Descripcion de Procedimientos Bienes y Servicios PDF

249 MUNICIPALIDAD PROVINCIAL DE ILO
Unidad de Planes y Programas

rea de Racionalizacin
MUNCIPALIDAD PROVINCIAL DE ILO

GERENCIA DE PLANEAMIENTO Y PRESUPUESTO
UNIDAD DE PLANES Y PROGRAMAS
AREA DE RACIONALIZACION
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
GERENCIA DE ADMINISTRACION GENERAL
UNIDAD DE LOGISTICA
I. INTRODUCCIN
El presente Manual de Procedimientos sirve de instrumento de apoyo en el funcionamiento

institucional, al compendiar en forma ordenada, secuencial y detallada las operaciones realizadas por
la Gerencia de Administracin General que relacionados con los procedimientos de otras Gerencias
van a permitir cumplir la finalidad y objetivos de la Institucin.
Se ha buscado desarrollar esta sistematizacin lo ms simple posible, de tal forma que regulen y
optimicen el desarrollo de las diversas funciones que competen a la UNIDAD DE LOGISTICA que
ante una accin planteada por los trabajadores y por la Alta Direccin de la Municipalidad los pasos
para desarrollarla, sean lo suficientemente claros y directos que permitan una conclusin rpida.
Cabe sealar que este documento deber actualizarse en la medida que se presenten modificaciones
en su contenido, en la normatividad establecida, en la estructura orgnica de la unidad, o en algn
otro aspecto que influya en la operatividad del mismo.
II. DATOS GENERALES
A. NATURALEZA Y FINALIDAD
Es un documento de gestin que de manera sencilla y sistemtica describe a un

conjunto de procedimientos que concatenados entre s y enmarcados en la
normatividad legal y administrativa vigente, se realizan en forma secuencial o
simultnea y permiten a la Unidad de Logstica cumplir los objetivos de la entidad.
B. OBJETIVOS
Los principales objetivos a alcanzar con la elaboracin de este manual son:
Presentar todos los procedimientos que se desarrollan en la Unidad en forma

compendiada permitiendo que su aplicacin sea de manera eficiente y prctica.
Permitir definir responsabilidades, comprensin de las tareas a ser desarrolladas y

direccionar su ejecucin.
Lograr establecer todos los procedimientos de la Unidad, que permita que los
resultados finales de su trabajo sean los esperados por la Alta Direccin de la
Municipalidad y los Organismos Gubernamentales correspondientes.
Describir cada procedimiento desarrollando secuencialmente las tareas que

correspondan, incluyendo los formularios y los puestos que intervienen durante su
ejecucin.
C. BASE LEGAL
El presente manual ha sido elaborado enmarcado en la normatividad siguiente:

Decreto Supremo 083-2004-PCM Texto nico Ordenado de la Ley de Contrataciones
y Adquisiciones del Estado Ley N 26850
Decreto Supremo 063-2006-EF Modifica el Reglamento de la Ley de Contrataciones y
Adquisiciones del Estado
Normas Tcnicas de Control Interno para el Sector Pblico aprobados por Resolucin
de Contralora N 072-98-CG y N 123-2000-CG
9 300.01 Criterio de economa en la compra de bienes y contratacin de servicios
9 300.02 Unidad de Almacn.
9 300.03 Toma de Inventario Fsico.
9 300.04 Baja de Bienes en activo fijo.
9 300.05 Mantenimiento de bienes de activo fijo.
9 300.06 Acceso, uso y custodia de bienes.
9 300.07 Control sobre vehculos oficiales del estado.
9 300.08 Proteccin de bienes de activo fijo.
9 700.01 Integridad y valores ticos.
9 700.02 Responsabilidad.
9 700.06 Contrataciones y adquisiciones de Bienes, Servicios y Obras.
D. CONTENIDO Y ALCANCE
Los procedimientos comprendidos en el presente manual son de uso y aplicacin obligatoria

de todo el personal de la Unidad de Logstica.
E. APROBACION DEL MANUAL
Este Manual ha sido aprobado mediante Resolucin de Alcalda N
F. REVISION Y ACTUALIZACION
Para la Revisin, Modificacin y/o Actualizacin del presente manual, se debe desarrollar la
siguiente mecnica:
Cuando se produzca cambio de procedimientos, ampliacin y/o derivacin de funciones o

reestructuracin orgnica, la Gerencia de Planeamiento y Presupuesto por medio de su
rea de Racionalizacin, sern quienes propongan la modificacin y/o actualizacin del
manual.
De existir una modificacin interna del procedimiento en cualquier dependencia, la Gerencia

de Planeamiento y Presupuesto por medio de su rea de Racionalizacin, realizar la
modificacin y/o actualizacin del manual a propuesta de dicha dependencia orgnica.
La Gerencia de Planeamiento a travs de la Unidad de Planes y Programas preparara el

documento correspondiente determinando si es modificacin o actualizacin del manual.
Aprobada la modificacin y/o actualizacin del manual, Alcalda emitir, la resolucin

correspondiente la cual deber ser oportuna y debidamente difundida precisando la fecha
de vigencia de los cambios.
La edicin y difusin ser de responsabilidad de la Gerencia de Planeamiento a travs de la

Unidad de Planes y Programas rea de Racionalizacin.
G. SIMBOLOGIA A UTILIZAR
Un diagrama de flujo es una representacin grfica de los pasos que seguimos para realizar
un proceso; partiendo de una entrada, y despus de realizar una serie de acciones,
llegamos a una salida.
Para representar la informacin, necesitamos una serie de smbolos bsicos que

emplearemos en la confeccin de diagramas de flujo:
Smbolo Significado
Comienzo o final de proceso: en su interior situamos
materiales, informacin o acciones para comenzar el
proceso o para mostrar el resultado en el final del
mismo.
Actividad: Tarea o actividad llevada a cabo durante el
proceso. Puede tener muchas entradas, pero solo una
salida
Informacin de apoyo: Situamos en su interior la
informacin necesaria para alimentar una actividad
(datos para realizarla )
Decisin/ Bifurcacin: Indicamos puntos en que se
toman decisiones: s o no, abierto o cerrado...
Conexiones de pasos o flechas: Muestran direccin y

sentido del flujo del proceso, conectando los smbolos.
Documento: Se utiliza este smbolo para hacer

referencia a la generacin o consulta de un documento
especfico en un punto del proceso.
Archivo: Representa un archivo comn y corriente de
oficina donde se guarda un documento en forma
temporal o permanente.
Conexin con otros procesos: Nombramos un

proceso independiente que en algn momento aparece
relacionado con el proceso principal.
Conector de pgina: Representa un enlace o conexin

de una pgina a otra.
III. DESCRIPCION DE PROCEDIMIENTOS
La parte descriptiva del procedimiento se efectuara enmarcada dentro del esquema aprobado por la
Municipalidad de Ilo.
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO FORMATO

CP1
Plan Anual de Adquisiciones y Contrataciones con el Estado
OBJETIVOS DEL PROCEDIMIENTO
Establecer el procedimiento para efectuar el Plan Anual de Adquisiciones y Contrataciones con el Estado
con periocidad anual, realizado de conformidad con las Disposiciones Legales y Normas de Logstica
establecidas.
NORMAS DE OPERACIN
Decreto Supremo 083-2004-PCM Texto nico Ordenado de la Ley de Contrataciones y

Adquisiciones del Estado Ley N 26850
Normas Tcnicas de Control Interno para el Sector Pblico aprobados por Resolucin de
Contralora N 072-98-CG y N 123-2000-CG
RESUMEN DEL PROCEDIMIENTO
Este procedimiento permite determinar necesidades de bienes y servicios de cada una de las
dependencias orgnicas de la Municipalidad Provincial de Ilo.
REQUISITOS DEL PROCEDIMIENTO
1.- Plan Operativo Aprobado.

2.- Aprobacin del Presupuesto Institucional de Apertura (PIA)
INSTRUCCIONES
Este procedimiento se ejecutar dentro los treinta (30) das naturales aprobado el presupuesto
institucional de acuerdo a Ley.
ALCANCE
Todas las Gerencias, Oficinas y/o rganos Desconcentrados de la Municipalidad Provincial de Ilo.
DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO
D E PEND ENC IA G ER ENC I A D E ADM INIS TR AC ION G EN ER AL F OR MA TO

ADMIN ISTRATIVA : C P-2
UN IDAD ORGN ICA : UN ID AD DE LO G IST IC A HOJA 1 d e 2
NO MBR E D EL PLAN A NUA L DE ADQU IS IC IO NES Y

PROCED IM IENTO : C ONTRATAC IO NES CO N E L ES TADO
F or m ato o Cant idad T i e mp o

Re sp ons ab le N A ct i vid a d
d oc u men t o d e C o p ias
Gerente de Dispone mediante Memorandum Original y
Administracin General Memorndum la elaboracin copia
del Plan Anual de
Adquisiciones y
Contrataciones a la Unidad de
Logstica
Secretaria de Gerencia Remite el Memorndum a la 10 min

de Administracin Unidad de Logstica
Secretaria de Logstica Recibe el memorndum y 10 min

(SNP) coloca en despacho de Jefatura
Jefe de Unidad de Solicita mediante documento 20 min

Logstica dirigido a las Gerencias y/o
Oficinas y/o Unidades
determinen sus necesidades de
Bienes y Servicios
Secretaria de Logstica Entrega documento a las 3 hrs.

