CursosAvanzado Word

Indice
Word 97 Avanzado
WORD 97 AVANZADO..............................................................................................................................1
ARCHIVO .....................................................................................................................................................1
Plantillas.................................................................................................................................................1
Crear una nueva plantilla .................................................................................................................1
Cree un documento basndose en una plantilla ya existente ...................................................3
Modificar una plantilla ya existente ................................................................................................3
Importar y convertir archivos ..............................................................................................................3
Importar archivos de Texto ..............................................................................................................4
Importar archivos HTML...................................................................................................................5
Convertir archivos de Word a Texto ...............................................................................................5
Convertir archivos de Word a HTML ..............................................................................................7
INSERTAR ....................................................................................................................................................9
Comentarios..........................................................................................................................................9
Insertar comentarios .........................................................................................................................9
Modificar un comentario .................................................................................................................10
Eliminar un comentario...................................................................................................................10
Estilos...................................................................................................................................................11
Redefinir Estilos...............................................................................................................................11
Agregar o modificar estilos ............................................................................................................12
Marcadores..........................................................................................................................................15
Insertar un marcador ......................................................................................................................15
Eliminar un marcador......................................................................................................................15
Ir a un marcador existente .............................................................................................................15
Referencia cruzada ............................................................................................................................16
Crear una tabla de contenido ...........................................................................................................18
Actualizar tablas e ndices .............................................................................................................19
Hipervnculos.......................................................................................................................................20
HERRAMIENTAS.........................................................................................................................................22
Proteger documento...........................................................................................................................22
Establecer una contrasea para abrir un documento ...............................................................22
Establecer una contrasea para modificar un documento .......................................................23
Proteger un documento para no permitir realizar cambios, excepto en los campos de
formulario que pudiera contener. ..................................................................................................23
Combinar correspondencia...............................................................................................................24
Macros..................................................................................................................................................28
Direccin de General de Administracin e Informtica
Grabar una macro ...........................................................................................................................29
Ejecutar macro ................................................................................................................................34
WORDART ................................................................................................................................................35
Barra Herramientas de WordArt ......................................................................................................36
Agrupar/Desagrupar ..........................................................................................................................37
Agrupar .............................................................................................................................................37
Desagrupar ......................................................................................................................................37
Reagrupar ........................................................................................................................................37
Excel 97 Avanzado
EXCEL 97 AVANZADO...........................................................................................................................39
ARCHIVO ...................................................................................................................................................39
Importar y convertir archivos ............................................................................................................39
Importar archivo de texto en Excel...............................................................................................39
Importar archivos DBF generados por un manejador de base de datos. ..............................44
Importar archivos de HTML ...........................................................................................................45
Importar tablas de Word a Excel..................................................................................................46
Convertir una hoja de clculo de Excel a un documento de HTML........................................46
Convertir hojas de clculo de Excel a archivos de texto ..........................................................49
Convertir archivos de Excel a archivos de DBF.........................................................................50
Configurar pgina...............................................................................................................................50
Pgina ...............................................................................................................................................50
Mrgenes..........................................................................................................................................52
Encabezado y pie de pgina .........................................................................................................52
Hoja ...................................................................................................................................................54
VER...........................................................................................................................................................57
Comentarios........................................................................................................................................57
Vistas personalizadas........................................................................................................................57
Crear una vista personalizada ......................................................................................................57
Utilizar una vista personalizada ....................................................................................................58
Eliminar una vista ............................................................................................................................58
INSERTAR..................................................................................................................................................59
Nombres ..............................................................................................................................................59
Definir................................................................................................................................................59
Pegar.................................................................................................................................................60
Comentarios........................................................................................................................................60
Agregar un comentario a una celda .............................................................................................60
Modificar un comentario.................................................................................................................61
Eliminar un comentario ..................................................................................................................61
Mostrar un Comentario ..................................................................................................................61
Ocultar Comentario.........................................................................................................................61
Hipervnculos ......................................................................................................................................61
FORMATO ..................................................................................................................................................63
Formato condicional...........................................................................................................................63
HERRAMIENTAS ........................................................................................................................................66
Indice
Proteger................................................................................................................................................66
Proteger hoja ....................................................................................................................................66
Proteger libro....................................................................................................................................68
Proteger Archivo .................................................................................................................................69
Macros..................................................................................................................................................70
Grabar una macro ...........................................................................................................................71
Ejecutar macro.................................................................................................................................72
Eliminar macro .................................................................................................................................72
DATOS.......................................................................................................................................................73
Ordenar ................................................................................................................................................73
Autofiltros .............................................................................................................................................74
Formulario............................................................................................................................................77
Botones de formularios ..................................................................................................................78
Buscar un registro en una lista utilizando un formulario de datos ........................................... 78

Subtotales............................................................................................................................................79
Validacin ............................................................................................................................................80
Agrupar/Desagrupar...........................................................................................................................84
Agrupar .............................................................................................................................................84
Desagrupar.......................................................................................................................................84
Reagrupar.........................................................................................................................................84
GRFICOS .................................................................................................................................................86
Cambiar el tipo de grfico .................................................................................................................86
Modificar el rango de los datos de origen.......................................................................................86
Opciones de Grfico ..........................................................................................................................88
Formatear el rea de trazado...........................................................................................................90
Formatear el rea de un grfico.......................................................................................................91
NOTAS........................................................................................................................................................95
TECLAS MS COMUNES ....................................................................................................................103
COMBINACIN DE TECLAS MS COMUNES (WORD)...............................................................104
COMBINACIN DE TECLAS MS COMUNES (EXCEL)..............................................................105

Microsoft Word 97 Avanzado
Word 97 Avanzado
Archivo
Plantillas
Una plantilla es un documento que se le ha dado un formato previo, en el cual usted rellena
espacios o textos simulados. Word cuenta con la plantilla Normal.dot, que es el documento en
blanco que aparece cuando usted desea crear un nuevo documento.
Sin embargo usted puede utilizar plantillas que ya vienen predefinidas por Word, crear su propia
plantilla, o bien modificar la plantilla Normal.dot.
La principal diferencia de crear una plantilla con un formato determinado para llenar espacios a
crear un documento normal y de igual forma llenar espacios, es que cuando guardamos el
archivo automticamente nos pide un nombre para el documento creado y de otra forma no.
El uso de la plantilla es muy prctico, ya que adems de guardar la apariencia del documento
guarda tambin combinaciones de teclas, barra de herramientas, etc. Esto quiere decir que
usted podr seleccionar las barras de herramientas que sern usadas cuando cree un
documento basndose en cierta plantilla.
Es importante que si usted desea modificar Normal.dot debe de estar conciente que cada vez
que se cree un nuevo documento se tendr el formato (tipo de letra, tamao, mrgenes, papel,
etc.) de esa nueva plantilla.
Una gran ventaja que nos puede dar la utilizacin de plantillas es que usted puede tener como
plantillas aquellos formatos que utilice con gran frecuencia: por ejemplo los formatos de oficios,
los formatos de fax, invitaciones, requisiciones, etc. Ajuste los formatos a su conveniencia y
convirtalos en plantillas.
Crear una nueva plantilla

Para crear una nueva plantilla, que pueda utilizar al momento de crear un nuevo documento
haga lo siguiente:
1. En el men Archivo seleccione la opcin de Nuevo... Aparecer la siguiente ventana;
seleccione crear nueva plantilla.
2. Presione el botn Aceptar.
1
Direccin General de Administracin e Informtica
3. Aparecer un documento en blanco en donde puede crear su nueva plantilla.
Ejemplo de plantilla para crear oficios
4. Al terminar guarde la plantilla en C: \Archivos de programas\Microsoft Office\Plantillas para

que aparezca en las opciones de nuevas plantilla.
Algunas plantillas que se pueden crear que pueden ser de mucha utilidad para usted, son:
memos, oficios, cartas de felicitacin, etc. Todas ellas con un formato determinado a las cuales
usted, al utilizarlas, solamente llenar los espacios en blanco o sustituir el texto simulado.
2
Cree un documento basndose en una plantilla ya existente

Para utilizar un documento basndose en una plantilla ya existente, solo cree un nuevo
documento abriendo Nuevo del men Archivo y seleccionando la plantilla que desea. Presione
el botn Aceptar.
Modificar una plantilla ya existente

Para modificar una plantilla ya existente siga los siguientes pasos:
1. Seleccione del men Archivo la opcin Abrir.
2. Abra la plantilla que desee modificar (por lo general las plantillas de Word se encuentran en
C: \Archivos de programas\Microsoft Office\Plantillas).
3. Ponga encabezados, lneas, texto, etc. y guarde la plantilla.
Importar y convertir archivos

Qu es un archivo de texto?
Se conoce con el trmino de archivo de texto, aquel que es creado por cualquier tipo de
programa sin cdigos especiales dentro del mismo, y cuyo contenido son solo caracteres
visibles en el teclado.
A diferencia de un archivo de Word, Excel u otros programas, donde los programas graban
cdigos, grficos, dibujos, caracteres especiales, etc. que el usuario puede no ver a simple
vista, los archivos de texto no pueden contener este tipo de elementos.
Este tipo de archivo es muy til cuando se requiere transferir informacin de un programa o
sistema a otro programa que no acepta los archivos en formato original del primer programa.
Por ejemplo, del sistema de nmina o contabilidad a Excel. La mayora de los sistemas pueden
grabar sus archivos o reportes en archivos de texto, por lo cul es posible leerlos en otros
programas que a su vez leen archivos de texto, como Excel. Un archivo de texto normalmente
tiene extensiones .TXT, pero pueden ser .DAT, .PRN, .RPT, etc.
3
Muchas veces es necesario trabajar en Word con archivos que no son propiamente
documentos de dicho programa. Sin embargo Word puede abrir archivos con extensin .TXT,
HTML (pgina para publicar en Internet), etc.
Importar archivos de Texto

Muchas veces se da el caso en que usted requiere abrir un archivo de texto que le envan de
otras dependencias, que la gran parte de las veces es muy til que se enven en formato de
texto, ya que as se evitan la molestia de saber en que versin de Word se va a abrir dicho
archivo. En cambio si se manejan los archivos de texto usted los puede abrir con cualquier
versin de Word.
Para abrir un archivo con extensin TXT, o .DAT en Word haga lo siguiente:
2. Seleccione en Tipo de Archivo la opcin Archivos de Texto.
3. Busque el archivo que desea y presione el botn Abrir.
Observe un archivo de texto como

queda al abrirse en Word
Como puede ver no es mucha la diferencia y una vez abierto el archivo de texto en Word usted
puede darle una mejor presentacin al texto cambindole el tipo de letra, resaltando prrafos,
justificando el texto, e incluso aadirle imgenes, cuadros de texto, etc.
4
Importar archivos HTML

El importar archivos de HTML a Word es til cuando necesitamos, por ejemplo, el texto de
alguna ley que se encuentre en la Intranet, o un directorio, etc. , usted puede grabar la pagina
en el disco y abrirla en el Word, as no tendr que utilizar la vieja tcnica de copiar y pegar;
adems si la pagina de HTML tiene imgenes se abrir en el Word tal cual este en la red, ya
sea de Internet o Intranet.
Para importar archivos de HTML (pginas Web), haga lo siguiente:

1. Seleccione Abrir del men Archivo.
2. En la opcin de Tipo de Archivo seleccione Documentos HTML y busque el archivo que
desea abrir.
3. Presione el botn Abrir.
Observe la pgina de HTML abierta en Word de la Ley de Deuda Pblica del Estado de
Sonora:
Convertir archivos de Word a Texto
Como se explic anteriormente, es una gran ventaja utilizar los archivos de texto. En este caso,
se puede crear un archivo de Word y guardarse como texto para poder enviarse, por ejemplo, a
alguna otra dependencia, en la cual usted no conozca la versin de Word que se va a utilizar, o
tambin, puede ser que usted desee abrir ese archivo en algn otro programa, como Excel.
Para convertir los archivos de Word a texto haga lo siguiente:

1. Abra el archivo de Word que desea convertir a texto.
5
2. Seleccione la opcin Guardar como del men Archivo.
3. En el cuadro de Guardar como tipo seleccione Solo texto o Texto con diseo.
La diferencia entre guardar el archivo con la opcin de Solo texto y Texto con diseo, es que
en la primera opcin no respeta las tabulaciones de las tablas que se encuentran en su
archivo y en la segunda opcin s.
4. Presione el botn Guardar.
Observe un archivo de Word convertido a archivo de Texto:
Texto en
Word
Texto con formato de

Texto con diseo
Archivo con formato Solo texto
6
NOTA. Es importante aclarar que si su archivo contiene tablas y usted selecciona guardar el
archivo de texto con la opcin Solo texto, cada columna de la tabla la pondr como un rengln
independiente.
Convertir archivos de Word a HTML

El convertir archivos de Word a HTML, es muy til cuando usted necesita poner una pagina
creada por usted en la red. Por ejemplo, supongamos que usted quiere dar a conocer el
directorio actualizado de los funcionarios que representan a cada secretara.
Para convertir los archivos de Word a HTML haga lo siguiente:

1. Abra el archivo de Word que desea convertir a HTML, en este caso abra el archivo que
contiene los directorios de los funcionarios, previamente hecho.
3. En el cuadro de Guardar como tipo seleccione Documento HTML.
5. Para ver la apariencia de su pgina Web abra el explorador de Internet Explorer y
seleccione la opcin Abrir del men Archivo.
6. En el siguiente cuadro presione el botn Examinar.
7. Busque el documento HTML que desea ver y presione Abrir, en las dos ventanas (es decir,
se regresar a la ventana anterior y presionar nuevamente el botn Abrir).
Observe el archivo de Word convertido a HTML:
Documento en Word
7
Documento en HTML
8
Insertar
Comentarios
Los comentarios son pequeas notas que se le agregan al texto en un archivo para resaltar
alguna parte del mismo, o bien, para aadir informacin extra al texto.
Cuando se inserta un comentario, el texto se pone de diferente color y al pasar el puntero del
mouse sobre ste aparece un pequeo recuadro con el texto del comentario.
Insertar comentarios
Para insertar un comentario haga lo siguiente:
1. Seleccione el texto donde desea que aparezca el comentario.
2. Del men Insertar escoja Comentario.
.
3. Aparecer la ventana de texto dividida en dos secciones: una donde est el texto y otra
donde usted podr escribir el comentario que desea aadir.
4. En la ventana inferior escriba el comentario y al final presione el botn Cerrar.

