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T E S I S
MAESTRA EN
INGENIERÍA INDUSTRIAL
PRESENTA:
DIRECTOR:
Resumen .................................................................................................................................................. 1
Abstract .................................................................................................................................................... 3
Capítulo 1. Introducción .......................................................................................................................... 5
Antecedentes y justificación .................................................................................................................... 5
Objetivo de la investigación ................................................................................................................... 17
Preguntas de investigación .................................................................................................................... 18
Estructura del contenido (overview)...................................................................................................... 19
Capítulo 2. Marco teórico...................................................................................................................... 21
Organización y complejidad ................................................................................................................... 21
La organización como sistema complejo ....................................................................................... 21
El enfoque de procesos .................................................................................................................. 28
La administración del conocimiento .............................................................................................. 35
La Gestión: componentes y modelos ..................................................................................................... 38
La gestión y sus componentes ....................................................................................................... 38
Análisis de algunos modelos de gestión ........................................................................................ 41
Capítulo 3. Metodología ........................................................................................................................ 71
Tipo de investigación.............................................................................................................................. 71
Etapas de la investigación ...................................................................................................................... 71
Método de recolección de datos ........................................................................................................... 78
Análisis de la información ...................................................................................................................... 78
Consideraciones ..................................................................................................................................... 79
Capítulo 4. Propuesta: Diseño de un Modelo Integral de Gestión ...................................................... 80
Estructura y lógica del modelo ............................................................................................................... 81
Componentes y supuestos ............................................................................................................. 81
Relaciones entre componentes. Interacción e interdependencia ................................................. 91
Elementos conceptuales, metodológicos e instrumentales ........................................................ 102
Elementos conceptuales ......................................................................................................... 103
Elementos metodológicos ....................................................................................................... 109
Elementos instrumentales....................................................................................................... 115
Directrices para la aplicación del modelo ............................................................................................ 116
i
Elementos habilitadores .............................................................................................................. 116
Estructura de roles ....................................................................................................................... 119
Administración del conocimiento ................................................................................................ 124
La Integración y la Alineación como subprocesos complementarios ..................................... 128
Capítulo 5. Aplicación del modelo ...................................................................................................... 131
Caso de estudio .................................................................................................................................... 131
Descripción general de la organización ....................................................................................... 131
Antecedentes .............................................................................................................................. 135
Problemática ................................................................................................................................ 136
ii
Índice de Figuras
iii
Índice de Tablas
T1. Relación de los factores del GCI del WEF con aspectos del desempeño organizacional ................ 13
T5. Descripción de los componentes del Modelo de Gestión Integral propuesto ................................ 83
T6. Descomposición de relaciones entre los subcomponentes del Modelo de Gestión propuesto ..... 98
T7. Datos relevantes acerca de las relaciones entre subcomponentes del Modelo ............................ 99
T9. Guía metodológica para el desarrollo de los componentes del Módulo 1 .................................... 111
T10. Guía metodológica para el desarrollo de los componentes del Módulo 2 .................................. 113
T11. Guía metodológica para el desarrollo de los componentes del Módulo 3 .................................. 114
T14. Administración del conocimiento y componentes del Modelo Integral de Gestión propuesto .... 129
T15. Aplicación del Modelo de Gestión propuesto en una organización –Desarrollo de la solución– 141
T16. Resumen comparativo de “antes” y “después” de implementar la solución propuesta .............. 144
iv
Resumen
Administrar las organizaciones como unidades complejas supone cambios
estructurales en los modelos de gestión existentes, que contribuyen a su gobierno,
pero que no garantizan una comprensión cabal acerca de su relevancia, ni la
permanencia de los esfuerzos y resultados en el tiempo. Administrar esta
complejidad implica un ejercicio paradigmático para quienes gobiernan las
organizaciones, a fin de llevarlas hacia nuevos estados de madurez. Estos procesos
evolutivos encuentran en la gestión (entendida como la orquestación, coordinación,
ejecución y control de las decisiones y esfuerzos que se llevan a cabo para dar
cumplimiento a su razón de ser) un puente para mediar entre lo que se aspira a ser y
lo que se obtiene como desempeño. Así, un determinado estado deseado no se
alcanza mediante cambios drásticos, más bien mediante esfuerzos paulatinos que
van configurando un nuevo estado –y quizá más atinado decir, un espectro de
estados– de la organización. Dado que lo que está en juego es la subsistencia –a
través de un desempeño aceptable y competitivo–, es necesario contemplar en
dicho modelo de gestión a los elementos o agentes cuya participación en el
fenómeno organizacional resultan altamente relevantes para determinar el
desempeño del sistema del que forman parte. Por ello se vuelve importante explorar,
a partir de la noción de complejidad y sistemas, nuevas formas de concebir la
gestión organizacional.
Este trabajo propone un modelo integral que considera aspectos dimensionales del
sistema-organización, fundamentales para comprender, analizar y repensar la
gestión. Conjugando en la lógica que subyace a su constitución, tres elementos
clave: los sistemas, los procesos y el conocimiento. Dos son sus contribuciones
principales: por un lado, proveer una clara identificación de los elementos suficientes
y necesarios para establecer las bases que le dan el carácter integral buscado y por
otro, construir una propuesta teórico-conceptual de cómo estos elementos deben
interactuar para administrar lo complejo y generar valor en las organizaciones, a
través de un gestión más constructiva, articulada y sistémica. Si bien el modelo que
1
se plantea se vale de elementos y conceptos ampliamente revisados y utilizados por
diversos marcos de gestión existentes, la que se considera su aportación
fundamental, es precisamente: la reconsideración de los componentes que la
definen, la forma en que éstos se explican y conviven para dar sentido a los
esfuerzos evolutivos que distinguen el quehacer organizacional y las bases
conceptuales en que se sostiene la propuesta para repensar el esfuerzo humano a
partir de la noción de diseño y toma de decisiones como productores y resultantes
de la acción en las organizaciones.
2
Abstract
Managing organizations as complex units implies structural changes in the current
management models that contribute to their government, but which don´t assure a
complete understanding about its relevance or the permanence of the efforts and the
results over the time. Managing this complexity implies a paradigmatic exercise for
the persons who govern organizations and aim for new and better maturity levels.
These evolutionary processes find in management (understood as the orchestration,
coordination, execution and control of decisions and efforts that organizations unfold
in order to perform their mission) a bridge for mediating between aspirations and
results. In this regard, a desired state is not to be able to be achieved by radical
changes but through gradual efforts which configure an organization´s new state or a
set of states.
Although the proposed model uses elements and concepts widely reviewed and
used by some existing management frameworks, its fundamental contribution is
3
precisely: the reconsideration of which should be its defining components, the way
these components are explained and how they coexist to make sense of the
evolutionary efforts that characterize the work of the organizations, and the
conceptual foundations through which the proposal is supported with the intention of
rethink the human labor from the notion of design and decision-making as producers
and resultants of the action in organizations.
4
Capítulo 1. Introduccion
Antecedentes y justificación
5
mismo donde un nuevo saber sobre la organización y una nueva organización del
saber se nutren mutuamente.
6
repensar la gestión (en función de los criterios de relevancia y de la lógica de la
relación entre ellos), son:
Las políticas (ejes rectores para regular las operaciones y los comportamientos).
7
parcial de la realidad, necesariamente contribuyen, pero no abarcan todas las
variables relevantes que influyen en el desempeño del todo.
Marco contextual
8
planificación de las empresas y el cumplimiento de sus objetivos; y una creciente
presencia del riesgo como un factor que hay que asumir y afrontar proactivamente.
Los habituales procesos a través de los cuales las empresas han venido generando
valor, afrontando los cambios y gestionando el negocio a lo largo de las últimas
décadas, son ya obsoletos. Por eso, las organizaciones necesitan dotarse de nuevas
capacidades y atributos, en cuanto a cómo organizan e integran sus procesos, y
cómo se relacionan con su entorno. Hamel y Breen (2009) se cuestionan por
ejemplo, la posibilidad de que la gestión moderna –esa que constituye la capacidad
de reunir recursos, formular planes, programar el trabajo y en general, estimular el
esfuerzo para el logro del propósito humano– no haya alcanzado el apogeo de la
eficacia y, ante los desafíos que le esperan, ni siquiera haya trepado por la
pendiente correcta. Quizá, reflexionan los autores, hayamos aprendido a dominar
hasta cierto punto la ciencia de organizar a los seres humanos, asignar recursos,
definir objetivos y minimizar desviaciones con respecto a las mejores prácticas, pero
quizá no.
1
Si bien el presente trabajo no se centra en las organizaciones mexicanas, resulta ilustrativa su mención para
situar el problema objeto de estudio, en el contexto inmediato dentro del que se lleva a cabo esta
investigación.
9
al giro de las organizaciones de estudio; más bien, a que al tratarse de sistemas en
sí mismos, compuestos por subsistemas (conceptualización válida para cualquier
tipo de organización), las debilidades de un proceso o de una fase repercuten en
todas las demás como un efecto dominó y esto confirma cómo las deficiencias del
ciclo de gestión envuelven a la organización en una dinámica desafortunada en la
que las irregularidades de cada fase afectan significativamente a la fase
subsecuente, hasta llegar al proceso de control cuya relevancia radica en que, su
correcta realización, ofrece información de valor y posibilita la toma de decisiones, el
replanteamiento de acciones, el re-direccionamiento de los esfuerzos y toda otra
medida para reiniciar el ciclo con más y mejores elementos de decisión que
incrementen el desempeño del todo. Dada la función de la etapa de control, y con
base en los resultados del estudio en cuestión, es de esperar que al ser la gestión
un proceso iterativo, las problemáticas acumuladas en esta fase impidan reiniciar
ciclos más provechosos y favorezcan más bien, la acumulación de nuevas capas de
deficiencias.
Por otra parte, Xochicali et al. (2010) presentan un estudio que deriva en un modelo
de incorporación de mejoras a partir del análisis de situaciones problemáticas. Los
hallazgos ponen de manifiesto la necesidad de identificar oportunidades para el
cambio y de aplicar herramientas para el análisis de problemas que permitan
implementar soluciones con resultados que inspiren a las empresas a formar parte
de una cultura con enfoque en la mejora continua. Afirman los autores que esta
filosofía debe estar apoyada por estructuras y sistemas a lo largo de todos los
niveles de la organización, pues de poco sirve implantar soluciones que no conecten
a las funciones, los departamentos y los niveles, ya que cualesquiera que sean sus
efectos, no podrán sostenerse en el tiempo. Tampoco tiene sentido, aseguran, reunir
grupos de personas a discutir y resolver problemas si no tienen el conocimiento ni la
autoridad para tomar decisiones. A través de su investigación, en Coca Cola Femsa,
obtuvieron evidencia para aseverar que muchos de los problemas que enfrentan las
organizaciones podrían ser evitados o solucionados exitosamente si las personas
involucradas están capacitadas y acreditadas para hacerlo. Y asocian su modelo de
resolución de problemas con el ciclo administrativo, desde la perspectiva de Deming:
10
planear, hacer, verificar y actuar, afirmando que uno de los requisitos previos para la
resolución de problemas es seguir disciplinadamente un proceso de gestión
estructurado. Aseguran que con una dirección adecuada, las personas desarrollan
confianza en sus capacidades para obtener logros y sobreponerse a prácticas
obsoletas. Los gerentes, a través del conocimiento, perfeccionan sus estrategias y
programas, estando capacitados para proyectar nuevas rondas de objetivos de
negocio. El ciclo virtuoso se repite y expande conforme crecen la confianza, las
competencias y el impulso por la mejora continua en el desempeño. Encontraron
finalmente, que se crea un proceso continuo de aprendizaje y al usar cada proyecto
de mejora incremental como terreno de prueba para nuevas formas de gestionar,
medir y organizarse hacia los resultados, la organización crea, gradualmente,
cimientos de experiencia sobre los cuales construir la mejora en el desempeño a
nivel global, como una práctica sostenida.
11
(2007), no es posible entender la competitividad nacional sin considerarla un
resultado directo de las condiciones en las que se desenvuelve la competitividad
empresarial. Entendida ésta última como la capacidad de una empresa para
mantener o reforzar su participación en un mercado. Para Benzaquen et al. (2010),
Krugman tiene razón al afirmar que la competitividad pierde relevancia en el ámbito
nacional, ya que los principales países no están compitiendo entre ellos, por lo que
se trata más bien de un asunto interno, entre organizaciones. En ese contexto,
aluden a la capacidad para innovar, y mejorar continuamente, de las industrias que
conforman una nación, y al hecho de que determinadas organizaciones son capaces
de hacerlo con coherencia, favoreciendo así una fuente de ventaja competitiva. El
enfoque sistémico de la competitividad, según estos autores, se vincula directamente
–a nivel micro– con el desarrollo de la empresa y de su entorno inmediato. Bajo este
enfoque se postula que las empresas, para poder afrontar con éxito las nuevas
exigencias, necesitan reorganizarse tanto a nivel interno como dentro del entorno
que las rodea. Nuevamente, el factor clave parece ser la gestión: de recursos, de
capacidades, de relaciones, de procesos, de tecnología, del cambio, de proyectos,
de la calidad, entre las principales.
12
situación actual de las organizaciones y a su relación con la medición del WEF. La
siguiente tabla resume los doce pilares que constituyen el índice y la señalización de
los factores, dentro de cada pilar, que guardan relación directa con el desempeño de
las organizaciones, como unidad productiva de una economía.
Tabla 1
Relación de los factores del GCI del WEF con aspectos del desempeño organizacional
13
Fuente: Elaboración propia, con base en la estructura del GCI.
14
Fuente: Elaboración propia, con base en la estructura del GCI.
Considerando los tres ámbitos que contempla el índice, la calificación más baja de
México es en los Factores de Sofisticación e Innovación (3.8, en escala de 1 a 7),
seguido de los Potenciadores de la Eficiencia (4.3) y los Requerimientos Básicos
(4.6). Si bien en la ponderación global el ámbito en el que México tiene el puntaje
más bajo es el de menor peso (13.1% del índice, contra 50 y 36.9% de los otros dos,
respectivamente), es importante considerar que se trata del ámbito de mayor
influencia para las organizaciones. Es decir, aquel en el que tienen más oportunidad
de impactar positivamente el desempeño, con sus acciones, ya sea a través del
modelo de gestión con que gobiernan su negocio; del incremento de la capacidad de
innovación, o ambos.
15
A falta de indicadores o índices más precisos en materia de desempeño
organizacional, el GCI aporta elementos, al menos para comprender que si bien la
gestión organizacional no es el único factor ni el de mayor peso para estimar la
competitividad de un país, sí tiene una participación significativa en la evaluación del
grado de sofisticación de los modelos de negocio, y la manera en que las
organizaciones están haciendo las cosas. Tan así, que factores estrechamente
relacionados con la gestión y aspectos organizacionales cuyo desempeño deriva de
ésta, ocupan uno de los doce pilares que conforman el índice, y quizá el único que
se puede afectar desde el nivel micro.
2
Ver los detalles del planteamiento de la problemática en el capítulo 1.