(SNP) Gerencias y/o Oficinas y/o
Divisiones
Posteriormente Informe y/o Original 5 dias

Gerencias y/o Oficinas Remiten mediante documento a memorando de variable
y/o Unidades la Unidad de Logstica el Cuadro de
Usuarias Cuadro de Necesidades el cual Necesidades
contiene los requerimientos de
bienes, servicios y obras en
funcin a sus metas
Secretaria de Logstica Recepciona el Cuadro de 10 min

(SNP) Necesidades, registra y entrega
a Tcnico Responsable del
PAAC.
Tcnico Consolida los cuadros de 1 dia

(SNP) necesidades de todas las
dependidas de la MPI
Coordina con la Gerencia de 1 dia
Planeamiento, sobre montos
presupuestales topes tanto
para la adquisicin de Bienes
como para la Contratacin de
Servicios, y efecta los
reajustes que sean necesarios.
Formula el Plan Anual de 15 dias

Adquisiciones y Contrataciones
para el periodo, utilizando el
Formato Plan Anual de
Adquisicin y Contratacin del
CONSUCODE.
Mediante Informe, eleva la 20 min

propuesta de Plan Anual de
Adquisiciones y
Contrataciones, a la Jefatura
de la Unidad.
Secretaria de Logstica Recibe el Informe y la 10 min

(SNP) Propuesta.
Jefe de la Unidad de Aprueba la Propuesta de Plan 1 dia

Logstica Anual de Adquisiciones y
Contrataciones.
Eleva la propuesta y el Informe 10 min

de Plan Anual de
Adquisiciones y
Contrataciones, a la Gerencia
de Administracin General.
Secretaria de Logstica Entrega el Informe y la 10 min

(SNP) propuesta
Secretaria de G. Recibe el Informe y la 10 min

Administracin propuesta de Plan Anual de
Adquisiciones y
Contrataciones, y coloca en
despacho del Gerente.
Gerente de Revisa y emite opinin 1 da

Administracin favorable o desfavorable a la
propuesta.
Si es desfavorable
Visa la propuesta y el Informe y
remite la propuesta a la
Jefatura de la Unidad de
Logstica para un nuevo
anlisis y propuesta.
Si es favorable
Ordena se remita propuesta
aprobada y Proyecto de
Resolucin a la Gerencia de
Asesora Jurdica
Secretaria de Gerencia Recibe y remite propuesta 10 min

de Administracin aprobada y Proyecto de
Resolucin a la Gerencia de
Asesora Jurdica
Gerencia de Asesora Recepciona el Proyecto de 10 min

Jurdica Resolucin junto a la
propuesta
Visa la Resolucin 30 min

Remite la Resolucin junto al 10 min

PAA a Secretara General y
RR.PP.
Secretara General y Recepciona el Proyecto de 10 min

RR.PP. Resolucin junto con la
propuesta
Firma la Resolucin de 20 min

Aprobacin
Secretaria de Alcalda Recepciona Resolucin junto 10 min

con el PAA y coloca en
despacho de Alcalda
Alcalde Firma la Resolucin de 1 da

Aprobacin
Secretaria de Alcalda Recibe Resolucin aprobada y 10 min

remite a Secretara General
Secretara General y Remite la Resolucin de 10 min

RR.PP. aprobacin adjuntando el
PAAC a la G. de
Administracin.
Secretaria de Gerencia Recibe la Resolucin de 10 min

de Administracin aprobacin y el PAAC.
Gerente de Deriva la Resolucin de 10 min

Administracin General aprobacin y el PAAC.
Secretaria de Gerencia Entrega la Resolucin de 10 min

de Administracin aprobacin y el PAAC a la
Jefatura de la Unidad de
Logstica para los trmites
correspondientes.
Secretaria de Logstica Recibe la Resolucin de 10 min

(SNP) aprobacin y PAAC.
Jefe de Unidad de Dispone la publicacin del 10 min

Logstica PAAC en el SEACE al Tcnico
Responsable
Tcnico Publica en el SEACE el PAAC. Plazo

(SNP) mx.
5 das
FIN DEL PROCEDIMIENTO


CP1
Requerimiento de Bienes y Servicios
Establecer el procedimiento de requerimiento de contratacin y/o adquisicin, realizado de conformidad

con las Disposiciones Legales y Normas establecidas
NORMAS DE OPERACIN

Decreto Supremo 084-2004-PCM, Reglamento de la Ley de Contrataciones y Adquisiciones del
Estado
Este procedimiento permite efectuar la atencin oportuna de los requerimientos de contratacin y/o
adquisicin de acuerdo a necesidad de la Municipalidad Provincial de Ilo.
1.- Ejecucin del Plan Anual de Adquisiciones y Contrataciones
ALCANCE
Todas las Gerencias, Oficinas y/o rganos Desconcentrados de la Municipalidad Provincial de Ilo.

NO MBR E D EL RE QUER IMI E NTO DE BI E NES Y S ERV IC IOS

PROCED IM IENTO :

Emite el Formato Requerimiento Original y 3 20 min
1
Dependencia Requerimiento de Bienes y de Bienes y copias variable
Usuaria Servicios, haciendo constar el Servicios
tipo de bien o servicio
requerido, las especificaciones
tcnicas y las cantidades
requeridas, firmando en el
recuadro correspondiente.
2 Deriva el Formato 10 min

Requerimiento de Bienes y
Servicios, para Autorizacin
del Superior Inmediato.
Secretaria de 3 Recibe el Formato 10 min

Dependencia Requerimiento de Bienes y
Usuaria Superior Servicios.
Gerente y/o Jefe 4 Firma Autorizacin en el 5 min

Superior recuadro correspondiente.
Secretaria de 5 Remite el Formato 10 min

Dependencia Requerimiento de Bienes y
Usuaria Superior Servicios a la Gerencia de
Planeamiento.
Secretaria de G. de 6 Recibe el Formato 10 min

Planeamiento Requerimiento de Bienes y
Servicios y entrega al Tcnico
de Presupuesto
7 Verifica saldo presupuestal 10 min

Tcnico de
Presupuesto Si existe
Aprueba el Formato
Servicios, y firma la
Autorizacin en el recuadro
correspondiente.
Si no existe
Devuelve el Formato al
solicitante indicando que
efecte la accin que
corresponda.
Secretaria de G. de 8 Remite el Formato 10 min
Planeamiento Requerimiento de Bienes y
Servicios a la Gerencia de
Administracin General.
Secretaria de G. de 9 Recibe el Formato 10 min

Administracin General Requerimiento de Bienes y
Servicios
Gerente de 10 Verifica visados anteriores. 3 min

Administracin General
11 Verifica que el Pedido se 10 min

encuentre enmarcado dentro
del Plan Anual de
Adquisiciones y
Contrataciones.
12 Visa el formato. 3 min
Secretaria de G. de 13 Distribuye el Formato 20 min

Administracin General Requerimiento de Bienes y
Servicios, de la siguiente
manera:
Original: Unidad de Logstica

Copia: G. de Planeamiento.
Copia: Solicitante.
Secretaria de Logstica 14 Recibe el Formato Requerimiento Original 10 min

(SNP) Requerimiento de Bienes y de Bienes y
Servicios y entrega al Jefe. Servicios
Jefe de la Unidad de 15 Verifica que los datos y los 5 min

Logstica visados sobre el Formato sean
los correctos.
16 Si el requerimiento es por un Requerimiento Original 5 min

Bien dispone se ejecute el de Bienes y
procedimiento de adquisicin Servicios
que corresponda, remitiendo el
original del formato
Servicios al Tcnico
Responsable de la adquisicin
19 Si el requerimiento es por un Requerimiento Original 5 min

servicio dispone se ejecute el de Bienes y
procedimiento de contratacin Servicios
que corresponda, remitiendo el
original del formato
Servicios al Tcnico
Responsable de la
contratacin
Secretaria de Logstica 20 Entrega el Formato 10 min
(SNP) Requerimiento de Bienes y
Servicios de acuerdo a la
decisin del Jefatura de
Logstica al Tcnico
Responsable


CP1
Adquisicin de Bienes por Adjudicacin de Menor Cuanta
Establecer el procedimiento para la adquisicin de bienes por adjudicacin de menor cuanta, en la

Municipalidad Provincial de Ilo de acuerdo a Ley y Reglamento de Contrataciones y Adquisiciones del
Estado.
NORMAS DE OPERACIN

Estado Ley N 26850
Este procedimiento permite efectuar adquisiciones de bienes por adjudicacin de menor cuanta de
acuerdo a la Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado
1.- Vigencia del Plan Anual de Adquisiciones y Contrataciones del Estado

2.- Ejecucin del Procedimiento de Requerimiento de Bienes y Servicios
ALCANCE
Unidad de Logstica y Dependencia Usuaria.