5. Al pasar el puntero del mouse sobre el texto de color se mostrar el comentario escrito.
9
Modificar un comentario
Cuando se ha insertado un comentario y desea modificarlo solo seleccione el texto de color

donde esta el comentario y de un clic derecho del mouse. Aparecer el siguiente men
emergente.
Seleccione Modificar comentario para entrar a la ventana de comentario y al terminar presione

cerrar. Automticamente se modificar el comentario.
Eliminar un comentario.
Para eliminar un comentario que ha sido insertado previamente solo seleccione el texto de
color donde esta el comentario y de un clic derecho del mouse. Aparecer el siguiente men
emergente.
Seleccione Eliminar Comentario. Automticamente se eliminar el comentario y el texto ya no

estar resaltado de color.
10
Estilos
Los estilos de texto nos sirven para determinar cual ser el ttulo principal, el subttulo, etc. Y
nos sirven para poder aplicar Referencias Cruzadas e ndices y tablas. Esto es muy til para
cuando usted desee utilizar estilos definidos, es decir, que siempre los este utilizando.
Para aplicar un estilo de texto a un texto ya escrito solo seleccione dicho texto y aplquele el
estilo deseado haciendo clic en el estilo que desee utilizar de la lista de estilos.
Por ejemplo, en los oficios que siempre deben de llevar un determinado tipo de letra, de
tamao, con negritas, etc. Adems tambin puede guardar en los estilos una serie de
combinacin de teclas que utilice para aplicar algn estilo.
Redefinir Estilos
Muchas veces cuando ya se tiene un estilo definido en un prrafo o en una lnea de texto es
necesario cambiar la fuente, el color o el estilo del texto y aplicar ese cambio para un
determinado estilo aplicado, para esto Word cuenta con una sencilla opcin de volver a aplicar
estilo. Funciona de la siguiente manera:
Una vez que ya se le a aplicado un estilo a un texto y lo haya modificado seleccinelo y
nuevamente aplique el mismo estilo. Aparecer el siguiente cuadro:
En la primera opcin usted puede cambiar la definicin del estilo para que coincida con el
formato de la seleccin actual.
La segunda opcin restaura el formato de la seleccin al de la definicin del estilo original.
Y por ltimo puede activar la opcin de cambiar automticamente la definicin del estilo para
que coincida con el formato de la seleccin actual, sin necesidad de mostrar el cuadro de
dilogo. Para activar la actualizacin automtica, haga clic en el comando Estilo del men
11
Formato, seleccione el estilo, haga clic en Modificar y, a continuacin, active la casilla de
verificacin Actualizar automticamente.
Agregar o modificar estilos

Si usted desea utilizar un estilo que no se encuentre en su lista de estilo puede aadirlo, o bien
modificar alguno de los mismos.
Para hacer esto seleccione la opcin Estilos del men Formato y aparecer la siguiente
ventana:
En la Lista de estilo, puede elegir que se muestre todos lo estilos, los estilos en uso, o bien, sus
estilos que haya creado como personales.
En la vista previa del prrafo usted puede ver como queda el prrafo con el estilo de texto
aplicado. En la parte inferior usted puede ver el caracter que se est utilizando para ese estilo
de texto definido.
Crear un nuevo estilo.

Para crear un nuevo estilo de texto presione el botn Nuevo... de la ventana de Estilo.
Aparecer la siguiente ventana:
12
Nombre Muestra el nombre del estilo seleccionado en el cuadro de

dilogo Estilo. Puede escribir un nuevo nombre para crear otro
estilo.
Tipo de estilo Haga clic en Prrafo para crear un nuevo estilo de prrafo o en
Caracter para crear un nuevo estilo de caracter.
Basado en: Haga clic en un nombre de estilo si desea basar el formato del
estilo nuevo o modificado en un estilo existente.
Estilo del prrafo Haga clic en el estilo que desee aplicar al prximo prrafo.
siguiente: Cuando presione la tecla ENTRAR al final de un prrafo al que
se ha aplicado formato con el estilo nuevo o modificado, Word
aplica el estilo Estilo del prrafo siguiente al siguiente prrafo.
Formato Puede aplicar el formato deseado al estilo de uso, como Fuente,
Tabulaciones, numeracin y vietas, etc.
Teclas... Asigna una tecla de mtodo abreviado al estilo.
Al seleccionar la opcin Teclas... aparecer la siguiente pantalla:
En el cuadro de comando se encuentra el nombre del estilo.

En la parte de Nueva tecla de mtodo abreviado debe de presionar las teclas que desea
asignar a ese estilo, por ejemplo, si deseo que en el estilo de Titulo 1 se active al presionar la
teclas Ctrl + 1. Presione la tecla Ctrl y luego el nmero 1; si esa combinacin de tecla ya est
asignada aparecer un pequeo mensaje indicando para qu esta asignada y a qu funcin.
Si no esta asignada, presione el botn Asignar y lo regresar a la pantalla anterior.
Una vez seleccionado los detalles necesarios presione el botn Aceptar.
Modificar un Estilo.
Para modificar un estilo ya existente seleccinelo primero de la lista de estilos y presione el
botn Modificar. Aparecer la siguiente ventana, que como podr apreciar es similar a la de
crear nuevos estilos:
13
Puede modificar lo que usted desee de las opciones de la ventana, que ya han sido vistas
anteriormente. Es necesario aclarar que la opcin Tipo de estilo no est disponible si est
modificando un estilo existente, ya que no se puede cambiar el tipo de un estilo existente.
Al seleccionar la opcin Teclas... aparecer la siguiente pantalla:
En el cuadro de comando se encuentra el nombre del estilo.

asignar a ese estilo, por ejemplo, si deseo que en el estilo de Titulo 1 se active al presionar la
teclas Ctrl + 1. Presione la tecla Ctrl y luego el nmero 1; si esa combinacin de tecla ya est
Si no esta asignada, presione el botn Asignar y lo regresar a la pantalla anterior.
14
Nota: Es importante aclarar que para que los cambios o estilos que cree aparezcan siempre en
los estilos definidos de cualquier documento es necesario seleccionar la opcin Agregar a la
plantilla, ya que dicha opcin agrega el estilo a la plantilla adjunta al documento activo, lo que
permite que el estilo est disponible para los nuevos documentos basados en la plantilla.
Cuando no se activa esta casilla de verificacin, Word agrega el estilo solamente al documento
activo.
Marcadores
Un marcador es una posicin o seleccin de texto a la que se le asigna un nombre para poder
hacer referencias. Word marca la posicin con el nombre especificado por el usuario. Estos
marcadores tienen ms utilidades que los marcadores de posicin, ya que sirven, por ejemplo,
para crear y numerar referencias cruzadas.
Insertar un marcador
Para insertar un marcador siga los siguientes pasos:
1. Seleccione Marcador... del men Insertar.
2. Aparecer la siguiente ventana:
3. Escriba un nuevo nombre de marcador o seleccione un nombre existente de la lista. Si

agrega un marcador con un nombre existente, Word lo quita de su ubicacin original y lo
asigna a la seleccin actual.
4. Presione el botn Agregar para insertar un nuevo marcador.
Eliminar un marcador
2. Aparecer el cuadro anterior con los marcadores existentes.
3. Seleccione el marcador que desea eliminar.
4. Presione el botn Eliminar.
Ir a un marcador existente
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2. Aparecer la ventana anterior con los marcadores existentes.
3. Seleccione un nombre existente de la lista.
4. Presione el botn Ir a.
En el ejemplo de la ventana anterior se muestra la gran utilidad que se tiene con los
marcadores para referirse a una sola parte de un documento grande como lo son las leyes
interiores de SECOGES.
Referencia cruzada
Las referencias cruzadas son una gran ayuda para cuando se desea enlazar una parte de un
texto con otra que, quizs, est ms adelante; por ejemplo puede poner una referencia cruzada
en un documento de Word que indique Ir a apndice del documento y que al hacer clic el
usuario en ella lo lleve rpidamente a esa parte del documento. Esta referencia cruzada liga
la puede hacer utilizando los estilos de texto, los marcadores, etc. que existan en su
documento, puede utilizar otro tipo de elementos pero esos son los ms comunes. Para poder
aplicar las referencias tiene que haber utilizado anteriormente los estilos de los textos, o los
marcadores.
Para crear una referencia cruzada solo siga los siguientes pasos:
1. En el documento, escriba el texto introductorio que iniciar la referencia cruzada.

2. En el men Insertar, haga clic en Referencia cruzada.
1. En el cuadro Tipo, haga clic en el tipo de elemento al que desee hacer referencia.
Cuando usted seleccione tipo, se refiere si va a utilizar para la referencia algn marcador, ttulo,
nota al pie, etc.
Dependiendo del tipo de elemento al que desee hacer referencia (ms comunes), cambiarn las
opciones del cuadro de Referencia a:
16
Si selecciona Ttulo aparecern las opciones de:

Texto de Ttulo Inserta el nombre del ttulo al que se hace referencia.
Nmero de pgina Inserta el nmero de pgina del ttulo al que se hace
referencia.
Nmero de ttulo Cuando el ttulo al que se hace referencia est numerado,
inserta el nmero correspondiente a ese ttulo.
Nmero de ttulo (sin contexto) Cuando el ttulo al que se hace referencia est numerado,
inserta el nmero correspondiente a ese ttulo.
Ms adelante o ms atrs Si el ttulo al que hace referencia se encuentra posicionado
atrs de donde desee insertar la referencia se insertar la
palabra Ms atrs; si el ttulo al que hace referencia se
encuentra posicionado adelante de donde desee insertar la
referencia se insertar la palabra Ms adelante.
Si selecciona Marcador aparecern las opciones de:

Texto de Marcador Inserta el nombre del marcador al que se hace referencia.
Nmero de pgina Inserta el nmero de pgina del marcador al que se hace
referencia.
Nmero de prrafo Cuando el marcador al que se hace referencia est
numerado, inserta el nmero correspondiente a ese
marcador.
Nmero de prrafo (sin contexto) Cuando el marcador al que se hace referencia est
numerado, inserta el nmero correspondiente a ese
marcador.
Ms adelante o ms atrs Si el marcador al que hace referencia se encuentra
posicionado atrs de donde desee insertar la referencia
se insertar la palabra Ms atrs; si el marcador al que
hace referencia se encuentra posicionado adelante de
donde desee insertar la referencia se insertar la palabra
Ms adelante.
Si selecciona Nota al pie aparecern las opciones de:

Texto de Nota al pie Inserta el nombre de la nota al pie a la que se hace
referencia.
Nmero de pgina Inserta el nmero de pgina de la nota al pie a la que
se hace referencia.
Ms adelante o ms atrs Si la nota al pie a la que hace referencia se encuentra
posicionado atrs de donde desee insertar la
referencia se insertar la palabra Ms atrs; si la nota
al pie a la que hace referencia se encuentra
posicionado delante de donde desee insertar la
Nmero de nota al pie (con formato) Inserta el nmero de la nota al pie con el formato de
nota al pie ()
17
Si selecciona Nota al final aparecern las opciones de:
Texto de Nota al final Inserta el nombre de la nota al final a la que se hace
referencia.
Nmero de pgina Inserta el nmero de pgina de la nota al final a la
que se hace referencia.
Ms adelante o ms atrs Si la nota al pie a la que hace referencia se
encuentra posicionado atrs de donde desee insertar
la referencia se insertar la palabra Ms atrs; si la
nota al pie a la que hace referencia se encuentra
posicionado delante de donde desee insertar la
Nmero de nota al final (con formato) Inserta el nmero de la nota al final con el formato de
nota al final ()
4. En el cuadro Referencia a, haga clic en la informacin que desee insertar en el documento,

por ejemplo, el ttulo de un captulo.
5. En el cuadro Para qu elemento numerado, haga clic en el elemento especfico al que desee
hacer referencia, es decir a que marcador, ttulo, nota al pie, etc.
6. Haga clic en Insertar.
Notas
Si aparece un elemento del tipo {REF _Ref249586 \* COMFORMATO} en vez de texto, Word
muestra los cdigos de campo en vez de los resultados de campo. Para ver estos resultados,
haga clic en el cdigo de campo con el botn secundario del mouse (ratn) y, a continuacin,
haga clic en el comando Activar o desactivar cdigos de campo del men contextual.
Para que los usuarios puedan pasar al elemento al que se hace referencia, seleccione la casilla
de verificacin Insertar como hipervnculo. Si el elemento al que desee hacer referencia se
encuentra en otro documento, ambos documentos debern formar parte de un documento
maestro.
Crear una tabla de contenido

En algunas ocasiones se requiere elaborar una tabla de contenido, de los temas que conforman
un documento; una tabla de contenido es lo que comnmente conocemos como ndice en un
libro. Dicha tabla puede ser generada automticamente por Word sin tener que digitar de nuevo
cada una de las secciones de este documento.
Para poder aplicar las tablas de contenidos es necesario trabajar anteriormente con los estilos
de ttulos, ya que Word toma todos los ttulos que hacen parte del documento y les aplica el
formato seleccionado.
Una vez seleccionados los ttulos y subttulos siga los siguientes pasos:
1. Ubique el punto de insercin donde desea generar la tabla de contenido.

2. Despliegue el men Insertar y seleccione la opcin Indices y tablas.
18
3. Haga clic sobre la ficha de Tabla de contenido.

