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FACULTAD DE INGENIERA
INGENIERA INDUSTRIAL
INGENIERIA
MANUFACTURA ESBELTA
LEAN OFFICE
DOCENTE:
ING. FRANZ ZENTENO
ESTUDIANTES:
VALDEZ COLQUE LILIANA PAOLA
FECHA:
5/12/17
UNIVEIRSIDAD MAYOR DE SAN ANDRES
FACULTAD DE INGENIERIA
INGENIERIA INDUSTRIAL
Lean Office
Mejora de Procesos Administrativos
Lean Office, que vendra a significar oficina esbelta, es la aplicacin del Lean Manufacturing a los
procesos administrativos.
El adjetivo esbelto tiene el sentido de eliminar lo que sobra (los Despilfarros) y quedarnos con lo
estrictamente necesario: el Valor Aadido.
Eliminando Despilfarro y dedicndonos por tanto a la creacin de Valor Aadido (aquello que
verdaderamente demanda el Cliente) conseguimos incrementar la Productividad.
Lean Office es una metodologa de trabajo en secciones administrativas, que mediante la
aplicacin del Sistema Lean, consigue mejorar los procesos y reducir las ineficiencias.
Consigue una implicacin de la organizacin, hacer ms con los mismos recursos y orientarse al
cliente. El Lean Office es claramente una apuesta por una organizacin ms eficiente. En
definitiva, hacer ms en menos tiempo y con los recursos necesarios. Lean Office (Eficiencia
en la gestin administrativa)
Los conceptos que hemos visto para el Lean Manufacturing son igualmente aplicables a todas las
facetas de la actividad empresarial (Lean Office).
Se estima que ms de un 60% de los costes de un producto o servicio sean debidos a procesos
administrativos, por lo que no debe de sorprendernos que los principios Lean Office se hayan
aplicado a reas como la atencin al cliente, finanzas, facturacin, contabilidad, preparacin de
ofertas, etc en todo tipo de actividades. Considerando que hoy ms que nunca el precio de venta lo
determina el mercado, el coste y el beneficio se convierten en variables, por lo que es fundamental
centrarse en el control y reduccin de costes.
El Lean no es slo una cuestin de los de produccin, ni por supuesto tampoco es slo de aplicacin
para las industrias manufactureras.
Por qu es importante la Productividad en los Procesos Administrativos?
Para ser competitivo es necesario estar a la cabeza del mercado, y eso slo se consigue mediante
un constante incremento de la productividad.
Segn el informe Productividad y competitividad del factor trabajo en Espaa 2001-2008 elaborado
por el departamento de Economa y Empresa de la organizacin patronal Petita i Mitjana Empresa
de Catalunya (Pimec), Europa est por detrs de Estados Unidos, Japn y Corea del Sur en mejora
de la productividad. Y centrndonos en Europa, son Espaa e Italia los pases en los que menos ha
crecido la productividad.
Si nos centramos ahora por ejemplo en Espaa, veremos que la productividad creci a un ritmo de
aprox. 0,75% en Construccin e Industria, mientras que en el sector servicios caa un 0,39%.
Los datos reflejan una situacin de riesgo y prdida de competitividad, pero tambin una gran
oportunidad de mejorar.
Respecto a los procesos administrativos, un estudio en Alemania del Kaizen Institut y el Fraunhofer
IPA (Instituto de Produccin y Automatizacin de Stuttgart) mostraba en el ao 2006 como al menos
el 32% de las actividades realizadas en las oficinas eran Despilfarro.
El origen del Despilfarro se poda desglosar en:
51% Procesos inadecuados
31% Entorno inadecuado (por ejemplo, desorden)
18% Otras causas
Objetivos
El Lean Manufacturing tiene los objetivos generales de mejorar:
Calidad
Coste
Servicio
Otros objetivos secundarios pueden ser:
Reduccin de existencias
Reduccin de plazos de entrega (Throughput time)
Aumento de la Motivacin del Personal
La consecucin de estos objetivos puede traducirse en:
Aumento de la productividad
Reduccin de costes
Ahorro en material de oficina
Reduccin de defectos
Aumento de la capacidad de reaccin
Aumento de la polivalencia (menos necesidad de expertos)
Informacin ms clara (y nica para todos)
Mayor orden
Mayor espacio disponible
Etc.