3
Con base en la experiencia recogida a través de proyectos de consultoría llevados a cabo durante los últimos
cuatro años, en seis organizaciones distintas. Cuatro de ellas privadas, clasificadas como grandes –por el
número de empleados y sus ingresos anuales por ventas–: dos de las cuales son extranjeras-trasnacionales y
dos mexicanas. Las dos restantes son organizaciones públicas nacionales.
16
desdeña como instrumento de cambio y mejora continua. Hecho constatado
en cinco de las seis organizaciones.
Objetivo de la investigación
17
organizaciones para la consecución de sus objetivos, ocurre a nivel de
procesos.
El objetivo que guía este trabajo es diseñar un modelo de gestión organizacional que
permita, desde la perspectiva de sistemas, de procesos y de la administración del
conocimiento, integrar enfoques generalmente desarticulados (como el diseño
estratégico, la orientación a procesos, la gestión de la calidad, la administración de
proyectos, la gestión del cambio, entre otros), para potenciar el desempeño
estratégico-operativo de las organizaciones.
Preguntas de investigación
Principal:
18
Específicas:
19
El cuarto capítulo corresponde al desarrollo de la propuesta, objeto de este trabajo.
En éste se describe la estructura y lógica del modelo integral de gestión que se
propone, mediante la definición de los supuestos en los que se sustenta y la
descripción de sus componentes; se determinan las relaciones que conectan los
componentes del modelo; se establecen un conjunto de elementos conceptuales,
metodológicos e instrumentales para su materialización y se presentan, por último,
algunas directrices para su aplicación en las organizaciones.
Finalmente, el quinto capítulo está dedicado a presentar una aplicación del modelo a
través del caso de estudio de una organización mexicana del sector servicios. En
este capítulo se describe en forma general la organización de estudio,
posteriormente se plantea la problemática específica que llevó a la aplicación parcial
del modelo de gestión propuesto, se explica la manera en que el modelo se aplicó
para resolver dicha problemática y finalmente, se discuten los hallazgos y resultados
de su aplicación.
20
Capítulo 2. Marco Teorico
Organización y complejidad
21
reorganización total. Las nuevas relaciones ‐y la nueva estructura que de allí
emerge‐ implican tanto modificaciones de los elementos, como del funcionamiento
del sistema total.
Por su parte Bohórquez (2013) coincide al afirmar que los sistemas adaptativos
complejos son la expresión con la que se busca clasificar a los sistemas en los que
el comportamiento y el desempeño global dependen más de las interacciones entre
las partes que de las acciones de cada una de éstas. Y enfatiza que la coherencia y
persistencia de estos sistemas se relaciona estrechamente con la adaptación y el
aprendizaje, toda vez que la coexistencia de estabilidad e inestabilidad es parte de la
dinámica y el sistema tiene la capacidad de auto-organizarse a partir de la madurez
de sus agentes y de la calidad de las interacciones que lo definen. Por lo tanto, las
relaciones entre estos agentes pueden evolucionar con el tiempo, cambiando el
patrón de interconexiones, la fuerza de cada conexión y la función de los
componentes. Holland (1995) plantea que los flujos de conocimiento y ciclos de
aprendizaje se constituyen en la vía por la cual los agentes interactúan promoviendo
la coevolución. A este respecto, Kolb (1984) asegura que el aprendizaje es un
requisito previo para la evolución, entendiendo que aprender es el proceso de
creación de conocimiento mediante la transformación de la experiencia. Definición
ésta última que aplica para la evolución de los sistemas y por ende, de las
organizaciones.
Dada la lógica general de los sistemas complejos puede afirmarse que en realidad
éstos, como objeto de estudio para comprender el comportamiento organizacional,
no son sino un constructo que permite re-enfocar la manera de concebir a las
organizaciones desde una óptica más robusta (las organizaciones ya se comportan
como sistemas complejos aún si no se visualizan como tales). De manera que lo que
ha cambiado desde hace unas pocas décadas es el enfoque con el que se aborda
su estudio, pues concebir a los sistemas como una entidad integral y no sólo como
un conglomerado de partes, dando un lugar determinante a la consideración de las
interacciones entre éstas, contribuye a una comprensión más amplia (sistémica) de
los fenómenos de la realidad.
22
En lo que respecta a este trabajo, la noción de sistemas y de complejidad que el
estudio de los sistemas complejos explora y articula, deberá contribuir a una
comprensión más amplia de un fenómeno particular, el organizacional.
Si se parte de la idea de que la realidad está compuesta por sistemas, y que éstos a
su vez se encuentran constituidos por sistemas menores (subsistemas) y contenidos
en, por lo menos, un sistema mayor (macro o suprasistema), lo que descubrimos es
una imbricada trama de elementos en interacción. La complejidad es la característica
de un objeto de estudio o fenómeno que permite clasificarlo como multifactorial,
multidimensional y multirrelacionado con otros, de igual o distinta naturaleza. Peter
Senge (2007) plantea una metáfora para abordar la complejidad y la visión de
conjunto cuando explica que al llover: se espesan las nubes, el cielo se oscurece,
las hojas flamean, y se sabe que lloverá. También se sabe que, después de la
tormenta, el agua de desagüe caerá en ríos y lagunas a kilómetros de distancia, y
que el cielo estará despejado para mañana. Todos estos acontecimientos están
distanciados en el espacio y en el tiempo, pero todos están conectados dentro del
mismo patrón. Cada cual influye sobre el resto, y esta influencia está habitualmente
oculta. Sólo se comprende el sistema-tormenta al contemplar el todo, no cada
elemento individual. Sin pensamiento sistémico (por tanto, complejo), observa
Senge, la semilla de la visión cae en un terreno árido. Y afirma que por ello, al
estudiar algún hecho, toda respuesta es a lo sumo una aproximación. Sin embargo,
toda aproximación que entraña la noción compleja de los sistemas, ya es un nuevo
paso adelante en el abordaje de la realidad y en particular, de las organizaciones.
23
pensamiento. Y al respecto hace un breve señalamiento acerca de cada una de
ellas:
Intencionalidad. Tiene que ver con preguntas del tipo ¿por qué?: porqué las
personas hacen lo que hacen, o cuáles son las bases racionales, emocionales y
culturales de las decisiones que toman.
Para este autor (Herrscher, 2003), el concepto central del enfoque sistémico del
mundo es el desarrollo. En contraste con la visión mecánica y la biológica, que se
ocupan de la eficiencia y del crecimiento, respectivamente, el enfoque sistémico se
ocupa del desarrollo. El desarrollo de un sistema social (como son las
organizaciones) es una transformación intencional hacia niveles superiores de
integración y desempeño. Es un proceso de aprendizaje colectivo por el cual un
sistema incrementa su capacidad de servir a sus miembros y a su contexto, y los
componentes de esta capacidad son el deseo y la habilidad. El deseo es producido
por una visión estimulante del futuro. La insatisfacción con el presente, pese a ser
condición necesaria para el cambio, no es suficiente para asegurar el desarrollo, es
24
necesaria la habilidad para controlar, al menos parcialmente, la marcha de los
acontecimientos. La habilidad es, por lo tanto, el potencial para controlar, influir y
valorar los parámetros que afectan la existencia del sistema.
25
planeación –diseño estratégico y operativo–, la organización –orquestación de los
esfuerzos–, la dirección –conducción a través del liderazgo– y el control –
aseguramiento de coherencia entre las estrategias, las acciones y los objetivos–.
Chiavenato (2001) define a la gestión como la tarea de administración que consiste
en integrar y coordinar los recursos organizacionales para alcanzar los objetivos
definidos de la manera más eficaz y eficiente posible. Incluso, la International
Organization for Standardization (ISO) ha convertido en estandarte de su Norma
9001, el ciclo de Deming que si bien aplicado específicamente a la gestión de la
calidad, sugiere básicamente los mismos elementos para gestionar el quehacer de
una organización, a saber: planificar (P), hacer (H), verificar (V) y actuar (A).
Incorporando en su lógica la intervención estratégica para el establecimiento de
objetivos y políticas, la disposición de recursos para la implementación de los
procesos, la realización del producto/servicio a través de los procesos clave y la
medición sistemática, el análisis de resultados y la mejora continua del desempeño
(Norma ISO 9001:2008, p. vii).
Por otra parte, Castillo y Vargas (2009) refieren que durante las últimas cuatro
décadas, la búsqueda de un modelo de gestión que comprenda la evaluación del
desempeño de la organización desde una visión integral, ha alimentado las
expectativas de los gestores en organizaciones públicas y privadas. Los esfuerzos
para hallar el ansiado modelo han ido desde la implementación de sistemas rígidos y
altamente estructurados hasta la adopción de sistemas flexibles, en los que la
medida de proximidad a los resultados esperados y la adición del potencial humano
a la ventaja competitiva de la organización, son los ejes que orientan el proceso
conocido como la gestión. En este sentido, afirman los autores, la gestión requiere
entenderse como un proceso que existe, explícita o implícitamente, en la medida en
que las estrategias y los mecanismos para el logro de los objetivos han sido
definidos, desde el corto hacia el largo plazo. De esta manera puede afirmarse que
la gestión tiene dos vertientes: la estratégica y la operativa, siendo claro que en la
lógica de sistemas, ésta última se vuelve subsidiaria de la primera. Y esta noción de
subsidio entre niveles de gestión permite distinguir entre la dimensión operativa de
las organizaciones (asociada a operaciones y actividades) y la dimensión holística
26
(asociada al subsistema estratégico y de procesos). En términos históricos,
Hernández (2011) señala la relación entre las etapas principales por la que ha
atravesado la evolución organizacional y el tipo de gestión a la que dicho estado
evolutivo ha dado lugar:
Tabla 2
Relación entre etapas de la organización y los tipos de gestión
27
ser eficientes, hay que ser eficaces. Esto se logra al enfatizar el logro de objetivos y
resultados, en la creación de valor; la unión de este factor con un enfoque proactivo
y la inclusión constante de la innovación podrá asegurar un desarrollo favorable de
las organizaciones que, vistas como un sistema, dependerán de su capacidad de
adaptación y respuesta a las demandas del entorno para sobrevivir.
El enfoque de procesos
28
siendo motivo de proyectos de cambio en las organizaciones debido a que no es
igualmente natural la adopción de su enfoque.
Figura 1
El enfoque de procesos y la lógica funcional
29
Este enfoque introduce la gestión horizontal, superando las barreras entre las
diferentes unidades funcionales y unificando esfuerzos hacia las metas y objetivos
organizacionales. El siguiente esquema muestra la diferencia fundamental entre el
enfoque de procesos y el enfoque funcional.
Figura 2
El enfoque de procesos vs el enfoque funcional
30
que se abordó en apartados anteriores. Los aspectos más relevantes de dicha
comparación son los siguientes:
Figura 3
Cuadro comparativo –enfoque de procesos y enfoque funcional–
De esta forma, y ante las marcadas diferencias entre estos dos enfoques: el
funcional que sigue siendo el modelo por excelencia de la mayoría de las
organizaciones y el de procesos que es el modelo más difundido en la actualidad sin
que necesariamente eso se traduzca en la instalación real del paradigma en las
organizaciones, se hace evidente la necesidad de desarrollar el pensamiento
orientado a procesos. En este sentido y emulando el razonamiento de Barba y
Montoya (2013) cuando se refieren a la poca claridad en la relación entre la
planeación estratégica y el pensamiento estratégico, es posible afirmar que un
fenómeno similar ocurre entre el enfoque de procesos y el pensamiento orientado a
31
procesos: la relación entre ambos se trata con ligereza y poca claridad. Se habla del
enfoque como si su sola y extendida mención asegurarán su instalación en el
entendimiento de las personas y en el operar de las organizaciones, cuando en
realidad su adopción amerita inicialmente, una noción general de la complejidad y un
entendimiento cabal del enfoque sistémico toda vez que, si los sistemas son entes
compuestos por elementos organizados e interdependientes vinculados entre sí por
una estructura, y que interactúan para alcanzar un objetivo determinado, las
organizaciones son, entonces, sistemas complejos y abiertos que interactúan con el
entorno y que no tienen bajo su control todas las variables involucradas en su
existencia. Se debe reparar también, en la trascendencia de los objetivos como
componentes esenciales del sistema organización, pues son rectores, en gran
medida, de la composición (estructura), las vías de acción (estrategias) y la
materialización operativa de éstas (procesos), del sistema en su conjunto.
Así, y de acuerdo con Fernández y Trujillo (2011), es posible afirmar que el enfoque
de procesos es un derivado del enfoque sistémico, en el sentido de que propugna:
32
1. La estrategia.
3. La implementación y ejecución
4. El monitoreo y control
Se refiere a las razones de la gestión de calidad que dan lugar a que los
procesos en ejecución sean vigilados. Y de esta manera contar con
elementos de control para anticipar o corregir desviaciones. El resultado
de esta etapa genera un flujo iterativo de mejoramiento.
33
Para ilustrar cómo se relacionan la complejidad propia de los sistemas con el enfoque y la gestión de procesos, se
presenta el siguiente esquema:
Figura 4
Enfoque de procesos y complejidad
El flujo productivo está constituido por un conjunto de actividades ordenadas en una secuencia
PROCESO PROVEEDOR B lógica, que:
(PERTENECIENTE A LA ORGANIZACIÓN) Requiere de insumos cuya disponibilidad depende de diversas fuentes (del propio proceso
y de otros procesos internos o externos a la organización)
Requiere de la definición de responsables (actores/roles)
Requiere de métodos e instrumentos para operarse y controlarse (políticas, procedimientos
e indicadores)
34
Finalmente, y considerando que la gestión de procesos lo que gestiona son objetivos
y resultados, podemos afirmar que lo que se gestiona en realidad es el desempeño
de las organizaciones. La brecha que se abra entre las dimensiones estratégica y
operativa, será la medida de desempeño de la organización, y ampliarla o reducirla
depende principalmente de la inteligencia operativa, entendida como la capacidad
para comprender sistémicamente el fenómeno organizacional, definir
estratégicamente su red de procesos, identificar la interdependencia de éstos y
traducir la estrategia en un conjunto de objetivos y medidas de actuación que den
cuenta de su progreso (Fernández y Trujillo, 2011). Por su parte, Arias et al. (2013)
advierten que en el contexto actual, sólo prevalecerán las organizaciones con
procesos que les permitan concebir modos eficaces para poder operar y ser
efectivas, en un entorno caracterizado por nuevos modos de producción y
avanzados procesos tecnológicos; organizaciones que sepan aprovechar el
conocimiento existente y ser productoras a su vez de conocimiento nuevo, es decir,
organizaciones del conocimiento.