4. En el rea Formatos seleccione el estilo que usted desea. Observe los estilos en Vista
previa.
Los ndices que se generan por medio de las tablas de contenidos tienen una gran ventaja.
Cuando desee ubicarse en algn tema desde el ndice solo presione en el mismo el nmero de
la pgina y Word se colocar en dicho tema automticamente.
Actualizar tablas e ndices

Muchas veces ya tenemos creado nuestro ndice y hemos movido los temas de nuestro
documento de lugar o bien hemos agregado nuevos temas o captulos a nuestra tabla. Para
actualizar las tablas e ndices no es necesario volver a crearla, Word puede actualizarla
automticamente si al modificarla usamos los mismos estilos marcadores usados
previamente. solo es necesario lo anteriormente dicho, actualizarla.
Para ello haga lo siguiente:
1. Coloque el puntero del mouse en cualquier lugar de la tabla y de un clic derecho al mouse.
2. En el siguiente cuadro aparecen dos opciones:
La primera actualiza los nmeros de pgina de la tabla pero no actualiza los nombres de
los elementos TDC, es decir, sirve cuando no agreg ms captulos o temas al
documento que desee que aparezcan en la tabla de contenido, sino que modific los
existentes alargndolos o acortndolos de modo que los nmeros de pginas cambiaron
para la tabla de contenido.
La segunda actualiza los nombres de los elementos TDC y los nmeros de pgina. El
proceso de actualizacin de toda la tabla puede resultar muy lento, de modo que haga
clic en Actualizar toda la tabla solamente cuando haya modificado los nombres de los
ttulos o de los campos de elementos TDC. Esta opcin es til cuando se eliminan
agregan elementos de la tabla de contenido y que no se muestran en ella.
3. Seleccione la opcin que desee y presione Aceptar.
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Hipervnculos
Los hipervnculos llevan a los lectores en rpidos viajes a travs de un documento en la misma
computadora, en una Intranet, bien alrededor del mundo mediante el Web.
Es muy til cuando usted est haciendo referencia a algn tema en especifico de alguna
pagina, ya sea de algn documento de Word, hoja de clculo de Excel o un HTML.
Por ejemplo, usted puede hacer referencia a alguna ley como LEY DE RESPONSABILIDADES
DE LOS SERVIDORES PBLICOS DEL ESTADO DE LOS MUNICIPIOS, solo ponga la
direccin de la pgina de HTML con el siguiente procedimiento:
1. Seleccione el texto u objeto de dibujo que desee presentar como hipervnculo y haga clic en
Insertar, Hipervnculo.
2. En caso de que no haya guardado todos los cambios, Word le pedir que guarde el archivo.
3. En el cuadro Vincular al archivo o direccin URL, escriba la ruta de acceso del archivo al
que desee que salte el hipervnculo o haga clic en Examinar para seleccionarlo de una lista
de archivos.
4. En el cuadro Ubicacin dentro del archivo, escriba la subdireccin, si existe, ya que en un
documento de Word es necesario primero crear un marcador para indicar la posicin del
documento donde se desea ubicar.
20
5. Para saltar a una ubicacin especfica de otro archivo de Office, escriba el nombre del rango
de hojas de clculo de Microsoft Excel, del nmero de una diapositiva de Microsoft
PowerPoint o del marcador de Word al que desee saltar. Para ver una lista de los
marcadores de Word entre los que puede elegir, haga clic en Examinar.
6. Al final presione el botn Aceptar.
Notas
Un URL (Universal Resource Locator) es una direccin nica a un archivo o seccin de una
pagina Web, que permite localizarlo en una computadora en la Intranet Internet.
Para especificar la ubicacin de un documento de Word o de una pgina Web a la que desee
saltar, abra el archivo e inserte un marcador.
Al seguir un hipervnculo, es decir, cuando se hace clic en el texto mostrada como referencia
cruzada y Word cambia al documento o pgina de destino, se muestra la barra de herramientas
Web. Para volver a la ubicacin original de una publicacin de Word o una pgina Web, haga
clic en el botn Hacia atrs de la barra de herramientas Web.
21
Herramientas
Proteger documento
El proteger un documento tanto de Word como de Excel es para salvar ese archivo de personas
ajenas a el. En ocasiones es necesario restringir el acceso a archivos como lo puede ser de
nminas, de personal, etc.
Word proporciona diversos mtodos para restringir el acceso a un documento. Puede
emprender una de las siguientes acciones:
Asignar una contrasea para abrir el documento con el fin de que los usuarios no
autorizados no puedan abrirlo.
Asignar una contrasea de escritura al documento, de forma que el resto de los usuarios
abran el documento, pero no puedan guardar los cambios efectuados sin la contrasea. Si
se abre el documento sin la contrasea de escritura y se modifica, slo podr guardarse
asignndole un nombre de archivo distinto.
Recomendar que se abra el documento como archivo de slo lectura. Si se abre de esta
forma y se modifica, slo se podr guardar asignndole un nombre de archivo distinto. Si se
abre como archivo de lectura y escritura, podr guardarse con el nombre original.
Asignar una contrasea para proteger un documento de realizar cambios, excepto en los
campos de formulario que pudiera contener.
Precaucin: Si asigna una proteccin con contrasea a un documento y despus olvida la

contrasea, no podr abrir el documento, quitarle la proteccin ni recuperar sus datos. Se
recomienda guardar una lista de las contraseas y sus documentos correspondientes en un
lugar seguro. No se recomienda el uso de Post-it en lugares visibles para anotar sus
contraseas.
Establecer una contrasea para abrir un documento

1. Abra el documento.
2. En el men Archivo, haga clic en Guardar como.
3. Haga clic en Opciones.
4. Escriba una contrasea en el cuadro Contrasea y, a continuacin, haga clic en Aceptar.
5. Escriba de nuevo la contrasea en el cuadro Vuelva a escribir la contrasea y, a
continuacin, haga clic en Aceptar.
6. Haga clic en Guardar.
Al momento de abrir el archivo protegido se le pedir la contrasea que usted escribi para
poder abrirlo.
En caso de que la contrasea sea incorrecta le aparecer el siguiente mensaje.
22
Establecer una contrasea para modificar un documento
1. Abra el documento.
2. En el men Archivo, haga clic en Guardar como.
3. Haga clic en Opciones.
4. Escriba una contrasea en el cuadro Contrasea de escritura y haga clic en Aceptar.
5. Escriba de nuevo la contrasea en el cuadro Confirmar Contrasea y haga clic en Aceptar.
6. Haga clic en Guardar.
Al abrir el archivo le aparecer el siguiente cuadro de dilogo:
Si usted no escribe la clave y presiona el botn de solo lectura al momento de modificar y

guardar el archivo le aparecer el siguiente mensaje:
Despus se abrir la ventana de Guardar como.
Proteger un documento para no permitir realizar cambios, excepto en los campos de

formulario que pudiera contener.
Protege un documento frente a la realizacin de cambios, excepto en los campos de formulario

o en las secciones desprotegidas. Para activar o desactivar la proteccin de una seccin, haga
clic en Secciones.
Aunque no es necesario que un documento contenga campos de formulario para protegerlo
usando esta opcin.
23
Nota: Un formulario de Word es un documento que pudiera contener campos de captura, donde
el usuario entra informacin; como por ej. Nombre del destinatario, fecha y nmero de oficio y
mediante un programa se ubica en determinado posicin y documento. Es normal que los
formularios estn protegidos para que los usuarios solo puedan incluir informacin en las reas
designadas.
Para proteger un documento utilizando esta opcin haga lo siguiente:
1. En el men Herramientas, haga clic en Proteger documento.

2. Haga clic en Formularios.
3. Para asignar una contrasea al formulario con el fin de que los usuarios que la conozcan
puedan quitar la proteccin y cambiar el formulario, escriba una contrasea en el cuadro
Contrasea. Los usuarios que no la conozcan no podrn modificar el documento y solo
podrn seguir incluyendo informacin en sus campos, en caso de que estos existan en el
documento.
4. Para proteger todo el formulario, haga clic en Aceptar.
Combinar correspondencia
En ocasiones tendr que crear documentos, como cartas, memos, oficios, etc. que contienen el
mismo texto, el cual vara en algunos datos, como en la informacin de destinatario. Para no
tener que escribir varias veces el texto utilice la herramienta Combinar correspondencia que le
permite generar un documento con campos y modificar solo los datos y variables sin que se
altere la estructura general del documento.
Pasos:
1. Despliegue del men Herramientas y escoja la opcin Combinar correspondencia.
24
2. En el cuadro de dilogo Combinar Correspondencia presione el botn Crear.

3. Seleccione la opcin Cartas modelo... y se activar el siguiente cuadro de dilogo.
4. Pulse el botn Ventana activa para utilizar el documento actual.

5. Oprima el botn Obtener datos.
6. Seleccione Crear origen de datos para crear un archivo donde capturarn los registros con
los datos que van a combinarse. En caso de que usted ya tenga un documento para
efectuar la combinacin omita los pasos del 7 al 13 y vaya a la seccin de Notas de este
mismo apartado. Y despus contine en el paso 14.
7. En la lista Campos en el registro inicial encontrar algunos campos para incluir en el

documento; elimine los que no necesite presionando el botn Quitar campo y deje solo los
que necesita.
25
8. Pulse el botn Aceptar y enseguida se activar el cuadro de dilogo Guardar como, en el

que debe especificar la ruta y el nombre que se asignar al documento con una tabla que
contendr una fila ( registro) por cada destinatario al que enviar una copia del
documento, el nombre del archivo con los datos para Combinar Correspondencia deber
ser distinto al nombre de la plantilla que ser usada para crear las distintas copias del
documento.
9. Presione el botn Guardar y se presentar un mensaje que permite agregar al documento
la informacin que vara de una carta a otra.
10. Pulse el botn Modificar datos de origen.

11. Aparece la ventana Ficha de datos donde capturar cada uno de los campos (Ttulo,
Nombre, Apellido, etc) por cada registro de destinatario para los que se crear un
documento.
12. Pulse el botn Agregar nuevo y contine insertando cada uno de los registros necesarios.
Conforme vaya agregando registros podr observar el nmero de registro actual en la parte
inferior de la ventana donde se encuentra el texto Registro: y los botones de
desplazamiento de registro. El primer botn le permite ir al primer registro agregado, el
segundo le permite retroceder un registro a la vez, el siguiente campo es el nmero de
registro actual, el 3er. Botn permite avanzar un registro a la vez, y el 4to. ir al ltimo
registro agregado. Si presiona el botn Eliminar localizado debajo de Agregar nuevo podr
borrar el registro actual.
26
13. Cuando finalice presione el botn Aceptar para que regrese a modificar el documento que
servir como plantilla.
14. Una vez en el documento, redacte el texto que no variar en cada una de las copias, puede
aplicar el formato que usted desee a los prrafos as como insertar imgenes logotipos de
su oficina. Posicione el cursor en el documento en el lugar donde desea que se aparezca la
informacin del destinatario e inserte los campos que requiera pulsando el botn Insertar
campo de combinacin de la barra de herramientas combinar correspondencia.
15. Haga clic sobre cada campo que requiera.

16. Para seleccionar un registro lo puede hacer por medio de los siguientes botones de la barra
de herramientas.
17. Presione el botn ver datos combinados y automticamente se colocarn los datos del
registro seleccionado en los campos respectivos.
18. Pulse nuevamente el botn Ver datos combinados para que aparezcan de nuevo los
campos.
19. Para crear todas las hojas de correspondencia requeridas presione el botn de Combinar
en nuevo documento.
20. Si requiere que los datos se combinen en la impresora presione el botn Combinar al
imprimir.
21. Para revisar los posible errores de combinacin presione el botn Revisar errores.
Notas:
Cuando usted ya tiene el documento a combinar creado haga lo siguiente:
1. En Obtener datos seleccione Abrir origen de los datos.
2. Aparecer una ventana de Abrir, seleccione el archivo que desea combinar presione el
botn Abrir.
27
3. En la siguiente presione el botn de la siguiente ventana:
Nota: Es importante aclarar que el documento deber contener nada ms que una tabla creada
en Word Excel con una columna por cada campo que variar (por Ejemplo una columna con
los nombres y titulo Nombre, otra con los puestos y titulo Puesto, direcciones con titulo
Direccin). El primer rengln deber contener los nombres de las columnas y estos sern los
nombres de los campos. Ejemplo:
Nombre Puesto Direccin
Arturo Lpez Moreno Director General Direccin Gral. De Admn.
Juan Pablo Silva Montes Contador Direccin Gral. De Admn.
Esta tabla puede ser creada en Word Excel como lo hace normalmente con otras similares, o
puede obtenerse una generada automticamente por algn programa (como por ejemplo el
sistema DAP Windows con el Directorio de la Administracin Pblica), o inclusive puede ser
importada de una pgina de Internet.
4. Una vez encontrado el archivo con el origen de datos deseados, puede crear su plantilla de
combinacin y generar la combinacin de correspondencia de una forma ms rpida y
sencilla.
Macros
Las macros de Word permiten automatizar tareas que normalmente se realizan repetidas veces.
Una macro consiste en una serie de comandos e instrucciones de Word que se agrupan en un
solo comando de forma que la tarea pueda realizarse automticamente. En lugar de perder el
tiempo realizando una serie de acciones repetitivas en Word, puede crear y ejecutar una macro,
es decir, un comando personalizado, que ejecute la tarea por usted.
Word incluye dos mtodos para crear macros: la grabadora de macros y el Editor de Visual
Basic. La grabadora de macros puede ayudarle a obtener los conocimientos fundamentales
para la creacin de macros. Word graba la macro como una serie de comandos de Word
utilizando el lenguaje de programacin de Visual Basic para aplicaciones. Las macros grabadas
se pueden abrir en el Editor de Visual Basic para modificar las instrucciones. El Editor de Visual
Basic tambin puede crear macros flexibles y eficaces con instrucciones de Visual Basic que no
se pueden grabar mediante la grabadora de macros. Debido a la complejidad de la
programacin con Visual Basic solo se ver el uso de la grabadora de macros en este manual.
Una vez asignada una macro a una barra de herramientas, a un men o a una combinacin de
teclas de mtodo abreviado, ejecutar la macro es tan sencillo como hacer clic en el botn de la
28
barra de herramientas, en el elemento de men o presionar la combinacin de teclas de mtodo

abreviado. Tambin puede sealar Macro en el men Herramientas, hacer clic en Macros y, a
continuacin, hacer clic en el nombre de la macro que desee ejecutar.
Las macros pueden almacenarse en plantillas o en documentos. De forma predeterminada,

Word almacena las macros en la plantilla Normal para que puedan utilizarse en todos los
documentos de Word. Sin embargo, si una macro guardada en la plantilla Normal slo es til
para determinados tipos de documentos, puede copiarla en la plantilla adjunta a dicho
documento y, a continuacin, eliminarla de la plantilla Normal.
Primeramente se debe de grabar las macros, realizando los pasos repetitivos que se desea
guardar en la macro que se crear. Lo que Word hace es copiar fielmente todos los
movimientos de teclas, de mouse, etc., que usted haga al momento de empezar con una
grabacin de macro, de forma tal que cuando usted ejecute la macro Word repetir todas las
opciones que usted realiz con el mouse o teclado al momento de estar grabando la macro.
Una vez que se tenga grabada la macro, solo ejectela.
Las macros puede utilizarse para la combinacin de correspondencia, la creacin de un nuevo

oficio, la creacin de tablas, etc. en un solo paso!, con la complementacin de la creacin de
un botn que ser aadido a la barra de herramientas Estndar.
Grabar una macro
El grabar una macro significa guardar todos los movimientos de mouse, teclado, activacin de
ventanas, mens, etc., que usted realice.
Para grabar una macro haga lo siguiente:

1. Haga clic sobre Herramientas, Macro, Grabar nueva macro. En el cuadro que aparecer
escriba el nombre de su macro.
29
Este botn indica si deseamos aadir la macro en la barra de herramientas, mediante la

asignacin de un botn, esto para facilitar el uso de la macro.
Si usted desea aadir un botn de la macro a la barra haga clic en el botn Barras.
Aparecer el siguiente cuadro en donde le mostrar el nombre de la macro que crear, junto
con otras macros creadas anteriormente, si las tiene.
Nuevo botn
de macro
Usted puede modificar la apariencia del botn de la macro dando un clic derecho con el mouse
sobre dicho botn; aparecer un men en donde se encuentran diferentes opciones desde
cambiarle el nombre al botn hasta cambiarle el icono.
Dichas opciones del men se muestran a continuacin en la siguiente tabla:

