devero ser apresentadas alta direo da secretaria/rgo.

4.4.1 Anlise do Desempenho/Riscos do Projeto Sinalizao do Fa-


rol
Os projetos devem ser sinalizados em funo dos nveis de riscos que
possam comprometer a execuo do projeto, do ponto de vista fsico, fi-
nanceiro ou de prazo, o alcance dos seus resultados ou ainda a execuo de

MAPP - MONITORAMENTO DE PROJETOS PRIORITRIOS DO GOVERNO DO ESTADO 29


outros projetos vinculados.

Os projetos estratgicos so monitorados intensivamente e sinalizados,


com base em um consenso entre a gerncia do projeto, a equipe do EMP
e a equipe de monitoramento da Seplag. Por outro lado, no caso dos pro-
jetos complementares, a sinalizao ser feita pelos prprios gerentes de
projetos, submetendo-se a monitoramento intensivo por parte equipe de
monitoramento (Seplag/EMP) somente aqueles sinalizados com luz verme-
lha. Eventualmente, nos casos em que no haja consenso na sinalizao, a
Seplag tem a prerrogativa de decidir sobre a cor do farol, informando essa
deciso secretaria.

O dispositivo de sinalizao um comando formado por luzes verde,


amarela e vermelha, que sero acesas, para o nvel gerencial de governo,
com o objetivo de indicar a situao de risco dos projetos, conforme crit-
rios descritos a seguir.

A sinalizao verde ser acionada toda vez que os projetos apresentarem


desempenho favorvel em relao execuo fsica e financeira e ao prazo,
e cujas eventuais dificuldades quanto a esses aspectos forem absolutamen-
te contornveis pela gerncia do projeto, de modo que no haja compro-
metimento significativo em relao ao resultado, prazos e custos finais do
projeto.

O farol amarelo ser acionado para indicar a existncia de problemas


e ameaas e possveis situaes de riscos que possam comprometer o de-
sempenho do projeto e/ou ainda impactar outras aes de governo. Essa
sinalizao significa que h problemas ou ameaas que no esto sendo
contornados pela gerncia do projeto e que, caso no sejam tomadas as
devidas providncias, acarretar prejuzos quanto aos prazos ou obteno
dos resultados projetados.

A sinalizao vermelha, por outro lado, informa que os resultados e/ou


prazos do projeto apresentam-se significativamente comprometidos em
funo dos entraves e dificuldades durante a execuo do projeto. Essa si-
nalizao deve ser utilizada tambm no caso da identificao de ameaas
que certamente se concretizaro.

Quanto aos projetos complementares, a sinalizao vermelha s dever

30 MAPP - MONITORAMENTO DE PROJETOS PRIORITRIOS DO GOVERNO DO ESTADO


ser acionada quando os prejuzos pela situao de comprometimento dos
resultados ou dos prazos forem significativos para os resultados dos proje-
tos estratgicos ou para o desempenho geral do rgo. O sinal vermelho
ser entendido pela Seplag/EMP como uma solicitao de ajuda. A situao
de comprometimento, sendo confirmada pela equipe de monitoramento,
resultar num tratamento semelhante aos projetos estratgicos. Contudo,
os projetos complementares devem utilizar a sinalizao amarela quando os
prazos, custos e resultados j estiverem comprometidos e/ou quando esses
impactos se restrinjam ao prprio projeto.

4.4.2 Identificao dos Problemas e Ameaas Elaborao da MAPA


A Matriz de Acompanhamento de Problemas e Ameaas MAPA um
instrumento gerencial que contribui para identificar e acompanhar a evolu-
o, de forma agregada e tempestiva, dos problemas e ameaas que possam
tornar incerto o cumprimento de prazos, custos e/ou alcance dos resulta-
dos do projeto, ao mesmo tempo em que define estratgias e providncias,
com vistas a solucionar esses problemas e dificuldades para implantao do
projeto.