NO MBR E D EL ADQU IS IC IO N DE B I ENES POR ADJUD ICACI O N DE

PROCED IM IENTO : M E NOR CUA NT IA

Tcnico Administrativo I Recibe el Formato Requerimiento Original 5 min
1
Requerimiento de Bienes y de Bienes y
Servicios. Servicios
Si el monto de la 10 min
2
adquisicin es > 1 UIT
y < 13.4 UIT
Dispone que el Tcnico

Responsable efecte la
preparacin del expediente de
compra, remitiendo el formato
Servicios
Tcnico 3 Apertura Expediente de 5 min

(SNP) Compra, asignando
numeracin al Formato
Servicios.
4 Realiza invitacin a uno o ms Solicitud de Original y 15 min

proveedores, segn Cotizacin copia
corresponda, para las
cotizaciones respectivas,
preparando el formato
Solicitud de Cotizacin.
5 Obtiene los visados del Jefe de 5 min

la Unidad de Logstica
6 Escoge del Registro de 15 min

Proveedores, a quien o a
quienes se le(s) enviara el
Formato Solicitud de
Cotizacin.
7 Recoge la (s) propuesta (s), variable

incluida (s) en el Formato
Solicitud de Cotizacin, y
alcanza por lo menos 3
proformas el Jefe.
8 Elabora el Cuadro Cuadro Original 20 min

Comparativo de Cotizaciones. Comparativo de
Cotizaciones
Jefe de la Unidad de 9 En acto privado se proceder a variable
Logstica otorgar la Buena Pro a la
propuesta ganadora, dando a

conocer los resultados a travs
del Cuadro Comparativo y
visando con su firma.
Cuando solamente se ha
invitado a un proveedor
La evaluacin favorable de la
propuesta presentada es
suficiente
Jefe de la Unidad de 10 Dispone al Tcnico 5 min

Logstica Responsable prepare el
Formato Orden de Compra
con provedo.
Tcnico Contable 11 Prepara e imprime la Orden de Orden de Original y 3 5 min

(SNP) Compra en el SAG Compra copias
Original: U. Tesorera
Copia: U. Logstica
Copia : U. Contabilidad
Copia: U. Presupuesto
12 Adjunta documentacin 5 min

sustentatoria y hace firmar al
Jefe de la Unidad de logstica
13 Ingresa en el SIAF la Orden de 10 min

Compra en su etapa de
compromiso
14 Entrega al Tcnico 5 min

Responsable, la Orden de
Compra para que efecte la
accin de adquisicin
Proveedor 15 Recibe la Orden de Compra y 5 min

entrega el bien, factura y gua
de remisin al Responsable de
Almacn
Tcnico Administrativo II 16 Coordina con Proveedor para 10 min

entrega del bien ejecutando
procedimiento Distribucin de
Bienes
Nota .- El Va lor Re ferenc ia l p ara la Ad jud icac ion es Direc tas Selec tivas y
Ad jud icac i n de Me nor Cua n ta d ebe c oncor dars e co n lo se alad o en el
T .U . O . de l a Le y d e C on t r a tac io nes y A dq uis ic ion es c on el Est a do y su
R e gl ame n to .

CP1
Contratacin de Servicios de por Adjudicacin de Menor Cuanta
Establecer el procedimiento para la contratacin de Locacin de Servicios o Servicios No Personales por

adjudicacin de menor cuanta, en La Municipalidad Provincial de Ilo de acuerdo a la Ley de reglamento
de Contrataciones y Adquisiciones del Estado.
NORMAS DE OPERACIN

Estado Ley N 26850
Este procedimiento permite efectuar la Contratacin de Servicios por Adjudicacin de Menor Cuanta de
acuerdo a la Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado, cuando se trate de servicios generales,
exceptuando la consultora de Obras.

ALCANCE
Unidad de Logstica, Gerencia de Administracin General, Dependencia Usuaria.


NO MBR E D EL C ON TR A TAC IO N D E S ER V ICI OS POR A D JUD ICAC IO N

PROCED IM IENTO : DE ME NOR CUA NTI A

1
adjudicacin es > 1 UIT
y < 6 UIT

contratacin, remitiendo el
formato Requerimiento de
Bienes y Servicios

(SNP) Contratacin, asignando
Servicios.
3 Realiza invitacin a uno o ms 15 min

proveedores de servicios de
acuerdo a las bases (Trminos
de Referencia).
4 Recoge la (s) propuesta (s), de Variable

servicios
Jefe de la Unidad de 5 Evaluarn las propuestas

Logstica y
Representante de la 6 Adjudicacin de la Buena Pro variable
Dependencia
Solicitante
Jefe de la Unidad de 7 Decide de acuerdo a la 5 min
Logstica periocidad del servicio
Si el servicio es por nica

vez
Responsable emita la Orden de
Servicio que corresponda
Si el servicio es por varios

meses
Coordina con el Tcnico SNP
para que formule el Contrato de
Locacin de Servicios
Tcnico 8 Elabora el Contrato de Contrato de 3 originales 20 min

(SNP) Locacin de Servicios y hace Locacin de
visar: Servicios
Jefe de U. Logstica
Gerente de Adm. General
Gerente de Planeamiento
Gerencia de Asesora Legal
Gerente Municipal
Alcalde, quien suscribe el
contrato
Solicitante del Servicio
9 Se convoca a Contratista a que 10 min

suscriba el contrato
10 Una vez visado y firmado el 1 hr.

Contrato en su totalidad, el
original es entregado a
Secretara General y las copias
se distribuyen
11 Recibe copia del contrato y lo 5 min

incorpora al expediente

(SNP) Servicio en el SAG Servicio copias
Copia: U. Logstica


Servicio en su etapa de
compromiso
15 Incorpora la Orden de Servicio 5 min

en el expediente hasta que la
Dependencia usuaria emita
informe de conformidad del
servicio
Contratista 16 Ejecuta el servicio variable
17 Una vez culminado el Servicio, Informe de Original 10 min

emite Informe detallando el Servicios
servicio adjuntando la factura,
dirigido a la Dependencia
usuaria
Gerente y/o Jefe de 18 Una vez culminada el servicio, Informe de Original y 30 min
Dependencia emite un Informe de Conformidad copia
Solicitante Conformidad, adjuntando el
Informe y Recibo por Horarios
y/o factura del Contratista,
dirigido a la G. de
Secretaria de G. de 19 Recepciona el Informe de 10 min

Administracin General conformidad con la
documentacin adjunta
Gerente de 20 Otorga su Visto Bueno al 20 min

Administracin General Informe de Conformidad
Secretaria de G. de 21 Remite el Informe de 10 min
Administracin General Conformidad, el Informe y
Recibo Por Honorarios y/o
factura del Contratista adjuntos
a la Unidad de Logstica
Secretaria de Logstica 22 Recibe el Informe de 10 min

(SNP) Conformidad, con la
documentacin adjunta y
coloca en despacho de
Jefatura
Jefe de Unidad de 23 Deriva los informes adjuntos y 10 min
Logstica el Recibo y/o Factura
Secretaria de Logstica 24 Remite al Tcnico 10 min

(SNP) Responsable
Tcnico 25 Recibe el Informe de 10 min

(SNP) Conformidad, con el Informe y
el Recibo y/o Factura del
Contratista y lo incorpora al
expediente
Secretaria de Logstica 26 Remite Expediente para pago 10 min

(SNP) a la Unidad de Tesorera Giro
de Comprobantes de Pago y
Cheques.
Nota .- El Va lor Re ferenc ia l p ara la Ad jud icac ion es Direc tas Selec tivas y
Ad jud icac i n de Me nor Cua n ta d ebe c oncor dars e co n lo se alad o en el
T .U . O . de l a Le y d e C on t r a tac io nes y A dq uis ic ion es c on el Est a do y su
R e gl ame n to .

CP1
Contratacin de Obras y Consultora de Obras por Adjudicacin de Menor Cuanta
Establecer el procedimiento para la Contratacin de Obras y Consultora de Obras por Adjudicacin de

Menor Cuanta, en la Municipalidad provincial de Ilo de acuerdo a la Ley de Contrataciones y
NORMAS DE OPERACIN

Estado
Este procedimiento permite efectuar la Contratacin de Obras y Consultora de Obras por Adjudicacin o
de Menor Cuanta de acuerdo a la Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado, cuando se trate de
servicios para consultora de obras: estudios, diseos e inspecciones de obras.