35
conocimiento entraña un proceso evolutivo tanto a nivel individual como a nivel
colectivo. Ahora bien, para Nonaka (1994), toda organización que se relaciona en
forma dinámica con el entorno no debe conformarse con procesar información
eficientemente, debe ser capaz de crearla y generar conocimiento. Dada esta
dinámica emergente de generación y transferencia, se hace necesaria su
administración. Para Hernández, Flores y Cortés (2012) la administración del
conocimiento consiste en un proceso que facilita la aplicación y desarrollo del capital
intelectual, para crear valor y para incrementar y sostener una ventaja competitiva,
considerando la generación, codificación, aplicación, almacenamiento,
esquematización, y transferencia del conocimiento. López y Nevado (2008)
consideran que en la sociedad del conocimiento resulta necesario disponer de
nuevos instrumentos de medición y de gestión para los intangibles que generan
valor. Por su parte, Hernández et al. (2012) afirman que las organizaciones del
conocimiento abarcan tres elementos: el capital intelectual, el capital estructural y los
activos complementarios de negocio. La relevancia de esta determinación de
elementos es que representan las tres fuentes de donde todas las organizaciones
crean el valor que se reflejará en sus flujos productivos y en su desempeño. López y
Nevado (2008) lo expresan diciendo que la globalización y la competencia
existentes, exigen de las organizaciones que, para sobrevivir, no se centren
exclusivamente en producir beneficios de corto plazo, sino que desarrollen las
capacidades necesarias para progresar en el futuro. Lo anterior mediante la
inversión en factores intangibles que generarán valor futuro, ésta es la razón
fundamental por la que las organizaciones deben desarrollar herramientas de
gestión que les permitan aprender del pasado, cuestionarse el presente y diseñar el
futuro.
36
manera: las organizaciones son sistemas de conocimiento distribuido (nadie lo sabe
todo). Por tanto, cualquier proceso de negocio normalmente involucra a varios
actores, cada uno de ellos centrado en un aspecto del proceso y tendiente a ser
conocedor, solamente, de los elementos más próximos a su experiencia y posición,
pero no acerca de las otras partes. Toda iniciativa de gestión del conocimiento que
pretenda conseguir que las personas aprendan a pensar o hacer algo de modo
distinto, debe ser capaz de integrar ese conocimiento disperso para permitir una
comprensión conjunta del fenómeno de que se trate. En cuanto a la ambigüedad del
conocimiento ésta implica que diferentes personas o grupos puedan interpretar un
concepto o una práctica determinados de modo distinto, debido a la existencia de
barreras cognitivas que limitan la visión del mundo. Por ello es necesario incorporar
a la gestión del conocimiento, el desarrollo de interpretaciones comunes y
asequibles para todos los involucrados. Finalmente, el conocimiento tiene carácter
perturbador debido a que al ser fuente de poder, los cambios que amenacen la
utilidad del conocimiento actual del individuo o de los grupos, encontrarán
resistencia; de manera que ésta es una variable que también deberá contemplarse
en el diseño del modelo de gestión de este activo.
Por otra parte, y en un esfuerzo por articular todos los temas vertidos en este marco
teórico, es pertinente reiterar la naturaleza sistémica y el propósito del enfoque de
procesos, mismos que promueven una concepción del fenómeno organizacional que
permite, al menos tres cosas (Trujillo, 2012):
4
Entendido, en su definición más general, como la forma en que una organización produce valor. Es decir, la
forma en que orquesta sus operaciones para entregar a la sociedad aquello que constituye su razón de ser. Es
la combinación de factores que explica cómo trabaja un sistema organizacional. El modelo de negocio explicita
el contenido, la estructura y el gobierno de todas las acciones ejecutadas para crear valor, haciendo alusión no
sólo al resultado de dichas acciones (productos) sino también a la gestión de recursos y capacidades requeridos
para ello. Por lo anterior, puede afirmarse que un modelo de negocio lleva implícito el conjunto de decisiones
tomadas por la organización (diseño) y el conjunto de consecuencias que derivan de ellas (desempeño).
37
2) Comprender que, sin importar cuál sea su particular manera de entregar
valor, los resultados que se busquen en el largo plazo, sólo podrán
alcanzarse mediante el único camino disponible para ello: las operaciones
generadoras de ese valor (los procesos).
Por lo anterior, podemos afirmar que todo esfuerzo de una organización para la
consecución de sus objetivos (sean éstos para el corto o el largo plazo), ocurre a
nivel de procesos y por ende, son el vehículo evolutivo por definición.
Fundamentalmente, porque todo conjunto de acciones orquestadas para alcanzar un
resultado determinado, es precisamente eso: un esfuerzo planeado y gestado
mediante los flujos productivos y la creación/transferencia de conocimiento, para
evolucionar de un estado actual de desempeño a un estado futuro.
Cuando se revisa el bagaje que ha permitido, desde los trabajos de Frederick Taylor
a principios de 1900s, formalizar la gestión (management) y esta revisión se hace a
38
la luz de sus aplicaciones reales en el ejercicio de la administración, es posible
identificar al menos cuatro cuestiones no resueltas en la enseñanza, aprendizaje y
práctica del management. Siendo éstas: 1) la falta de consenso o insuficiencia de
acuerdos acerca de la definición del término5, 2) un consenso apenas parcial acerca
de las funciones que lo componen, 3) la reducción de su campo de acción
únicamente al interior de las organizaciones, descuidando su vista global o
sistémica, y 4) la incapacidad de distinguir entre gestión y liderazgo (Powers, 2014).
Para los fines de este trabajo se revisarán únicamente los aspectos conceptuales
relacionados con las dos primeras cuestiones que plantea este autor. Así, las
posturas revisadas contribuirán a establecer lo que deberá entenderse por gestión
organizacional y cuáles son los subprocesos que la constituyen.
5
Para efectos del presente trabajo, se utilizarán indistintamente los términos “administración”, “management”
y “gestión organizacional”.
39
aquello que ocurre entre los objetivos y el desempeño de una organización. En este
sentido, los esfuerzos humanos y demás recursos que se despliegan para producir
algo son su materia prima, al ser administrados con el fin de alcanzar determinados
resultados.
6
Definición propia, con base en las propuestas de los autores revisados.
40
como la materialización de los esfuerzos de planeación y organización; y finalmente
éste último, sugiere de forma explícita la evaluación, que podría considerarse parte
del control al que se refieren los demás autores y la reacción, como forma de
actuación ante los hallazgos del subproceso de evaluación. Siendo el modelo de
funciones de gestión de Powers el que más cerca se encuentra del modelo de
Deming, emblemático de la Total Quality Management que, como afirma Spencer
(1994), se distingue por proporcionar una vía para explorar el concepto de sistemas
abiertos –en los cuales resulta importante la consideración a las interacciones con el
entorno y las consecuencias de las acciones de todos los componentes– y
comprender la complejidad de las relaciones inter-funciones e inter-niveles en las
organizaciones. De este modo, la gestión de Powers (2014) se compone de los
subprocesos: planeación, ejecución, evaluación y reacción, y éstos, a su vez,
encuentran una referencia directa en el ciclo de Deming, compuesto por el conocido
PHVA: planear, hacer, verificar y actuar, cuya concatenación representa el ciclo
virtuoso de la mejora continua que subyace, por ejemplo, a esquemas de gestión
como el de calidad normado por la ISO 9001:2008.
41
proyectos–, 3) su pertenencia o aportación a marcos metodológicos vigentes –esto
es, su presencia en la oferta actual de servicios de consultoría, como referente de su
demanda por parte de las organizaciones– y 4) su relación, directa o indirecta, con
alguno de los tres constructos que interesa incorporar al modelo propuesto (la noción
de sistemas, el enfoque de procesos y la gestión del conocimiento), cuya relevancia
fue abordada en el primer capítulo de este trabajo. La siguiente tabla concentra la
información general de los modelos de gestión que serán revisados:
Tabla 3
Modelos de interés para la gestión de las organizaciones
En la década de los 80s Michael Porter hizo una propuesta conceptual, la cual
presentó por primera vez en su libro Ventaja Competitiva. Creación y sostenimiento
de un desempeño superior, para entender la forma en que las organizaciones
generan el valor que ofrecen a la sociedad en forma de productos y servicios. Dicha
propuesta constituye un instrumento de análisis para identificar las operaciones
clave de una organización y evidenciar la ruta que deben seguir los esfuerzos para
42
alcanzar un mayor rendimiento en la creación de ese valor. En este sentido, es
posible afirmar que la Cadena de Valor de Porter es una herramienta de
pensamiento sistémico aplicado. Pues, aunque este autor no hace alusión a los
conceptos de sistema ni de proceso, cuando se revisa la lógica de su modelo se
hace evidente su relación con la visión sistémica –manifiesta en el pensamiento
estratégico al que obliga la definición de la cadena y el análisis de sus componentes
con el propósito de formular estrategias para el desarrollo de ventajas competitivas–.
Concluyendo que un desempeño superior se alcanza gestionando, desde una
perspectiva estratégica, la cadena de valor y que es en la composición de ésta
donde se encuentran los fundamentos de una ventaja sostenible (Porter, 1987).
43
alimenta la definición de estrategias y a su vez, se ve afectado por la implementación
de éstas. Y en este orden de ideas, afirman los autores, su utilización proporciona,
por un lado, un esquema coherente para diagnosticar la posición de la empresa
respecto de sus competidores; y por otro, un mecanismo para definir los esfuerzos
(acciones) potenciadores de la ventaja competitiva, como evidencia de superioridad
en el desempeño. El siguiente esquema muestra la representación típica de la
cadena de valor y algunas precisiones adicionales para comprender el modelo:
Como todo modelo que pretende tender un puente entre una aspiración de alto nivel
(la de desarrollar ventajas competitivas, en este caso) y la capacidad operativa de
una organización (la de gestionar eficazmente los flujos de trabajo que componen la
cadena de valor, por ejemplo), el modelo de Porter enfrenta el reto de ser
comprendido, primero, para ser adecuadamente utilizado, después. Garralda (2013)
considera que el principal antagonismo está entre la fortaleza del modelo como base
del diagnóstico y de la ventaja estratégicos, y la desventaja de no ser fácil comunicar
su importancia, significado y aplicabilidad para la organización, en términos
observables y asequibles para los integrantes de la misma, en cualquiera de sus
ámbitos y niveles de participación. En el interés de abonar a su utilidad, a
44
continuación se presentan algunas observaciones7 al modelo de Porter, que buscan
enriquecer su conceptualización y sentar las bases para hacerlo más operable:
7
Las aportaciones a las que se hará mención al final de la revisión de cada modelo, son obra de la autora de
este trabajo de tesis. Y pretenden, por un lado evidenciar las problemáticas/carencias que presentan y por
otro, esbozar implícitamente, el conjunto de supuestos sobre los que descansará el modelo de gestión
propuesto, a desarrollar en el capítulo 4 de este documento.
45
Marco de gestión de la calidad ISO 9001:2008
46
basado en dicha Norma realmente satisfaga los requerimientos de sus clientes, sí
constituyen una evidencia de la popularidad de este referente internacional de la
calidad cuando se desea demostrar apego a las mejores prácticas.
47
El modelo de sistema de gestión de la calidad basado en la gestión de procesos,
promotor del ciclo PHVA (planear, hacer, verificar y actuar), que se muestra en la
figura anterior, ilustra los vínculos entre los procesos presentados en los capítulos 4
a 8 de la Norma, los cuales abordan respectivamente: los requisitos generales del
sistema, la responsabilidad de la Dirección, la gestión de los recursos, la realización
del producto/servicio, y la medición, análisis y mejora.
48
- El carácter normativo del marco de gestión ISO 9001 lo hace prescriptivo al
grado de que el documento de referencia oficial para la adopción del marco
(la Norma misma) contiene casi un centenar de alusiones a lo que la
organización interesada en adoptarlo, “debe hacer”, sin incluir instrumentos o
guías que le orienten respecto de “cómo hacerlo”. Así, es en el vacío que
existe entre el qué y el cómo donde muchas organizaciones pierden toda
intención/oportunidad de alcanzar nuevos niveles de madurez, en materia de
calidad.
- El ciclo de Deming es una afortunada alusión del esquema ISO 9001, sin
embargo, su abordaje es tan somero que no es posible, al menos a través
de la sola Norma, comprender y aplicar a cabalidad los preceptos que dicho
ciclo aporta a la gestión, cualquiera que sea el objeto gestionable.
49
que se les prescribe sin analizar su pertinencia, adoptando soluciones
equivocadas o parcialmente inadecuadas. Finalmente, una oferta de
organismos certificadores entre los que cada vez es más fácil encontrar
alguno que garantice la certificación, al margen de la profundidad con la que
hayan sido atendidos los requisitos.
50
pauta orientadora para adoptar buenas prácticas en materia de administración de
proyectos.
En lo que se refiere al concepto, el PMI define un proyecto, en las dos ediciones más
recientes del PMBOK (2008 y 2013), como un esfuerzo temporal que se lleva a cabo
para crear un producto, un servicio o cualquier otro resultado único, de duración más
amplia, e identifica 5 grupos de procesos para la gestión de los proyectos, dentro de
los cuales están integrados 46 procesos más específicos. Los cinco grupos
principales son: iniciación, planificación, ejecución, seguimiento/control, y cierre. En
la siguiente tabla se presenta una descripción general de cada grupo de proceso, de
acuerdo al PMBOK:
Fuente: A guide to the project management body ok knowledge. PMBOK, Fifth Edition, p. 41.
51
Como apunta el PMBOK 5 (2013), la dirección de proyectos es una función
integradora que requiere que cada proceso que la compone esté alineado y
coordinado de manera adecuada con los demás procesos. Puede notarse que,
nuevamente, estamos hablando de un sistema –o subsistema si se le quiere ver
como un subconjunto del sistema organización–, con entradas, procesos de
transformación intermedios y salidas. Y nuevamente estamos ante una equivalencia
de las fases genéricas del ciclo administrativo, si bien algunas de éstas están
implícitas no explícitas en el esquema. Y ante un símil casi exacto del ciclo PHVA,
característico de los sistemas orientados a gestionar la calidad. Así, se confirma que
la gestión en su forma más pura –esto es, al margen del objeto gestionable–
descansa sobre un esquema lógico, cuyos componentes hacen posible administrar
esfuerzos mediante la utilización inteligente de recursos, desplegando capacidades y
flujos de trabajo (procesos) para alcanzar un determinado resultado.
52
de gestión que prevé el esquema del PMI, pues su alcance da cuenta de todas las
consideraciones –llamadas áreas de conocimiento dentro del modelo– que son
necesarias para llevar a buen término el conjunto de esfuerzos que se pone al
servicio del objetivo de un proyecto. El siguiente cuadro ilustra la relación entre los
cinco grupos de procesos y las áreas de conocimiento.
53
Una vez revisadas las generalidades del modelo de gestión de proyectos del PMI, se
presentan a continuación algunas observaciones al mismo que, como en los dos
modelos analizados anteriormente, buscan contribuir a su entendimiento y
aplicación:
- Las áreas de conocimiento que conforman una de las dos grandes secciones
del marco de gestión de proyectos que se ha revisado, presentan una
anomalía importante: dan por hecho que todo usuario del esquema posee el
saber necesario para comprender a cabalidad tanto lo que cada área implica,
como las relaciones inter-áreas e inter-procesos, que se dan por hecho en el
modelo. Es decir, tiene la bondad de abordar el conocimiento de forma más
explícita que otros modelos de gestión, definiendo el conjunto de ámbitos que
constituyen el llamado “body of knowledge” de la gestión de proyectos, pero
descuida precisar pautas para gestionar ese mismo conocimiento como el
macro-ámbito que contiene a todos los demás.