Com o propsito de orientar o preenchimento da MAPA, a seguir so


apresentados os conceitos dos diversos campos que a compem.
MATRIZ DE ACOMPANHAMENTO DE PROBLEMAS E AMEAAS

Ameaa ou
Classificao Providncia Responsvel Prazo Status Acompanhamento
problema

Ameaa ou problema: problema instalado ou possibilidade de situa-


es desfavorveis execuo do projeto, os quais, se no forem resolvidos
ou mitigados, devero atrasar sua execuo e/ou comprometer o alcance
de seus resultados.
Classificao: sero utilizadas trs classificaes para problema ou
ameaa sob os seguintes critrios:
- Grave: quando o problema j provocou atrasos significativos
MAPP - MONITORAMENTO DE PROJETOS PRIORITRIOS DO GOVERNO DO ESTADO 31
e/ou aumento nos custos e/ou j comprometeu os resultados do
projeto. No caso da ameaa, somente ser considerada grave quando
o impacto e a probabilidade de ocorrncia forem altos.
- Mdio: quando o problema for srio, necessitando de
providncias para sua soluo, mas que, se resolvido, no trar
prejuzos significativos aos prazos e/ou resultados. Quanto ameaa,
esta classificao utilizada quando a mesma provocar um impacto
razovel e/ou possuir uma probabilidade de ocorrncia mediana.
- Baixo: quando o problema de fcil soluo e seu impacto
no projeto leve, necessitando, porm, de providncias para sua
soluo, mas que, se no resolvido, trar alguns prejuzos aos prazos e
resultados. J a ameaa considerada baixa quando a probabilidade
de ocorrncia e/ou o impacto so considerados pequenos, merecendo
ateno.
Providncia: descrio das medidas adequadas resoluo do pro-
blema ou mitigao da ameaa. Tomada de iniciativa no intuito de prevenir,
transferir ou minimizar as ameaas e resolver os problemas.
Responsvel: pessoa ou entidade responsvel pela providncia.
Prazo: a data-limite indicada para a resoluo da providncia indi-
cada.
Status: corresponde ao estgio de encaminhamento da providncia
e classificado em:
- Concluda

- Em andamento normal

- Em andamento com atraso

- No iniciada

Acompanhamento: informao sobre os encaminhamentos e ocor-


rncias na providncia, inclusive sobre situaes que estejam dificultando
seu andamento.

32 MAPP - MONITORAMENTO DE PROJETOS PRIORITRIOS DO GOVERNO DO ESTADO


Nas reunies de monitoramento posteriores quela em que se elaborou
a MAPA, a equipe de monitoramento dever fazer o acompanhamento das
providncias apontadas na reunio anterior; ou seja, dever mostrar, como
dito anteriormente, o que foi feito, o que ainda no foi feito e os motivos
pelos quais as providncias ainda no obtiveram xito. Esse procedimento
dever ser repetido at que todas as providncias elencadas para solucionar
determinado problema ou ameaa adquiram o status de concludas. Entre
reunies, o EMP poder atualizar os acompanhamentos atravs de contatos
rpidos com os responsveis, quando a natureza ou impacto da questo
assim o necessitar.

4.4.3 Elaborao de Relatrios


Aps a realizao da reunio de monitoramento, na qual foram levan-
tadas as questes que esto dificultando a execuo do projeto ou esto
impactando seus objetivos e/ou resultados e elencadas as providncias ne-
cessrias para sanar esses entraves, a equipe de monitoramento elaborar
alguns relatrios que tero como principais propsitos:

informar s instncias superiores, quer sejam da prpria secretaria,


quer de outros rgos interessados, acerca da execuo do projeto e dos
problemas e/ou ameaas que o afetam; e
servir de base para a tomada de deciso por parte dessas instncias
superiores.

4.5 Encaminhamentos
A etapa seguinte no processo de monitoramento diz respeito atuao
para o tratamento de problemas e ameaas e ao acompanhamento das pro-
vidncias discutidas durante a reunio de monitoramento.

Os problemas evidenciados na Matriz de Acompanhamento de Proble-


mas e Ameaas, resultante das atividades de monitoria de cada projeto de-
vero ser solucionados nos seguintes nveis de deciso, de acordo com sua
natureza:

MAPP - MONITORAMENTO DE PROJETOS PRIORITRIOS DO GOVERNO DO ESTADO 33


Gerncia do projeto
Outras reas da secretaria setorial/rgo
Nvel superior de deciso da secretaria setorial/rgo (secretrio, se-
cretrio adjunto, secretrio executivo ou dirigente mximo de rgo)
Seplag
Comit Gestor de Monitoramento

4.5.1 No mbito da gerncia de projetos


Os problemas e/ou ameaas relacionados ao desenvolvimento das ativi-
dades das equipes de projeto da secretaria, bem como aqueles decorrentes
dos trabalhos operacionais das empresas contratadas ficaro no mbito da
gerncia do projeto.

4.5.2 No mbito de Outras reas do Secretaria Setorial/rgo


As providncias decorrentes de problemas que exijam articulao entre
vrias diretorias/coordenadorias do prprio rgo ou da prpria secretaria
devem ser promovidas pelo Escritrio de Monitoramento de Projetos.

4.5.3 No mbito do Nvel Superior de Deciso da Secretaria Setorial/


rgo
Realizadas todas as aes possveis ao nvel do Escritrio de Monitora-
mento de Projetos, inclusive aquelas que exijam articulao com outros
rgos da administrao pblica, e no alcanado xito, deve-se levar o
problema ao nvel superior de deciso da secretaria setorial/rgo e, caso
necessrio, para o Dirigente mximo do rgo ou Secretrio da pasta.

34 MAPP - MONITORAMENTO DE PROJETOS PRIORITRIOS DO GOVERNO DO ESTADO


4.5.4 No mbito da Seplag
Tendo em vista que participaram da reunio de monitoramento repre-
sentantes da Coordenao de Planejamento, Oramento e Gesto CPLOG,
da Seplag, ficar a cargo desses atuar na agilizao de processos que so de
responsabilidade da Seplag.

A Seplag poder atuar tambm, quando pertinente, na articulao com


outros rgos do governo para promover a soluo de problemas, em apoio
ao rgo responsvel pela execuo, se assim o requeresse.

4.5.5 No mbito do Comit Gestor de Monitoramento


Para o Comit Gestor, sero enviados apenas aqueles projetos cujos
problemas, depois de esgotados todos os esforos, no conseguiram ser
solucionados pelas equipes de monitoramento do projeto, pela secretaria
setorial/rgo e pela Seplag. Nesse caso, caber Secretaria Executiva fazer
a seleo desses projetos e encaminh-los ao Comit Gestor.

4.6 Painel de Monitoramento


As informaes cadastradas nas reunies de monitoramento sero dis-
ponibilizadas no painel de monitoramento, no mdulo de consultas do We-
bMapp.

O Painel de Monitoramento de Projetos o instrumento que permite


uma viso geral da execuo dos projetos. Nesse Painel, os projetos so
mostrados com os dados da execuo financeira e um farol de sinalizao
da situao de sua execuo. O painel permite distinguir facilmente os pro-
jetos que esto com execuo normal daqueles que apresentam problemas
na sua implementao. A figura 5 mostra a tela do mdulo de consultas do
WebMapp: Consulta 08 Painel de Monitoramento.

MAPP - MONITORAMENTO DE PROJETOS PRIORITRIOS DO GOVERNO DO ESTADO 35


Figura 5: Painel de Monitoramento

O Painel de Monitoramento apresenta diversas informaes, dentre elas:


o estgio de execuo dos projetos, a execuo fsica e financeira, o farol e
a MAPA, conforme descritos a seguir:

Estgio de execuo: mostra em que estgio se encontra a implanta-


o do projeto. A partir disso, podem ser acessados os acompanhamentos
que descrevem as informaes qualitativas sobre a evoluo da execuo.
Recursos programados e empenhados: apresenta os valores progra-
mados e empenhados e o percentual de execuo financeira. Esses valores
podem ser visualizados para o total do projeto ou para a programao anu-
al.
Execuo fsico-financeira: atravs desse painel podem ser acessados
os dados da execuo fsico-financeira dos produtos, discriminados por sub-
produto e por municpio.
Ocupaes: neste campo, so apresentadas as quantidades de pesso-
as ocupadas nos projetos.
Farol: neste campo, so apresentados os faris de sinalizao dos pro-
jetos, aps a realizao das reunies de monitoramento. Ao se clicar sobre
o farol, o sistema apresentar uma tela contendo a MAPA correspondente.
Vale ressaltar que somente elaborada a MAPA para os projetos estratgi-
cos que se encontram com o farol na cor amarela ou vermelha, ou para os
complementares sinalizados de vermelho.