Borra el botn de la barra de herramientas. El eliminar el botn no
significa que se borrar de la lista de macros, solo de la barra de
herramientas.
Es el nombre que llevar el botn en la barra de herramientas, mas no
cambia el nombre de la macro.
Copia la imagen del botn actualmente seleccionado.
Pega la imagen del botn que se haba copiado anteriormente.
Cambia de manera original la imagen del botn, cuando ste se haya
modificado.
Esta opcin le permite

cambiar la apariencia del
icono actual del botn.
Puede cambiarle el color,
agregarle figuras creadas
por usted mismo, etc.
Esta opcin da al usuario a escoger varios

iconos de botones que trae el Word 97.
Seleccione el icono que desee para su
botn y de un clic sobre el.
Muestra solo el icono del botn y el nombre lo muestra al pasar sobre el

mismo.
Muestra solo el nombre del botn.
Muestra solo el icono del botn y el nombre lo muestra al pasar sobre el
mismo.
Muestra el icono del botn y el nombre en el mismo.
Inicia un nuevo grupo de botones en la barra de herramientas de donde se
encuentra el botn que ha sido aadido.
30
Una vez realizado los cambios en el botn de la macro empezar a grabar los pasos que tiene
que hacer para un determinado procedimiento.
Si usted ha seleccionado la opcin Teclado del cuadro de Grabar macro se abrir el siguiente
cuadro en donde usted puede asignar una combinacin de teclas a su macro.
En el cuadro de comando se encuentra el nombre de la macro.

asignar a ese estilo, por ejemplo, si deseo que la macro se active con la combinacin de teclas
Ctrl + F1. Presione la tecla Ctrl y luego la tecla F1; si esa combinacin de teclas ya est
Si no esta asignada, presione el botn Asignar. El cuadro de Guardar cambios en: seleccione si
desea guardar el mtodo abreviado de teclas en la plantilla Normal.dot o bien, en el documento
que tenga activo en ese momento.
2. Continuando con la forma de grabar las macros, una vez puesto el nombre de la macro,
aparecer el siguiente men flotante el cual tiene los botones de detener grabacin y pausar
grabacin.
El botn detener grabacin sirve para cuando usted ya haya terminado de hacer los pasos que
grabarn en la macro.
Es importante aclarar que usted puede grabar su macro en la plantilla Normal.dot o en otro
documento o plantilla disponible. La diferencia es que cuando usted grabe la macro en la
plantilla Normal.dot sta macro estar activa en cualquier documento que usted cree
basndose en esa plantilla.
Supongamos que usted hace con frecuencia las combinaciones de correspondencias de una
plantilla de oficios de Word utilizando un archivo de Excel. Este ejemplo es suponiendo que
siempre se va a utilizar el mismo archivo para combinar y, por supuesto, debe de tener
31
preparada con anterioridad la plantilla de oficios con los datos necesarios para poder hacerse
correctamente la combinacin de correspondencia con los datos adecuado de la plantilla.
Siga los siguientes pasos:
1. Seleccione del men Herramientas la opcin Macros, Grabar nueva macro.

2. Escriba el nombre de la macro: CombinarCorrespondencia.
3. De un clic al botn Barras para asignar la macro a un botn.
4. Seleccione Normal.NewMacros.CombinarCorrespondencia y arrstrelo a la barra de
herramientas Estndar.
5. De un clic derecho al botn y cambie el nombre: Combinar correspondencia.
6. Cambie la imagen del botn.
7. Presione el botn Teclado.
8. En el cuadro Nueva tecla de mtodo abreviado haga la combinacin de teclas Ctrl + F1 y
presione el botn Asignar y luego el botn Cerrar.
9. Seleccione la opcin Abrir del men Archivo.
10. Seleccione de C: \Archivos de programas\Microsoft Office\Plantillas la plantilla Oficios.
11. Despliegue del men Herramientas y escoja la opcin Combinar correspondencia.
12. En el cuadro de dilogo Combinar Correspondencia presione el botn Crear.

13. Seleccione la opcin Cartas modelo... y se activar el siguiente cuadro de dilogo.
32
14. Pulse el botn Ventana activa para utilizar el documento actual.

15. Oprima el botn Obtener datos.
16. En Obtener datos seleccione Abrir origen de los datos.
17. Aparecer una ventana de Abrir, seleccione el archivo que desea combinar, en este caso
como ejemplo, Combinar de la carpeta Mis Documentos presione el botn Abrir.
18. En la siguiente presione el botn de la siguiente ventana:
19. Una vez realizado lo anterior posicione el cursor en el documento en el lugar donde desea
que se aparezca la informacin del destinatario e inserte los campos que requiera pulsando
el botn Insertar campo de combinacin de la barra de herramientas combinar
correspondencia.
20. Haga clic sobre cada campo que se requiera.

21. Para crear todas las hojas de correspondencia requeridas presione el botn de Combinar
en nuevo documento.
22. Al final presione el botn Detener grabacin de la barra de Herramientas Grabar macros.
23. Para comprobar que la macro se grab correctamente, cierre todas las ventanas abiertas
del Word y haga lo siguiente:
24. Seleccione del men Herramientas la opcin Macros, Macros...
25. Seleccione la macro Combinarcorrespondencia.
33
26. Presione el botn Ejecutar y la combinacin de correspondencia deber hacerse de manera
automtica.
27. Tambin puede hacerse con el botn que se haba creado anteriormente para la
combinacin de correspondencia; o tambin con la combinacin de teclas Ctrl + F1, que es
la combinacin de teclas asignada a esa macro que realiza la combinacin de
correspondencia.
Ejecutar macro
Si usted anteriormente ya ha creado una macro y desea ejecutarla haga lo siguiente:

1. Seleccione del men Herramientas la opcin Macro, Macros...
2. Seleccione la macro que desea ejecutar.
3. Presione el botn Ejecutar y la combinacin de correspondencia deber hacerse de manera

automtica.
34
WordArt
WordArt le permite crear efectos de texto insertando un objeto de dibujo de Microsoft Office.
Con esta opcin usted podr dar ms vida a sus documentos insertando un objeto de WordArt
en la parte que usted desee resaltar.
Un ejemplo sencillo para la utilizacin de los objetos de WordArt, es la creacin de las

pequeas hojas que se le entregan a cada departamento cada mes con los nombres y los das
de los cumpleaeros de cada mes. Dicho recordatorio de cumpleaos muchas veces se hace
en programas como Corel Draw u otro paquete de diseo; sin embargo son muy fciles de
hacer en Word utilizando el WordArt.
Para insertar un objeto de WordArt haga lo siguiente:
1. Seleccione el men Insertar, Imgenes, WordArt.

2. Escoja el estilo que usted prefiera y presione el botn Aceptar.
3. En la siguiente ventana escriba el texto que desea insertar; puede cambiar el tamao y el
estilo de texto.
35
Barra Herramientas de WordArt
WordArt cuenta con una barra de herramientas que aparece al momento de insertar un Estilo
del mismo. Esta barra de herramientas incluye controladores para modificar el objeto de
WordArt.
Crea efectos de texto insertando un objeto de dibujo

WordArt. de Microsoft Office.
Abre el cuadro de dilogo Modificar texto de
Modificar texto. WordArt, donde puede modificar el texto del objeto
de WordArt seleccionado.
Abre el cuadro de dilogo WordArt Gallery, donde
WordArt Gallery. puede seleccionar un estilo de WordArt diferente
para el objeto seleccionado.
Da formato a la lnea, el color, el relleno y la trama,
Formato de autoforma o imagen. el tamao, la posicin y otras propiedades del objeto
seleccionado.
Cambia objeto de WordArt con el tipo de sobre que
Forma de WordArt. desee.
Gira un objeto seleccionado hacia cualquier ngulo.

Girar libremente. Seleccione el objeto, haga clic en Girar libremente
y, a continuacin, arrastre una esquina del objeto en
la direccin que desee.
Hace que todas las letras del objeto de WordArt
Mismo alto de letras de WordArt. actual tengan el mismo alto.
Apila el texto del objeto de WordArt seleccionado, es
Texto vertical de WordArt. decir, sita una letra encima de la otra de manera
que pueda leerse de arriba a abajo.
Acerca o separa los caracteres del efecto de texto
Espacio entre caracteres de de manera que estn muy juntos o muy separados,
WordArt. dependiendo la opcin seleccionada. Se trata de la
configuracin de espacio entre caracteres del texto
del objeto de WordArt.
36
Para hacer el ejemplo mencionado anteriormente, solo es necesario insertar un cuadro de texto,
una imagen prediseada y un objeto de WordArt.
Observe la lista de cumpleaeros del mes hecha en otro software y una hecha en Word
utilizando el Wordart:
Otro software
Agrupar/Desagrupar
Si usted tiene varias figuras u objetos y desea agruparlos, con el fin de mantenerlos siempre
juntos utilice las siguientes opciones:
Agrupar
Une dos o ms objetos seleccionados en un solo objeto para poder moverlos o cambiarlos
como si fueran un grupo. Esta opcin es til cuando se tienen varios cuadros de texto figuras
en un documento y se desean mover manipular como un solo objeto.
Desagrupar
Separa un objeto agrupado en objetos individuales para que cada uno de ellos de forma
individual pueda moverse o cambiarse.
Reagrupar
Vuelve a unir un grupo de objetos que se han desunido utilizando el comando Desagrupar.
Las opciones anteriores se encuentran en el men que se despliega al da un clic derecho en las
figuras u objetos:
37
Seleccione los objetos que desee agrupar manteniendo presionada la tecla SHIFT mientras
hace clic en cada objeto. Una vez seleccionadas todas las figuras u objetos seleccione una de
las opciones deseadas.
38
Microsoft Excel 97 Avanzado
Excel 97 Avanzado
Archivo
Importar y convertir archivos

Que es un archivo de texto?
Se conoce con el trmino de archivo de texto, aquel que es creado por cualquier tipo de
programa sin cdigos especiales dentro del mismo, y cuyo contenido son solo caracteres
visibles en el teclado.
A diferencia de un archivo de Word, Excel u otros programas, donde los programas graban
cdigos, grficos, dibujos, caracteres especiales, etc. que el usuario no ve a simple vista; los
archivos de texto no pueden contener este tipo de elementos.
Este tipo de archivo es muy til cuando se requiere transferir informacin de un programa o
sistema a otro programa que no acepta los archivos en formato original del primer programa.
Por ejemplo, del sistema de nmina o contabilidad a Excel. La mayora de los sistemas pueden
grabar sus archivos o reportes en archivos de texto, por lo cul es posible leerlos en otros
programas que a su vez leen archivos de texto, como Excel. Un archivo de texto normalmente
tiene extensiones TXT, pero pueden ser .DAT, .PRN, .RPT, etc.
Que es un archivo DBF?

Un archivo con extensin DBF (Database File), es un formato de archivo muy popular en
muchos sistemas de base de datos. Un archivo en este formato est compuesto por registros y
campos. Un registro es la analoga a una fila en Excel y un campo es anlogo a una columna
dentro de Excel. Por lo mismo, Excel fcilmente puede convertir archivos DBF a tablas y
viceversa.
Muchas veces es necesario trabajar en Excel con archivos que no son propiamente hojas de
trabajo de dicho programa. Sin embargo Excel puede abrir archivos con extensin .TXT, DBF,
HTML (pgina para publicar en Internet), etc.
Importar archivo de texto en Excel
Para abrir un archivo con extensin TXT en Excel haga lo siguiente:

2. Seleccione en la lista Tipo de Archivo la opcin Archivos de Texto.
3. Aparecer la siguiente ventana en donde puede seleccionar si el archivo de texto est en
formato Delimitados o De ancho fijo.
Delimitados. Si las columnas o campos del archivo de texto estn separados por
tabulaciones, comas, puntos y coma u otros caracteres, active la casilla de verificacin
Delimitados y presione el botn Siguiente >.
39
En la siguiente pantalla se le indica que seale si est delimitado por tabuladores, punto y
comas, comas, espacios u otros. De antemano deber de conocer como est divido su
archivo de texto, y deber seleccionar el carcter adecuado para su archivo de texto. Si no
conoce como est divido su archivo examnelo con el programa Block de Notas y verifique
por medio de que caracteres se delimitan las columnas en el archivo.
En la siguiente tabla se explica cada opcin de separadores:
40
Separador Funcin
Tabuladores Separa en columnas los datos delimitados por tabulaciones. Las tabulaciones
son caracteres invisibles producidos por la tecla TAB, que significan que los
programas insertarn X nmero de espacios en blanco en lugar del caracter
de Tabulacin. Es decir, es un caracter de abreviacin de varios espacios en
blanco.
Punto y coma Cada columna de datos est delimitada por un punto y coma. Excel tratar de
crear una columna de datos por cada punto y coma que encuentre en una
fila.
Comas Cada columna de datos est delimitada por comas.
Espacios Cada columna de datos est delimitada por espacios.
Otro Separa los datos en columnas, utilizando el delimitador personalizado que

contienen los datos. Este puede ser cualquiera de los caracteres anteriores u
otro que se encuentre en el teclado, ej. #, /, -, _, etc.
Haga clic en Considerar separadores consecutivos como uno solo si los datos contienen un
delimitador de ms de un caracter entre los campos de datos, o si contienen varios
delimitadores personalizados. Esto es porque muchas veces las columnas que contienen
caracteres de texto (y no cantidades o fechas) estn encerradas entre comillas sencillas o
dobles y despus de las comillas se encuentra, adems, una coma o punto y coma, as Excel
puede identificar cuando suceda esto, y toma las comillas y la coma; como un solo caracter
separador.
Una vez seleccionado el separador presione el botn Siguiente.
A continuacin debe de establecer en cada columna el formato de los datos, es decir, debe de
especificar si los datos de la columna son generales, de texto o de fecha. Al final presione el
botn Terminar.
Formatos de datos:
General La columna contiene datos con cualquier tipo de caracteres o

nmeros.
Texto La columna contiene exclusivamente texto.
Fecha La columna contiene datos exclusivamente con fechas, deber

seleccionar si las fechas se especifican en da/mes/ao (DMA),
mes/da/ao (MDA), etc.
No importar columna (saltar) Ignora esta columna de datos y no transfiere a Excel nada de su
contenido.
41
Observe la diferencia del archivo de texto y el archivo como una hoja de clculo de Excel:
Archivo de
Texto
mostrado el
la aplicacin
Bloc de
notas
42
Archivo de
texto
convertido a
hoja de
clculo de
Microsoft
Excel.
De ancho fijo. Si todos los elementos del archivo de texto tienen la misma longitud, active
la casilla de verificacin De ancho fijo.
En la siguiente pantalla seale el ancho que tendr cada columna, es decir debe de especificar
el ancho de la columna.
Para especificar el ancho de una columna debe de dar un clic con el mouse en el cuadro de
vista previa, donde usted desee que vaya la separacin de las columnas.
Para eliminar una columna haga doble clic en la lnea que desea borrar y por ltimo para
cambiar el ancho de una columna de lnea de un clic a la lnea que desea mover y arrstrela
con el mouse.
43
Presione el botn Siguiente >
Al igual que la opcin anterior puede especificar, si as lo desea, el formato de cada columna, si
no lo hace, por default se toma como si fueran de formato General todas las columnas.
Al final presione el botn Terminar.
Importar archivos DBF generados por un manejador de base de datos.
Este tipo de archivos son muy comunes en sistemas administrativos de contabilidad nmina,
por lo que en ocasiones es posible tomar un catalogo de cuentas contables, presupuestos
contables, o de empleados de un sistema en formato DBF e importarlo a Excel para realizar
alguna operacin, grfica, etc. que no sea posible de realizar con el sistema original.
44
Para importar archivos de tipo DBF haga lo siguiente:
1. Seleccione Abrir del men Archivo.