54
- La exhaustividad del cuerpo de conocimiento de este modelo, es al mismo
tiempo una de sus principales aportaciones y uno de los motivos por los que
las organizaciones que adoptan sus prácticas (más preocupadas por generar
contenidos que respondan a los requerimientos, que por desarrollar una
madurez organizacional en materia de gestión de proyectos) no llegan a
materializar esta sub-competencia de la administración como un verdadero
activo intangible.
Balanced Scorecard
La naturaleza del BSC es dinámica, toda vez que lo que gestiona son objetivos y
estrategias. El carácter evolutivo de la estrategia, que los mismos autores señalan
en su libro La organización focalizada en la estrategia. Cómo implementar el
Balanced Scorecard (2001), origina que ésta tenga que cambiar constantemente –
55
tanto para ajustarse a nuevas condiciones del entorno, como para adaptar las
condiciones particulares de una organización a sus aspiraciones de largo plazo–. De
esta forma, para Kaplan y Norton, liderar o dirigir las organizaciones se convierte en
el arte de modular la estabilidad y el cambio y, como consecuencia, de gestionar la
complejidad. Y establecen tres pilares que fundamentan la gestión estratégica de las
organizaciones:
Así, los creadores del BSC proponen colocar la estrategia en el centro del proceso
de gestión, desde una visión del todo y no como un conjunto de partes aisladas.
Johnson y Scholes (2001) explicitan además, la importancia de reconocer, como de
alto impacto, el vínculo entre la estrategia global y los aspectos operativos de las
organizaciones, por dos razones principales:
El esquema típico del modelo BSC sugiere hacer un análisis de cada una de las
cuatro dimensiones estratégicas, definiendo y explicitando dos elementos en cada
una de las capas: los objetivos que se pretende alcanzar y las métricas o indicadores
que harán posible la vigilancia de los esfuerzos para alcanzar los objetivos
planteados. En su origen, este modelo constituía principalmente una herramienta de
56
medición, posteriormente evolucionó hacia un modelo de gestión estratégica cuyo
objetivo es la correcta implantación de la estrategia a través de la definición de
objetivos concretos alineados con ésta (Massón y Truño, 2006).
Figura 5
Elementos teórico-conceptuales del Balanced Scorecard (BSC)
57
que ver con los resultados que la gestión arroja cuando se materializan las
estrategias. De modo tal, que el mismo instrumento es hoja de ruta y tablero de
control.
Figura 6
Lógica general del BSC de Kaplan y Norton
Fuente: Elaboración propia, para el trabajo en coautoría: La dimensión estratégica del enfoque de
procesos y cuadro de mando integral (Fernández y Trujillo, 2011). Publicado en el libro Política,
mercado laboral y estudios organizacionales y editado por la Universidad Autónoma Metropolitana.
58
J
FINANCIERA
A G
COMERCIAL
B E F
PROCESOS
H
APRENDIZAJE
K L
Fuente: Elaboración propia, para el trabajo en coautoría: La dimensión estratégica del enfoque de
procesos y cuadro de mando integral (Fernández y Trujillo, 2011). Publicado en el libro Política,
mercado laboral y estudios organizacionales y editado por la Universidad Autónoma Metropolitana.
A continuación y para finalizar con la revisión general del modelo BSC de Kaplan y
Norton, se hacen algunas observaciones al mismo:
59
- El BSC es un esquema de gestión que demanda tener desarrollado el
pensamiento estratégico y con ello, una visión sistémica para concebir el
fenómeno organizacional –de la estrategia a las operaciones, con todo lo que
esta alineación implica para el entendimiento del desempeño–, sin embargo,
al no tener incorporado un componente de gestión del conocimiento (como
pasa también en los marcos anteriores) su aplicación efectiva depende
enteramente del nivel de madurez de sus estrategas y eso dificulta muchas de
las veces, su plena incorporación como modelo de gestión organizacional.
60
TI, que refleja la estandarización e integración del modelo de negocio de una
empresa. Por su parte, The Open Group, consorcio internacional que apoya el logro
de objetivos de negocio a través de estándares de TI que cuenta con más de 375
organizaciones miembros, en varios países, adopta la definición del ISO/IEC
42010:2007 –estándar técnicamente idéntico al 1471-2000 del IEEE–, de modo que
la definición válida para efectos de este trabajo será la antes descrita, en la que se
equipara el concepto de arquitectura con el de la organización fundamental de un
sistema y le asigna dos posibles significados, según el contexto (TOGAF Versión
9.1, 2013):
8
The Open Group Architecture Framework, por sus siglas en ingles.
61
Fuente: TOGAF Versión 9.1 – Guía de bolsillo. The Open Group (2013), p. 24.
Los contenidos más importantes de este modelo, junto con el ADM, son: el conjunto
de guías y técnicas para la aplicación del método de desarrollo de la arquitectura, el
marco de referencia de la capacidad arquitectónica y el repositorio llamado
enterprise continuum de empresa. El siguiente esquema ilustra la configuración de
contenidos de TOGAF:
62
Fuente: Structure of the TOGAF document. Disponible en: www.opengroup.org
En lo que relativo a la composición del ADM, éste está constituido por nueve fases
que en conjunto, describen un método para el desarrollo y la gestión de ciclos de
arquitectura empresarial –que como ya se dijo, es una disciplina que vincula:
estrategia, procesos, método y componentes desde las cuatro perspectivas ya
mencionadas (negocio, datos, aplicaciones y tecnología) –. En este sentido
constituye una guía para orientar el cambio en las organizaciones, a través del
diseño e implantación de determinados componentes en cualquiera o en todas las
dimensiones. Permite obtener una visión clara de la configuración que distingue a la
organización y modelar una nueva configuración que favorezca el alcance de sus
objetivos mediante esfuerzos articulados y alineados con la estrategia. Utilizando
herramientas y artefactos de la misma arquitectura, es posible identificar la brecha
que separa el estado actual (llamado “as is”) del estado deseado (llamado “to be”), y
63
diseñar los esfuerzos necesarios para mover a la organización desde uno hasta el
otro. Con base en lo anterior, es posible afirmar que el modelo TOGAF dota a las
organizaciones de un marco metodológico para conducir el cambio, y la
representación de dicho marco es el ADM en todas sus fases, las cuales se ilustran
en el siguiente esquema:
64
- El éxito de un proyecto de arquitectura empresarial depende en forma
importante de la competencia de las personas involucradas. Primero, para
comprender la lógica del modelo y después para tener la habilidad de
materializarla mediante la utilización del ADM. Sin embargo, y debido a que
los orígenes del marco fueron en el campo de las TI, muchos de los actuales
“expertos” o especialistas en TOGAF presentan un sesgo hacia la dimensión
tecnológica que impide concretar aplicaciones efectivas del marco, como un
todo.
- Por último, otra complicación con el marco TOGAF es que tiene una
estructura de contenidos documentales muy robusta, lo cual le hace parecer
una metodología para la elaboración de “planos arquitectónicos” como un fin y
no como un medio para ver, eventualmente, “construido el edificio”. Es
importante que se comprenda que la arquitectura no es un objetivo sino un
instrumento del cambio.
65
Tabla 4
Análisis de los modelos de gestión revisados (resumen comparativo)
66
Fuente: Elaboración propia.
67
Fuente: Elaboración propia.
68
Fuente: Elaboración propia.
69
Para finalizar este capítulo, se presenta el siguiente esquema como corolario del marco teórico, por una parte y como la
hoja de ruta que guiará la identificación y definición de los elementos constitutivos del modelo de gestión integral que se
propone.
Figura 7
Hoja de ruta para la definición de los elementos del Modelo Integral de Gestión propuesto
ÁMBITO ESTRATÉGICO DE LA ORGANIZACIÓN
LA CAPACIDAD DE TRANSTAR
VISIÓN DE LA
MISIÓN DE LA DEL ÁMBITO ESTRATÉGICO
ORGANIZACIÓN AL ÁMBITO OPERATIVO
ORGANIZACIÓN
¿cómo se visualiza en el DETERMINA EL DESEMPEÑO DE
¿cuál es su razón de
largo plazo cumpliendo LA ORGANIZACIÓN RESPECTO
ser?
esa misión? DE AQUELLO QUE DESEA LOGRAR
LO QUE LA ORGANIZACIÓN
HACE DEBE GESTIONARSE
EL NIVEL DE DESEMPEÑO
¿qué resultados se deben ES RESULTADO DIRECTO
alcanzar para acercarse DE LA GESTIÓN DE
a su misión/visión? LOS ESFUERZOS
ORGANIZACIONALES
EL DESARROLLO Y/O EL
OBJETIVOS FORTALECIMIENTO DE ESTA
ESTRATÉGICOS CAPACIDAD, DEBE APOYARSE
¿DE QUÉ FORMA EN UN CONJUNTO DE
¿QUÉ CONJUNTO DE ELEMENTOS TEÓRICOS Y DE
ESFUERZOS SE DEBE DEBE OPERAR LA
HERRAMIENTAS
LLEVAR A CABO PARA ¿qué rumbos de acción se deben tomar para lograr sus objetivos? ORGANIZACIÓN METODOLÓGICAS, ENTRE LAS
FORTALECER LA CADENA PARA OBTENER LOS QUE SE CUENTAN:
DE VALOR? RESULTADOS
PLANEADOS?
ESTRATEGIAS
EL PENSAMIENTO COMPLEJO
¿qué elementos permitirán operar las estrategias formuladas?
LA GESTIÓN DE SISTEMAS
(PROCESOS)
que contribuya a:
70
Capítulo 3. Metodología
Tipo de investigación
Para su desarrollo, este trabajo ha sido dividido en las etapas que se describen en el
siguiente apartado.
Etapas de la investigación
A partir de la claridad acerca del tema que se pretende desarrollar, se determinó cuál
debía ser el alcance de este trabajo y quedando constituido por dos logros
principales: el planteamiento exhaustivo (a nivel de diseño) del modelo integral de
gestión que se busca desarrollar y la aplicación de todo el modelo o de alguna de
71
sus partes, a una problemática o situación organizacional, con el fin de contribuir a
resolverla.
1. La web of knowledge
Si bien se encontró material útil en todas las fuentes (el cual ya fue debidamente
citado en el marco contextual y teórico de la tesis, en su versión preliminar), por el
nivel de confiabilidad que reviste la primera fuente listada y sin anular los contenidos
que ya fueron utilizados de las demás fuentes, el análisis objeto de esta revisión se
hará únicamente sobre los datos extraídos de la web of knowledge.
Elementos
Criterio(s): Sub-criterio(s): Idioma de búsqueda:
encontrados:
Management model Tema Español e inglés 4,523
Integral management
Tema Español e inglés 1,839
model
72
Organizational
Tema Español e inglés 469
management
Continue improvement
Tema Español e inglés 3,754
models
8 2 Inglés 26,553
73
1 Dominio de investigación
Tema Sólo dos publicaciones
Continuous
2 Áreas de investigación 6 bajo estos criterios / sin
improvement model
1 Dominio de investigación citas
Tema
32 publicaciones / 38
Integral management 2 Áreas de investigación 36
citas
2 Dominios de investigación
Tema Las publicaciones son
Integral management
1 Área de investigación 2 de 2008 y 2009 / 2
model
1 Dominio de investigación citas
Título
Alrededor de 990
Tema: management model
Management 1,321 publicaciones (74.9%) /
4 Áreas de investigación
4,731 citas
2 Dominios de investigación
Tema
Alrededor de 124
Subtema: systemic approach
Management 160 publicaciones (77.5%) /
2 Áreas de investigación
504 citas
2 Dominios de investigación
Tema
Las publicaciones son
Subtema: systemic approach
Management model 2 de 2004 y 2006 / 27
2 Áreas de investigación
citas
1 Dominio de investigación
Tema Alrededor de 309
Process approach 2 Áreas de investigación 458 publicaciones (67.4%) /
2 Dominios de investigación 2,841 citas
Título Alrededor de 96
Process approach 2 Áreas de investigación 152 publicaciones (63.1%) /
2 Dominios de investigación 1,084 citas
Tema Alrededor de 298
Systemic approach 2 Áreas de investigación 417 publicaciones (71.4%) /
2 Dominios de investigación 1,161 citas
Tema
Subtema: organizational Las publicaciones son
Systemic approach management 3 de 2010 y 2012 / 4
2 Áreas de investigación citas
2 Dominios de investigación
74
Knowledge Tema 6 publicaciones / 39
Subtema: organizational citas
management
management 8
2 Áreas de investigación
1 Dominio de investigación
Knowledge Tema Alrededor de 79
4 Áreas de investigación publicaciones (94%) /
management model 84
2 Dominios de investigación 135 citas
Entre el 57 y el 94%
de las publicaciones
correspondientes a
los criterios con
10 9 5,159
mayores resultados,
se han realizado en
la última década.
En esos mismos
casos, la cantidad de
publicaciones
presenta una
tendencia a la alza.
75
3. Análisis comparativo de modelos de gestión
Para esta etapa se identificó una lista inicial de 15 modelos, la cual fue depurada
en función de los criterios expuestos en el capítulo correspondiente a la
realización de este análisis, hasta llegar a los cinco modelos seleccionados
finalmente. Se revisó la lógica de cada modelo, a través de dos medios: la
literatura disponible sobre cada uno de ellos y la experiencia aplicándolos en
distintas organizaciones mediante intervenciones de consultoría. Finalmente, se
definieron las fortalezas y debilidades conceptuales y técnicas, y se construyó un
resumen comparativo.
Para la definición de las partes que el diseño debía contemplar se hizo una
búsqueda de referencias para el desarrollo de modelos analíticos o sistemas de
gestión, en particular, sin éxito para encontrar una guía que permitiera entender
qué características, atributos y apartados debían contemplarse para la definición
del modelo de interés. Ante esta carencia, se utilizaron (pese a que sus
finalidades son distintas) como referentes para la construcción de un modelo
teórico-conceptual-metodológico, dos fuentes principales: la guía A Business
Framework for the Gobernance and Management of Entreprise IT, de COBIT9 y
The Open Group Architecture Framework versión 9.1.
9
Control Objectives for Information and Related Technology.
76
El resultado de esta etapa es, de hecho, la aportación buscada con este trabajo:
el diseño propuesto para configurar un modelo integral de gestión que permita
abordar sistémicamente el fenómeno organizacional y contribuir a potenciar su
madurez y desempeño.
77
trabajo designado por la organización (conformado por cuatro personas: un
gerente, un supervisor y dos analistas, todos involucrados directamente en el
proceso de estudio) en el entendimiento del modelo, de la parte a aplicar y en el
desarrollo de los contenidos requeridos. Durante el diseño de la propuesta de
solución y el desarrollo de los contenidos mencionados, se visitó la organización
una vez a la semana para revisar los avances y atender dudas; durante la
implementación de la prueba se continuó con esta tasa de visitas semanales,
pero en esta etapa para observar los resultados de la aplicación de acciones
asociadas a la solución desarrollada y sugerir ajustes a la misma.
