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Le temps est une durée inestimable

innumérable et stockable « on peut la


réserver pour un usage ultérieur » si
nous avons souvent le sentiment de
manquer de temps, c’est certainement
que nous le gérons mal, d’où l’intérêt
d’apprendre à bien le gérer.

I. Définition
Temps : grandeur caractérisant à la fois la durée des phénomènes et les instants successif de
leur déroulement « petit la rousse ».

Temps de paissance : temps passé dans l’entreprise depuis l’entrée jusqu’à la suite.

Temps de travail ou d’activité : temps réel consacrée au travail ou l’activité.

Temps mort : temps non consacré au travail, ex la pause.

II. Les voleurs du temps :


On appelle « voleurs du temps » les activités qui absorbent beaucoup de temps sans efficacité.
On les nomme aussi « chronophages ».

Voleurs du temps d’origine interne

• Le manque de planification de la journée.


• Le manque d’ordre et de classement.

• La difficulté à comprendre le changement.

• Le manque de compréhension des informations.

• La difficulté à dire non.

Voleurs du temps d’origine externe

• Les appels téléphoniques imprévus ou trop longs.

• Les visiteurs qui arrivent à l’improviste.

• La gestion des mails

• Les bavardages avec les collègues ou les amies qui viennent

• raconter leurs problèmes.

• Les réunions trop fréquentes, trop longues.

• Les entretiens ou les réunions mal préparées.

• Les interruptions par les collègues, par les enfants, les parents...

• Les conflits mal gérés qui durent.

• Le manque d’informations.

• La mauvaise organisation des autres.

III. Intérêt de la gestion du temps


Gérer son temps permet :

• Sur le plan personnel :

- D’améliorer ses performances :


- De travailler plus sérieusement
- De dégager du temps libre.

• Sur le plan proffesionnel :

- De mieux organiser son travail et d’être plus efficace.


- De respecter les délais et les priorités.

• Sur le plan de l’entreprise :

- De réduire les coûts au personnel.


- De mettre en place la meilleure organisation possible.

IV. Etape de la gestion du temps :


1- connaître l’utilisation de son temps :
Pour gérer son temps, il faut savoir comment on utilise puis analyser sa consommation.

Inventaire du Relevé des activités et de leurs durées sur une période.


temps

Etude de temps consacré aux activités relevé des taches


Analyse de manqueuses du temps. Relevé des dérangements,
l’inventaire interruption perte de temps, valeur du temps.

Analyse de pertes Recherche les causes des pertes de temps et les solutions
du temps pour les remédier.

2- Comment gérer son temps :

- Définir ses objectifs : ils peuvent être professionnels ou personnels.

- Etablir le liste des tâches à mener : elles découlent des objectifs.

- Déterminer le temps pour chaque action : il na oit être calculé ni trop vit ni trop
longue, nécessite de tenir compte des imprévus.

- Recherche les contraints des priorités : classer les actions en fonction de leur
urgence et leur importance.

- Planifier les activités : Répartir les activités dans le temps.

- Contrôler : contrôler l’exécution des activités le reporter si elles ont pu être exécute.

V. Planifier les exécutions des activités :


Une bonne gestion du temps suppose la planification comment peut on organiser imbriquer
les activités pour le faire entrer dans le temps dont on dispose. Après avoir formuler des
objectifs il faut définir les activités à accomplir pour les atteindre. Ensuite on doit établir des
priorités des échéances pour chacune des activités.

1- Evaluation réaliste de la durée d’exécution d’activité.

Il est essentiel d’évaluer la durée prévisible des activités à entreprendre pour leur affecter sur
un budget de temps. Mais, il faut demeurer réaliste ce sui concerne l’emploi du temps mieux
veut d’en tenir à quelque tâches soit 2 ou 3 que d’avoir une liste impressionnante de chose à
faire et non réalisé qu’une partie.