2. En la opcin de Tipo de Archivo seleccione Archivos dBase y busque el archivo que desea
abrir y presione el botn Abrir.
3. Observe en la hoja de clculo que el archivo se abre tal cual estn los campos, es decir,
cada campo es una columna y la informacin ordenada como se encontraba originalmente
en la base de datos que import.
Importar archivos de HTML
Esta opcin es muy til cuando encuentra en Internet informacin de tipo estadstico organizada
en filas y columnas (similar a una hoja de Excel). Es muy comn por ejemplo que los catlogos
de artculos, directorios de personas, etc. se presenten de manera tabular con el nombre,
descripcin y otros datos divididos en columnas. Cuando suceda esto usted podr importar a
Excel la informacin que baje de Internet y realizar sus propios clculos grficas con la misma
o inclusive complementarla con informacin que usted posee.
Para importar archivos de HTML (pginas Web), haga lo siguiente:
1. Seleccione la opcin Abrir del men Archivo.
2. En la opcin de Tipo de Archivo seleccione Documentos HTML y busque el archivo que
desea abrir y presione el botn Abrir.
3. Observe la apariencia de la hoja de clculo al importar el HTML.
45
NOTA: es importante aclarar que cuando usted importa un archivo de HTML en Excel, ste no
muestra las imgenes que contenga dicho archivo.
Importar tablas de Word a Excel
Una de las formas ms simples y sencillas de importar una tabla de Word a Excel es la
siguiente:
1. Abra el archivo en Word donde est la tabla que desea importar a Excel.
2. Coloque el cursor en cualquier parte de la tabla.
3. Seleccione del men Tabla la opcin Seleccionar tabla. La tabla quedar seleccionada.
4. Seleccione Copiar del men Edicin.
5. Abra el programa de Excel y coloque el cursor en la primera celda de donde desea insertar
la tabla.
6. Seleccione Pegar del men Edicin de Excel.
La tabla quedar insertada en la hoja de clculo y podr empezar a trabajar en ella.
Convertir una hoja de clculo de Excel a un documento de HTML.

Si usted desea que sus hojas de clculo se muestren en una Intranet o Internet como pginas
Web es posible convertir cada hoja de Excel en un archivo con extensin HTML, que podr ser
puesto en un servidor de Intranet o Internet por el administrador del mismo, usted solamente
tendr que proporcionar el archivo al administrador y l se encargar de que el mismo se
publique en la Intranet o Internet.
Para crear el archivo solo tiene que hacer lo siguiente:
2. Abra el archivo que desee convertir a documento de HTML y seleccione la hoja dentro del
mismo.
3. Seleccione la opcin Guardar como HTML del men Archivo.
4. Excel automticamente selecciona el rea para convertir en HTML, presione Siguiente >.
46
5. En la siguiente ventana seleccione la opcin de crear un documento de HTML

independiente, listo para ver, con los datos con formato. Presione el botn siguiente>.
6. A continuacin escriba el ttulo, el encabezado de la hoja de HTML, alguna descripcin de la

hoja, puede seleccionar insertar una lnea horizontal antes y despus de los datos
convertidos, la fecha de la ltima actualizacin, que por omisin pone la fecha actual, quien
lo actualiz y algn correo electrnico al que pudiera comunicarse alguna persona que
accese a esa pgina.
47
7. Por ltimo, debe de seleccionar el cdigo que desea usar para la pgina Web, por lo general
se utiliza el EEUU/Europa occidental por ser adecuado segn el idioma en que est creado
el documento. Despus seleccione la opcin guardar el resultado como un archivo de
HTML, y escriba la ruta del archivo que desea guardar, es decir, el directorio en el que
desea que se guarde el archivo. Presione el botn Terminar.
8. Para ver la apariencia de su pgina Web abra el explorador de Internet Explorer y

seleccione la opcin Abrir del men Archivo.
9. En el siguiente cuadro presione el botn Examinar.
48
10. Busque el documento HTML recin creado y presione Abrir, en las dos ventanas (es decir,
se regresar a la ventana anterior y presionar nuevamente el botn Abrir).
10. Observe la pgina WEB creada en Excel.
Convertir hojas de clculo de Excel a archivos de texto

Para convertir los archivos de Excel a texto haga lo siguiente:
1. Abra el archivo de Excel que desea convertir a texto.

3. En el cuadro de Guardar como tipo seleccione Texto (delimitado por tabulaciones), esto para
que se respete las separaciones de las celdas de las tablas donde est la informacin.
NOTA: Es importante aclarar que no todo el contenido de un archivo de Excel se exporta tal y
cul como se ve a un archivo de Texto. Por ejemplo, imgenes, grficos, objetos de Wordart,
etc., no se mostrarn.
49
Convertir archivos de Excel a archivos de DBF
Al trabajar con algn sistema se requiere informacin de Excel para ser integrada a dicho
sistema y utilizarla como una base de datos. Para evitar el trabajo de vaciar toda esa
informacin a una base de datos lo mejor es convertir las hojas de Excel ya terminadas a una
base de datos o a un archivo DBF.
Para convertir los archivos de Excel a archivos en formatos DBF haga lo siguiente:
1. Abra el archivo de Excel que desea convertir a DBF.

3. En el cuadro de Guardar como tipo seleccione DBF 3 (dBaseIII).
Se recomienda guardar los archivos de base de datos con el formato de dBase III, ya que es un
formato que se puede abrir en casi cualquier programa de base de datos.
Configurar pgina
Establece los mrgenes, la fuente y tamao del papel, la orientacin de la pgina y otras
opciones de diseo del archivo activo.
Para configurar lo anterior mencionado haga lo siguiente:
Seleccione del men Archivo la opcin Configurar pgina.
Pgina
En la siguiente pantalla usted puede modificar la orientacin de la pgina (horizontal o
vertical), seleccionar el tamao de papel adecuado, la calidad de impresin, etc.
A continuacin se muestran las opciones que contiene esta ventana:
Orientacin: Vertical, Horizontal Especifica la orientacin de la pgina impresa.
Ajustar al Reduce o aumenta el tamao de la hoja de clculo

impresa. Active la casilla de verificacin Ajustar al y, a
continuacin, escriba un porcentaje en el cuadro % del
tamao normal. La hoja de clculo puede reducirse hasta
un 10 % de su tamao normal, o ampliarse hasta un 400
%.
50
Ajustar al Reduce la hoja de clculo o la seleccin cuando se
imprime para que se adapte al nmero de pginas
especificado. Active la casilla de verificacin Ajustar a y, a
continuacin, introduzca un nmero el cuadro Pginas de
ancho por.
Tamao de papel Haga clic en Carta, Oficio o en otras opciones de tamao,

para indicar el tamao en que desee imprimir el documento
o el sobre.
Calidad de Impresin Haga clic en la resolucin que desee para especificar la

calidad de impresin del libro activo. La resolucin es el
nmero de puntos por pulgada lineal (ppp) que aparecer
en la pgina impresa. Una resolucin mayor proporciona
una impresin de mejor calidad en las impresoras que lo
permitan.
Primer nmero de pgina Introduzca Automtico para comenzar la numeracin de

las pginas por el nmero "1" (si es la primera pgina de
la tarea de impresin) o por el nmero siguiente en la
secuencia (si no es la primera pgina de la tarea de
impresin). Introduzca un nmero para especificar un
nmero de comienzo de numeracin de pgina que no sea
el "1".
51
Mrgenes
En el cuadro de Mrgenes puede cambiar el margen superior, inferior, izquierdo y derecho
de la pgina.
Usted puede especificar la configuracin de los mrgenes y podr ver los resultados haciendo
clic en el cuadro Vista preliminar. Para especificar la distancia entre los datos y el borde de la
pgina impresa, ajuste las medidas en los cuadros Superior, Inferior, Izquierda y Derecha.
Si usted desea centrar los datos de la pgina entre los mrgenes, active la casilla de
verificacin Verticalmente, Horizontalmente o ambas.
Encabezado y pie de pgina

En la pestaa de Encabezado y pie de pgina puede aadir algn encabezado a su hoja de
clculo.
Para crear un encabezado personalizado, haga clic en un encabezado integrado de los que
aparecen en el cuadro Encabezado y, a continuacin, en Personalizar encabezado. Este
encabezado integrado se copiar en el cuadro de dilogo Encabezado, donde podr darle
formato o modificarlo.
Para aplicar un encabezado y/o un pie de pgina en su hoja de clculo haga lo siguiente:
1. Seleccione Encabezado y pie de pgina del men Ver.
52
2. En Encabezados seleccione alguno de la lista o bien presione el botn personalizar

encabezado.
3. En cada seccin escriba o inserte lo que desea, como fecha, hora, nmero de pgina, etc.
y al final presione Aceptar.
4. Para el Pie de pgina seleccione, de igual forma, o si no presione el botn Personalizar Pie
de pgina.
5. Aparecer una ventana como la anterior, escriba lo que desee en cada seccin y presione
Aceptar.
6. Una vez seleccionado el encabezado y el pie de pgina presione Aceptar.
53
Hoja
En la pestaa de Hoja usted puede determinar el rea de impresin, as como ttulos que
pudiera repetirse en cada pagina de las hojas de clculo, etc.
A continuacin se muestran las opciones que tiene esta ventana:
Ara de impresin Para seleccionar el rango de la hoja de clculo que desee

imprimir, haga clic en el cuadro rea de impresin y arrastre hacia
las reas de las hojas de clculo que desee imprimir. El botn
Contraer dilogo, situado en el extremo derecho de este cuadro
de dilogo, desplazar de forma temporal el cuadro de dilogo
para que pueda introducir el rango, seleccionando las celdas de la
hoja de clculo. Cuando haya finalizado, puede hacer clic en el
botn otra vez para presentar todo el cuadro de dilogo.
Repetir Filas /Columnas Seleccione una opcin en Imprimir ttulos para imprimir las
mismas columnas o filas como ttulos en cada pgina de una hoja
de clculo impresa. Si desea especificar alguna fila como el ttulo
horizontal de cada pgina, seleccione Repetir filas en extremo
superior. Si desea ttulos verticales en cada pgina, seleccione
Repetir columnas a la izquierda. A continuacin, en la hoja de
clculo, seleccione una celda o celdas en las columnas de ttulo
que desee. El botn Contraer dilogo, situado en el extremo
derecho de este cuadro de dilogo, desplazar de forma temporal
el cuadro de dilogo para que pueda introducir el rango,
seleccionando las celdas de la hoja de clculo. Cuando haya
finalizado, puede hacer clic en el botn otra vez para presentar
54
todo el cuadro de dilogo.
Lneas de Divisin Para imprimir en las hojas de clculo las lneas de divisin de
celda horizontales y verticales, active la casilla de verificacin
Lneas de divisin.
Blanco y Negro Active la casilla de verificacin Blanco y negro si ha dado formato

de color a los datos, pero van a imprimirse en una impresora en
blanco y negro. Si utiliza una impresora en color, seleccionando
esta opcin puede reducirse el tiempo de impresin.
Calidad de Borrador Para reducir el tiempo de impresin, active la casilla de

verificacin Calidad de borrador. Si se selecciona esta opcin,
Microsoft Excel no imprimir ni divisiones de celdas ni la mayora
de los grficos.
Ttulos de Fila y Columna Para imprimir los nmeros de fila o las letras de columna con el
estilo de referencia A1, o filas y columnas numeradas con el estilo
de referencia F1C1, active la casilla de verificacin Encabezados
de fila y columna.
Comentarios Para imprimir comentarios al final del documento y al comienzo de

otra pgina, seleccione la opcin Al final de la hoja. Para imprimir
los comentarios en la misma ubicacin en que aparecen cuando
se ve la hoja de clculo, seleccione la opcin Como en la hoja.
Si hace clic en esta opcin, Microsoft Excel solamente imprimir
los comentarios mostrados. Para que se muestren todos los
comentarios, haga clic en la opcin Comentarios del men Ver.
Para presentar un comentario, haga clic con el botn secundario
en la celda que lo contiene y, a continuacin, haga clic en la
opcin Mostrar comentario del men contextual.
Orden de las pginas Para controlar el orden en que se numerarn e imprimirn los
datos cuando no encajen en una pgina, haga clic en Hacia
abajo, luego hacia la derecha o Hacia la derecha, luego hacia
abajo. La vista preliminar de la imagen de muestra, presenta la
direccin en que se imprimir el documento cuando se seleccione
una de estas opciones.
55
56
Ver
Comentarios
Esta opcin nos sirve para ver los comentarios que se encuentran en la hoja de clculo, ms
adelante se explicarn ms a detalle los Comentarios.
Vistas personalizadas
Crea diferentes vistas de una hoja de clculo. Una vista es una manera sencilla de ver los datos
con diferentes opciones de presentacin.
Es posible guardar las distintas configuraciones de vista (incluyendo filas o columnas ocultas y
la configuracin de filtros) as como la configuracin de impresin.
Crear una vista personalizada

Para crear una vista personalizada haga lo siguiente:
1. Seleccione las caractersticas que desea guardar dentro de la vista personalizada de su hoja
de clculo, como ocultar columnas, el rea de impresin, opciones de impresin, etc.
Seleccione Vistas personalizadas del men Ver.
2. En la siguiente ventana presione el botn Agregar.
3. En la ventana siguiente de Agregar vista escriba un nombre para la vista que crear.
Tambin puede seleccionar la opcin Configuracin de la impresora, para que al momento
de guardar la vista guarde tambin la impresora que est configurada como uso en ese
momento, al igual que las filas y columnas ocultas y los filtros que se tengan aplicados.
57
4. Al final presione Aceptar.
Utilizar una vista personalizada
Una vez creada una vista personalizada, puede utilizarla en cualquier momento.
Seleccione Vistas personalizadas del men Ver y aparecer de nuevo la ventana de vistas, en
esta ventana seleccione la vista que desea utilizar y presione el botn Mostrar.
Se mostrar la hoja de clculo que tiene la vista seleccionada con las caractersticas que se
han guardado anteriormente.
Eliminar una vista
Seleccione Vistas personalizadas del men Ver y aparecer de nuevo la ventana de vistas, en
esta ventana seleccione la vista que desea eliminar y presione el botn Eliminar.
58
Insertar
Nombres
Los nombres en Excel son como los marcadores en Word, los cuales nos sirven para hacer
referencia a una hoja de clculo o a una parte de la misma.
Este tipo de referencias pueden ser de gran utilidad al estar trabajando con archivos que
contengan hipervnculos, los cuales hagan referencia a hojas de clculo con mucha
informacin, logrando ir directamente a cierta celda deseada.
Definir
Crea un nombre para una celda, o un rango, que pueden utilizarse para hacer referencia a
ellos.
Pasos:
1. Coloque el puntero de mouse en la celda o en el rango de celdas que desea definir como
nombre.
2. Del men Insertar seleccione Nombres, Definir.
3. En el cuadro de Nombres en el libro escriba el nombre que desee (un nombre sin caracteres
en blanco).
El nombre quedar definido en la celda asignada anteriormente.