Implantacin
A continuacin se muestra un posible proceso de implantacin del Proceso de Mejora Continua en
los Procesos Administrativos.
Pasos de la implantacin:
1. Definicin de las Expectativas del Cliente
2. Definicin del Proceso
3. Introduccin del Principio de Flujo (FLOW)
Gestin de tareas
Gestin del papel
Gestin de ficheros
Gestin de correo electrnico
4. Introduccin del Principio de Traccin (PULL)
Si la aplicacin del Anlisis del Valor a los procesos administrativos en cuestin fuera confusa,
abandnese por otro tipo de anlisis.
Considerar las acciones pendientes como inventario WIP (work in process).
Es objetivo del Lean Manufacturing reducir inventarios a travs de un incremento de la capacidad de
reaccin.
Introducir el concepto de Reproceso: cunto de nuestro trabajo se debe a no haber
completado correctamente la tarea anterior?
Evaluacin de procesos:
En una mquina sera: OEE, chatarras, reprocesos, tiempo de ciclo, plazo de entrega...
En un proceso administrativo vendra dado por:
Eficiencia (relacin entre lo que necesita el proceso siguiente y lo que se obtiene de mi
proceso)
Calidad
Revisiones
Capacidad de Reaccin
Plazo de entrega, etc.
Existe amplia literatura y diverso software sobre Gestin de Tareas que puede ayudar a cumplir los
objetivos que nos fijemos en este aspecto.
1 Clasificar
2 Ordenar
3 Limpiar
5 Sostener
Gestin de Archivos
Es aplicable aqu casi todo lo referido a la aplicacin de las 5S para la Gestin del Papel.
Los archivos de ordenador como herramienta: pueden gestionarse segn los conceptos del 5S
La regla 80/20 es aplicable: Hacemos el 80% de nuestro trabajo con menos del 20% de nuestros
archivos
Algunas salvedades:
1-Clasificar
1. Esta etapa se basa aqu en la eliminacin de
ficheros intiles:
2. Si no nos hace falta: eliminar
3. La memoria del ordenador no es infinita
4. Como mnimo almacenar sin medida supondr
hacernos perder tiempo con bsquedas de
informacin importante entre toneladas de
basura
2 Ordenar
Contiene ficheros que podramos necesitar en algn momento y no es sencillo localizarlos fuera de
nuestro puesto de trabajo. Si los necesitamos podemos pasarlos a las carpetas superiores, pero no
nos ayuda tenerlos mezclados con la documentacin necesitada con frecuencia.
Normalmente debemos tener la misma estructura de subcarpetas en la carpeta En curso y
Referencias.
3 Limpiar
La clave en este caso es ser disciplinado con la aplicacin de las etapas anteriores.
5 Sostener
La clave est en la mejora continua: no cabe la posibilidad de mantener lo conseguido sino es con el
nimo de cambiarlo algn da a algo que sea aun mejor.
Cmo se aplica?
El Lean Office "ataca" lo que nosotros llamamos "despilfarros" o ineficiencias. Y en las oficinas o
servicios de administracin hay dos tipos de ineficiencias:
Algunos ejemplos de procesos no productivos a los que podramos aplicar Lean Office:
Admisin y entrada de pedidos de clientes
Emisin de facturas
Emisin de planos de ingeniera
Proceso de admisin en un hospital
Partes de seguros
Preparacin de ofertas
Contratacin de empleados
Y muchos ms. De hecho, el mundo sanitario es uno de los que ms ha abrazado la estrategia Lean,
sobre todo en Estados Unidos donde la competencia entre las compaas aseguradoras privadas es
muy alta.