Il est préférable de sur évaluer le temps dont on pense avoir besoin pour réaliser une tâche.
Cette façon de fonctionner permet de respecter les échéances. Il est même conseillé de
planifier sa journée de façon à conserver du temps libre de cette façon on risque moyen de se
retrouver coincé entre un travail è remettre immédiatement et une urgence de dernière minute.

2- Détermination exacte des priorités.

Qu’est qu’une priorité ?

Une priorité est une activité qui doit être faite avant d’autre, selon son importance et son
influence sur l’objectif dans le but d’attendre cet objectif rapidement et efficacement.
Selon la loi de PARETO, on perd du temps lorsqu’on se consacre à des activités secondaires.
« Principe d’embaucher déterminer des priorités : principe d’une technique efficace il fut
avoir conscience que l’on ne peut pas, on ne doit pas tout faire, il faut commencer par les plus
importants.

Tache A Urgentes et importantes A faire immédiatement

Tache B Importantes et non urgentes Fixer un délai, peut être rapportée à


un délai raisonnable pour qu’elles ne
deviennent pas urgentes.
Tache C Urgentes et moins importantes A déléguer d’évier qu’elles ne
s’accumulent pas
Tache D Peu importante et pas A ne faire ou à déléguer
urgentes systématiquement

Points clés pour traiter les activités

Dresser la lise des activités


Les repartis en fonction des critères urgence et importante

Estimer le temps alloué à chaque tâche

Répartir les activités

A exécuter immédiatement A reporter A déléguer

Pour faire aux activités à exécuter, il faut établir en ordre des priorités.

Comment établir des priorités ?

• Faire chaque jour une liste du travail à effectuer.

• Définir l’urgence et l’importance : ce sont les deux critères de base pour définir des
priorités les tâches urgentes et importantes à réaliser d’abord.

• Fragmenter les travaux complexes à réaliser ou une série de petites tâches, réalisable
que l’on incorpore dans l’emploi du temps (partager le travail).

• Evaluer la durée prévisible

• Ordonner la liste : affecter un numéro d’ordre à chaque activités en fonction des


priorités définies : ceci permettra de savoir dans quel ordre on doit les planifier.

• L’objectif de cet ordre de priorités est de produire le maximum des activités avec un
minimum d’effort pour cela, elle existe plusieurs méthode dont :

Loi de Loborité : « établir des priorités selon les plus rentable »

Il est conseillé de faire :

• ce qui est facile avant ce qui est difficile.

• Ce qui nous plait avant ce qui nous déplait.

• Ce qui va vite avant ce qui prend du temps.

• Ce que l’on sait faire avant ce qui est nouveau.


• Ce que d’autres nous imposent avant ce que l’on choisi.

3-Réservation des périodes appropriées pour les imprévus.

Il faut affecter un espace de temps pour certains travaux qui vont tomber inopinément,
pour cela le scientifique nous montre l’importance de la réservation d’une partie de temps
pour les imprévus.

Méthode de NERAC

- Notre les activités et les échéances ;

- Evaluer la durée nécessaire ;

- Réserver une marge de sécurité ;

- Arbitrer les priorités ;

- Contrôler et rectifier.

VI. Les obstacles


Parfois beaucoup de résolutions en manière de gestion de temps se trouvent freinées par
l’indécision ou l’habitude ou ce qu’on appelle les échappatoires.

Elles se divisent en en deux : tâches écrasantes et tâches déplaisantes.

1- Tâches écrasantes :

Elles sont complexes demandent beaucoup de temps ou d’énergie.


Pour cela, il faut les découper en éléments réduits pouvant être chacun menés à bien
rapidement.