59
Pegar
Inserta el nombre seleccionado en la barra de frmulas. Si la barra de frmulas est activa y la

frmula comienza con un signo igual (=), al hacer clic en Pegar se pega el nombre seleccionado
en el punto de insercin. Si la barra de frmulas no est activa, al hacer doble clic en un nombre
en el cuadro Pegar nombre, se pegar en la barra de frmulas un signo igual (=) seguido del
nombre seleccionado.
Para pegar un nombre haga lo siguiente:
1. De un clic en la celda donde desea pegar el nombre.

2. Del men Insertar seleccione Nombre, Pegar.
3. Escoja el nombre que desea pegar y presione el botn Aceptar.
Al modificar los datos que se encuentran en la celda donde est el nombre definido
automticamente se actualizarn tambin en la celda donde peg el nombre.
Comentarios
Los comentarios son pequeas notas que se le agregan al texto en un archivo para resaltar
alguna parte del mismo, o bien, para aadir informacin extra al texto.
Agregar un comentario a una celda
1. Haga clic en la celda donde desea agregar el comentario.

2. En el men Insertar, haga clic en la opcin Comentario.
3. Escriba el texto del comentario en el cuadro.
4. Cuando termine de escribir el texto, haga clic fuera del cuadro.

5. Por omisin, el comentario quedar oculto en la celda, indicado por una sea en la parte
derecha superior de la misma.
6. El comentario se mostrar al pasar el puntero del mouse sobre la celda.
Es importante aclarar que usted puede aplicar formato a sus comentarios como bordes, colores,
tipo de letra, relleno, etc.
60
Modificar un comentario
Si usted desea modificar el texto de comentario haga lo siguiente:
1. De un clic derecho en la celda donde est el comentario.

2. Seleccione la opcin Modificar comentario.
3. Escriba el texto del comentario en el cuadro.
4. Cuando termine de escribir el texto, haga clic fuera del cuadro de comentario.
Eliminar un comentario

2. Seleccione la opcin Eliminar comentario.
3. Automticamente el comentario desaparecer de la celda.
Mostrar un Comentario
Para que un comentario est siempre de manera visible haga lo siguiente:

2. Seleccione la opcin Mostrar comentario.
3. Automticamente el comentario quedar siempre visible.
Ocultar Comentario
Para ocultar un comentario que est siempre de manera visible haga lo siguiente:

2. Seleccione la opcin Ocultar comentario.
3. Automticamente el comentario quedar oculto, dejando solo una indicacin de que se
encuentra oculto.
Nota
Cuando ordena elementos en una hoja de clculo, los comentarios se desplazan a las
nuevas posiciones con los elementos de las filas o columnas ordenadas.
Hipervnculos
Los hipervnculos llevan a los lectores en rpidos viajes a travs de un documento en la misma
computadora, en una Intranet, o bien alrededor del mundo mediante el Web. Es posible agregar
en un documento Excel la direccin de Internet Intranet de una pgina o documento y al
momento de dar clic en el hipervnculo ir directamente a ese documento
61
Para insertar hipervnculos en las hojas de Excel haga lo siguiente:
1. Seleccione el texto u objeto de dibujo que desee presentar como hipervnculo y haga clic en
Insertar hipervnculo.
2. En caso de que no haya guardado todos los cambios, Excel le pedir que guarde el archivo.
3. En el cuadro Vincular al archivo o direccin URL, escriba la ruta de acceso del archivo al
que desee que salte el hipervnculo o haga clic en Examinar para seleccionarlo de una lista
de archivos.
4. En el cuadro Ubicacin dentro del archivo, escriba la subdireccin, si existe, ya que en un
documento de Word es necesario primero crear un marcador para indicar la posicin del
documento donde se desea ubicar.
5. Para saltar a una ubicacin especfica de otro archivo de Office, escriba el nombre del rango
de hojas de clculo de Microsoft Excel, del nmero de una diapositiva de Microsoft
PowerPoint o del marcador de Word al que desee saltar. Para ver una lista de los
marcadores de Word entre los que puede elegir, haga clic en Examinar.
Nota
Un URL (Universal Resource Locator) es una direccin nica a un archivo o seccin de una
pgina Web, que permite localizar de forma nica la ubicacin del mismo archivo en una
computadora en la Intranet o Internet.
Para especificar la ubicacin de un documento de Word o de una pgina Web a la que desee
saltar, abra el archivo e inserte un marcador.
Al seguir un hipervnculo, es decir, cuando se hace clic en el texto o la imagen que se muestra
en pantalla y aparece el objeto, documento o pgina destino, se muestra la barra de
herramientas Web. Para volver a la ubicacin original de una publicacin de Excel o una pgina
Web, haga clic en el botn Hacia atrs de la barra de herramientas Web.
62
Formato
Formato condicional
Usted puede aplicar formatos a las celdas seleccionadas que cumplan los criterios especficos
basados en los valores o en las frmulas especificadas. Para dar una mejor explicacin observe
el siguiente ejemplo:
Pasos:
1. Seleccione las celdas a las que les desea aplicar formato condicional.
2. Escoja Formato condicional del men Formato.
3. En el segundo cuadro usted puede seleccionar la condicin que desee de la siguiente lista:
63
4. En este caso seleccione igual a, para resaltar cuales son los registros que estn desde la
dependencia 04 hasta la dependencia 15.
5. En los siguientes cuadros oprima el botn que se encuentra en la parte derecha de cada
cuadro para seleccionar el valor mnimo y el valor mximo.
6. En este caso seleccionaremos alguna de las celdas que tenga el valor mnimo 04 y
volveremos a oprimir el mismo botn para regresarnos a la ventana anterior.
7. Ahora oprimiremos el botn del segundo cuadro y haremos lo mismo que el paso anterior,
seleccionando alguna celda que contenga el valor mximo, en este caso el 15.
8. Ahora, en el botn Formato seleccione los elementos de formato que desea aplicar con el
formato condicional. Puede aplicar slo un formato condicional por cada celda.
9. A continuacin aparecer la ventana de Formato:
10. En la pestaa de Bordes seleccione el borde deseado y en la de Trama seleccione el color

de la celda.
12. Se regresar a la ventana inicial, presione nuevamente Aceptar.
13. Observe los datos que cumplen con la condicin dada anteriormente.
64
65
Herramientas
Proteger
El proteger un documento tanto de Word como de Excel es para salvar ese archivo de personas
ajenas a el. En ocasiones es necesario restringir el acceso a archivos como lo puede ser de
nminas, de personal, etc.
Microsoft Excel ofrece varios medios para restringir el acceso de los usuarios para ver o
modificar los datos en los libros y en las hojas de clculo.
Para proteger un libro o una hoja seleccione Proteger del men Herramientas.
Proteger hoja
El proteger una hoja evita que se realicen cambios en las celdas de las hojas de clculo, en
objetos grficos de una hoja de clculo u hoja de grficos, en elementos de un grfico o en el
cdigo de un formulario del Editor de Visual Basic.
Dependiendo de las opciones, mostradas a continuacin, que usted seleccione proteger los
elementos mencionados anteriormente.
Contenido: Impide que se hagan cambios en las celdas de las hojas de clculo y en los
elementos de los grficos.
Objetos: Impide que otros usuarios eliminen, muevan, modifiquen o cambien de tamao los
objetos grficos de una hoja de clculo o de un grfico.
Escenarios: Impide que se hagan cambios en las definiciones de los escenarios de una hoja de
clculo.
Para proteger una hoja de clculo de su libro haga lo siguiente:
1. Seleccione del men Herramientas Proteger, Proteger hoja...

2. Seleccione las opciones necesarias para proteger los elementos deseados de su hoja de
clculo.
66
3. Escriba una contrasea en el siguiente cuadro y presione Aceptar.
4. Nuevamente Excel le pedir que confirme su contrasea, en caso de que haya asignado
una.
De esta manera la hoja solo ser de lectura, y cuando alguien no deseado intente escribir en
ella aparecer el siguiente mensaje:
En el mensaje anterior le indica que la hoja est protegida y para desprotegerla debe de hacer
lo siguiente:
1. Seleccione el men Herramientas, Proteger, Desproteger hoja...
2. Excel le pedir que introduzca la contrasea, en caso que se haya asignado una, en el
siguiente cuadro.
67
3. Una vez que haya quitado la proteccin, podr escribir en la hoja nuevamente.
NOTA: Es importante aclarar que para proteger las celdas de cambios o de escrituras no
deseadas, es necesario que al momento de proteger las hojas de clculos, las celdas deben de
estar bloqueadas; es decir, en la opcin Formato de Celda, en la pestaa Proteger, la opcin
Bloqueada debe de estar seleccionada.
Proteger libro
Protege la estructura y las ventanas de un libro. Puede evitar que se realicen cambios en la
estructura de un libro de manera que las hojas no se puedan eliminar, mover, ocultar, volver a
mostrar ni cambiar de nombre, y que no se puedan insertar hojas nuevas. Tambin puede evitar
que las ventanas se muevan o se cambien de tamao.
Dependiendo de las opciones, mostradas a continuacin, que usted seleccione proteger los
elementos mencionados anteriormente.
Estructuras: Protege la estructura de un libro para que no se pueda borrar, mover, ocultar,
mostrar, cambiar el nombre de las hojas ni insertar hojas nuevas.
Ventanas: Protege las ventanas de un libro para que no se puedan mover, cambiar de tamao,
ocultar, mostrar o cerrar.
Para proteger un libro haga lo siguiente:
1. Seleccione del men Herramientas la opcin Proteger, Proteger libro...

2. Aparecer el siguiente cuadro en donde podr seleccionar para proteger la estructura o las
ventanas, o ambas cosas, introduciendo una contrasea, de preferencia.
Es importante aclarar que solo se proteger el libro en su estructura, no sobre escritura.

Para desproteger el libro haga lo siguiente:
1. Seleccione del men Herramientas, la opcin Proteger, Desproteger libro...
68
2. Su usted ha asignado una contrasea Excel le pedir introducir dicha contrasea.
Proteger Archivo
Otra forma de proteger sus libros de trabajo es al momento de guardarlos. Cuando usted no
desea que los dems usuarios tengan acceso para abrir sus documentos de Excel puede
restringrselos.
Al momento de guardar sus archivos haga lo siguiente:
1. Si es la primera vez que va a guardar su archivo seleccione del men Archivo la opcin
Guardar, si no, seleccione Guardar como...
2. En la ventana de guardar presione el botn Opciones.
3. En la ventana de Opciones para guardar que le ha aparecido introduzca una contrasea de

proteccin la cual le servir para el acceso al archivo.
4. Puede tambin introducir una contrasea contra escritura para evitar que el archivo, al
momento de hacerle modificaciones, no se pueda guardar, a menos que se guarde con la
opcin Guardar como.
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6. A continuacin se mostrar una ventana en la cual deber de introducir nuevamente la
contrasea. Despus de haber introducido de nuevo la contrasea presione nuevamente el
botn Aceptar.
7. Al final escriba el nombre a su archivo y presione el botn Aceptar.
Cuando se requiera abrir el archivo le pedir primero la contrasea.
Si usted no introduce la contrasea correcta aparecer el siguiente mensaje de error y no podr

abrir el archivo.
Su usted ha activado la proteccin para el acceso de escritura del archivo, aparecer la

siguiente ventana en la cual se le pide la contrasea, precisamente para dicho acceso.
Si usted no introduce la contrasea que se le pide no podr abrir el archivo para escritura. Si es
as presione el botn Solo lectura.
Podr modificar el archivo, pero no podr guardarlo con el mismo nombre, tendr que guardarlo
con la opcin Guardar como, ya que al intentar guardarlo le aparecer el siguiente mensaje.
Macros
Si ejecuta frecuentemente una tarea en Microsoft Excel, puede automatizarla mediante una
macro. Una macro consiste en una serie de comandos y funciones que se almacenan en un
mdulo de Visual Basic y que puede ejecutarse siempre que sea necesario ejecutar la tarea.
70
Una macro se graba igual que se graba msica en un casete. A continuacin, se ejecuta la
macro para que repita los comandos.
Antes de grabar o escribir una macro, planifique los pasos y los comandos que desea que
ejecute la macro. Si se comete algn error mientras se graba la macro, tambin se grabarn las
correcciones que se realicen. Cada vez que se grabe una macro, sta se almacenar en un
nuevo mdulo adjunto a un libro.
Grabar una macro

Para grabar una macro debe de hacer lo siguiente:
1. Seleccione la opcin Macros, Grabar nueva macro del men Herramientas.
2. Aparecer el siguiente cuadro de Grabar macro, en el cual usted debe de escribir el nombre
de la macro, seleccionar donde debe de guardar la macro, etc.
Nombre de
la macro
Almacenamiento
Mtodo
de la macro
abreviado
Informacin descriptiva de la macro
En el cuadro Nombre de la macro escriba el nombre que desea ponerle a la macro que ser
creada.
En el espacio de Mtodo abreviado, usted puede ponerle alguna letra, para asignar la macro
que se crear a una combinacin de teclas. Esto es con el fin de que cuando se haga la
combinacin Ctrl + letra se realice la accin de la macro; es necesario mencionar que sta
asignacin de un mtodo abreviado es opcional.
En el espacio de Guardar macro en: es para asignar esa macro a:
Si desea que la macro est disponible siempre que se utilice Microsoft Excel, haga clic
en el Libro de macros personal para almacenar la nueva macro en este libro.
Para almacenar la macro en un libro nuevo, haga clic en Libro nuevo.
Para almacenar la macro en el libro activo, haga clic en Este libro.
Al final presione el botn Aceptar para iniciar a grabar la macro.
3. Una vez presionado el botn Aceptar del cuadro Grabacin de macro estar listo para
empezar a realizar lo pasos y movimiento que desea guardar en la macro. Al final seleccione
del men Herramientas la opcin Macros, Detener grabacin, para terminar con la grabacin de
la macro.
71
Ejecutar macro
Si usted anteriormente ya ha creado una macro y desea ejecutarla haga lo siguiente:

2. Seleccione la macro que desea ejecutar.
3. Presione el botn Ejecutar y los pasos grabado en la macro debern hacerse de manera
automtica.
Eliminar macro
Si usted anteriormente ya ha creado una macro y desea eliminarla haga lo siguiente:

2. Seleccione la macro que desea eliminar.
3. Presione el botn Eliminar y los pasos grabado en la macro debern hacerse de manera
automtica.
72
Datos
Ordenar
Organiza la informacin de las filas o listas seleccionadas por orden alfabtico, numrico o por
fechas.
Pasos:
1. Seleccione la opcin Ordenar del men Datos.
2. Seleccione si la fila tiene encabezados.