Independientemente de la naturaleza de la actividad empresarial, siempre nos encontraremos con
personas que realizan tareas y con procesos que pueden ser estandarizados, ajustados y
redefinidos para que sean lo ms eficiente posible.
Logros y ventajas gracias a la aplicacin de Lean Office
En los casos anteriores, por ejemplo, la aplicacin del lean office puede conseguir:
Reducir el tiempo empleado para introducir en el sistema los pedidos de los clientes.
Reducir el tiempo de tramitacin y los recursos humanos necesarios interna de una factura,
de manera que podamos usar los recursos liberados en otras tareas.
Reducir el tiempo de aprobacin de un plano de ingeniera
Reducir el tiempo de traslado de enfermos dentro de un hospital
Reducir el tiempo de solucin de un parte dado a la compaa aseguradora
La aplicacin del Lean Office a reas soporte de la empresa tiene la ventaja de mejorar
sustancialmente la gestin del conocimiento en la empresa.
Se estima que en este tipo de departamentos, al menos el 80% del conocimiento sobre cmo
funcionan los procesos pertenecen a las personas, y no a la empresa, de tal manera que sta se
hace excesivamente dependiente del empleado que posee el conocimiento.
Si, por la razn que sea, el empleado no est disponible surgen enormes problemas para conseguir
que el trabajo se haga.
As, ms all de los ejemplos concretos anteriores, la adopcin de una estrategia Lean Office en sus
procesos administrativos le permitirn:
Poner el foco en los procesos, en lugar de en las personas
Una mejora en la transferencia de conocimiento entre los empleados
Procesos de trabajo definidos y estandarizados, lo que asegura una mnima variacin en los
resultados independientemente de la persona que los realice
Un mayor control sobre los procesos, base fundamental para la mejora continua
Eliminacin de los desperdicios en los procesos, aportando un mayor valor al cliente.
Rentabilidad de los Procesos Administrativos
A la hora de buscar mejoras, optimizar procesos y abaratar costos es frecuente poner el foco en las
reas productivas, ya que existe el paradigma de que all est el costo de los productos que se
fabrican.
Sin embargo, la aplicacin de Lean Office (metodologa que busca adelgazar y hacer flexible a la
organizacin) a lo largo de estos ltimos aos, ha venido mostrando y demostrando que
contrariamente a lo que se suele pensar, gran parte del costo se produce en las reas
administrativas o de servicios.
Ya sea por exceso de burocracia, por falta de un flujo continuo de procesos claramente definidos,
por una inadecuada capacidad instalada o eventualmente por una concentracin de decisiones en
muy pocas personas que hace que toda la empresa dependa de que ellas autoricen, firmen o en
general den el visto bueno; lo cierto es que las reas administrativas requieren ser analizadas y
revisadas en su efectividad tanto o ms que los procesos productivos propiamente dichos.
revise, pregunte y finalmente decida. O cuando se pide un repuesto suele perderse la orden de
compra hasta que alguno se queja y apura el pedido. O si busca un documento se demora ms de
los 30 segundos requeridos para encontrarlo.
Cmo hacerlo?
Son muchos los mtodos que se pueden utilizar para mejorar la efectividad de las oficinas.
Evidentemente el ms apropiado surgir de un diagnstico ajustado a la realidad organizacional.
Desde nuestro punto de vista lo mejor es entender a las reas administrativas o reas de servicios
como Fbricas de Informacin. Al verlas como fbricas, es ms fcil aplicar conceptos que
normalmente ya se conocen. Por ejemplo Diseo de Procesos, Mtodos y Tiempos, Variables
Crticas, Requisitos de los Clientes (internos o externos), Mantenimiento Autnomo y 5S.
Al descubrir que podemos gestionar las oficinas como fbricas de informacin se hace ms evidente
implementar all actividades que eliminen las 8 Grandes Prdidas. Veamos slo algunos ejemplos
que ilustren el potencial de prdidas a ser recuperadas: