Tema: Control por niveles y diseño de la

estructura

INTRODUCCIÓN
El término “control por niveles” (level control) se utiliza generalmente para definir, cuantas
personas dependen de un Director General (Director de División, Director de Departamento,
etc.).

Lo que pretendemos indicar con esta definición es saber donde se sitúa el Gerente desde el
punto de vista lineal, es decir, que lugar ocupa en el organigrama de la organización, sin
especificar el contenido de sus cometidos funcionales y/o personales. El control por niveles podrá
variar en función, como es lógico, de las características y circunstancias de la organización, su
tamaño o dimensión, el grado de competencia dentro de los valores de la organización y el grado
de complejidad tecnológica de la misma.

En este Tema vamos a estudiar los niveles operativos y de eficacia de una empresa, desde el
Director General, Directores de Departamento, Mandos Intermedios, etc. hasta el personal de
apoyo.

No existen controles por niveles ideales para cada circunstancia, pero si podremos identificar los
factores a tener en cuenta para un control adecuado a todos los niveles de la empresa. Lo que
sí se verá reflejado, sin duda, es la personalidad, capacidad y energía de mando del gestor, por
el dinamismo de los activos y los recursos humanos que ha implementado al diseñar la
organización funcional. Habrá que tener en cuenta como es el estilo de la gestión general dentro
de la organización. Una empresa con un estilo de gestión “orgánica” que propicia las
comunicaciones fluidas y la responsabilidad de los comités de trabajo, estará habituada a trabajar
en equipo, compartiendo responsabilidades.

Este tipo de estructura permitirá un excelente control por niveles, favoreciendo la marcha
eficiente de la empresa. Si el control por niveles es demasiado complejo, los subordinados
sentirán frustración al no poder acceder fácilmente a sus mandos superiores por estar éstos con
problemas de tiempo y excesiva carga de trabajo, sobre todo en las áreas bajo su control que no
han sido delegadas.

EL CONTROL POR NIVELES Y LAS ESTRUCTURAS

Algunos consultores de gestión, han determinado que el número ideal de colaboradores que
deben depender de un gestor superior es de cinco o seis. Dependerá en gran medida la
naturaleza del departamento y de las funciones o trabajos a realizar. En el departamento de
Contabilidad, por ejemplo, donde el trabajo es reiterativo, el control por niveles funciona
eficazmente porque el jefe de departamento puede delegar en su personal y estos realizar los
trabajos sin controles exhaustivos.

Sin embargo, en un departamento con poca estructura, como puede ser el de I+D+i el jefe del
departamento se involucrará constantemente en discusiones sobre la definición y dirección de
los trabajos y colaborará estrechamente en la aportación de ideas innovadoras.

Para trabajar con eficacia en un departamento de estas características, el número de personas

máxima serían seis para realizar un control por niveles eficaz.

EL CONTROL POR NIVELES Y LAS RESPONSABILIDADES

El control por niveles tiene una consecuencia directa con los “niveles de responsabilidad”. Un
control de niveles más amplio aumenta el nivel de responsabilidades en el gestor y el nivel de
influencia de sus decisiones, afecta a todos los niveles de la organización.
Desde el punto de vista práctico, un control por niveles bajo, podría permitir al responsable de la
gestión mantener un control absoluto sobre su área funcional, pero la experiencia nos ha
demostrado que si se amplía el área de actuación, también aumenta el área de influencia, pues
el gestor participa o se involucra más en los circuitos de comunicación interna de la empresa.

El control por niveles puede tener un efecto muy significativo en la eficacia y eficiencia de la
organización.

Una empresa con 150 empleados, con los correctos controles por niveles, permite una perfecta
coordinación de los trabajos, puesto que los mandos intermedios no necesitan delegar tanto y
pueden supervisar y vigilar el rendimiento de la mano de obra y los trabajos en curso. Los
trabajadores a su vez, pueden satisfacer las exigencias de su superior, realizando bien los
trabajos y no necesariamente deben contribuir con ideas innovadoras y/o sugerencias.

Esta misma empresa, con más control por niveles, los gestores se verían agobiados y tendrían
que delegar tareas y perderían la posibilidad de supervisar ellos mismos los trabajos. Serían
entonces los propios trabajadores los que tendrían que responsabilizarse del control y
organización de sus propias tareas y contribuir entonces con sus propias ideas para mejorar la
productividad.

EL JUEGO DE LAS CANICAS

El trabajo de investigación sobre las distintas formas de comunicación dentro de una

organización, nos ha servido para desarrollar e ilustrar el tema que estamos estudiando.

Veamos el ejemplo de dos tipos de estructuras.

La estructura “estrella” tiene cinco puntas – figura 1 -(cinco miembros), cuatro de los cuales
informan y se comunican sólo con el quinto que llamaremos “líder”. Hay que tener en cuenta
que los miembros no pueden comunicarse entre sí, y que su único canal de comunicación es a
través del líder.

LÍDER

MIEMBRO 1 MIEMBRO 2

MIEMBRO 3 MIEMBRO 4

Figura 1
La estructura “hexagonal” - figura 2 - también tiene cinco miembros pero es un grupo “sin
líder”.

Figura 2

Cada miembro del grupo recibe seis canicas de colores. La labor del grupo es averiguar cual es
el color común a todos los miembros. Al comienzo del juego el grupo “sin líder” va mal, pero poco
a poco mejora a medida que se desarrollan las estructuras y formas de comunicación. El grupo
“liderado” o “dirigido” empieza bien, pero a medida que trata de estructurar su concepción
empeora poco a poco, aunque sigue siendo superior al anterior.

Al cabo de una docena de pruebas, las canicas se cambian por otras con colores “grises”,
ambiguos. El funcionamiento del grupo “sin líder” mejora con respecto al otro, que tiene dificultad
en resolver el problema. El grupo”sin líder” pudo encontrar una nueva tarea estimulante, y se
erigió como un grupo creativo e imaginativo para encontrar la solución.

Al contrario, aunque el líder del otro grupo disfrutaba con la tarea, a los otros cuatro componentes
les parecía bastante aburrido el juego, porque se habían acostumbrado simplemente a responder
a las solicitudes de información del líder. Cuando éste solicitaba su cooperación y ayuda, estos
no deseaban, no podían o no sabían dársela.

Las simulaciones de este juego son de gran importancia para las organizaciones.

Un trabajador que no participa en las decisiones, en quién se delega poco o nada y que no aporta
iniciativas o sugerencias para realizar su trabajo, responderá igualmente como lo hacen los
“trabajadores” del grupo “con líder”.

Por el contrario, cuando esto ocurre de forma positiva, la organización puede orientar a sus
mandos intermedios a delegar responsabilidades y así crear una organización eficaz, con mayor
participación a todos los niveles y deseos de cooperación, cuando la organización lo demande.

EL CONTROL POR NIVELES Y LA COORDINACIÓN

Los directivos de empresa tienen la misión primordial de coordinar las actividades de los distintos
responsables de cada departamento: compras, marketing, finanzas, producción, investigación y
desarrollo; todo ello variará en función de que exista un control de niveles, grande o pequeño, es
decir una estructura pequeña, mediana o grande.

Un grupo capaz de trabajar con cohesión conseguirá descargar tareas a su inmediato superior,
lo que permitirá a éste dedicar más tiempo a la planificación, presupuestos, políticas y
estrategias, así como a otras decisiones corporativas.

Por este motivo, deberá existir una comunicación muy fluida que permita disfrutar de una mayor
cobertura informativa, con la creación de equipos homogéneos de trabajo para mejorar el
funcionamiento de la empresa.

Un control de nivel superior necesita una gran concentración, cuanto mayor sea el número de
departamentos a controlar. El hecho de que nos encontremos ante una organización pequeña,
también es necesario que sus gestores se preocupen de la coordinación, aunque no existan
 canales de comunicación tan complejos como en otras organizaciones superiores.

Nunca olvide…

“Es preferible una pequeña empresa mal organizada que una grande mal organizada”

La apuesta de una pequeña empresa por la organización es un objetivo inmediato a conseguir,

mientras que si una gran empresa adolece de una organización eficaz, puede repercutir
negativamente en su desarrollo corporativo.

Sobretodo…

“No olvidemos que las multinacionales de hoy, tan solo hace 50 años, eran pequeñas
empresas”
Definitivamente…

“La gestión empresarial es una necesidad imperiosa en la economía moderna. Nada de

remedios-tipo, sino proyectos de racionalización a todos lo niveles de la organización,
para aumentar la productividad y los beneficios de nuestras empresas”.

Postulado de CEDEC (Centro Europeo de Evolución Económica) Bruselas.

RESUMEN

1. Hemos estudiado detalladamente los efectos del “control por

niveles” en las estructuras de las empresas, las responsabilidades y
las estrategias de coordinación más eficaces.

2. Hemos llegado a la conclusión de que un “control por niveles” en

organizaciones menos complejas, fomenta la participación de todos
sus componentes y donde se pueden implementar técnicas de
gestión modernas.

3. Una empresa bien administrada puede tener distintas formas de

aplicar su “control por niveles”, en función de los distintos
departamentos que configuran la organización. También pueden
variar las normas de aplicación según la localización geográfica y
otras circunstancias, por ejemplo, las culturales.

PREGUNTAS

1. ¿Qué significa el término “control por niveles”?

2. ¿Cómo influye el estilo de gestión en el control por niveles?

3. ¿Cuál es el número ideal de personas o acciones en un control por

niveles?

4. ¿Por qué se obtiene un mejor control por niveles cuando las tareas
están estructuradas?

5. ¿Cuáles son las características de las tareas u operaciones de

nominadas “planas”?
 6. ¿Cuál es el efecto que produce el control por niveles en la actitud y
conducta de los trabajadores?

7. ¿Cómo responde el personal de una empresa grande al control por

niveles?

8. ¿Qué conclusiones obtenemos del juego de las canicas?

9. ¿Cuál es el beneficio obtenido por los Jefes de Departamento al

implantar el “control por niveles”?

10. ¿En que deberán ocuparse los Jefes de Departamento en las

empresas con un bajo control por niveles?

11. ¿Qué significado tiene la expresión “orientación de la empresa”?