3. Si es as entonces le aparecer una lista al momento de dar un clic con el mouse al
sealamiento que se encuentra del lado derecho de cada cuadro de ordenamiento.
4. Si no tiene encabezados entonces aparecer de la siguiente manera:
5. Observe el siguiente ejemplo en el cual ordenamos la hoja, primero por apellido paterno,
despus por apellido materno.
73
Autofiltros
El autofiltro es la manera ms rpida de seleccionar slo los elementos que desea mostrar de
una lista. Excel cuenta justamente con uno, que filtra lo que no quiere, dejando solamente lo
que desea mostrar.
Para aplicar un autofiltro seleccione del men Datos, Filtros, Autofiltros.
Aparecern flechas de despliegue en cada columna en la fila de encabezados. Haga clic en una
flecha, y aparecer una lista de todos los elementos de ese campo.
74
Al aplicarse el autofiltro las flechas de despliegue de los encabezados quedaran de la siguiente
manera:
Siguiendo con el ejemplo anterior, supongamos que solo desea ver los registros del municipio
con la clave 29.
En el encabezado de cidmunic d un clic a la flecha de despliegue y coloque el cursor en el
nmero 29 y nuevamente d un clic.
75
Observe que solo aparecen los registros que tienen la clave del municipio 29.
Para volver a ver todos los registros nuevamente de un clic en la flecha desplegable y luego en
(todas).
Usted puede personalizar su filtro dando un clic en (Personalizar) de las flechas desplegables.
Aparecer la siguiente ventana en donde puede usted poner las condiciones requeridas.
Seleccione los operadores en los cuadros de la izquierda y escriba, o seleccione los valores en
los cuadros de la derecha para seleccionar los operadores de comparacin y los valores para
Filtro automtico personalizado.
Supongamos que desea obtener los datos de aquellas personas cuyos ingresos sean mayores
de 760, pero menor de 900.
76
La clasificacin ordena su lista de acuerdo con el criterio que se defina. Suponga que slo
quiere ver los valores ms altos o bajos de la lista, en cuanto a ingresos. Con la opcin
Autofiltro, usted puede obtener eso sin clasificar la lista.
Haga clic en la fecha de despliegue en una columna con valores numricos y seleccione Las 10
ms...
Aparecer la siguiente ventana:
En el primer cuadro puede seleccionar si desea los valores superiores o inferiores. Despus
escoja el total de valores mayores o menores que desea visualizar y presione el botn Aceptar.
Por ejemplo: para visualizar los 15 registros que tienen los ingresos ms altos.
En el cuadro anterior seleccione Superiores, 15 y presione el botn Aceptar.
Observe el resultado:
Formulario
Un formulario de Excel es una ventana que pudiera contener campos de captura, donde el
usuario introduce informacin.
Excel cuenta con un Formulario opciones para manejar de una manera ms fcil una base de
datos; con la que puede ver, cambiar, agregar, eliminar y buscar los registros de una lista o una
base de datos.
Una base de datos es un conjunto de registros almacenados.

En Excel un campo es una columna y un registro es una fila
Para utilizar un formulario haga lo siguiente:

1. Escriba al principio de una columna el encabezado que sern los nombres de los campos.
2. Haga clic en cualquier celda de los encabezados y escoja la opcin Datos, Formulario.
3. Aparecer un formulario con cuadro de entrada para datos para cada campo.
77
4. Introduzca los datos para cada campo y utilizando la tecla Tab para moverse de un cuadro a
otro dentro del formulario.
5. Para guardar sus datos presione Enter.
6. Cuando termine de introducir datos presione el botn Cerrar.
Botones de formularios
Nuevo Aade un registro

Eliminar Suprime el registro seleccionado
Restaurar Deshace cualquier cambio hecho al registro
Buscar anterior Lo regresa un registro
Buscar siguiente Va al registro siguiente
Criterio Encuentra registro de acuerdo con los criterios que usted
especifique
Cerrar Cierra la ventana de formularios
Buscar un registro en una lista utilizando un formulario de datos

Para desplazarse entre registros de uno en uno, utilice las flechas de la barra de
desplazamiento del cuadro de dilogo. Para moverse de 10 en 10 registros a la vez, haga
clic en las flechas de la barra de desplazamiento.
Para desplazarse al registro siguiente de la lista, haga clic en Buscar siguiente. Para
moverse al registro anterior de la lista, haga clic en Buscar anterior.
Para definir las condiciones de bsqueda, o criterios de comparacin, haga clic en Criterios.
Introduzca los criterios en el formulario de datos. Para buscar los registros que coincidan
con los criterios, haga clic en Buscar siguiente o en Buscar Anterior. Para regresar al
78
formulario de datos sin buscar los registros basndose en los criterios especificados, haga
clic en Formulario.
Subtotales
Usted puede calcular los valores de subtotal y total de las columnas marcadas que se
seleccionen. Microsoft Excel inserta y marca automticamente las filas de total y agrega un
contorno a la lista.
Para utilizar los subtotales haga lo siguiente:

1. Decida cul es el campo o campos que quiere hacer subtotales, y despus ordene la lista,
de modo de que estos campos queden agrupados.
2. Seleccione del men Datos la opcin Subtotales... Aparecer la siguiente ventana:
3. En el cuadro Para cambio en: seleccione una etiqueta para especificar la columna que
contiene los elementos o grupos por los que desea realizar el subtotal de los valores de las
dems columnas. Si desea realizar el subtotal de elementos agrupados, ordene la lista
utilizando esta columna como columna de ordenacin principal.
4. Seleccione la funcin resumen que desea utilizar para realizar el subtotal de los valores en
Usar funcin. Es posible que los valores de la columna sean sumados, contados,
promediados, media, elegir el valor mximo, varianza, etc. Elija la operacin deseada para
los valores.
5. En Agregar subtotal a: active una o ms casillas para especificar las columnas que
contienen los valores de los que desea realizar el subtotal. Los subtotales de stas
columnas se realizarn a partir de las diferencias en los elementos de la columna
seleccionada en el cuadro Para cada cambio en.
NOTA: Puede seleccionar reemplazar todos los subtotales de la lista con los nuevos subtotales,
insertar saltos de pgina automticamente despus de cada grupo de subtotales de datos o
insertar las filas subtotal y total general bajo los datos de detalle.
6. Una vez seleccionado lo deseado presione el botn Aceptar.

7. Si desea eliminar todos los subtotales de la lista actual presione el botn Quitar todos.
Al dar clic en el botn Aceptar aparecern agrupados los registros y los subtotales
seleccionados como en la siguiente imagen.
79
Validacin
Define qu datos son vlidos para celdas individuales o rangos de celdas; restringe la entrada
de datos a un tipo particular como nmeros enteros, nmeros decimales o texto y establece
lmites para las entradas vlidas. Por ejemplo, esto le permitira crear que en una celda o rango
de celdas donde se van a capturar totales de unidades como computadoras, impresoras,
escritorios, etc. No se capturen decimales; pues no es posible tener una fraccin de
computadora o bien similar en un inventario. Tambin le permitira validar que ciertos saldos
nunca sean negativos, como el caso de ciertas cuentas de contabilidad.
Si desea asegurarse de que se introducen los datos correctos en una hoja de clculo, puede
especificar qu datos son vlidos para cada celda o cada rango de celdas. Puede restringir los
datos a un tipo determinado (como nmeros enteros, nmeros decimales o texto) y definir
lmites en las entradas vlidas. Puede especificar una lista de entradas vlidas o limitar el
nmero de caracteres en las entradas.
Para aplicar una validacin seleccione Validacin del men Datos.
80
Con la validacin de datos de Excel usted puede restringir lo siguiente:
Restringir las entradas de celda a nmeros, fechas u horas dentro de lmites especificados.
Restringir las entradas de celda a los datos de una lista.
Limitar el nmero de caracteres en las entradas de celda.
Etc.
Solo se explicarn las ms usuales de la lista de Permitir:
Cualquier valor. Acepta que se introduzca cualquier valor a la celda.

Nmero entero. Usted puede introducir valores que no contengan puntos decimales o bien,
que no sean fracciones.
Lista. Puede introducir valores o datos de una lista determinada.
Fecha. Acepta en la celda solo fechas que se encuentren en los rangos sealados.
Hora. Acepta valores de horas permitidas.
Longitud de texto. Acepta un determinado nmero de caracteres.
Personalizada. Usted puede personalizar los tipos de datos que desea que acepten las celdas.
Una vez seleccionado una opcin de la lista Permitir, introduzca los datos de la restriccin.
Dependiendo de la opcin anterior seleccionada se le pedirn varios datos.
Al terminar de seleccionar los criterios de validacin seleccione la pestaa de Mensaje entrante,
que se refiere al mensaje que aparecer al seleccionar la celda restringida.
En el cuadro de Ttulo escriba el encabezado del mensaje de entrada.

En la parte de Mensaje de Entrada escriba el mensaje que aparecer al momento de
seleccionar la celda restringida.
81
As quedara el mensaje anterior:
Ahora, seleccione la pestaa Mensaje de error.
En Estilo seleccione el que a usted ms le convenga:

Lmite. Con esta opcin usted no podr introducir ningn valor o dato fuera del permitido.
Cuando esto suceda aparecer el mensaje de la siguiente manera:
Advertencia. En advertencia cuando introduzca un valor fuera del rango permitido podr o no
aceptar el dato en la celda, segn lo desee.
Informacin. La celda aceptar el dato pero le informar que esta fuera del rango permitido.
82
Una vez seleccionado lo deseado presione el botn Aceptar.

Por ejemplo, supongamos que desea capturar en su hoja de clculo, en una columna de clave
de los municipios, valores que estn entre 05 y 97. Haga lo siguiente:
1. Seleccione la columna donde est cmunicipio.

2. Seleccione Validacin del men Datos.
3. Seleccione Nmero Entero en Permitir de la pestaa Configuracin.
4. En la opcin Datos seleccione de la lista Entre.

5. En el valor Mnimo escriba 5.
6. En el cuadro de Mximo escriba 97.
83
7. En el cuadro de Ttulo escriba un mensaje, por ejemplo, Usuario.
8. En el Mensaje de entrada escriba Introducir valores entre 05 y 97.
9. En la pestaa de Mensaje de error, escriba en el cuadro Titulo: Error.

10. En el cuadro Mensaje de error escriba Valor no vlido, intntelo de nuevo.
11. Por ltimo, en Estilo, seleccione Lmite y presione el botn Aceptar.
De esta manera no podr introducir valores que estn fuera de los rangos aplicados en las
celdas.
Agrupar/Desagrupar
Si usted tiene varias figuras u objetos y desea agruparlos, con el fin de mantenerlos siempre
juntos utilice las siguientes opciones:
Agrupar
Une dos o ms objetos seleccionados en un solo objeto para poder moverlos o cambiarlos
como si fueran un grupo.
Desagrupar
Separa un objeto agrupado en objetos individuales para que cada uno de ellos de forma
individual pueda moverse o cambiarse.
Reagrupar
Vuelve a unir un grupo de objetos que se han desunido utilizando el comando Desagrupar.
Las opciones anteriores se encuentran en el men que se despliega al dar un clic derecho en
las figuras u objetos:
84
Seleccione los objetos que desee agrupar manteniendo presionada la tecla SHIFT mientras
hace clic en cada objeto. Una vez seleccionadas todas las figuras u objetos seleccione una de
las opciones deseadas.
85
Grficos
Una vez insertado un grfico usted tiene diferentes opciones para modificarlo, en este apartado
se muestran dichas opciones.
Cambiar el tipo de grfico

Cuando usted ya tiene el grfico insertado en su hoja de clculo y desea cambiarlo por otro tipo
de grfico haga lo siguiente:
1. Seleccione el grfico actual.
2. De un clic derecho al grfico y seleccione Tipo de grfico...
3. Aparecer la siguiente ventana con los diferentes tipos de grficos, seleccione el que desee
aplicar en su hoja de clculo.
Modificar el rango de los datos de origen
Muchas veces es necesario agregar o eliminar datos de nuestros grficos, o bien cambiar la
mayora de los datos, para esto se requiere cambiar el origen de dichos datos.
Para cambiar el origen de los datos, solo debe de hacer lo siguiente:
1. Seale el grfico del que desea modificar los datos.
2. De un clic derecho con el mouse y seleccione la opcin Datos de Origen...
3. Aparecer la siguiente ventana:
86
4. Haga clic en el cuadro Rango de datos y, a continuacin, seleccione los datos de la hoja de
clculo que desea trazar. El botn Contraer dilogo, en la parte derecha de este dilogo,
desplaza de forma temporal el cuadro; de este modo puede introducir el rango
seleccionando las celdas de la hoja de clculo.
5. Cuando haya finalizado, puede hacer clic en el botn otra vez para presentar todo el cuadro
de dilogo.
6. En la pestaa de Serie usted puede agregar o quitar las diferentes series, as como tambin
cambiarle de nombre. Recuerde que la serie son las etiquetas o los ttulos de los valores.
7. Al terminar de cambiar lo deseado presione el botn Aceptar.
87
Opciones de Grfico
Para modificar las opciones del Grfico como Ttulo, Ejes, Lneas de divisin, Rtulos, etc.
Haga lo siguiente:
1. Seale el grfico que desea modificar.
2. De un clic derecho al mouse y seleccione Opciones de grfico...
3. Realice los cambios necesarios. Puede basarse en la descripcin de cada opcin de las
diferentes pestaas de la ventana de Opciones de grfico que a continuacin se muestran.
Escriba el encabezado que desea que lleve su grfico.
Escriba el ttulo del eje X que desea que lleve su grfico.
Escriba el titulo del eje Y que desea que lleve su grfico.
88
Muestra el eje de categoras (X).
Si los datos del eje X tienen el formato de fecha muestra de forma

automtica los datos con un eje de escala de tiempo (X). Muestra el
eje predeterminado de categoras (X) con todos los dems datos.
Muestra, incluso si los datos tienen el formato de fecha, los datos en

el eje seleccionado como el eje de categoras predeterminado (X).
Muestra, incluso si el eje de datos no tiene el formato de fecha, el eje

de categoras con un eje de escala de tiempo (X). Las marcas de
graduacin en la escala de tiempo tienen una separacin uniforme en
el eje X en funcin de los valores mayores y menores de las unidades
de tiempo.
Muestra el eje de valores (Y).
Muestra las lneas de divisin en el rango mayor en el eje de

categoras (X).
Muestra las lneas de divisin en el rango menor en el eje de
categoras (X).
Muestra las lneas de divisin en el rango mayor en el eje de series