3.- Aprobacin de Expedientes Tcnicos
ALCANCE
Unidad de Logstica y Gerencia de Inversiones e Infraestructura.


NO MBR E D EL C ON TR A TAC IO N D E OBR A S Y CO NSU LT OR IA D E

PROCED IM IENTO : OBRAS POR ADJUD ICACION D E MENOR CUANTIA

1
Si el monto de la Requerimiento 10 min

2
contratacin de la obra es de Bienes y
> 1 UIT y < 34 UIT Servicios
y
Dispone que el Tcnico Expediente
Responsable efecte la Tcnico
Formato Requerimiento de
Bienes y Servicios y el
Expediente Tcnico

Servicios.
4 Remite Expediente de 10 min

Contratacin al Jefe de Unidad
de Logstica
Secretaria de Logstica 5 Recibe el Expediente de 10 min
(SNP) Contratacin y con
conocimiento del Jefe de
Unidad entrega al Comit
Especial Permanente
Comit Especial 6 Elabora las bases y las hace 1 da
Permanente aprobar mediante Resolucin
de Alcalda
7 Las bases son publicadas en el 20 min
SEACE
8 Convoca al proceso,
recepcionando tres (03) Plazo
propuestas como mnimo. mx.
6 das
9 Presentacin de consultas,
absolucin de integracin de
las bases
10 Presentacin de propuestas
11 Evala propuesta
12 Elaboran cuadros comparativos

de propuestas
13 Adjudican la Buena Pro
14 Notifican a los Proveedores a Da

travs del SEACE y/o por siguiente
correo electrnico si lo hubiera. Buena
Pro
Tcnico 15 Recibe Expediente de 5 min
(SNP) Adjudicacin
16 Elabora el Contrato de Contrato de 3 originales 20 min
Locacin de Servicios y hace Locacin de
visar: Servicios
Jefe de U. Logstica
Gerente Municipal
contrato


se distribuyen


Copia: U. Logstica


compromiso
servicio
Contratista 24 Ejecuta la obra contratada Segn lo

establec.
25 Culminada la obra, emite Informe de Original variable
Informe detallando el servicio Contratista
adjuntando la factura, dirigido a
la Dependencia usuaria
Secretaria de G. de 26 Recibe el Informe del 10 min

Administracin General Contratista y la factura, una
vez culminada la obra.

Gerente de 27 Remite el Informe al Comit de 10 min
Administracin General recepcin y Conformidad
28 Dispone que la factura se 10 min
quede en documentos
pendientes hasta que se reciba
el Informe del Comit de
Recepcin y Conformidad
Comit de Recepcin y 29 Recibe el Informe 10 min
Conformidad
30 Inspecciona la obra variable
31 Levantan Acta de Recepcin Acta de Original y 30 min

Preliminar sealando las Recepcin copia
observaciones si existieran y Preliminar
dando un plazo para su
levantamiento.
32 Posteriormente verifican en el variable

terreno que se hayan
levantado observaciones
33 Levanta Acta de Recepcin Acta de Original y 20 min

Final, otorgando la Recepcin copia
conformidad de la obra. Final
34 Remite el Acta de Recepcin 10 min
Final a la Gerencia de
Secretaria de G. de 35 Recibe Acta de recepcin Final 10 min

Administracin General de la obra.
Gerente de 36 Dispone se remita Acta de 20 min

Administracin General Recepcin Final junto a la
factura a la Unidad de
Logstica
Secretaria de G. de 37 Remite Acta de Recepcin 10 min

Administracin General Final junto a la factura a la
Unidad de Logstica
Secretaria de Logstica 38 Recibe el Acta y la Factura y lo 10 min

(SNP) coloca en despacho de Jefe de
Unidad
Jefe de Unidad de 39 Deriva el original del Acta y la 5 min
Logstica factura al Tcnico responsable
40 Deriva copia del Acta al rea 5 min

de Control Patrimonial
Secretaria de Logstica 41 Remite al Tcnico responsable 10 min
(SNP) y rea de Control Patrimonial
Tcnico 42 Recibe el original del Acta y 10 min
(SNP) Factura, incorpora al
Expediente
Cheques.


CP1
Adquisicin de Bienes por Adjudicacin Directa Selectiva
Establecer el procedimiento para la Adquisicin de Bienes por Adjudicacin Directa Selectiva, en la

Municipalidad provincial de Ilo de acuerdo a la Ley y Reglamento de Contrataciones y Adquisiciones del
Estado.
NORMAS DE OPERACIN

Estado Ley N 26850
Este procedimiento permite efectuar la Adquisicin de Bienes por Adjudicacin Directa sin Publicacin de
Convocatoria de acuerdo a la Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado

ALCANCE
Unidad de Logstica

NO MBR E D EL ADQU IS IC IO N DE BIENES POR ADJUDICACION

PROCED IM IENTO : D IRECTA SELECTIVA

1
2
adjudicacin es
>=13.4 UIT y <= 67 UIT

Servicios

Servicios.
4 Remite Expediente de Compra 10 min

al Jefe de Unidad de Logstica

(SNP) Compra y con conocimiento del
Jefe de Unidad entrega al
Presidente del Comit Especial
Permanente
Comit Especial 6 Elabora los trminos de 1 da

Permanente referencia o lineamiento que
constituyen las Bases y las
hace aprobar por R.A.
Convoca al proceso por

7
invitacin como mnimo a 03
postores Plazo
Max.
Las bases estarn a 10 das
8
disposicin de los postores en
forma gratuita.
Recibe las propuestas del
9
proveedor en sobre cerrado
Evala las propuestas

10
Elabora los cuadros 1 hr.
11 variable
comparativos de las propuestas
Adjudicar la Buena Pro.

12
Efecta la notificacin de la 20 min
13
Buena Pro a los postores.
Jefe de Unidad de 14 Deriva el expediente de 20 min

Logstica adjudicacin, al Tcnico
Responsable de compras, para
la adquisicin correspondiente
Secretaria de Logstica 15 Entrega el Expediente al 10 min

(SNP) Tcnico Responsable
Tcnico 16 Recibe el expediente de 20 min

(SNP) adjudicacin
17 Dispone al Tcnico 5 min

Responsable de la adquisicin
emita la Orden de Compra
Copia: U. Logstica


compromiso

accin de adquisicin

Almacn

Bienes


CP1
Adquisicin de Bienes por Adjudicacin Directa Pblica
Establecer el procedimiento para la Adquisicin de Bienes por Adjudicacin Directa Pblica, en la

Municipalidad Provincial de Ilo de acuerdo a la Ley y Reglamento de Contrataciones y Adquisiciones del
Estado.
NORMAS DE OPERACIN

Estado
Este procedimiento permite efectuar la Adquisicin de Bienes por Adjudicacin Directa de acuerdo a la
Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado

ALCANCE
Unidad de Logstica

NO MBR E D EL ADQU IS IC IO N DE B IE NES POR ADJUDI CAC IO N

PROCED IM IENTO : D IRECTA PU BLICA

1
2
adjudicacin es
> 67 UIT y < 134 UIT

Servicios

Servicios.


Permanente

hace aprobar mediante R.A.
Realiza la convocatoria y la
7
publica de bases en el SEACE
de CONSUCODE. Plazo
Max.
Realiza la presentacin y 10 das
8
absolucin de consultas,
formulacin y absolucin de
observaciones e integracin de
las mismas a travs del SEACE
Recibe las propuestas del Plazo
9
proveedor en sobre cerrado max.
3 das

10
Elabora los cuadros
11
comparativos de las propuestas 1 hr
variable
12
Notificar a los proveedores la 20 min
13
buena pro a travs del SEACE
y/o correo electrnico si lo
hubiera.



Copia: U. Logstica


compromiso

accin de adquisicin

Almacn

Bienes
Nota .- El Va lor Re fere ncial para las L ic i tac io nes P blicas , Co ncursos Pb l ico y
A d jud ic ac i n D ir ec ta s e s u je t a a lo d is pu es to p or l as L e yes A nu al es de l
Pres upu es to de l Sec tor P blico .

CP1
Contratacin de Servicios por Adjudicacin Directa Selectiva
Establecer el procedimiento para efectuar la Contratacin de Servicios por Adjudicacin Directa Sin
Publicacin de Convocatoria, realizado de conformidad con las Disposiciones Legales y Normas
establecidas.
NORMAS DE OPERACIN

Estado Ley N 26850
Este procedimiento permite efectuar la Contratacin de Servicios por Adjudicacin Directa Sin
Publicacin de Convocatoria de acuerdo a la Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado

ALCANCE
Unidad de Logstica


PROCED IM IENTO : D IRECTA SELECTIVA

1
2
adjudicacin es
>= 6 UIT y <= 30 UIT

Bienes y Servicios

Servicios.

de Logstica
Especial Permanente

hace aprobar mediante R.A.