Análisis de la información
78
El establecimiento de un esquema de clasificación sobre el material revisado y
analizado en el punto anterior.
La clasificación de la información, de conformidad con el esquema definido en el
punto anterior.
La definición de una hoja de ruta o mapa conceptual que permita ir incorporando,
en la estructura del trabajo, la información que resulte valiosa o de interés.
El análisis comparativo de modelos existentes y de sus elementos.
Todos los puntos anteriores, en un proceso iterativo hasta agotar el análisis de los
contenidos de interés (saturación teórica) para el logro del objetivo de la
investigación.
Consideraciones
79
Capítulo 4. Propuesta:
Diseno de un Modelo Integral de
Gestion Organizacional
Se ha hablado en los capítulos anteriores acerca de la importancia que reviste para
las organizaciones distinguir primero, y mediar después, entre aquello que se
persigue (objetivos) y aquello que se alcanza (resultados). Se ha definido la gestión
como el conjunto de esfuerzos que debe desplegarse para alcanzar un determinado
nivel de desempeño, fungiendo en esta lógica como un puente –entre objetivos y
resultados–, cuya robustez determina en buena medida la madurez de una
organización. Y se han dado argumentos en favor de declarar como insuficientes los
modelos de gestión existentes, ya sea porque establecen los qué sin agotar los
cómo, respondiendo más a su carácter de modelo que al de marco instrumental para
introducir prácticas sostenidas de mejora continua –como ejercicio y como
consecuencia– al quehacer organizacional. O bien, porque representan y/o atienden
una arista específica sin una visión sistémica de las problemáticas y retos que
enfrentan las organizaciones, ni de los efectos que cada acción, decisión u omisión
tienen sobre el desempeño del todo.
80
se expondrán dos casos de estudio, que dan cuenta del resultado obtenido con la
aplicación de algunos de sus elementos en una organización pública y en una
privada.
Componentes y supuestos
Figura 8
Esquema general del Modelo Integral de Gestión propuesto
–Elementos pilares y auxiliares–
81
estratégico –que constituye la manifestación primera del pensamiento sistémico
cuando se administra el desempeño–, la ejecución –que constituye el despliegue de
recursos y capacidades para la materialización del diseño estratégico– y la toma de
decisiones –que constituye el instrumento de cambio/ajuste por definición, para
perfilar, ratificar, reorientar o ecualizar los esfuerzos, en cualquier etapa y ámbito de
la propia gestión–. Y se plantean cuatro componentes subsidiarios, evidenciando
con esto su carácter secundario, no menos importantes pero sí dependientes de la
existencia de los pilares y de valor únicamente en función del soporte que brinden
para la materialización de aquellos. Estos son: el diseño operativo –que constituye el
eslabón clave entre el diseño de alto nivel (estratégico) y la red de operaciones de la
organización; es el primer cómo del qué que se quiere alcanzar–, la planeación –que
constituye el instrumento por excelencia, para la organización de recursos y la
dosificación de esfuerzos–, la medición del desempeño –que constituye la pieza
articular para dejar y recoger huellas de los esfuerzos desplegados en la
persecución de determinados objetivos, y conocer el estado de los avances– y el
análisis de resultados –que constituye la herramienta más importante de la
evaluación del desempeño toda vez que pasa por el diseño (como referente), por la
ejecución (como evidencia) y por la medición (como calibrador), para realimentar el
sistema-organización con nuevas o replanteadas decisiones, dando lugar a una
dinámica perpetua de renovación sistémica (o, quizá más atinado decir, a una
dinámica sistémica de renovación perpetua).
Al ser los siete componentes anteriores la base del modelo de gestión que se
plantea, es necesario hacer una descripción de los mismos, así como explicitar los
elementos que los conforman (subcomponentes) y establecer la relación, a un nivel
general, que guardan entre ellos –en términos de cómo se alimentan mutuamente
para dar lugar al flujo de gestión–. La tabla que se presenta a continuación
concentra estas definiciones.
82
Tabla 5
Descripción de los componentes del Modelo de Gestión Integral propuesto
- Diagnósticos integrales.
Pilares
Pilares
Toma de
Ejecución
- Misión, visión y principios Decisiones
rectores.
Se encarga del planteamiento, al más alto
nivel, de lo que una organización es, hace y
- Objetivos estratégicos.
aspira. Este componente de la gestión
determina la configuración de elementos que
Diseño - Cadena de valor. Medición del
permite alcanzar un determinado nivel de
Estratégico Diseño Operativo Desempeño
Auxiliares
Auxiliares
desempeño, combinando recursos,
- Estrategias, programas y
capacidades y competencias en una medida
proyectos. y y
consistente con las expectativas de largo
plazo.
- Capacidades y Planeación Análisis de
competencias. Resultados
Pilares
- Esquema de gobernanza.
- Procesos de negocio
(core).
Pilares
Pilares
Toma de
Diseño Estratégico
- Procedimientos de trabajo. Decisiones
Se encarga de desplegar todos los
subcomponentes del Diseño Estratégico y del - Roles y responsabilidades.
Diseño Operativo, a través de la red de
Ejecución
procesos (sustantivos, de soporte y de - Reglas de operación.
gobernanza) y del portafolio de proyectos de Diseño Operativo
Auxiliares
Auxiliares
una organización. - Solución de problemas Medición del
(acciones correctivas). y
Desempeño
- Mejora continua (acciones Planeación
preventivas)
83
Pilares
Pilares
Diseño Estratégico Ejecución
Se encarga de entregar nuevas líneas de
- Evaluación de alternativas.
acción a los componentes Diseño Estratégico
y Ejecución, en función de nuevas
Toma de - Análisis de riesgos. Medición del
necesidades de la organización, de los
Decisiones Diseño Operativo Desempeño
resultados de desempeño obtenidos y/o de
Auxiliares
Auxiliares
- Instrumentación de las
condiciones externas que afecten la
decisiones. y y
configuración actual de los esfuerzos.
Planeación Análisis de
Resultados
Pilares
Pilares
- Plan de proyectos. y
Ejecución
- Planes generales Toma de
(transversales). Decisiones
Auxiliares
Auxiliares
Auxiliares
- Plan de desarrollo de N/A Diseño Operativo
capacidades y
competencias.
- Plan de contingencias.
84
Diseño Estratégico
Pilares
Pilares
- Objetivos tácticos y
y
Se encarga del planteamiento de lo que una operativos. Ejecución
organización hace para dar cumplimiento al
Toma de
Diseño Estratégico y establece las vías para - Mapa o red de procesos.
Diseño Decisiones
su instrumentación. Determina la configuración
Operativo
de elementos que permite alcanzar un - Iniciativas. Planeación
determinado nivel de desempeño en la
Auxiliares
Auxiliares
Ejecución. - Esquema de control y
operativo. N/A
Medición del
desempeño
Diseño Estratégico
Se encarga de recabar datos cuantitativos y
Pilares
Pilares
cualitativos para estimar el nivel de y
- Indicadores críticos de Ejecución
desempeño de la organización en la ejecución
desempeño. Toma de
del Diseño Estratégico y Operativo. Implica la
definición de puntos críticos en los procesos, Decisiones
Medición del - Indicadores operativos.
de variables de interés para la evaluación del
Desempeño
sistema-organización, la identificación de
- Indicadores de proyectos.
Auxiliares
Auxiliares
riesgos operativos y la construcción de índices
e indicadores que permitan obtener una Análisis de
- Cuadro de mando integral. Diseño Operativo
medida confiable del cumplimiento de los Resultados
objetivos misionales, estratégicos y operativos.
Diseño Estratégico
- Diagnósticos tácticos y
Pilares
Pilares
Se encarga de la revisión sistemática y y
operativos. N/A
objetiva de los resultados obtenidos en la
Medición del Desempeño, con la finalidad de Toma de
Análisis de - Interpretación del estado
identificar áreas de mejora, desarrollar Decisiones
Resultados actual.
alternativas de solución, encauzar el cambio
Auxiliares
Auxiliares
y/o visualizar necesidades de rediseño
- Dictamen de la Medición del
estratégico u operativo. Diseño Operativo
evaluación. Desempeño
85
A la luz de las descripciones anteriores, es importante señalar los supuestos que
subyacen a la lógica del modelo de gestión propuesto. Estas ideas constituyen la
base conceptual sobre la que será construido.
Supuesto 1:
La gestión sólo cobra sentido en la medida en que se aplica a algún ámbito del
esfuerzo humano para administrar la transición de objetivos a resultados; pues todo
esfuerzo humano tiene, implícito o explícito, al menos un objetivo asociado y, por
añadidura, al menos un resultado como consecuencia. Los esfuerzos humanos
necesitan administrarse para transitar de lo que se quiere a lo que se obtiene, de
modo que todo lo que se realice entre lo primero y lo segundo es susceptible de
llamarse gestión. Lo anterior permite establecer la gestión como un macroproceso
que llena el vacío que existe (de inicio) entre cualquier objetivo o meta definidos y el
punto en el futuro donde se conciben, se esperan y se enfrentarán sus frutos. En
este sentido, es un instrumento de gobierno organizacional porque permite diseñar
el futuro e instrumentar, realizar, vigilar y controlar el conjunto de esfuerzos que
hacen posible su materialización. Y es también un instrumento de cambio porque su
ocurrencia o despliegue da lugar, inevitablemente, a un nuevo estado del sistema-
organización o de alguna de sus partes; sea el cambio que lo origina: marginal,
radical o de una dimensión media entre ambos.
Supuesto 2:
Todo sistema tiene una razón de ser, un objetivo. En el caso de las organizaciones
la razón primordial y por lo tanto, su objetivo maestro es la misión. Sin embargo, a
pesar de ser ésta un elemento definitorio en el diseño estratégico, no es suficiente
para orquestar los esfuerzos que permitirán su consecución; debiendo traducirse
86
para ello en un conjunto más amplio y manejable de objetivos subsidiarios. Al interior
de cada subsistema debe, a su vez, orquestarse la red de procesos que hace
posible su operación, siendo necesaria la coordinación entre sus componentes
para la entrega del resultado esperado. Constituyendo éste último, la evidencia de
que el subsistema alcanza, o no, su objetivo. Por otra parte, está la convivencia,
cuya naturaleza interdependiente da lugar a la cooperación entre subsistemas,
como condición para la supervivencia del todo, pues sin ésta, el sistema se ve
expuesto a una desarticulación inducida que impide, o cuando menos retrasa, el
alcance del fin común. Hay dos elementos adicionales: la información y las
decisiones, las cuales tienen la característica distintiva de fluir permanentemente de
los objetivos a los resultados y de determinar, en buena medida, la calidad de los
demás elementos. Esto debido a que se recibe, se genera, se entrega y se analiza
información, y se evalúan, se seleccionan, se priorizan y se toman decisiones, a lo
largo de todo el sistema, con la intención de hacer evidentes los qué, los cómo, los
quién, los cuándo, los dónde y los porqué, que constituyen el esquema operativo del
sistema y que gestan un particular nivel de desempeño y por ende, de madurez. La
lógica bajo la cual se relacionan estos elementos, los cuales por definición son de
naturaleza constitutiva y por lo tanto, inherentes al sistema organización, se ilustra
en la Figura 9.
87
asunción de su complejidad y de un cambio radical en la forma de concebir y
gestionar el esfuerzo humano.
Figura 9
La organización vista con enfoque sistémico –de procesos–
Sistema-Organización
Subsistema 1
O1
R1 Subsistema 3
FI SubSist1
R3
O3
Objetivo FI SubSist3 Resultado
del sistema del sistema
O2 R2
FI SubSist2
Subsistema 2
Supuesto 3:
Por su composición, los procesos pueden ser considerados como el subsistema por
excelencia del sistema-organización, pues es en su ejecución donde se gestan los
resultados y sub-resultados que constituyen el desempeño, y en este sentido, son la
88
unidad transformadora por definición. Como subsistema, tienen: una finalidad única,
un conjunto definido de componentes o etapas, una red de relaciones entre sus
partes y con otros procesos, y una interdependencia entre subsistemas que
condiciona, o cuando menos influye, el resultado obtenido de su materialización.
Supuesto 4:
Existe un elemento adicional que agrega valor a los procesos, primero porque se
encuentra implícito en ellos de forma inevitable como un inyector de (algún nivel de)
inteligencia a los flujos de trabajo y segundo, porque es (la magnitud de) su
presencia la que determina la madurez del proceso mismo, de sus componentes y
89
de la organización. Este elemento vital es el conocimiento. Mismo que por su
naturaleza pertenece únicamente a las personas, en lo individual y/o en lo colectivo.
Sin su consideración, todo esquema de gestión es incompleto en el mejor caso,
inoperante en el peor. Todos los conceptos, subcomponentes y contenidos
derivados del esquema de gestión propuesto (con sus tres pilares y sus cuatro
componentes auxiliares) son producto y productores de conocimiento. No es posible
desarrollarlos, implementarlos ni gestionarlos sin algún grado de saber respecto de
su composición y su lógica. Tampoco es posible identificarlos, comprenderlos o
mejorarlos sin algún grado de saber respecto a su significado y su importancia. La
sostenibilidad o permanencia del propio modelo, instalado en las organizaciones
como sistema de gestión, es puesta en riesgo si no se da mantenimiento a la
creación, transferencia, aplicación y resguardo del conocimiento que lo hace posible.
Pues sin una administración adecuada de éste, no es posible sostener ni madurar el
marco de gestión, lo cual se traduce (de acuerdo a lo afirmado en el primer
supuesto) en un permanente estancamiento/declive en materia de madurez para el
gobierno y la administración del cambio.
Supuesto 5:
90
organizaciones, además coadyuve a su madurez a través del conocimiento y de la
noción sistémica del fenómeno organizacional.
1. Relación lineal sin interdependencia (SI): es el vínculo que existe entre dos
partes cualesquiera del modelo, que establece una conexión sin que haya
interdependencia directa –por ejemplo, la que natural e inevitablemente existe
entre el día y la noche; donde ninguno de ellos es causa ni causante del otro,
sino más bien ambos consecuencia de hechos y relaciones que se dan fuera
y más allá de la sola relación entre los dos, dada ésta última únicamente por
la inmediatez secuencial de su ocurrencia–. Es una relación en el que las
partes en cuestión conviven como consecuencia natural de formar parte del
mismo sistema, pero sin incidencia directa la una en la otra, ni viceversa.
91
deben considerarse, pues modalidades o escenarios específicos en los que
se manifiesta la relación, dan lugar a decisiones de forma inevitable.
Se asume por otra parte, que entre más relaciones de interdependencia crítica
guarden unos subcomponentes con otros, más crítica será la relación entre los
componentes (pilares o auxiliares de la gestión) que los contienen. La complejidad
con frecuencia está en los detalles. Por bien modelada que esté la representación de
un sistema cualquiera que éste sea, no es posible comprender su complejidad hasta
que se explicita la relación que existe entre sus partes constitutivas y más aún, hasta
que se clasifican estas relaciones para conocer cuáles resultan críticas para el
desempeño global.