(Y).
Muestra las lneas de divisin en el rango menor en el eje de series

(Y).
Agrega una leyenda al rea de trazado.
Sita la leyenda seleccionada en la ubicacin deseada y cambia el

tamao del rea de trazado para colocar la leyenda.
89
Elimina los rtulos de datos de todos los puntos de datos.
Muestra los valores de todos los puntos de datos.
Muestra el porcentaje total de todos los puntos de datos en los

grficos de anillo o circulares.
Muestra los rtulos de las categoras asignadas a todos los puntos de

datos. Esta opcin muestra el nombre de la serie en los grficos de
reas.
En grficos de circulares o de anillos, muestra el porcentaje total y los

rtulos de las categoras de cada seccin del grfico.
Muestra los tamaos de cada burbuja en un grfico de burbujas en

funcin de los valores de la tercera serie de datos.
Sita claves de leyenda con el formato asignado y el color, al lado de

los rtulos de los datos en el grfico.
Muestra los valores de cada serie de datos en una cuadrcula bajo el

grfico. No se puede disponer de esta opcin en grficos de
superficie, circulares, dispersin (XY), anillos, burbujas o radial.
Muestra las claves de leyenda, con el formato y el color asignados de

cada serie trazada, al lado del rtulo de la serie en la tabla de datos.
Formatear el rea de trazado.
Utilice este procedimiento para cambiar los colores, aplicar una textura o una trama, o bien para
cambiar el ancho de lnea o el estilo de borde del rea de trazado.
1. Seleccione el rea de trazado y de un clic derecho con el mouse y seleccione Formato de

rea de trazado...
2. En la siguiente ventana puede cambiar lo que usted desee.
90
3. Al terminar presione el botn Aceptar.
Area de trazado
Formatear el rea de un grfico

El rea de grfico es donde esta situado el grfico, y se le puede cambiar, o dar formato, tanto
al texto como al color de rea de una forma muy sencilla.
1. Seleccione el grfico.
2. De un clic derecho y escoja la opcin Formato de rea de grfico...
3. Aparecer la siguiente ventana, la cual tiene a su vez varias pestaas con diferentes
opciones:
91
Establece las opciones para dibujar un borde alrededor del objeto

seleccionado.
Y puede seleccionar NINGUNO, AUTOMATICO O PERSONALIZADO.
Haga clic en Efectos de relleno para cambiar las opciones utilizadas en

los colores, texturas, tramas e imgenes en el formato del objeto
seleccionado.
Establece las opciones para el fondo del objeto seleccionado.
Seleccione un nombre de fuente para cambiar la fuente del texto

seleccionado.
Selecciona un color de la lista para cambiar el color del texto u

objeto seleccionado.
Cuando se cambia el tamao de un objeto convierte el texto o los

nmeros vi nculados a este objeto en la misma proporcin.
92
Garantiza que un objeto grfico se mueva, Y cambie de tamao con
sus celdas correspondientes.
Garantiza que un objeto grfico se mueva, pero no cambie de

tamao con sus celdas correspondientes.
Mantiene la posicin y el tamao de un objeto grfico en la hoja de

clculo.
Imprime los objetos grficos seleccionados cuando se imprime una

hoja de clculo.
Protege el objeto seleccionado contra cambios.
Area del grfico
Observe la diferencia al
modificar el rea de grfico
situado en la parte superior.
93
94
Notas
NOTAS
95
NOTAS
96
Notas
NOTAS
97
NOTAS
98
Notas
NOTAS
99
NOTAS
100
Notas
NOTAS
101
NOTAS
102
Teclas ms comunes
Teclas ms comunes
Alt
Shift Alt
Alt Gr
Tab Alt Grfico
Bloq
Mays
Bloque Maysculas Retroceso
Ctrl

Control Inicio de Windows
Insert Supr
Insertar Suprimir
Fin
Inicio
Inicio Fin
Re Av
Pg Pg
Retroceso de pgina Avance de Pgina
Esc Bloq
Num
Escape Bloque Numrico
103
Combinacin de teclas ms comunes (Word)

Esc Al oprimirse cancela la opcin seleccionada o puede cerrar cualquier
programa o ventana de Windows.
Tab En una tabla sirve para aadir ms renglones, colocando el cursor al
final de la tabla.
F7 Revisin de Ortografa y Gramtica.
Ctrl + A Abrir archivo.
Ctrl + G Guardar archivo.
Ctrl + R Cerrar archivo.
Ctrl + U Nuevo Archivo.
Ctrl + P Imprimir Archivo.
Ctrl + N Cambia el texto a modo Negrita.
Ctrl + S Cambia el texto a modo Subrayado.
Ctrl + K Cambia el texto a modo Cursivo.
Ctrl + T Texto centrado.
Ctrl + Q Texto justificado a la izquierda.
Ctrl + D Texto justificado a la derecha.
Ctrl + J Texto justificado.
Ctrl + Tecla >< Disminuye el tamao de la letra del texto.
Ctrl + Shift + Tecla >< Aumenta el tamao de la letra del texto.
Ctrl + Shift + F Cambia el tipo de letra del texto.
Ctrl + Shift + U Cambia las letras de maysculas a minsculas.
Ctrl + X Cortar
Ctrl + V Pegar
Ctrl + C Copiar
Ctrl + Z Deshacer edicin
3 Clics seguidos Selecciona el rengln completo
2 Clics seguidos Selecciona la palabra completa
104
Teclas ms comunes
Combinacin de teclas ms comunes (Excel)

Esc Al oprimirse cancela la opcin seleccionada o puede cerrar
cualquier programa o ventana de Windows.
Tab Mueve el puntero a la siguiente columna.
F7 Revisin de Ortografa y Gramtica.
Ctrl + A Abrir archivo.
Ctrl + G Guardar archivo.
Ctrl + U Nuevo Archivo.
Ctrl + P Imprimir Archivo.
Ctrl + N Cambia el texto a modo Negrita.
Ctrl + S Cambia el texto a modo Subrayado.
Ctrl + K Cambia el texto a modo Cursivo.
Ctrl + F Cambia el formato de texto
Ctrl + T Cambia el tamao de Texto.
Ctrl + 1 Abre la caja de dilogo de Formato de Celdas.
Ctrl + X Cortar.
Ctrl + V Pegar.
Ctrl + C Copiar.
Ctrl + Z Deshacer edicin.
Ctrl + Shift + T Selecciona todo el libro de trabajo.
2 Clics seguidos Selecciona la palabra completa.
105
Combinacin de teclas ms comunes (Windows)
Esc Al oprimirse cancela la opcin seleccionada o puede cerrar cualquier programa o
ventana de Windows.
Tab Sirve para avanzar varias posiciones o poner una sangra. En una ventana de opciones
se utiliza para cambiar de una opcin a otra.
Bloq Mays Activa/desactiva el modo de escribir letras maysculas y minsculas.
Mueve el cursor a la parte derecha.
Mueve el cursor a la parte izquierda.
Mueve el cursor una lnea abajo.
Mueve el cursor una lnea arriba.
Inicio Mueve el cursor al inicio de una lnea.
Fin Mueve el cursor al final de una lnea.
Re Pg. Mueve el cursor al inicio de una pgina, que se visualice en la pantalla.

Av Pg. Mueve el cursor al final de una pgina, que se visualice en la pantalla.
F1 Ayuda.
F10 Activa el men de la ventana actual.
Insert En modo activado permite insertar caracteres/en modo desactivado permite sobreescribir
caracteres.
Supr Elimina el carcter de la derecha del cursor o el texto seleccionado.
Retroceso Elimina el carcter de la izquierda del cursor o el texto seleccionado.
Bloq Num Activa/Desactiva el teclado numrico.
Shift Sostenida y en combinacin con otra tecla nos sirve para escribir en maysculas o
minsculas.
Shift + Selecciona carcter por carcter el texto a la derecha del cursor.
Shift + Selecciona carcter por carcter el texto a la izquierda del cursor.
Shift + Selecciona lnea por lnea el texto hacia arriba.
Shift + Selecciona lnea por lnea el texto hacia abajo.
Shift + Ctrl + Selecciona palabra por palabra a la derecha del cursor.
Shift + Ctrl + Selecciona palabra por palabra a la izquierda del cursor.
Selecciona prrafo por prrafo el texto hacia arriba.
Shift + Ctrl +
Selecciona prrafo por prrafo el texto hacia abajo.
Shift + Ctrl +
Selecciona lo que hay desde la posicin hasta el final de la lnea.
Shift + fin
Selecciona lo que hay desde la posicin hasta el inicio de la lnea.
Shift + inicio
Selecciona lo que hay desde la posicin hasta la pgina anterior que se visualice en la
Shift + Re Pag
pantalla.
Selecciona lo que hay desde la posicin hasta la pgina siguiente que se visualice en la
Shift + Av Pag
pantalla.
Escribe el smbolo que se encuentra en la parte superior de la tecla.
Shift + Tecla
Alt + Letra subr. de men Abre una opcin con la letra subrayada.
Alt + Tab
Cambia de ventana o programa que est minimizado o inactivo.
Alt Gr + tecla Escribe el smbolo que se encuentra en la tecla en la parte inferior derecha.
Alt + Barra espaciadora Activa el men cerrar de la ventana activa.

Alt + F4 Cierra el programa de la ventana actual.
Ctrl + Re Pag Regresa una pgina completa.

Ctrl + Av Pag Avanza una pgina completa.
Ctrl + Tab En una ventana con varias pestaas cambia de una pestaa a otra.
Ctrl + Esc Activa el botn Inicio.
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Indice

Buscar un registro en una lista utilizando un formulario de datos ........................................... 78

TECLAS MS COMUNES ....................................................................................................................103

COMBINACIN DE TECLAS MS COMUNES (WORD)...............................................................104

COMBINACIN DE TECLAS MS COMUNES (EXCEL)..............................................................105

Crear una nueva plantilla

2. Presione el botn Aceptar.

Ejemplo de plantilla para crear oficios

4. Al terminar guarde la plantilla en C: \Archivos de programas\Microsoft Office\Plantillas para

Cree un documento basndose en una plantilla ya existente

Modificar una plantilla ya existente

Importar y convertir archivos

Importar archivos de Texto

Observe un archivo de texto como

Importar archivos HTML

Para importar archivos de HTML (pginas Web), haga lo siguiente:

Convertir archivos de Word a Texto

Para convertir los archivos de Word a texto haga lo siguiente:

Texto con formato de

Archivo con formato Solo texto

Convertir archivos de Word a HTML

Para convertir los archivos de Word a HTML haga lo siguiente:

Observe el archivo de Word convertido a HTML:

4. En la ventana inferior escriba el comentario y al final presione el botn Cerrar.

Cuando se ha insertado un comentario y desea modificarlo solo seleccione el texto de color

Seleccione Modificar comentario para entrar a la ventana de comentario y al terminar presione

Seleccione Eliminar Comentario. Automticamente se eliminar el comentario y el texto ya no

Agregar o modificar estilos

Crear un nuevo estilo.

Nombre Muestra el nombre del estilo seleccionado en el cuadro de

Al seleccionar la opcin Teclas... aparecer la siguiente pantalla:

En el cuadro de comando se encuentra el nombre del estilo.

Una vez seleccionado los detalles necesarios presione el botn Aceptar.

Al seleccionar la opcin Teclas... aparecer la siguiente pantalla:

En el cuadro de comando se encuentra el nombre del estilo.

2. Aparecer la siguiente ventana:

3. Escriba un nuevo nombre de marcador o seleccione un nombre existente de la lista. Si

1. En el documento, escriba el texto introductorio que iniciar la referencia cruzada.

Si selecciona Ttulo aparecern las opciones de:

Si selecciona Marcador aparecern las opciones de:

Si selecciona Nota al pie aparecern las opciones de:

4. En el cuadro Referencia a, haga clic en la informacin que desee insertar en el documento,

Crear una tabla de contenido

1. Ubique el punto de insercin donde desea generar la tabla de contenido.

3. Haga clic sobre la ficha de Tabla de contenido.

Actualizar tablas e ndices

Precaucin: Si asigna una proteccin con contrasea a un documento y despus olvida la

Establecer una contrasea para abrir un documento

En caso de que la contrasea sea incorrecta le aparecer el siguiente mensaje.

Establecer una contrasea para modificar un documento

Al abrir el archivo le aparecer el siguiente cuadro de dilogo:

Si usted no escribe la clave y presiona el botn de solo lectura al momento de modificar y

Despus se abrir la ventana de Guardar como.

Proteger un documento para no permitir realizar cambios, excepto en los campos de

Protege un documento frente a la realizacin de cambios, excepto en los campos de formulario

Para proteger un documento utilizando esta opcin haga lo siguiente:

1. En el men Herramientas, haga clic en Proteger documento.

1. Despliegue del men Herramientas y escoja la opcin Combinar correspondencia.

2. En el cuadro de dilogo Combinar Correspondencia presione el botn Crear.

4. Pulse el botn Ventana activa para utilizar el documento actual.

7. En la lista Campos en el registro inicial encontrar algunos campos para incluir en el

8. Pulse el botn Aceptar y enseguida se activar el cuadro de dilogo Guardar como, en el

10. Pulse el botn Modificar datos de origen.

15. Haga clic sobre cada campo que requiera.