7
invitacin como mnimo a tres
(03) proveedores de servicios Plazo
de acuerdo a las bases Max.
(Trminos de Referencia). 10 das
Las bases estarn a

8
forma gratuita.
Recibe las propuestas de

9
servicios

10
Elabora los cuadros 2 hrs.
11 variable
Adjudicar la Buena Pro en

12
privado.
13

Responsable de la contratacin
para elaboracin del contrato


(SNP) adjudicacin

visar: Servicios
Jefe de U. Logstica
Gerente Municipal
contrato


se distribuyen


Copia: U. Logstica


compromiso

servicio

usuaria
dirigido a la G. de



Jefatura

(SNP) Responsable

expediente

Cheques.

CP1
Contratacin de Servicios por Adjudicacin Directa Publica
Establecer el procedimiento para efectuar la Contratacin de Servicios por Adjudicacin Directa Con
Publicacin de Convocatoria, realizado de conformidad con las Disposiciones Legales y Normas
establecidas.
NORMAS DE OPERACIN

Estado Ley N 26850
Este procedimiento permite efectuar la Contratacin de Servicios por Adjudicacin Directa Con
Publicacin de Convocatoria de acuerdo a la Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado

ALCANCE
Unidad de Logstica


PROCED IM IENTO : D IRECTA PU BLICA

1
2
adjudicacin es
> 30 UIT y < 60 UIT

Bienes y Servicios

Servicios.

de Logstica
Especial Permanente

constituyen las Bases y hace
aprobar mediante R.A.
7
publica de bases en el SEACE
de CONSUCODE. Plazo
Max.
8
9
3 das
10

11
comparativos de las propuestas variable
12
13
hubiera.

Responsable de contratacin
para elaboracin del contrato.


(SNP) adjudicacin
visar: Servicios
Jefe de U. Logstica
Gerente Municipal
contrato


se distribuyen


Copia: U. Logstica


compromiso

servicio

usuaria
dirigido a la G. de



Jefatura

(SNP) Responsable

expediente

Cheques.

CP1
Contratacin de Obras y Consultoria de Obras por Adjudicacin Directa Selectiva
Establecer el procedimiento para efectuar la Contratacin de Consultoria de Obras por Adjudicacin

Directa Selectiva, realizado de conformidad con las Disposiciones Legales y Normas establecidas.
NORMAS DE OPERACIN

Estado Ley N 26850
Este procedimiento permite efectuar la Contratacin de Locacin de Servicios (Servicios No Personales)

por Adjudicacin Directa Selectiva cuando se trate de Consultora de Obras de acuerdo a la Ley de
Contrataciones y Adquisiciones del Estado

ALCANCE
Unidad de Logstica

NO MBR E D EL C ON TR A TAC IO N D E CO NSU L TOR IA D E OBR A S POR

PROCED IM IENTO : ADJUD ICACION DIRECTA SELECTIVA

1
2
adjudicacin es
> = 34 UIT y <=199 UIT

Bienes y Servicios

Servicios.

de Logstica
Especial Permanente

aprobar mediante R.A.

7
invitacin como mnimo a tres
(03) proveedores de servicios Plazo
de acuerdo a las bases Max.
(Trminos de Referencia). 10 das
Las bases estarn a

8
forma gratuita.
Absuelve Consultas y
9
observaciones
Recibe las propuestas de

10
servicios

11
Elabora los cuadros 3 hrs.
12 variable
Adjudicar la Buena Pro en

13
privado.
14

Responsable de la contratacin
para elaboracin del contrato


(SNP) adjudicacin

visar: Servicios
Jefe de U. Logstica
Gerente Municipal
contrato


se distribuyen


Copia: U. Logstica


compromiso

servicio

establec.
quede en documentos
Conformidad

levantamiento.




Administracin General Recepcin Fina,l junto a la
Logstica

Unidad de Logstica

Unidad

42 Deriva copia del Acta al Area 5 min

(SNP) y Area de Control Patrimonial

Expediente
Cheques.

CP1
Contratacin de Obras y Consultoria de Obras por Adjudicacin Directa Pblica
Establecer el procedimiento para efectuar la Contratacin de Consultoria de Obras por Adjudicacin

Directa Pblica, realizado de conformidad con las Disposiciones Legales y Normas establecidas.
NORMAS DE OPERACIN

Estado Ley N 26850
Este procedimiento permite efectuar la Contratacin de Locacin de Servicios (Servicios No Personales)

por Adjudicacin Directa Pblica cuando se trate de Consultora de Obras de acuerdo a la Ley de
Contrataciones y Adquisiciones del Estado

ALCANCE
Unidad de Logstica

NO MBR E D EL C ON TR A TAC IO N D E CO NSU L TOR IA D E OBR A S POR

PROCED IM IENTO : A D JUD ICAC IO N D I R EC TA PU BLICA

1
2
adjudicacin es
> 199 UIT y < 340 UIT

Bienes y Servicios

Servicios.

de Logstica
Especial Permanente

aprobarlas mediante R.A.
7
publica de bases en el SEACE Plazo
de CONSUCODE. Max.
8
9
3 das
10

11
comparativos de las propuestas variable
Adjudicar la Buena Pro en acto
12
pblico

13
hubiera.

Responsable de contratacin
para elaboracin del contrato.


(SNP) adjudicacin

visar: Servicios
Jefe de U. Logstica
Gerente Municipal
contrato


se distribuyen


Copia: U. Logstica


compromiso

servicio
establec.
quede en documentos
Conformidad

levantamiento.



Logstica

Unidad de Logstica

Unidad


Expediente
Cheques.

CP1
Adquisicin de Bienes por Licitacin Pblica
Establecer el procedimiento para efectuar la Adquisicin de Bienes por Concurso o Licitacin Pblica,
realizado de conformidad con las Disposiciones Legales y Normas establecidas.
NORMAS DE OPERACIN

Estado Ley N 26850
Este procedimiento permite Adquisicin de Bienes por Concurso o Licitacin Pblica, de acuerdo a la Ley
de Contrataciones y Adquisiciones del Estado

3.- Resolucin Gerencial de designacin del Comit Especial
ALCANCE
Unidad de Logstica

NO MBR E D EL ADQU IS IC IO N DE B I E NES LI C ITAC IO N PUB LI CA

PROCED IM IENTO :

1
2
adquisicin es
>= a 134 UIT

Compra, remitiendo el Formato
Servicios.

Servicios.
4 Prepara informacin adicional 1 hr.

necesaria para la formulacin variable
de las bases


Presidente del Comit 7 Recibe el Expediente de 10 min

Especial Designado Compra y presenta al Comit
Comit Especial 8 Verifica que los datos y los 10 min

Designado visados sobre el Formato sean
los correctos
9 Elabora los Trminos de 2 das
referencia o Lineamientos que
10 Elabora Proyecto de 20 min.
Resolucin
11 Remite la propuesta de Bases 10 min
a la Gerencia de Asesora
Jurdica
12 Elabora Proyecto de 10 min

Resolucin
Gerencia de Asesora 13 Recepciona el Proyecto de 20 min
propuesta de bases
14 Revisa y Visa las bases 5 min
15 Visa la Resolucin 10 min
16 Remite la Resolucin junto a 10 min

las bases a Secretara General
y RR.PP.
Secretara General y 17 Recepciona el Proyecto de 5 min
RR.PP. Resolucin junto con las bases
18 Firma la Resolucin de 10 min

Aprobacin
Secretaria de Alcalda 19 Recepciona Resolucin junto 1 da
con las bases y coloca en
despacho de Alcalda
Alcalde 20 Firma la Resolucin de 10 min

Aprobacin
Secretaria de Alcalda 21 Recibe Resolucin aprobada y 10 min

Secretara General y 22 Remite la resolucin de 10 min

RR.PP. aprobacin y las bases
adjuntas al Comit Especial
Presidente del Comit 23 Recibe la resolucin de 5 min
Especial Designado aprobacin y las bases
adjuntas y presenta al Comit
Comit Especial 24 Dispone la Convocatoria y 20 min

Designado publicacin de la convocatoria
en el SEACE.
Tcnico 25 Publica la convocatoria en el 10 min

(SNP) SEACE de CONSUCODE.
Comit Especial 26 Dispone la venta de bases a Mx. 5

Designado travs de la Unidad de das
Logstica
27 Responde a observaciones a Mx. 5
las bases de acuerdo a das
normatividad
28 Recepcionan los sobres con las variable
propuestas, el da sealado en
las bases y en presencia de los
postores
29 Efectan apertura de sobres variable

tcnicos, el da sealado en las
bases y en presencia de los
postores, levantando Acta de
Presentacin de Propuestas y
firman todos los integrantes del
Comit Especial
30 Continan con la Apertura de 10 min
sobres econmicos, el da
sealado en las bases y en
sesin privada, elaborando el