2- Tâches déplaisantes :

Ce sont des tâches qu’on n’aime pas et il faut qu’on les fasse, elles sont liées à des
situations affectives de plaisir, de peur, et pour pouvoir s’en sortir il faut clarifier :
La nature des sentiments négatifs qu’elles engendrent.
Les avantages pour soi-même de les avoir accomplies.
Les inconvénients de reporter l’action en prévoyant comme « se recomposer » pendant et
après l’action.
VII. Travailler avec les autres.
Chaque journée, planifiée ne peut se passer sans l’interruptions et crise par de téléphone,
visiteurs.
Pour cela, le ou la secrétaire doit tenir un registre de ses activités y compris les
interruptions, et en cette forme.

Journée du Heure Activités ou objet Temps


interruptions passé

Une analyse par regroupement d’activités et types d’interruptions avec leur objet permet
de la prise des mesures correctives et même présentatifs, aussi de prendre garde des
valeurs de temps.

VIII. La relaxation
Les problèmes rencontrés dans le cadre professionnel sont tous dus à l’accumulation :
- De charge de travail.
- De sollicitations constantes et multiples, venant interrompre la continuité du travail et
créer une dispersion des énergies
- De fatigue, de tension, nerveuse, de stress, d’anxiété.

Le symptôme commun entre tous ces problèmes est : la perte du mouvement essentiel et
d’al vie, le rythme l’alternance.
Pour cela, il faut prendre des temps de relaxation permettant ainsi aux secrétaires de
développer leur aptitude à se détendre et de se trouver des repères stables et assembler
ainsi leurs énergies.
La relaxation libère en nous le potentiel de vie. Elle nous permet de découvrir et d’exercer
nos facultés d’écoute, de concentration, d’éveil. Elle nuis relie à notre rythme interne
profond, source de notre créativité, et clef essentielle de gestion du temps.

IX. Les plannings


Si vous prenez rendez-vous avec une personne d’un niveau hiérarchique plus important que
celui de votre patron, vous contacterez la secrétaire, celle-ci fixera alors l’heure, la date et le
lieu du rendez-vous.

Dans le cas contraint, c’est à tous de pendre l’initiative et de proposer le cadre du rendez-vous
établi. Il est donc nécessaire dans leur cas le fonctionnement d’un planning.

Il existe plusieurs genres de plannings, n fonction de la nature des tâches prévues.

Lorsque les informations et les tâches à effectuer sont bien définies et ne sont pas amenées à
être modifiées, il suffit de reporter les différentes tâches à exécuter, les actions à prévoir et
éventuellement le nom des personnes qui en sont chargées sur un grand tableau, une simple
feuille de papier ou un planning.

Mais lorsque le planning et les tâches sont amenés à évoluer, on utilise des éléments
amovibles qui permettent d’intégrer les modifications et de suivre l’évolution.

Il en existe plusieurs types.

Le planning à fiches en T : des fentes verticales qui représentent des unités de temps et qui
permettent de glisser des fiches en T. elles sont utiles pour gérer un emploi du temps, les
locations de salles, l’utilisation de matériel. Elles ont l’inconvénient de ne pas permettre de
fractionner les unités temps.

Le planning à fil ou à ruban : le fil ou le ruban visualise la durée prévue du travail et


l’avancement de celui-ci. Il permet de suivre les commandes ; les stocks l’avancement d’un
chantier.

Le planning à pièces de métal adhésives permet de gérer le stock, l’emplacement des


personnes et du matériel. Il est simple, mais ne permet pas l’écriture.

Il existe aussi le planning à gouttière dans lequel on place des bandes de couleur et le
planning à boutons.

Avant d décider l’utilisation d’un planning quelconque, il convient de se poser quelques


questions sur le problème que l’on désire résoudre de façon à choisir le type le plus adéquat :

ξ Quel est le but du travail ?

ξ De combien de temps dispose-t-on ?

ξ Quelle est sa durée ?


ξ Quelles sont les différentes phases ?

ξ Où se déroulent – elles ?

ξ Qui doit les réaliser ?

ξ Quel est le coût ? le matériel à utiliser ? le personnel ?