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Cmo se organiza un plan de actividades de una empresa?

Un plan de actividades es un documento que recoge un conjunto de tareas necesarias


para la consecucin de una accin u objetivo concreto, este puede planificar la ejecucin
de un plan de actividades slo una vez, o especificar que el plan de actividades se
ejecute en das determinados de la semana o el mes, o en una fecha o intervalo de
tiempo especfico.
Antes de planificar un proyecto, es importante elaborar un plan de actividades, en donde
podremos identificar cada una de las tareas que debemos completar para alcanzar el
objetivo del proyecto, es primordial y muchas veces, necesitaremos la ayuda de un
asesor tcnico que son personas con titulacin superior y que cuentan adems con una
formacin especfica y concreta en distribucin comercial.
El plan de actividades es uno de los primeros pasos de la fase inicial de la gestin de
proyectos. Antes de llevar a cabo la planificacin de actividades en la aplicacin de
gestin, es necesario este documento.
PASOS PARA HACER UN PLAN DE ACTIVIDADES

1. Qu objetivo queremos alcanzar cuando hayamos terminado el proyecto?

2. De cunto tiempo disponemos?

3. Cul es nuestro presupuesto?

4. Divide el proyecto en bloques de actividades

5. Establece un objetivo y revisar si fueron logrados o no

6. Selecciona una de las dos maneras para identificar las tareas de tu plan de
actividades.

Empieza desde el final. Cuando empezamos desde el final, para extraer las
actividades necesarias se debe saber que usaremos para cumplir estas
actividades.

Empieza desde el principio. Aqu se fija una fecha de inicio y otra de fin, lo que
indicara la duracin de este, cuando se cuenta con un listado de tareas a
completar, se puede ir asignando una numeracin a cada tarea para que de esta
manera sea ms fcil aadirlas a la tabla o plan de actividades.
7. Identifica las sub-tareas de cada actividad, ya que para la planificacin de
actividades siempre se empieza de lo ms grande a lo ms pequeo.

8. Asigna un nmero de personas necesarias que ayudaran a que se ejecute cada


actividad o sub-tarea. Ya que esto permitir que se asignen responsables
concretos, dentro de este plan de actividades para proceder de manera adecuada.

A partir de esto en el momento de elaborar la planificacin, podrs ver fcilmente, si


ests compensando de manera equilibrada el consumo de cada recurso y el trabajo de
cada persona inmersa dentro de este plan.

Antes de elaborar un plan de actividades, es importante saber el tipo de proyecto, se


ajustar uno u otro modelo. Aqu est nuestra habilidad para aplicar toda la lgica
posible, as como nuestra capacidad resolutiva, dependiendo el caso en cuestion.

El ejemplo trata de un plan de actividades simple, paso previo al proyecto sobre fabricar
y montar una cocina. Se procede a la enumeracin de las actividades, le damos una
duracin estimada luego de la identificacin de cada tarea y sub-tarea, y terminamos
con la asignacin del equipo responsable que participar en ella, ya sea interno, externo
o proveedores.

La planificacin de actividades de este ejemplo se dio a travs del diagrama de Gantt


que es una herramienta grfica cuyo objetivo es exponer el tiempo de dedicacin
previsto para diferentes tareas o actividades a lo largo de un tiempo total determinado.
A pesar de esto, el diagrama de Gantt no indica las relaciones existentes entre
actividades. Cada persona dentro del equipo de trabajo se les asignara las tareas.

Es importante saber planificar de manera flexible con un diagrama de Gantt. Las


aplicaciones actuales e innovadoras, ya permiten re-planificar cuando lo necesites,
sabiendo previamente el impacto de cada cambio en tu proyecto, lo cual conlleva a una
mejor toma de decisiones dentro de los trabajo de actividades de cada uno de los
participantes.

Es importante recordar que para planificar las actividades dentro de la organizacin, se


debe realizar una planificacin diaria de actividades, con una completa gestin de
recursos, considerando la estimacin de costes y gastos reales. Llevars un control a
tiempo real del funcionamiento del proyecto, es fundamental saber que todos los
proyectos tienen vida propia, se modifican, cambian actividades, plazos, presupuestos,
etc. Por lo que hace especialmente de suma importancia que planifiques estas
actividades en una app completa para planificacin y gestin de proyectos.