Formato Cuadro Comparativo
de Cotizaciones, de acuerdo a
la normatividad vigente
31 Se llena el Acta de Max. 5

Adjudicacin en el Libro das
correspondiente y firman todos consent.
los integrantes del Comit
Especial
Tcnico 32 Publica la Adjudicacin de la 20 min
(SNP) Buena Pro en el SEACE de
CONSUCODE.
Comit Especial 33 Mediante copia del Acta de 10 min

Designado Adjudicacin, comunica los
resultados y devuelve
expediente de compra con todo
lo actuado, al Jefe de la Unidad
de Logstica
Secretaria de Logstica 34 Recepciona copia del Acta de 10 min

(SNP) Adjudicacin y expediente,
coloca en despacho de Jefe de
Unidad


(SNP) adjudicacin
38 Dispone al tcnico de 5 min

Adquisiciones emita la Orden
de Compra
Tcnico Giradora de 39 Prepara la Orden de Compra Orden de Original y 10 min
OC y OS (SNP) Compra copia
40 Hacer firmar al Jefe de la 5 min
Unidad de logstica
41 Hace Visar al Gerente de 10 min

Responsable la Orden de
accin de adquisicin
entrega el bien
entrega del bien al usuario
solicitante.

CP1
Contratacin de Servicios por Concurso Pblico
Establecer el procedimiento para efectuar la Contratacin de Servicios por Concurso o Licitacin Pblica,
NORMAS DE OPERACIN

Estado Ley N 26850
Este procedimiento permite la Adquisicin de Bienes por Concurso o Licitacin Pblica, de acuerdo a la

ALCANCE
Unidad de Logstica

NO MBR E D EL C ON TR A TAC IO N DE S ERV IC IOS POR CONCURSO

PROCED IM IENTO : PUBLICO

Recibe el Formato Requerimiento Original 10 min
1
Tcnico Administrativo I Requerimiento de Bienes y de Bienes y
Si el monto del servicio es 10 min

2
> = a 60 UIT

Contratacin, remitiendo el
Bienes y Servicios.

Servicios.

de las bases

de Logstica

Unidad entrega al Presidente
del Comit Especial

Especial Designado Contratacin y presenta al
Comit
los correctos
9 Elabora los Trminos de 2 das

referencia o Lineamientos que
Resolucin
y Proyecto de Resolucin a la
Gerencia de Asesora Jurdica

propuesta de bases

y RR.PP.


Aprobacin
Secretaria de Alcalda 18 Recepciona Resolucin junto 10 min

despacho de Alcalda
Alcalde 19 Firma la Resolucin de 1 da

Aprobacin


Presidente del Comit 22 Recibe la resolucin de 10 min


Designado publicacin de la Convocatoria
en el SEACE de CONSUCODE

(SNP) SEACE de CONSUCODE
Comit Especial 25 Dispone la venta de bases a 10 min

Designado travs de la Unidad de
Logstica
normatividad
27 Recepcionan los sobres con las Mx. 5

propuestas, el da sealado en das
postores
28 Efectan Apertura de sobres variable

Comit Especial
29 Continan con la Apertura de variable

30 Se llena el Acta de 10 min

Adjudicacin en el Libro
correspondiente y firman todos
Especial
31 Publica la Adjudicacin de la Max. 5

Buena Pro en el SEACE de das
CONSUCODE. consent.
32 Mediante copia del Acta de 10 min

Adjudicacin, comunica los
expediente de servicio con todo
de Logstica

Unidad

Responsable de
contrataciones, para la
formulacin del contrato
respectivo

(SNP) Locacin de Servicios y hace Locacin de
visar: Servicios
contrato
Jefe de Unidad de Logstica

37 Una vez visado y firmado el 20 min

se distribuyen
Tcnico 38 Recibe copia del contrato y lo 5 min

(SNP) incorpora al expediente
Tcnico Giradora de 39 Prepara el Formato Orden de Orden de Original y 10 min

OC y OS Servicio. Servicio copia
(SNP)
40 Hace firmar el Formato al Jefe 5 min
de la Unidad de Logstica
41 Obtiene el visado en el 20 min

Formato, del Gerente de

servicio

usuaria
Informe y la factura del
Contratista, dirigido a la G. de



Administracin General Conformidad, el Informe y la
Factura del Contratista
adjuntos a la Unidad de
Logstica
Jefatura
Logstica la Factura

(SNP) Responsable

la Factura del Contratista y lo
Cheques.

CP1
Contratacin de Obras por Licitacin Pblica
Establecer el procedimiento para efectuar la Contratacin de Obras por Concurso o Licitacin Pblica,
NORMAS DE OPERACIN

Estado Ley N 26850
Este procedimiento permite la Contratacin de Obras por Concurso o Licitacin Pblica, de acuerdo a la

3.- Aprobacin de Expedientes Tcnicos
ALCANCE
Unidad de Logstica

NO MBR E D EL C ON TR A TAC IO N DE O BR A S POR L IC ITA CI ON

PROCED IM IENTO : PUBLICA

1
2
contratacin de la obra es
>= a 340 UIT

Contratacin, remitiendo el
Bienes y Servicios.
Servicios.

de las bases

de Logstica
Unidad entrega al Presidente
del Comit Especial

Especial Designado Contratacin y presenta al
Comit

los correctos
9 Elabora las Bases del proceso 1 dia

Resolucin
y Proyecto de Resolucin a la
Gerencia de Asesora Jurdica
propuesta de bases

y RR.PP.

Aprobacin
Secretaria de Alcalda 18 Recepciona Resolucin junto 10 min

despacho de Alcalda
Alcalde 19 Firma la Resolucin de 1 da

Aprobacin


Presidente del Comit 22 Recibe la Resolucin de 10 min

Designado publicacin de la Convocatoria
en el SEACE de CONSUCODE
(SNP) SEACE de CONSUCODE
Comit Especial 25 Dispone la venta de bases a 10 min
Designado travs de la Unidad de
Logstica
normatividad
27 Recepcionan los sobres con las Mx. 5

propuestas, el da sealado en das
postores
28 Efectan Apertura de sobres variable

Comit Especial
29 Continuan con la Apertura de variable
30 Se llena el Acta de 10 min

Adjudicacin en el Libro
correspondiente y firman todos
Especial
Tcnico 31 Publica la Adjudicacin de la Max. 5

(SNP) Buena Pro en el SEACE de das
CONSUCODE consent.
32 Mediante copia del Acta de 10 min

Adjudicacin, comunica los
expediente de compra con todo
de Logstica
Unidad

Responsable de
contrataciones, para la
contratacin correspondiente

(SNP) Locacin de Servicios y hace ejecucin de
visar: obra y/o
Alcalde, quien suscribe el consultora
contrato
Jefe de Unidad de Logstica

37 Una vez visado y firmado el 20 min
se distribuyen
38 Recibe el expediente y la copia 5 min
del contrato.
39 Dispone al Tcnico en 10 min
adquisiciones emita la Orden
de Servicio
Tcnico Giradora 40 Prepara el Formato Orden de Orden de Original y 10 min
de OC y OS Servicio. Servicio copia
(SNP)
41 Hace firmar el Formato al Jefe 5 min
de la Unidad de Logstica
42 Obtiene el visado en el 10 min
Formato, del Gerente de
Tcnico 43 Incorpora la Orden de Servicio 5 min
(SNP) en el expediente hasta que la
servicio
establec.

quede en documentos
Conformidad
levantamiento.
Logstica
Unidad de Logstica
Unidad
Expediente
Cheques.
Pres upu es to de l Sec tor p b lic o .
MUNICIPALIDAD PROVINCIAL DE ILO

CP1
Distribucin de Bienes
Establecer el procedimiento para efectuar la distribucin de bienes, realizado de conformidad con las
Disposiciones Legales y Normas establecidas.
NORMAS DE OPERACIN
300.02 Unidad de Almacn.
Este procedimiento permite distribuir los bienes adquiridos por la Municipalidad Provincial de Ilo.

2.- Ejecucin del Procedimiento Adquisicin de Bienes por Adjudicacin de Menor Cuanta
3.- Ejecucin del Procedimiento Adquisicin de Bienes por Adjudicacin Directa Selectiva o Pblica
4.- Ejecucin del Procedimiento Adquisicin de Bienes por Licitacin Pblica
ALCANCE
Unidad de Logstica, Dependencia Usuaria.
319

NO MBR E D EL D ISTR IBUC IO N DE BI E NES

PROCED IM IENTO :

entrega del bien al usuario
solicitante
Proveedor 2 Entrega al usuario el bien 15 min

variable
Usuario 3 Recepciona bien y firma la 10 min

conformidad del bien en la
Orden de Compra
Tcnico Administrativo II Emite PECOSA y regulariza PECOSA Original y 10 min
4
firma con usuario copia
320
Procedimiento: DISTRIBUCIN DE BIENES
Tcnico Administrativo II Proveedor Usuario
Inicio
Coordina con Recepciona bien y

Proveedor para Entrega al usuario el firma la conformidad
entrega del bien al bien del bien en la Orden
usuario solicitante de Compra
Emite PECOSA y
regulariza firma con
usuario O
C
PECOSA.
PECOSA.
Fin
321

CP1
Registro y Control de Combustible de Unidades Mviles y por Dependencia Solicitante
Establecer el procedimiento para efectuar el registro y control de combustible de unidades mviles y por
dependencia solicitante, realizado de conformidad con las Disposiciones Legales y Normas establecidas.
NORMAS DE OPERACIN
Este procedimiento consolida todas las notas de pedido de combustible de las unidades mviles de la
Municipalidad Provincial de Ilo.
1.- Nota de pedido de combustible
ALCANCE
Unidad de Logstica
322

NO MBR E D EL REGISTRO Y CONTR O L DE COMBUSTIBLE DE

PROCED IM IENTO : U NIDAD ES MOVILES Y POR D E PENDENCIA
SOLICITA NTE
Re sp ons ab le N A ct i vid a d F or m ato o Cant idad T i e mp o

d oc u men t o d e c op ia s
De pen dencia 1 S o lic i ta s e l e e mi t a una
So lic i ta n te N o t a de Ped id o de
C o mbus t ib le
Res pons able d el 2 L le na la N o t a de Pe di do Nota de Or ig in al y 3 0 m in .

A r e a de Ser v ici os d e C om bust i b le , f ir m an el P ed id o 0 2 c op ias
G ener ales S o lic i ta n te y e l T c n ico C o mbus t ib le
Res pons bale
3 En tr ega c op ia de No ta de Nota de c o pi a 3 mi n
p ed ido C om bus t ib le P ed id o
C o mbus t ib le
De pen dencia 4 R ec ib e c opi a d e N o ta d e
So lic i ta n te p ed ido C om bus t ib le
T c n ico 5 Rec epc iona , r eg is tra y Parte Diario Or ig in al

Adminis trati vo I e n tr eg a docu men t ac i n a d e V en tas
Res pons able d e Area d el G .M .
Nota de
P ed id os
Res pons able d el 6 Re gis tr a en H oja Exce l e l Cu adro de Or ig in al y 6
A r e a de Ser v ici os co nsumo de c omb us tib le Co nsumo de co pias
G ener ales d iar io de las Un id ades C o mbus t ib le
M viles por De pen denc ia p or M aq .
t a n to d e Fu nci ona mi en t o G as tos
como de Invers iones C or r i en tes e
Inversion.
7 El abo ra In for me Informe Or ig in al y 6
Q ui nc en al d e Quincenal de co pias
Co mbus tib le , elabor and o C o mbus t ib le
los Cu adros d e Gas tos d e a dj un ta
c o mbus t ib le , ad jun t and o Cu adro de
los Cu adros d e Cons umos G as tos y
d e Un ida des m viles de Co nsumo de
G as tos Corr ien tes e C o mbus t ib le
In versiones C or r i en tes e
In versiones
Je fe de U nida d de E v a la I n for me
L og s t ica
Si es co rr ect o
Or den a d is t r ibuc i n
Si n o es c or rec to
De vue l ve al Resp onsab le
para su c orrecc in
323
T c n ico Di s tr i b u ye I n f o r m e
Adminis trati vo I Q ui nc en al d e C om bust i b le
1 . Co pia : G .A. G ener al
2 . Co pia : Lo gs tica
3 . C o pi a : R . C o n tab i li dad
4 . C o pi a a R . d e
T esor er a
5 . C o pi a : A l mac n
6 . C o pi a A r c hi v o
F IN D E L
P R O C ED IM I EN T O
324
325

CP1
Registro y Control de Pagos de Servicios de Agua, Luz, Telfono y Otros
Establecer el procedimiento para efectuar el registro y control de pagos de servicios de agua, luz,
telfono y otros, realizado de conformidad con las Disposiciones Legales y Normas establecidas.
NORMAS DE OPERACIN
Este procedimiento permite llevar el control de pagos de servicios de la Municipalidad Provincial de Ilo.
1.- Recibo de Agua

2.- Recibo de luz
3.- Recibo de Telefona
ALCANCE
Unidad de Logstica
326

NO MBR E D EL REGISTRO Y CONTR OL DE PA GOS DE SERV ICIOS D E

PROCED IM IENTO : A GUA , LUZ , TE L EFO NO Y OTR OS

T c n ico 1 Rec epc iona , r eg is tra y Rec ib os de Or ig in al 5 mi n .
Adminis trati vo I e n treg a a l Res pons able A gu a
d e Ser vicios G ener ales Rec ib os de
l os rec ib os d e ser vicios luz
d e ag ua , luz y te l fono . Rec ib os de
T el fon o
Res pons able d e 2 Ins pecc iona in s i tu las
A r e a de Ser v ici os lec tur as de los med idor es 1 hora
G ener ales d e l as o f icin as y re as
ver des d e la
Mun icipa lida d en el c aso
d e ag ua y luz
"Si no es cor rec to "

De vue l ve el rec ibo y
Co ord ina co n la Empres a
d e s er v ici os
" E n e l c as o d e l os 3 d as
R ec ib os de A gu a de
A r e as V er des lo hace u n
E nc a r ga do d e A r eas
Ver des "
3 E l abo r a e n H o ja E xc el e l Informe de Or ig in al y 3
Cu adro de Co nsumo Co nsumo de co pias 1 hora
Mensu al por s er vicio y e l T el fon os
In forme Mens ua l por A d jun t a :
ser vic io . Cu adro de
Co nsumo de
Mensu al
T el fon o
Informe de
Co nsumo de
L uz
A d jun t a : Or ig in al y 3 1 hora
Cu adro de co pias
Co nsumo de
Mensu al de
L uz
Informe de Or ig in al y 3 3 horas
Co nsumo de co pias
A gu a
A d jun t a :
Cu adro de
Co nsumo de
Mensu al de
A gu a
327
Je fe de U nida d de 4 E v a la I n for me d e 2 0 m in
L og s t ica Co nsumo Mensu al de los
Ser vic ios
Si es co rr ect o
Or den a d is t r ibuc i n
Si n o es c or rec to
De vue l ve al Resp onsab le
para su c orrecc in
T c n ico 5 D i s tr i b u ye I n f o r m e 1 0 m in
Adminis trati vo I Co nsumo Mensu al de los
Ser vic ios
C o pi a : G . A.G .
Co pia : R . Co n tab ilidad
C o pi a A r c hi v o
F IN D E L
328
Procedimiento REGISTRO Y CONTROL DE PAGOS DE SERVICIOS DE MPI
Unidad de Logstica Area de Servicios Generales
Tcnico Administrativo I Responsable del Area de Servicios Jefe de la Unidad de Logstica
Inspecciona in situ
Inicio lectura de los Evala Informe de o
medidores de agua y Consumo Mensual de
luz de la MPI los servicios
Informe
Recepciona, registra y o
entrega los recibos de o
agua, luz, telefono Esta
o
Conforme? Esta
Recibo de agua No Si
Recibo de luz
Conforme?
Recibo telfono No Si
Elabora en Hoja Excel
Coordina con la el Cuadro de o
empresa de Consumo mensual (3)
servicios por servicio o o
Devuelve al Tcnico o Ordena distribucin
(3)
CCT del informe (3)
o responsable para su
1 (3) correccin
CCL Informe
Informe
CCA
Distribuye Informe o
Mensual de Consumo 1
de Servicios 2 1
3
Informe Elabora Informe
Mensual de Consumo o
de los servicios y (3)
adjunta cuadros
GAG Informe
Archivo
UC
Fin
329

CP1
Limpieza de Palacio Municipal
Establecer el procedimiento para efectuar la limpieza para Palacio Municipal
NORMAS DE OPERACIN
Este procedimiento permite la dotacin de material y suministros para realizar la limpieza de Palacio de la
Municipalidad Provincial de Ilo.
1.- Ejecucin de Procedimiento de Adquisicisin de Materiales de limpieza
ALCANCE
Unidad de Logstica
330

NO MBR E D EL LI M PIEZA D E PALAC IO MU NI CI PAL

PROCED IM IENTO :

Ejecuc in d el 2- 3
Res pons able d e Proc ed imien to d as
Ser vic ios "Adq uis ic in de Bienes d e
G ener ales Meno r Cuan ta"
Rec epc iona e ingres a 2 0 m in

mater iales y suminis tros
d e l im pi ez a a D ep s it o en
P a lac io Mun ic ipa l
Au xilia r de Ser vic ios D is tribu ye ma ter ia les y 1 0 m in

su mi nis tros d e l im pi eza
d e acu erdo a neces ida d y
re gis tra e n cu ader no d e
c o n tr o l
Pers ona l de Rec ecp iona ma te riales y 5 mi n

L im pi ez a su mi nis tros d e l im pi eza
Re al iza la li mp iez a en e l var .