92
tipificación de relaciones–. Se presenta un primer derivado (Figura 10) que incluye la
descomposición de cada uno de los siete componentes en sus respectivos
subcomponentes, ampliando con ello la panorámica del esquema general
presentado al inicio de este capítulo. Y se hace también, una clasificación, indicada
en colores dentro del esquema, de los subcomponentes del modelo, con la finalidad
de extraer el subconjunto del sistema que contiene las partes necesarias para
materializar el modelo de gestión propuesto, sin necesidad de agotarlo. Lo anterior,
para acotar el alcance de su desarrollo y de su aplicación en las organizaciones
únicamente a (algunos de) sus elementos. Cabe señalar que esta clasificación fue
cualitativa, basada en la experiencia y determinada considerando los siguientes
cuestionamientos:
93
6. Considerando que los Pilares y los Auxiliares, como componentes
fundamentales de la gestión, son imprescindibles, ¿de qué otra forma podrían
plantearse los subcomponentes de éstos para mantener la integridad y
utilidad del modelo y al mismo tiempo, prescindir de algunos?
Figura 10
Descomposición de los componentes fundamentales del Modelo propuesto y señalización de
subcomponentes críticos
94
Figura 11
Relación entre las partes del Modelo Integral de Gestión propuesto
–Pilares o componentes sustantivos–
95
Figura 12
Relación entre las partes del Modelo Integral de Gestión propuesto
–Auxiliares o componentes subsidiarios–
96
hacen evidente la dificultad que tiene para las organizaciones comprender primero,
asimilar después y administrar finalmente, esta red de conexiones entre elementos
de la gestión, cuya sinergia determina la calidad de las salidas, de entre las cuales
se consideran como principales: las decisiones, los hechos y la información –en la
lógica de que todo resultado del diseño y todo producto de la planeación son
siempre un conjunto de decisiones articuladas; todo resultante de la ejecución es un
hecho; y todo output de la medición y el análisis es información de valor para
alimentar el flujo de la gestión–. Dado que las decisiones, los hechos y la
información son, finalmente y a la vez, insumos y resultantes de un determinado
conjunto de esfuerzos, deberá entenderse su ocurrencia y combinación como un
binomio inseparable del desempeño; y a éste último como el macro-resultado del
despliegue de acciones orquestadas para conducir una organización hacia sus
metas.
Figura 13
Esquema-resumen de la relación entre las partes del Modelo Integral de Gestión
–Los siete componentes básicos–
97
Tabla 6
Descomposición de relaciones –por tipo– entre los subcomponentes del Modelo de Gestión propuesto
(Ver Anexo 1 para mejor visibilidad)
IMy
IMy
IMy
IMy
IMy
IMy
IMy
IMy
IMy
IMy
IMy
IMy
IMy
IMy
IMy
IMy
IMy
IMy
IMy
IMy
IMy
IMy
IMy
IMy
IMy
IMy
IMy
IMy
IMy
IMy
IMy
IMy
IMy
IMy
IMn
IMn
IMn
IMn
IMn
IMn
IMn
IMn
IMn
IMn
IMn
IMn
IMn
IMn
IMn
IMn
IMn
IMn
IMn
IMn
IMn
IMn
IMn
IMn
IMn
IMn
IMn
IMn
IMn
IMn
IMn
IMn
IMn
IMn
Tipo de relación
SI
SI
SI
SI
SI
SI
SI
SI
SI
SI
SI
SI
SI
SI
SI
SI
SI
SI
SI
SI
SI
SI
SI
SI
SI
SI
SI
SI
SI
SI
SI
SI
SI
SI
Di a gnós ti cos
i nte gra l e s (DI)
x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x
Mi s i ón, vi s i ón y
pri nci pi os (MVP)
x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x
DISEÑO ESTRATÉGICO (DE)
Obje ti vos
Es tra té gi cos (OE)
x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x
Ca de na de va l or (CV) x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x
Es tra te gi a s ,
progra ma s y x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x
proye ctos (EPP)
Ca pa ci da de s y
compe te nci a s (CC)
x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x
PILARES DE LA GESTIÓN
Es que ma de
gobe rna nza (EG)
x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x
Proce s os de ne goci o
(PNc)
x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x
Proce di mi e ntos de
tra ba jo (PT)
x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x
EJECUCIÓN (EJ)
Rol e s y
re s pons a bi l i da de s x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x
(RR)
Re gl a s de ope ra ci ón
(RO)
x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x
Sol uci ón de
probl e ma s (SP)
x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x
a l te rna ti va s (EA)
x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x
TOMA DE
Aná l i s i s de ri e s gos
(AR)
x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x
Ini ci a ti va s (Is) x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x
Es que ma de control
ope ra ti vo (ECO)
x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x
Pl a n e s tra té gi co (PE) x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x
Pl a n de proye ctos
(PPs)
x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x
Pl a ne s ge ne ra l e s
x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x
PLANEACIÓN (PL)
(PGs)
AUXILIARES DE LA GESTIÓN
(ICD)
MEDICIÓN DEL
Indi ca dore s
ope ra ti vos (IO)
x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x
Indi ca dore s de
proye ctos (IP)
x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x
Cua dro de ma ndo
i nte gra l (CMI)
x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x
Di a gnós ti cos
RESULTADOS (AdR)
e s tra té gi cos y x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x
ANÁLISIS DE
10 4 16 12 18 14 14 22 14 13 11 13 20 14 11 15 18 11 16 11 17 13 6 7 8 5 7 17 10 6 19 7 6 4 409
98
Considerando la matriz anterior, se presentan algunos datos de interés acerca del
modelo y las relaciones entre sus partes:
Tabla 7
Datos relevantes acerca de las relaciones entre subcomponentes del Modelo
Puede observarse en los distintos esquemas y tablas que acompañan este apartado,
que la primera dificultad de instalar un modelo como sistema de gestión en las
organizaciones, podría estar en la complejidad que hacerlo funcionar y sobre todo,
mantenerlo funcionando, entraña. La cantidad de relaciones y en consecuencia el
alto nivel de interacción e interdependencia entre (sub)componentes requiere un
nivel de coordinación, enfoque y disciplina del que pocas organizaciones
demuestran ser capaces de ser. A veces por una franca falta de voluntad, y a veces
por la ausencia evidente de las competencias –de las personas– y de las
capacidades –de la organización como resultado de las competencias aplicadas a lo
largo del tiempo– que resultan necesarias para gestionar el desempeño y la
madurez organizacionales. En cualquier caso, en ello radica la importancia de
articular el modelo con una visión sistémica para su abordaje y con el conocimiento
como el adhesivo para mantener integrado, y en continua evolución, el sistema de
gestión al que el primero da lugar.
99
Para terminar con el análisis de relaciones entre (sub)componentes del modelo, se
presenta a continuación una matriz con sólo las relaciones identificadas como
críticas (IMy) en la matriz anterior (ver Tabla 8). Asimismo, se identifican los
subcomponentes que, por el número de relaciones –tomando arbitrariamente como
criterio de selección aquellos que presentaron más de 10 relaciones– que tienen con
otros subcomponentes del modelo, se consideran altamente relevantes para
materializar el esquema de gestión propuesto y que, en una representación
sistémica de tales relaciones, se presentan al final de este apartado.
Tabla 8
Vínculos críticos y subcomponentes prioritarios
–Desde la perspectiva de sus relaciones–
(Ver Anexo 2 para mejor visibilidad)
DE EJ TD DO PL MdD AdR
RELACIONES
DI MVP OE CV EPP CC EG PNc PT RR RO SP MC EA AR ID OTO MP Is ECO PE PPs PGs PRs POT PDCC PC ICD IO IP CMI DEO IEA DeV
TOTALES
Di a gnós ti cos
i ntegra l es (DI)
x x x x x x x x x x 10
Mi s i ón, vi s i ón y
pri nci pi os (MVP)
x x x x 4
DISEÑO ESTRATÉGICO (DE)
Objeti vos
Es tra tégi cos (OE)
x x x x x x x x x x x x x x x x 16
Ca dena de va l or (CV) x x x x x x x x x x x x 12
Es tra tegi a s ,
progra ma s y x x x x x x x x x x x x x x x x x x 18
proyectos (EPP)
Ca pa ci da des y
competenci a s (CC)
x x x x x x x x x x x x x x 14
Es quema de
goberna nza (EG)
x x x x x x x x x x x x x x 14
Proces os de negoci o
(PNc)
x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x 21
Procedi mi entos de
tra ba jo (PT)
x x x x x x x x x x x x x x 14
EJECUCIÓN (EJ)
Rol es y
res pons a bi l i da des x x x x x x x x x x x x x 13
(RR)
Regl a s de opera ci ón
(RO)
x x x x x x x x x x x 11
Sol uci ón de
probl ema s (SP)
x x x x x x x x x x x x x 13
Eva l ua ci ón de
DECISIONES ( TD)
a l terna ti va s (EA)
x x x x x x x x x x x x x x 14
TOMA DE
Aná l i s i s de ri es gos
(AR)
x x x x x x x x x x x 11
Ma pa de proces os
(MP)
x x x x x x x x x x x 11
Ini ci a ti va s (Is) x x x x x x x x x x x x x x x x x 17
Es quema de control
opera ti vo (ECO)
x x x x x x x x x x x 11
Pl a n de proyectos
(PPs)
x x x x x x x x x x x x x 13
Pl a nes genera l es
x x x x x x 6
PLANEACIÓN (PL)
(PGs)
Pl a n de des a rrol l o de
competenci a s y x x x x x 5
ca pa ci da des (PDCC)
Pl a n de
conti ngenci a s (PC)
x x x x x x x 7
(ICD)
MEDICIÓN DEL
Indi ca dores
opera ti vos (IO)
x x x x x x x x x x 10
Indi ca dores de
proyectos (IP)
x x x x x x 6
Di a gnós ti cos
RESULTADOS (AdR)
Di cta men de l a
eva l ua ci ón (DeV)
x x x x 4
409
100
Así, los elementos prioritarios del modelo (dada su red de relaciones de
dependencia), son: cinco de los siete subcomponentes del Diseño Estratégico, todos
los subcomponentes de la Ejecución y de la Toma de Decisiones, lo cual ratifica su
calidad de Pilares de la gestión dentro del modelo propuesto; y de entre los
Auxiliares, todos los del Diseño Operativo, la planeación estratégica y la de
proyectos –del componente Planeación–, y los indicadores críticos de desempeño y
el cuadro de mando integral, de los que respectan a la Medición. El siguiente
esquema pretende ilustrar la lógica que los vincula:
Figura 14
Lógica de la vinculación entre subcomponentes prioritarios del Modelo propuesto
101
Una vez descritas las relaciones que existen entre los (sub)componentes del
modelo, se presentan en el siguiente apartado un planteamiento general de los
elementos conceptuales, metodológicos e instrumentales que permitirán su
materialización.
102
administrar de forma sostenida el desempeño es que se desconoce o se ignora
deliberadamente la interdependencia que existe entre todos los esfuerzos que se
despliegan para alcanzar determinados resultados (que siempre se conocen aunque
no se vinculen a objetivo ni estrategia algunos), se ignora que todo lo que ocurre en
alguna parte del sistema irremediablemente abonará o restará al desempeño global
y se fragmenta la organización en sus partes como una forma intuitiva de abordar la
enorme dificultad que parece tener intentar verla como un todo (dificultad cuyo
nombre correcto es, precisamente, complejidad). De modo que transitar a la
comprensión, adopción e instalación de un modelo de gestión integral conlleva la
labor inicial de hacer evidente la lógica por la que es imperativo dejar de evadir y
empezar a gestionar esa complejidad. En este apartado se busca sentar las bases
para tal comprensión y, con la definición general del modelo que se plantea, atender,
al menos parcialmente y en un intento que sólo puede equipararse a una
aproximación, cada uno de los asuntos-obstáculos que han sido descritos.
Elementos conceptuales
Se han presentado los siete componentes básicos del modelo y se ha hecho una
descripción general de los mismos, incluyendo la definición de subcomponentes que
los constituyen y la tipificación de relaciones entre ellos. Se ha afirmado también,
que la descomposición de sus partes básicas en sus partes constitutivas y la
explicitud de conexiones entre éstas, son evidencia de la complejidad que entraña
gestionar un sistema organizacional y de la variedad de esfuerzos que se deben
desplegar –y sostener– para lograrlo. A continuación se hace una descomposición, a
nivel modular, de los tres subconjuntos en los que se desagrega el modelo, ya no en
términos de sus elementos últimos (o subcomponentes) sino, y más importante para
efecto de su materialización, de las familias de partes que –por su naturaleza, el
papel que desempeñan en la gestión y la lógica que las conecta con el resto–
conforman una unidad indivisible y como tal abordable como un todo en sí mismo,
susceptibles además, de abordarse al margen de los demás módulos sin afectar –si
acaso acotando– la finalidad/utilidad del modelo.
103
Lo anterior constituye quizá, el más importante basamento conceptual para su
operacionalización: su condición modular, misma que se ilustra en el siguiente
esquema:
Figura 15
Descomposición modular del Modelo Integral de Gestión propuesto
104
del modelo. Sobre todo, cuando la noción del funcionamiento de las mismas es muy
baja o la disposición para iniciar y sostener esfuerzos globales de cambio es
limitada. Subsanando la parcialidad de su aplicación con el beneficio del efecto-
resonancia, originado por estructurar mejor los esfuerzos, así sea con un solo
módulo como alcance. En este sentido, es posible afirmar que –dada la lógica que
comunica los componentes– los módulos están diseñados para “llamarse” unos a
otros sin necesidad de forzar intenciones. De esta manera, Diseñar –a nivel
estratégico y operativo– las vías para materializar la visión y aspiraciones que
acompañan la existencia de una organización, aun siendo el único esfuerzo
estructurado que se soporte en el modelo, eventualmente demandará, sin
forzamiento, la revisión y replanteamiento del cómo se están haciendo las cosas (lo
cual empuja el ímpetu de mejorar la gestión hacia el abordaje de la Ejecución) para,
finalmente, comprender sobre la aplicación de estas prácticas, que alimentar el
Diseño y la Ejecución –si se pretenden resultados sostenidos y niveles de
desempeño sostenibles– requiere de la incorporación de esfuerzos en materia de
Control, mismo que se encuentra descompuesto en el modelo como: medición,
análisis y toma de decisiones. Así, la modularización de componentes del modelo
facilita por una parte su instalación paulatina como esquema de gestión, al tiempo
que coadyuva al incremento, paulatino también, del conocimiento asociado a
gestionar estructurada y organizadamente una entidad productiva. En el sentido esto
último, de ganar en entendimiento y madurez sobre la marcha de la experiencia de
aplicar al menos un subconjunto de sus elementos, en algún ámbito de la
organización.
105
Figura 16
Precisiones conceptuales del módulo 1 del Modelo
–Diseño Estratégico + Diseño Operativo–
106
Figura 17
Precisiones conceptuales del módulo 2 del Modelo
–Planeación + Ejecución–
107
La Planeación aporta certidumbre a la Ejecución. El grado de utilización de
este instrumento en una organización, revela cuánto importa la idea
anticiparse y cuánta noción se tiene de lo que se quiere lograr, y cómo.
Figura 18
Precisiones conceptuales del módulo 3 del Modelo
–Medición del Desempeño + Análisis de Resultados + Toma de Decisiones–
108
eficacia, a potenciar la eficiencia, a hacer de mejores formas lo que se hace, y
en general, a elevar el rendimiento. Por lo anterior, la calidad de las
decisiones que toma una organización determina, en buena medida, la
calidad de su gestión y de sus resultados.
Con estos fundamentos conceptuales para explicar la lógica que subyace al modelo
y las aristas de una organización que atiende a través de la gestión, es posible
afirmar que se han sentado las bases del qué. En el siguiente apartado se
proporcionan las pautas metodológicas a considerar para aproximar su aplicación al
cómo.
Elementos metodológicos
Para facilitar la exposición del marco metodológico general que se propone para
materializar el modelo de gestión integral que se ha venido desarrollando en este
capítulo, se presentan –a modo de guías metodológicas– las bases para desarrollar
cada módulo y al final del apartado, una guía maestra para articular
metodológicamente los tres módulos que constituyen el modelo y que han sido
conceptualmente descritos en el apartado anterior.
109
Figura 19
Planteamiento metodológico para la aplicación del Modelo Integral de Gestión propuesto
110
Tabla 9
Guía metodológica para el desarrollo de los componentes del Módulo 1
–Diseño Estratégico + Diseño Operativo–
111
INPUTS: Directrices (misión,
- Validez de las estrategias, programas y
visión y principios) y
proyectos actuales (en función de los
objetivos estratégicos.
Definición/ajuste de las vías para la resultados).
OUTPUTS: Estrategias,
acción - Nivel de cumplimiento.
programas y proyectos
- Grado de alineación con el ámbito
definidos y alineados a
estratégico y con el operativo.
objetivos.
112
Tabla 10
Guía metodológica para el desarrollo de los componentes del Módulo 2
–Planeación + Ejecución–
113
Tabla 11
Guía metodológica para el desarrollo de los componentes del Módulo 3
–Medición del Desempeño + Análisis de Resultados + Toma de Decisiones–
114
Elementos instrumentales
Figura 20
Matriz de elementos para la instrumentación del Modelo de Gestión propuesto
(Ver Anexo 3 para mejor visibilidad)
115
Directrices para la aplicación del modelo
Elementos habilitadores
Figura 21
Habilitadores del Modelo Integral de Gestión propuesto
Los identificados como De Alineación, facilitan: por un lado, que exista una
conducción estratégica de las aspiraciones y por otro, que esa visión se distribuya a
lo largo de toda la organización. Su importancia radica en que unifican la
concepción, planificación y entendimiento del rumbo que debe seguir la entidad en el
afán de alcanzar sus objetivos.
116
Liderazgo estratégico
Es la capacidad que permite diseñar, comunicar, organizar, conducir y
materializar el rumbo de una organización, dando sentido a todos los
esfuerzos que en ella se despliegan.
Comunicación efectiva
Es la capacidad que permite establecer, utilizar y mantener canales y
mecanismos de diálogo entre los subsistemas de la organización (los
procesos) y los componentes del modelo de gestión, a través del
entendimiento y relación de las personas. En este sentido, alinea las
comprensiones y unifica la visión.
117
relevancia radica en el cambio de paradigma que aporta para entender, administrar y
transformar las organizaciones, con orientación a objetivos y resultados.
Pensamiento sistémico
Enfoque de procesos
118
Figura 22
El Modelo Integral de Gestión propuesto y los elementos habilitadores
Estructura de roles
Como parte de las directrices para la aplicación del modelo propuesto en las
organizaciones, se considera fundamental la que respecta a la distribución de
responsabilidades. La operacionalización del modelo implica, entre otras condiciones
que se han ido planteando a lo largo de este capítulo, dar claridad acerca de qué
tipo de participación se requiere de las personas. Para ello, se utiliza el concepto de
rol, el cual deberá entenderse como el papel que desempeña una persona de
acuerdo al tipo de responsabilidad para el que su jerarquía dentro de la estructura
organizacional, le habilita. Una responsabilidad a su vez, deberá entenderse como
una obligación encomendada a un determinado actor para responder por un
conjunto de actividades que, por su nivel jerárquico o su perfil, le corresponda
realizar. La asignación de responsabilidades constituye un elemento de gobierno
que permite, por una parte, distribuir las obligaciones dentro de la estructura y por
otra, facilitar el flujo de escalamiento entre actores con diferente jerarquía, en el
119
cumplimiento de un mismo o de un diferente rol. Siempre con la finalidad de que
aquello que deba hacerse, se haga oportuna y eficazmente.
120
a la descripción y al perfil de puesto, estandarte del enfoque funcional. La
segunda es la que (no) atiende y debería atender, a la identificación de roles
atribuibles a un determinado puesto de trabajo en el cumplimiento de sus
objetivos, soporte (sugerido para este trabajo) del enfoque de procesos.
b. La dimensión 1 responde al qué del puesto y sus componentes generales
son: el objetivo funcional, el tramo de control, la descripción y el perfil del
mismo. Ver Figura 23.
c. La dimensión 2 responde al cómo del puesto y sus componentes generales
son matriciales, pues contemplan: la toma de decisiones, la planeación de
actividades, la realización de tares, la supervisión o vigilancia, el análisis de
información y la solución de problemas, en tres niveles o ámbitos distintos: el
estratégico, el táctico y el operativo. Ver Figura 23.
d. Con base en lo anterior, los roles que se deben considerar en la estructura del
cómo, son: Decisor, Planeador, Ejecutor, Supervisor, Analista y Solucionador.
Ver Figura 24.
e. Los supuestos sobre los que descansa esta propuesta de “rolificación” de la
estructura que se hace para soportar el desarrollo, implementación y
sostenimiento del modelo de gestión objeto de este trabajo, son los
siguientes:
- Las personas, en mayor o menor medida, siempre desempeñan los seis
tipos de actividad enunciado en el inciso c. Puede variar la profundidad o
el tipo de decisión, actividad, tarea, información o problema, pero no el
tipo de actividad que una persona se ve obligada a realizar en el
desempeño de una responsabilidad o función.
- Las personas no necesariamente participan en los tres ámbitos o niveles
de actividad. Entre más bajo sea el puesto en la estructura, menos
niveles abarcará su actividad (se situará más cerca del operativo) y entre
más alto sea, más niveles cubriría y la proporción deberá tender hacia
los ámbitos estratégico y táctico.
- El escalamiento es importante en la estructura de roles, para asegurar
que los objetivos que se persiguen se alcancen, y que cualquier
121
impedimento que limite el desempeño sea atendido y resuelto. De forma
que cuando una situación sea escalada, deberá serlo a un puesto de
mayor jerarquía, aunque la actividad que se realice pertenezca al mismo
rol y ámbito del responsable original.
f. Para administrar la estructura de roles, se sugiere utilizar una Matriz de
Participación que concentre el ámbito o proceso en el que intervienen las
personas, el puesto y el rol con el que lo hacen. Bajo una lógica similar a la
que se muestra en la Tabla 12.
Tabla 12
Matriz de Participación (propuesta) para la distribución de roles/responsabilidades
122
Tabla 13
Definiciones asociadas a la estructura basada en roles
Una manera de organizar el trabajo, enfocada Un cambio en los niveles de autoridad ni en los
en el cumplimiento de objetivos. tramos de control. Pero se basa en éstos para
orquestar los esfuerzos.
Una perspectiva del trabajo que trasciende la Una forma de distribuir las cargas de trabajo, sino
división funcional y prioriza los esfuerzos de asumir la responsabilidad que se distribuye en
conjuntos. la realización de toda actividad.
Una forma más eficaz de ejecutar los procesos Un cambio radical en la estructura de la
y desarrollar los proyectos, al dar claridad organización, es un cambio radical en la forma de
acerca de las competencias y organizar el trabajo.
responsabilidades de los actores en el
desempeño de un rol.
Figura 23
Dimensiones de un puesto de trabajo (el qué y el cómo)
123
Figura 24
Roles identificados/propuestos para una organización
124
los modelos mencionados ni en los propiamente diseñados para gestionar algún
aspecto o ámbito de las organizaciones. Para el desarrollo de este trabajo, se parte
del supuesto de que explicitar la importancia del conocimiento como insumo clave en
los procesos de diseño, ejecución y toma de decisiones –coincidentes con los
Pilares del modelo propuesto, descrito a lo largo de este capítulo– de una
organización y hacer un planteamiento general sobre cómo incorporarlo al esquema
de gestión integral diseñado, incrementará las posibilidades de sostenerlo y
madurarlo en el tiempo, coadyuvando a la evolución de individuos, equipos de
trabajo y organizaciones en general. Así, es posible afirmar que el conocimiento no
es un elemento nuevo en la gestión, es un elemento ignorado que busca explicitarse
mediante una explicación de la lógica de su participación en el gobierno de las
organizaciones y una representación de su presencia en los componentes del
modelo propuesto. En las Figuras 26 y 27 se presenta cada una de estas
contribuciones.
Figura 25
Etapas o subprocesos de la Administración de Conocimiento
125
Figura 26
Lógica de la participación del conocimiento en la gestión organizacional
Lo que se propone como parte de las ideas-guía para aplicar el modelo que se ha
venido desarrollando en este trabajo, es que se otorgue al conocimiento el carácter
inherente a toda forma de inteligencia que posee. Que se reconozca, a través del
entendimiento de su participación en los procesos humanos, la importancia de
administrarlo y que se cuente con algunas pautas orientadoras generales para
replantear su papel en las organizaciones. Se presupone con esta propuesta, que al
menos una parte de la insuficiencia de los modelos de gestión existentes radica en
la falsa creencia y asunción de que para que una organización se desarrolle, es
suficiente con elaborar un plan de desarrollo; de que para que los procesos
entreguen el resultado esperado basta con plantear su lógica en un diagrama de
126
flujo que, las más de las veces ni siquiera considera las posibles desviaciones que
habría que atender y resolver; de que para que las personas comprendan lo que
deben hacer y cómo, así como el impacto de sus acciones en el desempeño global,
es suficiente la existencia de manuales de trabajo que prescriban el deber ser,
aunque nadie vigile su cumplimiento y evolución. Sin considerar además, que los
marcos metodológicos bajo los que se pretende incorporar buenas prácticas al
quehacer organizacional, excluyen, en general, la mención explícita de cómo usar el
conocimiento dentro de sus prescripciones. Estas distorsiones y todas otras de igual
índole, se corregirían de origen –esto es, dentro del paradigma que mueve a las
personas y organizaciones a la acción para el logro de algún fin– si se llevaran a
cabo los esfuerzos que implica la administración de este activo clave. En la Tabla 14
se presentan una serie de elementos a tener en cuenta para establecer una
conexión entre los subprocesos de la administración del conocimiento y los
componentes básicos (pilares y auxiliares) del Modelo Integral de Gestión propuesto.
Figura 27
El conocimiento y los componentes del Modelo Integral de Gestión propuesto
127
La Integración y la Alineación como subprocesos complementarios
10
Paralelo considerando que los esquemas de control propios de la gestión (de gobernanza y operativo) que se
han presentado como subcomponentes del modelo propuesto, son independientes al control específico del
conocimiento que se introduce y aplica al sistema. De hecho, el control organizacional se encarga de gobernar
elementos que ya se dan por sentados, por ejemplo, los objetivos, los procesos, los proyectos, etc., todos ellos
derivados, por cierto, de la creación o aplicación de conocimiento. Sin embargo, no es claro qué tipo de
esquema de control debiera encargarse exclusivamente de gobernar la forma en que el conocimiento fluye, se
incorpora, se sustituye, se renueva, etc. En esta lógica, el subproceso propuesto de Integración debiera resolver
ese vacío.
128
Tabla 14
Administración del conocimiento y componentes del Modelo Integral de Gestión propuesto
Pilares Auxiliares
Análisis de Resultados
Toma de Decisiones
Diseño Estratégico
Diseño Operativo
El resultado de
Planeación
Ejecución
Subproceso de la
materializar el
Administración del Motivador
conocimiento subproceso se
traduce en:
La necesidad de cambiar o
Creación ajustar algún aspecto de la CONTENIDOS
organización.
La necesidad de conservar,
mantener y actualizar los PRODUCTOS
Almacenamiento contenidos creados para su DOCUMENTALES
explotación o transferencia (físicos o electrónicos)
Típicos
posterior.
La necesidad de comunicar
los contenidos creados a los
HABILITACIÓN y
Transferencia responsables de su
aplicación dentro de la COMPETENCIAS
organización.
La necesidad de materializar
CAPACIDADES y
Aplicación los contenidos en hechos y
resultados.
DESEMPEÑO
La necesidad de incorporar
formalmente, los contenidos
creados al acervo intelectual,
instrumental, decisional y
INTEGRACIÓN MADUREZ del SISTEMA
ejecutivo de la organización.
No en términos de
(propuestos)
Sistémicos
almacenamiento sino de
adaptación.
La necesidad de dar sentido
al conocimiento, asegurando
su consistencia del ámbito
estratégico al operativo, y la CONSISTENCIA
ALINEACIÓN
consideración de su impacto SISTÉMICA
en todos los contenidos
actuales que deban ser
adecuados.
129
De esta manera, las directrices definidas para la aplicación del modelo de gestión
propuesto (elementos habilitadores, estructura de roles y administración del
conocimiento, como el habilitador crítico), constituyen una tríada fundamental para
comprender, adoptar, desarrollar, desplegar y madurar los componentes del modelo,
que ha sido diseñado para incluir, explícitamente, elementos comúnmente ausentes
en la gestión –entre los principales, la orientación a procesos, el enfoque sistémico y
la administración del conocimiento–.
En este capítulo se han sentado las bases para conocer su composición, analizar su
descomposición, describir la relación entre sus componentes y explicar su
funcionamiento, definir sus elementos conceptuales, metodológicos e
instrumentales, y explicitar las consideraciones que deberán atenderse para
incorporar los elementos que permitan su aplicación, total o parcial, dentro de las
organizaciones. Se ha agotado con ello, en una primera aproximación, la propuesta
de Modelo Integral de Gestión Organizacional, objetivo principal de este trabajo.
Como complemento para su análisis posterior, se presenta en el siguiente capítulo
una aplicación del modelo, en una organización mexicana de servicios, dedicada a la
producción de información estadística.
130
Capítulo 5. Aplicacion del modelo
Caso de estudio
El caso que se expondrá para describir una de las problemáticas sobre la que se
aplicaron algunos elementos del modelo de gestión, objeto de esta propuesta, es
acerca de una organización que produce información estadística para uso de
diversos tomadores de decisiones, en materia económica y financiera. Se trata de
una entidad clasificada por su tamaño como grande y ubicada en el sector servicios,
pues como se ha dicho, el core de sus operaciones o su función sustantiva consiste
en proveer información para la toma de decisiones de distintos usuarios, entre ellos
otras organizaciones. Se omite el nombre de la misma, por así convenir a los
intereses de quienes autorizaron y facilitaron la información en la que se fundamenta
este caso.
131
área central de producción de la organización. Conviene aclarar, que para facilitar la
exposición, se le seguirá llamando “organización” al área de estudio, considerando
que en sí misma representa una unidad independiente, con una red particular de
procesos y un objetivo común.
Entre los datos relevantes que resulta conveniente presentar para contextualizar el
caso, se encuentran como principales los siguientes:
132
Su estructura organizacional está constituida por las áreas que se muestran
en el siguiente organigrama general:
Figura 28
Organigrama general de la organización de estudio
La periodicidad con que se ejecutan los procesos que permiten generar los
productos de información, es variable: el 23% (16 procesos) se realiza de
forma diaria, el 43% (30) se realiza semanalmente, el 21% (15) se llevan a
cabo mensualmente y el 13% restante (9) se ejecutan con periodicidad
mayor a un mes, algunos trimestral y otros semestralmente.
En lo que respecta a su modelo operativo, éste está constituido por las fases del
Modelo General del Proceso de Negocio Estadístico (MGPNE): Acopio,
Procesamiento, Análisis y Diseminación, que se señalan en el siguiente esquema:
133
Panorama de la Estructura del Modelo General del Proceso de Negocio Estadístico (MGPNE)
Nivel 1. Fases
Necesidades Diseño Construcción Acopio Procesamiento Análisis Diseminación Archivado Evaluación
Nivel 2. Subprocesos
1.1 2.1 3.1 4.1 5.1 6.1 7.1 8.1 9.1
5.7
5.8
Especificación
Diseño Construcción Acopio Procesamiento Análisis Diseminación Archivado Evaluación
de necesidades
Construcción o
Consulta y Diseño de Actualización de Administración
modificacion de Preparación Clasificación y Validación de
confirmación de descripciones de productos de del repositorio Evaluación
componentes para el acopio codificación resultados
necesidades variables diseminación de archivos
del proceso
Diseño de la Administración Conservación de
Configuración Revisión,
Establecimiento metodología para Ejecución de Escrutinio y de publicación datos y Acuerdo de plan
de flujos de validación y
de objetivos el acopio de acopio explicación de productos de metadatos de acción
trabajo edición
datos diseminación asociados
Descarte de
Diseño del marco Pruebas de los Aplicación de Promoción de
Identificación Conclusión del datos y
y metodología de sistemas de Imputación controles de los productos
de conceptos acopio metadatos
la muestra producción publicación de diseminación
asociados
Cálculo de
agregados
Proceso de validación
Conclusión de los
Proceso de transformación archivos de datos
Análisis estadístico de los datos
Análisis de los resultados
Micro-datos Agregados
Fuente: Modelo General del Proceso de Negocio Estadístico de la UNECE, la Eurostat y la OCDE.
Material proporcionado por la organización de estudio como parte de sus referencias operativas y de
negocio.
134
Antecedentes
Fuente: Elaboración propia, basada en el Modelo General del Proceso de Negocio Estadístico de la
UNECE, la Eurostat y la OCDE, proporcionado por la organización de estudio como parte de sus
referencias operativas y de negocio.
135
automatizado y cuando una persona tiene que intervenir es únicamente para
una de dos cosas: monitorear el estado del proceso (sobretodo, en términos
de completitud de los datos que se requieren para el siguiente subproceso
Procesamiento) y resolver algún problema.
Problemática
En una organización que opera como, y produce lo que, la que ocupa este caso de
estudio, resulta crítico que los datos-insumos mediante los que se generan
productos de información, estén disponibles oportunamente para evitar demoras en
los subprocesos subsecuentes y en el acopio mismo. En este sentido, es esperable
que todo retraso en una fase del proceso repercuta en el tiempo total de proceso y
en la oportunidad de la entrega de productos a los distintos usuarios. Por otra parte,
la diversidad de fuentes que se requiere para disponer de todos los insumos de
datos necesarios para satisfacer la oferta de productos, introduce la necesidad de
controlar a una base muy amplia de proveedores, y todo ello sólo, para la recepción
de datos.
136
por no realizar el análisis, con las implicaciones que ello supone para la
calidad de la información producida y para el cumplimiento de políticas y
condiciones de difusión.
137
- De un conjunto de 42 proveedores, al menos la mitad se demora en la
entrega de datos, todos los días.
- De los proveedores que incurren en demora, casi el 30% lo hace hasta por
una hora o más.
- Por la naturaleza de la información que se genera, no es posible prescindir
de los proveedores. La exclusividad y confidencialidad de los datos que
proporcionan a la entidad de estudio, los convierte en fuente única para la
obtención de ese insumo.
138
Aplicación parcial del modelo de gestión propuesto
11
El detalle de la modularidad del modelo de gestión propuesto, puede consultarse en el apartado Elementos
conceptuales, metodológicos e instrumentales, del capítulo 4 de este documento.
12
Debe precisarse que la idea del modelo y la conceptualización de sus componentes antecedió por casi 3 años
a la elaboración de este trabajo de tesis. La experiencia en consultoría de 2006 a 2013 permitió madurar
algunas de sus bases conceptuales y metodológicas y, por así convenir al tiempo disponible para la realización
de este proyecto, se puso más de una vez a prueba (uno o varios de sus componentes) durante los proyectos
de intervención en distintas organizaciones entre 2011 y 2013, siendo la organización de estudio la última en la
que se realizó esta práctica-experimento y por ello, la que se expone como caso de aplicación. De manera que,
aunque el capítulo en el que se desarrolla el modelo integral de gestión (el cuatro de este documento) se
terminó de escribir hace un par de semanas, su contenido y herramientas debieron ser puestas al servicio de la
organización en cuestión, varios meses antes, con el fin: por una parte, de contribuir a la solución del problema
que enfrentaba y que sigue enfrentando en otros procesos; y por otra, para contar con el tiempo suficiente de
observar y analizar el efecto de haber puesto en operación la aplicación parcial del modelo en uno de sus
procesos más críticos.
139
evaluar los resultados de la aplicación del modelo propuesto, fue de casi 5 meses
(debido a que el proceso en el que se puso a prueba es de periodicidad diaria, el
tiempo establecido para el estudio equivale a haber aplicado el esquema propuesto
alrededor de 100 veces), de la segunda mitad de enero a finales de mayo de 2015.
Figura 29
Propuesta general de solución, basada en el Módulo 3 del Modelo de Gestión
140
Tabla 15
Aplicación del Modelo de Gestión propuesto en una organización
–Desarrollo de la solución–
Diseño de la solución
Entregable
Actividad Duración
Elaboración de un diagnóstico para 2 semanas
Diagnóstico operativo
confirmar la problemática. (octubre 2014)
141
Para que se estime mejor el esfuerzo realizado y los logros alcanzados por la puesta
en operación del esquema de control de proveedores, debe recordarse que la
organización de estudio no contaba con ningún tipo de control operativo, ni
instrumento de registro, medición o toma de decisiones que le permitiera hacer
frente a la problemática de los retrasos en la entrega de insumos por parte de los
proveedores, de forma ordenada, sistemática e integral.
a. Medición
b. Análisis
142
a.2. Contenidos de gestión desarrollados:
c. Toma de decisiones
Aportaciones principales:
143
Tabla 16
Resumen comparativo de “antes” y “después” de implementar la solución propuesta
No había una definición procedimental estandarizada Se hizo una tipificación de las causas de la
para atender los retrasos en la entrega de desviación, en función de ella se definieron acciones
información. Cada persona atendía la desviación de correctivas y preventivas para su atención. Se
acuerdo a su criterio y a la simpatía personal que documentaron en una Guía operativa que el personal
reportan a cada proveedor, por lo que éstos sabían responsable sigue como parte de la estandarización
que incumplir no tenía ninguna sanción. en el seguimiento y la solución del problema.
No se contaba con evidencia de la ocurrencia de Se cuenta con una bitácora de gestión que mediante
incidentes de demora en el acopio, los responsables la consideración de determinados parámetros,
atendían la desviación comúnmente vía telefónica, permite dejar registro de los incumplimientos, de sus
directamente con el proveedor encargado de causas y del seguimiento que se dio a cada caso.
suministrar los insumos de datos, sin registro alguno Con lo cual es posible estimar cuál es el costo
del seguimiento ni de la causa del retraso. Por lo que operativo de atender los retrasos e identificar
no era posible dimensionar la incidencia ni identificar patrones de comportamiento en los proveedores,
patrones de comportamiento en los proveedores. como insumo para realizar ajustes al proceso.
No existía claridad acerca de la responsabilidad de Se introdujo la estructura de roles sugerida en el
cada actor en el proceso, ni un esquema definido modelo diseñado, para distribuir la responsabilidad
para escalar problemas a los distintos niveles en los distintos niveles y enviar un mensaje de orden
jerárquicos de la organización. El personal operativo y organización a los proveedores. Se materializó a
absorbía toda la responsabilidad por la solución de través de una matriz de participación que se
los retrasos, sin elementos para tomar decisiones encuentra en uso y que da certidumbre acerca del
críticas o elevar la rigurosidad del seguimiento. involucramiento de los niveles medio y gerencial.
Se definió y puso en uso, un índice que permite
No existía una cuantificación de la incidencia de medir el desempeño de los proveedores en materia
retrasos en que incurre cada proveedor ni ningún de oportunidad en el suministro de datos. Se
tipo de retroalimentación para dar a conocer su estableció un formato de informe de resultados para
desempeño y celebrar compromisos de mejora. su envío periódico a los proveedores con el fin de
dar a conocer su desempeño.
Se definió un conjunto de indicadores (de frecuencia,
No había indicadores para conocer el desempeño de tiempo, de causalidad, etc.) para vigilar el proceso
del proceso. de acopio y tomar decisiones oportunas para
prevenir las desviaciones.
Como parte de los procedimientos correctivos, se
La comunicación con los proveedores era informal y
definió un conjunto de correos estandarizados para
estaba sujeta al criterio del responsable de atender
su envío a distintos niveles jerárquicos de la unidad
los incumplimientos. Se usaba a discrecionalidad el
proveedora de datos, dependiendo el motivo del
contacto telefónico o por correo electrónico, con
incumplimiento y el nivel de rigurosidad que amerite
cabida también a no dar seguimiento alguno.
su seguimiento.
Con la definición procedimental para el seguimiento
El personal responsable del acopio de datos percibía estandarizado y la estructura de roles para distribuir
una elevada carga de trabajo a causa de las la responsabilidad, se cuenta con elementos para ser
desviaciones, pero no contaba con instrumentos ni más efectivos en la solución de desviaciones. Y con
para dimensionarla, ni para reaccionar con mayor la generación de indicadores e informes periódicos
eficacia en su seguimiento y solución. es posible dimensionarlas para mejorar el proceso
decisional que las corrige y las previene.
Fuente: Elaboración propia.
144
Discusión y resultados
145
Al principio fue necesario sensibilizarles acerca de lo que gestionar un sistema
significa, de lo que aporta el enfoque de procesos a la gestión y de la importancia de
reconocer los problemas como problemas, como primera condición para resolverlo.
Luego de varias sesiones de trabajo, el personal parecía más dispuesto a dar el
beneficio de la duda a la gestión y sus instrumentos y se inició la implementación del
esquema de control diseñado.
146
únicamente el módulo de control –medición, análisis y toma de decisiones– en uno
de los procesos más afectados, y poner en operación el esquema resultante por un
periodo inicial de 5 meses. Los resultados más importantes de esta aplicación
parcial del modelo de gestión propuesto, son los siguientes:
- La media de retrasos por día cuando inició la prueba, era de 20, casi la mitad
de los proveedores del proceso seleccionado. Al cierre de mayo esa cifra
había bajado a 9.
- El tiempo promedio de retraso era de 40 minutos (debe recordarse que el
proceso seleccionado tiene que entregar los productos de información que
genera, máximo tres horas después de la hora establecida para acopiar los
datos, en ello y en la relevancia de dichos productos radica su criticidad) al
inicio de la prueba. Al cierre de mayo había disminuido a 25 minutos.
- El tiempo de proceso debido al retraso en el acopio, coincidía o incluso
rebasaba, el margen de tres horas previsto para la entrega de información a
los usuarios. El tiempo de proceso al cierre de mayo, considerando la
disminución promedio del tiempo de retraso y la cantidad de proveedores en
incumplimiento, se redujo a 2.3 horas aproximadamente.
- A causa del resultado anterior, la última semana de abril y el mes de mayo no
presentaron incidencia de retraso en la entrega de productos de información a
los usuarios.
- La estandarización de acciones correctivas, la definición de procedimientos y
la incorporación de un flujo de escalamiento entre los responsables, permitió
optimizar el tiempo dedicado al seguimiento. Si bien este resultado es todavía
de percepción por parte del personal, es relevante su consideración pues
confirma que al orquestar inteligente y tácticamente las acciones de control
(incluidas las preventivas que tienen que ver con la evaluación periódica y la
retroalimentación del desempeño a los proveedores) es posible obtener
mejores resultados con menos desgaste.
147
anterior. Si bien está pensado para ser aplicado de forma integral (es decir,
implementar los tres módulos que lo constituyen) y de preferencia, como sistema de
gestión de toda la organización, es interesante haber podido materializar la
aplicación del caso que nos ocupa porque pudo probarse que el carácter integral y
sistémico del modelo planteado, no está peleado con modalidades de aplicación
más locales e inmediatas, en este caso: la problemática del retraso de proveedores.
Lo anterior abona a su pertinencia como marco metodológico para la solución de
problemas y para la incorporación de decisiones de mejora al sistema –como sí es el
caso que nos ocupa– a través del diseño de los ajustes y de la implementación de
los instrumentos que los materializan.
Por último, cabe mencionar que las acciones que conforman el esquema de control
implementado en la organización de estudio, sigue operando. Debido a los
resultados observados luego de más de cuatro meses de la realización
ininterrumpida de los esfuerzos planeados, la organización se encuentra interesada
en llevar el esquema a otros procesos y estandarizar el seguimiento a proveedores
en toda la entidad.
148
Conclusiones
El objetivo de este trabajo era diseñar un modelo de gestión que integrara nociones
generalmente inconexas o ausentes en los modelos vigentes, específicamente, la
perspectiva sistémica, la orientación a procesos y la administración del
conocimiento. Con esta aspiración como guía se desarrolló el modelo, cuya
composición se piensa puede llenar, al menos, algunas de las carencias de otros
marcos de gestión y en este sentido, contribuir a que las organizaciones cuenten con
más elementos para comprender primero y para gestionar después, la complejidad
propia del fenómeno organizacional. Bajo esta lógica, el modelo integral propuesto
pretende abonar al estéril terreno de los cómos, al que muy pocas propuestas
llegan, quedándose casi siempre en los ya tan sobreentendidos qués.
149
Referencias
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Anexos
ANEXO 1.
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ANEXO 2.
160
ANEXO 3.
161