36 MAPP - MONITORAMENTO DE PROJETOS PRIORITRIOS DO GOVERNO DO ESTADO


5. RELATRIOS DE MONITORAMENTO
O processo de monitoramento de projetos ensejar a sada de relatrios
de monitoramento com fins de atender demanda da Seplag, do nvel es-
tratgico do Governo e do Comit Gestor de Monitoramento.

Nesse sentido, sero elaborados os seguintes relatrios:

Espelho do Acompanhamento e do Monitoramento do Projeto


Mapp
Relatrio Sinttico de Execuo dos Projetos
Relatrio de Questes Relevantes
Relatrio de Monitoramento Mensal da Secretaria
Relatrio Sinttico de Acompanhamento das Aes de Governo

5.1 Espelho do Acompanhamento e do Monitoramento do Projeto


Mapp
O Espelho do Acompanhamento e do Monitoramento do Projeto Mapp
contm informaes sobre a programao e a execuo fsico-financeira
dos projetos, assim como sobre os problemas identificados nas reunies de
monitoramento e as respectivas providncias, prazos e responsveis. O p-
blico alvo desse relatrio so os tcnicos responsveis pelo monitoramento
do projeto.

Esse relatrio contm as seguintes informaes:

Descrio do projeto
Estgio de execuo
Datas do projeto
Situao das licitaes
Situao dos contratos
Execuo financeira acumulada e do ano corrente

MAPP - MONITORAMENTO DE PROJETOS PRIORITRIOS DO GOVERNO DO ESTADO 37


Execuo fsica
Acompanhamento qualitativo
Quadro de produtos e subprodutos por municpio
Matriz de Acompanhamento de Problemas e Ameaas MAPA

5.2 Relatrio Sinttico de Execuo dos Projetos


O Relatrio Sinttico de Execuo dos Projetos contm as informaes
necessrias para subsidiar as reunies do Comit Gestor de Monitoramen-
to.

Esse relatrio dever ser elaborado pelo Analista de Planejamento e Or-


amento, responsvel pelo monitoramento do projeto, na Seplag, e inserido
no sistema por ocasio da concluso da reunio de monitoramento. A pe-
riodicidade desse relatrio mensal. Esse relatrio destina-se s coordena-
dorias de projetos, alta administrao da secretaria e ao Comit Gestor de
Monitoramento.

A elaborao desse relatrio segue o roteiro abaixo:

Nome do projeto
Descrio resumida
Execuo financeira
Execuo acumulada por fonte de recursos
Execuo ano por fonte de recursos
Estrutura Analtica do Projeto - EAP
Listagem dos projetos Mapp associados
Estgio de execuo
Prazos de execuo
Apresentao dos principais problemas e pendncias
Matriz de Acompanhamento de Problemas e Ameaas
Contextualizao e encaminhamentos

38 MAPP - MONITORAMENTO DE PROJETOS PRIORITRIOS DO GOVERNO DO ESTADO


5.3 Relatrio de Questes Relevantes
O Relatrio de Questes Relevantes objetiva munir o Comit Gestor de
Monitoramento e o Governador do Estado de informaes objetivas e de
forma sucinta acerca dos principais problemas enfrentados pelos projetos
estratgicos de governo, que fazem parte do grupo dos principais empreen-
dimentos.

Nesse relatrio, o tcnico responsvel pelo monitoramento descreve o


problema e o impacto decorrente da demora na soluo do mesmo, como
tambm os contextualiza e expe as aes que esto sendo implementadas
no sentido de solucion-los. No caso especifico de aes corretivas depen-
derem de deciso de governo, esse relatrio finalizado com a solicitao
das providncias ao Comit Gestor de Monitoramento e/ou ao Governa-
dor.

5.4 Relatrio de Monitoramento Mensal da Secretaria


O Relatrio de Monitoramento Mensal da Secretaria tem o objetivo de
informar o desempenho geral da secretaria, enfocando aspectos relacio-
nados programao e execuo fsico-financeira dos seus projetos, bem
como da situao dos principais empreendimentos.

Esse relatrio destina-se alta administrao da secretaria e composto


pelos seguintes quadros demonstrativos e comentrios sobre os mesmos:

Programao e execuo financeira acumulada no perodo do Gover-


no (custeio de manuteno, custeio finalstico e projetos Mapp)
Execuo fsico-financeira do ano corrente (custeio de manuteno,
custeio finalstico e projetos Mapp)
Situao dos estgios de execuo dos projetos Mapp
Principais empreendimentos, contendo:
- Estgio de execuo
- Valores programados

MAPP - MONITORAMENTO DE PROJETOS PRIORITRIOS DO GOVERNO DO ESTADO 39


- Valores empenhados e pagos
- Percentuais de execuo

As clulas de gesto de programas da Seplag/CPLOG sero as respons-


veis pela elaborao desse relatrio.

5.5 Relatrio Sinttico de Acompanhamento das Aes de Governo


O Relatrio Sinttico de Acompanhamento das Aes de Governo obje-
tiva munir os gestores do Estado de informaes agregadas acerca da pro-
gramao e execuo das atividades de manuteno e de custeio finalstico
das secretarias, assim como de todos os projetos finalsticos e administrati-
vos. Esse relatrio tem periodicidade mensal e produzido pela equipe do
Escritrio Central de Monitoramento de Projetos da Seplag, com vistas a
informar acerca da execuo das aes do governo.

O relatrio composto pelos seguintes tpicos:

Execuo oramentria acumulada


Execuo oramentria do ano corrente
Execuo do Custeio de Manuteno
Execuo do Custeio Finalstico
Execuo dos projetos Mapp
- Execuo oramentria acumulada
- Execuo do ano corrente
- Estgios de execuo fsica
Principais empreendimentos

40 MAPP - MONITORAMENTO DE PROJETOS PRIORITRIOS DO GOVERNO DO ESTADO


6. OS SISTEMAS SIAP / WebMapp COMO
FERRAMENTAS DE MONITORAMENTO
O Sistema Integrado de Acompanhamento de Projetos SIAP vem sendo
utilizado pelo Governo do Estado desde 1999. Esse sistema tem como fina-
lidade a formulao, execuo e acompanhamento da programao opera-
tiva anual. Nele, as secretarias cadastravam e executavam a programao
operativa anual em projetos definidos com base nos programas do PPA e
em diretrizes, polticas e limites financeiros anuais estabelecidos pelo Go-
verno.

Em 2007, o Governo definiu uma nova metodologia para selecionar


e gerenciar os projetos, originando o Mapp - Monitoramento de Aes e
Projetos Prioritrios. Nesse novo modelo, as secretarias propem projetos
tendo como referncia o PPA e as diretrizes e polticas de governo, ficando
a deciso de aprovao a cargo do Governador do Estado. Para operaciona-
lizao desse novo modelo, foi criado o WebMapp, ficando a cargo do SIAP
o acompanhamento da execuo fsico-financeiro do projeto.

Em 2008, no entanto, os sistemas WebMapp e SIAP foram fundidos em


um nico sistema. O WebMapp especializou-se no apoio s funes de de-
ciso e acompanhamento dos nveis estratgicos do Governo (Governador
e Secretrios), enquanto o SIAP acumulou todas as funes operacionais,
alm daquelas existentes nos mdulos do WebMapp.

Convm ressaltar que o sistema WebMapp/SIAP est integrado a outros


sistemas de informao do Estado (Sistema de Contabilidade, Sistema de
Licitaes, Sistema de Contratos e Convnios, etc.) de forma que, alm das
informaes geradas internamente, contm informaes externas relevan-
tes e necessrias ao acompanhamento das aes do Governo.

MAPP - MONITORAMENTO DE PROJETOS PRIORITRIOS DO GOVERNO DO ESTADO 41


7. CONSIDERAES FINAIS
Ao longo do texto, fica claro que o propsito principal do monitoramento
servir como instrumento de gesto que possibilita a tomada de decises
estratgicas no mbito da execuo do projeto, viabilizando a implementa-
o das polticas pblicas.

Desta forma, na sistemtica proposta, alm de verificar o andamento


do projeto, o monitoramento procura identificar a existncia de eventuais
problemas que possam interferir no bom andamento das aes, processos
e consecuo dos objetivos previstos. Assim, o monitoramento atuar sem-
pre no sentido de assegurar a execuo dos projetos e sugerir ajustes, alm
de registrar a evoluo da execuo, tendo sempre em vista o alcance dos
resultados pretendidos.

Vale salientar que o processo de monitoramento e seus atores (Seplag


e EMPs) no substituem e nem retiram as atribuies e responsabilidades
da estrutura hierrquica do Governo (gerentes coordenadores secret-
rios, etc.) na conduo dos projetos. O monitoramento funciona como um
processo auxiliar de identificao dos pontos vulnerveis dos projetos para
facilitao do encaminhamento de solues ou aes mitigadoras e garantir
a eficincia e eficcia das aes.

Enfim, para o sucesso do monitoramento imprescindvel a participao


por completo dos atores envolvidos nesse processo, incluindo-se a Seplag e
os Escritrios de Monitoramento de Projetos, secretarias setoriais e vincu-
ladas, Casa Civil, GabGov e Procuradoria Geral do Estado.

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8. ANEXOS
8.1 Utilizao do SIAP para o Acompanhamento dos Projetos
O tcnico da setorial dever acessar o SIAP, atravs do site da Seplag.
No SIAP, dever selecionar, no mdulo de Movimentos, o item Acompanha-
mento de Projetos Mapp, conforme mostra a figura 6.

Figura 6: Tela inicial do SIAP Menu de Movimentos (Acompanhamento de Projetos Mapp)

Em seguida, dever escolher secretaria, rgo, programa e estgio de


execuo e pressionar o boto Buscar. O sistema listar os projetos e/ou
atividades que atendem s condies definidas nos filtros, como ilustra a
figura 7.

Figura 7: Tela de listagem de projetos para acompanhamento

O tcnico dever ento selecionar o projeto ou atividade que deseja


acompanhar e clicar no link Incluir acompanhamento. O sistema mostrar a
tela ilustrada pela figura 8.

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Figura 8: Tela de acompanhamento de projetos

Na rea superior da tela, o tcnico visualizar as informaes do projeto,


tais como: secretaria, rgo, programa, data de aprovao, tipo de projeto,
objetivo, justificativa, responsvel e outras informaes.

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Inicialmente, deve-se definir o estgio de execuo do projeto e pressio-
nar o boto Gravar Estgio. A data do acompanhamento ser gerada auto-
maticamente pelo sistema.

Em seguida, o sistema mostrar as seguintes informaes:

quadro de datas programadas e revisadas;


quadro da programao financeira por ano;
quadro dos produtos por municpio;
quadro da execuo financeira do ano; e
listagem dos acompanhamentos anteriores.

Dessas informaes, apenas o quadro de produtos por municpio estar


disponvel para alteraes.

O sistema mostrar, no quadro de produtos e municpios, as quantidades


programadas e realizadas nos anos de 2007 a 2010. Ao selecionar determi-
nado produto, o sistema abrir um campo onde o usurio dever informar
as quantidades realizadas at o momento. Uma vez acompanhado o produ-
to, o usurio dever acessar os respectivos subprodutos e acompanh-los.
No acompanhamento dos subprodutos, o usurio dever informar a quanti-
dade realizada, as revises nas datas de inicio e trmino (de cada subprodu-
to) e dispor de um campo textual para qualificar essa informao. Convm
ressaltar que o usurio deve atualizar apenas os produtos, subprodutos e
municpios que sofreram alteraes nos quantitativos.

Informados os produtos e subprodutos por municpio, o usurio dever


descrever, no campo disponvel para o acompanhamento, de forma quali-
tativa, como se encontra o projeto e o nmero de pessoas ocupadas. Este
campo imprescindvel para o conhecimento do estgio de execuo das
atividades do projeto, sendo, portanto, obrigatrio.

Ao final dever Gravar Acompanhamento e Concluir Acompanhamento


do projeto.

O preenchimento dos campos Estgio e Acompanhamento obrigatrio

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para a concluso do acompanhamento.

importante lembrar, tambm, que a falta do acompanhamento do pro-


jeto desabilita o rgo para solicitao de parcelas referentes s despesas
do respectivo projeto.

8.2 Utilizao do SIAP para Anlise e Validao do Acompanhamento


do Projeto
O acompanhamento do projeto dever ser analisado e validado pela
equipe de planejamento da Seplag. Essa anlise objetiva identificar poss-
veis falhas ou inconsistncias no preenchimento do relatrio de acompa-
nhamento mensal do projeto.

O resultado dessa anlise ser a validao ou no do acompanhamento.


No caso de invalidao do acompanhamento, o tcnico da Seplag dever
justificar sua anlise.

Para acessar o relatrio de acompanhamento do projeto e proceder a


sua analise, o tcnico dever selecionar, no mdulo de Anlises, o item An-
lise de Acompanhamento do Projeto Mapp, conforme mostra a figura 9.

Figura 9: Tela inicial do SIAP Menu de Anlises (Anlise de Acompanhamento de Projetos Mapp)

O tcnico da Seplag dever, ento, selecionar a secretaria, rgo, progra-


ma, estgio e prioridade e pressionar o boto Buscar. O sistema mostrar a
listagem dos projetos a serem analisados. Em seguida, o tcnico posicionar
o cursor na caixa de controle e selecionar a opo Analisar Acompanha-
mento, conforme ilustrado na figura 10.

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Figura 10: Tela de seleo de projeto para anlise de acompanhamento

O sistema mostrar uma tela de anlise do acompanhamento de proje-


to, semelhante figura 8, na qual o tcnico da Seplag ter acesso a todas
as informaes cadastradas no referido acompanhamento, com permisso
apenas para consulta.

O tcnico dever analisar a consistncia das informaes e decidir pela


validao ou no do acompanhamento do projeto. No caso de invalidao,
o tcnico dever justificar sua anlise.

Os acompanhamentos no validados e as respectivas justificativas so


visualizados na mesma tela de Acompanhamento de Projetos Mapp, no
menu de Movimento. Porm, ao selecionar o projeto, depois de efetuados
os filtros necessrios, o usurio clicar, na caixa de controle, sobre a opo
Listar acompanhamento. Ao fazer isto, o sistema apresentar a tela com
todos os acompanhamentos do projeto. Desta forma, o usurio poder ver
que o ltimo acompanhamento no foi validado e, na caixa de controle,
clicar na opo Editar, como mostra a figura 11.

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Figura 11: Tela de consulta de acompanhamentos

Em seguida, o sistema apresentar a tela do acompanhamento na qual


consta, na parte inferior, se o acompanhamento foi validado e por quem e,
caso negativo, a justificativa da no validao, como apresentado na figura
12.

Figura 12: Tela de acompanhamento de projetos (detalhe da validao)

Ao verificar a justificativa da no validao, o usurio efetuar os ajustes


apontados e concluir o acompanhamento, da forma dita anteriormente,
at que o mesmo seja validado.

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8.3 Utilizao do SIAP para o Monitoramento dos Projetos
Para acessar o monitoramento de projetos, a equipe de monitoramento
de projetos dever selecionar, no menu movimentos, o item Monitoramen-
to de projetos, conforme ilustra a figura 13.

Figura 13: Tela inicial do SIAP Menu de Movimentos (Monitoramento de Projetos Mapp)

Em seguida, dever escolher secretaria, rgo, programa e estgio de


execuo e pressionar o boto Buscar. O sistema listar os projetos e/ou
atividades que atendem s condies definidas nos filtros. A figura 14 ilustra
essa tela.

Figura 14: Tela de listagem de projetos para monitoramento

O tcnico dever ento selecionar o projeto que deseja monitorar e cli-


car no link Incluir Monitoramento. O sistema mostrar a tela ilustrada pela
figura 15.

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Figura 15: Tela de monitoramento de projetos

Os tcnicos do Escritrio de Monitoramento de Projetos, juntamente


com a Seplag, devero selecionar o farol do projeto e elaborar a Matriz de
Acompanhamento de Problemas e Ameaas, baseado nos critrios indica-
dos anteriormente. Importa lembrar que o preenchimento da Matriz obri-
gatrio para os projetos sinalizados como vermelho ou amarelo.

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Ao final, o usurio deve Gravar Matriz de Problemas e Ameaas e, se
for o caso, em seguida, Concluir Monitoramento. Esse procedimento ser
feito com os projetos estratgicos de governo e estratgicos setoriais, pelo
menos, mensalmente. Os faris dos projetos complementares sero acesos
pelo gerente do projeto.

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