P a lac io Mun ic ipa l
F IN D E L
331
332

CP1
Atencin de Solicitudes de Mantenimiento Correctivo de Instalaciones
Establecer el procedimiento para efectuar la atencin de solicitudes de Mantenimiento Correctivo de

Instalaciones, realizado de conformidad con las Disposiciones Legales y Normas establecidas.
NORMAS DE OPERACIN
Este procedimiento permite la atencin de solicitudes de mantenimiento correctivo en las diferentes

dependencias de la Municipalidad Provincial de Ilo.
ALCANCE
Unidad de Logstica
333

NO MBR E D EL ATENCION DE SOLICITUDES D E MA NTENIMIENTO

PROCED IM IENTO : C OR R EC TI V O D E INS TA LA CI O NES

De pen dencia 01 S o lic i ta s e r v i c i o d e 5 mi n
So lic i ta n te m an te ni m ie n to
Res pons able d el 02 T om a c on oc im ien t o de l 5 mi n

A r e a de Ser v ici os s er v ic io d e m an te ni m ie n to
G ener ales y comunica al Au xiliar de
Ser vic ios
Au xilia r de 03 P os te r i or me n te ver i f ic a in 2 0 m in
Ser vic ios s i tu es tado d e la
ins ta lac i n y p osible
re que rimien to de
mater iales y/o accesor ios
" D e s e r un m an te ni m ie n to
cor rec tivo d e poc a
magn itu d "
04 Re aliza tr ab ajos de Variabl

G as fiteria , ins ta lac io nes e
e lc tr icas , car pin ter a u 1- 3 hrs
o tr os s eg n s ea e l c as o
05 P os te r i or me n te in for ma 1 0 m in
v er ba lm en te la
cu lmin acin de l trab ajo
Res pons able d el 06 V er i f ic a in s i tu 1 5 m in

A r e a de Ser v ici os cu lm in aci n de l
G ener ales m an te ni m ie n to
" D e tr a tars e de u n
Au xilia r de 07 m an te ni m ie n to c or r ect i v o
Ser vic ios d e ma y or m agn i tu d "
Elabora un Informe de Informe de Or ig in al y 2 1 d a

t r a ba jos a r e al iza r y T rab ajos de co pias
re que rimien tos de M an te ni m ie n
mater iales y/o accesor ios to C orrec tivo
Co pia : Serv. G ener ales
C o pi a : A r c h i vo .
Res pons able d el 08 T om a c on oc im ien t o de l 5 mi n

A r e a de Ser v ici os i n for me y der i va a J e fe de
G ener ales L og s t ica
S ec r e tar ia d e 09 Dec epc iona in forme y 3 mi n

L og is tic a co loc a en d espac ho d e la
J e f a tur a
334
Je fe de Logs t i c a 10 E v a l a I n for m e 1 0 m in
"Si ap ru eba "

Der i va docu men to con
pr o ve d o par a s u a t enc in
"De lo contrario"
Devuelve a la
De pen dencia
cor resp ondien te"
S ec r e tar ia d e 11 R e mi t e docu men t o a l 5 mi n

L og s t ica r e a de Ser v ici os
g ener ales
Res pons able d el 12 D er i va D oc u men t o a l 5 mi n

A r e a de Ser v ici os Auxiliar de Servic ios para
G ener ales su ejecuc in
" D e s e r e l c as o"
13 G es tiona el 1 d a
Re quer imien to de
Mater iales y/o accesor ios
Ejecuc in d el
Proc ed imien to de c ompr a
d e ma ter ia les por Ca ja de
Chi c a
14 " De se r mayor la c ompr a " 3 d as

E j ecu ta Proc ed im ien to de
Adq uis ic in de Bienes d e
Meno r Cuan ta
Auxiliar 15 Rec ecp iona Ma te riales /o 1 0 m in
d e S er v ici os acc esor ios
16 Re aliza tr ab ajos de 1- 7
m an te ni m ie n to c or r ect i v o d as
s e gn s ea e l c as o o ms
se gn
sea el
cas o
Res pons able d el 17 Po st e r io rm e nte 1 0 m in
A r e a de Ser v ici os I n f or m a ver b al me n te la
G ener ales cu lmin acin de l trab ajo
18 Verifica in s i tu 1 hora
cu lm in aci n de l var .
m an te ni m ie n to
F IN D E L
335
336

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249 MUNICIPALIDAD PROVINCIAL DE ILO

Unidad de Planes y Programas

MUNCIPALIDAD PROVINCIAL DE ILO

El presente Manual de Procedimientos sirve de instrumento de apoyo en el funcionamiento

II. DATOS GENERALES

Es un documento de gestin que de manera sencilla y sistemtica describe a un

Los principales objetivos a alcanzar con la elaboracin de este manual son:

Presentar todos los procedimientos que se desarrollan en la Unidad en forma

Permitir definir responsabilidades, comprensin de las tareas a ser desarrolladas y

Describir cada procedimiento desarrollando secuencialmente las tareas que

El presente manual ha sido elaborado enmarcado en la normatividad siguiente:

Los procedimientos comprendidos en el presente manual son de uso y aplicacin obligatoria

E. APROBACION DEL MANUAL

Este Manual ha sido aprobado mediante Resolucin de Alcalda N

Cuando se produzca cambio de procedimientos, ampliacin y/o derivacin de funciones o

De existir una modificacin interna del procedimiento en cualquier dependencia, la Gerencia

La Gerencia de Planeamiento a travs de la Unidad de Planes y Programas preparara el

Aprobada la modificacin y/o actualizacin del manual, Alcalda emitir, la resolucin

La edicin y difusin ser de responsabilidad de la Gerencia de Planeamiento a travs de la

Para representar la informacin, necesitamos una serie de smbolos bsicos que

Conexiones de pasos o flechas: Muestran direccin y

Documento: Se utiliza este smbolo para hacer

Conexin con otros procesos: Nombramos un

Conector de pgina: Representa un enlace o conexin

III. DESCRIPCION DE PROCEDIMIENTOS

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO FORMATO

Plan Anual de Adquisiciones y Contrataciones con el Estado

OBJETIVOS DEL PROCEDIMIENTO

Decreto Supremo 083-2004-PCM Texto nico Ordenado de la Ley de Contrataciones y

RESUMEN DEL PROCEDIMIENTO

REQUISITOS DEL PROCEDIMIENTO

1.- Plan Operativo Aprobado.

DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO

D E PEND ENC IA G ER ENC I A D E ADM INIS TR AC ION G EN ER AL F OR MA TO

NO MBR E D EL PLAN A NUA L DE ADQU IS IC IO NES Y

F or m ato o Cant idad T i e mp o

Secretaria de Gerencia Remite el Memorndum a la 10 min

Secretaria de Logstica Recibe el memorndum y 10 min

Jefe de Unidad de Solicita mediante documento 20 min

Secretaria de Logstica Entrega documento a las 3 hrs.

Posteriormente Informe y/o Original 5 dias

Secretaria de Logstica Recepciona el Cuadro de 10 min

Tcnico Consolida los cuadros de 1 dia

Formula el Plan Anual de 15 dias

Mediante Informe, eleva la 20 min

Secretaria de Logstica Recibe el Informe y la 10 min

Jefe de la Unidad de Aprueba la Propuesta de Plan 1 dia

Eleva la propuesta y el Informe 10 min

Secretaria de Logstica Entrega el Informe y la 10 min

Secretaria de G. Recibe el Informe y la 10 min

Gerente de Revisa y emite opinin 1 da

Secretaria de Gerencia Recibe y remite propuesta 10 min

Gerencia de Asesora Recepciona el Proyecto de 10 min

Visa la Resolucin 30 min

Remite la Resolucin junto al 10 min

Secretara General y Recepciona el Proyecto de 10 min

Firma la Resolucin de 20 min

Secretaria de Alcalda Recepciona Resolucin junto 10 min

Alcalde Firma la Resolucin de 1 da

Secretaria de Alcalda Recibe Resolucin aprobada y 10 min

Secretara General y Remite la Resolucin de 10 min

Secretaria de Gerencia Recibe la Resolucin de 10 min

Gerente de Deriva la Resolucin de 10 min